UNIVERSIDADE CATÓLICA DE MOÇAMBIQUE
INSTITUTO DE EDUCAÇÃO À DISTÂNCIA
Licenciatura em Administração Publica
Gestão Documental
Discente:
Célia Carlos Funzamo
Código: 708216064
Beira Maio 2024
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UNIVERSIDADE CATÓLICA DE MOÇAMBIQUE
INSTITUTO DE EDUCAÇÃO À DISTÂNCIA
Licenciatura em Administração Publica
Analise da Gestão de Arquivos do Estado em Moçambique na actualidade
Discente:
Célia Carlos Funzamo
Código: 708216064
Tutor
Msc. Hélder Lourenço
Beira Maio 2024
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Índice
CAPÍTULO I: INTRODUÇÃO ...................................................................................................... 3
1.1 Introdução ................................................................................................................................. 3
1.2 Objectivos ................................................................................................................................. 4
1.2.1 Objectivo Geral ...................................................................................................................... 4
1.2.2 Objectivo Específico .............................................................................................................. 4
CAPITULO II: METODOLOGIA ................................................................................................. 5
2.1 Metodologia .............................................................................................................................. 5
CAPÍTULO III: REVISÃO DA LITERATURA ........................................................................... 6
3.1 Conceito de Gestão de Documentos Arquivo ........................................................................... 6
3.2 Gestão de Arquivos do Estado em Moçambique na actualidade .............................................. 6
3.3 Os Principais desafios da Estratégia Nacional para a Gestão de Documentos e Arquivos ...... 7
3.4 Procedimentos para gestão de documentos na actualidade....................................................... 8
3.5 Legislação ................................................................................................................................. 8
CAPÍTULO IV: CONCLUSÕES ................................................................................................. 10
4.1 Conclusão ................................................................................................................................ 10
Referencias bibliográficas ............................................................................................................. 11
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CAPÍTULO I: INTRODUÇÃO
1.1 Introdução
A gestão documental e a protecção especial de documentos e arquivos são da responsabilidade do
Governo, enquanto instrumento chave de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento
científico e como elementos de prova e informação. Ao longo das últimas décadas, a gestão de
documentos e arquivos nas instituições do Estado não acompanhou a rápida evolução e introdução
das novas tecnologias que, actualmente, são usadas em muitos países do Mundo.
Ao concebermos a classificação como uma atividade básica na prática arquivística e para o alcance
da finalidade dos arquivos, numa altura em que muito se discute sobre o direito à informação em
Moçambique, pretendemos mapear o cenário arquivístico nacional, tendo como ponto de partida,
a prática arquivística em curso nas instituições da administração pública, a Lei do Direito à
Informação de Moçambique, aprovada em 2014, através da Lei nº 34/2014, de 31 de Dezembro, e
o respectivo Regulamento, aprovado pelo Decreto n.º 35/2015, de 31 de Dezembro.
Efectivamente, vivemos na era da informação. Inúmeros e variados documentos são produzidos
em grande escala tanto por organizações públicas quanto privadas. Saber gerir, controlar e arquivar
toda essa documentação de forma eficiente, passou a ser um valioso diferencial competitivo em
qualquer organização. Entretanto, para o alcance dessa funcionalidade dos arquivos, é importante
que os documentos estejam dispostos de forma a servir ao usuário garantido um célere acesso, o
que pressupõe a adopção de uma metodologia capaz de atender as necessidades de cada instituição
a que serve também a cada estágio de evolução dos arquivos.
Neste contexto, o Governo estabelece a presente Estratégia Nacional para a Gestão de Documentos
e Arquivos do Estado, convicto de que esta permitirá a criação de condições chaves para uma
melhor organização e desenvolvimento desta área, através da criação de normas de funcionamento
das unidades documentais, formação de recursos humanos, informatização e modernização dos
sistemas documentais e de arquivos bem como a promoção de investimentos que possam assegurar
a implementação de projectos ou programas orientados para o desenvolvimento da área de gestão
de documentos e arquivos do Estado.
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1.2 Objectivos
1.2.1 Objectivo Geral
Analisar a Gestão de Arquivos do Estado em Moçambique na actualidade
1.2.2 Objectivo Específico
Definir a gestão de arquivos;
Identificar os Principais desafios da Estratégia Nacional para a Gestão de Documentos e
Arquivos;
Falar da Gestão de Arquivos do Estado em Moçambique na actualidade .
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CAPITULO II: METODOLOGIA
2.1 Metodologia
Este estudo trata-se de uma pesquisa qualitativa e de revisão bibliográfica. A análise científica
apresenta várias modalidades, sendo uma delas a pesquisa bibliográfica que será abordada neste
tópico, expondo todas as etapas que devem ser seguidas na sua realização.
A pesquisa bibliográfica é o levantamento ou revisão de obras publicadas sobre a teoria que irá
direcionar o trabalho científico o que necessita uma dedicação, estudo e análise pelo pesquisador
que irá executar o trabalho científico e tem como objetivo reunir e analisar textos
publicados, para apoiar o trabalho científico.
Desta forma para Lakatos e Marconi (2003) esse tipo de pesquisa não é apenas repetição do que
já foi dito ou escrito sobre determinado assunto, mas propicia a análise de um tema sob
novo enfoque ou abordagem, chegando a novas conclusões.
Em seguida, foram lidos todos os resumos das publicações a partir dos seguintes critérios de
inclusão: artigos científicos na temática proposta e textos e livros disponíveis online. A busca dos
artigos com tema Gestão de Arquivos do Estado em Moçambique na
actualidade e Como critério, não foram excluídas as monografias, teses, dissertações, publicações
em outros idiomas. Todos os artigos foram consultados diretamente na plataforma Google
Acadêmico, em específicos artigos publicados nos periódicos das bases de dados de
empreendedorismo, inovação e sustentabilidade.
A partir da busca realizada, o método utilizado para leitura dos artigos foi constituído de quatro
etapas: leitura exploratória, seletiva, analítica e interpretativa. Com a ampla gama de assuntos
envolvendo essa temática e a fim de facilitar a compreensão e a interpretação dos assuntos
abordados, optou-se por dividir os artigos em categorias, as quais foram definidas a partir da
divisão de temas por maior relevância e maior frequência de abordagem.
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CAPÍTULO III: REVISÃO DA LITERATURA
3.1 Conceito de Gestão de Documentos Arquivo
A gestão de Arquivo surgiu a partir da necessidade das organizações em gerenciar a informação
que se encontrava desestruturada, visando facilitar o acesso ao conhecimento explícito da
corporação.
O conceito de gestão de Arquivo passou a ser utilizado após a explosão documental ocasionada
durante à Segunda Guerra Mundial, porém Schellenberg (2006, p. 97), destaca que “desde que se
começou a registar a história em documentos, surgiu ao homem o problema de organizá-los”. Este
fato evidencia a importância que a gestão documental assume frente à organização dos documentos
que, antigamente, já se considerava um problema e, actualmente, com a era da informação, têm se
tornado um verdadeiro desafio.
Por Gestão de Arquivo, Feijó, V (1988) entende como sendo um “conjunto de soluções utilizadas
para assegurar a produção, administração, manutenção e destinação dos documentos possibilitando
fornecer e recuperar as informações contidas nos documentos de uma maneira conveniente”.
O arquivo é memória e esta, por sua vez, tem potencialidade para informar e alterar a realidade
presente. A memória só é pensável como arquivo quando se pretende determiná-lo enquanto
monumentalidade. Trata-se de um termo possuidor de definições polissémicas e polémicas, muitas
vezes associadas aos conceitos de documento e memória (Duarte, 2007).
O mesmo autor alude-nos em afirmar que conceito de arquivo parece ser deliberado como
subalterno ao avanço dos novos suportes da informação. Paradoxalmente e sem camuflar o real
valor do significado de arquivo, todo e qualquer suporte da informação tem no seu destino um
espaço onde será anexado a outros dados, culminando no que se entende por arquivo.
3.2 Gestão de Arquivos do Estado em Moçambique na actualidade
Em Moçambique, após a independência nacional houve uma mudança de regime e todo sistema
de organização e administração colonial desmoronou, ficando o país sem recursos humanos
qualificados e sem administrações organizadas (Duarte, Z 2007).
As funções de organização de uma biblioteca, de uma secção de história, de uma secção de
documentação administrativa e de um cartório geral da colónia que cabiam ao Arquivo Histórico
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de Moçambique (AHM) ficaram paralisadas, uma vez que, esta instituição encontrava-se em
abandono. Em 1976, em cumprimento das directivas do partido FRELIMO e do Estado, o AHM
passou a subordinar-se a UEM. Esta medida resultava da visão dos políticos e académico sobre a
importância histórico-cultural de arquivo como guardião da memória colectiva e do resgate da
identidade (Bellotto, H 2006).
Os programas e projectos de desenvolvimento e investimento aprovados para os vários sectores de
actividade no nosso país, raramente incluem a componente documentação e arquivo na
Administração Pública. Se existem valores orçamentados para esta área, em geral são
subdimensionados em relação às actividades a realizar.
Na maioria dos casos, o fraco conhecimento dos princípios básicos de organização dos sistemas
de documentação e arquivos, por parte dos decisores e quadros técnicos, faz com que se
subestimem as qualificações técnicas necessárias para fazer este tipo de trabalho e os custos de
criação e manutenção destes sistemas.
Ao longo dos últimos anos, o funcionamento de arquivos, centros de documentação e bibliotecas
tem sido assegurado, por um lado, de forma deficiente e por pessoas sem formação, por outro, de
forma insustentável, com consultores externos e por vezes internos que criam sistemas que só
duram o tempo de vigência do projecto que os criou.
Até ao presente momento, a área de documentação e arquivos continua a enfrentar muitas
dificuldades resultantes da ausência de uma estratégia específica para este domínio e de normas
reguladoras, da exiguidade de recursos financeiros, da falta de técnicos qualificados e com
formação profissional ou superior necessários para o desenvolvimento desta área.
3.3 Os Principais desafios da Estratégia Nacional para a Gestão de Documentos e Arquivos
Consolidação da capacidade das instituições na gestão de documentos, arquivos e
informação, racionalizando os poucos recursos disponíveis;
Uniformização dos critérios e regras de produção, organização e preservação de
documentos e informação nas instituições públicas;
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Informatização dos sistemas de arquivos e informação do Estado, na medida em que as
novas tecnologias de comunicação e informação oferecem condições que garantem rapidez
e eficiência na comunicação intra e inter institucional;
Modernização da área de documentação e arquivos do Estado, acompanhada de um
programa de profissionalização da área, isto é, capacitação dos técnicos ligados à esta área
através de cursos de formação profissional de curta e média duração;
Institucionalização dos Sistemas de Documentação, Registo e Arquivo de informação na
Administração Pública capazes de assegurar a gestão sustentável e eficiente desta área e
permitir uma cuidadosa planificação das prioridades e actividades a desenvolver no
contexto da Reforma do Sector Público em curso no país.
3.4 Procedimentos para gestão de documentos na actualidade
Na senda de Bernardes, I (2008 p. 18) a gestão de documentos impõe regras para análise e correcto
destino da documentação, sendo:
1. Designar Comissão para avaliação de documentos (avaliação é um termo utilizado em
arquivologia para transferir ou eliminar documentos);
2. Diagnóstico do acervo;
3. Selecção por assunto;
4. Uso das informações (de que maneira as informações serão utilizadas e a frequência).
5. Definir prazos de guarda: plano de classificação (assunto); tabela de temporalidade; lista
de eliminação.
3.5 Legislação
Dadas as lacunas que se verificam na área de gestão de documentos, registo e arquivo motivadas
pela ausência de normas reguladoras, torna-se imperiosa a definição de regras e procedimentos
legais para a regulamentação da área.
O processo de organização dos sistemas de gestão documental passa necessariamente pela revisão
da legislação existente de forma a adequá-la a nova realidade.
Há instituições detentoras de acervos documentais, (arquivos) que tem como objectivo a guarda
permanente de documentos tais como:
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Bibliotecas: detentoras de colecção pública ou privada de livros e documentos congêneres,
organizada para estudo, leitura e consulta;
Central de documentação: com funções abrangentes, possuem diversas finalidades, que
variam de acordo com os propósitos de sua criação.
Museu: estabelecimento permanente com vistas a colectar, conservar, estudar, explorar de
várias maneiras, e basicamente exibir para educação e lazer, produtos da acção cultural
humana.
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CAPÍTULO IV: CONCLUSÕES
4.1 Conclusão
A presente trabalho teve como foco reflectir sobre os Analise da Gestão de Arquivos do Estado
em Moçambique na actualidade ao longo dos últimos anos, o funcionamento de arquivos, centros
de documentação e bibliotecas tem sido assegurado, por um lado, de forma deficiente e por pessoas
sem formação, por outro, de forma insustentável, com consultores externos e por vezes internos
que criam sistemas que só duram o tempo de vigência do projecto que os criou.
Até ao presente momento, a área de documentação e arquivos continua a enfrentar muitas
dificuldades resultantes da ausência de uma estratégia específica para este domínio e de normas
reguladoras, da exiguidade de recursos financeiros, da falta de técnicos qualificados e com
formação profissional ou superior necessários para o desenvolvimento desta área.
Gerenciar documentos e trabalhar sempre pensando na satisfação dos usuários e nos gestores da
instituição fazem com que faz com que a instituição produza o almejado, enfim, apontamos que
ter consciência de processos importantes que são a conservação e preservação dos documentos e
sua disponibilização, pois são eles que nos remetem a história de um país.
A atividade básica na prática arquivística e para o alcance da finalidade dos arquivos, numa altura
em que muito se discute sobre o direito à informação em Moçambique, pretendemos mapear o
cenário arquivístico nacional, tendo como ponto de partida, a prática arquivística em curso nas
instituições da administração pública, a Lei do Direito à Informação de Moçambique, aprovada
em 2014, através da Lei nº 34/2014, de 31 de Dezembro, e o respectivo Regulamento, aprovado
pelo Decreto n.º 35/2015, de 31 de Dezembro.
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Referencias bibliográficas
Bernardes, I (2008) Gestão documental aplicada. São Paulo: Arquivo Público do Estado de São
Paulo.
Bellotto, H (2006). Arquivos permanentes: tratamento documental. São Paulo: T. A. Queiroz
Editor.
BOLETIM DOS ARQUIVOS NACIONAIS. (2007). Para a gestão de documentos e arquivos do
Estado, Editado: Centro de Documentação e Informação de Moçambique - CEDIMO
Periodicidade: Trimestral, Maputo, setembro, 2ª Edição
CENTRO NACIONAL DE DOCUMENTOS E INF. DE MOÇ. (2009). Manual de Procedimentos
do Sistema Nacional de Arquivos do Estado, Maputo, agosto.
Duarte, Z (2007). Arquivo e arquivista: conceituação e perfil profissional. Porto.
Feijó, V (1988). Documentação e arquivos: arquivos escolares. Porto Alegre: SAGRA.
Lakatos, E. M & Marconi, M. (2006). Metodologia de Investigação científica. 4ª Edição, São
Paulo: Atlas
Rodrigues, L. (2006) A teoria dos arquivos e a gestão de documentos. Perspectivas em Ciência da
Informação, Belo Horizonte, v. 11, n. 1, p. 102–117, abr. 2006.
Schellenberg, T. R. (2006). Arquivos Modernos: Princípios e técnicas. Rio de Janeiro: FGV
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