Procedimento de Gestão de Royalties

Data Documento: 27/02/2024 Código do Documento: PROC.001 Versão: 1.0 Nº de Folhas: 12

PROCEDIMENTO DE GESTÃO DE ROYALTIES

BELAGRÍCOLA COM E REP DE PROD AGRÍCOLAS S.A.

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Sumário
1. OBJETIVO ............................................................................................................................................................ 3
2. APLICAÇÃO ......................................................................................................................................................... 3
3. DEFINIÇÕES ......................................................................................................................................................... 3
4. ASPECTOS GERAIS ............................................................................................................................................... 4
4.1 Disposições Gerais do Processo de Baixas de créditos de Royalties........................................................................... 4
4.2 Monitoramento dos Romaneios ................................................................................................................................. 6
4.3 Baixa automática antes da execução do serviço automático ..................................................................................... 7
4.4 Baixa automática para cliente do Estado de São Paulo .............................................................................................. 7
4.5 Estorno de Baixas ........................................................................................................................................................ 8
4.6 Participantes Bayer ..................................................................................................................................................... 8
4.7 Notas fiscais autorizadas pela Sefaz ........................................................................................................................... 9
4.8 Consulta e consumo manual no site da Bayer ............................................................................................................ 9
4.9 Status ........................................................................................................................................................................ 10
4.10 Estornos .................................................................................................................................................................. 11
4.11 Repasse à Bayer ...................................................................................................................................................... 12
5. RESPONSABILIDADES ............................................................................................................................................... 12
5.1 Filiais ......................................................................................................................................................................... 12
6. PENALIDADE ............................................................................................................................................................ 12
7. VALIDADE ................................................................................................................................................................ 12

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1. OBJETIVO
O objetivo desse procedimento é estabelecer e implementar controles eficazes para a retenção dos
créditos de royalties (7,5%) devidos pelos fornecedores (produtores) de grãos da empresa e para o
seu subsequente repasse à empresa Bayer, garantindo conformidade com as normas internas e
regulamentações externas.

2. APLICAÇÃO
As diretrizes estabelecidas são aplicáveis à Belagrícola, bem como a todos os colaboradores que
trabalham direta ou indiretamente para a Companhia.

3. DEFINIÇÕES
a. Royalties: No contexto agrícola, os royalties da Bayer geralmente se referem aos
pagamentos feitos por produtores agrícolas à Bayer em troca do direito de usar sementes
geneticamente modificadas ou outros produtos agrícolas patenteados pela empresa. Esses
royalties são uma forma de compensação pelo uso da tecnologia desenvolvida pela Bayer
para melhorar a produtividade e resistência das plantas. Os produtores pagam os royalties
à Bayer como parte do processo de compra de sementes ou outros produtos agrícolas
patenteados pela empresa. Esses pagamentos podem variar dependendo do tipo de
produto e do acordo específico entre a Bayer e o produtor;
b. Bayer: A Bayer Agrícola é uma divisão da Bayer focada na agricultura, desenvolvendo e
comercializando uma ampla gama de produtos e soluções para aumentar a produtividade e
a sustentabilidade agrícola. Isso inclui sementes, defensivos agrícolas, herbicidas, fungicidas,
inseticidas e tecnologias para enfrentar desafios como pragas, doenças e condições
climáticas adversas. Além disso, a Bayer Agrícola pode estar envolvida no desenvolvimento
de sementes geneticamente modificadas e na pesquisa de novas tecnologias agrícolas;
c. ITS Bayer: é uma sigla que significa "Information Technology Services Bayer", em português,
Serviços de Tecnologia da Informação da Bayer. Trata-se de uma área ou departamento
dentro da empresa Bayer dedicado à prestação de serviços relacionados à tecnologia da

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informação, incluindo desenvolvimento e suporte de sistemas, infraestrutura de TI,

segurança da informação, gestão de dados, entre outros;
d. Intacta Declarada (DC): refere-se a uma tecnologia desenvolvida pela empresa Bayer para
sementes de soja. Esta tecnologia proporciona resistência a determinadas pragas que
afetam as plantações de soja, como a lagarta-da-soja;
e. Testada Positiva (TP): refere-se a um resultado positivo em um teste de detecção de uma
característica específica em um organismo, geralmente realizado para verificar a presença
de uma determinada tecnologia ou característica em sementes, como a resistência a pragas
ou herbicidas;
f. Cockpit: o termo "cockpit" pode ser utilizado para se referir a controle onde são
monitorados e gerenciados processos, sistemas ou operações;
g. Romaneios: Romaneios são documentos que registram a movimentação de mercadorias,
especialmente utilizados em operações logísticas e comerciais. Eles detalham informações
como quantidade, tipo de produto, origem, destino e outras especificações relevantes para
o transporte, armazenamento e distribuição das mercadorias;
h. L.D.C (Load Data Capture): Romaneio são dados de pesagem gerado no SAP;
i. Cockpit Royalties: Monitor SAP que realiza a gestão de Royalties.

4. ASPECTOS GERAIS
4.1 Disposições Gerais do Processo de Baixas de créditos de Royalties
O processo de baixa de royalties se limita a:
a) Identificar LDCs elegíveis para baixa com transgenia determinada por INTACTA DECLARADA
(DC) e TESTADA POSITIVA (TP);
b) Sensibilizar o Cockpit de Royalties no sistema S.A.P;
c) Enviar informações para o ITS Bayer (Sistema da Bayer) e, neste, realizar a baixa de créditos;
d) Registrar as movimentações e baixas dos royalties no Sistema SAP.

Os romaneios com baixas realizadas e registradas de royalties na Bayer não precisam de retenção de
7,5% do valor total no pagamento do produtor em uma compra versus fixação.

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Os romaneios sem baixas realizadas e registradas de royalties na Bayer precisam de retenção de 7,5%
do valor total no pagamento do produtor em uma compra versus fixação, com posterior repasse do
valor à Bayer.
A geração dos créditos ocorre no início da safra quando o produtor adquire a semente detentora da
tecnologia. É feito um relatório à Bayer das notas de venda de sementes (quantidade adquirida,
tecnologia, cultivar), e a partir dessa informação a Bayer realiza a geração dos créditos para cada
agricultor através dos cálculos estabelecidos por ela.
É responsabilidade da filial analisar diariamente se as baixas foram realizadas adequadamente
através do Cockpit de Royalties e entrar em contato com os clientes que não possuem créditos de
royalties, para que eles tenham tempo hábil de solicitar a transferência de créditos antecipadamente
à fixação.

Importante verificar que nas operações de Royalties:

a) Será cobrada a taxa de Royalties na fixação vs liquidação vs pagamento para os romaneios
sem baixas vinculadas;
b) A baixa manual dos créditos estará condicionada a permissões específicas por usuário;
c) Será bloqueado o vínculo de baixa a um romaneio com C.P.F divergente ao da baixa de
créditos;
d) Qualquer necessidade de transferência de créditos deverá ser realizada via ITS/Bayer,
respeitando o prazo máximo de 07 dias estipulado pela parceira;
e) Caso necessário, a empresa (filial) poderá realizar a baixa automática a qualquer momento;
f) Em caso de transferência entre produtores: se o crédito foi cobrado no romaneio de origem,
o romaneio de destino estará isento da cobrança. Se não foi cobrado no romaneio de origem,
será cobrado do cliente do romaneio de destino;
g) Transferência para a Granol: Permitida apenas com créditos de romaneios totalmente
baixados;
h) Para efeito de baixas de royalties e relatórios, é necessário considerar o BP-cliente com
identificação de Participante Bayer. Portanto, clientes participantes não podem participar do
processo de baixas de royalties, e não é permitido o desconto de 7,5% no momento do
pagamento ao fornecedor;

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i) LDCs não correspondentes aos processos de compra, como o de Recebimento para

Armazenagem, NÃO entram no processo de baixa de royalties.
Os requisitos a seguir são necessários para que o sistema possa permitir que o processo de baixa se
inicie:
a) Contrato de compra disponível, lavoura e Barter;
b) Produto do LDC: SOJA;
c) Resultado teste transgenia: INTACTA;
d) LDC ativo;
e) Somente saldos de LDC‘s ainda não liquidados financeiramente ou devoluções ou
transferências.

As diferenças nas operações são as seguintes:

• Liquidados financeiramente: significa que estão sendo pagos ao produtor e baixados no SAP;
• Devoluções: referem-se aos LDCs de entrada que foram devolvidos;
• Transferências entre produtores: ocorrem quando é gerado um LDC de devolução,
enquadrando-se, portanto, no que foi descrito para devoluções.

É de extrema importância que, no momento da entrada dos grãos na filial, caso o responsável pela
entrega tenha dúvidas se a soja é TRANS ou INTACTA, é indicado selecionar TRANS durante a primeira
pesagem e solicitar ao setor de Qualidade a realização do teste de transgenia para verificar se o
produto entregue contém alguma tecnologia.

4.2 Monitoramento dos Romaneios

Após realizar as entradas dos romaneios, o serviço de baixa de créditos de royalties será executado
de forma automática, e a filial deverá apenas verificar se as baixas foram devidamente realizadas.
No Cockpit de Royalties, só serão visualizados os romaneios INTACTA DECLARADA (DC) e TESTADA
POSITIVA (TP).
Após a entrada, o romaneio já pode ser monitorado através do SAP no Cockpit de Royalties. Se a filial
encontrar algum problema relacionado aos LDCs sem baixa, será necessária uma ação, seja
manualmente ou envolvendo uma ação direta do cliente com a Bayer.

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4.3 Baixa automática antes da execução do serviço automático

Caso desejem antecipar a execução da operação, através da funcionalidade prevista no cockpit de
royalties, nos casos em que o produtor queira realizar este processo imediatamente ao recebimento
físico, é só informar um CNPJ no campo específico presente no cockpit de royalties; o comportamento
da interface será alterado.
Seguirá a mesma regra da consulta e do consumo automático, exceto pela interação manual
necessária para filtrar os documentos e clicar no botão que irá acionar a operação.
Se houver necessidade de realizar a baixa antes do serviço automático, basta selecionar o romaneio
e clicar em “ENVIAR BAIXA” no Cockpit de Royalties. Neste momento, o sistema irá se conectar ao ITS
Bayer e retornará uma mensagem se a baixa foi devidamente realizada ou não. A baixa automática
será realizada apenas nos casos em que o cliente possuir créditos com volume maior ou igual ao do
romaneio. O sistema não realiza baixas automáticas de forma parcial.
Se a baixa foi realizada com sucesso, o sistema irá registrar o status como Baixa total. Caso ocorra
algum erro, o sistema registrará no status qual o erro ocorrido.

4.4 Baixa automática para cliente do Estado de São Paulo

Clientes de São Paulo geralmente possuem créditos nos CNPJs das propriedades.
Para estes casos temos a opção de baixar pelo CNPJ da propriedade. Nesse sentido basta, ao tentar
realizar a baixa, selecionar o CNPJ da propriedade que possui crédito e o sistema irá enviar a
solicitação de baixa pelo documento do CNPJ.

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4.5 Estorno de Baixas

O cancelamento do romaneio versus Nf com baixa de Royalties, estornará automaticamente a baixa.
Porém é importante que a filial consulte e acompanhe através do Cockpit, se o estorno ocorreu
devidamente.

4.6 Participantes Bayer

O registro de participante BAYER estará presente no cadastro do BP-cliente gerenciado pela solução
SAP-MDG, utilizando uma tabela que permitirá identificar os clientes elegíveis da Bayer. O campo
será populado automaticamente no fluxo de novos cadastros na solução do SAP-MDG.
Para manutenção dos participantes do programa de Royalties da BAYER, bem como dos participantes
do programa de Agricultura Familiar, há uma tabela de controle no sistema. O programa realizará
carga dessa tabela, tendo como fonte de dados a relação de participantes presente no relatório
emitido pela Bayer.
A cada atualização dessa relação, o usuário deverá executar o programa novamente para que essa
tabela seja atualizada automaticamente. Além disso, os BP’s marcados deverão ser atualizados
automaticamente conforme a última atualização da tabela. Nesse sentido, após a importação e
atualização da nova tabela, o sistema irá automaticamente retirar o flag dos BP’s e incluí-los
novamente.
Para novos cadastros realizados no MDG, essa tabela deverá ser consultada e, caso o BP que estiver
sendo cadastrado seja participante de um dos programas (Royalties ou AGF), ele deverá ser marcado
automaticamente como tal.
Esse dado também poderá ser mantido unitariamente, pelas próprias change requests de cadastro e
alteração de clientes. Nessas situações, após o usuário alterar a flag do cadastro, a mesma deverá
ser refletida nessa tabela mencionada acima.
Somente usuários específicos tem a permissão de preenchimento ou modificação desse dado.
A necessidade de autorização específica e seu reflexo na tabela exigirão ajustes no MDG para cada
alteração realizada por meio das solicitações de alteração no MDG.

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4.7 Notas fiscais autorizadas pela Sefaz

A operação seleciona todas as NF's elegíveis ao processo de consumo de royalties e as insere em uma
tabela para que posteriormente sejam processadas através da interface com a Bayer, determinando
se haverá cobrança de royalty ou não. Seleção para execução do programa:
• Nº Documento;
• Data de Criação;
• Categoria Nota Fiscal.

Nesse sentido, essa seleção garante que LDCs não correspondentes aos processos de compra, como
o de Recebimento para Armazenagem, não entrem no processo de baixa de royalties.

4.8 Consulta e consumo manual no site da Bayer

Apenas NF’s com status de Autorizada e Escriturada serão elegíveis ao processo de consumo de
royalties.
Este cenário é aplicável aos casos em que o usuário final realizará a baixa manualmente no site da
Bayer e, em seguida, atualizará o sistema SAP com o resultado obtido. Como recomendação para a
área de negócios, é recomendado realizar o filtro no SAP dos documentos que serão baixados antes
de iniciar o processo no site da Bayer.
Essa recomendação visa evitar que o usuário realize a baixa diretamente no site da Bayer e não
replique corretamente a baixa no SAP, gerando distorções entre os dados e, consequentemente,
comprometendo a integridade dos dados.Usuário final realiza o acesso na plataforma ITS da BAYER,
realiza o procedimento de baixa e anota os números de protocolo.
No cockpit de royalties, haverá um botão para que o usuário final registre o ID de baixa obtido no site
da Bayer ou, nos casos de estorno, atualize o status do ID de baixa para estornado.
Este procedimento de consumo manual no site da Bayer e vinculação do ID de baixa ao LDC no SAP
deve ser aplicado em última circunstância, visto que pode gerar quebra na integridade dos dados.
Caso o usuário final opte por seguir com esses procedimentos manuais, é obrigatório que o mesmo
realize o processo de forma sequencial. Isso significa que, no mesmo momento em que ele realizar a
baixa na plataforma ITS da Bayer, esse consumo seja refletido no cockpit do SAP. Caso o usuário final
não proceda com este procedimento, estará sujeito a implicações errôneas no processo de

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pagamentos que impactarão os produtores (clientes), bem como a sanções de advertências internas
por má conduta.

Os campos editáveis neste cenário serão:

• ID da Baixa;
• Quantidade da baixa (Total);
• Quantidade da baixa (por LDC).
Nesta operação, há uma regra de validação que fará a verificação entre a quantidade total da baixa
e a soma da quantidade da baixa por LDC. Caso os valores não coincidam, o processo não prosseguirá.
Há a possibilidade de realizar o processo com um CNPJ em vez do CPF do BP titular.
O sistema SAP sugere a quantidade a ser baixada por LDC, mas o usuário pode editar essas
quantidades e LDCs, respeitando a regra de validação da quantidade total. O acesso a esse processo
é restrito a usuários específicos.

4.9 Status
Após o registro do ID de baixa no SAP, o status da operação será atualizado para “Registrado”. Para
os registros cujo status da solicitação de baixa for “aguardando processamento”, poderá ocorrer,
diante da resposta da Bayer, o status ser alterado para “Erro”.
Neste caso, a tabela é atualizada com o status de erro e o registro em questão ficará aguardando
uma ação do usuário para que seja reenviado. Isso significa que o usuário deverá acessar o Cockpit
de Royalties e enviar manualmente a consulta de baixa a qualquer momento. Alguns erros são de
responsabilidade do departamento de TI e outros são do usuário.
Há uma tabela de configuração de erros com filtros para:
a) Determinar se o erro deve ser tratado pelo usuário final ou pelo departamento de TI;
b) Determinar se o erro deve ser reenviado automaticamente ou se deve aguardar o reenvio
manual pelo usuário final ou pelo departamento de TI."

A tabela de controle de erros é configurável, permitindo a inclusão ou exclusão de erros conforme a

demanda. Além disso, é possível descrever uma mensagem de erro que facilite o entendimento do
usuário final.

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4.10 Estornos
Algumas validações devem ser realizadas nesta etapa para certificar que o LDC teve seus documentos
subsequentes estornados:
• Nota fiscal;
• Fatura (MIRO) 24;
• Grupo e unidade de liquidação;
• Documento de aplicação;
• Movimento de material (MIGO);
• Pedido;
• LDC.

Estas validações são checadas dentro de um período de validade de cancelamento da nota fiscal,
após este período o LDC que possua o status de “Registrado”, não será mais verificado e a correção
do processo terá que ocorrer via processo de devolução.
Dentro deste período em que é possível cancelar a nota fiscal, se todos estes itens estiverem de fato
estornados, alimenta-se a tabela do cockpit de royalties marcando o campo que indica que os
documentos subsequentes foram estornados.
O status 'Estornado' será atualizado após o retorno da chamada 'Atualizar Status da Solicitação de
Estorno', alimentando a tabela. Em relação à tabela inerente ao movimento, em caso de sucesso na
integração com ITS, seu registro será atualizado e alterado para o status 'Estornado'. Este cenário é
para os casos em que o usuário final fará o estorno da baixa manualmente no site da Bayer e irá
atualizar o sistema SAP com o resultado obtido.
Será tratado como processo de negócio, de modo que o filtro no sistema SAP dos documentos que
serão estornados seja feito antes de realizar o processo no site da Bayer.
O usuário final acessa a plataforma ITS da Bayer, realiza o procedimento de estorno da baixa e anota
os números de protocolo.
Após registrar o novo status do ID de baixa no SAP, o registro na tabela será atualizado para o status
'Estornado'.

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4.11 Repasse à Bayer

A cada mês é repassado à Bayer o pagamento do valor retido nas fixações sem baixas de royalties.
Toda fixação com retenção fica no radar da área financeira e no início do mês informamos à Bayer o
valor total retido nas fixações do mês anterior. A partir disso, é disponibilizado um boleto através de
um site da própria Bayer, onde é feita a emissão e o pagamento.

5. RESPONSABILIDADES
5.1 Filiais
É responsabilidade do Administrativo de Grãos, juntamente com o Líder Administrativo, executar o
processo seguindo este procedimento e atentar-se para evitar erros.

6. PENALIDADE
O não cumprimento das diretrizes estabelecidas neste Procedimento pode resultar em prejuízos e
sanções para aqueles que forem encontrados em violação, estando sujeitos a ações disciplinares
conforme estabelecido pela empresa.

7. VALIDADE
O presente procedimento tem validade por 02 anos, sendo sujeita a reavaliações, podendo ser
alterada a qualquer momento. No entanto, em virtude das mudanças previstas para junho de 2024,
com a implementação de uma nova gestão de grãos (sistemas), fica estabelecido que será obrigatório
a revisão deste documento no segundo semestre de 2024.

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