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O permite que processos sigilosos tenham acompanhamento
de trâmites usuário a usuário, desde que, credenciados para acesso. Os
usuários podem ser da unidade geradora ou de outras unidades.
Para atribuir uma credencial de acesso, o usuário gerador do
processo sigiloso deve selecionar a opção na tela do
processo. Deve preencher o campo “Conceder Credencial de Acesso para” com
nome de usuário já cadastrado no sistema.
Caso o usuário possa se logar em mais de uma unidade, o abre
outro campo onde deve ser informada a unidade do usuário (se o sistema não
reconhecer o usuário, não abrirá o campo para preenchimento da unidade e a
operação não será completada).
Ao selecionar a unidade na barra de rolagem, o sistema abre a
opção “Conceder”. Ao clicar na opção, é mostrado um quadro com as
credenciais de acesso concedidas. Na mesma tela é possível conceder
credenciais para outros usuários. Também é possível “Cassar a Credencial de
Acesso” (retirar a permissão do usuário) por meio da coluna “Ações” do quadro
com a lista de credenciais.
Um usuário que recebeu uma credencial de acesso a um processo
sigiloso o visualizará com um fundo colorido.
Ao selecionar o processo, o sistema abre a janela “Credencial de
Acesso”.
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O usuário deverá preencher o campo “Senha” e o sistema abrirá a
tela do processo.
Nesta tela estarão disponíveis os ícones “Gerenciar Credenciais de
Acesso” e “Renunciar Credenciais de Acesso” . O primeiro permite que
o usuário, que recebeu a permissão, conceda credencial de acesso para outro
usuário. O segundo permite renunciar à credencial com um só clique, basta
confirmar a operação.
Ao renunciar a uma credencial, o processo desaparece da tela
“Controle de Processos”.
Não é necessário enviar o processo para a unidade do usuário com
credencial para acesso.
Dicas
1. Um processo sigiloso não pode ser incluído em blocos ou em
acompanhamento especial (para saber mais sobre blocos, consulte:
Acompanhamento Especial, Blocos Internos, Bloco de Reunião e
Assinaturas por Usuários de outras Unidades).
2. Processos sigilosos não podem ser anexados a outros processos. No
entanto, permitem ser relacionados a outros processos. Neste caso, só
Sistema Eletrônico de Informações – Manual do Usuário 38
ficam visíveis para os usuários que possuem acesso a eles. Outros usuários
não conseguem visualizar um processo sigiloso relacionado (para saber
mais sobre relações entre processos, consulte: Relações entre
Informações).
3. Processos sigilosos permitem referência somente a documentos do próprio
processo (para saber mais sobre a inserção de links, consulte: Referenciar
Documentos ou Processos).
4. Processos sigilosos não são computados nas pesquisas disponíveis por
meio do menu “Estatísticas”.
5. Ao acessar o ícone na tela de “Controle de
Processos” é possível verificar um quadro com a lista de processos sigilosos
com permissão de acesso para o usuário. Caso não exista nenhum, o ícone
não fica visível.
3.5 Concluir Processos
A conclusão do processo em uma unidade não acarreta a
conclusão nas demais unidades nas quais esteja aberto.
O processo pode ser concluído na unidade por dois motivos:
a. A unidade concluiu sua etapa no processo, ou seja, não há mais
nenhuma ação a ser tomada por parte da unidade, não
obstante poder continuar aberto em outras unidades;
b. O processo já alcançou o seu objetivo em todas as unidades e
deverá ser concluído na última unidade em que estiver aberto.
Para efetuar a conclusão, é necessário clicar no número do
processo e selecionar o ícone e confirmar a operação.
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Também é possível concluir mais de um processo ao mesmo
tempo, selecionando a caixa de seleção dos processos desejados na tela
“Controle de Processos” e clicando no ícone “Concluir Processos Nesta
Unidade”.
Atenção
1. Quando não houver mais nenhuma ação no processo por parte da unidade,
esta deverá enviá-lo para unidade de destino ou concluí-lo. É fundamental
que sejam fechados os processos cuja ação já foi concluída. Caso contrário,
para fins de estatística, o tempo em que ele permanecer aberto
desnecessariamente na unidade será computado como se o processo
estivesse em andamento.
Dicas
1. O envio de um processo para outra unidade sem selecionar a opção
, possui o mesmo efeito da conclusão do
processo para a unidade que efetua o envio.
2. Um processo concluído em uma unidade pode ser recuperado a qualquer
tempo por meio da pesquisa, fazendo uso das funcionalidades
“Acompanhamento Especial” e/ou “Blocos Internos” ou pelo menu
“Estatísticas” (para saber mais sobre tais funcionalidades, consulte:
Métodos de Pesquisa, Acompanhamento Especial, Blocos Internos e
Medições de Desempenho).
3. Caso um processo possua anotações ao ser concluído, as anotações serão
automaticamente recuperadas se houver a reabertura do processo na
unidade que efetuou a conclusão (para saber mais sobre anotações,
consulte: Inserir Anotações).
3.6 Reabrir Processos
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É permitido reabrir o processo por meio do ícone
(tela do processo). O sistema automaticamente atribui o processo para o
usuário que efetuou a operação. Somente é possível reabrir um processo que
já tenha passado pela unidade em que a operação é efetuada. Após envio para
outra unidade, o processo poderá ser reaberto a qualquer momento nas
unidades por onde ele tramitou. Não é necessário solicitar novo trâmite.
3.7 Excluir Processos
Para o caso de processos abertos indevidamente, é possível a
exclusão pela unidade geradora, por meio do ícone . Este ícone só
fica visível nas telas de processos e de documentos quando a operação estiver
habilitada.
Para o caso de processos abertos indevidamente, que já tenham
andamento em outras unidades, a funcionalidade a ser utilizada é a anexação
de processos (para saber mais sobre anexação de processos, consulte: Anexar
Processos).
A exclusão de processos só é permitida, observadas as seguintes
regras:
