時間を有効に使うことができて仕事が速い人と、そうでない人との違いはどこにあるのでしょうか。自身も多忙な毎日を送り数多くのタスクを次々とこなしていく弁護士の谷原誠さんによれば、仕事が速い人には、「なんとなくはじめない」「マルチタスクをしない」「1日を24時間と考えない」という3つの「やらないこと」に共通点があるといいます。それらと時間の使い方は、どのようにつながっているのでしょうか。
構成／岩川悟 取材・文／清家茂樹 写真／石塚雅人（インタビューカットのみ）
【プロフィール】
谷原誠（たにはら・まこと）
1968年9月5日生まれ、愛知県出身。弁護士。1991年、明治大学法学部卒業。同年、司法試験に合格。税法、損害賠償、企業法務、不動産問題などの案件・事件を、鍛え上げた質問力、交渉力、議論力などを武器に解決に導いている。現在、20人以上の弁護士が在籍するみらい総合法律事務所を共同経営する代表パートナーを務める。また、テレビのニュース番組等での解説者としても活躍。著書に『税理士懲戒処分の事例と実務』（中央経済社）、『裁判例に見る 税理士損害賠償の回避ポイント』（ロギカ書房）、『日本一敵が少ない弁護士が教える 7タイプ別交渉術』（秀和システム新社）、『「いい質問」が人を動かす』（文響社）などがある。
計画をもたないまま、なんとなく始めない
時間とは誰にとっても有限なものですが、とくに多くのタスクに追われるビジネスパーソンにとっては、いかに時間を有効に使うかというスキルが求められます。
まず、「なんとなく始めない」ということがポイントして挙げられます。上司からなんらかの仕事を指示されました。みなさんは、十分な事前準備をすることなく、その仕事をなんとなく始めていませんか？ なんとなく仕事を始めるというのは、ゴールさえ認識しないまま旅に出るようなもので、これでは迷ったり同じ場所を行ったり来たりしたりと、多くの時間と労力を浪費してしまいます。
もちろん、行き先も決めずに旅に出る人はいないですよね。でも、旅であればきちんと旅程を組めるのに、仕事となるとなんとなくはじめてしまう人も多いのです。すると、行き詰まって調べものをはじめたり、途中まで作業を進めていたのに問題点に気づいてはじめからやり直したりと、まるで自分で自分に差し戻しをするようなことも起きてしまいます。
だからこそ、最初の計画というものがとても重要です。私は弁護士としての本業の傍ら、書籍も執筆します。本を書く場合は、読者層を設定し、タイトルやキーコンセプトを決め、全体の構成や章立て、そこから文章の流れや結論を考えます。そのうえでようやく執筆をはじめます。
そうではなくなんとなく書きはじめると、なにを書くべきかはっきりと見えていませんから筆は進みませんし、「やっぱり、こうじゃなかったかな」というように多くの手戻りが発生してしまうでしょう。
「着手が早い」のはたしかにいいことですが、それによって無駄が発生して時間と労力を浪費してしまっては元も子もありません。
多くの無駄を発生させる、マルチタスクをしない
二度手間をなくすという意味では、「マルチタスクをしない」ことも大切です。そもそもの話をすると、脳科学の観点からは基本的に脳はシングルタスクしかできないと言われます。もちろん音楽を聴きながら仕事をするくらいのことならできますが、集中が必要なタスクを同時並行で進めることはできないのです。
つまり、自分がマルチタスクをやっていると思っている人は、シングルタスクを切り替えながら進めているに過ぎません。するとなにが起きるかというと、まさに二度手間、手戻りが発生するのです。
プレゼン資料をつくっていたのに、途中で「そういえば、あのメールに返信をしなければいけないんだった」「あ、あの得意先に電話もしなければ」と別のタスクに取りかかると、作業途中のプレゼン資料のことについては頭のなかでほとんどリセットされます。そして、資料作成を再開しようとしたときには、「どこまで進めていたんだっけ？」と思い出しながらまた初めから作業をするようなことになるのです。
ですから、一度手をつけたタスクは最後まで完遂して次のタスクに取りかかるようにしましょう。「自分はマルチタスクをしている」と思うと、バリバリと働いているように思えるかもしれませんが、それはただの勘違いでしかありません。仕事が速い、時間を有効に使える人は、着実にシングルタスクで仕事をこなしています。
1日を24時間と考えない
また、「1日を24時間と考えない」ことも、時間を上手に使うために必要な意識です。その理由は、「自制バイアス」にあります。自制バイアスとは、「自分は欲求や感情の他、時間の使い方もコントロールできるはずだと過信してしまう認知バイアス」のことです。
1日を24時間だととらえていると、睡眠や食事などの時間を差し引いた残り時間のなかで、「自分だったらこの時間でこれができる」と目いっぱいに予定を詰め込むことになります。ところが、「自分にはできる」という感覚は自制バイアスによって高く見積もったものですから、想定どおりに予定をこなすことができないのです。
再び旅を例に出すと、旅の場合ならそれでもいいでしょう。なぜなら、時間が足りなくなったら、「ここの観光時間をもう少し短くしよう」「残念だけど、今回はここに行くのはあきらめよう」というように自分で自由に調整できるからです。
でも、仕事の場合には、「残念だけど、今回はこの仕事はあきらめよう」とはできません。しかも、仕事に関しては、ただ自分の能力を高く見積もってしまうことに加え、会議が予定より長引いた、急なトラブルに対応しなければならなくなったなど、避けられないイレギュラーなことも起きます。
だからこそ、1日を24時間とは考えず、たとえば20時間と考えるなど、バッファーを設けておかなければなりません。実際に試してみてください。おそらく、20時間と考えても「時間が足りない」と感じる人がほとんどのはずです。
私自身が多忙ということもあって、これまでに自制バイアスから逃れる方法はないかといろいろと試行錯誤してきました。結論は残念ながら「ない」というもので、対処法として唯一有効だといえるのが、バッファーを設けることです。ですから、みなさんも「だって1日は24時間だから」と考えるのではなく、潔くあきらめて20時間くらいで考えることをおすすめします。
【谷原誠さん ほかのインタビュー記事はこちら】
「時間が足りない」と感じる人の共通点。あなたの価値観、何点ですか？
なぜ「集中し続ける人」ほど、生産性が下がるのか？
清家茂樹（せいけ・しげき）
1975年生まれ、愛媛県出身。出版社勤務を経て2012年に独立。ジャンルを問わずさまざまな雑誌・書籍の編集に携わる。
