Essa cartilha foi elaborada pelo Núcleo de Empresas
Contábeis da ACIJ com o objetivo de orientar as
empresas quanto a obrigatoriedade do eSocial e o
correto cumprimento dessa obrigação acessória.
EMPRESAS NUCLEADAS
O que é o eSocial?
Nova forma de enviar ao Governo: Ministério do
Trabalho, Receita Federal, Previdência Social e Caixa
Econômica Federal (gestora do FGTS), as informações
trabalhistas, fiscais e previdenciárias para um ÚNICO
BANCO DE DADOS na internet.
O eSocial foi instituído pelo Decreto 8.373/14;
Todos os sistemas de gestão de pessoas do Brasil
serão alterados em função do eSocial;
Está previsto para começar em julho de 2018;
Antes do início, vários procedimentos precisam ser
mudados, pois haverá um detalhamento muito
grande no envio das informações;
Fique atento às NOVAS ORIENTAÇÕES sobre os
procedimentos que precisarão ser seguidos para
evitar AUTUAÇÕES e MULTAS para a empresa!
O que é o eSocial?
Essa imagem representa graficamente o
que é o eSocial.
Todas as informações geradas e transmitidas hoje,
unificadas em uma única plataforma. Facilitando o
cruzamento de dados, com o objetivo de diminuir a
sonegação fiscal e garantir os direitos previdenciários e
trabalhistas dos trabalhadores.
Quais os objetivos do eSocial?
Para os trabalhadores: Garantia de Direitos. Os
trabalhadores terão acesso a todos os dados da sua
relação laboral com o empregador através da internet.
Para o Governo: Maior poder de fiscalização na
garantia de direitos dos trabalhadores e exigência do
cumprimento das obrigações fiscais, trabalhistas e
previdenciárias pelo empregador.
Para os empregadores: simplificação de processos,
porém esta simplificação só virá quando todos os
procedimentos estiverem adequados ao eSocial.
E é para apresentar estes PROCEDIMENTOS que
elaboramos esta Cartilha, que deverá ser seguida pelos
empregadores.
Cronograma de Implantação
(DEVIDO DIVERSAS MUDANÇAS POR PARTE DO GOVERNO, PODE DESCONSIDERAR ESTAS DATAS)
Qualificação Cadastral
Consiste na validação de informações cadastrais
que constam na base de dados dos órgãos
governamentais.
É obrigatória para todo trabalhador de qualquer
categoria (empregado, contribuinte individual,
avulso, estagiário etc.)
Esta consulta poderá encontrar irregularidades
cadastrais juntos aos órgãos: CEF, INSS, Receita
Federal e Ministério do Trabalho, que deverão ser
resolvidas para que o trabalhador possa constar na
base de dados do eSocial corretamente.
Irregularidades constantes no cadastro do CPF
também serão identificadas e deverão ser
regularizadas imediatamente.
Procedimentos para Admissões
As contratações realizadas pelas empresas
deverão ser informadas no eSocial ANTES da
Admissão!
Os documentos completos dos novos
empregados, juntamente com a Ficha de
Admissão, precisam chegar ao escritório TRES
DIAS ANTES da admissão.
O Exame Admissional deverá ser realizado antes
da data de início das atividades, ou seja, antes da
efetiva contratação.
As empresas, no processo de seleção de
empregados para contratação, deverão realizar a
Qualificação Cadastral no link www.esocial.gov.br
e a Pesquisa de Situação Cadastral do CPF no link
www.receita.fazenda.gov.br. Caso dê algum erro,
o candidato deverá corrigir os dados antes da
contratação.
Procedimentos para Admissões
No caso de Primeiro Emprego, os documentos
devem chegar ao escritório TRÊS DIAS ANTES da
admissão, para que possamos realizar a vinculação
do número do PIS.
Deverá ser analisada juntamente com o DP do
escritório contábil o confronto das informações de
CBO x Função x Escolaridade dos novos
empregados.
As empresas deverão ficar atentas no que diz
respeito a carga horário e ao salário do novo
empregado.
Todos os dependentes dos empregados, para que
sejam implantados no sistema, deverão possuir CPF,
independente da idade. Caso algum dependente
ainda não possua CPF, este poderá ser requerido
junto as agências dos CORREIOS.
Procedimentos para
Desligamentos
Os Pedidos de Demissão devem ser informados ao
escritório no MESMO DIA em que o fato ocorrer.
Os Términos de Contrato de Experiência devem ser
informados com UM DIA de antecedência.
Quando o empregador resolver desligar um
empregado, a comunicação ao escritório deverá
ocorrer com, no mínimo, UM DIA de antecedência
para que possamos elaborar o aviso prévio.
Em alguns casos, o empregado deverá realizar o
Exame Demissional. Consultar o Departamento
Pessoal para ver se haverá essa obrigatoriedade.
As informações para elaboração da rescisão
deverão ser enviada ao escritório, com
antecedência mínima de 5 dias, da data de
pagamento.
EXCEÇÃO existe, porém não deve virar REGRA!
Sabemos que muitos processos de desligamento
necessitam de uma atenção especial, quando isso
ocorrer, entre imediatamente em contato com o DP
do escritório contábil.
Folha de Pagamento
As informações para a folha de pagamento (horas
extras, faltas, adiantamentos, etc.) devem ser enviados
ao departamento pessoal no dia útil seguinte ao
fechamento do cartão ponto.
Caso existam informações enviadas posteriormente,
havendo necessidade de retrabalho para recalcular a
folha de pagamento, haverá a cobrança do retrabalho.
O pagamento de salário deverá ser feito até o 5º dia
útil de cada mês, sendo que o sábado é considerado
dia útil.
Para que possa ser gerada a folha de pagamento do
empregado, será necessário que o mesmo esteja com a
qualificação cadastral correta.
A falta de informação ou informação incorreta de
qualquer empregado ou fato ocorrido ao longo do
mês, poderá ocasionar na não geração das guias dos
tributos para pagamento, até que a inconsistência seja
resolvida no sistema do eSocial.
Declaração de Encargos de Família
para fins de Imposto de Renda
Todos os dependentes deverão ter CPF, não sendo
mais possível o cadastro sem esta informação.
Em caso de dependentes em comum, a Declaração
deverá ter a assinatura do cônjuge (IN RFB 1.500/14,
artigo 90).
Um dependente somente poderá ser considerado
como tal para o pai ou a mãe, e não para ambos.
Quem paga pensão alimentícia não pode deduzir
como dependente o próprio beneficiado com a
pensão.
Será obrigatório informar todos os dependentes no
eSocial.
Alterações Cadastrais
Para a implantação dos dados no sistema do eSocial,
será necessária a atualização no cadastro de todos os
trabalhadores.
Sempre que houver alteração de endereço, estado
civil, grau de instrução e outros, o departamento
pessoal deverá ser informado no mesmo mês, para
envio ao eSocial.
Toda e qualquer alteração no contrato de trabalho
também deve ser informada ao escritório no ato da
ocorrência.
Férias
As férias devem ser avisadas com 30 dias de
antecedência ao trabalhador, conforme consta na CLT.
As férias devem ser pagas com dois dias úteis antes
do início do gozo.
De acordo com a legislação atual é vedado o início do
gozo das férias 2 dias antes do Repouso Remunerado,
ou seja, para quem não trabalha por escala não poderá
iniciar às sextas e sábados.
Os pagamentos serão informados no eSocial no mês
da ocorrência. O afastamento e o retorno das férias
também serão informados no eSocial.
Emendar Férias com Afastamentos
superiores a 30 dias
Os empregados afastados por parto ou doença acima
de 30 dias deverão fazer o exame médico de retorno
obrigatoriamente no primeiro dia de retorno (NR 7,
item 7.4.3.3).
Assim, como as férias devem ser pagas com dois dias
de antecedência, as férias só poderão iniciar no 3º dia
após o retorno do afastamento.
Reforçamos que tanto o exame médico de retorno,
quanto o pagamento e o afastamento de férias
precisarão ser informados no eSocial.
Afastamentos
Afastamentos com atestado médico deverão ser
informados no eSocial.
Afastamentos como licença maternidade, acidente
de trabalho, auxílio doença, também precisarão ser
informados.
Envie-nos as informações tão logo ocorram para
gerar os dados ao eSocial.
Os empregados afastados por mais de 30 dias por
doença, acidente de trabalho ou licença maternidade
deverão fazer OBRIGATORIAMENTE o exame médico
de retorno no primeiro dia de retorno ao trabalho.
Contratação de Estrangeiros
Devemos informar a contratação de Estrangeiros
com detalhes ao eSocial.
Antes da contratação de estrangeiros, avise-nos para
solicitar as informações corretas.
Contratação de Autônomos
Será necessário solicitar ao contribuinte individual
autônomo, antes da contratação:
•Fazer a Qualificação Cadastral - se houver erro não
conseguiremos informar no eSocial
•CPF
•PIS/PASEP/NIT
•Data de Nascimento
•Identificar a atividade para vínculo com o CBO.
Se trouxer comprovante que já contribuiu para
outras fontes, será necessário que esse comprovante
identifique o CNPJ da empresa, o valor recebido e o
valor descontado de INSS.
Se declarar dependentes, será necessário preencher
a Declaração de Encargos para Fins de Imposto de
Renda.
Orientamos a firmar contrato de prestação de
serviços para TODOS os trabalhadores autônomos,
principalmente os que poderão desempenhar serviços
mais elaborados, por um tempo maior que um dia, de
natureza intelectual ou de forma habitual.
Contratação de MEI
Contratando o MEI para os serviços de Hidráulica,
Elétrica, Pintura, Carpintaria, Alvenaria, Manutenção
ou Reparo de Veículos, o contratante deverá informá-lo
no eSocial.
Nos serviços citados, haverá o pagamento de
contribuição patronal previdenciária no valor de 20%
da remuneração paga ao MEI. Empresas do Simples
Nacional estão isentas deste pagamento.
Será necessário solicitar ao empreendedor individual
que preste serviço nas áreas citadas:
•Fazer a Qualificação Cadastral - se houver erro não
conseguiremos informar no eSocial
•CPF
•PIS/PASEP/NIT
•Data de Nascimento
•Identificar a atividade para vínculo com o CBO.
Contratação de Estagiários
A contratação de estagiários deve obedecer à lei
11.788/08, que será exigida no eSocial.
Todo estagiário contratado deverá ser informado à
contabilidade, não sendo possível a manutenção pelo
agente de integração.
Os estagiários devem fazer Exame Médico
Admissional, Periódico e Demissional.
O supervisor do estágio deve ter formação na área
do curso do estagiário (se de nível superior) ou
experiência profissional na área.
O supervisor só pode supervisionar até 10 (dez)
estagiários.
A ficha registro de estagiários precisa ser enviada ao
escritório DOIS DIAS ÚTEIS ANTES da admissão.
Além da ficha, deverá ser enviada até o fim do mês
da contratação, o Termo de Compromisso de Estágio.
Exames Médicos
Todos os empregados deverão fazer os exames
médicos e enviar à contabilidade no mesmo mês.
Admissional: antes da admissão.
Periódicos: nos prazos previstos nos laudos.
Demissional: logo após o comunicado do
desligamento.
Retorno ao trabalho: após 30 dias de afastamento
médico. Deverá fazer na data da alta.
Mudança de função: será obrigatoriamente realizada
antes da data da mudança. Entende-se por mudança
de função toda e qualquer alteração de atividade ou
setor que implique a exposição do trabalhador à risco
diferente daquele a que estava exposto anteriormente.
Exames complementares: conforme previsto nos
laudos, se houver necessidade, o empregado deverá
fazer os exames complementares dentro dos prazos
previstos.
LTCAT – Laudo Técnico das
Condições Ambientais de Trabalho
O LTCAT precisa ser atualizado, já que suas
informações serão transmitidas ao eSocial (descrição
de todos os ambientes de trabalho, todos os riscos e
uso de EPI).
Na contratação de empresas terceirizadas com
cessão de mão de obra os laudos deverão de entregues
(cópia), para que a empresa informe o seu ambiente
com riscos (IN RFB 971/09, art. 291).
Os EPI (Equipamentos de Proteção Individual)
deverão ser informados com seus respectivos CA
(Certificados de Aprovação).
É obrigatório a todos os empregadores que admitam
trabalhadores como empregados, independente da
quantidade de funcionários, grau de risco, e porte da
empresa.
Deverá ser renovado anualmente ou quando houver
modificações no ambiente de trabalho da empresa.
PPRA – Programa de Prevenção
de Riscos Ambientais
No PPRA conta os agentes físicos, químicos e
biológicos existentes nos ambientes de trabalho que,
em função de sua natureza, concentração ou
intensidade e tempo de exposição, são capazes de
causar danos à saúde dos trabalhadores.
Promove a melhoria permanente dos ambientes de
trabalho, visando criar condições mais favoráveis ao
desempenho das atividades profissionais.
É obrigatório a todos os empregadores que admitam
trabalhadores como empregados, independente da
quantidade de funcionários, grau de risco, e porte da
empresa.
Deverá ser renovado anualmente.
PCMSO – Programa de Controle
Médico de Saúde Ocupacional
É um conjunto de ações elaboradas a partir do PPRA
compreendendo os dados obtidos no ambiente de
trabalho, reconhecimento e avaliação dos riscos,
análise dos postos de trabalho e informações obtidas
do funcionário e da empresa.
Previne doenças profissionais; constata doenças
profissionais e indica providências necessárias;
coopera com a manutenção do patrimônio humano e
material da empresa; etc.
É obrigatório a todos os empregadores que admitam
trabalhadores como empregados, independente da
quantidade de funcionários, grau de risco, e porte da
empresa.
Deverá ser renovado anualmente.
CAT – Comunicação de Acidente de
Trabalho e PPP – Perfil
Profissiográfico Previdenciário
A CAT passará a ser elaborada dentro do eSocial.
Para isso, precisamos informar todos os acidentes de
trabalho no mesmo dia (em caso de morte) ou no
primeiro dia útil após o acidente.
Informe-nos imediatamente para que possamos
enviar as informações ao eSocial.
O PPP passará a ser eletrônico a partir do eSocial e
ele contém todas as atividades que o empregado
desempenha.
Caso haja alguma alteração de atividades ou risco do
empregado, precisamos ser informados ainda dentro
do mesmo mês, para envio ao eSocial.
O trabalhador terá acesso aos dados do seu PPP.
Cota para Deficiente
A Lei 8.213/91, dispõe sobre os Planos de
Benefícios da Previdência e dá outras providências
a contratação de portadores de necessidades
especiais.
Art. 93 - a empresa com 100 ou mais funcionários
está obrigada a preencher de dois a cinco por cento
dos seus cargos com beneficiários reabilitados, ou
pessoas portadoras de deficiência, na seguinte
proporção:
-até 200 funcionários.................. 2%
- de 201 a 500 funcionários........... 3%
- de 501 a 1000 funcionários......... 4%
- de 1001 em diante funcionários... 5%
Caso haja desligamento de algum deficiente, deve
haver imediata contratação de outro, a fim de evitar
autuações por parte do Ministério do Trabalho.
Cota para Aprendizes
Conforme determina o Art. 429 da CTL - Todo e
qualquer estabelecimento está obrigado a empregar e
matricular nos cursos dos Serviços Nacionais de
Aprendizagem número de aprendizes conforme os
percentuais a seguir:
- Mínimo 5%
- Máximo 15%
Para as empresas optantes do Simples Nacional,
abrigadas pela Lei Complementar n° 123/2006, é
facultativa a contratação de aprendizes, porém, se
assim o fizerem, deverão obedecer ao limite máximo
de 15% (quinze por cento);
O Decreto Lei 5598/05, no seu artigo 14 – Isenta as
empresas de Pequeno Porte e Micro Empresas do
cumprimento da cota de aprendizes.
Caso haja desligamento de algum aprendiz, deve
haver imediata contratação de outro, a fim de evitar
autuações por parte do Ministério do Trabalho.
Tributação – Processos e
Convenção Coletiva
Caso haja algum processo para não tributação ou
não retenção de tributos, devemos informar no
eSocial.
Este processo deverá ser analisado pelo setor
jurídico para avaliar a veracidade de informações e
acompanhamento.
Todas as empresas terão que informar ao eSocial as
tributações e reflexos.
Não será permitido evitar tributação de INSS, FGTS
ou Imposto de Renda que não esteja prevista na
legislação (salvo se houver processo).
Todas as cláusulas de Convenção Coletiva de
Trabalho precisarão ser cumpridas.
Principais Multas
Prazos eSocial
PRAZOS LEGAIS
ASSUNTO PRAZO
AVISO PRÉVIO (DESLIGAMENTO) Até 10 dias da comunicação (data de assinatura do aviso)
Até o 1 dia útil seguinte ao do desligamento em avisos
DESLIGAMENTO
trabalhados Até 10 dias do desligamento nos demais casos
Até de 15 dias - até o dia 7° do mês subsequente
AFASTAMENTO TEMPORÁRIO (ATESTADO)
Superior a 15 dias - 16° dia da data de inicio do atestado
ADMISSÃO Dia útil anterior ao início do trabalho
1° dia útil seguinte ao acidente ocorrido
CAT
Em caso de morte - informação de imediato
PRODUTOR RURAL Até o dia 7 do mês subsequente
ASO ( Atestado de Saúde Ocupacional) Dia útil anterior ao início do trabalho
TRABALHADORES AVULSOS Até o dia 7 do mês subsequente
Até o dia 7 do mês subsequente
ALTERAÇÕES DE DADOS CADASTRAIS
(trabalhadores com e sem vínculo)
ALTERAÇÕES DE CONTRATO DE TRABALHO Até o dia 7 do mês subsequente
AFASTAMENTO TEMPORÁRIO (FÉRIAS) Dois dias úteis anteriores ao gozo
AFASTAMENTO TEMPORÁRIO (MATERNIDADE) Até o dia 7 do mês subsequente
Prazos para envio de informações
Para que os prazos previstos na legislação sejam
cumpridos, o cliente deve entrar em contato com o
departamento pessoal do escritório contábil
responsável pela sua empresa, para conhecer os prazos
internos que deverão ser respeitados para o bom
andamento dos serviços e cumprimento dos prazos
legais já mencionados nesta cartilha.
Lembrando que é de suma importância a comunicação
eficaz entre o cliente e o contador, evitando assim
qualquer penalização para a empresa, imposta pelos
órgãos fiscalizadores, por atraso na entrega das
obrigações acessórias.
Termo de Responsabilidade
Eu _______________________________________,
CPF ____________________ responsável pela
empresa ____________________________________,
CNPJ _________________________, declaro que
recebi a cartilha com os novos procedimentos a serem
seguidos em função do eSocial.
Comprometo-me a enviar as informações conforme as
novas normas previstas nesta cartilha, em função da
implantação do eSocial.
Declaro estar ciente do risco de autuação, isentando a
contabilidade de qualquer responsabilidade jurídica e
civil, caso não envie as informações conforme previsto.
Joinville, ___ /________ /____.
Assinatura: ____________________
