Fluxograma

Fluxograma é a representação gráfica que apresenta a sequência de

um trabalho de forma analítica, caracterizando as operações, os
responsáveis e unidades organizacionais envolvidas no processo.
Analisando a bibliografia de Djalma temos os seguintes tipos de
fluxogramas:
• fluxograma vertical;
• fluxograma parcial ou descritivo; e
• fluxograma global ou de coluna.
O fluxograma vertical é, normalmente, destinado à representação de
rotinas simples em seu processamento analítico numa unidade
organizacional específica da empresa.
Como o próprio nome indica, ele é formado de colunas verticais: em
uma coluna são colocados os símbolos convencionais de operação,
transporte, arquivamento, demora e inspeção; em outra coluna, é
colocada a descrição do método atual; e, por último, uma coluna em
que consta o profissional ou unidade organizacional que executa a
operação.
O fluxograma parcial ou descritivo possui como aspectos básicos:
• descreve o curso de ação e os trâmites dos documentos;
• também é mais utilizado para levantamentos;
• é de elaboração um pouco mais difícil do que o fluxograma vertical;
• é mais utilizado para rotinas que envolvem poucas unidades
organizacionais.
Ainda, temos o fluxograma global ou de coluna, que é o tipo de
fluxograma mais utilizado pelas empresas. De maneira resumida,
seus aspectos básicos são:
• é utilizado tanto no levantamento quanto na descrição de novas
rotinas e procedimentos;
• permite demonstrar, com maior clareza, o fluxo de informações e
documentos, dentro e fora da unidade organizacional considerada; e
• apresenta maior versatilidade, principalmente por sua maior
diversidade de símbolos.
Outra cobrança em prova toma por base a bibliografia de Idalberto
Chiavenato,6 que considera os seguintes tipos de fluxogramas:
• fluxograma vertical;
• fluxograma horizontal; e
• fluxograma de blocos.
Fluxograma vertical – esse tipo de fluxograma é utilizado para a
construção de uma rotina ou procedimento, como auxiliar no
treinamento de pessoal e para aotimização do trabalho. Ele é
composto por colunas verticais e linhas horizontais.
Nas colunas verticais, encontram-se os símbolos (de operação,
transporte, controle, espera e arquivamento), os colaboradores
envolvidos, o espaço percorrido e o tempo necessário, conforme
demonstrado pela figura a seguir:

Fluxograma horizontal – em termos gráficos, o fluxograma

horizontal se diferencia do fluxograma vertical apenas na direção do
deslocamento da sequência, que, nesse caso, é horizontal,
mantendo-se os mesmos símbolos e convenções do fluxograma
vertical. Quanto ao objetivo, o fluxograma horizontal volta-se para a
análise das pessoas, em contraste com o foco na rotina, que é
enfatizado pelo fluxograma vertical.
Fluxograma de blocos – esse tipo de fluxograma objetiva
representar a sequência de atividades por meio de blocos encadeados
entre si. Possui um design não tabulado, permitindo que seu desenho
se adapte às necessidades de representações gráficas dos processos,
diferentemente do fluxograma vertical e horizontal, que são
tabulados. Por indicar diversas operações, como entradas, operações,
saídas, conexões, decisões e arquivamentos, esse tipo de fluxograma
é utilizado para estudos analíticos dos processos.
Arranjo Físico ou Layout
2.1. Conceito, Objetivos, Aspectos e Princípios
O arranjo físico, que é também conhecido como layout ou “planta
baixa”, : representa uma descrição física no plano horizontal. Araújo
(2006)9 considera que o arranjo físico deve ser estruturado a partir de
um estudo planejado de sistema de informações que permita se
relacionar com a distribuição de móveis, equipamentos e agentes. Por
isso, o layout se define pela posição que viabiliza, em um
determinado espaço físico, a realização das atividades e o fluxo de
agentes e de materiais.
Assim, podemos enumerar como objetivos do arranjo físico:
• proporcionar um fluxo de comunicações entre as unidades
organizacionais de maneira eficiente, eficaz e efetiva;
• proporcionar melhor utilização da área disponível da empresa;
• tornar o fluxo de trabalho eficiente;
• proporcionar facilidade de coordenação; proporcionar redução da
fadiga do funcionário no desempenho da tarefa, incluindo o
isolamento contra ruídos;
• proporcionar situação favorável a clientes e visitantes;
• ter flexibilidade ampla, tendo em vista as variações necessárias com
o desenvolvimento dos sistemas relacionados;
• ter flexibilidade em caso de modificações nas tecnologias dos
processos; e
• ter um clima favorável para o trabalho e o aumento da
produtividade. Portanto, a empresa pode decidir estudar seu arranjo
físico atual se estiverem ocorrendo alguns dos aspectos seguintes,
entre outros:
• demora excessiva no desenvolvimento dos trabalhos;
• excessivo acúmulo e concentração de pessoas e formulários;
• fluxo de trabalho inadequado;
• projeção espacial inadequada dos locais de trabalho, gerando
descontentamentos e baixa produtividade; e
• problemática na locomoção das pessoas em suas atividades
profissionais na
empresa (OLIVEIRA, 2006)10.
Ainda, quando do desenvolvimento do estudo de arranjo físico na
empresa, o analista deve considerar alguns princípios básicos,
entre os quais podem ser citados:
• as unidades organizacionais que têm funções similares e
correlacionadas devem ser colocadas perto umas das outras para
redução do tempo e distância de transporte;
• os grupos de serviços centrais, tais como Expedição e Recebimento
de Correspondência, Arquivo, Secretaria-geral etc., devem ser
localizados próximos às unidades organizacionais que os utilizam com
mais frequência;
• dentro de cada unidade organizacional, o trabalho deve seguir um
fluxo contínuo e para a frente, o mais próximo possível em linha reta;
• o mobiliário e os equipamentos devem ser arrumados em linha reta
ou em simetria, sendo que a colocação angular de mesas e cadeira –
cotovelo – deve ficar restrita ao pessoal de supervisão;
• deve-se evitar, sempre que possível, a colocação de postos de
trabalho frontais – frente a frente –, ou seja, os funcionários devem
ser alocados numa mesma direção;
• os padrões de espaço devem ser adequados às necessidades de
trabalho e de conforto dos funcionários lotados na unidade
organizacional;
• as mesas devem ser dispostas de modo que nenhum funcionário
fique, continuamente, voltado para uma fonte de luz intensa.
Sempre que possível, a iluminação deve atingir o posto de trabalho –
ligeiramente acima, à esquerda, se o funcionário for destro –, ou
atrás do funcionário. Essa consideração é válida para os casos mais
simples; entretanto, para uma análise global da empresa, é válido
contratar os serviços especializados de uma empresa específica;
• os móveis e equipamentos de tamanho uniforme e mesma marca
permitem maior flexibilidade no remanejamento do espaço, melhor
aparência estética, reduzindo, também, o custo de compra e
manutenção;
• as unidades que utilizam equipamentos que provocam ruídos podem
necessitar de certo isolamento, a fim de não perturbarem as outras
unidades ou funcionários;
• devem-se destinar salas ou compartimentos isolados para
funcionários cujo trabalho exija grande concentração ou tratamento
de assuntos sigilosos;
• as unidades organizacionais e/ou funcionários que mantêm contato
permanente com o público devem estar situados em local de fácil
acesso e isolados das demais unidades organizacionais e/ou dos
funcionários;
• os blocos grandes e retangulares de espaço facilitam o fluxo de
trabalho e permitem maior flexibilidade no remanejamento do
espaço;
• o conhecimento prévio da capacidade de suportar a carga de peso é
imprescindível para o estudo da localização de equipamentos
pesados;
• a instalação de equipamentos de combate a incêndio é necessária
em locais de concentração de material de fácil combustão e nas
demais dependências do edifício, segundo exigência legal; e
• deve-se evitar o recobrimento, com material refletor de luz – vidro
ou superfícies brilhantes –, dos tampos de mesa ou outro móvel
utilizado para trabalhos em que se escreve permanentemente.

RESUMO
Representações gráficas
• Organograma: representação gráfica de determinados aspectos da
estrutura formal de uma organização.
• Fluxograma: representação gráfica que apresenta a sequência de
um trabalho de forma analítica, caracterizando as operações, os
responsáveis e unidades organizacionais envolvidas no processo.
• Cronograma: gráfico que procura demonstrar o início e o término
(tempo) das diversas fases de um processo operacional.
• Funcionograma: gráfico que amplia as partes setoriais de um
organograma, possibilitando conhecer a interdependência das partes
componentes do organismo.
• Quadro de Distribuição do Trabalho (QDT): permite a
verificação do trabalho realizado individualmente pelos empregados
de uma unidade organizacional.
Arranjo físico ou layout
Representa uma descrição física no plano horizontal.
• Objetivos:
- proporcionar um fluxo de comunicações entre as unidades
organizacionais de maneira eficiente, eficaz e efetiva;
- proporcionar melhor utilização da área disponível da empresa;
- tornar o fluxo de trabalho eficiente;
- proporcionar facilidade de coordenação;
- proporcionar redução da fadiga do funcionário no desempenho da
tarefa, incluindo o isolamento contra ruídos; - proporcionar situação
favorável a clientes e visitantes;
- ter flexibilidade ampla, tendo em vista as variações necessárias com
o desenvolvimento dos sistemas relacionados;
- ter flexibilidade em caso de modificações nas tecnologias dos
processos; ter um clima favorável para o trabalho e o aumento da
produtividade.
• Tipos de arranjos físicos:
- layout em estação de trabalho (workstation) – as estações
contemplam a utilização de microcomputadores, com impressoras;
- layout em corredor – a sala de trabalho é limitada por paredes,
contendo certo número de pessoas que irão interagir entre si com
uma frequência muito maior do que com pessoas de outra sala;
- layout em espaço aberto – quase sempre ocupa todo um andar,
guardando-se, apenas, espaço para salas individuais das chefias ou
pessoal da supervisão;
- layout panorâmico – distingue-se da simples colocação de
divisórias. Não há paredes, no sentido convencional do termo;
- layout por processo (ou funcional) – trata-se de um processo
intermitente, em que os recursos (funcionários e equipamentos) são
organizados em torno do processo;
- layout por produto (ou linear) – quando os recursos produtivos
transformadores são localizados linearmente, de acordo com a melhor
conveniência do recurso que está sendo transformado;
- layout posicional (ou posição fixa) – movimenta os recursos
transformadores até os recursos transformados; - layout celular – os
recursos transformados, entrando na operação, são pré-selecionados
(ou pré-selecionam a si próprios) para se movimentarem para uma
parte específica da operação (ou célula), na qual todos os recursos
transformadores necessários a atender às suas necessidades
imediatas de processamento se encontram;
- layout híbrido (combinado ou misto) – são utilizados para que
se aproveitem as vantagens de dois ou mais arranjos físicos;
- layout de distribuição em canto – ocorre quando clientes ocupam
canto ou funcionários ocupam canto;
- layout de distribuição em “C” – pode ser clientes envolvendo
funcionários ou funcionários envolvendo clientes.
Técnicas de levantamento de dados e informações
• Observação pessoal: meio complementar de coleta de dados, ou
seja, não deve ser utilizado como um instrumento exclusivo nos
estudos organizacionais. É um meio de comparar as informações de
entrevistas e questionários com a realidade.
• Questionário: instrumento que tanto pode ser preparado em
formulário pré-impresso como no modo on-line, que permite
substancial redução de tempo para levantamento das informações
desejadas.
• Entrevista: as pessoas entrevistadas dão informações sobre
determinados assuntos por meio do diálogo.
Formulários e manuais administrativos
• Formulário: documento padronizado, estruturado segundo sua
finalidade específica.
Manual: todo e qualquer conjunto de normas, procedimentos,
funções, atividades, políticas, objetivos, instruções e orientações que
devem ser obedecidos e cumpridos pelos executivos e funcionários da
empresa.
Tipos
• Manual de organização – tem por finalidade enfatizar e
caracterizar os aspectos formais das relações entre os diferentes
departamentos.
• Manual de normas e procedimentos – objetiva descrever as
atividades que envolvem as diversas unidades organizacionais, bem
como detalhar como elas devem ser desenvolvidas.
• Manual de políticas e diretrizes – contém descrição detalhada e
completa das políticas que devem ser seguidas pelos executivos e
funcionários.
• Manual de instruções especializadas – agrupa normas e
instruções de aplicação específica a determinado tipo de atividade ou
tarefa.
• Manual do empregado – fornece orientações para o empregado
em seu primeiro dia de trabalho na organização.
• Manual de finalidade múltipla – manual único, que busca atender
aos vários aspectos considerados pela organização.