Database 

Management System 
Case Studies 
Case Study 1 

Hospital Management System 

Aim: XYZ hospital is a multi specialty hospital that includes a number of departments, rooms, 
doctors, nurses, compounders, and other staff working in the hospital. Patients having different 
kinds  of  ailments  come  to  the  hospital  and  get  checkup  done  from  the  concerned  doctors.  If 
required they are admitted in the hospital and discharged after treatment. 

The aim of this case study is to design and develop a database for the hospital to maintain the 
records of various departments, rooms, and doctors in the hospital. It also maintains records of 
the  regular  patients,  patients  admitted  in  the  hospital,  the  check  up  of  patients  done  by  the 
doctors, the patients that have been operated, and patients discharged from the hospital. 

Description: In hospital, there are many departments like Orthopedic, Pathology, Emergency, 
Dental,  Gynecology,  Anesthetics,  I.C.U.,  Blood  Bank,  Operation  Theater,  Laboratory,  M.R.I., 
Neurology, Cardiology, Cancer Department, Corpse, etc. There is an OPD where patients come 
and get a card (that is, entry card of the patient) for check up from the concerned doctor. After 
making  entry  in  the  card,  they  go  to  the  concerned  doctor’s  room  and  the  doctor  checks  up 
their ailments. According to the ailments, the doctor either prescribes medicine or admits the 
patient in the concerned department. The patient may choose either private or general room 
according to his/her need. But before getting admission in the hospital, the patient has to fulfill 
certain formalities of the hospital like room charges, etc. After the treatment is completed, the 
doctor  discharges  the  patient.  Before  discharging  from  the  hospital,  the  patient  again  has  to 
complete  certain  formalities  of  the  hospital  like  balance  charges,  test  charges,  operation 
charges (if any), blood charges, doctors’ charges, etc. 

Next  we  talk  about  the  doctors  of  the  hospital.  There  are  two  types  of  the  doctors  in  the 
hospital,  namely,  regular  doctors  and  call  on  doctors.  Regular  doctors  are  those  doctors  who 
come to the hospital daily. Calls on doctors are those doctors who are called by the hospital if 
the concerned doctor is not available. 

Table Description: 

Following are the tables along with constraints used in Hospital Management database. 
1. DEPARTMENT:  This  table  consists  of  details  about  the  various  departments  in  the 
hospital.  The  information  stored  in  this  table  includes  department  name,  department 
location, and facilities available in that department. 

Constraint: Department name will be unique for each department. 

2. ALL_DOCTORS:  This  table  stores  information  about  all  the  doctors  working  for  the 
hospital and the departments they are associated with. Each doctor is given an identity 
number starting with DR or DC prefixes only. 

Constraint:  Identity  number  is  unique  for  each  doctor  and  the  corresponding 
department should exist in DEPARTMENT table. 

3. DOC_REG:  This  table  stores  details  of  regular  doctors  working  in  the  hospital.  Doctors 
are referred to by their doctor number. This table also stores personal details of doctors 
like name, qualification, address, phone number, salary, date of joining, etc. 

Constraint: Doctor’s number entered should contain DR only as a prefix and must exist 
in ALL_DOCTORS table. 

4. DOC_ON_CALL:  This  table  stores  details  of  doctors  called  by  hospital  when  additional 
doctors  are  required.  Doctors  are  referred  to  by  their  doctor  number.  Other  personal 
details like name, qualification, fees per call, payment due, address, phone number, etc., 
are also stored. 

Constraint: Doctor’s number entered should contain DC only as a prefix and must exist 
in ALL_DOCTORS table. 

5. PAT_ENTRY: The record in this table is created when any patient arrives in the hospital 
for  a  check  up.  When  patient  arrives,  a  patient  number  is  generated  which  acts  as  a 
primary key. Other details like name, age, sex, address, city, phone number, entry date, 
name of the doctor referred to, diagnosis, and department name are also stored. After 
storing the necessary details patient is sent to the doctor for check up. 

Constraint:  Patient  number  should  begin  with  prefix  PT.  Sex  should  be  M  or  F  only. 
Doctor’s name and department referred must exist. 

6. PAT_CHKUP:  This  table  stores  the  details  about  the  patients  who  get  treatment  from 
the  doctor  referred  to.  Details  like  patient  number  from  patient  entry  table,  doctor 
number, date of check up, diagnosis, and treatment are stored. One more field status is 
used  to  indicate  whether  patient  is  admitted,  referred  for  operation  or  is  a  regular 
patient to the hospital. If patient is admitted, further details are stored in PAT_ADMIT 
 table. If patient is referred for operation, the further details are stored in PAT_OPR table 
and  if  patient  is  a  regular  patient  to  the  hospital,  the  further  details  are  stored  in 
PAT_REG table. 

Constraint: Patient number should exist in PAT_ENTRY table and it should be unique. 

7. PAT_ADMIT: When patient is admitted, his/her related details are stored in this table. 
Information stored includes patient number, advance payment, mode of payment, room 
number, department, date of admission, initial condition, diagnosis, treatment, number 
of the doctor under whom treatment is done, attendant name, etc. 

Constraint:  Patient  number  should  exist  in  PAT_ENTRY  table.  Department,  doctor 
number, room number must be valid. 

8. PAT_DIS:  An  entry  is  made  in  this  table  whenever  a  patient  gets  discharged  from  the 
hospital.  Each  entry  includes  details  like  patient  number,  treatment  given,  treatment 
advice, payment made, mode of payment, date of discharge, etc. 

Constraint: Patient number should exist in PAT_ENTRY table. 

9. PAT_REG: Details of regular patients are stored in this table. Information stored includes 
date of visit, diagnosis, treatment, medicine recommended, status of treatment, etc. 

Constraint:  Patient  number  should  exist  in  patient  entry  table.  There  can  be  multiple 
entries of one patient as patient might be visiting hospital repeatedly for check up and 
there will be entry for patient’s each visit. 

10. PAT_OPR: If patient is operated in the hospital, his/her details are stored in this table. 
Information  stored  includes  patient  number,  date  of  admission,  date  of  operation, 
number of the doctor who conducted the operation, number of the operation theater in 
which operation was carried out, type of operation, patient’s condition before and after 
operation, treatment advice, etc. 

Constraint:  Patient  number  should  exist  in  PAT_ENTRY  table.  Department,  doctor 
number should exist or should be valid. 

11. ROOM_DETAILS: It contains details of all rooms in the hospital. The details stored in this 
table include room number, room type (general or private), status (whether occupied or 
not), if occupied, then patient number, patient name, charges per day, etc. 

Constraint: Room number should be unique. Room type can only be G or P and status 
can only be Y or N