Sistema eletrônico de Informações
Assinaturas
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Assinaturas
Enquanto não for assinado eletronicamente, um documento produzido no
sistema é considerado uma minuta e só pode ser visualizado por usuários da
unidade elaboradora, ainda que o processo esteja aberto para outras unidades.
estiver como minuta, é possível sua visualização por usuários de outras
unidades por meio de Bloco de Reunião (apenas visualização, não permite
alterar nem assinar a minuta).
O uso do Bloco de Assinatura permite que usuário de unidade diferente da
elaboradora do documento possa visualizar, editar e assinar o documento.
O Bloco de Reunião possibilita que uma unidade disponibilize processos para
conhecimento de outras unidades, sem a necessidade de que essas unidades
tenham uma atuação formal sobre o processo, para serem discutidos em
reuniões ou decisão colegiada. É uma forma de visualizar minutas de
documentos em unidades diferentes da geradora (para saber mais sobre
blocos, consulte: Acompanhamento Especial, Blocos Internos e Assinaturas por
Usuários de outras Unidades).
Os blocos de reunião permitem a inclusão de um ou mais processos. Na tela
Controle de Processos, basta clicar na caixa de seleção ao lado do número dos
processos a serem incluído no bloco:
Deve-se clicar no ícone . O sistema abrirá a tela “Selecionar Bloco”
com um quadro que mostra todos os blocos de reunião e blocos internos
abertos na unidade. Note-se que os blocos de reunião recebidos de outras
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Diretoria de Valorização e Desenvolvimento de Pessoas
Endereço: Av. Otávio Mangabeira, 6929 – 1º. Andar - Boca do Rio Tel.: (71) 3115-1536
Salvador – BA 41706-690
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unidades e os blocos disponibilizados não aparecem nessa tela. Ao selecionar
uma ou mais opções disponíveis e clicar no botão , os processos serão
incluídos no(s) bloco(s) selecionado(s):
Para se criar um novo bloco de reunião, é necessário selecionar a opção “Novo
Bloco de Reunião” na tela acima. Será aberta a tela a seguir, onde deverá ser
inserida a descrição desejada para o bloco de reunião e as unidades para
disponibilização:
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Ao salvar informações, o sistema retorna para a tela anterior. Basta clicar em
e os processos selecionados serão automaticamente inseridos no novo
bloco:
É possível incluir anotações nas linhas do quadro, correspondentes a cada
processo pertencente ao bloco. É só clicar no ícone , da coluna
“Ações”, inserir a informação desejada e salvar:
Para que as minutas de um ou mais processos possam ser visualizadas por
usuários de outras unidades, é necessário disponibilizar o bloco.
No menu principal, deverá ser selecionada a opção “Blocos de Reunião”. O
sistema abre uma tela com a relação de todos os blocos de reunião da
unidade: abertos, disponibilizados a outras áreas e também os recebidos.
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Deverá ser selecionado o ícone na coluna “Ações”. Um bloco
disponibilizado não deverá ser editado ou receber outros processos até que as
unidades de destino devolvam o bloco:
No entanto, é possível cancelar a disponibilização de um bloco de reuniões,
fazendo uso do ícone :
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No exemplo a seguir, uma unidade disponibiliza um bloco, reunião para outra
unidade. Ainda que o processo não esteja aberto para a unidade de destino do
bloco, todas as minutas produzidas pela unidade disponibilizadora ficarão
visíveis para a destinatária do bloco. As minutas produzidas em outras
unidades, que não estejam envolvidas na operação, permanecerão
indisponíveis.
Vejamos agora, duas dicas muito importantes. Vamos lá!
1. O bloco de reunião não gera o envio do processo. Significa que não
aparecerá a informação de que o processo está aberto para as unidades às
quais o bloco foi disponibilizado (na tela do processo).
2. Quando um processo de um bloco de reunião é anexado a outro processo,
as minutas deixam de ser visualizadas.
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É possível a assinatura digital no sistema, fazendo uso de login e senha ou
token. Para assinar, deve-se clicar no documento, na árvore do processo e
selecionar o ícone . Um documento pode ter tantas assinaturas
quantas forem necessárias.
A assinatura será feita selecionando-se a função na barra de rolagem do
campo “Cargo/Função” e preenchendo-se o campo “senha” ou via token. A
assinatura digital será exibida na parte final do documento. Também é possível
obter informações sobre as assinaturas clicando no ícone da caneta
:
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Pode acontecer de um usuário, por força do exercício de uma função,
necessitar assinar documentos em sua unidade, atribuindo ora seu cargo, ora
sua função. Nesse caso, bastará fazer a devida seleção na barra de rolagem
do campo “Cargo/Função” e assinar o documento.
1. Quando se tratar de documento preparatório, sugere-se que esse seja
assinado somente quando aprovado em sua totalidade e por todas as
autoridades competentes. E seja assinado primeiro pela instância superior,
pois, em regra, ficará visível para qualquer usuário após a primeira assinatura.
2. Quando for necessário efetuar mais de uma assinatura em um documento
produzido no sistema por usuários da mesma unidade, basta atribuir o
processo ao usuário que realizará a assinatura.
3. Um documento gerado no sistema poderá receber assinatura digital de
usuários de unidade diferente da elaboradora. Essa operação é realizada por
meio da inclusão de documentos em bloco de assinatura (para saber mais
sobre blocos de assinatura, consulte: Assinaturas por Usuários de outras
Unidades).
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Para os documentos externos, é disponibilizada a opção “Assinar Documento”.
Como regra geral, documentos externos são assinados somente por usuários
da unidade que os incluiu no processo, podendo haver mais de uma
assinatura. Documentos externos não podem ser inseridos em blocos de
assinatura e também não podem ser liberados para assinatura por usuário
externo.
Quando o documento externo for oriundo de digitalização de original em
suporte papel, sua assinatura eletrônica tem como principal objetivo atender à
Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, especialmente quanto aos dispositivos
abaixo:
Art. 1º A digitalização, o armazenamento em meio eletrônico, óptico ou
equivalente e a reprodução de documentos públicos e privados serão
regulados pelo disposto nesta Lei. Parágrafo único. Entende-se por
digitalização a conversão da fiel imagem de um documento para código digital.
[...]
Art. 3º O processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a
integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do
documento digital, com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da
Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP – Brasil. Parágrafo único. Os
meios de armazenamento dos documentos digitais deverão protegê-los de
acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados.
Art. 4º As empresas privadas ou os órgãos da administração pública direta ou
indireta que utilizarem procedimentos de armazenamento de documentos em
meio eletrônico, óptico ou equivalente deverão adotar sistema de indexação
que possibilite a sua precisa localização, permitindo a posterior conferência da
regularidade das etapas do processo adotado. [...]
Art. 6º Os registros públicos originais, ainda que digitalizados, deverão ser
preservados de acordo com o disposto na legislação pertinente. (grifos
nossos).
É possível visualizar as assinaturas de um documento externo acessando a
opção na tela do documento:
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O SEI permite que documentos sigilosos sejam editados e assinados por
usuários de outras unidades, por meio de concessão de credenciais de
assinatura. Uma credencial de assinatura é uma permissão dada ao usuário
para visualizar, modificar e assinar um documento (para saber mais sobre
níveis de restrição de acesso, consulte: Processos com Restrição de Acesso).
Para atribuir uma credencial de assinatura, o usuário gerador de um
documento sigiloso deve selecionar a opção na tela do
documento.
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Deve preencher o campo “Conceder Credencial de Assinatura para” com nome
de usuário cadastrado no sistema. O SEI abrirá a opção “Conceder” (se o
sistema não reconhecer o usuário, não mostrará a opção conceder e a
operação não será completada). Ao clicar na opção, é mostrado um quadro
com as credenciais de assinatura concedidas.
Na mesma tela, é possível conceder credenciais para outros usuários. Por
meio da coluna “Ações” do quadro com a lista de credenciais, é possível
“Cassar a Credencial de Assinatura” (retirar a permissão do usuário):
Um usuário que recebeu uma credencial de assinatura pode visualizar o ícone
ao lado do número do processo na tela “Controle de Processos”.
Ao selecionar o processo, o sistema abre a janela “Credencial de Acesso” (ao
credenciar a assinatura, a credencial de acesso é concedida automaticamente).
O usuário deverá preencher o campo “Senha” e o sistema abrirá a tela do
processo.
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Para assinar o documento, o usuário verificará o lado do documento a ser
assinado, na árvore de documentos, o ícone “Documento com Credencial de
Assinatura”. Deve-se clicar no documento com credencial e o documento será
assinado normalmente:
A seguir, veremos uma dica muito importante:
1. Não é necessário enviar o processo para a unidade do usuário com
credencial para assinatura de documento sigiloso.
O “Bloco de Assinatura” é a funcionalidade utilizada para que um documento
seja assinado por um ou mais usuários de unidades diferentes da unidade
elaboradora. O bloco permite a assinatura simultânea de vários documentos,
com ou sem visualização de seus conteúdos. No entanto, não é possível
disponibilizar bloco de assinatura para a unidade geradora do processo. Nesse
caso, o processo deverá ser atribuído para o usuário que realizará a
assinatura. Também é possível assinar documentos de um bloco de assinatura
antes da disponibilização (para saber mais sobre como assinar documentos de
um bloco por pessoas da mesma unidade, consulte: Assinar Documentos em
Bloco de Assinatura, dica 1).
Diferentemente dos blocos internos e blocos de reunião, serão incluídos
documentos para assinatura em blocos e não, processos, embora o sistema
permita a visualização dos processos onde estão incluídos os documentos do
bloco (para saber mais sobre blocos, consulte: Acompanhamento Especial,
Blocos Internos, Bloco de Reunião e Assinaturas por Usuários de outras
Unidades).
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É possível incluir em um bloco de assinatura vários documentos de um
processo ou de vários processos de uma unidade. Também é possível
disponibilizar o bloco para várias unidades.
Para criar um bloco de assinatura, deve-se clicar no documento de um
processo e selecionar o ícone na barra de menu do documento:
O sistema abre a tela “Incluir em Bloco de Assinatura”. Exibe um quadro com a
relação de documentos daquele processo que podem ser incluídos em bloco
de assinatura. Devem ser selecionados os documentos a serem incluídos e
selecionar um dos blocos disponíveis na barra de rolagem da opção “Bloco”, ou
clicar em “Novo” para criar um bloco.
Ao selecionar a opção “Novo”, o sistema abre a tela “Novo Bloco de
Assinatura” onde deverá ser preenchido o campo “descrição” e informadas as
unidades para disponibilização do bloco.
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Ao salvar informações, o sistema retorna para a tela anterior e disponibiliza o
bloco criado na barra de rolagem do campo “Bloco”. Deverão ser selecionados
os documentos da lista e clicar na opção incluir.
Ainda na tela que vimos na página anterior, é possível selecionar a opção “Ir
para Blocos de Assinatura”. O sistema exibirá um quadro contendo a relação
de todos os blocos de assinatura da unidade.
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• O ícone serve para possibilitar a assinatura dos documentos do
bloco para usuários da unidade geradora, antes da disponibilização.
• O ícone permite a visualização de
documentos do bloco.
• O ícone permite a disponibilização do bloco para as
unidades em que determinados usuários deverão assinar documentos
do bloco.
• O ícone serve para concluir blocos de assinatura que foram
assinados, foram retornados e, portanto, já concluíram o seu propósito.
• O ícone permite alterar dados do bloco de assinatura, tais como
número, descrição e unidades de disponibilização.
• O ícone serve para excluir blocos de assinatura que não
possuam documentos incluídos.
• Após disponibilizar o bloco, é possível acompanhar a assinatura dos
documentos por meio do ícone .
O sistema mostra um quadro com a relação de documentos do bloco e as
respectivas assinaturas.
Para assinar documentos em um bloco de assinaturas, os usuários da unidade
de destino do bloco devem selecionar a opção “Blocos de Assinatura” no menu
principal:
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O próximo passo é verificar os blocos de assinatura disponibilizados para a
unidade (aparecerá a indicação “disponibilizado” na linha do bloco).
Basta clicar no ícone e todos os documentos serão assinados
de uma vez.
Também é possível visualizar o conteúdo de cada documento que deverá ser
assinado ao clicar no ícone .
Ao abrir o quadro do bloco de assinaturas, estarão organizados por colunas os
links de cada documento e de cada processo.
Ao clicar no link, abre-se outra página que disponibilizará a visualização do
documento, mantendo aberta a página que contém o quadro do bloco.
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Para assinar documento a documento, basta acessar a página anterior e clicar
no ícone . Caso seja preferível visualizar documento a
documento e assinar vários de uma vez, também é possível clicar em cada link
(várias páginas serão abertas, mostrando cada documento) e retornar à página
que contém o quadro do bloco, clicar na caixa de seleção dos documentos que
se deseja assinar e clicar na opção .
Abrirá uma janela mostrando os dados da pessoa logada no sistema e
solicitando o preenchimento do campo “senha” ou uso de certificado digital. Ao
efetuar o procedimento, os documentos serão assinados.
Vejamos agora, algumas dicas muito importantes:
1. Embora não seja possível disponibilizar um bloco de assinatura para a
unidade geradora, o sistema dá a opção de assinatura antes da
disponibilização do bloco (também com um só clique). Essa opção pode ser útil
quando houver muitos documentos para serem assinados por um mesmo
usuário, por exemplo, no caso de duplicação de processos (para saber mais
sobre duplicar processos, consulte: Duplicar Processo). O ícone
indica que a opção de assinatura do bloco está disponível
também para usuários da unidade:
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2. É possível a inclusão de um único documento em vários blocos de
assinatura.
3. É possível adicionar documentos de processos diferentes em um bloco de
assinatura.
Créditos
Curso construído com base no manual do Sei disponibilizado pelo projeto
"ENAP sem Papel".
O Sei - Sistema Eletrônico de Informações foi desenvolvido pelo TRF4.
A primeira versão do Manual do Usuário do SEI, que serviu de base para a
construção deste curso foi elaborada conjuntamente pelos seguintes órgãos,
colaboradores do projeto Processo Eletrônico Nacional do Governo Federal:
Licença Padrão ENAP: É permitida a reprodução e a exibição para uso
educacional ou informativo, desde que respeitado o crédito ao autor original e
citada a fonte (http://www.enap.gov.br). Permitida a inclusão da obra em
Repositórios ou Portais de Acesso Aberto, desde que fique claro para os
usuários esses “termos de uso” e quem é o detentor dos direitos autorais, a
Escola Nacional de Administração Pública (ENAP). Proibido o uso comercial.
Permitida a criação de obras derivadas, desde que respeitado o crédito ao
autor original. Essa licença é compatível com a Licença Creative Commons
(by-nc-sa).
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