Documentos

organizacionais

Gabriela Luiza Tarnowski, Nathaly de Souza Santos, Larissa P. Wilbert,

Laryssa Katlyn.

Turma 2025.3355.003
 Para que serve
Carta Comunicação formal entre empresas ou setores.
comercial Transmite informações e formaliza mensagens.
Linguagem clara, objetiva e impessoal.
Estrutura: local/data, destinatário, assunto, fecho,
assinatura e cargo.
Apresentação organizada e profissional.

Conceito
Exemplo de carta comercial de solicitação:

A carta comercial é um documento formal para

comunicação profissional. Deve usar linguagem
clara, objetiva e impessoal, seguir a norma
padrão e evitar opiniões pessoais. Sua estrutura
inclui local e data, destinatário, assunto, fecho,
assinatura, nome, cargo e empresa do
remetente, e anexos se houver. A apresentação
deve ser organizada e profissional.
 Ata
Conceito

A ata é um documento usado para registrar fatos e

decisões de reuniões, assembleias ou sessões em
empresas e instituições. Guarda informações Para que serve
oficiais e serve para consultas futuras. Deve ser
A ata documenta oficialmente ideias, discussões, decisões e
assinada por todos os participantes para validar
acordos feitos em reuniões, assembleias ou sessões. Registra
seu conteúdo. Para evitar fraudes, não deixa
claramente tudo que foi tratado, servindo como prova formal e
espaços em branco e não usa números em
consulta futura. Promove transparência, organiza
algarismos arábicos ou romanos. Em caso de erros,
responsabilidades e assegura a validade legal das deliberações.
não se deve rasurar, seguindo procedimentos
Como documento formal, deve seguir regras para evitar fraudes e
específicos.
garantir autenticidade, sendo assinada por todos os
participantes. Assim, a ata é essencial para garantir transparência
e responsabilidade nos processos coletivos.
 Circular Interna e Memorando
Circular Interna Memorando

• Definição: Documento usado para • Definição: Documento curto e objetivo

transmitir a mesma informação a várias usado para comunicação interna entre
pessoas ou setores dentro de uma setores de uma mesma instituição.
organização. • Finalidade: Trocar informações, dar
• Finalidade: Informar ou orientar de forma instruções ou pedir providências entre
padronizada e coletiva sobre decisões, departamentos.
normas ou avisos internos.
Características:
Características:
• Linguagem direta e impessoal
• Linguagem clara e objetiva • Utilizado apenas dentro da mesma
• Mesma mensagem para todos os instituição
destinatários • Possui numeração, data e identificação do
• Pode conter número e data setor remetente e destinatário
• Não é tão formal quanto o ofício • Exemplo: Memorando solicitando materiais
• Exemplo: Circular informando mudança do almoxarifado para um setor específico.
no horário de funcionamento da empresa. tem menu de contexto
Comunicado e Ofício Característica de Comunicado e Ofício
Comunicado Comunicado Ofício
• Definição: Documento usado para comunicar algo de forma
direta e simples. Linguagem Simples Formal
• Finalidade: Informar sobre avisos internos, como mudanças
Assinatura não obrigatória Obrigatória
de horário, reuniões, normas etc.
Características: Finalidade Informar avisos Solicitar, responder,
• Linguagem objetiva informar
• Pode ser usado em escolas, empresas, órgãos públicos Uso principal Interno Institucional
• Assinatura não é obrigatória
• Exemplo: Aviso de reunião ou troca de turno.
2
Ofício
• Definição: Documento formal usado na comunicação
entre instituições públicas ou entre público e privado.
• Finalidade: Solicitar, responder ou informar assuntos 3
oficiais (pedidos, convites, respostas etc).
Características:
• Linguagem formal
• Tem número, data e assinatura
• Usado por órgãos públicos, escolas, empresas e
secretarias
• Exemplo: Pedido de apoio ou resposta oficial a um órgão.
Relatório e Fax
Relatório
O que é? Tipos de Relatório:
É um documento que registra, organiza e Relatório Escolar
apresenta informações importantes sobre Relatório Técnico
uma situação, projeto, atividade ou evento. Relatório de Reunião
Pode ser escrito por alunos, professores, Relatório de Auditoria
gestores, técnicos ou qualquer pessoa que Relatório de Pesquisa
precise relatar algo de forma formal.

Pra que serve?

Comunicar resultados (ex: relatório Importância:
financeiro); Ajuda a manter tudo registrado,
Documentar atividades (ex: relatório de promove transparência, e facilita
estágio); Copie um post-it
o entendimento por parte de e então escreva
Ajudar a tomar decisões com base em outras pessoas ou setores.
sua ideia.

dados e fatos;
Registrar o andamento de projetos.
 Fax
O que é?
É um dispositivo que transmite cópias de Curiosidade:
documentos físicos através de linhas telefônicas. O Foi muito usado nos anos
nome completo é "fac-símile", que significa "cópia 80 e 90, mas ainda é
semelhante". encontrado em empresas
tradicionais, clínicas
médicas e cartórios.
Pra que serve?
Enviar documentos assinados
rapidamente;
Transmitir papéis com validade legal;
Substituir o e-mail em locais onde não há
digitalização ou sistemas modernos.

Usado em locais como:

Hospitais
Escritórios de advocacia
Empresas públicas
Agências bancárias
 Declaração • Tem valor legal, mas não substitui
documentos oficiais (como certidão,
contrato, diploma etc.)
Definição: Características: • Pode ser exigida por órgãos públicos,
escolas, empresas ou bancos
A declaração é um documento escrito • Linguagem formal e clara • Se for falsa, pode causar punição
no qual uma pessoa ou instituição afirma • Deve conter: (como processo por falsidade
algo de forma oficial, como uma • Nome e dados da ideológica)
pessoa/instituição que declara
informação, situação ou vínculo.
• Informação que está sendo
declarada
Para que serve: • Data e local
• Assinatura de quem declara
• Pode ser feita em papel
Serve para comprovar ou
timbrado (em empresas e
informar formalmente alguma
escolas)
condição, como:
• Escolaridade
• Residência
• Renda
• Trabalho
• Participação em eventos
• Autoria de algo
TELEGRAMA O telegrama não deixou de existir totalmente, mas
seu uso diminuiu muito e hoje é raro em muitos
Conceito: Telegrama é um meio de lugares. Isso aconteceu principalmente por causa
do avanço das tecnologias de comunicação, como:
comunicação escrito, geralmente breve
Telefone — permite falar diretamente e de forma
e objetivo, que é enviado por via rápida
telegráfica. Foi muito utilizado antes da Internet e e-mail — mensagens instantâneas,
popularização do telefone e da internet, gratuitas e com envio imediato
Aplicativos de mensagens (WhatsApp, Telegram
principalmente em situações urgentes

Ele era muito usado para:

1 Transmitir informações oficiais ou comerciais

Enviar mensagens curtas e objetivas, já que antigamente o custo era

2
calculado por palavra

Comunicar notícias urgentes, como falecimentos, nascimentos ou

3
acontecimentos importantes
atestado
CONCEITO:
O atestado é um documento formal emitido por um
profissional autorizado, como um médico ou
engenheiro, para comprovar determinada situação ou
condição. Ele serve como prova oficial para justificar
ausências, validar estados de saúde ou confirmar a
realização de atividades. Geralmente, contém
informações como data, identificação do profissional e
motivo da emissão. Sua finalidade principal é garantir a
veracidade de um fato diante de instituições ou
empregadores. A falsificação de atestados é
considerada crime e pode gerar sanções legais.

Para que serve?

O atestado serve para comprovar oficialmente uma condição ou situação específica, como problemas de
saúde, participação em atividades ou aptidão para determinada função. Ele é utilizado para justificar faltas
no trabalho ou na escola, confirmar incapacidade temporária ou permanente, ou validar que uma pessoa
está apta a exercer certas atividades. Em geral, é uma forma legal de garantir direitos e deveres em
diversas situações formais.
Recibo
O que é? Para que serve?
O recibo é um documento simples que
O recibo serve como prova legal de
confirma que uma pessoa recebeu um
pagamento ou entrega. Ele garante
pagamento ou produto de outra. Ele é
que a pessoa que pagou pode
uma forma de comprovação de que um
comprovar o que fez, e a pessoa que
valor foi entregue, seja em dinheiro,
recebeu confirma que aceitou o valor
cheque, transferência ou outro meio.
ou produto.
É usado tanto em transações comerciais
Também é importante para controle
quanto em acordos pessoais, sendo um
financeiro, tanto de quem paga
documento importante para evitar
quanto de quem recebe, ajudando
dúvidas, mal-entendidos ou problemas
em registros contábeis, fiscais ou
futuros.
organizacionais.

O que deve conter um

recibo? Exemplos de uso:
Nome de quem pagou Recibo de aluguel
Nome de quem recebeu Recibo de compra e venda
Valor pago (por extenso e Recibo de serviços (ex:
número) manicure, mecânico,
Motivo do pagamento pedreiro)
Data Recibo de adiantamento
Assinatura de quem salarial
recebeu
 Requerimento
Definição : Para que serve:

O requerimento é um documento Serve para solicitar direitos, serviços, documentos ou

formal usado para fazer um pedido por providências. Exemplos:
escrito a uma autoridade, órgão público • Pedido de férias
ou setor responsável. • Solicitação de segunda via de documentos
• Matrícula ou cancelamento de matrícula
Características: • Reembolso, licenças, isenções etc.

• Linguagem formal, clara e objetiva Outras informações importantes:

• Deve conter:
• Nome completo e dados do requerente • Costuma seguir um modelo padrão da
• Exposição do pedido (o que está sendo instituição
solicitado)
• Pode ser feito à mão ou digitado
• Justificativa (se necessário)
• Local, data e assinatura
• Precisa ser claro, sem erros ou rasuras
• Pode conter número de protocolo ou • Normalmente é direcionado a uma pessoa
carimbo do setor que recebeu com cargo (Ex: Diretor, Coordenador,
Secretário etc.)
 Convocação
Conceito Para que serve
O Documento de Convocação é Comunicar oficialmente a
um instrumento formal usado por aprovação de candidatos ou
instituições para chamar convocar funcionários para
candidatos aprovados em eventos, reuniões ou tarefas.
concursos ou seleções, Garantir a formalidade,
informando-os sobre os próximos informando os próximos
passos, como entrega de passos, como entrega de
documentos e exames. A documentos e exames.
convocação documental é o ato Organizar processos seletivos 3
oficial de chamar alguém para e administrativos, controlando
cumprir uma obrigação ou prazos e obrigações.
participar de um processo, Evitar conflitos legais,
garantindo a comunicação formal servindo como prova de que o
e legal dessa chamada. convocado foi informado.
 Contrato Conceito Para que serve

O contrato serve para formalizar acordos

Contrato é um acordo entre duas ou entre as partes, estabelecendo direitos,
mais partes que cria, modifica ou obrigações e condições do negócio, seja
extingue direitos e obrigações, ele formal ou informal. Ele evita conflitos
regulando relações jurídicas ao esclarecer responsabilidades, prazos,
patrimoniais ou pessoais. Baseia-se na valores e procedimentos, garantindo
autonomia das partes, respeitando os segurança jurídica. Além disso, protege
princípios da boa-fé e da função as partes ao prever situações como
social, que limita essa autonomia para desistências e definir regras que devem
proteger interesses coletivos e ser cumpridas, com respaldo legal para
garantir justiça, permitindo a anular cláusulas abusivas. Assim, o
intervenção do Estado na elaboração e contrato assegura o cumprimento dos
interpretação contratual. acordos e oferece provas em caso de
descumprimento.
 Cupom fiscal

Para que serve?

Conceito

O cupom fiscal comprova oficialmente a O cupom fiscal formaliza a compra e

venda entre o estabelecimento e o venda entre empresa e consumidor
consumidor final, servindo como prova da final, comprovando valores e
transação para o varejista, o cliente e o produtos da transação para ambos.
fisco. Além de registrar os dados da venda, Deve conter nome do
é fundamental para a fiscalização tributária, estabelecimento, data e horário,
baseando o cálculo e recolhimento de quantidades e descrições das
impostos. Deve ser emitido conforme mercadorias, valores e forma de
normas da Secretaria da Fazenda, usando pagamento. O cupom precisa ser
sistemas homologados, garantindo a autorizado pelo fisco e emitido por
legalidade do processo e evitando multas. software homologado pela Secretaria
Assim, assegura transparência e controle da Fazenda do estado, como o da
das operações comerciais no varejo. STi3.
 Ficha de cautela (EPI)
O que é
A ficha de cautela, também conhecida como ficha de EPI, é um
documento utilizado para registrar a entrega, uso e devolução de EPIs
dentro de uma empresa. Este controle é fundamental para assegurar
que todos os trabalhadores estejam devidamente equipados e
protegidos contra riscos ocupacionais específicos de suas funções.

Para que serve?

Comprovar a entrega dos EPIs obrigatórios pela empresa;
Responsabilizar o funcionário pelo uso correto e pela guarda
dos equipamentos;
Garantir segurança jurídica em caso de fiscalizações ou
acidentes;
Atender às normas da NR-6 (Norma Regulamentadora sobre
EPIs).

O que deve conter?

Nome do trabalhador
Função/cargo
Lista dos EPIs entregues (com descrição e quantidade)
Data da entrega
Termo de responsabilidade
Assinatura do colaborador e do responsável pela entrega
 REQUISIÇÃO DE MATERIAIS
CONCEITO:
Requisição de material é um documento utilizado
para solicitar oficialmente a retirada ou o
fornecimento de materiais ou produtos dentro de
uma organização. Ela é geralmente preenchida por
um setor solicitante e enviada ao almoxarifado ou
setor de compras. Esse processo garante o controle do
estoque, evita desperdícios e assegura que os
recursos necessários estejam disponíveis para as
atividades. A requisição deve conter informações
como tipo, quantidade e finalidade do material
solicitado.

PARA QUE SERVE?

A requisição de material serve para formalizar a
solicitação de materiais ou produtos dentro de
uma empresa ou instituição. Ela ajuda a organizar
e controlar o uso do estoque, evitando
desperdícios e garantindo que os setores tenham
os recursos necessários para suas atividades.
 PEDIDO DE COMPRA
CONCEITO:
Pedido de compra é um documento formal utilizado por uma
empresa para solicitar a aquisição de produtos ou serviços de
um fornecedor. Ele contém informações detalhadas como a
descrição dos itens, quantidades, preços, prazos de entrega e
condições de pagamento. Esse documento é essencial para
garantir o controle do processo de compras, evitar erros e
assegurar que a empresa receba exatamente o que foi
solicitado. O pedido de compra também serve como base legal
para o cumprimento do contrato entre comprador e fornecedor.

PARA QUE SERVE:

O pedido de compra serve para formalizar a solicitação de
produtos ou serviços a um fornecedor, garantindo que
todas as condições da compra (quantidade, preço, prazo e
forma de pagamento) estejam claramente definidas. Ele
ajuda a evitar erros e mal-entendidos, facilita o controle
interno das aquisições
Nota fiscal
PARA QUE
SERVE conceito
Comprovar oficialmente a venda de
produtos ou prestação de serviços. A nota fiscal é um documento oficial que
Garantir que a empresa está atuando comprova a venda de produtos ou a
legalmente e pagando corretamente prestação de serviços, usado para
seus tributos. fiscalização e pagamento de tributos.
Servir como base para cálculo e Todas as empresas devem emitir nota
recolhimento de impostos ao fiscal, exceto o MEI, que só emite para
governo. pessoas jurídicas. Ela registra a
Aumentar a confiança do consumidor, transferência de propriedade ou serviço e
garantindo direitos como troca, é obrigatória; não emitir configura
reembolso e garantia. sonegação fiscal, com penas legais. Para
Registrar formalmente as transações emitir, a empresa precisa ter CNPJ ativo e
comerciais, protegendo tanto usar um programa certificado pela
empresa quanto consumidor. Receita Federal
Servir como prova documental em
casos de disputas ou reclamações.
 Romaneio de Carga
Definição:

O romaneio de carga é um documento

logístico que descreve detalhadamente
os itens que estão sendo transportados
em uma determinada carga. Ele atua
como um inventário de mercadorias,
sendo essencial para garantir o controle,
conferência e rastreabilidade durante o
transporte.
Para que serve?
O romaneio de carga tem múltiplas funções na cadeia
logística:
✅ Organização e controle do que está sendo
transportado;
✅ Facilita a conferência no carregamento e
descarregamento;
✅ Auxilia a fiscalização, quando exigido por órgãos
reguladores;
✅ Reduz erros de envio e extravio de mercadorias;
✅ Serve como base para conferência com a nota
fiscal.
OBRIGADO PELA ATENÇÃO!