Las Comunicaciones Del Proyecto y Su Gestión

Derechos reservados respecto a la edición en español. O 1999 por lnternational Tlioinson Editores, S. A. de C. V. T@P International Thomson Editores, S. A. de C. V. es una empresa de International Tl?omson Publishing. La marca registrada ITP se usa bajo licencia. Diseño de portada: Movimiento Gráfico Lecturas: Mayolo Solano y Rebeca Ruiz Queda prohibida la reproducción o transmisión total o parcial del texto de la presente obra bajo cualesquiera formas, electrónica o mecánica, incluyendo el fotocopiado, el almacenamiento en algún sistema de recuperación de información, o el grabado, sin el consentimiento previo y por escrito del editor. Al1 rights reselved. No part ofthis work covered by the copyright hereon muy be reproduced or used in any forn~ or , Y any means --graphic, electronic, or mechanical, including photocopying, recording, taping or inforrnatiotl storuge and refrieval syslems-without the written permission ofthe publisher. Impreso en México Printed in Mexico Dedicado a Rosernary, Steve, Jeff, Katie y Wendj por toda la alegría que proporcionar! A mi querida esposa Bcth y a mis tres hijos maravillosos, Tyler, Hannah y Maggie J. P. C. CONTENIDO BREVE PARTE La vida 1 de un proyecto 1 1 Conceptos de la administración de proyectos 2 2 Identificación de necesidades 21 3 ~olucionek propuestas 36 4 El proyecto 2 PARTE 2 Las personas: la clave para el éxito del proyecto 81 5 El gerente de proyectos 82 6 El equipo de proyectos 109 7 Tipos de organización de proyectos 138 8 Comunicación y documentación del proyecto 158 PARTE 3 Planeación y control del proyecto 185 11 Control del programa 267 12 Consideraciones sobre los recursos 292 13 planeación y desempeño del costo 308 Apéndice A Programas de computación para la administración de proyectos 334 Apéndice B Organización de proyectos organizacionales 361 Apéndice C Sitios de la red mundial para la administración de proyectos 362 Apéndice D Abreviaturas 364 Referencias 365 Respuestas al reforzamiento del aprendizaje 377 Glosario 393 Indice 397 9 Planeación 186 10 Programación 219 vii CONTENIDO Prólogo xv PARTE 1 LA VIDA DE UN PROYECTO 1 1 Conceptos de la administración de proyectos 2 Las superestrellas de la música, en proyectos de caridad 2 El Departamento del Trabajo e Industrias 3 ATRIBUTOS DE UN PROYECTO 4 CICLO DE VIDA DEL PROYECTO 8 PROCESO DE LA ADMINISTRACI~N DEL PROYECTO 11 BENEFICIOS DE LA ADMINISTRACI~N DE PROYECTOS 16 Resumen 17 Preguntas 18 Ejercicios con Internet 19 Caso para estudio 19 2 Identificación de necesidades 21 La feria estatal de Minnesota 21 El Banco de Boston 22 IDENTIFICAR NECESIDADES, PROBLEMAS U OPORTUNIDADES 23 PREPARAR UNA SOLICITUD DE PROPUESTA 24 Contenido i x SOLICITAR PROPUESTAS 30 Resumen 31 Preguntas 32 Ejercicios con lnternet 32 Caso para estudio 33 3 Soluciones propuestas 36 El Departamento de transportes de Florida 36 Licitación efectiva 37 MERCADOTECNIA PREVIA A LA SDPIPROPUESTA 38 DECISIÓN DE LICITARINO LICITAR 39 DESARROLLO DE UNA PROPUESTA GANADORA. 4 1 PREPARACIÓN DE LA PROPUESTA 43 CONTENIDO DE LA PROPUESTA 44 Sección técnica 45 Sección administrativa 46 Sección de costos 48 CONSIDERACIONES DE F I J A C I~N DE PRECIOS 49 PRESENTACI~N DE LA PROPUESTA Y SEGUIMIENTO 50 EVALUACI~N DE LAS PROPUESTAS POR EL CLIENTE 5 1 TIPOS DE CONTRATO 54 Contratos de precio fijo 54 Contratos de reembolso del costo 55 CLÁUSULAS DEL CONTRATO 55 Resumen 57 Preguntas 59 Ejercicios con Internet 59 Caso para estudio 60 4 El proyecto 62 La administración de proyectos hace asequible la vivienda 62 Factores críticos del éxito 63 PLANEACIÓN DEL PROYECTO 64 REALIZACI~N DEL PROYECTO 65 CONTROL DEL PROYECTO 67 TERMINACIÓN DEL PROYECTO 70 Evaluación interna posterior a la terminación del proyecto 71 Retroalimentación del cliente 74 Cancelación del proyecto 76 Resumen 77 Preguntas 77 Ejercicios con Internet 78 Caso para estudio 79 PARTE 2 LAS PERSONAS: LA CLAVE PARA EL ÉXITO DEL PROY6CTO 81 5 El gerente de proyectos 82 El auge del gerente de proyectos 82 Una docena de reglas para el gerente de proyectos 83 Contenido RESPONSABILIDADES DEL GERENTE DE PROYECTOS 84 Planeación 84 Organización 84 Control 85 HABILIDADES DEL GERENTE DE PROYECTOS 85 Capacidad de liderazgo 85 Capacidad para desarrollar a las personas 89 Habilidades de comunicación 91 Habilidades interpersonales 92 Capacidad para manejar el estrés 93 Habilidades para la solución de problemas 94 Habilidades para administrar el tiempo 95 DESARROLLO DE LAS HABILIDADES NECESARIAS PARA SER UN GERENTE DE PROYECTOS 95 Resumen 104 Preguntas 105 Ejercicios con Internet 105 Caso para estudio 106 6 El equipo de proyectos 109 Creación del equipo y administración del proyecto: Cómo lo estamos haciendo? 109 Creación de compronliso en los equipos de proyectos 110 DESARROLLO Y EFECTIVIDAD DEL EQUIPO DE PROYECTOS 1 1 1 Etapas del desarrollo y crecimiento del equipo 11 1 El equipo efectivo de proyectos 11 5 Barreras a la efectividad del equipo 11 8 Ser un miembro efectivo del equipo 120 Creación del equipo 121 CONFLICTOS EN LOS PROYECTOS 123 Fuentes de conflicto 123 Manejo del conflicto 125 SOLUCIÓN DE PROBLEMAS 127 Enfoque de nueve pasos para solución de problemas 127 Tormenta de ideas 130 Resumen 133 Preguntas 134 Ejercicios con Internet 135 Caso para estudio 135 7 Tipos de organización de proyectos 138 En busca de la excelencia estructural 138 Administración matricial 138 ORGANIZACIÓN DE TIPO FUNCIONAL 139 b ORGANIZACIÓN DE TIPO DE PROYECTOS 142 ORGANIZACIÓN DE TIPO MATRICIAL 144 VENTAJAS Y DESVENTAJAS 149 Estructura de organización funcional 149 Estructura de organización de proyectos 149 Estructura de organización matricial 150 Resumen 151 Preguntas 153 Ejercicios con lnternet 154 Caso pura estudio 154 Contenido x i 8 Comunicación y documentación del proyecto 158 i Cómo se dice usted que representa una diferencia? 158 El papel de la comunicación en los negocios globales 159 COMUNICACI~N PERSONAL 160 Comunicación oral 160 Comunicación escrita 16 1 ESCUCHA EFECTIVA 162 REUNIONES 163 Tipos de reuniones del proyecto 163 Reuniones efectivas 167 PRESENTACIONES 17 1 INFORMES 174 Tipos de informes de proyectos 175 Preparación de informes útiles 177 DOCUMENTACION DEL PROYECTO Y CONTROL DE LOS CAMBIOS 178 Resumen 179 Preguntas 181 Ejercicios con lntemet 182 Caso para estudio 182 PARTE 3 PLANEACIÓN Y CONTROL DEL PROYECTO 185 9 Planeación 186 Una filosofia de la planeación 186 Mejores planes de proyectos 187 OBJETIVO DEL PROYECTO .188 ESTRUCTURA DE DIVISIÓN DEL TRABAJO (EDT) 189 MATRIZ DE RESPONSABILIDADES 192 DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES 192 DESARROLLO DE LA RED DEL PLAN 192 Principios de la red 195 Preparación del diagrama de red 200 Ejemplo de un SI: ABC Office Designs 207 PROGRAMAS DE COMPUTACI~N PARA LA ADMINISTRACI~N DE PROYECTOS 2 12 Resumen 214 Preguntas 215 Ejercicios con lnternet 21 7 Caso para estudio 218 10 Programación 219 Un proyecto de clase mundial sobre minería de azufre, petróleo y gas 219 Turgut Ozal 220 D U R A C I~N ESTIMADA DE CADA ACTIVIDAD 22 1 TIEMPOS DE INICIO Y T E R M I N A C I~N DEL PROYECTO 224 xii Contenido CÁLCULOS DEL PROGRAMA 226 Tiempos de inicio y terminación más tempranos 226 Tiempos de inicio y terminación más tardíos 229 Holgura total 233 Ruta crítica 236 Holgura libre 239 PROGRAMACIÓN PARA EL DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN 241 Un ejemplo de SI: ABC Office Designs (continuación) 242 PROGRAMAS DE COMPUTACIÓN PARA LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS 246 Resumen 247 Preguntas 251 Ejercicios con Internet 254 Caso para estudio 255 APÉNDICE: CONSIDERACIONES SOBRE PROBABILIDADES 256 Duración estimada de las actividades 256 La distribución de probabilidad Beta 256 Fundamentos de probabilidad 258 Cálculo de la probabilidad 263 Resumen 266 Preguntas 266 11 Control del Programa 267 Control de las variables del proyecto 267 Control de proyectos con base en la tecnología 268 PROCESO DE CONTROL DEL PROYECTO 269 EFECTOS DEL DESEMPENO REAL DEL PROGRAMA 272 INCORPORACI~N DE LOS CAMBIOS DEL PROYECTO AL PROGRAMA 273 ENFOQUES AL CONTROL DEL PROGRAMA 275 CONTROL DEL PROGRAMA PARA EL DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN 279 Un ejemplo de SI: ABC Office Designs (continuación) 281 PROGRAMAS DE COMPUTACI~N PARA LA ADMINISTRACI~N DE PROYECTOS 282 Resumen 282 Preguntas 285 Ejercicios con Internet 286 Caso para estudio 286 APÉNDICE: COMPROMISO ENTRE TIEMPO Y COSTO 288 Resumen 291 Preguntas 291 12 Consideraciones sobre los recursos 292 Incorporación de los recursos al programa 292 Uso efectivo de los recursos 293 PLANEACIÓN CON RECURSOS RESTRINGIDOS 294 USO PLANEADO DE LOS RECURSOS 295 NIVELACIÓN DE LOS RECURSOS 296 J'ROGRAMACIÓN CON RECURSOS RESTRINGIDOS 298 Contenido PROGRAMAS DE COMPUTACI~N PARA LA ADMINISTRACI~N DE PROYECTOS 302 Resumen 304 Preguntas 305 Ejercicios con Internet 306 Caso para estudio 306 13 Planeación y desempeño del costo 308 A tiempo y dentro del presupuesto 308 , j Por qué algunos proyectos exceden u1 presupuesto? 309 ESTIMACIÓN DEL COSTO DEL PROYECTO 3 10 ELABORACI~N DEL PRESUPUESTO DEL PROYECTO 3 1 1 Asignación del costo total presupuestado 312 Desarrollo del costo presupuestado acumulado 3 13 DETERMINACIÓN DEL COSTO REAL 3 15 Costo real 316 Costo comprometido 316 Comparación del costo real con el costo presupuestado 3 17 DETERMINACIÓN DEL VALOR DEL TRABAJO REALIZADO 3 18 ANÁLISIS DEL DESEMPEÑO DEL COSTO 321 Índice del desempeño del costo 322 Variación del costo 322 COSTO PRONOSTICADO 323 CONTROL DEL COSTO 325 ADMINISTRACIÓN DEL FLUJO DE EFECTIVO 326 PROGRAMAS DE COMPUTACIÓN PARA LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS 327 Resumen 328 Preguntas 330 Ejercicios con lnternet 331 Caso para estudio 332 A Programas de computación para la administración de proyectos 334 Resunlen 358 Preg~lntas 360 Ejercicios con lnternet 360 B Organización de proyectos organizacionales 361 C Sitios de la red mundial para la administración de proyectos 362 D Abreviaturas 364 Referencias 365 Respuestas al reforzamiento del aprendizaje 377 Glosario 393 índice 397

El presente artículo surge a raíz del impacto producido en los estudiantes al incluir la asignatura Gestión de Proyecto (GP), en la malla curricular de la carrera Comunicación Social (CS) de la Facultad de Comunicación de la Universidad de La Habana. El artículo destaca la prioridad e importancia concebida a la asignatura Gestión de Proyectos a partir de la relación currículo-práctica, accionar visualizado en las actividades desarrollas desde la práctica laboral y su vinculación con proyectos investigativos. Se tiene como principal objetivo analizar la mediación de la asignatura en la formación de un profesional capaz de gestionar (investigar, planificar, diseñar, ejecutar, evaluar) y asesorar: procesos de producción comunicativa pública; prácticas comunicativas organizacionales e institucionales. La incorporación de la asignatura ha permitido un fortalecimiento de las prácticas comunicativas para el desarrollo humano, institucional y sociocultural de los estudiantes de la carrera CS, por lo que se ha demostrado que los contenidos aprendidos y los valores transmitidos son aplicables en los diversos campos de actuación de la comunicación. La metodología y las herramientas brindadas por la asignatura resaltan el accionar transdiciplinar de los profesionales de la comunicación y así como el fortalecimiento de habilidades y competencias de gran demanda en el ámbito laboral

La necesidad de las empresas de servicios de brindar cada día, mejores y más personalizados resultados a sus clientes, motiva la búsqueda permanente de nuevos estándares, metodologías y modelos de organización que favorezcan el éxito de los proyectos.

Documentación y planes de trabajo