¿Busca formas de prescindir del papel?
Si es usted propietario de una pequeña empresa, es probable que recopile información de sus clientes haciéndoles rellenar diversos tipos de formularios.
Pero el papeleo en papel puede ser desordenado y desorganizado, la información recopilada puede ser inexacta y todo el proceso puede llevar mucho tiempo. Pero no tiene por qué ser así.
En este post, compartiremos algunos consejos importantes sobre cómo prescindir del papel y hacer que su empresa sea más eficiente en sencillos pasos.
Olvídese del papel con WPForms
¿Por qué debería mi pequeña empresa prescindir del papel?
Los archivadores y los documentos en papel están por todas partes, incluso hoy en día. Pero prescindir del papel no solo es bueno para tu empresa, sino que también es una práctica sostenible a la que pueden sumarse colegas y clientes.
Prescindir del papel mediante formularios web tiene varias ventajas:
- Accesibilidad: Se puede acceder a los formularios en línea desde cualquier ordenador portátil o teléfono, siempre que se disponga de conexión a Internet. De este modo, no es necesario desplazarse para acceder a un formulario en papel o recibirlo por correo.
- Eficacia: Es mucho más rápido crear, duplicar, compartir y rellenar formularios web en comparación con los formularios en papel. Por ejemplo, puedes reducir significativamente el tiempo que necesitas para recopilar respuestas a una encuesta utilizando un formulario online frente a la recopilación manual de datos.
- Precisión: Los plugins de formularios como WPForms vienen con validaciones de campo integradas, que evitan que los encuestados introduzcan información en un formato incorrecto. Como resultado, su capacidad para recopilar información precisa en un formato coherente para todos los encuestados mejora considerablemente con los formularios en línea.
- Rentabilidad: Cuando se pasa a los formularios en línea, no es necesario gastar dinero en papel, impresión, franqueo y mantenimiento de máquinas de procesamiento de papel. Además, puede revisar y actualizar un formulario en línea ilimitadas veces de forma gratuita, por lo que no tendrá que asumir los costes adicionales de reimpresión en papel.
- Seguridad: Los datos recogidos a través de formularios en línea están siempre seguros en la web. Los documentos físicos y el papeleo pueden perderse fácilmente en casos de emergencia, como incendios, o incluso por extravío casual.
Cómo prescindir del papel en 7 pasos
En este artículo
- 1. Instale WPForms para crear formularios en línea
- 2. Utilizar plantillas para documentos y formularios empresariales
- 3. Almacenar electrónicamente las entradas de formularios
- 4. Enviar confirmaciones de pedido y notificaciones de recepción en línea
- 5. Digitalizar la captura de firmas
- 6. Utilizar integraciones y funciones avanzadas de WPForms
- 7. Compartir todos los documentos y comunicaciones en línea
1. Instale WPForms para crear formularios en línea
El uso de formularios en línea para su empresa es una de las formas más eficaces de recuperar información y almacenarla electrónicamente a largo plazo.
Existen varias soluciones de creación de formularios, pero WPForms es la solución más versátil y fácil de usar para WordPress, con una puntuación general de 4,9/5 en WP.org.
WPForms cuenta con un sencillo creador de formularios de arrastrar y soltar que le permite crear formularios totalmente personalizados con sólo unos clics del ratón.
La conveniencia de crear formularios en línea usando WPForms es mejor que imprimir sus formularios en papel. No sólo ahorrará costes, sino que también evitará la frustración de encontrar un documento que necesita entre el desorden de papeles que tiende a desarrollarse en las oficinas basadas en papel.
Así que adelante, instale plugin WPForms en su sitio de WordPress. Puedes conseguir el plugin aquí en WPForms, o puedes añadirlo como plugin desde tu panel de WordPress.
2. Utilizar plantillas para documentos y formularios empresariales
La belleza de ir sin papel con una herramienta como WPForms es que ofrece toneladas de plantillas de formularios personalizables. Mientras que las empresas que trabajan con papel perderán un tiempo valioso buscando plantillas e imprimiéndolas en papel, usted dispondrá de más de 2.000 plantillas de formularios para utilizarlas tal cual o personalizarlas como necesite.
Estas plantillas de formularios agilizan y simplifican enormemente el proceso de creación de formularios.
Además, ¿sabía que incluso puede realizar encuestas en línea utilizando plantillas ya preparadas? El proceso de recopilación de respuestas de encuestas en línea es especialmente cómodo y eficaz y le permite evitar trabajar con los datos de la encuesta manualmente.
3. Almacenar electrónicamente las entradas de formularios
Una de las mayores comodidades que ofrecen los formularios digitales es la posibilidad de recopilar respuestas y guardar entradas de formularios electrónicamente.
Con WPForms Pro, puede almacenar entradas de formularios directamente en WordPress, por lo que no tiene que preocuparse de clasificar y archivar papeles.
WPForms ayuda a los usuarios a rellenar los formularios correctamente, por ejemplo, asegurándose de que el correo electrónico proporcionado está en el formato válido. También puede hacer que algunos campos sean obligatorios para que el formulario no se envíe accidentalmente a menos que se rellenen esos campos.
Con los formularios físicos, es casi imposible evitar comisiones y errores accidentales cuando las personas rellenan manualmente sus formularios. Además, analizar y gestionar las entradas de un documento físico lleva mucho más tiempo.
Y eso no es todo.
WPForms incluso se integra con Google Sheets, lo que te permite transferir tus entradas a una hoja de cálculo.
4. Enviar confirmaciones de pedido y notificaciones de recepción en línea
Dado que utiliza formularios electrónicos para recopilar datos de las personas que interactúan con su empresa, también puede aprovechar la oportunidad de notificar a los encuestados por correo electrónico.
WPForms ofrece una útil función de notificaciones que envía inmediatamente un mensaje a la dirección de correo electrónico del usuario confirmando que su formulario ha sido enviado.
Esta función es ideal para notificar a los usuarios las confirmaciones de pedidos, enviar recibos y mucho más.
El contenido real del correo electrónico también se puede personalizar por completo, para que pueda estar seguro de que sus clientes reciben exactamente la notificación que usted necesita que reciban.
5. Digitalizar la captura de firmas
Otro elemento específico que tal vez deba tener en cuenta al eliminar el papel de su pequeña empresa es cómo recogerá las firmas personales en los formularios digitales.
WPForms le permite hacer precisamente eso con el útil Addon Firma.
Al añadir la opción de firma digital en sus formularios en línea, habrá eliminado la necesidad de que tanto usted como sus clientes tengan que ocuparse de papeleo adicional para incluir una firma.
Los usuarios pueden utilizar fácilmente el trackpad o el ratón para estampar su firma electrónica en sus formularios en línea, lo que confiere a sus formularios en línea la misma autenticidad que a los documentos físicos.
El complemento Signature facilita a los propietarios de pequeñas empresas la recopilación de contratos, acuerdos, pagos y mucho más.
Para ver un tutorial completo, consulta cómo añadir una firma electrónica a un formulario.
6. Utilizar integraciones y funciones avanzadas de WPForms
Al hacer su pequeña empresa sin papel, tenga en cuenta los muchos otros complementos útiles disponibles con WPForms.
Con los complementos de WPForms, podrá personalizar aún más sus formularios digitales, con integraciones adicionales como los complementos de Abandono de formularios, Guardar y reanudar y Seguimiento de la experiencia del usuario.
Estas integraciones le permiten ofrecer comodidades adicionales a sus usuarios, así como a sus propios procesos empresariales, que nunca serían posibles utilizando formularios en papel.
Los complementos Stripe y PayPal le permiten aceptar pagos directamente desde sus formularios utilizando campos de tarjeta de crédito. Así que, si quieres cobrar por servicios, pedidos online o donaciones, puedes hacerlo sin esfuerzo con formularios digitales.
Además, el complemento de abandono de formularios es una herramienta útil para ayudarle a convertir clientes potenciales interesados en clientes fieles. Y para las pequeñas empresas que utilizan los productos de Google para muchas de sus necesidades sin papel, el complemento Google Sheets es un complemento útil para los formularios personalizados.
Empresario y emprendedor aprovecha al máximo los complementos de WPForms para recopilar y gestionar datos de formularios de contacto, formularios de donación y mucho más. Descubre más sobre WPForms para pequeñas empresas en nuestro caso práctico,
En una oficina sin papel, necesita disponer de todos sus documentos en formato digital, no sólo de sus formularios.
Utiliza un escáner para convertir cualquier archivo importante en papel en un documento digital. También es recomendable utilizar servicios de almacenamiento en la nube para hacer copias de seguridad de tus archivos digitales. Así, tendrás una copia de tus archivos en caso de que se estropee tu disco duro físico.
Una vez que su oficina esté libre de papel, podrá hacer que su flujo de trabajo sea más eficiente al permitir una mejor colaboración con su equipo utilizando herramientas digitales.
Con todos sus documentos importantes creados y almacenados electrónicamente, su pequeña empresa debería compartir estos documentos y la comunicación interna también electrónicamente. Por suerte, hoy en día es bastante fácil compartir y comunicarse en línea.
Los documentos se comparten cómodamente entre colegas en Google Drive, y muchas empresas utilizan Google también para otras comunicaciones.
Para las reuniones de empleados, plantéate prescindir de los memorandos en papel y los órdenes del día impresos y, en su lugar, comparte un documento de Google para toda la empresa. Google Slides y PowerPoint también son programas muy útiles para celebrar reuniones en línea.
También puedes animar a los empleados a compartir notas en formato digital y a utilizar aplicaciones de mensajería y reuniones en línea. Existe una gran variedad de programas de reuniones entre los que elegir, como Google Meet, Zoom y Microsoft Teams. Además, cada vez más pequeñas empresas recurren a aplicaciones como Slack para la mensajería directa entre compañeros de trabajo.
A continuación, consulte esta lista de comprobación de formularios
Con todos los productos digitales disponibles en la actualidad, incluidos los que ofrece WPForms, es más sencillo que nunca llevar su negocio y sus formularios sin papel.
Y aunque en WPForms nos enorgullecemos de la simplicidad de nuestros formularios personalizables y de nuestro creador de formularios fácil de usar, hemos reunido una lista de consejos profesionales para ayudarle a evitar cualquier error o pérdida de datos con sus formularios en línea. Eche un vistazo a nuestra lista de comprobación completa para probar sus formularios.
Olvídese del papel con WPForms
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