1 FUNDAMENTOS DE GERÊNCIA DE PROJETOS ..............................................................................

4
1.1 O QUE É UM PROJETO? ........................................................................................................................... 4
1.2 O QUE É GERENCIAMENTO DE PROJETOS? ............................................................................................. 5
1.3 OS FATORES GERENCIÁVEIS NO MS PROJECT 2000............................................................................... 6
1.4 ASÁREASDECONHECIMENTOEMGESTÃODEPROJETOSNAVISÃODOPMI (PROJECTMANAGEMENTINSTITUTE)................. 7
1.4.1 Etapas essenciais do Planejamento no MS Project 2000............................................................ 13
2 O MS PROJECT 2000 .............................................................................................................................. 14
2.1 VISÃO GERAL:...................................................................................................................................... 14
2.1.1 Barra de Ferramentas Padrão .................................................................................................... 16
2.1.2 Barra de Formatação.................................................................................................................. 17
2.1.3 Barra de Modos........................................................................................................................... 18
2.2 PRINCIPAIS VISÕES:.............................................................................................................................. 19
2.2.1 O Gráfico de Gantt: .................................................................................................................... 20
2.2.2 A Planilha de Recursos: .............................................................................................................. 22
2.2.3 O Gráfico de Recursos: ............................................................................................................... 23
2.2.4 A Planilha de Uso do Recurso: ................................................................................................... 24
2.2.5 A Planilha de Uso da Tarefa:...................................................................................................... 25
2.2.6 O Diagrama de Rede: ................................................................................................................. 26
2.2.7 Visualização de dois relatórios simultaneamente. ...................................................................... 27
2.2.8 Inserindo / Editando campos nos relatórios ............................................................................... 28
3 CRIAÇÃO E EDIÇÃO DE PROJETOS................................................................................................. 29
3.1 VISÃO GERAL:...................................................................................................................................... 29
3.2 O TUTORIAL:........................................................................................................................................ 29
3.2.1 Abrindo um Novo Arquivo no MS Project 2000: ........................................................................ 30
3.2.2 Criando um Modelo de Arquivo no MS Project 2000:................................................................ 31
3.2.3 Formatando o Modelo de Trabalho:........................................................................................... 33
3.2.4 Trabalhando com um Novo Arquivo:.......................................................................................... 36
3.2.5 Defina o Escopo Básico do seu Projeto ...................................................................................... 37
3.2.6 Defina a Data de Início do Projeto:............................................................................................ 38
3.2.7 Definindo a Estrutura e os Vínculos de Tarefas do Projeto: ...................................................... 39
3.2.8 Definindo a Duração das Tarefas:.............................................................................................. 45
3.2.9 Determinando o Tipo de Tarefa:................................................................................................. 46
3.2.10 Definindo os Recursos do Projeto:.............................................................................................. 48
3.2.11 Alocando Recursos:..................................................................................................................... 51
3.2.12 Superalocação de Recursos: ....................................................................................................... 53
3.2.13 Conceitos de Caminho Crítico e Folgas...................................................................................... 55
4 A LINHA DE BASE:................................................................................................................................. 56
4.1. O QUE É UMA LINHA DE BASE? .................................................................................................................. 56
4.2. POR QUE DEVO CRIAR UMA LINHA DE BASE? ............................................................................................ 56
4.3. QUANDO DEVO CRIAR UMA LINHA DE BASE? ............................................................................................. 56
4.4. O QUE O MICROSOFT PROJECT FAZ COM OS DADOS DA LINHA DE BASE? ................................................... 57
4.5. COMO CRIAR UMA LINHA DE BASE?........................................................................................................... 57
5 ACOMPANHANDO O PROJETO:........................................................................................................ 59

6 DISTRIBUIÇÃO DE QUANTIDADES NO SAP VIA MS PROJECT ................................................ 61

7 OUTRAS INTERFACES.......................................................................................................................... 62

8 ANEXO I - EXERCÍCIO PROJETO DE EDIFICAÇÃO .................................................................... 63

9 BIBLIOGRAFIA....................................................................................................................................... 64
Curso Básico de
MS Project 2000

Elaboração: Ubirajara de Carvalho Filho Revisão: Fernão J.G.P. Porto

 INTRODUÇÃO

Esta apostila foi elaborada para ser utilizada em treinamento e como

fonte de consulta pelas Obras da Diretoria de Construções e Edificações da
empresa Construções e Comércio Camargo Corrêa S.A.

O Microsoft Project 2000 é uma ferramenta eficaz e nos ajuda a estruturar

e controlar os elementos de um projeto, organizando e calculando informações. Os
dados introduzidos na montagem do cronograma e recursos do projeto são enviados
e processados num banco de dados e através de visões e relatórios é possível
verificar resultados e efetuar uma gestão adequada do projeto.

Por se tratar de uma apostila para o nível básico, o usuário final não
necessita de conhecimentos prévios deste software, encontrando os elementos
necessários para utilização do MS Project 2000.

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1 FUNDAMENTOS DE GERÊNCIA DE PROJETOS

O MS Project 2000 é uma ferramenta utilizada para apoiar o planejamento no

desenvolvimento da rede de precedências. É desejável a equipe do projeto outros
conhecimentos na área de gestão de projetos para nivelar os conceitos e
proporcionar maior consistência nas informações.

1.1 O que é um Projeto?

“ESFORÇO TEMPORÁRIO EMPREENDIDO PARA CRIAR UM PRODUTO,

SERVIÇO OU RESULTADO EXCLUSIVO.” (1)

Ou seja, todo projeto possui, por definição, algumas características básicas

relacionadas com a clara definição de parâmetros que permitam sua efetiva
administração.

As informações a seguir complementam o conceito de Projeto:

• Tem um processo prévio de planejamento;

• Deve possuir parâmetros definidos e planejados de controle e
avaliação;
• Não é repetitivo, ou seja, é inovador e é inédito;
• Possui um início e um fim determinados;
• Objetiva gerar um produto com especificações conhecidas e que seja
claro e definido;
• É realizado por pessoas;
• Tem um componente de custo limitado e definido.

Assim sendo, o foco de um projeto é obter uma meta identificada. É

responsabilidade do gerente do projeto conduzi-lo na direção da meta, com base
nos parâmetros estabelecidos, como por exemplo, o tempo, o custo e os recursos;
enquanto se mantém um padrão de qualidade especificado.

(1) PMBOK®GUIDE – 3ª Edição

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1.2 O que é Gerenciamento de Projetos?

“Uso do conhecimento, das habilidades, ferramentas e técnicas com a

finalidade de suprir as necessidades e expectativas do empreendedor com relação a
um projeto” (1)

Um gerenciamento de projetos ocorre da soma de conhecimentos e

habilidades relacionados a:

- Entendimento do ambiente do projeto;

- Habilidades interpessoais;
- Conhecimento, normas e regulamentações;
- Conhecimento e habilidades de gerenciamento geral

“Nos próximos 20 anos, todo trabalho de executivos do planeta será

executado por projetos” (2)

(1) PMBOK®GUIDE – 3ª Edição

(2) Tom Peters – É uma das maiores autoridades em gerenciamento do mundo – autor do best seller norte-
americano “Em Busca da Excelência”

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1.3 Os Fatores Gerenciáveis no MS Project 2000
Principais fatores gerenciáveis em um projeto utilizando o MS Project 2000:

Escopo Tempo

Comunicação Custo / Recurso

Alguns fatores são interdependentes e sujeitos a alterações no decorrer do

processo, sem que isso signifique a ruptura do planejamento com a execução. A
gerência dessas variáveis é feita sob o ponto de vista de um modelo matemático,
onde se admite que a modificação do valor de uma delas terá um impacto previsível
em todas as demais. Isto significa que muitas vezes a redução, por exemplo, da
variável tempo acarretará em um incremento na variável recurso ou implicará na
alteração de alguma especificação do produto.

Além disso, qualquer que seja a mudança que ocorra em uma das variáveis,
o gerente deve ter um modelo que permita uma rápida tomada de decisão que
corrija a mudança de curso, garantindo a continuidade do processo.

Também é importante lembrar que toda e qualquer modificação no conteúdo

das variáveis acima deve ser negociada, em geral, com o cliente e os fornecedores
internos e externos ao projeto.

Depende do conhecimento do usuário a plena utilização da ferramenta que

pode ser aplicada em várias áreas conhecimento que serão apresentadas a seguir.

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1.4 As Áreas de Conhecimento em Gestão de Projetos na Visão do PMI
(Project Management Institute)

As áreas de conhecimento estão descritas abaixo:

Escopo - defini e controla os trabalhos a serem realizados pelo projeto de modo a

garantir que o produto, ou serviço, desejado seja obtido através da menor
quantidade de trabalho possível, sem abandonar nenhuma premissa estabelecida
no objetivo do projeto.

Tempo – fazer com que as coisas ocorram dentro do prazo esperado, garante que o
projeto seja concluído dentro do prazo estabelecido.

Custo – alocar adequadamente os recursos nas atividades e garantir que o capital

disponível seja suficiente para obter todos os recursos necessários aos trabalhos do
projeto. Considerando que a gestão de custo será efetuada no SAP, a distribuição
dos quantitativos de serviços no tempo poderia ser desenvolvida utilizando o MS
Project. O item 6.0 aborda essa rotina.

Recursos Humanos – tem como objetivo fazer o melhor uso dos indivíduos através
da motivação da equipe, o recrutamento de pessoas especializadas para cada tipo
de tarefa, o treinamento, a formação de time.

Qualidade – garantir que o projeto seja concluído dentro da qualidade desejada,

garantindo a satisfação das necessidades de todos os envolvidos.

Riscos – Todo projeto tem risco e o planejamento e tratamento desses riscos faz
parte das atividades de gerenciamento do projeto, possibilitando a chance de melhor
compreender a natureza do projeto. Deve envolver os membros do time de modo a
identificar e responder às potenciais forças e riscos do projeto e responder a eles.
São geralmente associados a tempo, qualidade e custos.
Página 7 de 64
Comunicação – um efetivo processo de comunicação é necessário para garantir
que todas as informações desejadas cheguem às pessoas corretas no tempo certo
e de maneira economicamente viável. Comunicação é fator fundamental em um
projeto. Sem a devida comunicação entre os envolvidos um projeto pode estar
fadado ao insucesso. As informações devem fluir no tempo, na profundidade e no
conteúdo desejado por cada envolvido, de acordo com a sua necessidade ou grau
de envolvimento.

Aquisições – O gerenciamento das aquisições e contratos tem como objetivo dar

garantia ao projeto de que todo elemento externo participante do projeto irá garantir
o fornecimento de seu produto, ou serviço, para o projeto.

Integração – Visa assegurar que todos os elementos do projeto sejam

adequadamente coordenados, acompanhando todos os processos de controle de
mudanças do projeto, através da determinação dos requisitos básicos do produto e
da análise e compreensão do escopo do projeto. Para garantir o melhor
monitoramento das atividades, mantêm os registros de performance obtidos no
projeto.

O PMI - Project Management Institute - identifica 09 (nove) áreas de conhecimento

em gerenciamento de projetos. Apesar desta abordagem apresentá-las de forma
separada, por razões didáticas, devemos estudá-las com a percepção de todas elas
estão intimamente e inexoravelmente interligadas. O gerenciamento de um projeto
sem a aplicação do conhecimento de uma ou mais destas áreas poderá implicar em
uma deficiência do próprio projeto que, invariavelmente, só é constatada
tardiamente, não antes sem se ter despendido muito esforço, custo e tempo para
encontrar as razões desta deficiência.

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 A figura a seguir representa as áreas de conhecimento e os respectivos
processos de gestão:

Desenvolver o termo de abertura do projeto

Desenvolver a declaração de escopo
preliminar do projeto
Desenvolver o plano de gerenciamento do
projeto
Monitorar e controlar o trabalho do projeto
Controle integrado de mudanças
Encerrar o projeto

Processos de Gestão

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 Os processos apresentados na figura anterior são agrupados em 5
Grupo de Processos, que se caracterizam em:

Iniciação:

Caracteriza-se pela obtenção da ordem (autorização) que formaliza o início

de um novo projeto ou fase.
São estabelecidos claramente os objetivos do projeto e a certeza de que a
solução apresentada é a melhor e atende plenamente os requisitos do projeto.

Planejamento:

Elabora um Plano para Gerenciamento do Projeto (base para o

acompanhamento e controle do trabalho), aprofundando as definições do escopo,
calculando os custos e o cronograma do projeto.
Com a evolução do conhecimento sobre o projeto, novas questões sobre as
dependências das atividades, riscos, requisitos e restrições serão levantadas,
analisadas e resolvidas.
É fundamental o envolvimento das pessoas interessadas nas decisões de
planejamento do projeto.
O resultado final do planejamento leva a redução das incertezas, um aumento
na eficiência das operações e clareza dos objetivos do projeto.

Execução:

Através das pessoas e demais recursos ocorrem à realização das atividades

necessárias ao atendimento do objetivo do projeto.
O não cumprimento de: prazos, produtividades e disponibilidade de recursos
acarretam desvios durante a execução do projeto e conseqüente necessidade de
replanejamentos.

Controle:

Acompanha a execução do projeto identificando possíveis problemas e

propondo ações corretivas no momento adequado.

Encerramento:

Formaliza a conclusão das atividades do projeto, entregando os produtos

terminados ao cliente ou encerrando os projetos cancelados.

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 A interação entre os Grupos de Processos está representada na figura
abaixo que mostra como os Grupos de Processos se distribuem no tempo.
Esse conceito se aplica a uma etapa do projeto ou ao projeto como um todo:

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A figura a seguir representa os:

GRUPOS DE PROCESSOS x ÁREAS DE CONHECIMENTO

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 Na perspectiva do MS Project 2000, todas estas disciplinas ou áreas de
conhecimento podem e devem ser contempladas na realização de um projeto. A
metodologia de projetos é a base sobre a qual todos os trabalhos deverão ser
efetuados. O software apenas auxiliará o gerente a estruturar a metodologia a uma
forma mais eficaz e integrada de trabalho.

1.4.1 Etapas essenciais do Planejamento no MS Project 2000

Neste curso básico de MS Project 2000, seguiremos uma estrutura simples,

mas eficaz, de planejamento. Na figura abaixo, são apresentadas as etapas e o item
correspondente dessa apostila para que se possa elaborar um projeto no MS Project
2000. Durante o curso, cada etapa abaixo será definida no software.

Ver detalhes no item indicado

3.2.11
3.2.5

3.2.10.1 e 2
3.2.12

3.2.2
3.2.3
3.2.6

3.2.10

3.2.7.1
3.2.7.2
(*)
3.2.7.3 a 5

4.5
3.2.9

3.2.8

(*) = configurado para cálculo automático em Opções / Cálculo / Opções de Cálculo do MS Project

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2 O MS PROJECT 2000

2.1 Visão Geral:

O MS Project é uma ferramenta automatizada de apoio à Gerência de

Projetos, onde é possível planejar e acompanhar as atividades, recursos e demais
variáveis de um projeto.

O MS Project é uma ferramenta desenvolvida pela Microsoft e que utiliza os

padrões conhecidos de interface com o usuário. Se você não está familiarizado com
o Windows, a figura abaixo apresenta esta interface.
Identificação do Software / Nome do Projeto Barra de Menus

Barra Padrão /
Ferramentas
Barra de
Formatação

Barra
de
Modos
Barras de
Rolagem

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 Barra de Menus

A Barra de Menus do MS Project tem as seguintes opções:

1. ARQUIVO: Trata das operações com arquivos.

2. EDITAR: Cuida da edição.
3. EXIBIR: Fornece as diversas visões do projeto.
4. INSERIR: Trata da inserção de dados, colunas etc.
5. FORMATAR: Cuida da formatação de textos, tabelas, fontes, etc.
6. FERRAMENTAS: Disponibiliza ferramentas adicionais de trabalho.
7. PROJETO: Trata da inserção e ordenamento das informações
relativas às tarefas e ao projeto.
8. JANELA: Trata da visualização da tela, projetos, etc.
9. AJUDA: Permite tirar dúvidas on-line.

BARRA DE MENUS

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2.1.1 Barra de Ferramentas Padrão

Destacada na figura abaixo, a Barra de Ferramentas Padrão contém uma

série de botões que servem de atalho para comandos que normalmente seriam
acessados pela Barra de menus.

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2.1.2 Barra de Formatação

Destacada na figura abaixo, a Barra de Formatação, possui botões que são

atalhos para comandos de formatação de tarefas e de textos.

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2.1.3 Barra de Modos

A Barra de modos exibe ícones de atalho com os modos de exibição mais

freqüentemente usados no MS Project 2000, nos quais você poderá clicar para
mostrar o modo desejado.

Barra de Modos

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2.2 Principais Visões:
Inicialmente, verificamos que o MS Project 2000 possui três formatos básicos
para de exibir as informações. São eles:

• Os Gráficos - Que representam graficamente as informações. São

gráficos os modos de exibição Gráficos de Gantt, Diagrama de Rede,
Gráfico de Recursos e Calendário.

• As Planilhas - Que representam informações em linhas e colunas. Cada

linha contém informações sobre uma tarefa ou recurso individual. Cada
coluna contém um campo onde você insere informações específicas
sobre tarefas ou recursos. (As colunas no Microsoft Project são, em geral,
chamadas de campos.)

• Os Formulários – Que representam informações em um formato

semelhante a um formulário em papel. Eles mostram informações sobre
apenas uma tarefa ou recurso de cada vez.

Entretanto, como o MS Project 2000 possui variadas formas de visualizar as

informações de um projeto e nem sempre estas são necessárias.
Em nosso curso básico iremos estudar as formas de visualização que são
essenciais para a elaboração e condução de projetos.

Desta forma, as principais visões são:

• Gráfico de Gantt;
• Planilha de Recursos;
• Gráfico de Recursos;
• Planilha de Uso do Recurso;
• Planilha de Uso da Tarefa;
• Diagrama de Rede.

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 2.2.1 O Gráfico de Gantt:

Na elaboração e condução de projetos o Gráfico de Gantt é, sem dúvida, o

mais utilizado e a mais importante visualização no MS Project 2000. Ele é o padrão
de visualização quando incializamos o software.

O modo de exibição Gráfico de Gantt exibe as informações sobre as tarefas

relativas ao seu projeto tanto como texto quanto como gráfico de barras. Todas as
informações que são inseridas como texto são também exibidas no formato de
gráfico de barras.

No lado esquerdo desse modo de exibição estão as

colunas nas quais você pode inserir e modificar os nomes,
durações, datas de início e de término e outras
informações sobre as tarefas.

No lado direito desse modo de exibição, você pode usar as barras de Gantt para exibir
graficamente as durações das tarefas e as datas de início e de término em uma escala de
tempo. A posição relativa das barras de Gantt mostra a seqüência na qual as tarefas do
seu projeto estão agendadas para ocorrer.

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Use o Gráfico de Gantt para:

• Criar e editar um projeto inserindo tarefas e durações de tarefas;

• Estabelecer relações seqüenciais entre suas tarefas;
• Atribuir pessoal e outros recursos às tarefas;
• Analisar o caminho crítico do projeto;
• Controlar o andamento do seu projeto;
• Alterar as informações exibidas;
• Alterar as unidades de tempo que são exibidas.

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2.2.2 A Planilha de Recursos:

Através desta planilha é que são cadastrados os recursos que serão

posteriormente associados às tarefas do projeto.
Exibe cada recurso existente no conjunto de recursos e todas as informações
relacionadas com os recursos.

Use a Planilha de Recursos para:

• Inserir, excluir e editar informações sobre recursos do projeto;

• Analisar o número de horas de trabalho atribuídas a cada recurso;
• Analisar os custos unitários dos recursos;
• Definir o tipo de recurso (Recursos de Trabalho ou Recursos Materiais).

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2.2.3 O Gráfico de Recursos:

O modo de exibição do Gráfico de Recursos exibe graficamente as

informações sobre a taxa de alocação, quantidade de trabalho ou o custo dos
recursos ao longo do tempo. Através do menu Formatar / Detalhes é possível
selecionar diferentes informações adicionais para exibição no gráfico, tais como:
trabalho acumulado e a disponibilidade de recursos, dentre outros.
Para a visualização simultânea do gráfico de recursos e das tarefas em que o
mesmo se encontra alocado, utilize o menu Janela / Dividir para obter essa visão.

Use o Gráfico de Recursos para:

• Ver quais recursos estão superalocados e a porcentagem de
superalocação;
• Verificar quantas horas cada recurso está agendado para trabalhar;
• Ver a porcentagem de capacidade em que cada recurso trabalha;
• Determinar quanto tempo um recurso tem disponível para trabalho
adicional;
• Analisar os custos dos recursos.

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2.2.4 A Planilha de Uso do Recurso:

A Planilha de Uso do Recurso exibe por recurso em quais tarefas ele se

encontra alocado, informando o número de horas agendadas (trabalho), o custo por
tarefa, durante o período de tempo definido pelo usuário e o resumo sumarizado
dessas informações. Esse modo de exibição pode ajudá-lo a identificar recursos que
estejam subalocados assim como recursos que estejam superalocados.

Use a Planilha de Uso do Recurso para:

• Inserir e editar informações sobre as atribuições de tarefas de um recurso;
• Distribuir as atribuições entre os recursos de maneira mais uniforme;
• Determinar quanto tempo cada recurso tem disponível para atribuições de
trabalho adicionais;
• Verificar quantas horas cada recurso está agendado para trabalhar em
tarefas específicas;
• Analisar os custos do recurso em uma tarefa específica;
• Variar a quantidade de trabalho que uma pessoa gasta em uma tarefa
definindo delimitações do trabalho.

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2.2.5 A Planilha de Uso da Tarefa:

O modo de exibição Uso da Tarefa exibe os recursos atribuídos para cada

tarefa, e a quantidade de trabalho atribuída para os recursos até o momento no
projeto.

Use a Planilha de Uso da Tarefa Para:

• Atribuir pessoas e outros recursos às tarefas;
• Inserir e editar informações sobre tarefas e recursos, como, por exemplo,
trabalho, datas de início e de término, custo, alocação de trabalho e
disponibilidade de trabalho;
• Distribuir as atribuições de tarefas de maneira mais uniforme entre os
recursos;
• Verificar quantas horas cada recurso está agendado para trabalhar em
tarefas específicas;
• Variar a quantidade de trabalho que uma pessoa gasta em uma tarefa
definindo delimitações do trabalho;
• Dividir uma tarefa para que a sua segunda parte seja iniciada em uma
data posterior.

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2.2.6 O Diagrama de Rede:

O Diagrama de Rede representa graficamente as tarefas e o relacionamento

entre elas usando caixas para representar as tarefas e linhas de conexão para
representar os relacionamentos. É possível utilizar essa visão para inserção de
novas tarefas, estabelecer a dependência entre elas e atribuir recursos. Existem
opções para outros modelos de apresentação e configurar as informações contidas
nas caixas.

Use o Diagrama de Rede Para:

• Criar e ajustar a sua agenda;

• Vincular tarefas para especificar a seqüência das tarefas e determinar as

datas de início e término;
• Mostrar graficamente tarefas concluídas, em andamento ou ainda não
iniciadas;
• Atribuir pessoas e outros recursos (como um equipamento) a tarefas
específicas.

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2.2.7 Visualização de dois relatórios simultaneamente.

Utilize o comando Janela/Dividir para visualizar simultaneamente dois

relatórios. A barra azul do lado esquerdo aponta qual janela está ativa. Selecione os
relatórios desejados na barra de modos.

Use a visão simultânea para:

• Completar as informações contidas num relatório, já que a visão

compartilhada sincroniza os dados selecionados na janela ativa com a
janela passiva.

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2.2.8 Inserindo / Editando campos nos relatórios

Em grande parte dos relatórios poderá ocorrer a editoração e a inclusão de

novos campos (colunas). Basta clicar no cabeçalho da coluna onde se deseja inserir
uma nova coluna. A inclusão ocorrerá sempre à esquerda da coluna marcada
através do procedimento:
Inserir colunas - clique com o botão direito do mouse e escolha a opção
inserir colunas (existe também opção no menu principal = Inserir / Coluna).
Selecione o campo a ser inserido, utilizando a barra de rolagem à direita da
janela “Definição de coluna” / “Nome do campo” para escolher o campo a ser
inserido. Se desejar edite o nome do campo.
Ocultar Colunas - realize procedimento semelhante ao descrito anteriormente
escolhendo a opção “ocultar coluna”.
O botão direito do mouse quase sempre oferece opções complementares
para inserção e edição de informações voltadas também para as linhas dos
relatórios.

Barra de Rolagem para escolher o

campo a ser inserido

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 3 Criação e Edição de Projetos

3.1 Visão Geral:

Neste curso, seguiremos um tutorial de aprendizado. Este tutorial, por sua
vez, segue as etapas essenciais de planejamento conforme demonstrado na figura
do item 1.4.1.

3.2 O Tutorial:
Tutorial
Etapas de planejamento (ver figura item 1.4.1)
Item Descrição das atividades
3.2.1 Abrir novo projeto no MS Project 2000
Formatação Inicial do MS Project 2000 3.2.2 Criar um modelo de trabalho no software
Formatação Inicial do MS Project 2000 3.2.3 Realizar a formatação inicial no modelo de trabalho
3.2.4 Salvar o arquivo (sugestão de nomes)
Planejamento do Escopo 3.2.5 Definir o escopo básico para o projeto
Formatação Inicial do MS Project 2000 3.2.6 Definir a data de início do projeto
Definição da Atividades
3.2.7 Definir a estrutura e a duração de eventos do projeto
Seqüênciamento das Atividades
Duração das Atividades 3.2.8 Definir o vínculo entre tarefas
Determinação do tipo de atividade 3.2.9 Determinar os tipos de tarefa e o controle de empenho
Planejamento de Recursos
Estimativa de Custos 3.2.10 Definir os recursos do projeto
Montagem da Equipe
Alocação dos Recursos 3.2.11 Alocar os recursos aos eventos de projeto
Avaliação/Solução de superalocação de recursos 3.2.12 Verificar a existência de conflitos na alocação de recursos
Aprovação do cronograma 3.2.13 Analisar o caminho crítico e "folgas" do projeto
Aprovação do cronograma 5 Analisar o planejamento e fazer os ajustes necessários
3.2.4 Salvar o arquivo como "planejamento"
Salvar linha de base 4.5 Salvar a linha de base (baseline ) do projeto
3.2.4 Salvar o arquivo como "execução"

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3.2.1 Abrindo um Novo Arquivo no MS Project 2000:

Ao abrir o MS Project 2000 pela primeira vez, ele apresentará uma janela
com o software e outra com a sua ajuda.

Utilize-se da ajuda do próprio software sempre que precisar. Ela é de grande

auxílio em muitos questionamentos comuns durante o aprendizado.

Feche ou minimize a ajuda. Em seqüência, vamos criar um modelo de

trabalho.

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3.2.2 Criando um Modelo de Arquivo no MS Project 2000:

O MS Project 2000 possui, por padrão, uma formatação própria que nem
sempre representa aquilo que queremos utilizar em nossos projetos. Além disso, a
criação de um modelo facilitará nossos trabalhos futuros.

Como o MS Project aberto, siga os seguintes procedimentos:

3.2.2.1 Clique, na Barra de Ferramentas, no ícone Novo;

3.2.2.2 Na janela Informações sobre o projeto, clique em OK;

Deverá abrir a seguinte janela:

Como estaremos trabalhando com um modelo, não se faz necessário

estabelecer a data de início de projetos agora. Então, basta apenas manter todas as
informações e clicar em OK. Oportunamente estaremos aprendendo mais sobre
esta janela de Informações sobre o projeto.

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3.2.2.3 Na Barra de Ferramentas, clique no ícone Salvar;

Deverá aparecer a seguinte janela:

Siga os procedimentos abaixo:

• No campo Nome do arquivo, digite o nome para seu modelo.

• No campo Salvar como tipo, selecione Modelo.
• Clique em salvar.

Nesta etapa, criamos um modelo de trabalho no MS Project 2000, a etapa

seguinte será a de formatá-lo segundo as nossas necessidades.

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3.2.3 Formatando o Modelo de Trabalho:

Com a janela do nosso modelo aberta, siga os seguintes procedimentos:

3.2.3.1 Defina o tipo de Cronograma “Padrão” da Organização.

Na Barra de Ferramentas, em Ferramentas/Opções/Calendário.

Na pasta Calendário, na janela Opções, defina a estrutura padrão de trabalho

da sua organização. Por padrão, o MS Project 2000 define a Hora de início padrão
como sendo 09:00, se na sua organização o horário de início de trabalho for 08:00,
digite este horário na janela respectiva. Faça as alterações necessárias aqui para
definir o padrão de calendário da sua organização. Quando estiver terminado clique
no ícone Definir como padrão e em OK.

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3.2.3.2 Defina o cronograma do projeto.
Utilize o Cronograma Padrão editando o horário de trabalho, os dias úteis e
os feriados ao longo da duração do projeto em Ferramentas/Alterar Período de
Trabalho.

Nesta janela devemos alterar o padrão do MS Project 2000 para o período de

trabalho desejado. Por padrão, este software não possui nenhum feriado marcado e
o horário padrão é de 09:00 às 13:00 e de 14:00 às 18:00.

Como exemplo, para alterar o horário padrão, de segunda-feira a sexta-feira,

08:00 às 12:00 e de 14:00 às 18:00 acesse no espaço “Data(s) selecionada(s)”
marque as letras dos respectivos dias da semana que deseja modificar ou marque o
dia de semana da primeira coluna a ser modificada e arraste passando de “S, T, Q,
Q até S”. Você deverá ter a janela na aparência da figura acima. No espaço “Definir
a(s) data(s) selecionada(s)” como: Modifique o horário para o horário sugerido no
exemplo.

Este nosso procedimento irá modificar o horário para todos os dias da

semana, de todos os meses e de todos os anos no MS Project. Caso haja
necessidade de modificar alguns dias específicos, basta clicar nos dias ou nas
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semanas ou no mês do período a ser modificado e definir as novas informações de
horário.

Por exemplo: vamos adicionar um feriado no dia 25 de dezembro de 2006.

Utilizando a barra de rolagem do campo “Data(s) selecionada(s)”, clique na

seta para baixo ou para cima até que o calendário indique o mês de dezembro.
Clique no dia 25 e na seqüência marque o espaço “Período de Folga”, no campo
“Definir a(s) data(s) selecionada(s) como:” conforme a figura abaixo.

Deste modo, podemos fazer qualquer adaptação no calendário do MS Project

2000 para que ele reflita exatamente o calendário desejado.

Ao final de sua formatação, clique em OK.

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3.2.4 Trabalhando com um Novo Arquivo:

Após ter criado um modelo de trabalho, salve o arquivo com o nome do seu
projeto.

Na Barra de Menu, clique em Arquivo / Salvar como. Escolha uma pasta

para guardar o arquivo do projeto e renomeie o arquivo com o nome do seu projeto.

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3.2.5 Defina o Escopo Básico do seu Projeto

Cada projeto tem um conjunto único de componentes: as tarefas envolvidas,

as pessoas que as realizam e o objetivo do projeto que esperam alcançar. Para
ajudá-lo a se lembrar de detalhes importantes e comunicá-los, você pode inserir
informações sobre o projeto e consultá-las ou imprimi-las quando necessário.

Siga os seguintes procedimentos:

• No menu Arquivo, clique em Propriedades.

• Na guia Resumo, insira as informações para o seu projeto, tais como:
as pessoas que gerenciarão o projeto e manterão o arquivo do projeto,
o objetivo do projeto, recursos, custo, qualquer limitação conhecida
que possa dificultar a obtenção do objetivo e outras anotações gerais
sobre o projeto.

No campo “Base do hyperlink” pode ser registrado um caminho pra o

endereço que contenha informações relevantes sobre o projeto.

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3.2.6 Defina a Data de Início do Projeto:

Após a definição de um escopo básico para o nosso projeto e criar um novo

arquivo, devemos designar uma data de início ou término provável do projeto. Caso
você não queira ou não tenha certeza da data de início ou término do projeto, o
Microsoft Project usará automaticamente a data atual como a data de início e você
poderá inserir uma nova data posteriormente.

Para definir a data de início do projeto, siga os seguintes procedimentos:

♦ Clique em “Projeto e Informações sobre projeto” na barra de

ferramentas Padrão;
♦ No campo “Agendar a partir de:”, selecione se você deseja
agendar a partir do fim ou do início do projeto.
♦ O agendamento (cálculo das datas) a partir da data de início do
projeto indisponibiliza a escolha da data final do projeto já que o
papel desse software é exatamente a determinação dessa data. A
duração do projeto será calculada a partir do início estipulado.
♦ No campo Data de início, selecione a data desejada se você
escolheu o agendamento a partir da data de início do projeto;
♦ No campo Data de término, selecione a data desejada se você
escolheu o agendamento a partir da data de término do projeto;
♦ Clique em OK.

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3.2.7 Definindo a Estrutura e os Vínculos de Tarefas do Projeto:

No MS Project 2000, todas as ações, atividades (ou fases de um projeto), são

denominadas “Tarefas”. Tarefa é atividade que tem início e fim determinados e a
conclusão de todas as tarefas é pré-requisito para a conclusão do projeto. Os
projetos são constituídos de tarefas.

3.2.7.1 Inserindo Tarefas no Projeto:

Para inserir uma tarefa, siga os passos a seguir:

• No Gráfico de Gantt, no campo Nome da Tarefa, digite as tarefas do seu

projeto;
• Digite ENTER.

Lembre-se: A primeira tarefa de todas sempre será o nome do próprio

projeto!

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3.2.7.2 Criando uma Estrutura de Tarefas:

Depois que você inserir tarefas na lista de tarefas, organize o projeto e

adicione estrutura ao mesmo recuando tarefas que compartilham características ou
que serão concluídas no mesmo intervalo de tempo em uma tarefa abrangente ou
tarefa resumo.
Você pode usar as tarefas de resumo para mostrar as fases principais e as
subfases do projeto. As tarefas de resumo sintetizam os dados de suas subtarefas,
que são as tarefas agrupadas abaixo das tarefas de resumo. Você pode recuar
tarefas em quantos níveis precisar para refletir a organização do seu projeto.

Para criar uma estrutura de tarefas, siga os passos abaixo:

• Após ter criado suas tarefas, selecione as tarefas que você deseja
hierarquizar. Clique em Recuo (setas verdes) na Barra de
Formatação para recuar a(s) tarefa(s) selecionadas para a direita,
imediatamente abaixo da tarefa superior, que será a tarefa resumo.

Lembre-se: Todas as tarefas abaixo do nome do projeto precisam ser

recuadas a direita!

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3.2.7.3 Vinculando Tarefas:

Depois de decidir a ordem das suas tarefas, você estará pronto para colocá-
las em seqüência vinculando tarefas relacionadas. Por exemplo, algumas tarefas
podem precisar ser terminadas antes de uma tarefa sucessora. Outras podem
depender da data de início de uma tarefa predecessora.

Vincular um projeto consiste em estabelecer uma dependência entre tarefas.

Quando você vincula tarefas, é definida uma dependência entre as datas de início e
de término.

Para Vincular tarefa, siga os passos abaixo:

• No campo Nome da tarefa, selecione duas ou mais tarefas que desejar

vincular.

• Clique em Vincular tarefas .

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3.2.7.4 Tipo de Vínculos:

Vínculo é a natureza da relação entre duas tarefas vinculadas. Você vincula

tarefas definindo uma dependência entre as datas de início e de término. Por
exemplo, uma tarefa "Comprar Tinta" deve terminar antes do início da tarefa "Pintar
Parede". Há quatro tipos de dependência entre tarefas ou marcos (milestones) no
Microsoft Project:

• Término-a-início (TI) A tarefa (B) não pode iniciar antes que a tarefa (A)
termine. Exemplo: A concretagem (tarefa B) não pode iniciar antes que a
forma e armação (tarefa A) estejam concluídas.

A
B

• Início-a-início (II) A tarefa (B) não pode iniciar antes que a tarefa (A)
seja iniciada. Exemplo: A cura do concreto (tarefa B) não pode iniciar antes
que a concretagem (tarefa A) seja iniciada.

• Término-a-término (TT) A tarefa (B) não pode terminar antes que a tarefa
(A) termine. Exemplo: A gestão do contrato de uma empresa terceirizada
(tarefa B) não pode terminar antes que o serviço do terceiro (tarefa A) esteja
concluído.

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• Início-a-término (IT) A tarefa (B) não pode terminar antes que a tarefa
(A) seja iniciada. Exemplo. Os procedimentos para entrega de uma área para
o cliente (tarefa B) não podem terminar antes que o cliente inicie o
recebimento (tarefa A) da referida área.

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3.2.7.5 Alterando os Vínculos entre Tarefas:

Como vimos, há quatro tipos de dependência entre tarefas: término-a-início

(TI), início-a-início (II), término-a-término (TT) e início-a-término (IT).

Para alterar o tipo de vínculo, siga os passos abaixo:

o No lado direito do Gráfico de Gantt, na parte gráfica, clique duas vezes

sobre a linha de vínculo;
o Na janela Dependência entre tarefas, no campo Tipo, selecione o tipo
de vínculo desejado.

O campo “Retardo” cria uma duração no vínculo estabelecido entre as

atividades.
Quando o valor do retardo é positivo ocorre um atraso igual a duração
informada no retardo na ligação entre a atividade predecessora e a sucessora .
Já quando o retardo informado é um valor negativo, ocorre uma antecipação
na ligação entre a atividade predecessora e sucessora igual ao valor indicado no
retardo.

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3.2.8 Definindo a Duração das Tarefas:

Duração é o período total de trabalho ativo necessário para a conclusão de

uma tarefa. É geralmente o período de trabalho do início ao término de uma tarefa,
conforme definido pelo calendário do projeto e de recursos. A duração decorrida é o
tempo que a tarefa levará para ser concluída, com base em um dia de 24 horas e
uma semana de 7 dias, inclusive feriados e outros dias de folga. Minutos, horas,
dias e semanas podem ser inseridos em uma duração decorrida.

Deve-se evitar a inserção datas nos campos Início e Término de cada tarefa
pois essa atitude cria restrições no calculo das datas do cronograma. O Microsoft
Project calcula as datas de início e de fim com base na duração das tarefas e em
como elas são relacionadas.

O valor de duração é seguido de uma abreviação de unidade de tempo.

Para inserir uma duração, em cada tarefa, no campo Duração, digite a

quantidade de tempo que cada tarefa levará em meses, semanas, dias, horas ou
minutos, sem contar o período de folga.

Você pode usar as abreviações a seguir:

• meses = me
• semanas = s
• dias = d
• horas = h
• minutos = m

3.2.8.1 Duração Estimada “?”

Duração estimada é uma duração para a qual você tem informações

suficientes apenas para determinar um valor provisório e não final.

Para que outros membros da equipe saibam imediatamente o seu status,

uma duração estimada é claramente marcada por um ponto de interrogação após a
unidade de duração.

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3.2.9 Determinando o Tipo de Tarefa:

Para determinarmos o tipo de tarefas, precisamos entender o que são tarefas

que possuem controle de empenho ou não possuem controle de empenho.

O agendamento controlado pelo empenho indica que à medida que você

adicionar recursos a uma atribuição de tarefa, o trabalho será redistribuído entre
todos os recursos para manter de um modo geral a mesma quantidade de trabalho
para a tarefa.

Da mesma forma, nas tarefas controladas pelo empenho, se você remover

recursos das mesmas, o trabalho será redistribuído entre os recursos restantes,
novamente, para manter a mesma quantidade de trabalho de um modo geral.

Por exemplo, em uma tarefa de pintura de uma sala, se dissermos que para
pintar esta sala um determinado pintor consegue fazê-lo em 08 (oito) horas,
intuitivamente, sabemos que se em vez de um pintor nós tivermos dois pintores, a
tarefa de pintar esta sala deverá ocorrer num tempo menor. Ou seja, ao
adicionarmos mais recursos a uma tarefa, a duração será alterada. Então esta é
uma atividade (pintar paredes) que possui controle de empenho.

Do mesmo modo, em uma tarefa de pilotar avião, se dissermos que em uma

viagem de Brasília a São Paulo, com um piloto, o vôo demora 1 hora e 30 minutos,
não importa a quantidade de pilotos que pilotem o avião, a duração do vôo será a
mesma. Ou seja, ao adicionarmos mais recursos à tarefa, a duração desta não se
modificou. Logo, esta é uma atividade que não possui controle de empenho.

3.2.9.1 Unidades Fixas, Duração Fixa e Trabalho Fixo.

Devemos, além de determinar se a tarefa tem ou não controle de empenho,

verificar se ela tem Unidades Fixas ou Duração Fixa ou Trabalho Fixo.

A alteração da quantidade de trabalho constante no agendamento controlado

pelo empenho poderá ocasionar vários efeitos na duração e nas unidades
dependendo do tipo de tarefa.

Por padrão, no MS Project 2000 as tarefas são de Unidades Fixas e

controladas pelo empenho. Isso significa que quanto mais recursos forem atribuídos
a uma tarefa, menor será o trabalho que cada recurso precisará executar. Como se
trata de uma tarefa de unidade fixa, isso terá o efeito adicional de reduzir a duração.

Se você tiver uma tarefa de Duração Fixa e controlada pelo empenho, quanto
mais recursos forem atribuídos, menor será o trabalho que cada recurso precisará
fazer para concluir a quantidade de trabalho. Como se trata de uma tarefa de
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duração fixa, isso terá o efeito adicional de que cada recurso poderá ter um esforço
menor, isto é, menos unidades de atribuição.

Por sua natureza, uma tarefa de Trabalho Fixo é controlada pelo empenho.
Exatamente como ocorre com as tarefas de unidades fixas controladas pelo
empenho, se você adicionar recursos, o trabalho será distribuído entre as
atribuições e a duração diminuirá.

3.2.9.2 Como Escolher o Tipo de Atividade:

Para determinar o tipo de atividade, siga os seguintes passos:

• No Gráfico de Gantt, no campo Nome da Tarefa, para cada tarefa, clique

duas vezes sobre ela;
• Na janela, Informações sobre a tarefa, na pasta Avançado, selecione
o se a tarefa tem controle de empenho ou não;
o na mesma janela, determine no campo Tipo de Tarefa se a mesma
possui Unidades Fixas, Duração Fixa ou Trabalho Fixo.

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3.2.10 Definindo os Recursos do Projeto:

A atribuição de recursos torna a sua agenda mais precisa. Como padrão, o

Microsoft Project calcula a duração de cada tarefa com base no número de recursos
atribuídos e na sua alocação à tarefa. Além disso, se você atribuir recursos, o
Microsoft Project poderá fornecer informações para ajudá-lo a gerenciá-los. Por
exemplo, o Microsoft Project pode identificar os recursos que precisarão trabalhar
com horas extras e informar o custo de cada recurso.

Os recursos são responsáveis pela conclusão efetiva das tarefas do projeto.

Há dois tipos de recursos: os recursos materiais e os recursos de trabalho.

Use os recursos quando desejar indicar quem ou o que é responsável pela

conclusão das tarefas em sua agenda. Você pode configurar recursos em seu
projeto e atribuí-los às tarefas.

Use recursos em seu projeto quando sua meta for:

• Controlar a quantidade de trabalho feita pelas pessoas e equipamentos ou

a quantidade de material usada na conclusão das tarefas.
• Assegurar um alto nível de responsabilidade e compreensão do projeto.
Quando as responsabilidades estão claras, o risco de as tarefas não
serem supervisionadas é menor.
• Ser mais preciso ao agendar o tempo necessário para as tarefas e a data
de sua provável conclusão.
• Monitorar os recursos aos quais tenha sido atribuído muito pouco ou
bastante trabalho.
• Controlar o tempo e os custos dos recursos

3.2.10.1 Tipos de Recurso:

Recursos de Trabalho são equipamentos e pessoas que realizam trabalho

para concluir uma tarefa e que consomem tempo (horas ou dias) para executar as
tarefas.

Recurso material são os suprimentos e outros itens de consumo usados

para completar as tarefas de um projeto.

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3.2.10.2 Criando uma Lista de Recursos:

Antes de começar a atribuir recursos as tarefas, você pode inserir todas as

informações sobre os recursos destinados ao seu projeto, tal como custos e grupos
de recursos, através da criação de uma lista de recursos. Isto economizará seu
tempo ao atribuir recursos a suas tarefas.
Uma lista de recursos inclui os nomes dos recursos e o número máximo de
unidades bem como um percentual da disponibilidade de cada recurso de mão de
obra ou equipamento.

Para criar uma lista de recursos, siga os passos abaixo:

• Na Barra de modos, clique em Planilha de recursos e preencha os

campos:

ü Nome do recurso - digite o nome que identifica o recurso;

ü Tipo - selecione se o recurso é de trabalho/equipamento ou material;
ü Rótulo do material - digite a “unidade de medida do material”, não se
aplica a trabalho, cujo rótulo é sempre horas.
ü Iniciais - registrar uma abreviação do nome, poderá ser útil para
economizar espaço quando da emissão de relatórios.
ü Grupo - definir grupos para uso futuro em filtros.
ü Unidades Máximas – Preencher somente quanto se tratar do Tipo de
Recurso = Trabalho (mão de obra ou equipamento). Informe as
unidades em %, sendo 100% para cada unidade disponível. Quando
se tratar de material o campo ficará indisponível para preenchimento,
uma vez que o entendimento é que a quantidade de material
necessária para o projeto poderá ser encontrada junto ao mercado
fornecedor.
ü Taxa Padrão – corresponde ao valor de uma unidade do valor do
recurso (se aplica a material ou trabalho).
ü Taxa de Hora Extra – entrar com o valor da mesma forma que a taxa
padrão
ü Custo / Uso – Trata-se de um valor fixo que será alocado em cada
tarefa que o recurso for alocado.

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ü Acumular – Existem 3 opções disponíveis “No início”, “No final” ou
“Rateado”. Se aplica somente ao custo.
ü Calendário – por default é indicado o calendário “Padrão”. É possível
a criação de calendários exclusivos para cada recurso de trabalho.
ü Código – Poderá ser criada uma estrutura de códigos a critério do
usuário.

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3.2.11 Alocando Recursos:

Para atribuir recursos, siga os passos a seguir:

• Na Barra de modos, clique em Gráfico de Gantt;
• No campo Nome da tarefa, selecione a tarefa que será atribuída um
recurso;
• Na Barra de Ferramentas, clique no ícone Atribuir recursos ;
• No campo Nome, selecione o recurso a ser atribuído à tarefa e insira as
unidades destinadas nessa tarefa;
• Clique em Atribuir.

Sugestões:
• Para atribuir um recurso em meio expediente, digite uma porcentagem menor
que 100 no campo Unidades.
• Para atribuir vários recursos diferentes, pressione CTRL para selecionar recursos
não-adjacentes ou pressione SHIFT para selecionar recursos adjacentes.
• Para atribuir mais de uma vez o mesmo recurso, digite uma porcentagem maior
que 100 no campo Unidades, tal como 200 por cento para dois carpinteiros. Se
necessário, digite o nome de um novo recurso no campo Nome.
• Uma marca de seleção à esquerda do campo Nome indica que o recurso está
atribuído à tarefa selecionada. O nome do recurso também aparece próximo à
barra de tarefas no Gráfico de Gantt.
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3.2.11.1 Alterar a agenda de trabalho de um recurso

Como padrão, os dias livres e as horas de trabalho definidas pelo calendário

do projeto são os dias livres e as horas de trabalho padrão para cada recurso. Caso
seus recursos trabalhem nos mesmos dias e horas, você pode usar esse calendário
para todos os recursos. Mas, se precisar especificar períodos de trabalho diferentes
para recursos específicos (de trabalho), você pode modificar calendários de
recursos individuais para tais recursos.

• No menu Ferramentas, clique em "Alterar o período de trabalho";

• Na caixa Para, clique no recurso cujo calendário você deseja alterar;
• No calendário, selecione os dias que você deseja alterar.

A criação de um calendário para determinado recurso afetará todas as

atividades que receberão atribuições desse recurso.

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3.2.12 Superalocação de Recursos:

Os recursos são superalocados quando recebem mais trabalho do que

podem concluir nas suas horas de trabalho agendadas. Em qualquer gráfico ou
planilha, a superalocação é apresentada com o recurso ficando na cor vermelha.

Antes de tentar resolver problemas de superalocação de recursos, será

necessário determinar que recursos estão superalocados, quando ficam
superalocados e a quais tarefas estão atribuídos em tais momentos. Para resolver o
problema, os recursos devem ser alocados de forma diferente ou a tarefa deve ser
reagendada para um momento quando o recurso estiver disponível.

Para verificar superalocação, siga os passos abaixo:

• No menu Exibir, clique em Uso do recurso;

• O modo de exibição Uso do recurso mostra as horas totais em que o
recurso está trabalhando em cada tarefa e as horas trabalhadas por
período de tempo na escala de tempo;
• Recursos que ainda não tenham nenhuma tarefa atribuída não têm
tarefas listadas sob seus nomes;
• Tarefas que não tenham recursos atribuídos são listadas em Não
atribuído no campo Nome do recurso;
• No menu Projeto, aponte para Filtro para e clique em Recursos
superalocados;
• Todos os recursos de trabalho que estiverem superalocados serão
exibidos e realçados (ficam na cor vermelha).

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3.2.12.1 Para solucionar superalocação:

Podemos resolver superalocação de dois modos: Reduzindo o trabalho de

um recurso ou Reatribuindo trabalho a outro recurso.

Reduzir o trabalho de um recurso

Após ter atribuído um recurso a uma tarefa, você pode alterar os valores
totais do trabalho de um recurso na tarefa ou alterar os valores de trabalho de um
período de tempo específico durante o qual o recurso trabalha na tarefa. A
personalização de valores de trabalho dessa forma pode fazer com que sua agenda
fique mais precisa em um nível mais detalhado.

• Na Barra de modos, clique em Uso da tarefa. Os recursos estão agrupados

embaixo das tarefas às quais estão atribuídos.
• Na parte da escala de tempo do modo de exibição, altere os valores de
trabalho individuais (ou horas) dos recursos atribuídos.
• Atenção: Você também pode alterar o valor de trabalho total de uma
atribuição de recurso inserindo um novo valor no campo Trabalho.
• Obs: Você também pode usar o modo Uso do recurso para ver e editar os
valores de trabalho das tarefas agrupadas embaixo dos recursos aos quais
estão atribuídos. Na Barra de modos, role e clique em Uso do recurso.

Reatribuir o trabalho a outro recurso

Caso tenha tentado resolver uma superalocação de recursos usando outros

métodos e a superalocação persistir, pode estar na hora de reatribuir a tarefa a
outro recurso mais disponível. Este é um método alternativo de redistribuir
manualmente sua agenda reatribuindo trabalho e não atrasando trabalho. Evite
causar uma superalocação do recurso de substituição.

• Na Barra de modos, role e clique em Uso do recurso;

• No menu Formatar, aponte para Detalhes e, em seguida, clique em
Superalocação;
• Examine a escala de tempo à direita para cada superalocação realçada,
examine a disponibilidade de outros recursos em tal dia;
• Selecione a linha inteira da atribuição de tarefas que você necessita
reatribuir;
• Arraste a atribuição de tarefa para o recurso ao qual deseja reatribuí-la.

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3.2.13 Conceitos de Caminho Crítico e Folgas

• Caminho Crítico (Critical Path). É definido pelas tarefas que determinam o

término mais cedo do projeto. O caminho crítico poderá ser alterado de
tempos em tempos à medida que as tarefas são completadas
antecipadamente ou atrasadas em relação ao cronograma. Embora
normalmente calculado para o projeto todo, o caminho crítico pode ser
determinado para um marco ou para sub-projetos.
O caminho crítico é usualmente definido por aquelas tarefas com folga
menor ou igual a um valor especificado, freqüentemente zero.

• Método do Caminho Crítico (Critical Path Method - CPM). Técnica usada

para prever a duração do projeto através da análise da seqüência de tarefas
pelo caminho que tem a menor flexibilidade agendada (a menor folga). As
datas mais cedo são calculadas por meio de um caminho de ida usando uma
data de início especificada. Datas mais tarde são calculadas por meio de um
caminho de volta iniciado a partir da data de término calculada para o projeto.

• Margem de Atraso Total - Folga Total (Total Float). A quantidade de tempo

de uma atividade que pode atrasar seu início mais cedo sem atrasar a data
final do projeto. Folga é um cálculo matemático e pode ser mudado com os
progressos do projeto e mudanças são feitas no plano do projeto.

• Margem de Atraso Permitida - Folga Livre (Free Float ). A quantidade de

tempo que uma atividade que pode atrasar sem atrasar a data mais cedo de
início de qualquer atividade imediatamente seguinte.

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4 A Linha de Base:

4.1. O que é uma linha de base?

Uma linha de base é um conjunto de estimativas-chaves originais sobre o
projeto. Esse conjunto consiste nas estimativas originais sobre tarefas, recursos,
atribuições e custos inseridos no plano do projeto.

4.2. Por que devo criar uma linha de base?

A linha de base é essencial para controlar o andamento. As estimativas
originais que ela contém são pontos de referência permanentes, com base nas
quais você poderá comparar as informações atualizadas sobre tarefas, recursos,
atribuições e custos inseridas no plano do projeto durante o projeto, incluindo as
informações reais registradas. Alguns exemplos dessas informações são as
durações reais das tarefas, os custos dos recursos divididos em fases e o trabalho
concluído em uma atribuição.

Se você criar uma linha de base, poderá controlar o andamento exibindo as

variações entre as estimativas da linha de base e os dados agendados. Por
exemplo, se você realizar uma tarefa ao custo de R$50,00, mas registrou um custo
agendado (gravado na linha de base) de R$60,00, a variação de custo será de R$
10,00. Monitorando as variações regularmente, você poderá tomar medidas para
garantir que o projeto não se afaste de suas estimativas originais. No entanto,
observe que você só poderá exibir as variações dos itens para os quais inseriu
estimativas da linha de base. Por exemplo, se você não inserir os custos dos
recursos antes de salvar uma linha de base, não poderá exibir as variações de custo
dos recursos.

4.3. Quando devo criar uma linha de base?

Teoricamente, você cria uma linha de base após concluir e ajustar o plano do
projeto. Como a linha de base fornece pontos de referência com base nos quais
você compara o andamento real do projeto, ela deve incluir suas melhores
estimativas para a duração das tarefas, as datas de início e de término, os custos e
outras variáveis do projeto que você deseja monitorar.

Informações da linha de base que constantemente diferem dos dados atuais

indicam que o seu plano original não foi preciso. Normalmente, essa diferença
ocorrerá se o escopo ou a natureza do projeto tiverem sido alterados. Você
poderá modificar ou refazer a linha de base a qualquer momento durante o projeto,
se os investidores do projeto concordarem que a diferença justifica isso.

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 4.4. O que o Microsoft Project faz com os dados da linha de
base?
Quando você salva uma linha de base, o Microsoft Project salva os dados
dessa linha como parte do arquivo do projeto. A linha de base não é um arquivo
separado. Por exemplo, quando você salva uma linha de base, o Microsoft Project
copia as informações dos campos Início e Término para os campos Início da linha
de base e Término da linha de base. Você pode modificar os dados da linha de base
para acomodar as alterações efetuadas no projeto, como, por exemplo, a
combinação, adição e exclusão de tarefas. Também pode remover todos os dados
limpando a linha de base, se, por exemplo, o projeto tiver terminado e você desejar
usar o plano do projeto como modelo para um projeto futuro.

4.5. Como criar uma linha de base?

Para criar uma linha de base, siga os passos a seguir:

• Na barra de ferramentas, clique no ícone Salvar,

• Na janela Salvar Como, selecione a pasta a ser salva o projeto;
• Na mesma janela, renomeie o arquivo como sendo arquivo de execução
do projeto;
• Clique em OK;
• Na janela do Assistente de Planejamento, selecione Salvar com linha de
base;
• Clique em OK.

É possível atualizar a linha de base quando acrescentamos tarefas ao projeto

ou regravar o projeto todo quando nossas estimativas não correspondem às
expectativas do projeto.

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 Utilize o comando Ferramentas/Controle/Salvar Linha de Base escolha
“Projeto inteiro” ou Tarefas selecionadas”.

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5 Acompanhando o Projeto:

Quando você gerencia um projeto, precisa monitorar os elementos do

triângulo do projeto: tempo, custo e escopo. Ajustar um desses elementos afeta os
outros dois. Eventos como atrasos inesperados, estouros no custo e alterações de
recursos podem causar problemas em sua agenda.

Se você mantiver as informações do projeto atualizadas, você sempre poderá

ver o status mais recente do projeto. Dessa forma, você pode identificar mais cedo
os problemas que podem prejudicar o êxito do projeto e usar o Microsoft Project
para encontrar soluções.

Para manter o seu projeto dentro da programação, certifique-se de que as

tarefas iniciem e terminem nos prazos estabelecidos. O modo de exibição Gantt de
controle ajuda a encontrar problemas, tarefas que variam do plano da linha de
base. Você pode então ajustar a dependência entre tarefas, reatribuir recursos ou
excluir algumas tarefas para atender os seus prazos finais.

O modo de exibição Gantt de controle combina a agenda atual com a

agenda original de cada tarefa se o projeto estiver salvo com uma linha de base,
mas antes de ter inserido dados atuais sobre o andamento, o modo de exibição
Gantt de controle mostra as tarefas com as barras da linha de base e as barras
agendadas ou atuais sincronizadas.

Para acompanhar um projeto no MS Project 2000, siga os passos abaixo:

• No menu Exibir, clique em Gantt de controle.

• Para exibir os campos de variação, no menu Exibir, aponte para Tabela e
clique em Variação.
• Se necessário, pressione TAB para ver os campos de variação.
• No menu Exibir, aponte para Barras de ferramentas e clique em
Controle (será adicionada uma nova barra de ferramentas).
• Atualize o andamento das tarefas em seu projeto.
• Se a tarefa tiver iniciado conforme o agendamento, clique na tarefa e, em
seguida, clique em Atualizar como agendado.
• Se a tarefa não estiver conforme o andamento agendado, atualize as
informações reais através do menu Ferramentas, aponte para Controle e
clique em atualizar tarefas.

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• Se você inserir uma data de término, certifique-se de que a tarefa
esteja 100% concluída; o Microsoft Project assumirá que a data está
correta e reagendará as tarefas apropriadamente.
• Clique em OK.

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6 Distribuição de quantidades no SAP via MS Project

Requisitos:

ü Ter o SAP e o Project (2000 ou superior) instalados na mesma CPU;

ü Não funciona para acessos via Terminal Web e Terminal Server;
ü Só funciona para recursos do tipo material;
ü Não existe interface (carga de dados) entre o MS Project e o SAP para PEPs
com unidade de medida “VB”.

Os dados transferidos do MS Project para o SAP serão:

ü as quantidades distribuídas dos recursos;

ü as datas de início e fim dos recursos associados a atividade;

Na Intranet da Construtora você vai encontrar o setup de instalação, o roteiro de

instalação e o manual de operação. Eis os caminhos:
ü Para instalação:
Utilitários e Download > Software > Sap_Integracao_Project

OBS: “Aguardar a nova versão do SAP para efetuar os procedimentos de

instalação já que o programa sofreu um up-date”.

ü Para operação:
Finanças e Planejamento >SAP >Módulo PS-PP >Interface Project2000 – SAPPS

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7 Outras Interfaces

O Microsoft Project Central, um produto relacionado ao Microsoft Project,

permite que você colabore on-line com os integrantes do grupo de trabalho e outros
investidores.
Com o Microsoft Project Central, você e os integrantes de seu grupo de
trabalho poderão trocar informações sobre o projeto e trabalhar com elas em um site
da Web. Além disso você poderá atualizar facilmente seu arquivo de projeto a partir
das mensagens de grupo de trabalho.
Você pode trocar informações sobre o projeto usando um sistema de correio
eletrônico, um grupo de computadores conectados em uma rede capaz de efetuar a
troca de mensagens eletrônicas. Se escolher esse método, os integrantes do grupo
de trabalho usarão o sistema de correio eletrônico para enviar e receber mensagens
de grupo de trabalho. Como gerente do projeto, use o sistema de correio eletrônico
para exibir as mensagens dos integrantes do grupo de trabalho. Uma solução de
correio eletrônico de grupo de trabalho também permite que você atualize facilmente
seu arquivo de projeto a partir das mensagens de grupo de trabalho.
Você pode trocar informações sobre o projeto enviando ou circulando
arquivos de projeto e enviando anotações aos recursos do projeto. Esse método não
permite que você atualize o arquivo de projeto a partir das mensagens. Será
necessário atualizar manualmente o arquivo de projeto com as informações
reunidas a partir dos recursos.

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8 Anexo I - Exercício Projeto de Edificação

Crie um projeto com as atividades abaixo relacionadas:

Nome da Tarefa Duração Precedência Recurso

(*)
1 Projeto de Edificação
2 Projetos 60d 1,65 %
3 Serviços Preliminares 15d 2II+10d 5,20 %
4 Infraestrutura 30d 3TI 5,00 %
5 Superestrutura 60d 4TI 8,00 %
6 Paredes e Painéis 45d 5II+45d 15,00 %
7 Cobertura e Proteções 45d 6II+5d 12,00 %
8 Revestimentos 30d 6II+15d 10,00 %
9 Pavimentação 40d 8II+10d 9,00 %
10 Instalações 90d 5II+10d 14,15 %
11 Complementos 30d 9TT 20,00 %

(*) Inserir um percentual do custo referente ao valor correspondente ao item da

proposta.

Criar na planilha de recurso um recurso com as informações abaixo:

• Nome do Recurso = Custo
• Tipo = Material
• Rótulo = %
• Taxa Padrão = R$ 31.500,00 (corresponde a 1% do valor do custo do
contrato)
• Acumular = Rateado
Verificar os resultados nos relatórios:
Gráfico de Gantt e Uso do Recurso (inserir campo de custo)

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9 Bibliografia

1. Dinsmore, Paul Campbell, Gerência de Programas e Projetos, 1992.

2. PMBOK® Guide – Third Edition, 2004.

3. Melo, Luiz Gustavo, Apresentação “Profissionalismo em Gerenciamento de

Projetos” – PMI-MG, 2006”

4. Kimura, Marcos, Apostila Curso ENAP – Versão 1.0

5. Microsoft Project 2000; Step by Step, Makron Books, 2000.

6. Vargas, Ricardo Vianna – de Projetos – Estabelecendo Diferenciais

Competitivos – Rio de Janeiro, Brasport, 2000.

7. Ajuda do Microsoft Project 2000

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