UNEB – maio de 2009
Organização, Sistemas
e Métodos
Fundamentos
Parte 2
Algumas definições
Organização
associação ou instituição com objetivos definidos
Estrutura Organizacional
conjunto ordenado de responsabilidades, autoridades, comunicações
e decisões das unidades organizacionais de uma empresa
Sistema
Disposição das partes ou dos elementos de um todo, coordenados
entre si, e que funcionam com estrutura organizada.
Atividade
Qualquer ação ou trabalho específico.
Processo
Maneira pela qual se realiza uma operação segundo determinadas
normas.
Método
caminho ordenado e sistemático para se chegar a um fim.
Algumas definições
Ao juntarmos todos esses conceitos, vamos entender
que o homem vive inserido em organizações, desde a
hora em que nasce, que operam através de uma ou
mais atividades ligadas entre si por determinados
procedimentos que, repetidos ciclicamente,
constituem um sistema.
Cruz, 1998
Algumas definições
A maternidade, a escola, a universidade, os
grupos de interesses comuns, o clube, a
empresa, o Estado, tudo é organização e todas
são sistêmicas, isto é: são dispostas de forma a
integrar partes que as compõem numa estrutura
ordenada, possibilitando que todas as suas
atividades possam ser executadas quantas
vezes forem necessárias e obtenha-se sempre o
mesmo resultado. Cruz,
1998
Definição de O&M
“Função mista de Organização e
Planejamento, desenvolvendo-se na
construção da estrutura de recursos e
de operações de uma instituição, assim
como na determinação de seus planos,
principalmente na definição dos
procedimentos, rotinas e dos métodos.”
(ROCHA, Luiz Oswaldo Leal da. Organização e Métodos. São Paulo: Atlas, 1998)
Definição de SISTEMA
Conjunto de partes interrelacionadas,
que interagem entre si formando um
todo.
Juntando…
Integração entre a organização
&métodos e sistemas de informação
+
Definição
“Estudo das organizações por meio da análise
de cada uma das suas atividades, a fim de
criar procedimentos que venham a interligá-
las de forma sistêmica.”
(CRUZ, Tadeu. Sistemas, Organização & Métodos . São Paulo: Atlas, 2002)
Antiga Organização & Métodos
Antigo setor de O&M:
Pouco ligado ao objetivo da empresa.
Apenas aconselhamento, muito isolado.
Embora na teoria fosse complementar (O&M e
Sistemas) na prática havia uma dicotomia.
Burocratização (formulários e manuais).
Pouca preocupação com o “o que”, mais com o
“como”.
Pouco ligado com o uso da TI.
Antiga Organização & Métodos
Antigo Analista de O&M:
Visão compartimentalizada.
Rivalidade com o grupo de TI.
Apenas levantamento do fluxo da organização –
rotinas.
Nova OSM
Atualmente mais focada em processos:
Mais estratégica – estabelecimento de métodos
para alcançar os objetivos da organização
Auxilia na elaboração (ou melhoria) dos
procedimentos
Formulários, organogramas e fluxogramas são
apenas ferramentas
Nova OSM
Novos profissionais de OSM:
Analista de negócios
Ponte entre a organização e a informática
Estratégia da organização
Analistas de processos
Mapeamento e desenho dos processos organizacionais
Envolve diretamente a TI (qual processo hoje na
empresa que não usa TI????)
Obs: definição formal X prática
Nova OSM
OBJETIVO GERAL:
Organizar, padronizar, documentar e automatizar
o processo produtivo das organizações.
Cruz, 2002
Nova OSM
Racionalização Administrativa e Operacional
Criatividade
Processo de Melhoria Contínua
Luta contra os Desperdícios
Simplificação do fluxo de trabalho
Aumento da produtividade
Ferramenta de competitividade
Mudança de paradigmas
Identificação dos problemas e busca soluções
Estudos de ambiência / Estresse
Treinamento de usuários / novas tecnologias
Planejamento Estratégico
Modernidade Organizacional e Sistêmica
Nova OSM
O novo conceito de OSM é o desenvolvimento organizacional, que envolve a
atuação do profissional como consultor em planos estratégicos, projetos de
mudança organizacional, gestão de negócios, qualidade total e educação
empresarial.
O novo profissional dessa área assume forma virtual, ligando-se diretamente
ao ambiente da TI (Tecnologia da Informação. Neste ambiente, a Intranet,
Internet, GED, sistemas workflow, CRM, formulários eletrônicos, B2B e outros,
dão suporte a tomada de decisão.
Os impactos da era da informação no novo conceito de O&M - revolução das
estruturas, eliminação dos papéis e velocidade das informações.
Aplicações de OSM
Atividades de OSM relacionadas à ORGANIZAÇÃO
• Projetar a criação, união ou eliminação de unidades, bem como
acompanhar a respectiva execução;
• Descrever e definir o objetivo e as funções de cada uma das unidades
empresariais;
• Divulgar, nos níveis competentes, os trabalhos desenvolvidos em OSM;
• Implantar e acompanhar in loco os trabalhos desenvolvidos por OSM;
• Elaborar, emitir e divulgar as normas, regulamentos e manuais necessários;
• Estudar os ciclos organizacionais;
• Analisar as alternativas de ação para promover a maturidade organizacional;
• Avaliar impactos ou desgastes provenientes das ações e dos ciclos; e
• Estruturar as formas e necessidades de treinamento de pessoal visando o
desenvolvimento.
Aplicações de OSM
Atividades de OSM relacionadas aos SISTEMAS
• Análise de viabilidade econômica no desenvolvimento de sistemas;
• Elaboração de cronogramas físico/financeiro/pessoal para desenvolvimento;
• Avaliação de equipamentos, instrumentos e ferramentas á disposição;
• Análise e definição da amplitude dos níveis organizacionais
contemplados;
• Definição e estruturação dos dados a nível operacional das informações
transacionais;
• Definição e estruturação das atividades dos sistemas de informação para
integração e planejamento das informações gerenciais;
• Definição e estruturação das informações visando proporcionar flexibilidade,
adaptabilidade e respostas rápidas à tomada e ao apoio às decisões.
Aplicações de OSM
Atividades em O S M relacionadas aos MÉTODOS
• Racionalização do trabalho;
• Definir a movimentação de documentos;
• Definir o Fluxo de decisões dos sistemas;
• Modificação dos métodos de trabalho;
• Municiamento da empresa com Ferramentas de análise e gestão de
Processos; e
• Atualização de Técnicas de Administrativas e dos sistemas de
trabalho;
Posição Estrutural da área de
OSM
A unidade de OSM deverá ficar posicionada o mais próximo
possível da maior autoridade decisória da empresa.
PRESIDÊNCIA
OSM
ADMINISTRAÇÃO PRODUÇÃO MARKETING
Estrutura da área de OSM
Interna
Vantagens:
Conhece a cultura interna
Consome menos tempo para diagnósticos
Desvantagens:
Pode ser influenciada nas decisões pela estrutura de poder
Difícil alocação de custos
Propensão ao vício nas visões de diagnósticos
Estrutura da área de OSM
Externa (consultoria)
Vantagens:
Visão imparcial dos problemas
Ausência de favoritismo nas soluções
Fácil caracterização dos custos
Desvantagens:
Consome mais tempo no diagnóstico
Desconhece a cultura interna
Perigo de criar dependência
