Como Eliminar o Papel em 2025 [Dicas Fáceis para Pequenas Empresas]

Você está procurando maneiras de reduzir o uso de papel?

Se você é proprietário de uma pequena empresa, provavelmente coleta informações de clientes fazendo com que preencham vários tipos de formulários em papel.

Mas lidar com formulários em papel pode ser confuso e desorganizado, as informações coletadas podem ser imprecisas e todo o processo pode consumir muito tempo. No entanto, não precisa ser assim.

Neste post, compartilharemos algumas dicas importantes sobre como reduzir o uso de papel e tornar sua empresa mais eficiente em etapas simples.

Reduza o Uso de Papel com WPForms Agora

Por Que Minha Pequena Empresa Deveria Reduzir o Uso de Papel?

Armários de arquivo e documentos em papel estão por toda parte ao nosso redor, mesmo hoje. Mas reduzir o uso de papel não é apenas bom para sua empresa, é também uma prática sustentável que colegas e clientes podem apoiar.

Existem vários benefícios em reduzir o uso de papel usando formulários online:

• Acessibilidade: Formulários online podem ser acessados em qualquer lugar no seu laptop ou celular, desde que você tenha uma conexão com a internet. Isso significa que as pessoas não precisam viajar para acessar um formulário em papel ou recebê-lo pelo correio.
• Eficiência: É muito mais rápido criar, duplicar, compartilhar e preencher formulários online em comparação com formulários em papel. Por exemplo, você pode reduzir significativamente o tempo necessário para coletar respostas de pesquisas usando um formulário online em vez de coletar dados manualmente.
• Precisão: Plugins de formulário como o WPForms vêm com validações de campo integradas, que impedem que os respondentes insiram informações em um formato incorreto. Como resultado, sua capacidade de coletar informações precisas em um formato consistente para todos os respondentes melhora consideravelmente com formulários online.
• Custo-benefício: Ao fazer a transição para formulários online, você não precisa gastar dinheiro com papel, impressão, postagem e manutenção de máquinas de processamento de papel. Além disso, você pode revisar e atualizar um formulário online ilimitadas vezes gratuitamente, para não ter que arcar com os custos extras de reimpressão em papel.
• Segurança: Entradas coletadas de formulários online são sempre seguras na web. Documentos físicos e formulários em papel podem ser facilmente perdidos em emergências como incêndios ou até mesmo por simples extravio.

Como Reduzir o Uso de Papel em 7 Etapas

1. Instale o WPForms para Criar Formulários Online

Usar formulários online para sua empresa é uma das maneiras mais eficazes de recuperar informações e armazená-las eletronicamente a longo prazo.

Existem várias soluções de criação de formulários por aí, mas o WPForms é a solução mais amigável para iniciantes e versátil para WordPress, tendo uma classificação geral de 4,8/5 no WP.org.

O WPForms possui um construtor de formulários simples de arrastar e soltar que permite criar formulários totalmente personalizados em apenas alguns cliques do mouse.

A conveniência de criar formulários online usando o WPForms supera a impressão de seus formulários em papel. Você não só economizará custos, mas também evitará a frustração de encontrar um documento necessário na bagunça de papéis que tende a se desenvolver em escritórios baseados em papel.

Portanto, instale o plugin WPForms no seu site WordPress. Você pode obter o plugin aqui no WPForms, ou pode adicioná-lo como um plugin no seu painel do WordPress.

2. Utilize Modelos para Documentos e Formulários Empresariais

A beleza de eliminar o papel com uma ferramenta como o WPForms é que ele oferece toneladas de modelos de formulários personalizáveis. Enquanto empresas baseadas em papel estarão perdendo tempo valioso procurando modelos e depois imprimindo-os em papel, você terá mais de 2.100 modelos de formulários para usar como estão ou personalizar como precisar.

Esses modelos de formulários aceleram e otimizam muito o processo de criação de formulários.

Além disso, você sabia que pode até realizar pesquisas online usando modelos prontos? O processo de coleta de respostas de pesquisas online é especialmente conveniente e eficiente e permite que você evite trabalhar com dados de pesquisa manualmente.

3. Armazene as Entradas do Formulário Eletronicamente

Uma das maiores conveniências que os formulários digitais oferecem é a funcionalidade de coletar respostas e salvar entradas de formulários eletronicamente.

Com o WPForms Pro, você pode armazenar entradas de formulários diretamente no WordPress, para não precisar se preocupar em organizar e arquivar papéis.

O WPForms ajuda os usuários a preencher formulários corretamente, como garantindo que o e-mail fornecido esteja no formato válido. Você também pode tornar alguns campos obrigatórios para que o formulário não seja enviado acidentalmente, a menos que esses campos sejam preenchidos.

Com formulários físicos, é quase impossível evitar comissões e erros acidentais, pois as pessoas preenchem seus formulários manualmente. Além disso, é significativamente mais demorado analisar e gerenciar entradas em um documento físico.

E isso não é tudo.

O WPForms até se integra ao Google Sheets, permitindo que você transfira suas entradas para uma planilha.

4. Envie Confirmações de Pedido e Notificações de Recibo Online

Como você está utilizando formulários eletrônicos para coletar dados das pessoas que interagem com sua empresa, você também pode aproveitar a oportunidade para notificar os respondentes por e-mail.

O WPForms oferece um recurso útil de notificações que envia imediatamente uma mensagem para o endereço de e-mail de um usuário confirmando que seu formulário foi enviado.

Esse recurso é ótimo para notificar os usuários sobre confirmações de pedidos, enviar recibos e muito mais.

O conteúdo real do e-mail também pode ser totalmente personalizado, para que você possa ter certeza de que seus clientes estão recebendo a notificação exata que você precisa que eles recebam. 

5. Digitalize a Captura de Assinaturas

Outro elemento específico que você pode precisar considerar ao tornar sua pequena empresa sem papel é como você coletará assinaturas pessoais em formulários digitais.

 O WPForms permite que você faça exatamente isso com o útil Addon de Assinatura. 

Ao adicionar a opção de assinatura digital em seus formulários online, você eliminou a necessidade de você e seus clientes lidarem com papelada extra para incluir uma assinatura.

Os usuários podem facilmente usar seu trackpad ou mouse para fazer sua assinatura eletrônica em seus formulários online, conferindo o mesmo tipo de autenticidade aos seus formulários online que os documentos físicos.

O Addon de Assinatura torna a coleta de contratos, acordos, pagamentos e muito mais uma tarefa fácil para proprietários de pequenas empresas.

Para um tutorial completo, confira como adicionar uma assinatura eletrônica a um formulário.

6. Use Integrações e Recursos Avançados do WPForms

Ao tornar sua pequena empresa sem papel, considere os muitos outros addons úteis disponíveis com o WPForms.

Com os addons do WPForms, você pode personalizar ainda mais seus formulários digitais, com integrações extras como os addons de Abandono de Formulário, Salvar e Continuar, e Rastreamento de Jornada do Usuário.

Essas integrações permitem que você ofereça conveniências extras aos seus usuários, bem como aos seus próprios processos de negócios que nunca seriam possíveis usando formulários em papel.

Os Addons Stripe e PayPal permitem que você aceite pagamentos diretamente de seus formulários usando campos de cartão de crédito. Portanto, se você deseja coletar pagamentos por serviços, pedidos online ou doações, você pode fazer isso sem esforço com formulários digitais.

Além disso, o Addon de Abandono de Formulário é uma ferramenta útil para ajudar a transformar leads interessados em clientes fiéis.  E para pequenas empresas que utilizam produtos Google para muitas de suas necessidades sem papel, o Addon Google Sheets é uma adição útil para formulários personalizados.

Proprietário de negócio e empreendedor aproveita ao máximo os addons do WPForms para coletar e gerenciar dados de formulários de contato, formulários de doação e muito mais. Saiba mais sobre WPForms para pequenas empresas em nosso estudo de caso,

7. Compartilhe Todos os Documentos e Comunicações Online

Em um escritório sem papel, você precisa que todos os seus documentos estejam disponíveis em formato digital, não apenas seus formulários.

Use um scanner para converter qualquer arquivo importante em papel em um documento digital. Também é recomendado usar serviços de armazenamento em nuvem para fazer backup de seus arquivos digitais. Dessa forma, você terá uma cópia de seus arquivos caso seu disco rígido físico falhe.

Depois de tornar seu escritório livre de papel, você poderá tornar seu fluxo de trabalho mais eficiente, permitindo uma melhor colaboração com sua equipe usando ferramentas digitais.

Com todos os seus documentos importantes criados e armazenados eletronicamente, sua pequena empresa deve compartilhar esses documentos e a comunicação interna eletronicamente também. Felizmente, hoje em dia é muito fácil compartilhar e comunicar online.

Os documentos são convenientemente compartilhados entre colegas no Google Drive, e muitas empresas usam o Google para outras comunicações também.

Para reuniões de funcionários, considere abandonar memorandos em papel e agendas de reunião impressas, e compartilhar um Documento Google para toda a empresa em vez disso. Google Slides e PowerPoint também são programas muito úteis para levar suas reuniões online.

Você também pode incentivar os funcionários a compartilhar anotações em formatos digitais e utilizar aplicativos de reunião e mensagens online. Existe uma variedade de programas de reunião para escolher, como Google Meet, Zoom e Microsoft Teams. Além disso, cada vez mais pequenas empresas estão recorrendo a aplicativos como o Slack para mensagens diretas entre colegas de trabalho.

Em seguida, veja esta lista de verificação para teste de formulários

Com todos os produtos digitais disponíveis atualmente, incluindo aqueles oferecidos pelo WPForms, é mais fácil do que nunca tornar sua empresa e seus formulários sem papel.

E embora nos orgulhemos da simplicidade de nossos formulários personalizáveis e do construtor de formulários fácil de usar no WPForms, reunimos uma lista de dicas profissionais para ajudá-lo a evitar erros ou perdas de dados com seus formulários online. Dê uma olhada em nossa lista completa para testar seus formulários.

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