Modelo de E-mail:
Comunicação
Profissional Eficiente
Neste guia, exploraremos os princípios e práticas essenciais para a
escrita de e-mails profissionais eficazes, desde a estrutura até a
linguagem e a formatação.
por Paulo Sérgio Rodrigues da Silva
A Importância da Comunicação por E-
mail no Mundo Corporativo
Comunicação Eficaz Registro Formal
O e-mail é uma ferramenta fundamental para E-mails servem como um registro formal de conversas,
comunicação interna e externa, permitindo a troca o que os torna essenciais para acordos, solicitações e
rápida de informações e o desenvolvimento de relações follow-ups.
profissionais.
Elementos Fundamentais de um E-mail
Profissional
1 Um remetente claro e confiável é essencial para a 2 O assunto deve ser conciso e informativo,
credibilidade da mensagem. resumindo o conteúdo do e-mail.
3 Uma saudação apropriada demonstra respeito e 4 O corpo do e-mail deve ser claro, objetivo e bem
profissionalismo. estruturado.
5 Uma despedida cortês e profissional reforça a boa 6 Informações de contato completas garantem a
comunicação. resposta e o acompanhamento.
Estrutura Básica: Cabeçalho e Rodapé
Cabeçalho Rodapé
Inclui o nome completo do remetente, cargo, empresa Apresenta uma assinatura profissional com nome,
e informações de contato. cargo, empresa, website e contatos adicionais.
Saudações Adequadas
para Diferentes
Contextos
Formal
Prezado(a) Sr.(a) [Nome], Caro(a) [Nome], Ilustríssimo(a) Sr.(a)
[Nome].
Informal
Olá [Nome], Bom dia [Nome], Boa tarde [Nome], Boa noite
[Nome].
Linguagem Formal vs.
Linguagem Informal
Formal Informal
Evite gírias, abreviações, emojis Adequado para colegas
e tom coloquial. Use linguagem próximos, com linguagem mais
clara, precisa e respeitosa. casual e amigável, mas ainda
respeitosa.
Dicas para Escrever
Assuntos Claros e
Diretos
Evite assuntos genéricos Seja específico, usando
como "Re: Reunião" ou frases curtas e diretas que
"Assunto Importante". resumam o conteúdo.
Priorize clareza e objetividade, facilitando a compreensão do
destinatário.
Técnicas de Redação Objetiva
Concisão 1
Use frases curtas, diretas e sem rodeios, eliminando
palavras desnecessárias.
2 Clareza
Escreva de forma clara e fácil de entender, evitando jargões
e termos técnicos.
Coerência 3
Organize as ideias de forma lógica, com parágrafos e tópicos
bem definidos.
4 Correção
Revise cuidadosamente o texto, corrigindo erros gramaticais
e ortográficos.
Formatação e Design do E-
mail
Fonte
Use fontes legíveis como Arial, Times New Roman ou Verdana,
tamanho 10-12pt.
Cores
Evite cores vibrantes e chamativas, optando por tons neutros
e profissionais.
Alinhamento
Alinhe o texto à esquerda, facilitando a leitura e organização.
Espaçamento
Utilize espaço entre parágrafos para melhorar a legibilidade.
Uso Correto de
Parágrafos e
Espaçamento
Parágrafos
Use parágrafos curtos, com no máximo 5 frases, para facilitar
a leitura.
Espaçamento
Utilize espaçamento entre parágrafos para melhorar a
legibilidade e organização.
Quebras de Linha
Insira quebras de linha para separar ideias e facilitar a
leitura.
Gestão de Tom e Comunicação Emocional
Cordialidade
2 Demonstre respeito e cortesia em
todas as interações.
Profissionalismo
1
Mantenha um tom profissional,
mesmo em situações Empatia
desafiadoras.
Compreenda a perspectiva do
receptor, adaptando o tom e a
3
linguagem.
Erros Comuns a Evitar
1 2
Linguagem Informal Assunto Vago
Evite gírias, abreviações, emojis e tom coloquial. Seja específico e informativo, resumindo o conteúdo do e-mail.
3 4
Falta de Revisão Falta de Respeito
Revise cuidadosamente o texto, corrigindo erros gramaticais e ortográficos. Mantenha um tom profissional, respeitoso e cortês em todas as interações.
Exemplos de E-mails para Diferentes
Situações
Modelo para Solicitações Comerciais
Assunto Solicitação de [Produto/Serviço] - [Nome da Empresa]
Saudação Prezado(a) [Nome],
Introdução Em nome da [Sua Empresa], solicitamos [Produto/Serviço] para [Propósito].
Detalhes da Solicitação Descreva as necessidades, quantidades, prazos e requisitos específicos.
Anexos Incluir documentos relevantes, como orçamento, especificações ou
desenhos.
Encerramento Agradecemos sua atenção e esperamos uma resposta em breve.
Despedida Atenciosamente,
Modelo para Apresentação Profissional
Assunto Apresentação - [Seu Nome] - [Cargo] - [Sua Empresa]
Saudação Prezado(a) [Nome],
Introdução Apresento-me como [Seu Nome], [Cargo] da [Sua Empresa].
Propósito Gostaria de me apresentar e compartilhar informações sobre [Sua Empresa/Cargo].
Experiência Descreva brevemente sua experiência profissional e áreas de atuação.
Objetivo Mencione seu objetivo em entrar em contato, como networking, colaboração ou
oportunidades.
Encerramento Agradeço a oportunidade de contato e fico à disposição para qualquer dúvida.
Despedida Atenciosamente,
Modelo para Resolução de
Problemas
Assunto Problema com [Produto/Serviço] -
[Número do Pedido/Identificação]
Saudação Prezado(a) [Nome],
Introdução Escrevo para reportar um problema com
[Produto/Serviço] adquirido em
[Data/Pedido].
Descrição do Problema Descreva detalhadamente o problema,
incluindo data, hora, ações e resultados.
Anexos Incluir fotos, vídeos ou printscreens que
ilustrem o problema.
Solicitação Peça uma solução ou assistência para
resolver o problema.
Encerramento Agradeço a atenção e espero uma
resposta em breve.
Despedida Atenciosamente,
Ferramentas e Recursos para Aprimorar
E-mails
Ferramentas de Marketing Verificadores de Gramática Criadores de Templates
Mailchimp, Sendinblue, Grammarly, ProWritingAid e outras Canva, Mailchimp Templates e
ActiveCampaign e outras ferramentas para revisar ortografia, outros recursos para criar modelos
plataformas para gerenciar e gramática e estilo. de e-mail personalizados.
analisar campanhas de email
marketing.
Boas Práticas de Etiqueta Digital
1 Responda aos e-mails com a devida atenção e 2 Utilize o campo "Cc" para informar apenas os
tempo hábil. destinatários relevantes.
3 Evite o uso de "Responder a Todos" em situações 4 Mantenha o tom profissional, mesmo em
desnecessárias. conversas informais.
5 Evite o uso de emojis e linguagem 6 Seja respeitoso e cortês com todos os destinatários.
excessivamente informal.
Conclusão: Dominando
a Arte da Comunicação
por E-mail
Ao dominar as técnicas e princípios de comunicação por e-mail,
você poderá construir relacionamentos profissionais sólidos,
transmitir mensagens eficazes e alcançar seus objetivos.
