MS Access-vejledning

Vigtige vilkår og grundlæggende objekter

Nu i dette Microsoft Access tutorial, vi vil lære om nogle vigtige termer og grundlæggende objekter i MS Access:

Databasefil

Det er en fil, der gemmer hele databasen. Databasefilen gemmes på din harddisk eller andre lagerenheder.

Datatyper

Datatyper er egenskaberne for hvert felt. Hvert felt har én datatype som tekst, tal, dato osv.

Bordlampe

• En tabel er et objekt, der gemmer data i Row & Column-format for at gemme data.
• En tabel er normalt relateret til andre tabeller i databasefilen.
• Hver kolonne skal have et unikt navn
• Vi kan også definere primærnøgle i en tabel.

Query

• Forespørgsler besvarer et spørgsmål ved at vælge og sortere og filtrere data baseret på søgekriterier.
• Forespørgsler viser et udvalg af data baseret på kriterier (begrænsninger), du angiver.
• Forespørgsler kan hentes fra en eller flere relaterede tabeller og andre forespørgsler.
• Forespørgselstyper kan være SELECT, INSERT, UPDATE, DELETE.

Form

• En formular er et databaseobjekt, som du kan bruge til at oprette en brugergrænseflade til en databaseapplikation.
• Formularer hjælper dig med at vise live data fra tabellen. Det bruges hovedsageligt til at lette processen med dataindtastning eller redigering.

Rapport

• En rapport er et objekt i desktopdatabaser, der primært bruges til formatering, beregning, udskrivning og opsummering af udvalgte data.
• Du kan endda tilpasse rapportens udseende og funktion.

Makroer

Makroer er mini-computerprogrammeringskonstruktioner. De giver dig mulighed for at konfigurere kommandoer og processer i dine formularer, som at søge, flytte til en anden post eller køre en formel.

Moduler

Moduler er procedurer (funktioner), som du kan skrive ved hjælp af Visual Basic til applikationer (VBA).

Microsoft Adgang til datatyper

MS Access almindelige datatyper er angivet nedenfor:

Datatype	Beskrivelse	Størrelse
Kort tekst	Tekst, inklusive tal, som ikke skal beregnes. (f.eks. mobilnumre).	Op til 255 tegn.
Lang tekst	Denne datatype bruges til lang tekst eller alfanumeriske data.	Maksimalt 63 tegn.
nummer	Numerisk datatype, der bruges til lagring af matematiske beregninger.	1, 2, 4, 8 og 16 bytes.
Dato / tid	Gem dato/tid for årene 100 til 9999.	8 bytes.
Valuta	Det giver dig mulighed for at gemme valutaværdier og numeriske data med en til fire decimaler.	8 bytes.
Auto nummer	Tildel et unikt nummer eller tildelt af Microsoft Adgang, når en ny post oprettes. Bruges normalt som den primære nøgle	Fire bytes (16 bytes, hvis det er angivet som et replikerings-id).
Ja Nej	Den gemmer kun logiske værdier Ja og Nej.	1 bit
Attachment	Det gemmer filer, såsom digitale fotos. Der kan vedhæftes flere filer pr. post.	Op til 2 GB data kan gemmes.
OLE objekter	OLE-objekter kan gemme lyd, video og andre binære store objekter.	Op til 2 GB data kan gemmes.
Hyperlink	Tekst eller kombinationer af tekst og tal gemt. Denne tekst bruges som hyperlinkadresse.	Hver del af en hyperlink-datatype giver dig mulighed for at gemme maksimalt 2048 tegn.
Beregnet	Hjælper dig med at skabe et udtryk, der bruger data fra et eller flere felter.	Du kan oprette et udtryk, som bruger data fra et eller flere felter.

Forskelle mellem Access og Excel

Microsoft Access og Excel er meget ens, men alligevel meget forskellige. Her er nogle vigtige forskelle mellem dem begge-

Adgang	Excel
Beskæftiger sig med tekst, tal, filer og alle slags data	Microsoft Excel beskæftiger sig generelt med numeriske data
Alle data gemmes én gang, ét sted.	Masser af regneark eller dokumenter er en butik med lignende, gentagne data.
Hjælper dig med at bygge meget funktionelle dataindtastningsformularer og rapportskabeloner.	Kun den primære dataindtastningsskærm er tilgængelig.
Brugere vil være i stand til at indtaste dataene mere effektivt og præcist.	Data nøjagtighed og hastighed er ikke meget på grund af formatet.

Tjek også:- Microsoft Excel-tutorial for begyndere: Lær MS Excel på 7 dage

Fordele ved MS Access

Nu i denne MS Access Tutorial lærer vi fordele/fordele ved at bruge MS Access-applikationen:

• Access tilbyder et fuldt funktionelt, relationelt databasestyringssystem på få minutter.
• Nemt at importere data fra flere kilder til Access
• Du kan nemt tilpasse Access efter personlige og virksomhedens behov
• Microsoft Adgang online fungerer godt med mange af de udviklingssprog, der arbejder på Windows OS
• Den er robust og fleksibel, og den kan udføre alle udfordrende kontor- eller industridatabaseopgaver.
• MS-Access giver dig mulighed for at linke til data på dens eksisterende placering og bruge dem til visning, opdatering, forespørgsel og rapportering.
• Giver dig mulighed for at oprette tabeller, forespørgsler, formularer og rapporter og oprette forbindelse ved hjælp af makroer
• Makroer i Access er en simpel programmeringskonstruktion, som du kan bruge til at tilføje funktionalitet til din database.
• Microsoft Adgang online kan udføre heterogene sammenføjninger mellem forskellige datasæt, der er lagret på tværs af forskellige platforme

Ulemper ved MS Access

Her er ulemperne ved at bruge MS Access

• Microsoft Access-database er nyttig for små og mellemstore virksomheder. Det er dog ikke nyttigt for store organisationer
• Mangler robusthed ift dbms systemer som MS SQL Server or Oracle
• Alle oplysninger fra din database gemmes i én fil. Dette kan bremse rapporter, forespørgsler og formularer
• Den tekniske grænse er 255 samtidige brugere. Den virkelige grænse er dog kun 10 til 80 (afhængigt af den type applikation, du bruger)
• Det kræver meget mere læring og træning sammenlignet med andre Microsoft programmer

Sådan starter du Microsoft Adgang

Bemærk: Vi antager, at du har den seneste Microsoft Adgang installeret som følger med Microsoft Office 365-pakke.

Der er to måder at starte MS Access på.

1. Fra Windows, 'Start'-knap.
2. Fra skrivebordet, højreklik> 'Ny' mulighed.

Nu i dette Microsoft Access tutorial, lad os se på at starte MS Access ved at bruge begge måder:

Mulighed 1) Fra Windows, Start-knap.

Trin 1) Klik på 'Windows' ikon. Du finder listen over installerede programmer.

Trin 2) Find adgangsikon. Marker og klik på Adgangsikon.

Trin 3) Tjek vinduet. MS Access Application-vinduet vises.

Trin 4) Tryk på 'Esc'.

Resultat: Dette åbner Windows-programmet MS Access.

Mulighed 2) Fra Desktop, 'Ny' mulighed.

Trin 1) Højreklik fra skrivebordet og klik på 'Ny'

Trin 2) Klik på 'Microsoft Mulighed for adgang til database'

Trin 3) Nedenfor vises vinduet MS Access Application

Trin 4) Tryk på 'Esc'

Resultat: Dette åbner Windows-programmet MS Access

Sådan opretter du en database

Før vi opretter en database, lad os hurtigt forstå det holistiske billede af, hvad database er, med særlig henvisning til MS Access.

Lad os starte med nogle få fra det virkelige liv Microsoft Access-databaser eksempel:

• Vi har en reol, hvor Books holder til,
• Vi har i-pods, hvor vi har en samling af musik & sager er utallige.

Tilsvarende har vi MS Access Database er en slags hjem for alle dine tabeller, forespørgsler, formularer, rapporter osv. i MS Access, som er forbundet med hinanden.

Teknisk set gemmer Database dataene på en velorganiseret måde for nem adgang og genfinding.

Der er to måder at oprette database i SQL Access:

1. Opret database fra skabelon
2. Opret en tom database

Lad os gå ind i detaljerne for hver:

Opret database fra skabelon

• Der er mange situationer, hvor vi skal starte med en færdiglavet databaseskabelon til givne krav.
• MS Access giver mange brugsklare skabeloner til sådanne typer databasekrav, hvor datastrukturen allerede er defineret.
• Du kan fortsætte med at tilpasse skabelonstrukturen yderligere i henhold til vores krav.
• Eksempel på MS Access-databaser inkluderer kontakter, studerende, tidsregistrering osv.

Trin til at oprette database fra skabelon

Trin 1) Med MS Access-applikationen åben, klik på Filer.

Resultat: Nedenstående vindue vises. Alle Databaseskabeloner vises nedenfor.

Trin 2) Vi kan vælge enhver skabelon ved at klikke på den. Klik på Kontakt skabelon for yderligere ærbødighed.

Trin 3) Feltet Filnavn vises med standardfilnavnet.

Trin 4) Indtast det nye Navn.

Trin 5) Klik på 'Skab.'

Resultat: Guru99_Contact Database oprettet og nedenstående vindue vises.

Trin 6) Du kan eventuelt klikke på ethvert af objekterne fra venstre navigationsrude og åbne det objekt for yderligere referencer og arbejde.

For eksempel vil et klik på 'Kontaktdetaljer'-formularen åbne 'Kontaktdetaljer'-formularen som vist nedenfor.

Opret en tom database

Trin 1) Med MS Access-applikationen åben, klik på Filer > Ny

Trin 2) Klik på 'Blank database'.

Trin 3) Feltet Filnavn vises med standardfilnavnet.

Trin 4) Indtast det nye navn.

Trin 5) Klik på 'Skab.'

Resultat: Guru99 Database oprettet, og nedenstående vindue vises.

Sådan opretter du en tabel

Det første skridt i dette Microsoft Adgangsvejledning til at gemme data i databasen er at skabe en tabel, hvor data vil ligge. Efter oprettelse af tabellen, kan vi blive ved med at indsætte rækkerne i tabellen.

Der er to måder at oprette database på i MS Access

1. Opret en tabel fra Designvisning
2. Opret en tabel fra databladsvisning

Opret tabel – Dataarkvisning

Trin 1) Første klik Opret fanen. Derefter fra tabeller gruppe, klik Bordlampe.

Trin 2) Systemet viser standardtabellen oprettet med 'Tabel1'-navnet.

Trin 3) Til Omdøb Kolonne, dobbeltklik på Kolonneoverskrift og indtast det nye kolonnenavn.

Bemærk, at datatypen Course_ID er 'Autonummer.Derfor er dette også den unikke nøgle til bordet.

Trin 4) Du kan Tilføj kolonne ved at klikke på en kategori fra 'Tilføj og slet' gruppe. Alternativt kan du også tilføje en kolonne ved at klikke på 'Klik for at tilføje'

For eksempel, klik på 'Kort tekst' fra 'Tilføj og slet' gruppe.

Trin 5) Kolonne tilføjes med standardnavnet som "Felt 1."

Trin 6) Klik på Overskrift og omdøb som 'COURSE_NAME.'

Trin 7) Tryk på 'Ctrl + S' og indtast det nye tabelnavn for at gemme tabellen.

Trin 8) Du kan også gemme nyt navn, billedtekst og kort beskrivelse for enhver kolonne ved at klikke på 'Navn og billedtekst.' Klik på det

Trin 9) dialog Box vil dukke op. Tilføj følgende og klik på 'OK'

• 'Navn' – Dette er det faktiske navn på kolonnen.
• 'Billedtekst' – Dette er brugervisningsnavnet på kolonnen.
• 'Description' – Dette er den korte beskrivelse af kolonnenavnet.

Resultat: Navn, billedtekst og Description eksisterer nu.

Opret tabel – Designvisning

Trin 1) Klik først på fanen Opret. Klik derefter på Tabel fra gruppen Tabeller.

Trin 2) Dialogboksen Tabel vises. Indtast for hvert felt Filnavn, datatype og Description.

Trin 3) For at tilføje Course_ID som primær nøgle skal du vælge det og klikke på 'Primær nøgle'. Course_Id vil blive indledt af KEY ICON som vist nedenfor:

Trin 4) Tryk på 'Ctrl+S'. Indtast tabelnavnet, og klik på OK

Resultat:

Sådan skifter du visninger mellem dataark og design

Nu i denne MS Access-tutorial lærer vi, hvordan du skifter visninger mellem dataark og design:

For at skifte visning mellem dataarket (regnearksvisning) og designvisning skal du klikke på 'Udsigt' knappen i øverste venstre hjørne af Access Ribbon (vist på fanerne Hjem/Hjælp/Design). Og klik på den visning, du skal have vist.

For eksempel: Lad os antage, at du vil skifte til den nyoprettede tabel 'Course_strength' fra 'Design view' til 'Data Sheet' View.

Trin 1) Klik på Dataarkvisning

Resultat:

MS Access- Tilføjelse af data

• Du har oprettet tabellerne Course og Course_Strength.
• Der er to måder at tilføje data på. Den ene er dataarkvisning og den anden fra Form. Vi lærer at tilføje data fra dataarkvisningen i dette afsnit.
• Det er ikke nødvendigt at gemme dataene manuelt. Når du klikker på andre rækker, gemmer Access automatisk dataene.
• Det eneste du skal passe på, når du tilføjer data er, at du skal indtaste den korrekte datatype, dvs. hvis Kolonne er defineret som nummer, kan vi kun tilføje tal og ikke tekst.

Lad os tilføje nogle data i din tabel ved at åbne den Access-database, du har oprettet tidligere.

Trin 1) Vælg tabellen 'Kursus'

Trin 2) Vælg Dataarkvisning mulighed i båndet og tilføje nogle data ved at indtaste værdierne i It. Opdaterede data gemmes automatisk.

Lad os nu sige, at du vil slette 4^th række med 'Min SQL' som kursusnavn.

Trin 3) Vælg rækken ved at klikke på kolonnen længst til venstre og højreklikke på rækken. Indstillingsmenuen vises med muligheden 'Slet post'

Trin 4) Popup-vindue vises for at bekræfte sletningen af ​​posten. Klik 'OKAY'

Resultat:

Opsummerende synspunkter

databladsvisning

Vises i visningen, som giver dig mulighed for at indtaste rådata i din databasetabel.

Designvisning:

Viser visningen, som giver dig mulighed for at indtaste felter, datatyper og beskrivelser i din databasetabel.

Formularer i MS Access

• En formular er et databaseobjekt, som du kan bruge til at oprette en brugergrænseflade til en databaseapplikation.
• Det bruges hovedsageligt til at lette processen med dataindtastning eller redigering.
• Data i en formular kan vælges fra en eller flere tabeller.
• Formularer kan også bruges til at kontrollere adgangen til data, som hvilke felter eller rækker af data der er synlige for hvilke brugere.
• Formularer har en formularvisning.
• Hjælp dig med at vise live data med nem oprettelse af nye data.

For at forstå form lader vi først skabe to nye rekorder i Kontakttabel (fra den forudbyggede kontaktdatabase diskuteret link.)

Trin 1) Vælg tabellen 'Kontakt' fra venstre navigation.

Trin 2) Opret to rækker ved at indtaste nogle relevante data i to rækker.

oprette formular, og så vil vi se, hvordan formularer kan udnyttes til nem visning, redigering og oprettelse af nye data.

Sådan opretter du en formular

Der er fire primære måder at oprette formularen på som nævnt nedenfor:

• Formular Wizard
• Form
• Flere vare
• Split Form

Lad os se på hver mulighed for at oprette formularen, én efter én:

1. Opret ved hjælp af Formular Wizard

Denne mulighed giver brugeren mulighed for at oprette formularen med guiden og vælge kolonnen fra den tilgængelige liste over kolonneformularer i ældre Vælg vinduesformat.

Trin 1) Klik på "Formularguide."

Trin 2) Systemet vises under skærmen.

Trin 3) Vælg de kolonner, som du ønsker skal være der i endelig form.

Resultat: ID er valgt

Trin 4) Fortsæt med at vælge alle de påkrævede kolonner som forklaret i trin 3 ovenfor, og klik derefter på 'Næste'.

Trin 5) Layoutvalgsboks vises, som giver brugeren mulighed for at vælge den anden type formularlayout. Klik på 'NÆSTE'

Trin 6) Indtast navnet på formularen som "Contact_Form", og klik på 'Udfør'.

Resultat: Contact_Form eksisterer nu med alle kolonner vist, som er der i trin 4 i den valgte kolonneliste.

2. Opret ved hjælp af Form

Det er den nemmeste måde at oprette formularen på, som vil:

• Som standard skal du udfylde hele kolonnen fra den valgte tabel i 'formularvisning'
• Brugeren kan slette ikke-påkrævet kolonne manuelt

Trin 1) Vælg den tabel, som vi vil oprette formularen til, og klik på 'Formular'.

Trin 2) Nedenstående vindue vises.

Trin 3) Højreklik på en celle, som vi ikke ønsker skal være en del af de endelige formularer, og klik på 'Slet'.

Resultat: 'Faxnummer' felt eksisterer ikke nu.

Trin 4) Tryk på 'Ctrl+S' og indtast det nye formularnavn som 'Contact_Form2'. Klik på 'OK'.

Resultat: Ny form med navnet som 'Kontaktform2' findes under sektionen "Formularer".

3. Opret formular efter "Multiple Item"

Det er en anden type, hvor alle de allerede oprettede poster vil blive vist i formular med en mulighed for at tilføje ny post.

Trin 1) Fra fanen 'Opret'. Klik på 'Flere formularer' og vælg 'Flere elementer'.

Resultat: Under flere linjer vises vinduet

Trin 2) Tryk på 'Ctrl+S'. Indtast det nye formularnavn, og klik på 'OK'.

Resultat: Ny formular med navnet 'Contact_Form_Multiple_Item' findes under sektionen "Formularer".

4. Opret formular ved 'Opdel fra'

Det er en blanding af enkel form og delt form på en måde, som denne form giver udsigt til Formular og datablad i et opdelt vindue.

Uanset hvad brugeren indtaster i formularen er synligt direkte i dataarkvisning med det samme og omvendt.

Trin 1) Fra fanen 'Opret' skal du klikke på 'Flere formularer' og vælge 'Opdel formular'.

Resultat: Nedenstående vindue vises med formularen og databladet sammen.

Trin 2) Tryk på 'Ctrl+S' og indtast det nye formularnavn. Klik på 'OK'.

Resultat: Ny formular med navnet 'Contact_Form_Split' findes under sektionen "Formularer".

Rediger den eksisterende post via formular

• En af funktionerne ved formularer er, at vi kan redigere værdierne og dataene direkte fra formularen.
• Det er mere brugervenligt, fordi sammenlignet med rækkeformatet i tabellen har formularer bedre synlighed af udvalgte felter, og brugeren kan foretage de direkte opdateringer.
• Disse værdier opdateret fra formularer vil også blive afspejlet i originale tabeller med det samme.

Lad os se på, hvordan du redigerer værdi fra formularen:

Trin 1) Klik på 'Kontaktformular'

Trin 2) Opdater nogle værdier på 'Contact_Form' værdi

Trin 3) Double Klik på 'Kontakt'-tabellen.

Resultat: Opdateret værdi er til stede i den oprindelige tabelpost.

Tilføj en post til en formular

• Formularer giver også fleksibiliteten til at tilføje poster.
• Igen er dette en brugervenlig og tiltalende måde at tilføje poster på sammenlignet med at tilføje poster i en rækkeform.
• Her vil vi tage Microsoft Access-databaseeksempel på Split fra 'Contact_Form_Split' oprettet ovenfor.

Trin 1) Åbn 'Contact_Form_Split'

Trin 2) For at tilføje post, klik på 'Nyt (tom) postikon'.

Resultat: Nyt rekordvindue vises i:

1. Formularvisning og
2. Dataarkvisning.

Trin 3) Udfyld manuelt data fra formular. Bemærk, at i opdelt form vil alle data også automatisk blive afspejlet i nedenstående datablad.

Trin 4) Double Klik på 'Kontakt'-tabellen.

Resultat: Ny post opdateret til 'Kontakt'-tabellen tilføjet fra formularen 'Contact_Form_Multiple_Item'

Rapport

• En rapport er et objekt i MS Access, der er designet til at formatere, beregne og udskrive udvalgte data på en organiseret måde.
• Den indeholder information fra tabeller og også information, der er der i rapportdesignet.
• Rapporter er nyttige, da de giver dig mulighed for at præsentere al information om din database i et letlæseligt format.

Lad os tage et MS Access-databaseeksempel på 'Kontakt' DB standardrapport – 'Telefonbog.'

Trin 1) Klik på 'Telefonbog' under 'Rapport' sektionen. Systemet åbner den indbyggede 'Telefonbog'-rapport.

Det vil vise kontaktnavn, hjem, virksomhed og mobilnavn

for hver tilstedeværende rekord.

Trin 2) Antag nu, at vi vil redigere rapportens overskrift fra 'Hjem' til 'Hjemnummer'. Højreklik og klik på 'Designvisning'.

Systemet åbner rapporten i designvisning.

Trin 3) Rediger det navn, du vil opdatere, og tryk på 'Ctrl+S'.

Trin 4) Double klik på 'Telefonbog' under rapporter

Resultat: Etiketten er opdateret fra 'Hjem' til 'Hjemmetelefon'.

Makro

• Makro i MS Access er en tidsbesparende funktion, der giver dig mulighed for at tilføje funktionalitet eller automatisere simple opgaver.
• Trin, der er ofte brugt, kan automatiseres ved hjælp af en makro
• Det kan tilføje en hurtig og nem tilgang til at linke alle andre objekter sammen for at skabe en simpel databaseapplikation.

Lad tage en Microsoft Access-databaser eksempel på 'Kontakt' DB standardmakro – 'AutoExec.'

Trin 1) Klik på 'AutoExec' under 'Rapport' sektionen. Systemet åbner den indbyggede 'Velkommen'-makro. Det vil vise velkomstbesked og andre data relateret til kontaktdatabase, som har sin kode i standard 'AutoExec' makro

Trin 2) Hvis du vil se koden bag denne makro, skal du højreklikke.

Resultat:

Moduler

• Det er en samling af brugerdefinerede funktioner, erklæringer, erklæringer og procedurer, der er gemt sammen som en enhed.
• Det er måske et selvstændigt objekt med funktioner, som du kan kalde fra hvor som helst i din Access-database.

MS Access-databaser eksempel fra 'Kontakt' DB

Trin 1) Klik på 'modMapping'

Resultat:

Resumé

• Microsoft Adgang er en Databasestyringssystem tilbydes af Microsoft.
• Giver dig mulighed for at oprette tabeller, forespørgsler, formularer og rapporter og oprette forbindelse ved hjælp af makroer
• MS-Access giver dig mulighed for at linke til data på dens eksisterende placering og bruge dem til visning, opdatering, forespørgsler og rapportering.
• Adgang består af fire hoveddatabaseobjekter: Tabeller, forespørgsler, formularer og rapporter.
• Der er to måder til oprette database i SQL Access:
• Opret database fra Skabelon
• Opret en Tom database
• Der er to måder til oprette en database i MS Access
• Opret en tabel fra Designvisning
• Opret en tabel fra databladsvisning
• Du kan skifte mellem dataarket og designvisningen ved blot at klikke på knappen 'Vis' i øverste venstre hjørne af Access-programmet.
• En formular kan oprettes ved hjælp af Form Wizard, Form, Multiple Item, Split Form
• Makro i MS Access-databasen er en tidsbesparende funktion, der giver dig mulighed for at tilføje funktionalitet eller automatisere simple opgaver.
• En rapport er et objekt i MS Access, der er designet til at formatere, beregne og udskrive udvalgte data på en organiseret måde.
• Et modul er en samling af brugerdefinerede funktioner, erklæringer, erklæringer og procedurer, der er gemt sammen som en enhed.

Tjek også:- Sådan skriver du makroer i Excel: Makrovejledning - Hvad er og brug