Microsoft Урок за Access: MS Access с пример [Лесни бележки]

Важни термини и основни обекти

Сега в това Microsoft Урок за достъп, ще научим за някои важни термини и основни обекти в MS Access:

Файл с база данни

Това е файл, който съхранява цялата база данни. Файлът на базата данни се записва на вашия твърд диск или други устройства за съхранение.

Типове данни

Типовете данни са свойствата на всяко поле. Всяко поле има един тип данни като текст, число, дата и т.н.

Маса

• Таблицата е обект, който съхранява данни във формат ред и колона за съхраняване на данни.
• Таблицата обикновено е свързана с други таблици във файла на базата данни.
• Всяка колона трябва да има уникално име
• Можем също да дефинираме първичен ключ в таблица.

Запитване

• Заявките отговарят на въпрос, като избират, сортират и филтрират данни въз основа на критерии за търсене.
• Заявките показват селекция от данни въз основа на критерии (ограничения), които предоставяте.
• Заявките могат да извличат от една или повече свързани таблици и други заявки.
• Типовете заявки могат да бъдат ИЗБОР, ВМЪКВАНЕ, АКТУАЛИЗИРАНЕ, ИЗТРИВАНЕ.

Форма

• Формулярът е обект на база данни, който можете да използвате, за да създадете потребителски интерфейс за приложение за база данни.
• Формулярите ви помагат да показвате живи данни от таблицата. Използва се главно за улесняване на процеса на въвеждане или редактиране на данни.

доклад

• Отчетът е обект в настолни бази данни, използван основно за форматиране, изчисляване, отпечатване и обобщаване на избрани данни.
• Можете дори да персонализирате облика и усещането на отчета.

Макроси

Макросите са мини конструкции за компютърно програмиране. Те ви позволяват да настройвате команди и процеси във формулярите си, като търсене, преместване към друг запис или изпълнение на формула.

Модули

Модулите са процедури (функции), които можете да използвате Visual Basic за приложения (VBA).

Microsoft Типове данни за достъп

Общите типове данни на MS Access са изброени по-долу:

Тип данни	Descriptйон	Размер
Кратък текст	Текст, включително числа, който не се нуждае от изчисление. (напр. мобилни номера).	До 255 знака.
Дълъг текст	Този тип данни се използва за дълги текстови или буквено-цифрови данни.	Максимум 63 999 знака.
Телефон за връзка:	Цифров тип данни, използван за съхраняване на математически изчисления.	1, 2, 4, 8 и 16 байта.
Дата / Час	Съхранявайте дата/час за годините от 100 до 9999.	8 XNUMX XNUMX байта.
Валута	Позволява ви да съхранявате валутни стойности и цифрови данни с един до четири знака след десетичната запетая.	8 XNUMX XNUMX байта.
Автоматичен номер	Задайте уникален номер или присвоен от Microsoft Достъп при създаване на нов запис. Обикновено се използва като първичен ключ	Четири байта (16 байта, ако е зададен като ИД на репликация).
Да не	Той съхранява само логически стойности Да и Не.	1 малко
Привързаност	Той съхранява файлове, като цифрови снимки. Към един запис могат да бъдат прикачени няколко файла.	Могат да се съхраняват до 2 GB данни.
OLE обекти	OLE обектите могат да съхраняват аудио, видео и други двоични големи обекти.	Могат да се съхраняват до 2 GB данни.
Hyperlink	Текст или съхранени комбинации от текст и числа. Този текст се използва като адрес на хипервръзка.	Всяка част от тип данни Hyperlink ви позволява да съхранявате максимум 2048 знака.
Изчислено	Помага ви да създадете израз, който използва данни от едно или повече полета.	Можете да създадете израз, който използва данни от едно или повече полета.

Разлики между Access и Excel

Microsoft Access и Excel са много сходни, но много различни. Ето някои важни разлики между тях -

Достъп	Excel
Работи с текст, числа, файлове и всякакви данни	Microsoft Excel обикновено работи с числени данни
Всички данни се съхраняват еднократно, на едно място.	Много работни листове или документи са склад с подобни, повтарящи се данни.
Помага ви да създадете високо функционални формуляри за въвеждане на данни и шаблони за отчети.	Наличен е само основният екран за въвеждане на данни.
Потребителите ще могат да въвеждат данните по-ефективно и точно.	Точността и скоростта на данните не са много поради формата.

Също така проверете: - Microsoft Урок за Excel за начинаещи: Научете MS Excel за 7 дни

Предимства на MS Access

Сега в този урок за MS Access ще научим плюсовете/ползите от използването на приложението MS Access:

• Access предлага напълно функционална система за управление на релационни бази данни за минути.
• Лесно импортиране на данни от множество източници в Access
• Можете лесно да персонализирате Access според личните и фирмените нужди
• Microsoft Достъпът онлайн работи добре с много от работещите езици за разработка Windows OS
• Той е здрав и гъвкав и може да изпълнява всякакви предизвикателни офисни или индустриални задачи с бази данни.
• MS-Access ви позволява да се свържете към данни в съществуващото им местоположение и да ги използвате за преглед, актуализиране, заявки и докладване.
• Позволява ви да създавате таблици, заявки, формуляри и отчети и да се свързвате с помощта на макроси
• Макросите в Access са проста програмна конструкция, с която можете да добавите функционалност към вашата база данни.
• Microsoft Достъпът онлайн може да извършва разнородни свързвания между различни набори от данни, съхранявани в различни платформи

Недостатъци на MS Access

Ето и недостатъците при използването на MS Access

• Microsoft Базата данни на Access е полезна за малки и средни бизнес сектори. Това обаче не е полезно за големи организации
• Липсва здравина в сравнение с dbms системи като MS SQL сървър or Oracle
• Цялата информация от вашата база данни се записва в един файл. Това може да забави отчетите, заявките и формулярите
• Техническият лимит е 255 едновременни потребители. Ограничението в реалния свят обаче е само 10 до 80 (в зависимост от типа на приложението, което използвате)
• Изисква много повече учене и обучение в сравнение с други Microsoft програми

Как да започнете Microsoft Достъп

Забележка: Предполагаме, че имате най-новото Microsoft Инсталиран Access, който идва в комплект с Microsoft Office 365 пакет.

Има два начина за стартиране на MS Access.

1. от Windows, бутон „Старт“.
2. От работния плот щракнете с десния бутон върху опцията „Ново“.

Сега в това Microsoft Урок за достъп, нека да разгледаме стартирането на MS Access по двата начина:

Вариант 1) От Windows, бутон Старт.

Стъпка 1) Кликнете върху "Windowsикона. Ще намерите списък с инсталирани програми.

Стъпка 2) Намерете иконата за достъп. Поставете отметка и щракнете върху иконата за достъп.

Стъпка 3) Проверете прозореца. Ще се появи прозорецът на приложението MS Access.

Стъпки 4) Натиснете "Esc".

Резултат: Това ще отвори приложението MS Access Windows.

Опция 2) От работен плот, опция „Нова“.

Стъпка 1) Щракнете с десния бутон от работния плот и щракнете върху „Нов“

Стъпка 2) Кликнете върху 'Microsoft Опция за достъп до база данни

Стъпка 3) По-долу ще се появи прозорецът на приложението MS Access

Стъпка 4) Натиснете "Esc"

Резултат: Това ще отвори приложението MS Access Windows

Как да създадете база данни

Преди да създадем база данни, нека бързо да разберем холистичната картина на това какво е база данни, с особено внимание към MS Access.

Нека започнем с няколко от реалния живот Microsoft Пример за база данни на Access:

• Имаме шкаф за книги, където живеят книгите,
• Имаме i-pods, където имаме колекция от музика и калъфи са безброй.

По подобен начин имаме MS Access Database е един вид дом за всички ваши таблици, заявки, формуляри, отчети и т.н. в MS Access, които са свързани помежду си.

Технически базата данни съхранява данните по добре организиран начин за лесен достъп и извличане.

Има два начина за създаване на база данни в SQL Access:

1. Създаване на база данни от шаблон
2. Създайте празна база данни

Нека навлезем в детайлите на всеки:

Създаване на база данни от шаблон

• Има много ситуации, в които трябва да започнем с някакъв готов шаблон за база данни за дадени изисквания.
• MS Access предоставя много готови за използване шаблони за такива типове изисквания към бази данни, където структурата на данните вече е дефинирана.
• Можете да продължите да персонализирате структурата на шаблона според нашите изисквания.
• Примерът за бази данни на MS Access включва контакти, ученик, проследяване на времето и др.

Стъпки за създаване на база данни от шаблон

Стъпка 1) При отворено приложение MS Access щракнете върху Файл.

Резултат: Ще се появи прозорецът по-долу. Всички Шаблони за база данни се показват по-долу.

Стъпка 2) Можем да изберем всеки шаблон, като щракнем върху него. Кликнете върху Шаблон за контакт за по-нататъшно благоговение.

Стъпка 3) Ще се появи полето за име на файл с името на файла по подразбиране.

Стъпка 4) Въведете новото Name.

Стъпка 5) Кликнете върху „Създай“.

Резултат: Базата данни на Guru99_Contact е създадена и ще се появи прозорецът по-долу.

Стъпка 6) По желание можете да щракнете върху някой от обектите от левия навигационен панел и да отворите този обект за допълнителни препратки и работа.

Например, щракването върху формуляра „Подробности за контакт“ ще отвори формуляра „Подробности за контакт“, както е показано по-долу.

Създайте празна база данни

Стъпка 1) При отворено приложение MS Access щракнете върху Файл > Нов

Стъпка 2) Кликнете върху „Празна база данни“.

Стъпка 3) Ще се появи полето за име на файл с името на файла по подразбиране.

Стъпка 4) Въведете новото име.

Стъпка 5) Кликнете върху „Създай“.

Резултат: Създадена е база данни на Guru99 и ще се появи прозорецът по-долу.

Как да създадете таблица

Първата стъпка в това Microsoft Урокът на Access за съхраняване на данни в базата данни е създаване на таблица, където ще се намират данните. След създаването на таблицата можем да продължим да вмъкваме редовете в таблицата.

Има два начина за създаване на база данни в MS Access

1. Създайте таблица от Изглед на дизайна
2. Създайте таблица от Изглед на лист с данни

Създаване на таблица – Изглед на лист с данни

Стъпка 1) Първо кликване Създаване на раздел. Тогава от Маси група, щракнете върху Маса.

Стъпка 2) Системата ще покаже таблицата по подразбиране, създадена с име „Таблица1“.

Стъпка 3) Да се Преименувам Колона, щракнете двукратно върху Заглавката на колоната и въведете името на новата колона.

Имайте предвид, че типът данни на Course_ID е „Автономериране.' Следователно това също е уникалният ключ на таблицата.

Стъпка ) Можете Добавяне на колона като щракнете върху която и да е категория от „Добавяне и изтриване“ група. Като алтернатива можете също да добавите колона, като щракнете върху „Щракнете за добавяне“

Например щракнете върху „Кратък текст“ от "Добавяне и изтриване на група.

Стъпка 5) Колоната ще бъде добавена с името по подразбиране като „Поле1.“

Стъпка 6) Кликнете върху Header и преименувайте като „COURSE_NAME.“

Стъпка 7) Натиснете „Ctrl + S“ и въведете новото име на таблицата, за да запазите таблицата.

Стъпка 8) Можете също така да запишете ново име, надпис и кратко описание за всяка колона, като щракнете върху „Име и надпис.' Кликнете върху него

Стъпка 9) диалог Box ще се появи. Добавете следното и щракнете върху „OK“

• „Име“ – Това е действителното име на колоната.
• „Надпис“ – Това е името на потребителския изглед на колоната.
• "Description' – Това е краткото описание на името на колоната.

Резултат: Име, надпис и Descriptсега съществува йон.

Създаване на таблица – Изглед за проектиране

Стъпка 1) Първо щракнете върху раздела Създаване. След това от групата Таблици щракнете върху Таблица.

Стъпка 2) Появява се диалоговият прозорец на таблицата. За всяко поле въведете Име на файл, тип данни намлява Descriptйон.

Стъпки 3) За да добавите Course_ID като първичен ключ, изберете го и щракнете върху „Първичен ключ“. Course_Id ще бъде предшестван от КЛЮЧОВА ИКОНА, както е показано по-долу:

Стъпки 4) Натиснете „Ctrl+S“. Въведете името на таблицата и щракнете върху OK

Резултат:

Как да превключвате изгледи между лист с данни и дизайн

Сега в този урок за MS Access ще научим как да превключваме изгледи между лист с данни и дизайн:

За да превключвате изгледи между листа с данни (изглед на електронна таблица) и изгледа за проектиране, щракнете върху "Преглед" в горния ляв ъгъл на лентата за достъп (показана в разделите Начало/Помощ/Дизайн). И щракнете върху изгледа, който трябва да покажете.

Например: Да приемем, че искате да превключите към новосъздадената таблица „Course_strength“ от „Изглед на дизайн“ към изглед „Лист с данни“.

Стъпка 1) Кликнете върху Изглед на лист с данни

Резултат:

MS Access - Добавяне на данни

• Създадохте таблици Course и Course_Strength.
• Има два начина за добавяне на данни. Единият е изглед на лист с данни, а другият е от формуляр. Ще се научим да добавяме данни от изглед на лист с данни в този раздел.
• Няма нужда да запазвате данните ръчно. След като щракнете върху други редове, Access автоматично запазва данните.
• Единственото нещо, което трябва да внимавате, докато добавяте данни е, че трябва да въведете правилния тип данни, т.е. ако колоната е дефинирана като число, можем да добавим само число, а не текст.

Нека да добавете малко данни във вашата таблица, като отворите базата данни на Access, която сте създали по-рано.

Стъпка 1) Изберете таблицата „Курс“.

Стъпки 2) Изберете Изглед на лист с данни опция в лентата и добавете някои данни, като въведете стойностите в It. Актуализираните данни ще бъдат автоматично запазени.

Сега да кажем, че искате да изтриете 4^th ред с „My SQL“ като име на курса.

Стъпка 3) Изберете реда, като щракнете върху най-лявата колона и щракнете с десния бутон върху реда. Ще се появи менюто с опции с опцията „Изтриване на запис“.

Стъпка 4) Ще се появи изскачащ прозорец, за да потвърдите изтриването на записа. Кликнете 'ДОБРЕ'

Резултат:

Обобщаване на мнения

Изглед на лист с данни

Показва се в изгледа, който ви позволява да въвеждате необработени данни в таблицата на вашата база данни.

Изглед на дизайн:

Показва изгледа, който ви позволява да въвеждате полета, типове данни и описания в таблицата на вашата база данни.

Формуляри в MS Access

• Формулярът е обект на база данни, който можете да използвате, за да създадете потребителски интерфейс за приложение за база данни.
• Използва се главно за улесняване на процеса на въвеждане или редактиране на данни.
• Данните във формуляр могат да бъдат избрани от една или повече таблици.
• Формулярите могат да се използват и за контролиране на достъпа до данни, като например кои полета или редове с данни са видими за кои потребители.
• Формулярите имат изглед на формуляр.
• Помага ви да показвате данни на живо с лесно създаване на нови данни.

За да разберем формата, нека първо създадем два нови рекорда в Таблица с контакти (от обсъжданата предварително изградена база данни с контакти тук)

Стъпка 1) Изберете таблицата „Контакти“ от лявата навигация.

Стъпка 2) Създайте два реда, като въведете някои подходящи данни в два реда.

създайте формуляр и след това ще видим как формулярите могат да се използват за лесно показване, редактиране и създаване на нови данни.

Как да създадете формуляр

Има четири основни начина за създаване на формуляра, както е споменато по-долу:

• Съветник за формуляри
• Форма
• Множество артикули
• Разделена форма

Нека да разгледаме всяка опция за създаване на формуляра, една по една:

1. Създайте с помощта на Form Wizard

Тази опция позволява на потребителя да създаде формуляра със съветника и да избере колоната от наличния списък с формуляри на колони в наследен формат на прозорец за избор.

Стъпка 1) Кликнете върху „Съветник за формуляри“.

Стъпка 2) Системата ще се покаже под екрана.

Стъпка 3) Изберете колоните, които искате да бъдат там в окончателен вид.

Резултат: ID е избран

Стъпка 4) Продължете да избирате всички необходими колони, както е обяснено в стъпка 3 по-горе, и след това щракнете върху „Напред“.

Стъпка 5) Ще се появи поле за избор на оформление, което позволява на потребителя да избере различен тип оформление на формуляр. Щракнете върху „СЛЕДВАЩ“

Стъпка 6) Въведете името на формуляра като „Contact_Form“ и щракнете върху „Finish“.

Резултат: Contact_Form вече съществува с всички показани колони, които са там в стъпка 4 в списъка с избрани колони.

2. Създайте с помощта на формуляр

Това е най-лесният начин за създаване на формуляр, който ще:

• По подразбиране попълнете всички колони от избраната таблица в „изглед на формуляр“,
• Потребителят може да изтрие незадължителната колона ръчно

Стъпка 1) Изберете таблицата, за която искаме да създадем формуляра и щракнете върху „Формуляр“.

Стъпка 2) По-долу ще се появи прозорец.

Стъпка 3) Щракнете с десния бутон върху която и да е клетка, която не искаме да бъде част от окончателните формуляри и щракнете върху „Изтриване“.

Резултат: 'Номер на факс' полето не съществува в момента.

Стъпка 4) Натиснете „Ctrl+S“ и въведете ново име на формуляр като „Contact_Form2“. Кликнете върху „OK“.

Резултат: Нова форма с име as „Формуляр_за_контакт2“ съществува в раздела „Формуляри“.

3. Създайте формуляр чрез „Множество елементи“

Това е друг тип, при който всички вече създадени записи ще бъдат показани във формуляр с опция за добавяне на нов запис.

Стъпка 1) От раздела „Създаване“. Кликнете върху „Още формуляри“ и изберете „Няколко елемента“.

Резултат: Под няколко реда ще се появи прозорецът

Стъпка 2) Натиснете „Ctrl+S“. Въведете новото име на формуляра и щракнете върху „OK“.

Резултат: Нов формуляр с име като „Contact_Form_Multiple_Item“ съществува в раздела „Формуляри“.

4. Създайте формуляр чрез „Разделяне от“

Това е комбинация от проста форма и разделена форма по начин, който тази форма предоставя изглед Формуляр и лист с данни в разделен прозорец.

Каквото и да въведе потребителят във формуляра, веднага се вижда директно в изгледа на лист с данни и обратно.

Стъпка 1) От раздела „Създаване“ щракнете върху „Още формуляри“ и изберете „Разделен формуляр“.

Резултат: Ще се появи прозорецът по-долу с формуляра и листа с данни заедно.

Стъпка 2) Натиснете 'Ctrl+S' и въведете новото име на формуляра. Кликнете върху „OK“.

Резултат: Нов формуляр с име като „Contact_Form_Split“ съществува в секцията „Формуляри“.

Редактирайте съществуващия запис чрез формуляр

• Една от характеристиките на формулярите е, че можем да редактираме стойностите и данните директно от формуляра.
• Той е по-удобен за потребителя, тъй като в сравнение с формата на редове в таблицата, формулярите имат по-добра видимост на избраните полета и потребителят може да прави директни актуализации.
• Тези стойности, актуализирани от формуляри, също ще бъдат отразени незабавно в оригиналните таблици.

Нека да разгледаме как да редактирате стойност от формата:

Стъпка 1) Кликнете върху „Формуляр за_контакти“

Стъпка 2) Актуализирайте някои стойности на стойността на „Contact_Form“.

Стъпка 3) Double Кликнете върху таблицата „Контакти“.

Резултат: Актуализираната стойност присъства в оригиналния запис на таблица.

Добавяне на запис към формуляр

• Формулярите също дават гъвкавост за добавяне на записи.
• Отново, това е удобен за потребителя и привлекателен начин за добавяне на записи в сравнение с добавянето на записи в редова форма.
• Ето, ние ще вземем Microsoft Пример за база данни на Access за Split от „Contact_Form_Split“, създаден по-горе.

Стъпка 1) Отворете „Contact_Form_Split“

Стъпка 2) За да добавите запис, щракнете върху „Нова (празна) икона на запис“.

Резултат: Прозорецът за нов запис се появява в:

1. Изглед на формуляр и
2. Изглед на лист с данни.

Стъпка 3) Ръчно попълване на данните от формуляра. Имайте предвид, че в разделена форма всички данни ще бъдат автоматично отразени и в листа с данни по-долу.

Стъпка 4) Double Кликнете върху таблицата „Контакти“.

Резултат: Нов запис, актуализиран към таблица „Контакт“, добавен от формуляр „Contact_Form_Multiple_Item“

доклад

• Отчетът е обект в MS Access, който е предназначен за форматиране, изчисляване и отпечатване на избрани данни по организиран начин.
• Той съдържа информация от таблици, както и информация, която е там в дизайна на отчета.
• Отчетите са полезни, тъй като ви позволяват да представите цялата информация от вашата база данни в лесен за четене формат.

Да вземем пример за база данни на MS Access "Контакт" Отчет по подразбиране на DB – „Телефонен указател“.

Стъпка 1) Кликнете върху „Телефонен указател“ в секцията „Отчет“. Системата ще отвори вградения отчет "Телефонен указател".

Ще се покаже име на контакт, показано домашно, служебно и мобилно име

за всеки присъстващ запис.

Стъпка 2) Да предположим сега, че искаме да редактираме заглавието на отчета от „Домашен“ на „Домашен номер“. Щракнете с десния бутон и щракнете върху „Изглед на дизайн“.

Системата ще отвори изгледа за отчет в дизайна.

Стъпка 3) Редактирайте името, което искате да актуализирате, и натиснете „Ctrl+S“.

Стъпка 4) Double щракнете върху „Телефонен указател“ под отчетите

Резултат: Етикетът се актуализира от „Домашен“ на „Домашен телефон“.

Макро

• Macro в MS Access е спестяваща време функция, която ви позволява да добавяте функционалност или да автоматизирате прости задачи.
• Стъпките, които се използват често, могат да бъдат автоматизирани с помощта на макрос
• Той може да добави бърз и лесен подход за свързване на всички други обекти заедно, за да създаде просто приложение за база данни.

Нека вземем Microsoft Пример за база данни на Access "Контакт" DB макрос по подразбиране – „AutoExec.“

Стъпка 1) Кликнете върху „AutoExec“ в секцията „Отчет“. Системата ще отвори вградения макрос „Добре дошли“. Той ще покаже поздравителна бележка и други данни, свързани с базата данни с контакти, която има своя код в макроса по подразбиране „AutoExec“

Стъпка 2) Ако искате да видите кода зад този макрос, щракнете с десния бутон.

Резултат:

Модули

• Това е колекция от дефинирани от потребителя функции, декларации, изрази и процедури, които се съхраняват заедно като единица.
• Това може би е самостоятелен обект с функции, които можете да извикате от всяко място във вашата база данни на Access.

Пример за база данни на MS Access от база данни 'Контакт'

Стъпка 1) Кликнете върху „modMapping“

Резултат:

Oбобщение

• Microsoft Достъпът е a Система за управление на база данни предлагани от Microsoft.
• Позволява ви да създавате таблици, заявки, формуляри и отчети и да се свързвате с помощта на макроси
• MS-Access ще ви позволи да се свържете с данни в съществуващото им местоположение и да ги използвате за преглед, актуализиране, заявки и докладване.
• Достъпът се състои от четири основни обекта на база данни: таблици, заявки, формуляри и отчети.
• Има два начина да се създаване на база данни в SQL Access:
• Създаване на база данни от Шаблон
• Създаване на Празна база данни
• Има два начина да се създаване на база данни в MS Access
• Създайте таблица от Изглед на дизайна
• Създайте таблица от Изглед на лист с данни
• Можете да превключвате между листа с данни и изгледа за проектиране, като просто щракнете върху бутона „Преглед“ в горния ляв ъгъл на програмата Access.
• Формуляр може да бъде създаден с помощта на Съветник за формуляри, Формуляр, Множество елементи, Разделен формуляр
• Macro в базата данни на MS Access е спестяваща време функция, която ви позволява да добавяте функционалност или да автоматизирате прости задачи.
• Отчетът е обект в MS Access, който е предназначен за форматиране, изчисляване и отпечатване на избрани данни по организиран начин.
• Модулът е колекция от дефинирани от потребителя функции, декларации, изрази и процедури, които се съхраняват заедно като единица.

Също така проверете: - Как да пишете макроси в Excel: Урок за макроси – какво е и използвайте