A Melhoria de Processos é a tarefa proativa de identificar, analisar e melhorar.

processos de negócios existentes dentro de uma organização para otimização e para atender a novas cotas ou
padrões de qualidade. Frequentemente envolve uma abordagem sistemática que segue um específico
metodologia, mas existem diferentes abordagens a serem consideradas. Alguns exemplos são
benchmarking ou manufatura enxuta, cada um dos quais foca em áreas diferentes de melhoria
e usa diferentes métodos para alcançar os melhores resultados. Os processos podem ser modificados ou
complementado com sub-processos ou até eliminado para o objetivo final de melhoria.

A melhoria de processos é uma prática contínua e deve sempre ser acompanhada com o
análise de áreas tangíveis de melhoria. Quando implementados com sucesso, os resultados podem ser
medido na melhoria da qualidade do produto, satisfação do cliente, lealdade do cliente,
aumento da produtividade, desenvolvimento das habilidades dos funcionários, eficiência e aumento do lucro
resultando em retorno sobre investimento (ROI) mais alto e mais rápido.

A melhoria de processos é uma característica chave de muitosProdutos de Software de BPMEstes produtos

servem para automatizar processos que são adicionados ao conjunto de software. Uma vez que os processos sejam
executar pelo software, gerentes de processos e executivos podem então ver onde há melhorias
necessário dentro do processo analisando os tempos de conclusão do processo, etc.

Software de Gestão de Processos de Negócio (BPM)

Toda organização tem processos de negócios - é assim que o trabalho é realizado. Mas, muitas vezes
as organizações dependem de procedimentos desatualizados, com a dependência de formulários em papel ou outras etapas manuais.
Ao se sentirem à vontade com a forma como realizam o trabalho, líderes e trabalhadores, juntos, custam seu
as organizações perdem muito mais do que eficiências perdidas. Elas perdem de vista o custo de oportunidade de conseguir
trabalho realizado da maneira "como sempre foi feito."

O software de gerenciamento de processos de negócios é conhecido pela automação de processos

Processo– Modelagem fácil, baseada na web, utilizando metodologias BPMN e SOA permite rapidez
desenvolvimento e automação de processos de negócios.

Regras– Automatizar, fazer cumprir e auditar políticas e práticas de um negócio dinâmico e orientado por regras
software de processo.

Ferramentas de design– Ferramentas de criação de painéis ricas e fáceis de usar permitem que os usuários construam rapidamente simples
interfaces que oferecem conteúdo personalizado para completar o trabalho mais rápido.

Formulários– O criador de formulários de arrastar e soltar facilita para os usuários de negócios criar interativos
formulários para usuários.

Análise– Acompanhe o desempenho do processo em tempo real, crie painéis de relatórios ricos, identifique
gargalos de processo e otimizar o fluxo de eficiência do processo de negócios.

Móvel– Com o Appian, a mobilidade nativa está incluída. Construa uma vez e implante instantaneamente em qualquer lugar.
dispositivos móveis.

ConteúdoA gestão integrada de documentos e conteúdo permite que você armazene, proteja, versione,
pesquise e gerencie conteúdo em sua empresa.

Colaboração– Incentivar a colaboração empresarial com processo integrado em tópicos

discussões, fóruns de mensagens e conteúdo direcionado para cada usuário.
Visibilidade e TransparênciaAs interfaces de usuário do Appian oferecem mais visibilidade para o importante
eventos de negócios, para que todos os envolvidos tenham o contexto certo para tomar a ação correta.

Por que a melhoria de processos é importante?

Operar de forma eficiente

Toda empresa depende de muitos processos, ou um conjunto de atividades para alcançar um objetivo. Esses
processos ajudam a manter a ordem e a consistência e também devem aumentar a eficiência.

No entanto, os processos muitas vezes se tornam difíceis de manejar ao longo do tempo. Quando isso acontece, eles acabam

criando atrasos e consumindo custos. A melhoria de processos ajuda as equipes a manter o processo em primeiro plano.
mente, para que possam operar de forma eficiente e consistente.

Manter uma vantagem competitiva

Outra razão para concentrar sua energia em etapas de melhoria de processos: Seu concorrente provavelmente
vontade. Colocando de outra forma: Se uma organização não estiver melhorando continuamente a maneira como atua
processos, provavelmente ficará atrás no mercado. Isso ocorre porque pelo menos alguns, senão todos os seus
os concorrentes estarão fazendo tais melhorias.

Ter sucesso no ambiente de negócios de hoje significa estar constantemente à procura de maneiras de fazer as coisas.

melhor.

Clientes insatisfeitos, colegas estressados, prazos perdidos e custos aumentados são apenas alguns
dos problemas que processos disfuncionais podem criar,” de acordo com a Mind Tools, um provedor de
soluções de aprendizado em carreira e gerenciamento sob demanda. É por isso que é tão importante que
revisite regularmente suas etapas de melhoria de processo quando seus processos não estiverem funcionando bem.

Melhorar a agilidade nos negócios

À medida que o ritmo de mudança se torna cada vez mais rápido em quase todas as indústrias, a adaptabilidade, muitas vezes

discutido como agilidade empresarial, tornou-se a competência empresarial mais importante.

Processos que não funcionam levam a inúmeros problemas:

Os clientes reclamam da má qualidade do produto ou do mau serviço

Os membros da equipe ficam frustrados

O trabalho é duplicado ou não é concluído de maneira alguma

Os custos aumentam
9 Passos para Melhoria de Processos

Mapear o processo atual

O primeiro passo na melhoria de processos é definir e visualizar claramente seu processo atual.
Considere: Como fazemos as coisas agora?

A melhoria de processos visual depende do uso de elementos visuais (como cartões em um Kanban digital
quadro) para representar seu fluxo de trabalho (em oposição a métodos baseados em texto, como listas de tarefas).

Métodos baseados em texto para gerenciamento de processos não se traduzem bem em melhoria de processos
porque eles não conectam os pontos entre o que é feito e como é concluído.

A maioria das equipes não passa muito tempo discutindo como o trabalho está sendo concluído, mas o processo
podemos afetar diretamente a qualidade do trabalho.

A única maneira de alcançar uma compreensão verdadeira e precisa de nossos processos é através do processo
Criando um fluxograma ou mapa de processo / fluxo de trabalho de como o trabalho se move de 'a fazer'
feito.

Visualizar seu processo pode ser extremamente útil para iluminar áreas onde você pode melhorar.

Passos de melhoria de processos claramente definidos podem identificar algumas das fontes mais comuns de
ineficiências nas equipes para que possam ser eliminadas. Por exemplo, ter uma "Qualidade" claramente definida.
O passo de "Garantia" (com critérios para determinar se um item de trabalho passa pela QA) pode ajudar a reduzir defeitos

e erros que poderiam ter passado despercebidos.

Começar a visualizar seu processo começa com:

Definindo as várias etapas envolvidas no seu processo

Defina os desafios empresariais

Defina os desafios de negócios que você está tentando resolver com esses passos de melhoria de processos.
Quais são os seus objetivos de longo prazo?

Albert Einstein é citado como tendo dito: "Se eu tivesse uma hora para salvar o mundo, eu passaria cinquenta e cinco"
minutos definindo o problema e apenas cinco minutos encontrando a solução.

Se sua equipe ou organização tem usado quadros Kanban para gerenciar seu fluxo de trabalho (e
mesmo que não tenha), todo mundo provavelmente tem ideias de como melhorar seus processos existentes.
Uma vez que você decide começar a praticar a melhoria contínua, pode ser tentador gastar seu
hora teórica de brainstorming sobre maneiras de melhorar seu fluxo de trabalho atual.

Mas há uma diferença entre praticar a melhoria contínua e descer por buracos de coelho.
buracos. Você terá resultados muito melhores se seguir os passos de melhoria de processo e primeiro definir o
problemas que você está tentando resolver, então faça uma chuva de ideias de soluções para ajudá-lo a resolvê-los.

1. Comece com os objetivos organizacionais.

Quais metas organizacionais sua equipe está trabalhando agora? Você está tentando construir
produtos de melhor qualidade, ou melhorar suas ofertas de serviços? Você quer alcançar mais rápido
ciclos de entrega ou ciclos de faturamento? Se você está praticando Lean / Agile, pode chamar isso de Objetivos
e Resultados Chave, ou OKRs.

"OKRs" é um termo que se refere à estrutura que organizações Lean / Agile utilizam para
definir e acompanhar objetivos e seus resultados de forma colaborativa. Olhar para esses pode ser uma ótima
comece quando estiver trabalhando nos passos de melhoria de processos.

Veja cada objetivo organizacional e determine como seu processo ajuda você a alcançá-lo.
exemplo, se o seu objetivo organizacional maior é amplificar a voz do cliente, pense sobre
o fluxo de trabalho atual da sua equipe e quão bem ele está funcionando para amplificar a voz do cliente.

Se você vê oportunidades para melhorar seu processo para ajudar melhor sua equipe a alcançar esse objetivo,
então você definiu seu desafio: Precisamos melhorar nosso processo para nos ajudar a amplificar melhor
a voz do cliente.

2. Considere as metas da equipe e pessoais.

Você provavelmente também tem metas de equipe que gostaria que seu processo ajudasse a atingir. Você pode
quer melhorar a documentação, usar ferramentas de maneira mais eficiente ou reduzir o tempo que você gasta em
reuniões.

Faça uma lista dessas metas em equipe e depois desenvolva um sistema para votar em quais metas
que você gostaria de focar em seus passos de melhoria de processo.
Esse tipo de atividade de melhoria pode não impactar diretamente o cliente, mas pode ter um grande efeito.
aumentar a eficiência da equipe, o que pode ter um impacto positivo no cliente.

Analise o que precisa mudar

A próxima ação em sua lista de etapas de melhoria de processos é crítica: Chegar ao cerne do que
precisa mudar.

Quase todos os processos têm alguma forma de desperdício escondido dentro deles. Estamos definindo desperdício no Lean
sensatez aqui, como qualquer coisa que não agregue valor ao cliente. Se você identificar e eliminar
áreas de desperdício dentro dos seus processos, você economizará tempo e produzirá resultados de maior qualidade.

Tipo de Resíduo Descrição Exemplo

Defeitos Erros devido a incompletude ou Um novo recurso que não funciona

informação imprecisa conforme prometido por um representante de vendas

Processamento excessivo Passos adicionais que são Exigindo que as equipes documentem seu
desnecessário entregar o trabalhar em várias ferramentas (em vez de
resultado final usando uma integração para compartilhar
informação entre ferramentas

Superprodução Produzindo mais do que é Um designer cria 10-15 clientes

necessário ilustrações para um post de blog que apenas
requer 1-2

Talento não utilizado Membros da equipe sentados ociosos Redator incapaz de começar a trabalhar
devido à ineficiência do processo porque o briefing criativo não foi
escrito para nova campanha

Inventário parado Qualquer pedaço de valor que seja Recursos que estavam 90% desenvolvidos
completo (ou quase) durante um hackathon, mas nunca
completo) mas não foram entregue
 Tipo de Resíduo Descrição Exemplo

excesso de WIP a jusante PM

Desnecessário Em trabalho de conhecimento, qualquer Reuniões de status onde nada novo

movimento atividade que não se move as informações são compartilhadas

peça de trabalho à frente

Movimento ineficiente Qualquer atividade que (fisicamente Incluindo toda a equipe em um

de pessoas ou mentalmente) move pessoas reunião que é apenas relevante para um
longe do mais valioso poucos membros
trabalho

Como em todos esses passos de melhoria de processos, é fundamental envolver toda a sua equipe nisso.
fase de análise. Ao pensar sobre o processo da sua equipe, responda às seguintes perguntas:

Quais problemas frustram os membros da equipe e/ou os clientes?

Quais etapas estão criando gargalos?

O que está causando o aumento dos custos ou a queda da qualidade?

Quais etapas exigem mais tempo para serem concluídas ou causam mais atrasos?

Novamente, converse com as pessoas que são mais afetadas pelo processo e pergunte-lhes o que elas pensam sobre isso.
o que está errado com isso e quais melhorias eles sugerem.

Redesenhar o processo

Uma vez que você mapeou seu processo atual, definiu os desafios de negócio e analisou
o que precisa mudar para enfrentar esses desafios, é hora de começar a “solucionar:”
Brainstorming maneiras de resolver esses pontos de dor.

Dê uma olhada em cada um dos pontos problemáticos que você identificou em melhorias de processo anteriores
passos. Para cada um desses pontos de dor, discuta soluções potenciais para resolver a dor. Tenha cuidado
Dedicando mais recursos a essa etapa

Dividindo essa etapa em duas ou mais etapas

Criando ferramentas para agilizar partes da etapa

Se você está enfrentando problemas de qualidade, pode considerar:

Criando ferramentas para padronizar o passo

Adicionando instruções detalhadas à faixa (como uma política de processo) para aumentar

Adicionar uma etapa de controle de qualidade entre esta etapa e a próxima etapa do seu processo.

Se o problema é que sua equipe está frequentemente esperando por bloqueadores externos, você poderia considerar:

Adicionar alguém à sua equipe para fazer esse trabalho

Treinando alguém interno para fazer esse trabalho

Transferindo esse processo específico para uma equipe diferente

Nenhum processo acontece em um vácuo - por isso é importante sempre considerar o upstream e
impacto a jusante de quaisquer mudanças que você possa fazer em seu processo.

A mudança que você está sugerindo melhora tanto o seu processo quanto os outros processos que
estão sendo afetados? Se as mudanças que você está fazendo estão afetando outras pessoas ou equipes, elas estão
estando incluído nesta conversa? (Se não, certifique-se de consultar com eles antes de implementar
quaisquer alterações.)

Finalmente, antes de passar para o próximo desses passos de melhoria de processos, você vai querer conversar
através dos seus resultados antecipados para cada uma das mudanças que você está buscando fazer. Pergunte
perguntas como:

Como saberemos que está funcionando?

O que usaremos para medir sua eficácia?

Quando decidiremos se mantemos a mudança, a revertamos ou iteramos sobre ela?

Discuta isso para cada uma das mudanças antes de realizá-las, para garantir que você tenha um plano em
lugar para avaliar o impacto das suas mudanças.

Implementar mudanças

Finalmente, você chegou ao que é indiscutivelmente o mais empolgante desses passos de melhoria de processo:
Na verdade, implementando as mudanças!
Como equipe, vocês vão querer discutir como priorizar a implementação de suas melhorias para que
que você pode enfrentar efetivamente os problemas mais urgentes primeiro. Implementando seu
melhorias uma de cada vez permitirá que você meça o impacto de cada mudança e permita
sua equipe tem tempo para se ajustar a cada uma das mudanças para que elas não sejam distrativas ou
arrasador.

Crie fluxos abertos de comunicação

Melhorar a comunicação e colaboração requer que você elimine barreiras para que a equipe
os membros podem participar facilmente da melhoria de processos compartilhando (e encontrando) feedback e
ideias regularmente. Idealmente, isso ajuda as pessoas a se comunicarem de forma clara e completa na primeira vez
para reduzir a quantidade de comunicações de vai e vem.

O software melhora a comunicação e a colaboração ao conectar as pessoas de forma mais próxima (até mesmo
quando eles trabalham em dois locais completamente diferentes) e colocando todas as comunicações relevantes em um
um único lugar. No final, isso leva a menos e-mails, o que significa que os membros da equipe passam menos tempo
cavando através de suas caixas de entrada tentando encontrar respostas e mais tempo para realizar o trabalho.

Identificar KPIs: como você medirá o impacto?

Como você medirá o impacto dessas etapas de melhoria de processos que está adotando? O que
que tipo de impacto você está tentando fazer?

Você quer:

Aumentar a produtividade da equipe?

Aumentar a eficiência?

Acelerar o tempo de lançamento no mercado?

Aumentar a satisfação do cliente?

Melhorar a moral dos funcionários?

Ganhar vantagem competitiva?

Peter Drucker é citado dizendo: "Você não pode gerenciar o que não pode medir." Para alcançar qualquer
dos objetivos desta lista, você deve ter um plano para medir o progresso que fez até
implementando essas etapas de melhoria de processo. Qualquer que seja o seu objetivo, pergunte a si mesmo o que você vai

preciso saber para medir o progresso.

Para aumentar a satisfação do cliente, você pode acompanhar as classificações de sentimento em tickets de suporte ou definir
encontrar uma maneira de pedir aos clientes que lhe deem uma Pontuação de Promotor Líquido (NPS).

A moral dos funcionários pode ser medida por meio de uma pesquisa anônima enviada algumas vezes por ano.

1. Configure um sistema para coletar métricas

O que quer que você precise medir para avaliar como as etapas de melhoria de processos ajudam você a alcançar seu
metas, configure um sistema para isso. Se você estiver usando quadros Kanban para gerenciar o trabalho, pode construir um
quadro para acompanhar métricas que alimentem sua atividade de melhoria.

Quando usado em conjunto com um sistema Kanban bem projetado, as métricas Lean fornecem ações concretas.
insights que ajudam as equipes a responder perguntas importantes como:

Quanto tempo leva para completar uma tarefa uma vez que começamos?

Qual é o tempo médio de ciclo para cada tipo de trabalho?

Onde o trabalho fica preso? Quanto tempo ele espera entre passos ativos?

Estamos subestimando quanto tempo leva para concluir uma solicitação?

Estamos sobrecarregando algum membro específico da equipe? Como podemos aliviar esse fardo?

2. Pratique a coleta de dados limpa

Antes de começar a analisar métricas, garanta a qualidade dos seus dados. Certifique-se de que sua equipe está
usando o quadro de maneira consistente. Antes de tirar qualquer conclusão, pergunte a si mesmo duas
perguntas

O que essa métrica realmente mede?

Que insights estou tentando aprender com esses dados?

As respostas devem ser bastante semelhantes. Os dados só são úteis quando são analisados com precisão, em
contexto.

Monitore continuamente os esforços de melhoria de processos

A melhoria de processos é sempre um uso válido do tempo, mas sem uma cadência regular para revisar
o impacto das suas etapas de melhoria de processos, é fácil deixá-las de lado.

Quer sua organização pratique formalmente a melhoria contínua no sentido Lean ou não,
você pode estabelecer um sistema que permite praticar a melhoria de processos de forma consistente,
forma sustentável e eficaz.
Algumas equipes revisam os passos de melhoria de processo em todas as reuniões diárias, enquanto outras se dedicam a

reunião mensal ou trimestral - tipicamente chamada de retrospectiva - para alinhar em torno de melhorias
esforços. Estabelecendo uma cadência regular tanto para as reuniões diárias quanto para as retrospectivas, e garantindo que
saber como executá-los de forma eficaz é a chave, mesmo quando trabalhos mais urgentes estão à vista.
Visualizar atividades de melhoria de processos no quadro Kanban da equipe ao lado de outros trabalhos é
uma ótima maneira de dar aos esforços de melhoria o espaço que merecem.

Os líderes podem reforçar a importância da melhoria de processos encorajando os membros da equipe.

reservar tempo para se dedicar a isso. Semelhante à política de "20% do tempo" do Google, que é destinada a
incentivar os funcionários a passar tempo em inovação, dedicando tempo à atividade de melhoria é
um investimento no futuro da sua empresa. Você pode encontrar sucesso ao dedicar alguns
as tardes de um mês para passos de melhoria de processos, ou adicionando algumas perguntas ao seu diário
manter o esforço de melhoria em mente.

Qualquer cadência que funcione para sua equipe, mantenha-a! Embora o impacto possa não ser imediato,
Você certamente verá o impacto do trabalho a longo prazo.

Meça o impacto dos esforços de melhoria de processos

Ao seguir estas etapas de melhoria de processos, você fez o trabalho para acompanhar seu desempenho.
métricas. Não se esqueça de colocá-las em uso!

Antes de iniciar qualquer atividade de melhoria de processos, determine os critérios de sucesso: Como
Você saberá se está funcionando? Então, durante suas reuniões regulares para revisar o desempenho
atividade, certifique-se de discutir o desempenho de melhorias atuais ou recentemente concluídas
projetos.

Tipos de Processos para Melhorar

Esses passos de melhoria de processo podem ser usados para melhorar qualquer tipo de negócio
processo, desde o mais estrategicamente importante até o mais mundano. Os processos podem ser
formal ou informal.

Processos formais (protocolo)

Os processos formais são especialmente importantes quando envolvem qualquer coisa relacionada a
segurança de funcionários ou clientes, questões legais, considerações financeiras e outros critérios ou
funções sensíveis. Nesses casos, é importante seguir etapas específicas.
Processos considerados formais, que também são conhecidos como procedimentos, são documentados e
ter etapas bem estabelecidas. Por exemplo, uma empresa pode ter procedimentos em vigor
para receber e submeter faturas, ou para estabelecer relacionamentos com novos clientes.

O Valor da Melhoria de Processos

Se a melhoria de processos tem tantos benefícios, por que tantas empresas negligenciam?
esses passos importantes para a melhoria de processos?

Muitas vezes, é uma questão de custo - mais especificamente, custos irrecuperáveis. Se toda a sua empresa usar
(embora medíocre) software, você já fez um investimento significativo de tempo,
energia e recursos para usar essa ferramenta. O custo de mudar para outra ferramenta pode ser
parece demais para suportar.

Mas a realidade é que as empresas economizam dinheiro ao identificar ineficiências nas equipes de projeto.
com muitas camadas de gestão ou equipes de fabricação cujos movimentos se equivalem a
dinheiro. Para se comprometer totalmente com a melhoria dos processos, as empresas têm
aceitar que o risco de não evoluir é muito maior do que o risco de mudar o status
quo.

Diferentes tipos de processos têm uma coisa em comum: todos eles são projetados para
otimizar a forma como indivíduos e equipes trabalham.

Quando todos seguem um conjunto de etapas bem testadas, há menos erros e atrasos,
há menos esforço duplicado, e a equipe e os clientes se sentem mais satisfeitos,” MindTools
diz.