Hur man använder AI för kundservice (tips för småföretag)

När vi först startade våra WordPress-pluginföretag var det en stor utmaning att hantera kundservice.

Vårt supportteam tillbringade oräkneliga timmar med att svara på samma frågor om och om igen, och arbetade ofta sent för att hinna med alla kundförfrågningar.

Lyckligtvis är det där AI kan hjälpa till. 🤖

AI-verktyg kan hjälpa dig att automatisera svar, erbjuda kundsupport dygnet runt och personifiera interaktioner, samtidigt som du sparar tid och pengar.

Vi har sett hur detta fungerar i praktiken för våra mjukvaruföretag. Deras AI-chattbottar svarar direkt på vanliga frågor och frigör tid för deras team att fokusera på mer komplexa kundbehov.

I den här guiden går vi igenom några praktiska sätt som småföretag kan använda AI för kundsupport. Vi delar med oss av några av de bästa verktygen och tipsen för att skapa en smidig kundupplevelse.

Betydelsen av AI inom kundservice

Bra kundservice gör att folk kommer tillbaka. Men som småföretagare kan du inte vara överallt samtidigt. Att svara på e-post, chatta och hantera telefonsamtal kan bli en tung uppgift. Det är där AI kan hjälpa till.

AI-drivna verktyg kan svara på vanliga frågor, hjälpa kunder 24/7 och till och med anpassa svaren. Det innebär färre förseningar, nöjdare kunder och mindre stress för dig.

Här är några skäl till varför AI kan vara till stor hjälp för kundtjänst:

• ✅ Omedelbara svar: Ingen gillar att vänta. AI-chattbottar kan hantera vanliga frågor direkt, så att kunderna får svar snabbt.
• ✅ Alltid tillgänglig: AI tar inga pauser. Den arbetar dygnet runt och hjälper kunderna även när du är offline.
• ✅ Sparar tid och pengar: Den kan hantera en stor mängd förfrågningar, vilket innebär att du inte behöver anställa extra personal. Enligt färsk statistik kan AI spara dig 2,5 timmar per dag.
• ✅ Frigör ditt team: I stället för att svara på samma frågor om och om igen kan ditt team fokusera på viktigare uppgifter.
• ✅ Förbättrar kundupplevelsen : Artificiell intelligens kan anpassa svar baserat på tidigare interaktioner, vilket gör att supporten känns mer skräddarsydd för varje kund.

Men kom ihåg att AI inte är perfekt och att det fungerar bäst i kombination med mänskligt stöd.

Det kan hantera de snabba ärendena och frigöra tid för ditt team att lösa komplexa eller känsliga frågor. Tillsammans skapar de en smidig och effektiv kundserviceupplevelse.

Med det sagt, låt oss ta en titt på några tips för att använda AI för kundservice i ditt lilla företag. Här är en översikt över vad vi kommer att gå igenom:

Tips 1. Använd AI-drivna chatbottar för omedelbar support

Kunderna förväntar sig snabba svar. Om de måste vänta för länge kanske de lämnar din webbplats och aldrig kommer tillbaka. Det är därför vi rekommenderar att du använder AI-chattbottar.

Dessa botar ger omedelbar support genom att svara på vanliga frågor, vägleda användare och till och med hjälpa till med köp. De arbetar 24/7, så att kunderna kan få hjälp när som helst.

Flera av våra partnervarumärken har nyligen börjat använda AI-chattbottar för att besvara vanliga kundfrågor, och resultaten har varit utmärkta.

Du kan använda verktyg som ChatBot.com för att bygga en lättanvänd chatbot som enkelt kan integreras med webbplatser. Under tiden är ChatGPT-drivna bots ett annat starkt val för mer naturliga och detaljerade konversationer.

För fler exempel, ta en titt på vår lista över de bästa AI chatbot-programvarorna för din webbplats.

Tänk dock på att det kräver noggrann planering att sätta upp en chatbot för att säkerställa att den hjälper kunderna snarare än att frustrera dem.

Vi rekommenderar till exempel att du skapar en chatbot som använder en vänlig och naturlig ton för att få interaktionen att kännas mer mänsklig.

Tips 2. Prova AI för automatisering av e-post och biljetter

AI kan hjälpa till genom att automatisera svar, organisera ärenden och se till att brådskande frågor hanteras snabbt via din kundtjänst.

I stället för att manuellt svara på samma vanliga frågor via e-post eller ärendehantering kan AI generera korrekta svar baserat på tidigare interaktioner och kunskapsbaser. På så sätt kan kunderna få snabba svar utan att behöva vänta på en supportagent.

AI kan också hjälpa till med ärendehanteringen genom att automatiskt kategorisera och prioritera supportförfrågningar. När ett nytt ärende kommer in analyserar AI innehållet och tilldelar det till rätt avdelning eller handläggare.

Det kan även flagga för brådskande ärenden som kräver omedelbar uppmärksamhet, vilket säkerställer att ärenden med hög prioritet inte försvinner i kön. Detta gör det lättare för supportteamen att hantera arbetsbelastningen effektivt och fokusera på komplexa ärenden som kräver mänsklig uppmärksamhet.

För att komma igång kan du använda AI-helpdeskverktyg som HelpScout, Freshdesk eller HelpDesk för att effektivisera e-postsvaren och samtidigt hålla interaktionen personlig och relevant.

Tips 3. Skapa röst-AI-agenter och virtuella assistenter

AI-drivna röstassistenter förändrar företagens sätt att hantera kundtjänstsamtal.

I stället för att vänta i telefonkö eller navigera i komplicerade telefonmenyer kan kunderna få svar direkt genom AI-driven telefonsupport.

Verktyg som Google Dialogflow och Amazon Lex gör det möjligt för företag att skapa smarta röstassistenter. De kan förstå naturligt språk, svara på kundförfrågningar och till och med utföra uppgifter som att boka möten eller behandla enkla beställningar.

Detta gör telefonsupporten snabbare, effektivare och tillgänglig 24/7.

Utöver att hantera samtal kan AI-röstassistenter också förbättra självbetjäningsmöjligheterna. Många kunder föredrar att lösa problem på egen hand i stället för att prata med en handläggare.

AI-drivna röstsystem kan vägleda dem genom felsökningssteg, svara på vanliga frågor eller till och med hjälpa till att återställa lösenord utan mänsklig inblandning.

Vi rekommenderar att du använder Nextiva om du letar efter ett AI-drivet telefonsystem. Det kan automatisera samtalsdirigering med hjälp av artificiell intelligens, svara på vanliga frågor och boka möten för dina kunder.

För fler rekommendationer, se bara vår lista över de bästa telefonitjänsterna för företag.

Tips 4. Använd AI för känsloanalys och kundfeedback

Att veta vad kunderna tycker om ditt företag är lika viktigt som att svara på deras frågor.

AI-driven sentimentanalys hjälper företag att förstå kundernas känslor genom att analysera e-postmeddelanden, chattmeddelanden, kommentarer i sociala medier och supportärenden.

På så sätt kan du snabbt identifiera missnöjda kunder, ta itu med problem proaktivt och förbättra den övergripande nöjdheten.

AI kan också hjälpa till att finjustera svaren genom att anpassa ton och språk baserat på kundens känsla. Om en kund låter frustrerad kan AI föreslå ett mer empatiskt svar.

Om feedbacken är positiv kan AI hjälpa dig att engagera dig ytterligare och stärka relationerna.

I stället för att manuellt göra en sentimentanalys rekommenderar vi att du använder Uncanny Automator med OpenAI för att upptäcka om ett meddelande är positivt, neutralt eller negativt.

Anslut bara plugin-programmet till OpenAI, ställ in triggers för e-postmeddelanden eller chattar och automatisera sentimentstaggning för att vidta åtgärder på feedback.

Mer information finns i vår guide om de bästa sätten att använda OpenAI i WordPress.

Tips 5. Få bedrägeribekämpning med AI

När det gäller onlinebetalningar eller kundkonton kan bedrägerier vara ett stort problem för småföretag.

AI-säkerhetsverktyg upptäcker misstänkt aktivitet genom att analysera mönster och flagga för ovanligt beteende. Om till exempel flera misslyckade inloggningsförsök eller plötsliga transaktioner med höga värden inträffar, kan AI omedelbart identifiera dessa som potentiella bedrägeririsker.

Du kan använda AI-drivna system för att upptäcka bedrägerier för att minska återbetalningar, förhindra obehöriga transaktioner och hålla dina plattformar säkra.

Det är därför som 9 av 10 företag för närvarande använder AI för att förbättra kundupplevelsen.

För att dra nytta av den här tekniken rekommenderar vi att du använder Stripe och PayPal som betalningsprocessorer. Båda dessa tjänster använder AI för bedrägeridetektering för att skydda dina transaktioner samtidigt som du säkerställer en smidig kassaupplevelse för dina kunder.

För att komma igång med Stripe, se vår handledning om hur du accepterar Stripe-betalningar i WordPress. Du kanske också vill se vår guide om hur du lägger till ett PayPal-betalningsformulär.

Tips 6. Ta in AI för flerkanalsstöd

I dag kontaktar kunderna support på många olika sätt, till exempel via livechatt, e-post, sociala medier och telefon.

I stället för att hantera varje plattform separat kan AI-verktyg spåra konversationer över flera kontaktpunkter. Detta kan bidra till att säkerställa att kunderna får den hjälp de behöver utan att behöva upprepa sig.

Det skapar en smidigare upplevelse och gör det möjligt för småföretag att svara snabbare, oavsett var kunden vänder sig.

Om du behöver AI för support i flera kanaler rekommenderar vi att du använder HelpScout. Det är enkelt att integrera med livechatt, e-post och sociala medier så att alla kundmeddelanden visas i en och samma inkorg.

Alternativt kan du kolla in våra toppval för den bästa programvaran för helpdesk. Dessa verktyg säkerställer också konsekventa meddelanden så att kunderna får tydliga och korrekta svar oavsett vilken kanal de använder.

AI kan också anpassa svaren utifrån tidigare interaktioner, vilket gör att supporten känns mer naturlig.

Tips 7. Använd AI för kundinsikter

Som småföretagare kan du använda AI för att förstå kundernas beteende genom att analysera data från interaktioner, inköp och webbhistorik.

Dessa verktyg kan identifiera mönster, förutse kundernas behov och lyfta fram trender som du kanske missar. De kan också avslöja vilka produkter eller tjänster som kunderna är mest intresserade av, så att du kan skräddarsy din strategi och förbättra engagemanget.

Till att börja med rekommenderar vi att du använder ett AI-drivet analysverktyg som MonsterInsights. Vi använder det i hela vår verksamhet eftersom det gör komplexa data lätta att förstå. Dessutom gör dess AI-drivna chatbot att du kan få omedelbara svar på dina analysfrågor.

Mer information finns i vår guide om hur du installerar Google Analytics i WordPress.

Med AI-drivna CRM-system som HubSpot kan du dessutom leverera personliga rekommendationer och svar baserat på kundernas preferenser. AI kan föreslå relevanta produkter, automatisera uppföljningsmejl och till och med förutse när en kund kan behöva hjälp.

Bästa praxis för att använda AI i kundtjänst

AI kan förändra kundtjänsten, men det fungerar bäst när du använder det på ett genomtänkt sätt.

Att bara lägga till AI-verktyg utan en strategi kan leda till frustrerande upplevelser för kunderna snarare än att förbättra supporten.

För att få ut mesta möjliga av AI måste du välja rätt verktyg, utbilda dem på ett effektivt sätt och säkerställa en smidig övergång mellan AI och mänskliga agenter.

Nedan följer några exempel på bästa praxis att tänka på när AI integreras i kundtjänsten:

• Välj rätt AI-verktyg: Alla AI-lösningar är inte likadana. Små företag kan ha nytta av lättviktiga chatbots, medan större företag kan behöva avancerade AI-drivna CRM-system. Välj AI-verktyg som matchar din budget, dina mål och dina kundtjänstbehov.
• Träna AI-modeller: AI lär sig av tidigare interaktioner, vanliga frågor och kunskapsdatabaser. Genom att förse den med korrekt och uppdaterad information kan den ge relevanta svar till kunderna.
• Övervaka AI-prestanda: Vi rekommenderar att du regelbundet spårar AI-prestanda. Du måste se om kunderna får snabba och korrekta svar.
• Håll AI-interaktioner personliga: AI bör förbättra kundupplevelsen. Använd AI-verktyg som kan anpassa svaren baserat på kundens historik, preferenser och tonläge.
• Upprätthåll transparens med kunderna: Låt kunderna veta när de interagerar med AI och ge dem möjlighet att prata med en riktig person om det behövs. Öppenhet skapar förtroende och förbättrar den övergripande supportupplevelsen.

Genom att följa dessa bästa metoder kan du framgångsrikt integrera AI i kundtjänsten utan att göra avkall på kvalitet eller personlig kontakt.

Vanliga misstag att undvika när man använder AI

Även om AI kan automatisera svar och effektivisera processer bör det användas som ett hjälpmedel och inte ersätta mänsklig interaktion helt och hållet.

Här är några viktiga misstag som du bör se upp med när du använder AI för kundservice:

• Överförtroende för AI – AI kan inte hantera alla situationer, särskilt inte komplexa eller känslomässiga kundärenden. Vi rekommenderar att du alltid har mänskliga agenter redo när AI når sina gränser.
• Dåliga chatbot-skript – Om chatbottar inte tränas ordentligt kan de ge robotiserade eller ohjälpsamma svar, vilket gör kunderna frustrerade. Att investera tid i att skriva naturliga, hjälpsamma svar är viktigt.
• Bristande datasekretess – AI-system samlar in och analyserar stora mängder kunddata. Du måste se till att de följer dataskyddslagar som GDPR eller CCPA, så att kundinformationen hålls säker och privat.
• Uppdaterar inte AI-modeller regelbundet – AI lär sig av tidigare interaktioner, men om företag inte uppdaterar sin kunskapsbas kan den bli föråldrad. Att regelbundet träna AI med nya vanliga frågor, kundfeedback och produktuppdateringar bidrar till att svaren förblir relevanta och användbara.
• Ignorera kundfeedback om AI – Kunderna kommer att berätta för dig när AI fungerar bra och när det inte gör det. Om du inte följer upp feedback och gör förbättringar kan det sluta med att du får AI-verktyg som gör kunderna frustrerade.

Genom att undvika dessa misstag kan företag skapa ett AI-drivet supportsystem som förbättrar kundservicen istället för att skapa fler problem.

Vanliga frågor och svar om AI för kundservice

Här är några vanliga frågor om AI för kundservice:

Hur kan småföretag börja integrera AI i sin kundservice?

Att integrera AI i kundtjänsten börjar med att identifiera repetitiva uppgifter som tar mycket tid, som att svara på vanliga förfrågningar eller hantera enkla beställningar.

AI-chattbottar kan automatisera dessa uppgifter, ge omedelbara svar till kunderna och frigöra mänskliga handläggare för mer komplexa frågor.

Dessutom kan AI hjälpa till att analysera kunddata för att erbjuda personliga upplevelser, vilket kan förbättra kundnöjdheten.

Hur kan AI bidra till att göra kundupplevelser mer personliga?

AI analyserar data från tidigare kundinteraktioner, köp och surfbeteenden för att identifiera mönster och preferenser.

Med hjälp av den här informationen kan du erbjuda personliga produktrekommendationer, skapa marknadsföringsmeddelanden och förutse kundernas behov.

AI kan t.ex. föreslå produkter som liknar dem som en kund tidigare har köpt eller tittat på, vilket förbättrar shoppingupplevelsen. Om du vill ha fler tips kan du läsa vår guide om hur du kan använda AI för att förbättra din marknadsföring.

Vad bör småföretag tänka på när det gäller datasekretess vid användning av AI?

Datasekretess är nödvändigt när man använder AI-lösningar. Som ägare till ett litet företag måste du se till att de följer relevanta dataskyddsbestämmelser, som den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) eller California Consumer Privacy Act (CCPA).

Detta innebär att vi måste inhämta uttryckligt samtycke från kunderna innan vi samlar in deras uppgifter, lagra informationen på ett säkert sätt och vara öppna med hur uppgifterna används.

Vi rekommenderar att du använder WPConsent för att skapa cookie-banners, registrera användarsamtycke och hantera alla dina behov av sekretessefterlevnad i WordPress på ett och samma ställe.

Relaterade guider: Använda AI för ditt lilla företag

Letar du efter ytterligare resurser om hur du använder AI för ditt lilla företag? Kolla in dessa nybörjarvänliga guider:

• Så här skriver du innehåll med hjälp av AI Content Generator i WordPress
• Bästa ChatGPT-frågorna för bloggare, marknadsförare och sociala medier
• Hur du använder AI för att öka din marknadsföring (experttips)
• Hur man tjänar pengar med hjälp av AI (enkla idéer)
• Är AI-webbplatsbyggare värda hypen? (Ärlig recension)

If you liked this article, then please subscribe to our YouTube Channel for WordPress video tutorials. You can also find us on Twitter and Facebook.