TECNICO APOIO GESTÃO N01 2022

UFCD 0649 – ESTRUTURA E

COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL
• Formador : Carla Coelho
• Formanda : Rute Pancha
• Mediadora : Susana Carvalheiro
• Coordenadora: Ana Barreto
 • Classificar a organização
• Interpretar a estrutura organizacional

OBJETIVOS • Reconhecer os princípios da comunicação

organizacional
UFCD
• Identificar e caracterizar as funções internas à
organização
• Definir conceitos de qualidade
 • Organização
• Empresa

CONTEÚDO • Classificar a organização

PROGRAMÁTICO • Estrutura Organizacional
• Comunicação Organizacional
• Funções
 • “…uma organização é uma combinação de
esforços individuais que tem por finalidade
realizar propósitos coletivos. Por meio de uma
organização torna-se possível perseguir e alcançar
ORGANIZAÇÃO objetivos que seriam inatingíveis para uma
- CONCEITO pessoa. Uma grande empresa ou uma pequena
oficina, um laboratório ou o corpo de bombeiros,
um hospital ou uma escola são todos exemplos de
organizações."
 ORGANIZAÇÃO -
CONCEITO
• Numa organização a união faz a força
• Um por todos por um
 • Humanistas
• Culturais
• Recreativas
• Sociais/Profissionais
TIPOS DE
• Comerciais
ORGANIZAÇÃO
• Desportivas
• Religiosas
• Ambientais
 • Finalidade: razão de ser da organização, porque
existe
• Exemplo: gerar riqueza e satisfazer a necessidade
de todos os acionistas, empregados e da sociedade
TIPOS DE que serve
ORGANIZAÇÃO • As ONG sem finalidade de lucro possuem
objetivos sociais, filantrópicos, culturais,
religiosos, artísticos…
 De acordo com a finalidade, as organizações classificam-se
por:
• Económicas – produção e comercialização de bens/serviços
(bancos e empresas)
• Governamentais – prestação de serviços públicos
• Não-Governamentais – fornecimento de serviços sem fins
TIPOS DE lucrativos

ORGANIZAÇÃO • Social – satisfação de necessidades culturais, diversão,

convívio, cuidados (clubes, associações, entidades sociais)
• Segurança – protegem as pessoas e os bens contra os
riscos (policia, bombeiro, FA)
• Religiosas – satisfazem necessidades de culto
ORGANIZAÇÃO – CICLO DE VIDA
 Início/Nascimento/Introdução
• Missão assenta num consenso
• Determinar e distribuir tarefas

ORGANIZAÇÃO • Estrutura de caráter informal

– CICLO DE • Poucas regras
VIDA • Forte interação e entreajuda entre as pessoas
• Necessidade de hierarquia
• Forte personalidade
 Crescimento
• Aumento das vendas
ORGANIZAÇÃO • Necessidade de contratar RH
– CICLO DE • Despersonalização dos indivíduos
VIDA • Multiplicação de objetivos, produtos e matéria-
prima
 Maturidade
• Sente-se algum esgotamento na produção,
funcionamento dos serviços e exploração dos
ORGANIZAÇÃO mercados
– CICLO DE
• Aumento das burocracias
VIDA
• Consolidação de regras, cultura e imagem da
organização
• Procura de expansão em outras organizações
 Deterioração/Declínio
• Surgem dificuldades: produtos não satisfazem
procura e hierarquias mais altam abandonam
ORGANIZAÇÃO
• Marginalização dos inovadores e resistência a
– CICLO DE
novas ideias
VIDA
• Valorização da antiguidade ao invés da
criatividade
• Proteção contra as ameaças do meio
 Morte
ORGANIZAÇÃO • Deixa de ser viável
– CICLO DE • Aquisição de uma organização mais fraca por
VIDA uma mais forte ou de maior dimensão
• Impossibilidade de se renovar
 • “A empresa pode ser descrita como uma
organização composta por homens e meios
EMPRESA - (capital: financeiro, recursos energéticos,
CONCEITO informação, terrenos, edifícios, maquinas, etc.)
reunidos tendo em vista a produção de bens e/o
serviços destinados à venda.”
EMPRESA -
CONCEITO
• Organizações sociais que
utilizam recursos para atingir
objetivos
• Objetivo genérico – produzir e
vender bens/serviços para
satisfazer necessidade do
consumidor
• Empresa lucrativa – gera
lucro
• Empresa não-lucrativa –
presta serviços de caráter
público, independentemente
de gerar lucro
 EMPRESA

Lucro
• Excedente entre o resultado final obtido e a remuneração do empreendedor que
assume o risco do negócio
• Resultado = Ganhos/Proveitos – Gastos/Despesas
 • Todas existem para produzir algo: bem ou serviço
• Empresas industriais – produzem bens
• Empresas prestadoras de serviços – produzem ou
EMPRESA prestam serviços
• Além da produção existe a comercialização do
mesmo – quando colocamos o produto no mercado
 • Meios/ativos que as empresas dispõem para
produzir
• Quanto mais meios as empresas têm ao seu
EMPRESA - dispor melhor será o funcionamento e resultado
RECURSOS • Quanto menos recursos ao dispor, mais
dificuldades a empresa tem para atingir os
objetivos
 • Materiais – recursos físicos, equipamentos,
instalações, matéria-prima, ferramentas,
máquinas…
• Financeiros – recursos monetários, capital,
investimento, dinheiro em caixa/banco, crédito,
EMPRESA - contas a receber…
RECURSOS • Humanos – todas as pessoas que trabalham em
todos os níveis da empresa. Únicos recursos vivos
e inteligentes capazes de lidar com os demais
recursos e resolver problemas
 • Missão – definição dos fins estratégicos gerais
• Visão – no sentido lato, traduz as intenções e
aspirações para o futuro, sem especificar como
EMPRESA deve ser feito. Tem um papel motivacional,
servindo de inspiração para todos os membros da
MISSÃO, organização tirarem o máximo partido das
VISÃO E competências e atingir o nível de excelência
OBJETIVOS • Objetivo – definição concreta do que pretendemos
alcançar num espaço temporal e quantidade
concreta
 Missão
• Qual é o nosso negócio?
• Quem são os nossos clientes?
EMPRESA • A que mercados nos dirigimos?
MISSÃO, • Quais os tipos de produtos/serviços a que nos
VISÃO E dedicamos?

OBJETIVOS • Que imagem queremos transmitir?

 EMPRESA
MISSÃO, VISÃO E OBJETIVOS
Objetivos
• Em sintonia com a missão
• Quantificados num espaço temporal
• Quantificação
• Dimensão temporal
 Objetivos
• Exemplos práticos – identificar corretos
• “Aumentar as vendas”
• “Aumentar a qualidade”
EMPRESA • “Reduzir a quantidade de produtos defeituosos
MISSÃO, em cerca de 15% nos próximos 2 anos”
VISÃO E • “Aumentar a quota de mercado 20% no prazo
OBJETIVOS máximo de 3 anos”
 Objetivos
• Estratégicos – relacionam-se com o

EMPRESA
conceito geral da empresa no futura e
a estratégia escolhida

MISSÃO, • Táticos – ações detalhadas dentro da

estratégia geral

VISÃO E • Podem ser de curto, médio e longo

prazo, de acordo com as prioridades
OBJETIVOS
 Na criação de uma empresa existem 3 elementos:

Humanos (todos os membros que a empresa tem desde a

EMPRESA parte operacional até à direção)

MISSÃO, Técnicos (meios necessários à laboração da empresa)

VISÃO E
OBJETIVOS Financeiros (capital necessário à vida empresarial)
(SÍNTESE)
Todos eles devem co-existir na empresa para cumprir e fazer
cumprir os objetivos (metas a atingir ou tarefas a executar)
 • “A responsabilidade social das empresas é,
essencialmente, um conceito segundo o qual as
empresas decidem, numa base voluntária,
contribuir para uma sociedade mais justa e para
um ambiente mais limpo.”
EMPRESA
RESPONSABILIDADE Comissão das Comunidades Europeias (2001), Livro
SOCIAL Verde – Promover um quadro europeu para a
responsabilidade social das empresas, Bruxelas.
 EMPRESA
RESPONSABILIDADE SOCIAL
• O atual desequilíbrio social e ambiental traz a necessidade de preservar o meio
ambiente e dar condições a quem mais precisa
• Necessidade de pensar e agir de modo diferente
• Mudança de valores
• Criar um desenvolvimento sustentável
 EMPRESA
RESPONSABILIDADE SOCIAL
• O conceito de RS nas empresas tem vindo a desenvolver-se bastante
• Reciclagem de resíduos, materiais, lixo doméstico e industrial
• Respeito pelas pessoas que fazem parte da empresa e com quem se convive
• Respeito pela sociedade que nos rodeia e os seus problemas
• Uma organização socialmente responsável toma as suas decisões tendo em
consideração a comunidade em que se insere e o ambiente em redor
 • Respeito pelos direitos humanos
• Investimento da valorização pessoal
ENPRESA • Proteção do meio ambiente
RESPONSABILIDADE
SOCIAL • Combate à corrupção
• Cumprimento de normas sociais
• Respeito pelos valores e princípios éticos
 EMPRESA
RESPONSABILIDADE SOCIAL -
CARACTERÍSTICAS
Plural Distributiva
• Não satisfazer apenas os acionistas • Aplica-se a toda a cadeia produtiva
• O mercado deve prestar contas aos • Não interessa apenas o produto final
funcionários, media, governo, setor • Ter em atenção todo o processo e seus
ambiental e comunidade intervenientes
• Todos devem estar incluídos no • Desde o fornecedor até ao consumidor
processo de decisão
• Diálogo essencial entre empresas e
parceiros sociais
• Mais legitimidade
 EMPRESA
RESPONSABILIDADE SOCIAL -
CARACTERÍSTICAS
Sustentável Transparente
• Satisfaz as necessidades presentes sem • As empresas são obrigadas a divulgar a
comprometer as gerações vindouras de sua performance social e ambiental, o
satisfazer as suas impacto das suas atividades e as
medidas tomadas para prevenir
acidentes
 EMPRESA
RESPONSABILIDADE SOCIAL

RS

Dimensão Dimensão
Interna Externa

Económica Ambiental Social

 EMPRESA
RESPONSABILIDADE SOCIAL
Dimensão Interna Dimensão Externa
• Gestão RH • Comunidades locais
• Saúde e segurança no trabalho • Direitos humanos
• Gestão do impacto ambiental • Parcerias comerciais, fornecedores e
• Adaptação à mudança consumidores
• Preocupações ambientais
 EMPRESA
ELEMENTOS CONSTITUINTES
Nivel
Institucional
(Estratégico)

Nível
Intermédio
(Tático)

Nível
Operacional
 Nível Institucional
• Forte componente estratégica
• Envolvimento de todos os recursos disponíveis
ENPRESA destinados a atingir o rumo certo e objetivos
ELEMENTOS • Ações de médio e longo prazo
CONSTITUINTES • Formulação de politicas gerais
• Administração, Gerência, Concelhos de Gestão,
Direção
 EMPRESA
ELEMENTOS CONSTITUINTES

Nível Intermédio
• Movimentação de recursos no curto prazo
• Elaboração de planos específicos relacionados com a área do
respetivo gestor
• Diretores de divisão, diretores de área geográfica, diretores
financeiros, diretores de departamento
 Nível Operacional
• Componente técnica
EMPRESA • Ação dos gestores na execução de rotinas e
ELEMENTOS procedimentos
CONSTITUINTES • Supervisores, chefes de serviço, chefes de divisão,
chefes de equipa…
 • Conjunto de meios, recursos e procedimentos que
serve para detetar não-conformidades na criação,
produção, instalação e pós-venda
QUALIDADE • Implementação de meios para evitar a repetição
GESTÃO DE de não-conformidades

QUALIDADE • Função responsável por garantir um nível de

qualidade satisfatório na solução do cliente final
• Ajuda a equipa a identificar problemas no
decorrer de um projeto
 • Reconhecimento formal da qualidade de uma
organização
• Comprova que a organização gere um sistema de
QUALIDADE gestão de qualidade de acordo com as boas
CERTIFICAÇÃO práticas de gestão e princípios de gestão da
qualidade
• Certificado tem a validade de 3 anos, podendo as
organizações ser auditadas anualmente
 • Reconhecimento e satisfação dos clientes
• Melhoria de imagem
QUALIDADE • Acesso a novos mercados
CERTIFICAÇÃO • Redução de custos
• Melhora o desempenho e motivação do
colaborador
 • Focalização no cliente
• Liderança
QUALIDADE • Envolvimento de todos
PRINCÍPIOS
• Abordagem por processos
DE
• Melhoria contínua
QUALIDADE
• Tomada de decisões
• Relação de benefício mútuo com os fornecedores
 O tempo é:
• Insubstituível
• Invisivel
GESTÃO DE • Consumido automaticamente
TEMPO • Inesgotável
• Não é possível de não ser utilizado
• Impossível de se comprar, alugar, fabricar ou
reciclar
 • “Time is Money”
• “O tempo é o recurso mais escasso e, a não ser que
GESTÃO DE seja gerido, nada mais pode ser gerido”
TEMPO • É essencial estabelecer graus de prioridade
• É através desta gestão que se determina a
eficácia de um funcionário
 • Quando existem tetos elevados, devem ser
colocados tetos falsos – ambientes mais
acolhedores, espaço para instalar aquecimento,
equipamento anti-incêndio, água, luz…
GESTÃO DE
• Espaços mortos deverão ser preenchidos com
ESPAÇO armários, estantes e afins – zonas de arrumação e
maior aproveitamento do espaço
• A parede deverá ter quadros – preenchimento e
embelezamento do espaço
 • Conhecer e utilizar corretamente as máquinas,
substâncias, equipamentos do posto de trabalho
HIGIENE, • Arrumar corretamente os matérias e equipamentos de
SEGURANÇA segurança

E SAÚDE NO • Utilizar corretamente os EPI e arrumá-los corretamente

TRABALHO • Avaliar os pesos das cargas antes e carregar corretamente

MEDIDAS DE • Reportar a entidade patronal qualquer situação de perigo

grave que comprometa a segurança e saúde no trabalho
PREVENÇÃO • O cansaço é a principal causa de acidentes no trabalho
 • Rápido acesso ao exterior em caso de incêndio
• No caso de incêndio deverá haver chuveiro
HIGIENE, automático ou neve carbónica
SEGURANÇA • Controladores específicos de equipamentos
E SAÚDE NO informáticos
TRABALHO • Cumprir sempre as regras de utilização e adotar
NORMAS procedimentos diários que reduzem o risco no
trabalho
• Utilização obrigatória de cores e sinalética
 Dentro de uma organização devem existir sempre a seguinte Sinalização:

C Significado/ Indicações/
o
Finalidade Precisões
r

Vermelho Sinal de Proibição Atitudes perigosas

Perigo - Alarme Stop, pausa, diapositivos de corte de emergência.

Evacuação.

Material e equipamento de combate a incêndios Identificação e localização.

Amarelo ou amarelo-alaranjado Sinal de Aviso Atenção, precaução. Ventilação.

Az Sinal de Obrigação Comportamentos ou acções especificas.

ul
Obrigação de utilizar equipamento de
proteção individual.

Ver Sinal de salvamento ou de socorro Emergência

de
Portas, saídas, vias, material, postos,
 CLASSIFICAR A ORGANIZAÇÃO
DIMENSÃO

• Deverá ser considerado o capital investido, o n.º de

trabalhadores e o volume de vendas anual
• Microempresa (- de 10 pessoas; V.N./ano – de 2 milhões)
• Pequenas (- de 50 pessoas; V.N./ano – de 10 milhões)
• Médias (- de 250 pessoas; V.N./ano – de 50 milhões)
• Grandes (250 ou mais pessoas; V.N:/ano + de 50 milhões)
 • Deverá ser considerado o detentor do capital
CLASSIFICAR A • Privado
ORGANIZAÇÃO
• Público
PROPRIEDADE
• Semipúblico/Misto
 • De acordo com o setor de atividade
• Primário (agricultura, pesca, silvicultura,
pecuária e extração mineral)
CLASSIFICAR A
ORGANIZAÇÃO • Secundário (empresas de transformação,
eletricidade, gás, água, construção civiel e obras
ATIVIDADE
públicas)
• Terciário (empresas de comércio, transporte,
armazenagem, comunicação, bancos, seguros,…)
 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
TIPOS DE ORGANIZAÇÃO ESTRUTURAL
 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
TIPOS DE ESTRUTURA

• Simples
• Funcional
• Divisional
• Por projetos e Matricial
 Estrutura simples
• Empresas familiares ou de pequena dimensão
• Dois níveis hierárquicos
ESTRUTURA
ORGANIZACIONAL • Tarefas de gestão feitas pelo gestor e não existe
TIPOS DE uma clara definição de tarefas dos funcionários
ESTRUTURA (contacto individual direto entre ambos)
• Só funciona eficientemente em pequenas
dimensões
 Estrutura funcional
• À medida que a empresa cresce adota-se um nova
estrutura
• Divisão de tarefas e delegação de
responsabilidades
ESTRUTURA
ORGANIZACIONAL • Normalmente por divisão “clássica” de setor:
TIPOS DE financeiro, comercial, marketing,…
ESTRUTURA • Cada departamento deve ser chefiado por um
especialista funcional da área
• Gestor de topo é peça chave na coordenação
DESIGNAÇ
 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
TIPOS DE ESTRUTURA
Estrutura divisional
• Sempre que a empresa cresce e atinge determinado nível de produção, é vantajoso a
divisão por áreas de produção
• Cada divisão é relativamente dependente (mobiliza os responsáveis e os recursos de
outras, formando assim um centro de lucro/custo próprio)
• Aconselhada a empresas com estratégia de diversificação
 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
TIPOS DE ESTRUTURA
Estrutura por projetos e matricial
• Associação de uma estrutura temporária por projetos a uma estrutura hierárquica
convencional
• Linha vertical (gestor funcional) e linha horizontal (gestor de projeto)
• Aconselhável a empresas complexas e que definem projetos (Empresas
aeroespaciais, de construção civil, de comunicação,…)
 • “Um processo que consiste em um emissor
transmitindo uma mensagem, através de um
meio, para um receptor que reage”
COMUNICAÇÃO
ORGANIZACIONAL • Emissor
• Recetor
• Canal de transmissão
 COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL
TIPOS DE COMUNICAÇÃO

• Comunicação verbal
- Comunicação verbal escrita
- Comunicação verbal oral
• Comunicação não-verbal
 Comunicação verbal escrita
• Registo de observações, pensamentos, opiniões,
sentimentos e informações
COMUNICAÇÃO • Livros
ORGANIZACIONAL • Jornais
TIPOS DE
COMUNICAÇÃO • Cartazes
• Cartas
• Email
• Fax
 COMUNICAÇÃO
ORGANIZACIONAL
TIPOS DE COMUNICAÇÃO
Comunicação verbal oral
• Tipo mais comum de comunicação (palavras e
sonos que usamos para comunicar)
• Conversas
• Reuniões
• Conferências
• Entrevistas
• Telefone
 COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL
TIPOS DE COMUNICAÇÃO
Comunicação não-verbal
• Acompanha, reforça e chega a substituir a linguagem verbal
• Confere uma vivência mais profunda e autêntica à comunicação
• Posturas
• Gesticulações
• Expressões faciais
• Contacto visual
• Contacto e interação com os objetos
• Vestuário
 COMUNICAÇÃO
ORGANIZACIONAL
COMUNICAÇÃO FORMAL
• É pré-estabelecida e (supostamente) deverá ser mantida.
• Criada pelo alto escalão para que esta seja “perfeita”
segundo as normas
• Para manter a ordem e as esferas de poder
• Vertical e segue a hierarquia da empresa
• Retrata a cadeia da empresa e os profissionais estão muito
preocupados com ela
• Comunicação oficial aplicada em documentos e declarações
oficiais, nos canais descendentes e ascendentes
 COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL
COMUNICAÇÃO INFORMAL
• Conversas de corredores, transporte, vestiários, encontros promovidos pela
organização…
• É multidirecional e, muitas vezes, sobrepõe-se à comunicação formal
• Por um lado pode causar prejuízo
• Por outro lado traz benefícios, fortalece relações e reforça até a comunicação formal
• Canal horizontal – membros do mesmo nível
• Canal diagonal – diferentes departamentos em diferentes níveis da empresa
 • Mensagem (o que é comunicado)
COMUNICAÇÃO • Motivo (porque ser comunicado)
ORGANIZACIONAL • Canal (como vai ser comunicado)
ASPETOS DE UMA
COMUNICAÇÃO • Tempo (quando deve ser comunicado)
EFICAZ • Emissor (de quem vem a comunicação)
• Recetor (para quem é dirigido)
 COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL
MANDAMENTOS DE UMA MENSAGEM EFICAZ

• Esclarecer as ideias antes de as comunicar

• Examinar a finalidade da comunicação
• Compreender o ambiente físico e humano ao comunicar
• Consultar outras pessoas para obter apoio
• Ter em consideração o assunto e a conotação da mensagem
 COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL
MANDAMENTOS DE UMA MENSAGEM EFICAZ

• Comunicar algo positivo, que ajuda e é valorizado pelo

destinatário
• Acompanhar posteriormente o feedback
• A mensagem deve ser importante tanto no curto como no
longo prazo
• Ações apropriadas com a comunicação
• Escutar e ler bem
 FUNÇÕES
C
 Planeamento estratégico
• Instrumento essencial na gestão da organização
• Permite à gestão estabelecer os parâmetros que
direcionam a empresa, liderar e controlar as
atividades
FUNÇÕES • Objetivo: fornecer à gestão da empresa
ferramentas e informações que permitem uma
atuação pró-ativa às flutuações do mercado
• Uma empresa sem planeamento será como “uma
folha seca que se move ao sabor do vento da
concorrência”
 Produção
• Assegura o conjunto de métodos e procedimentos
FUNÇÕES atualizados e mais eficientes
• Objetivo: produzir os bens e serviços com a
qualidade desejada
 Pessoal/RH
• Garante o aproveitamento das
qualidades/competências profissionais e humanas
dos colaboradores
• Promove um bom ambiente de trabalho entre
FUNÇÕES todos os colaboradores
• Contribuí para a prosperidade social e económica
da empresa
• Procura satisfazer as necessidades e aspirações
de todos os trabalhadores
 Comercial
• Responsável pelo produto desde que sai da fábrica
até ao consumidor final
• Definição de preço e condição de venda
FUNÇÕES • Escolha dos canais de distribuição
• Opção pelos tipos de promoção
• Complementada pela função de Marketing
(responsável pelo antes, durante e depois do
consumo do produto)
 Financeira
• Análise dos aspetos financeiros da empresa
• Assegura racionalmente os recursos monetários
FUNÇÕES disponíveis da empresa
• Elaborar demonstração de resultados e balanços
• Permite um conhecimento mais aprofundado de
todas as atividades da empresa