ASSOCIATION OF CONSULTING ENGINEERS MALAYSIA 
 
 
 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
   
     
    First Edition; 12 April 2009 
   

    This is the First Edition of ‘Lectures on Professional Practice – Part II’ which is structured around the 
syllabus for Paper 1 (Common Paper) of the Professional Competency Examinations (P.C.E.). 
     
     
     

    © COPYRIGHT; ASSOCIATION OF CONSULTING ENGINEERS MALAYSIA & IR. LOOI HIP PEU
    ACEM; No.63‐2 & 65‐2, Medan Setia 1, Damansara Heights, 50490 Kuala Lumpur, Malaysia
    Ir. H.P. Looi; No. 23, Jalan SS21/34, Damansara Utama, 47400 Petaling Jaya, Selangor Darul Ehsan 
       Email: [email protected]  Email: [email protected]
     
     

 
   
   
   

 
 

THIS PAGE IS INTENTIONALLY BLANK. 
 

   
 

Page 2 of 32    © ACEM / Ir. H.P. Looi (12 April 2009) 
     
 
     

 
 
   
   
   

1 INTRODUCTION 

1.1 PROFESSIONAL ENGINEER’S PRACTICE. 

‘Practice’ deals with the work flow of the Professional Engineer in the course of his work. To 
adequately discharge his duty as a Professional Engineer, basic understanding of the following 
topics is required. 

  ENGINEER’S  CIVIL TORTS; 
RESPONSIBILITIES TO THE  CONTRACT LAW; 
  PUBLIC AND HIS CLIENT  CODE OF PRACTICE. 

   
SUBMISSION TO LOCAL  STREET, DRAINAGE & BUILDING ACT,
  AUTHORITIES UBBL, EARTHWORK BYLAW, C.C.C. 

 
TECHNICAL EXPERTISE  TECHNICAL STANDARDS, 
    EXPECTED CODE OF PRACTICE 
The Professional 
  Engineer 
  CONSTRUCTION CONTRACT;
  STAGES IN A PROJECT; 
CERTIFICATION COMPLETION COMPLIANCE
 

Figure 1 – Defining Work Flow Topics for the Professional Engineer 

1.2 STRUCTURE OF PAPER 

This is the 2nd paper on the lecture series on ‘Professional Practice’. Both Parts of the lectures 
are  based  on  the  syllabus  for  Paper  1  (Common  Paper)  of  the  Professional  Competency 
Examinations. The two Parts of this lecture series are: 

(a) Part I – Professionalism 

(b) Part II – Practice  

1.3 OBJECTIVE OF ‘PROFESSIONAL PRACTICE – PART II (PRACTICE)’ 

Professional Practice – Part II aims to provide an understanding of the following topics, both 
from a conceptual and practical view point: 

(a) Introduction to Contract Law 

(i) Basic concepts of Contract Law as practiced in ‘common law’ countries. 

(ii) Types of construction contract. 

(b) Introduction to the construction process 

(i) The  construction  flow  process  and  the  role  of  the  C&S  engineer  in  the 
construction flow. 

(ii) Works Acceptance Procedures, concepts and process. 

(iii) Certification of Completion and Compliance. 
 
   
2
  CONTRACT LAW– AN INTRODUCTION 
© ACEM / Ir. H.P. Looi (12 April 2009)    Page 1 of 1 
     

 
   
   
   

 
 

2.1 WHAT IS A CONTRACT? 

Malaysian  Contract  Act  1950  is  derived  from  Indian  Contract  Law  which  in  turn  is  modelled 
after British contract law. 

“Contracts Act 1950 (Act 136)” in Section 2 (definition): 
(a) A promise and every set of promise, forming the consideration for each other is an 
agreement. 
(b) An agreement which is enforceable by law is a contract. 
Agreement:    is  when  a  person  (the  ‘promisor’)  promises  to  do  something  in  consideration 
which another person (the ‘promisee’) agrees to reciprocate with a promise to do (or not to 
do) something. 
 
 
 
I promise to do  Thank you, in return 
  something for  for your promise, I 
  you.  will do something to 
reciprocate. 
 
  A set of promise, which 
  forms  a  consideration 
 
for each other. 

 
 
 
  An Agreement
 
 

Figure 2 – Illustrating Agreement 

2.2 CREATION OF A CONTRACT 

(a) There are five key ‘tests’ in determing the formation of a Contract. 
Step 1 – Offer and acceptance 
Step 2 – Considerations 
Step 3 – Intention to create a legal relationship 
Step 4 – Legal capacity 
Step 5 – Formalities 
(b) Offer and Acceptance 
(i) For an agreement to occur an offer must be made and the offer accepted. 
(ii) An offer is considered firm if: 
(1) From the perspective of the person making the offer, if the offer is sent 
out to the person being offered. 
   
 

Page 2 of 32    © ACEM / Ir. H.P. Looi (12 April 2009) 
     
 
     

 
 
   
   
   

 
 

(2) From  the  perspective  of  the  person  offered,  if  the  offer  has  being 
received. 

(iii) An offer is considered accepted if: 
(1) From the perspective of the person making the offer, if the acceptance 
of offer is received. 
(2) From the perspective of the person offered, if the acceptance to offer 
has sent out to the person making the offer. 
(3) Silence cannot be construed as acceptance. 

(iv) An offeror may revoke an offer before its acceptance.  
Examples of an offer made: 
(aa) A  bona  fide  tender  is  deposited  at  the  designated  tender  box  or  at  the 
client’s office. 
(bb) A quotation has been sent to a client. 
Examples of an acceptance: 
(cc) If a client issues a letter of award to a tenderer. 
(dd) If a client issues a letter of acceptance of a quotation. 
Examples when an invitation is NOT an offer: 
(ee) An advertisement to sell a car at a certain target price is not a firm offer but 
an invitation to negotiate. 
(ff) An auction is am invitation for price negotiation not an offer. 

(c) Considerations 

Consideration is also defined as a “price for a promise”. A Contract is valid if an offer is 
reciprocated with a consideration; i.e. a “price” to reciprocate the promise: 

(i) A  consideration  must  be  real.  In  common  law,  consideration  need  not  be 
adequate,  i.e.  there  must  be  a  price  or  payment  for  a  promise  though  the 
payment and promise need not be equal in value. 
Example: An agreement to buy a car for RM1.00 constitute real consideration. 
Example: A promisor can promise to make a payment in return for nothing. In 
such a case, the promisor is NOT obligated to actually make that payment as 
the consideration can be considered an “illusory promise”. 
In some cases, however a promise without a real consideration may be enforced 
if it can be proved that a promise results in the promisee making provision for or 
rely on such a promise to be kept. Such case law is known as estoppel. 
In  some  case,  a  grossly  inadequate  consideration  may  make  a  Contract  void 
(citation required by expert on this issue). 

(ii) Consideration cannot be for the past. 

   
 

© Ir. H.P. Looi (12 April 2009)    Page 3 of 32 
     
 
     

 
   
   
   

 
 

Example: Eastwood vs Canyon, the guardian of a young girl obtained a loan 
to educate the girl to improve her marriage prospect. After her marriage, her 
husband  promised  to  pay  off  the  loan.  The  judge  held  that  the  guardian 
cannot enforce the agreement as the loan was taken out in the past before 
the husband made the promise. 

(iii) Consideration must move from the promisee. 
The  consideration,  such  as  a  payment,  must  move  from  the  promisee  (though 
not necessarily to the promisor). 
Example:  It  is  considered  good  consideration  if  person  A  pays  person  B  on 
provision of a services by person C. 
Example: Unless a Contract specifies delivery before payment of a piano and 
if no payment is made by the promisee, the contract to deliver the piano is 
not enforceable. However if payment is made, then enforcing the delivery of 
the  piano  can  be  made.  Similarly  a  supplier  may  not  be  able  to  enforce 
payments if the piano is not delivered. 

(d) Intention to create a legal relationship 
Under English common law, an intention to create a legal relationship is a criterion for 
defining contracts which are enforceable. 
Example:  Balfour  vs  Balfour;  Mr.  Balfour  agrees  to  pay  his  wife  £30  a  month  as 
maintenance  while  he  was  living  in  Sri  Lanka.  After  leaving  Sri  Lanka  and  separating 
from his wife, Mr. Balfour stop payment. Mrs Balfour brought an action to the court to 
enforce payment. The court of appeal held that the agreement was not enforceable as 
there  was  insufficient  evidence  to  suggest  that  they  were  intending  to  create  a  legal 
relationship. 

(e) Legal Capacities 
Legal  capacities  refers  to  the  capacity  of  a  ‘natural’  person  (i.e.  an  individual 
recognised by the law) or an ‘artificial’ person (e.g. a company, organisation recognised 
by  the  law)  to  enter  into  a  Contract.  When  the  law  forbids  a  person  (natural  or 
artificial)  from  engaging  in  certain  activities,  then  any  agreement  or  contract  which 
include such activities become void by reason of incapacity. A bankrupt or a person of 
unsound mind would be barred from entering into contract by reasons of incapacity. 

(f) Formalities 
The  final  act  of  putting  a  contract  into  a  written  form  and  signing  such  a  contract 
formalise the contract. Formalities also include payment of stamp duties and stamping 
the contract.  
However, common law provides exception to this ruling with a board range of topics.  
Oral contracts  if can be proven to exist or are admitted by the other parties then such 
oral contracts are enforceable and valid. Generally oral contracts may suffer from the 
disadvantage  of  proving  its  validity  and  enforceability  in  court  and  in  the  absence  of 

   
 

Page 4 of 32    © ACEM / Ir. H.P. Looi (12 April 2009) 
     
 
     

 
 
   
   
   

 
 

written terms and conditions a party may not be able to enforce the contract or may 
have to settle for less than the original intended consideration. 
However  in  some  statute  (e.g.  sales  and  purchase  of  houses),  the  requirement  of  a 
written  contract  is  made  mandatory.  The  “Statute  of  Fraud”  requires  that  certain 
contract must be reduced to written form: 
(1) Contract for land/property transfer/sale; 
(2) Contract for debt and duty 
(3) Contract which requires more than one year for completion 
(4) Contract for sales of good under the ‘Uniform Commercial Code’. 

2.3 PRIVITY OFCONTRACT AND SETTING ASIDE CONTRACT 

(a) Doctrine of Privity of Contract 
Privity of Contract is a very important concept which has very wide implication for the 
practice and management of construction contract. 
In  the  Doctrine  of  Privity  of  Contract,  only  parties  to  an  agreement  would  have  the 
standing to enforce it. This means that only parties named in an agreement can sue or 
take action on the other party in the agreement. 
Example: Person A loan money to person B. A third person C cannot sue person B for 
recovery of debt even if person C is related to or has interest in the affairs of person A. 
Example:  A  building  owner  has  a  contract  to  erect  with  a  main  builder.  The  main 
builder in turns has a sub‐contract with a specialist contractor. The specialist contractor 
cannot  sue  the  building  owner  for  non‐payment  and  consistently  the  building  owner 
cannot sue the specialist contractor for non‐performance or poor‐performance. 

(b) Voidable Contracts and Agreement 
Under  Part  III  of  the  Contract  Act  1950,  conditions  where  contracts  and  agreements 
are  void  or  voidable  are  listed.  However  on  principal  of  common  law  contract,  the 
generic  term  ‘setting‐aside’  is  more  useful.  A  contract  can  be  set  aside  due  to  three 
general reasons 
  Implies  Contract  never  come 
VOID  into existience 
 
  Implies  one  or  both  parties 
VOIDABLE  declare contract ineffective. 
 
  Implies  neither  parties  can 
UNENFORCEABLE  enforce the Contract in court. 
 
Figure 3 – Setting Aside Contract 

   
 

© Ir. H.P. Looi (12 April 2009)    Page 5 of 32 
     
 
     

 
   
   
   

 
 

Contracts are set aside if any of the following conditions are not met: 
  CONDITIONS OF SETTING ASIDE IF NOT MET  SET–ASIDE 
(i) Person  must  be  competent  (i.e.  of  sound  mind  and  is  not  Void 
prohibited by any law to enter into a contract). 
  Examples:  person  in  a  mental  institution  may  be  occasionally   
sane  and  occasionally  of  unsound  mind.  During  periods  of 
sanity, that person may enter into a contract. A person who is 
momentarily drunk cannot enter into an agreement. 
(ii) Consent  between  2  parties  must  be  mutual,  i.e.  they  agree  Voidable 
upon the same thing in the same sense. 
(iii) Consent must be freely given. Free consent is not present when   
the following elements are present: 
  (1) Coercion  Voidable 
  (2) Undue influence  Voidable 
  (3) Fraud  Voidable 
  (4) Misrepresentation  Voidable 
  (5) Mistake  Void 
  Example: A agrees to sell B a specific cargo of goods supposed   
to  be  on  its  way  from  England  to  Kelang.  It  turns  out  that, 
before the day of the bargain, the ship conveying the cargo had 
been cast away and the goods lost. Neither party was aware of 
the facts. The agreement is void. 
   
 

(iv) Considerations and objects in any part of the Contract must be  Void 

lawful. 
  Example: A Contract to traffic in illegal goods is void. A contract   
which contravenes the money‐lending act is void. 
(v) A Contract must have considerations.  Void 
  Exceptions to Contract without considerations:   
   
(1) Expressed  in  writing  and  registered,  that  Contract  is  a 
gift to a near relation on account of ‘natural love’. 
   
(2) Is a promise for something done 
   
(3) Is a promise for pay a debt barred by limitation laws 
     

(vi) Agreement  must  not  restraint  the  marriage  of  any  person  Void 
except a minor. 
(vii) Agreement  must  not  restraint  any  person  from  exercising  a  Void 
lawful profession, trade or business of any kind. 
 
   
 

Page 6 of 32    © ACEM / Ir. H.P. Looi (12 April 2009) 
     
 
     

 
 
   
   
   

 
 

  CONDITIONS OF SETTING ASIDE IF NOT MET  SET–ASIDE 
(viii) Agreement  shall  not  restraint  the  right  of  any  parties  from  Void 
enforcing his rights in any court or tribunals. 
  Example: A Contract which include terms ‘the client shall have   
final  say  on  the  interpretation  of  the  contract  …’  etc.  may  be 
void. 
  Exceptions  to  this  rule  is  on  arbitration,  where  both  parties   
agree to refer to arbitration. 
(ix) Agreement must be certain and capable of being made certain.  Void 
  Example: A agrees to sell to B “a hundred tons of oil”. There is   
nothing whatever to show what kind of oil was intended. The 
agreement is void for uncertainty. 
(x) Agreement must not be akin to a wager (bet/lottery).  Void 
  Exception: Contract in respect of subscription to horse race etc.   
(xi) In  a  contingent  contract,  the  consideration  is  contingent  and 
collateral on an event; i.e. a consideration (or payment) to be 
made contingent (or depending) on an event happening).  Unenfor‐
  (1) Event in the future is not certain  ceable 
  (2) Event becomes or is impossible  Void 
  Example of a contingent contract: A agrees to pay B a certain   
sum  if  B’s  house  burnt  down.  This  is  a  contingent  contract.  If 
the house really burn down, then the contract is enforceable. 
  Example: A agrees to pay B a certain sum if C dies. However B   
dies before C. The Contract is void. 
     

 
Exercise: 
(1) List 5 conditions or reasons when a Contract can be void. 
(2) Can a Defects Liability Clause in a  construction  contract specify terms somewhat along 
the following line: 
“… In case of delay, the contractor will be penalise by paying the client double the cost of 
the contract price…” 
(3) If  the  above  clause  (  (2)  above)  is  enforceable  why  is  it  so.  If  otherwise,  will  it  be  a 
voidable, void or unenforceable condition? Explain briefly the reasons for your answer. 
(4) Explain briefly the doctrine of privitiy of contract. 

   
 

© Ir. H.P. Looi (12 April 2009)    Page 7 of 32 
     
 
     

 
   
   
   

 
 

3 CONSTRUCTION CONTRACT  

3.1 PLAYERS IN A CONSTRUCTION CONTRACT 

 
Figure 4 – Players in a Construction Project 

The  Construction  Industry  is  a  complex  industry  involving  multi‐dimensional  relationships 

between many players. The simplified one‐dimensional model of a relationship between two 
parties  (prescribed under principles of Contract Law) in the  performance of  a construction 
contract,  is  legacy  of  the  legal  system  which  has  yet  to  be  satisfactorily  addressed  in  the 
modern construction industry. Due to the above, complex mechanisms have evolved in the 
drafting of contracts for the construction industry. 

3.2 CONSTRUCTION CONTRACT FORMS 

(a) The Direct Contracts Form 

(i) In  the  Direct  Contract  Form,  all  the  contracts  (main  building  and  specialist 
works) are directly appointed and under the contract jurisdiction of the client. 
This form is the most difficult to handle but is however popular where: 
(1) Project is relatively small. 
(2) Client  has  the  expertise  to  manage  multiple  contractors  and 
consultants.  This  is  usually  the  case  where  the  client  have  an 
engineering department who can micro‐manage the project. 
(ii) Major advantage of this form is as follows: 
(1) Construction  cost  can  be  very  competitive  compared  to  all  the 
other forms. 
(2) The client retains full control on the type of equipment, contractors 
and specialist appointed for the project. 
(iii) Major disadvantage of this form is as follows: 
Management of this mode is difficult and require the client to have expertise 
(management and technical) to successfully carry out. This mode is popular 

   
 

Page 8 of 32    © ACEM / Ir. H.P. Looi (12 April 2009) 
     
 
     

 
 
   
   
   

 
 

for  small  projects  where  the  client  has  an  engineering  department  to 
oversee its implementation. 

 
Figure 5 –  Direct Contracts Format 
(b) THE NOMINATED SUB‐CONTRACT (NSC) FORM  

 
Figure 6 – Traditional Main Contract and Nominated Sub Contract Form 
   
 

© Ir. H.P. Looi (12 April 2009)    Page 9 of 32 
     
 
     

 
   
   
   

 
 

The  NSC  form  attempts  to  manage  the  tri‐partite  relationship  between  the  client, 
building contractor and specialist sub‐contractor by reducing these relationships into a 
series of two‐party contracts (the main contract and the Nominated Sub Contract).  
(i) The  consultants  are  appointed  by  the  Client  to  fully  design  the  project,  advise 
the client and supervise installation by the contractors. 
(ii) Under  this  mode  the  client  has  to  deal  with  the  consultants  and  the  main 
contractor.  
(iii) The  client/building owner  also appoints specialist sub contractor  who are  then 
“nominated”  to  the  main  building  contractor  who  in  turns  appoints  the  said 
specialist sub contractor as the sub contractor under the main building contract. 
Since  the  specialist  sub  contractor  are  selected  by  the  client,  they  are  called 
“Nominated Sub Contractor”. 
(iv) Common contract forms under this method are: 
(1) PAM 1998 and PAM 2006 Main Contract Form and NSC Form 
(PAM = Pertubuhan Arkitek Malaysia) 
(2) JKR 203 and 203N Main Contract Form and NSC Form. 
(v) The main advantages of this contract form are as follows” 
(1) The  client  can  retain  control  on  the  design  of  the  building  right  up  to 
the micro aspect of the project. 
(2) The  client  can  also  maintain  some  control  on  the  specialist  sub 
contractor as select. 
(3) This  method  requires  less  management  expertise  from  the  client 
compared  to  the  previously  described  “direct  contract  mode”. 
However , it also allows client greater control over project  
(4) Properly managed this form gives a cost effective method for obtaining 
construction cost. 
(vi) The main disadvantage of this mode: 
(1) The  client  has  to  deal  multiple  contracts  though  the  burden  is 
somewhat lessen by having to deal with only one contractor. 

   
 

Page 10 of 32    © ACEM / Ir. H.P. Looi (12 April 2009) 
     
 
     

 
 
   
   
   

 
 

(c) THE DIRECT SUB‐CONTRACT FORM  

 
Figure 7 – Main Contract With Direct Sub Contract 
(i) This mode follows similar contract structure as the previous main contract for. 
However specialist works are directly included in the main building works. The 
main contractor will therefore have to appoint his sub contract directly . 
(ii) The consultants however are still directly employed by the client. 
(iii) The following contract forms can accommodate the  
(1) PAM 1998 and PAM 2006 Main Contract Form 
(2) JKR 203 Main Contract Form. 
(3) FIDIC contract form. 
FIDIC  =  Federation  Internationale  Des  Ingenieur  Conseil 
(international federation of consulting engineers). 
(iv) The main advantage of this form: 
(1) The client has a simpler point of reference compared with the NSC 
form. He only has to deal with the main contractor instead of all the 
sub contractors. 
(v) The main disadvantage of this form: 
(1) The  client  now  has  to  relinquish  control  of  the  sub  contractor 
completely to the main contractor. 
(2) This  method  is  somewhat  more  expensive  than  the  previous  NSC 
form. 
 

   
 

© Ir. H.P. Looi (12 April 2009)    Page 11 of 32 
     
 
     

 
   
   
   

 
 

(d) THE TURNKEY/DESIGN AND BUILT Form 

 
Figure 8 – Turnkey/ Design and Built Mode 
(i) In this mode, this client only has to appoint a turnkey contractor.  
(ii) The  turnkey  contractor  (or  design  and  build  contractor),  as  the  name 
suggest will be responsible for designing and construction of the project. 
(iii) Under  this  mode,  the  turnkey  contractor  will  appoint  the  consultants  and 
specialist sub contractor. 
(iv) Contract form which can be used for this format include: 
(1) Treasury ‘design and built format’ 
(2) FIDIC design and built format 
(v) The advantage of this method: 
(1) Construction period can be accelerated. Tender periods are now not 
required and appointment of specialist sub contractor can be greatly 
accelerated. 
(2) This  method  is  suited  for  large  engineering  works  which  involve 
proprietary  technology  which  may  not  be  within  the  expertise  of 
general contractors. 
(vi) The main disadvantages of this mode are as follows: 
(1) Construction cost is much higher. 
(2) This method is also difficult to tender to collect competitive prices. 

   
 

Page 12 of 32    © ACEM / Ir. H.P. Looi (12 April 2009) 
     
 
     

 
 
   
   
   

 
 

(3) The  client  now  relinquishes  total  control  of  the  project  to  the 
turnkey contractor. 
(4) For proper management of this mode, it is advisable for the client 
to  appoint  a  consultant  to  oversee  the  works  of  the  turnkey 
contractor.  However,  the  consultant  appointed  must  be 
experienced as they may have to: 
(aa) draft  performance  base  specifications  for  tender  of  the 
turnkey contract. 
(bb) Check and audit the design of the turnkey contractor. In this 
case, the auditor must have enough design experience to be 
able to check and audit the design of another consultant. 
3.3 COMPARISION OF CONTRACT FORM 
 

    Direct Contract  Nominated Sub  Direct Sub  Turnkey/ Design 

Contract  Contract  & Build 
(a) Point  of         
responsibility  to  the 
client 
  (i)  Consultants  Multiple  Multiple  Multiple  One advisory 
Consultant 
  (ii) Contractors  Multiple  One Contractor but  One Contractor. All  One 
appointment of  specialist contractor 
multiple sub  under main contract. 
contractors 
(b) Appointment  of  By client  By client  By client  Contractor 
Consultant 
(c) Clients  expertise  Management of  Management of  Management of less  Only 
required  multiple experts.  multiple experts  experts. 
  (i)  Managerial  Good skills required  Fair skill required.  Less skill required  Low skill sufficient. 
  (ii)  Technical  Good skills  Fair skill required.  Less skill required.  Low skill sufficient 
required. 
(d) Project Cost  Most competitive  Competitive  Less competitive  Highest Cost 
(e) Type of project  Small projects  Small to large  Small to large  Very large projects. 
projects.  projects 
    Projects which are  Projects with some  Projects with some  Special proprietary 
not complex.  complexity to client.  complexity to client.  technology. 
    Large projects can       
be implemented 
using this method if 
client has expertise. 
(f) Popularity  Popular with clients  Popular with most  Popular with most  For large and 
with good  building projects.  building projects.  complex projects. 
engineering 
expertise. 
(g) Project Schedule  Depends on client  Longest time  Long lead time  Fastest. Suitable for 
expertise can be  required as multiple  required for tender,  project on ‘fast‐
fairly fast.  contracts have to be  however only one  track’ basis. 
dealt with.  construction 
contract. 
           

 
   
 

© Ir. H.P. Looi (12 April 2009)    Page 13 of 32 
     
 
     

 
   
   
   

 
 

 
Exercise: 
(1) In the direct sub contract form, how would the consultant issue instructions on works of 
specialist (e.g. water proofing) sub contractor. 
(2) Why do you think the direct sub contract form has a higher contract price compared to 
the NSC form? State briefly the reasons. 
(3) Why  do  you  think  most  clients  who  are  engineering  oriented  would  choose  the  direct 
contract form? 
(4) However despite being engineering oriented and have the managerial skills, some client 
will  prefer  to  choose  the  direct  or  NSC  sub  contract  method  rather  than  the  direct 
contract method. Why do you think their reasons for this choice are? 
 

   
 

Page 14 of 32    © ACEM / Ir. H.P. Looi (12 April 2009) 
     
 
     

 
 
   
   
   

 
 

4 THE CONSTRUCTION PROCESS FLOW 

4.1 OVER VIEW OF PROJECT FLOW 

(a) Before  reviewing  the  Consultant’s  workflow,  a  brief  idea  of  the  ‘time‐line’  of  the 
typical project should be understood (see figure 9 below): 

 
Notes: 
  The time‐line listed above are only typical and some variations to the 
flow is possible. However the sequence of statutory approval (large 
  red arrows) are fixed in the order shown in all cases. 
 
Figure 9 – Project Time‐Line 

(b) Feasibility Stage Before any project can be conceptualised, it must be studied in terms 
of  its  feasibility.  Feasibility  includes  commercial,  technical  viability  and  even  socia‐
political and sales strategy. Every project (even government projects) must be studied 
in terms of its feasibility. Factors to considered in this stage include: 

   
 

© Ir. H.P. Looi (12 April 2009)    Page 15 of 32 
     
 
     

 
   
   
   

 
 

(i) Concept  Studies  (i.e. whether it should be a shop‐lot, housing, high rise, hotel 

or  college  development)  take  into  account  land‐use  zoning,  socio  economic 
factors  and  even  cultural  factors.  For  housing  project,  a  market  survey  to 
determine, catchment population, target market and competitors at vicinity of 
projects would be some of the issues to be considered. 

(ii) Economic  Studies  compares  the  cost  to  be  spent  on  the  project  (the  capital 
cost). A return on the capital cost within a reasonable time frame is expected. In 
some Government projects, the socio‐economic factor may outweigh return‐on‐
capital,  or  socio‐economic  projects  may  act  as  catalyst  to  enhance  economic 
activities  in  backward  areas.  Economic  studies  sometimes  also  include  the 
feasibility and technicality of raising funds. 

(iii) Technical  Studies  check  the  technical  feasibility  against  the  economic  cost 
constraint  (determined  in  ‘economic  studies’  above).  This  may  include  the 
availability of infrastructure, the lie of the land and its effect on the structure. 
Technical  studies  are  sometimes  not  included  in  feasibility  studies  and  where 
included may only be a superficial. 

(c) Planning Stage After deciding on the feasibility of the project and decided on the basic 
concept,  the  planning  stage  kicks‐in.  During  this  stage,  the  following  need  to  be 
considered: 

(i) Land  use  conversion  (if  the  land  is  not  zoned  for  the  usage  planned  for;  e.g. 
agricultural land to be converted to residential or commercial land). 

(ii) Town  Planning  &  Detail  Concept  After  land  conversion  (if  required)  has  been 
successful;  a  town  planner  is  brought  in  to  draw  up  the  broad  plans  of  the 
project. Within this procedure, an Environmental Impact Assessment (EIA) may 
be necessary. 

(iii) The planning stage ends with the issuance of a Planning Approval by the local 
authority (the district council, town council or city hall). 

(d) Key Statutory Approvals in the project time‐lines are high‐lighted in figure 9: 

(i) Planning  Approval  (Perintah  Perancangan)  fixed  the  type,  density,  building 
height and building ‘foot print’ of the development. 

(ii) DO or Development Order or Building Approval (Perintah Bangunan) deals with 
approval  of  detail  building  design.  The  amount  of  details  required  from  the 
consultant engineer varies from council to council. Some council requires detail 
structural design, plumbing design and even street lighting design. In most cases 
detail electrical and mechanical design drawings are not required. The DO is a 
key  stage  in  the  project  time‐line  as  actual  construction  on  site  can  only 
commence after DO. 

   
 

Page 16 of 32    © ACEM / Ir. H.P. Looi (12 April 2009) 
     
 
     

 
 
   
   
   

 
 

(iii) CFO or Certificate of Fitness (Sijil Kelayakan Kedudukan) is issued on completion 
of building and certify fitness for occupation. 

4.2 CONSULTANT’S WORK FLOW – OVER VIEW 

The Consultant’s workflow procedure can generally be listed as follows: 

(a) Contract Negotiation Period 
Before  a  Consultancy  Contract  is  clinched,  the  Consultant  Engineer  (like  any  other 
company selling a  product or service)  will have  to  market his service.  Marketing will 
also  have  to  take  into  account  professional  ethics  (covering  advertising,  conflict  of 
interest,  and  supplanting  of  another  professional).  This  paper  will  not  go  into  the 
mechanics of marketing and sales strategy, but suffice to say that a lot of work, effort 
and money are expended before the professional engineer can start on his work. Skills 
in  interpersonal  relationship,  presentation  and  strategic  planning  are  some 
requirements in marketing. 

(b) Contract Period; where the design and construction stages of the project commences 
and complete as shown in figure 10. 

 
Figure 10 – The Consultant’s Engineer Work Flow. 

   
 

© Ir. H.P. Looi (12 April 2009)    Page 17 of 32 
     
 
     

 
   
   
   

 
 

As  can  be  noted  from  figure  10  inputs  and  mediation  are  required  from  outside  or 
other  parties.  Management  tools  such  as  design  software,  office  automation, 
management  procedures  and  QC/QA  procedures  etc.  are  important  elements 
facilitating the consultant’s flow process. 
(c) Post Contract Period 
The  Post  Contract  Period  refers  to  the  period  after  completion  of  the  Consultancy 
Period. This period is usually after the defects liability period and final account period 
(see section 9 below) which marks the end of the Consultant work. However despite 
belief  to  the  contrary,  the  Consultant  Engineer  has  some  obligation  at  the  post 
contract period which include: 
(i) Maintaining  Archives  He  is  expected  to  maintain  an  archive  of  documents  and 
drawings of the completed works for a period (usually seven years) for statutory 
purposes. 

(ii) Design  Liability  He  may  sometimes  be  called  upon  to  answer  to  a  ‘Board  of 
Inquiry’  set  up  by  the  Board  of  Engineers  in  case  of  failure.  In  this  respect,  the 
Consultant  Engineer  is  said  to  bear  a  Design  Liability  after  Contract  Period.  In 
some countries a limitation period (called the ‘Statute of Limitation’) is placed on 
the period where design liabilities extend and is anywhere from 7 years (thereby 
the  requirement  to  maintain  an  archive  up  to  7  years)  or  even  15  years.  The 
subject of ‘statute of limitation’ on design liability is still an ongoing issue in the 
local industry. 

4.3 THE PRELIMINARY STAGE 

The actual work procedure during the preliminary may vary but the basic flow is illustrated 
in figure 11. Main work activities during this stage are as follows: 

(a) Capacity  calculations;  usually  based  on  per  unit  area  or  population  calculation. 
Capacity calculations are important in determining the size, capacity and suitability of 
infrastructure. Capacity calculations also include determining the capacity and size of 
water  and  sewage  based  on  building  usage  and  population  calculation.  Capacity 
calculations lead to the next two work activities. 

(b) Space Planning refers to allocation of space for substation, switch rooms, plant rooms, 
water tanks, lift cores etc. Space planning results from  
(i) Capacity calculations (from (a) above), and 
(ii) Consulting the UBBL with regards to fire requirement. 

Space  planning  is  an  important  activity  which  is  required  as  input  to  the  architect 
preliminary design development. 

(c) Preliminary Submission proceeds from capacity calculation and space planning (which 
usually  requires  some  confirmation  and  coordination  with  architectural  preliminary 
design development). The authorities usually include: 

   
 

Page 18 of 32    © ACEM / Ir. H.P. Looi (12 April 2009) 
     
 
     

 
 
   
   
   

 
 

(i) TNB (Electrical Supply); 

(ii) Telekoms Malaysia Berhad (or the local telephone service provider; 

(iii) The local water works; 

(iv) The local health department (for sanitary works). 

(v) The local council for roads and drainage, earth works etc. 

(vi) The  Preliminary  Stage  is  usually  considered  complete  when  preliminary 
approvals  are  issued  by  the  authorities  listed  in  (c)  above  with  regards  to 
substation, MDF, tanks, or pump room requirements. 

(vii) In  some  instances  completion  of  preliminary  building  plans  (for  review  by  the 
Client) also marks the completion of Preliminary Stage. 

 
Figure 11 – The Preliminary Stage 

4.4 DESIGN STAGE I 
Design  is  usually  divided  into  two  stages  (I  and  II).  As  design  stage  I  and  II  are  intimated 
interlinked  with  other  procedures  such  as  D.O.,  Bomba  Submission,  and  Building  Tender 
before leading to M&E Tender, the flow procedures described in both figures 12 and 13 are 

   
 

© Ir. H.P. Looi (12 April 2009)    Page 19 of 32 
     
 
     

 
   
   
   

 
 

indicative  only.  The  flow  procedure  can  however  be  considered  fairly  typical  with  some 
variations in sequence of specific flow. 

 
Figure 12 – Design Stage I 

Design Stage I generally proceed with detail design development. However the main works 
in Design Stage I involve coordinating detail space planning with architect to finalise building 
plan. Detail space  planning include risers space, electrical closets, cable  ducts and right‐of‐
way etc. The main activities of Design Stage I can be summarised as follows: 
(a) The main focus of Design Stage I is to finalise architectural building plans and obtain 
DO. DO is necessary for construction to start. 
(b) In  support  of  DO  application,  detail  design  of  plumbing  works  (cold  water  and 
sanitary) are usually required (depending on the local council). 
(c) All  M&E  plant  rooms,  riser  spaces  and  M&E  space  requirements  should  be  finalised 
within this stage for architectural plans to be completed. 
(d) The  architect  also  (in  consultation  with  the  M&E  engineer)  prepare  plans  for 
submission to the Jabatan Bomba. Bomba approval is a requirement for DO. 

(e) The Consultant is expected at this stage to collect detail data relevant to his design by 
consulting the client, architect and the local authority concerned. 

(f) Budget costing are also calculated by the QS at this stage. 

   
 

Page 20 of 32    © ACEM / Ir. H.P. Looi (12 April 2009) 
     
 
     

 
 
   
   
   

 
 

4.5 DESIGN STAGE II 
(a) The  main  focus  of  Design  Stage  II  is  to  finalise  detail  M&E  plans  suitable  for  tender. 
Most  of  the  activities  in  Design  Stage  II  are  an  extension  of  the  activities  in  Design 
Stage  I.  In  some  cases,  activities  may  overlap  or  be  completed  earlier  (in  Stage  I)  or 
later (in Stage II). The main activities of Design Stage II can be summarised as follows: 
(b) The main focus of Design Stage I is to finalise detail M&E plans suitable for Tender. 
(c) All  relevant  data  affecting  design  should  be  collected.  This  include  detail  data  from 
utility company pertaining to type, manner and location of utility connection. 
(d) The main activity is detail design development. 
(e) Engineer’s submission to Fire Department may be included at this stage. 
In  most  case,  M&E  tender  follows  after  building  tender.  However  in  the  case  of  fast  track 
projects, M&E tender may be called together with building tender.  

 
Figure 12 – Design Stage II 
4.6 THE TENDER STAGE 
Up  to  the  end  of  the  Design  Stages,  the  Consultant’s  work  is  considered  to  be  completed 
60%  (and  he  is  usually  paid  accordingly)  and  up  to  completion  of  tender  stage,  the 
Consultant’s work is 70% complete. The Tender stage flow procedure is shown in figure 13. 

   
 

© Ir. H.P. Looi (12 April 2009)    Page 21 of 32 
     
 
     

 
   
   
   

 
 

m 

Figure 13 – The Tender Procedure 

(a) Types of Contract 
In  preparing  Tender  Documents,  the  engineer  is  expected  to  check  and  prepare 
documents based on the type of Contract: 
(i) PAM Form (Pertubuhan Arkitek Malaysia) 
(ii) JKR 203/203N 
(iii) FIDIC Form 
(iv) Other  Form  (Treasury  “Design  &  Build”  Contract;  Custom  Contract  drafted  by 
Consultant usually for small contracts etc.). 
(v) Nominated Sub‐Contract Form (usually JKR203N and PAM NSC form); 
(vi) Direct Contract (usually FIDIC and other form of Contract). 

(b) Method of Pricing 
(i) Contract based on drawings (both sub‐form of JKR and PAM) – also commonly 
referred to as a ‘lump‐sum’ contract; 
(ii) Contract based on bill of quantities (BQ) (both sub‐form of JKR and PAM) – also 
referred to as a BQ contract; 

(c) The Tender Procedure 
The Tender procedure can generally be described as follows: 

   
 

Page 22 of 32    © ACEM / Ir. H.P. Looi (12 April 2009) 
     
 
     

 
 
   
   
   

 
 

(i) Pre‐qualification (Pre‐Q) of Tenderer aims to limit the number of tenderers only 
to  those  who  are  perceived  to  have  the  expertise  and  finance  (or  qualified 
tenderer) to execute the Contract works. Pre‐Q follows various method: 
(1) The  most  common  method  of  pre‐Q  involve  ‘private’  selection  of 
qualified tenderer by the Client and Consultant.  
(2) Public invitation for pre‐qualification by advertising in the newspaper. 
(3) No pre‐Q exercise deemed necessary. 
(ii) The tender procedure is carried out in the following manner: 
(1) Pre‐qualified tenderer are required to complete the tender documents 
with a priced bid and submit the bid at a common closing date and time. 
(2) Public  Tender  is  a  public  advertisement  inviting  tenderers  to  collect 
tender documents (on the spot ‘pre‐Q’ is usually carried out by checking 
that  the  tenderer’s  registration  class  before  allowing  collection  of 
documents. 
(d) Tender Period A period is allowed for the Tenderer to study the bid document, collect 
prices  and  submit  the  documents  at  a  fixed  time  and  place.  Tender  periods  ranges 
from 1 week to 6 months depending on the cost of contract works. 
(e) The Negotiated Tender In some case a client may choose to negotiate with only one 
(or two) contractor – i.e. no tender exercise is called. Negotiated tenders are usually 
called  when  projects  required  fast‐track  completion.  The  Consultant  engineer  in  this 
case plays a role by advising the Client on fairness of rates and suitability of technical 
submission. 

In the tender procedure, care is taken to maintain the integrity of the tender process where 
the principal should be: 
The lowest tenderer who comply with the technical requirements succeed. 
4.7 THE CONSTRUCTION STAGE 

(a) The Construction Flow  Though the Construction process is deemed only to be 30% of 
the  Consultant’s  work,  this  process  is  the  longest  and  has  the  most  impact  on  the 
Consultant liability. The Construction flow process can be an involved subject and it is 
treated here only on a superficial basis. 
In  some  cases  (for  engineering  works  of  a  sufficient  size)  a  clerk‐of  works  (COW) 
and/or resident engineer may be stationed on site to monitor the work (full‐time) on 
behalf of the engineer. 
Construction  periods  last  anywhere  from  6  months  to  3  years  or  more.  The  typical 
completion period of a project from RM30million to RM100million is about 2 years.  
Figure  14  is  a  typical  flow  procedure  of  the  construction  process.  All  details  in  the 
construction  process cannot be shown  in this  chart,  but some important  procedures 
affecting the engineer’s work are shown. The main activities during the construction 
periods can be sum up as follows: 

   
 

© Ir. H.P. Looi (12 April 2009)    Page 23 of 32 
     
 
     

 
   
   
   

 
 

(i) Appointment of Contractors – The Consultant advice on the issuance of a letter 
of award to the contractor; 
(ii) The contractor mobilises; 
(iii) The construction period; some works which follows from works by main builder 
are shown in figure 14; 
(iv) Completion of construction is followed by testing and commissioning; 
(v) On satisfactory commissioning, the engineer issues CPC (Certificate of Practical 
Completion).  CPC  confirms  that  the  contractor  has  completed  his  work  in 
accordance with the contract. 
(vi) After  CPC,  the  Consultant  then  submit  Form  G  (C.C.C.  forms)  to  the  local 
authorities for issuance of C.F.O.  

(b) The Consultant’s Work   Some important role of the consultant during construction is 

listed in figure 14 and include: 
(i) Approval  of  material  and  samples. The Consultant engineer is expected to be 
neutral and fair in his assessment of approval and should strictly adhere to the 
specified  requirement.  Where  rejection  of  materials  and/or  samples  is  made, 
reasons  for  rejection  should  be  given.  No  rejection  should  be  made  without 
reasons and explanation for rejection should always be sound, balanced and 
technically based. 
(ii) Verification  of  Claims.  The  Consultant  engineer  should  endeavour  to  process 
the  Contractor’s  claim  in  a  fair  and  efficient  manner.  Verification  of  claims  is 
important to the Contractor as his performance may be materially affected by 
late payments. 
(iii) Verification  of  Variation  Order  (V.O.)  VO  occurs  when  amendments  to  the 
Contract drawings are made (for many reasons; common reasons being to suit 
site  conditions).  The  Consultant  in  verifying  VO  should  strictly  adhere  to  the 
Contract procedure and should be fair and impartial in his assessment of VO. 
(iv) Works  Inspection  To  satisfy  himself  that  the  works  are  installed  according  to 
specifications,  he  will  have  to  inspect  the  works.  The  period  of  inspection 
depending on the nature and size of works and presence of resident engineer or 
COW. As part of works inspection and verification he may be required to inspect 
(usually large) equipment at factory before delivery to site. 
(v) Testing  and  commissioning  are  test  conducted  to  confirm  that  the  works  are 
installed according to specification. 
(vi) CPC  is  a  landmark  activity  marking  the  end  of  the  contractual  construction 
period. 

   
 

Page 24 of 32    © ACEM / Ir. H.P. Looi (12 April 2009) 
     
 
     

 
 
   
   
   

 
 

C.C.C. 

 
Figure 14‐ The Construction Flow Process 
(vii) The C.C.C. Procedure for application of C.F.O., in which the consultant engineer 
and  and  the  architect  is  responsible  for  issuing  certificate  of  completion  and 
compliance for C.F.O. is covered in the next section of this lecture. 

4.8 THE POST CONSTRUCTION PERIOD 
(a) Activities in the Post Construction Period 
(i) Final measurement; 
(ii) Defects Liability; and 
(iii) Final Account 

(b) Final Measurements 
On  CPC,  the  Consultant  is  assist  the  Quantity  Surveyor  in  verifying  Variation  Claims 
and  in  the  case  of  a  BQ  contract  to  make  final  measurements  on  site.  Final 
measurements  aim  to  fixed  the  Contract  sum  at  a  final  book  value  and  take  into 
account all variations under the contract. 
The QS may require to certify variation works before verifying final account and it is 
the duty of the Consultant Engineer to assess and verify final remeasurements in an 

   
 

© Ir. H.P. Looi (12 April 2009)    Page 25 of 32 
     
 
     

 
   
   
   

 
 

impartial  and  efficient  manner.  Final  measurements  should  be  completed  within  a 
reasonable time frame (usually not more than 3 months from CPC). 
(c) Defects Liability Period (DLP) 
All contracts specify a DLP of between 6 months to 24 months. DLP of 12 months are 
usual but for large projects it is not unusual to have DLP of 24 months. The DLP is a 
period  where  any  defects  found  in  equipment,  workmanship  and  material  are  the 
responsibility of the contractor. A sum (usually a percentage of the contract price) is 
retained  during  the  DLP  (called  the  retention  sum).  In  some  contract,  a  banker’s 
guarantee or insurance warranty is accepted in lieu of the retention sum. 
The Consultant Engineer’s role is to act as an arbitrator (i.e. a neutral judge) between 
the client and the contractor in case of a defects. The contractor is duty bound (under 
the contract) to rectify all defects during the DLP. 
(d) Final Account 
On completion of the DLP, the Consultant is expected to verify all that all defects has 
been rectified and final payment pertaining to release of retention be made. In case of 
defects  which  were  not  rectified,  cost  deduction  to  the  final  retained  sum  will  be 
applied. 
4.9 THE QC/QA PROCEDURE – TYING UP THE ENDS 

Since  the  last  decade,  quality  control  and  assurance  (QC/QA)  has  gain  prominence  as  a 
management tool in the Consultant’s Engineer practice. Some reasons for this trend are as 
follows: 
(a) Projects are getting larger in cost and the construction elements are becoming more 
complicated.  Compared  to  2  decades  ago,  the  typical  building  include  new  systems 
such as  
(i) integrated computer floors; 
(ii) shear walls system; 
(iii) industrialised building sysem; modular design etc. 

(b) Despite the increase in size and costs, projects time are actually becoming shorter. 

(c) Clients  are  more  aware  and  competent  in  judging  engineering  quality,  they  are  also 
more discerning in requiring minimum quality. 

The  ISO9001  certification  is  now  a  standard  certification  procedure  for  pre‐qualification  of 
consultants. Figure 15 is template for the QC/QA procedure. 
 

   
 

Page 26 of 32    © ACEM / Ir. H.P. Looi (12 April 2009) 
     
 
     

 
 
   
   
   

 
 

 
Figure 15 – Template for a QC/QA programme 
 
Exercise 
(1) List the Stages in the development of a project. 
(2) List the 3 responsibilities of the engineer at the post‐contract period. 
(3) LIst 5 QC/QA procedures for structural works during the construction period (one would be 
inspection of mill certificate for structural steel). 
(4) When is the consultant engineer required to confirm the size and capacity of septic tank or 
sewage treatment plant and why at the stage named? 
(5) What  do  you  understand  by  completing  structural  design  suitable  for  submission  to  local 
authorities  for  Building  Approval  in  Design  Stage  I  and  design  completion  for  tender  in 
Design Stage II? List in brief point form. 

   
 

© Ir. H.P. Looi (12 April 2009)    Page 27 of 32 
     
 
     

 
   
   
   

 
 

5 CERTIFICATION OF COMPLETION AND COMPLIANCE (C.C.C.) 

5.1 OVERVIEW OF C.C.C. 

(a) C.C.C.  is  a  procedure  which  effectively  came  into  force  in  April  2007,  where  the 
Certificate of Fitness for Occupation (CFO) previously issued by the local authority is 
now  issued  by  the  project’s  Principal  Submitting  Person  (PSP).  The  PSP  (depending 
on the project) can be a Professional Architect, Professional Engineer or a Registered 
Building Draughtsman. 

(b) C.C.C.  was  introduced  to  cut  down  on  red  tapes  and  ensure  timely  completion  of 
houses and buildings. Previously C.F.O. was issued by the local authority on receipt 
of Form E (UKBS) which is an application for the issuance of C.F.O. This system was 
plagued by many problems such: 
(i) Delay in certification by agencies and technical departments; 
(ii) Shortage of qualified officers to process C.F.O. application; 
(iii) Additional conditions imposed by local authorities or agencies at time of C.F.O. 
application; 

(c) Role of Local Authorities (Pihak Berkuasa Tempatan of PBT) under C.C.C. 
The  PBT  will  receive,  process  and  approve  planning  permissions  and  building  plans 
under a more efficient and expeditious regime of ‘One‐Stop‐Centre’ (OSC) launched 
in 2007 for the whole country. Under C.C.C., the PBT can  
(i) authorise site inspection on their own initiative, or 
(ii) act on complaints to check works in progress, 
(iii) issue notice (in writing and through the OSC) to the PSP not to issue the C.C.C. 
(iv) take action to rectify any continuous breach or divergence including reporting 
to the relevant Professional Boards. 

(d) Building  Plans  approved  before  12  April  2007    are  not  covered  under  C.C.C. 
procedures and said projects may be certified in accordance with the old method of 
C.F.O. issuance by the local authority (P.B.T.). 

(e) Role of PSP in issuing C.C.C. 
The following responsibilities and issues must be addressed by the P.S.P. 
(i) The P.S.P. is the principal officer under this procedure. He will therefore have 
to ensure that all Form Gs (under C.C.C.) must be duly filled and certified and 
all conditions fulfilled before C.C.C. can be issued.  
(ii) It  is  advisable  for  the  P.S.P.  to  ensure  that  all  contractors  are  properly 
registered with CIDB and with the relevant licensing agencies (e.g. electrician 
with  Suruhanjaya  Tenaga,  plumber  with  SPAN  etc.)  and  contractors  are  duly 

   
 

Page 28 of 32    © ACEM / Ir. H.P. Looi (12 April 2009) 
     
 
     

 
 
   
   
   

 
 

informed  as  early  as  possible  about  their  respective  obligations  and  early 
certification required under C.C.C. 
Failure to comply is a serious offence! 

(f) Conditions, Certifications or Clearance  required before a P.S.P. can issue C.C.C. can 
be listed as follows: 
(i) The project  work to  be completed in  accordance  with the approved Building 
Plans  (in  case  of  variation,  the  P.S.P.  should  issue  revision  to  or  As‐Built 
building plans). 
(ii) The P.S.P. must have supervised the works or is satisfied with the supervision 
of the works. 
(iii) All Form Gs shall be fuly filled, certified and in conjunction confirmation that 
supply/connection to six essential services department are in order: 
(1) TNB (confirmation of electricity supply); 
(2) Water authorities (confirmation of water supply); 
(3) JPP  (confirmation  of  sewage  connection  or  treatment  plant 
completion etc.); 
(4) JKKP  (clearance  from  ‘Factory  and  Machinery  Department’  of  lifts, 
hosts and escalators, if applicable); 
(5) Bomba  (clearance  for  active  fire  systems,  except  for  residential 
buildings not exceeding 18m height); and 
(6) Roads and Drainage department (clearance for R&D). 
(iv) C.C.C. can only be issued after the conditions above are met. 

(g) Under C.C.C. the PSP’s main tasks are as follows:  

(i) prepare and present planning and building plans to the PBT for approval 

(ii) inform PBT of the commencement of construction works on site 

(iii) supervise  construction  works  at  site  and  ensure  that  laws  and  technical 
conditions of the PBT are followed, 

(iv) report any building breaches, explain reasons of breach and perform recovery 
action in the event of breach during construction 

(v) present work‐resumption notice to the PBT 

(vi) ensure Form Gs are duly certified at the various stages of works 

(vii) issue  C.C.C.  to  the  owner  upon  satisfactory  completion  of  the  works  and 
obtaining  clearances  or  confirmation  from  the  six  essential  service 
departments 

   
 

© Ir. H.P. Looi (12 April 2009)    Page 29 of 32 
     
 
     

 
   
   
   

 
 

present  a  copy  of  the  CCC  (together  with  all  Form  Gs)  to  the  PBT  and  the 
Professional Board within 14 days of its issuance 

(h) C.C.C. and Vacant Possession.  The CCC system ensures that Vacant Possession (VP) 
can be issued together with CCC. This will overcome problems previously associated 
with  CFO  where  homebuyers  receive  the  house  keys  (upon  submission  of  Form  E) 
but  cannot  move  into  the  houses  because  the  CFO  has  not  been  issued. 
With the introduction of the matrix of responsibility (Form Gs), there will also be an 
improvement in the accountability and responsibility aspect as action can be taken 
on the responsible party in the event of failure or flaws in the building. Thus, work 
quality can improve.  

(i) Increase Penalties for Offence  There are increased penalties for offences. Under the 
amendment to the Street, Drainage and Building Act 1974 (Act 133), the penalty for 
the offence of not abiding by the orders of PBT is increased for general penalty and 
includes  imprisonment  for  term  not  exceeding  three  years  and  a  fine  of  up  to 
RM10,000. Under the Uniform Building By‐Laws, the parties that issue Form Gs and 
CCC without complying with the provision of the Acts can be sued and reported to 
the  controlling  professional  bodies.  Both  the  Architects  Act  1967  (Act  117), 
Registration of Engineers Act 1967 (Act 138) have been revised to provide for stricter 
disciplinary  action  on  professionals  by  increasing  fines,  extending  the  duration  of 
membership suspension and cancellation of membership. 

(j) Submission  of  Form  G1  to  G4  in  stages  to  the  PBT for their information or should 
these  be  submitted  only  when  the  PSP  issues  Form  F  (CCC)  together  with  all  the 
Forms G1 to 21? 
Based on provision of the UBBL, there is no requirement to submit Form G1‐G4 to 
the PBT earlier or separately as all the 21 Form Gs are only required to be attached 
with  Form  F/F1.  However,  at  a  recent  meeting  with  Ministry  of  Housing  and  Local 
Government and as per their last published guide book, the ministry has requested 
for the PSP to notify the PBT upon certification of Form G1‐G4 as an interim measure 
(so  that  the  PBT  can  decide  whether  they  would  wish  to  inspect  the  site  at  those 
stages of completion). The PSP only needs to notify the PBT and there is no need to 
submit Forms G1‐G4 earlier. 

(k) Should  the  relevant Form Gs be endorsed  by  the  main  contractor  or  the  building 
contractor  who  happens  to  be  a  sub  to  the  main  contractor  of  a  project? 
The main contractor who enters into the contract to construct the building should be 
the party to sign the Form Gs. Please take note that the board has since published a 
Guide  to  Filling  Up  Forms  F/F1  and  Form  Gs  where  the  signing  parties  are  clearly 
identified. 

   
 

Page 30 of 32    © ACEM / Ir. H.P. Looi (12 April 2009) 
     
 
     

 
 
   
   
   

 
 

(l) In  a  Turnkey  /Design  and  Build  project  where  the  contractor  is  not  the  building 
contractor, who should endorse the Form Gs ‐ the main contractor or the building 
contractor as both are CIDB registered contractors? 
The "Turnkey contractor' who enters into the Design and Build contract, regardless 
of whether the PSP is engaged by him or by the owner, shall be the party signing the 
Form Gs. He can choose to employ any sub‐contractor to carry out the various parts 
of the building construction but he will remain the party accountable. 

5.2 FORMS UNDER C.C.C. 

(a) Types of Forms under C.C.C. 

(1) Form A  Certification  of  Buildings/Structural  Plans  (for  endorsement 

on plans to be submitted for approval) 

(2) Form B  Notice  of  Commencement/Resumption  of  Building 

Operations 

(3) FORM G1 – G21  Stage Certification for various components of works 

(4) FORM F  Certificate of Completion and Compliance 

(5) Form F1  Partial Certificate of Completion and Compliance 

(b) FORMS GS 
(1) Form G 1   (Approved Plans) Stage Certification: Earthworks 
(2) Form G 2  (Approved Plans) Stage Certification: Setting Out 
(3) Form G 3  (Deposited Plans) Stage Certification: Foundations 
(4) Form G 4  (Deposited Plans) Stage Certification: Structural 
(5) Form G 5  (Approved/Deposited  Plans)  Stage  Certification:  Internal 
Water Plumbing 
(6) Form G 6  (Approved/Deposited  Plans)  Stage  Certification:  Internal 
Sanitary Plumbing 
(7) Form G 7  (Submitting  Engineer’s  Endorsed  Plans)  Stage  Certification: 
Internal Electrical 
(8) Form G 8  (Approved/Deposited Plans) Stage Certification: Fire Fighting 
(Passive) 
(9) Form G 9  (Approved/Deposited Plans) Stage Certification: Fire Fighting 
(Active) 
(10) Form G 10  (Submitting  Engineer’s  Endorsed  Plans)  Stage  Certification: 
Mechanical Ventilation) 
(11) Form G 11  (Submitting  Engineer’s  Endorsed  Plans)  Stage  Certification: 
Lift Escalator Installation 

   
 

© Ir. H.P. Looi (12 April 2009)    Page 31 of 32 
     
 
     

 
   
   
   

 
 

(12) Form G 12  (Approved Plans) Stage Certification: Building 

(13) Form G 13  (Approved  Plans)  Stage  Certification:  External  Water  Supply 
System 
(14) Form G 14  (Approved Plans) Stage Certification: Sewarage Reticulation 
(15) Form G 15  (Approved  Plans)  Stage  Certification:  Sewarage  Treatment 
Plant 
(16) Form G 16  (Approved  Plans)  Stage  Certification:  External  Electrical 
Supply System 
(17) Form G 17  (Approved/Deposited  Plans)  Stage  Certification:  Road  and 
Drain 
(18) Form G 18  (Approved Plans) Stage Certification: Street Lighting 
(19) Form G 19  (Approved Plans) Stage Certification: External Main Drain 
(20) Form G 20  (Approved Plans) Stage Certification: Telecommunication 
(21) Form G 21  (Approved Plans) Stage Certification: Landscape 
 
 
Exercise 
(1) What do you understand by the term Principal Submitting Person? 
(2) Can a P.S.P. certify works not supervise by him?  
(3) List the steps before C.C.C. can be issued by a P.S.P. 
(4) Who can be a P.S.P.? 
(5) Who is the main officer responsible for issuing “C.F.O” under the C.C.C. procedure. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
End 

   
 

Page 32 of 32    © ACEM / Ir. H.P. Looi (12 April 2009)