Aula 13
MS Teams
Conhecimentos de Tecnologia da Informação
e Comunicação para Técnico Bancário Novo d...
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Aula 13: MS Teams
Sumário
.......................................................................................................................................................................................
MICROSOFT TEAMS ...................................................................................................................................... 3
ARQUITETURA.............................................................................................................................................. 6
CHAT............................................................................................................................................................ 8
AGENDAMENTO DE REUNIÕES..................................................................................................................... 13
CRIAÇÃO DE GRUPOS (EQUIPES E CANAIS).................................................................................................... 17
INTERAÇÃO NOS CANAIS.............................................................................................................................. 20
OUTRAS INFORMAÇÕES RELEVANTES.......................................................................................................... 27
RESUMO DIRECIONADO................................................................................................................................ 29
EQUIPES E CANAIS........................................................................................................................................ 29
LIMITES........................................................................................................................................................ 29
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Microsoft Teams
O Microsoft Teams é uma ferramenta, como o próprio nome diz ela é desenvolvida pela Microsoft e é focada em
produtividade e em trabalhos de cooperação em grupos. Iremos focar, primeiramente, na teoria por trás da ferramenta,
já que o entendimento da teoria é fundamental para que você tenha um bom desempenho em prova.
Vamos começar com um pouco de história.
O Microsoft Teams substituiu o Skype for Business, que era a versão comercial do Skype e tinha como objetivo ajudar os
pequenos empreendedores a realizarem uma gestão otimizada dos sistemas de comunicação disponíveis em sua
empresa. Já o Teams tem como objetivo oferecer mensagens instantâneas, videoconferência, chamadas e colaboração
em documentos em um único aplicativo integrado e proporciona maneiras novas e interessantes de trabalhar, ou seja,
aquela gestão feita para o Skype for Business foi ainda mais aprimorada com novas ferramentas.
No site da Microsoft sobre o Teams temos algumas funções que a empresa coloca para você adquirir a ferramenta.
Listarei abaixo esses recursos e como a Microsoft faz o seu marketing em torno de cada ferramenta.
· Videoconferência: “Torne as reuniões mais pessoais e aumente a sua produtividade com a colaboração em tempo
real.” Já estamos acostumados com essa ferramenta que nada mais é do que a possibilidade de ter várias pessoas
simultâneas com a sua câmera ligada.
· Compartilhamento de Tela: “Mantenha todos atualizados compartilhando sua tela para que possam ver o mesmo
conteúdo.” Outra ferramenta que o próprio nome explica, você pode compartilhar a tela do seu dispositivo, seja
computador ou telefone, para os outros integrantes da conferência.
· Telas de fundo personalizadas: “Crie o ambiente virtual perfeito escolhendo, carregando ou desfocando sua tela de
fundo.” Essa ferramenta é utilizada para você trocar o fundo atrás de você, ou seja, mantém o participante e coloca
uma imagem de fundo.
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· Modo conferência: “Apareça digitalmente com uma tela de fundo compartilhada, dando a impressão de que todos
estão no mesmo local.” É um modo que adiciona o plano de fundo personalizado para todos os participantes.
· Compartilhamento de arquivos: “Crie arquivos em conjunto em tempo real. Armazene, acesse, compartilhe e
colabore com segurança nos arquivos em praticamente qualquer lugar.” Uma das principais ferramentas do Teams que
esmiuçaremos durante a aula.
· Aplicativos e fluxos de trabalho: “Simplifique as tarefas e os processos de negócios críticos integrando aplicativos e
fluxos de trabalho.” Outra ferramenta que entraremos a fundo durante a nossa aula.
· Disponibilidade de mercado: “Disponível em 53 idiomas e 181 mercados. Conecte-se com o Windows, Mac, iOS e
Android.” O Teams está disponível em várias línguas diferentes tornando o seu acesso facilitado em todo o mundo.
· Privacidade e segurança: “Atenda às exigências regulatórias, legais e organizacionais com ofertas de conformidade
lideres do setor.” O Teams é totalmente aderente a LGPD (Lei geral de proteção de dados)
Apesar da primeira coisa que vem a cabeça quando falamos do Teams ser a videoconferência, ele é muito mais do que
isso, como vimos nesse resumo a cima sobre um pouco de suas ferramentas. Uma de suas grandes limitações é que ele
é uma ferramenta paga. A tabela abaixo apresenta os valores do serviço.
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A versão Business Basic oferece além do Teams, o Exchange, One Drive e o SharePoint. Já a versão Business
Standard, que acredito que será a cobrada em prova, oferece além dessas ferramentas já citadas o acesso ao serviço do
Office, ou seja, é incluso além dessas ferramentas o Outlook, o Word, o Excel, o Powerpoint, o Acess e o Publisher.
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Arquitetura
Iremos trabalhar com a arquitetura do Teams, pois assim fica mais fácil o entendimento do conteúdo. Vamos começar
criando uma equipe (o conceito sobre ela será apresentado posteriormente), ao ser criada nós teremos o seguinte:
· Um novo grupo do Microsoft 365 (Grupo de usuários)
· Um site do SharePoint Online e uma biblioteca de documentos para armazenar arquivos da equipe, sendo possível
montar o portal coorporativo dentro do Teams utilizando o SharePoint. É como se você fosse feito a sua própria intranet
ou internet e disponibilizasse para todos os colaboradores da empresa.
· Uma Caixa de correio e um calendário compartilhado do Exchange Online. O Exchange é uma ferramenta da
Microsoft responsável pela criação e gestão de servidores de correio eletrônico.
· Um bloco de anotações do OneNote.
· Vínculos com outros aplicativos do Microsoft 365 e do Office 365, como o Planner e o Power BI. Esse é um dos
principais diferenciais do Teams, ele acopla as principais ferramentas da Microsoft dentro dele.
Na imagem abaixo podemos perceber que o Teams nada mais é do que uma peça de todo um mecanismo que está ao
seu redor, com ele tendo interface com aplicativos, com o sharepoint, canais e grupos do Office 365. Os grupos podem
ser visto como mais independência fora do Teams tendo opções de chat e do OneDrive for business, por exemplo. Nos
chats é possível fazer as videoconferências, chamadas por voz ou até mesmo deixar uma mensagem de voz para ser
escutada depois. Ele pode buscar nos seus contatos de e-mail ou de celular por pessoas que também possuem o Teams.
O Teams também oferece uma vasta galeria de imagens, emojis e gifs, sendo possível editá-los.
A imagem abaixo também mostra uma outra visão de arquitetura mostrando como o Teams se conecta com os outros
serviços. Percebemos que quando o Teams tem uma gestão de arquivos individuais ele se conecta com o OneDrive for
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Business. As equipes (Teams) se comunicam através do SharePoint Online, no SharePoint podemos ter tanto arquivos
guardados de forma coletiva como também podemos ter websites. O gerenciamento de calendário se conecta com o
Exchange Online e Outlook. Além do serviço de streams que é um serviço utilizado para fazer as reuniões, vídeo
chamadas e as gravações de reuniões.
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Chat
O Teams possui a ferramenta de chat e, normalmente, você terá disponível para conversar todas as pessoas da sua
instituição.
Todos arquivos que são enviados e recebidos utilizando o chat ficam disponíveis na guia “Arquivos” que fica
disponibilizado no OneDrive for Business. O Teams tem um chat muito versátil que te permite utilizar GIFs, memes,
reações, reagir as mensagens enviadas.
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O chat pode ser estabelecido tanto de forma individual quanto de forma coletiva que são feitos para um grupo de
pessoas selecionadas. É possível editar os memes como mostrado na figura abaixo, colocando frases em imagens. O
limite de pessoas em um chat coletivo é de 20 pessoas.
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Além disso, através do chat é possível também fazer chamadas por vídeo ou apenas por áudio com os participantes do
chat. Essas chamadas também têm um limite máximo de 20 pessoas.
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O diferencial do chat do Teams em relação a seus concorrentes é a sua acessibilidade, com ele é possível legendar
as chamadas de vídeos, ou seja, enquanto você está falando aparecerá uma legenda sobre aquilo, possibilitando
pessoas com problemas auditivos participar de uma reunião através de uma videoconferência. Podendo as legendas
serem ativadas ou desativadas ao vivo através de sua configuração desde que esteja configurado corretamente o
idioma da chamada, ou seja, quando a chamada for em Português precisamos colocar como idioma de chamada o
mesmo, senão a legenda ao vivo não será eficiente.
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Agendamento de Reuniões
Outro diferencial do Teams é a possibilidade de se estabelecer reuniões e existem várias formas de se marcar
uma reunião no Teams. Como por exemplo:
· Selecione Agendar uma reunião
em um chat (abaixo da caixa onde você digita uma nova mensagem) para agendar uma reunião com as pessoas
no chat.
· Vá para Calendário
no lado esquerdo do aplicativo e selecione Nova reunião no canto superior direito.
· Ou dentro do Calendário selecione um intervalo de tempo no calendário. Um formulário de agendamento será
aberto.
Na figura abaixo é mostrada a interface do Calendário, onde podemos utilizar a opção de reunir agora, quando é
necessário fazer uma reunião do “desespero” aquela quando aconteceu alguma coisa e é necessário fazer uma reunião
para resolver o devido problema, essa reunião gerará um link que você pode enviar para os outros participantes ou você
mesmo pode convidar os participantes para a reunião. Quanto marcar uma nova reunião clicando no botão de “Nova
Reunião” ou selecionando qualquer intervalo de tempo.
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A tela de agendamento de uma reunião é mostrada abaixo, nela é possível colocar o nome da Reunião, ajustar o
fuso horário, colocar o tempo de duração, adicionar os convidados, ajustar se a reunião será periódica ou não, qual o
canal da reunião, adicionar uma localização e uma descrição da reunião.
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Sempre que alguma pessoa é envolvida em uma reunião aparecerá em notificação para ela sobre essa reunião,
além de aparecer no calendário que tal reunião está marcada para tal dia. É importante você saber que reunião é
parecido na tela do Teams, mas é completamente diferente de uma chamada coletiva pelo chat. A imagem abaixo
apresenta uma parte da tela de reunião, nela é possível ver que temos mais funções de comando, pois em uma Reunião
temos uma Hierarquia, onde o organizador pode colocar os usuários que podem falar, outros que são apenas
espectadores, além de ter a possibilidade de retirar pessoas da reunião. Uma ferramenta útil em reuniões é a chamada
“Levantar a mão” onde do lado do usuário aparece que ele está com a mão levantada e provavelmente quer falar algo
sobre o assunto, sem interromper o palestrante.
Em uma reunião também temos o recurso de sala que pode separar as pessoas em cada sala e conversem em
particular, podendo escolher de forma manual ou aleatória quem vai para cada sala. Também é possível determinar um
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limite de tempo para que a sala fique criada. Podendo ainda permitir ou não que os participantes retornem para a sala
principal caso desejem.
A diferença do chat entre reunião e o chat é a hierarquia da reunião, na reunião o organizador tem o poder de
organizar do jeito que ele quer, enquanto no chat é “bagunça” todos têm o mesmo poder.
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Criação de Grupos (Equipes e Canais)
O coração do Teams, principalmente quando falamos em produtividade ou ambiente de trabalho, é que o Teams
permite a criação de equipes, em que cada equipe, normalmente, tem o ícone destacando a sua equipe, na guia
equipes. Dentro das equipes é possível criar os canais que é onde as pessoas efetivamente se relacionam.
Preste bastante atenção nessa parte, já que pode ser cobrança de uma questão de prova, a RELAÇÃO das pessoas é
feita através dos CANAIS e não das EQUIPES, ou seja, as pessoas trabalham em conjunto dentro dos canais. Nas
configurações padrões do Teams qualquer pessoa pode criar uma equipe e essas equipes podem ser tanto públicas
quanto privadas e as pessoas dentro das equipes podem criar canais.
Vamos com um pequeno resumo:
EXISTEM EQUIPES PÚBLICAS E PRIVADAS;
EXISTEM CANAIS PÚBLICOS E PRIVADOS;
PODEM EXISTIR CANAIS PÚBLICOS DENTRO DE UMA EQUIPE PRIVADA, ASSIM COMO PODEM EXISTIR CANAIS
PRIVADOS DENTRO DE UMA EQUIPE PÚBLICA.
TAMBÉM PODE EXISTIR CANAL PRIVADO DE UMA EQUIPE PRIVADA E CANAL PÚBLICO DENTRO DE UMA
EQUIPE PÚBLICA.
Por padrão, ao pesquisar uma equipe no Teams ele irá mostrar todas as equipes públicas da sua instituição que podem
ser ingressadas ao apertar no botão ingressar, como mostrado na figura abaixo. Quando você entra nessa equipe
pública, todos os canais públicos estarão visíveis e a sua disposição. Para ingressar em uma equipe privada é necessário
um convite, ao entrar nessa equipe todos os canais públicos estarão visíveis e a sua disposição. Para os canais privados,
tanto em equipe pública quanto privada, é necessário um convite.
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A configuração padrão para comunicação dentro de um canal é que qualquer pessoa pode postar mensagens, mas é
possível alterar essa configuração. Além da opção de que qualquer pessoa pode postar mensagens, também temos as
opções que quando uma pessoa posta mensagem, todos serão notificados e a configuração que apenas os proprietários
podem postar mensagens. Abaixo podemos ver uma tabela para ajudar a memorização e a compreensão sobre o
assunto.
É possível obter um link de canais públicos e privados, quando o usuário clica nesse link, se a equipe for pública
ele ingressará diretamente no canal, caso a equipe for privada, será feita uma solicitação de participação da equipe e o
proprietário analisará se o usuário pode ou não entrar na equipe.
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Já o canal privado não oferece link, ele só permite que você adicione membros a ele, como ilustrado na figura
abaixo.
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Interação nos Canais
Como dito anteriormente, é no canal que a interação ocorre. O canal funciona como uma verdadeira linha do tempo,
nele é possível bater papo, ou seja, trocar mensagens com outros usuários podendo marca-lo através do “@”, também
é possível marcar reuniões dentro de um canal e essa reunião ficará na time line do canal, praticamente, toda interação
que você faz no canal ficará registrado como uma postagem.
Dentro dos canais, o Teams tem a guia “WIKI”, nela é possível colocar regras de utilização do canal, boas vindas para
novos membros, qual é a forma correta de executar determinados procedimentos. Cada canal terá a sua wiki e poderá
ser diferente uma da outra, mesmo estando dentro da mesma equipe.
A figura abaixo apresenta uma wiki e veja que é possível responder algum tópico sobre a wiki, linkando tal parte que
não foi compreendida ou que pode ser debatida sobre. Então, a wiki nada mais é do que informações postadas pelos
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usuários que serão úteis para quem irá trabalhar no canal.
Outra função do canal, é que todo canal possui um endereço de e-mail, aquela interação dita no começo da aula
com o Exchange se mostra presente nesse momento, na figura abaixo é possível ver como obter o endereço de e-mail.
Quando é necessário que usuários de fora da organização envie algum e-mail a respeito de algum trabalho feito
por tal equipe, é possível que o mesmo envie para o canal específico que irá englobar o assunto tratado por aquela
equipe.
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Agora vamos para o grande diferencial do Teams, na minha opinião. O que faz o Teams “sair da curva” é quando
saímos das postagens e vamos na aba Arquivos. Dentro de arquivos é possível a criação de arquivos do zero, como por
exemplo, Word, Excel, PowerPoint, bloco de anotações do OneNote, são os arquivos que vêm por padrão.
Se abrirmos um arquivo do Excel dentro do Teams, teremos, basicamente, o Excel com quase todas as suas
aplicações disponíveis. Podendo ser que qualquer usuário do canal edite e atualize a planilha simultaneamente e em
qualquer dispositivo, ou seja, no computador ou no celular. Trabalhando de forma colaborativa. Tendo uma integração
total com o Office e com múltiplos usuários usando ao mesmo tempo.
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O mesmo pode ocorrer em outros tipos de arquivos, como por exemplo, no Word em que duas pessoas podem
interagir em tempo real, alterando o texto ou adicionando mais texto.
Outra possibilidade oferecida pelo Teams é a possibilidade de colocar esses arquivos em primeiro plano dentro
do canal por meio das Guias que além de ter compatibilidade com os softwares da Microsoft, possui compatibilidade
com uma série de outras ferramentas.
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Uma vez criada essa guia você pode colocar um documento em primeiro plano. Abaixo é mostrado uma
representação para adicionar uma nova guia.
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Após ser adicionada uma nova guia ao lado das já criadas e das tradicionais: Postagens, Arquivos e Wiki. É
possível na figura abaixo ver como ficará uma aba após a criação de algumas guias. Ao clicar nessa guia, você será
redirecionado ao arquivo que está selecionado para a guia.
A interação com o SharePoint é outro elemento que diferencia o Teams das outras ferramentas. O SharePoint
Online permite um repositório online de arquivos e a criação de sites. O site pode ser criado dentro da plataforma da
Microsoft e o mesmo pode ser colocado para dentro do Teams. Podendo então, por exemplo, criar um portal para a
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instituição e coloca-lo dentro de uma guia. Dependendo do nível de permissão é possível editar a página através do
Teams.
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Outras informações relevantes
O Teams tem outras informações relevantes que podem cair em sua prova, como, por exemplo, a possibilidade
de integração do Teams com o Google Agenda. E a partir do seu Google Agenda é possível marcar uma reunião do
Teams.
Por fim, vamos falar sobre alguns limites que o Teams possui, acredito que a possibilidade de cair em prova é
mínima, mas é importante vocês saberem, sempre lidando com a pior situação possível.
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Com isso fechamos a teoria sobre o Teams.
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