Einrichten von Formular-Benachrichtigungs-E-Mails

Möchten Sie eine Benachrichtigung erhalten, wenn ein Benutzer ein Formular auf Ihrer Website absendet? Mit WPForms können Sie ganz einfach Benachrichtigungen einrichten und automatisch E-Mails mit den Informationen versenden, die ein Benutzer über Ihre WordPress-Formulare einreicht.

Diese Anleitung führt Sie durch die Schritte zur Einrichtung einer einfachen E-Mail-Benachrichtigung für Formulare.

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Bevor Sie beginnen, müssen Sie zunächst sicherstellen, dass WPForms auf Ihrer WordPress-Website installiert und aktiviert ist. Dann können Sie ein neues Formular erstellen oder ein bestehendes bearbeiten, um auf den Formularersteller zuzugreifen.

Was sind Formularbenachrichtigungen?

Formularbenachrichtigungen sind automatisierte E-Mails, die verschickt werden, wenn ein Benutzer ein Formular auf Ihrer Website ausfüllt. Diese Formularbenachrichtigungen enthalten in der Regel die Informationen, die ein Benutzer über Ihr Formular übermittelt hat, und können sowohl vom Website-Administrator als auch vom Benutzer, der das Formular ausgefüllt hat, empfangen werden.

Die Verwendung von Formularbenachrichtigungen ist eine großartige Möglichkeit, die Eingaben von Nutzern sofort zu verfolgen und mit Ihren Website-Besuchern zeitnah in Kontakt zu treten.

Zugriff auf die Einstellungen für Formularbenachrichtigungen

Gehen Sie im Formularersteller zu Einstellungen " Benachrichtigungen, um auf die Benachrichtigungseinstellungen für Ihr Formular zuzugreifen.

Aktivieren von Formularbenachrichtigungen

Standardmäßig sind die Benachrichtigungen für Ihr Formular aktiviert. Wir empfehlen jedoch, die Aktivierung zu überprüfen, indem Sie sicherstellen, dass die Option "Benachrichtigungen aktivieren" aktiviert ist.

Hinzufügen einer neuen Benachrichtigung

WPForms bietet eine Standard-Benachrichtigung für Sie. Allerdings, um Sie durch den Prozess von Anfang bis Ende, gehen Sie vor und erstellen Sie eine neue Benachrichtigung, indem Sie auf die Schaltfläche Neue Benachrichtigung hinzufügen.

Fügen Sie in dem eingeblendeten Overlay einen Namen für Ihre neue Benachrichtigung hinzu. Dieser Name ist nur für den internen Gebrauch bestimmt und wird für Personen, die Ihr Formular ausfüllen, nicht sichtbar sein. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, nachdem Sie einen Namen hinzugefügt haben.

Einrichten einer einfachen Formularbenachrichtigung per E-Mail

Als Nächstes müssen Sie mehrere Felder ausfüllen, um die Einrichtung Ihrer Formularbenachrichtigung abzuschließen. Wie Sie die einzelnen Optionen einrichten, erfahren Sie in den folgenden Abschnitten.

An E-Mail Adresse senden

Dies ist die E-Mail-Adresse, an die Ihre Formularbenachrichtigung gesendet wird, wenn ein Benutzer Ihr Formular absendet.

Standardmäßig wird dieses Feld mit der {admin_email} Smart TagDas bedeutet, dass die Benachrichtigungen an den Administrator Ihrer WordPress-Website gesendet werden.

Wenn Sie möchten, können Sie die Standard-E-Mail-Adresse durch eine andere gültige E-Mail-Adresse ersetzen.

Wenn Sie die Benachrichtigung an mehrere E-Mail-Adressen senden möchten, fügen Sie einfach ein Komma zwischen den einzelnen E-Mail-Adressen ein.

E-Mail-Betreffzeile

Dies ist der Betreff der Benachrichtigungs-E-Mail.

Der Standard-Betreff der E-Mail lautet "Neuer Eintrag", gefolgt vom Namen des Formulars. Sie können den Text nach Belieben ändern, aber bedenken Sie, dass dieser Text für jeden, der die E-Mail erhält, sichtbar sein wird.

Von Name

Dies ist der Name, von dem die E-Mail scheinbar versendet wird. Standardmäßig ist dies der Domainname Ihrer Website. Wenn Ihre Website beispielsweise example.com heißt, scheint die E-Mail von example.com gesendet zu werden.

Sie können diesen Namen nach Belieben ändern, aber wir empfehlen einen Namen, der für den Empfänger der E-Mail nicht verwirrend ist.

Von E-Mail

Dies ist die E-Mail-Adresse, von der aus Ihre E-Mails versendet werden. Sie ist einer der wichtigsten Bestandteile Ihrer Benachrichtigungseinstellungen.

Standardmäßig wird dieses Feld mit der {admin_email} Smart TagDas bedeutet, dass die Benachrichtigungen von der E-Mail-Adresse des Administrators Ihrer Website gesendet werden.

Sie können die Absender-E-Mail-Adresse ändern, aber die von Ihnen verwendete E-Mail-Adresse muss die folgenden Kriterien erfüllen:

• Sie muss gültig sein: Die Absender-E-Mail-Adresse sollte eine existierende, funktionierende E-Mail-Adresse sein, die Nachrichten senden und empfangen kann. Wenn eine ungültige oder nicht existierende E-Mail-Adresse verwendet wird, können Ihre Benachrichtigungen als Spam markiert werden.
• Sie sollte mit Ihrer Domäne übereinstimmen: Die Absender-E-Mail-Adresse sollte mit der Domäne Ihrer Website übereinstimmen. Wenn Ihre Website beispielsweise www.example.com heißt, wäre eine geeignete Absender-E-Mail-Adresse z. B. [email protected]. Durch die Verwendung einer E-Mail-Adresse auf Ihrer Domain verringern Sie die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Benachrichtigungs-E-Mails als Spam behandelt werden.
• Verwenden Sie nur eine E-Mail-Adresse: Benachrichtigungen können nur von einer einzigen E-Mail-Adresse versendet werden, genau wie E-Mails, die von einem anderen Dienstanbieter versendet werden. Wenn Sie mehr als eine E-Mail-Adresse hinzufügen, wird Ihre Benachrichtigung wahrscheinlich nicht zugestellt.
• Vermeiden Sie die Verwendung von kostenlosen E-Mail-Anbietern: Kostenlose E-Mail-Anbieter (wie Gmail, Yahoo und Hotmail) sollten nicht als Absender-E-Mail verwendet werden, da einige E-Mail-Server die von diesen Anbietern gesendeten E-Mails oft als Spam behandeln.
• Vermeiden Sie die Verwendung der E-Mail-Adresse des Formularabsenders: Die E-Mail-Adresse der Person, die Ihr Formular eingereicht hat, sollte nicht als Absender-E-Mail verwendet werden. Diese Praxis kann zu Verwirrung führen und möglicherweise dazu führen, dass Ihre Benachrichtigungen als Phishing-Versuche gekennzeichnet werden, da es den Anschein hat, dass Sie E-Mails von einer Adresse senden, die Ihnen nicht gehört. Dies kann den Ruf Ihrer Domain ernsthaft schädigen und zu einer schlechten Zustellbarkeit von E-Mails führen.
• Übereinstimmung mit SMTP-Einstellungen: Wenn Sie ein SMTP-Plugin wie WP Mail SMTP verwenden, muss die Absender-E-Mail mit Ihren SMTP-Einstellungen übereinstimmen. Die meisten SMTP-Dienste verlangen, dass Sie eine Absender-E-Mail verwenden, die mit der in Ihren SMTP-Einstellungen verwendeten E-Mail-Adresse übereinstimmt.

Möglicherweise sehen Sie die Warnung: "Die aktuelle Absender-E-Mail stimmt nicht mit dem Domänennamen Ihrer Website überein" unterhalb des Feldes Absender-E-Mail.

Das bedeutet, dass die E-Mail-Adresse des Administrators Ihrer Website oder die von Ihnen eingegebene Absender-E-Mail-Adresse zu einer anderen Domäne gehört, z. B. @gmail.com.

Benachrichtigungs-E-Mails von Ihrer Website können auch dann zugestellt werden, wenn die Absender-E-Mail nicht mit der Domäne Ihrer Website übereinstimmt. Einige E-Mail-Anbieter stufen E-Mails, die von einer anderen Domäne stammen, jedoch als Spam ein und blockieren die Zustellung möglicherweise vollständig.

Antwort-E-Mail-Adresse

Dies ist die E-Mail-Adresse, die alle Antworten auf die gesendete Benachrichtigungs-E-Mail erhalten soll.

Wenn Sie die Absender-E-Mail-Adresse auf Ihre eigene E-Mail-Adresse gesetzt haben, kann es sinnvoll sein, die Antwort-Antwort-E-Mail-Adresse auf ein Smart Tag zu setzen, das die E-Mail-Adresse des Benutzers aus der Formularübermittlung abruft (wie im Screenshot oben zu sehen).

Auf diese Weise können Sie, wenn Sie Fragen zur Formularübermittlung eines Benutzers haben, einfach auf die Benachrichtigungs-E-Mail antworten, um mit dem Benutzer in Kontakt zu treten.

Wenn Sie eine Benachrichtigungs-E-Mail an Ihre Nutzer senden, können Sie die Antwort-E-Mail mit Ihrer eigenen E-Mail-Adresse versehen, damit die Nutzer Sie leicht erreichen können.

Wenn Sie dieses Feld leer lassen, wird die Antwort-An-E-Mail-Adresse standardmäßig mit der Absender-E-Mail-Adresse übereinstimmen.

E-Mail-Nachricht

Dies ist der Inhalt, der in den Text der E-Mail mit der Formularbenachrichtigung aufgenommen wird.

Standardmäßig enthält das Feld E-Mail-Nachricht die {all_fields} Smart Tag, das alle vom Benutzer eingegebenen Felder anzeigt (plus Verborgene Felder) und ihre Bezeichnungen.

Wenn Sie den Inhalt der Benachrichtigungs-E-Mail weiter anpassen möchten, können Sie zusätzlichen Text, Smart Tags und sogar HTML oder Inline-CSS direkt in das Feld E-Mail-Nachricht einfügen.

Zum Schluss müssen Sie Ihre Benachrichtigungseinstellungen speichern, indem Sie auf die Schaltfläche Speichern klicken.

Testen von Benachrichtigungs-E-Mails

Sobald Ihre Benachrichtigungseinstellungen konfiguriert sind, empfehlen wir Ihnen, sie auszuprobieren. Das Testen Ihrer Formulare ist sehr nützlich, da Sie so an der Erfahrung der Nutzer teilhaben können. Außerdem können Sie so sicherstellen, dass alles genau so aussieht und funktioniert, wie Sie es sich wünschen.

Alle Einzelheiten zum Testen von Benachrichtigungs-E-Mails sowie zu anderen Aspekten Ihrer Formulare finden Sie in unserer Checkliste für die Einführungsphase und in unserem Tutorial zum Testen von Formularen.

Fehlerbehebung bei Benachrichtigungs-E-Mails

Wenn Sie keine Benachrichtigungs-E-Mails erhalten, liegt das in der Regel an Problemen in den Benachrichtigungseinstellungen oder an der Notwendigkeit einer SMTP-Einrichtung. Hier ist eine einfache Checkliste, die Ihnen hilft, diese häufigen Probleme zu lösen:

• Stellen Sie sicher, dass alle E-Mail-Adressen in Ihren Benachrichtigungseinstellungen korrekt sind.
• Vergewissern Sie sich, dass die Absender- und die Absender-E-Mail-Adresse unterschiedlich sind. Einige E-Mail-Clients könnten Ihre E-Mails als Spam markieren, wenn beide Adressen identisch sind.
• Erwägen Sie die Konfiguration eines SMTP-Plugins, um die Zustellbarkeit von E-Mails zu verbessern.

Eine ausführlichere Anleitung finden Sie in unserem Leitfaden zur Fehlerbehebung bei Formularbenachrichtigungen.

Häufig gestellte Fragen

Hier werden wir einige der häufigsten Fragen diskutieren wir über E-Mail-Benachrichtigungen in WPForms erhalten.

Kann ich meine Benachrichtigungen so konfigurieren, dass sie nur gesendet werden, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind?

Aber sicher! Mit jeder kostenpflichtigen Lizenz können Sie bedingte Benachrichtigungen für Ihre Formulare einrichten. Weitere Einzelheiten dazu finden Sie in unserer Anleitung zum Erstellen von bedingten Formularbenachrichtigungen.

Wie kann ich Nicht-Eingabefelder wie Seitenumbruch, Abschnittsteilung und HTML-Felder in meine WPForms-Benachrichtigungen aufnehmen?

Um Nicht-Eingabefelder wie Seitenumbruch, Abschnittstrenner und HTML-Felder in Ihre WPForms-E-Mail-Benachrichtigungen aufzunehmen, können Sie ein benutzerdefiniertes PHP-Snippet zu Ihrer Website hinzufügen. Der notwendige Code-Snippet für diese Funktion ist in der WPForms-Code-Snippets-Bibliothek verfügbar.

Weitere Informationen zum Einrichten dieser Funktion finden Sie in unserer Entwicklerdokumentation.

Das war's! Jetzt wissen Sie, wie Sie eine einfache E-Mail-Benachrichtigung für Ihre Formulare einrichten können.

Schauen Sie sich unbedingt unsere anderen Tutorials zu Formularbenachrichtigungen an, um zu erfahren, wie Sie das Beste aus ihnen herausholen können.