UNIVERSITATEA „ȘTEFAN CEL MARE” SUCEAVA

FACULTATEA DE ȘTIINȚE ECONOMICE ȘI ADMINISTAȚIE PUBLICĂ

SPEACIALIZAREA: AUDIT ȘI GUVERNANȚĂ CORPORATIVĂ

METODOLOGIA DE DERULARE A UNEI MISIUNI DE AUDIT

INTERN
Auditul performanței la S.C. Farmec S.A.

Coordonator:
Lect. dr. Ciubotariu Marius

2019
 Descrierea companiei.
Scurt istoric
În 1889 începe povestea de succes a companiei Farmec - prima şi cea mai importantă
companie românească de produse cosmetice - când iau naştere, la Budapesta, laboratoarele
Molnar Moser.
În 1965 se produce pentru prima dată Laptele Doina, acesta fiind în continuare cel mai
bine vândut produs demachiant de pe piața românească.
Între 1967-1968 Liviu Turdean devine Director şi fabrica înscrie pe cartea sa de vizită o
mare realizare - devine primul producător de creme şi emulsii Gerovital H3 prof. Dr. Ana Aslan
din România. Produsele se adresau femeilor cu vârsta de aproximativ 40 de ani, tenurilor care
prezintă primele semne de îmbătrânire.
În 1995 Farmec se privatizează prin metoda MEBO, avand capital 100% românesc.
Primul Director General ales de Adunarea Generală a Acţionarilor a fost Ec. Liviu Turdean.
În prezent, Farmecr deține peste 400 de produse cosmetice și de curățenie reprezentate de
peste 15 branduri, printre cele mai cunoscute mărci ale firmei se află Gerovital H3, Ecovital,
Farmec 16, Dermofarm, Triumf și Nufăr. În categoria cremelor și emulsiilor, Farmecar deține
mărci precum Gerovital Plant, Ana Aslan, Aslavital, Farmec și Doina, iar din categoria
deodorantelor fac parte Obsesie, Athos, You & Me. 10% din cifra de afaceri a companiei constă
în exporturi, aceasta fiind prezentă pe toate continentele lumii.

1
 P-01 – ELABORAREA ORDINULUI DE SERVICIU

Entitatea S.C. Farmec S.A.

Compartimentul Audit Public Intern
Nr. 1203 / Data 05.09.2019
ORDIN DE SERVICIU
În conformitate cu prevederile art. 13 lit. c) din Legea nr. 672/2022 privind auditul
public intern, republicată, cu modificările ulterioare, Hotărârea Guvernului nr. 1086/2013
pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activității de audit intern și ale
Planului anual de audit public intern, în perioada 02.09.2018-10.10.201 se va efectua o misiune
de audit intern al performanței la S.C. Farmec S.A. , cu tema extinderea comerțului cu produse
cosmetice în spațiul extracomunitar.
Perioada cuprinsă în auditare: 01.01.2018 – 30.06.2018
Scopul misiunii: Evaluarea modului în care entitatea respectă principiile de economicitate,
eficiență și eficacitate în procesul de extindere în spațiul extracomunitar, respectând și
prevederile legale aplicabile în acest sens.
Obiectivele generale ale misiunii sunt:
Extinderea producției și comerțului de produse cosmetice în spațiul extracomunitar
Menţionăm că se va efectua un audit de performanță.
Echipa de audit este formată din:
1. Popescu Angela ,auditor intern, coordonator echipă de audit intern;
2. Popescu Maria,auditor intern
Supervizorul misiunii este Popescu Angela , având funcţia de șef al compartimentului de audit
intern.
Popescu Angela
Şeful Compartimentului de audit intern

2
 P-02– ELABORAREA DECLARAȚIEI DE INDEPENDENȚĂ

S.C. Farmec S.A

Compartimentul de Audit Intern

DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ

Nume şi prenume: Popescu Angela

Misiunea de audit: Extinderea producției și comerțului de produse cosmetice în
spațiul extracomunitar
Data:02.09.2018

Nr.
Declararea conflictelor de interese şi a incompatibilităţilor
crt.
Da Nu

1. Aţi avut/aveţi vreo relaţie oficială, financiară sau personală cu

persoane din cadrul entităţii/structurii ce va fi auditată care ar putea
să vă limiteze măsura în care puteţi să interveniţi şi să constataţi - X
deficienţe de orice fel cu privire la misiunea de audit intern de
performanță?

2. Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, activităţi, procese,

programe, grupuri, care au legătură cu structura ce va fi auditată şi
care ar putea să vă influenţeze în misiunea de audit intern de - X
performanță?
3. Aţi avut/aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat(ă) în ultimii 3 ani
într-un alt mod în activitatea entităţii/structurii ce va fi auditată? - X

4. Aveţi responsabilităţi în derulare a programelor şi proiectelor

finanţate integral sau parţial de Uniunea Europeană? - X

5. Aţi fost implicat(ă) în elaborarea şi implementarea sistemelor de

control ale entităţii/structurii ce va fi auditată? - X

6. Sunteţi soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu

- X
conducătorul entităţii/structurii ce va fi auditată?
7. Aveţi vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă
angajare sau primirea de redevenţe de la vreun grup, organizaţie
sau nivel guvernamental, care are legătură cu entitatea/structura ce - X
va fi auditată?
8. Aţi aprobat înainte documente, ordine de plată şi alte instrumente de
plată pentru entitatea/structura ce va fi auditată? - X

9. Aţi fost/sunteţi implicat în ţinerea evidenţei contabile la

- X
entitatea/structura ce va fi auditată?
10. Aţi avut/aveţi vreun interes personal care influenţează sau pare să
influenţeze îndeplinirea atribuţiilor de serviciucu imparţialitate şi - X
obiectivitate faţă de entitatea/structura ce va fi auditată?

11. Puteţi evalua eficacitatea proceselor şi sistemelor în raport cu

cerinţele specificate şi conformitatea obiectivelor cu politica X -
entităţii?

3
12. Dacă în timpul misiunii de audit intern de performanţă apar
incompatibilităţi personale, externe sau organizaţionale care
afectează obiectivitatea dvs. de a lucra şi a elabora rapoarte de
audit imparţiale, le notificaţi şefului compartimentului de audit X -
intern?

1. Incompatibilităţi personale: NU
2. Pot fi eliminate incompatibilităţile: -
3. Dacă da,explicaţi cum anume: NU ESTE CAZUL.

Auditor intern,
Popescu maria
Șeful Compartimentului de Audit Intern,
Popescu Angela

4
 P-03- ELABORAREA NOTIFICĂRII PRIVIND DECLANȘAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN DE
PERFORMANȚĂ

S.C. Farmec S.A

Compartimentul de Audit Intern
Nr. 1203 / 02.09.2018

NOTIFICAREA PRIVIND DECLANŞAREA MISIUNII DE

AUDIT INTERN DE PERFORMANȚĂ

Către: S.C. Farmec S.A.

De la: Popescu Angela, Seful Compartimentului de Audit Inern
Referitor la misiunea de audit: Extinderea producției și comerțului de produse cosmetice în
spațiul extracomunitar
Stimată doamnă Savu Cristina,
În conformitate cu Planul anual de audit intern pe anul 2018, urmează ca în perioada
02.09.2018-10.10.2018 să efectuăm o misiune de audit intern de performanță cu tema extinderea
producției și comerțului de produse cosmetice în spațiul extracomunitar
Scopul misiunii de audit intern al performanței îl reprezintă examinarea
responsabilităților asumate de către conducerea entității publice și personalul de execuție, cu
privire la organizarea și realizarea activităților și îndeplinirea în mod eficient și eficace a acestora
Obiectivele generale ale misiunii sunt:
Extinderea producției și comerțului de produse cosmetice în spațiul extracomunitar
Ulterior, vă vom contacta pentru a stabili, de comun acord, data şi modul de organizare a şedinţei
de deschidere a misiunii în cadrul căreia vom avea în vedere:
- prezentarea auditorilor;
- prezentarea şi documentarea obiectivelor misiunii;
- modalitatea de desfăşurare a misiunii;
- persoanele de contact;
- alte aspecte.
Pentru o mai bună înţelegere a activităţii dumneavoastră, vă rugăm să ne puneţi la
dispoziţie documentaţia necesară privind:
- planificarea, organizarea și controlul activităţilor auditabile, legile şi reglementările
aplicabile;
- organigrama entităţii;
- Regulamentul de organizare şi funcţionare;
- fişele posturilor;
5
 - procedurile operaţionale de lucru;
- rapoartele de activitate etc.
Pentru eventualele întrebări privind desfăşurarea misiunii, vă rugăm să o contactați pe
doamnaPopescu Maria, auditor intern, telefon 0749888577, email audiex@[Link].

Cu deosebită considerație,
Data: 02.09.2018
Șeful Compartimentului Audit Intern
Popescu Angela

6
 P-04- ȘEDINȚA DE DESCHIDERE

Compartimentul de PREGĂTIREA MISIUNII Data:

Audit Public Intern 02.09.2018
Şedinţa de deschidere

Domeniu/activitatea auditată:Comercializarea produselor

cosmetice
Denumirea misiunii: Extinderea producției și comerțului de
produse cosmetice în spațiul extracomunitar
Document redactat de: Popescu Maria
Supervizat: Popescu Angela

MINUTA ȘEDINȚEI DE DESCHIDERE

A. LISTA PARTICIPANȚILOR
Numele Funcţia Entitatea/structura evaluată Semnătura
Savu Cristina Director executiv S.C. Farmec S.A.
Apopei Matei Șef departament S.C. Farmec S.A.
financiar-contabil
Popovici Alexandru Șef departament S.C. Farmec S.A.
resurse umane
Simionese Delia Șef departament S.C. Farmec S.A.
cercetare-dezvoltare
Bodnariuc Anca Șef departament S.C. Farmec S.A.
marketing și publicitate
Popescu Maria Auditor intern S.C. Farmec S.A.

Popescu Angela Șef al S.C. Farmec S.A.

compartimentului de
audit intern

B. STENOGRAMA ȘEDINȚEI
- Prezentarea auditorilor care urmează să efectueze misiunea de audit și semnificația
auditului intern;
- Aducerea la cunoștință a perioadei misiunii de audit intern, respectiv 05.09. –
10.10.2019, cât și a perioadei supuse auditării 01.01.2018 - 30.06.2018;
- Prezentarea Programului intervenţiei la faţa locului şi obiectivele auditabile care vor fi
realizate;
- Stabilirea persoanelor pe care auditorii le pot contacta în vederea colectarii informaţiilor,
efectuării de teste asupra muncii lor şi pentru a lua interviuri, programul întâlnirilor şi
timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri;
- Recomandările formulate ca urmare a eventualelor disfuncţionalităţi constatate vor fi
discutate şi analizate cu structura auditată, inclusiv Calendarul implementării şi
persoanele răspunzătoare cu implementarea recomandărilor.
7
 P-05- CONSTITUIREA/ACTUALIZAREA DOSARULUI PERMANENT

Compartimentul PREGĂTIREA MISIUNII

Audit Intern Data:
Colectarea şi prelucrarea informaţiilor 02.09.2018
Domeniu/activitatea auditată:Comercializarea
produselor cosmetice
Denumire misiune: Extinderea producției și comerțului
de produse cosmetice în spațiul extracomunitar
Document redactat de:Popescu Maria
Supervizat: Popescu Angela

CHESTIONARUL DE LUARE LA CUNOȘTINȚĂ

ÎNTREBĂRI FORMULATE DA NU OBSERVAȚII
I. Cunoașterea contextului socio-economic
1. Care sunt principalele atribuții ale entității? - oferă atât femeilor cât și
bărbaților, la nivel
mondial, cele mai bune
cosmetice inovatoare în
ceea ce privește calitatea,
siguranța și eficacitatea
2. Contractul de muncă și fișa postului stabilesc în mod clar X
drepturile, obligațiile și sarcinile angajatului?
3. Prin modul în care este organizată, entitatea, reușește să răspundă X
cerințelor mediului în care își desfășoară activitatea?
II. Cunoașterea contextului organizațional
1. S-a realizat un studiu de piață cu privire la mediul în care se X
desfășoară activitatea?
2. Au fost identificate părțile interesate din cadrul mediului în care se X
desfășoară activitatea?
3. Au fost identificate nevoile, așteptările și dorințele părților X
interesate?

III. Cunoașterea funcționării entității/structurii auditate

1. Există un sistem de proceduri care să reglementeze organizarea X Cadrul normativ
activității de comerț extracomunitar?
2. Procedurile de lucru existente sunt cunoscute și aplicate de X
personalul responsabil?
3. Dețineți monografii privind modul de desfășurare a activității X
comerciale în spațiul extracomunitar?
4. Aveți personal specializat, responsabil cu organizarea comerțului X
în spațiul extracomunitar?
5. Jurnalele, centralizează şi înregistrează operaţiunile consemnate în X Registrul jurnal
documente justificative și sunt prezentate aceste înregistrări sub

8
forma unor listări electronice?
6. Persoanele responsabile cu transportul extracomunitar dețin X Atestate profesionale
documente care să le ateste pregătirea profesională? A.R.R. și A.D.R.

Auditor intern,
Popescu Maria
Supervizor,
Popescu Angela

9
 P-06- PRELUCRAREA ȘI DOCUMENTAREA INFORMAȚIILOR

Compartimentul de PREGĂTIREA MISIUNII Data:

Audit Intern 03-04.09.2018
Colectarea şi prelucrarea informaţiilor

Domeniul/activitatea auditată: Comercializarea produselor

cosmetice
Titlul auditului performanţei: Extinderea producției și
comerțului de produse cosmetice în spațiul extracomunitar
Document redactat de: Popescu Maria
Supervizat: Popescu Angela

STUDIU PRELIMINAR
OBIECTIV Descrierea activităților derulate
Analiza diagnostic a S.C. Farmec S.A. reprezintă unul dintre cei mai mari producători și distribuitori de
domeniului auditabil produse cosmetice la nivel mondial.
Domeniul auditabil este reprezentat de dorința de extindere a producției și a
comerțului cu produse cosmetice în spațiul extracomunitar.
Din punctul de vedere al resursei umane, 35% dintre angajați dețin studii superioare
și profesează în sfera de activitate specifică studiilor terminate, restul de 65%
reprezentând angajații fără studii superioare, care acționează în sfera producției
(fabrici, depozite).
Entitatea se obligă să asigure auditorilor documentele necesare derulării misiunii de
audit (Rapoarte ale administratorilor, contractele de muncă ale angajaților + fișa
postului, Registru jurnal + liste de inventar). De asemenea, managementul pune la
dispoziția auditorilor strategia de dezvoltare a domeniului auditat și strategiile de
dezvoltare adoptate în trecut.
Stabilirea - Certificat de calitate;
activităților/acțiunilor - Documente privind respectarea normelor sanitare specifice domeniului;
auditabile - Factura fiscală;
- Chitanțe de încasare;
- Strategia de dezvoltare;
- Lista de inventar.
Analiza obiectivelor Obiectiv: Extinderea producției și comerțului de produse cosmetice în spațiul
stabilite de entitate specifice extracomunitar.
domeniului auditabil Există suficiente informații cu privire la strategia entității în ceea ce privește
domeniul supus auditării pentru ca misiunea să fie relevantă.
Obiectivul acoperă activitățile derulate.
Analiza indicatorilor - Riscul de lichiditate;
- Riscul valutar-
- Scăderea CA pe piața externă;
- Riscuri de resurse umane legate de lipsa de pe piața muncii a candidaților

10
 performanți în domenii specifice producerii produselor cosmetice (farmacie,
chimie, asigurarea calității)
- Riscuri de imagine legate de apariția în presa scrisă și on-line a unor
informații negative;
- Riscuri legislative legate de implicarea angajaților în activități care să
afecteze funcționarea legală și eficientă a entității.
Indicatorii pot fi calculați. Indicatorii sunt relevanți în ceea ce privește activitatea
auditată.

Auditor intern,
Popescu Maria

Supervizor,
Popescu Angela

11
 Evaluarea obiectivelor

Compartimentul de PREGĂTIREA MISIUNII Data:

Audit Intern 03-04.09.2018
Colectarea şi prelucrarea informaţiilor

Domeniul/activitatea auditată: Comercializarea produselor

cosmetice
Titlul auditului performanţei: Extinderea comerțului cu
produse cosmetice în spațiul extracomunitar
Document redactat de: Popescu Maria
Supervizat: Popescu Angela

EVALUAREA OBIECTIVELOR
OBIECTIVUL EVALUARE
Specific Măsurabil Acceptabil Realist Limitat în
timp
Evaluare generală DA DA DA DA DA
DA
Obiectiv redefinit de conducerea Extinderea producției și comerțului de produse cosmetice în spațiul
entității și agreat cu auditorii extracomunitar
interni din punct de vedere al
cerințelor SMART

Auditor intern,
Popescu Maria
Supervizor,
Popescu Angela

12
 Evaluarea indicatorilor
Compartimentul de PREGĂTIREA MISIUNII
Audit Intern Data:
Colectarea şi prelucrarea informaţiilor 03-04.09.2018
Domeniu/activitatea auditată:Comercializarea
produselor cosmetice
Denumire misiune: Extinderea comerțului cu produse
cosmetice în spațiul extracomunitar
Document redactat de:Popescu Maria
Supervizat: Popescu Angela

EVALUAREA INDICATORILOR
Indicator Riscul de Riscul valutar Cifra de Riscuri de Riscuri de Riscuri
lichiditate afaceri resurse imagine legislative
Criterii de evaluare umane
Obiectiv: Extinderea comerțului cu produse cosmetice în spațiul extracomunitar

Relevant pentru obiective DA DA DA DA DA DA

Definit clar fără ambiguităţi DA DA DA DA DA DA
Uşor de înţeles şi de folosit DA DA DA DA DA DA
Comparabil DA DA DA DA DA DA
Verificabil DA DA DA DA DA DA
Acoperă toate variabilele de DA DA DA DA DA DA
cantitate, calitate
Măsurabile şi raportate în timp DA DA DA DA NU DA
Evaluarea generală a Relevant Relevant Relevant Relevant Relevant Relevant
indicatorilor sau instrumentelor pentru pentru pentru pentru pentru pentru
luate ca întreg obiectivul obiectivul ales obiectivul ales obiectivul ales obiectivul ales obiectivul ales
ales

Propuneri de măsuri/indicatori noi NU NU NU NU NU NU

sau alternative

Auditor intern,
Popescu Maria
Supervizor,
Popescu Angela

13
 Evaluarea surselor de date
Compartimentul de PREGĂTIREA MISIUNII
Audit Intern Data:
Colectarea şi prelucrarea informaţiilor 03-04.09.2018
Domeniu/activitatea auditată:Comercializarea
produselor cosmetice
Denumire misiune: Extinderea producției și comerțului
de produse cosmetice în spațiul extracomunitar
Document redactat de:Popescu Maria
Supervizat: Popescu Angela
EVALUAREA SURSELOR DE DATE
INDICATOR Surse de date Criterii stabilite Rezultatele Aprecierea globală
existente pentru evaluarea evaluării surselor a suficienței
surselor de date de date surselor de date
utilizate
Obiectiv Extinderea producției și comerțului de produse cosmetice în spațiul extracomunitar
Riscul de lichiditate Raportul Sursa oferă
administratorilor informații
2018 suficiente și
complete
Riscul valutar Raportul Sursa oferă
administratorilor informații
2018 suficiente și
complete
Scăderea CA pe Raportul Sursa oferă
piața externă administratorilor informații
2018 suficiente și
complete
Riscuri de resurse Raportul Sursa oferă
umane administratorilor informații
2018 suficiente și
complete
Riscuri de imagine Raportul Sursa oferă
administratorilor informații
2018 suficiente și
complete
Riscuri legislative Raportul Sursa oferă
administratorilor informații
2018 suficiente și
complete

Auditor intern, Supervizor,

Popescu Maria Popescu Angela
14
 P-07- EVALUAREA RISCURILOR

Compartimentul de PREGĂTIREA MISIUNII

Audit Intern Data:
Analiza riscului și evaluarea controlului intern 04-05.09.2018

Domeniu/activitatea auditată:Comercializarea produselor

cosmetice
Denumire misiune: Extindereaproducției și comerțului de produse
cosmetice în spațiul extracomunitar
Document redactat de:Popescu Maria
Supervizat: Popescu Angela

STABILIREA PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCURILOR

ŞI IERARHIZAREA RISCURILOR

Nr. Obiective Activități/Acțiuni Riscuri identificate Criterii de analiză a riscurilor Punctaj total Ierarhizarea
crt. Probabilitatea Impact (I) riscurilor
(P)
1 Extinderea producției 1. Strategia de 1. Studiul de piață prezintă Mică Moderat 2 Mic
și comerțului de dezvoltare omisiuni; 1 2
produse cosmetice în 2. Supraaprecierea imaginii Mică Scăzut 1 Mic
spațiul entității în mediul în care își 1 1
extracomunitar desfășoară activitatea;
3. Produsele oferite nu Medie Moderat 4 Mediu
acoperă toate nevoile mediului 2 2

15
 în care se desfășoară
activitatea;
[Link] economico- 4. Diferențele de curs valutar Medie Ridicat 6 Mare
financiare determină pierderi 2 3
5. Termen lung de încasare a Mare Ridicat 9 Mare
creanțelor 3 3
6. Pierderi determinate de Mică Ridicat 3 Mediu
volumul scăzut al vânzărilor 1 3
3. Documente privind 7. Înscrisuri false cu privire la Scăzută Moderat 2 Mic
respectarea normelor modul de depozitare al 1 2
sanitare specifice produselor;
domeniului
8. Autorizarea produselor prin Mare Ridicat 9 Mare
procedura internațională foarte 3 3
lentă
9. Realizarea în mod Mică Moderat 2 Mic
superficial a analizelor 1 2
biologice la care au fost
supuse produsele
4. Relațiile cu terții 10. Resurse investiționale Mare Moderat 6 Mare
limitate; 3 2
11. Pierderea calității materiei Mică Moderat 2 Mic
prime; 1 2
12. Creșterea costului materiei Mică Ridicat 3 Mediu
prime; 1 3
5. Certificat de 13. Nerespectarea propriilor Mică Scăzut 1 Mic

16
 calitate politici cu privire la garantarea 1 1
calitatii;
14. Transmiterea de informații Medie Ridicat 6 Mare
eronate cu privire la 2 3
ingredientele produselor;
15. Comunicarea eronată a Mare Ridicat 9 Mare
termenului de valabilitate a 3 3
produsului;

PT = P x I:
- PT = 1 sau 2, riscul este mic, tolerabil și nu necesită măsuri de control
- PT = 3 sau 4, riscul este mediu, tolerarea este ridicată și necesită măsuri de control
- PT = 6 sau 9, riscul este ridicat, intolerabil și necesită măsuri de control urgente

Auditor intern,
Popescu Maria

Supervizor,
Popescu Angela

17
 P-08-EVALUAREA CONTROLULUI INTERN

Compartimentul de Audit PREGĂTIREA MISIUNII Data:

Intern Analiza riscurilor şi evaluarea controlului intern 06.09.2018
Domeniul/activitatea auditată:Producerea și comercializarea produselor cosmetice
Denumire misiune:Extinderea producției și comercializării produselor cosmetice în spațiul extracomunitar

Document redactat de:Popescu Maria

Supervizat de:Popescu Angela

CHESTIONARUL DE LUARE LA CUNOȘTINȚĂ

ÎNTREBĂRI FORMULATE DA NU OBSERVAȚII

Obiectiv: Extinderea producției și comerțului de produse
cosmetice în spațiul extracomunitar
1. Produsele oferite sunt adaptabile mediului în care urmează a fi X
comercializate?
2. Există proceduri cu privire la diminuarea impactului financiar X
a eventualelor evenimente negative?
3. Aceste proceduri sunt scrise, formalizate și cunoscute de X Procedurile nu sunt scrise
personalul responsabil? și resursa umană
acționează în baza
raționamentului propriu la
diminuarea riscurilor
4. Cadrul legislativ permite comercializarea tuturor produselor? X Cadrul legislativ permite
comercializarea produselor
însă există întârzieri în
ceea ce privește atestarea
internațională a anumitor
produse.
5. Există o strategie de atragere a investitorilor? X
6. Relațiile cu furnizorii de materie primă sunt solide? X
7. Există norme interne care să garanteze calitatea produselor? X
8. Dacă da, acestea sunt scrise, formalizate și cunoscute de X Procedurile nu sunt scrise
personalul responsabil? dar au fost transmise
personalului pe cale orală
9. Personalul din linia de producție a fost instruit cu privire la X
modul de funcționare și utilizare a echipamentelor tehnologice?
10. Resursa umană este implicată în ambalarea/etichetarea X
produselor care urmează a fi comercializate?

Auditor intern,
Popescu Maria

Suprvizor,
Popescu Angela

18
 Evaluarea inițială a controlului intern și stabilirea obiectivelor de audit
Compartimentul de Audit PREGĂTIREA MISIUNII Data:
Intern Analiza riscurilor şi evaluarea controlului intern 06.09.2018
Domeniul/activitatea auditată:Producerea și comercializarea produselor cosmetice
Denumire misiune:Extinderea producției și comercializării produselor cosmetice în spațiul extracomunitar

Document redactat de:Popescu Maria

Supervizat de:Popescu Angela

EVALUAREA INIȚIALĂ A CONTROLULUI INTERN ȘI STABILIREA OBIECTIVELOR DE AUDIT

Nr. Obiective Activități/Acțiuni Riscurile identificate Ierarhizarea Controale Controale Evaluarea Selectarea în
crt riscurilor interne interne inițială a auditare
existente așteptate controlului
intern
Extinderea producției și 1. Strategia de 1. Studiul de piață Mic DA NU NU
comerțului de produse dezvoltare prezintă omisiuni;
cosmetice în spațiul
extracomunitar
2. Supraaprecierea Mic DA NU NU
imaginii entității în
mediul în care își
desfășoară activitatea;
3. Produsele oferite nu Mediu DA DA- produsele NU
acoperă toate nevoile existente pot fi
mediului în care se ușor adaptate
desfășoară activitatea; mediului în care
se desfășoară

19
 activitatea
[Link] economico- 4. Diferențele de curs Ridicat DA DA DA
financiare valutar determină
pierderi
5. Termen lung de Ridicat DA DA DA
încasare a creanțelor
6. Pierderi determinate Mediu DA DA DA
de volumul scăzut al
vânzărilor
3. Documente privind 7. Înscrisuri false cu Mic DA NU NU
respectarea normelor privire la modul de
sanitare specifice depozitare al
domeniului produselor;
8. Autorizarea Ridicat DA DA DA
produselor prin
procedura
internațională foarte
lentă
9. Realizarea în mod Mic DA NU NU
superficial a analizelor
biologice la care au
fost supuse produsele
4. Relațiile cu terții 10. Resurse Ridicat DA DA DA
investiționale limitate;
11. Pierderea calității Mic DA NU NU
materiei prime;

20
 12. Creșterea costului Mediu DA DA- există NU
materiei prime; anumite clauze
contractuale care
protejează
entitatea de
creșterea
exagerată atât a
prețului unitar al
materiei prime
cât și a
cheltuielilor
aferente
5. Certificat de 13. Nerespectarea Mic DA NU NU
calitate propriilor politici cu
privire la garantarea
calitatii;
14. Transmiterea de Ridicat DA DA DA
informații eronate cu
privire la ingredientele
produselor;
15. Comunicarea Ridicat DA DA DA
eronată a termenului
de valabilitate a
produsului;

21
Concluzii
În urma evaluării controlului intern s-au selectat 7 riscuri identificate în vederea auditării și anume:
Activități/Acțiuni auditabile Riscuri identificate
[Link] economico-financiare 1. Diferențele de curs valutar determină pierderi
2. Termen lung de încasare a creanțelor
3. Pierderi determinate de volumul scăzut al vânzărilor
[Link] privind respectarea normelor sanitare 4. Autorizarea produselor prin procedura internațională
specifice domeniului foarte lentă
3. Relațiile cu terții 5. Resurse investiționale limitate;
4. Certificat de calitate 6. Transmiterea de informații eronate cu privire la
ingredientele produselor;
7. Comunicarea eronată a termenului de valabilitate a
produsului;
Toate riscurile selectate penrtu a fi auditate au fost ierarhizate ca fiind riscuri mari, singurul risc mediu fiind cel legat de pierderile determinate
de volumul scăzut al vânzărilor. Celelalte riscuri cu un nivel mediu au fost eliminate deoarece în momentul efectuării evaluării controlului intern
existau măsuri menite să le diminueze ori să le elimine complet.

Auditor intern,
Popescu Maria

Supervizor,
Popescu Angela

22
 P-09- ELABORAREA PROGRAMULUI MISIUNII DE AUDIT INTERN

Compartimentul de PREGĂTIREA MISIUNII

Audit Intern
Elaborarea Programului misiunii de audit intern de Data:
performanță 09.09.2018

Domeniul/activitatea auditată:Producția și comercializarea

produselor cosmetice
Denumire misiune: Extinderea producției și comercializării
produselor cosmetice în spațiul extracomunitar
Document redactat de:Popescu Maria
Supervizat de: Popescu Angela
Aprobat de:Popescu Angela

PROGRAMUL DE AUDIT INTERN AL PERFORMANȚEI

Obiective Activități/acțiuni Tipul testării Durata Auditorii interni Locul desfășurării

(ore)
I. Pregătirea misiunii
1. Întocmirea și aprobarea Ordinului de serviciu - 4 Popescu Maria S.C. Farmec S.A
2. Întocmirea și validarea Declarațiilor de - 3 Popescu Maria S.C. Farmec S.A
independență
3. Pregătirea și transmiterea Notificării privind - 2 Popescu Maria S.C. Farmec S.A
declanșarea misiunii de audit intern al performanței
4. Deschiderea misiunii de audit intern al - 5 Popescu Maria S.C. Farmec S.A
performanței
5. Constituirea și actualizarea dosrului permanent 10 Popescu Maria S.C. Farmec S.A
6. Prelucrarea și documentarea informațiilor 32 Popescu Maria S.C. Farmec S.A

23
 7. Evaluarea riscurilor 40 Popescu Maria S.C. Farmec S.A
8. Evaluarea controlului intern 24 Popescu Maria S.C. Farmec S.A
9. Elaborarea Programului misiunii de audit intern al 24 Popescu Maria S.C. Farmec S.A
performanței
II. Intervenția la fața locului
Extinderea producției 1. Riscuri economico-financiare Popescu Maria S.C. Farmec S.A
și comerțului
produselor cosmetice
în spațiul
extracomunitar
1.1. Diferențele de curs valutar determină pierderi Observare 72 Popescu Maria S.C. Farmec S.A
directă
1.2. Termen lung de încasare a creanțelor TEST NR. 96 Popescu Maria S.C. Farmec S.A
1.2.1, LISTA
DE
VERIFICARE
NR. 1.2.1,
LISTA DE
CONTROL
NR. 1.2.1,
FOAIE DE
LUCRU NR.
1.2.1, FIAP
NR. 1.2.1
1.3. Pierderi determinate de volumul scăzut al Observare 48 Popescu Maria S.C. Farmec S.A
vânzărilor directă

24
2. Documente privind respectarea normelor sanitare TEST NR. 72 Popescu Maria S.C. Farmec S.A
specifice domeniului 2.4.1, LISTA
2.1. Autorizarea produselor prin procedura DE Popescu Maria S.C. Farmec S.A
internațională foarte lentă VERIFICARE
NR. 2.4.1,
LISTA DE
CONTROL
NR. 2.4.1,
FOAIE DE
LUCRU NR.
2.4.1
3. Relațiile cu terții Observare 48 Popescu Maria S.C. Farmec S.A
3.1. Resurse investiționale limitate directă Popescu Maria S.C. Farmec S.A
4. Certificat de calitate Popescu Maria S.C. Farmec S.A
4.1. Transmiterea de informații eronate cu privire la TEST NR. 120 Popescu Maria S.C. Farmec S.A
ingredientele produselor 1.3.1, LISTA
DE
VERIFICARE
NR. 1.3.1,
LISTA DE
CONTROL
NR. 1.3.1,
FOAIE DE
LUCRU NR.
1.3.1, FIAP
NR. 1.3.1

25
 4.2. Comunicarea eronată a termenului de valabilitate Observare 48 Popescu Maria S.C. Farmec S.A
a produsului directă
5. Revizuirea documentelor și constituirea dosarelor 72 Popescu Maria S.C. Farmec S.A
de audit intern
6. Ședința de închidere. 5 Popescu Maria S.C. Farmec S.A
III. Raportarea rezultatelor misiunii
Proiectul Raportului Elaborarea proiectului Raportului misiunii de audit 24 Popescu Maria S.C. Farmec S.A
misiunii de audit intern intern al performanţei
al performanţei Transmiterea proiectului Raportului misiunii de audit 2 Popescu Maria S.C. Farmec S.A
intern performanţei
Reuniunea de conciliere 6 Popescu Maria S.C. Farmec S.A
Raportul misiunii de Elaborarea Raportului misiunii de audit intern al 3 Popescu Maria S.C. Farmec S.A
audit intern al performanţei
performanţei Difuzarea Raportului misiunii de audit intern al 3 Popescu Maria S.C. Farmec S.A
performanţei
IV. Urmărirea recomandărilor
Urmărirea Elaborarea Fisei de urmărire a implementării 13 Popescu Maria S.C. Farmec S.A
recomandărilor recomandărilor

Auditor intern,
Popescu Maria

Supervizor,
Popescu Angela

26
P-10- EFECTUAREA TESTĂRILOR ȘI FORMULAREA CONSTATĂRILOR

Compartimentul de Audit INTERVENŢIA LA FAŢA LOCULUI

Data:
Intern Colectarea şi analiza probelor de audit
12-16.09.2018
Domeniul/activitatea auditat: Producerea și comercializarea
de produse cosmetice
Denumire misiune: Extinderea producției și comerțului de
produse cosmetice în spațiul extracomunitar
Document redactat de: Popescu Maria
Superviza t de:Popescu Angela

TEST NR. 1.1.1

Obiectivul misiunii Producerea și comercializarea produselor cosmetice în spațiul extracomunitar

Obiectivul testului Examinarea modului de gestionare a situației creanțelor.

Modalitatea de eşantionare Eșantionarea pentru testarea modului de încasare a creanțelor a fost constituit astfel:
• Populația totală este reprezentată de Listele clienților debitori din anul 2018;
• Eșantionul a fost stabilit la 5 liste ale clienților debitori aferente lunilor
ianuarie, martie, iunie, septembrie si noiembrie, ale anului 2018;
• Eșantionul astfel constituit va fi verificat integral;
• Verificarea eșantionului se va concretiza în elaborarea Listei de control nr.
1.2.1
Descrierea testului Testarea a urmărit modul de gestionare a situației clienților debitori pe baza elementelor
stabilite în Lista de verificare nr. 1.2.1 și anume:
• Urmărirea legislației în vigoare;
• Urmărirea respectării datei limită de încasare a creanțelor,înscrisă pe factură;
• Urmărirea acordării beneficiilor pentru plata înainte de termen;
• Urmărirea modului în care resursa umană gestionează situațiile în care nu s-a
relizat plata creanțelor la termen;
• Respectarea datei limită în ceea ce privește încasarea creanțelor depinde de
resursa umană.
Testarea s-a concretizat în elaborarea Listei de control nr. 1.2.1. privind gestionarea
situației clienților debitori.
Constatare Din analiza Listei de control nr. 1.2.1. s-a constatat:
• S-au acordat benefici clienților care au avut un volum ridicat al achizițiilor.
• S-au acordat beneficii (reduceri, vouchere cadou) clienților considerați fideli.
• Resursa umană are pregătirea necesară domeniului și își exercită atribuțiile în
mod corect.
• Volumul de muncă este foarte ridicat în raport cu resursa umană responsabilă.
Concluzii În baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr.1.2.1.

Auditor intern,
Popescu Maria

Supervizor,
Popescu Angela

27
 Chestionar- Lista de verificare
Compartimentul de Audit INTERVENŢIA LA FAŢA LOCULUI
Data:
Intern Colectarea şi analiza probelor de audit
12-16.09.2018
Domeniul/activitatea auditat: Producerea și comercializarea
de produse cosmetice
Denumire misiune: Extinderea producției și comerțului de
produse cosmetice în spațiul extracomunitar
Document redactat de: Popescu Maria
Superviza tde:Popescu Angela

CHESTIONAR- LISTA DE VERIFICARE NR. 1.1.1

Nr
crt. Întrebări Da Nu Observaţii

A Obiectivul de audit: Riscuri economice

1. Activitatea/acțiunea auditată: Termen lung de încasare a creanțelor

Data limită la care se poate realiza plata creanței este menționată pe

a X
factură?
b Sunt prevăzute anumite penalități pentru plata după data limită? X
Doar clienților
care realizează
achiziții de
c În cazul plății înainte de termen se acordă anumite beneficii? X valoari mari sau
care sunt deja
considerați
”clienți fideli”
Volum de
muncă ridicat în
Există persoane a căror atribuție o reprezintă urmărirea încasării
d X raport cu resursa
creanțelor?
umană
disponibilă

Dacă da, aceasta cunoaște în detaliu atribuțille care îi revin și aplică

e X
anumite proceduri specifice domeniului?

Situațiile privind plata creanțelor sunt prezentate în timp util

f X
managementului?

Auditor intern,
Popescu Maria

Supervizor,
Popescu Angela

28
 Lista de control
Compartimentul de Audit INTERVENŢIA LA FAŢA LOCULUI
Data:
Intern Colectarea şi analiza probelor de audit
12-16.09.2018
Domeniul/activitatea auditat: Producerea și comercializarea
de produse cosmetice
Denumire misiune: Extinderea producției și comerțului de
produse cosmetice în spațiul extracomunitar
Document redactat de: Popescu Maria
Superviza tde:Popescu Angela

LISTA DE CONTROL NR. 1.1.1

Elemente testate Urmărirea Urmărirea Urmărirea acordării Urmărirea modului
legislației în respectării datei beneficiilor pentru în care resursa
vigoare limită de încasare a plata înainte de umană gestionează
creanțelor,înscrisă termen situațiile în care nu
pe factură s-a relizat plata
Elemente selectate creanțelor la termen
Listă clienți debitori X X FIAP X
(ianuarie/2018)
Listă clienți debitori X X FIAP X
(martie/2018)
Listă clienți debitori X FIAP FIAP FIAP
(iunie/2018)
Listă clienți debitori X FIAP FIAP FIAP
(septembrie/2018)
Listă clienți debitori X FIAP FIAP FIAP
(noiembrie/2018)

Auditor intern,
Popescu Maria

Supervizor,
Popescu Angela

29
 Foaia de lucru
Compartimentul de Audit INTERVENŢIA LA FAŢA LOCULUI
Data:
Intern Colectarea şi analiza probelor de audit
12-16.09.2018
Domeniul/activitatea auditat: Producerea și comercializarea
de produse cosmetice
Denumire misiune: Extinderea producției și comerțului de
produse cosmetice în spațiul extracomunitar
Document redactat de: Popescu Maria
Supervizat de:Popescu Angela

FOAIE DE LUCRU NR. 1.1.1

Elemente analizate din Urmărirea respectării datei limită de încasare a creanțelor,înscrisă pe factură
cadrul testului Urmărirea acordării beneficiilor pentru plata înainte de termen
Urmărirea modului în care resursa umană gestionează situațiile în care nu s-a
realizat plata creanțelor la termen
Documente analizate Lista clienților debitori;
Facturi emise;
Chitanțe de încasare a creanțelor emise.
Descrierea constatărilor În urma analizelor realizate asupra documentului s-au constatat următoarele:
1. S-au acordat benefici clienților care au avut un volum ridicat al achizițiilor.
2. S-au acordat beneficii (reduceri, vouchere cadou) clienților considerați fideli.
3. Resursa umană are pregătirea necesară domeniului și își exercită atribuțiile în
mod corect.
4. Volumul de muncă este foarte ridicat în raport cu resursa umană responsabilă.
5. Respectarea datei limită în ceea ce privește încasarea creanțelor depinde de
resursa umană.

Auditor intern,
Popescu Maria

Supervizor,
Popescu Angela

30
 P-11- ANALIZA PROBLEMELOR ȘI FORMULAREA RECOMANDĂRILOR

Compartimentul de Audit INTERVENŢIA LA FAŢA LOCULUI

Data:
Intern Colectarea şi analiza probelor de audit
12-16.09.2018
Domeniul/activitatea auditat: Producerea și comercializarea
de produse cosmetice
Denumire misiune: Extinderea producției și comerțului de
produse cosmetice în spațiul extracomunitar
Document redactat de: Popescu Maria
Supervizat de:Popescu Angela

FOAIE DE IDENTIFICARE ȘI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR. 1.1.1

Problema Examinarea modului de gestionare a situației creanțelor.
Constatarea În primul rând, la entitatea auditată, s-a constatat că nu toți clienții primesc beneficii atunci
când își achită creanțele înainte de termen, fiind favorizați doar clienții care fac achiziții de
valoare mare sau clienții pe care entitatea îi consideră de mult timp fideli.
În al doilea rând s-a remarcat faptul că, din luna septembrie au început să existe dificultăți în
ceea ce privește urmărirea datei limită de încasare a creanțelor. Acest lucru a fost corelat cu
mărirea volumului de muncă, în timp ce, numărul de angajați responsabili a rămas același.
Cauza - reticența entității în ceea ce privește acordarea beneficiilor și clienților mici sau/și
noi;
- creșterea numărului de clienți care a determinat și creșterea volumului muncii;
- resursă umană insuficientă, volumul de muncă nu este corelat cu resursa umană
disponibilă.
Consecința Termen lung de încasare a creanțelor
Recomandări - Dezvoltarea unei politici de fidelizare a tuturor clienților;
- Eliminarea discriminărilor în politica de acordare a reducerilor pentru plata
înainte de termen;
- Dezvoltarea unui sistem de penalități pentru clienții care nu plătesc la timp;
- Angajări de personal în acest departament.

Întocmit Auditor intern, Pentru luare la Reprezentantul entității

Data Popescu Maria cunoștință auditate
Supervizat Supervizor, Savu Cristina
Data Popescu Angela

31
 P-10- EFECTUAREA TESTĂRILOR ȘI FORMULAREA CONSTATĂRILOR

Compartimentul de Audit INTERVENŢIA LA FAŢA LOCULUI

Data:
Intern Colectarea şi analiza probelor de audit
19-21.09.2018
Domeniul/activitatea auditat: Producerea și comercializarea
de produse cosmetice
Denumire misiune: Extinderea producției și comerțului de
produse cosmetice în spațiul extracomunitar
Document redactat de: Popescu Maria
Superviza t de:Popescu Angela

TEST NR. 1.2.1

Obiectivul misiunii Producerea și comercializarea produselor cosmetice în spațiul extracomunitar
Obiectivul testului Analiza modului de autorizare internațională a produselor
Modalitatea de eşantionare Testarea se va efectua prin comparații. Acest lucru presupune compararea
produselor deja autorizate cu cele care încă nu au primit autorizație pentru a
fi produse și comercializate. Menționăm că se vor compara produse care au
atribuții similare. Există 3 produse care încă nu au primit autorizare.
Descrierea testului Testarea a urmărit determinarea implicării managementului în obținerea
autorizațiilor internațional pe baza elementelor stabilite în Lista de verificare
nr. 1.2.1 și anume:
- Urmărirea legislației în vigoare inclusiv normele referitoare la
modul de depozitare;
- Urmărirea valabilității ingredientelor utilizate în producției;
- Urmărirea listei de ingrediente a produselor.
Testarea s-a concretizat în elaborarea Listei de control nr. 1.2.1. privind
modul de autorizare internațională.
Constatare Din analiza Listei de control nr. 1.2.1 s-a constatat:
- Se respectă legislația aplicabilă în domeniu;
- Produsele neautorizate conțin ingrediente care, în afara spațiului
extracomunitar, sunt considerate medicamente;
- Lista ingredientelor este corectă și completă.

Concluzii S-a ajuns la concluzia că managementul și-a îndeplinit obligațiile legale în

ceea ce privește demersurile pentru autorizarea produselor. Deoarece unele
produse conțin ingrediente care în afara spațiului extracomunitar sunt
considerate medicamente, acestea necesită o serie suplimentară de teste din
care să reiasă faptul că utilizarea lor este sigură. De asemenea, compania va fi
nevoită să comercializeze aceste produse prin intermediul unor parteneri din
domeniul farmaceutic deoarece ingredientele utilizate clasifică produsul final
ca fiind de natură dermato-cosmetică. Autorizarea internațională a acestor
produse depinde doar de factori care nu au legătură cu interiorul companiei.

Auditor intern,
Popescu Maria
Supervizor,
Popescu Angela

32
 Chestionar- Listă de verificare
Compartimentul de Audit INTERVENŢIA LA FAŢA LOCULUI
Data:
Intern Colectarea şi analiza probelor de audit
19-21.09.2018
Domeniul/activitatea auditat: Producerea și comercializarea
de produse cosmetice
Denumire misiune: Extinderea producției și comerțului de
produse cosmetice în spațiul extracomunitar
Document redactat de: Popescu Maria
Superviza t de:Popescu Angela

LISTĂ DE VERIFICARE NR. 1.2.1.

Nrcrt.
Întrebări Da Nu Observaţii

A Obiectivul de audit:

1. Activitatea/acțiunea auditată: Aurotizarea internațională a produselor foarte lentă

Entitatea respectă prevederile legale în ceea ce privește producerea

a X
produselor cosmetice care încă nu sunt autorizate?
Compania și-a realizat datoria în ceea ce privește documentația necesară
b X
autorizării produselor?
c Produsele sunt depozitate în mod corespunzător? X

Spațiul de depozitare al ingredientelor utilizate în producție respectă

d X
normele sanitare?

Ingredientele utlizate în producție sunt sigure din punct de vedere

e X
medical?

Unele
ingrediente
utilizate în
producția
f Produsele prezintă o listă completă a ingredientelor? X
anumitor
produse sunt
considerate
medicamente

Auditor intern,
Popescu Maria
Supervizor,
Popescu Angela

33
 Lista de control
Compartimentul de Audit INTERVENŢIA LA FAŢA LOCULUI
Data:
Intern Colectarea şi analiza probelor de audit
19-21.09.2018
Domeniul/activitatea auditat: Producerea și comercializarea
de produse cosmetice
Denumire misiune: Extinderea producției și comerțului de
produse cosmetice în spațiul extracomunitar
Document redactat de: Popescu Maria
Superviza tde:Popescu Angela

LISTA DE CONTROL NR. 1.2.1.

Elemente testate Urmărirea legislației în Urmărirea Urmărirea listei de
vigoare inclusiv documentației ingrediente a produselor
normele referitoare la elaborate de companie
modul de depozitare în ceea ce privește
autorizarea produselor

Elemente selectate

Produs neautorizat 1 X X X
Produs neautorizat 2 X X X
Produs neautorizat 3 X X X

Auditor intern,
Popescu Maria

Supervizor,
Popescu Angela

34
 Foaia de lucru
Compartimentul de Audit INTERVENŢIA LA FAŢA LOCULUI
Data:
Intern Colectarea şi analiza probelor de audit
19-21.09.2018
Domeniul/activitatea auditat: Producerea și comercializarea
de produse cosmetice
Denumire misiune: Extinderea producției și comerțului de
produse cosmetice în spațiul extracomunitar
Document redactat de: Popescu Maria
Supervizat de:Popescu Angela

FOAIA DE LUCRU NR. 1.2.1

Elemente analizate din Urmărirea legislației în vigoare, inclusiv normele referitoare la modul de
cadrul testului depozitare;
Urmărirea documentației elaborate de companie în ceea ce privește autorizarea
produselor
Urmărirea listei de ingrediente a produselor
Documente analizate Dosarele privind autorizarea produselor cosmetice (Evaluarea siguranței lipsește);
Listele de ingrediente
Descrierea constatărilor În urma analizării problemei s-a constatat faptul că:
1. Se respectă legislația aplicabilă în domeniu;
2. Compania a pus la dispoziția organelor competente toate documentele necesare
autorizării produselor;
3. Produsele neautorizate conțin ingrediente care, în afara spațiului extracomunitar,
sunt considerate medicamente;
4. Lista ingredientelor este corectă și completă.

Auditor intern,
Popescu Maria

Supervizor,
Popescu Angela

35
 P-10- EFECTUAREA TESTĂRILOR ȘI FORMULAREA CONSTATĂRILOR

Compartimentul de Audit INTERVENŢIA LA FAŢA LOCULUI

Data:
Intern Colectarea şi analiza probelor de audit
25-30.09.2018
Domeniul/activitatea auditat: Producerea și comercializarea
de produse cosmetice
Denumire misiune: Extinderea producției și comerțului de
produse cosmetice în spațiul extracomunitar
Document redactat de: Popescu Maria
Superviza t de:Popescu Angela

TEST NR. 1.3.1.

Obiectivul misiunii Producerea și comercializarea produselor cosmetice în spațiul extracomunitar
Obiectivul testului Analiza modului de transmitere a informațiilor eronate cu privire la ingredientele
produselor
Modalitatea de Populația pentru realizarea testului o reprezintă exemplare ale ingredientelor active
eşantionare utilizate pentru producția produselor cosmetice.
Eșantionul pentru verificarea modului de transmitere a informațiilor cu privire la
ingredientele produselor a fost reprezentat de trei exemplare ale ingredientelor
active diferite utilizate în producerea a cinci produse cosmetice care nu sunt
similare din punct de vedere al utilizării.

Descrierea testului Testarea a urmărit corectitudinea pașilor parcurși în vederea transmiterii

informațiilor cu privire la determinarea valabilității ingredientelor utilizate.
Lista de verificare nr.1și anume:
Durata de valabilitatea ingredientelor utilizate în producția produselor;
Examinarea influenței calității ambalajelor asupra calității ingredientelor;
Observarea modului de determinare a perioadei de valabilitate;
Examinarea modulu și timpului de depozitare.
Testarea s-a concretizat în elaborarea Listei de control nr. 1.3.1. privind Analiza
modului de transmitere a informațiilor eronate cu privire la ingredientele produselor

Constatare Din analiza Listei de control nr. 1.3.1 s-a constatat:

- Spațiile de depozitare nu oferă condiții necesare păstrării calității
ingredientelor;
- Timpul de depozitare infleunțează calitatea ingredientelor;
- Tipurile de ambalaje utilizate au influență asupra rezistenței în timp a
ingredientelor;
- Toață acești factori contribuie la reducerea valabilității ingredientelor
Concluzii S-a ajuns la concluzia că valabilitatea și calitatea ingredientelor depinde de mai
mulți factori, nu doar de perioada de valabilitate prestabilită. Acești factori sunt:
calitatea ambalajului în care ingredientul este depozitat, condițiile oferite de spațiile
de depozitare și timpul de depozitare. Compania nu depozitează ingredientele în
mod corect deoarece:
- spațiile de depozitare nu sunt adaptate nevoilor ingredientelor active;
- ambalajele de calitate inferioară influențează în mod negativ calitatea
ingredientelor;
- timpul de depozitare prea îndelungat reduce considerabil proprietățile
benefice ale ingredientelor.
Auditor intern,
Popescu Maria
Supervizor,
Popescu Angela

36
 Chestionar- Listă de verificare
Compartimentul de Audit INTERVENŢIA LA FAŢA LOCULUI
Data:
Intern Colectarea şi analiza probelor de audit
25-30.09.2018
Domeniul/activitatea auditat: Producerea și comercializarea
de produse cosmetice
Denumire misiune: Extinderea producției și comerțului de
produse cosmetice în spațiul extracomunitar
Document redactat de: Popescu Maria
Superviza t de:Popescu Angela

LISTĂ DE VERIFICARE NR. 1.3.1.

Nr crt.
Întrebări Da Nu Observaţii

A Obiectivul de audit:

1. Activitatea/acțiunea auditată: Transmiterea informațiilor cu privire la ingredientele produselor

Entitatea respectă prevederile legale în ceea ce privește transmiterea

a X
informațiilor cu privire la ingredientele produselor?

b Ambalajele utilizate pentru depozitarea ingredientelor sunt calitative? X

c Spațiile de depozitare a ingredientelor respectă normele sanitare? X

Modul de depozitare asigură menținerea în timp a calității

d X
ingredientelor?

e Timpul de depozitare asigură păstrarea în timp a calității ingredientelor? X

Ingredientele utlizate în producție sunt sigure din punct de vedere

f X
medical?

Ingredientele sunt utilizate în prodcuție ținându-se seama de perioada lor

g X
de valabilitate?

Verificarea se
face atunci când
se decide
utilizarea unui
Există personal responsabil cu verificarea, în permanență, a calității
h X anumit lot în
ingredientelor?
producție de
câtre
personaluol
angajat în fabrici

Auditor intern,
Popescu Maria
Supervizor,
Popescu Angela

37
 Lista de control
Compartimentul de Audit INTERVENŢIA LA FAŢA LOCULUI
Data:
Intern Colectarea şi analiza probelor de audit
25-30.09.2018
Domeniul/activitatea auditat: Producerea și comercializarea
de produse cosmetice
Denumire misiune: Extinderea producției și comerțului de
produse cosmetice în spațiul extracomunitar
Document redactat de: Popescu Maria
Superviza t de:Popescu Angela

LISTA DE CONTROL NR. 1.3.1.

Elemente Durata de Examinarea

testate valabilitate a influenței Observarea modului
Examinarea modulu
ingredientelor calității de determinare a
și timpului de
utilizate în ambalajelor perioadei de
depozitare
Elemente producția asupra calității valabilitate
eşantionate produselor ingredientelor

Ingredient activ nr. X X FIAP FIAP

1
Ingredient activ nr. X X X X
2
Ingredient activ nr. X FIAP FIAP FIAP
3

Auditor intern,
Popescu Maria

Supervizor,
Popescu Angela

38
 P-12- ANALIZA PROBLEMELOR ȘI RAPORTAREA IREGULARITĂȚILOR
Formular de constatare și raportare a iregularităților
Compartimentul de Audit INTERVENŢIA LA FAŢA LOCULUI
Data:
Intern Colectarea şi analiza probelor de audit
25-30.09.2018
Domeniul/activitatea auditat: Producerea și comercializarea
de produse cosmetice
Denumire misiune: Extinderea producției și comerțului de
produse cosmetice în spațiul extracomunitar
Document redactat de: Popescu Maria
Superviza t de:Popescu Angela

FORMULARUL DE CONSTATARE ȘI RAPORTARE A IREGULARITĂȚILOR

Problema Analiza modului de transmiter a informațiilor eronate cu privire la ingredientele
produselor
Constatarea În primul rând este necesar să se menționeze faptul că perioada de valabilitate și
calitatea unui produs final depinde de perioada de valabilitate și calitatea
ingredientelor utilizate.
Ingredientele analizate se înscriu în limita termenului de valabilitate. Cu toate
acestea, echipa de audit a constat faptul că pentru determinarea în mod corect a
valabilității ingredientelor trebuie luați în considerare factori precum: calitatea
ambalajului în care ingredientul este depozitat, condițiile oferite de spațiile de
depozitare și timpul de depozitare. Astfel, chiar dacă termenii de valabilitate
prestabiliți sunt respectați, factorii enumerați au o mare influență asupra calității
ingredientelor.
Astfel, două dintre cele trei ingrediente selectate în auditare necesită spații care să
ofere anumite condiții pentru ca ingredientele să-și păstreze calitatea în timp. De
asemenea s-a constatat faptul că ingredientul nr. 3 trebuie să fie depozitat în
ambalaje de o calitate mai ridicată, fiind sensibil la orice factor extern cu care intră
în contact. Spre exemplu, depozitarea pentru un timp mai mare de 3 luni, într-un
ambalaj nepotrivit duce la scăderea calității ingredientului, iar dacă la ambalarea
nepotrivită se adaugă și spațiul de depozitare neadaptat nevoilor ingredientului,
acesta își pierde total calitățile, devenind nociv.
Modul eronat în care informațiile cu privire la calitatea ingredientelor sunt
transmise atrage după sine și comunicarea eronată a unor termene de valabilitate a
produsului final. De asemenea, acest lucru poate reprezenta motivul principal
pentru care entitatea nu reușește să obțină autorizarea unor produse.

Acte normative încălcate • Guideline for Risk Evaluation of Substances with Possibility of Safety
Risk in Cosmetics(2010);
• Cosmetics Technical Requirement Standard(2011);
• Guidelines for the Registration and Evaluation of New Cosmetic
Ingredient(2011);
Regulamentul (CE) nr. 1223/2009 al Parlamentului European și al Consiliului din

39
 30 noiembrie 2009 privind produsele cosmetice
Consecința - Scăderea calității ingredientelor din cauza condițiilor și timpului prea
îndelungat de depozitare;
- Utilizarea unor ingrediente de o calitate îndoielnică în procesul de
producție al produsului finit;
- Posibilitatea ca aceste produse de o calitate îndoielnică să ajungă pe piață.
Recomandări - Amenajarea unor spații prielnice depozitării acestor tipuri de produse;
- Utilizarea unor ambalaje care să nu permită trecerea luminii;
- Utilizarea unei platforme inteligente care să monitorizeze timpul de
depozitare a loturilor de produse;
- Stabilirea unui responsabil cu platforma de monitorizare a timpului.
- Utilizarea unei metode de verificare în doi pași a perioadei de valabilitate
a ingredientelor din care sunt fabricate produsele
- Elaborarea/Achiziționarea unui sistem care să monitorizeze perioada de
valabilitate a loturilor de ingrediente și să ofere avertizări cu privire la
apropierea termenului limită;
- Introducerea unui control suplimentar înainte de utilizarea în producție a
unor loturi de ingrediente cu valabiliate mai scăzută.

Anexe

Auditor intern,
Popescu Maria

Supervizor,
Popescu Angela

40
 P-13- REVIZUIREA DOCUMENTELOR
Nota centralizatoare a documentelor de lucru
Compartimentul de INTERVENŢIA LA FAŢA LOCULUI
Data:
Audit Intern
Revizuirea documentelor şi constituirea dosarului de audit 03-05.10.2018
Domeniul/activitatea auditat: Producerea și comercializarea de
produse cosmetice
Denumire misiune: Extinderea producției și comerțului de produse
cosmetice în spațiul extracomunitar
Document redactat de: Popescu Maria
Superviza t de:Popescu Angela

NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU

Constatarea Documentele justificative/Probe de audit Există Auditori
Da Nu
Obiectivul de audit: Extinderea producției și comercializării produselor cosmetice în spațiul extracomunitar

Creanțele se încasează cu - Facturile emise; X Popescu Maria

întârzieri considerabile - Chitanțe de încasare emise;
- -Lista clienților debitori
Autorizarea internațională a Dosarul de autorizare a produselor X Popescu Maria
anumitor produse este lentă

Se transmit informații eronate - Certificat de calitate; X Popescu Maria

cu privire la ingredientele - Liste de inventar;
produselor - Etichetele ingredientelor.

Auditor intern,
Popescu Maria

Supervizor,
Popescu Angela

41
 P-14-ȘEDINȚA DE INCHIDERE

Compartimentul de INTERVENŢIA LA FAŢA LOCULUI

Data:
Audit Intern
Şedinţa de închidere 07.10.2018
Domeniul/activitatea auditat: Producerea și comercializarea
de produse cosmetice
Denumire misiune: Extinderea producției și comerțului de
produse cosmetice în spațiul extracomunitar
Document redactat de: Popescu Maria
Superviza t de:Popescu Angela

MINUTA ȘEDINȚEI DE ÎNCHIDERE

A. Lista participanţilor
Numele Funcţia Entitatea/structura evaluată Semnătura
Savu Cristina Director executiv S.C. Farmec S.A.
Apopei Matei Șef departament S.C. Farmec S.A.
financiar-contabil
Popovici Alexandru Șef departament S.C. Farmec S.A.
resurse umane
Simionese Delia Șef departament S.C. Farmec S.A.
cercetare-dezvoltare
Bodnariuc Anca Șef departament S.C. Farmec S.A.
marketing și publicitate
Popescu Maria Auditor intern S.C. Farmec S.A.

Popescu Angela Șef al S.C. Farmec S.A.

compartimentului de
audit intern

B. Concluzii
Constatările și recomandările formulate sunt aduse la cunoștința reprezentanților
companiei auditate de către auditorul intern.
Situația încasării creanțelor este sensibilă din cauza depășirii, în mod constant, a
termenului limită de încasare a acestora. S-a constatat că entitatea este reticentă în ceea ce
privește acordarea de beneficii pentru plata înainte de termen (reduceri) clienților mici sau noi,
acordând beneficii doar clienților care achiziționează de valori mari sau care deja sunt
considerați fideli. De asemenea, s-a constatat faptul că numărul clienților s-a mărit pe parcursul
anului ceea ce a dus și la creșterea volumului de muncă. Astfel, se constată faptul că resursa
umană disponibilă nu face față nevoilor actuale. În vederea gestionării acestor situații, auditorul
intern, recomandă entității să dezvolte o politică de fidelizare a tuturor clienților eliminând
discriminările, să dezvolte un sistem de penalități pentru clienții care întârzie exagerat la plata
creanțelor și să realizeze angajări în funcție de nevoile reale ale departamentului.

42
 În ceea ce privește autorizarea internațională a anumitor produse, entitatea întâlnește
dificultăți. Chiar dacă legislația aplicabilă în domeniu este respectată și managementul a pus la
dispoziția organelor abilitate documentele necesare autorizării produselor, autorizarea este greu
de obținut. Acest lucru se întâmplă din cauza faptului că unele ingrediente active din compoziția
produselor cosmetice sunt considerate medicamente în spațiul extracomunitar. Deoarece aceste
ingrediente sunt considerate medicamente, sunt necesare teste suplimentare care să le ateste
siguranța. Auditorul recomandă ca produsele a căror ingrediente active sunt considerate
medicamente, să fie comercializate prin intermediul unor parteneri din domeniul farmaceutic. De
asemenea, auditorul precizează că autorizarea internațională a acestor produse, nu mai depinde,
în foarte mare măsură, de managementul companiei.
În ceea ce privește transmiterea informațiilor legate de ingredientele produselor finite, s-a
constatat că, unele informații sunt eronate. Ingredientele analizate se înscriu în limita termenului
de valabilitate. Cu toate acestea, echipa de audit a constat faptul că pentru determinarea în mod
corect a valabilității ingredientelor trebuie luați în considerare factori precum: calitatea
ambalajului în care ingredientul este depozitat, condițiile oferite de spațiile de depozitare și
timpul de depozitare. Astfel, chiar dacă termenii de valabilitate prestabiliți sunt respectați,
factorii enumerați au o mare influență asupra calității ingredientelor. Modul eronat în care
informațiile cu privire la calitatea ingredientelor sunt transmise atrage după sine și comunicarea
eronată a unor termene de valabilitate a produsului final. De asemenea, acest lucru poate
reprezenta motivul principal pentru care entitatea nu reușește să obțină autorizarea unor produse.
În vederea rezolvării acestor situații auditorul face următoarele recomandări:
- Amenajarea unor spații prielnice depozitării acestor tipuri de ingrediente;
- Utilizarea unor ambalaje care să nu permită trecerea luminii;
- Utilizarea unei platforme inteligente care să monitorizeze timpul de depozitare a loturilor
de produse;
- Stabilirea unui responsabil cu platforma de monitorizare a timpului.
- Utilizarea unei metode de verificare în doi pași a perioadei de valabilitate a ingredientelor
din care sunt fabricate produsele
- Elaborarea/Achiziționarea unui sistem care să monitorizeze perioada de valabilitate a
loturilor de ingrediente și să ofere avertizări cu privire la apropierea termenului limită;
- Introducerea unui control suplimentar înainte de utilizarea în producție a unor loturi de
ingrediente cu valabiliate mai scăzută.
Împreună cu reprezentaţii entităţii/structurii auditate analizează Raportul de audit intern
încheiat la data de 27.10.2014, acesta fiind discutat punctual.
În urma dicuțiilor purtate, rezultă faptul că cei prezenți sunt de acord că Raportul de audit
este clar, obiectiv, fundamental și relevant.
43
 A fost stabilit calendarul recomandărilor formulate, precum şi persoanele răspunzătoare
de implementarea acestora.

Supervizor,
Procpiuc Bianca

44
 P-15- ELABORAREA PROIECTULUI RAPORTULUI MISIUNII DE AUDIT INTERN
AL PERFOMANȚEI
AUDITOR INTERN,
Popescu Maria
Data: 07-08.10.2018
CLIENT AUDITAT,
S.C. Farmec S.A.
PROIECTUL RAPORTULUI DE AUDIT INTERN AL PERFORMANȚEI 2018
Domeniul auditat este reprezentat de activitatea de producere și comercializare a
produselor cosmetice, având ca scop extinderea acestei activități în spațiul extracomunitar.
Misiunea:
Perioada auditată:
Introducere
a.
Denumirea misiunii de audit este „Extinderea activității de producție și comercializare a
produselor cosmetice în spațiul extracomunitar”, realizându-se un audit al performanței în baza
art. 13, lit. c) din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicată, cu modificările
ulterioare, Hotărârea Guvernului nr. 1086/2013 pentru aprobarea Normelor generale privind
exercitarea activităţii de audit public intern si ale Planului anual de audit intern.
Echipa de auditori este formată din:
- Popescu Angela, coordonator echipă de audit, șef al compartimentului de audit intern;
- Popescu Maria, auditor intern.
Durata misiunii de audit:
Perioada supusă auditării:
Departament/ compartiment supus auditării:
Anterior acestei date, entitatea nu a derulat misiuni de audit care să cuprindă prezentul
obiectiv auditat.
b. Metodologia de desfășurare a misiunii de audit intern.
Misiunea de audit, are rolul de a urmări performanțele companiei pe piața
extracomunitară.
Tehnici utilizate:
- Urmărirea legalității activităților desfășurate;
- Examinarea diferitelor documente pentru a constata dacă prezintă erori, omisiuni sau
dacă sunt superficial întocmite;
- Asigurarea realității datelor;
- Eșantionarea
Instrumente de audit utilizate:
- Teste;
- Chestionare;
- Liste de control;
- Liste de verificare;
45
 - Formulare de constatare și raportare a iregularităților;
- Formulare de identificare și analizare a iregularităților.

Constatări și recomandări
Termene lungi de încasare a creanțelor
Situația încasării creanțelor este sensibilă din cauza depășirii, în mod constant, a
termenului limită de încasare a acestora. S-a constatat că entitatea este reticentă în ceea ce
privește acordarea de beneficii pentru plata înainte de termen (reduceri) clienților mici sau noi,
acordând beneficii doar clienților care achiziționează de valori mari sau care deja sunt
considerați fideli. De asemenea, s-a constatat faptul că numărul clienților s-a mărit pe parcursul
anului ceea ce a dus și la creșterea volumului de muncă. Astfel, se constată faptul că resursa
umană disponibilă nu face față nevoilor actuale.
Recomandările auditorului:
- Dezvoltarea unei politici de fidelizare a tuturor clienților;
- Eliminarea discriminărilor în politica de acordare a reducerilor pentru plata înainte de
termen;
- Dezvoltarea unui sistem de penalități pentru clienții care nu plătesc la timp;
- Angajări de personal în acest departament.

Autorizarea internațională a anumitor produse foarte lentă

În ceea ce privește autorizarea internațională a anumitor produse, entitatea întâlnește
dificultăți. Chiar dacă legislația aplicabilă în domeniu este respectată și managementul a pus la
dispoziția organelor abilitate documentele necesare autorizării produselor, autorizarea este greu
de obținut deoarece, unele ingrediente active din compoziția produselor cosmetice sunt
considerate medicamente în spațiul extracomunitar.
Recomandarea auditorului:
- produsele a căror ingrediente active sunt considerate medicamente, să fie comercializate
prin intermediul unor parteneri din domeniul farmaceutic;
- auditorul precizează că autorizarea internațională a acestor produse, nu mai depinde, în
foarte mare măsură, de managementul companiei.

Transmiterea de informații eronate cu privire la ingredientele produselor

În ceea ce privește transmiterea informațiilor legate de ingredientele produselor finite, s-a
constatat că, unele informații sunt eronate.
Ingredientele analizate se înscriu în limita termenului de valabilitate.
Echipa de audit a constat faptul că pentru determinarea în mod corect a valabilității
ingredientelor trebuie luați în considerare factori precum: calitatea ambalajului în care
ingredientul este depozitat, condițiile oferite de spațiile de depozitare și timpul de depozitare.
Modul eronat în care informațiile cu privire la calitatea ingredientelor sunt transmise atrage după
sine și comunicarea eronată a unor termene de valabilitate a produsului final. De asemenea, acest
lucru poate reprezenta motivul principal pentru care entitatea nu reușește să obțină autorizarea
unor produse.
Recomandările auditorului:
- Amenajarea unor spații prielnice depozitării acestor tipuri de ingrediente;
- Utilizarea unor ambalaje care să nu permită trecerea luminii;
- Utilizarea unei platforme inteligente care să monitorizeze timpul de depozitare a loturilor
de produse;
- Stabilirea unui responsabil cu platforma de monitorizare a timpului.
- Utilizarea unei metode de verificare în doi pași a perioadei de valabilitate a ingredientelor
din care sunt fabricate produsele
- Elaborarea/Achiziționarea unui sistem care să monitorizeze perioada de valabilitate a
loturilor de ingrediente și să ofere avertizări cu privire la apropierea termenului limită;
46
 - Introducerea unui control suplimentar înainte de utilizarea în producție a unor loturi de
ingrediente cu valabiliate mai scăzută.

Concluzii
Instituția își desfășoară activitatea în mod normal, impedimentul principal fiind
reprezentat de lipsa unei gestiuni corecte a stocului de ingrediente active utilizate în procesul de
producție. De asemenea, un risc care se evidențiază este cel legat de încasarea târzie a creanțelor.
Lipsa autorizației internaționale privind anumite produse nu are influențe foarte mari asupra
activității în momentul de față, însă, în timp se va evidenția necesitatea obținerii acestor
autorizări.

Supervizor,
Popescu Angela

Conducătorul misiunii de audit intern,

Popescu Angela

47
 P-17- REUNIUNEA DE CONCILIERE

Compartimentul de RAPORTAREA REZULTATELOR MISIUNII

Data:
Audit Intern
Reuniunea de conciliere 09.10.2018
Domeniul/activitatea auditat: Producerea și comercializarea
de produse cosmetice
Denumire misiune: Extinderea producției și comerțului de
produse cosmetice în spațiul extracomunitar
Document redactat de: Popescu Maria
Superviza t de:Popescu Angela

MINUTA REUNIUNII DE CONCILIERE

A. Lista participanţilor
Numele Funcţia Entitatea/structura evaluată Semnătura
Savu Cristina Director executiv S.C. Farmec S.A.
Apopei Matei Șef departament S.C. Farmec S.A.
financiar-contabil
Popovici Alexandru Șef departament S.C. Farmec S.A.
resurse umane
Simionese Delia Șef departament S.C. Farmec S.A.
cercetare-dezvoltare
Bodnariuc Anca Șef departament S.C. Farmec S.A.
marketing și publicitate
Popescu Maria Auditor intern S.C. Farmec S.A.

Popescu Angela Șef al S.C. Farmec S.A.

compartimentului de
audit intern

B. Concluzii
Entitatea auditată nu a formulat observații cu privire la misiunea de audit defășurată și la
rezultatele obținute.

Auditor intern,
Popescu Maria

Supervizor,
Popescu Angela

48
 P-18- RAPORTUL MISIUNII DE AUDIT INTERN AL PERFORMANȚEI

AUDITOR INTERN,
Popescu Maria
Data: 07-08.10.2018
CLIENT AUDITAT,
S.C. Farmec S.A.
RAPORTUL DE AUDIT INTERN AL PERFORMANȚEI 2018
Domeniul auditat este reprezentat de activitatea de producere și comercializare a
produselor cosmetice, având ca scop extinderea acestei activități în spațiul extracomunitar.
Misiunea:
Perioada auditată:
Introducere
a.
Denumirea misiunii de audit este „Extinderea activității de producție și comercializare a
produselor cosmetice în spațiul extracomunitar”, realizându-se un audit al performanței în baza
art. 13, lit. c) din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicată, cu modificările
ulterioare, Hotărârea Guvernului nr. 1086/2013 pentru aprobarea Normelor generale privind
exercitarea activităţii de audit public intern si ale Planului anual de audit intern.
Echipa de auditori este formată din:
- Popescu Angela, coordonator echipă de audit, șef al compartimentului de audit intern;
- Popescu Maria, auditor intern.
Durata misiunii de audit:
Perioada supusă auditării:
Departament/ compartiment supus auditării:
Anterior acestei date, entitatea nu a derulat misiuni de audit care să cuprindă prezentul
obiectiv auditat.
b. Metodologia de desfășurare a misiunii de audit intern.
Misiunea de audit, are rolul de a urmări performanțele companiei pe piața
extracomunitară.
Tehnici utilizate:
- Urmărirea legalității activităților desfășurate;
- Examinarea diferitelor documente pentru a constata dacă prezintă erori, omisiuni sau
dacă sunt superficial întocmite;
- Asigurarea realității datelor;
- Eșantionarea
Instrumente de audit utilizate:
- Teste;
- Chestionare;
- Liste de control;
- Liste de verificare;
- Formulare de constatare și raportare a iregularităților;
49
 - Formulare de identificare și analizare a iregularităților.

Constatări și recomandări
Termene lungi de încasare a creanțelor
Situația încasării creanțelor este sensibilă din cauza depășirii, în mod constant, a
termenului limită de încasare a acestora. S-a constatat că entitatea este reticentă în ceea ce
privește acordarea de beneficii pentru plata înainte de termen (reduceri) clienților mici sau noi,
acordând beneficii doar clienților care achiziționează de valori mari sau care deja sunt
considerați fideli. De asemenea, s-a constatat faptul că numărul clienților s-a mărit pe parcursul
anului ceea ce a dus și la creșterea volumului de muncă. Astfel, se constată faptul că resursa
umană disponibilă nu face față nevoilor actuale.
Recomandările auditorului:
- Dezvoltarea unei politici de fidelizare a tuturor clienților;
- Eliminarea discriminărilor în politica de acordare a reducerilor pentru plata înainte de
termen;
- Dezvoltarea unui sistem de penalități pentru clienții care nu plătesc la timp;
- Angajări de personal în acest departament.

Autorizarea internațională a anumitor produse foarte lentă

În ceea ce privește autorizarea internațională a anumitor produse, entitatea întâlnește
dificultăți. Chiar dacă legislația aplicabilă în domeniu este respectată și managementul a pus la
dispoziția organelor abilitate documentele necesare autorizării produselor, autorizarea este greu
de obținut deoarece, unele ingrediente active din compoziția produselor cosmetice sunt
considerate medicamente în spațiul extracomunitar.
Recomandarea auditorului:
- produsele a căror ingrediente active sunt considerate medicamente, să fie comercializate
prin intermediul unor parteneri din domeniul farmaceutic;
- auditorul precizează că autorizarea internațională a acestor produse, nu mai depinde, în
foarte mare măsură, de managementul companiei.

Transmiterea de informații eronate cu privire la ingredientele produselor

În ceea ce privește transmiterea informațiilor legate de ingredientele produselor finite, s-a
constatat că, unele informații sunt eronate.
Ingredientele analizate se înscriu în limita termenului de valabilitate.
Echipa de audit a constat faptul că pentru determinarea în mod corect a valabilității
ingredientelor trebuie luați în considerare factori precum: calitatea ambalajului în care
ingredientul este depozitat, condițiile oferite de spațiile de depozitare și timpul de depozitare.
Modul eronat în care informațiile cu privire la calitatea ingredientelor sunt transmise atrage după
sine și comunicarea eronată a unor termene de valabilitate a produsului final. De asemenea, acest
lucru poate reprezenta motivul principal pentru care entitatea nu reușește să obțină autorizarea
unor produse.
Recomandările auditorului:
- Amenajarea unor spații prielnice depozitării acestor tipuri de ingrediente;
- Utilizarea unor ambalaje care să nu permită trecerea luminii;
- Utilizarea unei platforme inteligente care să monitorizeze timpul de depozitare a loturilor
de produse;
- Stabilirea unui responsabil cu platforma de monitorizare a timpului.
- Utilizarea unei metode de verificare în doi pași a perioadei de valabilitate a ingredientelor
din care sunt fabricate produsele
- Elaborarea/Achiziționarea unui sistem care să monitorizeze perioada de valabilitate a
loturilor de ingrediente și să ofere avertizări cu privire la apropierea termenului limită;

50
 - Introducerea unui control suplimentar înainte de utilizarea în producție a unor loturi de
ingrediente cu valabiliate mai scăzută.

Concluzii
Instituția își desfășoară activitatea în mod normal, impedimentul principal fiind
reprezentat de lipsa unei gestiuni corecte a stocului de ingrediente active utilizate în procesul de
producție. De asemenea, un risc care se evidențiază este cel legat de încasarea târzie a creanțelor.
Lipsa autorizației internaționale privind anumite produse nu are influențe foarte mari asupra
activității în momentul de față, însă, în timp se va evidenția necesitatea obținerii acestor
autorizări.

Supervizor,
Popescu Angela

Conducătorul misiunii de audit intern,

Popescu Angela

51
 P-21- URMĂRIREA IMPLEMENTĂRII RECOMANDĂRILOR

Compartimentul de URMĂRIREA RECOMANDĂRILOR

Data:
Audit Intern
Urmărirea recomandărilor 06.01.2019
Domeniul/activitatea auditat: Producerea și comercializarea
de produse cosmetice
Denumire misiune: Extinderea producției și comerțului de
produse cosmetice în spațiul extracomunitar
Document redactat de: Popescu Maria
Superviza t de:Popescu Angela

FIȘA DE URMĂRIRE A RECOMANDĂRILOR

S.C. Farmec S.A. Compartimentul de Audit Intern
Extinderea producției și comerțului de produse cosmetice în spațiul Misiune de audit Raportul
extracomunitar intern misiunii de
audit intern al
perfomanței
Nr. Recomandarea I P.I. N Data
crt. planificată/
Data
implementării
1 Dezvoltarea unei politici de fidelizare a tuturor clienților; X
2 Eliminarea discriminărilor în politica de acordare a reducerilor X
pentru plata înainte de termen;
3 Dezvoltarea unui sistem de penalități pentru clienții care nu X
plătesc la timp;
4 Angajări de personal în acest departament. X
5 Produsele a căror ingrediente active sunt considerate X
medicamente, să fie comercializate prin intermediul unor
parteneri din domeniul farmaceutic;
6 Amenajarea unor spații prielnice depozitării acestor tipuri de X
ingrediente;
7 Utilizarea unor ambalaje care să nu permită trecerea luminii; X
8 Utilizarea unei platforme inteligente care să monitorizeze timpul X
de depozitare a loturilor de produse;
9 Stabilirea unui responsabil cu platforma de monitorizare a X
timpului;
10 Utilizarea unei metode de verificare în doi pași a perioadei de X
valabilitate a ingredientelor din care sunt fabricate produsele;
11 Elaborarea/Achiziționarea unui sistem care să monitorizeze X
perioada de valabilitate a loturilor de ingrediente și să ofere
avertizări cu privire la apropierea termenului limită;
12 Introducerea unui control suplimentar înainte de utilizarea în X
producție a unor loturi de ingrediente cu valabiliate mai scăzută.
I- Implementat
P.I.- Parțial implementat
N- Neimplementat

Auditor intern,
Popescu Maria
Supervizor,
Popescu Angela

52
 PLAN DE ACȚIUNE PENTRU IMPLEMENTAREA RECOMANDĂRILOR
Nr. Recomandarea Responsabil Acțiuni planificate penrtu Rezultate așteptate Termen Observații
crt. recomandare

1 Dezvoltarea unei politici de fidelizare a Bodnariuc Acordarea de reduceri Fidelizarea unui 30.11.2018 Implementat
tuturor clienților; Anca clienților pentru plata înainte număr mai mare de
de termen clienți
2 Eliminarea discriminărilor în politica de Bodnariuc Acordarea de reduceri Fidelizarea unui 30.11.2018 Implementat
acordare a reducerilor pentru plata înainte Anca clienților pentru plata înainte număr mai mare de
de termen; de termen indiferent de clienți;
volumul vânzărilor către Promovarea imaginii
aceștia companiei.
3 Dezvoltarea unui sistem de penalități Simionese - - - Momentan, șeful
pentru clienții care nu plătesc la timp; Delia departamentului
consideră cu un
astfel de sistem ar
pune compania
într-o lumină
negativă.
4 Angajări de personal în acest Popovici Interviuri de angajare; Creșterea eficienței în 31.01.2019 Parțial
departament; Alexandru Angajarea persoanelor ceea ce privește implementat
calificate în domeniu; gestionarea încasaării
creanțelor la termen
5 Produsele a căror ingrediente active sunt Bodnariuc Identificarea posibililor Încheierea de 31.12.2018 Parțial
considerate medicamente, să fie Anca partenerilor din domeniul contracte prin care implementat
comercializate prin intermediul unor farmaceutic; aceștia se obligă să
parteneri din domeniul farmaceutic; comercializeze
produsele
6 Amenajarea unor spații prielnice Simionese Adaptarea spațiilor deja Păstrarea calității 30.11.2018 Implementat
depozitării acestor tipuri de ingrediente; Delia existente la nevoile ingredientelor în timp
ingredientelor active;

7 Utilizarea unor ambalaje care să nu Simionese Achiziționarea unor Păstrarea calității 30.10.2019 Implementat
permită trecerea luminii; Delia ambalaje care nu permit ingredientelor în timp
trecerea luminii, cu
închidere etansă;

53
8 Utilizarea unei platforme inteligente care Apopei Matei Achiziționarea aparaturii de Asigurarea calității 31.01.2019 Parțial
să monitorizeze timpul de depozitare a birotică necesară care să fie ingredientelor în timp implementat
loturilor de produse; utilizată doar în scopul
monitorizării loturilor de
ingrediente
9 Stabilirea unui responsabil cu platforma Popovici Angajarea unor persoane Asigurarea 31.01.2019 Parțial
de monitorizare a timpului; Alexandru calificate în domeniu funcționării implementat
coerspunzătoare a
platformei
10 Utilizarea unei metode de verificare în Apopei Matei Realizarea controlului de Asigurarea calității 31.12.2018 Implementat
doi pași a perioadei de valabilitate a calitate raportându-ne la: produsului finit
ingredientelor din care sunt fabricate -perioada de valabilitate
produsele; prestabilită;
-condițiile și timpul de
păstrare a ingredientelor
11 Elaborarea/Achiziționarea unui sistem Savu Cristina - - - Managementul nu
care să monitorizeze perioada de consideră o
valabilitate a loturilor de ingrediente și să problemă urgentă,
ofere avertizări cu privire la apropierea cu toate că o astfel
termenului limită; de măsură ar spori
și mai mult gradul
de control asupra
ingredeintelor
utilizate
12 Introducerea unui control suplimentar Savu Cristina Angajarea personalului Asigurarea calității 31.01.2019 Parțial
înainte de utilizarea în producție a unor responsabil de această produsului finit, implementat
loturi de ingrediente cu valabiliate mai procedură evitarea punerii pe Momentan,
scăzută. piață a unor produse controlul este
cu termen de efectuat de
valabilitate scăzută personalul
responsabil cu
linia de produție

Reprezentantul entității auditate,

Savu Cristina

54
 STADIUL PROGRESELOR ÎNREGISTRATE

Nr. Recomandarea Stadiul Acțiuni realizate Rezultate obținute și Motivul Măsuri

crt. implementării evaluarea acestora neimplementării suplimentare
dispuse pentru
implementare
1 Dezvoltarea unei politici de Implementat Acordarea de reduceri Fidelizarea unui număr - Acordarea de
fidelizare a tuturor clienților; clienților pentru plata mai mare de clienți beneficii clienților
înainte de termen care împlinesc un an
de colaborare cu
entitatea auditată
2 Eliminarea discriminărilor în Implementat Acordarea de reduceri Fidelizarea unui număr - -
politica de acordare a clienților pentru plata mai mare de clienți;
reducerilor pentru plata înainte înainte de termen Promovarea imaginii
de termen; indiferent de volumul companiei.
vânzărilor către aceștia
3 Dezvoltarea unui sistem de Neimplementat - - Momentan, șeful -
penalități pentru clienții care departamentului
nu plătesc la timp; consideră cu un astfel
de sistem ar pune
compania într-o lumină
negativă.
4 Angajări de personal în acest Parțial Interviuri de angajare; Creșterea eficienței în - Organizarea de
departament. implementat Angajarea persoanelor ceea ce privește training-uri și cursuri
calificate în domeniu; gestionarea încasaării de perfecționare atât
creanțelor la termen pentru angajații noi,
cât și pentru cei
vechi
5 Produsele a căror ingrediente Parțial Identificarea posibililor Încheierea de contracte - -
active sunt considerate implementat partenerilor din prin care aceștia se
medicamente, să fie domeniul farmaceutic; obligă să
comercializate prin intermediul comercializeze
unor parteneri din domeniul produsele
farmaceutic;
6 Amenajarea unor spații Implementat Adaptarea spațiilor deja Păstrarea calității - -
prielnice depozitării acestor existente la nevoile ingredientelor în timp
tipuri de ingrediente; ingredientelor active;
7 Utilizarea unor ambalaje care Implementat Achiziționarea unor Păstrarea calității - -
să nu permită trecerea luminii; ambalaje ermetice, care ingredientelor în timp
55
 nu permit trecerea
luminii,
8 Utilizarea unei platforme Parțial Achiziționarea aparaturii Asigurarea calității - -
inteligente care să implementat de birotică necesară care ingredientelor în timp
monitorizeze timpul de să fie utilizată doar în
depozitare a loturilor de scopul monitorizării
produse; loturilor de ingrediente
9 Stabilirea unui responsabil cu Parțial Angajarea unor persoane Asigurarea funcționării - Organizarea de
platforma de monitorizare a implementat calificate în domeniu coerspunzătoare a training-uri și cursuri
timpului; platformei de perfecționare
pentru angajații din
acest domeniu
10 Utilizarea unei metode de Implementat Realizarea controlului Asigurarea calității - -
verificare în doi pași a de calitate raportându-ne produsului finit
perioadei de valabilitate a la:
ingredientelor din care sunt -perioada de valabilitate
fabricate produsele; prestabilită;
-condițiile și timpul de
păstrare a ingredientelor
11 Elaborarea/Achiziționarea unui Neimplementat - - Managementul nu
sistem care să monitorizeze consideră acest lucru o
perioada de valabilitate a problemă urgentă, cu
loturilor de ingrediente și să toate că o astfel de
ofere avertizări cu privire la măsură ar spori și mai
apropierea termenului limită; mult gradul de control
asupra ingredeintelor
utilizate
12 Introducerea unui control Parțial Angajarea personalului Asigurarea calității - Organizarea de
suplimentar înainte de implementat responsabil de această produsului finit, training-uri și cursuri
utilizarea în producție a unor procedură evitarea punerii pe de perfecționare atât
loturi de ingrediente cu piață a unor produse cu pentru angajații noi
valabiliate mai scăzută. termen de valabilitate
scăzută
Rezultatele obținute se ridică la nivelul așteptărilor și au adus îmbunătățirea considerabilă a activității
-

Reprezentantul entității auditate,

Savu Cristina

56