Microsoft Tutorial de acesso: MS Access com exemplo [Notas fáceis]

Termos importantes e objetos básicos

Agora neste Microsoft Tutorial de acesso, aprenderemos alguns termos importantes e objetos básicos no MS Access:

Arquivo de banco de dados

É um arquivo que armazena todo o banco de dados. O arquivo de banco de dados é salvo em seu disco rígido ou em outros dispositivos de armazenamento.

Tipos de dados

Tipos de dados são as propriedades de cada campo. Cada campo possui um tipo de dados como texto, número, data, etc.

mesa

• Uma tabela é um objeto que armazena dados no formato de linha e coluna para armazenar dados.
• Uma tabela geralmente está relacionada a outras tabelas no arquivo de banco de dados.
• Cada coluna deve ter um nome exclusivo
• Também podemos definir a chave primária em uma tabela.

pergunta

• As consultas respondem a uma pergunta selecionando, classificando e filtrando dados com base em critérios de pesquisa.
• As consultas mostram uma seleção de dados com base nos critérios (limitações) fornecidos.
• As consultas podem ser extraídas de uma ou mais tabelas relacionadas e de outras consultas.
• Os tipos de consulta podem ser SELECT, INSERT, UPDATE, DELETE.

Contato

• Um formulário é um objeto de banco de dados que você pode usar para criar uma interface de usuário para um aplicativo de banco de dados.
• Os formulários ajudam você a exibir dados ativos da tabela. É usado principalmente para facilitar o processo de entrada ou edição de dados.

Report

• Um relatório é um objeto em bancos de dados de desktop usado principalmente para formatar, calcular, imprimir e resumir dados selecionados.
• Você pode até personalizar a aparência do relatório.

Macros

Macros são construções de programação de minicomputadores. Eles permitem que você configure comandos e processos em seus formulários, como pesquisar, mover para outro registro ou executar uma fórmula.

Módulos

Módulos são procedimentos (funções) que você pode escrever usando Visual Basic para aplicativos (VBA).

Microsoft Acessar tipos de dados

Os tipos de dados comuns do MS Access estão listados abaixo:

Tipo de dados	Descrição	Tamanho
Pequeno texto	Texto, incluindo números que não necessitam de cálculo. (por exemplo, números de celular).	Até 255 caracteres.
Texto Longo	Este tipo de dados é usado para texto extenso ou dados alfanuméricos.	Máximo de 63 caracteres.
Sessão	Tipo de dados numérico usado para armazenar cálculos matemáticos.	1, 2, 4, 8 e 16 bytes.
Data / Hora	Armazenar data/hora para os anos 100 a 9999.	8 bytes.
Moeda	Ele permite armazenar valores monetários e dados numéricos com uma a quatro casas decimais.	8 bytes.
Numeração automática	Atribuir um número exclusivo ou atribuído por Microsoft Acesso quando qualquer novo registro for criado. Geralmente usado como chave primária	Quatro bytes (16 bytes se estiver definido como ID de replicação).
Sim / Não	Ele armazena apenas valores lógicos Sim e Não.	Pouco 1
acessório	Ele armazena arquivos, como fotos digitais. Vários arquivos podem ser anexados por registro.	Até 2 GB de dados podem ser armazenados.
objetos OLE	Objetos OLE podem armazenar áudio, vídeo e outros objetos binários grandes.	Podem ser armazenados até 2 GB de dados.
Hyperlink	Texto ou combinações de texto e números armazenados. Esse texto é usado como endereço de hiperlink.	Cada parte de um tipo de dados Hyperlink permite armazenar no máximo 2048 caracteres.
Calculado	Ajuda você a criar uma expressão que usa dados de um ou mais campos.	Você pode criar uma expressão que utilize dados de um ou mais campos.

Diferenças entre Acesso e Excel

Microsoft Access e Excel são muito semelhantes, mas muito diferentes. Aqui estão alguns pontos de diferença importantes entre os dois-

Acesso a	Excel
Lida com texto, números, arquivos e todos os tipos de dados	Microsoft O Excel geralmente lida com dados numéricos
Todos os dados são armazenados uma vez, em um só lugar.	Muitas planilhas ou documentos são um armazenamento com dados semelhantes e repetidos.
Ajuda você a criar formulários de entrada de dados e modelos de relatórios altamente funcionais.	Apenas a tela principal de entrada de dados está disponível.
Os usuários poderão inserir os dados com mais eficiência e precisão.	A precisão e a velocidade dos dados não são muito por causa do formato.

Verifique também: - Microsoft Tutorial de Excel para iniciantes: aprenda MS Excel em 7 dias

Vantagens do MS Access

Agora neste tutorial do MS Access, aprenderemos os prós/benefícios de usar o aplicativo MS Access:

• O Access oferece um sistema de gerenciamento de banco de dados relacional totalmente funcional em minutos.
• Fácil de importar dados de múltiplas fontes para o Access
• Você pode personalizar facilmente o Access de acordo com as necessidades pessoais e da empresa
• Microsoft O acesso online funciona bem com muitas das linguagens de desenvolvimento que funcionam em Windows OS
• É robusto e flexível e pode executar qualquer tarefa desafiadora de banco de dados industrial ou de escritório.
• O MS-Access permite vincular dados em seu local existente e usá-los para visualização, atualização, consulta e geração de relatórios.
• Permite criar tabelas, consultas, formulários e relatórios e conectar-se com a ajuda de macros
• Macros no Access é uma construção de programação simples que você pode usar para adicionar funcionalidade ao seu banco de dados.
• Microsoft O acesso online pode realizar junções heterogêneas entre vários conjuntos de dados armazenados em diferentes plataformas

Desvantagens do MS Access

Aqui estão os contras de usar o MS Access

• Microsoft O banco de dados Access é útil para setores de pequenas e médias empresas. No entanto, não é útil para organizações de grande porte
• Falta robustez em comparação com banco de dados sistemas como MS SQL Server or Oracle
• Todas as informações do seu banco de dados são salvas em um arquivo. Isso pode tornar mais lentos relatórios, consultas e formulários
• O limite técnico é de 255 usuários simultâneos. No entanto, o limite real é de apenas 10 a 80 (dependendo do tipo de aplicativo que você está usando)
• Requer muito mais aprendizado e treinamento em comparação com outros Microsoft programas

Como começar Microsoft Acesso a

Nota: Presumimos que você tenha o mais recente Microsoft Acesso instalado que vem junto com Microsoft Pacote Office 365.

Existem duas maneiras de iniciar o MS Access.

1. De Windows, 'Botão de início.
2. Na área de trabalho, clique com o botão direito> opção ‘Novo’.

Agora neste Microsoft Tutorial de acesso, vamos dar uma olhada em como iniciar o MS Access usando as duas formas:

Opção 1) De Windows, Botão de início.

Passo 1) Clique no 'Windows'ícone. Você encontrará a lista de programas instalados.

Passo 2) Encontre o ícone de acesso. Verifique e clique no ícone de acesso.

Passo 3) Verifique a janela. A janela do aplicativo MS Access aparecerá.

Etapas 4) Pressione 'Esc'.

Resultado: Isso abrirá o aplicativo Windows do MS Access.

Opção 2) Na área de trabalho, opção ‘Novo’.

Passo 1) Clique com o botão direito na área de trabalho e clique em 'Novo'

Passo 2) Clique em 'Microsoft Opção de acesso ao banco de dados’

Passo 3) Abaixo da janela do aplicativo MS Access aparecerá

Passo 4) Pressione 'Esc'

Resultado: Isso abrirá o aplicativo Windows do MS Access

Como criar um banco de dados

Antes de criarmos um banco de dados, vamos entender rapidamente a imagem holística do que é um banco de dados, com referência particular ao MS Access.

Vamos começar com alguns da vida real Microsoft Exemplo de bancos de dados de acesso:

• Temos estante onde residem os livros,
• Temos i-pods onde temos uma coleção de músicas e os cases são incontáveis.

Da mesma forma, temos o banco de dados MS Access que é uma espécie de lar para todas as suas tabelas, consultas, formulários, relatórios, etc. no MS Access que estão interligados.

Tecnicamente, o banco de dados armazena os dados de maneira bem organizada para fácil acesso e recuperação.

Existem duas maneiras de criar banco de dados no SQL Access:

1. Criar banco de dados a partir de modelo
2. Crie um banco de dados em branco

Vamos ao detalhe de cada um:

Criar banco de dados a partir de modelo

• Há muitas situações em que precisamos começar com algum modelo de banco de dados pronto para determinados requisitos.
• O MS Access fornece muitos modelos prontos para uso para tipos de requisitos de bancos de dados onde a estrutura de dados já está definida.
• Você pode continuar personalizando ainda mais a estrutura do modelo de acordo com nossos requisitos.
• O exemplo de bancos de dados MS Access inclui contatos, alunos, controle de tempo, etc.

Etapas para criar banco de dados a partir de modelo

Passo 1) Com o aplicativo MS Access aberto, clique em Arquivo.

Resultado: A janela abaixo aparecerá. Todos Modelos de banco de dados são exibidos abaixo.

Passo 2) Podemos selecionar qualquer modelo clicando nele. Clique em Modelo de contato para mais reverência.

Passo 3) A caixa de nome do arquivo aparecerá com o nome de arquivo padrão.

Passo 4) Digite o novo Nome.

Passo 5) Clique em 'Crio.'

Resultado: Guru99_Contact Banco de dados criado e a janela abaixo aparecerá.

Passo 6) Opcionalmente, você pode clicar em qualquer um dos objetos do painel de navegação esquerdo e abrir esse objeto para referências e trabalhos adicionais.

Por exemplo, clicar no formulário 'Detalhes do contato' abrirá o formulário 'Detalhes do contato' conforme exibido abaixo.

Crie um banco de dados em branco

Passo 1) Com o aplicativo MS Access aberto, clique em Arquivo> Novo

Passo 2) Clique em 'Banco de dados em branco'.

Passo 3) A caixa de nome do arquivo aparecerá com o nome de arquivo padrão.

Passo 4) Digite o novo nome.

Passo 5) Clique em 'Crio.'

Resultado: Banco de dados Guru99 criado e a janela abaixo aparecerá.

Como Criar Tabela

O primeiro passo neste Microsoft O tutorial de acesso para armazenar dados no banco de dados é criar uma tabela onde os dados residirão. Após a criação da tabela, podemos continuar inserindo as linhas na tabela.

Existem duas maneiras de criar banco de dados no MS Access

1. Crie uma tabela de Vista de Design
2. Crie uma tabela de Visualização da folha de dados

Criar Tabela – Visualização de Folha de Dados

Passo 1) Primeiro clique Crie aba. Então de Tabelas grupo, clique em mesa.

Passo 2) O sistema exibirá a tabela padrão criada com o nome 'Tabela1'.

Passo 3) Para Rebatizar Coluna, clique duas vezes em Cabeçalho da coluna e insira o novo nome da coluna.

Observe que o tipo de dados de Course_ID é 'AutoNumeração.'Portanto, esta também é a Chave Única da tabela.

4º Passo) Você pode Adicionar coluna clicando em qualquer categoria de o 'Adicionar e Excluir' grupo. Alternativamente, você também pode adicionar uma coluna clicando em 'Clique para adicionar'

Por exemplo, clique em 'Texto curto' no 'Adicionar e excluir grupo.

Passo 5) A coluna será adicionada com o nome padrão como 'Campo1.'

Passo 6) Clique em Cabeçalho e renomeie como 'NOME DO CURSO.'

Passo 7) Pressione 'Ctrl + S' e digite o novo nome da tabela para salvá-la.

Passo 8) Você também pode salvar o novo nome, legenda e breve descrição para qualquer coluna clicando em 'Nome e legenda.' Clique sobre ele

Passo 9) diálogo Box aparecerá. Adicione o seguinte e clique em 'OK'

• 'Nome' – Este é o nome real da coluna.
• 'Legenda' – Este é o nome de visualização do usuário da coluna.
• 'Description' – Esta é a breve descrição do nome da coluna.

Resultado: Nome, legenda e Descriptíon agora existe.

Criar tabela – Visualização de design

Passo 1) Primeiro clique na guia Criar. Em seguida, no grupo Tabelas, clique em Tabela.

Passo 2) A caixa de diálogo Tabela é exibida. Para cada campo insira Nome arquivado, tipo de dados e Descriptíon.

Etapas 3) Para adicionar Course_ID como chave primária, selecione-o e clique em 'Chave primária'. Course_Id será precedido por KEY ICON conforme mostrado abaixo:

Etapas 4) Pressione ‘Ctrl+S’. Digite o nome da tabela e clique em OK

Resultado:

Como alternar visualizações entre folha de dados e design

Agora neste tutorial do MS Access, aprenderemos como alternar visualizações entre Folha de Dados e Design:

Para alternar visualizações, entre a folha de dados (visualização de planilha) e a visualização de design, clique no botão 'Visão' botão no canto superior esquerdo da faixa de acesso (mostrado nas guias Início/Ajuda/Design). E clique na visualização que você precisa exibir.

Por exemplo: vamos supor que você deseja mudar para a tabela recém-criada 'Course_strength' da visualização 'Design' para a visualização 'Folha de dados'.

Passo 1) Clique em Visualização de folha de dados

Resultado:

MS Access – Adicionando Dados

• Você criou as tabelas Course e Course_Strength.
• Existem duas maneiras de adicionar dados. Um é o modo Folha de Dados e outro do Formulário. Aprenderemos como adicionar dados do modo Folha de Dados nesta seção.
• Não há necessidade de salvar os dados manualmente. Depois de clicar em outras linhas, o Access salva automaticamente os dados.
• A única coisa que você precisa tomar cuidado ao adicionar dados é inserir o tipo de dados correto, ou seja, se a Coluna for definida como Número, podemos adicionar apenas números e não texto.

Vamos adicione alguns dados na sua tabela abrindo o banco de dados Access que você criou anteriormente.

Passo 1) Selecione a tabela 'Curso'

Etapas 2) Selecione os vista folha de dados opção na faixa de opções e adicionar alguns dados inserindo os valores nele. Os dados atualizados serão salvos automaticamente.

Agora digamos que você deseja excluir 4^th linha com 'My SQL' como nome do curso.

Passo 3) Selecione a linha clicando na coluna mais à esquerda e clique com o botão direito na linha. O menu de opções aparecerá com a opção ‘Excluir registro’

Passo 4) Uma janela pop-up aparecerá para confirmar a exclusão do registro. Clique 'ESTÁ BEM'

Resultado:

Resumindo visualizações

Visualização da folha de dados

Exibido na visualização, que permite inserir dados brutos na tabela do banco de dados.

Visualização do projeto:

Exibe a visualização, que permite inserir campos, tipos de dados e descrições na tabela do banco de dados.

Formulários no MS Access

• Um formulário é um objeto de banco de dados que você pode usar para criar uma interface de usuário para um aplicativo de banco de dados.
• É usado principalmente para facilitar o processo de entrada ou edição de dados.
• Os dados em um formulário podem ser selecionados de uma ou mais tabelas.
• Os formulários também podem ser usados ​​para controlar o acesso aos dados, como quais campos ou linhas de dados ficam visíveis para quais usuários.
• Os formulários têm uma visualização de formulário.
• Ajudá-lo a exibir dados ao vivo com fácil criação de novos dados.

Para entender a forma, vamos primeiro criar dois novos recordes em Tabela de Contatos (do banco de dados de contatos pré-construído discutido aqui)

Passo 1) Selecione a tabela 'Contato' na navegação à esquerda.

Passo 2) Crie duas linhas inserindo alguns dados relevantes em duas linhas.

crie Formulário e então veremos como os formulários podem ser aproveitados para fácil exibição, edição e criação de novos dados.

Como criar um formulário

Existem quatro maneiras principais de criar o formulário, conforme mencionado abaixo:

• Assistente de Formulários
• Contato
• Vários itens
• Formulário Dividido

Vamos dar uma olhada em cada opção de criação do formulário, uma por uma:

1. Crie usando o Assistente de Formulário

Esta opção permite que o usuário crie o formulário com o assistente e selecione a coluna na lista disponível de formulários de coluna no formato de janela de seleção herdado.

Passo 1) Clique em 'Assistente de formulário.'

Passo 2) O sistema será exibido abaixo da tela.

Passo 3) Selecione as colunas que você deseja que estejam na forma final.

Resultado: O ID está selecionado

Passo 4) Continue selecionando todas as colunas obrigatórias conforme explicado na Etapa 3 acima e clique em ‘Avançar’.

Passo 5) A caixa de seleção de layout aparecerá, permitindo ao usuário selecionar os diferentes tipos de layout de formulário. Clique em 'PRÓXIMO'

Passo 6) Digite o nome do formulário como “Contact_Form” e clique em ‘Concluir’.

Resultado: Contact_Form agora existe com todas as colunas exibidas na etapa 4 na lista de colunas selecionadas.

2. Crie usando Formulário

É a maneira mais simples de criar o formulário que irá:

• Por padrão, preencha todas as colunas da tabela selecionada na 'visualização de formulário',
• O usuário pode excluir colunas não obrigatórias manualmente

Passo 1) Selecione a tabela para a qual queremos criar o formulário e clique em ‘Formulário’.

Passo 2) A janela abaixo aparecerá.

Passo 3) Clique com o botão direito em qualquer célula que não queremos que faça parte dos formulários finais e clique em ‘Excluir’.

Resultado: 'Número de Fax'campo não existe agora.

Passo 4) Pressione 'Ctrl+S' e insira o novo nome do formulário como 'Contact_Form2'. Clique OK'.

Resultado: Novo formulário com o nome como 'Contato_Form2' existe na seção “Formulários”.

3. Crie formulário por 'Item Múltiplo'

É outro tipo onde todos os registros já criados serão exibidos em Formulário com opção de Adicionar novo registro.

Passo 1) Na guia 'Criar'. Clique em ‘Mais formulários’ e selecione ‘Vários itens’.

Resultado: Abaixo de Várias linhas, a janela aparecerá

Passo 2) Pressione 'Ctrl+S'. Digite o novo nome do formulário e clique em ‘OK’.

Resultado: Um novo formulário com o nome 'Contact_Form_Multiple_Item' existe na seção “Formulários”.

4. Crie o formulário por 'Dividir de'

É uma mistura de forma simples e forma dividida de forma que esta forma forneça a visão de Formulário e ficha técnica em uma janela dividida.

Tudo o que o usuário insere no Formulário fica visível diretamente no modo Folha de Dados imediatamente e vice-versa.

Passo 1) Na guia ‘Criar’, clique em ‘Mais formulários’ e selecione ‘Formulário dividido’.

Resultado: A janela abaixo aparecerá com o Formulário e a planilha de dados juntos.

Passo 2) Pressione 'Ctrl+S' e digite o novo nome do formulário. Clique OK.'

Resultado: Um novo formulário com o nome 'Contact_Form_Split' existe na seção “Formulários”.

Edite o registro existente via Formulário

• Uma das características dos formulários é que podemos editar os valores e dados diretamente do formulário.
• É mais fácil de usar porque em comparação ao formato de linha da tabela, os formulários têm melhor visibilidade dos campos selecionados e o usuário pode fazer atualizações diretas.
• Esses valores atualizados nos formulários também serão refletidos imediatamente nas tabelas originais.

Vamos dar uma olhada em como editar o valor do formulário:

Passo 1) Clique em 'Formulário de Contato'

Passo 2) Atualize alguns valores no valor 'Contact_Form'

Passo 3) Double Clique na tabela 'Contato'.

Resultado: O valor atualizado está presente no registro da tabela original.

Adicionar um registro a um formulário

• Os formulários também oferecem flexibilidade para adicionar registros.
• Novamente, esta é uma maneira fácil de usar e atraente de adicionar registros em comparação com a adição de registros em forma de linha.
• Aqui, tomaremos o Microsoft Exemplo de banco de dados de acesso de Split de ‘Contact_Form_Split’ criado acima.

Passo 1) Abra 'Contact_Form_Split'

Passo 2) Para adicionar registro, clique em 'Ícone de novo registro (em branco).'

Resultado: A janela de novo registro aparece em:

1. Visualização de formulário e
2. Visualização da folha de dados.

Passo 3) Preencha manualmente os dados do Formulário. Observe que, na forma dividida, todos os dados também serão refletidos automaticamente na planilha de dados abaixo.

Passo 4) Double Clique na tabela 'Contato'.

Resultado: Novo registro atualizado para tabela 'Contato' adicionado do formulário 'Contact_Form_Multiple_Item'

Report

• Um relatório é um objeto do MS Access que se destina a formatar, calcular e imprimir dados selecionados de forma organizada.
• Ele contém informações de tabelas e também informações que estão presentes no design do relatório.
• Os relatórios são úteis porque permitem apresentar todas as informações do seu banco de dados em um formato de fácil leitura.

Vamos dar um exemplo de banco de dados MS Access de 'Contato' Relatório padrão do banco de dados – 'Lista Telefônica'.

Passo 1) Clique em 'Agenda Telefônica' na seção 'Relatório'. O sistema abrirá o relatório integrado da 'Lista Telefônica'.

Ele exibirá o nome do contato, o nome residencial, comercial e móvel exibido

para cada registro presente.

Passo 2) Agora suponha que queiramos editar o cabeçalho do relatório de 'Casa' para 'Número de casa'. Clique com o botão direito e clique em 'Visualização de design'.

O sistema abrirá o Relatório na visualização Design.

Passo 3) Edite o nome que deseja atualizar e pressione 'Ctrl+S'.

Passo 4) Double clique em 'Lista telefônica' em relatórios

Resultado: O rótulo é atualizado de 'Residencial' para 'Telefone residencial'.

Macro

• Macro no MS Access é um recurso que economiza tempo e permite adicionar funcionalidades ou automatizar tarefas simples.
• As etapas usadas com frequência podem ser automatizadas usando uma macro
• Ele pode adicionar uma abordagem rápida e fácil para vincular todos os outros objetos para criar um aplicativo de banco de dados simples.

Vamos dar uma Microsoft Exemplo de bancos de dados de acesso 'Contato' Macro padrão do banco de dados – 'AutoExec.'

Passo 1) Clique em 'AutoExec' na seção 'Relatório'. O sistema abrirá a macro embutida 'Bem-vindo'. Ele exibirá uma nota de boas-vindas e outros dados relacionados ao banco de dados de contatos que tem seu código na macro padrão 'AutoExec'

Passo 2) Se você quiser ver o código por trás desta macro, clique com o botão direito.

Resultado:

Módulo

• É uma coleção de funções, declarações, instruções e procedimentos definidos pelo usuário que são armazenados juntos como uma unidade.
• Talvez seja um objeto autônomo com funções que você pode chamar de qualquer lugar no seu banco de dados Access.

Exemplo de bancos de dados MS Access do banco de dados 'Contact'

Passo 1) Clique em 'modMapping'

Resultado:

Resumo

• Microsoft O acesso é um Sistema de gerenciamento de banco de dados oferecido por Microsoft.
• Permite criar tabelas, consultas, formulários e relatórios e conectar-se com a ajuda de macros
• O MS-Access permitirá que você conecte dados em seu local existente e os use para visualização, atualização, consulta e geração de relatórios.
• O acesso consiste em quatro objetos de banco de dados principais: Tabelas, Consultas, Formulários e Relatórios.
• Tem dois caminhos para criar banco de dados no SQL Access:
• Criar banco de dados de Modelo
• Crie uma banco de dados em branco
• Tem dois caminhos para criar banco de dados no MS Access
• Crie uma tabela de Vista de Design
• Crie uma tabela de Visualização da folha de dados
• Você pode alternar entre a folha de dados e a visualização do design apenas clicando no botão 'Exibir' no canto superior esquerdo do programa Access.
• Um formulário pode ser criado usando Form Wizard, Form, Multiple Item, Split Form
• Macro no banco de dados MS Access é um recurso que economiza tempo e permite adicionar funcionalidades ou automatizar tarefas simples.
• Um relatório é um objeto do MS Access que se destina a formatar, calcular e imprimir dados selecionados de forma organizada.
• Um Módulo é uma coleção de funções, declarações, instruções e procedimentos definidos pelo usuário que são armazenados juntos como uma unidade.

Verifique também: - Como escrever macros no Excel: tutorial de macro – o que é e usa