cASOL [Las siguientes son las actas de reunién con las ideas mas importantes de las entrevistas realizadas a |diversos actores de la cadena de ropa Factor 1’ Fashion, que esta sistematizando una parte de sus [procesos con la ayuda de una empresa de tecnologia de la que usted forma parte. Proyecto TPV (Terminal de punto de venta) Cliente: Factor X Fashion Actas de reuniones con los interlocutores del cliente Reunion 20.02.2011 |Gerente, consultor analista, jefe de proyecto ji. — Actualmente el vendedor atiende a un cliente y le expide un volante con él importe de la com- pra. El cliente se dirige a caja, presenta el volante al cajero y le comunica la modalidad de pago (se acepta efectivo, tarjeta débito, cheque, crédito o por factura). Una vez realizado el cobro, el cajero le suministra al cliente el tiquete de venta, Mostrandole el tiquete de venta al vende- dor, el cliente puede retirar su mercancia. 2. — La compaiiia dispone de una oficina central donde se registran las entradas de mercancias en las bodegas de cada sucursal (no existe un almacén central) y las ventas de las mismas, Esta informacién, actualmente, se envia cada dia desde cada sucursal en una hoja de calculo via co- treo electronico. (3, — La compafiia quiere sistematizar la oficina central, de manera que el registro de la informacion de estos mavimientns (ingreso de mercancia y ventas) deje de realizarse de forma manual, y se haga automaticamente a través de un sistema de informacién. Se espera que los puntos de venta -mediante una aplicacin montada en las cajas registradoras-, se puedan comunicar con el nuevo sistema para que, de forma automatica y al final de cada dia, envie la informacién de sus movimientos, 4. Se espera que solo al final de cada dia, el sistema de la oficina central tenga una informacion consolidada de inventarios, para ejecutar un proceso por lotes, pero que pueda discriminarse por puntos de venta (para revisar las existencias de un producto en particular por sucursal).. Conia ena sigue pina‘Contnwacin C1501 En cuanto se ponga en marcha ¢! sistema de informackin que resuelva las necesidades plan- teadas, su carga sera relativamente baj2, pues solo tendra que atender los requerimientos de las cuatro sucursales actuzles (para el registro de movimientos y la consulta de inventarios de ‘otras sucursales en tiempo real). Sin embargo, se proyecta que en unos dos afios se abrirén ‘otras 10 sucursales a nivel nacional, en cuatro afios otras 15, y en cinco se espera abrir una tienda en linea (en internet) que sea accesible a nivel mundial. Se tiene como proyeccién que Ia tienda en linea podria alcanzar un crecimiento vertiginoso de clientes en linea, a medida que ‘se ponga en marcha un ambicioso plan de publicidad, Por esto, se espera que el sistema plan 9, sin mocificar el software, pero eventualmente agregando nuevo hardware, siga desem- pefidndose bien en la medida que se implementen estos cambios, En este momento, cada punto de venta tiene contratado un servicio de internet de banda an- ‘cha para que los empleados se comuniquen por correo electrénico. No se tiene un inico pro- vveedor de internet, ya que los puntos de venta se localizan en los extremos de la ciudad, donde 1 todos los proveedores ofrecen cobertura. La gerencia teme que este salto tecnolégico haga vulnerable su informacién, Por esta razén, se espera que el sistema de la oficina central sea visible solo para las aplicaciones de los puntos de venta, Es posible que en los proximos meses (es incierto) haya una rotacion en la gerenca, Se hizo énfa- sis en que se espera que el sistema planteado pueda adaptarse a la visin de la nueva gerendia. ‘Aunque atin no hay un estimado de ninguna de las partes (cliente y equipo de desarrollo) de ‘cuénto tiempo podra tomar el proyecto, el gerente manifesté su deseo de tener este sistema ‘en produccion lo més pronto posible. ‘Reunién 23.02.2011 lEncargado del comercio de Cafiaveral (donde se realizaré la prueba piloto), a. consultor analista El cajero abre cada dia un ciclo de ventas y fo cierra al final del dia con un cuadre de caja de las ventas realizadas en las diferentes modalidades de pago. En bs hora pico se forman grandes colas ante el cajero; es preciso agiizar al maximo el cobro de cada transaccién. Por esto, es fundamental que los tiempos de respuesta de la misme sean muy bajos y que la interfaz de usuario de la aplcacin que usard el cajero sea intutiva. ‘Se manifiesta la necesidad de poder consultar las existencias de los productos en otros alma- cenes, de manera que pueda sugerirsele al cliente ir a otra sucursal por un producto que el lente desee pero cel cual no haya existencias (0 eventuelmente, enviar a un empleado a re- ‘coger este producto, en caso de que haya un almacén cercano con existencias del producto re- ‘querido). Por tanto, se espera que la aplicacidn de los puntos de venta ofrezca una funcién que, dados un cédigo de producto y una cantidad, dé una de estas tres posibles respuestas: ~ Hay existencias en la sucursal desde donde se hace la consulta. - Elnombre de una sucursal donde haya las existendias indicadas del producto solcitado, en aso de que no haya suficientes existencias en la sucursal desde donde se hace la consulta, La confirmacién de que ninguna sucursal tiene tales cantidades del producto requerido. Contin ena gente pgaContiauaiin CASO 1 }4. La autorizacién de pago mediante tarjeta corre a cargo de los datafonos contratados con cada banco. ‘5. Alfinal del dia hay que agilizar el proceso de cierre con el cuadre de las diferentes modalidades de pago y la comunicacion con la oficina central para enviar los movimientos de ventas realiza- dos. Para esto, se espera que la aplicacién montada en cada punto de venta pueda sincronizarse de forma automatica con el sistema de informacién de la central, 6, Se dejé claro que, dado que este tipo de procesos de modernizacién es novedoso para el per- sonal de la empresa, es factible que se identifiquen nuevos requerimientos o ajustes en los existentes durante la marcha del proyecto. Reunion 26.02.2011 [Director administrativo de la oficina central, consultor analista '. — Actualmente, la oficina central mantiene en una hoja de calcula, de forma consolidada, los inventarios de las diferentes sucursales. Esta hoja de cdlculo se actualiza a medida que las su- ccursales enwvian la informacidn de sus movimientos por correo electrénico. 2. Es importante que cada establecimiento disponga del catélogo més actualizado posible para evitar situaciones de cédigos inexistentes ante la lectura de un cddigo de barras. 3, Alfinal del dia, una vez se haya realizado el cierre de ventas en cada uno de los puntos de venta, sé deben enviar todos los movimiientos del dia a la central,