Definição de Gestão de

Tempo
“Gestão do tempo” é o processo de organizar e
planejar como dividir seu tempo entre atividades
específicas. Uma boa gestão do tempo permite que
você trabalhe de forma mais inteligente – não mais
difícil – para que você faça mais em menos tempo,
mesmo quando o tempo é curto e as pressões são
altas. Não administrar seu tempo prejudica sua
eficácia e causa estresse.
Parece que nunca há tempo suficiente no dia. Mas, já que todos temos as mesmas 24
horas, por que algumas pessoas conseguem aproveitar muito mais seu tempo do que
outras? A resposta está na boa gestão do tempo.

Os maiores realizadores administram seu tempo excepcionalmente bem. Ao

usar as técnicas de gerenciamento de tempo desta seção, você pode
melhorar sua capacidade de funcionar de forma mais eficaz, mesmo quando
o tempo é curto e as pressões são altas.

Uma boa gestão do tempo requer uma mudança importante de foco de

atividades para resultados: estar ocupado não é o mesmo que ser
eficaz. (Ironicamente, o oposto costuma estar mais próximo da verdade.)
Passar o dia em um frenesi de atividades geralmente não traz resultados,
porque você divide sua atenção entre muitas tarefas diferentes. Uma boa
gestão do tempo permite que você trabalhe de forma mais inteligente – não
mais difícil – para que você faça mais em menos tempo.

O que é gerenciamento de tempo?

“Gerenciamento de tempo” se refere à maneira como você organiza e planeja
quanto tempo gasta em atividades específicas.
Gestão do tempo é o processo de planejar e exercer controle consciente do tempo gasto em atividades
específicas, especialmente para aumentar a eficácia, a eficiência e a produtividade. Envolve um ato de
malabarismo entre diversas demandas sobre uma pessoa relacionadas ao trabalho, vida social, família,
hobbies, interesses pessoais e compromissos com a finitude do tempo. O uso eficaz do tempo dá à
pessoa a "escolha" de gastar/gerenciar atividades em seu próprio tempo e conveniência.[1]
É uma https://en.wikipedia.org/wiki/Metametaatividade cujo objetivo é maximizar o benefício geral de um
conjunto de outras atividades dentro da condição limite de um período de tempo limitado, já que o tempo
em si não pode ser gerenciado porque é fixo. O gerenciamento de tempo pode ser auxiliado por uma
série de habilidades, ferramentas e técnicas usadas para gerenciar o tempo ao realizar tarefas, projetos
e metas específicas, cumprindo um prazo. Inicialmente, gerenciamento de tempo se referia apenas a
atividades comerciais ou de trabalho, mas eventualmente o termo foi ampliado para incluir também
atividades pessoais.

Importância da gestão do tempo

Gerenciamento de tempo inclui:

i. Planejamento Eficaz
ii. Estabelecendo metas e objetivos
iii. Estabelecendo prazos
iv. Delegação de responsabilidades
v. Priorizar atividades de acordo com sua importância
vi. Passar o tempo certo na atividade certa

 Planejamento Eficaz

Planeje seu dia com bastante antecedência. Prepare uma lista de tarefas ou um
“PLANO DE TAREFAS”. Anote as atividades importantes que precisam ser feitas em
um único dia em relação ao tempo que deve ser alocado para cada atividade. Trabalhos
de alta prioridade devem vir em primeiro lugar, seguidos por aqueles que não exigem
muita importância sua no momento. Conclua as tarefas pendentes uma por uma. Não
comece um novo trabalho a menos que tenha concluído a tarefa anterior. Marque
aquelas que você já concluiu. Certifique-se de concluir as tarefas dentro do prazo
estipulado.

Estabelecendo metas e objetivos

Trabalhar sem metas e objetivos em uma organização seria semelhante a uma situação
em que o capitão do navio se perde no mar. Sim, você estaria perdido. Estabeleça
metas para si mesmo e certifique-se de que sejam realistas e alcançáveis.
 Estabelecendo Prazos

Estabeleça prazos para si mesmo e se esforce para concluir as tarefas antes dos
prazos. Não espere que seus superiores perguntem sempre. Aprenda a assumir a
responsabilidade pelo trabalho. A pessoa que melhor pode definir os prazos é você.
Pergunte a si mesmo quanto tempo precisa ser dedicado a uma tarefa específica e por
 quantos dias. Use uma agenda para marcar as datas importantes em relação aos
prazos definidos.
 Delegação de responsabilidades

Aprenda a dizer “NÃO” no local de trabalho. Não faça tudo sozinho. Há outras pessoas
também. Não se deve aceitar algo que se sabe ser difícil para alguém. As funções e
responsabilidades devem ser delegadas de acordo com o interesse e a especialização
dos funcionários para que eles concluam as tarefas dentro dos prazos. Uma pessoa que
não tem conhecimento sobre algo precisa de mais tempo do que alguém que conhece
bem o trabalho.
 Priorizando Tarefas

Priorize as tarefas de acordo com sua importância e urgência. Saiba a diferença entre
trabalho importante e urgente. Identifique quais tarefas devem ser feitas em um dia,
quais devem ser feitas em um mês e assim por diante. As tarefas mais importantes
devem ser feitas antes.
 Passar o tempo certo na atividade certa

Desenvolva o hábito de fazer a coisa certa na hora certa. Trabalho feito na hora errada
não tem muita utilidade. Não desperdice um dia inteiro com algo que pode ser feito em
uma hora ou mais. Reserve também algum tempo para suas ligações pessoais ou para
verificar atualizações no Facebook ou Twitter. Afinal, o ser humano não é uma máquina.
Para uma Gestão de Tempo Eficaz é preciso:
Organizado - Evite manter pilhas de arquivos e papéis em sua estação de trabalho. Jogue fora
tudo o que você não precisa. Coloque documentos importantes em pastas. Mantenha os
arquivos em suas respectivas gavetas com etiquetas em cima de cada arquivo. Economiza
tempo gasto em buscas desnecessárias.
Não desperdice seu tempo - Não perca tempo com fofocas ou vadiagem. Concentre-se no seu trabalho e termine as tarefas no
prazo. Lembre-se de que sua organização não está pagando você para jogar no computador ou espionar os cubículos dos outros.
Primeiro conclua seu trabalho e depois faça o que tiver vontade de fazer. Não espere até o último momento.

Esteja focado - É preciso estar focado para uma gestão eficaz do tempo.

Desenvolva o hábito de usar planejadores, organizadores e calendários de mesa para melhor gerenciamento do tempo. Defina
lembretes em telefones ou computadores pessoais.

benefícios
 A gestão do tempo torna o indivíduo pontual e disciplinado. Aprendemos a trabalhar
quando realmente é necessário, graças a uma gestão eficaz do tempo. Para fazer um
uso criterioso do tempo, os indivíduos devem preparar um “PLANO DE TAREFAS” ou
uma lista de “TAREFAS” no início do dia para anotar as atividades que precisam ser
feitas em um dia específico, de acordo com sua importância e urgência, em relação aos
intervalos de tempo específicos atribuídos a cada atividade. Um Plano de Tarefas dá
aos indivíduos uma sensação de direção no local de trabalho. Um indivíduo sabe como
 é o seu dia e, eventualmente, trabalha de acordo com isso, o que leva a um aumento na
produtividade.

 Uma pessoa se torna mais organizada como resultado de uma gestão de tempo
eficaz. Manter as coisas em seus devidos lugares minimiza o tempo gasto em buscas
desnecessárias de documentos, arquivos importantes, pastas, itens de papelaria e
assim por diante. Para melhor gerenciamento de tempo, os indivíduos mantêm suas
estações de trabalho, áreas de estudo, cubículos e áreas de reunião limpos e
organizados. As pessoas aprendem a administrar bem as coisas por meio da Gestão do
Tempo.

 A gestão eficaz do tempo aumenta o moral do indivíduo e o torna confiante. Como

resultado da gestão do tempo, os indivíduos realizam tarefas dentro do prazo
estipulado, o que os torna populares em sua organização e também entre seus pares.
Pessoas que entendem o valor do tempo são aquelas que conseguem se destacar da
multidão. Indivíduos que terminam o trabalho no prazo são admirados pelos outros e
são sempre o centro das atenções em todos os lugares.

 Indivíduos que seguem um plano de tempo são aqueles que realizam suas metas
e objetivos no menor espaço de tempo possível. Gerenciar o tempo de forma eficaz
ajuda os funcionários a cumprir metas muito antes dos prazos e concluir tarefas
exatamente quando necessário.

 A gestão eficaz do tempo ajuda o funcionário a atingir o auge do sucesso rapidamente e

a permanecer firme no topo por mais tempo. Um funcionário que trabalha apenas por
trabalhar não consegue causar boa impressão e nunca é levado a sério no trabalho. A
gestão eficaz do tempo desempenha um papel fundamental no aumento da
produtividade de um indivíduo. A produção aumenta substancialmente quando as
pessoas administram bem seu tempo.
 Uma melhor gestão do tempo ajuda no melhor planejamento e, eventualmente, na
melhor previsão. Os indivíduos aprendem a planejar bem as coisas e sabem
exatamente onde estarão daqui a cinco anos.
 Pesquisas dizem que indivíduos que realizam tarefas no prazo são menos
propensos ao estresse e à ansiedade. Lembre-se de que não faz sentido perder
tempo e reclamar depois. Termine o trabalho pendente no prazo e então você terá
tempo de sobra para seus amigos, parentes e familiares.
 A gestão do tempo permite que um indivíduo priorize tarefas e atividades no local
de trabalho. É tolice permanecer sobrecarregado. Não aceite nada e tudo o que vier
em seu caminho.
 A gestão do tempo ajuda o indivíduo a adotar uma abordagem planejada na vida.
Perda de tempo:
uma https://dictionary.cambridge.org/dictionary/english/activityatividade que
tomahttps://dictionary.cambridge.org/dictionary/english/take muito tempo e não
realiza https://dictionary.cambridge.org/dictionary/english/achievenada
importantehttps://dictionary.cambridge.org/dictionary/english/important.
 Facebook
 Tirar fotos, organizar, carregar e postar —
 Momento-reunião
 Higiene pessoal
 Jogando jogos (PUBG)
 TV
 Assistindo filmes
 YouTube (ou outro serviço de streaming de vídeo online)
 Indo tomar um café
 Lendo livros ruins
 Compras
 Organizando/Movendo arquivos no seu computador
 Limpeza de casa
 Obsessões
 espaço de trabalho desorganizado e desorganizado
 saindo com amigos
 doença
 celulares-mensagens de texto

estratégias de gerenciamento de tempo:

1. Matriz de Eisenhower
Antes de Dwight D. Eisenhower se tornar o 34º presidente, ele
serviu como general no Exército dos Estados Unidos como
Comandante Supremo das Forças Aliadas durante a Segunda
Guerra Mundial. A posição de Dwight exigia que ele tomasse
decisões difíceis regularmente sobre no que deveria se
concentrar a cada dia.
Isso o levou a inventar a famosa Matriz de Eisenhower —
também conhecida como matriz urgente-importante — que
ajuda a decidir e priorizar tarefas por urgência e importância.
Salvar
Para tomar decisões de alto risco rapidamente, categorize suas
tarefas em quatro quadrantes com base em sua urgência e
importância. O eixo x teria “urgente” e “não urgente”, seguido
de “importante” e “não importante” no eixo y. Em seguida,
adicione suas prioridades, hábitos e tarefas em um desses
quatro quadrantes de acordo com suas características.

Depois de categorizar seus hábitos e tarefas nesses quatro

quadrantes diferentes, você terá uma ideia mais clara se deve
ou não fazê-los.
 Urgente e importante: coisas para fazer agora.
 Urgente, mas não importante: coisas para fazer agora, mas você deve tentar
o seu melhor para delegar ou eliminar isso.
 Não urgente, mas importante: coisas para focar. Ao fazer isso, você terá
tarefas menos urgentes.
 Não urgente e não importante: coisas para ignorar ou eliminar.

A Matriz de Eisenhower não apenas ajuda você a gerenciar o

tempo gasto em cada tarefa que tem em mãos, mas também
fornece uma camada extra de consciência e clareza sobre o
que você deve e não deve fazer.

2. Análise de Pareto
Vilfredo Pareto foi um engenheiro, sociólogo, economista,
cientista político e filósofo italiano. Ele fez inúmeras
contribuições importantes para a economia.

Uma das observações famosas que ele popularizou é que o

poder e a riqueza não eram distribuídos em um padrão linear;
em vez disso, era um padrão invertido, onde uma pequena
porcentagem da população possuía a maioria da riqueza.
Além disso, ele viu o mesmo padrão em todos os lugares e em
todas as áreas.
 Na descoberta de Pareto, 20% da população possui 80% da riqueza.
 Em software, 80% dos erros e travamentos poderiam ser eliminados
corrigindo 20% dos bugs.
 Nos negócios, 20% dos produtos ou clientes geram 80% da receita.

E o mesmo princípio 80/20 se aplica à nossa produtividade:

20% das suas rotinas levam a 80% dos seus resultados; ao
mesmo tempo, 80% das falhas ou ineficiências são causadas
por 20% dos gatilhos ou maus hábitos.
Salvar
Para aumentar o valor e o impacto do seu tempo gasto, use o
Princípio de Pareto para analisar cada impacto que suas
rotinas criam e otimizá-las para que gerem o melhor e maior
resultado possível. Aqui está o processo de duas etapas (com
base na Regra 25/5 de Warren Buffet) que você pode seguir:
1. Faça duas listas. A primeira lista seria os 20 por cento das rotinas que
produziram 80 por cento dos resultados. Depois, faça outra lista dos 20% de
rotinas que levaram a 80% dos resultados indesejados ou ineficiências.
2. Concentre-se na primeira lista e elimine a segunda. Tente eliminar ou,
pelo menos, minimizar as rotinas destrutivas e concentre seu tempo e
energia nos 20% principais hábitos que levam a um bom progresso.

Vale ressaltar que você não deve analisar suas rotinas e

hábitos apenas com base na eficiência do ponto de vista da
gestão do tempo. Em vez disso, pense em como esses hábitos
afetam suas emoções e comportamento também, porque eles
desempenham um papel fundamental na melhoria de sua
produtividade.

3. Lei de Parkinson
Em 1955, um historiador e autor britânico, Cyril Northcote
Parkinson, fez uma declaração interessante. Ele observou que
o trabalho se expande para preencher o tempo disponível para
sua conclusão. Esta observação foi publicada pela primeira vez
no The Economist em 1955 e desde então republicada online.
Ele chamou isso de Lei de Parkinson.

Para Parkinson, a Lei de Parkinson se resume à essência do

que leva um dia inteiro para uma mulher ociosa escrever e
enviar um cartão postal, enquanto um homem ocupado leva
três minutos.

O esforço total da tarefa é idêntico, mas o tempo gasto para

encontrar um cartão postal, escrevê-lo, procurar o endereço,
etc. é a diferença entre uma pessoa que tem tempo e outra que
não tem.
Salvar
A ideia da Lei de Parkinson é dar a si mesmo restrições de
tempo para tudo o que você faz, mesmo que não seja
necessário. Esse prazo autoimposto servirá como um sinal
para você se concentrar no seu trabalho em vez de
procrastinar.
 Se você tem oito semanas para concluir um projeto, tente se forçar a
terminá-lo em seis semanas para poder começar mais cedo e ter mais tempo
para uma revisão.
 Se você acha que precisa de nove horas para escrever um artigo, tente
reservar seis horas.
 Se você normalmente leva duas horas para ler seus e-mails, tente terminá-
los em uma hora.

Um prazo apertado e autoimposto não apenas o força a sair da

procrastinação e a realmente fazer o trabalho, mas também o
força a encarar sua tarefa de forma criativa. Ao ter menos
tempo para concluir sua tarefa, você tem mais chances de
criar um sistema e um fluxo de trabalho melhores que o
tornarão mais eficaz e eficiente.

4. Técnica Pomodoro
A Técnica Pomodoro é um método de gerenciamento de tempo
inventado pelo engenheiro Francesco Cirillo no final da década
de 1980. Essa técnica usa um cronômetro para dividir o
trabalho em intervalos que incentivam pausas regulares e
reduzem o impacto de interrupções internas e externas.
Salvar
A Técnica Pomodoro é um conceito simples e útil:
 Antes de começar a trabalhar em qualquer coisa, decida a tarefa que você
quer realizar.
 Então, para cada 25 minutos que você trabalhar com foco total, faça uma
pausa de cinco minutos para se afastar do trabalho. Isso é contado como um
conjunto.
 Após o intervalo de cinco minutos, volte à tarefa e dedique-lhe total atenção
por mais 25 minutos.
 Repita essas séries até que a tarefa esteja concluída.
 Você também pode fazer uma pausa mais longa — de 15 a 25 minutos —
após três ou quatro séries de trabalho e repetir a rotina novamente.

Essa técnica funciona porque se adapta ao modo como nossa

energia e atenção funcionam. Em vez de trabalhar o tempo
todo como uma máquina, nossa energia sobe e desce muitas
vezes ao longo do dia. Fazer pausas regulares entre os
intervalos de trabalho é como apertar o botão de reset,
ajudando-nos a nos concentrar novamente em nossa tarefa (no
próximo intervalo) em vez de ceder às distrações.

Existem muitos programas de software criados com a

integração da técnica Pomodoro. No entanto, Cirillo incentiva
um método de baixa tecnologia, como usar um cronômetro
mecânico, lápis e papel. O ato físico de programar o
cronômetro e anotá-lo em um pedaço de papel pode ser um
excelente estímulo para estimular o foco e o fluxo.

5. A regra dos 2 minutos

Ao usar a abordagem rígida de gerenciamento de tempo, a
maioria das pessoas tenta aumentar sua produtividade com
motivações externas, punições cruéis e pura força de vontade.
O problema é que nosso cérebro é programado para ansiar por
gratificação instantânea e perfeição em vez de começar e fazer
coisas importantes.
Tentar se forçar a realizar uma tarefa só acrescenta mais
estresse e resistência a ela, o que faz você procrastinar ainda
mais. Da próxima vez que você sentir uma resistência imensa a
uma determinada tarefa, tente implementar a regra dos 2
minutos.
Salvar
A regra dos 2 minutos funciona com base em três regras
simples:
 Quando algo leva menos de dois minutos para ser concluído, faça-o
imediatamente.
 Quando algo leva mais de dois minutos para ser concluído, comece nos
primeiros dois minutos da tarefa e concentre-se apenas nisso.
 Quando estiver distraído, pare e pense por dois minutos antes de ceder aos
gatilhos que o distraíram.

A regra dos 2 minutos não é mágica. Para começarmos a fazer

algo, precisamos de uma energia de ativação maior que a
resistência à tarefa.

A regra dos 2 minutos diminui a resistência porque agora, em

vez de pensar nas grandes tarefas que você precisa fazer, você
se concentra apenas nos primeiros 2 minutos delas. Quando
você completar os dois primeiros minutos, o impulso o levará
adiante para terminar a tarefa inteira.

OUTRAS TÉCNICAS:

 1. Saiba como você gasta seu tempo

 2. Defina prioridades
 3. Use uma ferramenta de planejamento
 4. Organize-se
 5. Programe seu tempo adequadamente

 6. Delegar: Obtenha ajuda de outros
 7. Pare de procrastinar
 8. Gerencie os desperdiçadores de tempo externos
 9. Evite multitarefas
 10. Mantenha-se saudável
matriz de gerenciamento de tempo
A matriz de gerenciamento de tempo ajudará você a identificar em que você realmente gasta seu
tempo. É uma ferramenta particularmente útil se você quiser saber como priorizar trabalho, funções
pessoais, metas e compromissos.

Popularizada pelo falecido Stephen R. Covey, ela se baseia na ideia de que todo o seu tempo é gasto
em uma matriz de quatro quadrantes.

Você não pode alterar o tamanho desta matriz — esse é o tempo que você tem. Você pode alterar
significativamente o tamanho dos quatro quadrantes dentro da matriz de tempo.

A matriz é dividida nos seguintes quatro quadrantes:

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Quadrante 1 - Urgente e Importante

Quadrante das Necessidades - tarefas reativas que precisam ser feitas, geralmente no último minuto.
Crises, combate a incêndios e prazos iminentes são exemplos típicos.

O tempo gasto neste quadrante não pode ser evitado, mas pode ser reduzido significativamente se você
estiver preparado para passar mais tempo em...

Quadrante 2 - Importante, mas não urgente

Quadrante da Qualidade - tarefas proativas, muitas vezes habituais, que mantêm ou melhoram a
qualidade do seu trabalho e da sua vida. Este é o lugar onde você deve tentar passar mais tempo.

Quanto mais você expande esse quadrante, mais você reduz os outros três, particularmente as "pseudo-
emergências", que nunca deveriam ter se tornado assim.

Uma maneira útil de avaliar o que importa é explicada na teoria do pote de picles.

Exemplos incluem manter e construir relacionamentos, exercícios regulares, alimentação saudável ou

aprender novas habilidades.

Quadrante 3 - Urgente, mas não importante

O Quadrante da Enganaçāo - muitas pessoas foram para casa à noite se perguntando para onde foi todo
o tempo. Pois bem, estava aqui! É tão fácil se deixar levar por coisas que vão contra a regra 80-20.

Muitas reuniões, atividades populares e tarefas fáceis provavelmente são uma perda de tempo.
Alguns dos piores culpados? Outras pessoas! Como você lida com interrupções?

Então, como você lida com atividades que desperdiçam tempo?

1. Aprenda a ser assertivo e dizer "não".

2. Delegar trabalho.

Quadrante 4 - Nem urgente nem importante

O Quadrante do Desperdício - você sabe o que é e sabe quando esteve nele. O truque é saber quando
você está nela. Muitas vezes, começa como um momento de descanso (que é o Quadrante 2).

O ponto de virada acontece quando você passa muito tempo fazendo coisas sem sentido.

Perder tempo online, na TV e em conversas excessivamente longas são exemplos clássicos.

Perder tempo é inevitável, mas existem estratégias para mudar maus hábitos que ajudarão você a
desperdiçar menos. Você pode até aprender a desperdiçar bem o tempo.