1

2
 3
1. Técnicas para Inventariação das
Atividades Desenvolvidas

 O que é análise e priorização? Identificar o impacto e a urgência das

atividades para planejar ações de forma eficiente.

Classifica tarefas em 4 quadrantes:

Urgente e Importante: Fazer imediatamente.
Importante, mas Não Urgente: Planejar para depois.
Urgente, mas Não Importante: Delegar.
Nem Urgente Nem Importante: Eliminar.
 4

• Dicas para priorizar:Foque no que gera maior impacto.

• Não confunda urgência com importância.
 5
Atividade para a Turma

• Exercício Prático:
• Liste 10 tarefas do seu dia e organize-as na Matriz de Eisenhower.
• Objetivo: Identificar tarefas que devem ser priorizadas ou eliminadas.
• Discussão:
• Como o uso da matriz ajuda na gestão do tempo?
 6
Identificação do Potencial de Melhoria de Cada Uma das
Atividades

 Explicação e Informações
• Melhoria contínua:
• Processo de análise constante para otimizar atividades e reduzir
desperdícios.
• Como identificar gargalos?
• Tarefas que atrasam outras atividades ou consomem muito tempo.
• Exemplos de melhorias:
• Automatizar tarefas repetitivas.
• Simplificar processos longos ou redundantes.
 7

• Ferramentas:Software de automação: Zapier, Microsoft Power

Automate.
• Análise de processos com mapas ou gráficos.
 8
lllllll
 9
Brainstorming

 Qual a utilidade do tempo? Para que serve?

 Quais as razões que impedem de alterar a gestão do tempo?
 Quais os factores que contribuem para uma eficaz gestão do
tempo?
 Saber > Querer > Fazer
 10
1. Técnicas para inventariação das
atividades desenvolvidas

 Os novos desafios que as organizações enfrentam atualmente obrigam

a:
• Planeamento rigoroso do trabalho;
• Sistematização de rotinas;
• Eliminação de tarefas inúteis ou perdas de tempo.

 A inventariação das atividades desenvolvidas surge, pois, como a

primeira estratégia a adotar no sentido de gerir da melhor forma o
tempo disponível.
 11
Hierarquizar as tarefas em função de
três conceitos-chave:

•Prioridade (associada ao grau de importância);

•Grau de urgência (associado ao prazo de entrega);
•Grau de complexidade (relacionado com o tempo e concentração necessários à
sua execução)
 12

 Estabelecer prioridades e eliminar tarefas inúteis, ou que possam ser

delegadas, é importante questionar:

 Será esta tarefa imprescindível neste momento?

 Poderá acumular-se com outra?
 Poderá ser feita por outra pessoa e noutro local?
 Poderá ser feita de forma mais simples e útil?
 13

As tarefas poderão ainda ser reunidas em 4 grandes grupos:

 14

 1. Urgente e Importante (Quadrante Superior Direito)

• Essas tarefas exigem atenção imediata porque têm alto impacto e precisam ser concluídas rapidamente.
• Ação: Fazer imediatamente.
• Exemplo: Resolver uma crise, atender a uma emergência
 2. Importante, mas Não Urgente (Quadrante Superior Esquerdo)
• São tarefas de alto impacto, mas que podem ser programadas para depois, pois não exigem ação imediata.
• Ação: Decidir quando será feito (planejar).
• Exemplo: Elaborar um relatório estratégico ou planejar um projeto a longo prazo.
 3. Urgente, mas Não Importante (Quadrante Inferior Direito)
• Tarefas que exigem atenção imediata, mas não têm alto impacto. Geralmente, essas tarefas podem ser delegadas.
• Ação: Delegar para outra pessoa.
• Exemplo: Atender uma ligação que pode ser redirecionada ou responder a mensagens rotineiras.
 4. Não Urgente, Não Importante (Quadrante Inferior Esquerdo)
• São tarefas que não têm impacto significativo e podem ser feitas quando sobrar tempo ou até mesmo eliminadas.
• Ação: Fazer mais tarde ou descartar.
• Exemplo: Navegar em redes sociais sem propósito, assistir a um vídeo irrelevante no trabalho.
 15
2. Técnicas para análise das atividades desenvolvidas e sua
priorização

 Planear e programar o tempo

 Prever, planificar e hierarquizar são os grandes pilares de uma
organização de tempo mais eficaz.
 Ter objetivos previstos para o nosso dia-a-dia permite-nos concentrar
naquilo que realmente devemos fazer, evitando distrações e
esquecimentos.
 16
Um plano distingue-se de uma lista
de tarefas simples porque inclui:

A. Lista de tarefas a realizar durante a semana

B. Atribuição de grau de importância da tarefa / capacidade de
contribuição da tarefa para o teu objetivo
C. Atribuição de grau de urgência / prazo para cada tarefa
D. Previsão da duração de cada tarefa
 17
Como realizar um plano de trabalho?

 Recolha de dados
 Análise da utilização do tempo
 Criar planos de ação
 Acompanhamento
 Ritmo de Trabalho
 18
Identificação do potencial de melhoria de cada uma das
atividades

 Identificação do potencial de melhoria de cada uma das atividades

 Desperdiçadores de tempo
 19
As perdas de tempo são originadas
sobretudo por:

 Chamadas telefónicas desnecessariamente longas, repetitivas ou

imprevistas;
 Interrupções constantes de colegas, clientes, fornecedores, entre
outros;
 Falta de pessoal;
 Má perceção das instruções recebidas;
 Perfeccionismo em excesso;
 Dificuldade na gestão de assuntos pessoais;
 20

 Lacunas de formação ou incapacidades;

 Dificuldades e comunicação;
 Indefinição de objetivos;
 Objetivos demasiado ambiciosos;
 Local de trabalho confuso/desorganizado;
 Equipamento insuficiente ou defeituoso;
 Resistência humana à mudança;
 Dificuldade em dizer não;
 Fadiga/doença.
21
 22

 Ser Eficiente: Foco no processo. Fazer as coisas da maneira certa,

resolvendo problemas, cuidando dos recursos e reduzindo custos. É sobre
executar com economia e precisão.
 Ser Eficaz: Foco no resultado. Fazer as coisas certas, criando alternativas
criativas, otimizando recursos e aumentando os lucros. É sobre atingir
objetivos com impacto.
 Para ser bem-sucedido em qualquer tarefa ou projeto, é necessário
equilibrar eficiência e eficácia:
 Execute as tarefas de maneira eficiente (reduzindo custos e desperdícios).
 Certifique-se de que está trabalhando nas prioridades certas (maximizando
os resultados).
 23
Princípios considerados decisivos
para uma gestão eficaz

 A saber:
 Definir e clarificar os objetivos; escrevê-los e estabelecer prioridades;
 Centrar-se nos objetivos e não nas atividades;
 Estabelecer, pelo menos, um objetivo por dia e atingi-lo;
 Eliminar, pelo menos, um “desperdiçador de tempo” por semana.
 24

 Planificar o tempo;
 Elaborar planos de curto, médio e longo prazo;
 Indicar limites de tempo por tarefa;
 Acabar o que se começou; não deixar tarefas inacabadas.
 25
Regras básicas de organização
pessoal

 Fixar objetivos
 Planificar e agenda
 Minimizar interrupções
 Delegar tarefas
 Definir prioridades
 26
1. Fixar objetivos

 A noção de objetivo é, hoje em dia, tão decisiva que todas as nossas

ações são guiadas pelas metas que fixamos para nós próprios.
 Fixar objetivos desafia-nos constantemente, obrigando-nos
permanentemente a:
 Orientar o raciocínio e a ação para o futuro;
 Definir exatamente para onde queremos ir;
 Estabelecer prioridades.
27
 28

 S - Específico: O objetivo deve ser claro e preciso. "O que quero alcançar?“
 M - Mensurável: Deve ser possível medir o progresso e os resultados.
"Quanto?“
 A - Atingível: A meta precisa ser realista e viável. "Como?“
 R - Relevante: Deve ser importante e alinhada aos seus objetivos maiores.
"Para que?“
 T - Temporal: O objetivo deve ter um prazo definido. "Quando?“

As Metas SMART ajudam a criar objetivos concretos, mensuráveis e que

motivam a ação de forma estruturada.
 29

 2. Planificar e agenda
 Plano/Agenda Semanal
 Plano/Agenda Diário

 3. Controlar as interrupções e minimizá-las

 Que quantidade de tempo é perdido por interrupções?
 30

 4. Delegar tarefas
 É função de uma chefia obter resultados mediante dois recursos
básicos - as pessoas e o tempo.
 O aproveitamento das potencialidades de todos os membros da equipa
é uma exigência que um verdadeiro líder não pode, de forma alguma,
declinar.
 A delegação para que seja bem-sucedida, exige-se um razoável
equilíbrio entre a autoridade e a responsabilidade.
 31

1.Autoridade: Representa o poder ou o

direito de tomar decisões e agir para viabilizar
a responsabilidade conferida.
2.Responsabilidade: Refere-se ao trabalho
delegado, à função ou tarefa atribuída.
3.Confiança: Trata-se da aceitação e da
assunção da responsabilidade envolvida no
processo de delegação.

A delegação eficiente requer equilíbrio entre

autoridade, responsabilidade e confiança,
garantindo que as tarefas sejam realizadas
com clareza e comprometimento.
 32
Vantagens da delegação

 Permite-lhe concentrar-se em aspetos do trabalho que requerem a sua

experiência e as suas aptidões específicas;
 Possibilita-lhe fazer antecipações, mediante um planeamento
atempado;
 Melhora o espírito de equipa, gerando nos colaboradores maior espírito
de cooperação;
 Prepara os delegados para maiores responsabilidades, evitando a
admissão de novos colaboradores.
 33

 Confere-lhe a possibilidade de observar, de forma sistemática, o nível

de desenvolvimento dos seus colaboradores.
Plano prático de delegação: 34
 As cinco fases que um qualquer processo de delegação deve respeitar:
1. Aceitação da responsabilidade por parte do colaborador que vai receber a delegação;
2. Transmissão à pessoa habilitada (ao colaborador em quem vai delegar) da tarefa
delegada;
3. Comunicação perfeita – explicitação de todos os pormenores importantes para uma
boa execução da tarefa;
4. Verificação da existência das condições necessárias à realização com sucesso da
tarefa delegada;
5. Acompanhamento pela chefia (mais ou menos próximo, consoante o nível de
desenvolvimento do colaborador).
 35
Definir prioridades

Definir prioridades
1. Tratar das urgências
2. Realizar logo o que puder
3. Estabelecer prazos para o que for adiado
 36

 Os termos presentes ilustram aspectos-chave, como:

• Planeamento e prioridades: Estabelecer o que é mais
importante e organizar tarefas de forma estratégica.
• Gestão e organização: Controle e estrutura das
atividades para evitar desperdícios.
• Procrastinação e desperdiçadores: Identificar e
eliminar barreiras que impactam negativamente a
produtividade.
• Prazos e timings: Cumprir datas limites para garantir
eficiência.
• Energia e tarefas: Distribuição equilibrada de esforço
entre atividades.
 Resumo: A imagem simboliza a importância de
equilibrar planejamento, organização e foco para
alcançar objetivos de forma eficiente e evitar perdas de
tempo.
 37
Leis e princípios de gestão de tempo

 Lei dos ritmos biológicos

Diferenças de ritmos biológicos entre os indivíduos de acordo com as
características pessoais de cada um.

 Lei de Parkinson
Verifica-se que a distribuição do trabalho varia em função do tempo
disponível e não do tempo necessário.
 38

• Eixo vertical (Nível de Esforço): Representa a

intensidade do esforço aplicado.
• Eixo horizontal (Tempo da Atividade): Indica
o período disponível até a data de entrega.
• Comportamento: Durante grande parte do
tempo disponível, o esforço é baixo ou
inexistente. Próximo à data de entrega, o esforço
aumenta rapidamente para concluir a tarefa no
prazo.
 Resumo: A Síndrome do Estudante ocorre
quando há procrastinação inicial e o trabalho é
adiado para o último momento, exigindo um
esforço intenso próximo ao prazo final. Isso pode
gerar estresse e afetar a qualidade do trabalho.
 39

 Lei das sequências homogêneas de trabalho

A interrupção de um trabalho provoca perda de eficácia e o consumo de mais tempo do
que a sua execução de modo contínuo.
 Lei de Pareto
A partir de um pequeno período de tempo atinge-se grande parte dos resultados.
Distinga o essencial do acessório.
 40

 Princípio de Pareto, que sugere que:

• 80% dos resultados são obtidos com
20% do esforço ou recursos utilizados.
• O gráfico demonstra que uma pequena
parte do esforço inicial (20%) contribui
significativamente para alcançar a
maior parte dos resultados (80%).
 Resumo: Este princípio enfatiza a
importância de focar nas atividades que
têm maior impacto, priorizando o
essencial para otimizar tempo e
resultados.
 41
Estilos de gestão do tempo

 Bombeiro
• As pessoas que adotam este estilo como primeira forma de gestão de tempo
são, normalmente, pessoas que odeiam o planeamento e a preparação;
• Não aguentam esperar até “meter as mãos na massa”;
• Gostam de encarar e resolver crises (tanto que às vezes as provocam, só para
terem o prazer de as resolver...).
• São muito decididos;
• Têm orgulho em alterar as suas reações para alterar as situações;
• Têm um espírito empreendedor;
• Têm um pensamento mais intuitivo que dedutivo.
 42
Oportunista

 As pessoas que adotam este estilo como primeira forma de gestão de

tempo, normalmente não são disciplinados e são muitas vezes
desorganizados;
 Detestam restrições, regras e regulamentos;
 Adoram alterar as coisas;
 São muito criativos e inventivos;
 Odeiam trabalho de secretária e rotinas;
 Confiam na sua (não necessariamente infalível) memória, mas pode ser
um “cabeça no ar”.
 43
Planeador

 As pessoas que adotam este estilo como primeira forma de gestão de

tempo normalmente, despendem muito tempo a planear atividades
futuras;
 Consideram cada pormenor e cada hipótese;
 Raramente fazem qualquer coisa que não tenha premeditado;
 Estão sempre bem preparados para as reuniões;
 Têm algo de perfeccionista.
 44
Gestor

 As pessoas que adotam este estilo como primeira forma de gestão de

tempo são, normalmente, pessoas que adoram qualquer tipo de
sistema de gestão do tempo e tentam tudo para se adaptar a um;
 Não gostam de surpresas, desvio das normas ou experiências;
 Dominam a informação importante e a trivial;
 São ortodoxos e organizados.
 45
Vantagens da boa Gestão de Tempo

 Valorização do Homem e da organização;

 Maior responsabilização;
 Melhoria da comunicação;
 Maior rentabilidade;
 Melhor desempenho;
 Favorecimento da previsão;
 Mais tempo disponível.
 46
Desvantagens da má Gestão de
Tempo

 Desvalorização do Homem e da organização;

 Perda de autoridade;
 Penalização;
 Custos mais elevados;
 Falhas no desempenho;
 Impossibilidade de previsão do tempo;
 Menos tempo livre.
47
 48

llllll
49
 50

Organização pessoal e gestão

do tempo
UFCD 0404
 51
Conteúdos

 Técnicas para inventariação das atividades desenvolvidas

 Técnicas para análise das atividades desenvolvidas e sua priorização
 Identificação do potencial de melhoria de cada uma das atividades
 Regras básicas de organização pessoal
 Regras fundamentais da gestão do tempo
 Desenvolvimento de planos de ação de melhoria de desempenho
utilizando as regras básicas de gestão do tempo e de organização
pessoal
 52
A Roda das Apresentações

 Fase 1: Introdução à Atividade

Cada participante terá de se apresentar ao grupo, destacando informações
pessoais e profissionais.
 Para isso, deve escrever num cartão, pelo menos, três informações sobre si
mesmos:
1. Nome e a função que desempenham.
2. Uma capacidade ou competência profissional que possuem e acham
relevante para o seu trabalho.
3. Uma curiosidade pessoal (por exemplo, um hobby, um interesse especial,
uma experiência de vida interessante).
 53
Brainstorming

 Qual a utilidade do tempo? Para que serve?

 Quais as razões que impedem de alterar a gestão do tempo?
 Quais os factores que contribuem para uma eficaz gestão do tempo?
 Saber > Querer > Fazer
Qual a utilidade do tempo? Para que serve?

 Objetivo da Questão:
• Refletir sobre a importância do tempo como um recurso limitado.
• Identificar como o tempo é usado para alcançar objetivos pessoais e profissionais.
 Pontos para Explorar:
• O tempo permite organizar e executar tarefas.
• É necessário para o equilíbrio entre trabalho e vida pessoal.
• Facilita a definição de prioridades e o foco em metas importantes.
 Perguntas de Reflexão:
• Como você utiliza o seu tempo atualmente?
• Em que tipo de atividades você investe mais tempo?
• O que você mudaria na sua rotina se tivesse mais tempo?
Quais as razões que impedem de alterar a gestão do tempo?

 Objetivo da Questão:
• Identificar obstáculos comuns que dificultam uma boa gestão do tempo.
• Promover a autoconsciência sobre hábitos e comportamentos.
• Falta de disciplina: Procrastinação e dificuldade em manter um plano.
• Falta de planejamento: Ausência de metas claras e listas de tarefas.
• Interrupções constantes: Redes sociais, e-mails ou reuniões desnecessárias.
• Excesso de tarefas: Dificuldade em delegar ou dizer "não".
 Perguntas de Reflexão:
• Quais distrações mais afetam sua produtividade?
• O que impede você de seguir um planejamento?
• Existe algo que você poderia delegar para outras pessoas?
Saber > Querer > Fazer

• Saber: Consciência sobre o valor do tempo e técnicas de gestão.

• Querer: Motivação para adotar novas práticas e mudar comportamentos.
• Fazer: Implementação prática de hábitos e ferramentas no dia a dia.
57
Organização pessoal e
gestão do tempo
UFCD: 0404
 1.Técnicas para
Inventariação das
Atividades
Desenvolvidas
 60
1.1 A importância da inventariação de
atividades

O que é inventariar atividades?

 Trata-se de documentar e analisar o que fazemos ao longo do dia
para entender como utilizamos o tempo.

 A inventariação é o processo de registar todas as tarefas realizadas

ao longo de um período de tempo, categorizando-as de forma a
entendermos como utilizamos o tempo.
 61
Vantagens da inventariação:

• Consciência do uso do tempo: Ajuda a perceber como o tempo é

distribuído entre atividades produtivas e improdutivas.
• Base para melhoria contínua: Fornece dados concretos para
decisões informadas.
• Eliminação de desperdícios: Destaca atividades redundantes ou de
baixo impacto.
 62
Impacto no contexto
profissional:

• Melhoria do foco e da eficiência.

• Redução de conflitos causados por má gestão do tempo.
 63
1.2. Métodos de registo de
atividades

 Registo manual de tarefas:

• Utilização de cadernos, agendas ou folhas de trabalho.
• Exemplo prático: Criar uma tabela com as colunas:
• Hora de início e fim da atividade.
• Descrição da atividade.
• Observações (ex.: interrupções, dificuldades).
• Vantagens: Simplicidade e baixo custo.
• Desvantagens: Requer disciplina constante.
 64
1.2. Métodos de registo de
atividades

 Ferramentas digitais:
• Aplicações gratuitas:
• Toggl: Monitoriza o tempo gasto em cada tarefa.
• RescueTime: Regista automaticamente o uso do
computador e identifica atividades improdutivas.
 65
1.2. Métodos de registo de
atividades

•Uso de folhas de calculo:

•Estruturação simples em Excel ou Google Sheets para registos diários.

•Possibilidade de adicionar filtros e gráficos para análise.
•Vantagens: Dados mais organizados e de fácil análise.
 66
1.2. Métodos de registo de
atividades

• Método de observação direta:

• Anotar todas as atividades realizadas em tempo real, sem
julgamentos ou omissões.

• Dica prática: Fazer pausas a cada 1-2 horas para

registar o que foi feito nesse período, reduzindo o
esquecimento.
 67
1.3. Categorias de atividades

 Divisão das tarefas em grandes grupos:

• Tarefas produtivas: Atividades diretamente ligadas aos objetivos do trabalho.
• Exemplo: Responder e-mails importantes, preparar relatórios, reuniões decisivas.
• Tarefas operacionais: Necessárias, mas com impacto indireto.
• Exemplo: Organização de arquivos, tarefas administrativas.
• Tarefas improdutivas: Não agregam valor.
• Exemplo: Tempo excessivo em redes sociais, pausas prolongadas.
• Interrupções: Quebras no fluxo de trabalho.
• Exemplo: Chamadas inesperadas, visitas de colegas, notificações constantes.
 68

 Técnica de codificação:
• Atribuir códigos ou cores a cada tipo de atividade para facilitar a análise.
• Exemplo:
• Verde: Produtivas.
• Amarelo: Operacionais.
• Vermelho: Improdutivas.
 69
1.4. Identificação dos “ladrões de
tempo”
Ladrões de tempo são atividades ou fatores que consomem tempo de forma improdutiva, reduzindo a eficiência.

Exemplos comuns:
• Internos:
• Falta de planeamento prévio.
• Procrastinação.
• Dificuldade em dizer "não".

• Externos:
• Reuniões longas e sem objetivo.
• Interrupções frequentes (colegas, e-mails, telefonemas).
• Problemas técnicos (computador lento, falhas em sistemas).

• Impacto:
• Redução da produtividade e aumento de stress.
• Diminuição da qualidade do trabalho realizado.
 70

Atividades Práticas:
 71
Atividade 1: Criação de um Diário de
Atividades Adaptado

Deverão registar todas as atividades realizadas durante uma manhã de trabalho típica no local de trabalho.

Realização de uma tabela de registo, com as seguintes colunas:

1. Hora de início e fim.

2. Descrição da atividade.

3. Categoria: Classificar como "Prioritário", "Operacional", "Improdutivo" ou "Interrupção".

4. Observações: Notar obstáculos enfrentados ou interrupções, como uma consulta não planeada ou atrasos no sistema.
 72
Atividade 2: Análise de um
Cenário Fictício
 Analisar um exemplo fictício de rotina diária de um assistente técnico e avaliam como essa rotina pode ser
melhorada.

 Tarefa:
• Identificar:
• Atividades de baixo valor (improdutivas).
• Momentos em que a gestão do tempo poderia ser melhorada (ex.: reuniões mal organizadas).
• Propor:
• Alternativas para melhorar a produtividade (ex.: definir uma agenda para reuniões, estabelecer limites para interrupções).
 73

2: Técnicas para Análise das

Atividades Desenvolvidas e
sua Priorização
 74
2.1. A Importância da Análise das Atividades

• Por que é necessário analisar as atividades?

• Identificar as tarefas prioritárias: Em ambientes administrativos, nem todas as tarefas
têm o mesmo peso. Entender quais são mais impactantes ajuda a definir o foco do trabalho.

• Melhorar o desempenho: Saber diferenciar entre o que é essencial, adiável ou

desnecessário permite maior agilidade e eficácia.

• Evitar retrabalho: Quando se entende bem o que deve ser feito e como, reduz-se a
necessidade de refazer tarefas mal executadas.

• Reduzir o desperdício de tempo: Permite eliminar tarefas desnecessárias ou que não

contribuem para os objetivos.
 75
2.1. A Importância da Análise
das Atividades

 Impacto no ambiente de trabalho:

• Diminuição do stress relacionado a prazos e tarefas acumuladas.
• Melhor alocação de recursos, como tempo e energia.
• Maior qualidade no atendimento ao público e na execução de funções
administrativas.
 76
2.2. Métodos de Análise das Atividades Desenvolvidas

 2.2.1. Registro das Tarefas Realizadas

• Porquê registar?
• Ter uma visão clara de como o tempo é distribuído ao longo do dia ou semana.
• Identificar padrões de desperdício ou atividades repetitivas e ineficazes.

• Como registar?
• Usar um diário de atividades (feito no Módulo 1) para registar tudo o que é realizado.

• Exemplo de registo:
• Horário: 9h00-9h30.
• Tarefa: Atendimento de um cidadão para emissão de certidão.
• Duração: 30 minutos.
• Observação: Processo interrompido por telefonema.
 77
2.2.2. Divisão das Atividades por
Categorias

Tipos de Tarefas:
• Essenciais: Contribuem diretamente para alcançar os objetivos da equipa ou da
instituição.
• Exemplo: Tramitar processos administrativos ou responder a pedidos urgentes.
• Necessárias, mas de suporte: Importantes, mas que não têm impacto direto no
objetivo principal.
• Exemplo: Organização de arquivos ou de folhas de calculo.
• Desnecessárias: Atividades redundantes ou que não agregam valor ao trabalho.
• Exemplo: Criar relatórios que ninguém consulta.
 78
2.2.3. Análise dos Padrões de
Trabalho

• Perguntas essenciais para análise:

• Quais tarefas consomem mais tempo?
• Há tarefas que poderiam ser delegadas?
• Existem interrupções frequentes que prejudicam o desempenho?
 79
2.3. Técnicas de Priorização

 2.3.1. Matriz de Eisenhower (Urgente vs. Importante)

• Conceito:
• Distinguir entre tarefas urgentes (demandam ação imediata) e importantes (que têm
maior impacto a longo prazo).

• Divisão em Quadrantes:
• Fazer agora: Urgente e importante.
• Planear: Importante, mas não urgente.
• Delegar: Urgente, mas não importante.
• Eliminar: Nem urgente nem importante.
 80
2.3. Técnicas de Priorização

• Exemplo:
• Urgente e Importante: Preparar documentação para uma reunião
imediata.
• Importante, mas não Urgente: Organizar arquivos para consulta
futura.
• Urgente, mas não Importante: Atender uma chamada que pode ser
repassada.
• Nem Urgente nem Importante: Ler mensagens de WhatsApp
pessoais durante o expediente.
 81
2.3.2. Regra de Pareto (80/20)

•Conceito:
•20% das tarefas realizadas trazem 80% dos resultados.
•Identificar quais são essas tarefas mais importantes e priorizá-las.

•Aplicação na prática:
•Exemplo de atividades na secretaria:

•Processar pedidos administrativos (20%) gera maior impacto no atendimento.

•Organização de arquivos (80%) pode ser menos prioritária, caso os documentos já
estejam em ordem básica.
 82
2.3.3. Classificação ABC
•Conceito:
•Divisão das tarefas em níveis de prioridade.

•A: Tarefas de alta prioridade.

•B: Tarefas de prioridade média.
•C: Tarefas de baixa prioridade.

•Exemplo:
•Prioridade A: Responder a um pedido do superior
hierárquico com prazo final.
•Prioridade B: Organizar os processos do mês passado.
•Prioridade C: Arquivar papéis de anos anteriores.
 83
2.4. Identificação de Interrupções e
Estratégias para as Gerir

 Tipos de Interrupções Comuns em Secretarias:

• Chamadas telefónicas inesperadas.
• Visitas não agendadas.
• Problemas com sistemas informáticos.
• Reuniões desnecessárias ou mal organizadas.
 84
2.4. Identificação de Interrupções e
Estratégias para as Gerir

 Estratégias para Minimizar o Impacto:

• Blocos de tempo: Reservar horários específicos para trabalho focado,
sem interrupções.
• Checklists diárias: Priorizar tarefas antes de responder a novas
solicitações.
• Gestão das comunicações:
• Atender chamadas de acordo com prioridade.
• Responder a e-mails em horários específicos, evitando interrupções
constantes.
 85

Atividades Práticas
 86
Atividade 1: Aplicação da Matriz de
Eisenhower (1h30)

 Aplicar a Matriz de Eisenhower para categorizar as suas tarefas reais e fictícias,

analisando quais devem ser realizadas de imediato, planeadas, delegadas ou
eliminadas.
 Passos da Atividade:
1. Identificação das Tarefas Reais:
1. Cada participante lista 10 tarefas do seu trabalho diário
1. Exemplo:
1. Atender um cidadão que pede informações.

2. Organizar um arquivo digital desatualizado.

3. Responder a um pedido de informação urgente do superior.

4. Verificar processos para assinatura do chefe.

5. Acompanhar reuniões internas.

2. Ferramenta fornecida: Ficha com um modelo de matriz para preencher.

 87
Atividade 1: Classificação na Matriz

• Cada participante coloca as tarefas nos quadrantes:

• Urgente e Importante: Fazer imediatamente.
• Importante, mas não Urgente: Planear no tempo disponível.
• Urgente, mas não Importante: Delegar, se possível.
• Nem Urgente nem Importante: Eliminar ou adiar.
• Exemplo de preenchimento:

 Discussão em Grupo:
• Cada participante partilha uma tarefa de cada quadrante com os colegas.
• O grupo debate se concorda ou sugere reclassificações, baseando-se no impacto das tarefas na rotina do trabalho
 88
Atividade 2: Planeamento de Prioridades com Cenários
Simulados (2h)

 Os participantes recebem uma lista de tarefas fictícias baseadas na rotina de uma

secretaria e devem priorizá-las utilizando as técnicas aprendidas.
 Passos da Atividade:
1. Introdução ao Cenário:
1. O formador apresenta um cenário típico:
1. O assistente técnico começa o dia com várias tarefas acumuladas, e é necessário decidir quais serão
executadas imediatamente.
2. Lista de Tarefas Fictícias:
1. Atender uma reclamação urgente de um cidadão.

2. Participar numa reunião não planeada sobre a organização de um evento interno.

3. Organizar processos arquivados que não foram utilizados recentemente.

4. Preparar um relatório solicitado pelo chefe, com prazo de 48h.

5. Responder a um e-mail de um departamento externo solicitando informação adicional.

 89

 Classificação e Prioridade:
• Os participantes usam a Matriz de Eisenhower ou outro método para
priorizar as tarefas do cenário.
• Eles decidem:
• O que fazer agora.
• O que pode ser planificado para mais tarde.
• O que delegar a um colega.
• O que adiar ou eliminar.
• Ferramenta fornecida: Tabela com categorias e espaço para justificação.
 90

1. Discussão e Reflexão:
1. O grupo discute as decisões de cada participante.
2. O formador orienta a análise, indicando alternativas ou soluções mais
eficazes quando necessário.
 Objetivo:
Treinar os participantes para tomar decisões rápidas e eficientes com
base em cenários práticos.
 91
Atividade 3: Autoavaliação de
Prioridades no Trabalho Real (1h)

 Os participantes realizam uma reflexão individual para identificar como

priorizam as suas tarefas no trabalho e discutem formas de melhorar.
 Passos da Atividade:
1. Reflexão Individual:
1. Cada participante responde a perguntas orientadoras:
1. Como costumo definir o que fazer primeiro?
2. Quais tarefas costumo procrastinar?
3. Que critérios uso para decidir o que é mais importante?

2. Ferramenta fornecida: Questionário de autoavaliação com 5 perguntas.

 92

1. Análise e Partilha:
1. Os participantes partilham uma ou duas respostas com o grupo.
2. O formador ajuda a identificar padrões e dá orientações práticas para melhorar.
2. Plano de Ação:
1. Cada participante elabora um plano para melhorar a forma como prioriza as suas tarefas
no dia a dia.
2. Exemplo:
1. Objetivo: Responder a e-mails apenas duas vezes por dia (manhã e tarde).
2. Tarefa: Criar um checklist diário para tarefas prioritárias.
 Objetivo:
Promover a autoanálise e a aplicação prática das técnicas de priorização no trabalho
real.
 93

3: Identificação do
Potencial de Melhoria de
Cada Atividade
 94
3: Identificação do Potencial de
Melhoria de Cada Atividade

 3.1. O Conceito de Potencial de Melhoria

• O que é o potencial de melhoria?
• Identificar atividades ou processos que podem ser feitos de forma mais
eficiente ou eficaz.
• Eliminar redundâncias, simplificar procedimentos e ajustar prioridades.
• Porquê buscar melhorias constantes?
• Aumenta a produtividade e reduz o stress causado por tarefas mal organizadas.
• Melhora a qualidade do serviço prestado à comunidade e aos cidadãos.
• Permite dedicar mais tempo às tarefas estratégicas, reduzindo as tarefas de
baixo impacto.
 95
3: Identificação do Potencial de
Melhoria de Cada Atividade

 Impacto no ambiente das secretarias:

• Melhoria no fluxo de trabalho administrativo.
• Redução de atrasos e erros no atendimento aos cidadãos.
• Simplificação de rotinas como arquivamento, tramitação de processos e
atendimento.
 96
3.2. Métodos para Identificar o
Potencial de Melhoria
• O que é o fluxo de trabalho?
• Sequência de passos necessários para completar uma tarefa ou processo.
• Exemplo: Tramitação de um pedido de certidão passa por:
• Receber o pedido.
• Confirmar os dados.
• Emitir a certidão.
• Arquivar a documentação.
• Como analisar o fluxo de trabalho?
• Desenhar o processo atual com todas as etapas (fluxograma).
• Identificar gargalos, redundâncias ou passos desnecessários.
• Exemplo de melhoria:
• Reduzir o número de aprovações necessárias para um pedido
simples.
• Automatizar tarefas repetitivas, como envio de e-mails padronizados.
 97
3.2.2. Identificação de Tarefas de
Baixo Valor Agregado
•Definição:
•Tarefas que consomem tempo, mas não contribuem significativamente para os
resultados.

•Exemplo em secretarias:
•Repetir registos em sistemas diferentes.
•Buscar documentos físicos quando podem ser digitalizados.

•Como identificar?
•Usar o registo de atividades do Módulo 1 e categorizar as tarefas que:
•Não têm impacto direto nos objetivos da equipa.
•Podem ser eliminadas, delegadas ou feitas de forma mais rápida.
 98
3.2.3. Avaliação de Tempo Gasto em
Cada Atividade

•Passos:
1.Avaliar o tempo médio gasto em tarefas frequentes.
2.Comparar com o impacto ou valor gerado pela tarefa.
3.Identificar se há formas de realizar a tarefa em menos tempo
(simplificação, automação, delegação).

•Exemplo em secretarias:
•Tarefa: Preencher relatórios manuais diariamente.
•Tempo atual: 2 horas.
•Potencial de melhoria: Digitalizar o processo e reduzir para 30 minutos.
 99
3.3. Ferramentas para Identificação
de Melhorias

 Checklists de Melhoria:
• Uma lista de perguntas para avaliar se uma tarefa pode ser melhorada.
• Esta tarefa é realmente necessária?
• Pode ser feita de forma mais rápida ou com menos recursos?
• Pode ser automatizada ou delegada?
 10
3.3. Ferramentas para Identificação 0
de Melhorias

 Método SMART para Objetivos de Melhoria:

• Garantir que as melhorias sejam específicas, mensuráveis, atingíveis,
relevantes e temporais.
• Exemplo:
• Objetivo Atual: "Organizar melhor os documentos."
• Objetivo SMART: "Digitalizar 80% dos arquivos físicos da secretaria até o final do
mês."
 10
3.3. Ferramentas para Identificação 1
de Melhorias

 Mapeamento de Processos (Fluxograma):

• Criar um esquema visual das etapas de uma tarefa para encontrar
pontos de melhoria.
• Ferramenta útil para entender e simplificar procedimentos.
 10
3.4. Exemplos de Melhoria Comuns 2
em Secretarias

•Automatização de Processos:

•Usar softwares ou ferramentas eletrónicas para reduzir tarefas manuais.

•Exemplo: Utilizar plataformas online para tramitar documentos em vez de

processos manuais.

•Padronização de Procedimentos:

•Criar modelos e templates para tarefas repetitivas.

•Exemplo: Modelo pré-formatado de resposta para e-mails frequentes.

 10
3

 Redução de Interrupções:
• Identificar interrupções frequentes e criar regras para minimizá-las.
• Exemplo: Estabelecer horários específicos para reuniões e atendimentos.
 10
4

Atividades Práticas:
 10
Atividade 1: Mapeamento do Fluxo de Trabalho (1h30) 5

1. Descrição:
1. Os participantes escolhem uma tarefa do seu trabalho diário e criam um fluxograma com
todas as etapas envolvidas.
2. Passos:
1. Cada participante identifica uma tarefa frequente, como "tramitação de um pedido".
2. Criam um fluxograma simples, incluindo todos os passos e responsáveis.
3. Analisam os gargalos ou passos redundantes.
3. Exemplo de Resultados:
1. Fluxo de trabalho atual:
1. Receber pedido → Recolher dados manualmente → Inserir no sistema → Aprovar → Emitir documento →
Arquivar.

2. Possível melhoria: Automatizar o preenchimento e aprovação de dados, reduzindo o tempo

pela metade.
 10
Atividade 2: Identificação de Tarefas 6
de Baixo Valor (1h)
•Descrição:
•Os participantes utilizam a lista de tarefas identificadas no Módulo 1 para determinar quais
consomem tempo e geram pouco impacto.

•Passos:
•Cada participante revê a sua lista de tarefas e marca:
•Tarefas indispensáveis.
•Tarefas que podem ser eliminadas ou otimizadas.

•Exemplo:
•Indispensável: Atualizar processos em atraso.
•Baixo valor: Organizar papéis já digitalizados.

•Discussão:
•Os participantes discutem como poderiam reduzir o tempo gasto em tarefas de baixo valor.
 10
Atividade 3: Criação de um Plano de Melhoria (1h30) 7

•Descrição:
•Cada participante elabora um plano de ação para melhorar uma tarefa ou processo identificado.

•Passos:
•Escolher uma tarefa com alto potencial de melhoria.

•Criar um plano SMART com:

•Objetivo claro.
•Passos para implementar a melhoria.
•Prazo para execução.

•Exemplo:
•Tarefa: Organização de arquivos físicos.
•Plano SMART: Digitalizar 50% dos documentos da secretaria até o final do trimestre.
 10
8

4.Regras Básicas de
Organização Pessoal
 10
4.1. A Importância da Organização 9
Pessoal

•Definição de organização pessoal:

•O conjunto de práticas e hábitos que ajudam a gerir tarefas, tempo, espaço e
prioridades de forma eficiente.

•Porquê a organização pessoal é essencial para assistentes técnicos?

•Facilita o atendimento eficiente aos cidadãos.
•Melhora a gestão de documentos, arquivos e prazos.
•Reduz o stress causado por atrasos ou acúmulos de tarefas.
•Garante uma melhor comunicação entre colegas e superiores.
 11
0

 Impactos de uma má organização pessoal:

• Perda de documentos importantes.
• Atraso em processos administrativos.
• Stress e ambiente de trabalho desorganizado.
 11
4.2. Princípios Fundamentais da 1
Organização Pessoal

 4.2.1. Clareza de Objetivos e Prioridades

• Definir objetivos diários, semanais e mensais claros e alcançáveis.
• Exemplo:
• Objetivo diário: Processar 10 pedidos administrativos pendentes.
• Objetivo semanal: Atualizar 50% do arquivo digital.
• Técnicas para definir prioridades:
• Planeamento no início de cada dia ou semana.
• Utilização de listas de tarefas (to-do lists).
 11
2
4.2.2. Gestão do Espaço de Trabalho

• A organização física influencia a produtividade.

• Regras de organização do espaço físico:
• Manter a mesa limpa e com apenas os materiais necessários.
• Arquivar documentos em pastas organizadas (físicas ou digitais).
• Garantir que os materiais mais usados estão facilmente acessíveis.
• Digitalização de documentos:
• Vantagens: Reduz o tempo gasto na procura de papéis e evita perdas.
 11
4.2.3. Planeamento e Uso de 3
Ferramentas de Apoio

• Ferramentas tradicionais:
• Agenda física, cadernos de anotações, listas manuais.

• Ferramentas digitais:
• Aplicações para organização de tarefas, como Trello, Google Agenda ou Microsoft To Do.

• Métodos de planeamento:
• Dividir o dia em blocos de tempo para tarefas específicas (time blocking).
• Agendar tarefas recorrentes para reduzir esquecimentos.
 11
4
4.2.4. Eliminação de Distrações

 Identificar e minimizar fatores que atrapalham o foco:

• Verificar e-mails ou mensagens apenas em horários fixos.
• Estabelecer horários para reuniões e interrupções.
• Comunicar aos colegas momentos de trabalho focado (sinalização).
 11
5
4.2.5. Delegação

• Saber delegar tarefas quando necessário e apropriado.

• Identificar tarefas que podem ser feitas por outro colega.
• Fornecer instruções claras para garantir resultados eficazes.
 11
4.2. Organização do espaço 6
digital

• Gestão de e-mails:
• Uso de pastas, etiquetas e filtros automáticos.
• "Inbox zero".
• Estruturar ficheiros e pastas:
• Nomeação padronizada.
• Revisão e eliminação de ficheiros antigos.
 11
4.3. Etapas para Implementar uma 7
Organização Pessoal Eficiente

•Diagnóstico Inicial:
•Analisar o estado atual da organização pessoal (tanto físico quanto
mental).
•Identificar pontos fortes e fracos.

•Definição de Metas:
•Estabelecer objetivos claros para melhorar a organização.

•Exemplo: Reduzir o tempo gasto a procurar documentos de 1h para 30

minutos por semana.
 11
4.3. Etapas para Implementar uma 8
Organização Pessoal Eficiente

•Implementação de Hábitos Diários:

•Revisar a agenda diariamente.
•Finalizar o dia organizando o espaço de trabalho para o próximo.

•Avaliação e Ajuste:
•Monitorizar o progresso e ajustar estratégias que não estão a
funcionar.
 11
9

Atividades Práticas:
 12
Atividade1: Diagnóstico do Espaço de Trabalho (1h) 0

•Descrição:
•Cada participante faz uma análise do seu espaço de trabalho (físico e digital) e identifica
áreas que precisam de melhoria.
•Passos:
•Responder a um questionário:
•A minha mesa está livre de objetos desnecessários?
•Tenho documentos desorganizados?
•Uso ferramentas digitais para organizar tarefas?
•Elaboração de uma lista com 3 melhorias que podem ser feitas imediatamente.
•Discussão em Grupo:
•Partilhar as respostas e discutir melhorias práticas aplicáveis.

•Objetivo:
Ensinar os participantes a identificar elementos desorganizados no seu ambiente e
implementar mudanças simples para aumentar a eficiência.
 12
Atividade 2: Criação de Uma Lista de 1
Tarefas (1h30)
1. Descrição:
•Os participantes aprendem a criar uma lista de tarefas organizada e funcional para um dia típico de trabalho.
2. Passos:
•Os formadores fornecem uma lista fictícia de tarefas, incluindo prazos e urgências.
•Cada participante organiza a lista em categorias (urgente, importante, delegável, descartável).
•Reorganizam a lista, aplicando o conceito de time blocking para agendar as tarefas.
•Exemplo de Lista Fictícia:
•Processar 10 pedidos administrativos (urgente).
•Organizar o arquivo digital (importante, mas não urgente).
•Atender um cidadão com um pedido simples (delegável).

Objetivo:
Capacitar os participantes a organizar e planear o seu trabalho de forma estratégica, reduzindo o desperdício
de tempo.
 12
Atividade 3: Simulação de 2
Interrupções no Trabalho (1h)

1. Descrição:
1. Simulação prática para que os participantes aprendam a gerir interrupções e manter o foco nas
prioridades.
2. Passos:
1. O formador cria uma situação fictícia, onde os participantes devem realizar uma tarefa enquanto
são interrompidos por "pedidos urgentes" (simulados por outros colegas).
2. Cada participante regista como reage a cada interrupção.
3. Após a simulação, o grupo reflete sobre como poderiam ter lidado melhor com as interrupções.
3. Discussão:
1. Estratégias para evitar ou minimizar interrupções.
 Objetivo:
Ensinar os participantes a identificar e gerir interrupções no trabalho, mantendo a
produtividade.
 12
Atividade 4: Elaboração de um Plano de Organização Pessoal 3
(1h30)

•Descrição:

•Cadaparticipante desenvolve um plano individual para implementar melhorias na sua organização

pessoal.
•Passos:

•Identificar
3 áreas principais de melhoria (por exemplo, organização do espaço físico, uso de agenda e
gestão de tempo).
•Estabelecer objetivos SMART para cada uma dessas áreas.
•Criar um cronograma para aplicar as mudanças no trabalho diário.
•Exemplo de Plano:
•Área: Organização do espaço físico.
•Objetivo SMART: Reduzir o número de papéis na minha mesa para 5 itens essenciais até ao final da
semana.
 12
4

5. Regras Fundamentais
da Gestão do Tempo
 12
5.1 A Gestão do Tempo: Definição e 5
Importância

 O que é gestão do tempo?

• A gestão do tempo é a capacidade de planejar e controlar o tempo que
se gasta em atividades específicas, para melhorar a eficiência e
alcançar os objetivos estabelecidos.
• É uma habilidade essencial, especialmente no contexto de secretarias
municipais, onde múltiplas tarefas e prazos precisam ser geridos de
forma eficaz.
 12
5.1 A Gestão do Tempo: Definição e 6
Importância

 Por que a gestão do tempo é importante?

• Redução do stress: Com o planejamento, as tarefas são mais previsíveis,
evitando a sensação de sobrecarga.
• Aumento da produtividade: Ao gerir o tempo corretamente, consegue-se
completar mais tarefas importantes no mesmo espaço de tempo.
• Melhoria no atendimento ao público: Ao ser mais organizado, é possível
lidar com os processos administrativos mais rapidamente e atender melhor
os cidadãos.
• Cumprimento de prazos: As tarefas são feitas de forma mais eficiente,
permitindo o cumprimento de prazos críticos e evitando atrasos em
processos essenciais.
 12
5.2 Princípios Fundamentais da 7
Gestão do Tempo

 Estabelecimento de Prioridades:
• Saber distinguir entre tarefas urgentes e importantes é a chave para uma
boa gestão do tempo.
• A Matriz de Eisenhower: Aplique a Matriz de Eisenhower para
categorizar tarefas e identificar o que é urgente e o que é importante.
• Urgente e importante: Tarefas que precisam ser feitas imediatamente.
• Importante, mas não urgente: Tarefas que precisam ser planejadas e feitas
de forma programada.
• Urgente, mas não importante: Tarefas que podem ser delegadas.
• Nem urgente nem importante: Tarefas que podem ser eliminadas ou
deixadas para depois.
 12
5.2 Princípios Fundamentais da 8
Gestão do Tempo

 Planejamento de Tarefas:
• Planos diários e semanais: Planeje seu dia na véspera,
estabelecendo metas claras para a manhã e para a tarde.
• Revisão de tarefas: Revise suas tarefas ao final do dia para ajustar o
planejamento do dia seguinte, garantindo que o tempo seja utilizado da
forma mais eficiente possível.
 12
5.2 Princípios Fundamentais da 9
Gestão do Tempo

 Time Blocking (Bloco de Tempo):

• Dividir o dia em blocos de tempo para dedicar-se exclusivamente a
tarefas específicas, evitando a dispersão e a sobrecarga de atividades.
• Exemplo:
• 9:00 - 10:30: Processamento de pedidos administrativos.
• 10:30 - 11:00: Respostas a e-mails.
• 11:00 - 12:00: Organização do arquivo digital.
• Garantir que durante esses blocos, nenhuma outra atividade seja
realizada, criando uma rotina que facilita a gestão de várias tarefas.
 13
5.2 Princípios Fundamentais da 0
Gestão do Tempo

 Definição de Metas e Objetivos:

• Método SMART: Estabelecer objetivos específicos, mensuráveis,
atingíveis, relevantes e com prazos definidos.
• Exemplo: "Processar 20 pedidos administrativos até o final do dia."
• Desdobrar os objetivos de longo prazo em metas de curto prazo.
 13
5.3. Técnicas e Ferramentas para 1
Gestão Eficaz do Tempo

 Listas de Tarefas:
• To-Do List: Lista simples, mas poderosa para organizar as tarefas.
Organize-a por ordem de prioridade.
• Utilize uma lista diária de tarefas para registrar tudo o que precisa ser
feito no dia, com uma estimativa do tempo necessário para cada tarefa.
 13
5.3. Técnicas e Ferramentas para 2
Gestão Eficaz do Tempo

 Método Pomodoro:
• Técnica de gestão do tempo onde as tarefas são divididas em intervalos
de 25 minutos (pomodoros), seguidos por uma pausa curta de 5
minutos.
• Após quatro pomodoros, faz-se uma pausa mais longa (15-30 minutos).
• Isso ajuda a aumentar a concentração e evitar a fadiga mental.
• Aplicação prática: Tarefa de resposta a e-mails ou processamento de
documentos, onde a concentração é crucial, pode ser feita em blocos
de tempo de 25 minutos com pequenas pausas.
 13
5. Regras Fundamentais da Gestão 3
do Tempo

 5.1. O Princípio de Pareto (Regra 80/20)

• 80% dos resultados vêm de 20% das atividades.
• Identificar as tarefas de maior impacto.
 13
5.3. Técnicas e Ferramentas para 4
Gestão Eficaz do Tempo

 Ferramentas Digitais:
• Google Agenda e Outlook: Utilização de calendários para agendar
compromissos e prazos importantes.
• Trello, Asana e Microsoft To Do: Plataformas de gestão de tarefas
que permitem organizar e acompanhar as atividades, prazos e tarefas
delegadas.
• Aplicações de timer: Como o Focus Booster ou Be Focused, para
aplicar o Método Pomodoro, ajudando a manter o foco durante o
trabalho.
 13
5
5.4. A Arte de Delegar

 Delegação de Tarefas:
• Quando as tarefas são delegadas corretamente, libera-se tempo para que
o assistente técnico se concentre nas atividades mais importantes e de
maior valor.
• Passos para uma delegação eficaz:
• Escolher a tarefa certa para delegar: O que pode ser feito por outra pessoa
sem comprometer a qualidade?
• Escolher a pessoa certa: Delegar para alguém que tenha a habilidade ou a
capacidade de realizar a tarefa.
• Definir objetivos claros: Estabelecer expectativas e prazos.
• Acompanhar o progresso: Monitorar a execução sem microgerenciar.
 13
6
5.4. A Arte de Delegar

 Benefícios da Delegação:
• Libera tempo para tarefas de maior importância e urgência.
• Desenvolve as habilidades dos membros da equipa, tornando o
ambiente mais colaborativo.
 13
7
5.5. Evitar a Procrastinação

• O que é procrastinação?
• A procrastinação é a tendência de adiar tarefas importantes para se concentrar em
atividades mais fáceis ou agradáveis, mas de menor valor.
• Causas comuns: Falta de motivação, medo de falhar, tarefas difíceis, distrações.
• Estratégias para evitar a procrastinação:
• Quebrar tarefas grandes em pequenas partes: Isso facilita o início de tarefas que
parecem difíceis.
• Comprometimento público: Fazer um compromisso público com colegas sobre o prazo
de uma tarefa aumenta a responsabilidade.
• Usar o método de "5 minutos": Comprometer-se a trabalhar em uma tarefa por apenas
5 minutos pode ajudar a começar, superando a resistência inicial.
 13
Atividades Práticas: Atividade 1: Priorização de Tarefas 8
Usando a Matriz de Eisenhower (1h)

• Descrição:
• Os participantes vão receber uma lista fictícia de tarefas comuns no seu trabalho.
• A tarefa é classificar as atividades nas quatro quadrantes da Matriz de Eisenhower
(urgente/important, urgente/não importante, importante/não urgente, não urgente/não
importante).
• Passos:
• Cada participante analisa as tarefas e coloca-as no quadro da matriz.
• Após a classificação, discutem como priorizar as atividades com base nas suas
classificações.
• Objetivo:
• Ensinar os participantes a distinguir entre o que realmente importa e o que pode ser
delegado ou eliminado, ajudando na tomada de decisões diárias.
 13
Atividade 2: Planeamento de Tarefas Usando Time 9
Blocking (1h30)

1. Descrição:
1. Cada participante irá usar o método de time blocking para organizar o seu dia
de trabalho, definindo blocos de tempo para tarefas específicas.
2. Passos:
1. O formador fornecerá uma lista de atividades a serem feitas durante o dia.
2. O participante deve organizar essas atividades, alocando blocos de tempo
(exemplo: 9h-10h: Processar pedidos administrativos, 10h-11h: Responder a e-
mails, etc.).
3. Objetivo:
1. Ensinar os participantes a criar uma agenda estruturada e produtiva,
aumentando a eficiência e reduzindo a procrastinação.
 14
Atividade 3: Técnica Pomodoro para 0
Concentração (1h)
• Descrição:
• Os participantes irão experimentar o Método Pomodoro para melhorar a sua
concentração durante uma tarefa.
• Passos:
• Cada participante escolherá uma tarefa da sua lista e aplicará a técnica de
Pomodoro: 25 minutos de trabalho focado seguidos por 5 minutos de pausa.
• Após 4 Pomodoros, uma pausa mais longa será feita.
• Objetivo:
• Melhorar o foco e a produtividade ao trabalhar em blocos de tempo,
minimizando distrações.
 14
Atividade 4: Delegação de Tarefas 1
(1h30)

• Descrição:
• Simulação de situações onde os participantes devem delegar tarefas de
forma eficaz.
• Passos:
• O formador apresenta situações de trabalho onde os participantes devem
identificar quais tarefas podem ser delegadas e para quem.
• Discussão sobre como deleg
 14
2

6. Desenvolvimento de
Planos de Ação de
Melhoria de Desempenho
 14
6.1. O que é um Plano de Ação de Melhoria de 3
Desempenho?

• Definição:
•
Um plano de ação de melhoria de desempenho é uma ferramenta
estratégica que define as ações necessárias para alcançar um objetivo
específico, melhorar a produtividade ou corrigir falhas no processo de
trabalho. Este plano visa otimizar a execução das tarefas, melhorar a
eficiência e alcançar um nível mais elevado de desempenho.
 14
6.1. O que é um Plano de Ação de Melhoria de 4
Desempenho?

 Características de um Plano de Ação:

• Objetivo Claro e Específico: O plano deve ter uma meta clara a ser
alcançada.
• Ações Definidas: As atividades e tarefas necessárias para atingir o
objetivo devem estar claramente detalhadas.
• Prazos e Responsabilidades: As ações devem ser acompanhadas de
prazos e designação de responsáveis.
• Medição de Resultados: Acompanhar o progresso das ações para
garantir que o objetivo está sendo atingido.
 14
6.2. Como Elaborar um Plano de 5
Ação de Melhoria de Desempenho?

 Passo 1: Diagnóstico de Situação Atual

Antes de elaborar um plano de ação, é fundamental fazer um diagnóstico da
situação atual. Isso envolve analisar as atividades que estão sendo realizadas,
identificar pontos fortes e fracos, e entender quais áreas necessitam de
melhoria.
• Ferramentas:
• Autoavaliação: Cada participante analisa a sua própria gestão do tempo e
organização pessoal, identificando áreas para melhoria.
• Feedback de Colegas: A troca de feedbacks entre colegas de trabalho permite
identificar dificuldades ou falhas no desempenho.
• Matriz SWOT: Utilizar a análise SWOT (Forças, Fraquezas, Oportunidades e
Ameaças) para entender os fatores internos e externos que impactam o desempenho.
 14
6.2. Como Elaborar um Plano de 6
Ação de Melhoria de Desempenho?

 Passo 2: Definição de Objetivos

Um objetivo bem definido é a chave para um plano de ação eficaz.
Deve ser específico, mensurável, atingível, relevante e com prazos
definidos (SMART).
• Exemplo de Objetivo: "Melhorar a resposta a e-mails dentro de 24 horas
para todos os casos não urgentes."
 14
6.2. Como Elaborar um Plano de 7
Ação de Melhoria de Desempenho?

 Passo 3: Planejamento das Ações

As ações devem ser claramente definidas para atingir o objetivo. Dividir
grandes metas em tarefas menores e mais manejáveis facilita o
progresso.
• Exemplo de Ação: Se o objetivo é melhorar a organização da agenda,
as ações podem incluir:
• "Utilizar a agenda eletrónica diariamente para organizar compromissos e
tarefas."
• "Reservar 15 minutos no final de cada dia para rever e organizar a agenda
do dia seguinte."
• "Eliminar tarefas desnecessárias ou delegá-las."
 14
6.2. Como Elaborar um Plano de 8
Ação de Melhoria de Desempenho?

 Passo 4: Definição de Prazos e Responsáveis

Cada ação deve ter um prazo para ser cumprida, assim como um
responsável. Isso ajuda a criar responsabilidade e a evitar
procrastinação.
• Exemplo: "Rever e atualizar a lista de e-mails pendentes até às 12h do
dia seguinte."
 14
6.2. Como Elaborar um Plano de 9
Ação de Melhoria de Desempenho?

 Passo 5: Monitoramento e Ajustes

O progresso do plano deve ser monitorado regularmente. Isso pode ser feito com o
uso de indicadores de desempenho, relatórios semanais ou reuniões de
acompanhamento.
• Ferramentas de Acompanhamento: Planilhas de Excel, Google Docs ou
ferramentas de gestão de tarefas como Trello ou Asana.
• Ajustar o plano de ação conforme necessário, levando em conta imprevistos ou
mudanças nas circunstâncias.
 15
6.3. Ferramentas e Técnicas para Desenvolver Planos de 0
Ação

• Método SMART:
Definir objetivos com as características do método SMART (Específico,
Mensurável, Atingível, Relevante, Temporal).
• Exemplo: "Reduzir o tempo médio de processamento de documentos
administrativos de 3 dias para 1 dia até o final do trimestre."
 15
6.3. Ferramentas e Técnicas para Desenvolver Planos de 1
Ação

 Matriz de Eisenhower (Aplicada ao Plano de Ação):

Usar a Matriz de Eisenhower para definir a prioridade das ações. Isso ajuda a
identificar o que deve ser feito imediatamente, o que pode ser agendado, o
que pode ser delegado ou eliminado.
• Urgente e importante: Ações que devem ser realizadas imediatamente
para não prejudicar o andamento dos processos administrativos.
• Importante, mas não urgente: Ações que podem ser agendadas para um
momento futuro e não afetam diretamente a operação.
• Urgente, mas não importante: Tarefas que podem ser delegadas a outra
pessoa.
• Nem urgente nem importante: Tarefas que podem ser eliminadas.
 15
6.3. Ferramentas e Técnicas para Desenvolver Planos de 2
Ação

 Diário de Bordo e Acompanhamento:

Criar um diário de bordo para registrar o progresso das tarefas e
atividades ao longo do tempo. Isso ajuda a identificar padrões de
comportamento, dificuldades e pontos de melhoria.
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6.4 Superando Obstáculos Comuns na Implementação do Plano de Ação 3

• Procrastinação:
• A procrastinação é um dos maiores obstáculos ao sucesso de um plano de
ação. Para combatê-la, a aplicação de técnicas como o Método Pomodoro
(dividir o tempo em blocos de 25 minutos de trabalho focado) pode ser
eficaz.
• Dicas:
• Dividir tarefas grandes em etapas menores e mais gerenciáveis.
• Definir prazos realistas e ajustados à capacidade individual.
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6.4 Superando Obstáculos Comuns na Implementação do 4
Plano de Ação

• Falta de Motivação:
A motivação pode ser difícil de manter a longo prazo. Para manter a
energia, é importante definir metas de curto e longo prazo e celebrar
pequenas vitórias ao longo do caminho.
• Exemplo: Celebrar a conclusão de uma meta semanal (exemplo:
"Organizar todos os documentos pendentes até sexta-feira").
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6.4 Superando Obstáculos Comuns na Implementação do 5
Plano de Ação

 Desorganização:
A falta de organização pode afetar a implementação do plano de ação.
Utilizar ferramentas de gestão de tarefas (como Google Agenda, Trello
ou Microsoft To-Do) e manter uma rotina estruturada pode ajudar a
melhorar a organização e o seguimento das tarefas.
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6.4 Superando Obstáculos Comuns na Implementação do 6
Plano de Ação

 Falta de Tempo:
Identificar as tarefas essenciais e aplicar técnicas de gestão do tempo,
como o Time Blocking ou a Matriz de Eisenhower, ajudará os
participantes a utilizarem o tempo de forma mais eficiente.
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6.5. Exemplos de Planos de Ação para Assistentes Técnicos nas 7
Secretarias Municipais

 Objetivo: Melhorar a eficiência no atendimento ao público.

• Ação 1: Implementar o uso de uma agenda eletrónica para marcação
de reuniões e compromissos.
• Ação 2: Organizar os documentos administrativos em pastas digitais e
físicas para fácil acesso.
• Ação 3: Reservar uma hora por dia para responder a e-mails e atender
telefonemas pendentes.
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6.5. Exemplos de Planos de Ação para Assistentes Técnicos nas 8
Secretarias Municipais

 Objetivo: Reduzir o tempo de processamento de documentos

administrativos.
• Ação 1: Padronizar os processos de entrada e saída de documentos
para aumentar a eficiência.
• Ação 2: Utilizar ferramentas de digitalização e arquivamento eletrônico
de documentos.
• Ação 3: Delegar tarefas de conferência de documentos a outros
membros da equipa.
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Atividades Práticas:
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Atividade 1 Diagnóstico de 0
Desempenho (1h)

• Descrição:
Os participantes realizam um diagnóstico do seu desempenho atual em
relação à gestão do tempo e organização das tarefas diárias.
• Passos:
• Através de uma autoavaliação estruturada, cada participante irá identificar
suas principais dificuldades e pontos fortes.
• Utilizando uma matriz SWOT (forças, fraquezas, oportunidades e ameaças), os
participantes irão mapear as áreas de melhoria.
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Atividade 2: Definição de Objetivos 1
SMART (1h30)
• Descrição:
Os participantes irão praticar a definição de objetivos claros e
mensuráveis, utilizando o método SMART.
• Passos:
• Cada participante cria um objetivo relacionado ao seu trabalho,
assegurando que siga os critérios SMART (Específico, Mensurável,
Atingível, Relevante e Temporal).
• Discussão em grupo sobre como as metas estabelecidas são aplicáveis ao
contexto diário das secretarias municipais.
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Atividade 3: Elaboração de um Plano 2
de Ação (2h)

1. Descrição:
Com base nos objetivos estabelecidos, os participantes irão criar um
plano de ação de melhoria de desempenho.
2. Passos:
1. Utilizando o formato de plano de ação, os participantes irão definir as ações
necessárias, os responsáveis, os prazos e os recursos necessários.
2. Acompanhar a implementação do plano de ação em um período de tempo
determinado e registrar os progressos.
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Atividades Práticas:

1. Planeamento Semanal:
1. Criar uma agenda semanal fictícia com base em blocos de tempo.
2. Técnica Pomodoro:
1. Exercício prático com 2 ciclos de Pomodoro.
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6. Desenvolvimento de Planos de 7
Ação de Melhoria de Desempenho

•O que é um plano de ação?

•Documento estruturado que define metas, ações e estratégias para alcançar
objetivos específicos.
•Por que criar um plano de ação?
•Clarifica o que precisa ser feito.
•Facilita o acompanhamento do progresso.
•Promove a responsabilidade e o compromisso.
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6.2 Estrutura de um plano de 8
ação

• Elementos principais:
• Objetivo Geral: O que se deseja alcançar? (exemplo: melhorar a produtividade
no trabalho).
• Objetivos Específicos: Passos intermediários para alcançar o objetivo geral.
• Ações Necessárias: Atividades que serão realizadas.
• Responsáveis: Quem será responsável por cada ação.
• Prazos: Datas para conclusão de cada ação.
• Recursos: Ferramentas ou apoio necessário (ex.: software, formação, equipa).
• Indicadores de Sucesso: Como medir o progresso?
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6.3. Aplicação prática das regras básicas de gestão do tempo e 9
organização pessoal no plano

•Integração com técnicas aprendidas:

•Identificação de prioridades utilizando a Matriz de Eisenhower.
•Planeamento semanal e diário.
•Simplificação e delegação de tarefas.
•Uso de ferramentas de suporte:
•Aplicações para gestão de tarefas e prazos (ex.: Trello, Todoist, Google Calendar).
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6.4. Monitorização e revisão do 0
plano

• Importância da revisão periódica:

• Ajustar ações conforme mudanças no contexto.
• Identificar sucessos e áreas a melhorar.
• Ferramentas para monitorização:
• Relatórios de progresso.
• Autoavaliação.
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Atividades Práticas:

 1. Elaboração de um Plano de Ação Pessoal (2 horas)

• Passos:
• Cada participante define um objetivo geral relacionado com a sua gestão do tempo.
• Exemplo: "Reduzir o tempo gasto em atividades improdutivas em 20% nos próximos 3
meses."
• Descrição de objetivos específicos.
• Exemplo: "Organizar a caixa de e-mail", "Utilizar a Matriz de Eisenhower para planear o dia."
• Criação de uma lista de ações detalhadas com prazos e responsáveis.
• Exemplo: "Criar pastas para arquivar e-mails até sexta-feira."
• Identificação dos recursos necessários.
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2

 2. Apresentação dos Planos de Ação (1 hora)

• Cada participante apresenta o seu plano de ação ao grupo, explicando
os objetivos e estratégias definidas.
• O grupo, com a orientação do formador, oferece sugestões e feedback
construtivo.
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3

 3. Simulação de Monitorização (1 hora)

• Exercício prático:
• Simular a revisão de um plano fictício, ajustando ações e prazos com base no
progresso relatado.
• Identificar obstáculos e formas de os superar.
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 Resolução:
 O formador orienta os participantes em cada etapa, avaliando a coerência e
viabilidade dos planos. São fornecidos exemplos e recomendações para
personalizar os planos de acordo com as necessidades específicas de cada
participante.
 Resultados Esperados:
• Cada participante sairá da formação com um plano de ação concreto e
individualizado.
• Aumento do compromisso com as mudanças implementadas.
• Ferramentas práticas para acompanhar e ajustar os progressos de forma
contínua.