Cette FAQ publie les questions qui nous ont été adressées dans le cadre de nos activités (→ voir Qui sommes-nous ?), et les réponses que nous y avons apportées en nous appuyant sur la réglementation en vigueur. La tonalité souvent normative de ces billets ne doit cependant pas décourager le débat sur les conditions d’application de ces règles : n’hésitez pas à les commenter !

Les différents dispositifs utilisés pour gérer ses données (les sécuriser et les travailler en commun pendant la durée du projet ; les préserver ensuite et les mettre éventuellement à la disposition d’un public large ou restreint ; les conserver éventuellement sur la longue durée) ne sont pas les mêmes en fonction du moment où l’on se situe dans le cycle de vie de la donnée, et en fonction aussi de son degré d’ouverture. Ces différents termes (stockage, archivage, diffusion, exposition…) recouvrent en effet des étapes et des besoins bien différents, pour lesquels il convient de choisir un outil bien adapté : il est donc important de comprendre de quoi il s’agit.

Quelle différence entre  stockage et archivage ?

En cours de projet, puis pendant quelques années ensuite, il faut penser à stocker ses données pour les préserver d’abord, et éventuellement les diffuser ensuite auprès du public ; l’archivage quant à lui désigne la préservation des données dans la longue durée : en France, c’est généralement le CINES qui le prend en charge  après des démarches spécifiques de la part de l’équipe de recherche¹ .

Stocker, où et quand ?

Concernant le stockage, on n’utilisera pas les mêmes outils selon le moment où l’on se trouve dans la vie du projet.

• Le stockage de données « chaudes » : on parle de données chaudes quand elles sont amenées à être régulièrement modifiées (en cours de projet surtout) ; il faut donc choisir un dispositif (cloud universitaire, gestionnaire de fichier national² , forge logicielle³ …) adapté, où il est facile de faire du suivi de version, de déplacer les documents, de les renommer, etc. Il est de beaucoup préférable de choisir un outil institutionnel plutôt qu’un cloud propriétaire (type Dropbox, Google Drive, etc.) qui n’offre aucune garantie sur la sécurité et la confidentialité des données déposées. Avant de choisir, demandez-vous toujours où se trouvent – physiquement – vos données, et qui en est légalement le propriétaire.

• Le stockage de données « froides » : les données sont finalisées et ne seront plus susceptibles (ou très peu) d’être modifiées : il faut alors les déposer dans un entrepôt⁴ où elles seront accessibles par tout ou partie du public concerné. On peut aussi envisager un accès restreint en fonction de la nature des données, ou mettre en place un embargo temporaire, par exemple.

• Certains entrepôts proposent d’ « exposer » ou de « signaler » les données : cela signifie qu’ils ne donneront pas accès à vos données en tant que telles mais seulement à leurs métadonnées (exemple : les entrepôts OAI-PMH⁵ ); cela peut être un choix intéressant si vous souhaitez déposer des jeux de données en cours de projet : les données pourront alors être découvertes par des moteurs de recherche ou des “moissonneurs”, sans pour autant être visibles ou téléchargeables ; mais il faudra peut-être prévoir un autre dispositif si vous souhaitez finalement rendre accessibles les données elles-mêmes. Certains entrepôts (comme Nakala ou Zenodo) permettent de passer d’une option à l’autre sans avoir à changer de lieu de dépôt.

• Le stockage pour publication ou diffusion des données : sauf dans les cas mentionnés ci-dessus, les entrepôts permettent généralement au public d’accéder à vos données ; les critères de choix sont détaillés dans cet article. Rappelons simplement ici qu’il faut veiller lors du choix de votre entrepôt à ce que vos données soient sécurisées, mais aussi citables : vous devez pouvoir y faire référence sans ambiguïté et de manière pérenne dans une publication, et les futurs réutilisateurs doivent également pouvoir vous créditer pour votre travail.  L’attribution d’un identifiant unique (DOI, Handle) aux données déposées garantit cette possibilité. Certaines plateformes de données, comme Quetelet-Progedo-Diffusion, proposent en outre des services pour faciliter la découverte et la réutilisation des jeux de données.

Notes

1. Voir CINES, L’archivage numérique, qu’est-ce que c’est ? 19 septembre 2016. Disponible en ligne : https://www.cines.fr/archivage/un-concept-des-problematiques/. Consulté le 28 mars 2022 [↩]
2. Sharedocs (Huma-Num), MyCore (CNRS) par exemple [↩]
3. GitLab, GitHub par exemple [↩]
4. Voir dans ce blog les articles suivants : “Qu’est-ce qu’un entrepôt de données ?” et “Quels critères sont importants pour choisir un lieu de dépôt pour mes données ?” [↩]
5. Pour une définition simple de ce qu’est le protocole OAI-PMH, voir par exemple cet article sur le site de la BNF. [↩]

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