Prefácio

Trabalhamos com o SharePoint e tecnologias relacionadas desde

2007, quando o Microsoft 365 ainda não existia, e vimos o serviço
passar por diversas transformações desde então. Uma das perguntas
que frequentemente nos fazem como consultores é: "O que é o
SharePoint?". Às vezes, temos dificuldade em responder a essa
pergunta porque, ao contrário de outros produtos da Microsoft que se
concentram na solução de um problema, o SharePoint é uma
plataforma que pode ser utilizada para ajudar a implementar uma
infinidade de soluções empresariais.

A pergunta é ainda mais difícil de responder quando alguém pergunta

"O que é o Microsoft 365?", pois ele é ainda maior que o SharePoint.
Com este livro, nosso objetivo é responder a essas perguntas,
fornecendo orientações práticas e insights sobre como realizar
diversas tarefas em todas as diferentes áreas do Microsoft 365.
Embora tenhamos fornecido o contexto e as melhores práticas
necessárias sempre que possível, evitamos deliberadamente entrar
em detalhes técnicos demais para manter as receitas simples para
quem não conhece o Microsoft 365.

O Microsoft 365 é uma plataforma em constante mudança, com

atualizações frequentes. Como você pode imaginar, é difícil escrever
um livro sobre uma plataforma que muda tão rapidamente. Tentamos
manter o livro o mais próximo possível das atualizações mais
recentes. No entanto, você deve esperar algumas variações nas
etapas e imagens fornecidas neste livro . Dito isso, os conceitos
subjacentes que orientam essas etapas devem permanecer os
mesmos .

Este guia abrangente abrange todos os principais aplicativos do

pacote Microsoft 365, juntamente com uma análise do Copilot, com o
objetivo de fornecer a você uma vantagem inicial na adaptação à
adoção de recursos de IA pela Microsoft em sua plataforma. Para
alcançar o status de especialista, no entanto, você precisará de
estudo adicional e muita prática.

Para quem é este livro

Ao escrever este livro, tínhamos vários públicos em mente.

Por um lado, queremos ajudar os usuários finais a se familiarizarem

com os diversos serviços do Microsoft 365. Se você utiliza esses
serviços na sua empresa, aprenderá os controles básicos, além de
algumas dicas e truques para aumentar sua produtividade.
Por outro lado, mais administrativo, também escrevemos receitas
com conceitos mais técnicos em mente. Se você é um administrador
de TI que deseja entender a governança do Microsoft 365, ou um
arquiteto ou stakeholder de negócios que deseja entender as
ferramentas do setor para lidar com fluxos de trabalho empresariais,
há muito o que aprender.

O que este livro aborda

O Capítulo 1 , Visão Geral do Microsoft 365 , resume os produtos

disponíveis no pacote Microsoft 365, para que servem e as
informações gerais sobre licenciamento que você precisa saber. Você
aprenderá como entrar no Microsoft 365 e conhecer sua interface de
usuário.

O Capítulo 2 , Introdução ao SharePoint Online , fornece instruções

para as operações básicas do SharePoint, como criar e compartilhar
documentos. Isso é útil para quem precisa de orientação sobre os
fundamentos do uso do SharePoint.

O Capítulo 3 , Sites Modernos no SharePoint Online , explora o

gerenciamento de conteúdo usando sites modernos. Você conhecerá
a arquitetura de sites modernos e os recursos disponíveis no
SharePoint Online para criar e gerenciar sites modernos.

O Capítulo 4 , Listas e Bibliotecas no SharePoint Online , aborda a

criação e o gerenciamento de listas e bibliotecas no SharePoint
Online. Esses são componentes fundamentais para organizar e
armazenar informações.

O Capítulo 5 , Gerenciamento de documentos no SharePoint Online ,

concentra-se nos recursos de gerenciamento de documentos no
SharePoint Online, incluindo recursos de controle de versão,
metadados e colaboração de documentos.

O Capítulo 6 , OneDrive , discute os recursos e a funcionalidade do

OneDrive, a solução de armazenamento em nuvem da Microsoft
integrada ao Microsoft 365. Você aprenderá os conceitos básicos de
upload, sincronização e compartilhamento de arquivos.

O Capítulo 7 , Microsoft Teams , explora o Microsoft Teams, uma

plataforma de colaboração que combina bate-papo no local de
trabalho, reuniões, armazenamento de arquivos e integração de
aplicativos. As receitas neste capítulo aumentam em complexidade,
então você pode optar por aprender controles básicos ou tópicos mais
complexos, como adicionar conectores, usar salas de descanso e criar
formulários de inscrição.
O Capítulo 8 , Power Automate (Microsoft Flow) , apresenta o Power
Automate, a ferramenta de automação de fluxo de trabalho da
Microsoft para criar fluxos de trabalho automatizados em diversos
aplicativos e serviços. Após criar um fluxo de trabalho, você
aprenderá a editá-lo e testá-lo antes de seguir as instruções para
exportá-lo, importá-lo e compartilhá-lo.

O Capítulo 9 , "Criando Power Apps" , orienta os usuários no processo

de criação de aplicativos empresariais personalizados usando o Power
Apps, a plataforma de desenvolvimento de aplicativos low-code da
Microsoft. Você aprenderá a criar um aplicativo com base em um
modelo, conectar-se a fontes de dados e adicionar telas interativas ao
seu aplicativo.

O Capítulo 10 , Aplicando o Power Apps , demonstra como implantar e

integrar aplicativos na sua organização. Você aprenderá como
incorporar um aplicativo no Teams e em uma página do SharePoint,
além de exportar e importar seus aplicativos.

O Capítulo 11 , Power BI , fornece uma visão geral do Power BI, a

ferramenta de análise de negócios da Microsoft, para a criação de
relatórios e visualizações interativos a partir de fontes de dados.
Embora a visualização de dados seja o objetivo final do Power BI, você
também aprenderá etapas importantes para transformar e modelar
dados.

O Capítulo 12 , Visão Geral do Copilot no Microsoft 365 e no Power

Platform , apresenta o Copilot, um assistente de codificação com
tecnologia de IA, e explora sua integração com o Microsoft 365 e o
Power Platform. Faremos um breve tour pelo Copilot em todos os
softwares mais populares e o que você pode fazer com ele.

Observe que os capítulos a seguir estão disponíveis apenas no e-book

gratuito que complementa este livro: https://packt.link/online-sup-
book

O Capítulo 13 , Term Store e Tipos de Conteúdo no SharePoint Online ,

discute o gerenciamento de metadados e tipos de conteúdo usando o
Term Store no SharePoint Online para melhorar a organização de
conteúdo e a pesquisa.

O Capítulo 14 , Pesquisar no Microsoft 365 , explora os recursos de

pesquisa no Microsoft 365, incluindo o Microsoft Search e sua
integração em vários aplicativos.
O Capítulo 15 , Microsoft Delve , fornece uma visão geral do Microsoft
Delve, uma ferramenta de pesquisa e descoberta pessoal, para
revelar conteúdo e conexões relevantes dentro das organizações.

O Capítulo 16 , Grupos do Microsoft 365 , explora os Grupos do

Microsoft 365, espaços de trabalho colaborativos que se integram a
vários serviços do Microsoft 365, incluindo Outlook, SharePoint e
Teams.

Capítulo 17 , Power Automate Desktop para RPA , apresenta o Power

Automate Desktop, a ferramenta de automação de processos
robóticos ( RPA ) da Microsoft, para automatizar tarefas repetitivas
em aplicativos de desktop.

Capítulo 18 , Copilot Studio (Power Virtual Agents) , apresenta o

Power Virtual Agents, a plataforma de desenvolvimento de chatbots
sem código da Microsoft, um antecessor do Copilot Studio usado para
criar agentes virtuais inteligentes para interagir com os usuários.

O Capítulo 19 , Viva Insights , apresenta uma visão geral da

funcionalidade do aplicativo Viva Insights, incluindo recursos para
organizar sua agenda de trabalho. Como veremos, este é um
aplicativo "bom de se ter" que visa melhorar seu equilíbrio entre vida
pessoal e profissional, em vez de executar tarefas básicas da sua
organização.

O Capítulo 20 , Viva Learning , ajuda você a se familiarizar com o

aplicativo da Microsoft para treinamento e desenvolvimento de
habilidades, o Viva Learning. Você aprenderá o que é o Viva Learning,
como fazer cursos no aplicativo, revisar suas atividades de
aprendizado e sugerir cursos para sua equipe.

O Capítulo 21 , Viva Engage , prepara você para usar o Viva Engage, a

plataforma de rede social corporativa da Microsoft. Você encontrará
dicas para as funcionalidades básicas de criação e participação em
comunidades do Viva Engage, uso do feed inicial, seguir pessoas e
publicação de mensagens. Caso precise de mais conhecimento
administrativo do Viva Engage, você aprenderá a criar uma rede e
convidar membros externos para ela.

O Capítulo 22 , Planner , fornece uma visão geral do Microsoft

Planner, uma ferramenta de gerenciamento de tarefas para organizar
e rastrear o trabalho em equipes e projetos.

O Capítulo 23 , Microsoft To Do , explora o Microsoft To Do, um

aplicativo de gerenciamento de tarefas para organizar tarefas e
gerenciar listas de tarefas em todos os dispositivos.
O Capítulo 24 , Microsoft Forms , ensina os recursos básicos do
Microsoft Forms. Como você aprenderá neste capítulo, o Forms é uma
solução fácil para criar formulários e questionários. Você aprenderá as
diferenças entre os dois formatos e quais recursos estão disponíveis
em cada um.

O Capítulo 25 , Desenvolvimento Personalizado – Estrutura do

SharePoint , é um capítulo mais avançado que aborda o
desenvolvimento personalizado usando a Estrutura do
SharePoint ( SPFx ) para criar soluções e extensões na plataforma
SharePoint. Este é o único capítulo que exigirá um conhecimento
básico de JavaScript.

O Capítulo 26 , Microsoft 365 em dispositivos móveis , explora os

recursos e funcionalidades dos aplicativos do Microsoft 365 em
dispositivos móveis, permitindo produtividade em qualquer lugar.

Observe que o Apêndice faz parte do e-book complementar. Ele

aborda tecnologias de nicho da Microsoft que podem ser adições
"boas de ter" no seu ambiente de trabalho, como o Microsoft
Bookings e o Microsoft Loop.

Para aproveitar ao máximo este livro

Tudo o que você precisa é de acesso e licenças para os diversos

aplicativos e cargas de trabalho do Microsoft 365, além das
permissões administrativas corretas. Abordaremos os requisitos
específicos antes de cada receita. Se você já tem acesso à assinatura
do Microsoft 365 da sua organização, mas ainda não consegue
executar uma receita, talvez seja necessário entrar em contato com
seu departamento de TI para obter as licenças e/ou o acesso
necessários para concluir as etapas dessa receita.

Como alternativa, você também pode criar uma conta de avaliação do

Microsoft 365 aqui: https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-
365/try . Isso lhe dará um mês de acesso gratuito a um ambiente
Microsoft 365 recém-criado. Esta opção é recomendada para
organizações ou usuários que desejam experimentar o serviço
primeiro. Você precisará inserir suas informações de cobrança
primeiro, mas pode cancelar a assinatura a qualquer momento.

Outra opção é se inscrever no programa para desenvolvedores

acessando https://developer.microsoft.com/en-us/microsoft-
365/dev-program . Isso lhe dará acesso a um ambiente do Microsoft
365 contendo todas as cargas de trabalho e aplicativos, com contas
de usuários fictícias, além de bastante conteúdo de teste fictício. Esse
ambiente tem validade de 90 dias, após os quais será excluído, a
menos que seja renovado. O programa para desenvolvedores oferece
uma ótima oportunidade para aprender sobre o Microsoft 365 e todo o
seu conjunto de aplicativos.

Baixe os arquivos de código de exemplo

O pacote de código do livro também está hospedado no GitHub

em https://packt.link/GitHub-repo . Se houver alguma atualização
no código, ela será atualizada no repositório existente do GitHub.

Também temos outros pacotes de código do nosso rico catálogo de

livros e vídeos disponíveis
em https://github.com/PacktPublishing/ . Confira!

Baixe as imagens coloridas

Também disponibilizamos um arquivo PDF com imagens coloridas das

capturas de tela/diagramas usados neste livro. Você pode baixá-lo
aqui: https://packt.link/gbp/9781803243177

Convenções utilizadas

Há uma série de convenções de texto usadas neste livro.

CodeInText: Indica palavras-código em texto, nomes de tabelas de

banco de dados, nomes de pastas, nomes de arquivos, extensões de
arquivos, nomes de caminhos, URLs fictícios, entradas de usuário e
identificadores do Twitter. Aqui está um exemplo: "Crie um modelo de
web part digitando yo @microsoft/sharepointe respondendo às
perguntas feitas."

Um bloco de código é definido da seguinte forma:

Syntax:

Set(variable_name,value)

Qualquer entrada ou saída de linha de comando é escrita da seguinte

maneira:

npm install -g @microsoft/generator-sharepoint

Negrito : indica um novo termo, uma palavra importante ou palavras

que você vê na tela. Por exemplo, palavras em menus ou caixas de
diálogo aparecem no texto assim. Aqui está um exemplo: "Clique na
opção Sincronizar no menu do cabeçalho".

Avisos ou notas importantes aparecem assim.

Dicas e truques aparecem assim.

Seções

Como qualquer livro de receitas, organizamos este livro em uma série

de receitas que seguem uma estrutura regular. Você encontrará
vários títulos que aparecem com frequência no formato de
receita: Preparação , Como fazer... , Como funciona... , Tem
mais... e Veja também .

Para dar instruções claras sobre como concluir uma receita, usamos
estas seções da seguinte maneira.

Preparando-se

Esta seção informa o que esperar da receita e descreve como

configurar qualquer software ou quaisquer configurações preliminares
necessárias para a receita.

Como fazer…

Esta seção contém os passos necessários para seguir a receita. Não

se preocupe se tiver dúvidas sobre alguns detalhes técnicos;
abordaremos isso na próxima seção.

Como funciona…

Esta seção consiste em uma explicação detalhada do que aconteceu

na seção anterior. Isso ajuda a aliar suas habilidades práticas a uma
compreensão mais profunda.

Tem mais…

Esta seção consiste em informações adicionais, como recursos mais

avançados para situações mais específicas.

Veja também

Esta seção fornece links úteis para outras informações úteis sobre a
receita. Isso inclui links para outros recursos, bem como outras
receitas relevantes em outras partes deste livro.

Entre em contato

O feedback dos nossos leitores é sempre bem-vindo.

Feedback geral : Se você tiver dúvidas sobre qualquer aspecto

deste livro, mencione o título do livro no assunto da sua mensagem e
envie um e-mail para [email protected].

Errata : Embora tenhamos tomado todo o cuidado para garantir a

precisão do nosso conteúdo, erros acontecem. Se você encontrou
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Pirataria : Se você encontrar cópias ilegais de nossas obras, em

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Visão geral do Microsoft 365

A Microsoft é líder absoluta em colaboração empresarial e

produtividade. Mais de 400.000 empresas em todo o mundo utilizam
produtos e serviços Microsoft. Mais de 100 milhões de usuários ativos
mensais utilizam o SharePoint. A Microsoft é líder no fornecimento de
plataformas de serviços de conteúdo com foco nas seguintes áreas
principais:

 Gerenciamento de conteúdo : Um sistema de

gerenciamento de conteúdo ( CMS ) (também às
vezesconhecido como gerenciamento de conteúdo
empresarial ou ECM ) permitevocê armazena, gerencia
ecompartilhar opcionalmente o conteúdo de uma organização,
que inclui documentos e/ou páginas da web. O primeiro CMS
verdadeiro da Microsoft surgiucom o Windows SharePoint
Services ( WSS ) 3.0, um produto que mais tarde passou a ser
conhecido como SharePoint , que logo se tornou uma
plataforma de gerenciamento de documentos e conteúdo
amplamente popular. Enquanto o SharePoint serve como
solução de gerenciamento de documentos para uma equipe, o
OneDrive foi criado para hospedare gerenciar os arquivos
pessoais dos funcionários.

 Colaboração : Colaboração éa troca de informações e ideias

entre colaboradores dentro ou mesmo fora de uma organização.
Avanços tecnológicos mais recentes permitem que os
colaboradores estejam localizados em diferentes localizações
geográficas e ainda consigam trabalhar juntos de forma eficaz,
como se estivessem no mesmo local. O SharePoint e o
Teams , juntamente com seus aplicativos favoritos do Office,
como Word , Excel , PowerPoint , OneNote e assim por
diante, são algumas das soluções da Microsoft que existem para
ajudar a impulsionar a colaboração empresarial.

 Comunicação : A comunicação é vital para todos os negócios.

Ela reflete a cultura de umaorganização e ajuda a alinhar os
objetivos dos indivíduos dentro de uma organização em direção
a um objetivo comum. Para se comunicar eficazmente com os
funcionários, as organizações devem oferecer múltiplos canais
para comunicação formal e informal. Além de comunicar a visão
e os objetivos da organização, esses canais podem ser usados
para atualizar os funcionários sobre notícias, eventos e
políticas, a fim de prepará-los para uma situação crucial,
 garantir a segurança ou ouvir efetivamente as opiniões e ideias
de outros funcionários. A Microsoft possui diversos aplicativos
que oferecem canais de comunicação para diferentes níveis de
engajamento, como os seguintes:

 Outlook : Para comunicação formal

 Equipes : para comunicação instantânea

 Engajar : Para comunicação entre grupos de interesse

 Automação de processos : a automação de processos de

negócios é o uso da tecnologia para executarTarefas ou
processos repetíveis. Ajuda a acelerar e padronizar processos
de negócios, melhorando assim a qualidade dos resultados e,
ao mesmo tempo, reduzindo custos. Você pode otimizar
processos simples e complexos, como integração de
funcionários, contas a pagar, gestão de contratos, gestão de
tempo e muito mais. A Microsoft oferece a seguinte seleção de
aplicativos, agrupados emo portfólio da Power Platform , para
ajudar você a criar aplicativos de automação de processos de
negócios. A Power Platform permite que especialistas no
assunto criem soluções de negócios sem código usando o
seguinte:

 Power Apps : Para criar formulários on-line

 Power Automate : Para automatizar processos

repetitivos

 Power BI : Para analisar e visualizar dados

 Power Virtual Agents : Para construir chatbots

 Produtividade : Além dos aplicativos mencionados

anteriormente, há vários outros aplicativos que visam casos de
uso específicos, que podem ser amplamente divididos nas
seguintes categorias:

 Office Online : Outlook, Word, Excel e PowerPoint para

criar e compartilhar conteúdo

 Gerenciamento de projetos e tarefas : use o To

Do para gerenciar tarefas pessoais, o Planner para
gerenciar tarefas simples de projetos e o Project
Online para cenários mais complexos

 Formulários digitais : usando Power

Apps e Forms para criar formulários e pesquisas
  Streaming de vídeo : usando o Stream para enviar e
gerenciar vídeos

 Copilot : O Microsoft Copilot é a nova ferramenta

transformadora baseada em IA que aproveita o poder do
aprendizado de máquina e do processamento de
linguagem natural para otimizar a produtividade, inspirar
a criatividade e elevar a colaboração dentro do
ecossistema Microsoft. Ele simplifica tarefas, oferece
sugestões inteligentes, automatiza processos repetitivos e
vai além de ser uma mera ferramenta. Projetado para
produtos Microsoft como Microsoft 365 , Dynamics
365 , Fabric , Sales , Service e GitHub , o Copilot
capacita usuários em diversos domínios.

Todos esses produtos e serviços agora estão integrados e oferecidos

como um serviço unificado chamado Microsoft
365 (anteriormenteconhecido como Microsoft Office 365 ou Office
365 ). Com o Microsoft 365, a Microsoft desenvolveu um modelo de
assinatura que permite que as organizações forneçam esses serviços
aos seus funcionários. Ele oferece diferentes planos, igualmente
adequados para grandes, médias e pequenas empresas.

Neste capítulo, primeiro examinaremos mais de perto a infraestrutura

e a evolução dos serviços da Microsoft. Em seguida, faremos sentido
ver os diferentes planos e modelos de licenciamento disponíveis.
Depois que você entender o licenciamento, poderemos aprender um
pouco mais sobre os aplicativos e interfaces do Microsoft 365. Por fim,
ao final deste capítulo, estaremos prontos para experimentar as
diversas receitas encontradas neste livro de receitas.

O negócio de infraestrutura está mudando!

No cenário digital de hoje, oO cenário das operações comerciais e da

gestão de dados passou por uma transformação significativa. Os dias
de manter data centers internos com suas salas de servidores
labirínticas, abarrotadas de hardware e exigindo vigilância constante,
deram lugar a uma solução mais eficiente e econômica: a
computação em nuvem.

Tradicionalmente, as empresas estabeleciam esses data centers para

proteger suas informações mais críticas e sensíveis. Esses centros
precisavam ser fortificados com medidas de segurança físicas e
virtuais, tornando-os fortalezas formidáveis contra potenciais
ameaças. Além da segurança, custos contínuos significativos também
eram considerados, incluindo licenças de servidor, despesas com
hardware, a energia substancial necessária para manter os servidores
em funcionamento e a manutenção consistente da própria instalação.
Como medida de segurança, muitas empresas também investiram em
centros de recuperação de desastres para garantir a continuidade dos
negócios em caso de falha do data center principal.

Embora o conceito de ter um data center privado, oferecendo

controle total, possa parecer atraente, a praticidade de manter tal
infraestrutura tem se mostrado cada vez mais desafiadora. As
ameaças à segurança cibernética são enormes, e proteger aplicativos
e dados contra possíveis ataques exige um nível de expertise e
recursos que muitas organizações têm dificuldade em manter. Do
ponto de vista financeiro, não é rentável manter os servidores
funcionando continuamente, especialmente durante períodos de
baixo uso de aplicativos, como feriados locais. Além disso, a
responsabilidade de manter esses servidores 24 horas por dia, 7 dias
por semana, incluindo a aplicação de patches, a instalação de
atualizações e a garantia de um funcionamento tranquilo, exige uma
equipe dedicada.

É aqui que as soluções de computação em nuvem e hospedagem vêm

em socorro. A nuvem oferece recursos escaláveis e flexíveis,
reduzindo a necessidade de grandes investimentos de capital em
hardware e infraestrutura de segurança. Ela permite que as empresas
paguem pelo que usam, tornando-a econômica, e os provedores de
nuvem cuidam da maior parte da manutenção, atualizações e
segurança. As empresas agora podem se concentrar em inovação,
agilidade e suas operações principais, deixando as complexidades
técnicas para os especialistas em nuvem. A transição dos data
centers tradicionais para a computação em nuvem mudou o jogo para
empresas de todos os tamanhos, oferecendo uma abordagem mais
segura, eficiente e econômica para o gerenciamento de dados e
infraestrutura de TI. O termo nuvem se refere à infraestrutura e/ou
serviços que são hospedados e mantidos por um provedor e que
podem ser acessados pela internet. Microsoft, Google e Amazon são
alguns dos provedores de nuvem mais conhecidos, mas certamente
existem muitos outros que fornecem diversos serviços de nuvem.
Existem principalmente três serviços:modelos que os provedores de
nuvem oferecem:

 Infraestrutura como serviço ( IaaS ): Neste modelo, em vez

de comprar e manter seusPara ter seu próprio hardware de
computação, as organizações emprestam a infraestrutura
necessária de um ou mais provedores de serviços mediante o
 pagamento de uma taxa. Elas então instalam e mantêm o
software necessário nessa infraestrutura.

 Plataforma como serviço ( PaaS ): Neste modelo, além da

infraestrutura, o serviçoO provedor também fornece o sistema
operacional e as ferramentas de desenvolvimento necessárias
para criar aplicativos.

 Software como serviço ( SaaS ): Neste modelo, as aplicações

são fornecidas pelo serviçoprovedor. Esses aplicativos podem
ser acessados pela internet. A responsabilidade de atualizar o
software e corrigir os bugs é do provedor de serviços.

A evolução do Microsoft 365

A jornada da MicrosoftO pacote de produtividade surgiu na década de

80, quando foi apresentado por Bill Gates como Microsoft Office ,
com três aplicativos: Word, Excel e PowerPoint. Desde então, os
aplicativos do Office conquistaram o mundo corporativo e os usuários
domésticos. Qualquer pessoa que já tenha usado um PC já teve
alguma experiência com o Microsoft Office em algum momento. É
difícil imaginar um mundo sem Word, Excel e PowerPoint. Esses
aplicativos transformaram o mundo desde o dia em que foram
lançados.

Enquanto uma equipe da Microsoft estava ocupada aprimorando o já

popular pacote de aplicativos do Office, outra equipe estava ocupada
moldando uma plataforma de colaboração e gerenciamento de
conteúdo em escala empresarialchamado SharePoint . Esta
plataforma oferece armazenamento de documentos online e permite
a colaboração entre equipes. Além disso, desde o seu início, o
SharePoint foi desenvolvido para ser uma plataforma altamente
extensível e personalizável, permitindo que desenvolvedores e não
desenvolvedores expandam seus recursos, construindo soluções de
negócios sobre ele.

O SharePoint foi lançado inicialmente como um aplicativo autônomo

para instalação em um servidor (há várias empresas que ainda o
utilizam localmente) antes de ser disponibilizado na nuvem como
SharePoint Online e como membro da família Microsoft 365.

Os avanços no SharePoint deram origem a outras tecnologias e

ferramentas que agora evoluíram para produtos completos. A seguir,
alguns desses produtos:

 OneDrive : Versões mais antigasO SharePoint incluía um

serviço chamado Meus Sites. Esses sites eram sites pessoais
 para cada usuário do SharePoint, um local onde podiam
armazenar seus arquivos pessoais. Os Meus Sites foram
substituídos pelo OneDrive.

 Microsoft Teams: O Teams foipassou por várias paradas antes

de se tornar a ferramenta de comunicação padrão do Microsoft
365. Em 2011, a Microsoft adquiriu o Skype , um software
gratuito que permite fazer chamadas VOIP e hospedar
videoconferências. Após a aquisição do Skype, a Microsoft
substituiu a ferramenta de comunicação empresarial Lync por
uma versão corporativa do Skype, chamada Skype for
Business . Skypepara empresas foi descontinuado e
substituído pelo Microsoft Teams.

 Power Automate : SharePoint comouma plataforma tinha uma

solução de fluxo de trabalho referidacomo fluxos de trabalho
do SharePoint . Os fluxos de trabalho foram projetados
usando uma ferramenta gratuitachamado SharePoint
Designer . Embora os fluxos de trabalho do SharePoint fossem
poderosos, gerenciá-los era difícil devido à falta de uma
ferramenta visual. Os fluxos de trabalho do SharePoint foram
descontinuados com o advento do Power Automate, que tinha
um designer visual baseado na web tão fácil de usar que até
mesmo quem não era desenvolvedor conseguia criar soluções
de fluxo de trabalho por conta própria.

 Power Apps : O Microsoft InfoPath era uma ferramenta

popular para projetar, editar e distribuirFormulários eletrônicos.
Os formulários do InfoPath podiam ser conectados a uma
variedade de fontes de dados e eram frequentemente usados
em conjunto com o SharePoint para ampliar os recursos dos
formulários de lista do SharePoint. O InfoPath foi descontinuado
e substituído por um designer de formulários baseado na web
conhecido comocomo o Power Apps . Novamente, com essa
mudança, a Microsoft tentou facilitar o design de formulários
para quem não é desenvolvedor. Indo além dos formulários,
com a ajuda do Power Apps, você pode criar aplicativos
empresariais personalizados que se conectam aos seus dados
corporativos e funcionam perfeitamente no navegador ou em
dispositivos móveis (celular ou tablet).

 Power BI : Em 2006, a Microsoftadquiriu a ProClarity e lançou o

PerformancePoint como uma solução de business intelligence. A
solução foi descontinuada em 2009 e abriu caminho para o
Power BI.
  Microsoft Viva : O Microsoft Viva é a mais recente adição à
família Microsoft 365, com umconjunto crescente de recursos. É
uma plataforma que combina módulos para comunicação,
aprendizagem, recursos e insights. Por exemplo, o Viva
Topics é usado para disponibilizar conhecimento e experiência
em uma organização por meio do Teams e do SharePoint. O
Viva Connections permiteVocê pode criar painéis
personalizados para sua equipe. O Viva Learning permite que
você crie um hub de treinamento que reúne conteúdo do
LinkedIn Learning, Microsoft Learn e outros provedores de
conteúdo de terceiros.

Outro módulo é o Viva Insights , que se concentra na sua

produtividade, fornecendo insights personalizados sobre seus e-mails,
agendas de reuniões, chamadas e chats. Para saber mais sobre o
Viva, confiradois capítulos do e-book: Capítulo 19 , Viva Insights ,
e Capítulo 20 , Viva Learning .

 Microsoft Copilot : O Microsoft Copilot, uma nova entrada no

mercado do Microsoft 365, revoluciona a produtividade ao
integrar IA às tarefas diárias em aplicativos do Microsoft 365.
Aproveitando os avançados Large Language
Models ( LLMs ), o Copilot compreende a entrada do usuário
no Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams e muito mais,
aprimorando a especificidade por meio de técnicas de
aterramento. Ao acessar o conteúdo do Microsoft Graph, o
Copilot fornece respostas e insights com base no contexto.
Elegível para clientes corporativos, empresariais e educacionais
com requisitos de licenciamento específicos, o Copilot simplifica
os fluxos de trabalho, aumenta a produtividade e permite que
os usuários aproveitem o poder da IA no ecossistema da
Microsoft para maior eficiência e inovação.

Se você folhear até as últimas páginas, não encontrará nenhum

capítulo sobre Viva. Isso porque esses capítulos fazem parte do e-
book online que acompanha este livro! A partir de agora, quaisquer
referências aos capítulos numerados 13 ou superiores referem-se ao
e-book.

Ao longo dos anos, a Microsoft fez outras aquisições estratégicas,

como o Yammer e o Mover, para consolidar sua oferta do Microsoft
365. Logo, outros serviços online, como Stream, Planner, Sway, To Do
e assim por diante, se juntaram a elas.
Espero que isso lhe dê algum contexto sobre como o Microsoft
365 evoluiu. A próxima seção explica por queO Microsoft 365 é ideal
para qualquer organização.

O que é o Microsoft 365?

O Microsoft 365 é umOferta SaaS e PaaS da Microsoft. Trata-se de um

conjunto de diversos produtos, serviços e plataformas, cada um
adaptado para um caso de uso específico. Os aplicativos do Microsoft
365 podem ser acessados online em www.office.com . Além dos
aplicativos online, também permite baixar a versão cliente baseada
em licença de determinados aplicativos, como o Microsoft Office
(Word, Excel e PowerPoint), OneDrive, Teams e assim por diante.

A migração para o Microsoft 365 oferece os seguintes benefícios:

 Um serviço de assinatura para tudo : o Microsoft 365

oferece um ecossistema deAplicações. Cada aplicação é
projetada para atender a um caso de uso específico. Você
obtém aplicações que permitem criar formulários eletrônicos e
automatizar processos de negócios, gerar insights sobre seus
dados de negócios e assim por diante. Isso evita que você
precise comprar várias soluções pontuais para cada caso de
uso.

 Nenhuma instalação necessária : todos os aplicativos do

Microsoft 365 podem ser acessados por meio de um navegador
da web, incluindo aqueles que possuem versões web e cliente.
Versões cliente estão disponíveis para alguns aplicativos, como
Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, Power BI e assim por
diante. Embora as versões web ofereçam recursos limitados em
comparação com a versão para desktop, elas estão se
equiparando às versões para cliente rapidamente.

 Escolha seu próprio dispositivo : o Microsoft 365 funciona

em computadores PC, Mac e Linux. É compatível com todos os
principais navegadores, como Microsoft Edge, Internet Explorer
11, Mozilla Firefox, Google Chrome e Safari 10+. Mais
informações sobre compatibilidade de sistemas operacionais e
navegadores podem ser encontradas
em https://packt.link/browser-compatibility .

 Compatível com dispositivos móveis : todos os serviços do

Microsoft 365 são responsivos (ou seja, se adaptam à área de
visualização do dispositivo) quando visualizados em
navegadores móveis. A maioria desses serviços também possui
um aplicativo móvel que permite aproveitar recursos móveis
 nativos (como câmera e GPS). Para saber mais sobre a
compatibilidade móvel dos diversos aplicativos do Microsoft
365, visite https://packt.link/mobile-compatibility .

 Obtenha sempre os recursos mais recentes : o Microsoft

365 é continuamente atualizado com novos recursos e
funcionalidades. Os usuários não precisam se preocupar com
atualizações; eles podem experimentar melhorias assim que as
atualizações da Microsoft forem lançadas para o locatário da
sua organização. Sua organização pode experimentar novos
recursos antes que eles sejam lançados para o público em
geral, optando pelo lançamento direcionado . Seu
administrador de TI pode designar um grupo de usuários para
experimentar esses novos recursos antes que eles sejam
lançados para o restante da empresa. Você pode ler mais sobre
as
versões Padrão e Direcionada aqui: https://packt.link/first-
release .

 Alta disponibilidade : o Microsoft 365 oferece 99,9% de

disponibilidade. As informações em https://packt.link/office-
continuity mostram dados de disponibilidade em todo o
mundo nos últimos três anos. A Microsoft notifica você pelo
menos cinco dias antes de qualquer atualização
agendada.trabalho de manutenção. Você também recebe
notificações em caso de interrupções não planejadas. Os
administradores podem verificar o status dos serviços do
Microsoft 365 no portal de Administração de Integridade do
Serviço durante interrupções parciais.

 Segurança de ponta : Um dos principais motivos pelos quais

as empresas relutam em migrar para a nuvem é a falta de
certeza sobre a segurança dos seus dados. Algumas dessas
preocupações com a segurança são as seguintes:

 Quem pode acessar meus dados?: Seus dados

pertencem a você. Existem políticas e verificações bem
definidas para garantir que ninguém possa acessar seus
dados sem permissão. Pode haver cenários excepcionais
em que o governo ou agências de segurança pública
possam solicitar seus dados. Para saber mais sobre isso,
consulte https://packt.link/data-access .

 Proteja seus dados contra hackers : todos os dados

do Microsoft 365 são armazenados em ambientes
altamente seguros. No entanto, para proteger ainda mais
 o seu ambiente do Microsoft 365, a Microsoft estabeleceu
certas diretrizes de segurança
( https://packt.link/security ) que devem ser seguidas.
Essas diretrizes reduzem os riscos de hackers, se não os
eliminam completamente.

 Propriedade dos dados: Mesmo que seus dados

estejam salvos na infraestrutura da Microsoft, eles não
são proprietários. Se você cancelar sua assinatura do
Microsoft 365, seus dados serão excluídos dos servidores
após 90 dias. Durante esse período, você pode renovar
sua assinatura ou fazer backup dos dados do Microsoft
365. Saiba mais sobre propriedade de dados
em https://packt.link/ownership .

 Conformidade e segurança da informação : O

Microsoft 365 também oferece recursos como prevenção
contra perda de dados e gerenciamento de dispositivos,
que permitem armazenar dados e informações da sua
empresa sem o risco de vazamento de informações. Ele
oferece recursos adicionais relacionados à conformidade
de dados e à segurança da informação.

Como essas são áreas altamente especializadas, focadas no lado

administrativo do Microsoft 365, não abordamos os tópicos neste
livro. Se você é um administrador e está implementando o Microsoft
365 em sua organização, recomendamos que se familiarize com essas
áreas. Você podeSaiba mais sobre os recursos de conformidade do
Microsoft 365 aqui: https://packt.link/M365-compliance . Você
pode ler mais sobre os recursos de segurança do Microsoft 365
aqui: https://packt.link/M365-security .

Licenciamento

A adoção do Office 365 oferece muitas vantagens, mas, ao mesmo

tempo, exige um grande esforço para encontrar o equilíbrio certode
custos e recursos para sua organização.

Algumas licenças fornecem acesso a um pacote de serviços ou

aplicativos, enquanto há planos de serviço individuais para um
aplicativo específico (como Power Apps, Power Automate, etc.).

O Microsoft 365 tem vários planos de assinatura para as seguintes

entidades:

 Pequenas e médias empresas : NesteNa categoria

"Aplicativos", existem os planos Básico , Padrão e Premium .
 O plano Básico oferece aplicativos do Office (Outlook, Word,
Excel, PowerPoint e OneNote) para uso online, somente em
dispositivos móveis, e concede 1 TB de armazenamento por
usuário. Os planos Padrão e Premium incluem os aplicativos do
Office para desktop correspondentes, além de serviços
adicionais.

 Escolas : A Microsoft oferece planos para escolas na categoria

"Educação". Os planos são A1 , A2 e A3 . O plano A1 oferece
aplicativos do Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint e
OneNote) para uso online e somente em dispositivos móveis. O
plano A2 também oferece acesso aos aplicativos de desktop
correspondentes. O Power BI está disponível apenas no plano
A3.

 Organizações sem fins lucrativos : Esta categoria inclui um

plano Básico e um plano Padrão . A principal diferença entre
os dois planos é que o plano Padrão permite baixar aplicativos
do Office para desktop, enquanto o plano Básico permite
acessar os aplicativos do Office apenas na web.

 Usuários domésticos : Para usuários domésticos, a Microsoft

oferece uma compra única ou dois planos de assinatura
( familiar e individual ) para escolher. O plano de compra
única permite usar apenas três aplicativos (Word, Excel e
PowerPoint) em um único dispositivo. Os planos familiar e
individual oferecem aplicativos adicionais.

 Empresas : As empresas podem escolher entre os

planos E3 e E5 . O plano E5 é a versão premium que inclui
todos os aplicativos e serviços do Microsoft 365.

 Trabalhadores de primeira linha : Os trabalhadores de

primeira linha são os primeiros a representar a sua organização.
O Microsoft 365 oferece o plano F3 para ajudar esses
trabalhadores a se manterem produtivos. O plano F3 oferece os
aplicativos do Office para web e dispositivos móveis, o
OneDrive e alguns outros serviços do Microsoft 365.

 Planos autônomos : AlémAlém dos planos mencionados

acima, alguns serviços também estão disponíveis em planos
independentes. Eles podem até ser incluídos em planos que não
os oferecem por padrão. Os planos independentes estão
listados aqui: https://packt.link/standalone-plans .

Você obtém acesso a um conjunto de aplicativos no Microsoft 365

com base no plano de assinatura atribuído a você pelo
seuorganização. Para obter acesso a outros aplicativos, você pode
solicitar ao seu administrador que faça um upgrade para um plano
superior ou que lhe atribua uma licença para esse aplicativo
específico. Mencionamos os requisitos de licença na seção
" Introdução" de cada receita.

Os planos do Microsoft 365 são atualizados periodicamente. Você

pode conferir os planos acessando https://www.office.com/ e
procurando no menu Produtos na barra de navegação superior ou
acessando esta página: https://packt.link/M365-plans .

Aplicativos do Microsoft 365

O Microsoft 365 abrange os seguintes aplicativos e serviços principais

(em ordem alfabética):

 Calendário : Este aplicativo permiteVocê visualiza sua agenda

diária, semanal ou mensal, agenda reuniões e compartilha
horários de reuniões e eventos. Ele também permite que você
visualize os calendários compartilhados da sua organização e os
calendários dos seus colegas.

 Delve : Este aplicativo utiliza aprendizado de máquina e

inteligência artificial para exibir informações relevantes para
você com base no que você faz e com quem trabalha. As
informações são extraídas de diferentes aplicativos do Microsoft
365, como SharePoint, OneDrive e Teams. O Delve é abordado
no e-book , Capítulo 15 , Microsoft Delve .

 Dynamics 365 : O Microsoft Dynamics 365 oferece serviços de

gerenciamento de relacionamento com o cliente e
gerenciamento de recursos empresariais. Ele permite que você
crie aplicativos de negócios para sua organização. Ele vem com
modelos de dados específicos que podem ser personalizados de
acordo com suas necessidades.

 Excel : O Excel é um dos programas mais populares para

organizar e manipular dados. Ele permite conectar-se a vários
bancos de dados e também visualizar dados usando gráficos
dinâmicos e tabelas. Com o Microsoft 365, você pode acessar
suas planilhas do Excel em um navegador da web.

 Formulários : O Microsoft Forms permite criar pesquisas,

questionários em equipe e enquetes de opinião, criando
formulários eletrônicos simples com diversas opções de
entrada. As respostas recebidas podem ser analisadas
individualmente ou coletivamente no Forms ou exportando-as
 para o Excel. Para saber mais sobre o Forms, consulte o
Capítulo 24 , Microsoft Forms .

 Viva Insights : Este aplicativo fornece insights sobre seus

hábitos de trabalho, analisando suas interações com as
pessoas. Ele também permite silenciar notificações que possam
distraí-lo e reservar um tempo para se concentrar na sua
agenda diária.

 OneDrive : O OneDrive permite que você salve e compartilhe

seus arquivos em um só lugar. Você pode compartilhá-los com
segurança com seus colegas, fornecedores ou parceiros. Seus
arquivos do OneDrive podem ser baixados em qualquer
dispositivo e sincronizados com a nuvem para garantir que seu
trabalho nunca seja perdido. Você pode encontrar mais detalhes
sobre o OneDrive no Capítulo 6 , OneDrive .

 OneNote : O OneNote é um aplicativo de anotações que

captura e organiza suas anotações em cadernos, seções ou
páginas. Ele permite que você faça anotações manuscritas e em
áudio.

 Outlook : O Outlook permite que você fique por dentro dos

seus e-mails. Ele possui recursos como detecção de spam e
filtro automático. Também oferece recursos como lembretes de
anexos, rastreamento de participantes e a capacidade de
anexar um documento como um link (em vez de uma cópia
duplicada).

 Pessoas : O aplicativo Pessoas permite que você mantenha

uma lista de contatos. Isso inclui funcionários internos, além de
todos os seus amigos, familiares e conhecidos.

 Planner : O Planner permite que você gerencie suas tarefas

organizando-as em planos, atribuindo-as a indivíduos e
notificando-os. Você e sua equipe podem acompanhar as
tarefas em um quadro de planner e acompanhá-las até a
conclusão. O Planner é abordado no e-book, no Capítulo
22 , Planner .

 Power Automate : Anteriormente conhecidoAssim como o

Microsoft Flow , este aplicativo permite automatizar
processos de negócios usando lógica condicional e conectando
uma série de fontes de dados. O Power Automate é abordado
no Capítulo 8 , Power Automate (Microsoft Flow) , e no Capítulo
17, Power Automate Desktop para RPA .
 Power BI : Este aplicativo permite visualizar dados usando
recursos visuais integrados e personalizados, além de criar
painéis e compartilhá-los com outras pessoas. O Power BI é
abordado no Capítulo 11 , Power BI .

 Power Virtual Agents : Este serviço permite que você crie

chatbots para sua organização que podemintegrar com outros
serviços do Microsoft 365. Os agentes virtuais são abordados no
eBook no Capítulo 18 , Copilot Studio (Power Virtual Agents) .

 Power Apps : Este aplicativo permite desenvolver formulários

eletrônicos que permitem interagir com os dados da sua
organização. Eles podem ser criados tanto para a web quanto
para dispositivos móveis. O Power Apps é abordado no Capítulo
9, " Criando Power Apps" , e no Capítulo 10, " Aplicando Power
Apps" .

 PowerPoint : O PowerPoint permite criar apresentações

usando efeitos visuais e animações e compartilhá-las com seus
colegas. O PowerPoint possui uma versão para cliente e uma
versão para web, além de oferecer suporte à coautoria.

 SharePoint : O SharePoint é uma plataforma para sua

organização impulsionar a colaboração em equipe e o
gerenciamento de documentos e conteúdo. Ele permite que
você compartilhe conteúdo e informações com segurança com
seus colegas e parceiros. Se quiser navegar adiante para as
receitas sobre o SharePoint, considere os seguintes capítulos:

 Capítulo 2 , Introdução ao SharePoint Online

 Capítulo 3 , Sites modernos no SharePoint Online

 Capítulo 4 , Listas e bibliotecas no SharePoint Online

 Capítulo 5 , Gerenciamento de documentos no SharePoint

Online

 Capítulo 13 , Armazenamento de termos e tipos de

conteúdo no SharePoint Online

 Stream : Stream é o portal de vídeos da sua empresa, onde

seus funcionários podem enviar e compartilhar vídeos de aulas,
reuniões, apresentações e sessões de treinamento. Ele também
permite categorizar os vídeos por canal. Para saber mais sobre
o Stream, consulte o apêndice no e-book complementar .
  Tarefas : O aplicativo Tarefas permite gerenciar tarefas no
Outlook. Ele permite atribuir datas de vencimento às tarefas e
marcá-las como concluídas.

 Teams : O Teams é o seu centro de colaboração com um

espaço de trabalho em equipe baseado em bate-papo que
permite trabalhar em colaboração com seus colegas. Ele
oferece recursos para bate-papos em grupo, reuniões online,
chamadas e webconferências. O Capítulo 7 , Microsoft Teams ,
aborda o Teams em detalhes.

 Para Fazer : Este aplicativo permite que você gerencie, priorize

e conclua as tarefas mais importantes que você precisa realizar
todos os dias. Abordamos isso no e-book, Capítulo
23 , Microsoft To Do.

 Quadro branco : O Quadro branco é um aplicativo que permite

usar seu dispositivo como um quadro branco para gerar ideias e
trocar ideias. Ele suporta texto, formas e desenho livre.

 Word : Este aplicativo permite criar documentos profissionais e

compartilhá-los com seus colegas. O aplicativo possui uma
versão cliente e uma versão web e suporta a coautoria de
documentos.

 Engajar : Engajar éA rede social da sua organização que

impulsiona o engajamento dos funcionários. O Engage foi
abordado no e-book Capítulo 21 , Viva Engage.

 Copilot : seu companheiro de IA que auxilia em tarefas de

rotina, aumentando a produtividade nos aplicativos do Microsoft
365.

Entrando no Microsoft 365

Com issoIntrodução, vamos direto ao serviço em si.

O Microsoft 365 utiliza um único login para todos os seus aplicativos e

serviços. A página inicial de login do Microsoft 365 pode variar um
pouco dependendo do dispositivo e do aplicativo em que você está
acessando. No entanto, você verá uma opção de login consistente
em todos esses aplicativos e dispositivos. Por exemplo, a página
inicial de login quando você usa um navegador para acessar o
Microsoft 365 por meio da página inicial em www.office.com tem a
seguinte aparência:
Figura 1.1: Link de entrada do Microsoft 365

Este artigo de suporte da Microsoft explica como fazer login ao entrar

em aplicativos em vários dispositivos:

https://packt.link/M365-signin

A experiência de logintorna-se consistente após você clicar no

botão Entrar . Ao clicar neste botão, você será solicitado a fornecer
um ID de e-mail. Para sua assinatura corporativa ou escolar, este será
o seu ID de e-mail corporativo ou escolar correspondente. Se você
tiver uma conta pessoal da Microsoft, este será o seu ID de e-mail
pessoal.

Para contas corporativas ou escolares, inserir o ID de e-mail e clicar

em Avançar o levará à página de login da sua organização, onde
você precisará inserir a senha usual. Em seguida, clique
em Entrar novamente. Observe que mais informações poderão ser
solicitadas aqui, dependendo se a sua organização configurou
segurança adicional.

Se estiver navegando para um dos serviços do Microsoft 365 a partir

do navegador, você também será perguntado se deseja permanecer
conectado? . Confirmar "Sim" significa que você não precisará
entrar novamente sempre que acessar um aplicativo ou serviço
usando o mesmo navegador. Você também pode selecionar " Não
mostrar isso novamente" para reduzir o número de vezes que você
é solicitado a entrar. Certifique-se de fazer isso apenas em
dispositivos que pertencem a você e não são compartilhados com
outras pessoas.
Pronto! Agora você estáPronto para aproveitar todos os aplicativos e
serviços do Microsoft 365 usando este único login. A seguir,
exploraremos os vários componentes da interface do usuário do
Microsoft 365 com mais detalhes.

Interface de usuário do Microsoft 365

O Microsoft 365 chegaCom uma interface de usuário muito simples e

intuitiva. Você verá uma página de destino semelhante a esta ao
acessar a página inicial do Microsoft 365 em www.office.com :

Figura 1.2: Página inicial do Microsoft 365

Vamos analisar as diversas seções desta página com um pouco mais

de detalhes.

Cabeçalho da página – a barra de suíte

O bar da suíte apareceno topo de todos os aplicativos do Microsoft

365. A barra de suítes contém os seguintes links:

Figura 1.3: Barra do pacote Microsoft 365

1. O conjunto de quadrados na extrema esquerda é conhecido

como inicializador de aplicativos do Microsoft 365 (também
chamado de waffle ). É o menu Iniciar equivalente ao Windows
10. O waffle exibe seus aplicativos do Microsoft 365 usados com
frequência. Além dos aplicativos do Microsoft 365, sua
 organização pode adicionar seus próprios aplicativos nesta
seção. Você pode então navegar até seus aplicativos a partir
daqui. Além disso, você também verá seus documentos
recentes se rolar até a parte inferior do inicializador de
aplicativos. Você também pode clicar em Todos os
aplicativos na parte inferior do painel do inicializador de
aplicativos para ser levado a uma página que mostra uma lista
de todos os aplicativos aos quais você tem acesso:

Figura 1.4: Acessando aplicativos

 2. A caixa de Pesquisa do Microsoft 365 no meio permite que
você pesquise em todo o locatário do Microsoft 365 da sua
organização. A pesquisa permite que você encontre conteúdo
relevantede todos os sites do SharePoint e do OneDrive.
Abordaremos a Pesquisa com muito mais detalhes nos
próximos capítulos, mas vale mencionar que a
Pesquisa sempre mostrará apenas o conteúdo ao qual você
tem acesso.

3. Ao lado da caixa de pesquisa , há três ícones do Microsoft 365:

a. Ícone de notificação : notifica você quando você recebe

um e-mail.

2. Ícone de configurações : isso é explicado na seção a

seguir.

3. Ícone de ajuda : para obter ajuda no Microsoft 365. O

ícone de ajuda reconhece o contexto; clicar neste ícone
mostrará ajuda relevante para a área ou página que você
estava navegando quando clicou nele.

4. No lado direito da tela, você encontrará a foto do perfil (ou suas

iniciais, caso a foto não esteja disponível). Você pode atualizar
seus dados de contato clicando na foto do perfil e selecionando
" Meu Perfil do Office" . Você também pode visualizar suas
assinaturas e informações de licença e atualizar os detalhes da
sua conta (configurações de privacidade, senha, etc.) aqui.

Ícone de configurações

O menu Configurações é representado pelo ícone de engrenagem .

O ícone de configurações permite que você altere suas configurações
pessoaispreferências, incluindo suas configurações de notificação e
sua senha para o Microsoft 365, comomostrado na captura de tela a
seguir:
Figura 1.5: Atualizar preferências pessoais

Você pode atualizar o seguinte aqui:

 Sua aparência pessoal do Microsoft 365 (se sua organização

permitir)

 Certas preferências de notificação do Microsoft 365

 Senha da sua conta da organização

 Configurações adicionais de segurança e privacidade

Além disso, o painel de configurações é sensível ao contexto, o que

significa que as configurações que você vê neste painel dependerão
da carga de trabalho ou do aplicativo do Microsoft 365 em que você
estiver trabalhando. Por exemplo, ao visualizar o painel de
configurações em uma página do SharePoint, você verá configurações
relevantes para aquela página ou área específica no SharePoint.
Abordaremos as configurações de aplicativos individuais
separadamente nos capítulos referentes a esses aplicativos.

Conteúdo da página

Embora o cabeçalho apareça consistentemente em todas as cargas

de trabalho do Microsoft 365, o conteúdo de cada aplicativo varia
dependendo do tipo de aplicativo. A página inicial do Microsoft 365
contém as seguintes seções (de cima para baixo).

A opção Instalar o Office no canto superior direito permite instalar

aplicativos do Office (como Word, Excel e PowerPoint) em sua
máquina. Este link só estará visível se o seu plano de assinatura
permitir.você instala aplicativos do Office.
Figura 1.6: Componentes da página de destino do Microsoft 365

A seção Recomendado exibe todos os documentos que podem ser

relevantes para você. O Microsoft 365 usa aprendizado de máquina e
inteligência artificial para criar uma lista personalizada para cada
usuário com base nos projetos em que você está trabalhando e nas
pessoas com quem está trabalhando.

Figura 1.7: Resultados recomendados

A barra de acesso rápido permiteAdicione um ou mais filtros de

conteúdo . Os filtros de conteúdo permitem refinar seu conteúdo
com base em metadados. Eles vêm com quatro filtros
padrão: Todos , Abertos recentemente , Compartilhados e Favor
itos .

O link Abertos recentemente exibe os documentos em ordem

decrescente da data do último acesso. Esse recurso é muito útil
porque permite que você comece a trabalhar nos documentos na
ordem em que você os acessou ou atualizou pela última vez.

Figura 1.8: Documentos abertos recentemente

A exibição Compartilhada exibe os documentos que foram

compartilhados com você por seus colegas.

Figura 1.9: Documentos compartilhados

Na parte inferior do acesso rápido, você encontrará o link Ver todo o

meu conteúdo , que permite expandir sua pesquisae filtrar conteúdo
específico usando os filtros à esquerda.

Figura 1.10: Painel de refinamento de documentos

Interface de administração do Microsoft 365

O Microsoft 365 é umUma plataforma muito poderosa, mas com
grandes poderes vêm grandes responsabilidades. O centro de
administração do Microsoft 365 permite gerenciar vários aspectos da
plataforma. Somente administradores designados em sua organização
podem acessar o centro de administração. Eles podem acessá-lo pelo
aplicativo de administração após efetuarem login
em www.office.com .

A captura de tela a seguir mostra a tela inicial do centro de

administração do Microsoft 365:

Figura 1.11: Centro de administração do Microsoft 365

Você pode executar as seguintes ações no centro de administração do

Microsoft 365:

 Adicionar ou remover usuários no ambiente do Microsoft 365 da

sua organização

 Gerenciar licenças de aplicativos para esses usuários

 Gerenciar atribuições de funções administrativas em toda a

organização

 Criar e gerenciar grupos e caixas de correio do Azure Active

Directory

 Gerenciar licenças de aplicativos e informações de cobrança

 Registre um tíquete de suporte com o Suporte da Microsoft

 Registre o domínio da sua empresa no Microsoft 365

 Visualize relatórios de uso e conformidade e realize auditorias

  Monitore a integridade e o desempenho do Microsoft 365

 Administrar e governar aplicativos individuais do Microsoft 365

usando o centro de administração correspondente

Como este livro se concentra no uso das diferentes cargas de trabalho

do Microsoft 365, discutir os recursos de administração está além do
escopo deste livro. No entanto, embora o livro não aborde o
portalreceitas de administração, é bom conhecer as diversas funções
disponíveis no Microsoft 365. Abordaremos isso a seguir.

Funções de administrador do Microsoft 365

O Microsoft 365 temvárias funções de administrador, cada uma

específica para a natureza do trabalho no qual o administrador está
envolvido. Essas funções podem ser divididas em três grandes
categorias.

Funções globais : usuários com essas funções podem acessar todos

os recursos de administração do Microsoft 365. As duas funções
globais são as seguintes:

 Administrador global : este é o privilégio mais alto que você

pode obter no Centro de administração do Microsoft 365.
Administradores globais podem executar todas as tarefas no
Centro de administração do Microsoft 365. Eles também podem
adicionar outras pessoas como administradores globais. Essa
função deve ser concedida com cautela.

A pessoa que se inscreveu no Microsoft 365 se torna

automaticamente um administrador global.

 Leitor global : indivíduos com essa função podem visualizar

recursos de administrador, mas não podem alterá-los.

Funções de administrador : essas funções são atribuídas a

indivíduos responsáveis por manter os diferentes aspectos
administrativos dos seus serviços do Microsoft 365, como
licenciamento, cobrança, usuários, solicitações de helpdesk e assim
por diante. Algumas funções importantes nessa categoria são as
seguintes:

 Administrador do helpdesk : para redefinir senhas e

gerenciar solicitações de serviço

 Administrador de usuário : para criar usuários e grupos

 Administração de conformidade : para manter a governança

de dados
  Convidado convidado : para fornecer aos usuários externos
acesso ao Active Directory da organização

 Administrador de licenças : para atribuir licenças aos

usuários

Administradores para um aplicativo ou carga de trabalho

específica : É uma prática recomendada atribuir a indivíduos acesso
de administrador apenas aos serviços pelos quais são responsáveis.
Algumas funções de administrador importantes para serviços
específicos são as seguintes:

 Administrador do Exchange : para gerenciar o Exchange

Online

 Administração de grupos : para gerenciar grupos do

Microsoft 365

 Administração do SharePoint : para gerenciar o SharePoint e

o OneDrive

 Administração do serviço Teams : para administrar o

aplicativo Teams

 Administrador da plataforma Power : para gerenciar o

Power Apps e o Power Automate

 Administrador do Power BI : para administrar tarefas de

administração do Power BI

Existem outras funções de administrador além das mencionadas aqui.

Uma lista completa de funções de administrador e suas descrições
está disponível em https://packt.link/admin-roles .

Com este alto nívelresumo das funções de administração concluídas,

estamos prontos para começar a explorar receitas para diferentes
serviços no Microsoft 365.

Vamos começar!

Nosso objetivo é fornecer a você o conhecimento necessário para

maximizar os benefícios da sua assinatura do Microsoft 365. Entender
todo o ecossistema do Microsoft 365 pode parecer complicado, por
isso este livro foi desenvolvido especificamente para fornecer
explicações sobre a funcionalidade de cada aplicativo do Microsoft
365, como utilizá-los com eficiência e orientações sobre quando
escolher um em vez do outro.

O Microsoft 365 é compatível com diversos dispositivos, oferecendo

uma experiência consistente em todas as plataformas. No entanto,
observe que as capturas de tela neste livro foram feitas em
dispositivos Windows 10 usando o navegador Chrome. Portanto, se
você estiver usando um sistema operacional ou navegador diferente,
pode haver pequenas diferenças na apresentação visual.

Embora este livro aborde de forma abrangente os principais

aplicativos do pacote Microsoft 365, é importante reconhecer que a
tecnologia continua a evoluir rapidamente. Certos serviços podem se
tornar obsoletos, enquanto novos são introduzidos. Ao criar este livro,
nosso objetivo foi alinhá-lo às ofertas atuais. Esperamos sinceramente
que este livro seja valioso para você em suas buscas pelo Microsoft
365. Como lembrete, incentivamos você a entrar em contato conosco
pelo e-mail [email protected] e mencionar o título do
livro no assunto para qualquer feedback ou preocupação que você
possa ter. Sua contribuição será sempre bem-vinda para ajudar a
melhorar este livro.

Boa sorte! Vamos começar! Nossos primeiros capítulos abordarão um

dos serviços mais utilizados: o SharePoint.

Saiba mais no Discord

Para participar da comunidade Discord deste livro – onde você pode

compartilhar feedback, fazer perguntas ao autor e saber sobre novos
lançamentos – siga o código QR abaixo:

https://packt.link/powerusers
2

Introdução ao SharePoint Online

O SharePoint Online faz parte do ecossistema do Microsoft 365, que

facilita a colaboração e a produtividade nas organizações,
capacitando seus usuários com ferramentas para criar e compartilhar
conteúdo. Em sua essência, o SharePoint é um sistema de
gerenciamento de conteúdo que oferece aos usuários locais , como
sites, listas e bibliotecas, onde podem criar e armazenar documentos
e dados. Ele também permite que seus usuários colaborem com esse
conteúdo, permitindo que ele seja compartilhado com segurança com
outras pessoas dentro ou fora da organização. Os usuários também
podem encontrar esse conteúdo com segurança por meio dopoderoso
recurso de pesquisa da Microsoft .

Além disso, o SharePoint permite que uma organização se comunique

de forma eficaz por meio de páginas avançadas, ferramentas
envolventes e web parts . Nósabordará essas áreas com mais
detalhes ao longo do livro, apresentando-as primeiro no Capítulo
3 , Sites modernos no SharePoint Online .

O SharePoint integra-se bem com diversas outras ferramentas dentro

e fora do ecossistema do Microsoft 365, como o Microsoft Teams, o
OneDrive e o pacote Microsoft Office, para citar algumas. O
SharePoint pode ser acessado por meio de diversos navegadores para
desktop e dispositivos móveis, como Edge, Chrome, Firefox e Safari.
Também pode ser acessado por meio de aplicativos móveis nativos
para iOS e Android.

Discutimos brevemente no Capítulo 1 , Visão Geral do Microsoft 365 ,

que o SharePoint está disponível tanto como uma instalação
eletrônica autônoma (local) quanto como uma oferta na nuvem
através do Microsoft 365. As receitas em nosso livro foram escritas
com a versão na nuvem em mente, chamada SharePoint Online .
EnquantoAs receitas e os comentários relacionados foram escritos e
testados na versão em nuvem; os conceitos-chave se aplicam
igualmente a ambas as versões do SharePoint. Todas as referências
ao SharePoint nestes capítulos e, em geral, ao longo do livro referem-
se ao SharePoint Online, salvo indicação em contrário.

As receitas a seguir neste capítulo introdutório mostrarão como

executar algumas das tarefas mais comuns no SharePoint Online:

 Chegando à página inicial do SharePoint

 Criando um site moderno

  Visualizando o conteúdo do site

 Criando uma lista

 Adicionar um item a uma lista

 Criando uma biblioteca de documentos

 Enviando documentos para uma biblioteca

 Excluir e restaurar um arquivo

 Compartilhando um documento

 Pesquisando conteúdo

Embora este capítulo aborde os cenários mais comumente utilizados,

capítulos dedicados, mais adiante neste livro, abordarão com mais
detalhes muitas das diferentes áreas do SharePoint. Você encontrará
referências a esses capítulos nas seções "Veja também" de cada
receita deste capítulo. Ao final deste capítulo, você será capaz de
realizar tarefas básicas, porém comuns, no SharePoint.

Chegando à página inicial do SharePoint

A página inicial do SharePointé o local central que mostra o conteúdo

relevante de todos os sites do SharePoint aos quais você tem acesso
na sua organização. A partir daqui, você pode acessar facilmente os
sites que está acompanhando, que visita com frequência ou que
visitou recentemente. Esta página também permite pesquisar
conteúdo em todos os sites do SharePoint aos quais você pode ter
acesso.

Esta receita mostra como fazer login no Microsoft 365 e, a partir daí,
navegar até a página inicial do SharePoint Online.

Preparando-se

Para poder navegar até a página inicial do SharePoint, sua

organização deve ter adquirido um dos produtos do Microsoft 365 que
contêm o SharePoint. Além disso, eles devem ter lhe concedido uma
licença para usar o SharePoint Online.

Como fazer isso...

Você pode seguir estas etapas para acessar a página inicial do

SharePoint Online:

1. Acesse www.office.com e clique no botão Entrar .

2. Faça login usando seu ID de e-mail e senha.

 3. Você será direcionado para a página inicial do Microsoft 365.
Clique no inicializador de aplicativos no canto superior
esquerdocanto, conforme mostrado na imagem a seguir:

Figura 2.1: O ícone do iniciador de aplicativos na página inicial do

Office

4. Isso expandirá o inicializador de aplicativos para revelar os

aplicativos sugeridos e usados com frequência. Em seguida,
clique no ícone do SharePoint , conforme mostrado abaixo:
Figura 2.2: Encontrando o SharePoint no inicializador de aplicativos

5. Isso o levará à página inicial do SharePoint, que veremos na

seção Como funciona… desta receita.

Pronto! Você acabou de aprender como fazer login no Microsoft 365 e

navegar até a página inicial do SharePoint da sua organização. O
conteúdo que você vê nesta página é personalizado para você.com
base em vários fatores, como, mas não se limitando a, conteúdo que
você modificou ou com o qual interagiu, notícias promovidas por sua
organização, suas pesquisas anteriores, sites ou pessoas que você
segue, etc.

Como funciona...

A página inicial do SharePoint mostra suas interações em todos os

sites do SharePoint aos quais você tem acesso. Resumindo, esta
página permite que você acesse o que é mais relevante para você,
sem precisar procurar o conteúdo.
Todas as páginas do SharePoint, incluindo a página inicial, são
compostas de três seções:

Figura 2.3: A página inicial do SharePoint

1. Barra de navegação : Discutimos a barra de navegação como

parte do Capítulo 1 , Visão geral do Microsoft 365. Um detalhe
adicional sobre a barra de navegação do SharePointpágina
inicial é que a caixa de pesquisa no centro desta barra permite
que você pesquise centralmente todo o seu conteúdo do
SharePoint e do OneDrive diretamente desta página.

Você aprenderá mais sobre a pesquisa de conteúdo no SharePoint

mais adiante neste capítulo. Há também um capítulo dedicado
posteriormente neste livro ( Capítulo 14 , Pesquisa no Microsoft 365 )
que aborda a Pesquisa do Microsoft 365 com mais detalhes.

2. Barra de aplicativos : A barra de aplicativos é a sua porta de

entrada para o conteúdo mais relevante do SharePoint. Ela
permite que você navegue pelos sites, notícias, arquivos e listas
considerados mais relevantes para você por meio de suas
interações com o SharePoint e o Microsoft 365 em geral. Ela
 também permite que sua organização defina a navegação

global:

Figura 2.4: A barra de aplicativos à esquerda da página inicial do

SharePoint

A lista a seguir apresenta numericamente os seis recursos diferentes

que você pode acessar por meio da barra de aplicativos, conforme
mostrado na Figura 2.4 :

1. Início : O ícone da página inicial leva você à página inicial

do SharePoint por padrão. No entanto, como
administrador do SharePoint ou proprietário do site inicial
do SharePoint (consulte Tipos de sites modernos mais
adiante neste capítulo), você pode modificar o ícone da
página inicial para mostrar a navegação entre sites.

Tal cross-sitea navegação no SharePoint também

échamada navegação global . Leremos mais sobre navegação
global em " Modificando a receita de navegação superior" do Capítulo
3 , "Sites Modernos no SharePoint Online" .

Você também pode ler mais sobre como implementar a navegação

global por meio da barra de aplicativos
aqui: https://packt.link/home-icon .

2. Meus sites : clicar neste ícone mostra uma lista dos seus
sites visitados com frequência e seguidos recentemente.

3. Minhas notícias : clicar neste link mostra as notícias

recomendadas de todos os sites.
 4. Meus arquivos : mostra uma lista dos documentos
visitados recentemente.

5. Minhas listas : mostra as listas com as quais você

trabalhou recentemente ou que marcou como favoritas.

6. Criar : Este link permite que você crie:

1. Sites dentro do ambiente do Microsoft 365 da sua

organização.

2. Notícias, páginas e listas em sites aos quais você

tem acesso.

3. Arquivos do Word/Excel/PowerPoint ou blocos de

anotações do OneNote no seu OneDrive.

3. A terceira seção em uma tela do SharePoint é a área de

conteúdo principal : a barra de navegação e a barra de
aplicativos permanecem estacionárias enquanto você navega
entre vários sites e páginas do SharePoint. O que muda, no
entanto, é o conteúdo que você vê na área principal, fora
dessas barras. Para a página inicial do SharePoint, issoa área de
conteúdo contém as seguintes seções:

Figura 2.5: A área de conteúdo principal da página inicial do

SharePoint

Vamos analisar cada uma dessas seções da área de conteúdo

principal ponto por ponto:
 1. Seção de favoritos : esta seção permite que você acesse
rapidamente o conteúdo que adicionou aos favoritos ou com o
qual interagiu recentemente. Esta seção contém as seguintes
subseções:

1. Seguindo : Aqui, você pode visualizar uma lista dos sites

que está seguindo. Você pode clicar no nome do site para
ir diretamente para a página inicial. Quando você cria um
site, o SharePoint o adiciona automaticamente à lista de
sites que você está seguindo. Para seguir um site
existente, você pode clicar no texto " Não seguindo" no
canto superior direito de qualquer página desse site,
conforme mostrado na imagem a seguir:

Figura 2.6: Alternar entre seguir/não seguir no canto superior direito

de uma página da web

2. Recente : Esta seçãomostra uma lista de sites que você

visitou recentemente. Você pode clicar no nome do site
para acessá-lo rapidamente. Você também pode clicar na
estrela ( ) ao lado do nome do site para adicioná-lo à
lista de sites seguidos.

3. Salvo para mais tarde : ao navegar pelas páginas de

vários sites do SharePoint, você pode marcá-las clicando
no ícone de marcador ( ) ou no link Salvar para mais
tarde, na parte inferior de qualquer item de notícias ou
página do SharePoint, conforme mostrado abaixo:

Figura 2.7: Usando o link Salvar para mais tarde para adicionar uma
página à seção Favoritos

4. Essas páginas marcadas aparecem nesta seção. Clicar no

nome da página leva você para a página correspondente.

5. Links em destaque : sua organização pode adicionar

links úteis para todos nesta seção. Esses links são visíveis
 para todos em toda a organização. Podem ser links para o
site da sua organização, sistema de controle de ponto,
folha de pagamento ou outros recursos que seriam úteis
para todos. Somente usuários com determinados
privilégios de administrador podem criar ou editar esses
links.

2. Criar site e Criar publicação de notícias : Clicar em Criar

site inicia o assistente de criação de novos sites do SharePoint.
Discutiremos isso com mais detalhes na receita " Criando um
site moderno", mais adiante neste capítulo.

Clicar em Criar publicação de notícias levavocê para a

página Criar postagem de notícias em um site de sua escolha.

Essas opções só serão exibidas se sua organização as tiver ativado.

Discutiremos isso com mais detalhes na receita " Adicionando uma
página" no Capítulo 3 , "Sites modernos no SharePoint Online" .

3. Notícias de sites : Como o título sugere, esta seção reúne

notícias de todos os seus sites em um único lugar. A partir
daqui, você pode simplesmente clicar na notícia para acessar a
página de detalhes. Você também pode marcar (salvar para ler
mais tarde) uma notícia para que ela apareça na sua lista
de Itens salvos nesta página.

4. Sites frequentes : Como o título sugere, esta seção

mostra blocos contendo informações sobre os sites mais
visitados. Além do nome do site e um link para ele, cadaO bloco
mostra uma rápida visão geral do que é mais recente e popular
no site.

Veja também

 Capítulo 1 , Visão geral do Microsoft 365

 A receita para criar um site moderno neste capítulo

 A receita Adicionando uma página no Capítulo 3 , Sites

modernos no SharePoint Online

Criando um site moderno

O SharePoint forneceVários modelos ou tipos de site para que você

possa criar sites. Esses modelos usam blocos de construção
semelhantes, mas criam sites ligeiramente diferentes no final, que
ajudam a atingir diferentes objetivos de colaboração e comunicação.
Esses modelos diferem entre si em vários aspectos, como na forma
como armazenam informações, como as apresentam e até mesmo
nos recursos que oferecem.

Esta receita mostra como criar um site usandoo modelo de site de

equipe , que é o modelo de site mais comumente usado para
colaboração em equipe.

Preparando-se

Sua organização deve fazer o seguinte antes de criar sites na página

inicial do SharePoint:

 Conceder a você acesso ao SharePoint como parte do pacote

Microsoft 365

 Habilitar a criação de sites a partir da página inicial do

SharePoint

 Habilite a criação de sites modernos no seu ambiente Microsoft

365

Como fazer isso...

Para criar um novo site a partir da página inicial do SharePoint, siga

estas etapas:

1. Navegue até a página inicial do SharePoint, conforme descrito

na receita anterior.

2. Clique na opção Criar site e depois em Site da equipe ,

conforme mostrado na captura de tela a seguir:

Figura 2.8: Navegando na tela de criação do site

Se você não consegue ver a opção Criar site , é provável que sua
organização tenha desativado a criação de sites para você.
 3. Clique em Equipe padrão e depois em Usar modelo :

Figura 2.9: Selecionando um modelo para seu site

Ao criar um site, ele vem com um conjunto padrão de bibliotecas,

listas e páginas. As listas, bibliotecas e páginas criadas como parte
dos modelos padrão de site de equipe e comunicação são mínimas. O
SharePoint oferece modelos adicionais que contêm páginas pré-
preenchidas, modelos de página, web parts e outros artefatos que
podem ser mais adequados às necessidades específicas do site que
está sendo criado. Sua organização também pode criar modelos que
você pode aplicar ao criar seus sites. Assim como os modelos
fornecidos pela Microsoft, esses modelos podem ter conteúdo pré-
criado, específico para suas necessidades personalizadas. Observe
que exportar um site como modelo e criar um modelo de site do zero
exigem conhecimento de desenvolvimento. Observe também que
esses modelos estão sujeitos a alterações e serão aprimorados com o
tempo. Vale a pena conferir os modelos de site integrados mais
recentes disponíveis aqui: https://packt.link/site-templates . Por
fim, você sempre pode começar com um modelo e aplicar um modelo
diferente a ele posteriormente, por meio do menu de configurações
do site. Discutimos o menu de configurações do site na receita
"Exibindo e alterando as configurações do site" do Capítulo 3 , "Sites
modernos no SharePoint Online" .

4. Preencha o Nome do site , a Descrição do site , confirme

ou altere o endereço de e-mail do grupo pré-
selecionado e clique no botão Avançar :
Figura 2.10: Inserindo detalhes para criar um site de equipe

5. Selecione as configurações de privacidade , selecione um

idioma (falaremos mais sobre essas configurações
posteriormente nesta receita). Em seguida, clique no
botão Criar site .

O endereço de e-mail do grupo que você pode ver na captura de tela

anterior é usado para o grupo correspondente do Microsoft 365 que é
criado junto com o site da equipe. Você pode ler mais sobre grupos
no Capítulo 16 , Grupos do Microsoft 365 .

Além disso, você deve escolher cuidadosamente as configurações

de Privacidade nesta tela. Escolher "Privado" para esta
configuração significa que apenas os membros selecionados que você
permitir na próxima tela terão acesso para visualizar e modificar o
conteúdo do site. Selecionar "Público" significa que todos na sua
organização poderão visualizar e modificar o conteúdo deste site.
Você sempre pode alterar as permissões do site após sua criação.

6. Neste ponto, o SharePoint começará a criar o site em segundo

plano.

7. Mesmo assim, o SharePoint solicitará que você convide outros

usuários para o seu site. Esses usuários geralmente são
pessoas da sua organização a quem você gostaria de conceder
acesso de proprietário ou membro a este site. Os colegas de
trabalho que você adicionar aqui serão adicionados
como Membros por padrão. Você pode alterar o nível de
 acesso deles emo site selecionando a palavra Membro ao lado
do nome e alterando a função para Proprietário . Isso pode ser
visto na captura de tela a seguir:

Figura 2.11: Adicionando membros a um site de equipe

Proprietários e membros adicionados por meio desta tela recebem

dois níveis diferentes de permissões no SharePoint. Os membros
podem adicionar, atualizar ou excluir conteúdo (documentos, páginas
e/ou itens de lista) no seu site. Eles também podem visualizar todo o
conteúdo do seu site que outros possam ter criado. Em comparação,
os proprietários do site podem fazer tudo o que os membros fazem.
Além disso, eles podem alterar as permissões do site, adicionar e
personalizar páginas e alterar outros elementos importantes do site.
Esse acesso geralmente é concedido apenas a alguns usuários
selecionados da equipe.

Há também uma terceira configuração de permissão: acesso de

visitantes. Os visitantes do seu site podem visualizar o conteúdo do
site. Esse conteúdo pode ser apresentado por meio de listas
informativas, documentos ou páginas do site.

8. Clicar em Concluir o redirecionará para a página inicial deste

site recém-criado. Você também poderá ser solicitado a aplicar
um modelo personalizado ao seu site, mas falaremos sobre isso
na próxima seção.

Parabéns! Você acabou de criar um novo site no SharePoint Online.

Como funciona...

Em sua essência, um site do SharePoint é um site que nos permite

armazenar informações e apresentá-las de diferentes maneiras. As
informações podem ser armazenadas como dados em listas e na
forma de documentos e/ou arquivos em bibliotecas dentro do site. O
SharePoint usa páginas e, opcionalmente, Web Parts nessas páginas
para exibir essas informações em diversos formatos. Quando você
cria um novo site no SharePoint, ele cria automaticamente um ou
mais desses artefatos para você dentro desse site. Por fim, cada site
criado vem com recursos de pesquisa incorporados. A Pesquisa da
Microsoft no SharePoint é uma maneira rápida de encontrar
informações relevantes.para você, não apenas de dentro do seu site,
mas também de outros sites e cargas de trabalho que sua
organização pode ter habilitado no Microsoft 365. Aprenderemos mais
sobre a Pesquisa como parte da receita de conteúdo de
Pesquisa neste capítulo e, em seguida, a examinaremos com mais
detalhes como parte do Capítulo 14 , Pesquisa no Microsoft 365 .

Tipos de sites modernos

No momento da escritaNeste livro, a Microsoft disponibilizou uma

variedade de modelos para sites modernos. Vamos analisá-los agora.

Site da equipe

Este tipo de site éusado principalmente para colaboração dentro de

uma equipe ouUm departamento que está trabalhando ativamente
em um projeto ou objetivo compartilhado. Como mencionado
anteriormente, este é de longe o tipo mais comum de modelo de site
usado para criar sites do SharePoint. Os sites de equipe do SharePoint
também são conectados a grupos do Microsoft 365, que, por sua vez,
são conectados a outras cargas de trabalho do Microsoft 365, como
Microsoft Teams, Planner e Outlook. Exemplos de sites de equipe
incluem sites criados para equipes de projeto individuais colaborarem,
sites criados para trabalhar com parceiros ou fornecedores externos e
sites criados para departamentos dentro da organização (como o
departamento de Recursos Humanos ou o departamento Financeiro)
para colaboração em equipe. Isso significa que sua organização
normalmente teria muitos sites de equipe.

Embora esta receita tenha descrito a criação de um site de equipe

associado a um grupo, você também pode solicitar que os
administradores designados do SharePoint criem sites de equipe
modernos para você sem um grupo subjacente. Eles podem criar
esses sites de equipe por meio do centro de administração do
SharePoint.

Site de comunicação

Este tipo de site éusado para transmitir uma mensagem ou

simplesmenteConte uma história para sua organização. Sites de
comunicação podem ser usados para compartilhar notícias, relatórios,
estratégias e outras informações de forma visualmente atraente. O
conteúdo de um site de comunicação típico será compartilhado com
um grande público (potencialmente, toda a organização). Exemplos
de sites de comunicação incluem o site de destino da sua intranet,
um site de treinamento, um site onde os membros da sua
organização visualizariam as principais métricas de negócios e um
site criado para coletar informações para uma fusão organizacional.
Isso significa que sua organização normalmente teria poucos sites de
comunicação.

Site central

Centro do SharePointos sites são uma forma de reunir (agrupar)

informaçõescomo notícias e atividades de uma família de sites
relacionados. Como proprietário de um site, você pode registrá-lo
como um site central ou associá-lo a um hub existente. Se você optar
por associar seu site a um hub existente, seu site herdará a aparência
do site central.

Seu site também herdará outras propriedades do site central, como a

barra de navegação, links de navegação adicionais, aplicativos ou
listas personalizadas com colunas específicas.

Além disso, os usuários que tiverem acesso ao site central começarão

a ver conteúdo, notícias e atividades do seu site, juntamente com
quaisquer outros sites associados a esse site central. Isso facilita a
descoberta de conteúdo relacionado em todos esses sites. Um
exemplo de site central poderia ser um portal de vendas empresarial
que fornece recursos compartilhados para as equipes de vendas de
toda a organização e conecta vários sites regionais de equipes de
vendas e sites de comunicação.

Sites de hub precisam de permissões especiais para serem criados e

não podem ser criados por usuários finais por meio da página inicial
do SharePoint. Eles só podem ser criados por usuários especiais
designados como administradores do SharePoint pela sua
organização. Você pode ler mais sobreoFunção de administrador do
SharePoint aqui: https://packt.link/SP-admin .
Site inicial

Um site doméstico épágina de destino da intranet designada da sua

organizaçãosite. Nos bastidores, um site doméstico é apenas mais um
site de comunicação, mas com as seguintes diferenças:

 Ele agrega conteúdo de toda a sua organização por meio de

notícias, eventos, vídeos, conversas e outros recursos.

 A experiência de pesquisa no site inicial é aplicada por padrão a

toda a organização. Isso significa que, se você realizar uma
pesquisa no site inicial, ela retornará resultados de toda a
organização.

 Você só pode designar um site de toda a sua organização como

o site inicial da organização.

É altamente recomendável que você crie um site como um lugar para

agregar conteúdo de extrema importância para sua organização.

Você pode ler mais sobre o site inicial e as melhores práticas

relacionadas à sua configuração aqui: https://packt.link/home-
site .

Próximos passos para a criação do site

Depois de criar um site, vocêsão fornecidos com um menu para

executar ações adicionais para ele:
Figura 2.12: Menu de ações adicionais para um site criado

Vamos analisar cada um delesestas opções:

 Aplicar um modelo de site : Quando você cria um site, ele

vem com um conjunto padrão de bibliotecas, listas e páginas.
As listas, bibliotecas e páginas criadas como parte dos modelos
padrão de site de equipe e comunicação são mínimas. O
SharePoint oferece modelos adicionais que você pode aplicar a
esses sites padrão. Esses modelos contêm páginas pré-
preenchidas, modelos de página, web parts e outros artefatos
que podem ser mais adequados às necessidades específicas do
 site que está sendo criado. A imagem a seguir mostra os
diferentes modelos.que estão atualmente disponíveis no
SharePoint:

Figura 2.13: Selecionando um modelo para seu site

Como você pode ver na imagem, sua organização também pode criar
modelos que você pode aplicar ao criar seus sites. Assim como os
modelos fornecidos pela Microsoft, esses modelos podem ter
conteúdo pré-definido, específico para suas necessidades
personalizadas.

Como mencionamos antes de nos aprofundarmos nos diferentes tipos

de sites modernos, esses modelos estão sujeitos a alterações. Vale a
pena conferir os modelos de site integrados disponíveis atualmente
que podem ser adequados ao seu propósito: https://packt.link/site-
templates .
Este artigo da Microsoft fornece um passo a passo das etapas que
você pode usar para criar seus próprios
modelos: https://packt.link/create-site-template .

Observe que exportar um site como um modelo e criar um modelo de

site do zeroambos exigem conhecimento de desenvolvimento.

 Convidar membros da equipe : você pode usar esta ação

para conceder acesso ao seu site a outras pessoas. Observe
que esta opção se chama " Compartilhar este site com
outras pessoas" para sites de comunicação:

Figura 2.14: A opção Convidar membros da equipe tem um nome

diferente para sites de comunicação

Discutiremos permissões e acesso com mais detalhes

em Determinando e revogando permissões em uma receita de site
do Capítulo 3 , Sites modernos no SharePoint Online .

 Carregar arquivos : Clicar em Carregar um documento leva

você à biblioteca de documentos padrão do site para que você
possa carregar o(s) documento(s) relevante(s) nela. Você
aprenderá sobre bibliotecas de documentos e como carregar
documentos nelas por meio das receitas subsequentes neste
capítulo.

 Publicar notícias : Clicar em Criar uma publicação de

notícias cria uma página de rascunho de publicação de
notícias e o direciona para ela. Você aprenderá mais sobre
como criar publicações de notícias no tópico Publicação de
notícias e link de notícias da receita " Adicionando uma
página" no Capítulo 3 , "Sites modernos no SharePoint Online" .

 Adicionar chat em tempo real : clicar em Adicionar

Microsoft Teams cria uma nova equipe e vincula este site a
ela. Você aprenderá tudo sobre o Teams no Capítulo
7 , Microsoft Teams .
  Alterar a aparência : Clicar em Editar aparência do
site permite aplicar um tema ao seu site, além de alterar o
cabeçalho, o rodapé e as configurações de navegação. Você
aprenderá mais sobreesses tópicos por meio de várias receitas
no Capítulo 3 , Sites modernos no SharePoint Online .

Tem mais...

Nesta seção, revisaremos brevemente o conceito de conjuntos de

sites. Em seguida, analisaremos a diferença entre a interface de
usuário clássica, obsoleta, e a experiência mais moderna.

Site versus conjunto de sites

Como observado anteriormente, o queque criamos através desta

receita é na verdadechamado de conjunto de sites . Basicamente,
como o nome sugere, trata-se de um conjunto de um ou mais sites
que estão sob o mesmo URL. Na maioria das vezes, todos os sites
dentro de um conjunto de sites compartilham navegação, marca, tipo
de público e, às vezes, até mesmo segurança semelhantes.

Ao criar um conjunto de sites pela primeira vez, o SharePoint criará

um site de nível superior, ou o que é conhecido como site raiz , para
você. Você poderá então criar quantos subsites desejar nesse site
raiz.

A Microsoft não recomenda mais a criação de subsites. Tudo na

experiência moderna do SharePoint se baseia em sites de nível
superior (ou conjuntos de sites, como são chamados). Na verdade,
eles eliminaram completamente os termos " conjuntos de
sites" e "subsites" de sua terminologia e usam apenas a palavra
" site" .

Você pode ler mais sobre essa alteração como parte da seção Como
funciona… da receita Criando um subsite no Capítulo 3 , Sites
modernos no SharePoint Online .

Experiência moderna versus clássica

SharePointsuportaduas experiências diferentes de interface de

usuário ( IU ):

 A experiência mais moderna, fluida e otimizada para

dispositivos móveis

 A experiência clássica, que agora está sendo descontinuada

A experiência moderna facilita a criação de sites e páginas dinâmicos

que se ajustam automaticamente à resolução do dispositivo em que
são visualizados e, portanto, são compatíveis com dispositivos
móveis. A experiência moderna de site também inclui uma maneira
mais moderna de trabalhar com listas e bibliotecas. Como a
experiência clássica está sendo descontinuada e não é mais
recomendada para a criação de novos conteúdos, discutiremos
apenas a experiência moderna neste livro. Para aqueles com mente
curiosa, aqui está um ótimo artigo no blog da comunidade do
SharePoint que explica a experiência moderna e por que você deve
usá-la para criar novos conteúdos: https://packt.link/why-modern .

Embora seja altamente recomendável usar a experiência de site

moderna, seus administradores do SharePoint podem criar sites
clássicos usando o centro de administração do SharePoint se houver
um motivo realmente convincente para isso. As etapas para criar
sites usando um dos modelos clássicos estão listadas
aqui: https://packt.link/create-classic-site .

Reutilizando um site como modelo

Este é um tópico avançado e requer algum conhecimento de

desenvolvimento.

Você pode quererSalve seu site existente como um modelo para que
você possa reutilizar a funcionalidade, a estrutura e/ou parte ou todo
o conteúdo dele. A maneira de fazer isso na experiência clássica do
SharePoint era salvar o site como um modelo e, em seguida, criar
novos sites usando esse modelo. No entanto, esse recurso agora está
obsoleto na experiência moderna do SharePoint.

Há duas maneiras de exportar sites existentes como modelos na

experiência mais moderna, e veremos ambas aqui.

Exportar site usando um script de site

Projetos de sitese localOs scripts permitem criar sites com uma

experiência de provisionamento complexa e personalizável. Eles são
uma ótima maneira de criar sites padronizados do zero. Você também
pode usar scripts de site para exportar seu site existente e suas
configurações, permitindo que você use o script gerado para criar um
novo site.

Consulte o Get-SPOSiteScriptFromWebcomando aqui para exportar

seu site como um script: https://packt.link/Get-
SPOSiteScriptFromWeb .

O Get-SPOSiteScriptFromWebcomando faz parte do módulo

PowerShell do SharePoint Online. Você pode ler mais sobre o
PowerShell do SharePoint Online na seção PowerShell do Apêndice .
Depois que o site for exportado como um script, você poderá usá-lo
em um design de site para que os usuários criem um novo site com
base nesse modelo.

Além de usarPowerShellpara designs de sites e scripts de sites, você

também pode usar a API REST do Microsoft 365 para executar as
mesmas tarefas, conforme descrito aqui: https://packt.link/site-
design-REST-API .

Exportar site usando provisionamento PnP

O motor PnPfez comandos de desenvolvedor e

administradordisponível que pode ser usado para salvar um site de
sua escolha como modelo. Você pode então, opcionalmente, fazer
alterações nos recursos do modelo de site salvo e, em seguida, usar
comandos PnP semelhantes novamente para provisionar um ou mais
sites usando o modelo salvo.

Você pode ler maissobre PnP ( Padrões e Práticas ) no tópico PnP

do SharePoint da seção Estruturas de Desenvolvimento do
Office no Apêndice .

Você pode usar o Get-PnPSiteTemplatecomando para exportar o site

como um modelo, conforme descrito aqui: https://packt.link/Get-
PnPSiteTemplate .

Você usaria então o Invoke-PnPSiteTemplatecomando para usar este

modelo para criar um novo site: https://packt.link/Invoke-
PnPSiteTemplate .

Você pode ler mais sobre o mecanismo de provisionamento PnP e

seus recursos de criação de modelos aqui: https://packt.link/PnP-
provisioning-engine .

Veja também

 Capítulo 3 , Sites modernos no SharePoint Online

 O tópico SharePoint PnP na seção Estruturas de

Desenvolvimento do Office do Apêndice

Visualizando o conteúdo do site

A página de conteúdo do site emO SharePoint oferece um balcão

únicovisualização de todas as listas, bibliotecas e outros aplicativos
do site. Quaisquer subsites dentro desse site também aparecerão
aqui. Desde que você tenha acesso apropriado, também poderá
adicionar novas listas, bibliotecas, páginas, aplicativos e subsites ao
site a partir desta página.
Preparando-se

Você deve ter pelo menos acesso de Leitura ou Visualização a um

site para poder visualizar o conteúdo dele.

Como fazer isso...

Para visualizar o conteúdo do seu site, siga estas etapas:

1. Navegue até seu site no SharePoint.

2. Clique no ícone de configurações no canto superior direito de

qualquer página do site e depois clique em Conteúdo do site ,
conforme mostrado na captura de tela a seguir:

Figura 2.15: Abrindo as configurações do site para acessar a página

de conteúdo do site

3. Você serádirigidopara a página de conteúdo do site ,

conforme mostrado na captura de tela a seguir:
Figura 2.16: Visualizando o conteúdo do site em Configurações do
site > Conteúdo do site

É isso aí! Você podeagoravisualize os vários ativos do seu site aqui.

Como funciona...

A página Conteúdo do site permite visualizar uma lista de todas as

listas e bibliotecas do seu site. A visualização mostra diversas
informações sobre cada lista e/ou biblioteca, incluindo seu nome, tipo,
número de itens na lista ou biblioteca e quando algo foi modificado
pela última vez.

Se o site tiver subsites, você também pode visualizar uma lista deles
nesta página. A visualização mostra os seguintes detalhes de cada
subsite: nome, descrição, número de visualizações do usuário,
quando o site foi criado e quando algo foi modificado pela última vez.

Além disso, você podetambémexecute várias ações nesta página,

conforme mostrado na imagem abaixo:
Figura 2.17: Explorando as opções na página Conteúdo do site

Vamos analisar essas ações aqui:

 Novo : Você pode usar este menu para criar ou adicionar

uma Lista , uma Página , uma Biblioteca de
documentos , um Aplicativo e um Subsite. Discutiremos
esses itens por meio de várias receitas neste capítulo e
no Capítulo 3 , Sites modernos no SharePoint Online .

 Uso do site : você pode visualizar esses relatórios para

entender como os usuários interagem com o seu site e qual
conteúdo é popular entre eles. Supondo que você tenha o
acesso necessário, também é aqui que você pode gerar e
visualizar relatórios sobre as permissões de conteúdo do seu
site. Você pode ler mais sobre relatórios de uso do site
aqui: https://packt.link/usage-data .

 Fluxos de trabalho do site : os fluxos de trabalho do

SharePoint estão obsoletos. Também os discutiremos
brevemente como parte do tópico sobre fluxos de trabalho do
SharePoint no Apêndice . No entanto, se você ainda usa fluxos
de trabalho do SharePoint e tem acesso apropriado no
SharePoint, pode clicar neste link para visualizar os fluxos de
trabalho do site.

A maneira moderna de implementar automação de processos e fluxos

de trabalho é usar o Power Automate no Microsoft 365.
Discutiremos o Power Automate em detalhes no Capítulo 8 , Power
Automate (Microsoft Flow) .

 Configurações do site : você pode visualizar e alterar as

configurações do site por meio deste link. Abordaremos as
configurações do site em detalhes na receita " Exibindo e
alterando as configurações do site" no Capítulo 3 , "Sites
modernos no SharePoint Online" .

 Lixeira : A lixeira do SharePoint é como a lixeira do seu

computador; ela permitevocê visualiza os itens queforam
excluídos do seu site. Retornaremos à lixeira na seção " Como
funciona..." da receita " Excluindo e restaurando um arquivo" ,
mais adiante neste capítulo. Consulte a seção "Veja
também" para outras receitas neste capítulo, onde abordamos
a exclusão de artefatos e a lixeira com mais detalhes.

Veja também

 O tópico Excluir uma lista na receita Criar uma lista , mais

adiante neste capítulo

 O tópico Excluir um item na receita Adicionar um item a uma

lista , mais adiante neste capítulo

 A receita de exclusão e restauração de um arquivo , mais

adiante neste capítulo

 A receita de visualização e alteração das configurações do

site no Capítulo 3 , Sites modernos no SharePoint Online

 Fluxos de trabalho do SharePoint no Apêndice

Criando uma lista

Uma lista do SharePoint é uma tabelaContêiner que armazena

informações de forma semelhante a uma planilha do Excel ou a uma
tabela de banco de dados. Uma diferença fundamental entre arquivos
do Excel ou tabelas de banco de dados e listas é que as informações
contidas nas listas são compartilhadas automaticamente e
disponibilizadas a outros usuários que tenham acesso a essas listas.

Esta receita mostra como criar uma nova lista do zero. Para fins
ilustrativos, usaremos esta lista para armazenar detalhes dos
produtos da linha de produtos da nossa empresa. Esta lista conterá as
seguintes colunas para armazenar as informações do produto:

 Título

 Nome do código
  Linha de produtos

 Data de lançamento

 Notas

Preparando-se

Você precisará de permissão para Editar , Design ou Controle

Total no site onde deseja criar a lista. Normalmente, você terá essa
permissão se fizer parte dos grupos Proprietários do
site ou Membros do site onde deseja criar a lista.

Como fazer isso...

Você pode seguir estas etapas para criar uma nova lista do
SharePoint:

1. Navegue até o site no qual você gostaria de criar a lista.

2. Clique no menu Novo , clique em Lista e, em seguida, clique

em Lista em branco :

Figura 2.18: A opção Lista em branco no menu Novo > Lista

Em vez de criar uma nova lista do zero, você também pode optar por
começar com uma lista existente, criar uma lista com base em um
arquivo Excel/CSV ou usar um dos modelos predefinidos para criar a
lista. Isso criará uma lista com colunas e configurações predefinidas.
Exploraremos essas opções com mais detalhes no Capítulo 4 , Listas
e Bibliotecas no SharePoint Online .
 3. Forneça uma descriçãonome da lista para que outros possam
identificar a natureza das informações que ela armazena.
Usaremos "." Productscomo nome da nossa lista.

4. Insira uma descrição para a lista e deixe a caixa Mostrar na

navegação do site marcada. Isso fará com que a lista seja
exibida na área de navegação rápida do site, à esquerda. Em
seguida, clique no botão Criar :

Figura 2.19: Adicionando opções de descrição e visibilidade para a

lista de produtos

Isso criará a nova lista e nos levará até ela no navegador. Você notará
que a lista já possui uma coluna "Título" criada para nós. Agora
podemos adicionar as colunas restantes à nossa lista.

5. Para adicionar a coluna Nome do Código , clique na

opção Adicionar coluna e selecione Linha única de texto .
Em seguida, insira Code Namecomo nome da coluna,
opcionalmente forneça um nome apropriadodescrição da coluna
e clique no botão Salvar .

6. Para adicionar a coluna Linha de Produtos , clique na

opção Adicionar coluna e insira NomeProduct Line . Em
seguida, selecione Escolha como o tipo de coluna e
insira , e em três linhas separadas no campo Opções . Em
seguida, clique no botão Salvar , conforme mostrado na
captura de tela a seguir:Computers & TabletsGamingHome
Theater
Figura 2.20: Preenchendo os campos para Criar uma coluna

7. Para adicionar a coluna Data de Lançamento , clique na

opção Adicionar coluna e selecione Data como o tipo de
coluna. Em seguida, insira Date Releasedo nome da coluna e
clique no botão Salvar .

8. Para adicionar a coluna Notas , clique na opção Adicionar

coluna e selecione Múltiplas linhas de texto como o tipo de
coluna. Em seguida, insira Notescomo nome da coluna,
opcionalmenteinsira uma descrição e clique no botão Salvar .

Quando uma nova lista é criada no SharePoint, são criadas algumas

colunas adicionais que não são exibidas aos usuários por padrão. As
colunas "Modificado" e "Modificado por" são duas dessas colunas
criadas com a lista. Vamos adicioná-las novamente à exibição da lista
para que possamos rastrear quem adicionou os itens à lista e quando.

9. Clique em Adicionar coluna e depois em Mostrar/ocultar

colunas . Conforme mostrado na captura de tela a seguir,
 selecione as colunas Modificado e Modificado por :

Figura 2.21: Selecionando colunas para aparecer em nossa lista

Isso é o quesua lista ficará assim:

Figura 2.22: Exibindo uma lista personalizada

Parabéns! Você acabou de aprender a criar uma lista personalizada e

adicionar novas colunas a ela.

Como funciona...

O SharePoint usa listas como a principal maneira de armazenar

informações criadas pelos usuários. Quase todas as informações no
SharePoint são armazenadas em algum tipo de lista. Uma lista no
SharePoint ajuda a armazenar dados de uma forma que permite que
você e seus colegas de trabalho organizem e compartilhem
informações com flexibilidade. Assim como uma planilha ou uma
tabela de banco de dados, ela permite adicionar e gerenciar colunas
para que você possa armazenar e exibir vários tipos de informações,
como texto, número, data e moeda. Para cada coluna, você também
pode especificar propriedades, como tornar a coluna obrigatória ou
opcional, definir um valor padrão ou calculado para a coluna, etc. As
propriedades que você pode especificar para cada tipo de coluna
variam com base no tipo de coluna. A receita Adicionando uma
coluna no Capítulo 4 , Listas e Bibliotecas no SharePoint Online ,
discute colunas de lista em mais detalhes.

Além da capacidade de definir colunas, as listas do SharePoint

também permitem criar várias exibições , que permitem organizar e
exibir os dados da lista subjacente em vários formatos. As exibições
de lista permitem filtrar, classificar, agrupar e formatar os dados em
uma lista para que você possa apresentar e destacar facilmente as
informações mais importantes para o seu público.

O conteúdo das listas existe na forma de itens de lista. Os itens em

uma lista podem incluir anexos de arquivo, pessoas e links. Além
disso, o SharePoint fornece formulários pré-criados que você pode
usar para adicionar ouAtualize as informações em listas. Você
também pode criar seus próprios formulários personalizados para
adicionar ou editar informações em listas. Você pode usar
ferramentas como o Microsoft Power Apps para criar formulários e
aplicativos compatíveis com dispositivos móveis com base nesses
dados. Além disso, você pode configurar alertas por e-mail para
quando itens de lista forem adicionados, atualizados ou excluídos.
Analisaremos os alertas como parte da receita "Adicionando
alertas" no Capítulo 4 , "Listas e Bibliotecas no SharePoint Online" .

Excluindo uma lista

Você pode excluir uma lista pornavegando até a página de

configurações da Lista . Consulte a seção "Como funciona..." da
receita " Exibindo e alterando configurações de lista " no Capítulo
4 , "Listas e Bibliotecas no SharePoint Online" , para obter mais
informações sobre como navegar até a página de configurações da
Lista e excluir uma lista.

Veja também

 O tópico Excluir um item na receita Adicionar um item a uma

lista , mais adiante neste capítulo

 A receita de exclusão e restauração de um arquivo , mais

adiante neste capítulo

 Capítulo 4 , Listas e bibliotecas no SharePoint Online

Adicionar um item a uma lista

Você pode adicionar itensa listas de várias maneiras. Esta receita

mostrará o método mais usado para adicionar itens à lista
representativa que criamos como parte da receita anterior. Os outros
métodos para adicionar itens à lista serão abordados com mais
detalhes no Capítulo 4 , Listas e Bibliotecas no SharePoint Online .
Embora esta receita use a lista Produtos como exemplo, as etapas
fornecidas aqui podem ser usadas para adicionar itens a qualquer
lista.

Preparando-se

Você precisará de permissões de Contribuição ou superiores para a

lista à qual deseja adicionar o novo item. Normalmente, você terá
essa permissão se fizer parte dos grupos
de Proprietários ou Membros do site que contém a lista.

Como fazer isso...

Para adicionar um novo item a uma lista, siga estas etapas:

1. Navegue até a lista onde você gostaria de adicionar o novo

item.

Você também pode acessar as listas e bibliotecas por meio da

página Conteúdo do site . A receita " Visualizando o conteúdo do
site", apresentada anteriormente neste capítulo, mostra como
navegar até esta página.

2. Clique no botão Novo acima da seção que mostra o título da

lista.

3. Insira informações para os campos obrigatórios (destacados por

um asterisco vermelho) e, opcionalmente, os campos não
obrigatórios.

4. Supondo que estejam habilitados para sua lista, você também

pode adicionar anexos de arquivo para este item clicando no
hiperlink Adicionar anexos na parte inferior do formulário. Os
anexos de arquivo incluem uma variedade de tipos de arquivo –
imagens e documentos, para citar alguns.

5. Clique no botão Salvar , como mostrado abaixo, para adicionar

o item à lista:
Figura 2.23: Preenchendo os campos para adicionar um item a uma
lista

Parabéns! Vocêacabou de adicionar um novo item a uma lista do

SharePoint.

Como funciona...

Você pode imaginar um item de lista como uma única linha em uma
planilha do Excel, exceto que essa linha pode conter uma variedade
de informações valiosas. Cada lista vem com um conjunto de
formulários para adicionar, editar e visualizar esses itens. Cada item
da lista pode, opcionalmente, conter um ou mais anexos.

Além disso, os formulários para adicionar, editar e exibir itens de lista

podem ser personalizados para atender às necessidades específicas
do usuário. Sempre que um item é adicionado ou editado em uma
lista, o SharePoint também armazena informações adicionais (ou
metadados) para esse item. Esses metadados incluem informações
como quem criou ou editou o item e quando ele foi criado ou editado.
Além disso, você pode usar o Power Automate para configurar
ações automatizadas quando certas coisas acontecem na lista. Por
exemplo, você pode configurar um fluxo de trabalho automatizado de
aprovação e notificação que é ativado quando um novo item é
adicionado a uma lista ou quando um item existente é atualizado.
Discutiremos o Power Automate em detalhes no Capítulo 8 , Power
Automate (Microsoft Flow) .

Tem mais...
Desde que você tenha acesso apropriado, você também pode realizar
ações adicionais no item que acabou decriado, e outros itens
semelhantes na lista. Discutiremos isso nas seções a seguir:

Visualização e edição de itens

Existem algunsmaneiras de visualizar e editar o item recém-criado.

Para visualizar o item:

1. Basta clicar no título do item.

2. Clique duas vezes em qualquer outro lugar do item.

3. Clique com o botão direito em qualquer lugar do item e clique

em Abrir .

4. Clique nos três pontos ao lado do item e depois clique

em Abrir :

Figura 2.24: Abrindo um item

5. Selecione o item e clique no ícone à direita da tela:

Figura 2.25: Atingindo metadados do item

Para editar o item:

6. Basta clicar em Editar tudo ao visualizar o item:

Figura 2.26: Edição de metadados do item

7. Clique com o botão direito em qualquer lugar do item e clique

em Editar .

8. Clique nos três pontos ao lado do item e clique em Editar .

9. Selecione oitem e clique em Editar na barra de menu da lista:

Figura 2.27: Editando um item

Excluir um item

Para excluir um item da lista, bastanavegue até sua lista, selecione o

arquivo que deseja excluir e clique na opção Excluir na barra de
menu da lista, conforme mostrado na captura de tela a seguir:
Figura 2.28: Um método para excluir um item

Alternativamente, você também pode clicar com o botão direito do

mouse no item da lista ou clicar nos três pontos à direita do
campo Título para abrir amenu de contexto e clique em Excluir para
excluir o item. Isso é mostrado na captura de tela a seguir:

Figura 2.29: Outro método para excluir um item

Excluir um item de uma lista ou biblioteca o envia para a lixeira, onde

permanece por alguns dias até ser movido para a lixeira de segundo
estágio ou ser excluído permanentemente. Você pode restaurar itens
excluídos se eles ainda estiverem na lixeira e não tiverem sido
excluídos permanentemente. Consulte a receita " Excluindo e
restaurando um arquivo" , mais adiante neste capítulo, para saber
mais sobre a lixeira do site.

Outras ações

Você pode realizar muitasoutras ações para itens de lista, além de

visualizá-los, editá-los e excluí-los. Você pode visualizar essas ações
clicando com o botão direito do mouse no item ou clicando nos três
pontos ao lado dele, conforme mostrado abaixo:

Figura 2.30: Visualizando ações de itens

Abordaremos muitos deles em detalhes nos capítulos subsequentes,

mas aqui estão alguns principais, além de Abrir , Editar e Excluir ,
que discutimos anteriormente:
  Editar na visualização em grade : permite que o item seja
editado na visualização em grade. Você aprenderá mais sobre
isso no Capítulo 4 , Listas e Bibliotecas no SharePoint Online .

 Compartilhar e copiar link : permite que você receba e envie

por e-mail um link compartilhável para o item. Você aprenderá
mais sobre isso posteriormente neste capítulo.

 Comentário : Comentários são uma ótima maneira de discutir

itens. Você pode até mesmo @mencionar seus colegas nos
comentários para chamar a atenção deles. Isso enviará a eles
um e-mail com seu comentário e um link para o item. A captura
de tela a seguir mostra os dois locais onde você pode criar e
acessar comentários e como é a experiência de comentar:

Figura 2.31: Adicionando comentários

 Copiar campo para a área de transferência : você pode

clicar com o botão direito do mouse em qualquer campo para
copiar seu valor para a área de transferência. Clicar em e
depois em Copiar campo para a área de
transferência copia o valor do campo Título daquele item da
lista.

 Gerenciar acesso : esta opção permite gerenciar permissões

para o item. Você só verá esta opção se tiver permissões de
proprietário para o item. Você aprenderá mais sobre permissões
de lista e item no Capítulo 4 , Listas e Bibliotecas no SharePoint
Online .

 Automatizar : esta opção permite criar e/ou executar fluxos de

trabalho de automação no item. Você aprenderá mais sobre isso
no Capítulo 8 , Power Automate (Microsoft Flow) .

 Histórico de versões : o SharePoint permiteVocê pode manter

e visualizar um histórico de todas as alterações ocorridas no
item desde sua criação. Você aprenderá mais sobre controle de
 versão no Capítulo 5 , Gerenciamento de Documentos no
SharePoint Online .

 Alertar-me : Você pode configurar alertas no item para ser

notificado quando houver alterações nele. Você aprenderá mais
sobre alertas no Capítulo 4 , Listas e Bibliotecas no SharePoint
Online .

 Mais : esta opção contém subopções legadas e outras

subopções avançadas que estão além do escopo desta opção.

 Detalhes : Abre uma visualização detalhada do item, que

permite visualizar as propriedades do item e as permissões
gerenciadas para ele. Esta é a mesma visualização que é aberta
quando você seleciona o item e clica no ícone para visualizá-
lo.

Veja também

 O tópico Excluir uma lista na receita Criar uma lista ,

anteriormente neste capítulo

 A receita de exclusão e restauração de um arquivo , mais

adiante neste capítulo

 A receita Usando Editar na visualização de grade para editar em

massa itens de lista no Capítulo 4 , Listas e bibliotecas no
SharePoint Online

 A receita de compartilhamento de documentos , mais adiante

neste capítulo

 A receita de permissões de lista de visualização e

alteração no Capítulo 4 , Listas e bibliotecas no SharePoint
Online

 Capítulo 8 , Power Automate (Microsoft Flow)

 As configurações de controle de versão, aprovação de conteúdo

e receita de check-out de documentos no Capítulo
5 , Gerenciamento de documentos no SharePoint Online

 A receita de adição de alertasno Capítulo 4 , Listas e Bibliotecas

no SharePoint Online

Criando uma biblioteca de documentos

Uma biblioteca é um lugar seguroUm local no SharePoint onde você

pode carregar, criar, editar e gerenciar arquivos para
compartilhamento online e colaboração com sua equipe. Assim como
as listas, cada biblioteca vem com colunas internas importantes que
armazenam automaticamente informações padrão sobre cada
arquivo, como quem criou o arquivo e quando, quem o modificou pela
última vez e quando. Você sempre pode adicionar suas próprias
colunas à biblioteca, assim como faria para uma lista. Cada site do
SharePoint vem com uma ou mais bibliotecas para permitir que você
armazene arquivos dentro do site. As bibliotecas podem ser de
diferentes tipos. Uma biblioteca de documentos é aO tipo de
biblioteca mais utilizado. Como o nome sugere, ela é usada para
armazenar, gerenciar e compartilhar documentos. A biblioteca de
páginas do site éusado para armazenar e gerenciar páginas e
notícias. O tópico "Modelos de lista e biblioteca incorporados" da
receita "Criando uma lista usando um modelo de lista
incorporado" no Capítulo 4 , "Listas e Bibliotecas no SharePoint
Online" , fornece uma lista de todos os modelos incorporados.

Para esta receita, criaremos uma biblioteca de documentos do zero.

Usaremos essa biblioteca para armazenar documentos de marketing.
Ela também permitirá que você classifique cada documento usando
as colunas Tipo de Documento e Classificação de Documento .

Preparando-se

Você precisará de permissão para Editar , Design ou Controle

Total no site onde deseja criar a biblioteca. Normalmente, você terá
essa permissão se fizer parte dos grupos Proprietários do
site ou Membros do site onde deseja criar a biblioteca.

Como fazer isso...

Você pode seguir estas etapas para criar uma nova biblioteca de
documentos:

1. Navegue até qualquer página do site onde você gostaria de

criar a biblioteca.

2. Clique no menu Novo e depois clique na opção Biblioteca de

documentos .

3. Forneça um nome e uma descrição para a biblioteca para que

outros possam identificar a natureza dos documentos que ela
armazena. Usaremos Marketing Collateral"nome da biblioteca"
e This library contains collateral for use of the Marketing
team"descrição".

4. Deixaremos a caixa Mostrar na navegação do site marcada.

Isso fará com que a biblioteca sejamostrado no menu de
navegação do lado esquerdo do site.
5. Em seguida, clicaremos no botão Criar para criar a nova
biblioteca de documentos. Isso criará a nova biblioteca e nos
redirecionará para ela no navegador.

6. Você notará que a biblioteca já vem com as seguintes colunas

criadas para nós: Nome , Modificado e Modificado por .
Agora podemos adicionar as colunas restantes à nossa
biblioteca.

7. Para adicionar a coluna Tipo de Documento , clique na

opção Adicionar coluna e selecione "Opção" como tipo de
coluna. Em seguida, insira Document Type"Opção" como nome
da coluna. Insira Campaign", Case Study, Product Overview,
e" Product Pitchingem quatro linhas separadas no
campo "Opções" .

8. Em seguida, clique em Mais opções , defina Exigir que esta

coluna contenha informações como Sim e clique no
botão Salvar , conforme mostrado na captura de tela a seguir:
Figura 2.32: Preenchendo as opções para criar uma coluna
 9. Da mesma forma, para adicionar a coluna Classificação de
Documentos , clique novamente na opção Adicionar colunae
selecione "Choice" como o tipo de coluna. Em seguida, insira
"Insert" Document Classificationcomo o nome da coluna.
Insira Confidential"Insert", Restricted" Internal useInsert", e
"Insert" Publicem quatro linhas separadas no campo
" Choices" .

10. Em seguida, clique em Mais opções , defina Exigir que

esta coluna contenha informações como Sim e clique no
botão Salvar .

11. Também alteraremos a posição das duas colunas recém-

criadas para que apareçam ao lado da coluna Nome (antes das
colunas Modificado e Modificado por ). Para isso, basta clicar
no nome da coluna Tipo de Documento e arrastá-lo para a
esquerda, antes da coluna Modificado . Faça o mesmo para
a coluna Classificação do Documento , conforme mostrado
na captura de tela a seguir:

Figura 2.33: Reorganizando as colunas de uma lista

Pronto, parabéns! Você acabou decriou e configurou sua primeira

biblioteca de documentos do SharePoint.

Como funciona...

Discutimos listas nas duas receitas anteriores. Uma biblioteca de

documentos é um tipo especial de lista centrada em documentos.
Assim como uma lista, ela permite adicionar, editar, visualizar e
excluir documentos e metadados relacionados a esses documentos.
Um dos recursos mais populares e amplamente utilizados pelas
bibliotecas de documentos é a capacidade de vários usuários
visualizarem e editarem simultaneamente os documentos
armazenados. Os usuários podem não apenas editar documentos
simultaneamente, mas também visualizar as edições uns dos outros
em tempo real. O SharePoint também permite criar fluxos de trabalho
de aprovação complexos em torno desses documentos. Assim como
as listas comuns, você pode definir alertas por e-mail para ser
notificado quando documentos relevantes em uma biblioteca forem
adicionados, atualizados ou excluídos.

Assim como as listas, o SharePointvem com uma série de bibliotecas

pré-construídas. Alguns exemplos notáveis detalbibliotecas são
a biblioteca de imagens , a biblioteca de formulários e a
biblioteca de páginas do site .

Veja também

 Capítulo 4 , Listas e bibliotecas no SharePoint Online

 Capítulo 5 , Gerenciamento de documentos no SharePoint

Online

Enviando documentos para uma biblioteca

O SharePoint permitevocê cria novos documentos diretamente dentro

de umbiblioteca através do menu Novo . Também permite enviar
documentos criados offline.

Nesta receita, aprenderemos como carregar um documento existente

em uma biblioteca de documentos e, em seguida, associar
metadados a ele. Embora esta receita use a biblioteca de Materiais
de Marketing , que criamos anteriormente como exemplo, os passos
aqui funcionam para qualquer biblioteca do SharePoint.

Preparando-se

Você precisará de permissões de Contribuição ou superiores na

biblioteca para a qual deseja enviar o documento. Normalmente, você
terá essa permissão se fizer parte dos grupos
de Proprietários ou Membros do site que contém a biblioteca.

Como fazer isso...

Veja como fazer upload de um documento para sua biblioteca de

documentos:

1. Navegue até a biblioteca onde você gostaria de carregar o

documento.
 2. Clique em Upload e escolha a opção Arquivos para abrir a
caixa de diálogo de seleção de arquivos, conforme mostrado na
captura de tela a seguir:

Figura 2.34: Escolhendo um item para carregar em uma biblioteca de

documentos

3. Navegue até o arquivo que você gostaria de enviar e clique no

botão Abrir .

O SharePoint também oferece suporte a recursos de arrastar e soltar,

que funcionam com uma ampla variedade de navegadores. Basta
arrastar e soltar os arquivos ou pastas em qualquer lugar da janela do
navegador ao visualizar a biblioteca. Isso fará com que o SharePoint
carregue as pastas, subpastas e quaisquer arquivos contidos nelas
para a biblioteca.

4. Isso iniciará o processo de upload do arquivo. O SharePoint

mostrará o arquivo recém-carregado nobiblioteca, conforme
mostrado nacaptura de tela a seguir:

Figura 2.35: Arquivo carregado em uma biblioteca de documentos

 5. Você notará que o SharePoint mostra informações sobre o
arquivo, bem como uma visualização.

Clicar na pré-visualização no painel do lado direito ativa o arquivo e

permite que você visualize todo o conteúdo do arquivo diretamente
desse painel.

6. Você precisará inserir informações nos campos obrigatórios

deste documento antes que ele fique visível para qualquer
pessoa em seu site ou organização (dependendo de como a
segurança do site foi configurada). Você também deve dar um
título amigável ao seu arquivo neste momento. Clique no
link Editar tudo no painel de detalhes à direita. Certifique-se
de que o documento esteja selecionado se você não conseguir
visualizar o painel de detalhes.

7. Insira ou selecione as informações necessárias para o

documento e clique no botão Salvar , conformemostradona
captura de tela a seguir:

Figura 2.36: Informações necessárias e botão Salvar no painel de

detalhes

Após o upload do documento, o SharePoint manterá um histórico de

todas as edições feitas nele. Você pode visualizar as versões
anteriores do documento, quando e quem o modificou, e até mesmo
reverter o documento para uma versão anterior. Isso é
particularmente útil quando um documento está sendo atualizado por
vários usuários e você precisa "desfazer" um pequeno conjunto de
alterações por serem imprecisas ou incorretas.

Pronto! Você carregou seu primeiro documento para uma biblioteca

de documentos do SharePoint. Aprenderemos como visualizar e
modificar esses documentos na receita " Visualizando e editando
documentos no navegador" no Capítulo 5 , "Gerenciamento de
Documentos no SharePoint Online" .

Como funciona...

Os documentos são armazenados em bibliotecas, um documento de

cada vez. O SharePoint também permite que você carregue ou exclua
vários documentos simultaneamente. Se os seus documentos tiverem
metadados associados, o SharePoint permite que você edite os
metadados de vários documentos simultaneamente. Os metadados
que você associar aos documentos também serão exibidos no painel
de informações em aplicativos comuns do Office para desktop, como
Microsoft Word, Excel ou PowerPoint, conforme mostrado na
figura.seguindocaptura de tela:

Figura 2.37: Metadados associados de um documento

Além dos metadados personalizados, o SharePoint também

armazenará e exibirá informações adicionais sobre quem criou ou
modificou o documento pela última vez e quando. O SharePoint
também permite criar ações de acompanhamento quando
documentos são adicionados, modificados ou excluídos. Você pode
fazer isso usando o Power Automate . Por exemplo, se um usuário
carregar um relatório de despesas, você poderá enviá-lo por meio de
um processo de aprovação automatizado na sua organização.
Consulte o Capítulo 8 , Power Automate (Microsoft Flow) , para obter
mais detalhes.

Finalmente, o SharePointaplicaAlgumas restrições quanto ao tamanho

e caminho dos arquivos. Você pode ver essas restrições
aqui: https://packt.link/file-size-path-restrictions .

Carregando uma pasta

Você pode fazer upload de umpasta inteira, juntamente com
quaisquer subpastas e seus conteúdos, para uma biblioteca de
documentos do SharePoint. Para fazer isso, basta navegar até sua
biblioteca, clicar em Carregar e escolher a opção Pasta . Você será
solicitado a selecionar uma pasta do seu computador. Selecionar a
pasta criará uma cópia dessa pasta na biblioteca de documentos e
copiará todo o conteúdo dessa pasta local para a pasta recém-criada
no SharePoint Online. Observe que, como mencionado anteriormente
nesta receita, você também pode simplesmente arrastar e soltar
pastas na exibição da biblioteca de documentos. Isso recriará as
pastas e seus conteúdos dentro da biblioteca de documentos.

Tem mais...

Discutimos as diferentes ações que você pode realizar em itens de

lista. Você também pode realizar ações adicionais em documentos.
Analisaremos algumas dessas ações adicionais nesta seção.

Ações do documento

Assim como os itens da lista, você poderealizar diversas ações em

documentos, além de visualizá-los, editá-los e excluí-los. Você pode
visualizar essas ações clicando com o botão direito do mouse no item
ou clicando nos três pontos ao lado dele, conforme mostrado abaixo:
Figura 2.38: Ações do documento

Abordamos muitas dessas ações na receita " Adicionando um item a

uma lista" , anteriormente neste capítulo. Aqui, abordaremos as
opções restantes não abordadas anteriormente:

 Visualizar : abre o documento para visualização no navegador.

 Favoritos : Marca o documento como favorito. Você pode

visualizar seus documentos favoritos de todos os sites juntos,
em vários lugares, como no OneDrive, Delve ou
em https://office.com . Você aprenderá mais sobre eles nos
capítulos apropriados.
  Download : baixa uma cópia offline do documento para o seu
dispositivo.

 Renomear : permite renomear o arquivo.

 Fixar no topo : fixa o documento no topo da biblioteca. Os

documentos fixados sempre aparecem no topo, assim:

Figura 2.39: Documentos fixados

 Mover para e copiar para : permite mover ou copiar o

arquivo para uma pasta diferente dentro desta pasta.biblioteca
ou uma biblioteca ou site totalmente diferente. Você aprenderá
mais sobre isso no Capítulo 5 , Gerenciamento de Documentos
no SharePoint Online .

Veja também

 Capítulo 5 , Gerenciamento de documentos no SharePoint

Online

 O tópico Outras ações na receita Adicionar um item a uma

lista , anteriormente neste capítulo

 A receita de adição de alertas no Capítulo 4 , Listas e

bibliotecas no SharePoint Online

Excluir e restaurar um arquivo

Nesta receita você aprenderácomo excluir um documento do

SharePoint e restaurá-lo da lixeira do seu site.

Preparando-se

Você precisará acessar uma biblioteca de documentos em um site do

SharePoint para o qual tenha pelo menos a permissão de
Contribuição ou superior. Normalmente, você terá essa permissão
se fizer parte dos grupos Proprietários ou Membros do site do site que
contém a biblioteca.

Como fazer isso...

Para excluir um arquivo:

1. Selecione as reticências ( … ) ao lado de um arquivo e

depois Excluir .

Figura 2.40: Excluindo um arquivo do menu de contexto de um item

2. Confirme a exclusão na caixa de diálogo pop-up

selecionando Excluir . Observe a notificação de status no canto
superior direito, informando que o arquivo foi excluído com
sucesso:

Figura 2.41: Notificação de exclusão

Para restaurar um arquivo:

 3. Selecione Lixeira no menu de navegação à esquerda (somente
sites de equipe) ou siga a receita de Visualização do conteúdo
do site anteriormente neste capítulo para navegar até a
página Conteúdo do site e, em seguida, clique em Lixeira :

Figura 2.42: Lixeira de reciclagem

4. Selecione o arquivo que vocêdeseja restaurar clicando no

círculo que aparece à esquerda ao passar o mouse sobre o
arquivo. Em seguida, escolha Restaurar :

Figura 2.43: Restaurando um item da lixeira de reciclagem

Como funciona...

Os passos 1 e 2 movem um arquivo do seu local original para a lixeira

do site, compartilhada por todos os membros. Nesse ponto, inicia-se
uma contagem regressiva de 93 dias, após a qual o arquivo será
excluído automaticamente e permanentemente.

Se, durante esses 93 dias, você escolher (ou um colega do site

escolher) restaurar um arquivo excluído, você pode seguir as etapas
3-4 para mover o arquivo de volta para sua biblioteca original.

Assim como a lixeira do seu computador, você pode restaurar itens

excluídos ou excluí-los permanentementea partir daqui. No entanto,
existem algumas diferenças importantes entre a lixeira do seu
computador e a lixeira do site, como segue:

 Tipos de itens excluídos : A lixeira do site não contém

apenas arquivos e pastas excluídos, mas também itens
excluídos de outros tipos , como itens de lista, itens de
calendário, contatos de listas de contatos, listas ou bibliotecas
inteiras e até mesmo subsites. Nesse sentido, ela é um
repositório para tudo o que é excluído do seu site.

 Dependente de permissão : você só pode visualizar o

conteúdo ao qual tem acesso, dependendo das suas
permissões dentro de um site. Portanto, a menos que você
tivesse permissão para um conteúdo específico antes de ele ser
excluído do site, você não o verá na lixeira do site. Uma
exceção a essa regra são os administradores do site – como os
administradores do site têm acesso a todo o conteúdo do site,
eles também podem visualizar e restaurar todo e qualquer
conteúdo que tenha sido excluído do site.

 Lixeira de segundo estágio : além da lixeira principal que

você pode ver dentro de um site, os administradores do site
também têm acesso a uma lixeira de segundo estágio (ou
lixeira do conjunto de sites). É para lá que os itens vão depois
de serem excluídos da sua lixeira. Assim como na lixeira
principal, os administradores podem restaurar ou excluir
permanentemente itens da lixeira de segundo estágio.

Os subsites excluídos são armazenados na lixeira de segundo estágio

e só podem ser restaurados de lá pelo proprietário do site. Você pode
saber mais sobre como restaurar itens da lixeira do conjunto de sites
aqui: https://packt.link/2nd-stage-bin .

Também lemos sobre conjuntos de sites como parte da receita

" Criando um site moderno" anteriormente neste capítulo. Os
conjuntos de sites excluídos precisarão ser restaurados por um
administrador do SharePoint designado da sua organização.
  Período de retenção : O período total de retenção de itens na
lixeira é de 93 dias . Você pode restaurar o conteúdo ou solicitar
que os administradores do seu site restaurem o conteúdo
dentro do site por 93 dias. Após esse período, o conteúdo será
excluído permanentemente.

 Limpeza automática por cota : os arquivos na lixeira do site

ainda contam para as cotas de armazenamento do site, e a
lixeira só pode armazenar 200% dessa cota antes de começar
a limpar automaticamente os itens mais antigos. A lixeira de
segundo estágio (quando a lixeira está vazia ou os arquivos
excluídos são excluídos da lixeira) não conta para as cotas de
armazenamento do site e só é acessível aos proprietários do
site. Leia mais.sobre como gerenciar os limites de
armazenamento do site aqui: https://packt.link/site-storage-
limits .

 Fazer backup dos dados : Além do acima exposto, a Microsoft

mantém backups dos dados do seu site por 14 dias após a
exclusão efetiva. Esses dados só estão disponíveis mediante
solicitação ao Suporte da Microsoft pelos administradores da
sua organização.

Tem mais...

Como acontece com a maioria das coisas no SharePoint, você pode

obter o resultado desta receita de várias maneiras. Por exemplo, em
vez de selecionar as reticências de um documento ( … ) e
depois Excluir , você pode simplesmente clicar com o botão direito
do mouse no documento e escolher Excluir . Você também pode
selecionar o arquivo (clicando no círculo à esquerda do arquivo) e
escolher Excluir no menu superior da faixa de opções.

Você também pode selecionar vários arquivos para excluí-los de uma

só vez e restaurá-los pelo mesmo método.

Lembre-se de que a lixeira é compartilhada por todos os membros do

site, portanto, outro membro pode optar por restaurar um arquivo que
você excluiu (e você pode restaurar arquivos que outros excluiram).
Todas essas ações são sempredepende de ter permissões de edição
apropriadas para o conteúdo e os locais envolvidos.

Esvaziando a lixeira de reciclagem

Se você sabe que não vaise precisar de algum item excluído na sua
lixeira, você pode escolher Esvaziar lixeira , o que é efetivamente o
mesmo que excluir um arquivo pela segunda vez, mas da sua lixeira:
Figura 2.44: Botão para esvaziar a lixeira

Isso move todo o conteúdo da lixeira de reciclagem do seu site para a

lixeira de segundo estágio do site, acessível somente aos
proprietários do site:

Figura: 2.45: Itens na lixeira de reciclagem do segundo estágio

Os arquivos ainda podem ser restaurados aqui pelo proprietário do

site, a menos que o arquivo tenha permanecido em qualquer uma das
lixeiras por um total de 93 dias, após os quais será excluído
permanentemente. Observe que os arquivos restaurados da segunda
etapa da reciclagema lixeira ainda retorna ao local original (não à
primeira lixeira de reciclagem).

Exclusão de arquivos no OneDrive

Excluir arquivos no OneDrive émuito semelhante a este processo. Na

verdade, o processo de exclusão e restauração é quase idêntico.

Para quem monitora de perto o espaço de armazenamento no

OneDrive, os arquivos da lixeira de segundo estágio não serão
contabilizados no espaço de armazenamento em uso. No entanto,
isso não deve ser usado como uma solução de armazenamento
permanente para contornar um limite de armazenamento. Após 93
dias, os arquivos na lixeira (primeiro ou segundo estágio) serão
excluídos permanentemente.

Restaurando uma biblioteca

Em vez de restaurarum arquivo, você pode querer "desfazer" muitas

alterações feitas ao longo do tempo. Nas bibliotecas de documentos
do SharePoint (e no seu OneDrive), você pode
escolher Configurações > Restaurar esta biblioteca . Isso
permite especificar um ponto no tempo para o qual você gostaria de
reverter toda a biblioteca (ou seu OneDrive).

Figura 2.46: Opção para restaurar a biblioteca no SharePoint no menu

Configurações do site

Ao restaurar uma biblioteca, você escolhe um ponto no tempo para o

qual deseja retornar. Você pode restaurar para:

 Ontem

 Uma semana atrás

 Três semanas atrás

 Data e hora personalizadas

Depois de fazer uma seleção para o momento, você verá todas as

alterações individuais (arquivo modificado, arquivo excluído, etc.) que
serão desfeitas antes de prosseguir com a restauração, conforme
visto na parte inferiorda captura de tela a seguir:
Figura 2.47: Revertendo alterações em uma biblioteca restaurando a
biblioteca a partir de uma determinada data

Após clicar em Restaurar , o processo pode levar algum tempo para

ser concluído, dependendo do tamanho e da complexidade de todas
as alterações envolvidas.

Excluindo colunas da biblioteca

Vale a pena notar que seSe você excluir uma coluna de metadados de
uma biblioteca (como Categoria , Data de Vencimento , etc., que
possa ter sido usada para organização), essa coluna não será
recuperável ou restaurável. Uma vez excluída, ela desaparecerá
permanentemente.

Uma ideia a considerar é simplesmente ocultar a coluna para que os

metadados possam ser recuperados em históricos de versões ou para
auditoria. Você pode até renomear essas colunas desnecessárias com
um prefixo como ARCHV-Category para mantê-las ordenadas e
disponíveis, se necessário.

Excluindo versões anteriores do arquivo

Se você excluir um específicoversão de um arquivo (por exemplo,
versão 2, quando a versão atual é 6), essa versão passa pela lixeira
de forma independente, no mesmo processo de um arquivo normal, e
pode ser restaurada. Você a verá marcada com o nome do arquivo
original, mas com o número da versão entre parênteses:

Figura 2.48: Os itens excluídos têm um número de versão após o

nome na lixeira

E depois de 93 dias (ou se for excluída manualmente antes), essa

versão será excluída permanentemente e não poderá ser restaurada,
assim como um arquivo normal.

Veja também

 O tópico Excluir uma lista na receita Criar uma lista ,

anteriormente neste capítulo

 O tópico Excluir um item na receita Adicionar um item a uma

lista , anteriormente neste capítulo

Compartilhando um documento

Depois de fazer o upload do seudocumento para o SharePoint Online,

você pode simplesmente usar Compartilhar ou Copiar link para
compartilhá-lo facilmente com seus colegas. Esta receita mostra
como compartilhar um link para um documento usando o
recurso Compartilhar .

Preparando-se

Você deve ter pelo menos acesso de leitura ao documento que

deseja compartilhar.

Como fazer isso...

Para compartilhar um documento com um membro da sua equipe,

siga estas etapas:

1. Navegue até o documento que você gostaria de compartilhar.

2. Clique no ícone Compartilhar ( ) ao lado do documento.

Como alternativa, selecione o documento e clique na
 opção Compartilhar na barra de menu superior, conforme
mostrado na captura de tela a seguir:

Figura 2.49: Ícone para compartilhar um item à direita do nome do

item

3. No pop-upcaixa que aparece, clique no ícone de engrenagem à

direita do nome do arquivo para abrir as configurações de
compartilhamento :
Figura 2.50: Abrindo as configurações de compartilhamento com o
ícone à direita do nome do arquivo

4. Isso abrirá a caixa de diálogo Configurações de

compartilhamento , que permite selecionar uma das
seguintes opções:

1. Qualquer pessoa : esta opção é para compartilhamento

anônimo de links e é habilitada somente se sua
organização permitir isso.

2. Pessoas em <nome da sua organização> : esta

opção cria um link que permite que toda a organização
visualize ou edite seu documento

3. Pessoas com acesso existente : Esta opção

simplesmente cria um link para pessoas que já têm
acesso ao documento

4. Pessoas que você escolher : Esta opção permite que

você especifique os nomes das pessoas com quem deseja
compartilhar o documento

Nós cobriremosVeja essas opções com mais detalhes na seção Como

funciona… desta receita. Por enquanto, selecione a última opção para
gerar um link para pessoas específicas.

5. Selecione se a pessoa com quem você está compartilhando

este documento pode editá-lo e se ela pode baixá-lo (ou
visualizá-lo apenas online). No nosso exemplo, desmarcaremos
a opção Permitir edição e selecionaremos Bloquear
download para que o link gerado conceda acesso somente
 para visualização ao documento pelo navegador:

Figura 2.51: Outras opções para controlar a disponibilidade de um

item compartilhado

Sua organização pode controlar as opções habilitadas e selecionadas

por padrão na caixa Configurações de compartilhamento ,
mostrada na captura de tela anterior. A maioria das organizações tem
a opção "Pode visualizar " definida como padrão. Isso significa que
as pessoas com quem você está compartilhando o documento
poderão visualizá-lo, mas não poderão editá-lo.

Você também pode selecionar a opção Bloquear download para

impedir que os usuários baixem os documentos. Quando essa opção
estiver selecionada, eles só poderão visualizar os documentos no
navegador. Isso é especialmente útil quando você não deseja que os
usuários mantenham uma cópia local do documento. Observe que a
opção Bloquear download só está disponível quando você
compartilha o documento com um link somente para visualização.

6. Clique no botão Aplicare então insira os nomes das pessoas

com quem você gostaria de compartilhar o documento.

7. Digite uma mensagem a ser enviada com o e-mail de convite

de compartilhamento e clique no botão Enviar , conforme
mostrado na captura de tela a seguir:

Figura 2.52: Opção para enviar uma mensagem com um arquivo

compartilhado

Dependendo de como sua organização foi configurada, além de

compartilhar documentos comindivíduos, você poderá compartilhá-los
com grupos ou equipes inteiras (veja como o link está sendo
compartilhado com os membros da equipe executiva na figura
anterior).

Observe também que você pode copiar o link desta caixa de diálogo e
enviá-lo aos membros por meio de uma ferramenta de sua escolha,
como um e-mail ou mensagem do Microsoft Teams. O link copiado é
válido apenas para os membros selecionados nesta tela.

8. O SharePoint então envia aos destinatários um e-mail com sua

mensagem e um link para o documento, conforme mostrado na
captura de tela a seguir:

Figura 2.53: O item e a mensagem compartilhados são notificados ao

destinatário por e-mail

Parabéns! Você acabou de aprender como compartilhar um

documento com outros membros da sua organização.os destinatários
do seu convite de compartilhamento agora podem visualizar ou editar
este documento, dependendo da permissão que lhes foi concedida.

Como funciona...

Há algumas coisas que acontecem quando um documento é

compartilhado:

 O SharePoint verifica se a pessoa com quem o documento está

sendo compartilhado já possui as permissões necessárias. Caso
contrário, o SharePoint altera as permissões do documento para
que os direitos apropriados ( Leitura ou Edição ) sejam
concedidos à pessoa com quem o documento está sendo
compartilhado. Você pode ler mais sobre como gerenciar
permissões de documentos na receita "Exibindo e alterando
permissões de documentos" no Capítulo 5 , "Gerenciamento de
Documentos no SharePoint Online" .
O SharePoint também verifica suas permissões durante o processo de
compartilhamento. Se você não tiver permissão para editar o
documento e tentar compartilhá-lo com a opção "Pode
editar" selecionada, o SharePoint enviará um e-mail de solicitação de
aprovação aos proprietários do site. Um e-mail com um link para o
documento só será enviado aos usuários solicitados após a aprovação
da solicitação de compartilhamento. O revisor da solicitação também
poderá alterar o nível de acesso concedido ao(s) usuário(s)
solicitado(s). Ele pode restringir as permissões e, ao contrário,
conceder um acesso maior do que o solicitado originalmente.

 Ele gera um link específico para as pessoas com as quais o

documento está sendo compartilhado.

 Ele envia ume-mail com o link gerado, juntamente com uma

mensagem, se você especificou uma.

Tipos de links

Esta receita mostrou como fazercompartilhar um documento com

pessoas específicas. Três outras opções de compartilhamento que
você verá na caixa de diálogo Configurações de
compartilhamento são as seguintes:

 Qualquer pessoa : use esta opção para compartilhar o

documento com usuários anônimos de fora da sua organização.
Pessoas com este link podem visualizar ou editar o documento
sem precisar entrar no Microsoft 365. Como esta opção permite
compartilhar o conteúdo da sua organização com usuários
externos anônimos , é possível que ela tenha sido desabilitada
pelos administradores do site ou da organização do SharePoint.
Ao compartilhar um link por meio desta opção, é recomendável
definir uma data de expiração, juntamente com uma senha,
 para maior segurança:

Figura 2.54: Adicionando uma senha para um item compartilhado nas

configurações de compartilhamento

Se você decidirProteja seu arquivo com senha. Lembre-se de

compartilhá-la com as pessoas que usarão o link. Elas serão
solicitadas a digitar a senha antes de acessar o arquivo, como
mostrado na captura de tela a seguir:
Figura 2.55: O destinatário deve inserir uma senha para acessar o
item compartilhado

 Pessoas em <nome da sua organização> : Esta opção gera

um link que qualquer pessoa na sua organização pode usar
para visualizar ou editar o documento. Observe que,
diferentemente da opção anterior, os usuários do link
precisarão fazer login no site.

 Pessoas com acesso existente : Esta opção permite que

você simplesmente obtenha um link para o documento sem
alterar suas permissões. Esta deve ser sua primeira escolha se
 vocêsaiba que as pessoas que visualizarão o link já terão
acesso ao documento.

Tem mais...

Como acabamos de ver, a opção Compartilhar envia uma

mensagem de e-mail com um link para os destinatários pretendidos.
No entanto, talvez seja necessário apenas copiar o link para
compartilhá-lo por diferentes meios (como um canal do Teams ou até
mesmo uma corrente de e-mail existente). A opção de menu Copiar
link , que fica ao lado da opção Compartilhar , permite que você
faça exatamente isso.

Copiar link

Você pode acessar a opção Copiar link ema barra de navegação

superior ou o menu de contexto de um item de lista ou biblioteca:

Figura 2.56: Dois métodos para copiar o link de um item

Depois de selecionar esta opção, você pode, opcionalmente, seguir

etapas semelhantes à opção Compartilhar descrita nesta receita
para ajustar as permissões do link gerado.

Veja também

 A receita de criação de um novo documento no Capítulo

5 , Gerenciamento de documentos no SharePoint Online

 Determinando e revogando permissões em uma receita de site

no Capítulo 3, Sites modernos no SharePoint Online
  A receita de compartilhamento de arquivo no Capítulo
6 , OneDrive

Pesquisando conteúdo

A pesquisa é uma parte essencial doExperiência do usuário do

SharePoint. Permite que os usuários encontrem informações e
documentos comerciais relevantes com mais rapidez e facilidade do
que nunca.

Para esta receita, vou atuar como um gerente de marketing que

gostaria de pesquisar nosso guia de design visual, que me lembro de
ser chamado de “Elementos de marca”.

Preparando-se

Tudo o que você precisa é de acesso de leitura ao site onde realizará

sua pesquisa. Os resultados retornados pelo SharePoint
são protegidos por restrições de segurança , o que significa que
você só verá conteúdo ao qual tem acesso por meio de permissões
diretas ou indiretas.

Como fazer isso...

Para realizar uma pesquisa dentro de um site, siga estas etapas:

1. Navegue até qualquer página do site onde você deseja realizar

a pesquisa. No nosso exemplo, navegarei até o meu site de
Vendas e Marketing.

2. Comece a digitar as palavras-chave da sua pesquisa para ver os

resultados relevantes. Neste caso, começaremos a
digitar Branding Elements. Notaremos que os resultados
aparecem imediatamente após inserir as duas primeiras letras.
Nesse momento, podemos clicar no resultado apropriado se
encontrarmos o que procuramos.

3. Caso contrário, podemos terminar de inserir a(s) palavra(s)-

chave de pesquisa e clicar no link Mostrar mais resultados ,
na parte inferior, para acessar a página de resultados da
pesquisa e ver os resultados correspondentes do site atual.
Observe que esses resultados são classificados em ordem de
relevância prevista para você.

Conforme mostrado na imagem abaixo, temos as cinco opções a

seguir nesta página:
1. A capacidade de alterar o escopo dos resultados da pesquisa
para mostrar resultados do hub ou de toda a organização, em
vez de apenas dentro deste site.

2. Por padrão, esta página mostra todos os tipos de resultados. No

entanto, você pode selecionar uma das guias na parte superior
para restringir ainda mais os resultados
a Arquivos , Sites , Notícias ou Imagens .

3. Dependendo da aba selecionada, você pode aplicar filtros

adicionais, como a data de modificação.

4. Cada resultado mostra uma prévia de onde sua palavra-chave

de pesquisa ocorreu e também uma imagem do arquivo ou site
relevante resultante.

5. Por fim, os três pontos no canto superior direito da linha de

resultados permitem que você execute determinadas ações no
resultado. Essas ações variam dependendo do tipo de resultado
da pesquisa. As opções que você vê na captura de telaabaixo
são relevantes para o tipo de resultado do arquivo.
Figura 2.57: A página de resultados do show, com áreas numeradas
para corresponder à lista acima, respectivamente

Toda a experiência de pesquisa do SharePoint pode ser personalizada

pela sua organização. Por exemplo, sua organização pode definir
filtros adicionais que você pode utilizar. Outras personalizações de
pesquisa possíveis são pesquisas por siglas, pesquisas por favoritos,
pesquisas por localização e pesquisas por perguntas e respostas, que
ajudam a retornar os resultados corretos quando os usuários
procuram siglas, determinadas palavras-chave, localizações de
escritórios ou buscam respostas para perguntas. Por fim, os
resultados que você verá inicialmente são aqueles do site onde você
realizou a pesquisa original. Clicar no link "Vendas Globais" na parte
superior, no entanto, traz de volta os resultados do hub do qual este
site faz parte.

Você aprendeu sobre sites de hub na receita Criação de um site

moderno anteriormente neste capítulo.

Além disso, clicar no link Organização na parte superior expandirá o

escopo para mostrar resultados de todos os sites da organização.
Lembre-se de que os resultados que você vê são sempre limitados por
questões de segurança, o quesignifica que você só verá documentos
e conteúdos aos quais você tem acesso em primeiro lugar.

Como funciona...

O Microsoft Search é o componente do Microsoft 365 que ajuda você a

encontrar informações às quais já tem acesso, mas não sabe onde
procurar. Essas informações podem ser um documento que você criou
anteriormente ou informações compartilhadas por seus colegas.

Além de listas e bibliotecas, a Pesquisa do SharePoint indexa o

conteúdo das páginas e os perfis dos funcionários da sua organização.
Em seguida, permite que você pesquise esse conteúdo indexado
usando critérios de filtro avançados. Por fim, permite que
você visualize os resultados por meio de uma experiência de
apresentação intuitiva.

Alguns dos principais recursos da página de resultados da pesquisa

mostrados na captura de tela anterior são os seguintes:

 Escopos de pesquisa : Anteriormente, nósdiscutiu a

possibilidade de expandir o escopo dos resultados da pesquisa
do site atual para o hub atual e, em seguida, para toda a
organização. Pesquisar na página inicial do Microsoft 365 ou na
página inicial do SharePoint define automaticamente o escopo
 da pesquisa para o nível da organização. Da mesma forma,
realizar uma pesquisa no site do hub define o escopo para todo
o hub, o que significa que serão exibidos resultados de todos os
sites dentro desse hub.

 Verticais de resultados de pesquisa : As várias guias

mostradas na captura de tela anterior também são comumente
conhecidas como verticais de pesquisa. Verticais são uma
maneira de agrupar conteúdo de diferentes tipos. A captura de
tela anterior mostra verticais para Arquivos (que mostra
apenas resultados de arquivos e pastas), Sites (que mostra
apenas sites correspondentes) e Notícias (que mostra apenas
postagens de notícias correspondentes). A
vertical Todos mostra resultados combinados de todas as
verticais. Além disso, você também pode ver uma
vertical Pessoas , que, como o nome sugere, mostrará
resultados de pessoas correspondentes. A vertical Pessoas só
é mostrada quando você expande o escopo da pesquisa para o
nível da organização. Discutiremos a pesquisa de Pessoas com
mais detalhes na receita Encontrando especialistas e pessoas
no Capítulo 14 , Pesquisar no Microsoft 365 .

 Experiência unificada : a Microsoft oferece uma experiência

de pesquisa unificada em todas as cargas de trabalho do
Microsoft 365. Isso significa que, independentemente da carga
de trabalho ou aplicativo em que você pesquisar, você
encontrará a mesma experiência em todos os lugares,
independentemente de realizar a pesquisa no SharePoint,
Outlook, Teams, Word ou outros.cargas de trabalho e aplicativos
no Microsoft 365.

A Microsoft tem investido bastante na Busca, resultando em inúmeras

melhorias. Essas melhorias incluem recursos como a exibição de
resultados com base na relevância para você. Essa pontuação de
relevância pode ser baseada nas coisas em que você mais trabalha,
nas pessoas com quem você...interagir com o máximo de pessoas
possível e a atualidade do conteúdo, para citar alguns. Melhorias
recentes na plataforma fizeram com que os usuários pudessem obter
resultados instantaneamente, mesmo ao clicar na caixa de pesquisa e
começar a digitar suas palavras-chave, e até mesmo antes de clicar
no botão de pesquisa para realizar uma busca propriamente dita.

Veja também

 Capítulo 14 , Pesquisar no Microsoft 365

  Capítulo 15, Microsoft Delve

Saiba mais no Discord

Para participar da comunidade Discord deste livro – onde você pode

compartilhar feedback, fazer perguntas ao autor e saber sobre novos
lançamentos – siga o código QR abaixo:

https://packt.link/powerusers

Sites modernos no SharePoint Online

No capítulo anterior, vimos algumas receitas básicas que explicam

como interagir com um site no SharePoint. Este capítulo se aprofunda
no funcionamento desses sites. Analisaremos diversas opções de
personalização do site, como alterar o tema, modificar os elementos
de navegação, trabalhar com páginas de um site e trabalhar com Web
Parts nessas páginas. Em seguida, abordaremos alguns cenários
adicionais, como modificar as permissões do site e criar um subsite.

Neste capítulo, abordaremos os seguintes tópicos:

 Mudando o visual

 Adicionando uma página

 Adicionando uma web part

 Adicionando um aplicativo

 Modificando a navegação superior

 Modificando a navegação à esquerda

 Visualizar e alterar as configurações do site

 Determinando e revogando permissões para um site

 Criando um subsite

Vamos começar!
Mudando o visual

O SharePoint permiteVocê pode aplicar estilos e cores personalizados

ao seu site para que ele esteja em perfeita sintonia com as diretrizes
de branding definidas pela sua organização. Também permite
personalizar o cabeçalho e os elementos de navegação do site.

Nesta receita, veremos como alterar a aparência de um site do

SharePoint, principalmente alterando seu tema.

Preparando-se

Você precisará ser o proprietário do site ou ter permissões de design

ou controle total para aplicar um tema a um site moderno. Você
também precisará dessas permissões para alterar as configurações
de cabeçalho e navegação.

Como fazer isso...

Para alterar o tema do seu site, navegue até o site e siga estas
etapas:

1. Clique no ícone de engrenagem Configurações no canto

superior direito.

2. Clique em Alterar aparência , conforme mostrado na captura

de tela a seguir:
Figura 3.1: Opção para alterar o tema no painel Configurações

3. Clique em Tema e selecione o tema que deseja aplicar.

Conforme você seleciona o tema, a aparência do seu site muda
lado a lado para ajudar você a visualizar essas alterações.

As opções que você vê aqui podem ser controladas pela sua

organização. Muitas organizações têm um conjunto de temas
corporativos pré-criados disponíveis para seleção dos usuários.
Algumas organizações também bloqueiam completamente os temas
para que os usuários não possam alterá-los. Além disso, se o seu site
estiver conectado a um site central, as configurações do tema serão
gerenciadas lá.

4. Opcionalmente, clique em Personalizar se desejar alterar as

cores do tema; caso contrário, bastaclique em Salvar :
 Figura 3.2:
Personalizando temas no menu Tema

Parabéns! Você acabou de mudar o tema do seu site.

Como funciona...

Existem várias maneiras de "personalizar" um site do SharePoint para

que ele corresponda a outros sites e áreas no locatário do Microsoft
365 da sua organização. A seguir, uma lista de algumas das
personalizações que você pode fazer no seu site do SharePoint:

 Alterando o logotipo do seu site

 Alterando a área do cabeçalho na parte superior

 Alterando a navegação superior e esquerda

 Aplicando um rodapé (somente para sites de comunicação)

  Definir e aplicar um esquema de cores ou tema personalizado

 Criação de modelos de página personalizados

 Branding avançado usando código personalizado e ferramentas

de terceiros

Além de fornecer a opção de alterar as cores do tema, a

configuração Alterar a aparência permite que você altere ainda
mais o estilo dos seguintes elementos do site:

 Layout e estilo do cabeçalho do site. Esta opção permite alterar

os seguintes elementos da área do cabeçalho do site:

 A altura e o layout

 O esquema de cores de fundo

 A visibilidade do título do site

 O logotipo e a miniatura do site

 Visibilidade e estilo da navegação do site. Esta seção permite

definir a visibilidade da navegação do site. Além disso:

 Para sites de equipe, você pode escolher mostrar a

navegação verticalmente para a esquerda ou
horizontalmente para o topo.

 Para sites de equipe e comunicação, quando a visibilidade

está definida para mostrar a navegação na parte superior,
você também pode optar por exibi-la como um
megamenu ou como um menu em cascata. Discutiremos
os dois tipos de menu na receita " Modificando a
navegação superior" mais adiante neste capítulo.

 Visibilidade e estilo do rodapé. Você só pode definir as opções

de rodapé para sites de comunicação. Por meio desta
configuração, você pode alterar o layout do rodapé, o logotipo,
o texto de exibição e o esquema de cores do plano de fundo.

As opções que sãoOs recursos disponíveis dependem do tipo de site

(equipe versus comunicação), da sua função na organização e das
permissões que lhe foram concedidas. Se você recebeu acesso para
personalizar seu site, certifique-se de que ele esteja de acordo com as
diretrizes de identidade visual e tema da sua organização. Dessa
forma, ele se alinhará melhor com os outros sites da sua organização
e, assim, proporcionará aos usuários uma experiência mais
consistente e familiar. Aqui está um ótimo infográfico da equipe de
suporte da Microsoft sobre como personalizar seu
site: https://packt.link/customize-site-infographic .

Uma ressalva importante para fazer essas alterações é que a

Microsoft envia atualizações para o Microsoft 365 e o SharePoint
online periodicamente. Portanto, você deve garantir que, se tais
alterações forem feitas por meio de código personalizado ou
ferramentas de terceiros, elas sigam as diretrizes da Microsoft sobre
identidade visual e compatibilidade com tais atualizações.

Por fim, discutimos anteriormente a experiência clássica como parte

do tópico "Experiência moderna versus clássica" da receita " Criando
um site moderno" no Capítulo 2 , Introdução ao SharePoint Online . Se
você estiver trabalhando com a experiência clássica, este artigo de
suporte mostrará como alterá-la.procure por um site
assim: https://packt.link/classic-design .

Veja também

 Modificando a receita de navegação superior neste capítulo

Adicionando uma página

Páginas no SharePointsão um meio de exibir informações e conteúdo

aos usuários do seu site. Como proprietário ou membro do site, você
tem acesso para modificá-los por meio de ferramentas de edição de
página fáceis de usar, integradas à plataforma. Você pode usar essas
ferramentas para formatar e estilizar as páginas, bem como para
manter uma variedade de conteúdo nelas.

Nesta receita, você aprenderá como adicionar uma nova página ao

seu site. Em receitas posteriores neste capítulo, também veremos
como adicionar conteúdo significativo a esta página.

Preparando-se

Você precisará ser proprietário ou membro de um site ou ter recebido

os seguintes níveis de permissão em seu
site: Contribuir , Editar , Design ou Controle total .

Como fazer…

Para adicionar uma nova página ao seu site, navegue até a página
inicial do site e siga estas etapas:

1. Clique em Novo e depois em Página na barra de navegação,

conforme mostrado na captura de tela a seguir:
Figura 3.3: Adicionando uma nova página da barra de navegação

2. Você então estaráserão apresentadas as seguintes opções se

você estiver criando uma página em seu site pela primeira vez:
Figura 3.4: Opção de visita guiada ao criar uma página

Selecionar "Sou novo nisso" e, em seguida, "Vamos lá" inicia um

tour guiado que o guia pelas etapas de criação de uma nova página e
atualização de suas principais propriedades. É uma boa maneira de
aprender se você estiver criando uma página pela primeira vez.
Independentemente de você selecionar esta opção ou de " Já fiz isso
antes" , as etapas a seguir permanecerão as mesmas.

3. Primeiro, selecionaremos um modelo na lista de modelos de

página disponíveis. Para o nosso exemplo, selecionaremos o
modelo Página em branco .

Um modelo de página é um layout de design pré-criado para a sua

página. Em vez de ter que criar uma página do zero, selecionar um
modelo de página permite que você comece com um design e tema
que correspondam perfeitamente às necessidades de design/layout
previstas para a sua página. Além dos modelos disponíveis no
SharePoint, o proprietário do seu sitepode ter modelos pré-criados
com base nas necessidades comuns de toda a sua organização.

4. Clique em Criar página para criar a nova página.

5. O SharePoint o levará para a página recém-criada. Aqui, você

pode dar um título, adicionar uma imagem à sua página e,
opcionalmente, adicionar conteúdo a ela.

6. Você pode então clicar no botão Salvar como rascunho no

canto superior esquerdo para salvar a página.

7. O SharePoint agora gerará um URL para a página.

As páginas de rascunho não são visíveis para os visitantes do seu

site, mas ajudam a salvar o progresso enquanto você trabalha nelas.
Recomenda-se salvar a página de rascunho com a maior frequência
possível. Isso garantirá que você não perca seu trabalho. Observe que
qualquer pessoa com acesso de Contribuição ou superior à
biblioteca de Páginas do Site (mais sobre isso em breve) poderá
visualizar esses rascunhos. Para restringir o acesso à página de
rascunho apenas para você e os proprietários do site, selecione a
opção Criar como rascunho privado na parte inferior da página de
seleção de modelos, que aparece como parte do assistente de criação
de páginas:
 8. Opcionalmente, você pode clicar em Publicar no canto superior
direito da página depois de concluir suas edições e estiver
pronto para compartilhá-la com outras pessoas.

Parabéns! Vocêacabou de publicar sua primeira página.

Como funciona...

Exceto por algumas diferenças importantes, as páginas no SharePoint

são como outros documentos que residem em uma biblioteca de
documentos. As principais diferenças entre os dois tipos de arquivo
são:

 .aspxAs páginas do SharePoint têm uma extensão especial

(diferentemente das extensões .docx, .pdfe .xlsxusuais para
documentos).

 Essas páginas normalmente são armazenadas em uma

biblioteca especial de Páginas do Site.

 As permissões necessárias para editar páginas são diferentes

das permissões necessárias para editar documentos em uma
biblioteca.
  Você pode editar o conteúdo de uma página usando
ferramentas criadas diretamente no SharePoint.

Essas características podem nos ajudar a desenvolver e gerenciar

nossas páginas do SharePoint. A seguir, veremos algumas etapas
essenciais para fazer alterações em uma página. Por exemplo, depois
de criar uma página, você pode começar a inserir ou modificar
algumas de suas informações básicas. Depois de explorar isso, vamos
nos voltar paranossa atenção sobre como publicar as alterações feitas
em uma página e como visualizar a biblioteca de páginas do site.

Inserindo informações básicas da página

Você pode fazer oseguintes edições nas propriedades das páginas do

SharePoint:

 Dê um título

 Alterar o nome da pessoa de contato da página (ou remover

completamente essa informação da página)

 Alterar o layout da área de título

 Mostrar ou ocultar a data em que a página foi publicada

 Habilitar ou desabilitar comentários de página

Além disso, você também pode começar a adicionar conteúdo à sua

página. Você pode adicionar conteúdo às suas páginas por meio de
vários tiposde web parts . Abordaremos as web parts com mais
detalhes na próxima receita. Consulte também a seção
intitulada Componentes de uma página do SharePoint mais adiante
nesta receita.para mais detalhes sobre o layout de uma página do
SharePoint. Depois de adicionar conteúdo à página, você precisará
publicá-lo para que fique visível para outros usuários.

Publicar uma página

Uma página pode passarvários estágios do processo de publicação

antes que ele fique visível para outras pessoas na sua organização.

Ao criar uma nova página, ela é salva como rascunho. Nesse

momento, a página fica visível apenas para você e para outras
pessoas que tenham acesso de membro, proprietário ou colaborador
à biblioteca de Páginas do Site (a menos que você tenha selecionado
a opção Criar como rascunho privado ao criar a página). Os
visitantes do site não verão nenhuma página ou versão de rascunho.

Você pode continuar editando a página e salvá-la como rascunho até

estar satisfeito com as alterações. Você pode publicar a página assim
que finalizar o conteúdo. Se o proprietário do seu site tiver habilitado
o agendamento na biblioteca de Páginas do Site, você também pode
escolher um horário para que suas alterações sejam publicadas:

Figura 3.5: Agendando quando uma página publicará alterações

Assim que sua página for publicada, seu status será alterado
automaticamente para Publicado . A página e seu conteúdo agora se
tornamvisível para outras pessoas que tenham acesso ao seu site. O
conteúdo adicionado ou alterado da sua página agora também
começará a aparecer nas buscas relevantes. Você também pode
adicionar um link para a sua página a partir de um dos menus de
navegação ou de outra página para que os usuários possam localizá-
la facilmente. Abordaremos a navegação do SharePoint com mais
detalhes nas receitas " Modificando a navegação
superior" e "Modificando a navegação à esquerda", mais adiante
neste capítulo.

Após a publicação da página, você poderá retornar a ela a qualquer

momento e editá-la para fazer alterações. Para isso, basta navegar
até a sua página e clicar no botão Editar no canto superior direito da
tela, conforme mostrado na captura de tela a seguir:
Figura 3.6: O botão para editar uma página publicada

A partir daí, você passará pelo mesmo processo de edição e

publicação que seguiu ao criar uma nova página. Como antes, você
pode continuar salvando suas alterações como rascunhos (o
quesignifica que elas só ficarão visíveis para você e outros
membros/colaboradores do site). Após concluir as alterações, basta
clicar em "Republicar" para torná-las visíveis aos visitantes:

Figura 3.7: Republicando uma página após fazer alterações

Você também pode configurar o processo de publicação por meio da

biblioteca de páginas do site para que todas as páginas do seu site
sejampor meio de um fluxo de trabalho de aprovação formal antes de
se tornarem visíveis para outros.

A biblioteca de páginas do site

Todas as páginas são armazenadas emUma biblioteca especial

chamada Páginas do Site . Esta biblioteca é como qualquer outra
biblioteca de documentos, exceto por possuir certos recursos
específicos para a criação e o gerenciamento de páginas. Para
navegar até a biblioteca de Páginas do Site, basta navegar até a
página Conteúdo do Site , conforme descrito na receita " Exibindo o
Conteúdo do Site" no Capítulo 2 , Introdução ao SharePoint Online .
Em seguida, clique em Páginas do Site .

A primeira coisa que você notará nesta biblioteca é que as páginas

são agrupadas por autor. Você pode alterar essa visualização
selecionando as diversas opções de visualização no canto superior
direito da biblioteca, conforme mostrado na captura de tela a seguir:
Figura 3.8: Alterando opções de visualização na biblioteca de páginas
do site

Discutiremos exibições e opções relacionadas com mais detalhes na

receita Criando uma exibição de lista personalizada no Capítulo
4 , Listas no SharePoint Online .

Você também notará as seguintes opções de menu na parte superior

da biblioteca de páginas do site :

Figura 3.9: Opções de menu na biblioteca de páginas do site

Se você não estiver vendo essas opções, é provável que não tenha
acesso ou esteja visualizando o site na experiência clássica. Para sair
da experiência clássica, basta clicar em Sair da experiência
clássica, no canto inferior esquerdo da página.

 Novo : Você pode clicar no menu Novo para criar uma

nova Página do Site . Você também pode usar este menu para
criar um link para uma página existente. Abordaremos a criação
de links no Capítulo 5 , Bibliotecas de Documentos no
SharePoint Online . Além destas opções:
  Sites modernos têm a opção de criar um Espaço . O
Espaço no SharePoint é uma plataforma imersiva baseada
na web que permite criar e compartilhar experiências de
realidade mista usando web parts 3D. Aprenderemos mais
sobre o Espaço no SharePoint no Apêndice .

 Os sites de equipe exibem as opções Página

Wiki e Página de Web Parts , além da opção usual para
criar uma Página de Site . No entanto, esses tipos de
páginaestão obsoletos e não são adequados para um site
moderno. Portanto, não são abordados no livro.

 Exportar para Excel : clicar nesta opção abrirá a lista de

páginas no Excel no seu dispositivo.

 Power Apps : permite trabalhar com o Power Apps. Você

aprenderá mais sobre isso no Capítulo 9, " Criando Power
Apps", e no Capítulo 10, "Aplicando Power Apps" .

 Agendamento : permite que autores e editores de páginas

agendem um horário para que novas páginas ou edições em
páginas existentes sejam publicadas.

 Automatizar : permite criar fluxos de trabalho para suas

páginas usando o Power Automate. Aprenderemos mais sobre
isso no Capítulo 8 , Power Automate (Microsoft Flow) . Você
também pode clicar na opção do submenu Configurar fluxo
de aprovação de página para enviar automaticamente novas
páginas para aprovação. Leremos mais sobre isso na seção a
seguir.

Alerte-me e gerencie meus alertas : você pode configurar alertas

no SharePoint para ser notificado quando páginas (ou, nesse caso,
itens de lista ou documentos) forem adicionados, editados ou
excluídos. Aprenderemos mais em breve.sobre alertas na
receita Adicionando alertas no Capítulo 4 , Listas e bibliotecas no
SharePoint Online .

Tem mais…

Nesta seção, veremos a estrutura de uma página do SharePoint. Em

seguida, entenderemos um pouco sobre o fluxo de trabalho de
aprovação de página antes de analisar um tipo especial de página
moderna do SharePoint.chamado de " notícia" . Por fim, veremos
como excluir uma página de um site.

Componentes de uma página do SharePoint

Quando um usuário alcançaAo acessarem seu site, eles primeiro
verão a página inicial . Se você for o proprietário do site, planeje
cuidadosamente as informações e o layout da página inicial. As
informações que podem ser apresentadas na página inicial podem
variar significativamente, dependendo da finalidade e do tipo do seu
site. Para um site de departamento, por exemplo, a página inicial
pode mostrar atualizações importantes do departamento,
documentos e formulários importantes, eventos do departamento,
contatos importantes, KPIs e/ou links para informações e áreas
importantes do site.

Cada página de um site do SharePoint consiste em seções padrão,

conforme mostrado abaixo:

Figura 3.10: Seções padrão (numeradas) de uma página do

SharePoint

Vamos analisar oseções abaixo, com números correspondentes aos

da Figura 3.10 :

1. Barra de Aplicativos : A Barra de Aplicativos é a sua porta de

entrada para o conteúdo mais relevante do SharePoint.
Analisamos a Barra de Aplicativos em detalhes no Capítulo
2 , Introdução ao SharePoint Online .

2. Barra do Pacote Office : A Barra do Pacote Office oferece uma

experiência de navegação consistente em todas as cargas de
trabalho do Microsoft 365. Ela também oferece acesso a
configurações contextuais e aos detalhes do seu perfil, entre
outras coisas. Discutimos a Barra do Pacote Office em detalhes
 no Capítulo 1 , Visão Geral do Microsoft 365 , e novamente
no Capítulo 2 , Introdução ao SharePoint Online .

3. Navegação de Hub : Esta área é visível apenas em sites que

fazem parte de um hub. Ela é usada para navegação entre sites
que fazem parte do hub. Discutimos sites de hub como parte da
receita "Criando um site moderno" no Capítulo 2 , Introdução ao
SharePoint Online .

4. Cabeçalho do site e navegação superior : O cabeçalho do

site aparece em todas as páginas. Ele contém o logotipo e o
título do site. Clicar no título do site em qualquer página dentro
dele o levará à página inicial. Para sites de comunicação e,
opcionalmente, para sites de equipe, ele também contém a
navegação superior do site. Discutiremos a navegação superior
como parte da receita " Modificando a navegação
superior" mais adiante neste capítulo. À direita desta seção,
você encontrará opções de menu que permitirão que você faça
o seguinte:

1. Criar site : esta opção está disponível apenas em sites

de hub (como mostrado na captura de tela acima). Clicar
neste link cria um novo conjunto de sites e o associa ao
hub selecionado.

2. Seguir ou deixar de seguir um site : aprendemos

sobre isso como parte da receita Como chegar à página
inicial do SharePoint no Capítulo 2 , Introdução ao
SharePoint Online .

3. Acesso ao site : esta opção está disponível apenas em

sites de comunicação ou sites de hub baseados no tipo de
site de comunicação. Ela permite que você visualize o
acesso ao site existente e convide outras pessoas da
 organização para o seu site:

Figura 3.11: Compartilhando um site de comunicação

Como você pode ver na imagem acima, você pode selecionar as

permissões a serem concedidas e, opcionalmente, enviar uma
mensagem ao convidado ao compartilhar o site com ele. Observe que
compartilhar um site, documento, página ou item de lista pode alterar
suas permissões subjacentes. Analisaremos o compartilhamento e as
permissões com mais detalhes em " Determinando e revogando
permissões para uma receita de site", mais adiante neste capítulo.

4. Inglês : Este texto indica o idioma dos sites onde os

recursos multilíngues foram habilitados. Você pode então
selecionar o menu suspenso para visualizar o site em
qualquer um dos outros idiomas habilitados. Você pode ler
mais sobre sites, páginas e notícias multilíngues do
SharePoint aqui: https://packt.link/create-
multilingual-SP-pages

5. Privacidade do grupo e contagem de membros :

disponíveis apenas para sites de equipe conectados a
grupos. O texto de privacidade do grupo indica se o site
está vinculado a um grupo público (o que significa que
todos na sua organização podem ingressar no grupo) ou a
 um grupo privado (apenas pessoas limitadas têm acesso
a ele). Para esses sites conectados a grupos, você
também podeveja a contagem atual de membros desse
grupo:

Figura 3.12: Tipo de privacidade e contagem de membros de um

grupo

6. Clicar na contagem de membros permite visualizar e

gerenciar os membros daquele grupo. Aprenderemos
mais sobre os Grupos do Microsoft 365 no Capítulo
16 , Grupos do Microsoft 365 .

5. Novo menu e barra de ferramentas de edição de página :

Esta seção contém as seguintes opções:

1. Novo menu : clicar neste menu permite adicionar novas

listas, bibliotecas, páginas, postagens e outros tipos de
aplicativos e artefatos ao seu site.

2. Detalhes da página : clicar neste link permite que você

visualize e edite várias propriedades da página.

3. Status e data de publicação : este texto mostra se

você está visualizando uma página publicada ou se a
página está aberta no modo de edição (desde que você
tenha permissão para editá-la). Em sites de comunicação,
também mostra a data da última publicação ou
atualização da página.

4. Editar : Clicar nesta opção permite fazer alterações na

página e republicá-la. Aprenderemos como adicionar e
editar páginas como parte da receita " Adicionando uma
página" mais adiante neste capítulo.

6. Menu de navegação à esquerda : Esta seção permite definir

o menu de navegação para ajudar os usuários a navegar
facilmente entre as diversas listas, bibliotecas, páginas e outras
áreas do seu site. O menu de navegação à esquerda está
disponível apenas para sites de equipe ou sites de hub
baseados no modelo de site de equipe. Abordaremos o menu de
 navegação à esquerda como parte da receita " Modificando a
navegação à esquerda" mais adiante neste capítulo.

7. Conteúdo da página : Esta seção contém o conteúdo real da

página. O layout desta seção e o conteúdo nela contido podem
variar bastante entre diferentes sites e para as páginas desses
sites. Você pode modificar o layout e o conteúdo das páginas
modernas usando as ferramentas de edição de
página integradas ao SharePoint. Discutiremos isso com mais
detalhes como parte da receita "Adicionando uma Web
Part", mais adiante neste capítulo.

8. Rodapé da página : O rodapé aparece na parte inferior de

todas as páginas do seu site. Você pode ativar ou desativar o
rodapé do seu site no menu Configurações do site . Você
pode se lembrar do rodapé como parte da receita "Alterando a
aparência" anteriormente neste capítulo.

Observe que as opçõesmencionados aqui e as ações que você pode

executar por meio dessas opções dependem muito do tipo de site e
do seu nível de acesso a ele.

Aprovação de conteúdo

Um monte de grandesAs organizações exigem que as adições e

modificações de páginas passem por um processo de aprovação
antes que novas páginas ou alterações em páginas existentes se
tornem visíveis para outras pessoas. A opção Configurar fluxo de
aprovação de página permite que você faça exatamente isso.
Aprenderemos mais sobre como automatizar essas tarefas de
aprovação no Capítulo 8 , Power Automate (Microsoft Flow) . Leia este
artigo da Microsoft Docs se quiser saber mais sobre o fluxo de
aprovação de páginas: https://packt.link/page-approvals .

Você começará a ver o botão Enviar para aprovação em vez dos

botões Publicar e Republicar quando ativar as aprovações para sua
biblioteca:
Figura 3.13: Botão para iniciar um fluxo de aprovação antes de
publicar alterações em uma página

Clicar em Enviar para aprovação resultará no início do fluxo de

aprovação, que permite adicionar uma mensagem eenvie a página
para aprovação:

Figura 3.14: Adicionando uma mensagem à solicitação de aprovação

O status da página agora será alterado para Aprovação pendente :

Figura 3.15: Status de uma página pendente de aprovação

Além disso, os respectivos aprovadores receberão um e-mail

informando-os sobre a solicitação de aprovação. Elespode então clicar
no link Aprovar desse e-mail para visualizar a solicitação de
aprovação ou aprovar a página por meio do Power Automate:
Figura 3.16: Solicitação de aprovação da perspectiva do aprovador
Os aprovadores também irãoveja um botão Revisar aprovações , no
qual eles podem clicar para agir de acordo com a solicitação de
aprovação, conforme mostrado abaixo:

Figura 3.17: Notificação para responder a uma solicitação de

aprovação por meio do botão Revisar aprovações

Depois de aprovadas, as alterações feitas na página ficarão visíveis

para os visitantes do site.

Para desligar a páginaPara aprovações novamente, basta desativar a

configuração "Aprovação de Conteúdo" na página de
configurações de Controle de Versão da biblioteca. Consulte a
receita de Configurações de Controle de Versão, aprovação de
conteúdo e retirada de documentos no Capítulo 5 , Gerenciamento de
Documentos no SharePoint Online , para saber mais sobre como fazer
isso.

Postagens de notícias e links de notícias

Uma postagem de notícias é um tipode página que permite
publicar notícias, anúncios eatualizações e crie histórias envolventes
sobre seu departamento ou organização. Esse conteúdo publicado
pode então aparecer automaticamente em diferentes locais por meio
de diversas web parts e canais dentro e fora do SharePoint. As duas
diferenças entre uma publicação de notícias e uma página de site
comum no SharePoint são as seguintes:

 As postagens de notícias aparecem por meio de web parts pré-

criadas e outros meios, como no aplicativo móvel do SharePoint.

 Não é possível criar postagens de notícias diretamente usando

o menu "Novo" da biblioteca de Páginas do Site. No entanto,
você pode criá-las a partir da opção "Criar postagem de
notícias" na parte superior da página inicial/página inicial do
SharePoint. Consulte a receita "Como chegar à página inicial do
SharePoint" no Capítulo 2 , Introdução ao SharePoint Online ,
para obter detalhes sobre como navegar até a página inicial do
SharePoint. Você também pode criar postagens de notícias
clicando na opção de menu "Novo" e, em seguida, em
"Postagem de notícias" na parte superior de qualquer página
do seu site moderno de equipe ou comunicação.

Uma das outras opções que você notará ao clicar no menu Novo na
página inicial do seu site é o link Notícias :
Figura 3.18: Adicionando um link que funciona como uma postagem
de notícias

Enquanto uma notíciavamosAo criar e publicar novo conteúdo como

uma publicação de notícias, um link de notícias permite criar um link
para um conteúdo existente e exibi-lo como uma publicação de
notícias. Além de promover conteúdo de dentro dos seus sites do
SharePoint, você também pode promover conteúdo externo, como
notícias do seu site externo.

Criar, manter e exibir postagens de notícias ou links de notícias em

vários lugares é um tópico relativamente amplo e está além do
escopo deste livro. No entanto, você pode consultar os seguintes
artigos de suporte da Microsoft para obter mais detalhes sobre como
fazer isso:

 Crie e compartilhe notícias em seus sites do

SharePoint : https://packt.link/create-news

 Use a Web Part de notícias na página do

SharePoint : https://packt.link/news-web-part

 Crie um site de notícias da

organização : https://packt.link/news-site
Finalmente, issorecursolista alguns casos de uso atraentes para criar
páginas de notícias do SharePoint: https://packt.link/SP-news .

Excluir uma página

Você tem duas opções para excluir uma página.

 Opção 1 : edite a página, clique em Detalhes da página ,

expanda Mais detalhes no canto inferior direito do
painel Detalhes da página e clique em Excluir página .
Observe que esta opção não será exibida se a página que você
está tentando excluir for a página inicial do site ou se você não
tiver permissão para excluí-la.

 Opção 2 : Navegue até a biblioteca de páginas do site,

selecione a página que deseja excluir ( 1 ) e clique na
opção Excluir no menu da biblioteca ( 2 ), conforme mostrado
na captura de tela a seguir:

Figura 3.19: Navegação de página para exclusão de uma página

Em geral, é assim que você também pode excluir documentos de

qualquer biblioteca de documentos ou itens de qualquer lista no
SharePoint. Consulte a seção "Excluindo um item" da receita
" Adicionando um item a uma lista" no Capítulo 2 , Introdução ao
SharePoint Online , para obter mais detalhes sobre a exclusão de
itens e documentos de listas e bibliotecas do SharePoint. Além disso,
a receita " Exibindo o conteúdo do site" no Capítulo 2 , Introdução ao
SharePoint Online , discute aLixeira do site. A lixeira do site é onde as
páginas excluídas são armazenadas até serem excluídas
permanentemente.

Observe que este método permite que você exclua a página inicial do
seu site. Se você excluir a página inicial, seu site poderá ficar
inacessível para os usuários. Mas não se preocupe, você sempre pode
restaurar a página excluída da lixeira do site.

Veja também

 A receita de conteúdo do site de visualização no Capítulo

2 , Introdução ao SharePoint Online

 O tópico de segmentação de público da receita Adicionando

uma web part mais adiante neste capítulo

 A receita de criação de uma exibição de lista

personalizada no Capítulo 4 , Listas e bibliotecas no SharePoint
Online

 As configurações de controle de versão, aprovação de conteúdo

e receita de check-out de documentos no Capítulo
5 , Gerenciamento de documentos no SharePoint Online

 Capítulo 8 , Power Automate (Microsoft Flow)

Adicionando uma web part

As Web Parts são asOs menores blocos de construção de uma página.

Cada web part é um widget independente que permite adicionar
texto, imagens, arquivos, vídeos e outros conteúdos gerados
dinamicamente à sua página. Esse conteúdo pode existir no seu
ambiente do Microsoft 365 ou até mesmo externamente.

Neste exemplo, adicionaremos uma web part de notícias à nossa

página recém-criada. Essa web part exibirá um resumo de todos os
itens de notícias do site atual do SharePoint ou de outros sites do
SharePoint no seu locatário.

No momento da redação deste texto, foi anunciado recentemente que

a experiência de edição de páginas do SharePoint será atualizada.
Portanto, o conteúdo descrito nesta seção pode ser diferente do que
você verá. Infelizmente, não há mais detalhes disponíveis no
momento.

Como mencionado no prefácio, é comum que plataformas de nuvem

passem por mudanças ao longo do tempo. Dito isso, os conceitos
subjacentes abordados neste capítulo permanecerão os mesmos.

Preparando-se

Você precisará ter permissões de proprietário ou membro no seu site

para editar páginas e adicionar web parts a elas. Como alternativa,
você também pode ter um ou mais dos seguintes níveis de permissão
(falaremos mais sobre isso posteriormente) no seu site para fazer
isso: Contribuir, Editar, Design ou Controle Total.

Como fazer isso...

Para adicionar uma Web Part, navegue até a página à qual deseja
adicioná-la e siga estas etapas:

1. Clique no link Editar na barra de edição de página no canto

superior direito da página que você deseja editar.

2. Clique no símbolo + na parte inferior da área de título para

revelar uma lista de web parts que você pode adicionar à sua
página.

3. Selecione a web part que deseja adicionar. Neste caso,

adicionaremos a web part Notícias , comomostrado na captura
de tela a seguir:
Figura 3.20: Navegação de página para adicionar uma web part de
notícias

4. Clique em Editar web part (o ícone de lápis) à esquerda da

web part para, opcionalmente, editar as propriedades da web
 part:

Figura 3.21: Personalizando o layout da web part de notícias

As propriedades que você vê variam dependendo do tipo de web part

que você está editando. Para a web part Notícias , você pode
selecionar a fonte da notícia, seu layout dentro da seção, os filtros
que deseja aplicar e como deseja organizá-la.

5. Você pode então salvar suas alterações como rascunho ou

publicar a versão modificada da sua página para que suas
alterações fiquem visíveis para outros usuários.

É isso aí! Você sóaprendeu como adicionar uma web part a uma
página no SharePoint.

Como funciona...

Ao editar uma página, seu status muda para Rascunho como um

indicador. Os visitantes do seu site continuarão a ver a versão
publicada anteriormente. As alterações feitas na página não serão
visíveis para eles, a menos que você a publique novamente. Lembre-
se de que outros proprietários e membros do site ainda poderão ver a
versão salva mais recente da página, incluindo quaisquer rascunhos
que você ainda não tenha publicado.

Uma página no SharePoint pode ter várias seções horizontais . Cada

seção, por sua vez, pode ser subdividida em uma ou mais subseções
ou colunas verticais . Você pode então adicionar Web Parts às
colunas apropriadas nessas seções. Você pode adicionar uma seção
clicando no sinal de + à esquerda da sua página:
Figura 3.22: Layout da seção subdividido em colunas

O SharePoint oferece umaUma variedade de web parts que você pode

adicionar à sua página. Por exemplo, você pode adicionar web parts
que permitem:

 Insira texto ou markdown semelhante ao wiki em sua página

 Mostrar informações meteorológicas atuais para um

determinado endereço

 Incorpore imagens, documentos ou conteúdo de sites de

terceiros seguros (somente HTTPS) (como o YouTube)

 Mostrar links comumente usados usando o Web Part de links

rápidos

 Exiba o conteúdo de listas ou bibliotecas existentes no seu site

usando as Web Parts da lista ou biblioteca de documentos
correspondentes

Sua organização também pode desenvolver web parts personalizadas

usando uma das estruturas de desenvolvimento modernas do
SharePoint, como a Estrutura do SharePoint, que será discutida em
mais detalhes no Capítulo 25 , Desenvolvimento Personalizado –
Estrutura do SharePoint . Além disso, você pode baixar diversos
aplicativos e web parts de terceiros da loja do SharePoint.
Discutiremos isso com mais detalhes em " Adicionando uma receita
de aplicativo", mais adiante neste capítulo.

Este é apenas um subconjunto limitado da lista de todas as Web Parts

que o SharePoint oferece. Há inúmeras outras Web Parts que
oferecem recursos interessantes, que recomendamos que você
explore. Você pode ver a lista completa de Web Parts e uma visão
geral neste artigo de suporte da Microsoft: https://packt.link/web-
parts-list .

Lembre-se dissocada web part vem com um conjunto de propriedades

que você pode usar para personalizar um pouco a sua experiência e a
dos seus clientes.

Tem mais...

Nesta seção, abordaremos o conceito de segmentação de público,

que permite fornecer conteúdo relevante aos usuários com base nos
atributos de perfil deles, como departamento ou função, entre outros.
Observe que, embora esta receita seja específica para Web Parts, a
segmentação de público também se aplica a outras áreas do
SharePoint, que abordaremos a seguir.

Segmentação de público

Segmentação de público emO SharePoint permite que você ofereça

conteúdo relevante aos seus usuários. Ele permite que você restrinja
seletivamente o acesso a um conjunto específico de usuários para o
seguinte conteúdo:

 Links de navegação : você pode usar a segmentação por

público para navegação a fim de definir a visibilidade dos itens
do menu para públicos específicos. Por exemplo, você pode
definir um público-alvo no link do menu RH , no menu de
navegação superior, para que ele seja exibido apenas para
membros do departamento de RH.

 Páginas e notícias : você também pode segmentar páginas e

notícias para grupos específicos. Por exemplo, você pode definir
o público-alvo de uma página de notícias de marketing para que
ela seja exibida apenas para os membros do departamento de
Marketing.

 Web parts : ativar o filtro de público-alvo para as Web parts de

Notícias e Conteúdo em destaque permite que essas Web
parts usem os valores de público-alvo que foram definidos para
as postagens de notícias publicadas ou várias listas ou itens de
biblioteca do SharePoint.
Observe que a segmentação por público, de certa forma,
utiliza segurança por obscuridade para mostrar conteúdo relevante
apenas aos usuários-alvo. Isso significa que não altera as permissões
subjacentes do conteúdo, mas apenas o impede de ser exibido na
interface do usuário para usuários que não fazem parte dos grupos
aos quais o conteúdo é direcionado. Por exemplo, mesmo que você
defina o público para o link de navegação do site de RH de forma que
ele seja visível apenas para usuários do departamento de RH,
usuários que não fazem parte do departamento ainda podem navegar
diretamente para o site do departamento de RH se souberem a URL.

Para garantir que apenas usuários do departamento de RH tenham

acesso ao site e ao seu conteúdo, você deve protegê-lo com as
permissões apropriadas no SharePoint. Aprenderemos mais sobre
permissões e segurança na seção " Determinando e revogando
permissões para uma receita de site" mais adiante neste capítulo.

Usar a segmentação de público é uma ótima maneira de criar uma

experiência personalizada para os usuários do seu site. Por exemplo,
você pode ter um conjunto semelhante de web parts na página inicial
do seu site e ainda assim exibirconteúdo diferente para vários
usuários, dependendo dos departamentos ou equipes aos quais eles
pertencem.

Os seguintes artigos de suporte da Microsoft fornecem detalhes

detalhados dos vários conceitos e detalhes da segmentação de
público:

 Visão geral da segmentação de público em sites modernos do

SharePoint : https://packt.link/audience-targeting-
overview

 Direcione a navegação, notícias e arquivos para públicos

específicos : https://packt.link/audience-targeting-uses

Adicionando um aplicativo

Você pode estender ofuncionalidade do seu site do

SharePointadicionando aplicativos a ele. Assim como os aplicativos
em um dispositivo móvel, os aplicativos do SharePoint são widgets ou
aplicativos autônomos prontos para uso que ajudam a atender a
necessidades comerciais específicas. Você pode adicionar aplicativos
que sua organização possa ter desenvolvido internamente ou pode
adicionar aplicativos da Loja do SharePoint.

Nesta receita, aprenderemos como adicionar um aplicativo do

SharePoint Store.
Preparando-se

Você precisa ter acesso de Proprietário ou Controle Total ao site ao

qual deseja adicionar o aplicativo.

Como fazer isso...

Para adicionar um aplicativo do SharePoint Store, siga estas etapas:

1. Navegue até a página inicial do seu site.

2. Clique em Novo na páginamenu de edição e clique

em Aplicativo , conforme mostrado a seguircaptura de tela:

Figura 3.23: Navegação de menu para adicionar um aplicativo

3. Ao fazer isso, você será direcionado para a tela "Aplicativos

que você pode adicionar " da página " Meus aplicativos" .
Lá, você poderá visualizar uma lista de aplicativos que sua
organização criou ou comprou anteriormente e que podem ser
adicionados ao seu site. Você pode adicionar um aplicativo a
 partir desta tela simplesmente clicando no aplicativo:

Figura 3.24: Lista de aplicativos criados ou adquiridos por uma

organização

Se necessário, você também pode adicionar aplicativos clássicos

integrados do SharePoint por meio da experiência clássica da App
Store. Para isso, basta clicar no hiperlink da experiência clássica na
página Meus aplicativos .

4. Em seguida, clique no link Encontrar mais aplicativos na

Loja do SharePoint para acessar a loja de aplicativos do
SharePoint. Aqui, você pode realizar uma pesquisa por palavra-
chave para o seu aplicativo ou procurá-lo.poruma das
categorias à esquerda.

5. Pesquisaremos usando o texto Calendar Overlaydo nosso

exemplo.

6. Isso abrirá uma lista de resultados de pesquisa. Podemos clicar

em cada aplicativo para ver seus detalhes.

Você pode receber uma mensagem indicando que alguns aplicativos

só funcionam na experiência clássica . Você pode alternar para a
experiência clássica de aplicativos para adicionar um aplicativo desse
tipo ao seu site. Saiba mais sobre a experiência clássica da loja de
aplicativos aqui: https://packt.link/classic-app

7. Clique em Solicitar na página de detalhes do aplicativo quando

estiver satisfeito com a descrição do aplicativo e quiser
adicioná-lo ao seu site. Em seguida, você precisará enviar um
motivo para a solicitação para que os administradores possam
analisá-la adequadamente:
Figura 3.25: Enviando uma solicitação de aplicativo aos
administradores do SharePoint

8. Os administradores do SharePoint podem então analisar o

aplicativo com mais detalhes, incluindosegurançapermissões
necessárias. Eles podem então aprovar ou recusar sua
 solicitação:

Figura 3.26: Solicitação de um aplicativo da perspectiva do aprovador

Ao aprová-lo, elestambém pode habilitar automaticamentepara todos

os sites, incluindo o seu. Se não quiserem que ele seja adicionado
automaticamente a todos os sites, podem simplesmente habilitá-lo
para uso em todos os sites, sem adicioná-lo aos sites:
Figura 3.27: Escolha do administrador para habilitar ou habilitar e
adicionar um aplicativo

9. Uma vez que o aplicativo éaprovadopara uso na tela de

organização, agora você começará a vê-lo na página Meus
 aplicativos :

Figura 3.28: O aplicativo aprovado agora aparece no SharePoint

Observe que você também pode clicar na aba Minhas

solicitações nesta página para ver todas as suas solicitações e seus
status.

10. O aplicativo agora começará a aparecer na página de

conteúdo do site . Se ele for compatível com a
adiçãocomouma parte do aplicativo para as páginas do seu site,
você poderá fazer isso agora, conforme mostrado na imagem
de exemplo abaixo:

Figura 3.29: Adicionando o aplicativo aprovado como uma parte do

aplicativo

Parabéns! Você acabou de aprender como solicitar um aplicativo da

Loja do SharePoint e adicioná-lo ao seu site. A partir de agora,
dependendo do tipo de aplicativo, você pode adicioná-lo como parte
de um aplicativo a uma página do seu site ou clicar nele para explorar
suas funcionalidades. Alguns dos aplicativos mais complexos podem
exigir que os administradores da sua empresa realizem configurações
adicionais antes que o aplicativo adquirido possa funcionar. Além
disso, alguém na sua organização pode precisar adquirir as licenças
apropriadas do fornecedor do aplicativo.

Como funciona...

Além de adicionar aplicativos usando o menu Novo de uma página do

seu site, você pode adicionar aplicativos do SharePoint dos seguintes
locais:

 Ao clicar noengrenagemícone no canto superior direito do seu

site e, em seguida, clicando em Adicionar um aplicativo ,
conforme mostrado na captura de tela a seguir:

Figura 3.30: Adicionando um aplicativo por meio de Configurações em

vez do menu Novo

 Usando a opção de menu Novo da página Conteúdo do Site .

Consulte a receita de Visualização do Conteúdo do
Site no Capítulo 2 , Introdução ao SharePoint Online , para obter
mais detalhes sobreo conteúdo do site página.

Tipos de aplicativos

SharePoint personalizadoaplicativos também são às vezes

conhecidoscomo suplementos . Do ponto de vista funcional, os
suplementos do SharePoint são de três tipos diferentes:
  Partes do aplicativo : comumente conhecidas como web
parts, geralmente fornecem pequenos blocos ou unidades de
funcionalidade que podem ser incorporados a uma página.
Vimos as web parts como parte da receita anterior neste
capítulo. Um exemplo disso poderia ser um aplicativo que
mostra a previsão do tempo local do seu escritório.

 Aplicativos de página inteira : geralmente são aplicativos

mais complexos que oferecem uma experiência de página única
ou múltipla para implementar uma funcionalidade empresarial
mais ampla. Esses aplicativos geralmente são destinados à
automatização de processos empresariais mais complexos.

 Extensões do SharePoint : Esses tipos de aplicativos podem

ser usados para estender os recursos do SharePoint, comocomo
adicionar às faixas, menus ou botões existentes.

Sua organização pode decidir criar seus próprios suplementos.

Consulte o Capítulo 25 , Desenvolvimento Personalizado – Estrutura
do SharePoint , para saber mais sobre como criar seus próprios
suplementos, além de outros aspectos do desenvolvimento no
SharePoint.

Removendo um aplicativo do seu site

Os proprietários do site podemremova os complementos que foram

implantados anteriormente no site navegando até a
página Conteúdo do site , clicando nos três pontos ao lado do
aplicativo (1) e, em seguida, clicando em Remover no menu de
contexto (2), conforme mostrado na captura de tela a seguir:

Figura 3.31: Opção para remover um aplicativo através do menu de

contexto do aplicativo
Observe que, no momento da redação deste artigo, você receberá a
seguinte mensagem ao tentar remover o aplicativo da página de
conteúdo do site :

Figura 3.32: Mensagem de redirecionamento ao remover um

aplicativo do conteúdo do site

Embora isso deva mudar no futuro, por enquanto, você precisará

clicar no botão "Retornar ao SharePoint clássico" para acessar a
página de conteúdo do site no SharePoint clássico . Em seguida,
você precisará seguir etapas semelhantes para excluir o aplicativo da
página de conteúdo do site clássico , conforme mostrado.pelos
passos 1 e 2 na captura de tela a seguir:

Figura 3.33: Removendo um aplicativo por meio do design clássico do

SharePoint

Em seguida, você precisará clicar em Sair da experiência clássica ,

conforme mostrado na etapa 3 na captura de tela anterior, para
retornar à experiência moderna do SharePoint.

Embora a remoção do aplicativo remova completamente todos os

arquivos que ele usa internamente, o aplicativo pode ter criado
artefatos no seu site que ainda podem estar em uso e provavelmente
não serão excluídos por esta operação. Um exemplo é o seguinte: se
o seu aplicativo criou páginas personalizadas ou provisionou listas ou
bibliotecas personalizadas no seu site, há uma boa chance de você
precisar excluir manualmente essas páginas e/ou listas do seu site.

Observe que mesmo depois de remover o aplicativo do seu site, ele

ainda estará disponível para outros sitesproprietários para uso em
seus sites. Isso porque, quando o aplicativo foi instalado pela primeira
vez, ele foi licenciado para uso por toda a organização.

Veja também

 A receita de conteúdo do site de visualização no Capítulo

2 , Introdução ao SharePoint Online

 Capítulo 25 , Desenvolvimento Personalizado – SharePoint

Framework

Modificando a navegação superior

Quando você cria umPara um novo site de comunicação ou registrar

um site como um hub , o SharePoint cria um menu de navegação na
parte superior do site. Esse menu é chamado de menu de
navegação global . Você pode usá-lo para ajudar os usuários do seu
site a navegar rapidamente entre as diferentes páginas dentro ou fora
do site.

Nesta receita, aprenderemos como modificar o menu de navegação

global do site.

Preparando-se

A navegação global está disponível apenaspara sites de comunicação

(ou um site de comunicação registrado como um hub).

Você pode editar itens no menu de navegação global como

proprietário ou membro desse site.

Além disso, você precisará de acesso de Proprietário ou de

permissões de Controle Total ou Design para seu site para alterar
outras propriedades da navegação global.

Como fazer isso...

Para atualizar a navegação global no seu site, siga estas etapas:

1. Navegue até qualquer página do site.

2. Clique no link Editar no final da barra de navegação superior,

conforme mostrado a seguircaptura de tela:
Figura 3.34: Botão Editar na barra de navegação superior

3. Isso faz com que a navegação global seja aberta no modo de

edição . Posicione o cursor do mouse abaixo de um item
existente onde você gostaria de adicionar um novo item de
menu.

4. Clique no sinal + e selecione a opção Cabeçalho no menu

suspenso Escolher uma opção , conforme mostrado na
captura de tela a seguir:
Figura 3.35: Opção para criar um novo cabeçalho no menu de
navegação global

5. Dê o seumenu a Nome de exibição e clique no botão OK . Isso

resultará na criação de um novo cabeçalho.

6. Para adicionar um link abaixo do item de cabeçalho recém-

criado, posicione o cursor do mouse diretamente abaixo dele.

7. Clique no sinal + e selecione URL no menu suspenso Escolha

uma opção .

8. Insira valores para as caixas de texto Endereço e Nome de

exibição , conforme mostrado na captura de tela a seguir:
Figura 3.36: Adicionando um link ao cabeçalho recém-criado

9. Clique no botão OKpara salvar seu URL.

10. Clique nos três pontos ao lado do menu de links recém-

adicionado.

11. Clique na opção de menu Criar sublink , conforme

mostrado na captura de tela a seguir:
Figura 3.37: Opção de menu para transformar o cabeçalho em um
link

12. Em seguida, clique no botão Salvar para salvar suas

alterações.

Parabéns! Você acabou deadicionou novos itens de navegação à sua

navegação global.

Como funciona...

Sites de comunicação e hubs são normalmente usados para

comunicação em toda a organização ou cenários do tipo intranet,
onde os usuários provavelmente serão apresentados a conteúdo de
várias páginas e/ou sites. Esses sites são normalmente projetados
para que os usuários possam acessar facilmente o conteúdo que
procuram, e a navegação superior geralmente é onde os usuários
iniciam sua busca por conteúdo relevante. A criação de uma
navegação global robusta entre sites nesses cenários auxilia a
experiência do usuário, ajudando-os a navegar rapidamente até as
informações que procuram especificamente. Portanto, é ainda mais
importante planejar cuidadosamente a navegação global. Se você
estiver implementando a navegação global especialmente para uma
organização de médio ou grande porte, é recomendável que sua
organização faça um esforço inicial para definir claramente essa
navegação de forma que ajude seus usuários a acessar facilmente o
conteúdo.conteúdo que eles estão procurando.

Tem mais...

O SharePoint permite criar uma navegação global usando dois estilos

de menu diferentes e amplamente aceitos. Abordaremos esses estilos
de menu na próxima seção.

Menus em cascata e mega menus

SharePoint globalnavegaçãopodeser estilizadocomo menus em

cascata ou megamenus . Um menu em cascata utiliza a navegação
clássica em vários níveis para ajudar você a exibir sua hierarquia de
navegação usando vários submenus, como mostrado na captura de
tela a seguir:

Figura 3.38: Exemplo de layout de menu em cascata

Por outro lado, a opção de mega menu permite que você exiba
vários níveis de navegação sem precisar passar pelos vários menus
flutuantes, conforme mostrado na captura de tela a seguir:
Figura 3.39: Exemplo de layout do mega menu

Você pode alternar entre qualquer uma dessas opções de estilo de

menu por meio da configuração Alterar a aparência ,
queeradescritomais cedocomo parte da receita Mudando o visual .

Veja também...

 O tópico de segmentação de público da receita Adicionando

uma web part , anteriormente neste capítulo

Modificando a navegação à esquerda

Quando vocêAo criar um novo site de equipe, o SharePoint também

cria um menu de navegação à esquerda da página. Este menu é
chamadoO menu de Início Rápido . O objetivo do menu de Início
Rápido é ajudar os usuários do seu site de equipe a acessar
rapidamente as diferentes áreas do site.

Nesta receita, aprenderemos como modificar o menu Início Rápido no

seu site e como adicionar um link para uma lista existente no site.

Preparando-se

O menu Início rápido está disponível somente para sites de equipe

(ou um site de equipe registrado como um hub ).

Você pode editar itens no menu Início rápido como proprietário ou

membro daquele site.

Além disso, você precisará de acesso de Proprietário ou de

permissões de Controle Total ou Design para seu site para alterar
outras propriedades do menu Início Rápido.

Como fazer isso...

Você pode seguir estesetapas para editar itens no menu Início rápido
do seu site:

1. Navegue até qualquer página do site da sua equipe:

Figura 3.40: Botão Editar em um site de equipe

2. Clique no link Editar no menu Início rápido no lado esquerdo.

3. Clique no sinal + abaixo de um item existente e

selecione URL no menu suspenso Escolher uma opção .

4. Insira o endereço do link e um nome de exibição para o link. Em

seguida, clique no botão OK .

5. No final, clique em Salvar para salvarsuas alterações, conforme

mostrado na captura de tela a seguir:
Figura 3.41: Etapas para adicionar um link ao menu Início rápido

Pronto! Você acabou de aprender a modificar o menu de Início Rápido

do seu site.

Como funciona...

O objetivo de um site de equipe é facilitar a colaboração dentro da

equipe. Os usuários de um site de equipe devem navegar entre
páginas dentro do site, em vez de entre vários sites. O menu de
navegação de Início Rápido facilita essa navegação dentro do site .

Além de definir links personalizados, o SharePoint também fornece

uma lista de links predefinidos para você escolher, como os
mostrados na captura de tela a seguir:
Figura 3.42: Links predefinidos para adicionar ao menu Início rápido

Clicar em Planejador na captura de tela anterior, por exemplo,

adicionará automaticamente um link para o plano parao site. O menu
Início Rápido também permite vários níveis de submenus para ajudar
você a organizar melhor a navegação no seu site. Para transformar
um item de menu em um submenu, basta clicar nos três pontos ao
lado do item de menu e, em seguida, clicar em Criar sublink ,
conforme mostrado abaixo:
Fig 3.43: Opção para rebaixar um item de menu para um item de
submenu

Você pode similarmentePromova sublinks clicando na

opção Promover sublink no menu de contexto.

Tem mais…

Você pode desabilitar completamente a navegação de Início Rápido

ou alterá-la para que ela apareça no topo.

Ocultando o Início Rápido ou alterando a orientação

Você precisará do Proprietárioacesso ou ter Controle Total ou

Designpermissões para que seu site oculte o menu de Início Rápido
ou altere sua orientação para horizontal. Para fazer isso:

1. Clique no ícone de engrenagem de configurações no canto

superior direito da tela.

2. Clique em Alterar a aparência :

Figura 3.44: Personalizando opções de navegação

3. Clique em Navegação .
 4. Você pode então desativar completamente a navegação do site
aqui ou alterá-la para que ela apareça horizontalmente no topo,
em vez da navegação vertical padrão que você vê à esquerda.
Opcionalmente, você também poderá alterar o estilo do seu
menu ao escolher a orientação horizontal:

Figura 3.45: Opções para escolher o estilo de navegação

Veja também...

 A receita para visualizar e alterar as configurações do site mais

tardeemeste capítulo

 O tópico de segmentação de público da receita Adicionando

uma web part anteriormente neste capítulo

Visualizar e alterar as configurações do site

Você pode visualizar e modificaras configurações e propriedades do

seu site depois que ele for criado.

Nesta receita, aprenderemos como visualizar e alterar as informações

básicas de um site, como título, descrição ou logotipo. Também
aprenderemos como alterar as configurações avançadas de um site,
como alterar o fuso horário.

Preparando-se

As configurações que você pode alterar dependem das suas

permissões no site. O acesso de membro ou os níveis de permissão
de edição e design permitem que você altere determinados recursos,
como a capacidade de editar a navegação e o tema do site. O acesso
de proprietário ou o nível de permissão de controle total oferece
maior controle sobre diversas configurações do site.

Esta receita pressupõe que você tenha acesso de Proprietário ou

Controle Total ao site.

Como fazer isso...

Para alterar o fuso horário que seu site usa para os campos de
data/hora:

1. Navegue até o site cujas configurações você deseja alterar.

2. Clique no ícone de engrenagem de configurações no canto

superior direito.

3. Clique em Informações do site , conforme mostradona

captura de tela a seguir:

Figura 3.46: Alterando as configurações do site por meio das

informações do site

4. Isso abre o painel para edição de informações do site. Você

pode realizar as seguintes ações neste painel:

1. Alterar o logotipo, o nome e a descrição do site

2. Alterar as configurações de privacidade do site (em um

site de equipe moderno baseado em grupo)

3. Alterar a associação do hub para o site (consulte a

receita Criando um site moderno no Capítulo
2 , Introdução ao SharePoint Online , para saber o que é
um site de hub)

4. Ver ou alterar informações avançadas do site

 5. Excluir o site (você pode usar este link para excluir um
site se tiver acesso de Controle Total a ele)

5. Clique em Exibir todas as configurações do site , conforme

mostradona captura de tela a seguir:
Figura 3.47: Encontrando mais configurações do site para editar

6. Clique em Configurações regionais no título Administração

do site .

7. Altere o fuso horário para o fuso horário desejado e clique no

botão OK na parte inferior.

Pronto! Você acabou de aprender a alterar o fuso horário do seu site.

Todos os horários criados e modificados no seu site agora seguirão o
fuso horário alterado.

Como funciona...

Você pode alterar as diversas propriedades e configurações do seu

site após sua criação. O tipo de configuração que você pode alterar
depende não apenas das suas permissões no site, mas também do
tipo de site que você possui.

A imagem a seguir mostraoutras configurações que você pode

acessar através do ícone de engrenagem de configurações:
Figura 3.48: Painel de configurações para um site do SharePoint

Discutimos a maioria dessas configurações e ações nas diversas

receitas deste capítulo e no capítulo anterior, Capítulo 2 , Introdução
ao SharePoint Online . Aqui, mencionaremos brevemente as
configurações restantes deste menu:

 Uso do site : leva você para a página de análise de uso do site.

Aqui, você pode visualizar e exportar diversos relatórios sobre o
tráfego do site e como os usuários interagiram com ele. Você
pode ler mais sobre esses relatórios
aqui: https://packt.link/SP-usage-analytics

Além da análise de uso, você também pode visualizar um relatório de

permissões, listando todas as permissões no nível do site e quaisquer
permissões exclusivas definidas no nível da lista/biblioteca ou do
item/documento da lista. Essas permissões podem ser visualizadas
clicando no link "Executar relatório" na seção " Compartilhado
com usuários externos" . Observe também que, para um site de
hub, esta página mostra o relatório de dados de uso do hub por
padrão. Você pode alternar para o relatório de uso do site.relatório de
dados clicando no menu suspenso no canto superior direito desta
página:

Figura 3.49: Alternando entre análise de hub e de site

Se você for proprietário de um site e não vir a seção Compartilhado

com usuários externos , certifique-se de que está visualizando os
dados de uso do site e não o relatório de dados de uso do hub.

 Desempenho do site : Este é um recurso avançado que pode

ser usado (normalmente por desenvolvedores) para solucionar
problemas de lentidão devido a aplicativos ou personalizações
em páginas específicas. Você pode ler mais sobre isso
aqui: https://packt.link/SP-page-diagnostics

 Agendar lançamento do site : Este também é um recurso

avançado que permite agendar o lançamento de um grande
portal de comunicação (site) de alto tráfego para um
subconjunto (ou onda) de usuários por vez. Você pode ler mais
sobre isso aqui: https://packt.link/SP-launch-scheduler

 Office 365 – Ver tudo : Você pode clicar neste link para
atualizar algumas configurações importantes do Office 365,
 comomostrado na imagem a seguir:

Figura 3.50: Configurações do Office 365

Observe que os temas em questão não são temas de site, que

discutimos na receita Alterando a aparência anteriormente neste
capítulo, mas se aplicam à personalização geral do tema do Office
365 para você, que se aplica a áreas como a barra superior do Office
365 e outras áreas comuns no Office 365.

 Por fim, clicar no ícone de engrenagem, Informações do site e

depois Exibir todas as configurações do site leva você para
a página clássica de Configurações do site , que permite
ajustar muito mais configurações para seu site:
Figura 3.51: Página de configurações do site clássico mostrando
todas as configurações do site

A maioria das configurações nesta páginasão configurações

avançadas de administração disponíveis apenas para os proprietários
do site e estão além do escopo deste livro. Outras, como Colunas do
site , Tipos de conteúdo do site e Alertas do usuário , são
abordadas nos vários capítulos e receitas deste livro.

Determinando e revogando permissões para um site

O SharePoint permite que você visualizequem tem acesso ao seu site
e qual o nível de acesso deles.

Esta receita mostrará como determinar o nível de acesso que um

usuário pode ter ao seu site. Também aprenderemos como usar o
gerenciamento de permissões do SharePoint para revogar permissões
de um usuário existente do site.

Preparando-se

Você precisará de pelo menos acesso de Leitura ao site onde deseja

verificar as permissões do usuário. Você precisará de acesso de
Controle Total para poder visualizar permissões avançadas ou
revogar permissões de usuário no seu site.

Para esta receita, assumiremos que você tem acesso de Controle

Total ao site onde deseja verificar as permissões.

Como fazer isso...

Para visualizar e atualizar as permissões do usuário em um site,

navegue até o seu site e siga estas etapas:

1. Clique no ícone de engrenagem Configurações no canto

superior direito.

2. Clique em Permissões do site , conforme mostrado na

captura de tela a seguir:
Figura 3.52: Acessando as permissões do site por meio do ícone
Configurações

3. Aqui você podeveja os três tipos de permissões que você pode

atribuir aos usuários do seu site:
Figura 3.53: Visualizando os três tipos de permissão para usuários do
site

4. Você pode então expandircada tipo e visualização, alterar ou

revogar completamente as permissões de um usuário. Na
captura de tela abaixo, por exemplo, posso clicar na
opção Editar e depois em Remover para remover
completamente o Alex do grupo Membros do site :
Figura 3.54: Gerenciando permissões para um indivíduo

5. Para remover completamente uma pessoa, você precisará

garantir que ela não esteja presente em todos os três grupos.

6. Muitas vezes, issoserá suficiente para revogar as permissões de

uma pessoa no seu site. No entanto, na maioria das vezes, os
usuários do seu site terão links compartilhados para itens
individuais (geralmente documentos/itens de lista, mas podem
até ser listas ou bibliotecas inteiras). Além disso, existe a
possibilidade de que as permissões tenham sido concedidas ao
site por meios avançados, como grupos do SharePoint ou
do Active Directory .

Os grupos do Active Directory (abreviadamente conhecido como AD)

são uma maneira de sua organização categorizar membros com
permissões ou funções semelhantes. Muitas vezes, as organizações
usam grupos do AD para gerenciar centralmente as permissões de
usuários e o acesso a aplicativos distintos, em vez de precisar
gerenciá-los individualmente para cada aplicativo, incluindo o
SharePoint ou, nesse caso, as demais cargas de trabalho do Office
365.

Nesses casos, o SharePointmostrará uma mensagem com um link

para a página de configurações de permissões avançadas ,
conforme mostrado abaixo:

Figura 3.55: Mensagem indicando que permissões foram concedidas

ao site por meio de outras fontes
O link para onde você pode visualizar permissões avançadas só ficará
visível se você for o proprietário do site ou tiver recebido o nível de
permissão Controle Total no site.

7. Clique no link e depois clique em Verificar permissões no

menu na parte superior.

8. Digite o nome do usuário ou grupo cujas permissões você

gostaria de verificar e clique em Verificar agora .

9. Agora você podeveja as permissões que foram concedidas a

este usuário:

Figura 3.56: Revisando permissões concedidas a um usuário

10. Anote os nomes de quaisquer grupos dos quais o usuário

faça parte. Neste caso, o usuário, Alex Wilber , recebeu
acesso de Leitura por meio do grupo Visitantes de
Marketing .

11. Feche esta caixa de diálogo e clique no grupo Visitantes

de Marketing na tela Permissões .

12. Marque a caixa de seleção ao lado do nome do usuário na

lista de usuários exibida no grupo Visitantes de Marketing .

13. Clique no menu Ações e depois em Remover usuários

do grupo , conforme mostrado na captura de tela a seguir:
Figura 3.57: Removendo um usuário de um grupo inteiramente
através do menu Ações

14. Clique em OK na mensagem de confirmação que aparece.

Parabéns! Você temaprendeu como determinar e atualizar permissões

de usuários para seus sites.

Como funciona...

O SharePoint oferece controles de permissão e acesso bastante

granulares não apenas para o seu site, mas também para listas e
bibliotecas de documentos, e até mesmo para os itens, documentos e
arquivos contidos nessas listas e bibliotecas. Analisaremos as
diversas configurações relacionadas a permissões aqui.

Permissões do site

As permissões no SharePoint começam no nível do site.

Normalmente, há três grupos de permissões criados junto com o site:

 Proprietários do site: os membros deste grupo têm

acesso de controle total ao site e a todo o conteúdo dele.

 Membros do site: os membros deste grupo têm acesso de

edição ao site.
  Visitantes do site: os membros deste grupo têm acesso de
leitura ao site.

Além desses grupos, que são criados por padrão, você pode conceder
ou revogar permissões de site para usuários individuais ou grupos de
usuários por meio da página Permissões do site .

Revisaremos váriosaspectos das permissões no SharePoint mais

adiante neste tópico.

Níveis de permissão

Controle Total , Edição e Leitura são chamados de Níveis de

Permissão . Eles podem ser acessados por meio deA página
de permissões do site . O SharePoint vem com cinco níveis de
permissão predefinidos, com cada nível de permissão mostrado na
captura de tela a seguir:

Figura 3.58: Visualizando níveis de permissão predefinidos

Cada nível de permissão inclui ou exclui diversas permissões

individuais. As permissões na página Adicionar/Editar Níveis de
Permissão são categorizadas nos seguintes títulos:

 Permissões de Lista : Esta subseção contém todas as

permissões relacionadas a listas e itens de lista, como, por
exemplo, se este nível de permissão permite que os usuários
adicionem/editem ou excluam itens. A captura de tela a seguir
mostra as várias permissões que podem ser controladas nesta
categoria e as permissões selecionadas por padrão para o nível
de permissão "Editar" :
Figura 3.59: Permissões na categoria Permissões da Lista

 Permissões do site : Esta subseçãolista todas as permissões

que podem ser controladas para um site. A captura de tela a
seguir mostra várias permissões que se enquadram nesta
categoria e as permissões selecionadas por padrão para o nível
de permissão Editar :
Figura 3.60: Permissões na categoria Permissões do Site

 Permissões pessoais : as ações nesta seção dizem respeito

às alterações que os usuários podem fazersuas visualizações
pessoais. Essas ações não alteram o conteúdo que outros
usuários veem no site. Por meio das permissões nesta seção,
você pode controlar as ações que os usuários podem realizar
em suas visualizações pessoais. A captura de tela a seguir
mostra várias permissões que se enquadram nesta categoria e
as permissões selecionadas por padrão para o nível de
permissão "Editar" :

Figura 3.61: Permissões na categoria Permissões Pessoais

Não é possível editar as permissões nos níveis de permissão padrão

do SharePoint, mas você pode criar seus próprios níveis de permissão
selecionando as permissões que deseja incluir nesses níveis. Isso
significa que você pode ser muito específico sobre o tipo de acesso
que deseja ter para cada nível de permissão no SharePoint. Por
exemplo, um dos recursos frequentemente solicitados é a
possibilidade de os usuários editarem ou contribuírem com conteúdo,
mas não excluí-lo. Isso pode ser feito simplesmente criando um nível
de permissão, copiando o nível de permissão "Editar " (mostrado na
captura de tela anterior) e desmarcando a permissão " Excluir
Itens " na categoria "Permissões da Lista" .

Aqui está umArtigo recomendado da Microsoft se você quiser

entender os níveis de permissão do SharePoint com mais
detalhes: https://packt.link/permission-levels .

Herança de permissão

Quando você cria umnovo subsite, lista ou biblioteca dentro de um

site do SharePoint, ele herda as permissões do site pai. Isso significa
que o objeto usa as mesmas permissões que o site em que foi criado.
Essas permissões ainda chegam ao nível do item em uma lista ou ao
nível do documento individual em uma biblioteca de documentos. Isso
significa que itens em listas ou documentos em bibliotecas de
documentos herdam automaticamente as permissões da lista ou
biblioteca pai. O SharePoint, por outro lado, permite que você pare de
herdar permissões e atribua permissões exclusivas a listas/bibliotecas
individuais ou itens/documentos dentro delas. Isso permite que você
defina permissões diferentes para listas ou bibliotecas individuais
dentro do seu site. A receita Exibindo e alterando permissões de lista
no Capítulo 4 , Listas e Bibliotecas no SharePoint Online , discute isso
em mais detalhes.

Não é recomendável quebrar a herança de permissões com muita

frequência, pois isso tende a confundir os usuários. Também pode se
tornar um pesadelo de manutenção quando você tenta descobrir
permissões para diferentes objetos em um site.

Grupos de permissões no SharePoint

Grupos de permissãono SharePoint são uma maneira de gerenciar um

conjuntode usuários que devem ter as mesmas permissões no
SharePoint. Você terá um ou mais usuários em um grupo do
SharePoint aos quais poderá atribuir permissões. Assim como os
grupos de proprietários, membros e visitantes do site que
mencionamos anteriormente, você pode criar seus próprios grupos no
SharePoint e atribuir a eles permissões personalizadas.

Além de atribuir permissões a usuários por meio de grupos do

SharePoint, você também pode atribuir permissões a usuários que
fazem parte de grupos de domínio do Active Directory em sua
organização. Dessa forma, você pode utilizar a categorização do
usuário por meio desses grupos do AD, desde que sua organização os
mantenha ativamente. Da mesma forma, você pode usar os Grupos
do Office 365 para conceder permissões a um grupo de pessoas para
o seu site. Embora você possa conceder diretamente a esses grupos
do AD ou do Office 365 as permissões apropriadas por meio da
página Configurações de permissões avançadas , é
recomendável conceder acesso adicionando esses grupos aos grupos
apropriados do SharePoint, Proprietários, Membros ou Visitantes.ajuda
a evitar ter quegerenciar muitas permissões diretas no futuro.

Administrador do conjunto de sites

Quando um site é criado, háé uma função de permissão queé criado

além dos três grupos mencionados anteriormente. Essa função é a de
administrador do conjunto de sites . Os administradores do
conjunto de sites não apenas têm acesso total a todo o conteúdo de
todos os sites e subsites desse conjunto de sites, como também têm
acesso a configurações adicionais e funcionalidades administrativas
do site. Essa lista de administradores do conjunto de sites pode ser
gerenciada por meio da página Configurações do site . Somente
administradores do conjunto de sites existentes ou
os administradores globais do SharePoint designados pela sua
organização podem gerenciar a lista de administradores do conjunto
de sites.

Tem mais...

Além de gerenciar permissões dentro do site, os proprietários

também podem gerenciar o conteúdo que os usuários do site podem
compartilhar. Se a sua organização permite o compartilhamento de
links com usuários externos (ou convidados), você pode gerenciar a
expiração desses links.

Compartilhamento de site e expiração de link de convidado

Permissões do site painel, queVocê pode abri-lo clicando no ícone de

engrenagem e, em seguida, em Permissões do site . Isso permite
que você gerencie o acesso ao site. Como proprietário do site, você
também pode gerenciar as seguintes configurações:

 Configurações de compartilhamento do
site e solicitações de acesso : neste painel, você pode
controlar o que os membros do seu site podem compartilhar:
Figura 3.62: Painel para gerenciar o que pode ser compartilhado
pelos membros do site

Além disso, quando os usuáriosqueSe, no momento, não tiverem

acesso ao site, tentarem navegar até o seu site, receberão uma
mensagem de acesso negado. Junto com a mensagem, poderão
enviar uma solicitação de acesso, juntamente com o motivo da
solicitação. Você pode controlar neste painel se tais solicitações são
permitidas e quem poderá respondê-las.

 Expiração de links de convidados : sua organização pode ter

exigido que todos os links de convidados expirem ao final de
um determinado período. Como proprietário do site, você pode
substituir a expiração desses links para o seu site. Este painel
permite que você encerre os links de convidados
imediatamente ou estenda o prazo de expiração desses links.
Você pode lermaissobre a expiração do link de convidado
aqui: https://packt.link/SP-guest-links .

Veja também...

 A receita Compartilhando um documento no Capítulo

2 , Introdução ao SharePoint Online

 A receita de permissões de lista de visualização e

alteração no Capítulo 4 , Listas e bibliotecas no SharePoint
Online

Criando um subsite

O SharePoint permite que vocêCrie subsites em sites existentes.

Subsites são úteis quando você deseja organizar o conteúdo por meio
de um subconjunto de listas, bibliotecas ou páginas, mas o público
que terá acesso a esse conteúdo é o mesmo ou um subconjunto dos
usuários do site pai. Por exemplo, uma grande organização pode ter
um site para o departamento de RH e provavelmente terá um subsite
de folha de pagamento dentro dele para um pequeno grupo de
membros que ajudam a gerenciar a folha de pagamento da
organização.

Esta receita mostra como criar um subsite usando o modelo de site

de equipe moderno.

Preparando-se

Você precisa de acesso de Controle Total ao site para o qual deseja

criar o novo subsite.

Como fazer isso...

Para criar um subsite, siga estas etapas:

1. Navegue até o site para o qual você gostaria de criar o subsite.

2. Clique no ícone de engrenagem Configurações no canto

superior direito e depois em Conteúdo do site .

3. Clique em Novo e depois em Subsite .

4. Na página Novo site do SharePoint , insira ou selecione o

seguinte:

1. Um título, descrição, nome da URL, idioma e modelo para

seu site.

2. Se o site usará ou não as mesmas permissões do site pai.

Clicar em " Usar permissões exclusivas" permitirá que
você especifique permissões diferentes das do site pai.

3. Seja ouo site não aparecerá no menu Início rápido do

site pai (normalmente definido como Não ).

4. Se o site aparecerá ou não no menu de navegação global

do site pai (normalmente definido como Sim ).

5. Se o site usará ou não o mesmo menu de navegação

global do site pai (normalmente definido como Sim ):
Figura 3.63 Página de criação para criar um subsite

5. Clique no botão Criar depois de terminar a configuração ou

confirmar as informações fornecidas aqui.

Parabéns! Você acabou de criar seu novo subsite.

Como funciona...
Por razões que vão além do escopo deste livro, a orientação geral da
Microsoft no momento da redação deste texto é não criar subsites. A
Microsoft recomenda a criação de sites (ou seja, conjuntos de sites)
para atingir seus objetivos e usar um hub para conectar sites
relacionados. Dito isso, subsites ainda podem fazer sentido em alguns
cenários. Um desses cenários foi descrito no início desta receita, com
o site de RH e o subsite de folha de pagamento. Outro exemplo
poderia ser uma área de colaboração temporária dentro de um site de
equipe usado para pesquisa, com uma equipe menor para colaborar
em uma nova ideia ou produto futuro. Aqui estão algumas boas
orientações independentes sobre os prós e contras de cada
um: https://packt.link/why-subsites e https://packt.link/why-
sites . No momento da redação deste texto, oO número máximo de
subsites que você pode ter em um conjunto de sites do SharePoint é
2.000. Por outro lado, o número máximo de conjuntos de sites por
locatário da organização é 2 milhões.

Veja também...

 A receita de criação de um site moderno no Capítulo

2 , Introdução ao SharePoint Online

Saiba mais no Discord

Para participar da comunidade Discord deste livro – onde você pode

compartilhar feedback, fazer perguntas ao autor e saber sobre novos
lançamentos – siga o código QR abaixo:

https://packt.link/powerusers
4

Listas e bibliotecas no SharePoint Online

As listas do SharePoint permitem que você organize e visualize suas

informações em um formato tabular, da mesma forma que você as
organizaria em uma planilha do Excel ou em uma tabela de banco de
dados. Assim como planilhas ou tabelas de banco de dados, as listas
têm colunas e linhas. As colunas identificam o tipo de informação que
é armazenada nas listas e linhas (tambémOs chamados itens de
lista ) são responsáveis por armazenar essas informações. O
SharePoint vem com um conjunto de modelos de lista prontos
para uso que podem ser usados para criar listas com funcionalidades
predefinidas. Exemplos dessas listas são os modelos de lista
do Rastreador de Problemas , Integração de
Funcionários , Rastreador de Recrutamento e Gerente de
Ativos . Sua organização também pode criar modelos de lista
reutilizáveis específicos para você. Todas as listas vêm com alguns
recursos padrão e úteis, como os seguintes:

 Adicionar ou remover colunas de diferentes tipos

 Visualização e edição de linhas individuais por meio

de formulários de lista

 Agrupamento, filtragem e classificação de exibições de lista

tabulares de várias linhas

 Especificando validações para as colunas (como campos

obrigatórios, comprimentos de campo e assim por diante)

 Incorporando informações dessas listas em outras páginas do

Microsoft 365

 Permitir que permissões de leitura/edição sejam especificadas

para a lista inteira ou para linhas individuais dentro da lista

 Executar uma pesquisa com segurança reduzida para itens

dentro de listas ou em todas as listas às quais você tem acesso,
para que sejam exibidos nos resultados da pesquisa apenas os
itens aos quais você tem acesso por meio das permissões
apropriadas

 Manter um histórico de versões (ou um registro de alterações)

para cada item

 Assinar alertas para alterações nos itens da lista

Listas podem ser estendidas como bibliotecas, que são listas
centralizadas em documentos. Aprenderemos mais sobre bibliotecas
no Capítulo 5 , Gerenciamento de Documentos no SharePoint Online .
No entanto, para este capítulo, basta observar que quase todos os
conceitos que se aplicam a listas também se aplicam a bibliotecas. As
receitas que abordaremos neste capítulo, portanto, também se
aplicam a bibliotecas.

As receitas a seguir neste capítulo nos mostrarão como trabalhar com

listas no SharePoint:

 Criando uma lista a partir de um arquivo Excel existente

 Adicionando uma coluna

 Criando uma visualização de lista personalizada

 Usando Editar na visualização de grade para editar itens de

lista em massa

 Visualizando e alterando as configurações da lista

 Visualizar e alterar permissões de lista

 Adicionando alertas

Criando uma lista a partir de um arquivo Excel existente

No Capítulo 2 , Introdução ao SharePoint Online , vimos como criar

uma lista personalizada do zero. Se o seuequipe ou você tem
colaboradoAo usar arquivos do Excel, pode ser uma boa ideia
converter uma ou mais dessas planilhas em listas no SharePoint. Isso
não só permitirá que sua equipe trabalhe colaborativamente com os
dados dessas listas, como também disponibilizará as inúmeras
vantagens do Office 365 em geral e das Listas do SharePoint em
particular.

Neste capítulo, veremos como criar uma lista a partir de um arquivo

Excel existente. O arquivo Excel pode estar no seu computador ou em
uma biblioteca de documentos em um site do SharePoint. Para nossa
receita, converteremos uma planilha de anúncios de marketing do
nosso site em uma lista do SharePoint. Isso nos permitirá compartilhar
facilmente notícias, atualizações e anúncios sobre o departamento de
marketing com outras pessoas. Você também poderá usar o editor de
texto avançado integrado para adicionar imagens, links e formatação
avançada a esses anúncios. Você pode então adicionar essa lista
como uma Web Part à página inicial do seu site para que os anúncios
fiquem bem visíveis para os visitantes. Você também pode definir
uma data de validade para cada anúncio, para que ele seja
removido da lista após essa data.

Preparando-se

Você precisará de permissões de Edição , Design ou Controle

Total no seu site para poder criar listas. Como alternativa, você
precisará ser membro do grupo Proprietários do Site ou Membros
do Site para criar listas no seu site.

A planilha do Excel que você deseja converter precisará ter dados

em formato tabular . Se você não sabe como converter seus dados
para o formato tabular, clique na barra de pesquisa na parte superior
e digite format as table, conforme mostrado abaixo:

Figura 4.1: Inserindo texto na barra de pesquisa na parte superior da

tela

Em seguida, siga as etapas guiadas para converter seus dados em

um formato tabular. Observe que a primeira linha do
seumesaprecisará conter cabeçalhos de coluna. O Excel adicionará
uma nova linha com cabeçalhos de coluna se os seus dados não
tiverem uma linha de cabeçalho. O SharePoint exibirá um erro ao criar
a lista se o arquivo do Excel não tiver cabeçalhos de coluna.

Como fazer isso...

As etapas abaixo criarão uma nova lista a partir de um arquivo Excel

existente:

1. Navegue até a página inicial do site no qual você gostaria de

criar a lista.

2. Clique em Novo e depois em Lista :

Figura 4.2: Criando uma nova lista a partir da página inicial de um
site

3. Clique em Do Excel na tela pop-up que aparece.

Semelhante à criação de uma lista a partir de um arquivo Excel, você

também pode criar uma lista a partir de um arquivo CSV. Os passos
descritos nesta receita também se aplicam à criação de uma lista a
partir de um arquivo CSV. Basta selecionar a opção apropriada no
pop-up. Observe que você não precisará converter seus dados para
um formato tabular ao criar uma lista a partir de um arquivo CSV.

4. Agora você será solicitado a selecionar um arquivo Excel de

uma biblioteca em seu site oucarregar umnovo arquivo para
uma biblioteca do seu site. No nosso caso, selecionaremos
o Marketing Announcements.xlsxarquivo da biblioteca de
 Documentos :

Figura 4.3: Selecionando um arquivo Excel de uma biblioteca

Você pode baixar a planilha de exemplo usada para esta receita

aqui: https://packt.link/c4-sample-excel

5. A próxima telavaiexigem que você selecione uma tabela da sua

pasta de trabalho do Excel. Se houver várias planilhas com
tabelas, todas elas serão listadas no menu suspenso de seleção
de tabelas. Você também será solicitado a confirmar o tipo de
dados para cada uma das suas colunas. Em seguida, você
também verá uma prévia dos dados da tabela nesta tela:
 Figura 4.4: Tela de personalização com visualização de dados

Observe que os valores de data geralmente são armazenados como

números no Excel. Portanto, você precisará alterar manualmente o
tipo de dados dessas colunas nesta tela de Número para Data e
hora .

6. Clique em Avançar depois de selecionar a tabela apropriada e

ajustar os tipos de coluna conforme necessário.

7. O assistente o levará para a tela final, onde você pode

especificar um nome, umdescriçãopara sua lista e se você
gostaria que ela aparecesse na navegação do site. O nome da
lista será automaticamente definido como o nome do seu
arquivo Excel, mas você sempre pode alterá-lo. No nosso
exemplo, será definido como Anúncios de Marketing .
Escolheremos o nome padrão e clicaremos no botão Criar para
criar a nova lista.

O nome que você insere ao criar uma lista ou biblioteca também é

usado para o URL da sua lista. Nomes com espaços ou outros
caracteres especiais podem resultar em URLs estranhas. Por exemplo,
a lista que acabamos de criar teria os seguintes caracteres %20em
seu URL:

https://tenant-name.sharepoint.com/sites/Marketing/Marketing
%20Announcements/

Por esse motivo, evite inserir espaços ou outros caracteres especiais

ao criar listas ou bibliotecas no SharePoint. Isso garantirá que a URL
da sua lista esteja limpa e sem caracteres especiais. No exemplo
anterior, você inseriria MarketingAnnouncements(sem espaço) como
nome da lista. Isso criaria uma lista com a seguinte
URL:https://tenant-name.sharepoint.com/sites/Marketing/MarketingAn
nouncements

Após a criação da lista, você pode renomeá-la para adicionar espaços

e caracteres especiais conforme desejar ( Marketing
Announcementsno nosso exemplo, com um espaço entre eles).
Renomear a lista após a criação não altera a URL da lista, e seus
usuários continuarão vendo a mesma URL limpa que foi gerada
durante a criação da lista.lista, emao mesmo tempo se beneficiando
de um título mais amigável.

Para atualizar o nome da lista após sua criação, basta clicar no nome
da lista após sua criação, inserir o novo nome e clicar em Salvar ,
conforme mostrado:

Figura 4.5: Atualizando um nome de lista

Parabéns! Você acabou de criar uma lista do SharePoint usando as

colunas e os dados do seu arquivo Excel existente.

Como funciona...

Essa maneira de criar listas é muito útil para pessoas que

trabalhavam com arquivos do Excel e agora desejam transferir seus
dados para o SharePoint Online, devido aos muitos benefícios listados
anteriormente. O SharePoint infere os tipos de coluna do arquivo do
Excel, cria as colunas usando esses tipos de coluna e, em seguida,
importa os dados do arquivo do Excel. Após a criação da lista, é
altamente recomendável que você revise as configurações de cada
coluna para garantir que estejam definidas corretamente. Por
exemplo, você pode querer que determinadas colunas sejam
obrigatórias ou ajustar o número de casas decimais para colunas
numéricas. A partir disso,apontarEm seguida, sua lista funcionará
como qualquer outra lista criada do zero.

Tem mais...

Além de criar listas em branco do zero e criar listas usando arquivos

do Excel, o SharePoint também oferece as seguintes maneiras de
criar listas.

Criando uma lista a partir de um modelo

A Microsoft fornece umalguns modelos de lista que ajudam você a

começarColunas relevantes, formatação de cores e funcionalidade. As
listas criadas com esses modelos geralmente atendem a
necessidades muito específicas, para que você possa começar a usá-
las imediatamente. No entanto, se necessário, você também pode
personalizá-las para atender às suas necessidades específicas. No
momento da redação deste texto, existem 11 modelos, sendo alguns
exemplos notáveis:

 Rastreador de problemas : listas criadas usando este modelo

podem ser usadas para registrar, rastrear e receber notificações
sobre problemas.

 Itinerário do evento : listas criadas usando este modelo

contêm colunas, formatação e algumas funcionalidades de
gerenciamento.

A Microsoft está constantemente adicionando novos modelos e você

pode visitar este link para obter mais informações sobre os vários
modelos de lista no Microsoft 365: https://packt.link/list-templates

Este link mostra como criar listas usando os modelos de lista do

M365: https://packt.link/create-list-from-template

Além dos modelos fornecidos pela Microsoft, sua organização pode

criar modelos reutilizáveis personalizados para atender às suas
necessidades específicas. Além disso, você pode limitar o acesso a
modelos personalizados a usuários ou grupos de segurança
específicos. Este link o guiará peloprocessode criar um modelo
personalizado: https://packt.link/create-list-template

Criando uma lista a partir de uma lista existente

Em vez de criarPara criar uma nova lista do zero, você também pode
optar por começar a partir de uma lista existente. Ao fazer isso, você
verá uma lista de sites existentes aos quais tem acesso. Selecionar o
site exibirá todas as listas desse site. Você pode clicar em uma lista
existente e clicar em Criar . Isso criará uma nova lista com as
mesmas colunas, visualizações e formatação da lista que você
selecionou.

Você pode ler mais sobre esse recurso aqui:

https://packt.link/criar-lista-a-partir-da-lista

Salvando uma lista como modelo

O tópico anteriordiscutiu como criar uma nova lista com base em

umalista existente. Na maioria dos casos, você deve conseguir usá-lo
para recriar uma lista existente com suas colunas, visualizações e
formatação. No entanto, existem algumas limitações nessa
abordagem:

 Ao selecionar a lista de fontes, você verá apenas sites e listas

aos quais tem acesso por meio de permissões.
Consequentemente, você não poderá ver ou criar listas com
base em outras listas às quais não tem acesso.

 Você não poderá copiar dados usando essa abordagem.

 Você não poderá copiar nenhuma configuração de lista que

tenha alterado dos padrões.

 Você não pode usar essa abordagem se quiser automatizar a

criação de determinadas listas predefinidas ao provisionar
novos sites.

É aqui que alguns dos métodos adicionais discutidos nesta receita se

tornam úteis. Usando esses métodos, seus administradores do
SharePoint, ou outras pessoas com acesso à lista existente, podem
exportá-la como um modelo e compartilhá-la com você para que você
possa recriar uma nova lista em seu site com base nesse modelo. A
única desvantagem desses métodos é que você precisará da ajuda de
um administrador ou desenvolvedor para poder usá-los para exportar
e importar suas listas.

Discutiremos brevemente esses métodos adicionais para salvar listas

existentes como modelos e, em seguida, reutilizá-los para criar novas
listas. Observe que você pode reutilizar os modelos de lista
exportados não apenas para recriar listas no mesmo site ou em
outros sites da sua organização, mas tambématéentre
organizações/inquilinos, se necessário.

Exportando uma lista usando scripts de site

Nós discutimossitedesigns e scripts de site como parte do

tópico Provisionamento personalizado usando designs de site e
scripts de site da Criação de uma receita de subsite no Capítulo
3 , Sites modernos no SharePoint Online .

Podemos usar o Get-SPOSiteScriptFromListcomando para exportar a

lista como um script. Para mais detalhes, acesse o seguinte
link: https://packt.link/Get-SPOSiteScriptFromList .

O Get-SPOSiteScriptFromListcomando faz parte do módulo PowerShell

do SharePoint Online. Você pode ler mais sobre o PowerShell do
SharePoint Online na seção PowerShell do Apêndice .

Depois que a lista for exportada, você poderá importá-la para um site
existente ou torná-la parte do design de um site para ser provisionada
em um novo site.

Lembre-se de que, além de usar o PowerShell para designs e scripts

de sites, você também pode usaroInterface de programação de
aplicativo ( API ) do Microsoft 365 REpresentational State
Transfer ( REST ) para executar as mesmas tarefas, conforme
descrito aqui: https://packt.link/Site-Design-REST-API .

Exportando uma lista usando PnP

O PnP (abreviaçãopara provisionamento de Padrões e

Práticas )motortambém nos fornece comandos para exportar suas
listas como modelos reutilizáveis.

Você pode ler mais sobre PnP no tópico PnP do SharePoint da

seção Estruturas de desenvolvimento do Office do Apêndice .

Você pode usar o Export-PnPListToProvisioningTemplatecomando para

exportar a lista, conforme descrito aqui: https://packt.link/export-
PnP-list-to-provisioning-template .

Você usaria então o Invoke-PnPSiteTemplatecomando para recriar a

lista em um site novo ou existente, conforme descrito
aqui: https://packt.link/apply-PnP-provisioning-template .

Você pode lermaissobre o mecanismo de provisionamento PnP e os

recursos de criação de modelos aqui: https://packt.link/PnP-
Provisioning-Engine .

Exportando uma lista usando configurações de lista

Finalmente, vocêtambém pode usar a configuração Salvar lista

como lista de modelo para salvaruma lista como modelo. Para isso,
navegue até a página Configurações da lista , conforme descrito na
receita " Visualizando e alterando as configurações da lista", mais
adiante neste capítulo. Em seguida, clique no título "Salvar lista
como modelo", em " Permissões e gerenciamento" .

Se você não estiver vendo esta opção nas configurações da lista, o

administrador do site pode precisarPermitir scripts personalizados .
Consulte este artigo da Microsoft para habilitar scripts
personalizados em seu site: https://packt.link/custom-script .

Você pode ler mais sobre como salvar e usar modelos de lista
aqui: https://packt.link/manage-list-templates .

Observe que essa maneira de exportar listas agora é considerada

legada e a Microsoft pode remover essa opção no SharePoint Online a
qualquer momento.

Veja também

 A receita de criação de uma lista no Capítulo 2 , Introdução ao

SharePoint Online

 A seção Há mais... da receita Criando um subsite no Capítulo

3 , Sites modernos no SharePoint Online

 O tópico SharePoint PnP na seção de estruturas de

desenvolvimento do Office do Apêndice

Adicionando uma coluna

As colunas definem a naturezae o tipo de informação armazenada em

listas. Vimos brevemente como criar novas colunas para uma lista
como parte da receita " Criando uma lista" no Capítulo 2 , Introdução
ao SharePoint Online .

Nesta receita, veremos como adicionar uma nova coluna à Marketing

Announcementslista que acabamos de criar. Adicionaremos uma
nova Announcement Start Datecoluna à lista. Em seguida,
discutiremos alguns conceitos mais avançados sobre a criação de
colunas nas seções a seguir.

Preparando-se

Você precisará de permissões de Edição ou superiores para poder

adicionar colunas à lista. Normalmente, você terá esse nível de
acesso à lista se tiver acesso de Proprietário ou Membro ao seu site.

Como fazer isso...

Para adicionar uma nova coluna à sua lista:

1. Navegue até a lista para a qual você gostaria de adicionar a

nova coluna.
 2. Clique em Adicionar coluna para ver uma lista dos tipos de
colunas que você pode adicionar à lista.

3. Clique em Data e hora para criar uma coluna que permite

armazenar datas ou valores de data e hora e clique
em Avançar .

4. Na janela Criar uma coluna , insira o nome da sua nova

coluna.

Sempre que você cria uma coluna no SharePoint, ele cria dois nomes
para ela: um nome interno e um nome de exibição . O nome interno é
usado para referenciar internamente a coluna. O nome interno de
uma coluna não contém espaços e nunca muda após a criação.
O nome de exibição, por outro lado, é o nome da coluna como você a
vê. Ele pode conter espaços e você pode alterá-lo mesmo depois de
criar a coluna. Tanto o nome interno quanto o de exibição precisam
ser exclusivos na lista ou biblioteca para colunas criadas localmente
nessa lista ou biblioteca.

5. Em seguida, insira ou selecione valores para várias

propriedades da coluna, conforme mostrado na captura de tela
a seguir (você precisará clicar em Mais opções para ver todas
as configurações da coluna).captura de tela abaixo):
Figura 4.6: Propriedades da coluna ao criar uma coluna

6. Clique no botão Salvar para salvar as propriedades e criar sua

nova coluna.

Pronto! Você acabou de aprender a adicionar uma nova coluna à sua

lista.

Como funciona...

As colunas permitem que informações sejam associadas a itens da

sua lista. Para bibliotecas de documentos, os valores das colunas
atuam como metadados que são associados ao respectivo
documento. Assim como as colunas em uma planilha do Excel, as
listas e bibliotecas do SharePoint permitem que você especifique o
tipo de informação que essas colunas podem conter. Da mesma
forma, você pode classificar, filtrar e agrupar informações usando as
colunas de lista do SharePoint.

O SharePoint oferece suportevários tipos de colunas, conforme

mostrado na captura de tela a seguir:
Figura 4.7: Tipos de coluna disponíveis no SharePoint

Após selecionar um tipo de coluna, você pode optar por especificar

propriedades adicionais para essa coluna. Por exemplo, para o tipo de
coluna Texto , você pode especificar o número máximo de caracteres
que os usuários podem inserir (com um limite máximo de 255
caracteres). Além dessas propriedades específicas de coluna, o
SharePoint também permite especificar algumas propriedades
comuns, como se um valor de coluna é obrigatório ou opcional. Você
pode visualizar descrições detalhadas dos diferentes tipos de colunas
e suas propriedades neste artigo de
suporte: https://packt.link/column-types .
A opção "Tipo de conteúdo" listada no final da Figura
4.6 não se aplica a colunas. Discutiremos isso em detalhes
no Capítulo 13 online , "Repositório de Termos e Tipos de Conteúdo
no SharePoint" . Enquanto isso, você pode ler mais sobre essa opção
aqui: https://packt.link/add-list-content-type .

Após a criação de uma coluna, você pode visualizar e editar qualquer

uma de suas propriedades na página de configurações da Lista .
Você também pode excluir a coluna desta página se não achar mais
necessário. A página de configurações da Lista também permite
especificar a ordem das colunas a serem exibidas na entrada de
dados.formulário. A receita para visualizar e alterar as configurações
da lista, mais adiante neste capítulo, aborda a página Configurações
da lista com mais detalhes.

Tem mais...

Nesta seção, aprenderemos sobre mais algumas ações que você pode
realizar com colunas. Também aprenderemos como tornar suas
colunas reutilizáveis em diversas listas e bibliotecas do seu site por
meio do uso de colunas do site.

Editar ou excluir uma coluna

Uma vez que uma coluna écriado, você pode facilmente fazer
alterações ou até mesmo excluí-lo completamente. Para isso, basta
clicar no nome da coluna, depois em Configurações da coluna e,
em seguida, em Editar para visualizar a coluna no modo de edição :
Figura 4.8: Navegando até a opção Editar nas configurações da
coluna

Isso vai mostrar a vocêA tela Editar coluna , igual à que você viu ao
criar as colunas. Aqui, você pode fazer alterações na coluna e clicar
em Salvar para salvar essas alterações. Você também pode excluir a
coluna simplesmente clicando no botão Excluir na parte inferior da
tela:
Figura 4.9: Editar opções de coluna com botões para Salvar ou Excluir

Clicando em Mais opções deA tela Editar coluna permite que você
defina propriedades adicionais para a coluna:
Figura 4.10: Propriedades adicionais na tela Editar coluna

Conforme mostrado noNa captura de tela anterior, além de

especificar se a coluna é obrigatória ou não e se deve impor valores
exclusivos, você também pode definir a validação para os valores que
a coluna permitiria. No exemplo desta captura de tela, estamos
validando para que a data de início seja maior ou igual à data de hoje
(a data em que o item está sendo criado ou editado). Também
estamos fornecendo uma mensagem que o SharePoint exibirá aos
usuários se a data de início selecionada não atender aos
requisitos.critérios de validação.

Embora a documentação da Microsoft ilustre o uso do nome de

exibição nas fórmulas de validação, a fórmula não funciona se você
alterou o nome de exibição da coluna antes de criá-la. Se isso
acontecer, você pode tentar usar o nome interno da coluna para a
fórmula.

Outras configurações de coluna

Além deeditando uma coluna, clicar em Configurações da

coluna permite que você execute algumas outras ações com a
coluna:
Figura 4.11: Navegando para as outras opções nas configurações da
coluna

Aqui está uma breve descrição dessas configurações:

 Formatar esta coluna : consulte a seção Formatação de

coluna abaixo.

 Mover para a esquerda / Mover para a direita : move a

coluna para a esquerda ou para a direita na visualização. Você
também pode simplesmente arrastar a coluna para reposicioná-
la na visualização.

 Ocultar esta coluna : oculta a coluna da visualização atual .

Observe que, como a coluna é simplesmente ocultada e não
excluída, ela ainda pode ser exibida em outras visualizações
e/ou formulários.

 Ampliar coluna : aumenta a largura de exibição da coluna.

 Coluna estreita : reduz a largura de exibição da coluna.

 Ocultar esta coluna : oculta a coluna da visualização atual .

Observe que, como a coluna é simplesmente ocultada e não
excluída, ela ainda pode ser exibida em outras visualizações
e/ou formulários.

 Fixar no painel de filtros : permite que a coluna seja fixada

no painel de filtros da visualização atual. Discutimos isso com
mais detalhes no tópico Painel de Filtros na próxima
receita, Criando uma visualização de lista personalizada .

 Mostrar/ocultar colunas : clicar nesta opção abre uma lista

de todas as colunas da lista ou biblioteca epermite que você
selecione ou desmarque colunas a serem mostradas na exibição
atual.

 Adicionar uma coluna : você pode adicionar uma nova coluna

à lista usando esta opção.

Formatação de colunas

Formatação de colunaspermite personalizar a exibição das

informações da coluna em uma lista ou visualização de biblioteca. Na
captura de tela a seguir, da biblioteca de exemplos da Microsoft (link
abaixo), a formatação de colunas foi usada para implementar a
funcionalidade de aprovação em linha. Clicar nos botões de
aprovação/rejeição em linha na coluna Aprovação resulta na
atualização dinâmica dos valores da coluna Status do Item ,
codificados por cores . Além disso, a coluna Ação de Aprovação
por é atualizada com o nome da pessoa que executou a ação, tudo
isso sem a necessidade de escrever um único código:

Figura 4.12: Adicionando funcionalidade de aprovação usando

formatação de coluna

A formatação de colunas é muito semelhante à formatação de

visualizações, que descrevemos em mais detalhes como parte do
tópico " Formatação avançada de visualizações" na próxima receita,
" Criando uma visualização de lista personalizada" . A formatação de
colunas e visualizações de lista são tópicos um pouco avançados, e
você precisará de algum conhecimento de HTML e JSON (um
formato declarativo leve para especificar configuração e dados) para
se beneficiar desse recurso. Você pode ler mais sobre formatação de
colunas em https://packt.link/about-column-
formatting e https://packt.link/use-column-formatting .

Este repositório GitHubcontém vários exemplos de código para vários

cenários onde você pode aplicar formatação de
coluna: https://packt.link/git-column-formatting .

Personalização do formulário de lista

Semelhante à coluna eAlém da formatação de exibição de lista (que

veremos na próxima receita), o SharePoint também permite
personalizar formulários de lista ou biblioteca até certo ponto, tudo
sem precisar escrever nenhum código personalizado (embora você
precise saber HTML e ter conhecimentos básicos de JSON). Isso
permite criar uma exibição mais dinâmica e personalizada dos
formulários de criação/edição/exibição de itens de lista, conforme
mostrado na imagem a seguir da biblioteca de exemplos da Microsoft:
Figura 4.13: Personalizando um formulário no SharePoint

Com isso, você pode:

 Mostrar ou ocultar colunas em um formato de lista/biblioteca

com base nos dados do item da lista que está sendo editado

 Aplique formatação ao cabeçalho do formulário e torne-o mais

dinâmico

 Altere o layout do corpo do formulário definindo seções

personalizadas dentro do formulário

 Crie um rodapé personalizado para o formulário

Você pode ler maissobre a configuração do formulário de lista

em https://packt.link/list-form-show-hide-columns e https://pac
kt.link/list-form-customize

Para leitores avançados, este repositório do GitHub contém vários

exemplos de formatação de colunas: https://packt.link/list-form-
customization-samples

Colunas do site

Uma desvantagem deA razão pela qual criamos colunas da maneira

que fizemos anteriormente é que elas são específicas para aquela
lista ou biblioteca. Isso significa que se alguém precisar de uma
coluna semelhante em outra lista ou biblioteca no site, terá que criar
uma coluna semelhante em outro lugar. Além da duplicação de
esforços, isso também frequentemente leva a inconsistências entre
colunas que são semelhantes entre si, mas têm diferenças sutis
porque foram criadas independentemente umas das outras. Essas
inconsistências são ainda mais amplificadas em campos do
tipo Choice , onde os usuários precisam selecionar um valor de uma
lista de valores predefinidos. Por exemplo, uma lista pode conter
Recursos Humanos como um departamento, enquanto outra lista
pode conter RH como uma opção para o nome do departamento.
Além disso, se você precisar fazer alterações em uma coluna que é
recriada em várias listas e bibliotecas, agora você precisará ir para
cada lista e fazer alterações na coluna dentro dessa lista.

É aqui que as colunas do site se destacam em comparação com as

colunas de lista únicas. As colunas do site são bastante semelhantes
às colunas de lista ou biblioteca, mas são definidas e mantidas no
nível do site. Você precisará de permissões de Design ou Controle
Total no site para poder criar colunas do site.

A criação de uma coluna de site é quase sempre recomendada em

vez de criar uma coluna local para uma lista ou biblioteca. Além disso,
agora é recomendado criar colunas de site por meio dea galeria de
tipos de conteúdo versus criá-la apenas para o seu site individual.
Dessa forma, sua coluna pode ser usada em vários sites dentro do
locatário da sua organização. É possível que você não tenha acesso
para criar uma coluna na galeria de tipos de conteúdo e precise
entrar em contato com os administradores do SharePoint para isso.
Embora essa seja uma etapa adicional, criar uma coluna de site é a
maneira recomendada sempre que possível. Você aprenderá mais
sobre os tipos de conteúdo e a galeria de tipos de conteúdo
no Capítulo 16 , "Repositório de Termos e Tipos de Conteúdo no
SharePoint Online" .

Se desejar criar uma coluna para o seu site (em vez do hub de tipos
de conteúdo), você pode fazê-lo navegando até a
página Configurações do Site e clicando no link Colunas do Site ,
sob o título Galerias do Web Designer . Discutimos a
página Configurações do Site como parte da receita " Exibindo e
alterando as configurações do site" no Capítulo 3 , "Sites Modernos
no SharePoint Online" . Ao acessar a página Colunas do Site , você
verá uma lista das colunas existentes para o seu site. Você também
poderá clicar no link "Criar ", na parte superior da página, para criar
uma nova coluna do site:
Figura 4.14: Botão para criar uma nova coluna de site

A partir deste ponto, oOs passos para criar a coluna do site serão
semelhantes aos passos anteriores da receita. A única diferença é que
você será solicitado a escolher um Grupo para a coluna do site,
conforme mostrado na captura de tela a seguir:
Figura 4.15: Opção para agrupar colunas do site

Um grupo é apenas umMeio lógico de agrupar colunas do site sob

um único título. Isso não afeta a funcionalidade da coluna do site.
Após a criação da coluna do site, você pode retornar à sua lista e
adicioná-la a ela por meio do link Adicionar a partir de Colunas do
Site Existentes na página Configurações da Lista . Abordaremos
a página Configurações da Lista com mais detalhes na receita
" Visualizando e alterando as configurações da lista" , mais adiante
neste capítulo.

Veja também

 A receita de criação de uma lista no Capítulo 2 , Introdução ao

SharePoint Online

 A receita de visualização e alteração das configurações do

site no Capítulo 3 , Sites modernos no SharePoint Online

 A receita de visualização e alteração de configurações de

lista neste capítulo

 A receita de criação de uma coluna de site de metadados

gerenciados no Capítulo 13 , Armazenamento de termos e tipos
de conteúdo no SharePoint Online

Criando uma visualização de lista personalizada

Exibições no SharePointpermitem que você organize e mostre itens de

lista ou biblioteca que são mais relevantes para você e seus usuários.
Por meio de exibições, você pode selecionar quais colunas mostrar
aos usuários, filtrar dados com base em vários critérios e selecionar a
ordem em que seus dados serão exibidos. Cada lista ou biblioteca no
SharePoint vem com uma exibição interna chamada Todos os Itens .
A menos que um administrador de lista ou um administrador de site
atribua uma exibição diferente como a exibição padrão para a lista,
essa exibição é mostrada por padrão sempre que um usuário navega
até uma lista ou biblioteca. Por esse motivo, às vezes também é
conhecida como a exibição padrão para essa lista ou biblioteca.
Podemos criar exibições personalizadas adicionais para nossa lista
para atender às nossas necessidades de exibição de dados. Podemos
então mostrar ou ocultar colunas na exibição personalizada, alterar os
critérios de classificação e/ou filtro, agrupar por um ou mais campos e
adicionar formatação a uma exibição.

Nesta receita, veremos como criar uma visualização personalizada

para a Marketing Announcementslista que acabamos de criar. Em
seguida, salvaremos a visualização como padrão para que qualquer
pessoa que navegar até a lista veja a nova visualização que criamos.

Preparando-se

Você precisará de permissões de edição ou superiores para que sua

lista possa criar visualizações públicas. Normalmente, você terá esse
acesso se fizer parte dos grupos de proprietários ou membros do site.

Você pode criar uma visualização pessoal para qualquer lista à qual
tenha acesso de Contribuição .

Como fazer isso...

Para criar uma nova visualização para sua lista, siga estas etapas:

1. Navegue até a lista para a qual você gostaria de criar uma nova
visualização.

O SharePoint salva automaticamente as alterações nas suas exibições

conforme você as faz. Portanto, primeiro você deve salvar a exibição
atual com um nome diferente se não pretende fazer alterações nela.
Ao contrário dos itens de lista, as exibições de lista não são
versionadas, portanto, não há como reverter as alterações feitas em
uma exibição de lista.

2. Clique em Todos os itens e depois em Salvar visualização

como no canto superior direito da página, conforme
mostradona captura de tela a seguir:
Figura 4.16: Navegando até a opção para salvar uma visualização de
Todos os itens

3. Dê um nome à sua visualização (por exemplo, Anúncios

Atuais ) e clique em Salvar . Isso criará uma nova visualização.
Em seguida, adicionaremos colunas a ela.

4. Clique em Adicionar coluna e depois em Mostrar/ocultar

colunas , conforme mostrado na captura de tela a seguir:
Figura 4.17: Opção para mostrar ou ocultar uma coluna em +
Adicionar coluna

5. Selecione as colunas que deseja mostrar na nova visualização e

desmarque as colunas que deseja ocultar. Para a Marketing
Announcementslista que criamosAnteriormente,
desmarcaríamos a coluna Modificado e, em seguida,
selecionaríamos as colunas Corpo , Expira e Data de
Início do Anúncio . Em seguida, clicaríamos no
botão Aplicar na parte superior. Isso é mostrado na captura de
tela a seguir:
Figura 4.18: Desmarcando colunas para ocultá-las da visualização

6. Em seguida, arraste a coluna Expira em direção à extrema

direita da visualização principal, conforme mostrado na captura
de tela a seguir:

Figura 4.19: Movendo colunas na visualização principal

7. Em seguida, adicionaremos um filtro à visualização para que

vejamos apenas os anúncios atuais. Clique em "Anúncios
Atuais" e depois em "Editar visualização atual" , conforme
mostrado.na captura de tela a seguir:
Figura 4.20: Opção para editar a visualização atual em Anúncios
atuais

8. Role para baixo na página Editar Visualização até a

seção Classificar e altere o valor na opção suspensa
" Primeira classificação pela coluna" para " Data de Início
do Anúncio" . Em seguida, selecione a opção "Mostrar itens
em ordem crescente" para classificar os anúncios em ordem
crescente da " Data de Início do Anúncio" .

9. Role para baixo até a seção Filtro e altere os valores do filtro

para os mostradosna captura de tela a seguir:
Figura 4.21: Alterando valores de filtro para mostrar itens

10. Role até o final da página e clique em OK para salvar suas

alterações.

11. Por fim, clique na visualização Anúncios Atuais e, em

seguida, clique em Definir visualização atual como
padrão . Isso tornará essa nova visualização a visualização
padrão da lista:
Figura 4.22: Definindo uma visualização como visualização padrão

Parabéns! Você acabou de aprender a criar uma nova visualização e

modificá-la para ordenação e classificação básicas de colunas. Em
seguida, você viu como editar a visualização, criar um filtro e
classificar os itens nessa visualização. Especificamente, para
a Marketing Announcementslista, a visualização de Anúncios
Atuais mostra apenas os anúncios cuja data de hoje esteja entre
a Data de Início do Anúncio e a data indicada pela coluna Expira .
Por fim, definimos a nova visualização de Anúncios Atuais como a
visualização padrão para que os usuários que navegarem nesta lista
semprever os Anúncios Atuais por padrão. Eles poderão alterar a
visualização para a opção Todos os Itens se quiserem ver anúncios
anteriores ou outros que foram filtrados de acordo com os critérios
especificados na nova visualização.

Como funciona...

As visualizações são a camada de apresentação das informações

armazenadas em listas e bibliotecas. Você pode criar várias
visualizações para organizar facilmente essas informações para
diversos fins (como diferentes tipos de público, por exemplo). Você
pode criar visualizações públicas, visíveis para qualquer pessoa com
acesso à lista, ou pode criar visualizações pessoais, visíveis apenas
para você.
As visualizações não possuem permissões associadas a
elas propriamente ditas ; você pode criar filtros nas visualizações para
ocultar determinados itens. Os usuários ainda podem acessar esses
itens por meio de links diretos, criando/modificando visualizações
novas ou existentes e por meio de resultados de pesquisa, se tiverem
acesso a esses itens com as permissões apropriadas.

Nesta receita, vimos como editar uma visualização para filtrar e

classificar as informações nela contidas. Existem algumas ações
adicionais que você podepode ser executado ao editar uma
visualização na página Editar visualização , conforme mostrado na
captura de tela a seguir:

Figura 4.23: Opções adicionais na página Editar visualização

Algumas das ações mais importantes são as seguintes:

 Selecione ou desmarque as colunas que serão mostradas na

exibição e especifique a ordem dessas colunas da esquerda
para a direita

 Especifique um filtro multicoluna e critérios de classificação

(vimos isso anteriormente nesta receita)

 Agrupe os itens em dois níveis de grupo

 Especifique alguns estilos básicos para a visualização

  Especifique se deseja mostrar os itens em pastas ou sem as
pastas

 Especifique um limite para o número de itens exibidos por

página ou, opcionalmente, um limite para o número total de
itens que são exibidos na exibição

 Especifique se deseja mostrar uma visualização separada para

solicitações móveis e configurações básicas para a visualização
móvel

Por fim, você também podeExcluir uma visualização desta página.

Para isso, basta clicar no botão Excluir no canto superior ou inferior
direito da página:

Figura 4.24: Excluindo uma visualização

Observe que você só pode excluir a visualização se ela não estiver

configurada como a visualização padrão para a lista selecionada
oubiblioteca.

Tem mais...

Nesta seção, veremos coisas adicionais que você pode fazer com
visualizações de lista.

Visualizações da biblioteca de documentos do Microsoft Teams

Quando um novoQuando uma equipe é criada no Microsoft Teams, um

site é provisionado para ela no SharePoint. Além disso, uma
biblioteca de documentos padrão também é criada no site para
armazenar arquivos de vários canais da equipe. Sempre que um
canal público é criado na equipe, uma pasta correspondente ao nome
do canal é criada nessa biblioteca de documentos .

Esta configuração de site é um pouco diferente para

canais privados e compartilhados , pois um site separado do
SharePoint é provisionado para cada canal privado e compartilhado
criado.

Você aprenderá mais sobre os diferentes tipos de canais e como eles

funcionam no Capítulo 7 , Microsoft Teams .
No entanto, além disso, a configuração é semelhante – uma
biblioteca de documentos é criada em cada um desses sites para
armazenar os arquivosdo canal correspondente.

Se você navegar até uma biblioteca de documentos criada como

parte da equipe, verá todas essas pastas de canais agrupadas na
categoria "Em canais" na visualização padrão da biblioteca. Para
uma equipeque é configurado da seguinte forma, com os
Relatórios Gerais e Mensais sendo canais públicos, o Canal
Privado sendo um canal privado e o Canal Compartilhado sendo
um canal compartilhado de exemplo:

Figura 4.25: Exemplo de um canal privado e um canal compartilhado

A visualização da biblioteca será mostrada, como na imagem abaixo:

Figura 4.26: Exemplo de uma visualização de biblioteca

Observe oseguindo na captura de tela acima:

 As pastas de cada canal são exibidas juntas na categoria "Em

canais" . Isso inclui pastas para todos os canais públicos,
privados e compartilhados da equipe.

 O Canal Privado e o Canal Compartilhado são indicados

como tal pelos ícones ao lado de seus nomes.

 Clicar nas pastas de canais privados ou compartilhados leva

você às bibliotecas correspondentes no respectivo site do
SharePoint.

 A categoria Biblioteca no site contém as pastas dos canais

públicos da Equipe, juntamente com quaisquer arquivos que
possam ter sido enviados diretamente para a biblioteca de
Documentos de dentro do SharePoint (e não pela
guia Arquivos nos canais do Teams).

É recomendadoque você revisite este tópico após revisar o Capítulo

7 , Microsoft Teams , se esta seção parecer confusa para você.
Os itens que precisam de atenção

O SharePoint iráForneça vários indicadores caso haja itens em sua

lista ou biblioteca sem as informações necessárias. Conforme
mostrado por A , B e C na captura de tela a seguir, isso será indicado
pelos seguintes ícones:

 A : Um ícone de metadados ausente ao lado do campo Título

 B : Uma notificação de informação necessária na coluna

específica

 C : Um ponto vermelho ao lado do nome da visualização:

Figura 4.27: Diferentes ícones indicando que um item precisa de

atenção

No entanto, às vezes, uma visualização pode conter muitos itens ou,

no caso de uma biblioteca de documentos, pode conter itens
aninhados em pastas, dificultando a localização e o trabalho apenas
com os itens sem valores. Você pode usar a visualização Itens que
precisam de atenção , mostrada por D na captura de tela anterior,
nessas situações.

Em bibliotecas de documentos, essa exibição é chamada

de Arquivos que precisam de atenção .

Ao alternar para esta visualização, você verá apenas os itens sem

valores. Você poderá trabalhar facilmente com esses itens na
visualização normal ou na Edição Rápida , que discutiremos na
próxima receita.

Propriedades de edição em massa

O SharePoint permite que vocêSelecione vários itens e edite suas

propriedades em massa. Isso é particularmente útil quando você
precisa preencher os valores das propriedades após a criação desses
itens. Para editar vários itens em massa, basta marcar as caixas de
seleção ao lado deles para abrir o painel de detalhes, conforme
mostrado na captura de tela a seguir:

Figura 4.28: Selecionando vários itens e editando em massa suas

propriedades

Então, basta digitarou selecione valores para as propriedades que

você gostaria de alterar e clique no botão Salvar na parte inferior.

Exportando para CSV ou Excel

O SharePoint tambémpermite que você exporte olistar itens do

atualvisualizarse desejar trabalhar com eles em um arquivo
de Valores Separados por Vírgula ( CSV ) ou em um arquivo do
Excel. Para isso, basta clicar em Exportar e depois em Exportar
para CSV ou Exportar para Excel .

Clicar em Exportar para CSV baixa um arquivo CSV contendo todos

os itens da visualização atual. Ao clicar em Exportar para Excel ,
um arquivo é gerado e baixado .iqy, conforme mostrado na captura
de tela a seguir:
Figura 4.29: Gerando um arquivo .iqy clicando em Exportar para
Excel

Abrindo o .iqyarquivovaiabra os itens da visualização em

umExcelpasta de trabalho, conforme mostrado na captura de tela a
seguir:

Figura 4.30: Abrindo os itens do SharePoint em uma pasta de

trabalho do Excel

Agora você pode trabalhar com essas informações da mesma forma

que faria com qualquer outra planilha.
O .iqyarquivo ou Arquivo de Consulta da Internet é um arquivo que
contém uma conexão unidirecional somente leitura com a Lista do
SharePoint. Isso significa que ele atualizará os dados com as
informações mais recentes da lista correspondente do SharePoint
sempre que você atualizar a conexão no Excel. No entanto, quaisquer
alterações feitas nos dados no Excel serãonãoserempurrado para
tráspara a lista correspondente.

Formatação de visualização avançada

As listas modernas permitemVocê pode aprimorar a exibição visual

das suas visualizações de forma fácil e significativa. Um uso muito
comum dessa formatação é quando sua lista tem uma coluna de
Status e você deseja destacar os itens na visualização com base nos
valores de status ou outros critérios semelhantes. A captura de tela a
seguir mostra um exemplo em que destacamos a coluna "Data de
Início do Anúncio" da Marketing Announcementslista, com base no
mês de início:

Figura 4.31: Destacando a coluna Data de início do anúncio na lista

de anúncios de marketing

Para formatar sua visualização, basta clicar no nome da visualização e

depois clicar em Formatar visualização atual , conforme mostrado
na captura de tela a seguir:
Figura 4.32: Navegando até a opção Formatar visualização atual a
partir do nome da visualização

Em seguida, selecionese você deseja que a formatação seja aplicada

a uma das colunas ou à linha inteira. Selecionar uma linha inteira
permitirá que você especifique estilos de linha alternados ou um
estilo condicional baseado em regras a ser aplicado à linha inteira,
conforme mostrado na captura de tela a seguir:
Figura 4.33: Selecionando a opção para usar regras de formatação
personalizadas para uma linha inteira

Se você escolherSe você aplicar a formatação a apenas uma coluna, o

SharePoint mostrará opções com base no tipo de coluna selecionado.
No exemplo a seguir, vemos duas opções diferentes que podem ser
especificadas para colunas de data:
Figura 4.34: Opções de visualização disponíveis para colunas de data

Você pode entãoespecifique a formatação, como na regra mostrada

na captura de tela a seguir:
Figura 4.35: Editando a formatação de uma regra

Você também pode clicar no link Modo avançado na parte inferior

do painel de visualização Formato para definir maisformatação
complexa para a visualização. Um exemplo dessa formatação
avançada é mostrado abaixo, onde você poderia usar código básico
para converter a exibição da visualização de uma visualização não
formatada para uma mais atraente. Vejamos a exibição da
visualização abaixo:

Figura 4.36: Exemplo de uma exibição de visualização padrão

Com um pouco de conhecimento de codificação, você pode tornar a

exibição mais rica e fácil de ler:
Figura 4.37: Exemplo de exibição de visualização com edições de
formatação

A formatação de visualização avançada envolve escrever um pouco

de código usando HTML e JSON ( JavaScript Object Notation )
eportanto, está além do escopo deste livro. Você pode, no entanto,
aprendermais sobre a formatação de exibição JSON por meio destes
artigos de suporte da Microsoft:

 Formatação de visualizações de
lista: https://packt.link/formatting-list-views e https://pac
kt.link/formatting-list-views-2

 Formatação avançada de visualização de

lista: https://packt.link/formatting-list-views-adv

 Use a formatação de colunas para personalizar o

SharePoint: https://packt.link/Use-Column-Formatting

 Exemplos de formatação de exibição de lista

PnP: https://packt.link/PnP-list-formatting-samples

Filtragem, classificação e agrupamento de visualização no local

Os passos ema receita de criação de uma visualização de lista

personalizadamostrouVocê aprenderá a filtrar e classificar sua
exibição usando a página de configurações de exibição. O SharePoint
também permite filtrar e classificar a exibição atual da sua lista por
colunas, diretamente da própria exibição. Para classificar uma
exibição por uma ordem específica de colunas, basta clicar no nome
da coluna e selecionar uma ordem de classificação. As opções de
classificação que você verá dependerão do tipo de coluna que você
está classificando. Elas são mostradas por A na captura de tela a
seguir. Você só pode classificar sua exibição por uma coluna por vez
usando esta opção.

Para filtrar a visualização com base em uma coluna, clique no nome

da coluna e, em seguida, clique em Filtrar por para revelar os
valores que você pode filtrar. Isso é mostrado por B na captura de
tela a seguir. Ao contrário da classificação, você pode filtrar por várias
colunas. Você também pode usar o painel de filtros, discutido no
próximo tópico, para filtragem avançada.

Para agrupar por uma coluna, selecione a opção Agrupar por nome
de coluna , mostrada por C na captura de tela a seguir. Você só
pode agrupar por uma coluna usando essa abordagem. Você pode
usar a página de configurações de visualização descrita na seção
anterior " Como funciona... " para agrupar por uma coluna adicional.
Além disso, você também pode exibir os totais do grupo e um total
geral clicando na opção "Totais" , mostradapor D , E e F emocaptura
de tela a seguir:
Figura 4.38: Áreas de navegação para várias opções de classificação

Além disso, as opções de agregação que você verá no

menu Totais dependerão do tipo de coluna. As opções mostradas na
captura de tela anterior são aquelas para uma coluna de data. Um
textocolunaseriamostrou apenas Contagem como a opção de
agregação.

Painel de filtros

Como vimos na receita Criando uma visualização de lista

personalizada , você pode aplicar alguns filtros básicos em colunas
individuais paraCrie uma visualização filtrada. Além disso, você
também pode criar filtros avançados em várias colunas da
visualização. Como mostrado na captura de tela a seguir, você pode
clicar no ícone de filtro A à direita do menu da sua lista ou biblioteca
para abrir o painel de filtros:
Figura 4.39: Navegação até a opção Fixar no painel de filtros

Aqui, você verá uma lista de colunas com valores que você pode
filtrar. Somente colunas da sua visualização serão mostradas aqui.
Você pode adicionar colunas ao painel de filtros clicando no nome da
coluna correspondente, depois clicando em Configurações da
coluna e, em seguida, Fixar no painel de filtros ( B ). Depois que a
coluna for adicionada ao painel de filtros, você pode optar por filtrar
sua visualização usando os valores desta coluna em combinação com
os outros já presentes neste painel. Para tornar seus filtros
permanentes, basta salvar a visualização selecionando o nome da
visualização e, em seguida, clicar em Salvar visualização como ,
conforme descrito anteriormente na receita.

Observe que nem todas as colunas são filtráveis. No exemplo acima,

a coluna Corpo não pode ser filtrada. Portanto, se você não estiver
vendo sua coluna no painel Filtros , esse pode ser o motivo.

Os seguintes artigos de suporte fornecem detalhes adicionais sobre

os recursos e limitações dopainel de filtros:

 O que é o painel de filtros de lista e

biblioteca?: https://packt.link/filters-pane

 Use a filtragem para modificar uma exibição do

SharePoint: https://packt.link/use-filters
Trabalhando com grandes listas e bibliotecas

Você pode armazenar milhõesde itens em uma lista ou biblioteca do

SharePoint (30 milhões de itens, para ser exato, no momento da
redação deste texto). No entanto, por motivos técnicos que vão além
do escopo deste livro, há considerações especiais a serem
consideradas quando o número de itens ultrapassa 5.000. Quando
isso acontece, você ficará impedido de realizar determinadas tarefas
na lista ou biblioteca, incluindo as seguintes:

 Ser capaz de mostrar mais de 5.000 itens em uma única

visualização

 Recuperação programática de mais de 5.000 itens por meio de

uma única solicitação

 Adicionando colunas

Existem várias maneiras de superar essas limitações, incluindo

organizar documentos em pastas em uma biblioteca de documentos,
mas a abordagem mais recomendada é criar uma ou mais colunas
indexadas em sua lista. Você precisará criar a(s) coluna(s)
indexada(s) antes que os itens em sua lista ou biblioteca excedam o
limite de 5.000 itens. É recomendável indexar todas as colunas que
estão sendo usadas ou que devem ser usadas para filtrar ou
classificar itens em sua lista ou biblioteca. Como proprietário de uma
lista ou biblioteca, você deve, portanto, pensar bem antes,
especialmente se espera que as informações em suas listas ou
bibliotecas ultrapassem o limite de 5.000 itens.

Você pode ler mais sobre esse tópico importante por meio destes
artigos de suporte da Microsoft:

 Gerencie grandes listas e bibliotecas no

SharePoint: https://packt.link/large-lists

 Adicionar um índicepara uma coluna do

SharePoint: https://packt.link/add-column-index

Usando Editar na visualização de grade para editar itens de lista em

massa

A visualização em grade é umaUma visualização especial que se

assemelha a uma planilha do Excel e permite trabalhar com vários
itens de lista. Nesta receita, veremos como usar a opção Editar na
visualização em grade para modificar vários itens de lista.
Usaremos a Marketing Announcementslista criada anteriormente
como ilustração para esta receita.
Preparando-se

Você pode usar esta visualização para editar itens em massa se tiver
acesso de Contribuição ou superior à lista. Normalmente, você terá
esse acesso se fizer parte dos grupos de Proprietários do site ou de
Membros do site.

Como fazer isso...

1. Navegue até a lista cujos itens você gostaria de editar em

massa.

2. Clique em Editar na visualização em grade na barra de

navegação.

Se você estiver visualizando uma lista clássica (e não uma moderna)

ou se estiver visualizando uma lista moderna na visualização clássica,
verá a opção de menu "Editar esta lista" em vez da opção "Editar
na visualização em grade" . Ambas as opções funcionam da
mesma maneira.

3. Isso revelará a visualização em grade da lista. Agora você pode

inserir e editar itens na lista diretamente por meio dessa
visualização, como faria em uma planilha do Excel.

4. Aponte para a primeira célula na última linha e comece a digitar

ou clique duas vezes na célula para torná-la editável.

Você pode usar a tecla Tab , as setas do teclado ou o mouse para

mover para a próxima célula na linha.

Você também pode usar as teclas de seta para navegar para outras
linhas da lista. Isso salva a linha atual, desde que você tenha inserido
todas as informações necessárias para ela.

5. Insira valores para as outras células na linha, conforme

mostrado na captura de tela a seguir para a Marketing
Announcementslista:

Figura 4.40: Inserindo valores de células

 6. Clique na célula ema coluna Expira na primeira linha da lista
mostrada na captura de tela anterior. Em seguida, use as
teclas Ctrl + C para copiar o valor da data da célula
selecionada.

7. Selecione as duas células vazias na coluna Expira nas duas

últimas linhas e cole o valor copiado, conforme mostrado na
captura de tela a seguir:

Figura 4.41: Colando um valor na lista de Anúncios de Marketing

Assim como no Excel, Editar na visualização em grade também

permite que você arraste os cantos de uma célula ou de várias
células para copiar em massa os valores das células.

Pronto! Você acabou de aprender a usar a opção Editar na

visualização em grade para editar em massa os itens da sua lista.

Como funciona...

Trabalhar com listas é bastante idêntico a trabalhar com tabelas de

banco de dados e planilhas do Excel. A edição em grade permite
que você trabalhe com itens de lista da mesma forma que trabalharia
com informações em uma planilha do Excel. Assim como no Excel,
você pode clicar em células individuais em uma lista para editar os
itens nelas. Também de forma semelhante ao Excel, você pode
realizar operações de copiar e colar em massa nessas células.células.
Você pode até adicionar novas colunas por meio da visualização da
planilha de dados clicando em + Adicionar Coluna no canto superior
direito da visualização da planilha.

Visualizando e alterando as configurações da lista

O SharePoint permitevocê visualiza e altera uma variedade de

configurações para sua lista.

Nesta receita, usaremos a Marketing Announcementslista que criamos

anteriormente para adicionar regras de validação para as informações
que os usuários podem adicionar à sua lista. Adicionaremos regras de
validação para garantir o seguinte:
  O valor da data de início do anúncio é maior que a data
atual

 A data de expiração inserida pelos usuários é maior que

o valor da data de início do anúncio

Preparando-se

Você precisará de permissões de

acesso "Editar" , "Design" ou "Controle Total" para a lista cujas
configurações deseja visualizar ou alterar. Normalmente, você terá
esse acesso se fizer parte dos grupos de Proprietários ou Membros do
Site para esse site. As configurações às quais você terá acesso
dependerão do seu nível de acesso ao site e, em última análise, à
própria lista.

Como fazer isso...

1. Navegue até a lista cujas configurações você gostaria de

visualizar ou alterar.

2. Clique no ícone de engrenagem de configurações no canto

superior direito.

3. Clique em Configurações da lista , conforme mostrado na

captura de tela a seguir:
Figura 4.42: Navegando até a opção Configurações da lista

4. Na página Configurações , clique no link Configurações de

validação em Configurações gerais .

5. Entre noFórmula de validação desejada na caixa de

texto Fórmula . Vamos adicionar a seguinte fórmula para o
nosso exemplo:

6. =AND([Announcement Start Date]>=TODAY(),

[Expires]>=[Announcement Start Date])

O SharePoint oferece diversas fórmulas para você trabalhar. Você

pode encontrar uma lista de todas elas neste artigo de
suporte: https://packt.link/list-formulas .

6. Insira um texto na caixa de texto "Mensagem do

Usuário" para indicar detalhes sobre o erro de validação.
Vamos inserir a seguinte mensagem para o nosso exemplo:

Ocorreu um ou mais dos seguintes erros de validação:

1. A data de início do anúncio deve ser maior ou igual à data

de hoje.
 2. A data de expiração deve ser maior ou igual à data de
início do anúncio.

Corrija esses erros e tente enviar o formulário novamente.

7. A tela Configurações de Validaçãodeve ficar assim:

Figura 4.43: Adicionando uma mensagem do usuário à tela de

configurações de validação

8. Clique no botão Salvar para salvar as alterações.

Observe que você só pode realizar uma validação e exibir uma única
mensagem de validação para todo o formulário. Isso significa que
você precisará realizar uma ANDoperação se quiser validar vários
campos, como fizemos no exemplo anterior. Como também mostrado
em nosso exemplo, você precisará tornar as informações na caixa de
texto " Mensagem do Usuário" detalhadas o suficiente para listar
todas as possíveis causas que podem resultar em um erro de
validação.

9. Navegue até sua lista novamente.

10. Clique na opção de menu Novo para adicionar um novo

item à sua lista.
 11. Insira informações na lista para que satisfaçam a condição
de erro. No nosso exemplo, vamos inserir uma data passada no
campo "Data de Início do Anúncio" .

12. Clique no botão Salvar .

13. Observe a mensagem de erro de validação na parte

superior do formulário, conforme mostrado a seguircaptura de
tela do nosso exemplo:

Figura 4.44: Exemplo da mensagem de erro criada

Observe que essa validação também funciona ao editar itens e

também na visualização em grade, que vimos em uma receita
anterior.

Parabéns! Você acabou de ver como visualizar e modificar as

configurações de uma lista do SharePoint. Você também viu como
configurar a validação da sua lista.

Como funciona...
O SharePoint permite que você gerencie suas listas e bibliotecas por
meio de várias configurações. Já vimos algumas dessas configurações
importantes em algumas de nossas receitas anteriores. Aqui estão
algumas outrasconfigurações de lista mais comuns que não
discutimos até agora:

 Nome da lista, descrição e navegação : aqui você pode

alterar o título e a descrição da sua lista. Observe que o URL da
lista permanece o mesmo mesmo após a alteração do nome.
Aqui você também pode especificar se deseja ou não exibir a
lista na lista.Início rápido do site (consulte
a receita Modificando a navegação à esquerda no Capítulo
3 , Sites modernos no SharePoint Online ).

 Configurações de versionamento : permitem controlar se

queremos ou não manter um histórico de versões das
alterações nos itens da lista. Abordaremos o versionamento
com mais detalhes em um capítulo subsequente.

 Configurações avançadas (as mais comumente usadas):

 Tipos de conteúdo : aprenderemos sobre os tipos de

conteúdo em um capítulo subsequente, mas, neste ponto,
é suficiente estar ciente de que essa configuração faz
parte das Configurações avançadas da lista/biblioteca .

 Permissões em nível de item : esta configuração

permite definir permissões individuais para cada item da
lista. Esta configuração só se aplica a listas (e não a
bibliotecas). Discutiremos as permissões em nível de item
na próxima receita.

 Anexos : Permite ou não o upload de anexos para as

listas. É uma boa prática de governança considerar
habilitar ou desabilitar essa configuração sempre que
uma lista for criada. Essa configuração também está
disponível apenas para listas (e não para bibliotecas de
documentos).

 Comentários : Permite ou não comentários para itens da

lista. Os comentários são habilitados por padrão nos itens
da lista e são uma ótima maneira de discutir itens
individuais da lista.

 Pastas : Se a criação de pastas deve ou não ser

habilitada para a lista. Novamente, você deve tomar uma
 decisão consciente sobre habilitar ou não essa
configuração para cada lista ou biblioteca criada.

 Pesquisar : Esta opção define se os itens desta lista

devem aparecer nos resultados da pesquisa. Para a
maioria dos casos de uso, você definirá esta opção
como Sim . Em vez de excluir itens apenas dos resultados
da pesquisa, você deve atualizar as permissões da lista
ou do item se desejar ocultá-los de outros usuários.
Depois de alterar as permissões da lista, os itens desta
lista também não aparecerão nos resultados da pesquisa
para usuários que não tenham acesso a eles. Se, no
entanto, você tiver um caso convincente para não
mostrar os itens da lista nos resultados da pesquisa, mas
ainda permitir que os usuários os acessem, basta alterar
esta configuração.para Não . Isso ocultará os itens desta
lista nos resultados da pesquisa, mas ainda permitirá que
os usuários tenham acesso direto a eles ao navegar pela
lista ou acessá-los por meio de links compartilhados.
Consulte a receita " Visualizando e alterando permissões
de lista" mais adiante neste capítulo para obter detalhes
sobre como modificar as permissões de lista e item.

 Reindexar Lista : O Microsoft Search deve selecionar

automaticamente novos itens desta lista como parte dos
resultados da pesquisa. Além disso, os itens que são
excluídos desta lista devem ser descartados dos
resultados da pesquisa. No entanto, se por algum motivo
você não estiver vendo itens apropriados desta lista nos
resultados da pesquisa e tiver esperado tempo suficiente
para que o rastreador de pesquisa rastreie e indexe esta
lista, você pode clicar no botão Reindexar Lista para
excluir completamente e recriar o índice como uma
maneira de corrigir os resultados da pesquisa. Consulte
o Capítulo 14 , Pesquisar no Microsoft 365 , para obter
mais detalhes sobre os diferentes componentes do
Microsoft Search e como ele funciona em geral.

 Edição rápida de propriedades : habilita ou desabilita

o recurso Editar na visualização em grade .

 Experiência de lista : permite que você se desvie da

configuração padrão de experiência de lista do site. Aqui,
você pode optar por usar explicitamente a experiência de
lista clássica ou a nova experiência moderna para sua
 lista ou biblioteca. Consulte a próxima seção desta receita
para obter detalhes sobre a experiência de lista moderna
e clássica.

 Excluir esta lista : clicar neste link exclui a lista e a

envia para a lixeira do site. Excluir uma lista ou biblioteca
a envia para a lixeira, onde permanece por alguns dias
até ser movida para a lixeira de segundo estágio ou ser
excluída permanentemente. Você pode restaurar listas ou
bibliotecas excluídas, desde que ainda estejam na lixeira
e não tenham sido excluídas permanentemente. Consulte
a receita " Exibindo o conteúdo do site" no Capítulo
2 , Introdução ao SharePoint Online , para saber mais
sobre a lixeira do site.

 Configurações de fluxo de trabalho : Isso nos permite

especificar configurações de fluxo de trabalho para as
listas e bibliotecas. Os fluxos de trabalho estão sendo
substituídos pelo Microsoft Power
Automate .Abordamos o Microsoft Flow como parte de
um capítulo subsequente. Discutiremos brevemente os
fluxos de trabalho como parte do Apêndice do e-book
online .

 Colunas : Esta seção lista as diferentes colunas da lista ou

biblioteca. Você pode clicar nonomes de colunas para visualizar
e alterar as configurações das colunas.

 Criar coluna : Este link permite que você crie uma nova coluna
para a lista.

 Adicionar a partir de colunas de site existentes : Clique

neste link para adicionar uma coluna de site criada
anteriormente a esta lista ou biblioteca. Discutimos as colunas
de site como parte da receita " Adicionando uma
coluna" anteriormente neste capítulo.

 Ordenação das colunas : clique neste link para especificar ou

alterar a ordem das colunas, conforme mostrado de cima para
baixo no painel Detalhes ou nos formulários de adição/edição
para esta lista ou biblioteca.

 Colunas indexadas : Especificar índices de coluna melhora o

desempenho da lista ao usar visualizações filtradas. Eles são
especialmente úteis para listas grandes. Você pode ler mais
sobre colunas indexadas e seu impacto no desempenho
aqui: https://packt.link/indexed-columns .
  Visualizações : Esta seção mostra as visualizações atualmente
configuradas para a lista ou biblioteca. Você pode editar as
visualizações existentes ou criar novas visualizações a partir
desta seção.

O seguinte artigo de suporte fornece uma lista abrangente de todas

as configurações disponíveis para listas no
SharePoint: https://packt.link/list-settings

Tem mais...

O SharePoint é uma plataforma em constante evolução. A Microsoft

introduziu recentemente uma experiência de usuário mais moderna,
flexível e otimizada para dispositivos móveis para o SharePoint. Listas
e bibliotecas modernas fazem parte disso.nova experiência. A seguir,
revisaremos brevemente a diferença entre os dois tipos de
experiência no que se refere a listas e bibliotecas.

Lista e experiência de biblioteca moderna versus clássica

As listas modernas sãomais rápido, mais fácil de usar e compatível

com dispositivos móveis. Alguns deos principais benefícios das listas
e bibliotecas modernas são os seguintes:

 Mais fácil decriar e carregar arquivos e pastas

 Adicione, classifique, filtre e organize colunas e visualizações

facilmente

 Fácil acesso a pré-visualizações de arquivos e informações

 Uma melhor experiência de pesquisa

 Fácil personalização da exibição usando formatação de exibição

de coluna e lista

 Capacidade de fixar documentos importantes no topo da tela

 Capacidade de adicionar arquivos como links em vez de ter que

copiá-los entre sites

 Uma experiência responsiva

A experiência clássica está obsoleta e a experiência moderna é o

padrão para listas ou bibliotecas recém-criadas. Para alternar para a
experiência clássica de lista, clique em " Retornar ao SharePoint
clássico" no canto inferior esquerdo da página de exibição da sua
lista ou biblioteca. Observe que, embora a Microsoft permita alternar
para a experiência clássica de lista, é recomendável que você
continue usando a experiência moderna aprimorada de lista e
biblioteca, a menos que haja um motivo extremamente convincente e
bem pensado para não fazê-lo.

Veja também

A receita Adicionando um item a uma lista no Capítulo 2 , Introdução

ao SharePoint Online

 A receita de conteúdo do site de visualização no Capítulo

2 , Introdução ao SharePoint Online

 A receita Adicionando uma coluna neste capítulo

 A receita de criação de uma visualização de lista

personalizada neste capítulo

 A receita de permissões de lista de visualização e

alteração neste capítulo

 A receita Adicionando um tipo de conteúdo a uma lista ou

biblioteca no Capítulo 13 online , Armazenamento de termos e
tipos de conteúdo no SharePoint Online

 Capítulo 14 , Pesquisar no Microsoft 365

Visualizar e alterar permissões de lista

Assim como em um site, você podeajustar permissões em uma lista

de forma a permitir controle sobre quem pode visualizar a lista ou
editar itens nela.

Nesta receita, veremos como visualizar e alterar permissões em uma

lista do SharePoint.

Preparando-se

Você precisará de acesso de Controle Total à lista cujas permissões

deseja visualizar ou alterar. Normalmente, você terá esse acesso se
estiver no grupo de Proprietários do site.

Como fazer isso...

Para modificar as permissões da lista, siga estas etapas:

1. Navegue até a lista cujas configurações você gostaria de

visualizar ou alterar.

Bibliotecas no SharePoint são tipos especiais de listas, portanto,

muitas configurações que você pode definir para listas também são
relevantes para bibliotecas. Isso inclui as configurações de permissão
discutidas nesta receita.
 2. Clique no ícone de engrenagem de configurações no canto
superior direito.

3. Clique em Configurações da lista , conforme mostrado na

captura de tela a seguir:

Figura 4.45: Encontrando as configurações da lista sob o ícone de

engrenagem

4. Na página Configurações , clique emo link Permissões para

esta lista em Permissões e Gerenciamento . Agora você
pode visualizar as permissões atuais para essa lista nesta tela.

5. Clique em Parar de herdar permissões na

aba PERMISSÕES no menu de navegação superior, conforme
mostrado na captura de tela a seguir:
Figura 4.46: Navegando até o botão Parar de herdar permissões

6. Clique em OK ema mensagem de confirmação.

Assim como nos estados da mensagem, ao optar por parar de herdar

as permissões, você terá criado permissões exclusivas para sua lista.
Isso significa que as permissões para a lista precisarão ser
gerenciadas independentemente das permissões para o site. As
alterações feitas nas permissões no nível do site não serão refletidas
automaticamente nas permissões da lista. Você sempre pode reverter
essa configuração e reativar a herança clicando na opção de
menu Excluir permissões exclusivas na guia Permissões .
Observe que essa opção só aparece se você não estiver herdando
permissões no objeto selecionado.

7. Agora você pode ajustar independentemente as permissões

nesta lista executando uma ou mais das seguintes ações:

1. Concedendo permissões a usuários ou grupos adicionais

 2. Alterar permissões para usuários ou grupos selecionados
que já têm acesso

3. Revogar completamente o acesso para usuários ou

grupos existentes que tenham acesso à lista

8. Selecione um ou mais usuários existentes e clique na opção de

menu Editar permissões do usuário , conforme mostrado na
captura de tela a seguir:

Figura 4.47: Editando permissões para um usuário selecionado

9. Mudar opermissões para o usuário e clique no botão OK ,

conforme mostrado na captura de tela a seguir:

Figura 4.48: Opções disponíveis ao editar permissões

Parabéns! Você acabou de configurar permissões para sua lista de

uma forma diferente do site pai.

Como funciona...

Vimos o gerenciamento de permissões em detalhes na receita

" Determinando e revogando permissões em um site" no Capítulo
3 , "Sites Modernos no SharePoint Online" . Recomendamos que você
revise a receita e as notas relacionadas para obter mais detalhes
sobre permissões no SharePoint, mas, para resumir, abordamos o
seguinte:
  Revisamos os níveis de permissão no SharePoint.

 Vimos como esses níveis de permissão se relacionam com

coisas que você tem permissão e não tem permissão para fazer
no SharePoint.

 Aprendemos como configurar e ajustar as permissões do

SharePoint usando esses níveis de permissão.

O gerenciamento de permissões em uma lista ou biblioteca é

semelhante ao gerenciamento de permissões em um site. Quando
novas listas e bibliotecas são criadas, elas herdam as configurações
de segurança do site, o que significa que, independentemente do
acesso que os usuários tenham ao seu site, eles terão o mesmo nível
de acesso à lista. Se, por exemplo, um usuário tiver acesso de
Visitante ou Leitura ao seu site, ele terá, por padrão, acesso de
Leitura à lista. Após a criação da lista ou biblioteca, no entanto, você
pode alterar essas permissões seguindo as etapas mencionadas nesta
receita.

Atenção : Embora você possa alterar as permissões para cada lista e

biblioteca, geralmente não é recomendado fazer isso para muitas
listas e bibliotecas em seu site. Criar eGerenciar permissões
individuais pode rapidamente se tornar um pesadelo de governança e
manutenção. Cada situação é diferente, mas provavelmente será
melhor segregar os públicos criando sites diferentes voltados para
atender às necessidades desses públicos.

Tem mais...

A hierarquia de permissões explicada anteriormente e seu

gerenciamento subsequente se estendem ao nível do item. Isso
significa que cada item em uma lista e cada documento em uma
biblioteca herda , por padrão , suas permissões da lista ou biblioteca
pai. No entanto, você pode se desvincular das permissões herdadas e
definir permissões distintas para itens individuais. Discutiremos isso e
outras áreas relacionadas nos tópicos a seguir.

Permissões de itens

Assim como listas e bibliotecasherdam permissões de seus sites, itens

em listas e documentos em bibliotecas. Por padrão, herdam
permissões das listas ou bibliotecas correspondentes. O SharePoint,
no entanto, permite que você se desvie da norma e especifique
permissões exclusivas para itens de lista ou documentos individuais.
Existem essencialmente dois cenários específicos em que você pode
desejar permissões distintas para itens ou documentos individuais em
listas e bibliotecas:

O primeiro cenário é aquele em que, para todos os itens de uma lista,

você pode querer que os usuários vejam apenas os envios para essa
lista. Um exemplo desse cenário poderia ser um formulário de
solicitação de folga, onde funcionários de departamentos individuais
enviariam suas solicitações de folga e os gerentes de departamento
as aprovariam ou as rejeitariam. Esse cenário no SharePoint é
facilmente resolvido simplesmente habilitando as permissões em
nível de item nas configurações da lista. Para habilitar as permissões
em nível de item na sua lista, navegue até a página Configurações
da lista , conforme descrito na receita anterior. Em seguida, clique no
link Configurações avançadas na seção Configurações gerais .
Você verá a seção Permissões em nível de item , conforme
mostrado na captura de tela a seguir:

Figura 4.49: Permissões em nível de item em Configurações

avançadas

Você pode especificar as seguintes configurações nesta seção:

  Acesso de leitura : você pode especificar se itens individuais
podem ser lidos por todos ou somente pelos usuários que os
criaram.

 Acesso para criar e editar : aqui você especifica se os

usuários podem ou não editar itens criados por outros.

Observe que você precisará de acesso de Design ou Controle

Total para atualizar essas configurações. Além disso, vale ressaltar
que usuários com determinados níveis de acesso, como aqueles com
acesso de Design e Controle Total , poderão visualizar e editar
todos os itens da lista, independentemente dessas configurações.
Além disso, essas configurações estão disponíveis apenas para listas.
Não é possível configurar permissões em nível de item para
bibliotecas de documentos como esta. Abordaremos como aplicar
permissões exclusivas a documentos no próximo cenário.

O segundo cenário é onde você pode querer se desviar da norma de

permissões para um único item de lista ou para um ou mais
documentos em uma biblioteca (já que as permissões em nível de
item descritas anteriormente não se aplicam a bibliotecas de
documentos). Digamos que você queira realizar revisões internas em
uma apresentação antes de compartilhá-la com um público maior que
tenha acesso a ela por meio da biblioteca contêiner pai. Até lá, você
gostaria de apenasCompartilhe-o com alguns colegas para análise.
Para esses cenários, o SharePoint permite que você pare de herdar
permissões da biblioteca pai e especifique permissões personalizadas
para o documento em questão. Para isso, siga estas etapas:

1. Clique nas reticências ao lado do documento e depois clique

em Gerenciar acesso , conforme mostrado na captura de tela
a seguir:
Figura 4.50: Navegando até a opção Gerenciar acesso

2. Clique nos três pontos ( … ) no canto superior direito do

painel Gerenciar acesso e clique em Configurações
avançadas , conforme mostrado na captura de tela a seguir:

Figura 4.51: Navegando para permissões avançadas na tela

Gerenciar acesso

3. Isso o levará à tela de Permissões do documento. Aqui, você

pode visualizar as permissões existentes e modificá-las
conforme necessário.

Os passos para modificarAs permissões do documento a partir deste

ponto são as mesmas das etapas para modificar as permissões da
lista, que descrevemos anteriormente nesta receita.

Navegação e visibilidade de pesquisa

Modificando oAs permissões para listas ou bibliotecas e os itens ou
documentos correspondentes dentro delas garantem
automaticamente que os objetos correspondentes não sejam visíveis
em nenhum lugar do início rápido ou da navegação global. Além
disso, os resultados da pesquisa no SharePoint também são ajustados
com segurança para mostrar apenas itens aos quais os usuários têm
pelo menos acesso de leitura. Sempre que as permissões de um
documento são atualizadas, os resultados da pesquisa refletem quase
imediatamente a alteração de permissões e os usuários só verão o
documento nos resultados da pesquisa se ainda tiverem
permissão.para pelo menos vê-lo.

Veja também

 A receita de visualização e alteração de configurações de

lista neste capítulo

 Determinando e revogando permissões em uma receita de site

no Capítulo 3 , Sites modernos no SharePoint Online

 A receita de conteúdo de pesquisa no Capítulo 2 , Introdução ao

SharePoint Online

Adicionando alertas

Se desejar, o SharePointpode notificá-lo por e-mail quando itens da

lista ou da biblioteca forem adicionados, editados ou excluídos.

Nesta receita, veremos como criar alertas de e-mail para listas e

bibliotecas do SharePoint.

Preparando-se

Você precisará de pelo menos acesso de Leitura na lista ou

biblioteca para a qual deseja receber alertas.

Como fazer isso...

1. Navegue até a lista cujas configurações você gostaria de

visualizar ou alterar.

2. Clique em Alertar-me , conforme mostrado na captura de tela

a seguir:
Figura 4.52: Opção para adicionar um alerta para uma lista

3. Isto mostra a caixa de diálogo Alerta-me . Aqui, você pode

especificar várias propriedades e configurações para o alerta a
ser criado:

1. Título do alerta : EspecifiqueUm título para o alerta que

descreva o motivo do alerta. O título será exibido na linha
de assunto do alerta por e-mail que os usuários
selecionados receberão.

2. Enviar alertas para : Usuários com acesso de Controle

Total à lista, como os proprietários da lista, veem esta
opção adicional. Esta opção permite que você inscreva
outros usuários para receber esses alertas. Observe que
somente usuários com pelo menos acesso de Leitura à
lista poderão receber alertas dela.

3. Método de entrega : O método de entrega de alertas é,

por padrão, e-mail. Observe que, embora a tela exiba a
opção Mensagem de texto (SMS) , essa opção não está
mais habilitada para o SharePoint Online (pelo menos, no
momento da redação deste texto).

4. Tipo de Alteração : Aqui, você pode especificar o tipo de

alteração que aciona o alerta. Você pode optar por ser
notificado sobre todas as alterações nos dados dessa lista
ou pode optar por ser alertado apenas se itens forem
especificamente adicionados, modificados ou excluídos.

5. Enviar alertas para essas alterações : esta

configuração permite que você especifique filtros
adicionais para quando deseja receber alertas. Você pode
restringir os alertas para quando outra pessoa alterar
itens que você criou ou modificou.

6. Quando enviar alertas : Esta última opção permite

selecionar a frequência dos alertas. Você pode optar por
 receber um alerta imediato ou agendar um alerta de
resumo diário ou semanal. Se optar por receber um alerta
de resumo diário ou semanal, também poderá escolher o
horário em que receberá o e-mail de notificação de
resumo.

Como funciona...

Os alertas no SharePoint são umaUma maneira muito prática de

receber notificações sobre alterações em uma lista ou
biblioteca. Anúncios , Rastreamento de Problemas , Listas de
Tarefas e Calendário são exemplos de locais onde você pode querer
receber notificações sobre essas alterações. Além de configurar
alertas para listas e bibliotecas inteiras, o SharePoint também permite
definir alertas para itens de lista e/ou documentos individuais, como
mostrado na captura de tela a seguir:

Figura 4.53: Opção para adicionar um alerta para um item da lista

Isso pode ser útil quando, por exemploPor exemplo, você está
colaborando com sua equipe em documentos importantes e gostaria
de se manter atualizado sobre quaisquer alterações feitas neles.

Depois de criar um alerta de nível de lista ou item, você pode

modificá-lo e/ou excluí-lo por meio da opção de menu Gerenciar
meus alertas , conforme mostrado na captura de tela a seguir:

Figura 4.54: Opção para gerenciar alertas para uma lista

Clicar em Gerenciar meus alertas o levará para a tela a seguir, que

mostrará seus alertas para todosas listas, bibliotecas, itens e
documentos em todo o site:

Figura 4.55: Tela para gerenciamento de alertas relacionados a uma

lista

Clicar no nome do alerta permitirá que você faça alterações.

Selecionar um ou mais alertas e clicar em Excluir Alertas
Selecionados excluirá o(s) alerta(s). Observe que, ao contrário de
vários outros tipos de informação no SharePoint, os alertas excluídos
não vão para a lixeira e, portanto, não podem ser recuperados.

Tem mais...

Ao se inscrever para receber alertas no SharePoint, você recebe

notificações detalhadas por e-mail sempre que o alerta é acionado.
Esses e-mails contêm detalhes sobre o item em si e metadados
relacionados ao evento acionador. Na próxima seção, examinaremos
esses e-mails com mais detalhes.verá então como, como
administrador do site, você pode visualizar e gerenciar alertas que
outros usuários do site podem ter assinado.

E-mails de notificação

O SharePoint enviadois tipos de e-mails para alertas:

 Um e-mail notificando que o alerta foi criado com

sucesso : quando você se inscreve para receber alertas em
uma lista ou biblioteca, o SharePoint envia um e-mail de
confirmação informando que um alerta foi criado. A captura de
tela a seguir mostra um exemplo desse e-mail:

Figura 4.56: Exemplo de uma notificação por e-mail sobre um alerta

criado

 Como você pode ver no exemplo anterior, o e-mail de

notificação contém as seguintes informações:

 O nome da lista ou biblioteca para a qual o alerta é

destinado

 Um link para o site que contém a lista ou biblioteca

 Um link para a página de visualização/gerenciamento de

alertas que discutimos na seção anterior

 O e-mail de alerta real : o SharePoint envia um e-mail de

alerta quando ocorre uma atividade que corresponde aos
 critérios especificados. A captura de tela a seguir mostra um
exemplo de um e-mail de notificação de alerta:

Figura 4.57: Exemplo de uma notificação de e-mail de alerta

 Como você pode ver no exemplo anterior, o e-mail de

notificação contém as seguintes informações:

 O nome do item para o qual o alerta é direcionado — o

nome contém hiperlinks para o item correspondente na
lista

 O tipo de alteração que disparou o alerta

 Detalhes do item, incluindo quem desencadeou a ação e

quando

 Um hiperlink para modificar as configurações de alerta

 Um hiperlinkpara ver a lista correspondente

Encontrar e excluir alertas de outros usuários

Como um siteComo administrador, você pode não apenas visualizar e

gerenciar seus alertas, mas também visualizar e excluir alertas de
outros usuários do seu site. Para isso, navegue até a
página Configurações do Site do seu site, conforme descrito na
receita " Exibindo e alterando as configurações do site" no Capítulo
3 , "Sites Modernos no SharePoint Online" . Em seguida, clique
em "Alertas do Usuário" no título "Administração do Site" . Isso
o levará à página "Alertas do Usuário" , conforme mostrado na
captura de tela a seguir:
Figura 4.58: Visualizando alertas de outros usuários como
administrador

Aqui, você pode selecionar um usuário na opção Exibir alertas

para o menu suspenso e clicar em Atualizar para visualizar os
alertasque eles estão inscritos. Você pode então selecionar os alertas
apropriados e excluí-los clicando em Excluir Alertas Selecionados .

Veja também

 A receita de visualização e alteração das configurações do

site no Capítulo 3 , Sites modernos no SharePoint Online

Saiba mais no Discord

Para participar da comunidade Discord deste livro – onde você pode

compartilhar feedback, fazer perguntas ao autor e saber sobre novos
lançamentos – siga o código QR abaixo:

https://packt.link/powerusers
5

Gerenciamento de documentos no SharePoint Online

Uma biblioteca emO SharePoint é um tipo especial de lista criada

especificamente para gerenciar arquivos e os metadados que os
envolvem. As bibliotecas possuem as seguintes semelhanças com as
listas:

 Assim comovocê trabalha com itens individuais em listas ,

bibliotecas contêm arquivos com os quais você pode trabalhar.

 Assim como as colunas em listas definem as informações que

são armazenadas como parte de cada item da lista, as colunas
em bibliotecas definem os metadados que você pode associar a
cada arquivo. Depois que as colunas de uma biblioteca forem
definidas, você poderá marcar arquivos individuais com os
metadados apropriados.

 Assim como você pode gerenciar itens individualmente ou

selecionando vários itens em listas, você pode gerenciar
metadados em bibliotecas para um único arquivo ou em
conjunto para vários arquivos.

 Assim como você gerencia permissões para itens de lista, você

também pode gerenciar permissões individualmente para cada
arquivo em uma biblioteca.

Sob essas perspectivas (e de muitas outras maneiras), listas e

bibliotecas são semelhantes. A principal diferença entre listas e
bibliotecas é que, enquanto os recursos das listas se concentram em
itens de lista, todas as funcionalidades das bibliotecas se concentram
em arquivos. Dessa perspectiva, as bibliotecas são uma extensão das
listas, com recursos adicionais para trabalhar com documentos e
outros tipos de arquivos. Alguns exemplos notáveis desses recursos
são os seguintes:

 A experiência de edição e compartilhamento de arquivos

 Visualizações de arquivos no local

 Baixando, copiando e movendo arquivos

 Capacidade de fixar arquivos importantes no topo

 Experiência de check-in/check-out, controle de versão e

aprovação

 Sincronizar arquivos ou pastas localmente para uma

experiência de edição em desktop
As bibliotecas geralmente contêm documentos, mas também podem
conter vários outros tipos de arquivo. O SharePoint Online oferece três
bibliotecas predefinidas que são usadas para atender a necessidades
distintas:

 Biblioteca de documentos : A biblioteca de

documentospermite que você armazene eCompartilhe
documentos. O SharePoint fornece uma biblioteca de
documentos padrão para cada site criado. Bibliotecas de
documentos permitem que você trabalhe eficientemente com
arquivos do Office e outros tipos de arquivos. Obtivemos
algumas informações sobre como trabalhar com bibliotecas de
documentos e documentos no Capítulo 2 , Introdução ao
SharePoint Online .

 Biblioteca de ativos do site : Estaa biblioteca é usada para

armazenar ativos reutilizáveis para seusite (como imagens que
você insere em páginas, folhas de estilo e no bloco de
anotações do OneNote do site).

 Biblioteca de páginas do site : Ao objetivo desta biblioteca é

armazenar páginasdentro de um site. É aqui também que as
notícias do seu site ficam armazenadas como páginas.

No Capítulo 4 , Listas e Bibliotecas no SharePoint Online ,

examinamos as listas em detalhes. Vimos como adicionar colunas,
modificar exibições e modificar outras configurações em uma lista.
Como uma biblioteca é um tipo especial de lista, quase todas as
orientações aplicáveis a listas também se aplicam a bibliotecas. Antes
de prosseguir com as receitas deste capítulo, é altamente
recomendável revisá-las, caso ainda não o tenha feito. Neste capítulo,
discutiremos receitas que não abordamos antes, pois são exclusivas
de bibliotecas.

Neste capítulo, discutiremos as seguintes receitas:

 Criando um novo documento

 Associando um modelo de documento

 Visualizar e editar documentos no navegador

 Visualização e edição de documentos no cliente

 Baixando documentos

 Movendo e copiando documentos

  Visualizar e alterar as configurações da biblioteca de
documentos

 Configurações de versão, aprovação de conteúdo e check-out

de documentos

Criando um novo documento

No Capítulo 2 , Introdução ao SharePoint Online , vimos como fazer

upload de documentos existentese pastas para uma biblioteca de
documentos. Além de carregar documentos existentes, você pode
criar novos documentos do zero dentro de uma biblioteca de
documentos.

Há duas maneiras de criar um novo documento dentro de uma

biblioteca:

 Crie-o usando o menu Novo na biblioteca

 Crie-o usando um dos aplicativos de desktop do Microsoft Office

(MS Word, Excel e assim por diante).

Esta receita mostrará como criar um novo documento do Word

usando essas abordagens.

Preparando-se

Você precisará de permissões de Contribuição ou superiores para a

biblioteca na qual deseja criar um novo documento. Você teria essa
permissão se fizesse parte do grupo Proprietários ou Membros do site.

Como fazer isso...

Para criar um documento usando o menu Novo em uma biblioteca de

documentos, siga estas etapas:

1. Navegue até a biblioteca onde você gostaria de criar o novo

documento.

2. Clique no menu Novo na barra de navegação na parte superior

da biblioteca:
Figura 5.1: Clicando no menu Novo para criar um documento do Word

3. Clique notipo de documento que você gostaria de criar.

Escolheremos um modelo de documento do Word para o
nosso exemplo. Isso criará um documento do Word em branco
na biblioteca e o abrirá para edição em uma nova janela do
navegador.

4. Clique em Documento - Texto salvo na parte superior da tela

(acima do menu da faixa de opções):

Figura 5.2: Clicando no campo de nome de um documento

5. Dê um nome para o seu documento e pressione a tecla Enter ou

clique em qualquer lugar fora da caixa de texto para salvar a
alteração:
Figura 5.3: Nomeando um documento

Para criar um novo documento usando o aplicativo Microsoft Office no

seu computador, siga estas etapas:

1. Abra o escritórioaplicativo desktop localmente. Abriremos o

Microsoft Word, pois estamos criando um documento do Word
neste exemplo.

2. Crie ou edite conteúdo como você faria normalmente.

3. Clique no menu Arquivo e, em seguida,

em Salvar ou Salvar como . Será exibida uma lista dos seus
locais recentes. Esses locais recentes podem ser suas
bibliotecas online do SharePoint e do OneDrive, ou pastas locais
 no seu computador:

Figura 5.4: Visualizando locais recentes para salvar um documento

Observe que você pode clicar no ícone de alfinete ao lado dos locais
usados com frequência para que eles sejam fixados no topo da lista.

4. Se você versua biblioteca do SharePoint Online aqui, você pode

selecioná-la, inserir um nome para o arquivo e salvá-lo aqui,
conforme mostrado na captura de tela a seguir:

Figura 5.5: Salvando um arquivo em uma biblioteca do SharePoint

5. Se você não encontrou sua biblioteca na lista de bibliotecas

recentes, você pode clicar na opção Sites – (nome da sua
 organização) para ver uma lista dos seus sites acessados ou
seguidos com frequência:

Figura 5.6: Salvando em sites acessados com frequência

6. Clicando em umO nome do site mostra as bibliotecas de

documentos nesses sites. Você pode então selecionar uma
biblioteca e salvar seu documento nela, semelhante à figura
mostrada na etapa 4 .

7. Por fim, caso seu site não esteja nesta lista, clique no
botão Procurar para abrir a caixa de diálogo Salvar como .
Em seguida, insira a URL da biblioteca (sem
o Forms/AllItems.aspx) e clique em Salvar , conforme mostrado
na captura de tela a seguir:
Figura 5.7: Salvando através do botão Navegar

8. Isso levavocê para a visualização padrão da biblioteca

(exatamente como você a veria no navegador).

Observe que suas credenciais podem ser solicitadas neste momento,

especialmente se estiver fazendo isso pela primeira vez ou não
estiver usando seu computador de trabalho. Tenha cuidado para não
salvar/lembrar as credenciais se estiver usando um computador
público para fazer isso.

9. Digite um nome de arquivo e clique em Salvar novamente para

salvar o documento na biblioteca.

10. Se a sua biblioteca contiver colunas obrigatórias para

metadados adicionais, você será solicitado a inserir valores para
essas colunas antes de salvar o documento. Nesse caso, você
precisará selecionar ou inserir os metadados necessários e
 clicar no botão Tentar Salvar Novamente :

Figura 5.8: Verificando colunas de metadados obrigatórias no painel

Propriedades

Você pode encontrar a opção para abrir o

painel Propriedades clicando em Exibir na faixa de opções superior.

11. Isso salvará o documento no local que você selecionou

anteriormente.

Parabéns! VocêAcabei de criar um novo documento na biblioteca.

Você aprendeu a fazer isso usando o menu "Novo" na biblioteca ou
usando o aplicativo de desktop apropriado do Microsoft Office.

Como funciona...

Uma diferença entre armazenar um documento no SharePoint Online

e armazená-lo localmente é que, ao armazenar um documento em
uma biblioteca de documentos do SharePoint, ele se torna
automaticamente disponível para qualquer pessoa que tenha acesso
a essa biblioteca. Outros usuários que tenham acesso ao documento
também podem trabalhar nele imediatamente em paralelo. Entre
outros benefícios, armazenar documentos online também facilita o
compartilhamento com outras pessoas, bastando enviar por e-mail
links para esses documentos usando
a funcionalidade Compartilhar ou Copiar link .SharePoint Online.
Vimos como compartilhar documentos na receita " Compartilhando
um documento" do Capítulo 2 , Introdução ao SharePoint Online .

Tem mais...

Governança e arquitetura da informação

Os membros do seu sitepodem criar listas e bibliotecas dentro dele.

Eles também podem criar colunas dentro das bibliotecas, criar pastas,
personalizar visualizações de bibliotecas e alterar outras
configurações para essas bibliotecas. Isso pode rapidamente levar a
várias listas e bibliotecas em todo o seu site. Além disso, muitas
colunas, pastas e visualizações de lista dispersas também podem ser
criadas dentro dessas bibliotecas.

Por esse motivo, se você for proprietário de um site ou de uma

biblioteca, deve pensar com antecedência no planejamento das
permissões para o seu site e/ou listas e bibliotecas dentro do site.
Além disso, você deve planejar a estrutura e a organização do
conteúdo que será hospedado nesses sites. O ideal é fazer isso antes
que os usuários comecem a criar ou enviar arquivos para a biblioteca.
Como proprietário de um site, você deve considerar se o conteúdo
deve ser hospedado em uma ou em várias bibliotecas. Além disso,
como proprietário de uma biblioteca, você deve considerar o
seguinte:

 As colunas (também conhecidas como metadados) que devem

ser capturadas para os documentos na biblioteca

 As visualizações que devem ser criadas para a biblioteca

 Se você precisa criar pastas para organizar os arquivos

 Controle de versão, checkout necessário e outras configurações

semelhantes para a biblioteca

Além disso, você deve pensar nos diferentes tipos de usuários que
interagirão com sua biblioteca ou, melhor ainda, com seu site como
um todo e, consequentemente, planejar as permissões de quem pode
fazer o quê dentro do site.

Veja também

 A receita de upload de documentos para uma

biblioteca no Capítulo 2 , Introdução ao SharePoint Online
  A receita Compartilhando um documento no Capítulo
2 , Introdução ao SharePoint Online

 A receita de associação de um modelo de documento neste

capítulo

 A receita Adicionando uma coluna no Capítulo 4 , Listas e

Bibliotecas no SharePoint Online

 A receita de adição de alertas no Capítulo 4 , Listas e

bibliotecas no SharePoint Online

 A receita de criação de um tipo de conteúdo no Capítulo

13 , Armazenamento de termos e tipos de conteúdo no
SharePoint Online

Associando um modelo de documento

O novo menuem uma biblioteca permite que você crie documentos

usando os tipos de documentos padrão incorporados:

Figura 5.9: Criando um documento

através do menu Novo
Clicar em qualquer um desses tipos de documento resultará na
criação de um documento em branco para você, referente a esse tipo
de documento. Às vezes, porém, você pode querer que seus usuários
criem documentos usando os modelos de documento padrão
definidos pela sua organização. Esses modelos podem conter
identidade visual predefinida, capas padrão, cabeçalhos e rodapés
específicos para sua organização. Você pode modificar o
menu "Novo" para permitir a criação de documentos usando
modelos definidos pela empresa e, opcionalmente, ocultar os tipos de
documentos em branco incorporados.

Esta receita mostrará como associar um modelo de documento pré-

criado ao menu "Novo" da sua biblioteca. Também veremos como
exibir esse modelo no topo da lista de opções do menu "Novo" e, em
seguida, desabilitar a opção integrada de documento do Word .

Preparando-se

Você vaiÉ necessária a permissão de Edição ou superior para editar

o menu Novo de uma biblioteca. Você teria essa permissão se fizesse
parte do grupo Proprietários ou Membros do site.

Como fazer isso...

Para adicionar um novo modelo à lista de opções no menu Novo :

1. Clique na opção Novo na barra de menu.

 2. Clique em Adicionar modelo na parte inferior do menu:

Figura 5.10: Opção para adicionar um modelo na parte inferior do

menu Novo

Isso abre a caixa de diálogo usual de seleção de arquivos para o seu

computador.

3. Navegue até o modelo de documento apropriado e selecione-o.

A criação de modelos de documentos está além do que podemos

abordar neste livro, mas este artigo da Microsoft fornece orientação
sobre como trabalhar com modelos de
documentos: https://packt.link/create-document-template .

4. Isto iráadicione o novo modelo de documento a este menu,

conforme mostrado na captura de tela a seguir:
Figura 5.11: Visualizando um modelo de documento adicionado

Para modificar a ordem dos diferentes tipos de documentos que os

usuários veem no menu Novo , ou para ocultá-los completamente:

1. Clique na opção Novo na barra de menu.

2. Clique em Editar novo menu na parte inferior.

Isso abre o painel de menu Editar Novo . Aqui, você pode ocultar as
opções de menu existentes, reordená-las ou excluir completamente
as opções personalizadas clicando nas reticências à direita das
opções:
Figura 5.12: Editando o menu Novo

Você não pode excluir uma opção incorporada – você só pode ocultá-
la desmarcando a caixa de seleção à esquerda.

3. Você pode então clicar no botão Salvar para salvar suas

alterações no menu Novo .

Parabéns, vocêAcabei de aprender como associar um modelo de

documento ao menu Novo na sua biblioteca. Você também aprendeu
a reorganizar a ordem de várias opções de menu e a ocultar as
opções desnecessárias.

Como funciona…

Geralmente, é uma boa ideia integrar os modelos da sua organização

em vez de os usuários do seu site criarem documentos em branco do
zero. Isso se conecta ainda mais à discussão sobre governança e
arquitetura da informação da receita anterior neste capítulo. Fazer
isso, sempre que possível, ajuda a melhorar ainda mais a qualidade
do conteúdo e a consistência dentro do seu site e, além disso, na sua
organização. Observe que o SharePoint não pode validar se os
documentos enviados para a sua biblioteca foram criados usando um
modelo. Seus usuários ainda podem enviar documentos que podem
não ser baseados em um modelo de documento definido.para aquela
biblioteca.

Veja também

 A receita de criação de um novo documento neste capítulo

Visualizar e editar documentos no navegador

Microsoft 365 convenientementepermite que você visualize e edite

arquivos diretamente no navegador, sem precisar baixar uma cópia
local. Esta receita mostrará como fazer isso.

Preparando-se

Você precisará de permissões de Leitura ou superiores no

documento que deseja visualizar e de Contribuir ou superiores se
desejar editá-lo. Como alternativa, você precisará fazer parte do
grupo Visitantes para visualizar os documentos e do grupo Membros
ou Proprietários para editá-los.

Como fazer isso...

Para abrir um documento no navegador, siga estas etapas:

1. Navegue até a biblioteca que contém o documento que você

gostaria de visualizar ou editar.

2. Clique no documento que deseja visualizar ou editar. Isso abrirá

o documento em uma nova janela do navegador.

Pode acontecer que, ao clicar no documento, você seja solicitado a

abrir o aplicativo para desktop em vez de abri-lo no navegador. Isso
pode acontecer se o proprietário da biblioteca tiver alterado
o comportamento padrão de abertura dos documentos dessa
biblioteca. Para abrir um documento no navegador dessa biblioteca,
clique nas reticências ao lado dele, depois clique em Abrir e, em
seguida, em Abrir no navegador .

Se você for o proprietário de uma biblioteca desse tipo, discutiremos

mais adiante neste capítulo como você pode alterar esse
comportamento na sua biblioteca.
 3. Dependendo do seu nível de permissão para o documento, você
poderá visualizá-lo ou editá-lo diretamente no navegador.

Pronto! Você acabou de aprender a visualizar e editar documentos de

uma biblioteca do SharePoint no navegador.

Como funciona...

O Office para a Web (anteriormente conhecido como Office Online

ou Office Web Apps) é o aplicativo onlinePacote Office que permite
visualizar e editar arquivos no navegador. Ele suporta centenas de
tipos de arquivo para visualização no navegador. Este link fornece
uma lista de todos esses tipos de
arquivo: https://packt.link/preview-file-types .

Além dissoAlém da capacidade de visualizar arquivos no navegador, o

Office para a Web também permite que você edite um subconjunto
desses tipos de arquivo diretamente do navegador. No momento da
redação deste texto, a capacidade de editar documentos no
navegador estava disponível para a maioria dos tipos de arquivo do
Microsoft Office, como .docx, .pptx, e .xlsx, e para a maioria dos tipos
de arquivo de texto, como .txt, .css, .html, e .js.

Observe que, embora haja um limite para os tipos de arquivo que

podem ser visualizados ou editados no navegador, praticamente não
há limite para os tipos de arquivo que podem ser carregados nele.
Além disso, a experiência de visualização e edição no navegador varia
ligeiramente dependendo do tipo de arquivo. Além disso, se o
SharePoint não conseguir renderizar um tipo de arquivo no
navegador, clicar no arquivo solicitará que você o baixe para o seu
computador. Você poderá então abrir o arquivo normalmente no seu
computador, usando o aplicativo nativo para esse tipo de arquivo.

Algumas vantagensde edição do navegador são os seguintes:

 Não é necessário licenciamento ou software adicional : o

Office para a Web está incluído na sua assinatura do Microsoft
365 sem custo adicional (ou seja, gratuito). Além disso, não
requer instalação de nenhum software (nem mesmo o Microsoft
Office para desktop) e funciona imediatamente com quase
todos os navegadores mais usados.

 Rápido e prático : É certamente muito prático poder editar os

documentos diretamente no navegador, sem precisar baixá-los
primeiro. Você pode visualizar e editar esses documentos não
apenas no navegador do seu desktop, mas também em
diversos navegadores móveis e aplicativos do Office para
 dispositivos móveis em diversos outros dispositivos. Além disso,
suas alterações nesses arquivos são salvas automaticamente,
dispensando a necessidade de salvá-las manualmente.

A principal limitação de usar o Office Online para visualizar ou editar

seus documentos no navegador é que nem todos os recursos dos
aplicativos de desktop correspondentes estão disponíveis no Office
Online. Por exemplo, nem todas as transições e animações estão
disponíveis no PowerPoint Online. No entanto, os recursos disponíveis
no Office Online ainda abrangem os cenários de uso mais comuns.
Este artigo fornece uma comparação detalhada dos recursos
disponíveis nos aplicativos cliente com aqueles disponíveis nos
aplicativos web correspondentes: https://packt.link/office-online-
service-description .

Tem mais...

Discutiremos a experiência de visualização, edição e coautoria online

no SharePoint Online nos próximos tópicos.

Modos de edição e visualização

Quando você abre um documento do Microsoft Office no SharePoint e

tem direitos de edição sobre ele, o documento é abertono modo de
edição por padrão. Isso é indicado pelo indicador de modo na barra
de menu do documento, conforme mostrado abaixo:

Figura 5.13: Arquivo Excel no modo de edição

Quando um documento é aberto no modo de edição , todas as

alterações feitas são salvas automaticamente. Isso também faz com
que seu nome seja exibido como o nome da pessoa que modificou o
documento pela última vez. Para arquivos do Excel, uma ação simples
como alternar para uma planilha diferente dentro do arquivo do Excel
pode acionar o evento Salvar . Isso pode ser irritante, especialmente
se a intenção não era modificar o documento. Nesses cenários, você
pode alternar o documento para o modo de visualização .conforme
mostrado na figura a seguir:
 Figura 5.14:
Alternando entre o modo de edição e visualização

Alternar para esse modo tornará o documento somente leitura e

impedirá que você faça alterações nele, conforme mostrado na figura
a seguir:

Figura 5.15: O modo de visualização faz com que um arquivo seja

somente leitura

O Microsoft Word também permite um modo de revisãoque permite

que documentos sejam compartilhados para revisão. Documentos
compartilhados dessa forma terão rastreamento e comentários
ativados por padrão para quem receber o link de compartilhamento.
Você pode ler mais sobre este anúncio de recurso da Microsoft
aqui: https://packt.link/SP-reviewing-mode .

Coautoria de documentos no navegador

Coautoriaé duas ou mais pessoas trabalhando em um documento ao

mesmo tempo. A coautoria no Office não só permite que várias
pessoas trabalhem simultaneamente no mesmo documento, mas
tambémpermite que eles vejam as alterações uns dos outros em
tempo real. Você pode coautorar arquivos do MS Word, PowerPoint,
Excel ou OneNote armazenados no SharePoint Online ou no OneDrive.
A captura de tela a seguir mostra um exemplo de coautoria:
Figura 5.16: Visualizando coautores e suas atividades em um arquivo

No exemplo mostrado na captura de tela anterior, um usuário, Alex,

está fazendo alterações em um documento do Word. Como mostrado
na captura de tela, outra usuária, Megan Bowen, está editando
simultaneamente o mesmo documento. Alex pode ver que Megan
está editando o documento por meio de sua imagem exibida no canto
superior direito do documento (ilustrada pelo retângulo marcado com
o número 1 ). Além disso, Alex também pode ver as alterações que
Megan está fazendo no momento.fazendo em tempo real por meio de
um cursor que mostra suas iniciais – MB (ilustrado pelo retângulo
marcado com o número 2 ).

O Office fornece vários indicadores quando várias pessoas estão

coautorando um documento. Além dos indicadores mencionados aqui,
o Office notificará você explicitamente quando outra pessoa começar
a editar um documento que você já está editando. Ele também
notificará você quando essa pessoa sair dessa experiência de edição.
Observe que você não será notificado quando outras pessoas abrirem
documentos no modo somente visualização (você só será notificado
quando elas abrirem o documento no modo de edição).

Da mesma forma, Megan também verá as alterações que Alex estiver

fazendo em tempo real por meio de um indicador de presença,
juntamente com um cursor mostrando suas iniciais. Se mais de dois
usuários estivessem editando este documento, o Word também
indicaria a presença deles, juntamente com as atualizações em tempo
real que estivessem fazendo nos documentos.

Este artigo de suporte fornece mais detalhes sobre

coautoria: https://packt.link/co-authoring .

Veja também

 Adicionar um item a uma receita de lista do Capítulo

2 , Introdução ao SharePoint Online

 Visualização e edição de documentos na receita do cliente

neste capítulo
  A receita de adição de alertas no Capítulo 4 , Listas e
bibliotecas no SharePoint Online

Visualização e edição de documentos no cliente

Além dissoAlém da capacidade de visualizar e editar documentos no

navegador, o SharePoint também permite visualizar e editar
documentos online nos aplicativos de desktop correspondentes. Há
duas maneiras de abrir um documento online no aplicativo de
desktop:

 Navegue até a biblioteca e abra o documento a partir daí

 Abra um documento online diretamente do aplicativo

Nesta receita, veremos como usar ambos os métodos para visualizar

e editar um documento que foi carregado em uma biblioteca do
SharePoint no aplicativo de desktop correspondente.

Preparando-se

Você vaiÉ necessário ter permissão de Leitura ou superior no

documento que você deseja visualizar e permissão de
Contribuição ou superior se desejar editá-lo. Como alternativa, você
precisará fazer parte do grupo Visitantes para visualizar os
documentos e do grupo Membros ou Proprietários para editá-los.

Como fazer isso...

Para abrir o documento on-line de uma biblioteca, siga estas etapas:

1. Navegue até a biblioteca que contém o documento que você

gostaria de visualizar ou editar.

2. Clique nas reticências ao lado do documento ( 1 ), passe o

mouse sobre a opção Abrir do submenu ( 2 ) e clique
em Abrir no aplicativo ( 3 ), conforme mostrado na captura
de tela a seguir:
Figura 5.17: Abrindo um documento do SharePoint no aplicativo Word
para desktop

3. Se você estiver abrindo um documento do Word, como na

captura de tela anterior, clique em Abrir Word no prompt que
aparece para confirmar que você deseja abrir o documento no
Word.

Tudo o que você faz no SharePoint, e no Microsoft 365 em geral, exige

autenticação e o acesso apropriado configurado por meio de
permissões. Isso também se aplica aos documentos que você abre no
cliente. Você será solicitado a fornecer credenciais na primeira vez
que abrir qualquer documento em um aplicativo cliente (ou se suas
credenciais tiverem sido alteradas desde a última vez). Suas
credenciais serão lembradas a partir de então, desde que você tenha
conseguido se autenticar com sucesso. A partir daí, o SharePoint
usará as credenciais salvas sempre que você tentar abrir um
documento (embora ele ainda verifique se você tem permissão para
isso).

4. O documento selecionado será aberto no Word para desktop ou

no aplicativo móvel. Se você tiver permissão para editar o
documento, poderá começar a fazer alterações nele, e suas
alterações serão salvas automaticamente na biblioteca de
documentos do SharePoint.

Para abrir odocumento diretamente do aplicativo cliente, siga estas

etapas:
1. Abra o aplicativo de desktop correspondente, como você faria
normalmente.

2. Ao abrir o aplicativo, você verá a aba Início . Lá, você poderá

ver todos os seus documentos abertos recentemente, incluindo
documentos do Office online. Clique no documento para abri-lo,
caso o veja aqui. Caso contrário, podemos prosseguir para a
próxima etapa.

3. Dependendo da opção que você estiver vendo, clique na

aba Abrir ou clique no menu Arquivo e depois clique
em Abrir .

4. Agora você verá uma lista dos seus arquivos recentes. Se você
já conectou sua conta do Microsoft 365 pelo cliente de desktop,
também verá uma lista das organizações que acessou
recentemente.

5. Clicar no nome da organização mostrará os sites que ela visita

com frequência e segue:
Figura 5.18: Selecionando um arquivo para abrir em Frequente e
Seguindo

6. Você pode então clicar no nome do site e na biblioteca

correspondente para visualizar todas as pastas e documentos
dele.

7. Se você encontrou seu documento aqui, clique no nome dele

para abri-lo. Caso contrário, passaremos para a próxima etapa.

8. Clique no botão Procurar para abrir a caixa de diálogo usual de

seleção de arquivos.

9. Digitara URL do seu site e clique em Abrir para ver uma lista
das bibliotecas naquele site.
Você precisa garantir que a URL aponte para o arquivo e não para
bibliotecas ou páginas abaixo dele. Por exemplo, uma URL como esta
resultará em um erro porque aponta para uma página (e não para um
site): https://<OrganizationName>.sharepoint.com/sites/SalesAndMar
keting/SitePages/Home.aspx.

O URL correto para inserir na caixa de diálogo de arquivo para este

site
éhttps://<OrganizationName>.sharepoint.com/sites/SalesAndMarketin
g/

10. Selecione obiblioteca que contém seu documento e clique

em Abrir para visualizar uma lista de documentos nessa
biblioteca.

11. Selecione o documento que deseja abrir e clique

em Abrir , conforme mostrado na captura de tela a seguir:

Figura 5.19: Selecionando e abrindo um arquivo de uma biblioteca do

SharePoint em um aplicativo de desktop

12. Isso abrirá o documento no cliente desktop. Se você tiver

permissão para editar o documento, poderá começar a fazer
alterações nele, e suas alterações serão salvas
automaticamente na biblioteca de documentos do SharePoint.

Parabéns! Você acabou de aprender a visualizar e editar documentos

diretamente de uma biblioteca do SharePoint em um aplicativo
cliente. Observe que, no momento, você só pode abrir documentos do
Microsoft Office dessa forma.

Como funciona...

Editar documentos online é muito prático. No entanto, faltam os

controles avançados de edição oferecidos pelos aplicativos de
desktop do Microsoft Office. O recurso de edição do cliente reúne o
melhor dos dois mundos. Ele permite armazenar e compartilhar seus
documentos na nuvem, onde eles são facilmente acessíveis a todos.
Além disso, você pode usar os recursos avançados do cliente para
fazer modificações em seus documentos, pois você verá mais opções
de edição e formatação nos menus da faixa de opções. No momento,
você só pode editar documentos do Microsoft Office conectados à
nuvem dessa forma. Todos os outros tipos de arquivo que você deseja
editar usando os aplicativos cliente precisarão primeiro ser baixados,
editados e, em seguida, carregados de volta para a biblioteca.

Além deAo abrir documentos on-line diretamente em um aplicativo de

desktop, você também pode usar a opção Abrir no aplicativo de
desktop para abrir, no aplicativo de desktop correspondente,
quaisquer documentos on-line que você esteja visualizando ou
editando no seu navegador.

A opção Abrir no aplicativo de desktop

Ao editar documentos noNo navegador, o SharePoint Online

apresenta uma opção de menu Abrir no Aplicativo de Desktop no
menu do Seletor de Modo de Edição , conforme mostrado na captura
de tela a seguir. Clicar nessa opção também abre o documento no
aplicativo de desktop correspondente:

Figura 5.20: Abrindo um arquivo no aplicativo de desktop a partir do

arquivo

Tem mais...

Discutimos o salvamento automático e a coautoria como parte da

receita anterior. Essas discussões na receita anterior se concentraram
mais em uma experiência baseada em navegador, na qual todos os
usuários usavam seus navegadores para trabalhar com os
documentos. No contexto da receita atual, também é possível usar os
aplicativos de desktop correspondentes do Microsoft Office para
salvar automaticamente e coautorar documentos. Discutiremos isso
nos tópicos a seguir.

Salvamento automático no aplicativo cliente

Quando você abreUm documento do Microsoft Office armazenado no

SharePoint Online ou OneDrive no aplicativo para desktop e você tiver
direitos de edição sobre o documento, suas alterações nesses
documentos serão salvas automaticamente na biblioteca apropriada
no SharePoint ou no OneDrive. Assim como na experiência de criação
de documentos online do Office, você também pode desativar o
recurso de salvamento automático no aplicativo para desktop. Para
isso, basta clicar no botão de alternância "Salvar
Automático" exibido no canto superior esquerdo do aplicativo do
Office, conforme mostrado abaixo, para alternar
de Ativado para Desativado :

Figura 5.21: Alternância de salvamento automático

Se você se lembra doNa receita anterior, desativar o salvamento

automático na experiência de edição do navegador altera o modo de
criação do documento de Edição para Visualização . A experiência é
ligeiramente diferente no aplicativo cliente, pois impede que o
documento seja salvo automaticamente e ele só será salvo quando
você o salvar manualmente usando o atalho Ctrl + S ou clicando
no ícone Salvar ( ).

Ao abrir documentos armazenados localmente (e não no SharePoint

Online ou OneDrive), esses documentos serão sempre abertos com a
opção de salvamento automático definida como Desativado . Além
disso, você não pode ativar o salvamento automático e sempre
precisará salvar manualmente as alterações nesses documentos.

Coautoria de documentos no aplicativo cliente

Enquanto você edita odocumento em um aplicativo para desktop,

seus colegas de trabalho podem usar o navegador ou um aplicativo
para desktop para visualizar e editar o mesmo documento. O
aplicativo para desktop do Office fornecerá notificações e indicadores
semelhantes para não apenas mostrar quem mais está editando o
documento, mas também exibir as edições em tempo real (desde que
ambos tenham o Salvamento Automático ativado).

A experiência de edição varia dependendo do tipo de documento que

você está editando e do tipo de aplicativo que você está usando. Este
artigo de suporte fornece uma boa referência para solucionar
quaisquer problemas que você possa ter com a experiência de
coautoria: https://packt.link/troubleshooting-co-authoring .

Um benefício adicional deusar o aplicativo de desktop para coautoria

é que clicar no indicador de presença de uma pessoa no aplicativo
permite que você execute as seguintes ações adicionais:

 Vá até o local onde a pessoa está no documento

 Enviar e-mail para a pessoa

 Veja suas informações de contato

Metadados do documento

Quando a biblioteca de documentosO documento que contém o

documento está configurado com colunas para armazenar
metadados/informações adicionais para o documento. O Microsoft
Office permite que você edite esses metadados a partir do aplicativo
cliente. Além disso, se alguma dessas colunas for obrigatória, o
aplicativo cliente exigirá que você insira essas informações antes de
salvar o documento. Ele exibe essas colunas no
painel Propriedades , conforme mostrado na captura de tela a
seguir:
Figura 5.22: Metadados obrigatórios no painel Propriedades

Este painel Propriedades étambém às vezes chamado de Painel de

Informações do Documento . O EscritórioO cliente salvará seu
documento no SharePoint assim que você atualizar suas propriedades
por meio deste painel.

Veja também

 A receita de visualização e edição de documentos no

navegador neste capítulo

 A receita de adição de alertas no Capítulo 4 , Listas e

bibliotecas no SharePoint Online

 As configurações de controle de versão, aprovação de conteúdo

e receita de check-out de documentos neste capítulo

Baixando documentos
Além de visualizar eAo editar documentos em navegadores ou
aplicativos clientes, você também pode baixá-los para visualização
offline. Esta receita mostra como fazer isso.

Preparando-se

Você precisará de permissões de Leitura ou superiores no

documento que deseja baixar. Como alternativa, você precisará fazer
parte do grupo Visitantes para baixar documentos dentro do site.

Como fazer isso...

Para baixar um documento, siga estas etapas:

1. Navegue até a biblioteca que contém o documento que você

gostaria de baixar e selecione-o marcando a caixa de seleção
ao lado dele.

2. Clique na opção Download no menu da biblioteca:

Figura 5.23: Opção de download em uma biblioteca do SharePoint

Ao selecionar um documento, as opções exibidas na barra de menu

superior também ficam disponíveis ao clicar nas reticências ao lado
do documento. Neste caso, por exemplo, você também pode clicar
nas reticências para exibir a opção de menu Download .

É isso aí! Você sóbaixou uma cópia do documento para uso offline.

Como funciona...

Você pode baixar qualquer arquivo para visualização e edição offline.

Para os tipos de arquivo que você pode visualizar no navegador, o
Office 365 oferece duas maneiras adicionais de baixar os arquivos
durante a visualização ou edição, dependendo do tipo de arquivo:

 Para documentos do Microsoft Office, depois de abrir o

documento na janela do navegador, você pode clicar no
menu Arquivo , depois em Salvar como e, em
seguida, Baixar uma cópia . Você também verá algumas
 opções adicionais dependendo do tipo de documento do Office
que estiver visualizando (Word, Excel ou PowerPoint). O Word,
por exemplo, também oferece a opção Baixar como PDF :

Figura 5.24: Opções para baixar um arquivo para uso offline

 Ao trabalhar em um documento com o aplicativo cliente

do Office, você pode usar o menu Salvar uma cópia do
aplicativo para baixar os arquivos localmente para o seu
computador:
Figura 5.25: Baixando um arquivo para o PC a partir de um aplicativo
de desktop

Para todos os outrostipos de arquivo, você poderá baixar o arquivo

clicando na opção Download na barra de menu superior, que
aparece ao visualizar esses arquivos no navegador, conforme
mostrado na captura de tela a seguir para um arquivo de imagem:

Figura 5.26: Opção de download ao visualizar um arquivo no

navegador

Quando vocêBaixe e edite arquivos, pois eles não estão conectados

ao SharePoint Online, o que significa que suas edições locais nos
documentos serão salvas localmente e não na nuvem. Portanto,
baixar e editar arquivos localmente deve ser evitado, a menos que
você tenha uma necessidade muito específica que exija o uso de uma
cópia offline e desconectada do arquivo.

Para os tipos de arquivo do Microsoft Office, você pode usar o

navegador conectado ou a experiência de edição na área de trabalho
que discutimos anteriormente, em vez de baixar os arquivos. Para
visualização e edição local do Office e de outros tipos de arquivo que
não sejam do Office, é recomendável usar a opção de
menu Sincronizar para sincronizar localmente os documentos da sua
biblioteca, em vez de baixar documentos únicos. Depois disso, todas
as alterações feitas nos arquivos locais serão sincronizadas
continuamente com o documento online. Se você estiver offline (sem
conexão com uma rede), suas alterações serão sincronizadas assim
que você ficar online novamente. Discutiremos o OneDrive e como a
sincronização funciona com mais detalhes em um capítulo
subsequente.

O SharePoint também permite que você baixe vários arquivos juntos.

Para isso, basta selecionar os arquivos e clicar em "Baixar" . Isso fará
com que os arquivos sejam baixados juntos em um único arquivo zip.
Como mencionado anteriormente, os arquivos serão desconectados
do SharePoint Online, de modo que quaisquer alterações nesses
arquivos não serão sincronizadas com o arquivo original na biblioteca
de documentos.

Veja também

 Capítulo 6 , OneDrive

Movendo e copiando documentos

Você pode copiar oumova seus documentos de um site para outro em

seuinquilino. Nesta receita, veremos como copiar um documento para
uma biblioteca diferente em outro site.

Preparando-se

Para copiar umdocumento, você precisará de acesso de leitura à

biblioteca da qual você estácopiando o documento. Se
estiver movendo um documento, você precisará de permissões de
Contribuição ou superiores no local de onde está movendo o
documento.

Além disso, você precisará de acesso de Contribuição à biblioteca

para a qual você está movendo ou copiando os documentos.

Como alternativa, você precisará fazer parte pelo menos do grupo

Visitantes do site de origem e do grupo Membros ou Proprietários do
site de destino.

Como fazer isso...

Para copiar ou mover um ou mais documentos, siga estas etapas:

1. Navegue até a biblioteca que contém os documentos que você

gostaria de copiar ou mover.

Você deve seguir os mesmos passos se quiser copiar arquivos do

OneDrive para uma biblioteca no SharePoint.

2. Selecione um ou mais documentos que você gostaria de mover

ou copiar e clique nas opções Mover para ou Copiar para no
menu da biblioteca, conforme mostrado na captura de tela a
seguir:
Figura 5.27: Opções para mover e copiar um arquivo em uma
biblioteca do SharePoint

3. Escolha um destino para mover ou copiar seu arquivo. Você

pode escolher entre várias opções, como mostrado na captura
de tela a seguir:

1. Criar umcópia do arquivo dentro da mesma biblioteca

2. Mover oucopie o arquivo para uma pasta no seu OneDrive

3. Escolha uma biblioteca de uma lista de sites usados

recentemente

4. Navegue até um site não mostrado na lista de sites

usados recentemente
Figura 5.28: Selecionando um site para copiar os arquivos

4. Selecionaremos o site Road Show para este exemplo.

5. Em seguida, selecionaremos uma biblioteca neste site.

6. Se necessário, podemos criar novas pastas ou selecionar

subpastas existentes e clicar em Mover aqui ou Copiar
aqui para mover ou copiar os arquivos para a biblioteca
selecionada:
Figura 5.29: Selecionando uma biblioteca em um site do SharePoint

Os arquivos copiados herdarão automaticamente as permissões da

biblioteca de destino, mesmo que a biblioteca de origem ou os
documentos tenham um conjunto diferente de permissões.

Pronto! Você acabou de aprender a copiar ou mover arquivos do

SharePoint para outro destino dentro do SharePoint ou OneDrive.

Como funciona...

Copiando oumover arquivos no SharePoint Online é muito parecido

com copiar ouMovendo arquivos no seu computador. Se você estiver
movendo um arquivo, o arquivo de origem será excluído. Se você
estiver copiando um arquivo, o arquivo de origem será mantido e
uma nova cópia do arquivo será criada no destino. Assim como
quando você copia ou move arquivos localmente no seu computador,
o SharePoint fornece indicadores apropriados quando a operação de
arquivo é iniciada e, em seguida, quando ela é bem-sucedida ou
falha. A única diferença entre as operações de cópia e movimentação
no SharePoint é que, como a cópia efetivamente cria um novo arquivo
no destino, certas propriedades do arquivo, como o histórico de
versões, não são transferidas. Mover o arquivo, por outro lado, faz
com que o histórico de versões também seja transferido para o
arquivo de destino.

Consulte as configurações de controle de versão, aprovação de

conteúdo e receita de check-out de documentos mais adiante neste
capítulo para saber mais sobre controle de versão e histórico de
versões.
Além disso, se você tivermetadados personalizados associados ao
documento que está sendocopiados ou movidos, esses metadados
são copiados junto, desde que a biblioteca de destino tenha a mesma
coluna que a de origem para armazenar essas informações.

Por fim, observe que, no momento da redação deste texto, o

SharePoint restringia o tamanho máximo de uma operação de cópia
ou movimentação a 100 GB quando a operação ocorre em dois sites.
Você pode ler mais sobre isso aqui: https://packt.link/move-copy-
limits .

Visualizar e alterar as configurações da biblioteca de documentos

Vimos várias listasconfigurações como parte da receita de Exibição e

alteração de configurações de lista no Capítulo 4 , Listas e bibliotecas
no SharePoint Online . ComoComo mencionado anteriormente,
bibliotecas são uma extensão de listas e, portanto, essas
configurações também se aplicam inerentemente a bibliotecas. No
entanto, elas também têm algumas configurações adicionais próprias
que são relevantes para a maneira como você trabalha com arquivos
e documentos.

Analisaremos algumas dessas configurações como parte desta

receita. Como exemplo, veremos como alterar a forma padrão de
abertura de documentos habilitados para navegador. Ao clicar em um
documento em uma biblioteca, a configuração padrão faz com que o
documento seja aberto no navegador. No entanto, conforme descrito
na receita " Visualizando e editando documentos no
navegador" anteriormente neste capítulo, a experiência de edição no
navegador tem suas limitações. Portanto, você pode exigir que os
documentos de uma biblioteca específica sejam abertos nos clientes
do Office correspondentes para que os usuários do seu site possam
ter essa experiência de edição avançada sempre que abrirem um
documento da biblioteca. Esta receita mostrará como fazer isso.

Preparando-se

Você precisará de acesso de Edição , Design ou Controle Total à

biblioteca cujas configurações deseja visualizar ou alterar. Como
alternativa, você precisará fazer parte do grupo de Membros ou
Proprietários do site para modificar as configurações da lista.

Como fazer isso...

Para alterar o comportamento de abertura padrão de documentos em

uma biblioteca, siga estas etapas:
 1. Navegue até a biblioteca para a qual você gostaria de alterar
esse comportamento.

2. Clique no ícone de engrenagem de configurações no canto

superior direito.

3. Clique em Configurações da biblioteca , conforme mostrado

na captura de tela a seguir:

Figura 5.30: Abrindo as configurações da biblioteca no menu

Configurações

4. Esseleva você para a página de configurações paraa

biblioteca. Aqui, você pode visualizar e modificar diversas
configurações da lista.

5. Clique no link Configurações avançadas e role para baixo até

a configuração Abrir documentos no navegador .

6. Selecione a opção Abrir no aplicativo cliente .

7. Clique no botão OK na parte inferior da tela.

Você acabou de alterar o comportamento padrão de abertura de

documentos habilitados para navegador. Clicar em um documento na
biblioteca agora solicitará que você o abra diretamente no aplicativo
cliente correspondente.

Como funciona...
Como vimos em receitas anteriores, trabalhar no cliente tem suas
vantagens e desvantagens. Isso significa que você deve escolher
cuidadosamente o comportamento de abertura padrão com base nas
necessidades específicas da sua equipe. Além disso, observe que,
como você só pode editar documentos do Microsoft Office
diretamente no cliente, essa configuração afetará apenas esses tipos
de arquivo.

Outros arquivos continuarão abertos no navegador (para tipos de

arquivo compatíveis com a visualização no navegador) ou serão
baixados, dependendo do tipo de arquivo.

Algumas das outras configurações relevantes para documentos são

as seguintes:

 Configurações gerais – Configurações

avançadas – Disponibilidade do cliente offline : Esta
configuração impede que os documentos desta biblioteca sejam
sincronizados localmente usando a sincronização do OneDrive.
Observe que os usuários ainda podem baixar esses
documentos, mas eles não serão sincronizados pelo cliente de
sincronização do OneDrive.

Aprenderemos mais sobre o OneDrive e o cliente de sincronização

no Capítulo 6 , OneDrive .

 Configurações Gerais – Configurações de valores padrão

da coluna : Esta é uma das configurações mais úteis, porém
negligenciadas, do SharePoint Online. Esta página de
configurações ajuda a definir valores de metadados padrão para
sua biblioteca, com base na pasta em que os documentos estão
sendo salvos. Como exemplo, vamos supor que haja
uma Policiesbiblioteca em seu site de intranet que seja usada
para compartilhar as políticas entre váriosdepartamentos da
sua organização. OA biblioteca possui pastas por departamento
(como Communications, Financee HR) e subpastas para
armazenar documentos de políticas relevantes. Vamos supor
também que a biblioteca tenha uma coluna de metadados
chamada , Departmentpara que você possa marcar cada
documento de política pelo departamento ao qual ele pertence.
Agora você pode definir valores padrão para essa coluna, de
modo que todos os documentos enviados para a biblioteca
sejam marcados automaticamente pelo nome do departamento,
dependendo da pasta para a qual estão sendo enviados. Um
 exemplo disso é mostrado na captura de tela a seguir:

Figura 5.31: Definindo valores padrão para metadados de

documentos

Na captura de tela anterior, 1 representa a pasta (e quaisquer

subpastas) para a qual os metadados padrão estão sendo
definidos, 2 representa a coluna de metadados (e seu tipo) para a
qual o valor está sendo configurado e 3 representa o valor padrão
que será aplicado quando os documentos forem carregados na pasta.

 Permissões e Gerenciamento – Gerenciar arquivos sem

versão registrada : Esta página mostra uma lista de todos os
arquivos sem versão registrada. Aprenderemos sobre essa
configuração na próxima receita, Configurações de controle de
versão, aprovação de conteúdo e retirada de documentos .

Há muitosoutras configurações que não são mencionadas aqui, então

nósMantenha o foco no que é importante para todos. No entanto, os
leitores são incentivados a explorar de forma independente as
diversas outras configurações na página de configurações da
biblioteca.

Veja também

 A receita de visualização e alteração de configurações de

lista no Capítulo 4 , Listas e bibliotecas no SharePoint Online

 A receita de visualização e edição de documentos no

navegador neste capítulo

 Visualização e edição de documentos na receita do cliente

neste capítulo

 A receita de ativação de versão e exigência de checkout neste

capítulo

 A receita Adicionando um tipo de conteúdo a uma lista ou

biblioteca no Capítulo 13 , Armazenamento de termos e tipos
de conteúdo no SharePoint Online
Configurações de versão, aprovação de conteúdo e check-out de
documentos

A página Configurações de versãopermite que você controle várias

configurações relacionadas ao gerenciamento do ciclo de vida do
documento, como controle de versão do documento, aprovação,
check-out e visibilidade do documento de rascunho.

Nesta receita, alteraremos as configurações de controle de versão

para exigir o check-out do documento . Habilitar essa opção faz com
que os usuários tenham que primeiro fazer o check-out do documento
antes de fazer alterações nele. Isso essencialmente bloqueia o
documento exclusivamente para seu uso de edição. Depois que um
documento é retirado, outros usuários não poderão editá-lo, a menos
que ele seja devolvido pelo usuário que o está editando. Qualquer
pessoa com acesso de Leitura ou superior ainda pode visualizar o
documento. No entanto, a versão do documento que eles verão é a
que foi feita por último. Eles não verão as edições que o usuário que
retirou o documento está fazendo até depois de fazer o check-in do
documento.

Preparando-se

Você precisará de acesso de Edição , Design ou Controle Total à

biblioteca cujas configurações de controle de versão deseja visualizar
ou alterar. Como alternativa, você precisará fazer parte dos grupos de
sites Membros ou Proprietários para editar essas configurações.

Como fazer isso...

Para exigir o check-out para odocumentos em uma biblioteca, siga

estas etapas:

1. Navegue até a página Configurações , conforme descrito na

receita anterior.

2. Clique em Configurações de controle de versão na

seção Configurações gerais .

3. Na página Configurações de versão , role até a seção Exigir

check-out .

4. Selecione Sim para Exigir que os documentos sejam

retirados antes de poderem ser editados? .

5. Clique em OK para salvar suas alterações.

 6. Volte para a biblioteca clicando no nome da biblioteca na
navegação de trilha, conforme mostrado na captura de tela a
seguir:

Figura 5.32: Selecionando o nome da biblioteca na página

Configurações

7. Clique em qualquer documento para abri-lo.

8. Se o seu documento for aberto no navegador, você notará uma

nova opção de menu Editar documento no canto superior
direito da tela, conforme mostrado na captura de tela a seguir:
Figura 5.33: Um menu Editar documento agora aparece se o checkout
estiver ativado

9. Clique em Editar eobserve que o Office Online agora exige que

você verifique o documento antes de editá-lo:

Figura 5.34: O pop-up para check-out aparece ao selecionar Editar

Este prompt terá uma aparência diferente em diferentes tipos de

documentos do Office. Por exemplo, no momento da redação deste
texto, ele se parece com isto para apresentações do PowerPoint:

Figura 5.35: Prompt para finalizar a compra ao usar o PowerPoint

 10. Feche a aba do navegador que contém o documento e
volte para a biblioteca.

11. Clique nas reticências ao lado do nome do documento.

12. Clique em Mais e depois em Finalizar compra ,

conforme mostrado na captura de tela a seguir:

Figura 5.36: Navegação para verificar um documento

13. Clique no documento para abri-lo novamente em uma

nova janela do navegador.

14. Observe que a opção Editar documento não aparece

mais e agora você pode fazer alterações diretamente nela.

15. Feche a aba do navegador para retornar à biblioteca

depois de fazer as alterações necessárias no seu documento.

16. Na bibliotecavisualizar, clique nas reticências ao lado do

nome do documento novamente e clique em Mais .

17. Agora você pode clicar em Descartar check-out para

desfazer suas alterações ou clicar em Check-in para salvar
suas alterações no documento, conforme mostrado na captura
de tela a seguir:
Figura 5.37: Opções para descartar ou salvar alterações em um
documento

18. Clicar em Check-in abre uma janela que permite inserir

comentários de check-in, conforme mostrado a seguircaptura
de tela:

Figura 5.38: Adicionando um comentário ao salvar alterações em um

documento

Comentários de check-in são opcionais, mas altamente

recomendados. Esses comentários devem descrever de forma
significativa as alterações que você fez. Usuários com acesso ao
documento podem visualizá-los usando o histórico de versões do
documento e, posteriormente, entender as alterações feitas no
documento ao longo de seu ciclo de vida.
 19. Em seguida, clique em Check-in novamente na tela de
comentários para salvar suas alterações e torná-las visíveis
para outras pessoas.

Você acabou de verComo habilitar o check-out de documentos para

sua biblioteca. Você também viu como trabalhar com documentos em
uma biblioteca que exigem o check-out antes de poderem ser
editados em um navegador. O processo é um pouco diferente para
documentos abertos no cliente. Abordaremos esse processo na
próxima seção.

Como funciona...

Exigir a retirada de documentos geralmente não é recomendado

pelos seguintes motivos:

 Você não pode ser coautor : retirar um documento o

bloqueia para sua edição exclusiva e ninguém mais poderá
fazer alterações, a menos que seja devolvido novamente. Por
esse motivo, a coautoria não é possível em documentos em
uma biblioteca que exijam retirada de documentos.

 Etapas adicionais são necessárias para criar e editar

arquivos : Para bibliotecas que exigem retirada, etapas
adicionais, como retirar os documentos e depois devolvê-los,
são necessárias para que os documentos sejam criados e as
alterações sejam visíveis para outras pessoas. Essas etapas
adicionais geralmente são um impedimento à adoção pelos
usuários.

 Pessoas esquecem de fazer check-in : Não é incomum que

usuários se esqueçam de fazer check-in de suas alterações.
Outras vezes, usuários acidentalmente retiram documentos
errados por diversos motivos. Isso deixa documentos retirados
obsoletos nessas bibliotecas. Alguém com acesso apropriado
precisa então voltar e descartar esses documentos (o que
resulta na perda de suas alterações) ou entrar em contato com
pessoas para fazer o check-in de seus documentos. Isso pode
se tornar trabalhoso e demorado para os proprietários de
bibliotecas.

Faz sentido exigir o check-out nestas situações:

 Grande número de visualizadores e pouquíssimos

colaboradores : Exigir a retirada permite inerentemente que o
autor do documento faça e salve alterações sem que essas
alterações sejam visíveis para os demais visualizadores do
 arquivo. Outros continuam a ver o documento previamente
retirado. Isso é útil em cenários em que há pouquíssimas
pessoas criando os documentos naquela biblioteca, mas um
grande público os visualizando. Exemplos dessas bibliotecas
são documentos de políticas da organização, guias, modelos de
formulários de despesas e outros modelos do Excel.

 Metadados obrigatórios : Se você tiver bibliotecas que

exigem a inserção de metadados, a aplicação do processo de
retirada/retirada garante que os metadados sejam preenchidos.
Se a retirada não for obrigatória e os usuários salvarem o
documento sem inserir os metadados obrigatórios, o SharePoint
exibirá um indicador de que os metadados estão ausentes, mas
ainda permitirá que os usuários salvem esses documentos. Se,
no entanto, a opção de retirada/retirada estiver habilitada nessa
biblioteca, o SharePoint impedirá que os usuários façam o
check-in dos documentos.a menos que todos os metadados
necessários sejam inseridos.

Outras configurações de controle de versão

As configurações de controle de versão também permitem que você

controle as seguintes opções para suas listas e bibliotecas do
SharePoint:

 Aprovação de conteúdo : Istoa configuração permite que

você controle se novosDocumentos ou revisões de documentos
existentes na biblioteca devem passar por aprovação ou revisão
de conteúdo antes de se tornarem visíveis para outros usuários.
Este é um recurso útil se você quiser que seus documentos
sejam revisados e/ou aprovados antes de serem visíveis para
um grupo maior de visitantes do seu site ou biblioteca. Uma
coluna de Status de Aprovação é adicionada à biblioteca
assim que a aprovação de conteúdo é habilitada para ela.
Quando um novo documento é carregado ou alterações em um
documento existente são enviadas para tal biblioteca, o status
do documento é alterado para Pendente . Somente usuários
que têm autoridade para aprovar documentos (normalmente
usuários com a permissão de Design ou Controle Total para o
documento real) podem visualizar documentos recém-
adicionados ou visualizar alterações em documentos existentes
naquele momento. Esses aprovadores podem então aprovar ou
rejeitar as alterações e a coluna Status de Aprovação do
documento é atualizada adequadamente. Após a aprovação, as
alterações no documento se tornam visíveis para usuários
 regulares. Você pode ler mais sobre aprovação de conteúdo
neste artigo de suporte aqui: https://packt.link/require-
approval .

 Histórico de versões do documento : as diferentes opções

dentro desta configuração permitem que você especifique se
umUma cópia do documento é mantida sempre que ele é
editado. O controle de versão é desativado para listasPor
padrão, mas você pode ativá-lo. Para bibliotecas, o controle de
versão está sempre ativado e não pode ser desativado. Além de
habilitar versões principais (1, 2, 3...), você também pode
habilitar versões secundárias (1.0, 1.1, 1.2...). Versões
secundárias geralmente são usadas apenas com a aprovação
de conteúdo e em cenários de publicação em que você gostaria
de verificar suas alterações de rascunho (secundárias) de
tempos em tempos. Isso também permite que os aprovadores
de conteúdo revisem as alterações antes que elas sejam
publicadas como uma versão principal e se tornem visíveis
paratodos que têm acesso ao item. Além de habilitar versões
principais (e, opcionalmente, versões secundárias), você
também pode definir um limite deo número de versões que o
SharePoint deve manter.

Limitar o número de versões é útil para versões mais antigas/locais

do SharePoint. Isso foi necessário porque o SharePoint costumava
armazenar cópias duplicadas de um documento para cada versão
criada, o que sobrecarregava enormemente a infraestrutura local
subjacente, dependendo do número e do tamanho dos documentos e
bibliotecas. O SharePoint Online (e as versões locais mais recentes),
no entanto, salva o documento original integralmente e armazena
apenas as alterações a partir desse ponto. Isso é muito mais eficiente
e, como resultado, limitar as versões dos documentos agora não é tão
necessário.

Após a ativação do controle de versão, o SharePoint mantém um

registro de auditoria de todas as edições feitas no seu item de lista ou
documento. Você pode usar as reticências ao lado de um item de lista
ou documento para visualizar todas as alterações feitas
anteriormente nesse item, por data e hora. Se a retirada foi
necessária para a biblioteca, esta tela também mostrará quaisquer
comentários de check-in que seus colegas de trabalho possam ter
inserido para descrever as alterações feitas no documento como
parte dessa retirada.
Conforme mostrado na captura de tela a seguir, você também pode
clicar em uma entrada de data e hora específica para visualizar,
restaurar ou excluir uma versão histórica do item naquele momento:

Figura 5.39: Revisando o histórico de versões de um arquivo

 Segurança do item de rascunho : esta configuraçãopermite

que vocêpara especificar quem pode ver os rascunhos de
documentos na sua biblioteca. Esta configuração só estará
disponível se as versões secundárias (rascunho) estiverem
habilitadas na sua biblioteca ou se você tiver aprovações de
conteúdo obrigatórias para itens na sua lista ou biblioteca.
Normalmente, você manteria esta opção definida como o valor
padrão, que permite que apenas o autor do documento, os
aprovadores e os proprietários da biblioteca vejam as versões
secundárias (rascunho) dos documentos.

 Exigir check-out : Como temosvisto, você pode usar esta

configuração para especificar seOs usuários precisam verificar
os documentos antes de fazer alterações. Vimos essa
configuração em detalhes na receita anterior.

Tem mais...

Nesta seção, discutiremos o efeito de exigir check-out e habilitar o

controle de versão na coautoria e abertura de documentos no cliente.

Processo de checkout para documentos que abrem no cliente

A receita anteriordescreveu as etapas para retirar e abrir documentos

em um navegador. Essa experiência é um pouco diferente quando
você abre seus documentos diretamente no cliente ou aplicativo para
desktop. Você verá uma mensagem na parte superior do aplicativo
cliente se a sua biblioteca exigir que documentos sejam retirados e
você abrir um documento dessa biblioteca no aplicativo cliente
correspondente:

Figura 5.40: Finalizando a compra ao usar um aplicativo de desktop

Você pode então clicar em Check-out eFaça alterações no seu

documento como de costume. Como o documento foi aberto a partir
de uma biblioteca de documentos do SharePoint Online, suas
alterações serão salvas automaticamente na biblioteca. No entanto,
você precisará fazer check-in do documento para que suas alterações
fiquem visíveis para outras pessoas. Para isso, siga estas etapas:

1. Clique no menu Arquivo e depois em Informações .

2. Clique em Check-in para iniciar o processo de check-in.

3. Insira os comentários de check-in descrevendo as alterações

que você fez.

4. Clique em OK para verificar suas alterações no documento,

conforme mostrado na captura de tela a seguir:
Figura 5.41: Navegação para verificar quaisquer alterações em um
documento

Isso fará o check-in no documento e tornará suas alterações visíveis

para outras pessoas na organização.

Configurações de coautoria e controle de versão

Quando o check-out não é necessário em uma biblioteca e doisou

mais usuários estiverem trabalhando com o mesmo documento dessa
biblioteca, o SharePoint continuará sincronizando e salvando
oalterações feitas simultaneamente pelos usuários. Essa operação de
Salvar ocorre com frequência (em questão de segundos). A cada vez,
o SharePoint salva uma versão do documento e registra o nome da
pessoa que fez as alterações quando a operação de
Salvar ocorreu. O Salvamento Automático , no entanto, é
desabilitado quando o check-out do documento é necessário.
Consequentemente, o SharePoint salva apenas as versões de
rascunho quando você clica explicitamente no botão Salvar no
aplicativo correspondente. Ele também publica apenas a versão final
do documento que foi verificada pela última vez pelo usuário, em vez
de salvar várias versões para cada operação de Salvar quando o
documento é verificado para o usuário que o está editando.

Veja também

 A receita de visualização e edição de documentos no

navegador neste capítulo

 Visualização e edição de documentos na receita do cliente

neste capítulo

 A receita de visualização e alteração de configurações de

lista no Capítulo 4 , Listas e bibliotecas no SharePoint Online
  A receita de permissões de lista de visualização e
alteração no Capítulo 4 , Listas e bibliotecas no SharePoint
Online

Saiba mais no Discord

Para participar da comunidade Discord deste livro – onde você pode

compartilhar feedback, fazer perguntas ao autor e saber sobre novos
lançamentos – siga o código QR abaixo:

https://packt.link/powerusers
6

OneDrive

O OneDrive é uma solução de armazenamento em nuvem para seus

arquivos. Nesse sentido, ele tem muitos recursos em comum com as
bibliotecas do SharePoint. A principal diferença entre as bibliotecas do
OneDrive e do SharePoint é que, embora as bibliotecas permitam que
você trabalhe em documentos da equipe (compartilhados), você
normalmente usaria o OneDrive para trabalhar em documentos e
arquivos que são privados. É o seu espaço pessoal para arquivos que
pertencem apenas a você e não estão prontos para serem
compartilhados com uma equipe maior. Além disso, existem algumas
outras diferenças importantes entre os dois, que abordaremos nas
seções posteriores deste capítulo, mas, na maior parte, sua área do
OneDrive é uma biblioteca de documentos simplificada que você
possui. Você pode adicionar, atualizar e excluir arquivos ou pastas em
sua área do OneDrive como faria em qualquer outra biblioteca de
documentos. Você pode então compartilhar esses arquivos com
outras pessoas em sua organização, bem como com pessoas externas
à sua organização (se sua organização permitir) e, no processo,
conceder a elas direitos de visualização ou edição desses arquivos.

Se você começou com um arquivo no OneDrive que agora está pronto

para ser compartilhado com um público maior, você pode movê- lo
facilmente para uma biblioteca em um site do SharePoint ou para o
Teamsusando o recurso Mover para .

Assim como qualquer outro arquivo em uma biblioteca do SharePoint

Online, você pode visualizar e editar seus arquivos do OneDrive em
diversos dispositivos móveis e desktop. O OneDrive também vem
com um aplicativo cliente quevocê pode instalar em seus
dispositivos. Este aplicativo (também conhecido como aplicativo de
sincronização do OneDrive ) mantémcópias sob demanda dos seus
arquivos para visualização e edição offline. Ele também garante que
quaisquer atualizações feitas nesses arquivos localmente no seu
dispositivo (celular ou desktop) sejam replicadas para sua área de
armazenamento online do OneDrive e para quaisquer outros
dispositivos que executem o aplicativo. O aplicativo também permite
que você compartilhe arquivos com seus colegas de trabalho de
qualquer dispositivo sem precisar acessar o OneDrive online no
Microsoft 365.

O OneDrive vem em dois formatos diferentes:

  OneDrive para uso pessoal : você obtém armazenamento
online pessoal (não profissional) ao configurar umConta
Microsoft Home ou Pessoal, gratuita ou paga. Você pode usar
seu OneDrive pessoal para armazenar documentos, fotos,
vídeos e outros arquivos na nuvem e compartilhá-los com seus
amigos e familiares.

Você pode começar com uma conta gratuita, que oferece espaço livre
limitado (5 GB no momento da redação deste texto). Ela permite que
você e sua família, ou amigos, visualizem e editem diversos tipos de
arquivos na nuvem. Isso também inclui recursos de coautoria para
documentos do Microsoft Office. Você também pode instalar o
aplicativo OneDrive – Sincronização Pessoal para sincronizar seus
arquivos e trabalhar com eles em seus dispositivos favoritos
(incluindo dispositivos móveis/celulares).

 OneDrive para uso empresarial : esta é uma área de

armazenamento online oferecida por meio da sua conta
corporativa ou escolar . Você recebe 1 TB de armazenamento
para uso individual por padrão, mas sua organização pode
ajustá-lo. Sua conta e certas políticas de conta, como
compartilhamento externo, são gerenciadas pela sua
organização. Se permitido pela sua organização, você também
pode instalar o aplicativo OneDrive para sincronizar arquivos
com seus dispositivos favoritos e trabalhar com eles.

Você pode, potencialmente, ter acesso a ambas as versões do

OneDrive — por meio do seu trabalho ou escola e por meio da sua
conta pessoal da Microsoft. Você pode instalar ambas as versões do
cliente de sincronização em paralelo no mesmo dispositivo e trabalhar
simultaneamente com documentos pessoais e de trabalho.

As receitas neste capítulo mostrarão como trabalhar com os arquivos

do OneDrive fornecidos pela sua conta escolar ou corporativa,
embora a maioria delas também se aplique à sua conta pessoal do
OneDrive. Também aprenderemos como usar o aplicativo OneDrive
para sincronizar seus arquivos localmente e como compartilhá-los
com outras pessoas dentro e fora da sua organização.

Neste capítulo, abordaremos as seguintes receitas:

 Carregando um arquivo no OneDrive

 Sincronizando arquivos e pastas

 Compartilhando um arquivo

Carregando um arquivo no OneDrive

Como vimos antesCapítulos sobre o SharePoint: salvar arquivos online
também facilita o compartilhamento, pois permite compartilhar links
diretos para o seu arquivo, em vez de ter que enviar cópias dele
todas as vezes. Isso permite que você mantenha uma única versão do
seu arquivo. Você e outras pessoas com quem o arquivo é
compartilhado podem continuar a fazer alterações nessa única cópia
do arquivo, e todos podem ver facilmente essas alterações à medida
que ocorrem.

No Capítulo 5 , Gerenciamento de Documentos no SharePoint Online ,

você aprendeu como navegar até uma biblioteca de documentos do
SharePoint e criar um novo arquivo ou carregar um arquivo existente
nela. Nesta receita, você aprenderá como navegar até sua conta do
OneDrive e carregar um arquivo existente nela.

Preparando-se

Não há requisitos especiais para acessar o OneDrive. Contanto que

você tenha acesso ao SharePoint Online, também terá acesso ao
OneDrive.

Como fazer isso...

Para carregar um arquivo no OneDrive, siga estas etapas:

1. Acesse https://office.com ou qualquer outra página no

locatário do Microsoft 365 da sua organização. Se você ainda
não estiver conectado, poderá ser solicitado a entrar com suas
credenciais de trabalho.

2. Após entrar, clique no inicializador de aplicativos no canto

superior esquerdo da página e, em seguida, clique
em OneDrive . A captura de tela a seguir mostra a aparência
da página inicial do SharePoint Online:
Figura 6.1: Abrindo a página inicial do OneDrive

3. Você irá entãoserá levado para a página inicial do OneDrive,

que mostra:

1. Arquivos que podem ser relevantes para você.

2. Arquivos recentes que foram criados por você ou

compartilhados com você (nos sites do SharePoint, Teams
ou OneDrive da sua organização).

3. Listas recentes do SharePoint acessadas por você.

Figura 6.2: Listas recentes

4. Clique em Adicionar novo eentão carregue os arquivos no

menu de navegação em direção ao canto superior esquerdo da

página:

Figura 6.3: Carregando arquivos no OneDrive

Assim como uma biblioteca de documentos regular no SharePoint,

você pode selecionar e carregar simultaneamentevários arquivos e
pastas para sua área do OneDrive com esta opção. Você também
pode escolher a opção Upload de pasta no menu Adicionar
novo para enviar uma pasta inteira e seu conteúdo em vez de enviar
um único arquivo.
 5. Você receberá uma notificação na tela confirmando que o
arquivo foi carregado no seu OneDrive My files. Clicar no link o
levará para a área "Meus arquivos" do OneDrive.

Figura 6.4: Notificação para um arquivo carregado

Pronto! Você acabou de aprender a navegar até o OneDrive e enviar

um arquivo para ele.

Como funciona...

Salvar seu arquivo no OneDrive e, em termos mais amplos, salvá-lo

na nuvem, permite acessá-lo de qualquer lugar. Isso também facilita o
compartilhamento desses arquivos com seus colegas. Além disso,
vocêVocê pode sincronizar esses arquivos com o seu dispositivo
usando o aplicativo OneDrive e trabalhar com eles offline sempre que
necessário. Veremos como fazer isso na receita "Sincronizando
arquivos e pastas" mais adiante neste capítulo.

Operações de arquivo e pasta

Seu OneDriveA página inicial é uma visualização simplificada de uma

biblioteca de documentos (de sua propriedade). A maioria das ações
que você pode executar nas bibliotecas de documentos do SharePoint
também podem ser executadas aqui. Discutimos a maioria dessas
ações nos capítulos seguintes:

 Capítulo 2 , Introdução ao SharePoint Online

 Capítulo 5 , Gerenciamento de documentos no SharePoint

Online

Semelhante a essas ações, você pode executar as seguintes ações na

sua área do OneDrive:

 Criar novos arquivos ou pastas

  Carregar arquivos ou pastas existentes

Agora você pode aplicar cores às pastas no seu OneDrive (e também

às pastas nas bibliotecas de documentos do SharePoint):

Figura 6.5: Arquivos para colorir

Isso ajuda a classificar ou identificar visualmente suas pastas. Por

exemplo, você pode querer codificar sua pasta pessoal com uma cor
exclusiva e as de um ou mais clientes com uma cor diferente. Quando
você copia ou move pastas, as cores das pastas são transferidas com
elas. Quando você compartilha pastas com outros usuários, eles
também veem as cores que você definiu.

 Salve documentos do Microsoft Office e outros tipos de

documentos suportados diretamente no OneDrive usando a
caixa de diálogo Salvar como :
Figura 6.6: Salvando um arquivo no OneDrive

 Visualize e edite arquivos existentes no seu OneDrive

 Excluir arquivos ou pastas

 Mover ou copiar arquivos e pastas entre o OneDrive e o

SharePoint

 Compartilhe arquivos ou pastas com outras pessoas

Além de usarNa interface online baseada em navegador, você

também pode executar essas ações usando o aplicativo OneDrive.
Descreveremos isso com mais detalhes nas receitas "Sincronizando
arquivos e pastas" e "Compartilhando um arquivo", mais adiante
neste capítulo.

Você pode carregar qualquer tipo de arquivo no OneDrive, mas o

tamanho máximo do arquivo não deve exceder 250 GB (no momento
da redação deste texto). Você também pode visualizar/visualizar
centenas de tipos de arquivo no navegador. A receita "Visualização e
edição de documentos no navegador " no Capítulo
5 , "Gerenciamento de Documentos no SharePoint Online" , discutiu
os tipos de arquivo com suporte para visualização e edição no
Microsoft 365.

Se estiver usando um dispositivo móvel, você pode usar o aplicativo

OneDrive para digitalizar um documento, quadro branco ou cartão de
visita diretamente para sua conta do OneDrive, bem como para
carregar fotos, vídeos ou arquivos existentes.
Acesse https://packt.link/OneDrive-mobile para saber como.para
fazer isso.

Tem mais...

Embora a função principal do OneDrive seja ajudar você com seus

arquivos privados, ele é mais do que apenas uma biblioteca. O
OneDrive é, na verdade, um conjunto de sites do SharePoint do qual
você é o proprietário.

Consulte a receita Criando um site de equipe moderno no Capítulo

2 , Introdução ao SharePoint Online , se quiser entender mais sobre o
que são conjuntos de sites.

Ao visualizar seu OneDrive no navegador, você pode visualizar a

página de configurações do site substituindo a parte
posterior _layouts/15/no URL por settings.aspx. (Por
exemplo, https://tenant-my.sharepoint.com/personal/gauravm_tenant_
onmicrosoft_com/_layouts/15/settings.aspx)

A página inicial do OneDrive, que permite visualizar seus arquivos

relevantes e recentes, é apenas uma das páginas do seu site
OneDrive.

A seguir, veremos alguns dos elementos de navegação da página

inicial e das outras páginas que fazem parte do seu OneDrive.

Página inicial do OneDrive

Seu OneDrivea página inicial ficará como na imagem a seguir:

Figura 6.7: Layout da página inicial do OneDrive

Vamos revisar as várias seções da captura de tela acima, começando

pelos links da seção 1:

 Adicionar novo : Clicar neste botão permite adicionar ou

carregar arquivos e pastas novos ou existentes. Lemos sobre
essa função anteriormente, na seção " Como fazer... " desta
receita.

 Meus arquivos : A página Meus arquivos permite que você

interaja e trabalhe com seus arquivos privados. Além de
visualizar, enviar e baixar seus arquivos desta página,
vocêTambém é possível executar outras funções padrão da
biblioteca de documentos, como (mas não se limitando a)
mover ou copiar arquivos e compartilhá-los com outras pessoas.
Você também pode favoritar (ou desfavoritar ) um arquivo
clicando no ícone ao lado dele, conforme mostrado abaixo:

Figura 6.8: Favoritar um arquivo

 Fazer isso faz com que o arquivo também seja exibido na

página Favoritos do seu OneDrive (discutido com mais
detalhes abaixo)
  Compartilhado : aqui, você pode visualizar os arquivos do
OneDrive que outras pessoas compartilharam com você ou
aqueles que você compartilhou com outras pessoas:

Figura 6.9: Arquivos compartilhados

 Você também pode realizar ações limitadas, como abrir/baixar o

arquivo, compartilhá-lo posteriormente ou marcá-lo como
favorito.

 Favoritos : Você pode visualizar todos os seus arquivos

favoritos em um só lugar aqui. Você pode realizar outras
açõesações limitadas aqui, como visualizar o arquivo, abrir o
local original do arquivo, compartilhá-lo ou desfavoritá-lo (o que
remove o arquivo da visualização Favoritos ).

 Lixeira : Clique nesta aba para exibir seus arquivos do

OneDrive excluídos recentemente. Aqui, você pode selecionar
um arquivo e excluí-lo permanentemente ou restaurá-lo para o
seu OneDrive. Os arquivos permanecem na Lixeira por um total
de 93 dias. Consulte a receita " Excluindo e restaurando um
arquivo" no Capítulo 2 , Introdução ao SharePoint Online , para
obter mais detalhes sobre a Lixeira.

 Navegar pelos arquivos por : Os links nesta seção permitem

visualizar arquivos compartilhados por pessoas ou arquivos
compartilhados em reuniões. Clicar no link "Pessoas" mostrará
os arquivos mais recentes compartilhados entre você e essa
pessoa, conforme mostrado na imagem abaixo:

Figura 6.10: Navegando por arquivos por Pessoas

 Você pode clicar no nome da pessoa para ver alguns de todos

os arquivos compartilhados entre você e ela.
  Clicar no link Reuniões mostrará suas reuniões anteriores nas
quais os documentos foram compartilhados:

Figura 6.11: Reuniões anteriores

 Clicar no nome da reunião mostrará todos os arquivos

compartilhados nela, incluindo a gravação. Clicar no nome do
arquivo abrirá o arquivo em uma nova janela (presumindo que o
arquivo suporte visualização online).

 Acesso rápido : aqui, você verá uma lista das oito bibliotecas
de documentos do SharePoint mais utilizadas. Você pode fixar
bibliotecas para que elas sempre apareçam nesta lista. Clicar
em Mais bibliotecas, na parte inferior da lista, levará você a
uma página onde poderá ver uma lista expandida das suas
bibliotecas mais utilizadas.

 Armazenamento : Esta seção mostra o espaço de

armazenamento alocado e utilizado. Você pode clicar noespaço
de armazenamento usado com hiperlink para ver todos os seus
arquivos do OneDrive classificados em ordem decrescente de
tamanho de arquivo.

Observe que discutimos a seção 2 da Figura 6.7 anteriormente, na

etapa 2 da seção “ Como fazer” da receita.

A Seção 3 da Figura 6.7 mostra as configurações do OneDrive que

você verá ao clicar no ícone de engrenagem ( ) no canto superior
direito da página e, em seguida, clicar em Configurações do
OneDrive :

 Configurações do OneDrive | Notificação : Clicar no link

Configurações do OneDrive leva você à página Configurações
de Notificação do OneDrive . Esta página permite visualizar e
alterar suas configurações de notificação. As notificações que
você pode gerenciar aqui são autoexplicativas, portanto, não as
abordaremos aqui.

 Configurações do OneDrive em Mais Configurações :

Algumas configurações nesta página são antigas ou avançadas
 demais para o escopo deste livro. No entanto, há uma
configuração que vale a pena mencionar aqui:

 Executar relatório de compartilhamento : clicar neste

link gera um relatório que lista todos os arquivos ou
pastas que você compartilhou, com quem você os
compartilhou e quais permissões eles têm em cada
arquivo ou pasta. Em seguida, ele coloca uma cópia deste
relatório em uma pasta de sua escolha no seu OneDrive.
A captura de tela a seguir mostra um exemplo das
informações geradas neste relatório:

Figura 6.12: Compartilhando informações do relatório

 Restaure seu OneDrive : O aplicativo OneDrive sincroniza

arquivos dos seus dispositivos com o OneDrive online (e vice-
versa). Se os arquivos no seu dispositivo forem corrompidos,
por exemplo, por malware ou vírus, você pode usar este recurso
para restaurar seus arquivos do OneDrive. Saiba mais sobre
este recurso aqui: https://packt.link/OneDrive-restore .

 Obtenha os aplicativos do OneDrive : clicando aquiO link

leva você para a página de download do aplicativo de
sincronização do OneDrive. Aprenderemos mais sobre o
aplicativo de sincronização do OneDrive no
próximoreceita, Sincronizando arquivos e pastas .

 Sincronizar este OneDrive : Clicar neste link usa o aplicativo

de sincronização do OneDrive para sincronizar o OneDrive com
o seu computador. Aprenderemos mais sobre a sincronização do
OneDrive na próxima receita, Sincronizando arquivos e
pastas .

Veja também

 A receita para criar um site de equipe moderno no Capítulo

2 , Introdução ao SharePoint Online

 A receita de upload de um documento existente para a

biblioteca no Capítulo 2 , Introdução ao SharePoint Online

 A receita de exclusão e restauração de um arquivo no Capítulo

2 , Introdução ao SharePoint Online
  A receita de visualização e edição de documentos no
navegador no Capítulo 5 , Gerenciamento de documentos no
SharePoint Online

 A receita de movimentação e cópia de documentos no Capítulo

5 , Gerenciamento de documentos no SharePoint Online

 Capítulo 15 , Microsoft Delve

 A receita de compartilhamento de arquivo neste capítulo

Sincronizando arquivos e pastas

O OneDrive online vemcom o aplicativo OneDrive, que pode ser

instalado em diversos dispositivos. O aplicativo OneDrive permite que
você trabalhe com seus arquivos localmente, como faria com
qualquer outro arquivo no seu computador ou celular.

Nesta receita, veremos como sincronizar seus arquivos online do

OneDrive com seu computador local.

Preparando-se

Você deve ter o cliente de sincronização do OneDrive instalado em

sua máquina ou ter as permissões apropriadas para instalá-lo. As
etapas a seguir pressupõem que você esteja usando o Windows como
sistema operacional. Embora os conceitos básicos sejam os mesmos,
as etapas de instalação do OneDrive, que descrevemos abaixo para
Windows, são diferentes para macOS.
Consulte https://packt.link/OneDrive-mac para obter as etapas de
instalação e configuração para macOS.

Como fazer isso...

Você pode usar o aplicativo de sincronização do OneDrive para

sincronizar seus arquivos do OneDrive e/ou seus arquivos do
SharePoint localmente no seu computador.

Para sincronizar arquivos da sua conta do OneDrive, siga os seguintes

passos:

1. Navegue até o OneDrive no portal do Microsoft 365.

2. Clique na opção Sincronizar este OneDrive no

menu Configurações , conforme mostrado aqui:
Figura 6.13: Opção de sincronização

3. Agora você será solicitado a iniciar o OneDrive no seu

computador. Você também receberá a seguinte mensagem,
indicando que o OneDrive está sendo iniciado no seu
computador. A mensagem também fornece um link para baixar
o OneDrive, caso você ainda não tenha feito isso.já feito isso:

Figura 6.14: Mensagem de sincronização ao iniciar o OneDrive

4. Se esta for sua primeira vez fazendo login, siga estas etapas:

1. Quando solicitado, insira suas credenciais no aplicativo

OneDrive:
Figura 6.15: Página de login

2. Em seguida, você será solicitado a selecionar um local

para o OneDrive armazenar os arquivos sincronizados.
Você pode manter o local padrão sugerido pelo OneDrive
ou alterá-lo, se necessário.

3. Em seguida, você será solicitado a solicitar que o Office

memorize suas informações de login também para outros
aplicativos. Clique em OK nesta etapa.

4. A próxima telaperguntará se você gostaria de usar o

OneDrive para fazer backup dos seus arquivos.
Geralmente, é uma boa ideia fazer isso. Você pode
selecionar as pastas das quais deseja fazer backup e
clicar em Iniciar backup ou clicar em Farei isso mais
tarde para pular a configuração do backup por enquanto.
Você sempre pode configurar isso mais tarde na tela de
configurações do aplicativo de sincronização do OneDrive.

5. Em seguida, o assistente de configuração o guiará por

algumas telas de informações e também solicitará que
você baixe o aplicativo móvel. Você pode querer
 configurar o aplicativo móvel se quiser acessar arquivos
do OneDrive em seus dispositivos móveis.

6. Em seguida, você será solicitado a abrir o aplicativo

OneDrive recém-instalado.

7. O OneDrive agora criará uma pasta de sincronização local

e começará a sincronizar seus arquivos.

5. Após a instalação do aplicativo, clicar na opção Sincronizar do

OneDrive no seu navegador iniciará o aplicativo OneDrive, caso
ele ainda não esteja em execução, e também lhe dará a opção
de abrir a pasta de sincronização local do OneDrive.

A menos que você desative essa opção, o aplicativo OneDrive será

iniciado automaticamente quando o computador for ligado. Isso
garante que seus arquivos locais permaneçam sempre sincronizados
com os arquivos online.

6. O OneDriveO ícone agora aparecerá na barra de tarefas do

Windows. Você pode clicar com o botão direito do mouse neste
ícone para ver o status das operações de sincronização
 recentes. Isso é mostrado na captura de tela a seguir:

Figura 6.16: Verificando o status da sincronização na barra de tarefas

Observe que, se você tiver uma conta em mais de uma organização
ou se tiver uma conta pessoal do OneDrive além da conta da sua
organização, verá um cliente de sincronização separado para cada
uma dessas contas.

7. A partir daqui, você também pode clicar em Abrir pasta para

abrir sua pasta do OneDrive no Explorador de Arquivos do
Windows. Como mostra a captura de tela a seguir, esta pasta
exibe todos os arquivos da sua biblioteca online do OneDrive:

Figura 6.17: OneDrive visível no Explorador de Arquivos

Para sincronizar os arquivos epastas de uma biblioteca do SharePoint,

siga as seguintes etapas:

1. Navegue até sua biblioteca do SharePoint.

2. Clique na opção Sincronizar na barra de menu da biblioteca,

conforme mostrado aqui:
Figura 6.18: Opção de sincronização em uma biblioteca

3. Siga as etapas para sincronizar arquivos do OneDrive ( etapas

3 , 4 e 5 do conjunto de instruções anterior).

4. Você verá oseguinte notificação na sua central de notificações

assim que a sincronização for configurada com sucesso:

Figura 6.19: Notificação na configuração de sincronização

5. O OneDrive agora criará uma pasta com o nome da sua

organização na C:\Users\<YourLoginName>\pasta ou em outra
pasta de sua escolha, conforme mostrado aqui:
Figura 6.20: Nome da pasta do OneDrive

6. Como mostra a captura de tela a seguir, será criada uma pasta

para cada biblioteca que você sincronizar:

Figura 6.21: Pastas criadas após a sincronização de bibliotecas

7. Abertura ouexpandir as bibliotecas no Windows Explorer

mostrará uma representação local dos arquivos e pastas on-line
dessa biblioteca:
Figura 6.22: Arquivos do OneDrive representados no Explorador de
Arquivos

Parabéns! Você acabou de aprender a configurar a sincronização do

OneDrive localmente. A partir deste pontoEm seguida, você pode
trabalhar com os arquivos localmente no seu computador.

Como funciona...

Depois que a sincronização do OneDrive estiver configurada, você

poderá trabalhar nos arquivos da sua OneDrivepasta local, assim
como faria com arquivos em qualquer outra pasta do seu computador.
Quaisquer atualizações feitas nos arquivos da sua OneDrivepasta
local também serão sincronizadas automaticamente com o seu
OneDrive online e vice-versa. Você pode adicionar, visualizar, editar e
excluir arquivos ou pastas localmente, como faria normalmente. Você
também pode usar o explorador de arquivos para organizar seus
arquivos na pasta local do OneDrive. Se você estiver conectado à
internet, suas alterações serão copiadas imediatamente para o seu
OneDrive online e para outros dispositivos onde o OneDrive esteja
instalado. Se você não estiver conectado à internet enquanto faz
essas alterações, o OneDrive continuará salvando as alterações
localmente e as sincronizará assim que você se conectar à internet
novamente. Enquanto isso, o OneDrive ainda permitirá que você
trabalhe nos arquivos e continue salvando suas alterações
localmente.

Depois de configurar o cliente de sincronização, você pode mover

facilmente os arquivos existentes do seu computador para o
OneDrive. Para isso, basta clicar com o botão direito do mouse no(s)
arquivo(s), clicar em OneDrive e, em seguida, clicar em Mover para
o OneDrive . Isso moverá os arquivos para a sua OneDrivepasta local
e os sincronizará automaticamente com o OneDrive online.

O aplicativo OneDrivepossui várias configurações que permitem

controlar e gerenciar suas opções de sincronização.

Configurações do aplicativo OneDrive

Nós vamosrevise as principais configurações do OneDrive nesta

seção.

Clicar no ícone do OneDrive e depois clicar no ícone de engrenagem

( ) no canto superior direito mostra as seguintes opções:
Figura 6.23: Abrindo as configurações do OneDrive

Vamos explicar alguns dosestas opções na lista a seguir:

 Configurações : Esta opção abre as configurações avançadas

do aplicativo OneDrive. Veremos essas configurações em breve.
  Pausar sincronização : permite pausar a sincronização
por 2 , 8 ou 24 horas. Você pode retomar a sincronização
sempre que precisar.

 Sair do OneDrive : Isso fecha o cliente de sincronização do

OneDrive. Observe que fechar o cliente de sincronização
significa que as alterações nos seus arquivos locais do OneDrive
e do SharePoint ficarão fora de sincronia com os arquivos online
até que o cliente de sincronização seja reiniciado.

Clicar na opção Configurações nas opções de menu anteriores abre

a caixa de diálogo de configurações avançadas, que tem as seguintes
guias:

 Sincronização e backup : A maioria das configurações nesta

página são autoexplicativas e você deve deixá-las com as
configurações padrão. Discutiremos algumas das outras
configurações importantes aqui:

 Backup : O cliente de sincronização do OneDrive também

permite que você faça backup dos seus arquivos locais na
nuvem. Você pode usar esta configuração para selecionar
as pastas que deseja fazer backup na nuvem. É
recomendável ativar esta opção para que seus arquivos
locais estejam sempre salvos em backup e disponíveis na
nuvem caso haja problemas com o seu computador.

Para contas pessoais do OneDrive, é aqui que você também pode

selecionar se deseja salvar automaticamente fotos e vídeos no
OneDrive ao conectar uma câmera, telefone ou qualquer outro
dispositivo ao seu PC.

 Preferências : Você também pode definir preferências

adicionais, como se deseja ou nãopara iniciar o cliente de
sincronização do OneDrive quando você entrar no
Windows, se a sincronização deve ser pausada se o
computador estiver com bateria fraca, etc.

 Configurações avançadas – Arquivos sob

demanda : O recurso Arquivos sob demanda permite
acesso a todos os seus arquivos na nuvem localmente,
baixando apenas os arquivos nos quais você está
trabalhando ativamente. Abordaremos o recurso Arquivos
sob demanda com mais detalhes na próxima seção, mas
vale ressaltar que o botão Baixar todos os arquivos do
OneDrive agora nesta configuração permite que você
faça o download prévio de todos os arquivos no seu
 OneDrive para que todos estejam disponíveis mesmo
quando estiver offline. Observe que, dependendo do
número de arquivos armazenados no seu OneDrive e nas
bibliotecas do SharePoint Online que você está
sincronizando, isso pode fazer com que uma quantidade
significativa de armazenamento local seja usada no seu
dispositivo. Portanto, geralmente não é recomendado
fazer o download prévio de todos os arquivos, a menos
que você pretenda ficar offline e precise de todos eles.
Você sempre pode fazer o download prévio de arquivos
individuais que possa precisar se estiver planejando ficar
offline. Abordaremos esse recurso com mais detalhes na
próxima seção.

 Conta : Nesta aba, você pode:

 Desvincule completamente sua conta do OneDrive para

que os arquivos não sejam mais sincronizados com o PC
atual

 Adicione uma nova conta para sincronizar com seu PC

 Veja uma lista de todas as bibliotecas que você está (e

não está) sincronizando

 Para cada biblioteca, você pode escolher as pastas que

deseja sincronizar e também parar completamente de
sincronizar essa biblioteca no seu PC:
Figura 6.24: Configurações da conta

 Notificações : AsO cliente de sincronização do OneDrive possui

algumas notificações integradas. Por exemplo, ele pode
notificar quando um grande número de arquivos é excluído da
nuvem. Você pode gerenciar suas notificações na
aba Notificações .

 Gerenciar armazenamento : clicar nesta opção abre o

navegador e leva você para a página "Métricas de
Armazenamento" no seu OneDrive. Esta página mostra uma
lista dos seus arquivos e pastas do OneDrive, classificados em
ordem decrescente de tamanho. Você pode usar essas
informações para excluir arquivos grandes ou não utilizados
caso o seu OneDrive (armazenamento online) esteja ficando
sem espaço.

Tem mais…

Nesta seção, primeiro veremos o recurso Adicionar atalho ao

OneDrive , que está disponível para bibliotecas de documentos do
SharePoint.

Em seguida, revisaremos o recurso Arquivos sob Demanda do cliente

de sincronização do OneDrive. Este recurso permite que você baixe
apenas os arquivos do SharePoint e do OneDrive nos quais está
trabalhando no momento, em vez de sincronizar ou baixar todos os
arquivos e pastas online do seu computador.Bibliotecas do OneDrive e
do SharePoint ao mesmo tempo.

Por fim, veremos por que o aplicativo de sincronização às vezes pode

falhar ao sincronizar arquivos e como identificar e corrigir esses
problemas de sincronização.

Adicionar um atalho para o OneDrive

Quando você sincroniza umbiblioteca ou pasta, ela é sincronizada em

uma pasta separada na sua máquina local. Essa pasta é diferente da
sua pasta normal do OneDrive e geralmente corresponde ao nome da
sua organização, conforme definido no seu locatário do Office 365. Na
captura de tela abaixo, você pode ver as duas pastas exclusivas: uma
que corresponde ao nome da sua organização e contém uma versão
sincronizada da biblioteca de documentos do site de Vendas e
Marketing , e outra que é uma réplica sincronizada dos arquivos e
pastas da sua biblioteca pessoal do OneDrive:

Figura 6.25: OneDrive representado na barra de navegação do

Explorador de Arquivos
Isso pode ser confuso às vezes. É aqui que a opção Adicionar atalho
ao menu do OneDrive para as bibliotecas de documentos se torna
útil:

Figura 6.26: Adicionar atalho ao botão OneDrive

Clicando neste menudentro de uma biblioteca, ou em uma pasta

dentro de uma biblioteca, cria um atalho para a biblioteca ou pasta
dentro do seu OneDrive. Este atalho aparece no seu OneDrive online
assim:

Figura 6.27: Atalho aparecendo no OneDrive

Ele aparece localmente na pasta sincronizada do OneDrive no seu

computador da seguinte maneira:
Figura 6.28: Atalho aparecendo no Explorador de Arquivos

Esse recurso facilita o acesso aos seus arquivos on-line em um só

lugar, pois permite que você acesse todos eles diretamente do seu
OneDrive.

Você pode ler mais sobre esse recurso e como trabalhar com ele
aqui: https://packt.link/OneDrive-shortcut .

Observe que tentar sincronizar uma biblioteca e adicioná-la como um

atalho para o OneDrive pode causar problemas de sincronização.Você
pode ler mais sobre esses problemas de sincronização e como
resolvê-los em https://packt.link/OneDrive-sync-error-
1 e https://packt.link/OneDrive-sync-error-2 .

Arquivos sob demanda

Os arquivos sob demandaO recurso permite que você trabalhe com

oarquivos e pastas na nuvem, como qualquer outro arquivo ou pasta
no seu PC, sem precisar baixar todos esses arquivos e pastas
previamente. Ao fazer isso, ele mostra o status de sincronização dos
arquivos usando um destes ícones:

Figura 6.29: Explicação dos ícones de status de sincronização

Se não conseguir visualizar o recurso Arquivos sob Demanda, talvez
você não tenha o aplicativo OneDrive mais recente ou as atualizações
mais recentes do Windows 10. Consulte as instruções
em https://packt.link/OneDrive-OnDemand para verificar os
possíveis motivos e garantir que você tenha as atualizações mais
recentes.

Ao configurar a sincronização do OneDrive para uma biblioteca pela

primeira vez, o OneDrive replicará apenas as pastas dessa biblioteca
ou aquelas do seu OneDrive online. Ele não baixará os arquivos em si
e apenas criará espaços reservados para eles. Ao não baixar todos os
arquivos da sua biblioteca online, ele ajuda a economizar espaço no
seu computador, ao mesmo tempo que permite que você trabalhe
nesses arquivos localmente, como se fossem outros arquivos no seu
dispositivo. Esses arquivos e pastas sãoindicado por um ícone de
nuvem, conforme mostrado nacaptura de tela a seguir:

Figura 6.30: Ícones de status de sincronização no Explorador de

Arquivos

Para que não ocupem espaço no seu computador, esses arquivos só

são baixados quando você começa a trabalhar neles. Portanto, esses
arquivos só ficam disponíveis quando você está conectado à internet.
Se você estiver trabalhando offline (ou seja, sem conexão com a
internet), tentar abrir esses arquivos resultará no seguinte erro:
Figura 6.31: Mensagem de erro ao abrir arquivos offline

Clicar em Baixar mais tarde fará o download do arquivo para seu

computador quando você estiver on-line (e conectado à internet)
novamente.

Depois de abrir um arquivo somente online no seu dispositivo, o

aplicativo OneDrive o baixa automaticamente antesabrindo-o
localmente. Esses arquivos sãoindicado por um círculo com uma
marca de seleção:

Figura 6.32: Ícone para um arquivo OneDrive baixado

Você pode abrir esses arquivos a qualquer momento, mesmo que não
esteja conectado à internet. O OneDrive sincronizará suas alterações
com sua área online do OneDrive ou com a biblioteca correspondente
do SharePoint na próxima vez que você se conectar à internet. Depois
de concluir as alterações e não precisar acessar o arquivo localmente
— ou se desejar remover os arquivos completamente do
armazenamento local —, clique com o botão direito do mouse no
arquivo ou pasta do OneDrive em questão e clique em Liberar
espaço . Como mostra a captura de tela a seguir, isso removerá
esses arquivos locais e alterará seu status para somente online,
indicado pelo ícone da nuvem. Compare os ícones nesta captura de
tela com os ícones de status desses arquivos mostrados
anteriormente:

Figura 6.33: Ícone para um arquivo OneDrive somente online

Finalmente, você podecertifique-se de que um arquivo (ou todos os

arquivos em(uma pasta) está sempre disponível no seu computador,
mesmo quando você estiver offline. Para fazer isso, clique com o
botão direito do mouse no arquivo ou pasta e clique em Manter
sempre neste dispositivo . Isso mudará o ícone de status para um
círculo com uma marca de seleção, conforme mostrado na captura de
tela a seguir:
Figura 6.34: Ícone para um arquivo do OneDrive que sempre terá
uma cópia local

Como mencionado anteriormente, você sempre pode clicar

em Liberar espaço para remover as cópias locais desses arquivos ou
pastas.

Observe que os ícones de status e o menu de contexto do OneDrive

mostrados na captura de tela anterior só serãoaparecem nas pastas
do OneDriveno seu dispositivo local. Além disso, eles só serão
exibidos quando o cliente de sincronização do OneDrive estiver em
execução.

Problemas de sincronização

O aplicativo de sincronização do OneDrive éMuito robusto e evoluiu

muito desde sua introdução. Um dos principais problemas do cliente
de sincronização são os nomes de arquivos e caracteres inválidos.
Além disso, você pode encontrar problemas de bloqueio de arquivos e
conflitos de sincronização devido à natureza do que o cliente de
sincronização faz. Os seguintes artigos podem ser úteis se você
encontrar problemas como este ou se quiser ler mais sobre as
convenções e restrições de nomenclatura de arquivos:

 Nomes de arquivo e tipos de arquivo inválidos no OneDrive e no

SharePoint: https://packt.link/OneDrive-invalid-files

 Corrigir problemas de sincronização do

OneDrive: https://packt.link/OneDrive-sync-issues

Compartilhando um arquivo
Vimos como compartilhardocumentos na receita Compartilhando um
documento no Capítulo 2 , Introdução ao SharePoint Online . O
compartilhamento de arquivos ou pastas do OneDrive funciona da
mesma maneira. A única pequena exceção é que sua organização
pode configurar restrições de compartilhamento diferentes para os
arquivos armazenados no OneDrive em comparação com aqueles
armazenados no SharePoint Online. Por exemplo, sua organização
pode ter desativado o compartilhamento anônimo de links (onde não
é necessário entrar para visualizar um documento compartilhado)
para seus sites do SharePoint, mas pode tê-lo ativado para o
OneDrive.

Nesta receita, usaremos o cliente OneDrive para compartilhar um

documento de uma OneDrivepasta sincronizada localmente em nosso
computador.

Preparando-se

Para compartilhar arquivos diretamente do seu computador, sua

organização deve ter o OneDrive habilitado e você deve ter o cliente
de sincronização instalado em sua máquina. Fora isso, não há
requisitos especiais para compartilhar um arquivo pelo OneDrive.

Como fazer isso...

Para compartilhar um arquivo ou pasta do seu computador, siga os

seguintes passos:

1. Certifique-se de que o cliente de sincronização do OneDrive

esteja em execução e vá para sua OneDrivepasta local.

2. Clique com o botão direito do mouse no arquivo ou pasta que

você deseja compartilhar e clique
em OneDrive | Compartilhar , conforme mostrado na captura
de tela a seguir:
Figura 6.35: Opção para compartilhar um arquivo

3. Isso abrirá a caixa de diálogo de compartilhamento do OneDrive

com a opção de compartilhamento padrão selecionada.a
captura de tela a seguir mostra que a opção Pessoas que
você especificar podem editar foi exibida para mim, por
padrão:

Figura 6.36: Opções de compartilhamento

Observe que a opção de compartilhamento padrão apresentada é
controlada pela sua organização. Na receita " Compartilhando um
documento" no Capítulo 2 , Introdução ao SharePoint Online , vimos
as diversas outras opções de compartilhamento e como alternar para
uma delas.

4. Como vimos na receita " Compartilhando um

documento" no Capítulo 2 , Introdução ao SharePoint Online ,
podemos selecionar as pessoas com quem queremos
compartilhar o documento. Há também a opção de inserir uma
mensagem. Depois disso, clique em " Enviar" para
compartilhar o documento com elas. A pessoa receberá um e-
mail com um link para o documento.

Pronto! Você acabou de aprender a compartilhar diretamente um link

para um documento armazenado na sua área comercial do OneDrive
a partir da OneDrivepasta sincronizada no seu computador local.

Como funciona...

As opções de compartilhamento queAs informações que você verá ao

compartilhar a partir do cliente OneDrive serão as mesmas que você
verá no OneDrive online. A única vantagem de compartilhar os
arquivos diretamente do seu dispositivo é que você pode compartilhar
o link por meio dos diversos aplicativos instalados na sua máquina,
como mostrado na captura de tela abaixo. Obviamente, se você
estiver compartilhando um link dessa forma, precisará garantir que a
pessoa que o receberá seja o destinatário pretendido e tenha acesso
ao arquivo ou pasta que você está compartilhando com ela.

Você também pode compartilhar um documento que está na sua área

do OneDrive a partir do aplicativo de edição de documentos em que
está trabalhando:
Figura 6.37: Compartilhando um documento aberto

Tem mais...

Vimos como verificar as permissões de documentos no SharePoint

Online na seção "Exibir permissões existentes" da receita
" Compartilhando um documento" no Capítulo 2 , Introdução ao
SharePoint Online . Ao fazer isso, o painel de informações do
documento também mostrará todos os links que foram usados para
conceder acesso ao documento e a quem eles concederam acesso.
Você pode usar essas etapas para visualizar as permissões existentes
em um arquivo armazenado na sua conta do OneDrive.

Se você estiver trabalhandoEm um documento do OneDrive ou do

SharePoint Online da sua OneDrivepasta local sincronizada, você pode
visualizar os links para fornecer acesso diretamente na
tela Compartilhar , conforme discutimos na seção anterior. Isso é
descrito com mais detalhes na seção a seguir.

Links que concedem acesso

Para visualizar o existentelinks que concedem acesso a outras

pessoas do OneDrive online, clique nos três pontos à direita do
documento e clique em Gerenciar acesso , conforme mostrado
abaixo:
Figura 6.38: Gerenciando o acesso a arquivos do OneDrive

Para visualizar a mesma coisa na pasta OneDrive do seu computador,

abra a caixa de diálogo Compartilhar e, em seguida,basta visualizar
a lista na parte inferior da tela, conforme mostrado abaixo:

Figura 6.39: Seção Compartilhado com ao compartilhar um arquivo

Você pode passar o mouse sobre cada pessoa para ver seu nome.
Você também pode clicar em qualquer lugar nesta lista para ver uma
visualização detalhada do Gerenciamento de acesso , listando os
detalhes de acesso, juntamente com os detalhes de
compartilhamento de links que concedem acesso ao documento ou
pasta, conforme mostrado aqui:
Figura 6.40: Detalhes de acesso a um arquivo do OneDrive

Observe que esta tela não mostrará nenhum usuário que tenha
acesso ao documento por meio de permissões herdadas (se o
documento herdar permissões da biblioteca pai). Você precisará
visualizar as permissões desse documento navegando até a biblioteca
correspondente no SharePoint Online. Você poderá então visualizar as
permissões que os usuários podem ter em umdocumento acessando
a biblioteca pai. Consulte o tópico Herança de
permissões em Determinando e revogando permissões em
uma receita de site do Capítulo 3 , Sites modernos no SharePoint
Online .

Solicitando arquivos

Como o nomesugere que você pode usar este recurso para solicitar
arquivos de outros usuários. O recurso permite criar um link
compartilhável para uma pasta no OneDrive. Você pode então enviar
o link para outras pessoas para que elas possam enviar arquivos para
ele.
As pessoas que receberem o link só poderão enviar novos arquivos
para ele. Elas não poderão ver ou editar arquivos existentes, mesmo
que já os tenham enviado anteriormente. Ao enviar arquivos, serão
solicitados a inserir seu nome e sobrenome, e os nomes dos arquivos
serão automaticamente prefixados com o nome completo que
inserirem. Além disso, os arquivos aparecerão na sua pasta como
modificados/criados pelo Colaborador Convidado , conforme
mostrado abaixo:

Figura 6.41: Detalhes do arquivo ao usar o recurso Solicitar arquivos

Toda a experiência, tanto da perspectiva do proprietário do link

quanto daqueles que recebem o link, está documentada
aqui: https://packt.link/requesting-files .

Observe que sua organização deve ter habilitado os links " Qualquer
pessoa " (anônimo) com permissão
para Exibir , Editar e Carregar para que este recurso funcione.
Observe também que você precisará selecionar uma pasta (e não
apenas navegar até ela) no seu OneDrive, conforme mostrado abaixo,
para que a opção "Solicitar arquivos" apareça na barra de menus:

Figura 6.42: Opção para habilitar o recurso Solicitar arquivos

Este link fornece orientação concisa sobre o que procurar se você não
estiver vendo a opção Solicitar arquivos, mesmodepois de
selecionar a pasta apropriada no seu
OneDrive: https://packt.link/enable-request-files .

Veja também

 A receita de sincronização de arquivos e pastas neste capítulo

  A receita Compartilhando um documento no Capítulo
2 , Introdução ao SharePoint Online

 Determinando e revogando permissões em uma receita de site

no Capítulo 3 , Sites modernos no SharePoint Online

 A receita de alteração de permissões de lista no Capítulo

4 , Listas e bibliotecas no SharePoint Online

Saiba mais no Discord

Para participar da comunidade Discord deste livro – onde você pode

compartilhar feedback, fazer perguntas ao autor e saber sobre novos
lançamentos – siga o código QR abaixo:

https://packt.link/powerusers
7

Equipes da Microsoft

O Microsoft Teams é o seu centro de colaboração no Microsoft 365.

Além de oferecer um espaço de trabalho baseado em chat que
permite comunicação instantânea em threads, chats por vídeo e
reuniões com seus colegas, ele também oferece um espaço de
colaboração para trabalhar em conjunto e compartilhar informações.
A profunda integração do Teams com o SharePoint e os grupos do
Microsoft 365 pode mudar a maneira como os membros da sua
equipe se comunicam, colaboram e interagem uns com os outros. A
experiência de colaboração é ainda mais enriquecida pelos recursos
de integração que o Teams oferece com outros aplicativos, como
Trello ou GitHub.

Aqueles que conhecem o Skype for Business (o aplicativo de

comunicação instantânea da Microsoft) podem se perguntar qual é a
diferença entre o Skype for Business e o Teams. Um dos principais
aspectos do Teams é que, diferentemente do Skype for Business, as
conversas dentro do Teams são segmentadas em torno de um tópico
específico. Portanto, as conversas sempre têm um contexto. Além das
conversas, o Teams também reúne outros serviços de colaboração do
Microsoft 365, como grupos, Planner, OneDrive e SharePoint. O Teams
também oferece suporte a conectores para diversos aplicativos de
terceiros, como Trello, GitHub, Evernote, SurveyMonkey e assim por
diante.

Neste capítulo, você aprenderá sobre o seguinte:

 Instalando equipes

 Criando uma nova equipe

 Adicionando um membro

 Juntando-se a uma equipe

 Deixando um time

 Excluir uma equipe

 Criando canais e guias

 Iniciando conversas por meio de postagens

 Agendando uma reunião

 Compartilhando arquivos

 Pesquisando dentro do Teams

  Adicionando um conector

 Usando Aprovações em Equipes

 Criar uma aba de calendário do canal

 Criação de formulários de registro personalizados para reuniões

do Teams

 Usando salas de descanso em reuniões do Teams

Vamos primeiro aprender sobre a instalação do Teams.

Instalando equipes

As equipes podem ser acessadastanto do navegador da web (que não

requer instalação) quanto do aplicativo para desktop (que requer
instalação). Há algumas vantagens em instalar o cliente Windows,
pois alguns recursos não são suportados na web (embora o cliente da
web esteja se equiparando rapidamente ao seu equivalente em
aplicativo). Uma diferença fundamental entre as duas versões é que a
versão da web exige que você esteja conectado à sua conta do Office
para receber notificações. O cliente do Teams, por outro lado, é
executado em segundo plano, mesmo enquanto você trabalha em um
aplicativo diferente. Assim, o usuário recebe notificações sobre as
atividades da equipe e mensagens individuais. Uma vez instalado, as
novas atualizações são aplicadas automaticamente ao cliente do
Teams. Ele verifica se há atualizações sempre que o cliente é iniciado.

Nesta seção, aprenderemos como instalar o aplicativo Teams.

Preparando-se

Para acessar o aplicativo Teams, você precisa do plano de licença

apropriado do Microsoft 365, conforme descrito no Capítulo 1 , Visão
geral do Microsoft 365 .

A Microsoft também oferece uma oferta de teste gratuito do

Commercial Cloud para usuários do Microsoft 365 na sua organização
por 6 meses. Eles podem experimentar o produto por 1 ano sem
precisar de licença para o Teams.

Como fazer isso...

Para instalar o Teams, siga estas instruções:

1. Acesse www.office.com .

2. Entre com sua conta de trabalho, conforme descrito no Capítulo

1 , Visão geral do Microsoft 365.
 3. Clique em Equipes (mostrado na captura de tela a seguir):

Figura 7.1: Instalando equipes

4. Você será solicitado a baixar a versão para desktop por uma

tela pop-up, como nacaptura de tela a seguir:

Figura 7.2: Desktop vs web

5. Clique no botão Obter o aplicativo do Windows para obter a

versão cliente do Teams.
Isso fará o download do instalador do aplicativo cliente. Executar o
instalador guiará você pelo processo de instalação e instalará o
Teams. Você poderá então acessar o aplicativo Teams para desktop
usando as credenciais da sua organização.

Se estiver usando a versão gratuita do Teams, você pode fazer login

usando sua conta Live.

Se você optar por permanecer no aplicativo web, poderá baixá-lo

mais tarde clicando no ícone Obter aplicativo no painel inferior
esquerdo da interface do aplicativo web do Teams.

Como funciona...

Embora o Teams tenha uma versão web e uma versão para cliente, a
experiência do usuário nos aplicativos web e desktop é notavelmente
semelhante. A capacidade de participar de videochamadas e
compartilhar sua tela é compatível tanto no aplicativo desktop quanto
na versão web (apenas Edge e Chrome são compatíveis).(no
momento). No entanto, alguns recursos, como “Permitir Controle”
(para controlar remotamente a área de trabalho de outro usuário) e a
capacidade de hospedar “eventos ao vivo”, estão disponíveis apenas
na versão para desktop.

Figura 7.3: Baixe o aplicativo de desktop Teams

Vamos dar uma olhada no layout do aplicativo Teams.

Painel superior das equipes

O painel superior ema interface do Teams fornece as seguintes

opções:

Figura 7.4: Painel superior

1. O Teams apresentou sua nova experiência enquanto este livro

estava sendo escrito. Agora, há um botão de alternância
 disponível para alternar entre a experiência moderna e a
clássica, embora ele seja removido em breve.

2. Clicar na barra de pesquisa ao lado da lupa permite realizar

uma pesquisa e invocar comandos (explicados na receita
" Pesquisando no Teams" neste capítulo). Na atualização mais
recente, o Teams introduziu a capacidade de adicionar várias
organizações ao cliente do seu Teams, permitindo alternar entre
elas sem precisar sair.

3. Clicar na foto do perfil fornece configurações adicionais, como:

1. Definir disponibilidade (Disponível, Ocupado, etc.)

2. Alterar organização: O ícone da organização permite

que você altere a organização: você verá outras
organizações nesta seção se for convidado a colaborar
com equipes externas fora da sua organização

3. Definir uma mensagem de status (por exemplo, estou

trabalhando em casa hoje)

4. Acessando mensagens salvas (discutido na

receita Iniciar conversas por meio de postagens neste
capítulo)

5. Atualizar as configurações gerais , como: escolher uma

cor de skin do Teams; definir dispositivos de áudio padrão
para chamadas do Teams; gerenciar notificações
(discutidas na receita Criação de canais e guias neste
capítulo); definir atalhos de teclado para tarefas comuns
do Teams, etc.

6. Painel esquerdo das equipes

O painel à esquerda permite que você navegue por vários recursos do

Teams.
Figura 7.5: Painel esquerdo

Observe que alguns ícones de recursos podem estar ocultos sob o

ícone .... Vamos dar uma olhada em alguns desses recursos.com mais
detalhes.

Atividade

Clicar na aba Atividade leva você ao feed de atividades. Este feed

reúne notificações relacionadas a todas as suas atividades.Canais de
equipe, conversas em equipe e bate-papos ou chamadas individuais.
Uma notificação aparece no seu feed de atividades sempre que
alguém menciona você ou uma equipe da qual você faz parte, ou se
curtir sua publicação, mensagem ou ligação, ou se adicionar você a
uma equipe ou torná-lo proprietário de uma equipe.

Além disso, em Atividade | Feed | Minha atividade , você verá

todas as mensagens que postou em qualquer um dos canais da sua
equipe.

Figura 7.6: Alimentação por filtro

Clicar no ícone de filtro ao lado do título Feed exibe uma caixa de

texto que permite digitar texto livre,filtrando os resultados da
pesquisa:

Figura 7.7: Adicionar filtro

Você também pode clicar no ícone ... para gerenciar suas equipes.

Figura 7.8: Gerencie suas equipes

Bater papo

A aba Bate -papo permite que vocêInicie um bate-papo com uma

pessoa ou um grupo. Você pode ter conversas encadeadas com uma
ou mais pessoas. Você também pode compartilhar arquivos
carregando-os na janela de bate-papo ou simplesmente arrastando-os
para a janela de texto da conversa. Os arquivos são carregados
automaticamente para o OneDrive e os participantes recebem um link
para acessá-los:

Figura 7.9: Interface de bate-papo do Teams

Você pode iniciar um bate-papo clicando no ícone Compor ( 1 ). Uma

caixa de texto aparecerá ( 2 ) onde você pode especificar o(s)
nome(s) das pessoas com quem deseja conversar.

Equipes

A aba Equipes exibetodas as equipes das quais você faz parte.

Também permite que você entre ou crie uma equipe:
Figura 7.10: Equipes e canais

Cada equipe que você cria tem um canal Geral padrão para começar.
Os canais permitem que você crie áreas de foco, como um tópico,
departamento ou projeto específico. Falaremos mais sobre canais em
breve.

Se você for proprietário de uma equipe, poderá adicionar mais canais:

Figura 7.11: Imagem mostrando canais dentro de uma equipe

Cada canal tem sua própria área para postagens e um local de

armazenamento para arquivos específicos do canal no SharePoint:
Figura 7.12: Componentes de um canal do Teams

Nós aprenderemos sobrecanais na receita Criação de canais e

guias neste capítulo.

Calendário

A opção Calendário permiteVocê agenda reuniões de equipe ou

chamadas de áudio/vídeo com um indivíduo ou equipe. Saiba mais
sobre o Calendário na receita " Agendando uma reunião" .

Chamadas

A opção de compra permiteVocê faz chamadas de áudio/vídeo com

um indivíduo ou equipe. Clicar nesta aba leva você à seção que
permite visualizar sua lista de chamadas:

Figura 7.13: Chamadas em equipes

Se a sua organizaçãotem PSTN ( Rede Telefônica Pública

Comutada ) habilitada, você também verá um teclado de discagem
dentro do Teams:
Figura 7.14: Chamada de Equipe (PSTN)

Você pode digitar o nome da pessoa para quem deseja ligar e

pressionar o botão Chamar :

Figura 7.15: Chamando contatos do Teams

O Teams também oferece suporte a mensagens de voz. As pessoas
podem deixar uma mensagem de voz para você caso não possa
comparecer à chamada. A vantagem das mensagens de voz é que
elas até geram uma transcrição da mensagem. Assim, você pode
optar por ler a mensagem em vez de ouvi-la. Isso é especialmente útil
quando alguém deixa uma mensagem de voz durante uma reunião.
Em vez de comparecer...a chamada, você pode dar uma olhada na
transcrição do correio de voz.

Leia mais sobre chamadas na receita Agendamento de uma reunião .

Arquivos

Por fim, a opção ArquivosExibe todos os arquivos aos quais você tem
acesso ou arquivos que foram compartilhados com você no Office
365. A localização do arquivo é mencionada abaixo do nome do
arquivo. O arquivo pode estar armazenado no SharePoint (1) ou na
conta do OneDrive de alguém.

Figura 7.16: Acessando arquivos

Você pode acessar seus arquivos do OneDrive clicando no link do

OneDrive à esquerda (3). Você pode mover ou copiarseus arquivos do
OneDrive para o Teams usando o menu de contexto (os três pontos no
final de cada linha).

Tem mais...
O Microsoft Teams também oferece uma versão gratuita que pode ser
usada para bate-papos, compartilhamento de arquivos e
videochamadas. Os recursos oferecidos estão listados no site do
Office. Você pode acessá-los em: https://packt.link/teams-free .

O Microsoft Teams oferece suporte a atalhos de teclado e pode ser útil

para quem prefere o teclado. Você pode encontrar atalhos de teclado
do Teams para Windows e Mac listados no seguinte
link: https://packt.link/teams-shortcuts .

A seguir, aprenderemos sobre uma das receitas mais importantes do

Teams que explica como você pode criar uma equipe.

Veja também

 Adote o Microsoft Teams | Microsoft

Learn: https://packt.link/adopt-Microsoft-Teams-landing-
page

 Recursos de treinamento administrativo – Microsoft Teams |

Microsoft Learn: https://packt.link/IT-admin-readiness

Criando uma nova equipe

O Microsoft Teams permite que a equipeOs membros alcançam mais

juntos quando todos os seus chats, reuniões, arquivos e aplicativos
residem em um único espaço de trabalho. Criar uma equipe faz muita
coisa em segundo plano. Ela provisiona um site do SharePoint para
você, juntamente com um grupo do Microsoft 365 para a equipe. O
Teams permite que você se conecte a outros serviços dentro do
Microsoft 365, bem como a aplicativos de terceiros (por meio de
conectores). Aprenderemos mais sobre conectores na receita
intitulada " Adicionando um conector" .

Nesta receita, aprenderemos como criar um novo time.

Observação

No momento em que este livro foi escrito, o novo aplicativo Teams

não permitia que usuários finais criassem novas equipes. Somente
administradores podem provisionar equipes. As etapas a seguir
descrevem o processo na versão clássica do Teams.

Preparando-se

Você poderá criar uma nova equipe, desde que sua organização tenha
atribuído a você uma licença válida do Teams e tenha habilitado a
criação de equipes.

Como fazer isso...

Siga estas etapas para criar uma nova equipe:

1. Clique na opção Participar ou criar uma equipe :

Figura 7.17: Criando uma equipe

2. Clicar em Participar ou criar uma equipe leva você para a

tela onde você pode participar de uma das equipes existentes,
participar de uma equipe com um código, procurar uma equipe
existente para participar ou criar uma nova equipe.

3. Se você criar uma nova equipe , poderá optar por criar uma
nova equipe (o que cria um grupo do Microsoft 365 em segundo
plano) ou conectar a equipe a um grupo existente do Microsoft
365.Grupo do Microsoft 365. Aqueles que já usam o Grupo do
Microsoft 365 podem usar esta última opção para conectar seu
grupo existente ao Teams:

Criar um grupo do Microsoft 365 não cria uma equipe; no entanto,

criar uma equipe cria um grupo. O grupo do Microsoft 365 criado
como resultado de uma equipe não aparece no Outlook por padrão.
Os administradores precisarão executar um script se esse recurso for
necessário. Saiba mais sobre os Grupos do Microsoft 365 no Capítulo
16 , Grupos do Microsoft 365 .
Figura 7.18: Opções disponíveis durante a criação de equipes

4. Em seguida, será perguntado se você deseja criar uma equipe

privada, pública ou para toda a organização.

5. Dê um nome ao seu time.

Agora você temcriou seu próprio time.

Como funciona...

Acabamos de aprender a criar uma nova equipe do zero. A outra

opção permite converter um grupo existente do Microsoft 365 em
uma equipe. Acontece que o Grupos do Microsoft 365 foi lançado
antes do Microsoft Teams. Portanto, esta opção permite que você
atualize um grupo existente do Office 365 (criado antes do
lançamento do Teams) para o Teams. Discutiremos isso mais
detalhadamente na próxima seção.

Com base em sua privacidade, uma equipe pode ser dos seguintes
tipos:

 Uma equipe privada : Esta é umaárea restrita que é acessível

somente aos membros da equipe.

 Uma equipe pública : esta equipe está disponível para todos

na organização.

 Uma equipe para toda a organização : adiciona todos os

funcionários da organização a uma equipe. Somente
administradores globais podem criar equipes para toda a
 organização. Você será adicionado automaticamente a uma
equipe para toda a organização, a menos que seu administrador
tenha desativado explicitamente sua conta do Teams.

Tem mais...

A seguinte chaveconsiderações devem ser mantidas em mente ao

criar equipes.

Ao especificar o nome da equipe ao criá-la, o Microsoft 365 não valida

se já existe uma equipe com o mesmo nome. Em vez disso, ele
permite que você crie outra com o mesmo nome, conforme mostrado
na captura de tela a seguir:

Figura 7.19: Equipes com os mesmos nomes

A nova equipe com o mesmo nome aparece na interface do Teams.

Isso representa um desafio, pois um site do SharePoint é criado para

cada equipe e não é possível ter dois sites do SharePoint com a
mesma URL. Para atribuir um espaço de armazenamento separado, o
Microsoft 365 adiciona um número aleatório ao lado do nome da
equipe ao provisionar o site do SharePoint, o que pode causar muita
confusão. Como exemplo, ele criou o seguinte site para a segunda
equipe da captura de tela
acima: https://m365x263078.sharepoint.com/sites/Sales774/Shared
%20Documents.

Portanto, é recomendável que você verifique se há uma equipe

existente antes de criar uma usando a opção de pesquisa na página
de criação de equipe, conforme mostrado aqui:

Figura 7.20: Verificar a equipe existente

Os proprietários de equipe podem atribuir um endereço de e-mail a

cada canal da equipe. O endereço de e-mail não pode ser alterado
oumodificado, é atribuído aleatoriamente e aparece na lista de
endereços global da sua organização. Esse recurso tem alguns
benefícios, que veremos na receita sobre como criar canais .

Modelos do Microsoft Teams

Equipes da MicrosoftOs modelos oferecem uma maneira conveniente

de estabelecer equipes com configurações, canais e aplicativos pré-
configurados. Eles simplificam o processo de criação de espaços de
colaboração adaptados às diversas necessidades e projetos de
negócios. Por exemplo, você pode utilizar modelos para formar
equipes dedicadas à gestão de eventos, coordenação de projetos ou
resposta a crises.

O Microsoft Teams oferece uma variedade de opções de modelos,

incluindo aqueles desenvolvidos pela Microsoft para setores
específicos, como educação, saúde, varejo e governo. Além disso,
existem modelos genéricos adequados para uma ampla gama de
propósitos, como ideação, desenvolvimento de conteúdo ou
treinamento de funcionários. Caso seja necessário, as organizações
podem criar modelos personalizados de acordo com suas
necessidades e preferências específicas.
Para utilizar os modelos do Microsoft Teams, o usuário deve possuir as
permissões necessárias, normalmente concedidas poro administrador.

Veja também

 Use equipes de toda a organização no Microsoft Teams -

Microsoft Teams: https://packt.link/create-an-org-wide-
team

 Gerencie grandes equipes – Microsoft

Teams: https://packt.link/best-practices-large-groups

 Crie um modelo a partir de uma equipe existente no Microsoft

Teams - Microsoft Teams: https://packt.link/create-template-
from-existing-team

 A receita Adicionando um membro neste capítulo Capítulo

16 , Grupos do Microsoft 365

Agora que você criou uma equipe, vamos aprender a adicionar

membros a ela.

Adicionando um membro

Você pode adicionar novosmembros para uma equipe existente. Eles

podem pertencer à mesma organização ou ser adicionados como
convidados de outra organização. Uma equipe pode ter até 5.000
pessoas.

Os membros de uma equipe podem ter uma das seguintes funções:

 Proprietário : O proprietário da equipe gerencia as

configurações da equipe. O proprietário pode fazer o seguinte:

 Adicionar e remover membros

 Adicionar convidados

 Alterar configurações da equipe

 Restaurar arquivos excluídos ou versões mais antigas

Uma equipe pode ter vários proprietários.

 Membro : Os membros são adicionados a uma equipe pelo

proprietário. Os membros podem fazer o seguinte:

 Postar mensagens

 Visualizar, carregar e alterar arquivos

 Agendar reuniões de equipe

  Convidado : Convidados são pessoas de fora da sua
organização. Eles só podem ser convidados pelo proprietário da
equipe. Eles podem:

 Postar mensagens

 Compartilhe arquivos com a equipe

Siga as instruções fornecidas na próxima seção para adicionar um

membro a uma equipe.

Preparando-se

Os membros podem seradicionado a uma equipe pelo proprietário.

Somente um proprietário pode promover outro membro à função
de Proprietário .

Como fazer isso...

Para adicionar um novo membro:

1. Selecione Equipes no painel esquerdo.

2. Clique no link ... ao lado do nome da equipe.

3. Isso abre um menu de contexto com uma opção Adicionar

membro .

4. Digite o nome da pessoa que você gostaria de adicionar.

5. Altere a função do membro para Proprietário (se você tiver

privilégios de proprietário).

A seção de membros da equipe terá a seguinte aparência:

Figura 7.21: Membros da equipe

Como funciona...
O novo membro obtém acesso automático a todos os serviços
relacionados do Microsoft 365, como SharePoint, Planner e grupos do
Microsoft 365. O novo membro recebe um e-mail de apresentação
após ser adicionado.

Você e outros membros da sua equipe são notificados pela

aba Geral sobre novos membros adicionados à sua equipe:

O que um membro ou convidado pode ou não fazer é definido pelo

proprietário da equipe nas configurações de equipes e canais :

Figura 7.22: Gerenciando permissões de equipe

Você pode solicitarpara ingressar em uma equipe, mesmo que

você não tenha sido adicionado especificamente a ela por um
proprietário. Veremos como ingressar em uma equipe no próximo
tópico.

Veja também

 A receita para ingressar em uma equipe neste capítulo

 A receita para deixar uma equipe neste capítulo

 Bate-papo, equipes, canais e aplicativos no Microsoft Teams –

Microsoft Teams: https://packt.link/deploy-chat-Teams-
channels

 Gerenciar equipes com políticas – Microsoft Teams | Microsoft

Learn: https://packt.link/manage-Teams-with-policies

Juntando-se a uma equipe

Você pode se juntar a umequipe existente usando a

opção Participar (no caso de equipes públicas) ou pedindo ao
proprietário para adicioná-lo como membro (no caso de equipes
privadas). Esta receita mostrará como ingressar em uma nova equipe.

Observação
No momento em que este livro foi escrito, o novo aplicativo Teams
não permitia que usuários finais ingressassem em novas equipes.
Somente proprietários ou administradores de equipes podem
adicionar outros membros ou proprietários. As etapas a seguir
descrevem o processo na versão clássica do Teams.

Preparando-se

Você será adicionado a uma equipe de toda a organização assim que

for adicionado ao locatário do Microsoft 365 da sua organização. Para
equipes públicas e privadas, siga as seguintes etapas.

Como fazer isso...

Para entrar em uma equipe, faça o seguinte:

1. Selecione Equipes no painel esquerdo.

Figura 7.23: Ingressando em uma equipe existente

2. Para ingressar em uma equipe pública, clique na

opção Participar ou criar uma equipe .

3. Você deverá ver todas as equipes disponíveis publicamente.

4. Clique na opção Entrar para a equipe para entrar na equipe.

5. Para participar de equipes privadas, o proprietário da equipe

precisará adicioná-lo como membro ou enviar um código de
equipe. Um código de equipe pode ser gerado
acessando Equipe | Configurações | Código da equipe .
 6. Clique em … ao lado do nome da equipe e vá para Gerenciar
equipe | Configurações | Expandir código da
equipe | Gerar .

Usuários convidados não poderão ingressar em uma equipe privada

usando um código. Eles precisam ser adicionados explicitamente pelo
proprietário.

Como funciona...

Depois de entrar em uma equipe, você pode participar das conversas

da equipe. Você também pode visualizar as conversas queocorreram
no passado. Ao fazer parte de uma equipe, você pode acessar todos
os canais dentro dela. Depois de entrar, a equipe começa a aparecer
no painel de navegação à esquerda, juntamente com as outras
equipes das quais você faz parte.

Tem mais...

Equipes externas no Microsoft Teams são grupos que incluem

participantes de fora da sua organização, como parceiros,
fornecedores ou clientes.

As equipes externas no Microsoft Teams são valiosas por vários

motivos:

 Colaboração com parceiros : você pode trabalhar em estreita

colaboração com parceiros externos, fornecedores ou clientes
sem a necessidade de que eles façam parte da sua
organização.

 Comunicação segura : o uso de equipes externas fornece um

ambiente seguro para compartilhar informações, documentos e
mensagens com partes externas, garantindo a privacidade dos
dados.

 Eficiência : equipes externas otimizam a colaboração entre

organizações, aumentando a eficiência e reduzindo a
necessidade de e-mails ou outras ferramentas de comunicação.

 Colaboração de projetos : são ideais para colaborações

baseadas em projetos ou de curto prazo, permitindo fácil
integração e desligamento de participantes externos.

 Manter limites organizacionais : você pode manter o

controle sobre suas equipes e recursos internos e, ao mesmo
tempo, estender a colaboração para fora dos limites da sua
organização.
Para ingressar em uma equipe externa, você pode aceitar um convite
do proprietário da equipe por meio de um link de e-mail ou inserir um
código de equipe fornecido. Após ingressar, você terá acesso aos
canais e recursos da equipe, permitindo colaboração e comunicação
seguras compartes externas, respeitando os limites e permissões
organizacionais.

Veja também

 A receita para deixar uma equipe neste capítulo

 A receita Adicionando um membro neste capítulo

Agora que sabemos como entrar em uma equipe, vamos ver como
você pode sair de uma equipe da qual é membro.

Deixando um time

Se você acha que não precisa maisSe precisar contribuir para uma
equipe ou perceber que uma equipe não é mais relevante para você,
você pode sair dela. Para sair de uma equipe, siga os passos
fornecidos na próxima seção.

Observação

No momento em que este livro foi escrito, o novo aplicativo Teams

não permitia que usuários finais saíssem de uma equipe da qual
participassem. Somente proprietários ou administradores de equipes
podem remover outros membros ou proprietários. As etapas a seguir
descrevem o processo na versão clássica do Teams.

Preparando-se

Você não precisa de permissão especial para sair de uma equipe

privada ou pública.

Você não pode sair de uma equipe de uma organização inteira

sozinho. Será necessário solicitar a remoção ao administrador.

Como fazer isso...

Para sair de uma equipe:

1. Selecione Equipes no painel do lado esquerdo.

2. Clique em ... ao lado do nome do time que você quer sair.

3. Selecione a opção Sair da equipe no menu de contexto,

conforme mostrado aqui:
Figura 7.24: Deixando uma equipe

Como funciona...

Ao clicar em Sair da equipe , todas as permissões associadas a essa

equipe e seus canais serãorevogado. Você também perde o acesso ao
site do SharePoint subjacente e a todo o conteúdo dele.

Veja também

 A receita de exclusão de uma equipe neste capítulo

 A receita para ingressar em uma equipe neste capítulo

Se houver uma equipe que você provisionou, você pode excluí-la

seguindo a próxima receita.

Excluir uma equipe

No Teams é possívelpara que os proprietários excluam equipes

específicas, se julgarem necessário. É uma boa prática informar os
membros com antecedência para que qualquer conteúdo (arquivos e
conversas) possa ser movido/arquivado em outro lugar. Em até 30
dias, uma equipe excluída pode ser recuperada recuperando o grupo
do Microsoft 365 que foi excluído junto com ela. Observe que também
há uma opção disponível para arquivar uma equipe em vez de excluí-
la. O arquivamento adiciona um congelamento temporário ao
conteúdo da equipe. Ele pode ser desarquivado a qualquer momento.

Observação
No momento em que este livro foi escrito, o novo aplicativo Teams
não permitia que usuários finais excluíssem equipes. Somente
administradores podem excluir uma equipe do centro de
administração. As etapas a seguir descrevem o processo na versão
clássica do Teams.

Preparando-se

Você precisa ser o proprietário para excluir uma equipe. Você pode
excluir uma equipe pelo cliente Outlook, pelo Outlook Web Access ou
pelo aplicativo Outlook para dispositivos móveis.

Como fazer isso...

Para excluir uma equipe, faça o seguinte:

1. Clique em ... ao lado do nome da equipe que você deseja

excluir.

2. Selecione a opção Excluir a equipe no menu de contexto,

conforme mostrado:

Figura 7.25: Excluindo uma equipe

Como funciona...
Ao excluir uma equipe, você perde todos os seus componentes
associados, como a caixa de correio da equipe, calendário,
SharePointsite, caderno, tarefas do Planner e assim por diante.

O proprietário ou administrador da equipe pode restaurar uma equipe

excluída em até 30 dias.

Veja também

 A receita para deixar uma equipe neste capítulo

 A receita para ingressar em uma equipe neste capítulo

Na nossa próxima receita, aprenderemos sobre como criar canais e

guias em uma equipe da qual você é membro.

Criando canais e guias

Os canais sãoEspaços dedicados que reúnem conversas e arquivos

sobre um tópico. Cada equipe possui um canal padrão
chamado Geral , mas canais adicionais podem ser adicionados. Cada
equipe suporta até 200 canais. Todas as conversas da equipe
acontecem em um canal específico. A seção a seguir explica como
criar novos canais e abas.

Observação

No momento em que este livro foi escrito, o novo aplicativo Teams

não permitia que usuários finais criassem novos canais. Somente
administradores podem criar um canal dentro de uma equipe
existente. As etapas a seguir descrevem o processo na versão
clássica do Teams.

Preparando-se

O proprietário da equipe pode criar novos canais. Ele decide se os

membros podem criar canais e abas.

Como fazer isso...

Para adicionar um canal:

1. Selecione equipes deo painel esquerdo.

2. Clique em ... ao lado do nome da equipe à qual você deseja

adicionar um canal.

3. Selecione a opção Adicionar canal no menu de contexto,

conforme mostrado:
Figura 7.26: Adicionar canal

4. Forneça um nome para o canal e defina a opção Privacidade .

Adicionar um canal adiciona duas guias ao canal: uma para conversas

e a outra para arquivos compartilhados.

Além do padrãoAplicativos, um canal permite aprimorar a experiência

do Teams conectando outros aplicativos do Microsoft 365 ou de
terceiros. Você pode usar conectores para cenários que incluem o
seguinte:

 Gerenciando itens do backlog da equipe no Trello

 Publicar mensagens no canal da sua equipe usando o Power

Automate

 Aprimorando conversas em equipe usando cartões acionáveis

Para adicionar guias adicionais, faça o seguinte:

1. Clique no símbolo + ao lado da aba Arquivos .

2. Selecione um aplicativo da lista ou pesquise por ele, como

mostrado aqui:
Figura 7.27: Guias de canal

3. Forneça os detalhes necessários para o aplicativo específico e

clique em Salvar .

Como funciona...

Criando um canaloferece uma área de conversação dedicada e um

local para armazenar todos os seus arquivos. Os canais são públicos
ou privados. Todos os canais públicos de uma equipe compartilham
uma biblioteca de documentos do SharePoint em um site de equipe.

No entanto, a criação de um canal privado atribui a você um conjunto

de sites do SharePoint totalmente separado. Proprietários ou
membros do canal privado são os únicos que podem acessá-lo.

Canais privados aparecem com um ícone de cadeado ( ) na frente

do nome do canal.

As guias no canal permitem que você se conecte ao Microsoft 365 e a

outros aplicativos de terceiros para sua equipe. Existem dois tipos de
guias:

As guias estáticas proporcionam uma experiência personalizada para

todos (como uma guia para suas anotações pessoais no canal).

As guias configuráveis exigem que você forneça informações de

configuração adicionais ao adicionar o aplicativo, como as seguintes:

 Para adicionar um painel do Power BI, você precisa especificar o

nome do espaço de trabalho.

 Para adicionar um aplicativo Excel, você precisa fornecer o

nome da planilha.
As guias oferecem interatividadeconteúdo da web para o usuário sem
que ele precise sair da interface da equipe.

Mostrar ou ocultar equipes e canais

Mantenha sua lista de equipes eMantenha os canais organizados e

relevantes, ocultando equipes ou canais que você não deseja ver.
Basta clicar em … ao lado do nome da equipe/canal e
selecionar Mostrar ou Ocultar :

Figura 7.28: Ocultar canal

Ocultar uma equipe a removerá da sua lista de equipes, mas você

sempre poderá acessá-la ou exibi-la novamente expandindo a
seção "Equipes ocultas" na parte inferior da lista de equipes. Se
você sabe que é membro de uma equipe, mas não consegue vê-la,
role para baixo até esta seção, clique nas reticências ao lado da
equipe e, em seguida, clique em " Mostrar" para movê-la para a
seção "Suas equipes" .

Gerenciando notificações

Existem, em linhas gerais, trêstipos de notificações que você recebe

no Teams.

 Um banner : Este alerta aparece no seu dispositivo (no

desktop, no navegador da web ou no celular) mesmo quando
você está usando outro aplicativo:
Figura 7.29: Notificação de banner

 No feed : Um distintivoa notificação aparece no ícone:

Figura 7.30: Notificação de feed

 Um e-mail : Uma notificação chega na sua caixa de entrada:

Figura 7.31: Notificação por e-mail

Há muitosdiferentes maneiras de acessar e gerenciar essas

notificações no Teams.

Um bom lugar para começar é através das configurações de

notificação.

Figura 7.32: Configurações de notificação

É aqui que você pode ativar e desativar suas notificações (e os sons

associados) e selecionar como deseja que elas sejam exibidas. Há
muitas opções que você pode ativar e desativar, então você pode
configurá-las como preferir ou simplesmente manter o padrão:
Figura 7.33: Configurações de notificação

Se você receber muitas notificações, também pode reduzi-las

ocultando um canal. Os canais ocultos serãosó apareça na sua lista se
uma mensagem for marcada como importante ou quando
alguém @mencionar você ou o canal.

Veja também

 A receita de iniciar conversas por meio de postagens neste

capítulo

 A receita de compartilhamento de arquivos neste capítulo

 Administradores de TI – Canais privados no Microsoft Teams –

Microsoft Teams: https://packt.link/private-channels

 Canais compartilhados no Microsoft Teams – Microsoft

Teams: https://packt.link/shared-channels

Os canais são um meio de conversar com outros membros da equipe.

Aprenderemos sobre conversas na nossa próxima receita.

Iniciando conversas por meio de postagens

Postagens ou conversaspodem ser descritos como bate-papos em

grupo onde todos os membros da equipe participam. As conversas
ocorrem em um canal da equipe e podem ser visualizadas por todos
os membros da equipe. O Teams busca reduzir a dependência do
modo de comunicação mais formal e convencional: o e-mail. A seção
a seguir fornece etapas para iniciar uma conversa.

O Teams é ótimo para conversas com seus colegas de equipe:

 As conversas são persistentes: o histórico das conversas

permanece e você pode consultá-lo mais tarde.

 Você pode compartilhar arquivos com participantes offline.

 Você pode adicionar GIFs e memes.

 As conversas são pesquisáveis — pesquise por arquivos,

conteúdo ou pessoas.

Preparando-se

Mencionamos anteriormente que cada equipe pode ter um ou mais

canais. A aba "Postagem" no canal exibe as conversas da equipe e
outras atividades do canal. Todos os membros da equipe podem
visualizar as conversas do canal e participar delas.

Como fazer isso...

Para iniciar uma conversa:

1. Selecione Equipes no painel do lado esquerdo.

2. Clique em ... ao lado do nome da equipe na qual você deseja

postar.

3. Selecione um canal. Você verá toda a atividade do canal na

área de conversa.

4. Para uma nova postagem, clique no botão mostrado abaixo.

Figura 7.34: Botão Postar

 5. Digite sua mensagem na caixa de texto que aparece:

Figura 7.35: Iniciando uma nova conversa

As conversas oferecem suporte a @menções, emojis, anexos e

chamadas de vídeo.

6. Pressione Enter ou o símbolo .

7. Para editar uma mensagem, clique no símbolo ... e escolha a

opção Editar .

A opção permite salvar uma mensagem. Você pode pesquisar

mensagens salvas mais tarde.

Você pode votar positivamente em umconversa clicando no botão

curtir.

Como funciona...

As conversas mais recentes são exibidas na parte superior, enquanto

mensagens mais antigas podem ser acessadas rolando para baixo.

As opções disponíveis na caixa de texto são configuráveis e podem

ser ativadas ou desativadas pelo seu administrador. Isso pode ser
feito no centro de administração da equipe.

Usar @menções é uma forma de notificar um indivíduo ou equipe

sobre uma mensagem (mostrada na captura de tela a seguir). Ao ser
mencionado, o indivíduo ou a equipe receberá uma notificação em
seu cliente Microsoft Teams. Usar o botão Responder manterá as
mensagens no mesmo tópico de conversa:
Figura 7.36: Menções de equipe

Aparece um canalem negrito se houver conversas novas e não lidas

no canal:

Figura 7.37: Canal ativo

Tem mais...

A caixa de comentários no chat do Teams é mais do que apenas uma

caixa de texto. É a sua conexão com outros aplicativos do Microsoft
365, como o Power Automate, o Viva Learning e os componentes do
Loop. O parágrafo a seguir aborda esses recursos:

Figura 7.38: Recursos da caixa de mensagens

 1. Este ícone permite adicionar formatação de texto, como cor da
fonte, tamanho da fonte, listas ordenadas, etc. Com esta opção
selecionada, pressionar a tecla Enter adiciona uma nova linha.

2. Você pode marcar sua mensagem como importante clicando

neste ícone

3. Este ícone permite anexar arquivos à sua mensagem. Eles

podem ser enviados do seu dispositivo ou do OneDrive.

4. Clicar neste ícone permite adicionar componentes de Loop

(listas ordenadas, parágrafos, etc.) que podem ser criados em
conjunto pelos membros da equipe. Esses componentes
podempode ser acessado de outros aplicativos do Microsoft
365.

Figura 7.39: Adicionando componentes de Loop

5. Você também pode adicionar emojis à sua conversa.

6. Este ícone permite inserir GIFs de um conjunto de arquivos GIF

disponíveis.

7. Você pode inserir adesivos usando esta opção.

 8. Você pode inserir um vídeo de transmissão da Microsoft
clicando neste ícone.

9. Este ícone permite que você envie um elogio à sua equipe ou

colega.

10. Os fluxos de trabalho do Power Automate podem ser

acionados no Teams usando esta opção. Você pode criar fluxos
de aprovação personalizados ou usar fluxos de trabalho de
assinatura eletrônica integrados aos seus documentos do
Teams.

11. Você pode inserir um link para um curso do Viva Learning

clicando neste ícone.

12. A opção de atualização permite que você acompanhe o

progresso de um projeto em andamento ou futuro. Há vários
modelos disponíveis para você escolher:

Figura 7.40: Modelos de atualização

Além do maisPara conversas, o Teams também oferece suporte a

bate-papos individuais e em grupo. Esses bate-papos podem ser
iniciados a partir do ícone de bate-papo no painel superior
(veja ( 1 ) na captura de tela a seguir). Você pode digitar o nome
da(s) pessoa(s) com quem deseja conversar (veja ( 2 ) na captura de
tela a seguir). Suas conversas são vistas apenas pelos participantes
do bate-papo. Todos os arquivos compartilhados nesses bate-papos
serão salvos no OneDrive e compartilhados com os participantes:

Figura 7.41: Bate-papos individuais

Veja também

 O que éTelefone do Teams – Microsoft Teams | Microsoft

Learn: https://packt.link/what-is-Teams-phone

 A receita de compartilhamento de arquivos neste capítulo

 A receita Adicionando um conector neste capítulo

Agora vamos dar uma olhada em outro recurso importante do Teams:

reuniões.

Agendando uma reunião

O Microsoft Teams permite que vocêorganize reuniões de equipe ou

faça chamadas de áudio/vídeo únicas com seus colegas.

Há quatro tipos de reunião que você pode usar com o Teams com
base no contexto:

 Reuniões agendadas : quando você deseja agendar uma

reunião em uma data futura com um indivíduo ou colegas.

 Reunir-se em um canal : quando precisar realizar uma

reunião aberta com sua equipe, crie uma reunião em um canal.
  Reuniões instantâneas : quando você deseja converter sua
conversa em andamento em uma sessão de compartilhamento
de área de trabalho

 Eventos ao vivo do Teams : quando você deseja transmitir

vídeos e conteúdo de reuniões para um grande público on-line.

Para agendar uma reunião no Teams, siga as etapas na próxima

seção.

Preparando-se

Você não precisa de nenhuma permissão especial para agendar ou

participar de uma reunião de equipe.

Como fazer isso...

Você pode configurar os vários tipos de reunião das seguintes

maneiras:

Reuniões agendadas

1. Selecione Reuniões no painel do lado esquerdo.

2. Clique em + Nova reunião .

3. Fornecer odetalhes necessários (como título, participantes e

assim por diante), conforme mostrado na captura de tela a
seguir:

Figura 7.42: Detalhes da reunião

4. Clique em Agendar .
Agora você agendou uma reunião.

Encontre-se em um canal

1. Selecione Reuniões deo painel lateral esquerdo.

2. Clique em + Nova reunião .

3. Forneça os detalhes necessários conforme mostrado na

seção Reuniões agendadas acima.

4. Selecione um canal conforme mostrado na captura de tela a

seguir:

Figura 7.43: Reunião de Canal

5. Clique em Agendar .

Outra maneira de iniciar uma conversa é usar a opção Reunir

agora, que aprenderemos na próxima seção.

Conheça agora

A opção "Reunir agora" é usada para reuniões não planejadas que

você deseja iniciar imediatamente. Você pode iniciar uma reunião
"Reunir agora" seguindo os passos abaixo:

1. Vá paracanal da sua equipe ( 1 ).

2. Acesse o canal Posts da sua equipe ( 2 ).

3. Clique em Responder ( 3 ) e depois clique no ícone da câmera

de vídeo ( 4 ):
Figura 7.44: Responder com Reunião

4. Especifique o título doreunião, ative ou desative o

vídeo e clique em Reunir agora .

Eventos ao vivo

1. Selecione Reuniões deo painel lateral esquerdo.

2. Clique em + Nova reunião .

3. Clique em Evento ao vivo .

4. Adicione apresentadores e atribua a eles uma função de

produtor ou apresentador:

Figura 7.45: Adicionando apresentadores

5. Defina o escopo do evento ao vivo. Você pode realizá-lo em

toda a empresa ou em um grupo selecionado:
Figura 7.46: Permissões de eventos ao vivo

6. Clique em Agendar .

Como funciona...

Todos os tipos de reunião (excetoAs reuniões ao vivo proporcionam

uma experiência interativa aos participantes. A interface de reunião
da equipe exibe um painel de controle quando você move o mouse na
interface da reunião:
Figura 7.47: Opções do painel

Essas opções nos dão uma ideia de quais recursos estão disponíveis
em uma reunião do Teams.

Se você gravar uma reunião, a transcrição aparecerá

automaticamente no Microsoft Stream (consulte o capítulono
Microsoft Stream no Apêndice ) e pode ser compartilhado com outras
pessoas que perderam a reunião. Uma transcrição pesquisável da
gravação também é gerada:

Figura 7.48: Microsoft Stream

O Teams tem vários recursos para melhorar a experiência de

chamadas em reuniões.

Legendas ao vivo
O recurso de legendas ao vivoAdiciona legendas em tempo real a
uma conversa para qualquer pessoa que queira usá-las, o que ajuda a
tornar as reuniões mais inclusivas e eficazes. O recurso é útil para
pessoas com deficiência auditiva ou diferentes proficiências
linguísticas:

Figura 7.49: Legendas ao vivo

Uma vez ativada, a função transcreverá o que qualquer pessoa disser

e exibirá como uma legenda ao vivo no canto inferior esquerdo da
tela da reunião.

Fundos personalizados

Este recurso permite que você adicione umPlano de fundo

personalizado, mantendo o foco no seu rosto. É um recurso útil para
usar em locais públicos ou trabalhando em casa. Há muitas imagens
de plano de fundo personalizadas disponíveis por padrão.

O destaque na captura de tela a seguir permite desfocar o fundo:

Figura 7.50: Configurações de plano de fundo das equipes

Você pode ir ainda mais longe usando uma foto do seu escritório com
a marca da sua empresa ou simplesmenteuse uma imagem para
adicionar um pouco de humor:

Figura 7.51: Imagem de fundo personalizada

Avatares

Avatares no Microsoft TeamsOferece aos usuários a capacidade de se

conectar e exibir sua presença em reuniões do Teams sem a
necessidade de habilitar suas câmeras. Ele apresenta uma alternativa
viável à atual escolha binária entre ativar ou desativar o vídeo. O
Avatars for Teams oferece a valiosa oportunidade de fazer uma pausa
da câmera, mantendo a capacidade de colaborar com eficiência. Esse
recurso permite maior participação nas conversas, atendendo àqueles
que precisam de uma pausa da fadiga do vídeo, pessoas que
participam de diferentes fusos horários ou aqueles que simplesmente
preferem manter o vídeo desativado por conforto pessoal.

Figura 7.52: Avatares em equipes

Tem mais...

Aqueles de vocês que preferemusar o Outlook para agendar reuniões

pode usar o suplemento do Teams que é instalado quando você
instala o Teams:

Figura 7.53: Complemento de equipes

Esta opção permite que você aproveite a janela de agendamento
familiar do Outlook. Um link para a reunião do Teams é inserido
automaticamente no convite e o local da reunião é definido como
Reunião do Microsoft Teams:

Figura 7.54: Reunião de equipes

O Microsoft Teams também vem com um tipo especial de reunião

chamado evento ao vivo , que permite transmitir um vídeo
ouconteúdo para um grande público. Você pode agendar e executar
um evento ao vivo usando o cliente do Teams.

Ao agendar um evento ao vivo, você recebe a função de produtor.

Você pode adicionar apresentadores ou coprodutores adicionais. Além
do horário, local e pauta da reunião, você pode escolher outras
opções especiais, conforme mostrado abaixo:
Figura 7.55: Opções de eventos ao vivo

O recurso de perguntas e respostas é muito útil quando você está

conduzindo um webinar e não quer se distrair com os participantes
falando ao fundo. Todos os participantes ficam silenciados; eles
podem fazer perguntas, que aparecem no painel do produtor.

As perguntas feitas não ficam visíveis para os outros até que o

produtor decida publicá-las. O produtor pode publicar ou excluir uma
pergunta.

O produtor controla o conteúdo de streaming que aparece na tela dos

participantes ao vivo. Você pode compartilhar sua área de trabalho,
aplicativo ou um feed de vídeo com os participantes. Você pode até
mesmo fazer transmissões ao vivo.um vídeo ou clipe do YouTube
ativando a opção de compartilhar áudio do sistema:

Figura 7.56: Compartilhamento de eventos ao vivo

Você também pode executar um evento ao vivo pelo Microsoft Stream

(consulte a seção sobre o Microsoft Stream no Apêndice ). Você pode
ativar as legendas para o evento e compartilhar um vídeo com
legendas posteriormente. A transcrição também pode ser atualizada
manualmente.
Figura 7.57: Evento ao vivo do Stream

Você também pode usar o Teams para webinars para hospedar

eventos online com até 1.000 participantes. Os webinars do Teams
oferecem ferramentas para agendar webinars, gerenciar as inscrições
dos participantes, executar uma apresentação interativa e analisar os
dados dos participantes para um acompanhamento eficaz.

O Teams para Townhalls, um recurso adicional, permite que você

organize e realize eventos internos de grande escala para criar
conexões em toda a sua organização. Você pode usar o Teams para
Townhalls para organizar diversos tipos de eventos, como Townhalls
para toda a empresa, reuniões gerais, reuniões globais de equipe,
transmissões internas, bate-papos informais e muito mais. O Teams
para Townhalls oferece um formato de um para muitos com recursos
avançados de produção e uma abordagem estruturada
paraengajamento dos participantes. Você também pode personalizar
o formulário de inscrição, os convites por e-mail e a identidade visual
do evento para seus townhalls.

Veja também

 Webinars do Plan for Teams – Microsoft Teams | Microsoft

Learn: https://packt.link/plan-webinars

 Planeje reuniões públicas do Teams – Microsoft Teams |

Microsoft Learn: https://packt.link/plan-town-halls

 Temas de reunião para reuniões do Teams – Microsoft Teams |

Microsoft Learn: https://packt.link/meeting-themes

Compartilhando arquivos
As equipes oferecem uma solução extremamentePlataforma de
colaboração simples para compartilhar arquivos com colegas e
equipes. Arquivos em equipes públicas podem ser acessados por
todos. Equipes privadas fornecem acesso apenas aos membros da
equipe. O Teams permite compartilhar arquivos em cada canal.

A próxima seção explica as diferentes maneiras pelas quais os

arquivos podem ser carregados no Teams.

Preparando-se

Todos os membros de uma equipe podem enviar arquivos para

qualquer canal que desejarem.

Como fazer isso...

Há várias maneiras de adicionar arquivos ao canal da sua equipe, que

exploraremos em detalhes.

Compartilhando arquivos através do botão Upload

Para carregararquivos dentro das equipes:

1. Selecione Equipes no painel esquerdo.

2. Clique em um canal.

3. Vá para a aba Arquivos (como mostrado):

Figura 7.58: Compartilhando arquivos

4. Clique em Upload .

Selecione o arquivo que vocêdeseja enviar. O arquivo é armazenado

no canal da equipe e pode ser acessado por todos os membros.

Compartilhando arquivos por meio de conversas

Para compartilhar arquivoscom colegas em uma conversa:

1. Selecione Equipes no painel esquerdo.

2. Clique em um canal.

3. Arraste e solte um arquivo na área de conversa, conforme

mostrado na captura de tela a seguir:

Figura 7.59: Soltando um arquivo no chat

Observação

Os arquivos são compartilhados na parte de bate-papo da interface

em vez de em uma postagem do canal, eles serãoarmazenados e
compartilhados na conta OneDrive do usuário.

Compartilhando arquivos via SharePoint

Para compartilhar arquivos compares de uma biblioteca do

SharePoint, faça o seguinte:

1. Selecione Equipes no painel esquerdo.

2. Clique em um canal.

3. Clique em ... ao lado do nome do canal e clique em Abrir no

SharePoint .

4. Clique em Documentos no painel de navegação à esquerda.

5. Clique na pasta com o nome do canal.

6. Arraste e solte o arquivo na pasta:

Figura 7.60: Soltando um arquivo na pasta

7. No SharePoint, você pode adicionar bibliotecas adicionais para

gerenciar os arquivos da equipe. No entanto, apenas os
arquivos na biblioteca de documentos ficam visíveis no
Teams.

Observe que se você criar sua própria estrutura de pastas dentro de

uma biblioteca de documentos, ela não aparecerá como uma canal
dentro do Teams; ele flui apenas do Teams para o SharePoint.

Como funciona...

Os arquivos são armazenados ema biblioteca de documentos dentro

de uma pasta com o mesmo nome do canal.

Os arquivos compartilhados na área de conversa são

enviados automaticamente para a biblioteca de documentos .

Os arquivos enviados podem ser copiados, movidos ou até mesmo

compartilhados em vários canais (em vez de criar cópias dos mesmos
arquivos) usando a opção Obter link e colando o link em outra
equipe ou canal.

Há uma opção Arquivo no painel de navegação do lado esquerdo,

conforme mostrado na captura de tela a seguir:
Figura 7.61: Arquivos de equipe

Há também uma opção de arquivoem cada canal:

Figura 7.62: Arquivos de canal

A diferença é que a opção no painel de navegação à esquerda exibe

todos os arquivos aos quais você tem acesso ou aqueles que foram
compartilhados com você por um colega no SharePoint, OneDrive e
Teams, enquanto a opção na área do canal exibe apenas os arquivos
compartilhados dentro desse canal.

Veja também

 A receita de iniciar conversas por meio de postagens neste

capítulo
  A receita de criação de canais neste capítulo

 A receita de agendamento de reunião neste capítulo

Todo o conteúdo dentroO Teams pode ser pesquisado na barra de

pesquisa/comando; aprenderemos sobre isso na próxima receita.

Pesquisando dentro do Teams

Quando você é umComo membro de um grande número de equipes,

encontrar informações específicas que você precisa pode se tornar
um desafio. É aí que a funcionalidade de pesquisa do Teams entra em
ação. A função de pesquisa permite que você pesquise pessoas,
conversas/mensagens e documentos, bem como o conteúdo de
documentos. A caixa de pesquisa fornecida na interface do Teams
serve tanto como uma caixa de pesquisa quanto como uma caixa de
comando.

Para pesquisar mensagens, pessoas ou arquivos, siga as instruções

fornecidas na próxima seção.

Preparando-se

O recurso de busca do Teams está disponível para todos. No entanto,

você só pode buscar conteúdo ao qual tem acesso.

Como fazer isso...

Para pesquisar uma mensagem, pessoa ou arquivo:

1. Digite a palavra ou frase que você está procurando na caixa de

pesquisa. Neste exemplo, buscaremos a palavra everyone. Os
resultados da pesquisa são agrupados em três
tópicos: Mensagens , Pessoas e Arquivos .
Figura 7.63: Pesquisa de equipes

2. Clicar em um resultado de pesquisa revelará o conteúdo do

resultado.

3. Você pode usara opção de filtro para restringir os resultados da

sua pesquisa:

Figura 7.64: Filtro de equipes

4. A caixa de pesquisa (no Teams clássico) também funciona como

uma caixa de comando se você digitar / na caixa de pesquisa. A
interface do Microsoft Teams exibe uma lista de todos os
comandos disponíveis e o que cada comando faz:

Figura 7.65: Barra de comando de equipes

Como funciona...

Usando o Teams, vocêpode pesquisar mensagens, pessoas e

arquivos.
Procurando mensagens e conversas dentro de equipes

Você pode pesquisar poruma palavra-chave em todos os canais e

equipes aos quais você tem acesso. A palavra-chave inserida é
destacada nos resultados da pesquisa, juntamente com uma prévia
da mensagem. Clicar em uma prévia revela o tópico inteiro na área
principal. Você pode filtrar ainda mais os resultados da pesquisa
especificando uma data de início e término ou especificando uma
equipe ou canal específico.

Procurando pessoas no seu locatário do Microsoft 365

Você pode pesquisarpara seus colegasde dentro da interface do

Teams:

Figura 7.66: Procurando pessoas

Você pode iniciar um bate-papo com seu colega usando a caixa de

comando do Teams. Basta digitar /chatseguido do nome da pessoa:

Figura 7.67: Iniciar bate-papo com indivíduos ou grupo

Pesquisando arquivos no Teams e outros locais do Microsoft 365

A /filesbuscao recurso pesquisa arquivos no Microsoft 365,
incluindoOneDrive e SharePoint. Basta digitar /filespara revelar todos
os seus arquivos recentes. A lista é filtrada conforme você digita o
nome do arquivo:

Figura 7.68: Procurando por arquivos

Veja também

 A receita de iniciar conversas por meio de postagens neste

capítulo

 A receita de agendamento de reunião neste capítulo

 A receita de compartilhamento de arquivos neste capítulo

 Usar a Pesquisa de Conteúdo no Microsoft Teams | Microsoft

Learn: https://packt.link/ediscovery-content-search

 Pesquisar números de telefone de usuários – Microsoft Teams |

Microsoft Learn: https://packt.link/search-for-phone-
numbers

O poder do Teams é potencializado por sua capacidade de integração

com outros aplicativos. Isso é possível por meio do uso de conectores.
Aprenderemos sobre conectores na próxima receita.

Adicionando um conector
Um dos altamente eficazesUm dos recursos do Teams é a capacidade
de adicionar conectores a outros aplicativos dentro de um canal. Os
conectores permitem que o Teams se comunique com um aplicativo
externo. Assim, você pode fazer coisas como gerenciar seu projeto do
GitHub de dentro do Teams ou acompanhar o progresso da sua equipe
no Trello.

Trello é um aplicativo popular de gerenciamento de tarefas no estilo

Kanban baseado na web.

Isso é diferente de adicionar uma aba a um canal do Teams. Adicionar

uma aba apenas renderizaria o aplicativo na interface do Teams, mas
não se comunicaria especificamente com o Teams. No entanto,
adicionar um conector permite enviar ou enviar informações de um
aplicativo para outro.

A próxima seção fornece etapas para integrar outros aplicativos ao

Teams.

Observação

No momento em que este livro foi escrito, o novo aplicativo Teams

não permitia que usuários finais adicionassem conectores. Somente
administradores podem adicionar conectores dentro de uma equipe
existente. As etapas a seguir descrevem o processo na versão
clássica do Teams.

Preparando-se

Você precisa ser o proprietário de uma equipe para adicionar um

conector.

Como fazer isso...

Para adicionar um conector externo:

1. Selecione uma equipe usando a barra de navegação à

esquerda.

2. Selecione o canal ao qual deseja adicionar o conector.

3. Clique no símbolo ... , como mostrado, e

selecione Conectores :
Figura 7.69: Adicionando conectores

4. A próxima tela exibirá todos os aplicativos disponíveis que

podem ser conectadosEquipes. Você pode usar os filtros à
esquerda para refinar a lista:

Figura 7.70: Procurando por conectores disponíveis

5. Clique em Adicionar e siga as instruções específicas do

aplicativo.

Como funciona...

Dependendo do aplicativo adicionado, você poderá ver telas

subsequentes que o guiarão por um processo de configuração. Por
exemplo, se você adicionar um conector ao GitHub, ele solicitará que
você faça login com seuCredenciais do GitHub e então ele extrairá
suas informações do GitHub por meio de:
Figura 7.71: Conector GitHub

Agora, não precisamos mais ter acesso ao GitHub para acompanhar o

progresso. Podemos acompanhar o progresso diretamente na área de
conversa de um canal do Teams:

Figura 7.72: Usando o conector Azure DevOps no Teams

Tem mais...
Você pode usar conectorespara criar cartões acionáveis no Teams, o
que permite executar ações no aplicativo externo sem precisar sair da
interface do Teams. Você pode ler sobre cartões acionáveis
aqui: https://packt.link/adaptive-cards .

Veja também

 A receita de criação de canais e guias neste capítulo

Agora vamos aprender como você pode usar o Microsoft Teams para
ajudar a facilitar os processos de aprovação de negócios na sua
organização.

Usando aprovações no Teams

Esta receita detalha oetapas envolvidas na configuração de uma

aprovação no Teams e no trabalho realizado ao longo do processo de
aprovação até chegar a um resultado final.

Preparando-se

Qualquer pessoa com permissões concedidas por política para usar o

aplicativo Aprovações no Teams (permitido por padrão) pode criar
aprovações. Um administrador do Teams teria que bloquear
explicitamente o aplicativo Aprovações por meio de uma política de
permissão atribuída a um usuário para que ele não ficasse disponível
para ele.

Como fazer…

1. Em uma nova conversa ou resposta de canal, selecione o

ícone Aprovações abaixo da caixa de texto:

Figura 7.73: Ícone de aprovações abaixo de uma conversa de canal

ou caixa de resposta

2. No resultadocaixa de diálogo, deixe o Tipo de

solicitação como Básico , adicione um nome de solicitação,
aprovador(es) e quaisquer detalhes relevantes que seus
aprovadores precisem saber. Você também pode escolher se as
respostas de um único aprovador ou de todos os aprovadores
são necessárias para se qualificar como aprovação:
Figura 7.74: Uma nova solicitação de aprovação em andamento

3. Opcionalmente, rolena caixa de diálogo para anexar um

documento e personalizar as respostas:
Figura 7.75: Uma solicitação de aprovação sendo configurada com
opções de resposta personalizadas

4. Quando você estásatisfeito com a aprovação, clique

em Enviar para notificar o(s) aprovador(es) e solicitar sua(s)
resposta(s).

5. Se os membros da sua equipe nunca usaram o Approvals antes,

você receberá um aviso na primeira vez para aceitar a política
de privacidade e os termos e condições de uso do Power
Automate (que oferece suporte ao aplicativo Approvals). Clique
em Continuar se concordar.

6. O aplicativo Aprovações publicará na conversa do canal os

detalhes da aprovação solicitada. Todos os membros da equipe
poderão ver esses detalhes e monitorar seu status atual:
Figura 7.76: Uma publicação do Teams pelo aplicativo Aprovações
com os detalhes da solicitação

Como funciona…

Postando um novoA aprovação em um chat ou conversa de canal do

Teams cria um processo de aprovação no aplicativo Aprovações. O
Aprovações é alimentado pelo Power Automate, portanto, o processo
é, na verdade, um fluxo de aprovação em segundo plano. O fluxo
notificará os aprovadores na solicitação, compartilhará os detalhes
que você forneceu e permitirá que eles enviem uma resposta com
comentários que, por fim, serão atualizados no local original (seja a
solicitação em um chat ou conversa de canal).

Se você for um aprovador da solicitação, verá opções de resposta na

mesma postagem mostrada na etapa 6 (já que Megan Bowen é uma
aprovadora com a capacidade de aprovar/rejeitar):
Figura 7.77: Perspectiva de um aprovador sobre uma nova solicitação
com opções de resposta visíveis

Os aprovadores também recebemuma notificação de atividade do

Teams quando uma aprovação é solicitada:

Figura 7.78: Notificação de atividade para uma aprovação pendente

Os aprovadores também podem usar o aplicativo Aprovações no
Teams para revisar todas as aprovações solicitadas e trabalhar nelas
em um só lugar:

Figura 7.79: Painel de aprovações no Teams

Depois que uma solicitação é aprovada, o local original (uma

postagem de conversa do canal neste caso) é atualizado para que
toda a equipeOs membros podem ver o status. Solicitantes e
aprovadores também têm um histórico no aplicativo Aprovações, ao
qual podem consultar:

Figura 7.80: Uma aprovação concluída mostrando uma resposta

aprovada

Tem mais...
As aprovações também podem ser usadas em chats individuais e em
grupo. Independentemente de onde as aprovações são iniciadas
(chats ou conversas de canal), você pode encontrar um histórico de
todas as aprovações enviadas e recebidas e seu status atual
navegando até o aplicativo Aprovações na navegação à esquerda
do Teams (barra de aplicativos). Basta clicar nas reticências e clicar
no aplicativo, pesquisando-o se necessário.

O aplicativo Aprovações tem duas abas na parte superior para ajudar

você a navegar entre as solicitações que você recebeu como
aprovador e aquelas que você enviou como solicitante. Se você
olhasse a aba " Enviados" da aprovação que criamos nesta receita,
veria o seguinte:

Figura 7.81: Painel do aplicativo Aprovações mostrando as

aprovações enviadas

Você também pode fixar oAprovações na barra de aplicativos para

que ele permaneça lá enquanto você navega para outros aplicativos
no Teams. Basta clicar com o botão direito do mouse no
aplicativo Aprovações quando ele estiver visível na barra de
aplicativos e escolher Fixar .

No aplicativo Aprovações, os administradores e proprietários de

equipes do Teams também podem personalizar os modelos
disponíveis em toda a organização ou em suas equipes específicas,
respectivamente. Dessa forma, os usuários podem fazer mais do que
uma aprovação genérica. Para personalizar modelos, você pode
acessar o aplicativo Aprovações no Teams, selecionar ... ao lado
de Nova solicitação de aprovação e, em seguida, Gerenciar
modelos :
Figura 7.82: Localização do modelo ao lado do botão Nova solicitação
de aprovação

Em seguida selecione a equipepara o qual você deseja adicionar um

novo modelo, seguido por Novo modelo :

Figura 7.83: Botão Novo modelo no Gerenciamento de modelos

Escolha entre uma grande seleção de modelos para começar ou

escolha criar um novo modelo de aprovação do zero:
Figura 7.84: Modelos disponíveis no repositório de modelos

Dependendo doCom o modelo escolhido, você pode personalizar os

campos (como os campos de formulário) e organizá-los como desejar.
À medida que avança no assistente, você terá a oportunidade não
apenas de alterar os campos, mas também de especificar
aprovadores específicos para um processo, para que os usuários não
precisem simplesmente escolher os seus próprios. Isso padroniza os
processos e simplifica as coisas para os seus usuários. Na captura de
tela a seguir, você pode ver a tela na qual pode especificar
aprovadores para este novo modelo específico:
Figura 7.85: Configurações do fluxo de trabalho de aprovação para
um modelo

Você sempre pode editareste modelo novamente mais tarde no

mesmo lugar ( Aprovações > Gerenciar modelos | Selecionar
equipe) :

Figura 7.86: Modelos personalizados na tela Gerenciamento de

modelos

Por fim, os usuários agora poderão usar este novo modelo sempre
que adicionarem uma aprovação a uma conversa de canal naquela
equipe. Basta selecionar "Modelos" na caixa de
diálogo "Aprovações" e, em seguida, selecionar o modelo de sua
escolha:
Figura 7.87: Escolhendo um modelo de cartão de visita para uma
solicitação de aprovação real

Ao usar aprovaçõesNo Teams, sua equipe poderá reduzir sua

dependência de processos de formulários em papel e talvez até
mesmo de alguns processos de formulários digitais criados
manualmente e suas aprovações associadas.

Veja também

 O aplicativo Approvals agora está disponível no Microsoft

Teams: https://packt.link/Approvals-app

 Aprovações no Microsoft Teams – Power

Automate: https://packt.link/native-approvals

Agora que sabemos como implementar processos de aprovação no

Teams, vamos ver como nossa equipe pode criar, compartilhar e
executar eventos facilmente em cada canal.

Criar uma aba de calendário do canal

Cada canal do TeamsPor padrão, há abas

para Postagens , Arquivos e Wiki . Cada canal pode ter abas
adicionais, incluindo a aba de calendário do canal, que incorpora o
calendário do grupo do Outlook e exibe as reuniões e eventos do
canal. Esta receita compartilhará as etapas envolvidas na adição do
calendário compartilhado de uma equipe como uma aba de
calendário do canal em um canal específico.

Preparando-se

Você precisará ser proprietário de uma equipe ou membro dela com

permissões para adicionar guias aos canais da sua equipe para poder
concluir as etapas desta receita.
Como fazer isso...

1. Navegue até o canal específico da equipe ao qual você deseja

adicionar o calendário do canal. Nesta receita, usaremos o
canal Geral da equipe de Design .

2. Selecione o + paraà direita das guias do canal existente na

parte superior do canal para adicionar uma nova guia.

3. Pesquise ou encontre e selecione Calendário do canal :

Figura 7.88: Aplicativo de calendário do canal para novas guias em

um canal

4. Selecione Adicionar :
Figura 7.89: Informações do aplicativo de calendário do canal

5. Digite umnome para a nova aba ( Calendário do Canal é o

padrão) e clique em Adicionar quando estiver pronto:

Figura 7.90: Nomeando a guia para um calendário de canal

6. Seu canal agora exibe o calendário da sua equipe/grupo,

filtrado especificamente para eventos do canal anfitrião. Neste
 caso, vemos o grupo da equipe de Designcalendário filtrado
para os eventos do canal Geral :

Figura 7.91: Um calendário de canal incorporado como uma guia em

um canal

Como funciona

Cada equipe do Microsoft Teams conta com o suporte de um grupo do

Microsoft 365. Esse grupo do Microsoft 365 vem com uma caixa de
entrada e um calendário compartilhados do Outlook.

Cada canal em umCada equipe pode ter suas próprias reuniões. Ao

agendar uma reunião e convidar um canal, as gravações, chats, etc.,
são todos armazenados/acessíveis por meio desse canal. O calendário
do canal permite que você exiba esses eventos em uma visualização
de calendário para facilitar o acesso e a navegação. Agora você pode
navegar facilmente por eventos anteriores e futuros e todos os seus
recursos, como chats, gravações, relatórios de presença e muito
mais, sem precisar pesquisar longamente na aba "Posts" .

Tem mais...

Depois de adicionar a aba de calendário do canal do Teams a um

canal, você pode usá-la não apenas para visualizar eventos, mas
também para adicionar mais. Ao adicionar um evento ao calendário
de um canal, ele o insere automaticamente como um canal convidado
no novo evento para economizar seu tempo e manter o foco no
contexto atual.

Para adicionar um evento por meio do calendário do canal, clique

em Adicionar novo evento no canto superior direito:

Figura 7.92: Botão Adicionar novo evento em um calendário de canal

Observe que o novo evento já possui o canal específico inserido no

evento, então todos os membros da equipe certamentereceba um
convite:

Figura 7.93: Local de reunião do canal/especificação do canal

Veja também

 Veja todas as suas reuniões no Teams: https://packt.link/see-

meetings

A seguir, vamos aprendercomo podemos coletar informações pré-

evento exigindo registro para uma reunião ou webinar.

Criação de formulários de registro personalizados para reuniões do

Teams
Registro personalizadoformulários podem seradicionado a qualquer
reunião ou webinar do Teams para que seus participantes tenham um
processo mais formal de inscrição para participar do seu evento. Você
também poderá capturar detalhes adicionais dos participantes,
opiniões, etc., antes da reunião usando este método. Nesta receita,
veremos as etapas necessárias para adicionar e configurar um
formulário de inscrição personalizado para uma reunião do Teams.

Preparando-se

Você precisará ser o organizador/criador da reunião para criar o

formulário de inscrição personalizado. Suas configurações sobre quem
pode preencher o formulário de inscrição também podem ser
limitadas se o seu administrador tiver acesso externo restrito na sua
organização.

Como fazer…

1. Clique em Calendário no painel esquerdo:

Figura 7.94: Aplicativo de calendário no Teams

2. Localize e abra os detalhes da reunião ou webinar para o qual

deseja criar umpersonalizadoformulário de inscrição:
Figura 7.95: Uma caixa de diálogo de detalhes do evento expandida

3. Selecione Exigir registro e escolha o público-alvo deste

evento (quem pode se registrar para a reunião ou webinar).
Neste exemplo, escolheremos Para todos , para que pessoas
de fora da nossa empresa também possam se registrar para
participar:

Figura 7.96: Opções de requisitos de registro para um evento

4. Nodiálogoque aparece, selecione Exibir formulário de

registro :

5. A partir daqui, você pode carregar uma imagem de banner para

o formulário de inscrição, adicionar ou alterar detalhes do
evento (que os inscritos verão) e adicionar detalhes do
palestrante:
Figura 7.97: Um formulário de registro personalizado no modo de
edição

6. Na coluna Registrar para este evento do formulário, você

pode clicar em Adicionar campo para
adicionaradicionalCampos para pesquisar os participantes sobre
seus interesses, opiniões, cargo, conhecimento prévio, etc.,
antes do evento. Ao adicionar esses campos adicionais no
formulário de inscrição, você pode marcar uma caixa para cada
um deles para que também sejam obrigatórios:
Figura 7.98: Adicionando campos de registro

7. Quando você estásatisfeitocom o formulário de inscrição, clique

em Salvar no canto superior esquerdo:
Figura 7.99: Formulário de registro personalizado totalmente
configurado antes de salvar

8. Agora você veráumPré-visualização do seu formulário de

inscrição. Você pode optar por editá -lo novamente
ou visualizar no navegador . Mas se estiver satisfeito com a
aparência, você pode retornar aos detalhes do evento do
Teams:

Figura 7.100: Visualização final do formulário de registro

personalizado

9. Você pode compartilhar o formulário com possíveis

participantes selecionando Copiar link de registro nos
detalhes do evento, conforme mostrado na captura de tela a
seguir, ou emopágina de edição do formulário de inscrição,
como visto na captura de tela anterior. Em seguida, inclua esse
link em todos os chats do Teams, páginas de eventos do
SharePoint, listas de e-mail, postagens em redes sociais, etc.
para promover seu evento e fazer com que os participantes se
inscrevam:
Figura 7.101: Opção de copiar link de registro em um evento com um
formulário de registro personalizado

Como funciona…

O formulário de inscrição personalizado está disponível para reuniões

e webinars usando o Microsoft Teams. Ele permite que você crie um
formulário de inscrição online para os participantes (sejam eles
exclusivamente da sua empresa ou uma combinação de participantes
internos e externos). Os organizadores de reuniões e webinars podem
usá-lo para planejar melhor o evento, bem como para coletar
informações sobreopúblico, como setor, anos de profissão, níveis de
interesse em vários itens da agenda, etc.

Tem mais...

À medida que as pessoas se inscrevem para participar da sua reunião

ou webinar, os organizadores da reunião podem acessar o relatório de
inscrição gerado e atualizado automaticamente a qualquer momento.
Ele pode ser encontrado nos detalhes do evento e está identificado
como "Inscrição" , como mostrado na captura de tela a seguir. O
relatório de inscrição é uma planilha do Excel com uma inscrição por
linha e os campos do seu formulário de inscrição nas colunas:
Figura 7.102: Local de download do relatório de registro

Assim como ao vivoeventos, seuWebinars e reuniões com formulários

de inscrição personalizados devem ser tratados de forma diferente de
uma reunião normal. Certifique-se de não compartilhar os links de
inscrição com participantes de eventos com inscrição obrigatória. Os
participantes devem usar apenas a opção "Copiar link de
inscrição" que você compartilhou com eles:

Figura 7.103: Links para ingressar na reunião nos detalhes do evento

Você pode compartilhar o link de participação (ou convidar
participantes ou encaminhar o convite do Outlook) somente com
apresentadores e organizadores.

Se você precisar editaroformulário de inscrição posteriormente (após

a criação inicial), abra os detalhes do evento no calendário do seu
Teams ( etapa 2 ) e escolha Personalizar formulário de inscrição :

Figura 7.104: Personalizar link do formulário de inscrição em um

evento

Em seguida, você precisará escolher editar, pois o formulário será

exibido primeiro no modo de visualização:

Figura 7.105: Editar local do link para um formulário de registro

personalizado

Se você mudar de ideia sobre exigir registro, você pode alterar Exigir
registro de volta para Nenhum e, em seguida, convidar os
participantes ou encaminhar o link de Participação usual como faria
normalmente emumreunião normal do Teams:

Figura 7.106: Exigir opções de registro para um evento

Veja também
  Como agendar um webinar do Microsoft
Teams: https://packt.link/schedule-a-Teams-webinar

 Agende uma reunião do Teams com

inscrição: https://packt.link/schedule-a-Teams-meeting

Agora que sabemos mais sobre a configuração pré-reunião, vamos

explorar um recurso popular dentro da reunião que você pode usar
para ajudar a facilitar as reuniões do Teams: salas de descanso.

Usando salas de descanso em reuniões do Teams

Preparando-se

Para gerenciarsalas de descanso para uma reunião do Teams,

vocêdeve ser o organizador da reunião ou ter sido designado como
coorganizador pelo organizador original. Se você não for um
organizador ou coorganizador, não verá o ícone das salas de reunião
nem as configurações de gerenciamento e só poderá participar como
participante.

Além de ser um organizador ou coorganizador, você só poderá

gerenciar salas de reunião usando o aplicativo para desktop do Teams
(você não encontrará esse recurso nos aplicativos para web ou
dispositivos móveis do Teams).

Como fazer…

1. Participe da reunião do Teams na qual você gerenciará salas de

descanso como organizador ou coorganizador.

2. Clique no ícone Salas de descanso ao lado do

ícone Reação/Levantar a mão :

Figura 7.107: Localização dos botões das salas de descanso em uma

reunião

3. Altere o número de salas para o número desejado e, em

seguida, escolha se deseja que os participantes sejam
distribuídos uniformemente por esse número de salas ou se
você os atribuirá manualmente à medida que eles ingressam.
 Para esta receita, escolheremos 3 salas e a atribuição
automática:

Figura 7.108: Tela de configuração de salas de descanso para

atribuição de participantes

4. Clique em Criar salas .

5. Uma vezcriado, vocêVocê pode querer configurar um

temporizador para as salas. Clique em … na parte superior do
painel Salas de reunião e escolha Configurações das salas :
Figura 7.109: Configuração de salas para salas de descanso

6. Faça qualquer espaçomudanças de configuração,

comoEspecificando um limite de tempo (para encerrar as salas
após um período específico), se os participantes serão movidos
automaticamente ou terão que se mover sozinhos e se os
participantes poderão retornar à sala principal antes que as
salas de descanso sejam oficialmente encerradas. Quando
estiver satisfeito com suas seleções, clique em < à esquerda
de Configurações :
Figura 7.110: Configurações de sala para salas de descanso

7. Uma vez de voltaoNo painel principal das salas de reunião, você

poderá iniciar salas (encaminhar os participantes para as
salas de reunião designadas) ou adicionar uma sala, caso
determine que precisará de outra. Clique em "Iniciar
salas" para iniciar as salas de reunião:
Figura 7.111: Link de salas iniciais para salas de descanso

8. Como organizador, vocêpode desejar se juntaruma das salas já

abertas. Use o … ao lado de uma sala aberta para entrar nela:

Figura 7.112: Link para ingressar em uma sala de descanso durante

uma reunião
Sua sala de reunião será aberta em uma nova janela. Você verá um
cronômetro se definir um limite de tempo para as salas, bem como
um botão " Sair" , que permite que você (como organizador) retorne
apenas à reunião principal. Clique em "Sair" quando estiver pronto
para retornar à sala principal.

Você pode reatribuir um participante a uma sala diferente

manualmente selecionando a sala em que ele está,
selecionandodelesnome, escolhendo Atribuir e, em seguida,
escolhendo sua nova sala:

Figura 7.113: Local de atribuição/reatribuição da sala de descanso

durante uma reunião

9. Durante as sessões da sua sala de discussão, você pode querer

fazer um anúncio para todas as salas (como tempo restante,
compartilhamento de links ou avisos, etc.). Os anúncios
aparecem nos painéis de bate-papo de cada sala. Você pode
fazer um anúncio clicando em … e depois em Fazer um
anúncio :
Figura 7.114: Capacidade de anúncio para administração de salas de
descanso

10. Quando você terminarcomsalas de descanso, você pode

encerrá-las (ou encerrá-las mais cedo se o limite de tempo
estiver se esgotando) escolhendo Fechar salas :

Figura 7.115: Botão Fechar salas para salas de descanso durante uma
reunião

11. Todas as salas estão encerradas e os participantes

retornarão automaticamente à reunião principal. Quando a
 reunião principal também terminar, você poderá usar a seta
suspensa ao lado de " Deixar para Encerrar a Reunião para
Todos".

Como funciona…

As salas de descanso permitem que os organizadores de reuniões

planejem reuniões maiores, nas quais os itens da pauta podem se
beneficiar da divisão dos participantes em grupos menores para
discussões mais focadas, mas que, no final das contas, retornam à
reunião principal.

Alguns organizadores podem usar salas de descanso

profissionalmente, como quando os comitês precisam colaborar por
um período antes de retornar ao grupo maior. Outros podem optar por
usar salas de descanso para fins menos formais, como quizzes
virtuais ou outras atividades em que as perguntas são compartilhadas
na reunião principal. Depois, as equipes de quizzes se dividem em
suas salas de descanso para enviar as respostas antes de retornar à
reunião principal, quando as respostas serão compartilhadas e os
vencedores anunciados.

Não importa o propósito, essas salas de descanso permitem menos

complicações do que configurar salas de reunião separadas
erequerendoparticipantes gerenciem vários links. Nós, como
organizadores, podemos enviar um único link e gerenciar sua
"presença" nós mesmos.

Tecnicamente, quando um participante está em uma sala de

descanso, é como se ele tivesse entrado em outra reunião e colocado
a reunião principal em espera. Ao retornar, ele sai da segunda sala
(sala de descanso) e se reconecta à reunião principal.

Tem mais...

As salas de descanso também têm suas próprias configurações onde,

em vez de atribuição automática de participantes, você pode atribuir
participantes manualmente a salas específicas (como membros de
comitês ou equipes de perguntas e respostas).

O modo automático pode ser mais útil se você simplesmente precisar

de uma distribuição uniforme dos participantes entre o número de
salas especificado. Mas o modo manual pode ser útil quando você
sabe que pessoas específicas precisam colaborar, ou talvez tenha um
moderador designado para cada sala.
Para configurar a atribuição manual,
escolha "Manualmente" na etapa 3. Após criar as salas, você pode
clicar em "Atribuir participantes" :

Figura 7.116: Opção de atribuir participantes durante uma reunião

Então você selecionaráopara agrupar os participantes,

escolha Atribuir e, em seguida, a sala para a qual eles farão o
breakout:
Figura 7.117: Atribuição de sala para vários participantes
selecionados

Você também pode configurar um timer para salas de descanso, de

modo que, automaticamente, após 15 minutos, por exemplo, seus
participantes sejam trazidos de volta à sala principal. Nesses
cenários, eles verão um timer em suas salas de descanso individuais
e receberão um aviso de 5 minutos antes de retornarem à sala
principal.

Você também pode renomear as salas de reunião. Em vez de Sala 1,

Sala 2, etc., você pode nomeá-las com nomes de comitês, iniciativas
estratégicas, etc. Para fazer isso, selecione o ... ao lado deosala e
escolha Renomear sala :
Figura 7.118: Opção de renomear sala para uma sala de descanso

No momento, os participantes não podem escolher suas próprias

salas de descanso, e você não pode configurar salas de descanso e
atribuições manuais antes de entrar na reunião.

Veja também

 Usando salas de descanso no Teams: https://packt.link/using-

breakout-rooms

Saiba mais no Discord

Para participar da comunidade Discord deste livro – onde você pode

compartilhar feedback, fazer perguntas ao autor e saber sobre novos
lançamentos – siga o código QR abaixo:

https://packt.link/powerusers
8

Power Automate (Microsoft Flow)

O Power Automate (antigo Microsoft Flow) foi lançado como o

mecanismo de fluxo de trabalho leve da Microsoft para usuários
finais, desenvolvedores e profissionais de TI. Ele permite que você
crie fluxos de trabalho automatizados personalizados usando uma
ampla gama de serviços, sem precisar aprender nenhuma
programação. Há centenas de modelos disponíveis para criar fluxos
que se comunicam com Dropbox, Twitter, Viva Engage, Facebook,
Dynamics 365 e outros serviços. Isso torna a criação de fluxos mais
rápida e fácil.

Então, para que você usa o serviço Power Automate?

A pista está no nome, “Power” e “Automate”. “Power” se refere ao

fato de que ele foi criado para ser usado por usuários avançados
como parte da Power Platform, e “Automate” indica que o serviço nos
permite programar a automação de um processo comercial manual.

Neste capítulo, aprenderemos como usar o Power Automate

trabalhando nos seguintes tópicos:

 Apresentando fluxos

 Criando um fluxo usando um modelo

 Editando um fluxo

 Testando um fluxo

 Exportando um fluxo

 Importando um fluxo

 Adicionar proprietários a um fluxo

 Compartilhando seu fluxo

 Criando uma solução

 Criando um fluxo em uma biblioteca do SharePoint

 Criando um fluxo de processo de negócios

Primeiro, aprenderemos sobre os elementos simples envolvidos na

criação de um fluxo de trabalho no Power Automate e, em seguida,
examinaremos o construtor de processos , que ajuda a visualizar
as etapas que um fluxo de trabalho seguirá. Em seguida,
abordaremos a landing page, onde criaremos nosso primeiro fluxo.
Depois de abordar como distribuir, adicionar coproprietários e
compartilhar nosso fluxo, abordaremos alguns conceitos mais
avançados, como soluções e fluxos de processos de negócios. Por
enquanto, vamos analisar o básico.

Requisitos técnicos

Vamos dar uma olhada rápida nos planos pagos disponíveis para o
Power Automate, antes de explorar os conceitos iniciais de um fluxo e
a landing page onde o criaremos. O Power Automate está disponível
em dois planos (sem considerar os planos RPA):

Plano de Este plano permite que um usuário com direitos

Power execute um número ilimitado de fluxos (dentro dos
Automate limites de serviço) com todos os recursos do Power
por usuário Automate, incluindo conectores padrão e premium,
com base em suas necessidades exclusivas por um
custo fixo mensal para cada usuário.

Power Este plano permite que sua organização

Automate implemente fluxos para uma equipe específica, um
por plano departamento ou uma organização inteira sem
de fluxo precisar licenciar cada usuário separadamente.

Tabela 8.1: Power Automate por usuário e por planos de fluxo

Você pode verificar os preços desses planos

em https://packt.link/Power-Automate-pricing .

Apresentando fluxos

Nós mencionamosque os fluxos são a automação de um processo de

negócios manual . Mais especificamente, o Power Automate permite
que você crie um fluxo de trabalho que compreende uma sequência
de tarefas e condições . Essas tarefas podem ser
realizadasusando conectores .

Há mais de 500 conectores disponíveis no momento da redação deste

capítulo. Os novos conectores são listados aqui conforme são
adicionados: https://packt.link/connectors .

Para ajudar a controlar todos os conectores usados para tarefas e

condições, o Power Automate fornece uma interface de usuário
avançada que permite que vocêconstruir um mapa de processos .
O mapa de processos é uma ferramenta que mostra as entradas,
ações e saídas de um processo em uma representação
gráfica.formato, passo a passo:
Figura 8.1: Ações sequenciais no Power Automate

Podemos ver que, após o fluxo ser acionado, ele passa por uma série
de etapas dispostas uma após a outra. Com o mapa de processos,
podemos ver claramente quais condições levam a quais tarefas e
quais conectores estão sendo usados.

Agora veremos a landing page do fluxo, onde projetaremos nosso

primeiro fluxo.

Página de destino do fluxo

Esta seção explicacomo o designer de fluxo é estruturado. À sua

esquerda, você tem os seguintes links:

 Página inicial : A página inicial exibe os modelos de fluxo em

destaque disponíveis para você usar, agrupados por categoria.
Você pode até pesquisar fluxos por caso de uso:
Figura 8.2: Página inicial do Power Automate

 Itens de ação : Todas as suas tarefas de aprovação (em todos

os fluxos) aparecerão na seção Aprovações . Você pode
aprová-las ou rejeitá-las fornecendo comentários. Todas as suas
ações de aprovação anteriores podem ser visualizadas na
aba Histórico :

Figura 8.3: Ações de aprovações do Power Automate

 Meus fluxos : OOs fluxos que você cria aparecem no link Meus
fluxos . Se você compartilhar esses fluxos com um colega, eles
serão movidos para o link Fluxos da equipe . O banner nesta
página também permite criar um novo fluxo ou importar um
existente:
Figura 8.4: Meus fluxos

 Fluxos de processos de negócios : são fluxos criados com o

Dataverse. Você pode pensar no Dataverse como uma opção de
armazenamento para seus dados de negócios. O Dataverse
armazena dados em entidades, ao contrário de bancos de
dados, que armazenam dados em tabelas. O Dataverse
gerencia os dados, bem como o esquema da entidade, para que
você possa se concentrar apenas nos negócios.processo (que
você pode criar usando o Power Automate).

 Fluxos de IU : permitem gravar e reproduzir ações da interface

do usuário (cliques, entradas de teclado e assim por diante)
para aplicativos que não possuem APIs disponíveis. Os fluxos de
IU têm um recurso de gravação que permite executar ações
manuais e salvá-las como parte do fluxo.

 Modelos : como o nome sugere, esta página exibe uma lista de

modelos de fluxo para você escolher.

 Conectores : Os conectores do Power Automate fornecem

acesso à funcionalidade de outros serviços do Microsoft 365
(SharePoint, OneDrive) ou de terceiros (Dropbox, MailChimp e
assim por diante). Uma lista de conectores disponíveis pode ser
encontrada em https://packt.link/Power-Automate-
connectors .

 Dados : O link Dados fornece acesso às entidades do

Dataverse, conforme descrito anteriormente. Ele também
permite que você extraia dados do seu ambiente local por meio
de gateways .
  AI Builder : o AI Builder permite que você aproveite os
recursos de inteligência artificial da Microsoft, como
reconhecimento de texto, previsão de resultados e assim por
diante, para criar modelos de IA.

 Soluções : Hospedar fluxos em uma solução facilita a migração

deles e de todos os seus componentes de um ambiente para
outro. Você pode adicionar vários fluxos em uma única solução.

Agora que vimosa landing page onde podemos criar um fluxo,

começaremos nossa primeira receita, onde passaremos pelo processo
real de fazer uma.

Criando um fluxo usando um modelo

Se você tem uma ideiapara um fluxo, há uma boa chance de

queAlguém já pensou nisso antes de você. Portanto, antes de criar
um novo fluxo do zero, procure um modelo existente. Isso
economizará muito tempo, pois o modelo virá com ações e um fluxo
de processo que poderá ser modificado ou expandido. Ele também
servirá como um guia de início rápido e uma ferramenta de
aprendizado. Assim como você pode usar fluxos criados por outros,
você pode enviar seus próprios fluxos para a loja de fluxos. Seu fluxo
aparecerá na página da galeria se passar com sucesso pelo processo
de aprovação.

Preparando-se

Você pode criar uma conta gratuita do Power Automate

em https://flow.microsoft.com . Ele oferece um plano gratuito e
também planos empresariais. O Power Automate está incluso na
maioria dos planos de licenciamento do Microsoft 365. Consulte o
guia de licenciamento da Microsoft para obter mais detalhes. Você
pode baixá-lo em https://packt.link/PP-licensing-guide . O plano
gratuito é ideal para protótipos. Você pode assinar um plano
empresarial quando estiver pronto para começar a usar o sistema.

O plano gratuito permite que você execute um número limitado de

fluxos até o vencimento. O plano gratuito permite criar fluxos
ilimitados, mas você só tem direito a 750 execuções por mês e as
verificações acontecem a cada 15 minutos.

Como fazer…

1. Faça login em https://office.com usando sua conta do

Microsoft 365.

2. Clique em Power Automate na lista de aplicativos.

 3. Na página inicial do Power Automate, role até o final para
acessar os modelos iniciais. Se não encontrar o que procura,
clique em " Ver mais modelos" e use a barra de pesquisa para
encontrar mais modelos:

Figura 8.5: Procurando o modelo certo para uso

4. Selecione ummodeloque mais se parece com o que você

procura. Escolheremos o primeiro da lista anterior.

5. A próxima tarefa é fornecer credenciais para todos esses

conectores, conforme mostrado na captura de tela a seguir:
Figura 8.6: Conexões do Power Automate

6. Você irá entãoserlevado para a tela de designer do Power

Automate, conforme mostrado na captura de tela a seguir:
Figura 8.7: Designer do Power Automate

7. Você pode personalizaroflua conforme suas necessidades neste

estágio e clique em Salvar no canto superior direito quando
terminar:

Figura 8.8: Salvando seu fluxo

8. Clique no campo no canto superior esquerdo para alterar o

nome do fluxo:
Figura 8.9: Dando um nome ao seu fluxo

Parabéns! Você acabou de criar seu primeiro fluxo.

Como funciona…

Para dominarPoderAutomatize, você precisa entender os seguintes

conceitos:

 Componentes de fluxo

 Histórico de fluxo

 Detalhes do fluxo

Componentes de fluxo

Todo fluxo é feitode um gatilho, uma série de ações e quaisquer

conexões necessárias. Vamos analisar cada um desses componentes.

Gatilho : Todo fluxo começa com um gatilho. Um gatilho é uma

condição que inicia o fluxo. No exemplo anterior, a criação de um
item de lista no SharePoint funcionou como um gatilho, o que significa
que o fluxo será executado sempre que um novo item for criado.

Você pode criar três tipos principais de gatilhos:

 Automatizado : um fluxo acionado automaticamente por um

evento, como a criação de um novo item no SharePoint ou o
recebimento de um e-mail na sua caixa de entrada.

 Instantâneo : Um fluxo acionado manualmente por um botão.

 Agendado : um fluxo que é executado uma vez ou como uma

ação recorrente em um horário específico.

Os gatilhos têm uma configuração chamada condições de gatilho ,

que permite especificar uma ou mais expressões que devem ser
verdadeiras para que o gatilho seja disparado — por exemplo, se você
tiver um gatilho em um evento de atualização de item, o fluxo será
executado sempre que o item for atualizado. Mas se você quiser
refinar a condição do gatilho para que o fluxo seja disparado apenas
quando uma coluna específica (por exemplo, a coluna Status ) na
lista tiver um valor específico (por exemplo, Para Processar ),
entãovocê pode conseguir isso adicionando uma condição de gatilho:

Figura 8.10: Adicionando uma condição de gatilho

Ação : Um gatilho é seguido por uma ou mais ações. Uma ação pode
ser uma consulta, criação, atualização, inserção ou exclusão. A seguir,
alguns exemplos de ações:

 Criando um novo item de lista

 Mover um arquivo do OneDrive

 Enviando uma notificação por e-mail

Para adicionar uma ação, clique no ícone + :

Figura 8.11: Adicionando uma nova etapa de fluxo

Isso revela tudoações que você pode adicionar ao seu fluxo de

trabalho do Power Automate.

Figura 8.12: Ações disponíveis do Power Automate

Para saber maissobre uma ação, clique no ícone de informações à

direita.
Conexões : As conexões permitem que você interaja com dados de
outros sistemas. Para estabelecer uma conexão, você precisa
especificar as credenciais para efetuar login no aplicativo ao qual está
se conectando.

Figura 8.13: Criar uma conexão de fluxo

Histórico de fluxo

Um histórico de corridas mostravocê cada instância de execução de

um determinado fluxo, ou em outras palavras, toda vez que a
condição de gatilho for atendida:

Figura 8.14: Visualizando o histórico de execução

Se você clicar em uma execução específica, o fluxo se expande e

exibe as ações que foram executadas, juntamente com o tempo que
levou para executar cada ação:
Figura 8.15: Execução bem-sucedida

O histórico de execução é mantido por 30 dias. Se você quiser usar

essas informações para auditoriaPara fins de segurança, salve as
informações no SharePoint ou em outro armazenamento de dados.

Propriedades de fluxo

Você pode atualizaras propriedades do fluxo no menu de contexto em

relação ao nome do fluxo. As propriedades do fluxo permitem
modificar as propriedades de um fluxo, como as seguintes:

 Editar : permite abrir o fluxo no modo designer

 Compartilhar : Adicionar outros proprietários ao fluxo

 Salvar como : permite que você crie uma cópia do fluxo

 Enviar uma cópia : permite que você compartilhe uma cópia

deste fluxo com outras pessoas para que elas possam criar sua
própria versão do fluxo

 Exportar : permite salvar o fluxo como um pacote. Ele pode

então ser importado para outro locatário.

 Histórico de execução : permite visualizar todas as instâncias

de execução do fluxo

 Análise : permite que você veja as métricas relacionadas ao

fluxo

 Desligar : Desativa o fluxo

 Excluir : Exclui seu fluxo

Tem mais…

O recém-anunciadoOs recursos de IA do Power Automate agora

permitem que você automatize uma tarefa específica usando
linguagem natural.

Figura 8.16: Opção para criar um fluxo usando linguagem natural

O criador de fluxos sugere as ações que você pode usar e a sequência
em que elas precisam ser executadas. Mesmo que não construa seu
fluxo do início ao fim, ele reduz drasticamente o tempo de
desenvolvimento. Além disso, suaviza a curva de aprendizado.

Ao criar um fluxo, você é adicionado automaticamente como

proprietário. O fluxo é executado no contexto da sua conta de usuário.
Essa não é uma prática ruim, mas exige que você leve em
consideração o seguinte:

 Se você usou ações de envio de e-mail em seu fluxo, os

destinatários receberão e-mails do usuário que publicou o fluxo

 Se o seu fluxo estiver atualizando itens da lista do SharePoint, o

campo Modificado por exibirá o nome do proprietário do fluxo

 Seus fluxos deixarão de ser executados se a conta do usuário

for excluída ou desativada

 O fluxo só poderá executar tarefas para as quais o usuário está

autorizado

Contas de usuário podem ser usadas em cenários simples, mas

devem ser evitadas em processos empresariais complexos. Nesses
casos, você deve usar uma conta de serviço . Uma conta de serviço
é apenas uma conta comum do Microsoft 365 que não está associada
a um membro da equipe. No entanto, você precisa ter em mente os
seguintes pontos ao usar uma conta de serviço:

1. Você precisa atribuir uma licença do Flow à conta de serviço.

2. A conta de serviço deve receber o acesso mais limitado

necessário para executar sua tarefa.

3. Contas de serviço não devem ser adicionadas a grupos

privilegiados ou outros grupos de segurança.

4. Defina a senha para nunca expirar . Se a senha expirar, seu

processo de negócios apresentará um erro.

5. Não defina a autenticação multifator em contas de serviço.

As contas de usuário devem ser usadas pelo usuário específico para o

qual a conta foi criada. Uma conta de serviço, por outro lado, não
pertence a um usuário específico, mas simdestinado a um serviço
específico, como um fluxo.

Veja também

 A receita de edição de fluxo neste capítulo

  A receita de teste de fluxo neste capítulo

 Navegar pelos modelos | Microsoft Power

Automate: https://packt.link/Power-Automate-templates

Depois de criar nosso primeiro fluxo, vamos ver como podemos editar
um que já existe.

Editando um fluxo

Você pode atualizar ofluxos que você criou. Esses fluxos aparecem na
aba Meus fluxos na tela inicial dos fluxos. Outros fluxos que foram
compartilhados com você podem ser vistos na área Fluxos da
equipe .

Preparando-se

Você precisa ser o proprietário do fluxo para editá-lo.

Como fazer isso...

1. Faça login em https://office.com usando sua conta do

Microsoft 365.

2. Clique em Fluxo . Isso o levará para a página inicial.

3. Escolha o fluxo que deseja modificar ou clique em Editar :

Figura 8.17: Editando seu fluxo

4. Edite o fluxo clicando no link Editar no canto superior direito.

5. Fazer alteraçõespara o fluxo e clique em Salvar .

Como funciona...

Uma versão mais recente do fluxo é criada sempre que você faz uma
alteração. Atualmente, não há como retornar a uma versão anterior.
Se desejar salvar várias versões do fluxo, você pode fazer isso
exportando o fluxo antes de fazer uma alteração e salvando o pacote
em um sistema de controle de versão, como VSTS ou GitHub.

Veja também

 A receita de criação de um fluxo usando um modelo neste

capítulo

 A receita de teste de fluxo neste capítulo

 A receita de criação de um fluxo em uma biblioteca do

SharePoint neste capítulo

 Introdução ao Power Automate – Treinamento | Microsoft

Learn: https://packt.link/get-started-with-flows

O fluxo que você acabou de construir está à altura? Ele atende a

todos os cenários possíveis? Para responder a estas
perguntas,perguntas, você precisa testar seu fluxo. Vamos ver como
isso é feito.

Testando um fluxo

Toda soluçãoO fluxo que criamos precisa ser validado em relação a

um conjunto de casos de teste para garantir que ele cumpra o que foi
criado para entregar. O Power Automate oferece uma plataforma
muito boa para testar a lógica de fluxo. O processo de teste executa a
lógica de negócios, portanto, você não deve testar fluxos em seu
sistema de produção (ao vivo). A interface de usuário do fluxo
(conforme demonstrado na seção Como fazer... ) pode ser usada para
observar entradas e saídas, bem como para investigar erros.

Atualmente, o recurso só permite testar as últimas cinco execuções

de fluxo.

Preparando-se

Somente o proprietário do fluxo pode testar os fluxos, o que significa

que você precisará ser adicionado como coproprietário se quiser
testar o fluxo.

Como fazer isso...

1. Acesse a página inicial do Power Automate.

2. Selecione o fluxo que você deseja testar e clique em Editar .

3. Clique em Testar no canto superior direito para testar o fluxo:

Figura 8.18: Testando um fluxo

4. Isso revelará um painel à direita com algumas opções:

Figura 8.19: Adicionando um gatilho de teste

5. Selecione a opção apropriada na lista. Esta lista pode ser

diferente dependendo do tipo de gatilho escolhido. Veja como
fornecer um gatilho:

1. Manualmente : use esta opção se desejar acionar o fluxo

manualmente ou mediante agendamento. Ela permite
iniciar o fluxo instantaneamente.

2. Automaticamente : Esta opção permite testar um fluxo

usando as mesmas entradas de gatilho do anterior. Você
só pode usar esta opção se o fluxo tiverjá foi executado
antes. Este é um recurso útil porque você não precisa
criar dados no seu sistema de origem para iniciar o fluxo.

Como funciona...

Para garantir que seus fluxos sejam executados conforme o esperado,

execute o gatilho e revise as entradas e saídas geradas por cada
etapa do fluxo.
Após a execução do fluxo, você pode investigá-lo observando a saída
do fluxo no centro da página.

As ações que dão certo têm uma marca de verificação verde,

enquanto as que falham têm uma cruz vermelha:

Figura 8.20: Execução de fluxo bem-sucedida

Clicando noação (ou gatilho) revela mais informações:

Figura 8.21: Investigando a saída do fluxo

Esta visão permite que vocêinvestigar os valores de entrada e saída.

Em caso de erro, as informações do erro são exibidas.

Veja também

 A receita de criação de um fluxo usando um modelo neste

capítulo

 A receita de edição de fluxo neste capítulo

 Estratégia de teste para um projeto do Power Automate – Power

Automate | Microsoft Learn: https://packt.link/testing-
strategy
Agora que testamos nosso fluxo, vamos nos concentrar em como
distribuí-lo. Isso envolverá exportar e importar um fluxo, bem como
adicionar proprietários com acesso de edição ecompartilhando-o com
outras pessoas. Na próxima receita, aprenderemos como migrar
fluxos entre ambientes.

Exportando um fluxo

Exportando eA importação de um fluxo permite a reutilização do

pacote e sua implantação de um ambiente para outro. Um fluxo pode
ser salvo como um modelo, juntamente com as dependências
utilizadas e todos os metadados associados, para que possa ser
reproduzido em outro locatário do Microsoft 365. Esse recurso é útil
na ausência de um mecanismo de controle de versão em um fluxo.

Os fluxos também podem ser movidos de um ambiente para outro

usando soluções, mas discutiremos as soluções na receita Criando
uma solução .

Se você quiser migrar um único fluxo, as

opções Importar / Exportar são recursos úteis para empregar.

Preparando-se

Você precisa ser um proprietário de fluxo para salvar um fluxo como

modelo.

Como fazer isso...

1. Faça login em https://office.com usando sua conta do

Microsoft 365.

2. Escolha o fluxo que você deseja exportar.

3. Vá para Exportar | Pacote (.zip) no link Mais no canto

superior direito, conforme mostrado na captura de tela a seguir:
Figura 8.22: Exportando um fluxo como pacote

4. Dê oempacote um nome e clique em Exportar | Pacote :

Figura 8.23: Metadados de fluxo exportados

O fluxo será baixado como um arquivo ZIP na pasta de downloads

padrão do seu navegador.

Como funciona...

O arquivo de fluxo exportado pode ser salvo em dois

formatos: .zipe .json. Uma versão compactada é talvez a maneira
mais amplamente utilizada e fácil de usar para exportar fluxos. Um
arquivo JSON é a versão codificada da lógica de fluxo e é útil ao
migrar a lógica de fluxo para uma plataforma separada, comocomo
aplicativos lógicos.

JSON, abreviação de JavaScript Object Notation, é um formato padrão

baseado em texto para representar dados estruturados (assim como
XML) que é universalmente aceito para representar dados.

Veja também

 Importando uma receita de fluxo neste capítulo

 A receita de criação de um fluxo em uma biblioteca do

SharePoint neste capítulo

 Aprenda a exportar fluxos com reconhecimento de soluções –

Power Automate | Microsoft Learn: https://packt.link/export-
flow-solution
Na próxima receita, veremos como você pode importar o fluxo que
acabamos de exportar.

Importando um fluxo

Um pacote de fluxoContém a lógica do fluxo, bem como informações

sobre os conectores. Portanto, pode ser importado para um novo
ambiente separado, preservando a lógica do fluxo; no entanto, as
informações de conexão precisam ser atualizadas de acordo com o
ambiente para o qual são importadas.

Preparando-se

Todos dentro de uma organização podem importar um fluxo e publicá-

lo.

Como fazer isso...

Para importar um fluxo, siga as seguintes etapas:

1. Acesse a página inicial do Power Automate.

2. Clique em Importar , especifique o local do modelo salvo e

clique em Importar .

3. Especifique se você deseja atualizar um fluxo existente

selecionando Atualizar ou criar um novo fluxo:

Figura 8.24: Importando um fluxo

4. Quando oo fluxo é importado para um novo ambiente, as

conexões devem ser reconfiguradas clicando no
link Selecionar durante a importação :
Figura 8.25: Conexões de fluxo exportadas

5. Isso abre um painel à direita que permite criar uma conexão ou

escolher uma conexão existente:

Figura 8.26: Reconfigurando as conexões

6. Vocêpode salvar o fluxo depois que as conexões forem

configuradas.

Como funciona...

Certifique-se de que não haja outro fluxo com o mesmo nome em seu
ambiente ao selecionar Atualizar na configuração de importação.
Esta operação substituirá o fluxo existente, que não poderá ser
recuperado após a conclusão.
Uma das limitações do processo de importação de fluxo é que você
não pode importar uma solução para um ambiente no qual ela já
exista. Você pode usar a opção "Salvar como " se desejar clonar um
fluxo.

Veja também

 A receita de criação de um fluxo usando um modelo neste

capítulo

 Exportando uma receita de fluxo neste capítulo

 A receita de criação de um fluxo em uma biblioteca do

SharePoint neste capítulo

 Importar uma solução – Power Automate | Microsoft

Learn: https://packt.link/import-flow-solution

Na próxima receita, aprenderemos como conceder a alguém acesso

de edição em um fluxo.

Adicionar proprietários a um fluxo

Os proprietários podem editar esalvar fluxos existentes. Por padrão, o

criador do fluxo é adicionado como proprietário.

Embora você possa criar fluxos pessoais para automatizar parte do

seu trabalho pessoal (como monitorar seus e-mails ou o OneDrive), é
sempre aconselhável ter mais de um proprietário se você estiver
projetando o fluxo para atingir um objetivo ou processo de negócios
comum. Um fluxo com mais de um proprietário échamado de fluxo
de equipe .

Além de editar o fluxo, o proprietário também pode fazer o seguinte:

 Ver o histórico de um determinado fluxo

 Editar as propriedades de um fluxo

 Modificar uma ação ou condição

 Gerenciar proprietários

 Excluir um fluxo

Preparando-se

Os proprietários precisam ter um plano do Power Automate para criar

um fluxo de equipe (você pode conferir as opções
em https://packt.link/pricing ). Somente o proprietário de um fluxo
pode adicionar outros proprietários.
Como fazer isso...

1. Acesse a página inicial do Power Automate.

2. Vá para a seção Proprietários no canto inferior direito da tela

e clique em Adicionar um proprietário .

3. Você deve conseguir adicionar qualquer indivíduo da

organização ou grupo de usuários.

4. Uma tela pop-up aparecerá, explicando as permissões que o

proprietário terá em relação às conexões dentro do fluxo. Clique
em OK .

O novo proprietário foi adicionado!

Como funciona...

Quando você adiciona uma nova pessoa como proprietário do fluxo,

ela receberá uma notificação e o fluxo começaráaparecendo na
página de destino em Fluxos de equipe :

Figura 8.27: Adicionando um coproprietário ao seu fluxo

Como coproprietário, você também pode adicionar listas do

SharePoint a um fluxo para que todos que tenham acesso de edição à
lista obtenham automaticamente acesso de edição ao fluxo:
Figura 8.28: Adicionando proprietários para fluxos manuais

Os proprietários poderão usar serviços em um fluxo, mas não poderão

modificar as credenciais de uma conexão criada por outro
proprietário.

O Power Automate permite que você compartilhe fluxos com seus

colegas adicionando-oscomo coproprietários ou (somente para fluxos
manuais) usuários somente de execução.

Veja também

 A receita de criação de um fluxo usando um modelo neste

capítulo

 A receita de edição de fluxo neste capítulo

 A receita de criação de um fluxo em uma biblioteca do

SharePoint neste capítulo

A seguir, aprenderemos como você pode compartilhar um fluxo que

você criou com seus colegas.

Compartilhando seu fluxo

Compartilhar um fluxo permiteSeus colegas gerenciam seu fluxo. Isso

garante que o fluxo possa ser gerenciado mesmo que o criador saia
da organização. Os fluxos que foram compartilhados com você
aparecerão na aba Compartilhado comigo .
Figura 8.29: Fluxos de equipe (fluxos compartilhados com outros)

Preparando-se

Para trabalhar com issoreceita, você deve ter uma licença válida do
Power Automate e precisa ser proprietário do fluxo que deseja
compartilhar.

Como fazer…

Para compartilhar um fluxo, siga estas etapas:

1. Selecione o fluxo que você deseja compartilhar.

2. Clique na opção Compartilhar na barra de comandos ou

escolha a opção Compartilhar no menu de contexto.

3. Será apresentada uma tela que permite especificar as pessoas

com quem você deseja compartilhar o fluxo.
Figura 8.30: Compartilhando um fluxo

4. Você receberá umaviso que descreve as permissões que os

destinatários receberão como parte do processo de
compartilhamento:

Figura 8.31: Revisão das conexões de fluxo

Como funciona…

Quando um fluxo écompartilhado, o novo proprietário recebe uma

notificação por e-mail. A notificação contém um link que leva o novo
proprietário ao fluxo.
Figura 8.32: Mensagem de confirmação

Os proprietários do fluxo também recebem notificações quando o

fluxo é modificado ou se ele falha em algum momento. Eles também
podem visualizar o histórico do fluxo e excluí-lo.

É recomendável que os proprietários adicionem tratamento de erros

em seu fluxo em vez de depender da notificação de erro de fluxo.

Consulte o artigo em https://packt.link/error-handling para saber

mais sobre tratamento de erros em fluxos.

Conexões

Algumas ações de fluxoexigem que você primeiro estabeleça uma

conexão (por exemplo, ações do SharePoint e ações do Office 365
Mail). A conexão determina quais credenciais serão usadas quando
transações forem realizadas com o sistema externo.
Os usuários do SharePoint devem ter permissões de edição para o site
ou ser membros dos grupos Membros ou Proprietários do site para
executar fluxos no SharePoint.

Você pode configurar várias conexões para uma ação (usando a

opção +Adicionar nova conexão ), mas apenas uma conexão pode
ser usada. As demais conexões aparecem na seção Outras
conexões .

Fluxos instantâneos/manuais

Os fluxos com umOs usuários que utilizam o gatilho manual e aqueles

que utilizam o gatilho "Ao selecionar item" têm uma opção de
compartilhamento adicional chamada " Usuários somente
execução" . Usuários com a permissão "Somente
execução" podem executar/acionar o fluxo, mas não podem
modificá-lo.

Você pode adicionar usuários somente execução usando a

opção Editar . Aqui, você pode:

 Adicionar um único usuário ou grupo

 Adicione uma lista do SharePoint (todos que têm acesso de

contribuição à lista do SharePoint terão acesso)

Você também pode especificar se o fluxo usará a conexão que você

configurou ou as credenciais do usuário somente execução :
Figura 8.33: Especifique quem tem direitos para executar o fluxo

Tem mais…

Você também pode compartilhar umfluxo com outro colega sem

compartilhar a cópia original do fluxo. Isso é feito usando a
opção "Enviar uma cópia" . O usuário recebe um modelo do seu
fluxo e precisa configurar as conexões por conta própria.

Figura 8.34: Enviando uma cópia do fluxo

O fluxo serádisponível na seção Modelos da sua landing page de

fluxo.

Figura 8.35: Modelos de fluxo

Veja também

 A receita de criação de um fluxo usando um modelo neste

capítulo

 A receita de edição de fluxo neste capítulo

 Compartilhe um fluxo de nuvem – Power Automate | Microsoft

Learn: https://packt.link/create-team-flows

Agora, nós iremosem alguns conceitos mais profundos de criação de

fluxo. Vamos começar falando sobre soluções .

Criando uma solução

Como você pode ternotei, quando você constrói fluxos sob Meus
fluxos , elesTodos aparecem um abaixo do outro, e não há como
agrupar fluxos relacionados. As soluções permitem agrupar
logicamente os fluxos relacionados em um único contêiner. Portanto,
se o seu aplicativo tiver vários fluxos, você pode agrupá-los em um
contêiner de solução, o que simplifica a navegação e o gerenciamento
desses fluxos.

As soluções fornecem o recurso Application Lifecycle

Management ( ALM ) para Power Apps e PowerAutomatize. As
soluções permitem que você agrupe fluxos (e aplicativos)
relacionados em uma única unidade implantável e os migre de um
ambiente para outro.

As soluções são criadas dentro de ambientes. Um ambiente é um

local para armazenar, gerenciar e compartilhar os dados de negócios,
os Power Apps e os fluxos da sua organização. Eles também
funcionam como espaços seguros para separar aplicativos que podem
ter funções, requisitos de segurança ou públicos-alvo diferentes.

A seguir estão alguns cenários em que você pode considerar

diferentes ambientes:

 Criando ambientes separados para versões de teste e produção

de seus aplicativos

 Isolar os aplicativos e fluxos para equipes ou departamentos

específicos em sua empresa

 Criando ambientes separados para diferentes filiais globais da

sua empresa

A criação e o gerenciamento de ambientes para o Power Platform

estão além do escopo deste livro, pois a criação de ambientes é uma
tarefa administrativa. Você pode ler mais sobre a criação de
ambientes para o Power Platform
em: https://packt.link/environments-overview .

Preparando-se

Para criarsoluções,Você precisa ter o Dataverse no seu ambiente do

Microsoft 365, um ambiente com a versão 9.1.0.267 ou posterior.
Você pode verificar a versão que está usando na
página Ambientes do centro de administração do Power Platform.

Como fazer isso...

Para criar uma solução, siga os seguintes passos:

1. Acesse a página inicial do Power Automate .

2. Escolha um ambiente no qual você deseja criar a solução.

3. A solução será criada no ambiente padrão, a menos que um

ambiente específico seja escolhido no seletor de ambientes.

Figura 8.36: Seletor de ambiente

4. Selecione Soluções deo painel esquerdo. Você verá todos

ossoluções disponíveis em seu ambiente:
Figura 8.37: Soluções de plataforma de energia

5. Clique em + Nova solução para criar uma solução.

6. Forneça um nome de exibição, nome (apenas letras, números e

sublinhados), editora e número da versão, conforme mostrado
na captura de tela a seguir:

Figura 8.38: Criando uma solução

7. Clique em Criar .

8. Agora clique nosolução que você acabou de criar. Você

serálevado para uma página que exibe os componentes da
solução.

9. Clique em Novo para adicionar um novo componente (para o

qual você pode escolher entre Fluxo , Aplicativo , Entidade e
assim por diante):
Figura 8.39: Adicionando componentes a uma solução

Sua solução está pronta para ser exportada, junto com seus
componentes.

Como funciona...

As soluções oferecem uma maneira conveniente e eficiente de

agrupar vários recursos (aplicativos, fluxos, entidades, relatórios e
assim por diante). Este método permite que fornecedores
independentes de software ( ISVs ) implantemsuas soluções no
Microsoft AppSource. Criando soluçõespermite que você implante
seus componentes em outroambiente sem ter que passar pelo
problema de exportar cada componente individual e depois importá-
lo.

Você pode exportar uma solução navegando até a página Soluções e

selecionando a opção Exportar no menu de contexto, conforme
mostrado na captura de tela a seguir. Seus componentes precisam
ser publicados antes que a solução possa ser exportada:
Figura 8.40: Exportando uma solução

Observe que somente soluções atualmente não gerenciadas podem

ser exportadas.

Clicar em Exportar iniciaUm assistente que o guia pelo processo de

exportação. Você precisa especificar o número da versão e o tipo de
exportação durante o processo:

Figura 8.41: Assistente de exportação

Selecione a opção Não Gerenciado se estiver exportando soluções

para um ambiente de desenvolvimento.ambientes de produção ou
UAT, exporte-oscomo soluções gerenciadas .

Não é possível editar componentes em uma solução gerenciada ou

importar uma solução gerenciada se uma solução não gerenciada já
existir no mesmo ambiente.

Depois de selecionar a opção gerenciada/não gerenciada correta com

base no ambiente para o qual a solução se destina e exportá-la, você
poderá movê-la para um ambiente diferente (ou até mesmo para um
locatário separado) importando-a. A opção Importar está disponível
na página Soluções :
Figura 8.42: Importando uma solução

A importaçãoO processo leva você por uma série de etapas, conforme

mostrado naseguintes capturas de tela (antes de executar a solução,
corrija as conexões de fluxo):

1. Carregar o pacote de solução

2. Verifique os detalhes do pacote de soluções

3. Confirmar implantação da solução

4. A barra de status de importação

Figura 8.43: Etapas do processo de importação

Veja também

 Importando uma receita de fluxo neste capítulo

 Exportando uma receita de fluxo neste capítulo

 Visão geral dos fluxos com reconhecimento de soluções – Power

Automate | Microsoft Learn: https://packt.link/overview-
solution-flows

Nossa próxima receitacontinuará com conceitos avançados de

construção de fluxo porobservando fluxos que interagem com listas
ou bibliotecas do SharePoint.

Criando um fluxo em uma biblioteca do SharePoint

Automação de energiaé integrado ao SharePoint. OA opção Power

Automate aparece em todas as listas e bibliotecas do SharePoint. Isso
permite configurar gatilhos específicos do SharePoint diretamente na
lista ou biblioteca do SharePoint. Você pode usar o Power Automate
para criar seus eventos personalizados, como a adição de um
documento, atualizações de metadados e assim por diante. No
SharePoint, você pode executar um fluxo com os seguintes escopos:

 Sob demanda para um arquivo selecionado

 Sob demanda para um item de lista selecionado

 Para uma pasta específica dentro de uma biblioteca

Preparando-se

Você precisa ter uma licença do SharePoint para acessar o SharePoint

Online. Você também precisa de direitos de edição na lista para
adicionar um fluxo a ela. Caso não tenha esses direitos, entre em
contato com seu administrador.

Como fazer isso...

1. Navegue até a lista (ou biblioteca) do SharePoint.

2. Selecione Criar um fluxo no menu superior em Power

Automate .

3. Um painel aparecerá à direita com todos os modelos do

SharePoint:
Figura 8.44: Escolha um modelo

4. Selecione um modelo e crie um fluxo como descrevemos

anteriormente.

Como funciona...

Selecionando ummodeloleva você para a página do designer de fluxo.

O modelo fornece um esboço básico que serve como um bom ponto
de partida. A lógica de criação do fluxo é a mesma descrita
anteriormente.

Veja também

 A receita de criação de um fluxo usando um modelo neste

capítulo

 A receita de edição de fluxo neste capítulo

Agora que aprendemos sobre os fluxos que funcionam com
bibliotecas do SharePoint, terminaremos nossa coberturadePower
Automate com um tipo de fluxo ligeiramente diferente.

Criando um fluxo de processo de negócios

Processo de negóciosOs fluxos no Power Automate são

significativamente diferentes de um fluxo normal. Os fluxos de
processos de negócios visam orientar os usuários por um processo
específico, etapa por etapa, para garantir que o processo – como lidar
com problemas de suporte, integrar funcionários ou processar
solicitações – seja conduzido de forma consistente e completa.

Preparando-se

Para criar fluxos de processos de negócios, você precisa de uma

licença por usuário para o Power Apps ou Power Automate, ou de um
plano de licença do Dynamics 365 que inclua direitos de uso para
fluxos de processos de negócios. Além disso, é essencial ter uma
tabela vinculada ao fluxo de processos de negócios. Se o fluxo de
processos de negócios não estiver associado a uma tabela existente,
será necessário criar uma nova tabela antes de iniciar o fluxo.

Como fazer…

Nesta receita, criaremos um fluxo de processo de negócios que

solicita a publicação de uma nova posição:

1. Acesse o Power Automate ( flow.microsoft.com ) e faça login,

caso ainda não tenha feito. Certifique-se de que o ambiente
mostrado no canto superior direito seja o ambiente no qual
você pretende criar este fluxo de processo de negócios.

2. Navegue até a solução na qual o fluxo de processo de negócios

é necessário. Clique em Novo -> Automação -> Processo e,
em seguida, em Fluxo de processo de negócios :
Figura 8.45: Opção de fluxo de processo de negócios ao criar fluxos
no Power Automate

3. Nomeie o fluxo New Position Request, deixe o nome

como newpositionrequest e escolha Nenhum para a tabela.
Isso cria automaticamente uma nova tabela emDataverse para
seu novo processo. Clique em Criar :

Figura 8.46: Identidade do fluxo do processo de negócios e detalhes

da tabela de suporte

4. Selecione o nome do seu novo processo ou o ícone de lápis ao

lado dele para abrir o editor.

5. Selecione o estágio padrão ( 1 ), renomeie-o ( 2 ) e

selecione Clique para adicionar campos e formulários :
Figura 8.47: Propriedades do estágio

6. Selecione Atualizar (rotativoseta e marca de seleção na parte

superior) para salvar sua alteração.

7. Em uma guia ou janela separada, acesse Power Apps

( make.powerapps.com ), selecione Dados | Tabelas e, em
seguida, o nome da sua nova tabela Nova solicitação de
posição :
Figura 8.48: Seleção de tabela

8. Clique em Adicionar coluna para criar uma nova coluna nesta

tabela para cada um dos seguintesItens. Para cada item,
nomeie a coluna e escolha o tipo de dado correspondente
(especificado entre parênteses ao lado do nome da coluna):

1. Position title( Texto )

2. Department( Texto )

3. Salary range( Texto )

4. Position description( Área de texto )

5. Open date( Somente data )

6. Close date( Somente data )

7. Status de aprovação ( escolha – adicione opções

para Aprovado e Rejeitado )
Figura 8.49: Painel de criação de colunas da tabela

9. Clique em Salvar tabela no canto inferior direito.

10. Retornar para oAba ou janela do fluxo do processo de

negócios e atualize a janela. Localize a etapa Coleta de
Informações e selecione Detalhes para expandi-la.

11. Selecione a Etapa de Dados nº 1 e renomeie-a

para Position title. Selecione Título da posição (o campo que
você criou anteriormente) para Campo de dados e marque a
caixa para tornar o campo Obrigatório :
Figura 8.50: Propriedades da etapa de dados

12. Clique em Aplicar .

13. Selecione Componentes na parte superior do painel

direito e arraste Etapa de dados abaixo do título
Posição ema etapa de coleta de informações :

Figura 8.51: Adição de nova etapa de dados

14. Nomeie a nova etapa de dados Department,

selecione "Departamento" para "Campo de Dados" e clique
 em "Aplicar" . Repita as etapas 11 e 12 para cada um dos
campos criados na etapa 8 , exceto para "Status de
Aprovação" . Ao terminar, sua etapa deverá ser semelhante à
seguinte:

Figura 8.52: Etapa concluída com 6 etapas de dados

15. Clique em Atualizar (ícone de seta giratória e marca de

seleção na parte superior) para salvar.

16. Selecionea aba Componentes no painel direito e arraste

um novo Estágio para a direita da Coleta de Informações em
cima do sinal de mais que aparece ao arrastar.

17. Selecione o novo estágio e renomeie-o no

painel Propriedades para Approval for posting. Clique
em Aplicar .

18. Selecione a Etapa de Dados nº 1 dentro do estágio,

renomeie-a Approval statuse defina o Campo de Dados como
 " Status de Aprovação" . Marque a caixa para exigir isso.
Clique em Aplicar .

19. Clique em Atualizar mais uma vez para salvar seu

trabalho.

Como funciona…

Acabamos de criar um fluxo de processo de negócios que nos ajudará

a coletar informações ao longo de um caminho visual, onde todos os
participantes podem acompanhar o progresso do processo geral à
medida que trabalham em suas respectivas partes. Poderíamos
aprimorar isso ainda mais adicionando condições, lógica e fluxos de
trabalho adicionais para automatizar o máximo possível. Também
poderíamos personalizar o formulário que aparece na página
conforme os usuários trabalham no processo.

Você deve estar se perguntando por que tivemos que adicionar

colunas de tabela fora do Power Automate. Atualmente, se você optar
por editar campos de dados no Power Automate, ele usa a interface
clássica. É por isso que acessamos uma guia ou janela separada e
editamos a tabela via Power Apps – para utilizar a interface moderna.

Quando os usuários preencherem seu formulário, ele salvará suas

entradas na tabela que foi criada automaticamente paraeste fluxo –
especificamente nas colunas que você adicionou a ele. Podemos
então expandir esta receita para adicionar notificações com base no
status de aprovação.

Aqui, vemos uma nova solicitação de vaga em fase final de conclusão.

Podemos ver que a pessoa que a preencheu está prestes a aprová-la
e clicar em Concluir :
Figura 8.53: Experiência do usuário trabalhando em um fluxo de
processo de negócios

Se verificarmos nossa tabela no Dataverse, podemos confirmar que o

item está lá e atualizado com o status de aprovação :

Figura 8.54: Visualização de tabela do Dataverse de um fluxo de

processo de negócios em andamento

Como nossos dados estão no Dataverse, também podemos usá-los

em todo o Microsoft 365 em outros aplicativos, fluxos, etc. Por
exemplo, talvez criemos um fluxo automatizado regular que monitore
as alterações de colunana coluna Status de aprovação e executa
ações com base em seu valor. Se você não quiser que as pessoas
precisem iniciar o processo no Power Automate, convém incorporar
este fluxo de processo de negócios como parte de um aplicativo
orientado a modelo do Power Apps.

Veja também

 Crie ou edite um fluxo de processo de

negócios: https://packt.link/create-business-process-flow

 Conceitos avançados para melhorar os fluxos de processos de

negócios no Power Automate: https://packt.link/advanced-
business-process-flows

Copiloto no Power Automate

O Copilot do Power Automate é um recurso inovador baseado em IA,

projetado para aprimorar sua experiência na criação e modificação de
fluxos de trabalho do Power Automate, permitindo uma abordagem
mais conversacional. Ele permite que você articule seus requisitos de
fluxo de trabalho usando linguagem natural, e o Copilot gerará as
etapas correspondentes para você.
Embora o Copilot ainda esteja em fase de desenvolvimento, ele já
possui uma série de recursos, incluindo:

1. Iniciando a criação de novos fluxos de trabalho do zero.

2. Facilitando a edição de fluxos de trabalho existentes.

3. Respondendo a perguntas sobre fluxos de trabalho.

4. Fornecer recomendações para otimizar fluxos de trabalho.

Para começar, você pode descrever o fluxo de trabalho desejado em

poucas palavras ou frases. Por exemplo, você pode dizer: "Preciso de
um fluxo de trabalho que me notifique por e-mail quando uma nova
tarefa chegar ao Planner". O Copilot então gerará o fluxo de trabalho
correspondente para essa tarefa, e você poderá fazer ajustes
adicionais conforme necessário.

Além disso, o Copilot pode ajudar você em tarefas mais complexas,

como depurar fluxos de trabalho e identificar as ações e conectores
apropriados a serem utilizados. Por exemplo, você pode perguntar:
"Como posso enviar um e-mail com anexo?" ou "Qual conector devo
usar para me conectar ao Salesforce?"

O Copilot demonstra ser uma ferramenta valiosa que agiliza o

processo de criação e edição de fluxos de trabalho do Power
Automate, economizando tempo e esforço. Embora ainda esteja em
desenvolvimento, ele tem o potencial de revolucionar a forma como
as pessoas automatizam suas tarefas.

Aqui estão alguns exemplos práticos de como o Copilot pode ser

utilizado no Power Automate:

 Crie um fluxo de trabalho que envie notificações por e-mail

quando novas tarefas forem adicionadas ao Planner.

 Crie um fluxo de trabalho que aprove automaticamente pedidos

de compra abaixo de um valor especificado.

 Desenvolva um fluxo de trabalho que publique mensagens em

um canal do Microsoft Teams quando novos arquivos forem
adicionados a uma biblioteca do SharePoint.

 Estabeleça um fluxo de trabalho que atualize os registros do

Salesforce após a criação de novos leads no Dynamics 365.

 Crie um fluxo de trabalho que envie e-mails de aniversário

personalizados para seus clientes.
Apesar de ser um trabalho em andamento, o Copilot tem o potencial
de tornar o Power Automate mais acessível a indivíduos de todos os
níveis de habilidade.

Preparando-se

No momento da redação deste livro, o recurso está disponível apenas

para usuários do ambiente do Office 365 na região dos Estados
Unidos. Alguns requisitos adicionais são:

 O idioma do navegador deve ser definido como Inglês (Estados

Unidos)

 Você deve ter um banco de dados Microsoft Dataverse em seu

ambiente.

 O AI Builder deve estar habilitado para que seu ambiente use os

modelos de IA ou controles que aproveitam os modelos de IA.

Isso pode ser feito seguindo estas etapas:

 Entre no centro de administração do Power Platform.

 No centro de administração, acesse Ambientes | [selecione um

ambiente] | Configurações | Produto | Recursos .

 Na página Configurações de recursos , em AI Builder , ative

ou desative os modelos de visualização do AI Builder.

Como fazer isso

1. Acesse a página inicial do Power Automate e digite Save

Outlook email attachments I receive to Onedrive if the subject
of the email is Invoicesna caixa de texto fornecida.

Figura 8.55: Copilot na página inicial do Power Automate

2. O Copilot sugerirá um ou mais modelos de fluxo que

correspondam às suas necessidades. Clique em Avançar .
Figura 8.56: Modelos de fluxo do Copilot

3. Forneça as credenciais necessárias para a conexão e clique

em Criar fluxo .

Figura 8.57: Criando um fluxo com o Copilot

4. O Copilot levará você ao designer do Copilot. Aqui você poderá

realizar as configurações restantes para concluir o fluxo.
Figura 8.58: Designer do copiloto

5. Você pode usar conteúdo dinâmico ou expressão para

fornecer entradas para a ação.

Figura 8.59: Adicionando expressões a um fluxo feito com Copilot

6. Forneça as seguintes entradas para a ação Criar arquivo .

Figura 8.60: Adicionando entradas a uma ação

7. Peça ao Copilot para adicionar uma ação de composição para

exibir o nome do anexo.

Figura 8.61: Adicionando uma ação com o Copilot

 8. O Copilot adicionará a ação com o conteúdo solicitado.

Figura 8.62: Fluxo com ação adicionada

9. Clique em Salvar para concluir o fluxo.

Como funciona

O designer do Power Automate é o designer original usado para criar

e editar fluxos há muitos anos. É uma ferramenta poderosa, mas pode
ser complexa de usar, especialmente para iniciantes.

O designer Copilot foi projetado para ser mais acessível e fácil de usar
do que o designer Power Automate. Ele ainda está em
desenvolvimento, mas tem o potencial de revolucionar a maneira
como as pessoas automatizam seu trabalho.

Aqui está uma tabela que resume as principais diferenças entre o

designer do Copilot e o designer do Power Automate:

Recurso Designer Designer do Power

copiloto Automate

Tipo Alimentado Tradicional

por IA
 Interface Conversacion WYSIWYG
al

Curva de Mais baixo Mais alto

aprendizado

Poder Mais baixo Mais alto

Flexibilidade Mais baixo Mais alto

Tabela 8.2: Comparação das experiências dos designers do Copilot e

do Power Automate

O designer Copilot pode ser usado para uma variedade de tarefas,

incluindo:

Criando novos fluxos do zero

O designer do Copilotpode ser usado para criar novos fluxos do zero,

simplesmente descrevendo o que você deseja que seu fluxo faça em
linguagem natural. Por exemplo, você poderia dizer: "Quero criar um
fluxo que me envie um e-mail quando eu receber uma nova tarefa no
Planner". O Copilot então gerará um fluxo que executa essa tarefa, e
você poderá editá-lo conforme necessário.

Editando fluxos existentes

O designer do Copilottambém pode ser usado para editar fluxos

existentes. Para isso, basta abrir o fluxo que deseja editar e clicar no
botão Copilot na barra de menu superior.

Figura 8.63: Editando fluxos com o Copilot

O Copilot gerará uma lista de sugestões para melhorar o design do
seu fluxo. Você também pode fazer perguntas ao Copilot sobre o seu
fluxo, como Explain what this flow does:How can I make this flow
more efficient?

Figura 8.64: Aprendendo sobre um fluxo perguntando ao Copilot

Fluxos de depuração

Se você estiver tendo problemasPara que seu fluxo funcione conforme

o esperado, você pode usar o designer do Copilot para ajudar na
depuração. Para isso, basta clicar no botão Testar na barra de menu
superior e selecionar o gatilho.

Figura 8.65: Teste de fluxo

O Copilot ajudará você a identificar a origem do problema e sugerir
soluções.

Figura 8.66: Depuração de fluxo com Copilot

Saiba mais sobre o Power Automate

Se você é novo no PowerAutomatize ou, se quiser saber mais sobre

um recurso específico, use o designer do Copilot para obter ajuda.
Para isso, basta clicar no botão Copilot na barra de menu superior e
selecionar a opção Saiba mais sobre o Power Automate . O
Copilot fornecerá links para documentação e tutoriais relevantes.

Figura 8.67: Aprendendo sobre o Power Automate com Copilot

Qual designer você deve usar?

Se você é novo emPower Automate, ou se você estiver procurando

uma maneira de criar e editar fluxos de forma mais rápida e fácil, o
designer Copilot é uma boa opção a ser considerada.

Se você precisa criar fluxos complexos ou precisa de todo o poder e

flexibilidade do designer do Power Automate, talvez seja melhor
continuar usando o designer tradicional.

Você também pode usar os dois designers juntos. Por exemplo, você
pode usar o designer do Copilot para iniciar um novo fluxo e, em
seguida, alternar para o designer tradicional para finalizá-lo, se
necessário.

No final das contas, o melhor designer para você dependerá de suas

necessidades e preferências individuais.

Benefícios

O designer do Copilotoferece uma série de benefícios, incluindo:

 Maior produtividade: o Copilot pode ajudar você a criar e editar

fluxos com mais rapidez e facilidade.

 Erros reduzidos: o Copilot pode ajudar você a evitar erros em

seus fluxos.

 Design de fluxo aprimorado: o Copilot pode fornecer sugestões

para melhorar o design dos seus fluxos.

 Maior flexibilidade: Copilotopode ajudar você a criar fluxos mais

flexíveis e adaptáveis.

Limitações

O designer do Copilotainda está em desenvolvimento e apresenta

algumas limitações. Por exemplo, pode não ser capaz de
compreender todos os prompts em linguagem natural e gerar fluxos
para todas as tarefas. No entanto, a Microsoft está trabalhando
ativamente para aprimorar o designer do Copilot, que deve se tornar
mais poderoso e versátil com o tempo.

No geral, o designer do Copilot é um novo recurso promissor no Power

Automate. Ele tem o potencial de tornar o Power Automate mais
acessível e fácil de usar para todos.

Veja também
  Comece a usar o Copilot em fluxos de nuvem – Power Automate
| Microsoft Learn: https://packt.link/get-started-with-
Copilot

 Power Automate – Copilot para Power Automate | Microsoft

Learn: https://packt.link/Copilot-Power-Automate

 Perguntas frequentes sobre o Copilot em fluxos de nuvem –

Power Automate | Microsoft Learn: https://packt.link/Copilot-
cloud-flows-FAQ

 Crie um fluxo de nuvem a partir de uma descrição (prévia) –

Power Automate | Microsoft Learn: https://packt.link/create-
cloud-flow-from-description

Saiba mais no Discord

Para participar da comunidade Discord deste livro – onde você pode

compartilhar feedback, fazer perguntas ao autor e saber sobre novos
lançamentos – siga o código QR abaixo:

https://packt.link/powerusers
9

Criando Power Apps

O Power Apps é essencialmente um criador de formulários que você

pode usar para criar formulários online avançados e poderosos para
sua empresa. Com a ajuda do Power Apps, você pode criar aplicativos
de negócios personalizados que se conectam aos seus dados
corporativos, estejam eles armazenados localmente ou na nuvem. Os
aplicativos criados com o Power Apps oferecem uma interface de
usuário avançada que pode ser executada perfeitamente no
navegador ou em dispositivos móveis (celulares ou tablets).

Esses aplicativos são criados usando o Power Apps Studio. Ao criar um

aplicativo, você pode escolher entre um layout para web ou para
dispositivos móveis. Com o Power Apps para dispositivos móveis,
você pode até aproveitar recursos de dispositivos móveis, como GPS
e câmera, nos aplicativos.

O Power Apps é uma plataforma de desenvolvimento de baixo código

projetada principalmente para usuários finais, mas os
desenvolvedores podem levá-la ao próximo nível; não apenas para
criar aplicativos para usuários finais, mas também para construir
"conceitos de design". Por enquanto, basta aprendermos a criar
aplicativos em nível iniciante.

A primeira coisa a fazer é decidir que tipo de aplicativo você deseja

criar. Os aplicativos no Power Apps (mais comumente chamados de
"Power Apps") se dividem em duas categorias:

 Os aplicativos Canvas são adequados paraProcessos e

formulários simples. Eles oferecem a você a independência para
fazer praticamente tudo o que quiser. Você pode personalizar o
aplicativo para atender às suas necessidades comerciais.

 Aplicativos orientados a modelos são mais adequados para

casos de uso em que os dados direcionam sua interface de
usuário, como quando você tem diferentes componentes em
seus Power Apps que são visíveis para diferentes pessoas com
base nos dados aos quais elas têm acesso. Para isso, você
precisa configurar a permissão de leitura/gravação a ser
concedida com base na função do usuário. Você pode criar um
aplicativo Canvas para isso; no entanto, os aplicativos
orientados a modelos fornecem uma estrutura para que isso
seja feito facilmente. Orientados a modelosOs aplicativos são
criados usando o Microsoft Dataverse como fonte de dados.
Além disso, o Power Pages permite criar sites que podem ser
acessados por usuários externos e anônimos, como clientes. Embora
o Power Pages agora exista separadamente do Power Apps, ele era
anteriormente conhecido como Portais do Power Apps e ainda é
relevante quando se fala em Power Apps. Incluímos este recurso aqui
para fins comparativos, mas é importante ressaltar que ele não é
estritamente um tipo de Power App. Observe que as páginas também
são criadas usando o backend do Microsoft Dataverse.

Onotáveldiferençasentre telasaplicativos, orientados a

modelosaplicativos eAs Power Pages estão listadas abaixo:

Recurso Aplicativos Aplicativos Páginas de

de tela orientados a poder
modelos

Base de Usuários Usuários Usuários

usuários alvo internos internos anônimos

Interface do Oferecer Os formulários Usuários

usuário mais são criados internos e
flexibilidade automaticame externos
em termos nte com base podem
de design da no modelo de realizar
interface do dados que manipulaçã
usuário você escolher o de dados
e, portanto, a no
flexibilidade Dataverse
com o design é
menor

Licenciament Uma licença É necessária Uma licença

o do Microsoft uma licença Premium ou
365 Power Premium ou Dynamics
Apps é Dynamics 365 365 é
suficiente necessária
(se para
conectores criadores de
premium aplicativos,
não forem e
 usados) licenciamen
to adicional
é
necessário
para
usuários
anônimos

Fontes de Suporte a Suporte Suporta

dados diversas apenas ao apenas
fontes de Dataverse Dataverse
dados

Histórico de Gerenciar Não suporta Não suporta

versões histórico de controle de controle de
versões versão versão

Compatibilida Pode ser Não Não

de de incorporado compatível compatível
equipes ao Teams com o Teams com o
Teams

Capacidade Não Responsivo por Responsivo

de resposta responde design por design
imediatame
nte

Capacidade Limitado Sim Não

offline

Habilidades Código baixo Sem código Sem código

de
desenvolvime
nto

Tabela 9.1: Diferentes recursos entre os tipos de aplicativos

Escolhendo qual aplicativo interno criar

Crie um aplicativo Canvas se quiser se concentrar profundamente no
design do aplicativo. Aplicativos Canvas permitem que você crie
aplicativos pixel-perfect de acordo com suas necessidades. Observe
que você deve criar o aplicativo conectando-se a uma fonte de dados
que você já possui.

Crie um aplicativo orientado a modelos se quiser criar um aplicativo

rapidamente usando os modelos de dados padrão fornecidos pela
Microsoft e disponibilizados pelo Dataverse. Você pode realizar
personalizações limitadas nesses aplicativos.

Neste capítulo, veremos receitas que abrangem os seguintes tópicos:

 Criando um aplicativo baseado em modelo

 Conectando-se a fontes de dados

 Adicionando telas

 Criando um aplicativo de tela a partir de um modelo em branco

 Criando Power Apps a partir de uma lista/biblioteca do

SharePoint

 Criando um site do Power Pages usando o Power Apps

 Criando um aplicativo orientado a modelos

 Usando páginas personalizadas e o designer de aplicativos

moderno

À medida que avançamos no conteúdo deste capítulo, abordaremos

as etapas necessárias para criar um Power App para usuários
corporativos. Começaremos explicando como criar um aplicativo a
partir de um modelo, examinando o Power Apps Studio e as fórmulas
que podemos usar para projetar um aplicativo. Começaremos criando
um aplicativo usando um modelo já fornecido pela Microsoft.

Criando um aplicativo baseado em modelo

O Power Apps vemcom modelos pré-criados que permitem criar Power

Apps funcionais sem a necessidade de adquirir um conhecimento
profundo dos conceitos do Power Apps. Isso lhe dá a oportunidade de
obter uma visão mais aprofundada dos aplicativos pré-criados e
entender os conceitos de vinculação de dados, atualizações de dados,
validação e assim por diante. Dessa forma, você pode fazer
engenharia reversa em alguns dos aplicativos que a Microsoft e
outros fornecedores desenvolveram e compartilharam com a
comunidade. Veja esta receita para aprender a criar aplicativos
usando um modelo.
Preparando-se

Você precisa de um plano do Power Apps incluído na sua assinatura

do Microsoft 365 para criar um Power App. O Power Apps está
disponível em dois modelos de assinatura e um plano pré-pago:

 Por aplicativo por usuário : permite que você execute um

aplicativo ou um site usando todos os recursos premium do
Power Apps.

 Por usuário : específico do usuário, um usuário inscrito no

plano pode executar quantos aplicativos quiser.

 Pagamento por utilização : semelhante ao plano por usuário,

exceto que se baseia no número de aplicativos ou sites
executados a cada mês. Requer uma assinatura do Azure.

Você pode verificar os preços desses planos

em https://packt.link/Power-Apps-pricing .

Como fazer isso...

Para criar um aplicativo, siga os seguintes passos:

1. Entre no Office.com e clique em Todos os aplicativos .

2. Selecione Power Apps na lista de aplicativos.

3. Você será direcionado para a página inicial do Power Apps.

Selecione a opção " Criar um aplicativo" na navegação à
esquerda:

Figura 9.1: A página inicial do Power Apps

4. Role para baixo até a seção que exibe os modelos. Existem

muitos modelos paraEscolha entre. Selecione a opção que mais
se aproxima da sua necessidade:
Figura 9.2: Modelos de amostra

5. Dê um nome ao seu aplicativo e escolha o layout apropriado

( Celular ou Tablet ). Clique em Criar . Neste caso,
selecionamos o modelo Rastreador de Orçamento :

Figura 9.3: Selecionando o modelo de Rastreador de Orçamento

Se este é opela primeira vez que você usar o Power Apps, será
apresentada uma mensagem de boas-vindas:
Figura 9.4: Mensagem de boas-vindas do Power Apps Studio

6. O aplicativo é carregado no Power Apps Studio. Pressione o

ícone de reprodução, como mostrado na Figura 9.5 , para ver o
aplicativo em ação:

Figura 9.5: Rastreador de orçamento feito usando um modelo

7. Agora, se você estiver satisfeito com a funcionalidade do

aplicativo e quiser compartilhá-la com seus colegas ou
estender/alterar o aplicativo, clique em Criar meu próprio
aplicativo . O Power Apps criará uma cópia do aplicativo que
você poderá personalizar.

Como funciona...

Para entender melhorPower Apps, precisamos nos aprofundar no que

o Power Apps Studio pode fazer.

Estúdio de aplicativos de energia

Vamos começar como PoderAplicativosComponentes do estúdio:

 Telas : As telas são os contêineres para os diferentes controles

do Power Apps. A tela é simplesmente o frontend visual de um
aplicativo, projetado para interação do usuário.
  Controles : Para projetar Power Apps, são necessários
diferentes elementos de interface do usuário. Esses elementos
de interface do usuário também são conhecidos como
controles.

 Propriedades : A aparência e o comportamento de um

controle podem ser alterados definindo suas propriedades – por
exemplo, largura, altura, texto e assim por diante.

 Conexões : você pode acessar os dados em outras fontes de

dados por meio de uma conexão – por exemplo, você pode ler
dados do SharePoint, SQL Server ou Excel criando conexões
separadas.

 Variáveis : Você pode salvar o estado de um controle ou seu

valor usando variáveis. Essas variáveis podem ser referenciadas
em regras ou outra lógica condicional. Variáveis podem ser
criadas usando a Setfunção – por exemplo, Set(x,34)will
store 34in variable x.

 Coleções : Uma coleção armazena dados em formato tabular.

Isso geralmente é usado para atuar como uma fonte de
dados.para controles de galeria. Aa coleção pode ser criada
usando a Collectfunção.

Agora vamos aprender a navegar no Power Apps Studio, percorrendo

numericamente as áreas marcadas na Figura 9.6 :

Figura 9.6: Layout do Power Apps Studio

1. O primeiroA seção "A barra de menus" é a barra de menus .

Veremos os itens de menu mais adiante neste capítulo.
 2. A segunda seção que destacamos é o painel central, chamado
de tela . Ele é usado para criar o layout do aplicativo. Os
controles podem ser posicionados e organizados no layout. O
painel central também permite selecionar um controle clicando
nele, acessando assim todas as propriedades do controle no
painel de propriedades.

3. A terceira seção marcada é o painel de propriedades , que

permite alterar as propriedades do controle selecionado, como
altura, cor e assim por diante.

Observe que as propriedades de um controle podem variar com base

no tipo de controle — por exemplo, os controles de rótulo e texto têm
uma Textpropriedade, enquanto um controle de gráfico de pizza tem
uma Item Color Setpropriedade.

4. A seção à esquerda destaca a visualização em árvore , onde

todos os controles usados no aplicativo são exibidos. Você pode
selecionar um controle aqui se os controles no painel central
estiverem inacessíveis (por exemplo, se um controle estiver
atrás de outro).

5. A seção destacada na parte superior da tela é conhecida

como barra de fórmulas ou painel de propriedades , onde
uma propriedade é definida com um valor específico. Você
também podeespecificarvalores condicionais, conforme
mostrado no código a seguir:

6. If(Text(Value(ThisItem.Expense)) = "0", "$",

Text(Value(ThisItem.Expense),"$#,##"))

7. A última seção a ser analisada é a barra lateral , que permite

que você execute as seguintes tarefas:

1. Controles de acesso que você coloca no painel central

2. Adicionar controles no layout central

3. Adicionar imagense mídia

4. Conecte-se a várias fontes de dados

5. Teste e valide seu aplicativo

Fórmulas

As fórmulas permitem que vocêconstruir experiências envolventes

para o usuário eLidar com lógica complexa. Nem todo formulário
requer fórmulas. Por exemplo, em cenários em que o Power Apps é
usado apenas para aprimorar a aparência do formulário (como
formulários de lista do SharePoint), você pode não precisar de
fórmulas. Em outros cenários, onde o formulário requer validações,
lógica condicional e manipulação de dados, as fórmulas se tornam
essenciais.

Encontre o glossário completo de fórmulas da Microsoft

em https://packt.link/power-fx-formula-reference

Algumas fórmulas notáveis e frequentemente usadas são as

seguintes.

Coletar, Limpar, LimparColetar, Distinto

Você usará muito essas fórmulas ao trabalhar com coleções. Coleções

permitem armazenar um único valor, um item ou uma tabela.

A Collectfunção permiteVocê cria uma coleção e atribui alguns dados

a ela. Esses dados podem ser obtidos de uma fonte de dados, como
uma lista do SharePoint, ou podem ser especificados no próprio
aplicativo:

Collect(CollectionName, data)

Collect(MovieCollection, {Name: "The Shawshank Redemption",

Director: "Frank Darabont"}, {Name: "The Godfather", Director:
"Francis Ford Coppola"}, {Name: "The Godfather: Part II", Director:
"Francis Ford Coppola"})

A Clearfunçãoremove todas as entradas de uma coleção e deixa uma

coleção vazia para trás:

Clear(CollectionName)

A ClearCollect funçãoremove itens da coleção antes de adicionar

novos itens:

ClearCollect(CollectionName, data)

A Distinctfunçãoremove os valores duplicados da coluna especificada:

Distinct(MoviesCollection,LeadActor)

Concatenar, Concatenar

Essas fórmulas são usadas ao trabalhar na manipulação de strings.

A Concatfunção éusado para converter um array em uma string. Por

exemplo, Concat(MovieCollection, ",")resultará em:

The Shawshank Redemption, The Godfather, The Godfather: Part II

A Concatenatefunçãojunta várias strings emuma única string:

Concatenate("The Shawshank Redemption", "The Godfather", "The
Godfather: Part II")

ContarLinhas, ContarSe

Essas fórmulas sãoútil quando você está lidando com coleções e

tabelas.

A CountRowsfunção retorna o número de registros em uma tabela:

CountRows(MovieTable)

A CountIffunçãoretorna o número de registros em uma tabela se o

operador lógico retornar verdadeiro:

CountIf(MovieTable, ReleaseYear = "2021")

DataAdicionada, DataDiferença

Essas fórmulas são usadas quando você trabalha com datas.

A DateAddfunçãoadiciona dias, meses, anos, etc. a qualquer data:

DateAdd(Now(), 3, Hours)

A DateDifffunçãoretorna a diferença entre duas datas em dias, meses,

anos, etc.:

DateDiff (Now(), DateValue("01/05/2022",Hours)

Filtro

Esta funçãoretorna o número de registros de uma tabela ou coleção

que atendem a uma condição:

Filter(MovieCollection, ReleaseYear = "2021")

Para todos

Esta funçãopermite que você percorra cada registro em uma coleção:

ForAll(MovieCollection,

Collect(Movies2021,{

MoviewName: ThisRecord.Name,

Director: ThisRecord.Director

}))
Navegar

Esta funçãoé usadopara ir para outra tela:

Navigate(Screen2)

Notificar

A Notifyfunçãopermite que você envie uma mensagem de notificação

de sucesso ou erro na tela do Power Apps:

Notify("Record saves succefully",NotificationType.Success)

Lançar

Esta função éusado para iniciar uma página da web em um

navegador:

Launch("http://www.google.com")

Pesquisar

Esta funçãoretorna um único registro de uma tabela ou coleção que

atende a uma condição:

LookUp(MovieCollection, ID=5)

Parâmetro

Desde um aplicativo de energiaé baseado na web, você pode passar

parâmetros usando uma string de consulta, conforme mostrado
abaixo:

https://appurl?Key1=3&Key2=6

A Paramfunção então permite que você extraia os valores da string de

consulta do URL usando a fórmula mostrada abaixo:

Param("Key")

Isso retornará um valor de 3.

Correção

A Patchfunçãoé usado para atualizar campos específicos em uma

fonte de dados:

Patch(Movies, LookUp(Movies,ID = 5) , {Director: "Francis Ford

Coppola"})

Reiniciar

A Resetfunçãoreverteo valor de um controle para seu valor padrão:

Reset(ControlName)

Definir

A Setfunçãoé usado para definir uma variável:

Set(VariableName,"Variable Value")

Texto

A Textfunçãoconverte um valor numérico ou de data em uma string

com um formato especificado:

Text(Now(),"mm/dd/yyyy")

Salvando e publicando

Quando você constrói umPower App, lembre-se de salvar o aplicativo

antes de fechar a janela. Isso pode ser feito clicando
em Arquivo | Salvar . Ao salvar o aplicativo, você será solicitado a
especificar um nome, conforme mostrado na captura de tela a seguir:

Figura 9.7: Salvando um aplicativo no Power Apps

Você pode salvar seu aplicativo na nuvem ou no seu desktop como

um .msapparquivo. Ao salvar, clique em Configurações para
especificaras configurações do aplicativo, como orientação, ícone,
plano de fundo e assim por diante:
Figura 9.8: Configurações do Power Apps

Por padrão, seu aplicativo estará disponível apenas para você e

aqueles que têm permissões de edição. Você precisará compartilhar o
aplicativo com outras pessoas se elas quiserem acessá-lo.
Aprenderemos mais sobre compartilhamento na receita
" Compartilhando um aplicativo" no Capítulo 10 , "Aplicando Power
Apps" .

Ao fazer uma alteração em um aplicativo salvo anteriormente, ele

precisa ser salvo e publicado, conforme mostrado na Figura 9.9 . Os
usuários continuarão a ver a última versão publicada.até
você publicar suas alterações:
Figura 9.9: Publicando um aplicativo no Power Apps

O Power Apps também temum recurso de salvamento automático que

permite salvar o aplicativo a cada dois minutos. Você pode ativar ou
desativar a configuração de salvamento automático
em Configurações , no menu Arquivo .

Figura 9.10: Salvamento automático de um aplicativo

Controle de versão

O Power Apps cria umnova versão sempre que você salvar o

aplicativo. Você só pode ter uma versão publicada de um aplicativo
por vez. Se quiser reverter para uma versão mais antiga, clique
em Restaurar no menu de contexto da versão do aplicativo ou na
barra superior:

Figura 9.11: Restaurando um aplicativo no Power Apps

Veja também

 A receita de criação de um aplicativo de tela a partir de um

modelo em branco neste capítulo

 A receita de criação de Power Apps a partir de uma

lista/biblioteca do SharePoint neste capítulo

 Introdução às fórmulas em aplicativos Canvas – Power Apps |

Microsoft Learn: https://packt.link/canvas-apps-formulas

 EntenderFórmulas de comportamento para aplicativos Canvas –

Power Apps | Microsoft Learn: https://packt.link/canvas-
apps-formula-behavior

Conectando-se a fontes de dados

O Power Apps permitevocê cria aplicativos de negócios que usam

dados deAplicativos de linha de negócios. Usando o Power Apps, você
pode criar aplicativos que funcionam com fontes de dados locais e
conectadas.

Fontes de dados conectadas são externas ao Power Apps, como

planilhas do Excel, listas do SharePoint, OneDrive, Dropbox e SQL
Server.

Fontes de dados locais salvam os dados em tabelas de dados no

Power Apps. Coleções são uma dessas fontes de dados que são
armazenadas no Power App quando este é salvo e publicado.
Veremos como você pode se conectar a fontes de dados nesta
receita.

Preparando-se

Você precisa de um plano do Power Apps incluído na sua assinatura

do Microsoft 365 para criar um Power App. Baixe o Cars.xlsxarquivo
da Chapter 9pasta no repositório GitHub deste livro
em https://packt.link/GitHub-repo e salve-o no seu OneDrive.

Como fazer isso...

Para se conectar a uma fonte de dados, siga os seguintes passos:

1. Abra o Power Apps Studio.

2. Clique em Exibir | Fontes de dados para abrir o

painel Fontes de dados .

3. Clique em Adicionar dados .

4. Pesquise OneDrivee selecione:

Figura 9.12: Conexão com fontes de dados

5. Selecione o arquivo baixado do OneDrive e clique

em Conectar .

Algunsconectores, taisComo o Microsoft 365 Outlook, não exigem

etapas adicionais e você pode exibir os dados deles imediatamente.
Outros conectores solicitam que você forneça credenciais, especifique
um conjunto específico de dados ou execute outras etapas – por
exemplo, o SharePoint e o SQL Server exigem informações adicionais
antes que você possa usá-los. Com o Dataverse, você pode alterar o
ambiente antes de selecionar uma entidade.

Como funciona...

Os conectores no Power Apps permitem que você traga dados de

outros sistemas. Alguns conectores fornecem dados na forma de
tabelas, alguns fornecem apenas ações e alguns fornecem ambos.
Você pode armazenar todas as suas conexões acessando Power
Apps | Dados | Conexões :

Figura 9.13: Conexões de fonte de dados

Vamos dar uma olhadaodois tipos diferentes de conexões:

 Conexões de dados : as conexões de fonte de dados que você

faz são usadas por alguns controles do Power Apps, como
galerias, menus suspensos e caixas de seleção. Os conectores
de dados têm uma propriedade Itens que pode ser vinculada
aos controles:
Figura 9.14: Consultando dados

 Conectores de ação : os conectores de ação executam uma

ação em vez de buscar dados, como
a Office365.SendEmail()ação que envia um e-mail.

Tem mais…

É uma boa práticapara minimizar a quantidade de dados

armazenados no localdispositivo. Você deve sempre recuperar apenas
o subconjunto de dados necessário para o seu aplicativo e consultar
novamente o banco de dados somente quando o usuário indicar que
deseja mais. Isso reduz o poder de processamento, a memória e a
largura de banda de rede necessários para o seu aplicativo, reduzindo
assim o tempo de resposta para os usuários, mesmo em celulares
conectados via rede celular.

O Power Apps oferece suporte a recursos como filtragem,

classificação e assim por diante. Essas funções aprimoram a
experiência do usuário. O Power Apps consegue isso delegando a
tarefa de processamento de dados à fonte de dados, em vez de
recuperar os dados no aplicativo e processá-los localmente. O desafio
é que nem todas as fontes de dados oferecem suporte à delegação, e
nem todas as funções do Power App oferecem suporte à delegação.
Se estiver trabalhando com conjuntos de dados pequenos (menos de
2.000 registros), você poderá usar qualquer fonte de dados e fórmula,
pois o aplicativo pode processar dados localmente se a fórmula não
puder ser delegada. O limite pode ser alterado na página de
configurações do Power Apps
acessando Arquivo | Configurações | Configurações avançadas .
O padrão é 500 e o limite superior é 2.000 (no momento da redação
deste livro).
Trabalhar com grandes conjuntos de dados exige o uso de fontes de
dados e fórmulas que podem ser delegadas. As seguintes fontes de
dados tabulares oferecem suporte à delegação:

 Dataverse

 SharePoint

 Servidor SQL

Acesse Entender a delegação em um aplicativo Canvas

( https://packt.link/delegation-overview ) para saber mais sobre
as funções que oferecem suporte à delegação.

Você podeescreva umconector personalizado seguindo a

documentação em Criar um conector personalizado do
zero ( https://packt.link/custom-connector-from-scratch ).

Veja também

 A receita de criação de um aplicativo baseado em modelo neste

capítulo

 A receita de adição de telas neste capítulo

 A receita de criação de um aplicativo de tela a partir de um

modelo em branco neste capítulo

 A receita de criação de Power Apps a partir de uma

lista/biblioteca do SharePoint neste capítulo

 Visão geral dos conectores para aplicativos de tela – Power

Apps | Microsoft Learn: https://packt.link/Power-Apps-
connections-list

Adicionando telas

Uma tela emPower Apps é um elemento que contém um conjunto

deControles. O Power Apps permite adicionar quantas telas desejar.
Ele também oferece suporte à navegação entre telas com base na
ação do usuário. Por exemplo, você pode ter uma tela exibindo uma
lista de registros, mas quando o usuário clica em um item da lista, ele
é levado para a tela de detalhes. Pode haver outra tela que permita
ao usuário modificar o item da lista. A transição entre as telas é
controlada pela função Navegar . Na próxima seção, falarei sobre
como adicionar telas à sua tela.

Preparando-se

Você precisa de um plano do Power Apps incluído na sua assinatura

do Microsoft 365 para criar um Power App.
Como fazer isso...

Para adicionar uma tela, siga os seguintes passos:

1. Abra o aplicativo emPoderEstúdio de aplicativos.

2. No menu Arquivo , clique em Inserir e adicione uma tela:

Figura 9.15: Adicionando uma tela

Como funciona...

As telas funcionam como a interface entre o aplicativo e o usuário.

Existem vários tipos de telas. Algumas das mais comuns são:

 Em branco : como o nome sugere, a tela não contém nenhum

controle por padrão.

 Lista : vem com um controle Galeria que pode ser usado para
exibir uma lista de itens.

 Tutorial : Esta tela vem com alguns elementos de desenho que

podem ser usados para fornecer navegação guiada.

 Sucesso : Esta tela pode ser usada para exibir mensagens de

confirmação após uma operação de adição, atualização ou
exclusão.

 E-mail : Esta tela fornece um modelo para redigir um e-mail.

 Calendário : A tela vem com um controle de calendário.

Tem mais…

Cada aplicativo que executa operações de obter, criar, atualizar,

adicionar e excluir normalmente requer três telas. VocêpodeAdicione
mais telas se achar que isso melhorará a usabilidade do seu
aplicativo. Para alternar entre uma tela e outra, o Power Apps oferece
duas funções chamadas Navigatee Back:

 Navigatepermite que você faça a transição para outra tela de

sua escolha. A sintaxe de uso da Navigatefunção é a seguinte:

 Navigate(Screen,ScreenTransition,UpdateContext)

Como podemos ver acima, precisamos preencher três parâmetros. O

primeiro é o Screenparâmetro para o qual você deseja navegar. O
segundo é o efeito visual produzido ao passar ScreenTransitionde uma
tela para outra. O terceiro parâmetro, opcional , define se você deseja
passar parâmetros adicionais para a próxima tela — por
exemplo, {Shade:Color.Green}definirá a Shadevariável de contexto
como Green.

 A Backfunção leva você de volta à última tela de onde você

navegou. Ela aceita apenas uma variável
opcional: ScreenTransition:

 Back(ScreenTransition)

Veja também

 A receita de criação de um aplicativo baseado em modelo neste

capítulo

 A receita de conexão com fontes de dados neste capítulo

 A receita Compartilhando um Power Apps no Capítulo

10 , Aplicando Power Apps

 A receita de criação de um aplicativo de tela a partir de um

modelo em branco neste capítulo

 A receita de criação de Power Apps a partir de uma

lista/biblioteca do SharePoint neste capítulo

Criando um aplicativo de tela a partir de um modelo em branco

O Power Apps temvários modelos que lhe dão uma ideiaComece

criando um aplicativo; no entanto, se quiser começar do zero, você
pode começar com um modelo em branco. O exemplo a seguir
demonstra como criar um aplicativo do zero. O aplicativo consulta
dados de uma planilha no seu OneDrive. Esta demonstração se
concentra apenas no básico e não entra em detalhes sobre a criação
de uma solução totalmente funcional.

É recomendável que você comece com um modelo que se assemelhe

bastante ao que você está tentando construir. Isso economizará muito
tempo e esforço.

Neste exemplo, criaremos um aplicativo que obtém uma lista de

carros de uma planilha do Excel armazenada no OneDrive:

Figura 9.16: Fonte de dados de amostra

Embora possamos estender este aplicativo para adicionar/atualizar e

excluir registros da planilha, nossa intenção é apenas apresentar aos
usuários o conceito de uma tela, um controle e uma conexão de
dados.

Preparando-se

Você precisa de um plano do Power Apps incluído na sua assinatura

do Microsoft 365 para criar um Power App.

Baixe o Cars.xlsxarquivo da Chapter 9pasta no repositório GitHub

deste livro em https://packt.link/GitHub-repo e salve o arquivo no
seu OneDrive.

Se você estiver usando um arquivo de sua escolha, observe que o

Power Apps oferece suporte a arquivos do Excel que contêm
dadosarmazenadoem tabelas. Para saber mais sobre tabelas do Excel,
consulte Visão geral das tabelas do Excel
( https://packt.link/overview-of-Excel-tables ).
Figura 9.17: Criando uma tabela de dados

Como fazer isso...

Para começar a criar um aplicativo do zero, siga estas etapas:

1. Acesse Office.com e faça login com as credenciais da sua

organização.

2. Acesse Power Apps .

3. Selecione a opção para criar um aplicativo em branco (rotulado

com 1 na captura de tela a seguir) eescolha o tipo de aplicativo.
Paraneste exemplo, usaremos o aplicativo Blank
Canvas (rotulado com 2 ):
Figura 9.18: Aplicativo de tela em branco

Você será levado ao Power Apps Studio:

Figura 9.19: Página de boas-vindas do Power Apps Studio

4. Selecione a opção Criar uma galeria . Um painel aparecerá à

direita do seu PowerAplicativosJanela do Studio. Procure e
selecione OneDrive :

Figura 9.20: Estabelecer conexão

 5. Agora escolha o arquivo Excel ( Cars.xlsxno nosso caso) com o
qual você deseja criar o Power App e selecione a tabela dentro
dele:

Figura 9.21: Selecionar fonte de dados

6. Domão direitapainel, encontre o menu

suspenso Itens em Propriedades e selecione Carros :

Figura 9.22: Controle de galeria

7. Clique emo link Editar ao lado de Campos emapeie os

campos para os rótulos na galeria:
Figura 9.23: Mapeando itens para rótulos de galeria

8. Adicione um controle de rótulo adicional à galeria

acessando Inserir | Rótulo . Selecione o rótulo e defina a
propriedade Texto para a fórmula, conforme mostrado na
captura de tela a seguir:

Figura 9.24: Definindo a propriedade Texto de um rótulo

9. Uma tela para exibir os dados estará pronta. Você pode

adicionar telas adicionais para adicionar/editar/atualizar
operações.

10. Salve o aplicativo pressionando Ctrl + S ou através do

menu Arquivo .

11. Você vaiagora sejasolicitado a nomear o aplicativo,

conforme mostrado na captura de tela a seguir:
Figura 9.25: Salvando o aplicativo

12. Publique o aplicativo. Observe que você não verá esta

opção se esta for a primeira vez que você salva o aplicativo.

13. Depois de publicar seu aplicativo, você pode compartilhá-

lo com seus colegas:

Figura 9.26: Compartilhando um aplicativo

Como funciona...

Você pode ver seu aplicativoemação pressionando o botão de

reprodução no canto superior direito, conforme mostrado na captura
de tela a seguir:
Figura 9.27: Modo de visualização

Seu aplicativo será iniciado no seu dispositivo.

Observe que o botão de reprodução não deve ser confundido com um

modo de "visualização". Não há modo de visualização no Power Apps,
exceto para o próprio layout do estúdio. Se o formulário for enviado,
os dados serão adicionados, atualizados ou excluídos na fonte de
dados subjacente.

Sempre que vocêsalvarAlterações em um aplicativo Canvas: somente

você e qualquer outra pessoa com permissão podem ver as
alterações. Para disponibilizá-las a todos, você precisa publicar o
aplicativo. Cada vez que você salva o aplicativo, uma nova versão é
criada. Você pode acessar as versões anteriores na tela Publicar :

Figura 9.28: Histórico de versões

Aqueles que não possuem direitos de edição no aplicativo só podem

acessar a última versão publicada. A versão
publicadaversãomostra "Ativo" na coluna de status " Publicado" .
Você pode restaurar uma versão mais antiga clicando em
" Restaurar" no menu de contexto suspenso:

Figura 9.29: Restaurando versão mais antiga

Tem mais...

O aplicativo que construímosera umSimples. A maioria dos aplicativos

que você cria exigirá a compreensão de alguns conceitos básicos, que
abordaremos nas seções a seguir.

Eventos do Power Apps

Os eventos ocorrem quando algunsEsse tipo de interação ocorre no

aplicativo. Isso pode ser o clique de um botão, o carregamento de
uma tela, o envio de um formulário e assim por diante. Alguns
eventos notáveis no Power Apps são os seguintes:

 OnStart: O OnStartevento é disparado quando o aplicativo é

carregado. Este é o primeiro evento a ser disparado e, portanto,
é usado para preparar o aplicativo. O OnStartevento é
frequentemente usado para fazer o seguinte:

 Defina variáveis do aplicativo.

 Navegue até uma tela específica no Power Apps.

 Leia valores de uma sequência de consulta se o Power

Apps for acessado pela Web.

A OnStartpropriedade do Power Apps pode ser definida selecionando

o objeto Aplicativo no painel esquerdo:
Figura 9.30: Propriedade OnStart

 OnVisible: O OnVisibleevento é disparado quando um usuário

navega para uma tela. Esta função pode ser usada para definir
variáveis específicas da tela ou preencher previamente alguns
valores de campo.

 OnSelect: O OnSelectevento é disparado quando um controle é

clicado pelo usuário. O evento geralmente é usado para
manipular eventos de clique de botão — por exemplo,
o OnSelectevento de um botão Salvar .pode ser usado para
atualizar o armazenamento de dados e atualizar a tela:

Figura 9.31: Propriedade OnSelect

Variáveis

Você pode criarvariáveis no Power Apps usando a Setfunção:

Syntax:

Set(variable_name,value)
Ao contrário de linguagens em que você realiza um cálculo e depois o
armazena em uma variável, no Power Apps, o valor de uma variável
pode mudar com base no estado de outro controle ou variável — por
exemplo, quando queremos ocultar o nome do cônjuge se o estado
civil do funcionário for unmarried.

Podemos fazer isso definindo a SpouseVisiblevariável para Truese o

usuário selecionar Marriede Falsese ele selecionar outro status:

Syntax:

Set(SpouseVisible,if(MaritalStatus.Selected.Value =
"Married",false,true))

Em seguida, definimos a Visiblepropriedade do SpouseNamecampo

para a SpouseVariablevariável:

Figura 9.32: Trabalhando com variáveis

Aplicativos de energiaavalia continuamente a variável com base no

valor no menu suspenso Estado civil e altera a visibilidade
do campo.SpouseName

Há uma variável especial no Power Apps conhecida

como ContextVariable.

Variáveis de contexto podem conter vários tipos de dados:

 Um único valor

 Um recorde

 Uma mesa

 Uma referência de objeto

 Qualquer resultado de uma fórmula

Uma variável de contexto mantém seu valor enquanto o aplicativo
está em execução. A variável de contexto em uma tela é local para
essa tela e seu valor é preservado mesmo se o usuário navegar para
uma tela diferente. Assim que o aplicativo for fechado, o valor da
variável de contexto será perdido e deverá ser definido quandoo
aplicativo é carregado novamente.

Funções

O Power Apps oferece suporteMuitas funções, algumas que realizam

manipulação de strings ou datas e outras que realizam cálculos
matemáticos. Uma das funções que merece menção especial
é UpdateContext.

A UpdateContextfunção é usada para criar uma variável de contexto.

Você pode definir várias variáveis de contexto em
uma UpdateContextfunção usando o seguinte código:

Syntax:

UpdateContext({ ContextVariable1: Value1 [, ContextVariable2:

Value2 [, ... ] ] } )

Aplicativos de energia e IA

Uma capacidade recenteque foi introduzido no Power Apps é a

capacidade de criar elementos de interface do usuário a partir de um
modelo desenhado à mão ou usando um wireframe criado no Figma .

Imagine sentar-se com um cliente e criar alguns esboços enquanto

conversa, e então simplesmente importar o desenho para o Power
Apps usando a opção Criar :
Figura 9.33: Construindo aplicativos usando esboços desenhados à
mão

Este novo recursopermite que você marque os componentes no seu

esboço e atribua controles disponíveis no Power Apps:

Figura 9.34: Controles de marcação

E com apenas alguns cliques, a interface do seu aplicativo estará
pronta. Este recurso parece muito promissor e funciona bem para
interfaces de usuário simples.

Figura 9.35: Wireframe dentro da tela do Power Apps

Observação

Este recurso economiza tempo se você planeja criar aplicativos em

um backend do Dataverse, pois cria tabelas do Dataverse para você
ao passar pelo assistente. No entanto, lembre-se de que ele não
oferece suporte a outros armazenamentos de dados no momento.

Se você estiver familiarizado coma ferramenta de prototipagem

Figma, você pode importar seus projetos Figma usando a opção de
importação Figma :

Figura 9.36: Wireframes do Figma

Conversaremos maissobre inteligência artificial no Capítulo 12 , Visão

geral do Copilot no Microsoft 365 e Power Platform .
Veja também

 A receita Compartilhando um Power Apps no Capítulo

10 , Aplicando Power Apps

 A receita do Copilot no Capítulo 10 , Aplicando Power Apps

 A receita de criação de Power Apps a partir de uma

lista/biblioteca do SharePoint neste capítulo

 Entenda os recursos experimentais, de pré-visualização e

descontinuados em aplicativos
Canvas: https://packt.link/canvas-apps-experimental-
features

Criando Power Apps a partir de uma lista/biblioteca do SharePoint

Uma lista do SharePointvem com formulários de lista integradosque

permitem aos usuários criar ou atualizar registros na lista. O Power
Apps permite alterar a experiência de edição de formulários. Após a
personalização do formulário com o Power Apps, ele assume a
experiência de edição de itens do SharePoint.

A seguir estão alguns casos de uso em que você deve considerar o

uso do Power Apps:

 Incluindo um logotipo em um formulário

 Ocultando alguns campos da lista do usuário final

 Gerenciando a visibilidade condicional dos campos de lista

 Adicionar formatação condicional na experiência de edição de

formulários

Formulários personalizados para listas são suportados apenas em

listas genéricas por enquanto. Modelos personalizados de listas e
bibliotecas não são suportados no momento, incluindo, entre outros,
listas como Anúncios , Contatos e Tarefas .

Em bibliotecas de documentos, o Power Apps oferece suporte apenas

à edição de metadados personalizados. Não há suporte para edição
ou gerenciamento de arquivos.

No exemplo a seguir, usamos uma lista do SharePoint que mantém

uma lista de contatos do cliente emudara experiência de
adicionar/atualizar itens usando o Power Apps:
Figura 9.37: Lista do SharePoint como fonte de dados

Observe que nem todos os tipos de dados do SharePoint são

suportados no Power Apps. Confira https://packt.link/Power-Apps-
issues para mais detalhes.

Nesta seção deste capítulo, veremos as etapas para criar um

aplicativo a partir de uma lista do SharePoint.

Preparando-se

Pessoas com permissões do SharePoint para gerenciar, projetar ou

editar a lista associada poderão criar formulários de lista do Power
Apps.

Como fazer isso...

Existem doisopçõesdisponível para criar Power Apps a partir de uma

lista do SharePoint, conforme mostrado na captura de tela a seguir:

Figura 9.38: Integração com o SharePoint

1. Criar um aplicativo : esta opção permite criar um aplicativo

autônomo que pode se conectar a outras fontes de dados. Ele
pode ser acessado fora do SharePoint, disponibilizado como um
aplicativo móvel e incorporado a um site do SharePoint.
 2. Personalizar formulários : esta opção permite substituir os
formulários padrão do SharePoint pelos formulários do Power
Apps; no entanto, o aplicativo está vinculado à lista do
SharePoint e não pode ser acessado fora dela.

Analisaremos cada opção nas próximas duas seções. Vamos começar

analisando a opção "Personalizar formulários" .

Personalizar formulários

Para personalizar umformulário de lista existente do SharePoint, siga

as seguintes etapas:

1. Abra o site do SharePoint onde a lista reside.

2. Clique na opção Personalizar formulários no menu de

contexto da faixa de opções:

Figura 9.39: Formulário de lista personalizada

3. O Power Apps Studio será carregado e um formulário de edição

do SharePoint estará disponível para personalização.

4. No painel direito, clique em Editar campos (rotulados

com 1 na captura de tela a seguir) para adicionarou remover
campos de lista do formulário (marcados com um 2 ). Vamos
nos livrar do campo Anexos , pois ele não é relevante para o
nosso caso de uso. Também moveremos o
campo Empresa para o topo:
Figura 9.40: Especificando campos

5. Para salvar e publicar suas alterações, clique no link Voltar ao

SharePoint no canto superior esquerdo:

Figura 9.41: Salvando um formulário de lista do Power Apps

6. Salve o aplicativo pressionando Ctrl + S ou vá até o

menu Arquivo .

7. Publique o aplicativo clicando em Salvar e publicar :

Figura 9.42: Publicação no SharePoint

Suas mudanças irãoagora ficará visível quando alguém tentar

adicionar ou atualizar um item da lista:
Figura 9.43: Testando um formulário de lista do Power Apps

Agora que aprendemos comopersonalizar um formulário do

SharePoint, vamos dar uma olhada na próxima opção, Criar um
aplicativo .

Criar um aplicativo

Para criar um autônomoO Power App conectado a uma lista do

SharePoint, siga as seguintes etapas:

1. Abra o site do SharePoint onde a lista reside.

2. Clique na opção Criar um aplicativo no menu de contexto da

faixa de opções.

3. Você será solicitado a especificar um nome para o seu

aplicativo. Clique em Criar após escolher um:

Figura 9.44: Aplicativo de energia autônomo usando uma lista do

SharePoint como fonte de dados

4. O SharePoint cria um Power App para você com base na

estrutura da lista. O aplicativo tem três telas:
 1. Navegar : Exibe uma lista de itens

2. Exibir : Exibe um único item da lista no modo somente

leitura

3. Editar : Exibe um único item da lista no modo de edição

Figura 9.45: O SharePoint cria um aplicativo com três telas

5. Abra BrowseScreen1, selecione a galeria e mapeie os campos

do SharePoint para os controles na galeria. O SharePoint terá
alguns campos selecionados por padrão, mas vocêpode alterá-
los aqui:

Figura 9.46: Tela de navegação

6. Abra DisplayScreen1e selecione DisplayForm1. Configure os

campos que deseja exibir no formulário:
Figura 9.47: Tela de exibição

7. Repita a Etapa 6 para EditForm1.EditScreen1

8. Salve oaplicativo e publicá-lo:

Figura 9.48: Telas do Power Apps no modo de visualização

Como funciona...

Quando você seleciona a opção Personalizar formulários , o Power

Apps cria uma fonte de dados do SharePoint por trás docenase faz
todo o trabalho para você. Se você fizer alterações nas colunas da
lista do SharePoint e quiser que as alterações apareçam no Power
Apps Studio, clique no botão Atualizar , conforme mostrado na
captura de tela a seguir:
Figura 9.49: Atualizando a fonte de dados

Após personalizar um formulário de lista do SharePoint, o Power Apps

assumirá a experiência de edição. Se desejar reverter para a
experiência padrão de lista do SharePoint, você pode fazer isso a
qualquer momento nas Configurações da Lista :

1. Selecione Configurações da lista no ícone de engrenagem no

canto superior direito.

2. Em Configurações gerais , selecione Configurações do

formulário .

3. Na página Configurações do formulário , selecione Usar o

formulário padrão do SharePoint e, em seguida,
selecione Excluir formulário personalizado :
Figura 9.50: Especificando a opção de formulário de lista do
SharePoint

Tem mais...

Desde o SharePoint ePoderOs aplicativos foram criados como dois

produtos separados, mas existem algumas limitações, algumas das
quais são as seguintes:

 O Power Apps não oferece suporte a todos os tipos de colunas

de listas do SharePoint. A lista a seguir mostra os tipos de
colunas compatíveis e os que não são compatíveis:

 Ele suporta valores únicos para a coluna Choice .

 Ele suporta valores únicos para a coluna de pesquisa .

 Ele não suporta colunas Dados

externos , Classificação e Resultado da tarefa .

 Ele não suporta colunas que foram configuradas para

aceitar múltiplos valores.

 Atualmente, o Power Apps só pode recuperar dados de listas

personalizadas. Ele não pode usar bibliotecas em nenhum outro
dado armazenado no SharePoint.

Veja também

 A receita de criação de um aplicativo baseado em modelo neste

capítulo

 A receita de conexão com fontes de dados neste capítulo

 A receita de adição de telas neste capítulo

 A receita Compartilhando um Power App no Capítulo

10 , Aplicando Power Apps

 A receita de criação de um aplicativo de tela a partir de um

modelo em branco neste capítulo

Criando um site do Power Pages usando o Power Apps

Nesta receita, vamoscriar um site usando o PowerPáginas que

funcionam como um site externo para usuários internos ou externos
que acessam o banco de dados Dataverse do seu ambiente. Você
pode escolher se deseja exigir autenticação ou não (tornando seus
dados acessíveis de forma pública ou privada).

Preparando-se
O Power Pages requer licenciamento adicional. Você precisará de um
licenciamento complementar com base na capacidade de login para
usuários autenticados ou na capacidade de visualizações de página
para usuários não autenticados. Saiba mais sobre os preços atuais
em https://powerapps.microsoft.com/en-us/pricing/ . No
entanto, na primeira vez que você criar um site, poderá aproveitar um
teste de 30 dias.

Como fazer…

1. Entre no Power Apps ( https://make.powerapps.com ).

2. Selecione Criar | Aplicativo em branco | Site do Power

Pages | Criar , conforme mostrado na Figura 9.51 . Como
alternativa, você pode navegar até Aplicativos | Novo
aplicativo | Site :

Figura 9.51: Nova opção de criação de site no Power Apps

3. Dê um nome ao seu site, escolhaum endereço da webe o

idioma para ele e, em seguida, selecione Criar . Observe que a
configuração pode levar vários minutos. Aguarde a notificação
de conclusão:
Figura 9.52: Novo painel de detalhes do site em branco no Power
Apps

4. Quando estiver pronto, vá para Aplicativos e use as reticências

do novo site ( … ) para selecionar Editar .

5. Na navegação à esquerda, você pode escolher entre Páginas e

navegação , Componentes , Temas , Modelos de
página , Configurações (incluindo permissões de dados)
e Aplicativo Web Progressivo . Você pode usar várias dessas
opções paraprojetovárias páginas para seu site e incorpore os
dados, aplicativos e gráficos que seus usuários podem acessar.

Agora você criou seu site Power Pages e pode editá-lo para obter o
resultado desejado.

Como funciona…

Os sites do Power Pages permitem que você crie ativos digitais que
refletem a identidade visual da sua empresa e forneçam acesso a
dados e aplicativos para usuários internos e externos. Com os sites,
os usuários podem interagir com suas soluções Power BI, Power
Automate e Power Apps a partir de uma interface de usuário única e
simplificada.

Você pode formatar as páginas do seu site para ter 1, 2 ou 3 seções,

dispostas individualmente ou misturadas.
Para a páginaconteúdo, vocêpode escolher entre vários componentes
para adicionar, incluindo os seguintes:

 Texto

 Imagem

 iFrame

 Forma

 Lista

 Trituração de pão

 Power BI

 Chatbot

O menu de navegação do seu site é definido no painel Páginas e

navegação , conforme mostrado na Figura 9.53 . Você pode
adicionar subpáginas, mover itens, ocultar páginas, como páginas
com "acesso negado", e muito mais:
Figura 9.53: Páginas e painel de navegação de um site Power Pages

E porque o seusiteestá no ar, não há necessidade de publicar. Suas

alterações são salvas automaticamente e continuamente.

Quando estiver pronto para compartilhar seu site, acesse Power

Apps | Aplicativos , selecione seu novo site e, em
seguida, Compartilhar . Você poderá configurar o acesso aqui,
conforme mostrado na Figura 9.54 :
Figura 9.54: Painel de compartilhamento de site para um site Power
Pages selecionado

Observe que hásãoinstruções de usuário interno e externo no painel.

Tem mais...

Em vez de começarEm branco, você pode criar um site a partir de um

modelo. Para isso, acesse o Power Apps, selecione Criar e role até o
final, onde encontrará um modelo de Comunidade Moderna para
usar. Este modelo é mostrado sendo editado na Figura 9.55 :

Figura 9.55: O modelo de site da Comunidade Moderna no modo de

edição

Esta Comunidade Modernamodelo é ummodelo de fórum pré-criado

onde as pessoas podem compartilhar e votar em ideias.
Nós focamossobre a integração do Power Pages com o Power Apps
nesta receita, mas você também pode criar sites diretamente no
Power Pages. Para isso, inicie a receita
em https://make.powerpages.microsoft.com .

Veja também

 O Microsoft Power Pages já está disponível para o público em

geral : https://packt.link/Power-Pages-generally-available

Criando um aplicativo orientado a modelos

Nesta receita, você vaiCrie um aplicativo orientado a modelos.

Aplicativos orientados a modelos permitem adicionar formulários,
visualizações, gráficos e painéis às suas tabelas do Dataverse. Isso
cria uma interface de navegação amigável para tabelas únicas ou
relacionadas em seu ambiente. A Microsoft recomenda criar
aplicativos orientados a modelos a partir de soluções, portanto, esta
receita seguirá essa orientação.

Preparando-se

Você precisará de acesso ao Power Apps e a um ambiente no qual

possa publicar uma solução. Você pode usar tabelas padrão no banco
de dados Dataverse do ambiente ou criar novas tabelas antes de criar
seu novo aplicativo. Nesta receita, usaremos a Accountstabela
padrão.

Como fazer…

1. Entre no Power Apps ( https://make.powerapps.com ).

2. Se você ainda não estiver no ambiente em que deseja criar o

aplicativo baseado em modelo, alterne entre os ambientes de
sua preferência. Para isso, selecione o ambiente atual no canto
superior direito.

3. No menu de navegação à esquerda, escolha Soluções e

depois Nova solução .

4. Forneça um Nome de exibição , Nome , Editora e Versão se

desejar que seja algo diferente de 1.0.0.0:
Figura 9.56: Novo formulário de detalhes da solução no Power Apps

5. Clique em Criar .

6. Selecione o nomeda sua nova solução assim que ela aparecer.

7. Em seguida, escolha Adicionar existente e depois Tabela :

Figura 9.57: Opção de tabela existente em uma nova solução no
Power Apps

8. Selecionea tabela Conta (uma tabela padrão no Dataverse que

usaremos neste exemplo) e clique em Avançar .

9. Marque a caixa para Incluir todos os componentes e clique

em Adicionar .

10. Agora que temos uma solução com dados, estamos

prontos para criar o aplicativo.
Selecione Novo | Aplicativo | Aplicativo baseado em
modelo .

11. Selecione o designer de aplicativo moderno e

depois Criar .

12. Dê um nome ao aplicativo e clique em Criar .

13. Selecione Nova página | Visualização e formulário

baseados em tabela e depois Avançar .

14. Selecione a tabela Conta e depois Adicionar :

Figura 9.58: Adicionando a tabela Conta do Dataverse a um aplicativo

baseado em modelo

15. Agora expanda Conta dea navegação à esquerda e

selecione Visualização da conta e, em seguida, Gerenciar
visualizações :
Figura 9.59: Opção Gerenciar visualizações encontrada quando a
visualização Conta é selecionada

16. Selecione tudo deas visualizações vistas na Figura

9.60 ( Exibição de localização avançada da conta , Minhas
contas ativas , Contas ativas , Todas as contas e Exibição
de pesquisa de conta ) e selecione Salvar :

Figura 9.60: Visualizações selecionadas para a tabela Conta

 17. Selecione Salvar na barra de comandos no canto superior
direito.

18. Selecione Publicar ema barra de comando no canto

superior direito.

19. Você pode testar seu novo aplicativo baseado em modelo

selecionando Reproduzir ou navegando de volta para a tela
inicial do Power Apps e encontrando seu aplicativo
em Aplicativos . Se você já tiver contas, tente selecionar uma
conta na tabela do seu aplicativo para ver como um usuário
navegaria pelos dados. Se você ainda não tiver uma conta,
clique em Novo para adicionar uma nova conta à tabela:

Figura 9.61: Uma conta específica selecionada no novo aplicativo

baseado em modelo

Agora você publicou um aplicativo orientado a modelo.

Como funciona…

Os aplicativos orientados a modelos usam bancos de dados

Dataverse, e cada ambiente pode ter um banco de dados. A
soluçãoque você usa para seu aplicativo orientado a modelos pode
conter tabelas desse banco de dados do Dataverse, formulários,
visualizações, fluxos do Power Automate, aplicativos e muito mais.
Esta solução em pacote facilita a migração de toda a solução e suas
dependências de um ambiente para outro (como de um ambiente de
desenvolvimento para uma produção).
Os aplicativos orientados a modelos também podem ser acessados
em dispositivos móveis para acesso em qualquer lugar aos dados
avançados nas tabelas do Dataverse do seu ambiente.

Os aplicativos Canvas permitem que você tenha mais controle sobre

cada elemento da interface do usuário, enquanto os aplicativos
baseados em modelos são, em grande parte, pré-configurados para
você. Você decide principalmente como exibir os dados existentes e
quais componentes incluir no aplicativo. Isso ajuda a garantir que o
aplicativo seja acessível, responsivo e consistente com outros
aplicativos baseados em modelos em seu ambiente.

Para explorar algunsamostraorientado a modelosaplicativos,

comocomo Asset Checkout , Innovation Challenge e Fundraiser ,
visite https://packt.link/sample-model-driven-apps .

Veja também

 Aplicativos orientados a modelos: https://packt.link/model-

driven-apps

 Projetar e construir um aplicativo: https://packt.link/app-

building-steps

 Crie seu primeiro aplicativo moderno baseado em

modelos: https://packt.link/build-model-driven-app

 Crie uma solução: https://packt.link/create-PA-solution

 Compartilhe um aplicativo baseado em

modelo: https://packt.link/share-model-driven-app

 Entenda os componentes de aplicativos orientados a

modelos: https://packt.link/model-driven-app-components

Páginas personalizadas e o designer de aplicativos moderno

Nesta receita, você vaiaprenda a usar odesigner de aplicativos

modernos para Power Apps para criar uma página personalizada
paraum aplicativo orientado a modelos.

Preparando-se

Você precisará de acesso ao Power Apps e permissões de edição para

um aplicativo baseado em modelo existente ao qual deseja adicionar
uma página personalizada.

Como fazer…

1. Entre no Power Apps ( https://make.powerapps.com ).

 2. Selecione Aplicativos no menu de navegação à esquerda.

3. Para abrir um aplicativo baseado em modelo existente no

designer de aplicativos moderno, use as reticências ( … )
próximoparao aplicativo, entãoselecione Editar na
visualização no menu suspenso Editar , conforme mostrado
na Figura 9.62 :

Figura 9.62: Editar na opção de visualização para um aplicativo

baseado em modelo existente

4. Selecione + Adicionar página no menu da faixa de opções

superior.

5. Selecione Personalizado (visualização) para o tipo de página

e, em seguida , Avançar , conforme mostrado na Figura 9.63 :

Figura 9.63: Opção de página personalizada ao adicionar uma nova

página a um aplicativo baseado em modelo
 6. Deaqui, seuediçãoA experiência é semelhante à de editar um
aplicativo Canvas. Adicione componentes, como galerias, texto,
rótulos, campos de formulário e muito mais. A Figura
9.64 mostra alguns componentes disponíveis para adicionar à
sua página em branco:

Figura 9.64: Componentes populares disponíveis para inserção de

página personalizada

7. Depois que você tiverprojetadoopágina como desejar,

selecione Salvar e depois Publicar .

8. Selecione Voltar para retornar à guia do aplicativo baseado em

modelo.

9. Agora você pode usar a página personalizada no seu aplicativo

e, opcionalmente, colocá-la na sua navegação. A Figura
9.65 mostra esta nova página personalizada no painel de
navegação Páginas do aplicativo baseado em modelo:
Figura 9.65: Uma página personalizada adicionada a um aplicativo
baseado em modelo que aparece em Páginas

10. Republique seu aplicativo baseado em modelo para salvar

sua adição e disponibilizá-lo aos usuários.

Como funciona…

Para usar o designer de aplicativos moderno, certifique-se de usar

o menu suspenso Editar e escolher Editar na visualização . Caso
contrário, Editar iráseja o editor clássico e não permitirá a
classificaçãode edição flexível necessáriapara ações como adicionar
páginas personalizadas.

Páginas personalizadas podem ser úteis para exibir dados adicionais,

coletar dados, etc., para que você não precise escolher entre um
aplicativo Canvas e um aplicativo baseado em modelos. Isso lhe dá a
flexibilidade de ter componentes e experiências do usuário
semelhantes aos de um aplicativo Canvas dentro de uma experiência
de aplicativo baseada em modelos mais padronizada.

Depois de criar sua primeira página personalizada, você pode

adicioná-la a vários aplicativos no futuro escolhendo + Adicionar
página | Personalizada (visualização) | Avançar | Usar uma
página personalizada existente , conforme mostrado na Figura
9.66 :
Figura 9.66: Opção para adicionar uma página personalizada
existente a um aplicativo

Os desenvolvedores podem desejar explorar tópicos mais avançados,

como adições de código profissional e uso do PowerFx
comdelespersonalizadopáginas. Este é um novo recurso em versão
prévia no momento da redação deste texto, portanto, certifique-se de
consultar a documentação na seção "Veja também" para obter as
atualizações mais recentes sobre esses tópicos mais avançados.

Veja também

 Visão geral da página personalizada do aplicativo orientado a

modelo: https://packt.link/model-driven-app-custom-
page-overview

 Adicione uma página personalizada ao seu aplicativo baseado

em modelo (visualização): https://packt.link/model-driven-
app-custom-page-preview

 Crie uma página personalizada para seu aplicativo orientado a

modelos: https://packt.link/design-page-for-model-driven-
app

 Usando o PowerFx em uma página

personalizada: https://packt.link/Power-Fx-custom-page

 Navegando de e para uma página personalizada usando a API

do cliente: https://packt.link/client-API-custom-pages

 Componentes de código para o designer de página

personalizado: https://packt.link/custom-page-designer
Saiba mais no Discord

Para participar da comunidade Discord deste livro – onde você pode

compartilhar feedback, fazer perguntas ao autor e saber sobre novos
lançamentos – siga o código QR abaixo:

https://packt.link/powerusers
10

Aplicando Power Apps

No capítulo anterior, aprendemos como criar um aplicativo usando o

Power Apps. Sem querer, também começamos a abordar a
extensibilidade do Power Apps à medida que ele interagia com outras
ferramentas e plataformas. Por exemplo, aplicativos baseados em
modelos usam o Dataverse como base para desenvolver seus
recursos, e o Power Pages pode ser usado como um construtor de
sites para funcionalidades externas. No entanto, analisamos essa
conectividade do Power Apps com outros serviços apenas da
perspectiva da construção de um aplicativo. Neste capítulo, vamos
inverter essa questão e começar a analisar como um aplicativo
completo (conhecido como Power App) pode ser distribuído entre
plataformas e aplicado em praticamente qualquer lugar. Também
daremos uma olhada no recém-lançado Microsoft Copilot.

Especificamente, abordaremos as seguintes receitas:

 Compartilhando um aplicativo de energia

 Incorporando um Power App no Teams

 Incorporando um Power App em uma página do SharePoint

 Criando um Power App usando o Dataverse for Teams

 Exportando um Power App

 Importando um Power App

 Co-piloto

Com esse conhecimento, você poderá aplicar um aplicativo a uma

ampla gama de cenários. É divertido pensar no que poderia ser feito
com um Power App que aparecesse diretamente em uma página do
Teams para a conveniência do usuário ou imaginar o que um usuário
pensaria ao ver um novo recurso em uma página do SharePoint que
simplificasse seu trabalho diário. O objetivo deste capítulo é refletir
sobre a adoção de um aplicativo, tornando-o fácil de encontrar e usar.
Começaremos este tópico aprendendo como compartilhar um Power
App.

Compartilhando um aplicativo de energia

Uma vez que o aplicativo éPronto e publicado, você pode compartilhá-

lo com os usuários para que eles possam executá-lo. Você pode
compartilhar o aplicativo com toda a organização, se desejar, desde
que todos tenham uma conta válida do Office 365. Se desejar que
determinados usuários façam alterações no seu aplicativo, adicione-
os como proprietários. A receita a seguir explica como você pode
compartilhar seu aplicativo com seus colegas.

Preparando-se

Você precisa ser o proprietário do aplicativo para compartilhá-lo com

outras pessoas.

Como fazer isso...

1. Entre no Power Apps e selecione Aplicativos no menu do lado

esquerdo.

2. Selecione o aplicativo que você deseja compartilhar clicando

nele e selecionando Compartilhar no banner.

3. Como alternativa, você pode selecionar a

opção Compartilhar no menu de contexto do aplicativo:

Figura 10.1: Compartilhando o aplicativo

4. Abra a tela Compartilhar .

5. Comece a digitar o nome ou alias dos usuários ou grupos de

segurança no Azure Active Directory (agora conhecido
como Entra ID ) com os quais você deseja compartilhar o
aplicativo. Marque a caixa de seleção "Enviar um convite por
 e-mail para novos usuários" para notificar os usuários:

Figura 10.2: Aplicativo de transmissão

Para permitir que todo o seuorganização para executar o aplicativo

(mas não modificá-lo ou compartilhá-lo), digite Everyoneno painel de
compartilhamento. Você não pode compartilhar o aplicativo com
pessoas ou grupos fora da sua organização.

6. Você pode atribuir um coproprietário selecionando o usuário e

marcando a caixa de seleção Coproprietário . Esses usuários
poderão editar o Power App:

Figura 10.3: Especificando um coproprietário

 7. Se você construiu um aplicativo baseado em modelo, precisará
seguir algumas etapas adicionais, comomostrado na captura de
tela a seguir:

Figura 10.4: Configurando um aplicativo orientado a modelo

Para obter mais informações sobre como gerenciar a segurança de

uma entidade, consulte https://packt.link/entities .

8. Para parar de compartilhar o aplicativo com um usuário ou

grupo, selecione o ícone remover ( X ) ao lado do usuário ou
grupo:

Figura 10.5: Removendo um usuário

Como funciona...

Se você verificou o e-mailcaixa de seleção de convite, todos com

quem você compartilhou o aplicativo poderão executá-lo
selecionando o link no convite. Se um usuário selecionar o link em um
dispositivo móvel, o aplicativo será aberto no Power Apps Mobile.

Se um usuário selecionar o link em um computador desktop, o

aplicativo será aberto em um navegador. Os coproprietários que
receberem um convite receberão outro link que abre o aplicativo para
edição no Power Apps Studio.

Foi anunciado um recurso experimental que permite a colaboração

em tempo real com outras pessoas, tanto no Canvas quanto em
aplicativos baseados em modelos. Para mais detalhes, confira os links
fornecidos na seção "Veja também" .

Veja também

 A receita de criação de um aplicativo baseado em

modelo no Capítulo 9 , Criação de Power Apps

 A receita de conexão com fontes de dados no Capítulo

9 , Criação de Power Apps

 A receita de adição de telas no Capítulo 9 , Criando Power Apps

 A receita de criação de um aplicativo de tela a partir de um

modelo em branco no Capítulo 9 , Criação de Power Apps

 A receita de criação de Power Apps a partir de uma

lista/biblioteca do SharePoint no Capítulo 9 , Criação de Power
Apps

 Coautoria em aplicativos orientados a

modelos , https://learn.microsoft.com/en-us/power-
apps/maker/model-driven-apps/coauthoring

 Coautoria em aplicativos
Canvas , https://powerusers.microsoft.com/t5/Power-
Apps-Community-Blog/Co-authoring-in-Canvas-Power-
Apps/ba-p/1526547

Incorporando um Power App no Teams

Incorporando umO Power App como uma guia do canal do Teams

facilitapara que seus colegas acessem o aplicativo e o utilizem com
mais frequência. Nesta receita, incorporaremos um Power App como
uma aba de canal para ajudar a criar um contexto único no qual
nossos usuários podem interagir com o aplicativo e seus processos
relacionados, bem como navegar para outras áreas e recursos no
Teams.

Preparando-se

Você precisará ser membro de uma equipe com permissão para

adicionar guias ao canal desejado, bem como um Power App já criado
(embora, como alternativa, você possa criar um novo aplicativo no
Teams).
Como fazer…

1. Navegue até o canal específico no Microsoft Teams ao qual você

gostaria de adicionar seu Power App.

2. Clique no sinal de mais ( + ) à direita das guias existentes desse

canal para adicionar outra:

Figura 10.6: Adicionando um aplicativo como uma guia Equipes

3. Procurareselecione Power Apps :

Figura 10.7: Selecionando Power Apps para adicionar um aplicativo

ao Teams

4. Pesquise e selecione o nome do aplicativo que você está

incorporando (e observe a possibilidade de navegar até
o Power Apps para criar um novo). Após selecionar,
escolha Salvar :
Figura 10.8: Selecionando o aplicativo para adicionar ao Teams

Como funciona…

Depois de criar um aplicativoemCom o Power Apps e compartilhado,

juntamente com quaisquer conexões de dados relevantes, com os
usuários do seu site, você estará pronto para incorporar seu aplicativo
ao Teams para sua conveniência. Após adicionar a aba, o aplicativo
estará totalmente funcional no contexto do seu canal:
Figura 10.9: Um aplicativo funcionando dentro do Teams

Tem mais...

Você pode desejarrenomeara aba, dependendo de como você

nomeou seu aplicativo. Por padrão, o nome da sua aba corresponde
ao nome do aplicativo. Clique na seta ao lado do nome existente para
renomear a aba do seu aplicativo para algo mais claro e/ou conciso:

Figura 10.10: Renomeando a guia Equipes para um aplicativo

incorporado

Você também pode adicionar um aplicativo clicando em Power

Apps no painel de navegação esquerdo do Teams. Basta usar as
reticências no menu, pesquisar e selecionar Power Apps . Isso
permite que você crie novos aplicativos para suas equipes
inteiramente dentro do contexto do Teams e possui vários modelos
parainspirar você ou ajudá-lo a começar:
Figura 10.11: Adicionando um aplicativo com o Power Apps no menu
à esquerda

Existe uma maneira alternativa de adicionar um aplicativo ao Teams,

mas para seu uso pessoal (em vez de toda a equipe). Se você estiver
incorporando um aplicativo apenas para sua conveniência, acesse o
Power Apps ( https://make.powerapps.com ),
escolha Aplicativos no menu de navegação à esquerda, selecione o
aplicativo desejado e escolha Adicionar ao Teams :

Figura 10.12: Adicionando um aplicativo ao Teams para uso pessoal

Em seguida, selecione Adicionar às equipes (novamente, mas no

painel direito que aparece) e, em seguida, Adicionar (uma vez
dentro das equipes). Issoadicionará esse aplicativo específico como
um aplicativo da esquerdaopção de navegação. Clique com o botão
direito e fixe o aplicativo para mantê-lo lá (e não precisar usar o menu
de reticências para encontrá-lo na próxima vez que quiser usá-lo
novamente).

Figura 10.13: Fixando um aplicativo no painel de navegação do

Teams

Veja também

 Aplicativos de energia eMicrosoftIntegração de

equipes: https://packt.link/Power-Apps-and-Teams-
integration

 Incorpore um aplicativo Canvas como uma

guia: https://packt.link/embedded-Teams-tab

 Incorpore um aplicativo no
Teams: https://packt.link/embedded-Teams-app

Incorporando um Power App em uma página do SharePoint

Incorporando umPower App em uma página do SharePointfacilita o

acesso e o uso regular do aplicativo por seus colegas. Nesta receita,
incorporaremos um Power App em uma página do SharePoint para
ajudar a criar um contexto único no qual nossos usuários podem
interagir com o aplicativo e seus processos relacionados, bem como
navegar para outras áreas e recursos em nosso site.

Preparando-se

Você precisará de um site do SharePoint com permissões de edição,

bem como um Power App já criado.

Como fazer…

1. Acesse Power Apps ( https://make.powerapps.com ) e

selecione Aplicativos no menu de navegação à esquerda.

2. Selecione as reticências ( … ) ao lado do aplicativo que você

deseja incorporar e escolha Detalhes :

Figura 10.14: Acessando Detalhes de um aplicativo selecionado

3. Cópiao URL do link da Webde Detalhes :

Figura 10.15: Encontrando o link da web de um aplicativo

4. Agora vá para oSharePointpágina na qual você gostaria de

incorporar este Power App.

5. Clique em Editar no canto superior direito da página para

modificá-la.

6. Clique no sinal de mais ( + ) em um layout de seção onde você

gostaria de adicionar inicialmente o Power App – você sempre
pode movê-lo mais tarde.

7. Procure e selecione a web part do Microsoft PowerApps (sem

o espaço):
Figura 10.16: Adicionando uma Web Part do PowerApps a uma página
do SharePoint

8. Cole a URLvocê temcopiado no painel Propriedades da web

part , à direita. Você verá o aplicativo aparecer
automaticamente no espaço reservado da web part após a
colagem:

Figura 10.17: Um aplicativo incorporado visível em uma página do

SharePoint

9. Quando terminar de fazer modificações na página, você pode

selecionar Salvar como rascunho (se não
desejar)quererusuários ainda não o vejam)
ou Publicar (quando estiver pronto para que os usuários
comecem a usar o aplicativo incorporado).

Como funciona…

Depois de criar um aplicativo no Power Apps e compartilhá-lo,

juntamente com quaisquer conexões de dados relevantes, com os
usuários do seu site, você estará pronto para incorporá-lo a uma
página do SharePoint para sua conveniência. Usamos o link da web do
aplicativo para especificar o aplicativo que desejamos incorporar e a
web part do Power Apps no SharePoint. Após a publicação da página,
o aplicativo estará totalmente funcional no contexto da sua página:
Figura 10.18: O aplicativo incorporado é funcional em uma página
publicada do SharePoint

Tem mais...

Se você achar que ointegradoSe a experiência for muito compacta,

você pode considerar usar o mesmo link da web copiado na Etapa
3 para criar um link rápido em uma página do SharePoint que permita
aos usuários clicarem para acessar uma experiência de tela inteira
usando o aplicativo. Lembre-se de que isso pode desorientar usuários
menos familiarizados, pois os leva a uma nova interface de usuário
sem a navegação e o contexto geral do site do SharePoint. Ao optar
por incorporar um aplicativo no SharePoint, facilitamos o acesso, a
criação e/ou o gerenciamento de dados compartilhados pelos
usuários e reduzimos a troca de contexto.

Você também deve ter notado na Etapa 8 que há uma opção extra
disponível para exibir uma borda ao redor do seu aplicativo. Compare
a captura de tela na seção Como funciona… com a captura de tela a
seguir para ver a diferença. Como este aplicativo em particular tem
um plano de fundo que combina com o plano de fundo da página, ele
parece se integrar perfeitamente à página sem uma borda. Com a
borda, no entanto, nosso foco é direcionado para uma área mais
específica da página que abrigaoaplicativo.
Figura 10.19: Usando uma borda para focar na parte da tela que
abriga um aplicativo

Veja também

 Incorpore Power Apps em páginas do

SharePoint: https://packt.link/embed-apps-on-SP-pages

Criando um Power App usando o Dataverse for Teams

MicrosoftO Dataverse for Teams forneceousuário com uma plataforma

de dados integrada e de baixo código para criar aplicativos e fluxos
no Microsoft Teams usando o Power Apps e o Power Automate.

O Microsoft Dataverse for Teams, desenvolvido no Dataverse, oferece

benefícios como:

 Armazenamento de dados relacionais

 Tipo de dados rico

 Governança de nível empresarial

 Implantação de solução com um clique na loja de aplicativos do

Microsoft Teams

Preparando-se

Você precisará serummembrode uma equipe para criar Power Apps

usando o Dataverse for Teams.

Como fazer…

1. Abra o Teams. No painel esquerdo, clique nas reticências ( ... ):

Figura 10.20: Adicionando Power Apps no Teams com o painel de
navegação

2. Se você não vir o Power Apps na sua lista de aplicativos

adicionados, procure-o clicando em Mais aplicativos :

Figura 10.21: Procurando por Power Apps

3. Depois de selecionarisso, vocêterá então a opção deadicionar

Power Apps ao Teams:

Figura 10.22: Adicionando Power Apps ao Teams

 4. Selecione Iniciar agora :

Figura 10.23: Iniciando o processo de adição de um aplicativo no

Teams

5. Selecione oequipeondevocê quer criar o aplicativo:

Figura 10.24: Escolhendo a equipe à qual o aplicativo será adicionado

6. Clique em Criar para provisionarum DataverseparaAmbiente

de equipe na equipe que você selecionou.

7. Você será levado ao conhecido designer do Power Apps e

solicitado a especificar um nome para o seu aplicativo. Informe
um nome e clique em Salvar :
Figura 10.25: Nomeando um aplicativo no designer do Power Apps

8. Selecione a opção para criar um aplicativo com dados. Você

será solicitado a escolher um aplicativo existentemesa
oucriaruma tabela sua:

Figura 10.26: Escolhendo uma tabela para construir um aplicativo

com dados

Vamos criar nossa própria tabela, chamá-la Power Apps Training

Attendeese clicar em Criar :
Figura 10.27: Nomeando uma nova tabela

9. A mesadesignervamosVocê cria seu próprio esquema. Você

pode adicionar colunas de sua escolha e especificar o tipo de
dado. Criaremos dois campos, como mostrado abaixo, e
clicaremos em Criar:

1. Email Address(tipo de dados Email )

2. Contact Number(tipo de dados Telefone )

Figura 10.28: Três etapas para adicionar uma coluna, nomeá-la e
especificar o tipo de dados

10. Você também podeadicionardadosusando o designer de

tabela.

Figura 10.29: Adicionando dados com o designer de tabela

11. Clique em Fechar para salvar o esquema e os dados da

tabela.

12. Seu formulário do Power Apps está pronto e aguardando

para ser publicado:
Figura 10.30: O formulário do Power Apps preparado para publicação

13. Publicaresseaplicativoclicando no botão Publicar no

Teams no canto superior direito do Power Apps Studio:

Figura 10.31: Opção Publicar no Teams no canto superior direito

14. Você vaiserapresentadocom uma janela pop-up. Clique

em Avançar:
Figura 10.32: Janela pop-up ao publicar um aplicativo no Teams

15. Agoraselecionarocanal onde você deseja que o aplicativo

seja adicionado clicando no ícone de mais ( + ). Em seguida,
clique em Salvar e fechar :

Figura 10.33: Selecionando o canal onde o aplicativo será adicionado

Pronto. Seu aplicativo ficaadicionadopara ocanal que você selecionou:

Figura 10.34: O aplicativo pode ser encontrado no canal selecionado

Como funciona…

Embora, na maioria dos casos, você possa optar por usar uma lista do
SharePoint ao criar um aplicativo Canvas, ela não é o armazenamento
de dados ideal quando se lida com grandes volumes de dados ou se
cria uma solução complexa que envolve várias tabelas. É nesse
momento que você precisa de um banco de dados relacional como o
Dataverse for Teams. Aqui está uma árvore de decisão que pode
ajudar você a decidir se deve usar o Dataverse:

Usar o Usar
SharePoi Dataver
nt se

Seu aplicativo requer permissões Não Sim

granulares?

Você está criando um aplicativo Não Sim

orientado a modelos?

Seu aplicativo lida com grandes Não Sim

volumes de dados (mais de 5.000
itens)?
 É provável que você enfrente Não Sim
problemas de delegação?

Seu aplicativo envolve várias tabelas Não Sim

ou listas, cada uma exigindo telas
separadas de adição/atualização com
funcionalidade de pesquisa e
classificação?

Tabela 10.1: Escolhendo entre um banco de dados SharePoint ou

Dataverse

O Power Apps possui algumas funções delegáveis, como Filterou Sort,

que exigem a aplicação de uma Wherecláusula para reduzir o número
de itens retornados pela consulta. A aplicação dessa cláusula força o
Power Apps a delegar o processamento dos dados à fonte de dados,
em vez de movê-los para o aplicativo para processamento local. Isso
pode ser um problema real se a sua lista do SharePoint tiver mais de
500 itens. Você pode ler mais sobre delegação no seguinte
link: https://packt.link/delegation

O Dataverse for Teams fornece um design focado em modelo de

dados, onde você se concentra na construção dedadosmodelo
(otabelas, atributos, metadados, relacionamentos, etc.); você não
precisa se preocupar com pesquisa, classificação, filtragem, lógica de
negócios e assim por diante. Esses recursos são adicionados
automaticamente ao seu aplicativo pelo Power Apps. Além disso, ele
também oferece suporte a arquivos, imagens e diversas tabelas
relacionadas.

O Dataverse for Teams é uma versão simplificada do Dataverse. Ele

não inclui todos os recursos do Dataverse, como suporte offline para
dispositivos móveis e tipos de dados avançados (cliente, múltiplas
moedas de transação, etc.). No entanto, você pode atualizar o
Dataverse for Teams para aproveitar esses recursos.

Você pode ver uma comparação entre o Dataverse e o Dataverse for

Teams em https://packt.link/Dataverse4T .

Observe que os aplicativos criados no Dataverse for Teams não

podem ser acessados em https://make.powerapps.com .

Seus aplicativos podem ser acessados pela interface do Teams

seguindo as etapas abaixo:
 1. Abra o Power Apps do Teams (supondo que você seguiu as
etapas da receita anterior, Incorporando um Power App no
Teams ):

Figura 10.35: Localizando Power Apps no menu de navegação do

Teams

2. Você deveveroaplicativos que você criou e as equipes nas quais

eles foram implantados:

Figura 10.36: Lista de aplicativos criados com várias colunas de

informações

3. Para editar o aplicativo, clique em "Construir" no menu

superior e selecione a equipe. Você deverá ver todos os
aplicativos.quevocê construiu para essa equipe, juntocom as
tabelas do Dataverse. Clique no aplicativo ou na tabela para
editá-la/abri-la:
Figura 10.37: Três etapas para começar a editar um aplicativo

Veja também

 A receita de criação de um aplicativo de tela a partir de um

modelo em branco no Capítulo 9 , Criação de Power Apps

 Microsoft Dataverse: https://packt.link/dataverse

Exportando um Power App

Nesta receita, iremos exportarum aplicativo nomeado Inventory

Managementpara um .zippacote. Exportar aplicativos é um processo
bastante simples que facilita a importação posterior do pacote desse
aplicativo para um ambiente diferente.

Preparando-se

Você precisará de acesso ao Power Apps e das permissões de

proprietário ou coproprietário de um aplicativo existente no Power
Apps para concluir as etapas desta receita.

Como fazer…

1. Entre no Power Apps ( https://make.powerapps.com ).

2. Selecione Aplicativos no menu de navegação à esquerda.

3. Selecione as reticências ( … ) ao lado do nome do aplicativo que

você deseja exportar.

4. Selecione Exportar pacote , conforme mostrado na Figura

10.38 :
Figura 10.38: Opção de pacote de exportação ao visualizar opções de
menu para um aplicativo específico

5. Preencha o pacotedetalhes,
incluindo Nome , Ambiente e Descrição , conforme mostrado
na Figura 10.39 :

Figura 10.39: Detalhes do pacote para um aplicativo que está sendo

exportado

6. Selecione a palavra ouo ícone de chave inglesa para

escolher Atualizar (se o aplicativo já existir no ambiente de
 destino final) ou Criar como novo (se esta for a primeira
versão do aplicativo no ambiente de destino):

Figura 10.40: As opções de configuração de importação para

Atualizar ou Criar como novo

7. Neste exemplo, alteramos Atualizar para Criar como novo .

8. Se houver recursos adicionais (como fluxos do Power Automate)

na seção Recursos relacionados , repita a Etapa 6 para cada
recurso para especificar se ele deve ser importado como novo
ou uma atualização.

9. Selecione Exportar .

10. O .ziparquivo irábaixar automaticamente quando terminar.

Como funciona…

Os pacotes de aplicativos exportados incluem o próprio aplicativo e

quaisquer fluxos dos quais ele dependa. Eles podem ser importados
para um ambiente diferente como novos (aplicativo e fluxos) ou como
uma atualização de um existente (se você estiver corrigindo bugs,
lançando novas funcionalidades, etc.).

Conectores personalizados, conexões, personalizações do Dataverse e

gateways de dados não estão incluídos nos pacotes exportados.

Para exportar um pacote, você precisa ser o proprietário ou

coproprietário do aplicativo. Para importar um pacote posteriormente,
você precisará da permissão de Criador de Ambiente .

Veja também

 Exportar e importar pacotes de aplicativos

Canvas: https://packt.link/export-import-app

Importando um Power App

Nesta receita, importaremosum aplicativo nomeado Inventory
Managementpara o nosso ambiente. Importar aplicativos é um
processo bastante simples que permite usar um aplicativo que
alguém desenvolveu ou corrigiu em um ambiente diferente do seu.

Preparando-se

Você precisará de acesso ao Power Apps e à permissão do criador

de ambientes para concluir as etapas desta receita.

Como fazer…

1. Entre no Power Apps ( https://make.powerapps.com ).

2. Selecione Aplicativos no menu de navegação à esquerda.

3. Selecione Importar aplicativo Canvas , conforme mostrado

na Figura 10.41 :

Figura 10.41: A opção Importar aplicativo de tela ao visualizar

aplicativos no Power Apps

4. Selecione Atualizar ou Criar como novo , ou o ícone de chave

inglesa em Ação , para alterar oImportar ação se estiver
incorreta (por exemplo, se estiver escrito " Criar como novo" ,
mas este aplicativo já existir no seu ambiente e você quiser
apenas atualizá-lo). Você também pode renomear o aplicativo
aqui.

5. Quando tudo estiver correto, selecione Importar , conforme

mostrado na Figura 10.42 :
Figura 10.42: Detalhes do aplicativo para um pacote de aplicativo que
está sendo importado

6. Quando terminar, você receberá uma mensagem de

confirmação com um link para visualizar o aplicativo importado,
comomostrado na Figura 10.43 . Clique para verificar se a
importação foi bem-sucedida:

Figura 10.43: Mensagem de importação de aplicativo bem-sucedida

Como funciona…

Assim como quando analisamos a exportação, os pacotes de

aplicativos importados incluem o próprio aplicativo e quaisquer fluxos
dos quais ele dependa. Eles podem ser importados para um ambiente
diferente como novos (aplicativo e fluxos) ou como uma atualização
de um existente (se você estiver corrigindo bugs, lançando novas
funcionalidades, etc.).
Como observamos na receita anterior, conectores personalizados,
conexões, personalizações do Dataverse e gateways de dados não
estão incluídos em pacotes importados.

Lembre-se que, para exportar um pacote, vocêprecisa ser o

proprietário ou coproprietário do aplicativo. Para importar um pacote
posteriormente, como fizemos nesta receita, você precisará da
permissão de criador de ambiente .

Veja também

 Exportar e importar pacotes de aplicativos

Canvas: https://packt.link/export-import-app

Co-piloto

Nos dias de hoje, háHá uma necessidade crescente por ferramentas

de desenvolvimento de aplicativos que sejam eficientes e fáceis de
usar. Felizmente, o Power Apps Copilot surgiu para atender a essa
demanda. Aproveitando os recursos da inteligência artificial, o Power
Apps Copilot está pronto para revolucionar o processo de
desenvolvimento de aplicativos, permitindo que os desenvolvedores
trabalhem de forma mais rápida e inteligente do que nunca.

O Power Apps Copilot funciona como um assistente virtual para

criadores de aplicativos, oferecendo orientação passo a passo ao
longo de toda a jornada de desenvolvimento. Os criadores podem
comunicar suas instruções em linguagem simples, e o Copilot se
encarregará da construção do aplicativo e de sua infraestrutura de
dados subjacente, agilizando todo o processo de desenvolvimento.

O Copilot do Power Apps é um recurso (em fase de pré-visualização

no momento da escrita deste livro) que utiliza inteligência artificial
para ajudar você a criar e personalizar aplicativos do Power Apps. Ele
pode criar tabelas do Dataverse com base em solicitações do usuário
e responder a perguntas sobre o seu aplicativo. O Copilot ainda está
em fase de pré-visualização, mas tem o potencial de tornar o
desenvolvimento do Power Apps mais eficiente e produtivo.

Para habilitar o Copilot, você precisa ter acesso de administrador ao

seu ambiente do Power Platform. Após habilitar o Copilot, você poderá
adicioná-lo aos seus aplicativos como um controle. O controle do
Copilot pode ser usado para fazer perguntas sobre os dados do seu
aplicativo ou para obter ajuda na criação ou personalização do seu
aplicativo.

Preparando-se
No momento da redação deste livro, o recurso está disponível apenas
para usuários do ambiente do Office 365 na região dos Estados
Unidos. Alguns requisitos adicionais são:

 O idioma do navegador deve ser definido como inglês (Estados

Unidos).

 Você deve ter um banco de dados Microsoft Dataverse em seu

ambiente.

 O AI Builder deve estar habilitado para que seu ambiente use os

modelos de IA ou controles que aproveitam os modelos de IA.

Isso pode ser feito porseguindo estes passos:

1. Entre no centro de administração do Power Platform.

2. No centro de administração, acesse Ambientes | [selecione um

ambiente] | Configurações | Produto | Recursos .

3. Na página Configurações de recursos , em AI Builder , ative

ou desative os modelos de visualização do AI Builder:

Figura 10.44: Configurações de recursos

Como fazer isso...

1. Entrar paraAplicativos de energia

( https://make.powerapps.com ).

2. Digite o que você planeja construir e pressione Enter . Para

esta receita, vamos criar um registro de visitantes:
Figura 10.45: Chatbot Copilot

3. O copiloto constrói umestrutura de tabela que ele considera

adequada para nosso aplicativo:

Figura 10.46: Estrutura de tabela gerada por IA

4. Você pode modificar a tabela usando linguagem natural na

interface de bate-papo à direita. Para issopor exemplo,
digitaremos Please remove the columns Date and Time. Add
Start Time and End time instead:
Figura 10.47: Modificando colunas com o Copilot

5. Agora que temos as colunas necessárias, vamos criar mais

alguns dados de teste. Digite Create 10 more rows for me:

Figura 10.48: Criando linhas com o Copilot

6. Desde a coluna Propósitotem valores repetidos, vamos alterá-

los para uma coluna de escolha. Digite Change the data type of
Purpose column to Choice.

7. Agora estamos prontos para criar nosso aplicativo. Clique

em Criar Aplicativo .

8. Agora somos levados para a galeria de design do Power Apps

com um aplicativo simples com recursos Ler, Criar, Atualizar e
Excluir integrados:
Figura 10.49: Galeria do designer

Como funciona…

O copiloto ainda está sobdesenvolvimento no momento em que este

livro foi escrito, mas ele já pode gerar código para uma variedade de
tarefas, incluindo as seguintes.

Criando tabelas e colunas

Depois de ter criadoPara adicionar dados à sua tabela e colunas, você

pode usar o Copilot para ajudar a preenchê-la com dados. Por
exemplo, você poderia dizer algo como: "Quero adicionar uma linha à
tabela com os seguintes dados: Nome = John Doe, Idade = 30, Cidade
= Nova York". O Copilot então gerará o código para adicionar a linha à
tabela.

Você também pode usar o Copilot para ajudar a escrever fórmulas

para manipular os dados da sua tabela. Por exemplo, você poderia
dizer algo como: "Quero calcular a idade total de todas as pessoas na
tabela". O Copilot então gerará o código para calcular a idade total.

O Copilot é uma ferramenta poderosa que pode ajudar você a criar

aplicativos com mais rapidez e facilidade. Ao usá-lo para criar tabelas
e colunas, você economiza tempo e esforço.

Aqui estão algumas dicas adicionais para criar tabelas e colunas

usando o Copilot no Power Apps:

 Use nomes descritivos para suas tabelas e colunas. Isso

facilitará a compreensão do seu código e dos seus dados.
  Use tipos de dados consistentes para suas colunas. Isso ajudará
a evitar erros ao trabalhar com seus dados.

 Teste seu códigodepois de criá-lo. Isso ajudará a garantir que

ele esteja funcionando corretamente.

Adicionando controles a um formulário

Você também pode usarO Copilot ajudará você a configurar as

propriedades do controle. Por exemplo, você poderia dizer algo como:
"Quero definir o texto do rótulo como 'Nome'". O Copilot então gerará
o código para definir o texto do rótulo.

Aqui estão alguns exemplos de como você pode usar o Copilot para
adicionar controles a um formulário:

 “Adicione uma caixa de texto ao formulário.”

 “Adicione um rótulo ao formulário com o texto 'Nome'.”

 “Adicione um botão ao formulário com o texto 'Enviar'.”

 “Adicione uma caixa de seleção ao formulário com o texto

'Concordo com os termos e condições'.”

 “Adicione uma lista suspensa ao formulário com os itens

'Vermelho', 'Verde' e 'Azul'.”

Escrevendo fórmulas

Digite a fórmulaque você deseja escrever. O Copilot sugerirá uma lista

de fórmulas que correspondem à sua consulta.

Selecione a fórmula que deseja usar. O Copilot gerará o código para a

fórmula.

Você também pode usar o Copilot para ajudá-lo a solucionar

problemas de fórmulas. Por exemplo, você pode dizer algo como: I'm
getting an error when I try to calculate the total age of all the people
in the table.O Copilot iráentão gere código para ajudar você a depurar
a fórmula.
Figura 10.50: Escrevendo fórmulas com o Copilot

Aqui estão alguns exemplos de como você pode usar o Copilot para
escrever fórmulas:

 Calculate the total age of all the people in the table.

 Calculate the average age of all the people in the table.

 Calculate the number of people in the table who are over 18

years old.

 Calculate the difference between the two dates.

 Calculate the percentage of people in the table who are male.

Em resumo, o Copilot no Power Apps é um recurso com tecnologia de

IA que ajuda os criadores a criar e editar aplicativos por meio de
conversas em linguagem natural, permitindo que os usuários finais
interajam com os aplicativos e obtenham insights sobre os dados
contidos neles. Ele tem o potencial de revolucionar a maneira como
os aplicativos são criados.e usado, tornando-o mais fácil para os
fabricantes e usuários.

Saiba mais no Discord

Para participar da comunidade Discord deste livro – onde você pode

compartilhar feedback, fazer perguntas ao autor e saber sobre novos
lançamentos – siga o código QR abaixo:

https://packt.link/powerusers
11

Power BI

Business Intelligence ( BI ) tem como objetivo conectar a tomada

de decisões empresariais a fatos sobre a empresa e seu ambiente . O
BI permite que você se aprofunde nos dados para tomar melhores
decisões empresariais.

O Microsoft Power BI é a ferramenta de BI da Microsoft que ajuda você

a modelar, visualizar e compartilhar insights. Ele permite que você
analise informações de maneiras mais significativas e intuitivas.

O Power BI é uma ferramenta para todos. Os tomadores de decisão

podem usar os painéis do Power BI para tomar decisões de negócios,
enquanto os desenvolvedores podem usar as interfaces de
programação de aplicativos ( APIs ) do Power BI para inserir
dados em conjuntos de dados e criar modelos de dados.

Você pode criar relatórios do Power BI usando o Power BI Desktop. O

Power BI Desktop ( https://packt.link/Power-BI-Desktop ) é um
aplicativo gratuito que você pode instalar diretamente no seu
computador.

Embora o Power BI Desktop seja uma ferramenta para download para

criar relatórios, o serviço do Power BI é um serviço baseado na nuvem
que ajuda você a compartilhar relatórios pela Web e colaborar com
seus colegas e equipes com recursos de edição limitados.

Se a sua organização já utiliza o Microsoft 365, talvez você já tenha

um plano Enterprise que inclui o Power BI Pro. O Power BI Pro é uma
licença de usuário individual que permite acesso a todo o conteúdo e
recursos do serviço Power BI. O Power BI Pro oferece recursos para
colaborar e usar espaços de trabalho para compartilhar com outras
pessoas, criar aplicativos, assinar assinaturas e muito mais.

Se a sua organização tiver mais de 500 usuários usando o Power BI,

você precisará migrar para um plano superior, o Power BI Premium. O
Power BI Premium permite que as organizações administrem e
gerenciem melhor os recursos que estão sendo usados com o Power
BI.

Este capítulo fornece uma compreensão básica do Power BI. Há vários

conceitos e tópicos avançados que não podem ser abordados em um
único capítulo. Este capítulo deve servir como um bom ponto de
partida para usuários finais ou qualquer pessoa iniciante no Power BI.

Neste capítulo, aprenderemos sobre os seguintes tópicos:

  Recuperando dados

 Transformando dados

 Modelagem de dados

 Visualização de dados

 Compartilhando um relatório, painel ou conjunto de dados

 Criando um painel

 Incorporando um relatório em uma página do SharePoint

No final do capítulo, discutiremos dois tópicos importantes

relacionados ao Power BI: a recente adoção de recursos de IA pelo
Power BI e sua relação com o Microsoft Fabric. Veremos que o Fabric
pode ser usado como alternativa ao Power BI para visualização de
dados ou pode ser integrado ao BI para gerenciar dados de back-end,
enquanto o BI cuida da visualização de dados.

Observe que estará além do nosso escopo mostrar adequadamente

como usar o Fabric, e os recursos de IA do Power BI são novos e
mudam rapidamente. Por esses motivos, decidimos apresentar uma
visão geral desses tópicos sem usar receitas. Isso nos permite
abordar mais recursos do Power Platform que gostaríamos de
compartilhar com você neste livro.

Requisitos técnicos

No momento, o Power BI Desktop só é compatível com a plataforma

Windows, no Windows 11, Windows 10, Windows 8.1 e Windows 8,
bem como no Windows Server 2022, Windows Server 2019, Windows
Server 2016, Windows Server 2012 R2 e Windows Server 2012. Ele
está disponível para plataformas de 32 bits (x86) e 64 bits (x64).

Você pode baixar o instalador autônomo do site ou instalá-lo da

Windows Store como um aplicativo do Windows.

Os relatórios do Power BI também podem ser visualizados no

aplicativo móvel (abordado posteriormente, no Capítulo 26 , Microsoft
365 em dispositivos móveis ), que está disponível nas lojas Windows,
Android e Apple.

Consulte o guia do Power BI Desktop em https://packt.link/Power-

BI-Desktop .

Os exemplos usados neste capítulo foram demonstrados usando o

Power BI Desktop. Para compartilhar um relatório, criar um painel ou
incorporar um relatório do Power BI no final do capítulo, você
precisará de uma licença do Power BI Pro. Você pode encontrar
informações sobre os custos de licenciamento
aqui: https://packt.link/BI-pricing .

Recuperando dados

Recuperar é o processo de buscar dadosde um local. O Power BI tem

conectores para várias fontes de dados, variandode arquivos de texto
e valores separados por vírgula ( CSV ) para bancos de dados e
páginas da web. AlgunsOs conectores do Power BI são mostrados na
captura de tela a seguir:

Figura 11.1: Lista de conectores comuns do Power BI

Nesta seção, aprenderemoscomo recuperar dados de um arquivo CSV.

Preparando-se

Baixe o Products_bikes.csvarquivo dea Chapter 11pasta no repositório

GitHub deste livro: https://packt.link/Power-BI-samples .

Você não precisa de nenhuma permissão especial para recuperar

dados de arquivos como texto, CSV ou Excel.

Se estiver consultando um armazenamento de dados seguro, talvez

você precise de permissões adicionais.

Como fazer…

1. Abra a ferramenta Power BI Desktop.

 2. Clique em Obter dados e selecione a opção Texto/CSV :

Figura 11.2: Conectando a uma fonte de dados

3. Pressione Conectar .

4. Navegue até o localdo arquivo CSV e abra

o Products_bikes.csvarquivo.

5. Clique em Carregar .

6. O Power BI Desktop iráExiba uma prévia dos dados. Clique

em Carregar e os dados serão carregados na ferramenta.

Como funciona...

Após a importação dos dados, o Power BI Desktop permite que você

os analise de três maneiras:

 Usando uma das visualizações nos dados importados:

Figura 11.3: Seção de visualizações da página inicial do Power BI
Desktop

 Olhando para odados brutos em forma tabular:

Tabela 11.4: Visualização de dados em uma tabela

 Olhando para oestrutura da tabela e sua relação com outras

tabelas:

Figura 11.5: Estrutura e relacionamentos da tabela

Se você importar os dados uma vez, o PowerO BI Desktop armazena
os detalhes da fonte de dados internamente. Portanto, se os dados no
arquivo de origem forem alterados, você pode simplesmente usar
a opção Atualizar.na seção Consultas para importar os dados
modificados.

Se você usou credenciais para um armazenamento de dados seguro,

elas não serão salvas no próprio arquivo PBIX, mas sim na
configuração do Power BI Desktop. Portanto, se você
publicar/compartilhar o arquivo PBIX, o destinatário não poderá usar
suas credenciais — ele precisará das suas próprias.

Veja também

 A receita de transformação de dados neste capítulo

 A receita de modelagem de dados neste capítulo

 A receita de visualização de dados neste capítulo

 A receita de compartilhamento de um relatório, painel ou

conjunto de dados neste capítulo

 Criar um conjunto de dados a partir de uma lista do SharePoint -

Power BI | Microsoft Learn: https://packt.link/create-dataset-
from-SP-list

 Conecte-se a conjuntos de dados no serviço do Power BI a partir

do Power BI Desktop - Power BI | Microsoft
Learn: https://packt.link/Desktop-report-lifecycle-
datasets

Transformando dados

Transformação de dados no PowerBI envolve o processo de moldar e

limpar dados brutos de diversas fontes em um formato estruturado
que pode ser facilmente analisado e visualizado. Isso pode exigir
manipulação de dados simples ou complexa, dependendo da natureza
dos dados.

Algumas transformações básicas incluem o seguinte:

 Alterando tipos de dados

 Filtragem (linhas e/ou campos)

 Criando colunas condicionais

 Dividindo colunas

 Renomear/reformatar
Alguns exemplos são os seguintes:

 Como se livrar de espaços finais no final de um campo de texto

 Reconciliar vários formatos salvos em um campo de data (como

Jan-19, Jan 2019, 01-19 e assim por diante)

 Concatenando Título , Nome e Sobrenome para obter o nome

da pessoa

Na maioria dos casos, os dados recuperados de uma fonte de dados

não estão em um formato que permita seu uso no estado em que se
encontram, e talvez seja necessário executar algumas etapas
adicionais para limpá-los. O primeiro passo após recuperar dados de
um repositório de dados é convertê-los em um formato reutilizável e
consistente para um relatório. Na captura de tela abaixo, podemos
ver uma pequena lista do que precisa ser limpo antes de podermos
usá-los:

Figura 11.6: Conjunto de dados de exemplo de transformação de

dados

A primeira coisa que precisamos fazer é remover o " . " no

campo Título , quando aplicável. Dependendo de como estamos
usando os dados, também podemos precisar
combinar Nome e Sobrenome em um único campo. Depois disso,
podemos ver que o formato da data é inconsistente, então
precisaremos torná-louniforme se estivermos planejando usar esses
dados.

Preparando-se
Para este exercício, baixe o arquivo DOB.csvda Chapter 11pasta no
repositório GitHub deste livro: https://packt.link/Power-BI-
samples .

Você não precisa de nenhuma permissão especial para executar a

transformação de dados nos dados que já foram importados.

Você deve ter acesso aos dados se estiver consultando um

armazenamento de dados seguro.

Como fazer isso...

1. Conecte-se a um armazenamento de dados e carregue os

dados; aqui usamos a tabela do exemplo anterior:

Figura 11.7: Carregando dados do arquivo CSV

2. Depois que o conjunto de dados for carregado, clique

em Transformar dados :

Figura 11.8: Opção para transformar dados da faixa de opções Início

 3. Agora você é capazpara editar os dados importados:

Figura 11.9: Aplicando etapas de transformação

O Power BI Desktop tratou a primeira linha do DOB.csvarquivo como

uma linha de cabeçalho , e o tipo de dados da coluna Data de
Nascimento foi alterado automaticamente para Data . Além disso,
você notará que todos os campos de data agora têm um formato de
data consistente. Explicaremos isso na seção Como funciona...

4. Em seguida, precisamos removero ponto depois de Sra. para

tornar o título consistente com outros registros:

Figura 11.10: Usando a função Substituir

5. A replaceoperação exige que você especifique o texto que

precisa ser alterado, juntamente com a string de substituição.
Substitua o " . " por uma string vazia.

6. Em vez de ter três campos de nome, vamos mesclá-los em um.

Para isso, selecione as três colunas e clique em Mesclar
Colunas :

Figura 11.11: Mesclando três colunas

Observe que a ordem em que você seleciona as colunas determinará
a ordem em que elas serão mescladas. Ou seja, se você primeiro
selecionar Sobrenome , depois pressionar Shift e
selecionar Nome e, por fim, Título , as colunas serão colocadas na
seguinte ordem: Sobrenome , Nome e Título .

7. Use o espaço comoseparador entre as três colunas durante a

mesclagem:

Figura 11.12: Critérios de mesclagem

8. A coluna mesclada agora deve aparecer na tabela:

Figura 11.13: Observando a coluna mesclada

9. Por fim, clique em Fechar e Aplicar para fechar a janela de

transformação e aplicar as transformaçõespara o conjunto de
dados:
Figura 11.14: Fechar e aplicar

Como funciona...

O Power BI Desktop pode ser ativado assim que você importa dados,
como você viu no exemplo anterior. Três operações foram aplicadas
ao seu conjunto de dados quando ele foi carregado. Elas foram as
seguintes:

1. A primeira linha foi promovida a cabeçalho de linha.

2. O tipo de dados da coluna Data de Nascimento foi alterado

para Data .

3. O formato de data de todas as datas foi definido como

dd/mm/aaaa.

Se quiser usar um formato de data diferente, altere as preferências

em Arquivo | Opções e
configurações | Opções | Configurações regionais .

A maneira como o Power BI Desktop pode fazer isso é aplicando uma

série de etapas chamadas transformações . A transformação
queexecutado pode ser visto na seção inferior direita do Power BI
Desktop:

Figura 11.15: Etapas de transformação

Como você viu neste exemplo, as três primeiras operações de
transformação foram aplicadas automaticamente. Você pode alterar o
tipo de dados clicando no seletor de tipo de dados no cabeçalho
eatribuindo um tipo de dado específico:

Figura 11.16: Alterações no tipo de dados

A beleza da transformação é que ela elimina a necessidade de

realizar operações repetitivas nos dados sempre que você se conecta
ao repositório de dados. O Power BI Desktop registra todas as etapas
da transformação e as aplica sequencialmente sempre que você
consulta o repositório de dados. Em outras palavras, você só precisa
dedicar tempo à criação das etapas de transformação uma vez. A
partir daí, o Power BI Desktop gerencia as operações de limpeza de
dados para você.

Você pode visualizar os dados em cada etapa e também pode inserir,

remover ou reorganizar etapas. Ao clicar em Aplicar no Editor do
Power Query, todos os dados passam por todas as etapas e, em
seguida, sãocarregado no Power BI:

Figura 11.17: Retornando ao estado de transformação anterior

Não é possível desfazer as ações de transformação depois de
aplicadas; no entanto, excluir a ação o levará de volta ao estado
anterior à aplicação da transformação.

Veja também

 A receita de recuperação de dados neste capítulo

 A receita de modelagem de dados neste capítulo

 A receita de visualização de dados neste capítulo

 A receita de compartilhamento de um relatório/painel/banco de

dados neste capítulo

 Tutorial: Moldar e combinar dados no Power BI Desktop - Power

BI | Microsoft Learn: https://packt.link/Desktop-shape-and-
combine-data

Modelagem de dados

A modelagem de dados no Power BI envolve a criação de uma

representação estruturada dos seus dados que permita análises,
visualizações e relatórios eficientes. Um modelo de dados bem
projetado garante que os relacionamentosentre diferentes tabelas de
dados são representadas com precisão e fornecem uma base para a
criação de insights significativos.

É uma etapa crucial no processo de análise de dados, pois fornece

uma maneira estruturada de organizar e entender conjuntos de dados
complexos.

Para entender a modelagem, você precisa primeiro entender alguns

termos-chave de banco de dados:

 Chave primária : A chave primária de uma tabela

relacionalidentifica exclusivamente cada registro na tabela
(consulte Customers.csv). Uma tabela pode ter apenas uma
chave primária. Como uma chave primária é única, ela não
pode ser repetida na mesma tabela. Veja a Figura 11.20 , por
 exemplo:

Figura 11.18: Chave primária na tabela Informações do cliente

No exemplo anterior, ao especificar o ID do cliente, posso identificar

uma pessoa de forma única. Pode haver dois clientes com o mesmo
nome, mas cada um terá um ID de cliente exclusivo.

 Chave estrangeira : um banco de dadosChave estrangeira é

um campo em uma tabela relacional que corresponde à coluna
de chave primária de outra tabela (consulte Product_Sales.csv).
Veja a Figura 11.19 , por exemplo:

Figura 11.19: Chave estrangeira na tabela Sales Info

A coluna ID do cliente (usada no exemplo anterior) se torna uma

chave estrangeira quando usada noTabela de vendas. A mesma
pessoa pode comprar dois produtos e, portanto, o ID do cliente pode
aparecer várias vezes na tabela de vendas. Cada valor de chave
estrangeira deve sempre corresponder a uma chave primária em
outra tabela.
  Tabela de fatos : Uma tabela de fatosarmazena informações
quantitativas e é usado para análise e geração de relatórios. No
nosso caso, "Informações de Vendas" é uma tabela de fatos. Se
compararmos uma tabela de fatos comUma tabela de
dimensão, tabelas de fatos geralmente contêm informações na
forma de dados numéricos. Esses dados podem ser modificados
facilmente, agrupando-os e adicionando qualquer número de
linhas. Essas tabelas geralmente têm mais linhas e menos
colunas porque armazenam transações.

 Tabela de dimensões : Uma tabela de dimensões é uma

coleção de informações de referência sobre uma empresa. No
exemplo anterior, a tabela de Informações do Cliente será uma
tabela de dimensões porquefornece informações adicionais
sobre o cliente. Da mesma forma, podemos ter uma tabela de
dimensões de Informações do Produto (consulte Products.csv)
com mais informações sobre o produto que está sendo vendido:

Figura 11.20: Informações do produto em uma tabela de dimensão

As tabelas de dimensão, em comparação com as tabelas de fatos,

tendem a ser mais curtas (porque você só pode ter um determinado
número de clientes ou produtos), mas têm muitas colunas
porquearmazenar metadados sobre a entidade que está sendo
armazenada, como nome do cliente, idade, data de nascimento,
telefone, endereço, e-mail e assim por diante.

Para analisar esses diferentes termos-chave em ação, vamos criar um

relatório de vendas. Para criar um relatório de vendas significativo,
você precisaráÉ necessário extrair informações de outras tabelas de
suporte. Por exemplo, uma tabela de Informações de Vendas conterá
informações transacionais, como a data da venda e o número de
produtos vendidos. Uma tabela de Informações de Produtos
armazenará informações como categoria do produto, preço do
produto, cor do produto, desconto e assim por diante. Uma tabela de
Informações do Cliente conterá informações como nome do cliente,
cidade e assim por diante.

O Power BI permite combinar informações das três tabelas,

permitindo visualizar o relatório em várias dimensões, como Vendas
por Região, Vendas por Categoria de Produto, Vendas por Ano e assim
por diante. Na receita a seguir, modelaremos nossos dados usando o
Power BI, definindo a relação entre as tabelas de dados de produtos e
vendas, que visualizaremos na próxima receita.

Preparando-se

Baixe os seguintes arquivos da Chapter 11pasta no repositório GitHub

deste livro em https://packt.link/Power-BI-samples :

 Customers.csv

 Locations.csv

 Product_Sales.csv

 Products.csv

Você não precisa de nenhuma permissão especial para executar a

modelagem de dados depois que os dados forem importados.

Como fazer isso...

1. Após a aplicação das transformações, clique no ícone à

esquerda da tela. Você verá todas as fontes de dados às quais
se conectou:
Figura 11.21: Visualizar tabelas na visualização Relacionamento

2. Em alguns casos, o Power BIO Desktop determinará

automaticamente os relacionamentos com base nos nomes das
colunas. Caso contrário, conecte as colunas manualmente
arrastando-as de uma tabela para outra:

Figura 11.22: Aplicar relacionamentos de coluna

3. Uma vez que as colunas sãoconectado, seu modelo está pronto:

Figura 11.23: Verificar fluxos de relacionamento

Como funciona...

Você pode se perguntar: por que precisamos de um modelo?

Um modelo representa o relacionamento entre as tabelas. Isso

permite analisar os dados por cliente, local, produto ou uma
combinação deles. Veremos isso em ação na nossa próxima receita.

Para entender melhor o conceito de relacionamentos, você precisa

entender dois termos-chave: Cardinalidade e Filtragem cruzada .

Cardinalidade refere-se à relação entre duas tabelas com base no

número de valores únicos na coluna. Pode ser qualquer um dos
seguintes:relacionamentos:

 Um para muitos : se a coluna for umachave primária em uma

tabela e uma chave estrangeira emoutra tabela - por exemplo,
produtos e relacionamentos de vendas

 Um para um : se a coluna tiverum mapeamento um-para-um

de dados em ambas as tabelas — por exemplo, uma relação de
tabela entre pessoa e carteira de motorista, onde haverá um
registro exclusivo de uma pessoa em relação a cada número de
carteira de motorista

 Muitos para muitos : quando há umpossibilidade de vários

valores em ambas as colunas — por exemplo, um
relacionamento entre aluno e turma, onde cada aluno pode ter
várias aulas e cada turma pode ter vários alunos matriculados
A filtragem cruzada é a capacidade de definir um contexto de filtro
em uma tabela com base nos valores de uma tabela relacionada. O
relacionamento de filtragem cruzada pode serum dos seguintes:

 Ambos : onde os dados de uma tabela podem ser filtrados com

base nos dados de outra — por exemplo, Vendas eLoja. Um
produto pode ser vendido em várias lojas; ao mesmo tempo,
uma loja pode ter vários produtos.

 Solteiro : Este é um relacionamento onde oA direção do filtro é

unidirecional — por exemplo, uma tabela de produtos versus
uma tabela de vendas. Um item em promoção corresponderá a
apenas um produto, mas um produto pode ser vendido várias
vezes.

O Power BI Desktop resolve a cardinalidade e a filtragem cruzada com

base nos valores das colunas em duas tabelas. Ele também permite
que você altere acardinalidade e filtragem cruzada, se desejar.

Atribuindo relacionamento incorretoParâmetros (cardinalidade e

filtragem cruzada) resultarão em visualizações imprecisas, portanto, é
necessário um entendimento adequado desses conceitos.
Recomendamos assistir à apresentação de Alberto Ferrari sobre
relacionamentos no Power BI. O vídeo pode ser encontrado
em: https://packt.link/BI-relationships .

Para uma visão mais detalhada dos seus relacionamentos de dados,

você pode tentar selecionar a opção Gerenciar
Relacionamentos na guia Início .

Uma tela pop-up aparecerá, listando todos osrelacionamentos em

uma única visualização. Aqui, você pode selecionar Detectar
automaticamente para encontrar relacionamentos em dados novos
ou atualizados. Selecione Editar na caixa de diálogo Gerenciar
Relacionamentos para editar seus relacionamentos manualmente.

Tem mais...

A modelagem do Power BI permite que você faça mais do que

construir relacionamentos. Ela também permite o seguinte:

 Execute cálculos personalizados em tabelas existentes.

 Defina novas métricas.

 Execute cálculos personalizados para novas métricas.

Antes de avançarmos para as visualizações, devemos aprender
alguns conceitos adicionais sobre modelagem de dados que serão
úteis em algumas situações, ou seja, colunas e medidas calculadas.

Colunas calculadas

Às vezes, você precisa criar colunas adicionaisou medidas dentro do

seu modelo para criar dados para suas visualizações. Elas são
chamadas de colunas calculadas . Você pode criá-lascolunas
usando fórmulas de Expressões de Análise de Dados ( DAX ). Por
exemplo, se você recebeu as dimensões de um carro em pés e
polegadas, pode criar uma fórmula DAX para alterá-las para seus
equivalentes no sistema métrico (consulte car_sales.csv). As fórmulas
DAX são semelhantes às fórmulas usadas no Excel, como a mostrada
aqui:

Figura 11.24: Usando uma fórmula DAX no Power BI Desktop

Você também pode precisar criarUma coluna calculada para criar um

relacionamento entre tabelas quando não há campos exclusivos. Para
criar exclusividade nos dados, você poderia, hipoteticamente, criar
uma coluna calculada para números de telefone combinando valores
de coluna para códigos de área e números locais.

Os valores calculados das colunas são armazenados na memória. Eles

podem causar problemas de desempenho se o conjunto de dados for
muito grande. Portanto, devem ser usados com moderação.

Medidas

As medidas são geralmente os campos numéricos dentro de um

conjunto de dados que podem ser agregados ou usados de outras
maneiras (como média, mínimo e máximo) para derivar significado de
seus dados - por exemplo, vendas totais por estado ouVendas médias
por ano. As medidas são calculadas no momento da consulta e,
portanto, não são armazenadas no banco de dados. No entanto, elas
usam poder de processamento para executar uma consulta no
momento da solicitação. Como as medidas não são armazenadas na
memória, elas geralmente são mais rápidas, mas exigem mais poder
de processamento. Portanto, colunas e medidas calculadas devem ser
usadas criteriosamente.

Você pode criar uma medida no Power BIÁrea de trabalho, como

mostrado na captura de tela a seguir. Estou obtendo uma previsão
para o próximo ano, com base na média de carros vendidos neste
ano:

Figura 11.25: Usando medidas em uma tabela de vendas de carros

Ao contrário das colunas calculadas, elas não aparecem no modelo ao

lado de outras colunas, mas você pode arrastá-las para a janela de
visualização na guia Relatório , conforme mostrado na captura de
tela a seguir:
Figura 11.26: Incluindo uma medida em uma visualização

Observe que as medidas sãosensível ao contexto. Isso significa que,

se você arrastar o campo Vendas(2020) sozinho, ele mostrará a
média de vendas em todos os modelos, mas quando você o coloca
junto com o campo Modelo , ele representa o detalhamento por
modelo:

Figura 11.27: Usando medidas para decompor dados

Veja também

 A receita de recuperação de dados neste capítulo

 A receita de transformação de dados neste capítulo

 A receita de visualização de dados neste capítulo

 A receita de compartilhamento de um relatório, painel ou

conjunto de dados neste capítulo
  Modos de conjunto de dados no serviço do Power BI - Power BI |
Microsoft Learn: https://packt.link/service-dataset-modes

Visualização de dados

Enquanto a modelagem ajuda a alcançar os relacionamentos de

entidade e o esquema de backend, a visualização de dados se refere
ao processo derepresentando dados e informações usando elementos
visuais como gráficos, tabelas e mapas.

O objetivo final de qualquer exercício de processamento de dados é

extrair insights dos seus dados. As visualizações do Power BI
fornecem centenas de elementos visuais (alguns dentro do Power BI
Desktop; outros do marketplace). Um relatório do Power BI pode
consistir em um único elemento visual na página inteira ou pode ter
páginas repletas de elementos visuais.

Há muitos tipos visuais diferentes disponíveis diretamente no

painel Visualizações do Power BI :

Figura 11.28: Visualização disponível com o Power BI Desktop

E, para ainda mais opções, visite o MARKETPLACE :

Figura 11.29: Obtendo visualizações do MARKETPLACE

Há um limite máximo para o número de campos que você pode

adicionar a qualquer visual. O limite é de 100 campos (incluindo
medidas ou colunas). Se o seu visual não carregar, tente reduzir o
número de campos na visualização.

Um usuário pode interagir com um visual como designer ou como

consumidor.

Um designer pode adicionar/editar ouAlterar visuais usando o Power

BI Desktop. Um consumidor, por outro lado, só pode visualizar os
relatórios ou dashboards compartilhados com ele. O consumidor pode
interagir com os visuais usando filtros e linguagem natural; ele não
pode fazer grandes alterações na visualização.

Nesta receita, criaremos um relatório de demonstração com

visualização de dados.

Preparando-se

Baixe o arquivo car_sales.csvda Chapter 11pasta no repositório

GitHub deste livro: https://packt.link/Power-BI-samples

Como fazer isso...

 1. Depois de concluir a modelagem do conjunto de dados
(consulte a receita de modelagem de dados anteriormente
neste capítulo), clique emno ícone no lado esquerdo da tela
para entrar na visualização do relatório.

2. No painel "Visualizações" à direita , escolha um visual.

Usaremos um gráfico de linhas para esta demonstração.

3. Selecione os campos que deseja exibir no relatório.

4. Com base no tipo de campo, o Power BI Desktop os colocará

em Eixo ou Valores . Você também pode arrastar os campos
conforme apropriado:

Figura 11.30: Adicionando visualização ao relatório

 5. Assim que os campos forem selecionados, o relatório aparecerá
na tela. Você pode classificar por gráfico qualquer um dos
campos selecionados para obter insights:

Figura 11.31: Aplicando classificação a um relatório

6. Você pode colocar um visual em foco clicando na opção Modo

de foco . Esta opção exibe orelatório em uma visualização de
página inteira. Isso é útil quando você tem vários relatórios na
sua página:
Figura 11.32: Usando o modo de foco para uma visualização de
página inteira

7. Para voltar paraseu relatório, use a opção Voltar ao relatório :

Figura 11.33: Fechando a visualização de página inteira

8. O Power BI Desktop gera um título de relatório aleatório com

base nos campos selecionados. Você pode alterar
o título atualizando a opção Texto do título :

Figura 11.34: Alterando o título de um relatório

9. Agora você temcriou seu primeiro relatório usando o Power BI

Desktop.

Como funciona...
Os visuais no Power BI Desktop podem ser alterados simplesmente
selecionando o relatório e escolhendo outro visual na galeria de
visualizações .Existem vários recursos visuais disponíveis no Power
BI Desktop. Você pode ler mais sobre cada recurso visual na página
de documentação do Power BI da Microsoft,
em https://packt.link/BI-visuals .

Uma visualização tem três guias de propriedades:

 Campos : esta aba permite que você escolha os campos para

sua visualização.

 Formato : esta guia permite que você escolha as cores e os

rótulos dos dados para seu conjunto de dados.

 Análise : esta guia permite adicionar linhas adicionais para

comparar seus pontos de dados, como uma constante ou uma
linha média em seu relatório.

Os filtros permitem reduzir o conjunto de dados que você deseja

analisar. Digamos que você queira se concentrar em um ano
específico ou em uma marca específica de carro. Os filtros removem o
ruído do visual para que você possa se concentrar no assunto de
interesse.são de três tipos:

 Filtros de nível visual : afetam apenas o visual selecionado,

mas têm mais opções, incluindo filtragem Top Ne filtragem por
valor de medida.

 Filtro de nível de relatório : Esteaplica o filtro em um visual

específico sem afetar o resto da página.

 Filtro de nível de página : aplica ofiltrar todos os visuais

relacionados na página. A captura de tela a seguir mostra um
filtro no nível da página no campo Fabricante :
Figura 11.35: Tipos de filtro no Power BI

Tem mais...

O Power BI tem um poderoso recurso de perguntas e respostas que

pode criar gráficos usando linguagem natural.

Você pode usar esse recurso arrastando o botão Fazer uma

pergunta da faixa de opções Início , conforme mostrado na captura
de tela a seguir:

Figura 11.36: Localização e aparência do botão Fazer uma pergunta

no Power BI

Assim que você arrastar este item de menuNa tela, o Power BI sugere
algumas perguntas prováveis com base nos dados. Conforme você
começa a digitar, ele até seleciona automaticamente um visual com
base nos dados.

Você pode alterar os campos (destacados com um sublinhado

amarelo) para visualizar os dados de outras maneiras (por exemplo,
por modelo), conforme mostrado aqui:
Figura 11.37: Sugestões automáticas geradas pela IA Ask a Question

Você obtém a mesma experiênciaquando você usa o recurso de

perguntas e respostas na experiência Web do Power BI.

Veja também

 A receita de recuperação de dados neste capítulo

 A receita de transformação de dados neste capítulo

 A receita de modelagem de dados neste capítulo

 A receita de compartilhamento de um relatório, painel ou

conjunto de dados neste capítulo

 Crie visuais do Power BI usando Python no Power BI Desktop -

Power BI | Microsoft Learn: https://packt.link/Desktop-
Python-visuals

 Saiba quais pacotes R são suportados - Power BI | Microsoft

Learn: https://packt.link/service-R-packages-support

Compartilhando um relatório, painel ou conjunto de dados

O Microsoft 365 é uma plataforma de colaboração. A capacidade dos
usuários de criar e compartilhar relatórios é um fator fundamental. O
serviço Power BI permite que você compartilhe gráficos e painéis com
seus colegas de diversas maneiras.

O recurso do painel está disponível apenas noServiço do Power BI. É

uma coleção não interativa de elementos visuais fixados de um ou
mais relatórios existentes. Ao clicar em um relatório fixado no painel,
o serviço do Power BI o levará ao relatório individual, o que
proporciona uma experiência mais rica e interativa.

Nesta receita, publicaremos e compartilharemos um relatório usando

o painel.

Preparando-se

Para compartilhar um relatório, você precisa primeiro publicá-lo no

seu locatário do Microsoft 365. Embora o Power BI Desktop seja
gratuito, você precisa de uma licença do Power BI para compartilhar
seu relatório com seus colegas. Se você tiver uma licença do Power BI
Pro, poderá publicar seu relatório no Microsoft 365:

Figura 11.38: Publicando um relatório no serviço do Power BI

Você pode publicar o relatório paraseu espaço de trabalho do

Microsoft 365 ou para um espaço de trabalho ao qual você tenha
acesso. Após publicar o relatório, você pode acessá-lo
em https://app.powerbi.com e fazer login com suas credenciais do
Microsoft 365:

Figura 11.39: Um relatório publicado no Serviço Power BI

No espaço de trabalho, você pode compartilhar o relatório com seus
colegas. Você precisa de uma licença do Power BI Pro para
compartilhar seu conteúdo, e as pessoas com quem você o
compartilha também precisam de uma licença Pro, a menos que sua
organização tenha uma assinatura Premium. Saiba mais sobre
assinaturas Premium em: https://packt.link/BI-premium .

Como fazer isso...

Você pode compartilhar um relatório emduas maneiras:

1. Em uma lista de Painéis ou Relatórios , ou em um painel ou

relatório aberto, selecione Compartilhar :

Figura 11.40: Compartilhando um relatório com colegas

2. Você pode então especificar os colegas com quem deseja

compartilhar o relatório. Você pode fornecer o e-mail
completoEndereços para indivíduos, grupos de distribuição ou
grupos de segurança. Marque as opções aplicáveis:
Figura 11.41: Opções para compartilhar um relatório

Você pode compartilhar com pessoas cujos endereços estão fora da

sua organização, mas verá um aviso. Esses usuários externos devem
ser adicionados como usuários convidados no seu Azure Active
Directory ( Azure AD ou AAD ) se desejar.para compartilhar
relatórios do Power BI com eles.

Como funciona...

Existem várias maneiras pelas quais vocêpode compartilhar um

relatório do Power BI. Para escolher a plataforma certa, primeiro você
precisa entender a seguinte terminologia:

 Compartilhe seu espaço de trabalho : os espaços de

trabalho oferecem uma área comum para seus colegas de
trabalho. Você pode especificar funções para decidir quem pode
gerenciar todo o espaço de trabalho, editar seu conteúdo e
 distribuí-lo. O Power BI fornece uma área padrão " Meu Espaço
de Trabalho" para cada usuário, permitindo que eles
armazenem seus próprios painéis e relatórios. Portanto, embora
você possa, em teoria, salvar os relatórios em seu espaço "Meu
Espaço de Trabalho" e compartilhá-los com seus colegas de
trabalho, esse espaço de trabalho não se destina, na verdade, à
colaboração. É mais como seu espaço pessoal.

 Você deve criar espaços de trabalho separados para trabalhar

com seus colegas de trabalho:

Figura 11.42: Espaços de trabalho no serviço do Power BI

 Compartilhe seu conjunto de dados : O conjunto de

dadosrefere-se aos dados que direcionam sua visualização.
Vimos anteriormente como os dados precisam passar por
transformação e modelagem antes de poderem ser usados no
relatório. Obviamente, você não gostaria que todos passassem
pelo mesmo problema se quisessem basear seus relatórios nos
mesmos dados. Portanto, embora essa opção permita
economizar tempo compartilhando os dados limpos, ela
também garante que todos estejam criando seus relatórios com
base em uma única versão da verdade. Você pode compartilhar
um conjunto de dados clicando em Gerenciar permissões ,
 conforme mostrado na captura de tela a seguir:

Figura 11.43: Gerenciando permissões de um conjunto de dados de

relatório

Então, escolhaas pessoas com quem você gostaria de compartilhar.

Você não precisa compartilhar relatórios com pessoas que já têm
acesso ao espaço de trabalho. Elas poderão visualizar os relatórios
imediatamente no espaço de trabalho:

Figura 11.44: Compartilhando um relatório com um indivíduo ou

grupo

 Compartilhe seu relatório ou painel : Quando

vocêcompartilhar um painel ou relatório, os destinatários
podemvisualizá-lo e interagir com ele, mas não pode editá-lo:
Figura 11.45: Compartilhando um relatório ou painel que não pode
ser editado

Veja também

 A receita de recuperação de dados neste capítulo

 A receita de transformação de dados neste capítulo

 A receita de modelagem de dados neste capítulo

 A receita de visualização de dados neste capítulo

Criar um painel

Ao começar a usar o Power BI, você criará principalmente relatórios

do Power BI (que podem ter uma ou várias páginas). Os painéis, no
entanto, nos permitem combinar visuais de váriosRelatórios
separados para criar um único local para métricas e dados
importantes. Nesta receita, criaremos um painel no Power BI que
inclui visuais de vários relatórios.

Preparando-se

Você precisa ter uma licença do Power BI e pelo menos dois relatórios
separados dos quais extrair recursos visuais para o seu painel. Esses
relatórios precisam estar no mesmo espaço de trabalho (o seu ou o
de um grupo).

Como fazer…

1. Efetue login no serviço do Power BI

( https://app.powerbi.com/ ).

2. Navegue até um dos seus relatórios existentes do qual você

gostaria de fixar um visual no novo painel.
 3. Passe o cursor sobreo visual que você gostaria de fixar primeiro
e, em seguida, selecione o botão Fixar visual, conforme
mostrado na Figura 11.48 :

Figura 11.46: A opção Fixar visual para uma visualização de relatório

específica.

4. Selecione Novo painel (se ainda não estiver selecionado) e dê

um nome ao seu painel. Neste exemplo, o painel se
chamará Sales Overview:
Figura 11.47: A caixa de diálogo usada ao fixar um visual em um
novo painel

5. Selecione Fixar .

6. Agora navegue paraoutro relatório, página ou visual que você

deseja fixar e repita a etapa 3 para fixá-lo.

7. Desta vez, selecione Painel existente e escolha o painel que

você criou na etapa 4 :

Figura 11.48: A caixa de diálogo usada ao fixar um visual em um

painel existente

8. Selecione Fixar .
 9. Encontre seu painel usando a opção pop-up Ir para o
painel após fixá-lo ou usando o menu de navegação à
esquerda para encontrar seu novo painel listado.

10. Agora você deve ver dois visuais de relatórios diferentes

no seu novo painel. A partir daquivocê pode redimensionar os
blocos, compartilhar o painel e muito mais:

Figura 11.49: Um painel mostrando dois visuais de dois relatórios

separados

Como funciona…

Qualquer pessoa com permissões de edição para um relatório pode

fixar visuais em um painel. O acesso padrão ao painel resultante
depende de quem já tem acesso ao espaço de trabalho dos relatórios.
No entanto, você pode compartilhar relatórios e painéis com outras
pessoas usando o recurso Compartilhar ou criando e publicando
aplicativos.

É importante que os relatórios que você usa para os visuais residam

no mesmo espaço de trabalho que o painel que você deseja criar. Por
exemplo, se você estiver trabalhando em relatórios no Meu Espaço
de Trabalho , poderá fixar visuais desses relatórios em um painel
que você criou e que também esteja no Meu Espaço de Trabalho .
No entanto, se você estiver no espaço de trabalho de um grupo, os
visuais que você pode fixar devem ser de relatórios que também
estejam no espaço de trabalho desse grupo.

Todos os visuais que você fixar permanecerão atualizados seguindo

os mesmos cronogramas de atualização e ações realizadas nos
relatórios subjacentes. Por exemplo, se você tiver um relatório com
atualização agendada duas vezes ao dia, os visuais fixados
correspondentes no seu painel também serão atualizados duas vezes
ao dia.
Tem mais…

Em vez de fixar um únicovisual de cada vez, você também tem a

opção de fixar uma página inteira do relatório em um painel. Com a
página do relatório aberta, selecione as reticências ( … ) no menu
superior e escolha Fixar em um painel, conforme mostrado
na Figura 11.52 :

Figura 11.50: A opção de fixar uma página de relatório inteira em um

painel

Após fixar os visuais e criar o painel inicial, você poderá

redimensioná-los, fazer perguntas sobre os dados subjacentes
combinados, compartilhar o painel e muito mais. Ao visualizar o
painel, por exemplo, você pode selecionar Editar e adicionar blocos
adicionais (como conteúdo da web, imagens, caixas de texto, vídeos
ou fluxos de dados em tempo real), alterar o tema do painel ou
configurar o layout móvel do painel. Essas opções são mostradas
na Figura 11.53 :
Figura 11.51: Editar habilidades ao visualizar um painel para o qual
você tem direitos de edição

Veja também

 Criar umPainel do Power BI a partir de um

relatório: https://packt.link/BI-dashboard

 Introdução aos painéis para designers do Power

BI: https://packt.link/service-dashboard

Incorpore um relatório do Power BI em uma página do SharePoint

Os relatórios do Power BI são excelentes por si só, mas quando

combinados com páginas do SharePoint, eles têm o potencial
dealcançar públicos de forma mais conveniente e ser encontrado no
contexto de recursos relacionados. Em vez de compartilhar um link
para umrelatório que será aberto em uma nova janela, esta receita
ilustrará como você pode incorporar um relatório existente do Power
BI diretamente em uma página do SharePoint.

Preparando-se

Você precisa ter uma licença do Power BI, um relatório já criado e

direitos de edição em um site do SharePoint para poder concluir as
etapas desta receita.

Como fazer…

1. Acesse o Power BI ( https://app.powerbi.com/ ) e abra o

relatório que deseja incorporar. Copie-oURL da barra do
navegador:
Figura 11.52: URL da Web para um relatório do Power BI

2. Agora, navegue até a página específica do site do SharePoint na

qual você irá incorporar umRelatório do Power BI e clique
em Editar no canto superior direito.

3. Clique no sinal de mais da seção da página à qual você deseja

adicionar a Web Part do Power BI e, em seguida, localize e
selecione a Web Part do Power BI:

Figura 11.53: A Web Part do Power BI para páginas e notícias do

SharePoint

4. Cole a URL que você copiou na etapa 1 na primeira caixa das

propriedades da Web Part. Além disso, escolha a página
específica do relatório que deseja incorporar no menu
suspenso Nome da página .certifique-se de desmarcar todos
 os componentes que você não deseja mostrar norelatório
incorporado (como páginas de relatório adicionais, opções de
edição, etc.):

Figura 11.54: O painel de propriedades de uma web part do Power BI

5. Depois de ter orelatório posicionado ondese desejar, clique

em Publicar para salvá-lo e torná-lo visível para seus usuários.

Como funciona…

Depois de adicionar uma Web Part do Power BI a uma página do

SharePoint e especificar a URL do relatório, os membros e visitantes
do seu site poderão usar o relatório do Power BI e interagir com seus
filtros e outros componentes diretamente no contexto da página,
juntamente com quaisquer outros links e recursos relevantes.
Figura 11.55: Uma página publicada do SharePoint com um relatório
do Power BI incorporado

Tem mais...

Um dos seus configuráveisopções ao usar a web part do Power

BIserve para mostrar ou ocultar a navegação. Se optar por mostrá-la,
você verá as outras páginas do relatório (quando aplicável) listadas
na parte inferior ou lateral do relatório:

Figura 11.56: Opção do painel de navegação nas propriedades de

uma web part do Power BI

Se você optar por mostrar o painel Filtros , os usuários serãocapaz

de usar o painel de filtros recolhível do relatório , além
dequaisquer segmentadores ou outros objetos de filtro no próprio
relatório:
Figura 11.57: Opção de painel de filtro nas propriedades de uma web
part do Power BI

Você também pode optar por mostrar a barra de ação , que permite
aos usuários realizar uma série de ações relacionadas à manipulação,
compartilhamento ecolaborandoem torno do relatório. Isso também
permite que os usuários abram o relatório no Power BI para uma
experiência completa:

Figura 11.58: Opção de barra de ação nas propriedades de uma web

part do Power BI
Veja também

 Incorpore uma web part de relatório no SharePoint

Online: https://packt.link/embed-report-web-part-in-SP

Power BI e IA

Recentemente, o Power BI recebeu uma série de recursos baseados

em IA que permitem aos clientes extrair dados de mais fontes e
detectar padrões nesses dados. Este campo é novo e está em rápida
mudança, portanto, listaremos alguns dos principais recursos da
adoção da IA pelo Power BI em vez de explorar receitas específicas
com ela. Alguns dos principais tópicos a serem observados ao
explorar os recursos de IA do Power BI são os seguintes:

 O AutoML ( Automated Machine Learning ) combina o

Power BI com o Azure Machine Learning. Este recursopermite
que você crie modelos que esperam tendências e efeitos
futuros sem precisar de experiência em estatística.

 Os recursos visuais de IA, como a Árvore de Decomposição,

auxiliam os usuários a dissecar relações estatísticas complexas
e a entender os motivadores por trás das características
estatísticas.

 A Consulta em Linguagem Natural ( NLQ ) ajuda os usuários

a interagir com informações usando linguagem natural. Usando
NLQ no PowerBI, esse recurso permite que os usuários
literalmente façam perguntas ao Power BI, e o Power BI
responde com visualizações e relatórios aplicáveis.

 O visual dos Principais Influenciadores do Power BI revela

fatores significativos que afetam uma métrica escolhida. Por
meio de análise estatística e recursos visuais, ele revela
correlações entre variáveis de influência.e a métrica-alvo,
auxiliando decisões baseadas em dados sobre vendas,
comportamento do cliente e muito mais. No entanto, enfatiza a
correlação em vez da causalidade e (como sempre) a precisão
depende da qualidade dos dados.

 O recurso de detecção de anomalias utiliza IA para identificar

padrões incomuns ou discrepâncias nos dados. Ele ajuda os
usuários a identificar irregularidades rapidamente, permitindo
atenção oportuna a pontos críticos dos dados. Isso ajuda a
mitigar riscos, otimizar processos e manter a integridade dos
dados.
  O Power Query é uma ferramenta importante no Power
Platform, usada para preparação de dados. Assim como o Power
BI, o Power Query oferece muito mais do que apenas seus
recursos de IA e poderia facilmente justificar um livro (aliás,
existem vários livros disponíveis sobre o assunto). Seus
recursos de IA concentram-se na transformação de dados no
Editor do Power Query. Os usuários definem os valores de saída
desejados para novas colunas da tabela, e o Power Query gera
automaticamente a lógica apropriada para a criação das
colunas.

 Automated Insights é um novo contador de histórias em

estatística, que utiliza IA para criar narrativas a partir de dados.
É claro que narrativas geradas por IA devem ser usadas com
cautela e devidamente investigadas antes de serem citadas em
decisões tomadas por uma organização.

 O Text Analytics integra-se aos Serviços Cognitivos do Azure,

permitindo que o Power BI examine conteúdo textual e crie
insights, o que o torna uma ferramenta poderosa para análise
de sentimentos. Juntamente com o reconhecimento de
imagens, isso amplia o espectro de recursos do Power BI.

 O reconhecimento de imagem permite que os usuários

examinem imagens e incorporem as estatísticas extraídas em
visualizações, aumentando o escopo do material que pode ser
estudado para obter insights.

Tecido Microsoft

O Microsoft Fabric é uma plataforma de análise que reúne todos os

dados e ferramentas de análise de que as organizações precisam. É
um serviço baseado em nuvem que faz parte da plataforma Microsoft
Azure. Enquanto o Power BI é principalmente uma ferramenta para
visualização de dados, o Fabric é normalmente visto como uma
solução para gerenciamento de dados de back-end. Dito isso, ele
também possui recursos de visualização de dados, para que seuA
organização deve avaliar seus recursos e determinar se é melhor
integrar o Fabric com o Power BI ou usar apenas um ou outro.

O Fabric em si é uma integração de várias ferramentas do Azure,

incluindo o Azure Data Factory e o Azure Synapse Analytics.

Há muitos benefícios em usar o Microsoft Fabric, incluindo:

  Usar uma plataforma unificada em vez de ferramentas
individuais do Azure fornece um local único para gerenciamento
de dados.

 É um serviço baseado em nuvem, portanto é escalável e fácil

de manter.

 Graças à incorporaçãomuitas ferramentas na família Azure, ele

oferece uma ampla gama de funcionalidades na preparação de
dados, incluindo (em termos gerais) movimentação de dados,
data lakes, engenharia de dados e integração de dados.

 Ele é integrado a outros produtos e serviços da Microsoft,

incluindo o Azure e o próprio Power BI.

Para começar a usar o Microsoft Fabric, você precisa criar uma conta
do Azure. Depois de criar uma conta do Azure, você pode habilitar o
Fabric no portal do Azure.

Depois que o Fabric estiver habilitado, você poderá começar a se

conectar a fontes de dados e criar pipelines de dados, modelos de
dados e relatórios.

Como o Fabric não é nosso foco principal neste capítulo, não

abordaremos a preparação de dados neste capítulo. Em vez disso,
recomendamos que você consulte os diversos recursos disponíveis
para aprender mais sobre o Microsoft Fabric, incluindo tutoriais online,
documentação e fóruns da comunidade.

Aqui estão alguns exemplos de como o Microsoft Fabric está sendo

usado por clientes do mundo real:

 Ferguson, um distribuidor desuprimentos de encanamento, está

usando o Fabric para reduzir o tempo necessário para gerar
relatórios de inteligência empresarial de 12 horas para apenas
30 minutos.

 A ConocoPhillips, uma empresa de petróleo e gás, está usando

o Fabric para melhorar a precisão de suas previsões de
produção em 10%.

 A CVS Health está usando o Fabric para desenvolver e implantar

novos aplicativos com tecnologia de IA para melhorar o
atendimento ao paciente.

Estes são apenas alguns exemplos de como o Microsoft Fabric pode

ser usado para ajudar as organizações a obter mais valor de seus
dados. Sese você estiver procurando uma plataforma de análise que
possa ajudar você a gerenciar e preparar seus dados, o Microsoft
Fabric é uma ótima opção a ser considerada.

Referências

 Usando o Azure Databricks com o Microsoft Fabric e o OneLake |

Blog do Microsoft Fabric | Microsoft
Fabric: https://packt.link/Azure-databricks-with-Fabric

 Apresentando o Microsoft Fabric: a plataforma de dados para a

era da IA | Blog do Azure | Microsoft
Azure: https://packt.link/introducing-Microsoft-Fabric

 Análise de Dados | Microsoft

Fabric: https://packt.link/Microsoft-Fabric

Saiba mais no Discord

Para participar da comunidade Discord deste livro – onde você pode

compartilhar feedback, fazer perguntas ao autor e saber sobre novos
lançamentos – siga o código QR abaixo:

https://packt.link/powerusers
12

Visão geral do Copilot no Microsoft 365 e no Power Platform

Com a crescente popularidadeCom o uso de ferramentas de

inteligência artificial ( IA ), como o ChatGPT, desenvolvido pela
OpenAI, tornou-se cada vez mais importante avaliar a aplicabilidade
dessas ferramentas no contexto de softwares empresariais. A
resposta da Microsoft ao sucesso do ChatGPT é o Microsoft Copilot,
que será o foco principal deste capítulo.

Primeiro, apresentaremos os conceitos essenciais de inteligência

artificial, IA generativa e Modelos de Linguagem Ampla ( LLMs ).
Com esse conhecimento em mãos, exploraremos o Microsoft Copilot
como parte do ecossistema do Microsoft 365. O Copilot pode ajudar a
acelerar a conclusão de tarefas cotidianas em plataformas populares
como Word, SharePoint e Power Platform. Também conheceremos as
ofertas do Copilot como chatbot, incluindo o Microsoft Copilot (Bing
Chat) e o Copilot para Microsoft 365.

Este capítulo abrangerá os seguintes tópicos:

 Apresentando a IA

 Copiloto e IA no Microsoft 365

 Chatbots de IA conversacional

 Copilot em aplicativos do Microsoft 365

 Copiloto na Plataforma de Potência

 O futuro do Copilot

Observação

Observe que, em fevereiro de 2024, a adoção da IA pela Microsoft

estava apenas começando; o conteúdo referenciado neste capítulo
estava evoluindo rapidamente no momento da publicação. Com isso
em mente, concluímos que uma coleção de receitas seria enganosa.
Recomendamos que você use este capítulo como um ponto de partida
e aprenda na prática sempre que possível. As pessoas que
aproveitarão ao máximo a IA são aquelas que estão dispostas a se
adaptar!

Apresentando a IA

Antes de começarmos a turnêPara entender os recursos do Copilot,

primeiro precisamos analisar algumas palavras-chave que você
encontrará ao trabalhar com IA. Algumas delas podem ser óbvias,
mas outras são conceitos valiosos para aprimorar o uso da IA.
Listamos essas terminologias abaixo:

 IA : abreviação de inteligência artificial , éO campo da

ciência da computação que visa criar máquinas e sistemas
capazes de executar tarefas que normalmente exigem
inteligência e criatividade humanas. A IA não é uma tecnologia
única, mas um conjunto de métodos e ferramentas que podem
ser aplicados a diversos domínios e aplicações. Alguns dos
maiores campos no desenvolvimento da IA são aprendizado
de máquina , visão computacional , processamento de
linguagem natural , reconhecimento de fala e robótica .
Conceitualmente, a IA também pode ser classificada em IA
restrita , que é projetada para executar uma tarefa
específica.tarefa e IA geral , que tem o objetivo mais amplo de
ser capaz de entender e executar qualquer tarefa que um
humano possa.

 LLMs : No campo da IA, as ferramentas da categoria Copilot

são conhecidas como LLMs . IssoO rótulo refere-se a qualquer
algoritmo de aprendizado profundo capaz de reconhecer,
resumir, traduzir, prever e gerar texto e outros conteúdos.
Atualmente, todas as ferramentas populares de IA (pense em
ChatGPT, Copilot, Claude, Bard e assim por diante; você pode
até incluir Cleverbot e Jabberwacky) são LLMs.

 Instruções : Ao inserir uma frase em um LLM, você está

fornecendo uma instrução , que detalha o que você está
instruindo o LLM a fazer. À primeira vista, esta é uma afirmação
incrivelmente simples – você pode simplesmente pedir ao
Copilot " Faça-me uma tabela comparando X e Y " e ele fará o
que precisa ser feito – mas para aproveitar ao máximo um LLM,
você precisará aprender quais instruções são mais eficazes para
produzir resultados.

Este estudo éconhecido como engenharia de prompts .

Recomendamos que você investigue a abundância de recursos que
exploram a escrita eficaz de prompts. Também recomendamos
verificarO Copilot Lab , que contém algumas orientações sobre como
escrever prompts, abordaremos isso mais adiante neste capítulo.

O Copilot também pode ser classificado como uma ferramenta de IA

generativa, que exploraremos a seguir.

O que é IA generativa?
A lista a seguirresume alguns dos principais conceitos sobre IA
generativa que são informações básicas úteis ao aprender o que é o
Copilot e como ele funciona:

 IA Generativa : Esta é umaRamo da IA que se concentra na

criação de novos conteúdos ou dados do zero, como imagens,
texto, música ou código. A IA generativa utiliza
técnicascomo aprendizagem profunda , redes
neurais eo processamento de linguagem natural acima
mencionado para aprender com os dados existentes e
gerarResultados inovadores e realistas. No contexto do Copilot,
a IA generativa pode ser usada para tarefas mundanas, como
preparação de dados, criação de conteúdo tabular e criação de
fórmulas do Excel.

 GANs : Uma das técnicas mais populares e poderosas em IA

generativa é usar redes adversárias generativas ,
ou GANs . As GANs são compostas por duas redes neuraisque
competem entre si: um gerador que tenta criar dados falsos e
um discriminador que tenta distinguir entre dados reais e falsos.
Ao treinar o gerador e o discriminador juntos, as GANs podem
produzir dados diversos e de alta qualidade que se assemelham
a dados reais.

 Alucinação : Ferramentas de IA generativa causam

alucinação quando fornecem respostas imprecisas ou ilógicas.
Se você dedicar um breve tempo online pesquisando sobre
alucinação em IA, verá que essa é uma preocupação real e
válida. Especialmente quando solicitadas a realizar uma tarefa
grande com pouca orientação, as ferramentas de IA podem, às
vezes, fornecer respostas incorretas. Você deve sempre analisar
a saída do seu LLM antes, por exemplo, de usá-lo em um
modelo de dados ou relatório.

 Viés : Viés refere-se a erros de saída causados por dados de

treinamento distorcidos. Modelos tendenciosos podem produzir
previsões imprecisas, ofensivas ou enganosas devido à
priorização de características de dados irrelevantes ou
enganosas em detrimento de padrões significativos.

 Aterramento : Aterramento é um termo usado para uma

abordagem que visa evitar resultados imprecisos do LLM,
fornecendo mais contexto para a ferramenta trabalhar.
Aterramento envolve adicionar informações relevantes e
específicas do caso de uso para o LLM, a fim de melhorar a
qualidade da saída.
Engenharia rápida e como escrevemos este capítulo

Com os conceitosde alucinação, preconceito e aterramento na mente,

nossos conselhos para escrever prompts eficazes são detalhados na
lista a seguir:

1. Fornecer instruções concisas : o que significa que não

queremos sobrecarregar o Copilot com uma declaração de
problema complexa. Em vez disso, dividiríamos um problema de
várias etapas em partes menores e o faríamos resolver um
problema menor de cada vez. Este é realmente o segredo para
trabalhar com qualquer IA. Mesmo ao construir algoritmos
complexos de aprendizado de máquina, dividimos a solução
inteira em pipelines menores que resolvem um problema de
cada vez.

2. Escreva prompts claros : Escrever prompts claros e

descritivos para o Copilot é crucial para aproveitar ao máximo o
assistente com tecnologia de IA. Prompts claros fornecem ao
Copilot parâmetros adequados e úteis para gerar uma resposta
valiosa. Eles ajudam a evitar armadilhas comuns, como
linguagem vaga, instruções conflitantes ou solicitações
inadequadas. A engenharia de prompts é o processo de criação
de prompts eficazes que permitem que modelos de IA gerem
respostas com base em entradas fornecidas. A engenharia de
prompts pode ajudar você a aproveitar todo o potencial dos
sistemas de IA, orientando-os a gerar resultados relevantes,
precisos e criativos. Aqui está um bom guia de uma página da
Microsoft como referência para a criação de bons
prompts: https://packt.link/prompt-advice-PDF .

3. Revise e refine os prompts : você deve ajustar seus prompts,

repeti-los e atualizar as respostas geradas pelo Copilot. Tratar o
uso do Copilot como uma conversa de repetição contínua de
prompts, e não apenas uma tarefa, ajudará você a entender
quais prompts funcionam mais efetivamente com o Copilot. À
medida que você adquirir mais experiência com o Copilot,
entenderá melhor como formular seus prompts e quais detalhes
incluir.

Na verdade, podemos usar este capítulo como um estudo de caso

sobre como escrever prompts fundamentados que aproveitem ao
máximo ferramentas de IA generativas como o Copilot.

Tendo em mente o exposto, aqui está um breve resumo das etapas

que seguimos para gerar o capítulo. Observe que, como as
capacidades do Copilot estavam evoluindo no momento da escrita
(assim como as nossas), cada etapa teve que passar por várias
iterações:

1. Geração iterativa de índice (TOC) : Seguindo os princípios

mencionadosantes, começávamos aos poucos, criando primeiro
um TOC:

a. Fornecemos o contexto do que estávamos fazendo e

pedimos ao Copilot para criar um TOC de nível 1 primeiro.

2. Em seguida, refinamos o TOC nível 1.

3. Em seguida, usamos isso para gerar o TOC de nível 2 para

cada tópico de nível 1, um de cada vez.

2. Geração iterativa de conteúdo : uma vez gerado o TOC,

passamos por cadaTópicos de nível 1 e 2, um de cada vez, e
solicitamos ao Copilot que gerasse conteúdo para eles. Em cada
uma delas, seguimos os seguintes passos:

a. Primeiro, fornecemos contexto compartilhando o TOC

inteiro para cada nova sessão de construção (a menos
que tivéssemos fornecido o contexto anteriormente na
sessão).

2. Fornecemos informações sobre os detalhes que

queríamos escrever por meio de narrativas ou links para
artigos apropriados da Microsoft.

3. Revisamos e refinamos bastante o conteúdo para garantir

concisão, precisão, especificidade e remover imprecisão e
redundância.

3. Embora tenhamos usado o Copilot para reunir e resumir as

informações para nós, adicionamos muitasconteúdo original
adicional, como (mas não limitado a) o seguinte:

a. Imagens mostrando exemplos do mundo real.

2. Toda a seção sobre chatbots de IA conversacional devido

à disseminação e complexidade das informações na
seção.

3. Muitas seções e subseções semelhantes ao longo do

capítulo (como esta).

Além do exposto acima, tivemos que refinar a estrutura e o conteúdo

diversas vezes, pois grande parte disso ainda estava sendo
implementada e refinada pela própria Microsoft no momento da
redação deste texto. Você pode ver neste caso de uso que o texto
gerado por IA não pode ser visto como um substituto para a escrita
ou o esforço humano; o Copilot deve ser usado em uma conversa de
constante aterramento, reorientação e revisão.

Mais uma vez, incentivamos você a aprender na prática. Assim que

estiver mais familiarizado com o Copilot neste capítulo, experimente
alguns de seus recursos. Ao começar a gerar suas próprias tabelas
com o Copilot, você verá rapidamente como escrever prompts
fundamentados melhora seus resultados.

Agora que já demos uma olhada geral na IA, vamos começar a

analisar o Copilot mais especificamente. Começaremos com um
rápido tour pelo seu principal desenvolvedor.

O que é OpenAI?

OpenAI é uma pesquisaUma organização fundada em 2015 por um

grupo de proeminentes empreendedores, investidores e cientistas,
incluindo Elon Musk, Peter Thiel, Reid Hoffman e Sam Altman. O
objetivo da OpenAI é criar inteligência artificial geral ( IAG ).
Como vimos anteriormente, IA geral refere-se à construção de
sistemas que podem igualar ou superar a inteligência humana em
qualquer domínio.

A OpenAI publica artigos de pesquisa, códigos e dados abertamente,

incentivando a colaboração e o feedback da comunidade global de IA.
Alguns dos projetos e conquistas notáveis da OpenAI incluem:

 GPT-3, GPT-4: Um modelo de aprendizado profundo que pode

gerar texto em linguagem natural sobre vários tópicos e tarefas,
como escrever ensaios, resumir artigos, redigir e-mails e
responder a perguntas

 DALL-E: Um modelo de aprendizado profundo que pode gerar

imagens a partir de descrições em linguagem natural, como
“um gato usando uma gravata borboleta” ou “um arranha-céu
feito de sushi”.

 CLIP: Um modelo de aprendizado profundo que pode aprender

com linguagem natural e dados visuais e executar tarefas como
classificação de imagens, detecção de objetos e legendagem

 Codex: Um modelo de aprendizado profundo que pode gerar e

executar código a partir de comandos de linguagem natural,
como “criar um site que se pareça com o Airbnb” ou “fazer um
jogo como o Flappy Bird”.
  OpenAI Scholars: Um programa que apoia e orienta indivíduos
de grupos sub-representados em pesquisas de IA e fornece a
eles acesso aos recursos e redes OpenAI.

 Microscópio OpenAI: uma coleção de visualizações dos recursos

e neurônios de vários modelos de aprendizado profundo, como
GPT-3, DALL-E e CLIP

 OpenAI Spinning Up: Um curso online gratuito que ensina os

fundamentos do aprendizado por reforço profundo, um ramo da
IA que lida com o aprendizado por tentativa e erro e
maximização de recompensas.

Em 2019, a Microsoft e a OpenAI firmaram uma parceria para

promover a pesquisa em IA e democratizar o acesso às tecnologias de
IA. O Azure, a plataforma de nuvem da Microsoft, é o provedor
exclusivo da OpenAI. O Azure oferece suporte às cargas de trabalho
da OpenAI em pesquisas, produtos e serviços de API. Com a conexão
do Azure OpenAI Service, a Microsoft pode aproveitar esses serviços
para aprimorar aplicativos próprios e de terceiros. Esses serviços
impulsionam com segurança os recursos do Copilot nos diferentes
produtos e serviços da Microsoft, incluindo o Microsoft365 e Power
Platform.

Agora, vamos começar a analisar a ferramenta em si.

Copiloto no Microsoft 365

Copilot é um novorecurso no Microsoft 365 que aproveita a IA

generativa paraAjuda você a escrever documentos, e-mails,
apresentações e muito mais. O Copilot pode sugerir conteúdo,
formatação e estilo relevantes com base no seu tópico, público e
propósito. O Copilot também pode ajudar você a encontrar e citar
fontes confiáveis, verificar gramática e ortografia e otimizar seu SEO.
Por exemplo, ao redigir um e-mail, o Copilot pode sugerir frases
completas com base no contexto da conversa. Da mesma forma, ao
trabalhar em uma planilha, ele pode fornecer insights sobre os dados
e sugerir gráficos relevantes.

O Copilot analisa suas informações e contexto e gera sugestões que

você pode aceitar, rejeitar ou modificar. O Copilot também pode
aprender com seu feedback e preferências e aprimorar suas
sugestões ao longo do tempo. O Copilot pode ajudar você a
economizar tempo, evitar erros e criar conteúdo envolvente e
profissional.
O Microsoft Copilot está presente em uma ampla gama de softwares
da Microsoft. Como resultado, ele pode ser encontrado em diversos
formatos. Em termos gerais, o Microsoft Copilot está disponível nos
seguintes formatos:

 Copiloto em chatbots de IA conversacional : Os chatbots

de IA conversacional imitam a conversa humana para fornecer
as informações solicitadas. Os chatbots podem ajudá-lo em
diversas tarefas, desde resumir informações de recursos da
internet até escrever um poema e escrever código.
Abordaremos os recursos dos chatbots de IA conversacional da
Microsoft e muito mais em detalhes na seção Chatbots de IA
conversacional .

 Copilot em aplicativos do Microsoft 365 : O Copilot está

integrado a vários aplicativos do Microsoft 365, incluindo Word,
Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, Microsoft Loop e Microsoft
Whiteboard. Em cada um desses aplicativos, o Copilot fornece
assistência específica ao contexto. Por exemplo, no Word, ele
pode ajudar com sugestões de gramática e estilo. No Excel, ele
pode analisar dados e sugerir gráficos relevantes. No Teams, ele
pode auxiliar no agendamento de reuniões e no gerenciamento
de tarefas. Analisaremos os recursos do Copilot em aplicativos
do Microsoft 365 com mais detalhes na seção "Copilot em
aplicativos do Microsoft 365", mais adiante neste capítulo.

 Copilot no Power Platform : O Copilot no Microsoft Power

Platform permite que usuários de cargas de trabalho individuais
do Power Platform criem aplicativos (incluindo os dados por trás
deles), fluxos de trabalho (Power Automate), agentes de chat
(Power Virtual Agents), painéis (Power BI) e páginas (Power
Pages) simplesmente descrevendo o que precisam em várias
etapas de conversação. Além disso, você também pode utilizar
os recursos do Copilot e do OpenAI em seus aplicativos.
Analisaremos esses tópicos com mais detalhes na seção Copilot
no Power Platform, mais adiante neste capítulo.

Antes de mergulharmos mais fundoemdos vários recursos do Copilot,

vale destacar alguns recursos extremamente úteis:

 Copilot Lab ( https://packt.link/Copilot-Lab ): Este site

contém exemplos de prompts que nos ensinam como melhor
solicitar as diferentes ofertas específicas de carga de trabalho
do Copilot no Microsoft 365. A captura de tela abaixo mostra
alguns exemplos de prompts que podemos usar para nos
 prepararmos ou acompanharmos as reuniões do Teams:

Figura 12.1: Laboratório Copilot

Além disso, aqui está um bom artigo de suporte da Microsoft

explicando as melhores práticas para escrever prompts para o
Copilot: https://packt.link/Copilot-prompts .

 Site de adoção da Microsoft ( https://packt.link/Copilot-

adoption ): O site de adoção da Microsoft é o melhor recurso
para aprender sobre o Copilot, como se preparar e como usá-lo.
Ele também oferece links para muitos outros recursos úteis da
Microsoft e da comunidade. É altamente recomendável para
auxiliar você em sua jornada com o Copilot.

Nas seções a seguir, nos aprofundaremos nas cargas de trabalho e

nos pré-requisitos para cada aplicativo do Microsoft 365ea Plataforma
de Poder. Fique ligado para saber mais sobre como o Copilot está
moldando o futuro do trabalho.

Requisitos técnicos

Antes de mergulhar no Copilot, é importante entender os requisitos

técnicos gerais para usá-lo.

A seguir estão os requisitos de licenciamento para cada tipo de

serviço do Copilot. Aprenderemos mais sobre esses serviços na
seção Copilot no Microsoft 365 :

 Copiloto para chatbots de IA conversacional: O licenciamento

para chatbots conversacionais depende do tipo de chatbot.
Abordamos os requisitos de licenciamento na tabela intitulada
" Diferenças entre os diversos chatbots de IA" na
seção "Chatbots de IA Conversacional" .
  Copilot em aplicativos do Microsoft 365: Você precisará de uma
assinatura válida do Microsoft 365, além de uma licença
adicional do Copilot, para acessar os recursos do Copilot em
vários aplicativos do Microsoft 365. Você pode consultar este
link para os requisitos de licenciamento do Microsoft 365
Copilot: https://packt.link/Copilot-for-Microsoft-365 .

 Copilot no Power Platform: O uso do Copilot para criar seus

aplicativos (como Power Automate, Power Apps, etc.) no Power
Platform está incluído na respectiva licença do Power Platform
para o aplicativo. No entanto, licenças adicionais geralmente
são necessárias para utilizar ou incorporar os recursos do
Copilot ou OpenAI nos aplicativos. Você pode ler mais sobre o
licenciamento do Power Platform
aqui: https://packt.link/Power-Platform-licensing .

Observe que esses são pré-requisitos gerais e requisitos adicionais

podem ser aplicados dependendo dos recursos específicos do Copilot
que estão sendo usados.

Chatbots de IA conversacional

Vamos agora discutir oDiferentes plataformas de bate-papo com IA

generativa fornecidas pela Microsoft. Essas plataformas incluem o
Microsoft Copilot (Bing Chat), o Copilot para Microsoft 365 (Bing
Enterprise Chat) e o Copilot para Windows. Em detalhes, cada
plataforma utiliza os recursos da IA generativa para aprimorar a
experiência e a produtividade do usuário, mas com pequenas
diferenças. Esta seção fornece uma compreensão de como essas
plataformas de bate-papo funcionam e seus recursos exclusivos.
Também destaca as diferenças entre elas.

ChatGPT

Antes de discutirmos odiferentes chatbots de IA conversacionalda

Microsoft, faz sentido apresentar o maior chatbot em IA atualmente, o
ChatGPT.

O ChatGPT é um chatbot de IA desenvolvido pela OpenAI. Ele utiliza

técnicas de aprendizado profundo para produzir respostas
semelhantes às humanas a entradas em linguagem natural. É um
membro da família de modelos de transformadores pré-treinados
generativos ( GPT ).

GPT é um tipo de modelo de IA que utiliza técnicas de aprendizado de

máquina para produzir texto com aparência humana. Faz parte de
uma família maior de modelos conhecidos como transformadores, que
utilizam um mecanismo chamado atenção para melhorar
drasticamente a qualidade da saída. Explicar esses modelos e
mecanismos está além do escopo deste livro, mas recomendamos
leituras adicionais. Você pode até pedir ao ChatGPT para explicá-lo!

Como qualquer LLM, o ChatGPT foi treinado com uma vasta

quantidade de dados, incluindo livros, artigos, sites e até mídias
sociais. Isso lhe permite criar respostas que o fazem parecer um robô
amigável e inteligente.

O ChatGPT é uma ferramenta versátil com uma ampla gama de

aplicações. É mais conhecido por criar conteúdo e auxiliar na escrita
de conteúdo (até mesmo código) e como uma ferramenta educacional
para recuperar informações.há até mesmo muitos criadores de
conteúdo queuse o ChatGPT para gerar scripts divertidos.

Microsoft Copilot

No contexto da IAchatbots, MicrosoftO Copilot (também conhecido

como Bing Chat) é um assistente com tecnologia de IA que funciona
comO mecanismo de busca Bing da Microsoft. Ele é alimentado pelo
mesmo GPT-4 LLM que alimenta o ChatGPT. Assim como o ChatGPT, o
chatbot Copilot pode responder a perguntas simples e complexas,
auxiliar em pesquisas e fornecer resumos de artigos, livros, eventos,
notícias, resultados esportivos e muito mais.

No entanto, além disso, ele também supera uma limitação importante

da versão gratuita do ChatGPT, que é a sua incapacidade de fornecer
respostas com base em informações em tempo real. O Microsoft
Copilot funciona realizando primeiro uma busca controlada em tempo
real (por "controlada", queremos dizer que ele rastreia coisas como
palavrões ou resultados de busca maliciosos). Em seguida, ele passa
esses resultados, juntamente com um prompt modificado, para os
modelos GPT para processamento posterior e eventual geração de
respostas conversacionais, tudo em questão de segundos.

Além disso, você também pode escolher seu estilo de conversa com o
Bing Chat entre uma das seguintes opções:

 Criativo: Isso criará respostas mais imaginativas e criativas. É

adequado para escrita ou outras tarefas criativas.

 Preciso: Usaríamos esse estilo de conversação para respostas

mais concisas e diretas — isso é adequado para obter
informações históricas, resolver problemas matemáticos ou
gerar respostas para informações que estão prontamente
disponíveis ou podem ser derivadas.
  Equilibrado: Este estilo pode ser usado para obter respostas
para tudo o que estiver entre os dois anteriores. Exemplos de
uso incluem planejamento de viagens ou identificação de
diferenças entre produtos.

Há quatro maneiras de acessar o Bing Chat:

 Usando qualquer navegador da web para navegar

até https://copilot.microsoft.com ou https://bing.com/chat

 Navegando até https://bing.com e clicando na aba Bate-

papo na parte superior

 Clicando no aplicativo Copilot na barra de aplicativos do

Microsoft Edge:
Figura 12.2: Aplicativo Copilot na barra de aplicativos

 UsandooAplicativo móvel Bing, Capítulo 26 , Microsoft 365 em

dispositivos móveis :
Figura 12.3: Aplicativo móvel do Bing
Copiloto com proteção de dados comerciais

Copiloto comdados comerciaisA proteção (também conhecida como

Bing Chat Enterprise) é outra versão do Copilot como um chatbot de
IA. Ele oferece todos os benefícios do Microsoft Copilot, além dos
seguintes:

 Sua atividade no Copilot com proteção de dados comerciais não

é usada nem armazenada de forma alguma.

 Por esse motivo, os dados da sessão são mantidos apenas

durante o chat. Todos os prompts e respostas são descartados
após a sessão de chat. Além disso, seus dados não são usados
para treinar nenhum modelo de dados.

 Todos os modelos são armazenados em uma instância privada

do Azure OpenAI e o OpenAI não tem acesso a eles.

 O conteúdo que você compartilha no Copilot com proteção de

dados comercial não sai do locatário da sua organização. Além
disso, o Copilot com proteção de dados comercial não tem
acesso aos dados da sua organização (e-mails, OneDrive,
SharePoint, etc.).

 Suas conversas e todos os dados relacionados são

criptografados em trânsito.

O Copilot com proteção de dados comerciais substitui

automaticamente o Microsoft Copilot para você, desde que o seguinte
seja verdadeiro:

 Foi habilitado pela sua organização.

 Você tem uma licença apropriada do Microsoft 365 atribuída a

você (Microsoft 365 E3, E5, Business Standard, Business
Premium ou A3 ou A5 para professores no momento da redação
deste documento).

 Você está conectado ao navegador usando sua conta de

trabalho.

Nesse ponto, sevocê navega até o Microsoft Copilot por meio

de https://bing.com ou https://copilot.microsoft.com ou navega
até ele usando o aplicativo Copilot para Microsoft Edge, você
estáexibido automaticamente o Copilot com proteção de dados
comercial em vez do Microsoft Copilot.

Copilot para Microsoft 365

Bate-papo do Microsoft 365combina opoderde IA com seus dados de
trabalho para ajudar você a melhorar sua produtividade diária e
otimizar algumas tarefas. Ele tem acesso aos seus dados
organizacionais por meio da API Graph. Como já é de se esperar de
LLMs, o Microsoft 365 Chat usa interação em linguagem natural para
ajudar você a obter insights. É ideal para rascunhar conteúdo,
atualizar-se sobre o que você pode ter perdido e obter respostas para
perguntas específicas de trabalho a partir do seu conteúdo de
trabalho, como chats, e-mails e arquivos.

Uma grande vantagem é que ele pode ajudar você a aproveitar a

inteligência entre aplicativos. No entanto, ao contrário do Copilot com
proteção de dados comercial ou do Microsoft Copilot, ele não tem
acesso a dados externos em tempo real. É importante observar que
todas as regras de proteção de dados do Copilot com proteção de
dados comercial também se aplicam aqui, e seus dados não saem do
seu locatário nem são usados para treinar modelos de IA.

Você pode acessar o Copilot para Microsoft 365 de várias maneiras:

 Usando qualquer navegador da web para

acessar https://bing.com/chat , https://copilot.microsoft.c
om ou https://bing.com , clicando na guia Bate-papo na
parte superior e, em seguida, clicando na guia Trabalho :
Figura 12.4: Alcançando o Copilot através das abas Bate-papo e
Trabalho

 ClicandooAplicativo Copilot dea barra de aplicativos no

Microsoft Edge e clicando em Trabalhar :

Figura 12.5: Acessando o Copilot na barra de aplicativos

 Navegando até www.microsoft365.com e clicando no

aplicativo M365 Chat na barra de aplicativosPara a esquerda.

 Usando o Copilot emárea de trabalhoe versões móveis do

Microsoft Teams, conforme mostrado abaixo:
Figura 12.6: Alcançando o Copiloto das Equipes

Copiloto no Windows

Copiloto no Windowstraz o Microsoft Copilotexperiência na sua área

de trabalho do Windows 11 (no momento da redação deste texto). A
captura de tela abaixo mostra uma versão de pré-visualização do
Windows Copilot:
Figura 12.7: Windows Copilot em pré-visualização

Conforme mostrado nocaptura de tela, o Windows Copilot é

representadopor um botão do Copilot na barra de tarefas (quando
habilitado). Para iniciá-lo, basta clicar no botão da barra de tarefas.
Uma vez iniciado, a experiência de interação do Windows Copilot é a
mesma do Microsoft Copilot na web.

Além de responder às suas perguntas, o Windows Copilot também

pode executar várias tarefas, desde ajustar as configurações do seu
PC até organizar suas janelas com o Snap Assist:
Figura 12.8: Escrevendo prompts para o Windows Copilot

O Windows Copilot é umrecurso de visualização limitado no momento

da escrita e é provávelpara mudanças no futuro. Você pode ler mais
sobre isso aqui: https://packt.link/Copilot-AI-features

Diferenças entre os vários chatbots de IA

ChatGP Copilo Copilot com Copilot

T to proteção de para
(Bing dados Microso
Chat) comerciais ft 365
(Bing Chat
Enterprise)/W
indows
Copilot

Disponibil Todos – Todos – Disponível Licença

idade e é inscriçã apenas para M365 +
licenciam necessár o não é usuários licença
ento io o necess licenciados do Copilot
cadastro ária M365 com para
no determinados M365
OpenAI. planos* necessá
Planos ria
pagos
para
recursos
aprimor
ados

Acesso a Somente Sim

conteúdo com
em tempo planos
real da pagos
internet?

É possível Sim Sim Não Sim

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informaçõ
es
trocadas
em
conversas
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usadas
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dados
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ão (sem
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chat)?

Posso Não – Sim, nos seguintes Sim,

compartil mas cenários: desde
har você que o
 1. O documento é
document pode docume
compartilhado
os copiar e nto
anonimamente e
diretamen colar o esteja
pode ser pesquisado
te e pedir texto armazen
na internet.
ao bot ado no
para  2. Se for um arquivo M365 e
resumi- PDF local, você pode você
los? abri-lo no Microsoft tenha
Edge e clicar no acesso a
botão da barra de ele por
ferramentas Ask meio de
Bing AI para obter permiss
insights do ões
documento.

 3. Você sempre
pode copiar e colar
o texto do
documento na caixa
 de bate-papo e
depois pedir ao
Chatbot para
resumi-lo para você.

*Disponível para Microsoft 365 E3, E5, Business Standard,

Business Premium ou A3 ou A5 para professores no momento da
redação deste documento.

Tabela 12.1: Comparação das ofertas do Copilot

Com base no exposto, podemosveja essas diferenças demonstradas

por alguns exemplos de prompts.

Exemplo 1:

 Incitar:

 Can you please search the web to summarize

announcements from the Oct 2023 power platform
conference?

 Resposta do GPT-3 (a versão gratuita do ChatGPT):

 I'm sorry, but I don't have the ability to provide real-time

information.

 GPT-4 (versão paga do ChatGPT), Copilot (Bing Chat) e Copilot

com proteção de dados comercial (Bing Chat Enterprise) /
Windows Copilot oferecem uma resposta diferente, pois têm
acesso a esses dados. Eles vasculham a internet para obter
resultados relevantes e, em seguida, geram um resumo
apropriado dos anúncios com a devida atribuição.

 O Copilot para Microsoft 365 também busca informações

relevantes da Internet e gera um resumo apropriado dos
anúncios com a devida atribuição.

Exemplo 2:

 Incitar:

 What's the weather today in Washington DC?

 O ChatGPT fornecerá a mesma resposta de antes:

 I'm sorry, but I don't have the ability to provide real-time

information
  GPT-4 (versão paga do ChatGPT), Copilot (Bing Chat) e Copilot
com proteção de dados comercial (Bing Chat Enterprise) /
Windows Copilot recuperarão informações meteorológicas
específicas do local e as exibirão na tela.

 O Copilot para Microsoft 365, no entanto, dá uma resposta

diferente:

 I'm sorry, but I am not able to provide weather

information. I am a chatbot designed to help with
Microsoft 365 related tasks and queries. Is there anything
else I can help you with?

Aqui podemos ver que o CopilotoO Microsoft 365 tem acesso a dados
diferentes do Bing Chat. Isso faz sentido, já que se destina a um uso
diferente.

Copilot em aplicativos do Microsoft 365

O copiloto está integradoem uma grande variedade de softwares

oferecidos porMicrosoft 365. Isso significa que você não precisa ficar
online e interagir com um chatbot para usar o Copilot – ele pode ser
acessado na interface em que você já está trabalhando. Isso ajuda
muito na conveniência e, como veremos, permite que você use o
Copilot para obter assistência rápida enquanto trabalha em todos os
tipos de projetos, semelhante a como você usa o corretor ortográfico
do Word para verificar rapidamente a ortografia e a gramática.

Nesta seção, daremos uma olhada geral em como você pode usar o
Copilot no Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, Loop,
Whiteboard, OneNote, Stream, SharePoint, OneDrive e Viva.
Recomendamos que você identifique o software de seu interesse e vá
direto para a seção correspondente.

Copiloto no Word

O Microsoft 365 temdeu o salto e integrou o Copilot ao Word para

criação e edição de documentos. Nesta seção, daremos uma olhada
rápida nos principais recursos do Copilot no Word.

Assistência de redação

O Copilot no Word redefine a experiência de desenho, gerando

primeiros rascunhos, inspirando novas ideias e desenvolvendo
conteúdo existente. Ele permite que os usuários permaneçam imersos
em seu processo criativo, facilitando a criação de conteúdo sem
interrupções.
Figura 12.9: Exemplo de prompt para rascunho de conteúdo

Edição e reescrita

A habilidade de edição do Copilot se estende à reescrita de texto,

incluindo ajustes tonais, garantindo que a linguagem do documento
esteja alinhada ao estilo desejado. Disponível em diversas
plataformas, ele oferece um alto nível de adaptabilidade às diversas
necessidades dos usuários.

Figura 12.10: Edição de conteúdo com o Copilot

Transformando conteúdo

Notavelmente, o Copilot pode converter texto em tabelas editáveis,

demonstrando seus recursos avançados de formatação.O recurso
adiciona uma camada significativa de versatilidade no gerenciamento
de layouts de documentos e apresentação de informações.

Insights e resumos interativos

O Copilot vai além da assistência tradicional à escrita. Ele interage

com os usuários, respondendo a perguntas sobre o documento,
gerando resumos concisos e fornecendo conteúdo ou contexto
adicional conforme necessário. Essa dimensão interativa torna o
Copilot um parceiro valioso no desenvolvimento de documentos.

Por exemplo, imagine pedir ao Copilot para resumir a transcrição de

uma reunião, com foco em tópicos específicos de interesse. Ou talvez
você se beneficiasse de um grande relatório anual condensado em
poucos tópicos com foco em vendas ou desempenho.
Figura 12.11: Consultando o Copilot sobre um documento

Capacidades adicionais

Além dessas funções principais, o Copilot oferece uma série de

recursos adicionais. Ele pode integrar informações específicas de
outros documentos, oferecer sugestões para aprimoramento de
conteúdo e até mesmogerar conteúdo com base no contexto do
material existente no documento.

Leitura adicional sobre o Copilot no Word

 Copilot no Word: https://packt.link/Copilot-in-Word

 Elabore e adicione conteúdo com o Copilot no

Word: https://packt.link/draft-Word-content-with-Copilot

 Transforme seu conteúdo com o Copilot no

Word: https://packt.link/transform-Word-content-with-
Copilot

 Converse com o Copilot sobre seu documento do

Word: https://packt.link/Copilot-Word-chat
  Crie um resumo do seu documento com o
Copilot: https://packt.link/Copilot-Word-summary

 Perguntas frequentes sobre o Copilot no

Word: https://packt.link/Copilot-in-Word-FAQ

Copiloto no Excel

Microsoft Excel, renomadopara análise e visualização de dados, torna-

seMais intuitivo e fácil de usar com o Copilot. Essa integração facilita
sugestões inteligentes e contextualizadas para auxiliar os usuários no
processamento de dados.

Assistência de dados inteligente

O Copilot no Excel oferece suporte robusto ao trabalho com dados.

Ele sugere fórmulas de forma inteligente, gera Tabelas Dinâmicas e
recomenda gráficos personalizados para representar seus dados de
forma eficaz. Ele simplifica tarefas como formatação de células,
criação de tabelas e gerenciamento de planilhas, oferecendo insights
como estatísticas resumidas e análise de tendências. Imagine
descrever uma visão resumida dos seus dados e ter a Tabela
Dinâmica funcionando para você em segundos. Ou talvez você queira
que uma planilha existente destaque anomalias em vermelho
condicionalmente, sem precisar configurar regras manualmente.
Figura 12.12: Visualização do Copilot no Excel

Exploração profunda de dados

Os usuários podem explorar e compreender melhor seus dados com o

Copilot. Ele amplia recursos além da análise básica, auxiliando na
geração de sugestões de colunas de fórmulas, exibindo dados por
meio de gráficos e tabelas dinâmicas e destacando partes
significativas dos dados.

Identificação de insights

A capacidade analítica do Copilot é evidente em sua capacidade de

identificar insights. Ele auxilia no reconhecimento de tendências, na
sugestão de cenários hipotéticos e na elaboração de painéis
abrangentes, aprimorando assim os processos de tomada de decisão
com base em insights de dados.

Gestão eficiente de dados

Facilitando o foco em aspectos cruciais dos dados, o Copilot permite
que os usuários destaquem, classifiquem e filtrem dados sem esforço.
Esse recurso é essencial para navegar por conjuntos de dados
complexos e enfatizar informações importantes.

Geração avançada de fórmulas

Uma característica marcante deO Copilot no Excel é sua geração de

fórmulasCapacidade. Simplifica cálculos complexos sugerindo colunas
de fórmula apropriadas, tornando a análise avançada de dados
acessível a uma gama mais ampla de usuários.

Experiência interativa do usuário

O Copilot incentiva a interação do usuário, respondendo a solicitações

refinadas e auxiliando em tarefas como formulação de respostas
concisas e geração de tabelas a partir de dados. Essa interação torna
o Copilot uma ferramenta potente para análise e visualização de
dados, acessível a uma ampla base de usuários.

Acessibilidade e perspectivas futuras

Atualmente disponível para pré-visualização para clientes ou no

Teams com uma conta corporativa, o Copilot no Excel simboliza um
avanço significativo em ferramentas acessíveis de análise e
visualização de dados. Sua futura expansão para pontos de acesso
mais amplos promete uma utilidade ainda maior.

Leitura adicional sobre o Copilot no Excel

 Copilot no Excel: https://packt.link/Copilot-in-Excel

 Comece a usar o Copilot no Excel: https://packt.link/get-

started-with-Copilot-in-Excel

 Identifique insights com o Copilot no

Excel: https://packt.link/Copilot-Excel-insights

 Destaque, classifique e filtre seus dados com o Copilot no

Excel: https://packt.link/data-with-Copilot-in-Excel

 Gere colunas de fórmula com o Copilot no

Excel: https://packt.link/formulas-with-Copilot-in-Excel

Copiloto no PowerPoint

MicrosoftPowerPoint, um grampo para apresentaçãoA criação de

apresentações se torna ainda mais dinâmica e intuitiva com a
integração do Copilot. Esta ferramenta transforma o processo de
criação e edição de apresentações, tornando-o mais intuitivo e
eficiente.

Assistência de apresentação inteligente

O Copilot no PowerPoint oferece assistência inteligente na criação e

edição de apresentações. Ele fornece sugestões contextuais, como
recomendações de layout, ajuda com formatação e dicas sobre como
incorporar gráficos e imagens para aprimorar o conteúdo.

Ele também pode criar automaticamente uma apresentação a partir

de um documento do Word.
Figura 12.13: Criando uma apresentação com o Copilot

Elaboração e resumo de apresentações

O copiloto agilizaa criação de novas apresentações porGerar

rascunhos a partir de tópicos específicos. Este recurso é essencial ao
iniciar novos projetos, pois fornece um esboço estruturado. Além
disso, o Copilot pode resumir apresentações longas, destacando
pontos-chave para revisão rápida.
Organizando apresentações

Um aspecto inovador do Copilot é a capacidade de reestruturar

apresentações. Ele organiza os slides em seções e adiciona slides de
título de seção, com a opção de desfazer as alterações caso não
atendam às preferências do usuário.

Melhorando a estética da apresentação

O Copilot auxilia na criação de apresentações visualmente atraentes.

Ele pode gerar slides ou imagens, adicionando elementos visuais
relevantes para tornar as apresentações mais envolventes.

Trabalhando com modelos corporativos

Um recurso notável é a compatibilidade do Copilot com modelos

corporativos. Os usuários podem criar apresentações alinhadas à
identidade visual da sua organização, aprimorando a aparência
profissional do seu trabalho.

Acessibilidade móvel

Embora detalhes específicos sobre acessibilidade móvel não estejam

disponíveis no momento em que este livro foi escrito, a
adaptabilidade geral do Copilot sugere potencial para uso móvel,
oferecendo flexibilidade para revisar e resumir apresentações em
qualquer lugar.

Leitura adicional sobreCopiloto no PowerPoint

 Copilot no PowerPoint: https://packt.link/Copilot-in-

PowerPoint

 Crie uma nova apresentação: https://packt.link/creating-

presentations-with-Copilot

 Resuma sua apresentação com o Copilot no

PowerPoint: https://packt.link/Copilot-presentation-
summary

 Organize esta apresentação com o Copilot no

PowerPoint: https://packt.link/organizing-presentations-
with-Copilot

 Use a marca da sua organização com o Copilot no

PowerPoint: https://packt.link/organization-branding-with-
Copilot-in-PowerPoint

Copiloto no Outlook
MicrosoftOutlook, uma ferramenta abrangente de informações
pessoaise o gerenciador de comunicação com o qual muitos estão
familiarizados, ganha funcionalidade aprimorada com a integração do
Copilot. Essa adição reforça os recursos do Outlook como aplicativo
de e-mail e para gerenciamento pessoal, tornando-o mais poderoso e
fácil de usar.

Elaboração e gerenciamento de e-mails

O Copilot no Outlook auxilia os usuários no gerenciamento de e-mails

e agendas, oferecendo sugestões inteligentes baseadas em contexto.
Ele auxilia na elaboração de e-mails, sugerindo frases completas,
corrigindo erros gramaticais e fornecendo dicas de estilo. Este recurso
funciona como um editor pessoal, aprimorando a qualidade da
comunicação por e-mail.

Resumo de e-mail e gerenciamento de tópicos

Além de auxiliar na criação de e-mails, o Copilot pode resumir longas

conversas, condensando-as em resumos concisos. Esse recurso é
essencial para compreender rapidamente os pontos principais de
conversas longas.

Planejamento de eventos com Copilot

O Copilot no Outlook estende sua utilidade ao planejamento de

eventos. Ele auxilia na organização e execução de eventos por meio
de brainstorming e refinamento de ideias, demonstrando sua
versatilidade além das tarefas tradicionais de e-mail.

Disponibilidade e acesso

Atualmente, o Copilot está disponível exclusivamente no novo

Outlook para Windows. Usuários interessados neste recursodeve
verificar sua versão do Outlook econsulte seus administradores de TI,
se necessário.

Leitura adicional sobre o Copilot no Outlook

 Copilot no Outlook: https://packt.link/Copilot-in-Outlook

 Elabore uma mensagem de e-mail com o Copilot no

Outlook: https://packt.link/draft-email-with-Copilot-in-
Outlook

 Resumir uma sequência de e-mails com o Copilot no

Outlook: https://packt.link/Copilot-Outlook-email-
summary
  Como planejar um evento de sucesso com o Copilot para
Microsoft 365: https://packt.link/plan-events-with-Copilot-
for-Microsoft-365

Copiloto em equipes

MicrosoftEquipes, umaFerramenta essencial para colaboração e

comunicação no Microsoft 365, integra o Copilot para aprimorar sua
funcionalidade. Essa integração ajuda a tornar as interações da
equipe mais eficientes e intuitivas.

Reuniões eficazes

O Copilot no Microsoft Teams auxilia em tempo real durante as

reuniões resumindo os principais pontos de discussão, sugerindo itens
de ação e fornecendo insights sobre quem disse o quê e onde as
opiniões divergem.

Chat e canais de comunicação simplificados

Para chats e canais, o Copilot ajuda os usuários a se atualizarem

rapidamente sobre os principais pontos, ações e decisões de
conversas em andamento, sem a necessidade de rolar por longas
conversas. Este recurso faz referência a informações de um histórico
de mensagens de 30 dias, mas não inclui imagens, componentes de
loop ou arquivos compartilhados na conversa.

Você também pode usar o Copilot para ajudá-lo a escrever no tom e

na maneira mais apropriados para o destinatário e o contexto da
mensagem, como tornar sua mensagem mais concisa ou
entusiasmada.
Figura 12.14: Edição de tom com o Copilot

Integração e acessibilidade

Copiloto emEquipes sãoIntegra-se perfeitamente ao pacote Microsoft

365, aprimorando a eficiência do fluxo de trabalho em diversos
aplicativos. Projetado para uma experiência intuitiva e acessível em
diferentes dispositivos, garante flexibilidade em diversos ambientes
de trabalho.

Leitura adicional sobre o Copilot no Microsoft Teams

 Copilot no Microsoft Teams: https://packt.link/Copilot-in-

Teams

 Comece a usar o Copilot nas reuniões do Microsoft

Teams: https://packt.link/get-started-with-Copilot-in-
Teams

 Use o Copilot no chat e nos canais do Microsoft

Teams: https://packt.link/Copilot-in-Teams-chat

 Abra o chat do Microsoft 365 no

Teams: https://packt.link/Microsoft-365-chat-in-Teams

Copiloto no Microsoft Loop

O Microsoft Loop é umaplicação dinâmica dentro doO pacote Microsoft

365 foi projetado para aprimorar a colaboração em equipe com um
ambiente flexível e fluido. Ele permite que as equipes cocriem,
colaborem e se mantenham sincronizadas de forma eficaz.

Integração do Copilot no Loop

Com o Copilot integrado ao Microsoft Loop, ele se torna uma

ferramenta mais robusta para alinhamento e colaboração em equipe.
O Copilot auxilia no resumo do conteúdo nas páginas do Microsoft
Loop, permitindo que as equipes entendam e se envolvam
rapidamente com o trabalho coletivo.

Veja como você começará a usar o Copilot no Loop:

Para começar a usar o Copilot no Loop, crie um espaço de trabalho

(ou edite um existente), digite " /" e selecione uma das opções na
seção Copilot do menu. Em seguida, escolha entre os prompts
sugeridos, incluindo Criar , Brainstorm , Blueprint ou Descrever ,
ou digite seu próprio prompt. Após editar o prompt conforme
necessário, clique no ícone Enviar .

Figura 12.15: Sugira uma legenda aqui

Recursos e capacidades

O Copilot no Loop pode gerar vários tipos de conteúdo, incluindo

brainstorming de ideias, planejamento de eventos e elaboração de
conteúdo como boletins informativos ou planos de negócios.

Semelhante a outras experiências do Copilot, ele permite a

personalização do tom do conteúdo para atender a diferentes
propósitos e públicos.

O Copilot in Loop facilita a edição multiusuário em tempo real,

garantindo que todos os colaboradores trabalhem com as
informações mais recentes.
O Copilot no Loop também pode resumir e recapitular alterações nas
páginas do Microsoft Loop, ajudando os usuários a se manterem
atualizados e evitar duplicação de trabalho.

Limitações e idiomas suportados

Atualmente, o Copilot em Loop reconhece apenas o conteúdo dentro

do seu bloco e não considera o conteúdo da página ao redor ou o
conteúdo vinculado. No momento da redação deste livro, ele também
oferece suporte apenas a inglês, espanhol, japonês, francês, alemão,
português, italiano e chinês simplificado, com planos para incluir mais
idiomas no futuro.

Leitura adicional sobre o Copilot no Microsoft Loop

 Copilot no Microsoft Loop: https://packt.link/Copilot-in-Loop

 Comece a usar o Copilot para Microsoft 365 em

Loop: https://packt.link/get-started-with-Copilot-in-Loop

 Editar resultados em uma página do Loop com o Copilot para

Microsoft 365 no Loop: https://packt.link/edit-Loop-results-
with-Copilot

 Frequentementeperguntadoperguntas sobre o Copilot in

Loop: https://packt.link/Copilot-in-Loop-FAQ

Copilot no Microsoft Whiteboard

MicrosoftO quadro branco éUma tela digital que reúne pessoas,

conteúdo e ideias. Oferece uma superfície ilimitada para grandes
ideias, permitindo que equipes colaborem em tempo real,
independentemente da localização.

Integração do Copilot no Whiteboard

O Copilot no Whiteboard aprimora a plataforma sugerindo novas

ideias e auxiliando na organização do conteúdo. Ele pode categorizar
automaticamente todas as notas adesivas no quadro branco,
auxiliando na organização de ideias e na descoberta de inspiração.

Em resumo, o Copilot no Whiteboard tem os seguintes usos:

1. Acessando o Copilot : Clique no botão Copilot ao lado da

barra de ferramentas do Quadro Branco. No menu do Copilot,
selecione opções como Suggestou Categorize.

2. Geração de ideias : use o recurso Sugerir para começar em

um quadro branco em branco. O Copilot oferece diversas
 sugestões com base na sua sugestão, adicionando-as como
notas adesivas, não como caixas de texto.

3. Organização de ideias : para organizar ideias, o Copilot pode

agrupá-las em categorias com base em sua similaridade. Este
recurso só funciona com notas adesivas.

4. Resumo de conteúdo : o Copilot pode resumir quadros

brancos complexos, criando um componente Loop com um
resumo em tópicos que pode ser compartilhado ou editado
conforme necessário.

Disponibilidade e idiomas suportados

O Copilot no Whiteboard pode ser acessado no aplicativo de desktop

Whiteboard, no navegador da Web, no iPad e no cliente Teams para
usuários com uma licença do Microsoft 365 Copilot.

Os idiomas suportados atualmente incluem inglês, espanhol, japonês,

francês, alemão, português, italiano e chinês simplificado.

Leitura adicional sobre o Copilot no Microsoft Whiteboard

 Copiloto no quadro branco: https://packt.link/Copilot-in-

Whiteboard

 Bem-vindoparaCopiloto no quadro
branco: https://packt.link/welcome-to-Copilot-in-
Whiteboard

 Descubra novas ideias no Whiteboard com o Copilot para

Microsoft 365: https://packt.link/ideas-with-Copilot-in-
Whiteboard

 Organize suas ideias no Whiteboard com o Copilot para

Microsoft 365: https://packt.link/organize-ideas-with-
Copilot-in-Whiteboard

 Resuma ideias no Whiteboard com o Copilot para Microsoft

365: https://packt.link/summarize-ideas-with-Copilot-in-
Whiteboard

Copilot no Microsoft OneNote

O Microsoft 365 aprimoraa tomada de notasexperiência com a

integração do Copilot no OneNote. Esta ferramenta revoluciona a
forma como os usuários criam, capturam, organizam e recuperam
informações, tornando-se uma parceira indispensável em diversas
tarefas.
Criação de notas dinâmicas

O Copilot no OneNote é excelente para gerar ideias, elaborar planos,

criar listas e organizar informações. Ele pode transformar texto
resumindo, reescrevendo, formatando e adicionando elementos
visuais, garantindo que as notas sejam informativas e visualmente
atraentes.

Resumo interativo

Um recurso de destaque do Copilot no OneNote é sua capacidade de

resumir seleções de texto, páginas ou seções em formatos concisos e
compartilháveis, ideais para destilar informações complexas.
Figura 12.16: Obtendo um resumo do Copilot

Lista de tarefas e design de plano

Facilitandoorganização, Copiloto sem esforçocria listas de tarefas

práticas e planos para eventos, reuniões e outras atividades,
garantindo que os usuários mantenham suas agendas em dia.

Interação de bate-papo
O Copilot no OneNote oferece uma experiência interativa única,
permitindo que os usuários conversem e recebam respostas a
prompts específicos, simulando uma conversa com uma pessoa real.

Reorganização de conteúdo

O Copilot auxilia na reorganização de cadernos digitais, ajustando a

formatação e destacando pontos-chave, melhorando a aparência
geral e a utilidade das anotações.

Disponibilidade

Disponível para usuários com uma licença do Microsoft 365 Copilot, o

Copilot no OneNote é um divisor de águas no mundo das anotações e
organização.

Leitura adicional sobre o Copilot no OneNote

 Co-pilotoemOneNote: https://packt.link/Copilot-in-OneNote

 Resuma suas anotações do OneNote com o Copilot para

Microsoft 365: https://packt.link/Copilot-OneNote-
summaries

 Crie uma lista de tarefas e tarefas no OneNote com o

Copilot: https://packt.link/Copilot-OneNote-to-do-lists

 Permita que o Copilot crie planos de projeto no OneNote para

você: https://packt.link/Copilot-OneNote-project-plans

 Converse com o Copilot sobre suas anotações e questões de

pesquisa: https://packt.link/Copilot-OneNote-chat

Copiloto no Microsoft Stream

Microsoft Stream, umparte integrante da MicrosoftO pacote 365, um

poderoso recurso de vídeo, foi significativamente aprimorado com a
introdução do Copilot. Esta ferramenta com tecnologia de IA redefine
a forma como as organizações interagem com conteúdo de vídeo,
facilitando a extração rápida e significativa de informações.

Resumo e insights do vídeo

O Copilot in Stream se destaca pela capacidade de resumir vídeos,

destacando os pontos-chave necessários para os espectadores. Esse
recurso é especialmente útil para absorver rapidamente informações
de vídeos longos ou detalhados. Além disso, o Copilot pode responder
a perguntas específicas sobre o conteúdo do vídeo, oferecendo
insights valiosos e facilitando uma compreensão mais aprofundada do
material.
Localização inteligente de conteúdo e chamadas para ação

Outro aspecto inovador do Copilot in Stream é a capacidade de

localizar onde determinadas pessoas, equipes ou tópicos são
mencionados em um vídeo, permitindo que os usuários acessem
diretamente as seções relevantes. Além disso, ele pode identificar
chamadas para ação dentro do vídeo, orientando os usuários sobre
onde seu envolvimento ou contribuição podem ser necessários.

Acessibilidade e primeiros passos

O Copilot no Stream pode ser acessado em todo o Microsoft 365,

incluindo o SharePoint, o Teams, o Viva Engage e o aplicativo web
Stream. Para começar, os usuários precisam primeiro acessar um
vídeo na página inicial do Stream. Se uma transcrição não estiver
disponível para o vídeo, ela precisará ser gerada previamente. O
Copilot então oferece prompts sugeridos, como Summarize the video,
e fornece carimbos de data/hora vinculados para navegar
diretamente para as seções pertinentes do vídeo.

Construído com base na segurança e privacidade

Garantindo segurança e privacidade, o Copilot in Stream utiliza LLMs

no Azure OpenAI para compreender conteúdo de vídeo com
transcrições. É importante ressaltar que os dados do usuário,
perguntas e respostas do Copilot permanecem no ambiente seguro da
Microsoft. A tecnologia segue os princípios de IA da Microsoft e o
Padrão de IA Responsável, garantindo uma solução segura e em
conformidade com a privacidade.

Adicionallendo sobreCopiloto no Microsoft Stream

 Apresentando o Copilot no Microsoft

Stream: https://packt.link/Copilot-in-Stream

Copilot no Microsoft SharePoint

Copilot no SharePointO online será novo a partir deMarço de 2024. No

momento da redação deste texto, as informações sobre este recurso
são limitadas. Mais uma vez, precisamos reiterar esta mensagem:
aqueles que estiverem dispostos a pesquisar e se adaptar serão os
que aproveitarão ao máximo a IA!

O Microsoft SharePoint, um dos pilares do pacote Microsoft 365, foi

transformado pela integração do Copilot. Esta nova adição impulsiona
o SharePoint para um novo patamar de experiência do usuário,
aprimorando a colaboração, os recursos de pesquisa e a segurança de
dados, além de oferecer insights e análises mais aprofundados.
Criação aprimorada de sites e páginas

O Copilot no SharePoint eleva a criação e a edição de sites e páginas

a um novo patamar. Com apenas um breve prompt, o Copilot pode
criar um site inicial, incorporar informações de toda a organização e
alinhá-lo à estética da marca. Esse recurso agiliza significativamente
o processo de configuração do site e garante o alinhamento com os
padrões da organização.

Edição de conteúdo e web design

Como parceiro de web design, o Copilot no SharePoint converte

documentos ou apresentações existentes em páginas envolventes do
SharePoint, completas com visuais modernos de web design. Ele
também oferece a capacidade de reescrever trechos-chave do texto,
garantindo que o tom seja apropriado e envolvente para o público-
alvo.

Simplicidade na autoria

Um tema central nas inovações mais recentes do SharePoint é a

simplificação da criação. O Copilot no SharePoint permite que os
usuários criem páginas do SharePoint de forma mais rápida e fácil
usando linguagem natural e IA. Ele trabalha em conjunto com os
usuários para configurar sites de forma conversacional, iterando nas
configurações de navegação e aparência.

Conteúdo atraente e engajamento mais profundo

O SharePoint também está passando por uma grande atualização

estética para criar sites e páginas visualmente atraentes. A
integração do Copilot proporciona um engajamento mais profundo por
meio de novas integrações com e-mail, Teams e Microsoft Viva,
tornando o conteúdo mais acessível e impactante.

Disponibilidade

O Copilot no SharePoint é construído no sistema Copilot, aproveitando

LLMs e dados emMicrosoft Graph. Éacessível a usuários com uma
licença do Microsoft 365 Copilot.

Leitura adicional sobre o Copilot no Microsoft SharePoint

 Bem-vindo à nova era do SharePoint e do OneDrive no Microsoft

365: https://packt.link/SharePoint-OneDrive-new-era

 SharePoint na era da IA: Apresentando o Copilot no SharePoint e

mais 10 inovações para
criadores: https://packt.link/SharePoint-AI-era
Copilot no Microsoft OneDrive

Microsoft OneDrive, umcomponente fundamentaldo pacote Microsoft

365 para produtividade individual, é revolucionado com a integração
do Copilot. Essa melhoria transforma o OneDrive em uma plataforma
mais inteligente e eficiente para interagir com arquivos armazenados
na nuvem.

Resumo e insights de arquivos

O Copilot no OneDrive apresenta a capacidade de resumir

rapidamente as alterações em documentos compartilhados. Esse
recurso mantém os usuários informados sobre as últimas
modificações em arquivos compartilhados, aprimorando a
colaboração e o gerenciamento de arquivos. Além disso, o Copilot
fornece insights sobre o compartilhamento e o uso de arquivos,
proporcionando uma compreensão mais aprofundada de como os
arquivos são utilizados dentro de uma organização.

Gerenciamento de arquivos sem esforço

A próxima geração do OneDrive simplifica o gerenciamento de

arquivos, proporcionando acesso fácil a arquivos pessoais e
compartilhados. Inovações como uma experiência doméstica
reformulada, recomendações de arquivos com tecnologia de IA,
visualização de reuniões, visualização de pessoas, visualização
compartilhada, pastas coloridas, favoritos, atalhos e
compartilhamento simplificado otimizam coletivamente o acesso a
arquivos e aprimoram a colaboração.

Localizador de arquivos

Localizar arquivos no OneDrive, especialmente em meio a uma vasta

coleção, agora é mais eficiente com a assistência do Copilot. Este
recurso simplifica o processo de encontrar os arquivos necessários
com rapidez e precisão.

Integração de conteúdo

A integração de conteúdo do Copilot com o OneDrive é

particularmente notável. Ele pode extrair imagens relevantes, inserir
informações de e-mails de confirmação e compromissos do calendário
do Outlook e gerar apresentações do PowerPoint a partir de
documentos do Word. Essa capacidade melhora
significativamentefacilita a criação de apresentações abrangentes e
informativas.

Leitura adicional sobre o Copilot no Microsoft OneDrive

  Revelando a próxima geração do
OneDrive: https://packt.link/next-generation-OneDrive

 Bem-vindo à nova era do SharePoint e do OneDrive no Microsoft

365: https://packt.link/SharePoint-OneDrive-new-era

Copiloto no Microsoft Viva

Microsoft Viva aprimoradoda Copilot, traz uma novadimensão para o

engajamento e a produtividade dos funcionários dentro do pacote
Microsoft 365. Essa integração oferece uma abordagem inovadora
para gerenciar o engajamento e o desempenho da força de trabalho.

Experiência unificada em todos os aplicativos Viva

O Copilot no Viva, desenvolvido no sistema Microsoft 365 Copilot,

utiliza LLMs com dados dos aplicativos Microsoft Graph e Viva,
oferecendo uma experiência abrangente e inteligente em toda a
plataforma.

Definição de metas com Viva Goals

No Viva Goals, o Copilot simplifica a criação e o gerenciamento

de objetivos e resultados-chave ( OKRs ), fornecendo
recomendações com base em documentos existentes, resumindo os
status dos OKRs, identificando desafios e sugerindo as próximas
etapas.

Comunicações envolventes no Viva Engage

O Copilot no Viva Engage auxilia os líderes a criar postagens

atraentes, personalizar mensagens e analisar métricas de
engajamento para melhorar a interação da comunidade e a narrativa.

Aprendizagem personalizada no Viva Learning

No Viva Learning, o Copilot sugere coleções de aprendizagem e

resumos de conhecimento, personalizados para funções específicas
ou necessidades de desenvolvimento, simplificando o processo de
qualificação e treinamento para a força de trabalho.

Exploração de tópicos no Viva Topics

O Copilot no Viva Topics facilita uma interface de conversação para os

funcionários explorarem tópicos importantes, aprimorando o
gerenciamento do conhecimento e a colaboração.

Análise de feedback aprimorada com Viva Glint

O Viva Glint, integrado ao Copilot, oferece ferramentas avançadas
para analisar comentários e dados de engajamento dos funcionários,
proporcionando aos líderes insights e compreensão mais profundos.

Leitura adicional sobre o Copilot no Microsoft Viva

 ApresentandoCopiloto na MicrosoftViva — Uma nova maneira de

aumentar o engajamento e o desempenho dos
funcionários: https://packt.link/Copilot-in-Viva

 Apresentando o Programa de acesso antecipado do Microsoft

365 Copilot e novos recursos no
Copilot: https://packt.link/Copilot-early-access-program

 Anunciando o Copilot no Viva

Engage: https://packt.link/Copilot-in-Viva-Engage

Copiloto na Plataforma de Potência

No rápidoevolução do cenário digital, a capacidade de automatizar

eOtimizar os processos de negócios é fundamental. O Power Platform
da Microsoft, um conjunto de ferramentas de desenvolvimento de alta
produtividade, está na vanguarda dessa transformação. Uma das
principais inovações do Power Platform é o Copilot, um assistente com
tecnologia de IA projetado para simplificar e acelerar o processo de
criação e automação de fluxos de trabalho, aplicativos, bots e painéis.

Este tópico aprofunda-se nacapacidades do Copilot em vários

componentes da Power Platform:

 O Copilot no Power Apps auxilia no desenvolvimento rápido

de aplicativos, permitindo que os usuários criem e modifiquem
tabelas do Microsoft Dataverse usando prompts de linguagem
natural.

 O Copilot no Power Automate pode simplificar a criação de

fluxos de trabalho automatizados, desde a configuração de
conexões até a aplicação de parâmetros necessários.

 O Copilot no Power Virtual Agents auxilia no rápido

desenvolvimento do Power Virtual Agents ao criar árvores de
decisão com base em entradas de linguagem natural.

 O Copilot no Power BI pode auxiliar na análise e visualização

de dados, facilitando a obtenção de insights de conjuntos de
dados complexos.
  O Copilot no Power Pages pode ajudar a criar páginas da
web interativas que comunicam dados e insights de forma
eficaz.

A seguir, veremos os recursos do Copilot no Power Platform com mais

detalhes.

Copiloto em Power Apps

Copiloto em PoderApps é um companheiro de IA que o guia pelo

aplicativoProcesso de criação. Com o Copilot, você pode criar um
aplicativo, incluindo os dados por trás dele, simplesmente
descrevendo o que precisa em várias etapas de conversação. Seus
aplicativos terão experiências com o Copilot integradas desde a
primeira tela, para que seus usuários possam descobrir insights por
meio de conversas em vez de cliques do mouse. O Copilot oferece os
seguintes recursos:

 Crie aplicativos por meio de conversas : o Copilot permite

que você descreva o que deseja que seu aplicativo faça e gera
o código para você. Esse recurso reduz significativamente o
tempo e o esforço necessários para criar um aplicativo.

 Configuração automática de conexões : o Copilot pode

configurar conexões automaticamente em seu nome para que
você possa iniciar a automação o mais rápido possível.

 Aplicar parâmetros necessários : o Copilot pode aplicar os

parâmetros necessários no fluxo com base na sua solicitação.

 Responder a solicitações : o Copilot pode responder às suas

solicitações para fazer alterações no seu fluxo, como ações de
atualização e substituição.

 Responder perguntas : O Copilot pode responder perguntas

sobre seu fluxo e produto.

Capítulos 9 e 10 destelivro, Criando Power Apps e Aplicando Power

Apps respectivamente, aprofundamnos aspectos práticos do
desenvolvimento de aplicativos.

Copiloto no Power Automate

O copiloto ema experiência de fluxos de nuvem no Power Automate é

uma nova maneirapara criar automações (atualmente,
especificamente fluxos na nuvem) com a ajuda de um assistente de
IA — o Copilot. O Copilot no Power Automate acompanha você em sua
jornada de criação de fluxos e cria, configura e executa uma
automação em seu nome por meio de uma experiência de bate-papo.
O Copilot oferece os seguintes recursos no Power Automate:

 Crie automação por meio de conversas : o Copilot permite

que você descreva o que deseja que seu fluxo faça e o gera
para você. Esse recurso reduz significativamente o tempo e o
esforço necessários para criar um fluxo.

 Configuração automática de conexões : o Copilot pode

configurar automaticamente as conexões em seu nome para
que você possa iniciar a automação o mais rápido possível.

 Aplicar parâmetros necessários : o Copilot pode aplicar os

parâmetros necessários no fluxo com base na sua solicitação.

 Responder a solicitações : o Copilot pode responder às suas

solicitações para fazer alterações no seu fluxo, como ações de
atualização e substituição.

 Responder a perguntas : O Copilot pode responder a

perguntas sobre seus fluxos e produtos. Por exemplo, você pode
fazer perguntas ao Copilot sobre seu fluxo, como: "O que meu
fluxo faz?". Você também pode fazer perguntas sobre o produto
do Copilot, como: "Como acesso fluxos filhos?" e "Como acesso
licenças?".

No Capítulo 8 , Power Automate (Microsoft Flow) , o focomuda para

ofacetas práticas da automação de fluxos de trabalho.

Copilot em Power Virtual Agents (Copilot Studio)

Microsoft CopilotO Studio é uma plataforma dinâmicaProjetado para

personalizar e construir instâncias do Copilot. Através do Copilot
Studio, você pode aproveitar um ambiente conectado para
desenvolver, implantar, analisar e gerenciar suas instâncias do
Copilot, tudo na mesma experiência web.

O Copilot Studio é uma evolução do Power Virtual Agents, fornecendo

uma solução alinhada aos recursos do Power Virtual Agents para
criação de chatbots.

No geral, o Copilot Studio oferece os seguintes recursos:

 Crie tópicos por meio de conversas : Copilotpermite que

você descreva o que deseja que seu bot faça e gera o tópico
para você. Esse recurso reduz significativamente o tempo e o
esforço necessários para criar um bot.
  Atualizar nós existentes : o Copilot pode responder às suas
solicitações para fazer alterações no seu bot, como atualizar
nós existentes.

 Resumir informações : o Copilot pode resumir informações

coletadas de um usuário em um cartão interativo, gráfico e
adaptável, com todo o JSON do cartão gerado
automaticamente.

No Capítulo 18 , Copilot Studio ( Power Virtual Agents ), você

encontrará cobertura dos aspectos práticos da criação de bots.

Copiloto no Power BI

Copiloto no Power BIcombina IA generativa avançada com seus dados

para ajudarTodos descobrem e compartilham insights com mais
rapidez. Basta descrever os insights necessários ou fazer uma
pergunta sobre seus dados, e o Copilot analisará e reunirá os dados
certos em um relatório impressionante, transformando dados em
insights acionáveis instantaneamente. O Copilot no Power BI oferece
os seguintes recursos:

 Crie visuais e insights : ComCom o Copilot no Power BI, você

pode simplesmente descrever os visuais e os insights que
procura, e o Copilot fará o resto. Os usuários podem criar e
personalizar relatórios em segundos.

 Gerar e editar DAX : o Copilot no Power BI pode gerar e editar

sugestões de DAX (Data Analysis Expressions) apenas dizendo o
que você deseja em linguagem natural.

 Criar resumos narrativos : o Copilot pode criar resumos

narrativos dos seus dados.

 Linguagem coloquial : o Copilot pode transformar facilmente

sua linguagem coloquial em resumos de texto fáceis de
entender.

Para habilitar o Copilot no Power BI Desktop, você precisa habilitar

sugestões de medidas rápidas e perguntas e respostas para bancos
de dados do Analysis Services conectados ao vivo no Power BI
Desktop ou no administrador do serviço do Power BIpágina. Para
habilitar ambos, o usuário deve ser um administrador de sistema
esiga os passos abaixo:

1. Primeiro, faça login na sua conta do Power BI.

2. Após efetuar login no Power BI Desktop, clique

em Arquivo | Opções e
 Configurações | Opções | Global | Recursos de
Visualização . Em seguida, você poderá conferir as
sugestões de Medição Rápida e as perguntas e respostas
para bancos de dados do Analysis Services conectados ao vivo.

Copiloto em Power Pages

O Copilot é um recursono Power Pages que permite aos usuários gerar

linguagem naturaldescrições e criar formulários centrados em dados
usando prompts simples. Esses prompts podem ser usados para gerar
o seguinte conteúdo do Power Pages:

 Gerar páginas da web : você pode criar uma nova página da

web para o seu site descrevendo o tipo de página. O Copilot
gera o HTML para a página com texto e imagens relevantes da
descrição. A página é adicionada à navegação principal do site
e pode ser refinada e editada usando o Copilot e o editor
WYSIWYG.

 Crie formulários : o Copilot simplifica o processo de criação de

formulários usando o Copilot também no Power Pages. Basta
especificar o tipo de formulário e o Copilot gerará tabelas
automaticamente no Microsoft Dataverse, criando os
formulários correspondentes. Você também tem a flexibilidade
de ajustar, adicionar ou refinar campos usando a entrada de
linguagem natural. É uma abordagem mais simplificada para a
criação de formulários.

 Gerar texto : use o Copilot para gerar texto e adicioná-lo a

uma página da web.

Para usar o Copilot para texto em um espaço de trabalho do Power

Pages, você precisa:

1. Acesse o espaço de trabalho do Power Pages.

2. Adicione um componente de texto.

3. Selecione o ícone do Copiloto.

4. Descreva o texto que você deseja gerar usando IA.

5. Gere texto pressionando a tecla Enter no teclado ou usando o

ícone de geração de texto no canto inferior direito da caixa
de texto.

6. Selecione Adicionarparapágina para adicionar o texto gerado

pela IA.

Privacidade e segurança de dados

Microsoft Copilot paraO Microsoft 365 é um serviço que oferece
recursos de produtividade com tecnologia de IA, conectando LLMs aos
seus dados organizacionais e aplicativos do Microsoft 365. Esta seção
discute brevemente como o Microsoft Copilot para Microsoft 365 usa,
protege e armazena seus dados e como ele atende aos requisitos de
conformidade regulatória:

 Uso de dados : O Microsoft Copilot para Microsoft 365 acessa

conteúdo e contexto por meio do Microsoft Graph, como e-
mails, chats e documentos aos quais você tem permissão de
acesso . Ele pode gerar respostas ancoradas nos seus dados
organizacionais, bem como conteúdo público da Web e plug-ins
de terceiros, se habilitados por administradores e usuários.
Prompts, respostas e dados acessados por meio do Microsoft
Graph não são usados para treinar LLMs básicos, incluindo
aqueles usados pelo Microsoft Copilot para Microsoft 365.

 Proteção de dados : O Microsoft Copilot para Microsoft 365

está em conformidade com os compromissos de privacidade,
segurança e conformidade existentes da Microsoft com clientes
comerciais do Microsoft 365, incluindo o GDPR e o Limite de
Dados da UE. O Microsoft Copilot para Microsoft 365 exibe
apenas dados organizacionais para os quais usuários individuais
tenham pelo menos permissões de visualização. Ele também
respeita os direitos de uso concedidos pelo Microsoft Purview
Information Protection e os rótulos de sensibilidade do Microsoft
365. O Microsoft Copilot para Microsoft 365 usa os serviços
OpenAI do Azure para processamento, não os serviços
publicamente disponíveis do OpenAI. O monitoramento de
abusos do Microsoft Copilot para Microsoft 365 ocorre em tempo
real, sem fornecer à Microsoft qualquer acesso permanente aos
dados do cliente, seja para revisão humana ou automatizada.

 Armazenamento de dados : quando um usuário interage com

aplicativos do Microsoft Copilot para Microsoft 365, os dados
sobre essas interações são armazenados no Microsoft 365. Os
dados armazenados incluem o prompt do usuário, como o
Copilot respondeu e as informações usadas para fundamentar a
resposta do Copilot. Esses dados são processados e
armazenados em conformidade com os compromissos
contratuais com outros conteúdos da sua organização no
Microsoft 365. Os dados são criptografados enquanto
armazenados e não são usados para treinar LLMs de base,
incluindo aqueles usados pelo Microsoft Copilot para Microsoft
365. Os administradores podem visualizar e gerenciar esses
 dados armazenados usando a Pesquisa de conteúdo ou o
Microsoft Purview. Eles também podem enviar um tíquete de
suporte online para excluir o histórico de interações de um
usuário com o Microsoft Copilot para Microsoft 365.

 Residência de dados : as chamadas do Microsoft Copilot para

Microsoft 365 para o LLM são roteadas para os data centers
mais próximos da região, mas também podem chamar outras
regiões onde a capacidadeestá disponível durante períodos de
alta utilização. Para usuários da UE, o tráfego permanece dentro
do Limite de Dados da UE, enquanto o tráfego mundial pode ser
enviado para a UE e outros países ou regiões para
processamento LLM. O Microsoft Copilot para Microsoft 365
mantém os compromissos de residência de dados, conforme
descrito nos Termos de Produto e no Adendo de Proteção de
Dados da Microsoft . As ofertas de Residência Avançada de
Dados e Recursos Multigeográficos da Microsoft incluirão
compromissos de residência de dados para clientes do Microsoft
Copilot para Microsoft 365 ainda em 2024.

 Conformidade regulatória : O Microsoft Copilot para

Microsoft 365 está integrado ao Microsoft 365 e cumpre todos
os compromissos de privacidade, segurança e conformidade
existentes com os clientes comerciais do Microsoft 365. À
medida que a regulamentação no setor de IA evolui, a Microsoft
continuará a se adaptar e responder para atender aos requisitos
regulatórios futuros. A Microsoft está em uma jornada de IA
Responsável desde 2017, quando definiu seus princípios e
abordagem para garantir que essa tecnologia seja usada de
forma orientada por princípios éticos que colocam as pessoas
em primeiro lugar. Uma equipe multidisciplinar de
pesquisadores, engenheiros e especialistas em políticas analisa
os sistemas de IA da Microsoft em busca de potenciais danos e
mitigações. A Microsoft também compartilha recursos e
modelos com desenvolvedores e clientes para ajudá-los a
construir soluções eficazes, seguras e transparentes.Soluções
de IA.

O futuro do Copilot

Ao olharmos para oNo futuro, o potencial para novos

desenvolvimentos no Copilot é vasto. O campo da inteligência
artificial está evoluindo rapidamente e, com ele, também os recursos
de ferramentas de IA como o Copilot.
Uma área de potencial desenvolvimento é a expansão dos recursos
do Copilot para mais aplicativos do Microsoft 365. Embora já esteja
integrado a vários aplicativos importantes, há espaço para ser
incorporado a ferramentas adicionais do pacote Microsoft 365. Se as
ferramentas que você usa ainda não possuem recursos do Copilot,
fique atento a esse desenvolvimento, possivelmente em breve.

Além disso, como parte de seu compromisso em tornar o Copilot uma

ferramenta de produtividade verdadeiramente global, a Microsoft
traçou um roteiro ambicioso para expandir o suporte a idiomas.
Atualmente, o Copilot oferece suporte aos seguintes idiomas: inglês
(EUA, GB, AU, CA, IN), espanhol (ES, MX), japonês, francês (FR, CA),
alemão, português (BR), italiano e chinês simplificado, mas espera-se
que ofereça suporte a muitos outros idiomas no futuro. Se sua
empresa opera em vários países, este é um grande avanço em
termos de adoção do Copilot em seus processos de negócios.

Resumo

Para concluir este capítulo, é hora de refletir sobre o impacto

transformador do Copilot na produtividade e seu papel na reinvenção
da maneira como trabalhamos.

Uma das principais maneiras pelas quais o Copilot aumenta a

produtividade é utilizando a IA para automatizar tarefas rotineiras.
Isso inclui desde a elaboração de e-mails e a criação de documentos
até o agendamento de reuniões e o gerenciamento de tarefas. Ao
assumir essas tarefas demoradas, o Copilot permite que os usuários
se concentrem em aspectos mais estratégicos e criativos do seu
trabalho.

Além da automação de tarefas, o Copilot também oferece assistência

inteligente aos usuários. Isso inclui sugestões contextualmente
relevantes, auxílio na navegação em softwares complexos e até
mesmo geração de código no Power Apps. Esses recursos não apenas
facilitam a conclusão do trabalho dos usuários, como também os
ajudam a aprender novas habilidades e melhorar sua eficiência.

Por fim, o Copilot permite fluxos de trabalho mais eficientes por meio
da integração com diversos aplicativos do Microsoft 365. Isso significa
que os usuários podem aproveitar o poder do Copilot sem precisar
alternar entre diferentes aplicativos. Seja trabalhando no Outlook, no
Teams ou no Power BI, o Copilot está lá para ajudar.

O papel do Copilot na reinvenção da produtividade é uma prova do

poder transformador da IA no ambiente de trabalho moderno. Ao
utilizar a IA para entender, auxiliar e automatizar, o Copilot está
transformando a maneira como trabalhamos. E com sua capacidade
de aprender e se adaptar, além de integrar diversos aplicativos e
serviços, o Copilot está realmente reinventando a produtividade para
o ambiente de trabalho moderno.

Perguntas frequentes

Aqui estão algumas perguntas frequentes junto com suas respostas

relacionadas ao Copilot no M365 e Power Platform:

1. O que há de novo no Microsoft 365 Copilot?

1. O Copilot, em geral, é uma tecnologia muito nova; ela

mudará rapidamente nos próximos meses. Algumas das
novidades mais recentes incluem o novo ícone do Copilot
para uso no Windows, a nova experiência do usuário do
Copilot e o Bing Chat.

2. O que é o Copilot Lab?

1. Com o Copilot Lab, você pode aprender a aprimorar sua

escrita de prompts. Como descrevemos anteriormente
neste capítulo, a escrita de prompts é a habilidade mais
importante que você pode aprender para aproveitar ao
máximo qualquer LLM em processamento de linguagem
natural. Aprimorar sua escrita de prompts aumentará
significativamente a qualidade do que você produz;
lembre-se: o que você recebe é tão bom quanto o que
você entrega.

3. Como os usuários interagem com o Copilot?

1. Os usuários podem interagir com o Copilot selecionando

prompts pré-escritos ou escrevendo suas próprias
perguntas. As respostas incluem citações clicáveis que
direcionam os usuários ao conteúdo original relevante
utilizado.

4. Qual é a diferença entre ChatGPT e Copilot?

1. O ChatGPT é um LLM de uso geral, treinado pela OpenAI

em um enorme conjunto de dados de texto, projetado
para interagir com pessoas e responder a uma ampla
gama de perguntas sobre diversos tópicos. O Copilot
também utiliza um LLM e foi desenvolvido com a OpenAI.
A principal diferença é que o Copilot foi desenvolvido em
colaboração com o Azure, o que significa que ele pode
trabalhar com os dados da sua empresa e, ao mesmo
 tempo, atender aos seus requisitos de segurança e
privacidade.

5. Como o Copilot funciona no Dynamics 365 e no Power Platform?

1. Com o Copilot, o Dynamics 365 e o Power Platform

aplicam modelos básicos aos seus dados comerciais com
a Pesquisa (usando o Bing e a Pesquisa Cognitiva do
Azure), que traz contexto específico do domínio para um
prompt do Copilot, permitindo uma resposta para integrar
informações de conteúdo como manuais, documentos ou
outros dados dentro do locatário da organização.

6. Como a Copilot usa seus dados comerciais proprietários?

1. O Copilot utiliza um LLM (como o GPT) e os dados de

negócios da sua organização para produzir resultados
mais precisos, relevantes e personalizados. Seus dados de
negócios são usados para aprimorar o contexto apenas
para o seu cenário, e o LLM em si não aprende com o seu
uso. A Microsoft recomenda uma abordagem de
"Confiança Zero" para o Copilot na sua empresa, sobre a
qual você pode ler mais no seguinte
recurso: https://packt.link/Copilot-zero-trust-policy

7. As respostas do Copilot são sempre factuais?

1. As respostas do Copilot são geradas com base nos dados

de treinamento e no prompt específico fornecido pelo
usuário. Embora o modelo se esforce para fornecer
informações precisas e factuais, é sempre importante
verificar as informações de diversas fontes.

8. Quais são os requisitos técnicos para usar o Microsoft 365

Copilot?

1. Os requisitos técnicos para usar o Microsoft 365 Copilot

podem ser encontrados no centro de administração do
Microsoft 365. Aqui está um recurso de documentação
para orientá-lo na direção
certa: https://packt.link/Copilot-technical-
requirements

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Para participar da comunidade Discord deste livro – onde você pode

compartilhar feedback, fazer perguntas ao autor e saber sobre novos
lançamentos – siga o código QR abaixo:
https://packt.link/powerusers