La circulaire 01-2017/CB/C relative à la gouvernance des établissements de crédit et des compagnies financières de l’UMOA prescrit en son article 44 que l’organe délibérant doit veiller à la mise en place d’un dispositif interne de collecte d'informations sur les dysfonctionnements. Ce dispositif doit permettre à tout acteur de l'établissement de lui communiquer sans délai, directement, en toute confidentialité, et sans suivre la voie hiérarchique ou indirectement, par l'intermédiaire des fonctions d'audit interne ou de conformité, les pratiques contraires au code de déontologie ainsi que tous faits, gestes, actions ou circonstances, pouvant porter atteinte aux intérêts ou à la réputation de l'établissement. Le dispositif doit être connu de tous les acteurs de l'établissement et intégrer des mécanismes conformes aux bonnes pratiques pour garantir, dans les meilleurs délais, la prise de mesures correctrices consécutivement aux informations sur les dysfonctionnements. Il doit, en outre, protéger l'anonymat des lanceurs d'alertes et interdire les représailles.

1. Introduction : qu’est-ce que le lancement d’alerte, et pourquoi c’est important ?

Le Groupe Coris, respectueux de la réglementation et soucieux de l’intégrité dans les affaires s’efforce d’associer la transparence à un fort niveau d’éthique professionnelle. Notre service de lancement d’alerte offre la possibilité d’alerter l’organisation sur tout soupçon de conduite inacceptable de manière confidentielle. Il s’agit d’un outil important pour réduire les risques et maintenir la confiance accordée à nos opérations en nous permettant de détecter et d’agir sur d’éventuels méfaits au plus tôt. Le lancement d’alerte peut être réalisé de manière confidentielle ou anonyme.

2. Quand lancer l’alerte ?

Le service de lancement d’alerte peut être utilisé pour prévenir des risques sérieux affectant des individus, l’entreprise ou l’organisation, la société ou encore l’environnement.

Les problèmes signalés comprennent les délits, les irrégularités et les violations ou autres actions contraires aux lois nationales, aux directives du Groupe et aussi aux bonnes pratiques, dans un contexte lié au travail, par exemple :

• Corruption et irrégularités financières ; par exemple, pots-de-vin, concurrence déloyale, blanchiment d’argent, fraude, conflit d’intérêts,
• Violations en matière de santé et de sécurité ; par exemple, santé et sécurité sur le lieu de travail, sécurité des produits, discrimination grave et harcèlement qui vont tous à l’encontre de la loi,
• Violations en matière d’environnement ; par exemple, traitement illégal de déchets dangereux,
• Violations de la vie privée ; par exemple, utilisation abusive de données personnelles.

De manière détaillée et sans que cette liste ne soit exhaustive, le droit d’alerte peut être exercé à la survenance de l’un des manquements suivants, :

• toute conduite ou comportement contraire à l’éthique et à la déontologie ; 
• toute infraction aux normes en vigueur ;
• toute situation de conflit d'intérêts non déclarée ;
• toute atteinte à l’environnement ;
• une fraude interne ou externe ;
• toute forme de discrimination et de harcèlement (psychologique, sexuel…) ;
• l’abus d’autorité ;
• toute forme de malversation commise et réputée comme telle ;
• le non-respect du secret professionnel ;
• la corruption publique et privée, incluant le trafic d’influence ;
• le chantage ;
• l’utilisation de mineurs ou d’incapables ;
• le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme;
• l’identification par un salarié d’un dysfonctionnement ou d’une défaillance du système de protection sur l’un de ses outils de travail, ou sur celui d’un de ses collègues, pouvant entraîner un danger pour son intégrité physique ;
• la manipulation des archives/données de Coris Holding ou de ses filiales ;
• le délit d’initié ;
• tous les actes ou omissions objet à un risque ;
• la mauvaise gestion, ou le détournement des fonds et ou biens de Coris Holding ou de ses filiales;
• etc.

Les parties prenantes internes sont priées de contacter leur superviseur ou leur responsable pour les questions relatives à l’insatisfaction sur le lieu de travail ou les questions annexes, car ces questions ne relèvent pas directement de la procédure de lancement d’alerte.

Une personne qui lance l’alerte n’a pas besoin de disposer de preuves irréfutables pour exprimer un soupçon. Cependant, le signalement délibéré d’informations fausses ou diffamatoires est pénalisé. Tout abus du service de lancement d’alerte constitue une infraction grave passible de sanctions disciplinaires. 

A contrario, toute personne qui lance une alerte de bonne foi est sous la protection de Coris Holding ou de la filiale. Par conséquent, tout acte de représailles à l’encontre d’un lanceur d’alerte ayant signalé de bonne foi une violation présumée de la loi ou de la réglementation, d’inconduites apparentes ou de soupçons est interdit.

3. Comment lancer l’alerte ?

Il existe différents moyens de soulever une préoccupation :

• Alternative 1 : Contactez le Responsable de la Conformité ou un Responsable au sein de la Holding, des filiales et leurs succursales.  
• Alternative 2 : Utiliser le canal externe de la messagerie anonyme ou confidentielle de signalement d’alerte : https://report.whistleb.com/en/corisbank.

L’alternative 2 garantit que tous les messages reçus seront traités de manière confidentielle. Le canal de signalement est administré par WhistleB, un prestataire de services externe. Tous les messages sont cryptés. Pour assurer l’anonymat de la personne envoyant un message, WhistleB n’enregistre pas les adresses IP ou autres métadonnées.  L’expéditeur de message reste anonyme, aussi longtemps qu’il le souhaite, lors du dialogue avec l’équipe d’investigation de l’entreprise ou organisation.

4. La procédure d’investigation

L’EQUIPE D’INVESTIGATION

L’accès aux messages reçus via le canal de signalement est limité aux individus désignés, chargés de la gestion des cas d’alerte. Leurs actions sont tracées dans le journal d’événements et le traitement est confidentiel. Quand il est nécessaire, les experts sont invités à la plateforme pour mener l’enquête. Ces personnes peuvent accéder aux données pertinentes et sont également tenues à respecter la confidentialité et l’anonymat.

GESTION D’UN MESSAGE REÇU

Lors de la réception d’un message, l’équipe de gestion des alertes décide d’accepter ou de rejeter le message. Si le message est accepté, des mesures d’enquête appropriées sont mises en œuvre. Veuillez consulter à ce propos la section Enquêtes ci-dessous.

Le lanceur d’alerte doit recevoir un accusé de réception de son alerte dans les 7 jours.

L’équipe d’investigation peut refuser l’acceptation d’un message si :

• le comportement en question ne constitue pas un cas de lancement d’alerte selon ces directives de signalement ;
• le message n’a pas été rédigé de bonne foi ou est malveillant ;
• l’objet du message a déjà été traité.

Si un message comporte des questions non couvertes par ce champ d’application de ces directives sur le signalement, l’équipe d’investigation devra adopter des mesures appropriées pour résoudre le nouveau sujet.

L’équipe d’investigation revient vers l’auteur avec la réponse dans les 6 mois maximum après la date de réception du rapport.

ENQUÊTE

Tous les messages sont traités avec sérieux et en respectant les règles de confidentialité décrites dans ces directives sur le signalement.

• Aucune personne au sein de l’équipe d’investigation et aucune personne participant à une enquête, ne doit chercher à identifier la personne qui procède à un signalement.
• L’équipe d’investigation peut, si nécessaire, soumettre des questions de suivi, par le biais du canal de communication anonyme.
• L’enquête sur un message ne sera jamais confiée à une personne susceptible d’être impliquée dans, ou liée à la question soulevée.
• Les messages de signalement sont traités de manière confidentielle par les parties concernées.
• Des experts de l’entreprise ou externes peuvent être inclus dans l’enquête avec le consentement du lanceur d’alerte.

5. Protection de la vie privée

PROTECTION DES LANCEURS D’ALERTES

Une personne qui signale un réel soupçon ou inquiétude ne doit pas faire face aux risques de perdre son emploi ou de subir une répression ou un désavantage personnel. Ce n’est pas grave si le lanceur d’alerte se trompe, à condition qu’il agisse de bonne foi.

Sous réserve de respect du droit à la protection des données personnelles des personnes qui font l’objet de signalements, les lanceurs d’alertes qui se sont identifiés sont tenus informés des suites de l’enquête. Les lanceurs d’alertes qui ne se sont pas identifiés sont informés via le canal de signalement.

En cas de signalement de délits présumés, la personne à l’origine de signalement est informée sous condition de son consentement que son identité pourrait être divulguée aux autorités judiciaires.

TRAITEMENT DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Ce service d’alerte professionnelle peut collecter des données personnelles sur la personne mise en cause dans un message, sur le déclarant qui envoie l’alerte (si celle-ci n’est pas envoyée de manière anonyme) et sur toute tierce personne impliquée, afin d’enquêter sur les faits relatifs aux manquements rapportés et aux comportements inappropriés relevant de notre code de conduite ou de nos règles internes. Ce traitement peut être fondé sur l’obligation légale ou l’intérêt légitime afin de prévenir les risques liés à la réputation et de promouvoir une activité éthique. La description et les faits fournis dans le cadre de ce traitement sont uniquement réservés aux personnes compétentes et autorisées qui traitent ces informations de manière confidentielle. Vous pouvez exercer vos droits d’accès, de rectification et d’opposition, ainsi que de limitation de traitement de vos données à caractère personnel conformément à la législation locale en matière de protection des données. Ces droits sont soumis aux mesures de protection et de sécurité nécessaires pour éviter la destruction de preuves ou d’autres entraves au traitement et à une enquête sur le dossier. Pour toute autre question ou plainte, veuillez adresser votre demande à [email protected] ou demander la Direction de la Conformité en appelant au +225 25401000.

SUPPRESSION DES DONNEES

Les données personnelles contenues dans les signalements et la documentation d’enquête sont supprimées une fois l’enquête terminée, sauf lorsque les données personnelles nécessaires en vertu d’autres lois applicables. L’outil permet la suppression définitive des dossiers 30 jours après la clôture de l’enquête. Les pièces jointes à l’enquête et les signalements archivés sont à anonymiser selon les règles de protection des données à caractère personnels ; les messages archivés doivent exclure les données personnelles permettant l’identification de personnes de manière directe ou indirecte. 

RESPONSABLE DU TRAITEMENT DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL :

La Direction de la Conformité, est responsable des données à caractère personnel traitées dans le cadre du service d’alerte professionnelle.

RESPONSABLE DU TRAITEMENT DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL :

WhistleB Whistleblowing Centre Ab (World Trade Centre, Klarabergsviadukten 70, SE-107 24 Stockholm) agit en tant que sous-traitant des traitements réalisés par le responsable de traitement dans l’outil de WhistelB réservé à l’alerte éthique, y compris le traitement des données cryptées, telles que les messages d’alerte. Ni WhistleB ni ses sous-traitants ne peuvent décrypter et lire les messages. Ainsi, ni WhistleB ni ses sous-traitants n’ont accès au contenu en clair.

Dispositions particulières sur la protection des données à caractère personnel

Le droit d’alerte est la possibilité pour toute personne de révéler ou signaler, en toute confidentialité, une situation dont elle a connaissance et qu’elle estime être une menace pour l’intérêt général ou une violation grave et manifeste d’une norme règlementaire ou interne.

La mise en place du dispositif de signalement est une exigence de la Circulaire n° 01-2017/CB/C relative à la gouvernance des établissements de crédit et des compagnies financières de l’UMOA. Les alertes remontées par les parties prenantes participent à assurer une meilleure gouvernance des établissements de crédit et des compagnies financières.

Le Groupe Coris accorde une importance capitale au maintien d’une gouvernance saine, conforme à la réglementation et aux standards internationaux dans toutes ses filiales. L’atteinte de cet objectif passe par la mise en place d’un canal permettant à toute partie prenante, sans crainte de représailles de quelque nature que ce soit, de déclarer de manière confidentielle, sécurisée et constructive les dysfonctionnements et les comportements non conformes à l’éthique et à la déontologie constatés au sein de Coris Holding et de ses filiales/succursales.

En cette qualité de responsable du traitement de vos éventuelles données, nous venons par la présente vous informer des données qui seront collectées, de la nature des traitements qui seront effectués, des destinataires des données collectées, des raisons du recueil de ces données, de la sécurité des données collectées, de leur durée de conservation, de vos droits et des voies de recours, ainsi que des contacts dont vous pourrez avoir besoin dans l’exercice de ces droits.

1- Données collectées

La transmission de vos données personnelles est une faculté laissée à votre seule appréciation lors du lancement d’alerte. Les données personnelles ne sont pas obligatoires à la validation de la remontée. Les données personnelles pouvant être recueillies porteront sur l’identification du lanceur d’alerte (nom, prénom, numéro de téléphone…).

Les informations obligatoires qui seront recueillies lors du signalement portent sur la description des situations faisant l’objet de déclaration. Cette description pourra entrainer la communication des identités (nom et prénom) des personnes impliquées.

2- Raisons du recueil et nature des traitements à effectuer

Les données sont transmises librement par les lanceurs d’alertes et peuvent l’être de façon anonyme. Le traitement consistera à utiliser l’information communiquée pour réaliser une investigation en vue d’établir la véracité de la remontée et des faits signalés.

3- Destinataires des données collectées

Les données collectées par le canal de WhistleB serviront à alimenter les investigations. Les données permettent au groupe d’être alerté des dysfonctionnements et des comportements non conformes à l’éthique et à la déontologie constatés au sein de la Holding, des filiales et leurs succursales. Les données sont destinées à l’usage des filiales, leurs succursales et de la Holding.

Cependant, tenant compte de la gravité des remontées pouvant dans certains cas avoir des implications pénales, l’alerte pourra être transmise aux autorités nationales compétentes.

4- Sécurité des données collectées

Le Groupe Coris s’assure de la prise de mesures par le partenaire NAVEX pour garantir la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données collectées, et les protéger contre la perte, la destruction accidentelle, l’altération et l’accès non autorisé.

Les données reçues font l’objet de conservation sur une plateforme sécurisée. L’accès à la plateforme est conditionné par une habilitation réservée aux Responsables de la Fonction Conformité dans les filiales et à l’équipe de la conformité de Coris Holding.  

5- Durée de conservation

Au terme des investigations, les données personnelles éventuellement transmises dans l’alerte sont intégralement et définitivement supprimées. Cependant le signalement et les conclusions de l’enquête sont conservées pour des besoins statistiques des alertes reçues dans les filiales, leurs succursales et la Holding.

6- Contact et adresse du Responsable du traitement

En cas de nécessité ou pour tout besoin d’informations complémentaires en lien avec vos droits dans les situations d’alertes, vous pouvez contacter l’adresse « [email protected] ». Vous pourrez également appeler au +226 25491000 et demander la Direction de la Conformité de Coris Holding.

7- Droits et voies de recours

Tenant compte des dispositions de la loi sur la protection des données à caractère personnel, conférant des droits à la personne concernée par le traitement, le groupe rappelle à toute personne utilisant la plateforme WhistleB, qu’elle reste titulaire des droits ci-après :

• Information : ce droit implique de donner l’identité du responsable du traitement ou son représentant, la ou les finalités déterminées du traitement auquel les données sont destinées, les catégories de données concernées et le caractère obligatoire ou facultatif des réponses aux questions posées, les conséquences éventuelles d’un défaut de réponse, le ou les destinataires auxquels les données sont susceptibles d’être communiquées, le moyen simple de donner le consentement pour toute finalité indiquée qui le requiert ou de le retirer, l’indication de la protection qui y est assurée…
• Droit d’accès à leurs données conservées et traitées. Ce droit d’accès peut, selon leur choix, s’exercer par consultation sur place et/ou par délivrance de copie. Dans le cas spécifique des alertes, ce droit peut être exercés par l’envoi d’un message rectificatif.
• Droit de connaître et de contester les informations et les raisonnements utilisés dans les traitements automatisés ou non, dont les résultats lui sont opposés. Au terme des investigations, un message est transmis via la plateforme sur le sort de l’alerte.
• Droit de s'opposer, pour des motifs légitimes, à ce que des données à caractère personnel la concernant fassent l'objet d'un traitement. Dans le cas spécifique des alertes, la personne effectuant la remontée, a la faculté de ne pas communiquer des données personnelles.
• Droit que soient, selon les cas, rectifiées, complétées, mises à jour, verrouillées ou supprimées les données à caractère personnel la concernant, qui sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées, ou dont la collecte, l'utilisation, la communication ou la conservation est interdite, y compris vis à vis des tiers à qui de telles données ont été transmises. Dans le cas spécifique des alertes, ce droit peut être exercer par l’envoi d’un message rectificatif ; la personne effectuant la remontée, a la faculté de ne pas communiquée des données personnelles.
• Droit à l’oubli concernant ses données à caractère personnel qui sont collectées et rendues publiques. Les données collectées dans le cadre du droit d’alerte n’ont pas vocation à être rendues publiques.