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Sistema eletrônico de Informações

Operações básicas com processos

Trabalho colaborativo
____________________________________________________________________________

Por padrão, os documentos são agrupados automaticamente em pastas (20

documentos por pasta) e sempre serão exibidos os documentos da pasta em aberto,
ou seja, que ainda não atingiu o limite de documentos.

Todos os documentos do processo são organizados por ordem de inclusão, na vertical,

em um modo de visualização denominado “árvore de documentos do processo”:

Analisando a árvore de documentos do processo é possível informar quantos

documentos foram anexados ao processo.

Processos que, por sua natureza, comportem grande volume de documentos

apresentam seus conteúdos aglutinados em pastas, de modo que sempre fiquem
visíveis os últimos documentos inseridos.

Essa aglutinação não pode ser confundida com “Volume de Processo”, que é típico de
processos em suporte físico, não existente em processo eletrônico.

Para a abertura de um processo, deve ser selecionada a opção “Iniciar Processo” no

menu principal:

Na tela “Iniciar Processo”, será escolhido o tipo de processo desejado. Os tipos mais
usados ficam em destaque assim que a tela é aberta.

Para outros tipos, deve ser selecionado o ícone ao lado de “Escolha o

Tipo de Processo”. Já, para voltar à tela anterior, deverá ser selecionado o ícone
.

Universidade Corporativa do Estado da Bahia

Diretoria de Valorização e Desenvolvimento de Pessoas
Endereço: Av. Otávio Mangabeira, 6929 – 1º. Andar - Boca do Rio Tel.: (71) 3115-1536
Salvador – BA 41706-690
____________________________________________________________________________

Estão disponíveis os campos: “Protocolo”, “Especificação” (opcional), “Classificação

por Assuntos”, “Interessados” (opcional), “Observações desta unidade” (opcional) e
seleção do “Nível de Acesso”.

Quando se tratar de um novo processo, deve – se deixar marcada a opção

“Automático”. Assim, o próprio fornecerá seu número único:

Caso contrário, deverá ser selecionada a opção “Informado”. Nesse caso,

automaticamente será disponibilizado um campo para que seja inserido o número de
processo e sua data de autuação original:

Com exceção dos campos “Protocolo informado” e “Data de Autuação”, o sistema

permite que todos os demais dados de cadastro do processo sejam alterados
posteriormente por meio do ícone (tela do processo), inclusive o Tipo de
Processo.

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O campo “Especificação” permite a inclusão de 50 caracteres e é utilizado para

acrescentar informações que diferenciem processos de um mesmo tipo. Essas
informações ficam visíveis ao passar o cursor sobre o número do processo na tela
“Controle de Processos”, juntamente com o Tipo de Processo:

O campo “Classificação por Assuntos” é automaticamente preenchido e não deve ser

alterado sem que o fato seja informado aos responsáveis pela gestão documental.

O campo “Interessados” deve ser preenchido com a denominação de pessoa física ou

jurídica que tenha interesse sobre o mérito do processo. O campo permite a inclusão
de vários interessados.

“Observações desta unidade” é um campo de livre preenchimento, onde devem ser

inseridas informações adicionais que facilitem a identificação de um processo e a sua
recuperação. As informações desse campo só poderão ser recuperadas, na pesquisa,
pela unidade que as inseriu.

Seleção do “Nível de Acesso” é obrigatória para a abertura de um processo. Mesmo

assim, é possível alterar o nível de acesso de um processo posteriormente por meio do

ícone , disponível na tela do processo (para saber mais sobre o nível

de restrição de acesso adequado, consulte: Restrição de Acesso).

Vejamos agora, algumas dicas muito importantes:

1. Embora o sistema não exija o preenchimento dos campos “Especificação”,

“Interessados” e “Observações desta unidade”, esses campos são importantes para a
pesquisa de documentos no sistema, sendo desejável a adoção de padrões de

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preenchimento pelas unidades (para saber mais sobre a funcionalidade de pesquisa,

consulte: Métodos de Pesquisa).

2. O ideal é que a opção de inserção manual do número de protocolo de um processo

seja utilizada somente para os casos de processos gerados fora da entidade ou
processos criados antes da implantação do SEI.

3. O processo recém-aberto é automaticamente atribuído ao usuário que o abriu e

será mostrado no grupo de processos à direita da tela “Controle de Processos” (coluna
“Gerados”).

4. Só podem ser efetuadas modificações no cadastro do processo por meio do ícone se

o processo estiver aberto na unidade. Quando não aberto na
unidade, o ícone é alterado automaticamente para .

5. A inclusão de um novo tipo de processo deverá ser solicitada à unidade responsável

pela gestão documental.

Um processo só pode ser aberto se estiver categorizado em um tipo disponível na tela

“Iniciar Processo”.

Essa tela contém os tipos de processos nos quais os documentos serão incluídos, tendo
em vista que no somente é permitida a tramitação de processos.

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É possível alterar o tipo de um processo em trâmite. Basta selecionar o número na tela

“Controle de Processos”. O sistema abrirá a tela do processo. Deverá ser selecionado o
ícone .

Na tela “Alterar Processo”, deverá ser selecionada uma das opções disponíveis na
barra de rolagem do campo “Tipo de processo”. As informações devem ser salvas.

1. A troca de tipo de processo pode ser efetuada em qualquer unidade na qual o

processo esteja aberto.

2. A alteração de tipo de processo não fica disponível ao visualizar o andamento do

processo; por isso, a alteração pode ser registrada selecionando-se o ícone

e descrevendo as alterações no campo “Descrição”.

Nesse caso, é preciso certo cuidado porque as informações não podem ser editadas
depois que são salvas (para saber mais sobre histórico de operações de um processo,
consulte: Verificar o Histórico de Modificações).

Processos e documentos sigilosos são indicados por meio do ícone

ao lado dos respectivos números (árvore do processo).

Processos e documentos restritos são indicados por meio do ícone ao

lado dos números.

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O SEI permite que processos sigilosos tenham acompanhamento de trâmites usuário a

usuário, desde que credenciados para acesso. Os usuários podem ser da unidade
geradora ou de outras unidades.

Para atribuir uma credencial de acesso, o usuário gerador do processo sigiloso deve

selecionar a opção na tela do processo. Deve preencher o

campo “Conceder Credencial de Acesso para” com nome de usuário já cadastrado no
sistema.

Caso o usuário possa se logar em mais de uma unidade, o abre outro campo onde
deve ser informada a unidade do usuário (se o sistema não reconhecer o usuário, não
abrirá o campo para preenchimento da unidade e a operação não será completada).

Ao selecionar a unidade na barra de rolagem, o sistema abre a opção “Conceder”. Ao

clicar na opção, é mostrado um quadro com as credenciais de acesso concedidas.

Na mesma tela, é possível conceder credenciais para outros usuários. Também é

possível “Cassar a Credencial de Acesso” (retirar a permissão do usuário) por meio da
coluna “Ações” do quadro com a lista de credenciais.

Um usuário que recebeu uma credencial de acesso a um processo sigiloso o visualizará

com um fundo colorido.

Ao selecionar o processo, o sistema abre a janela “Credencial de Acesso”.

O usuário deverá preencher o campo “Senha” e o sistema abrirá a tela do processo.

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Ao informar a sua senha, você verá a tela abaixo:

Nessa tela estarão disponíveis os ícones “Gerenciar Credenciais de Acesso” e

“Renunciar Credenciais de Acesso” . O primeiro permite que o usuário, que
recebeu a permissão, conceda credencial de acesso para outro usuário. O segundo
permite renunciar à credencial com um só clique, basta confirmar a operação.

Ao renunciar a uma credencial, o processo desaparece da tela “Controle de

Processos”.

Não é necessário enviar o processo para a unidade do usuário com credencial para
acesso.

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Vejamos abaixo, algumas dicas muito importantes:

1. Um processo sigiloso não pode ser incluído em blocos ou em acompanhamento

especial (para saber mais sobre blocos, consulte: Acompanhamento Especial, Blocos
Internos, Bloco de Reunião e Assinaturas por Usuários de outras Unidades).

2. Processos sigilosos não podem ser anexados a outros processos. No entanto,

permitem ser relacionados a outros processos. Nesse caso, só ficam visíveis para os
usuários que possuem acesso a eles. Outros usuários não conseguem visualizar um
processo sigiloso relacionado (para saber mais sobre relações entre processos,
consulte: Relações entre Informações).

3. Processos sigilosos permitem referência somente a documentos do próprio

processo (para saber mais sobre a inserção de links, consulte: Referenciar Documentos
ou Processos).

4. Processos sigilosos não são computados nas pesquisas disponíveis por meio do
menu “Estatísticas”.

5. Ao acessar o ícone na tela de “Controle de

Processos”, é possível verificar um quadro com a lista de processos sigilosos com
permissão de acesso para o usuário. Caso não exista nenhum, o ícone não fica visível.

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A conclusão do processo em uma unidade não acarreta a conclusão nas demais

unidades nas quais esteja aberto.

O processo pode ser concluído na unidade por dois motivos:

a. a unidade concluiu sua etapa no processo, ou seja, não há mais nenhuma ação a ser
tomada por parte da unidade, não obstante poder continuar aberto em outras
unidades;

b. o processo já alcançou o seu objetivo em todas as unidades e deverá ser concluído

na última unidade em que estiver aberto.

Para efetuar a conclusão, é necessário clicar no número do processo e selecionar o

ícone e confirmar a operação.

Também é possível concluir mais de um processo ao mesmo tempo, selecionando a

caixa de seleção dos processos desejados na tela “Controle de Processos” e clicando
no ícone “Concluir Processos Nesta Unidade”.

Quando não houver mais nenhuma ação no processo por parte da unidade, essa
deverá enviá-lo para unidade de destino ou concluí- lo.

É fundamental que sejam fechados os processos cuja ação já foi concluída. Caso
contrário, para fins de estatística, o tempo em que ele permanecer aberto
desnecessariamente na unidade será computado como se o processo estivesse em
andamento.

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Vejamos abaixo, algumas dicas importantes:

1. O envio de um processo para outra unidade sem selecionar a opção

possui o mesmo efeito da conclusão do processo para a

unidade que efetua o envio.

2. Um processo concluído em uma unidade pode ser recuperado a qualquer tempo por
meio da pesquisa, fazendo uso das funcionalidades “Acompanhamento Especial” e/ou
“Blocos Internos” ou pelo menu “Estatísticas” (para saber mais sobre tais
funcionalidades, consulte: Métodos de Pesquisa, Acompanhamento Especial, Blocos
Internos e Medições de Desempenho).

3. Caso um processo possua anotações ao ser concluído, as anotações serão

automaticamente recuperadas se houver a reabertura do processo na unidade que
efetuou a conclusão (para saber mais sobre anotações, consulte: Inserir Anotações).

É permitido reabrir o processo por meio do ícone (tela do processo).

O sistema automaticamente atribui o processo para o usuário que efetuou a operação.

Somente é possível reabrir um processo que já tenha passado pela unidade em que a
operação é efetuada. Após envio para outra unidade, o processo poderá ser reaberto a
qualquer momento nas unidades por onde ele tramitou.

Não é necessário solicitar novo trâmite.

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Para o caso de processos abertos indevidamente, é possível a exclusão pela unidade

geradora, por meio do ícone . Esse ícone só fica visível nas telas de
processos e de documentos quando a operação estiver habilitada.

Para o caso de processos abertos indevidamente, que já tenham andamento em outras

unidades, a funcionalidade a ser utilizada é a anexação de processos (para saber mais
sobre anexação de processos, consulte: Anexar Processos).

A exclusão de processos só é permitida, observadas as seguintes regras:

a. o processo não poderá ter andamento aberto em outra unidade além da

geradora: o simples envio para outra unidade impossibilita a exclusão, mesmo
que não tenha ocorrido acesso;
b. o processo não poderá ter documentos;
c. o processo possui documentos externos e/ou gerados no sistema que podem
ser excluídos: permite que sejam efetuadas as exclusões de todos os
documentos e, depois, a do processo (para saber mais sobre exclusão de
documentos, consulte:
d. Excluir Documentos).

Vejamos abaixo, algumas dicas importantes:

1. Caso um processo seja enviado para outra unidade, ainda que não tenha havido
acesso na unidade de destino do processo, ainda que não possua documentos, ainda
que seja mantido aberto na unidade atual e embora o ícone permaneça
visível, terá a exclusão do processo impedida pelo sistema.

2. Processos excluídos não são recuperados pela funcionalidade de pesquisa ou pelo

menu “Estatísticas da Unidade”.

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or meio do ícone (tela do processo), é possível converter um

processo em um arquivo em formato PDF. Além dos documentos gerados
internamente, o sistema processa e gera PDF a partir de alguns formatos aceitos. O
usuário tem a opção de gerar o PDF de todos os documentos possíveis ou de
selecionar os documentos que deseja converter.

O sistema não converterá formatos de imagem, som, arquivos compactados,

documentos cancelados e minutas de documentos de outras unidades.

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Trabalho colaborativo

A tela “Controle de Processos” organiza todos os processos abertos na unidade em

dois grupos. O primeiro apresenta os processos recebidos e o segundo apresenta os
processos gerados na unidade.

O recebimento de processo ocorre quando o usuário clica sobre o registro que aparece
em vermelho.

O SEI registra automaticamente no andamento do processo a hora, a unidade e o login

do usuário que recebeu o processo.

É possível a atribuição do processo para um usuário específico dentro da unidade,

ainda que isso não impeça a edição por outro usuário da mesma unidade.

Os processos atribuídos a uma pessoa aparecem com o devido login em destaque, ao

lado do número do processo.

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Para efetuar a atribuição, deve-se clicar na caixa de seleção ao lado do número do

processo ou processos a serem atribuídos. Deve ser selecionado o ícone .

Na tela seguinte, deve ser selecionado o nome do destinatário na barra de rolagem do

campo “Atribuir para”. As informações devem ser salvas.

Ao se clicar em “Ver processos atribuídos a mim”, a tela “Controle de Processos”

apresentará apenas os processos atribuídos ao usuário logado:

Caso não haja nenhum processo atribuído ao usuário, a tela não listará nenhum
processo. Para voltar à tela anterior, basta clicar em “Ver todos os processos”:

Para saber como está a distribuição dos processos da unidade para um usuário
específico, basta clicar no login do usuário na tela de “Controle de Processos”:

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Ainda nessa tela, é possível redistribuir os processos atribuídos ao usuário, ao

selecionar a caixa de seleção ao lado dos números dos processos que deverão ser
redistribuídos, selecionar um dos usuários disponíveis na barra de rolagem do campo
“Atribuir para” e clicar no botão “salvar”.

Vejamos abaixo, algumas dicas importantes:

1. Embora seja possível atribuir vários processos por vez, só é possível atribuir o
processo para um usuário de cada vez.

2. Processos com o número em vermelho não possuem atribuição porque o sistema

não permite que sejam atribuídos processos durante o envio de uma unidade para a
outra, exceto no caso de processos sigilosos.

Um processo pode ser enviado para outra unidade e permanecer aberto na atual.
Também pode ser enviado para várias unidades concomitantemente. Desse modo, é
possível a edição e verificação de atualizações em mais de uma unidade ao mesmo
tempo.

Quando um processo é enviado sem ser mantido aberto na unidade atual, deixa de ser
visualizado na tela “Controle de Processos”.

Para efetuar o envio, é necessário clicar no número do processo ou na caixa de seleção

ao lado do número. Deve ser selecionado o ícone . Na tela seguinte,
deverão ser informadas as unidades de destino do processo.

Essa tela também disponibiliza as opções: “Manter processo aberto na unidade atual”,
“Remover anotação” (permite remover a anotação quando o processo for devolvido),
“Enviar e-mail de notificação” (permite enviar um e-mail com texto não editável a
todos os usuários cadastrados na unidade de destino do processo, avisando do envio)
e a opção “Retorno programado” (permite atribuir uma data em que o processo deva
ser devolvido). Para saber mais sobre retorno programado, consulte: Controle de
Prazos.

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Após a seleção das opções, deve-se clicar em enviar.

É possível enviar vários processos para uma unidade, clicando na caixa de seleção ao
lado do número dos devidos processos na tela “Controle de Processos” e selecionando
o ícone (na mesma tela). No entanto, o trâmite de vários processos
para várias unidades só será possível quando todos os processos se destinarem às
mesmas unidades, ou seja, não é possível o trâmite em bloco quando os processos
selecionados têm destinos distintos. Nesse caso, deverá ser realizado o trâmite
individual, ou do conjunto com mesmo destino.

Vejamos abaixo, algumas dicas importantes:

1. Outras formas que possibilitam a visualização concomitante e continuada de

processos em outras unidades, sem que seja realizado seu envio, são: Bloco de
Reunião (tela do processo), Bloco de Assinaturas (tela do documento) e
Acompanhamento Especial . 2. Ao acessar a tela do processo, é exibida a
informação das unidades para as quais o processo está aberto.

3. A disponibilização de blocos de assinatura, blocos de reunião e acompanhamento

especial não implica a abertura dos processos para as respectivas unidades de
disponibilização (para saber mais sobre blocos, consulte: Acompanhamento Especial,
Blocos Internos, Bloco de Reunião e Assinaturas por Usuários de outras Unidades).

2. Ao acessar a tela do processo, é exibida a informação das unidades para as quais o

processo está aberto.

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3. A disponibilização de blocos de assinatura, blocos de reunião e acompanhamento

A funcionalidade “Retorno Programado” permite informar aos destinatários de um

processo um prazo para resposta à demanda. É muito útil para controle de prazos para
demandas urgentes, prazos legais ou regimentais sobre as demandas ou prazos
definidos por autoridades externas ao órgão (p. ex., Ministério Público e Poder
Judiciário).

Ao enviar um processo para uma ou mais unidades, é possível programar a data para
devolução da demanda, preenchendo o campo “Retorno Programado”.

O ícone “Retorno Programado” fica visível para as unidades de destino do processo. Ao

passar o cursor sobre o ícone, ele mostra a data de retorno e a unidade que o definiu.

À medida que o prazo vai diminuindo, o ícone muda de cor, indicando a proximidade do
vencimento :

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A funcionalidade não retira o acesso ao processo caso a demanda não seja atendida no
prazo. Ou seja, não trava o trabalho sobre o processo, mas apenas marca e controla
prazos: quem demandou processo com prazo para unidade e quem está devendo
processos com prazos definidos pela unidade.

Como regra geral, a unidade demandada com prazo em um processo não pode
concluí-lo ou enviá-lo para terceiros, exceto se o processo for mantido aberto na
unidade atual, podendo, nesse caso, inclusive, definir um outro prazo para a unidade
destinatária. Ou seja, o SEI também controla prazos “em cascata”.

É possível verificar a relação de controles programados da unidade, por meio da opção

“Retorno Programado” no menu principal.

O sistema abrirá uma tela que apresenta um calendário e os retornos programados

para o dia. No calendário, estarão sinalizados os dias com marcação de retorno, em
amarelo as datas a vencer ou que o prazo foi cumprido até a data estabelecida e em
vermelho as datas em atraso.

Também é possível navegar nos meses e anos. Para tanto, o usuário deverá clicar nas
setas ao lado do ano ou mês.

Abaixo do calendário, há a opção “Ver todo o mês” que mostra os retornos previstos
para o mês:

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O SEI organiza as informações em dois quadros:

a. “Processos para devolver”: relação de processos enviados por outras unidades com
marcação de prazo para a unidade. Aguardam uma ação específica e deverão ser
devolvidos dentro do prazo determinado.

b. “Processos aguardando retorno de outras unidades”: relação de processos que a

unidade encaminhou com prazo de retorno para outras unidades.

Nesse quadro, também é possível excluir ou prorrogar o prazo originalmente

estabelecido para a demanda.

É importante observar que:

A unidade destinatária de um processo com retorno programado somente pode:

a. enviar o processo para a unidade demandante do retorno; ou

b. enviar o processo para terceiros, inclusive podendo também atribuir seu próprio
retorno programado, desde que mantenha o processo aberto na própria unidade. Isso
possibilita o controle de prazos “em cascata”.

As anotações (post-its) são de livre preenchimento e uma mesma anotação pode

ser inserida em vários processos ao mesmo tempo. Também é possível mudar o nível

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de prioridade da anotação por meio do ícone e a cor do símbolo de anotação ficará em

vermelho :

A anotação só é visível para a unidade geradora. Significa que quando um processo é

enviado, de uma unidade para a outra, ela não fica visível até que o processo seja
devolvido. Caso não seja desejável que ela volte a aparecer, é necessário selecionar a
opção na tela “Enviar Processo”.

Para inserir a anotação, deve-se clicar na caixa de seleção ao lado no número do

processo ou processos que receberão anotações. Ficará visível uma marca de seleção.
Deve-se clicar no ícone . O sistema abrirá a tela de mesmo nome.

No campo “Descrição” deverá ser inserido o texto pretendido. Para mudar a cor da
anotação, basta clicar na caixa de seleção “Prioridade” abaixo do campo Descrição e
salvar informações.

A ciência indica que o documento ou processo foi verificado por determinado usuário,
quando não é necessária a assinatura. É muito útil nos casos de envio de documentos
circulares ou mesmo em blocos de reunião.

a. Para dar ciência no processo: o usuário deverá selecionar o número do processo e

clicar na opção da barra de menu do processo.

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b. Para dar ciência no documento: o usuário deverá acessar o processo e em seguida

selecionar o documento que se pretende. Na barra de menu do documento, clicar na
opção .

Ao clicar no ícone , é possível verificar os usuários que

conferiram o documento:

É necessário tomar cuidado para não dar ciência em documentos equivocadamente.

Não permite cancelar ou anular a ciência.

Vejamos agora, algumas dicas importantes!

1. Ao atribuir ciência a um documento, automaticamente é atribuída ciência ao

respectivo processo.

2. O quadro com a lista de ciências do processo traz, além das informações das
ciências no processo, também as informações dos quadros das listas de ciências de
cada documento com descrições detalhadas.

3. A ciência pode ser atribuída às minutas da própria unidade e às minutas inseridas

em um bloco de reunião.

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Créditos
Curso construído com base no manual do Sei disponibilizado pelo projeto "ENAP sem
Papel".
O Sei - Sistema Eletrônico de Informações foi desenvolvido pelo TRF4.
A primeira versão do Manual do Usuário do SEI, que serviu de base para a construção
deste curso foi elaborada conjuntamente pelos seguintes órgãos, colaboradores do
projeto Processo Eletrônico Nacional do Governo Federal:

Licença Padrão ENAP: É permitida a reprodução e a exibição para uso educacional ou

informativo, desde que respeitado o crédito ao autor original e citada a fonte
([Link] Permitida a inclusão da obra em Repositórios ou Portais de
Acesso Aberto, desde que fique claro para os usuários esses “termos de uso” e quem é
o detentor dos direitos autorais, a Escola Nacional de Administração Pública (ENAP).
Proibido o uso comercial. Permitida a criação de obras derivadas, desde que
respeitado o crédito ao autor original. Essa licença é compatível com a Licença Creative
Commons (by-nc-sa).

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