Teoria das Três Idades e Protocolo
• Teoria das três idades;
• Protocolo:
o Conceitos Iniciais;
o Recebimento;
o Registro;
o Autuação;
o Classificação;
o Distribuição;
o Expedição;
o Controle.
Teoria das três idades
A Teoria das três idades é, certamente, o tema mais importante para a
disciplina de Arquivologia. Além de haver muitas questões sobre este
assunto, ele é essencial para o entendimento de vários outros tópicos.
O período de vida útil de um documento, desde a sua criação até o seu
descarte ou guarda, é chamado de ciclo vital. É muito importante que haja
a devida atenção a este processo, uma vez que não é interessante que um
documento seja eliminado indevidamente antes de completar o seu
propósito, por exemplo.
O ciclo vital de um documento é composto por três períodos, como
podemos ver abaixo:
1º período: intervalo de tempo em que o documento é criado até ser
resolvido;
2º período: intervalo de tempo em que o documento é conservado
para eventuais questionamentos futuros, seja jurídico ou
administrativo, após ser resolvido;
3º período: intervalo de tempo em que o documento terá seu destino
final, podendo ele ser eliminado ou recolhido permanentemente (nos
casos de não poder ser eliminado).
Através da sequência acima, foi criada a Teoria das três idades, em que os
documentos de arquivos são classificados em relação ao seu estágio de
evolução. Desse modo, esses documentos podem pertencer às seguintes
idades:
• 1º idade: Corrente
Estes documentos correspondem àqueles que ainda estão sendo
resolvidos, possuindo valor primário. Esta idade também engloba
documentos que são consultados frequentemente e que são utilizados
de maneira constante. Desse modo, é importante que eles sejam
armazenados próximos ao seu local de uso.
• 2º idade: Intermediária
Os documentos presentes nesta idade também possuem valor primário,
sendo aqueles que já foram resolvidos, mas que aguardam a
sua prescrição, pois ainda podem ser questionados posteriormente.
Eles ficam à espera da sua eliminação ou recolhimento, não sendo
imprescindível que eles fiquem armazenados próximos aos locais de
trabalho, uma vez que não são utilizados constantemente, sendo até
aconselhável que eles sejam conservados em um local mais afastado para
não tumultuar o ambiente principal.
• 3º idade: Permanente
Já nesta idade, os documentos possuem valor secundário,
correspondendo àqueles que não podem mais ser questionados, pois
já perderam todo o seu valor administrativo, porém, também não
podem ser eliminados, pois possuem valor histórico. Desse modo, o
público-alvo desses arquivos são os pesquisadores.
FIQUE ATENTO: Nem todo documento chega à 3º idade, já que nem
todos possuem valor histórico, sendo eles eliminados após cumprirem o
seu papel administrativo.
Protocolo
Após a análise sobre a Teoria das Três Idades, entraremos agora no estudo
do Protocolo.
Conceitos Iniciais
A partir do momento em que um documento é criado, ele passa a ser
utilizado até ser resolvido. Durante a sua utilização, ele passa por vários
processos, circulando e sendo utilizado por diversas áreas até cumprir o
seu objetivo administrativo. A essa movimentação do documento durante a
sua utilização dá-se o nome de tramitação.
Como há uma grande quantidade de documentos sendo tramitados
simultaneamente em uma instituição, é necessário que haja um processo
de organização e controle para essa situação. Esse processo é chamado
de Protocolo.
IMPORTANTE: A atividade de protocolo é realizada em documentos que
ainda estão sendo resolvidos, desse modo, ela é apenas aplicada em
documentos CORRENTES.
Há algumas etapas a serem seguidas pelo setor de protocolo. Atualmente,
a tecnologia está cada vez mais avançada, sendo que muitas dessas
atividades são realizadas totalmente por meio eletrônico. Entretanto, há
lugares, principalmente nos órgãos públicos, em que muitas delas ainda
são realizadas de maneira manual e física.
As etapas do protocolo são:
• Recebimento;
• Registro;
• Autuação;
• Classificação;
• Distribuição;
• Expedição;
• Controle.
Recebimento
Esta é a primeira etapa do protocolo, correspondendo ao recebimento de
todo e qualquer documento que venha a dar entrada na empresa, sejam
eles externos ou internos. Ele geralmente é instalado na entrada da
instituição, com o intuito de facilitar os procedimentos na chegada de
documentos de fora da empresa.
Registro
Ao receber um documento, será realizado o seu registro no sistema da
empresa. Para isso, o setor de protocolo realiza a abertura desse
documento, fazendo a sua leitura e identificando os seus dados básicos,
os quais são chamados de metadados, como o seu assunto e a sua origem.
Através desta etapa de cadastro é que poderá haver o controle da
tramitação do documento, podendo determinar a sua localização, próximas
etapas, entre outras informações.
FIQUE ATENTO: Os documentos que possuem caráter sigiloso e
pessoal não serão registrados, pois não será permitido abri-los e coletar
suas informações, desse modo, eles serão encaminhados diretamente ao
seu destinatário. Assim, apenas os demais documentos, também
chamados de ostensivos, serão registrados.
Autuação
Esta etapa é exclusiva do Protocolo. Após serem registrados, os
documentos serão devidamente analisados, sendo que muitos deles
serão transformados em processos, por meio do procedimento
chamado autuação.
Desse modo, os documentos serão acondicionados em uma
pasta, carimbados, assinados e numerados, até que eles sejam
resolvidos. Após isso, eles receberão o nome de autos de processo, ou
apenas processo.
Por exemplo, caso um funcionário de um órgão público dê entrada em sua
aposentadoria, ele deverá entregar diversos documentos ao setor de
protocolo, sendo que eles serão transformados em um processo por meio
da autuação, sendo tramitados até serem resolvidos.
FIQUE ATENTO: Nem todos os documentos serão autuados. Alguns
deles, após o registro, serão apenas classificados e direcionados ao seu
destinatário.
Classificação
Após o registro e, se necessário, a autuação dos documentos, eles
serão classificados e separados de acordo com a
sua área ou assunto, para serem direcionados ao seu
correto destinatário.
Após essa separação, esses documentos serão expedidos ou distribuídos,
a depender do tipo de destinatário.
Distribuição
Após a sua classificação, caso o documento tenha como destinatário um
setor dentro da mesma instituição, a sua entrega será realizada por meio
da distribuição. Atente-se ao fato de que, mesmo que o setor esteja
localizado em outro prédio, cidade ou estado, mas que seja pertencente à
mesma instituição, será dado o nome de distribuição.
Geralmente, quando a entrega dos documentos ao destinatário por meio
da distribuição é realizada pela própria empresa, são utilizados os
chamados “malotes”.
Expedição
Já a expedição é a entrega dos documentos para destinatários externos,
ou seja, aqueles que não fazem parte da estrutura da instituição.
De maneira similar, mesmo que o destinatário externo esteja localizado no
mesmo prédio da instituição remetente, a entrega será denominada de
expedição.
PARA FIXAR:
Distribuição: envio para a mesma instituição (destinatário interno);
Expedição: envio para uma diferente instituição (destinatário externo).
Controle
É muito importante que toda a tramitação dos documentos
seja controlada, de modo a identificar se ele está tendo um correto
andamento, se está paralisado, onde ele está localizado, se já foi finalizado,
entre outras informações. Esse mecanismo é chamado de controle e
também faz parte do protocolo.
1 )Na gestão de documentos, produção e fluxo documental se referem às atividades e procedimentos
que implicam na produção-criação, recepção, protocolo, trâmite e acompanhamento dos documentos. O
serviço de protocolo compreende um conjunto de operações que:
gb== possibilita o controle do fluxo documental no órgão-instituição, viabilizando a recuperação e o
acesso à informação.
2) Em determinado conselho profissional foi instaurado processo administrativo devido à infração
cometida por um profissional; no decorrer das fases processuais, a notificação será encaminhada,
podendo ser realizada de um ou mais meios a seguir: por carta para o endereço do domicílio do indivíduo
e com aviso de recebimento; por e-mail para o endereço indicado em seu registro, sendo necessário
confirmação de recebimento; por mandado assinado pelo representante julgador, a ser entregue por
funcionário do Conselho; por aplicativo de mensagem, sendo necessário confirmação de recebimento; e,
por edital, que deve ser publicado em jornal de grande circulação regional ou na imprensa oficial, estadual
ou federal. “Diante do exposto, o envio da notificação ao profissional corresponde à atividade do Protocolo
de ____________ e ____________ de documentos.” Assinale a alternativa que completa correta e
sequencialmente a afirmativa anterior.
gb === Distribuição / Expedição
