FALLSTUDIE Brainstack

Brainstack ist ein IT-Unternehmen mit mehreren Produkten, das sich hauptsächlich auf Kindersicherung, Wellness und KI-Lösungen konzentriert. Brainstack arbeitet mit einem umfangreichen Tech-Stack und nutzt mehr als 50 SaaS-Tools gleichzeitig. Als das Unternehmen skalierte, stiegen die Softwareausgaben und belasteten das Budget.

Während einer routinemäßigen Kostenüberprüfung bemerkte das SysOps-Team unter der Leitung von Davyd Pishchanskyi einen erheblichen Preisanstieg bei mehreren wichtigen Tools. Diese Entdeckung veranlasste sie, nach Möglichkeiten zu suchen, die Kosten zu senken und die Tools funktionsfähig zu halten.

"Wir haben erkannt, dass wir zu viel für SaaS ausgeben", so Davyd. "Unser Team brauchte eine Möglichkeit, die Kosten zu optimieren, ohne unseren Arbeitsablauf zu unterbrechen.

Brainstack wollte eine Lösung, nicht nur ein weiteres teures SaaS-Tool. Nachdem Davyd mehrere Optionen geprüft hatte, entschied er sich für Spendbase. Das leistungsbasierte Preismodell schien ein Gewinn zu sein - man zahlt nur einen Prozentsatz der tatsächlichen Einsparungen.

"Spendbase passte perfekt zu unserer Denkweise", so Davyd. "Keine Floskeln, nur echte Zahlen und Einsparungen."

Das Spendbase-Team begann damit, die SaaS-Kosten von Brainstack eingehend zu analysieren. Diese Analyse zeigte die Bereiche und Tools auf, in denen das Unternehmen seine Kosten hätte optimieren können. Es wurde sogar mit Tools gearbeitet, für die Brainstack bereits Rabatte erhalten hatte. Zu den Einsparungen gehören Open VPN (rund $19.000), Ahrefs ($10.000), Zendesk ($10.000) und Okta (rund $17.000).

Spendbase arbeitete im Grunde wie eine Erweiterung des Brainstack-Teams, und die Verhandlungsspezialisten von Spendbase übernahmen den gesamten Prozess, der die Verfolgung, Neuverhandlung und Optimierung der Softwarekosten umfasste. Brainstack brauchte nur noch die Gewinne bei regelmäßigen Check-Ins zu genehmigen.

"Sie arbeiteten genau so, wie wir es tun - effizient und ergebnisorientiert", so Davyd. "Wir mussten unsere Werkzeuge oder Arbeitsabläufe nicht ändern. Sie haben einfach dafür gesorgt, dass die Dinge funktionieren und besser funktionieren."

In den ersten 18 Monaten der Zusammenarbeit hat Spendbase Brainstack geholfen, rund $140.000 bei wichtigen SaaS- und Cloud-Abonnements zu sparen, darunter Zoom, Cloudways, AWS, Ahrefs, OpenVPN und Zendesk. Bis heute sind diese Einsparungen auf $365.000 angewachsen.

"Im weiteren Verlauf der Zusammenarbeit plant das Spendbase-Team, Brainstack dabei zu helfen, einen Betrag zu sparen, der die derzeitigen Einsparungen verdoppelt."