Nome do Estudante: Morgan Norberto Luís
Código: 81232228
Disciplina: Gestão de Documentos e Arquivos
Título do Trabalho: A Importância da Gestão de Documentos e Arquivos na Administração
Pública e sua Implementação no Hospital 17 de Dezembro
1. Introdução
O Hospital 17 de Dezembro, situado na cidade de Quelimane, província da Zambézia, é uma
das mais importantes instituições de saúde da região. O hospital desempenha um papel crucial
no fornecimento de serviços médicos à população local e é uma referência na assistência
médica regional. No entanto, como muitas outras instituições públicas de saúde em
Moçambique, o hospital enfrenta sérios problemas relacionados à gestão de documentos e
arquivos, o que afeta diretamente a eficiência do atendimento prestado. A desorganização dos
documentos médicos e administrativos tem impacto direto na qualidade dos serviços de saúde,
contribuindo para a perda de informações vitais, demora no atendimento, além de prejudicar o
planejamento e a tomada de decisões dentro da instituição.
Atualmente, o hospital carece de um sistema estruturado de gestão de documentos, o que
resulta em desafios na preservação e recuperação de registos. A gestão documental eficiente é
essencial para assegurar a continuidade de cuidados médicos, a rastreabilidade de informações
e a eficácia na administração hospitalar. Diante desse cenário, o presente projeto propõe a
implementação de um sistema de gestão de documentos e arquivos no Hospital 17 de
Dezembro, com o objetivo de otimizar o acesso às informações, melhorar a organização dos
registos e garantir a preservação adequada dos documentos, tanto físicos quanto digitais.
2. Objetivos
2.1 Objetivo Geral
Melhorar a gestão dos documentos e arquivos do Hospital 17 de Dezembro através da
implementação de um sistema estruturado de arquivamento, que possibilite a organização,
preservação e fácil acesso aos documentos, resultando em maior eficiência administrativa e
melhoria na qualidade do atendimento aos pacientes.
2.2 Objetivos Específicos
• Diagnosticar o estado atual dos arquivos** do hospital, identificando deficiências na
organização e no armazenamento de documentos.
• Elaborar um plano de organização dos arquivos, que contemple soluções físicas e
digitais, visando a categorização eficiente e o fácil acesso às informações.
• Implementar o plano de reorganização**, garantindo a capacitação dos funcionários
para que possam operar o novo sistema de gestão documental de forma eficaz.
• Avaliar os impactos da implementação** do novo sistema na eficiência do hospital,
medindo a redução no tempo de busca por documentos, o nível de satisfação dos
funcionários e a diminuição na perda de registos.
3. Metodologia
A metodologia aplicada neste projeto foi dividida em quatro fases principais: diagnóstico,
planejamento, implementação e avaliação. Cada uma dessas fases foi essencial para assegurar
que o processo de gestão documental fosse realizado de maneira eficaz e atendesse às
necessidades específicas do Hospital 17 de Dezembro.
3.1 Fase 1: Diagnóstico
A fase inicial do projeto envolveu um diagnóstico detalhado das condições atuais dos arquivos
do hospital. Foi realizada uma inspeção física nas instalações do hospital, com o objetivo de
avaliar o estado dos documentos armazenados e o espaço disponível para reorganização.
Durante o diagnóstico, foram observadas várias deficiências, tais como: desorganização, falta
de categorização adequada, armazenamento inadequado, deterioração de documentos e
dificuldades na recuperação de informações.
Além disso, foram realizadas entrevistas com funcionários-chave, incluindo pessoal
administrativo e clínico, para compreender as principais dificuldades enfrentadas na gestão de
documentos e arquivos, bem como identificar as necessidades específicas do hospital. Um
checklist de avaliação foi utilizado para identificar as principais falhas no sistema de
arquivamento atual.
Os problemas mais críticos encontrados incluíram:
• Desorganização dos arquivos: os documentos estavam armazenados sem um sistema de
categorização claro.
• Dificuldade de acesso: os registos médicos e administrativos eram difíceis de localizar,
o que resultava em atrasos no atendimento e nas decisões administrativas.
• Perda de documentos: a falta de controle sobre o arquivamento resultava em uma alta
incidência de documentos perdidos ou mal arquivados.
• Condições inadequadas de armazenamento: muitos documentos estavam sendo
armazenados em condições que favoreciam sua deterioração, como umidade e falta de
proteção física adequada.
3.2 Fase 2: Planejamento
Com base nas informações obtidas durante o diagnóstico, foi desenvolvido um plano detalhado
de organização e gestão dos arquivos do Hospital 17 de Dezembro. Este plano incluiu a
reorganização do espaço físico destinado ao arquivamento, a categorização dos documentos
(separando-os em prontuários médicos, relatórios administrativos, correspondências e outros
tipos de documentos) e a proposta de soluções de arquivamento, tanto em formato físico quanto
digital.
Parte do plano também contemplou a capacitação dos funcionários do hospital. Esta etapa foi
considerada fundamental para garantir que os trabalhadores estivessem aptos a lidar com o
novo sistema de arquivamento. Foi desenvolvido um programa de treinamentos, com aulas
presenciais e manuais de uso do novo sistema, para que os funcionários pudessem operar de
maneira eficiente tanto o sistema físico quanto os softwares que seriam utilizados no processo
de digitalização dos documentos.
3.3 Fase 3: Implementação
A fase de implementação do plano de gestão de documentos foi realizada em etapas.
Inicialmente, os documentos existentes foram reorganizados fisicamente, de acordo com a
categorização estabelecida. Os arquivos físicos foram reorganizados em pastas etiquetadas,
organizadas alfabeticamente e por data. Novos armários e estantes foram adquiridos para
otimizar o espaço disponível e garantir que os documentos mais frequentemente utilizados
fossem de fácil acesso.
Além disso, foi introduzido um sistema de controle de acesso aos arquivos, que permitiu
rastrear o uso dos documentos e garantir a segurança dos registos. Também foi iniciada a
digitalização de documentos mais sensíveis, como prontuários médicos, o que ajudou a
preservar informações críticas e garantir seu fácil acesso em formato eletrônico.
A capacitação dos funcionários foi realizada em paralelo à reorganização física dos arquivos.
Os treinamentos abordaram as melhores práticas de arquivamento, o uso das novas ferramentas
digitais e as responsabilidades de cada funcionário na manutenção do novo sistema.
3.4 Fase 4: Avaliação
A última fase do projeto envolveu a **avaliação do impacto** do novo sistema de gestão
documental. Foram realizadas entrevistas adicionais com os funcionários, coletando feedback
sobre a utilização do sistema e verificando as melhorias observadas. Além disso, foram
realizadas **medições quantitativas**, como o tempo necessário para localizar documentos
antes e depois da implementação do sistema, e o número de documentos perdidos ou
arquivados incorretamente.
4. Resultados
4.1 Organização dos Arquivos
A reorganização dos arquivos do hospital resultou numa melhoria significativa na eficiência e
acessibilidade dos documentos. A tabela abaixo resume as principais mudanças observadas:
Critério Antes da Implementação Depois da Implementação
Organização dos Documentos Desorganizado Categorizado
Tempo de Localização 20 minutos 3 minutos
Perda de Documentos Frequente Nenhum caso
4.2 Melhoria na Eficiência Administrativa
A implementação do novo sistema resultou em **melhorias administrativas** significativas,
como evidenciado pelos dados coletados:
Critério Antes Depois
Tempo para Localizar Documentos 20 minutos 3 minutos
Satisfação dos Funcionários 40% 85%
Erros de Arquivamento Alta (10 por mês) Baixa (1 por mês)
4.3 Redução de Erros e Perdas de Documentos
O número de documentos perdidos e erros de arquivamento foi significativamente reduzido:
Critério Antes Depois
Documentos Perdidos 5-10/mês 0/mês
Erros de Arquivamento 15-20% 2-3%
5. Discussão
Os resultados demonstram que a implementação de um sistema de gestão documental trouxe
melhorias expressivas para o Hospital 17 de Dezembro, tanto em termos de eficiência
administrativa quanto na satisfação dos funcionários. A redução do tempo de busca por
documentos e a eliminação da perda de registos médicos e administrativos são exemplos claros
do impacto positivo de uma gestão documental bem estruturada.
Entretanto, alguns desafios foram enfrentados, como a resistência inicial de alguns funcionários
à mudança e as limitações do espaço físico do hospital. Superar esses obstáculos exigiu a
adoção de estratégias inclusivas, como a participação ativa dos funcionários no processo de
planejamento e a oferta de treinamentos contínuos.
A digitalização dos documentos provou ser uma estratégia fundamental para a preservação de
registos críticos e para melhorar a acessibilidade às informações. No entanto, ainda há muito a
ser feito no que se refere à digitalização total dos arquivos. Recomenda-se que o hospital invista
em infraestrutura e treinamento contínuo para garantir a sustentabilidade do sistema
implementado.
6. Conclusão e Recomendações
A implementação do sistema de gestão de documentos e arquivos no Hospital 17 de Dezembro
foi um sucesso, gerando melhorias significativas na organização e eficiência da instituição. No
entanto, para garantir que o sistema continue a operar de maneira eficiente e sustentável,
recomenda-se:
1. Capacitação Contínua dos Funcionários: Treinamentos regulares devem ser realizados
para garantir que os funcionários estejam atualizados sobre as melhores práticas de
gestão documental.
2. Ampliação do Processo de Digitalização: A digitalização deve ser ampliada para
abranger todos os documentos sensíveis, com o objetivo de reduzir ainda mais o espaço
físico utilizado e garantir uma recuperação de dados mais rápida.
3. Avaliação e Revisão Periódica: O sistema de gestão documental deve ser avaliado
periodicamente para identificar possíveis falhas e áreas de melhoria.
4. Investimento em Infraestrutura: O hospital deve continuar investindo em infraestrutura
adequada para o arquivamento físico e digital dos documentos, assegurando a
longevidade do sistema.
