ARQUIVOLOGIA PCPA – PRÉ-EDITAL 2024

Material Ponto dos Concursos

1. Arquivística: princípios e conceitos;

2. Gestão da informação e de documentos.
2.1-Protocolo: recebimento, registro, distribuição, tramitação e
expedição de documentos.
2.2-Classificação de documentos de arquivo.
2.3-Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo.
2.4-Tabela de temporalidade de documentos de arquivo;
3. Acondicionamento e armazenamento de documentos de
arquivo;
4. Preservação e conservação de documentos de arquivo;
5.Tipologias documentais e suportes físicos: microfilmagem;
automação;preservação, conservação e restauração de
documentos.

3. ARQUIVOLOGIA: INTRODUÇÃO

Esta primeira aula tratará dos conceitos, princípios e

fundamentos que norteiam a disciplina Arquivística. Em primeiro
lugar, devemos então definir o que é a própria Arquivologia. E
essa definição será feita pelo Dicionário de Terminologia
Arquivística, que assim afirma: “Disciplina que estuda as funções
do arquivo e os princípios e técnicas a serem observados na
produção, organização, guarda, preservação e utilização dos
arquivos.”
Então cabe à Arquivologia, ou Arquivística, estudar os
arquivos e seus documentos: suas atividades, seus processos,
seus usuários, suas ferramentas, enfim, tudo o que se refere aos
depósitos de documentos funcionais.
Passando então pela definição da disciplina, temos que
definir o seu objeto de estudo: os arquivos. A palavra arquivo é
um termo polissêmico, com quatro significados. São eles:

1º - Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma

entidade no decorrer de suas funções;
2º - Móvel destinado à guarda desses documentos (armário,
estante, etc);
3º - Edifício, ou parte dele (sala, andar) destinado à guarda de
documentos;
4º- Unidade administrativa, prevista em organograma
institucional, com a responsabilidade de gerenciar e guardar
documentos (setor de arquivo, divisão de arquivo, etc).

Atenção: Assim, quando o termo arquivo surgir em alguma

questão, o contexto é quem vai determinar qual destes
significados está sendo empregado.

Dificilmente este assunto será pedido em provas, pois é

muito básico. O importante é que vocês se atentem para o fato da
polissemia do termo para que não tenham dúvidas quando
responder as questões.
Mas voltando à aula, temos as definições de arquivo, que é o
objeto de estudo da Arquivologia ou Arquivística. É importante
também saber que a função do arquivo é tornar disponível e
acessível os seus documentos.
Agora que já definimos o que pode ser arquivo, e sabemos a
sua função, que é tornar disponíveis os seus documentos,
devemos saber o que são os documentos do arquivo.

Documento: em seu conceito mais básico, é a informação

registrada em um suporte. Então, para termos um documento,
são necessários dois elementos:

Informação: é o conhecimento, a mensagem, a idéia que se

deseja transmitir.

Suporte: é o material físico onde está inserida a informação.

Assim podemos concluir, por uma fórmula bem simples:

INFORMAÇÃO + SUPOTE = DOCUMENTO

Como exemplo de documento, temos a carta, a música

gravada, o email, os filmes, as fotografias, etc. Todos esses
documentos trazem uma informação registrada em um suporte
material: o papel, o plástico, a película, etc.
Contudo, não basta que seja documento para pertencer ao
arquivo. Para que um documento possa compor um arquivo, ainda
é necessário outro elemento: que tenha sido resultado,
conseqüência de uma ação referente à atividade da instituição. É
o que preceitua a Lei nº 8.159/91 (Lei dos Arquivos):
 “Consideram-se arquivos privados os conjuntos de
documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou
jurídicas, em decorrência de suas atividades”.

Por exemplo: considere uma empresa que tenha adquirido uma

assinatura de uma revista mensal. A empresa paga uma taxa e
recebe a revista. A revista em si não será considerada documento
de arquivo, uma vez que a empresa não a recebeu por executar
uma atividade administrativa.

Contudo, o recibo, o boleto ou a nota fiscal para o pagamento

da assinatura será documento de arquivo, pois é conseqüência de
uma atividade administrativa da empresa, que seria a aquisição
de periódico.
Ainda, além de ser fruto de uma atividade, o documento de
arquivo deve ser capaz de provar, testemunhar que a referida
atividade realmente aconteceu. No mesmo exemplo, não é por ter
a posse da revista que a empresa pode provar que possui uma
assinatura mensal, mas o comprovante de pagamento, o contrato
de assinante ou outro similar é que fará isso. Em resumo, para
que um documento pertença a um arquivo, são necessários esses
dois elementos:

Órgãos de Documentação

Arquivo: O arquivo guarda documentos com finalidades

funcionais. Os documentos de arquivo são ACUMULADOS de
forma orgânica e natural, geralmente em exemplar único ou
limitado número de cópias ou vias.

Os documentos que tratam do mesmo assunto ou assuntos

correlatos são mantidos como um conjunto, e não como peças
isoladas. Por isso o documento de arquivo possui muito mais valor
quando inserido em seu conjunto do que fora dele (caráter
orgânico).
Os documentos são unidos pela sua origem ou proveniência
(que estudaremos mais adiante), tem como principal suporte
utilizado o papel e principal gênero o textual (também
estudaremos mais adiante). O arquivo é órgão receptor e seu
público são os administradores (ou quem tenha produzido seus
documentos) e pesquisadores. Sua função é provar e
testemunhar.

Biblioteca: A biblioteca conserva documentos com finalidades

educativas e culturais. Seus documentos são obtidos por compra,
doação ou permuta de diversas fontes, e tratados como peças
isoladas.
Esses documentos existem em vários exemplares, e são
unidos pelo seu conteúdo, e em sua maior parte, são impressos.
Os documentos da biblioteca são COLECIONADOS, e seu público é
formado por pesquisadores, estudantes e cidadão comuns. Sua
função é instruir e educar.

Centro de Documentação / Informação: O centro de

documentação ou de informação agrupa qualquer tipo de
documento de qualquer fonte, sendo necessária uma
especialização para que funcionem de forma eficiente. Seus
documentos são geralmente reproduções (audiovisuais) ou
referências (bases de dados). Sua finalidade é simplesmente
informar.

Museu: O museu é órgão de interesse público, guarda

documentos com finalidades de informar e entreter. Suas peças
são dos mais variados tipos e dimensões, dependendo de sua
especialização. Por serem objetos, são classificados como
tridimensionais.
Estes são os quatro órgãos de documentação que aparecem
em provas de concursos. Ao dar atenção aos termos destacados,
o candidato poderá facilmente diferenciar estes órgãos e não
errar questões.

Atenção: O Cespe/UnB costuma pedir, na maioria de suas

questões, diferenças entre os documentos de arquivo e biblioteca.

Assim, para acertar basta ter em mente os termos

destacados: toda vez que o item mencionar “colecionados”, ou
algum semelhante, será documento de biblioteca; e sem
mencionar “acumulado”, ou semelhante, será documento de
arquivo.

Classificação dos Arquivos

 Os arquivos podem ser classificados em vários aspectos,
Vamos a eles:

Classificação quanto à entidade mantenedora: quanto à

entidade mantenedora os arquivos podem ser públicos ou
privados.

Arquivos públicos: são aqueles produzidos por documentos de

caráter público. São de responsabilidade do Estado e devem estar
disponíveis para consulta por parte dos cidadãos, exceto os
documentos de caráter sigilosos.

Arquivos privados: são aqueles mantidos por pessoas físicas ou

por instituições de caráter privado. São documentos que dizem
respeito a suas atividades particulares, e, portanto, não é
obrigatória a sua disponibilidade para consulta da sociedade.

Contudo, existe a possibilidade de esses arquivos serem

declarados de interesse público, por meio de decreto presidencial
através de parecer favorável do CONARQ. Caso isso ocorra, seu
mantenedor terá o dever de zelar pelos documentos e deixá-los à
disposição do Estado.
Existe ainda outra classificação, atribuída pela autora
Marilena Leite Paes, em que os arquivos podem ser: públicos,
comerciais, institucionais e pessoais ou familiares.

Públicos: mantidos por instituições de caráter público.

Comerciais: mantidos por instituições com fins lucrativos.

Institucionais: mantidos por instituições sem fins lucrativos.

Familiares ou pessoais: mantidos por pessoas ou famílias.

Então, quanto à entidade mantenedora, os arquivos
classificam-se em públicos ou privados. Quando mencionar a
autora acima, classificam-se em públicos, comerciais,
institucionais e pessoais ou familiares.

Classificação quanto à natureza dos documentos: quanto à

natureza dos documentos, os arquivos podem ser classificados
em especiais ou especializados.
Arquivos especiais: guardam documentos de suportes variados
e por isso precisam de cuidados diferenciados. Os documentos
são agrupados considerando primeiramente o suporte (papel, CD,
disco rígido, etc) e depois se utiliza outros critérios para sua
organização. Esse tipo de arquivo deve ser utilizado quando os
suportes são feitos de materiais diferentes, pois facilita a
conservação dos mesmos.

Por exemplo: um arquivo pode ter um local específico para

guardar CD’s, papéis, fitas de vídeo, películas, etc, pois todos
esses materiais requerem diferentes tipos de cuidados.

Arquivos especializados ou arquivos técnicos: são aqueles

que guardam documentos dos mais variados assuntos. Nesse tipo
de arquivo os documentos são agrupados considerando
primeiramente o assunto e depois se utiliza outros critérios para
sua organização.
Esse tipo de arquivo é utilizado quando uma instituição trata
de muitos assuntos, em diferentes áreas do conhecimento; por
isso são chamados de técnicos.
Por exemplo: uma entidade pode guardar documentos relativos
à área de engenharia, de medicina, de artes em locais separados.
Isso ajuda na localização dos documentos e facilita a
compreensão dos mesmos, pois podem ser estudados com mais
praticidade.
Para facilitar a compreensão, basta fazer a seguinte
associação:

Especiais => Suporte / Especializados => Assunto

Classificação quanto à extensão de atuação: quanto à

extensão de sua atuação, os arquivos podem ser setoriais ou
centrais (ou gerais).

Arquivos setoriais: são aqueles que estão localizados próximos

aos seus produtores. Esse arquivo guarda os documentos
próximos aos interessados diretos para facilitar e agilizar a sua
localização e utilização.
Encontram-se principalmente em empresas, órgãos e
entidades de grande porte, ou de estrutura administrativa
complexa (vários departamentos, várias filiais, etc).

Por exemplo: o arquivo de uma rede de supermercados pode ser

separado por filial, por setor de atuação (Depto. Financeiro, de
RH, Compras, etc).
Arquivos centrais ou gerais: são aqueles que guardam todos
os documentos de uma entidade em um só lugar. É utilizado
principalmente por empresas e órgãos de médio e pequeno porte,
ou por instituições de estrutura administrativa simples (poucos
departamentos, poucos órgãos, apenas um local para instalações
físicas, etc).

Por exemplo: o arquivo de uma empresa que funcione em

apenas um edifício, um órgão pequeno, um consultório medico,
etc.
É importante ressaltar que esta classificação se aplica
somente aos arquivos correntes! Somente estes podem ser
divididos em setorial ou geral.

Classificação quanto aos estágios de sua evolução: os

arquivos podem ser correntes, intermediários ou permanentes.

Arquivos correntes: são aqueles que guardam documentos que

são constantemente utilizados por seus produtores, ou que sejam
objetos de consultas freqüentes. A Lei de Arquivos assim
conceitua documentos de arquivos correntes:

“aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação,

são objeto de consultas freqüentes”.

Arquivos permanentes: são aqueles que guardam documentos

que não tem mais valor administrativo, mas pelo seu conteúdo ou
pelo assunto de que tratam, tem grande relevância para a
História ou para a Cultura, e por isso devem ser guardados por
tempo indeterminado. A Lei de Arquivos define assim os
documentos de arquivo permanente:
 “conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e
informativo que devem ser definitivamente preservados”.

Classificação dos Documentos

Assim como os arquivos, os documentos que os compõem

também podem ser classificados segundo alguns critérios. Os
documentos são classificados quanto ao gênero, quanto à
espécie/tipologia e quanto à natureza do assunto.

Quanto ao Gênero: os documentos podem ser textuais (ou

escritos), iconográficos, sonoros, filmográficos, informáticos (ou
digitais), cartográficos e micrográficos.

Documentos textuais ou escritos: são aqueles que

apresentam a informação de modo escrito ou em forma de texto.

Exemplo: carta, relatórios, certidões, atas, etc.

Documentos iconográficos: são aqueles que apresentam a

informação em forma de imagem estática.

Exemplo: fotografia, desenhos, gravuras, diapositivos (slides),

etc.

Documentos sonoros: são aqueles que apresentam a

informação em forma de som ou áudio.

Exemplo: disco de vinil, escurão telefônica, sons gravados em

fitas cassete.

Documentos filmográficos: são aqueles que apresentam a

informação em forma de imagens dinâmicas ou em movimento
(com ou sem som).
Exemplo: filmagens e vídeos.

Documentos informáticos ou digitais: são aqueles gravados

em meio digital, e por isso necessitam de equipamentos
eletrônicos para serem lidos.

Exemplo: som no formato MP3, arquivo de texto do Word, filmes

em formato DVD, etc.
Documentos cartográficos: são aqueles que cuja informação
representa, de forma reduzida, uma área maior.

Exemplo: mapas, plantas, perfis, etc.

Documentos micrográficos: são aqueles apresentados no

suporte microfichas, resultados do processo de microfilmagem.
Trataremos da microfilmagem em nossa última aula do
curso.

Quanto à Espécie/Tipologia Documental: os documentos são

classificados de acordo com seu aspecto formal (aparência que
assume de acordo com as informações) e sua função (o objetivo
para o qual o documento foi produzido).
Como exemplo, temos o Contrato. O contrato apresenta as
informações de forma que se possa identificá-lo como contrato:
possui identificação das partes, do objeto, das condições,
cláusulas, etc. O contrato então é uma espécie documental
(considerando o aspecto formal).
Para saber a tipologia documental, ou simplesmente tipo,
acrescentamos a função. No caso do contrato, acrescentamos, por
exemplo, aluguel de imóvel. Então a função do contrato é realizar
um acordo de aluguel de imóvel.
Em resumo, temos o contrato (espécie) de aluguel (função).
Essa idéia pode ser aplicada a vários outros documentos. Vejamos
alguns exemplos: Alvará (espécie) / Alvará de funcionamento
(tipo) /Declaração (espécie) / Declaração de bens (tipo) /
Relação (espécie) / Relação de bens patrimoniais (tipo).

É muito importante também conhecer dois outros conceitos:

formato e forma. O formato é a configuração física que o suporte
assume.

Ex: livro, caderno, folheto, cartaz, etc.

A forma é o estágio de preparação do documento, o seu

estado de produção atual.
Ex: rascunho, minuta, original e cópia.

Quanto à Natureza do Assunto: os documentos podem ser

ostensivos (ou ordinários) ou sigilosos.

Documentos ostensivos ou ordinários: são aqueles cuja

informação não é prejudicial quando for de conhecimento geral.
São documentos que não possuem informações estratégicas, nem
de teor pessoal, e sua divulgação não causa nenhum tipo de
problema à administração ou a terceiros.

Documentos sigilosos: são aqueles que possuem conteúdo que

só podem ser de conhecimento restrito, e por isso requerem
medidas de segurança especiais para sua custódia e divulgação.
Sobre o assunto, devemos considerar a Lei Federal n°
12.527/11 e o Decreto Federal nº 4.553/02, que trata dos
documentos e material de caráter sigiloso para a Administração
Pública. As normas citadas atribuem graus de sigilo, sua
classificação e o período pelo qual o documento deve permanecer
sigiloso.
Segue tabela de classificação. Vale lembrar antes que a Lei
12.527/11 somente terá aplicação válida a partir de maio/2012.
Os documentos sigilosos, conforme já dito, somente pode ser
consultado pelo seu destinatário, ou por pessoa legalmente
autorizada. Contudo, a Lei de Arquivos (8.159/91) determina que,
caso seja necessário para defesa de direitos, esses documentos
podem ser exibidos em seção reservada, conforme determinação
judicial, ou podem ser emitidas certidões que confirmem seu
conteúdo, ou parte dele.
Não vamos nos ater mais no assunto, pois o nosso edital não
pede legislação correlata da área. Mas é muito importante que o
candidato leia a Lei e o Decreto mencionados acima para maior
conhecimento do assunto.

Princípios Arquivísticos

A Arquivologia, enquanto ciência, possui princípios que

devem orientar seus trabalhos e estudos. Esses princípios são
utilizados desde o final do século XIX e constituem a própria base
da Arquivística Moderna. Vamos a eles:
Princípio da Proveniência ou do Respeito aos Fundos: Este
é o mais importante princípio da Arquivologia. Ele afirma que os
documentos e arquivos originários de uma pessoa ou instituição
devem manter sua individualidade, não podendo ser misturados
com os arquivos de origem diversa.
Como veremos mais adiante, os documentos de arquivo são
complementares, e possuem mais valor quando em seu conjunto.
O arquivo deve refletir a organização e funcionamento de seu
produtor, razão pela qual não deve ser alterado (ter documentos
retirados, acrescidos de forma indevida ou misturados com os de
outras pessoas ou instituições). Ao conjunto arquivístico de uma
pessoa ou entidade chamamos de “fundo arquivístico”.

Princípio da Organicidade: Este deriva do Principio da

Proveniência. A organicidade é a qualidade segundo a qual os
documentos devem manter uma organização que reflita fielmente
a estrutura, funcionamento e relações internas e externas de seu
produtor.

Princípio da Ordem Original: Princípio segundo o qual o

arquivo deve conservar o arranjo dado pela entidade coletiva,
pessoa ou família que o produziu. Este princípio enuncia que se
levando em conta as relações estruturais e funcionais que
presidem a origem dos arquivos, a sua ordem original devem ser
mantidas quando o mesmo for recolhido, pois garante sua
organicidade.

Princípio da Unicidade: É a qualidade pela qual os documentos

de arquivo, independente de sua forma, espécie, tipo ou suporte,
preserva seu caráter único, pelo contexto de sua produção. Os
documentos são criados por uma atividade específica e para
atender a necessidade determinada; portanto, mesmo que haja
outro documento igual no arquivo, ainda assim eles serão únicos,
pois as atividades e necessidades que motivaram sua produção
são únicas.

Princípio da Indivisibilidade ou Integridade Arquivística:

Também derivado do Principio da Proveniência, É a qualidade pela
qual os fundos devem manter-se preservados sem dispersão,
mutilação, alienação, destruição não autorizada ou acréscimos
indevidos de peças documentais. Como dito anteriormente, os
fundos de arquivo devem refletir a estrutura e o funcionamento
da instituição, e os documentos que o compõem têm muito mais
valor quando no seu conjunto do que fora dele. Portanto, os
fundos devem manter-se completos para refletir o mais fielmente
possível o seu produtor, o que não ocorrerá se o mesmo não
estiver íntegro.

Princípio da Cumulatividade: Este princípio afirma que os

arquivos são uma formação progressiva, natural e orgânica.
Diferente da biblioteca e de outros órgãos de documentação (que
veremos mais adiante), em que a cumulação de documentos se
dá de forma gradativa (com a aquisição dos documentos por
compra, permuta ou doação), o arquivo acumula seus
documentos conforme seu produtor realiza suas atividades. Os
documentos de arquivo são, então, um produto imediato, natural
e direto dessas atividades.

Princípio da Territorialidade: Este princípio, nascido de

questões políticas pelas fronteiras do Canadá, é utilizado no
sentido de definir o domicílio legal dos documentos, ou seja, a
“jurisdição”, o local onde serão produzidos seus efeitos.
Essa jurisdição do documento deve ser definida conforme a
área territorial, a esfera de poder e o âmbito administrativo onde
foi produzido ou recebido o documento. O documento deve se
mantiver o mais próximo possível do local onde foi produzido, seja
uma instituição, uma região específica ou uma nação. Como
exceção deste princípio não o aplicou em documentos produzidos
por acordos diplomáticos ou por ações militares.
Teoria das Três Idades: Também conhecida como Ciclo Vital
dos Documentos, ou Estágio de Evolução dos Arquivos, esta teoria
constitui um verdadeiro marco na história da Arquivística.
Ela afirma que os documentos de um arquivo passam por
estágios conforme seus valores mudam. Quando um documento é
produzido, ele possui um valor primário, que é sua importância
para a atividade que o gerou. Contudo, esse valor é temporário:
cessa logo que a atividade acaba. Mas alguns documentos (não
todos) ainda possuem o valor secundário, que é sua importância
para outras atividades ou outros campos diferentes daqueles que
o geraram (podem ser importantes para a pesquisa histórica, ou
para a cultura de uma sociedade, por exemplo). Esse valor é
definitivo, e todo documento que o possui deve ser preservado
permanentemente.
Princípio da Pertinência: É a qualidade pela qual os
documentos, quando recolhidos a uma instituição arquivística,
devem ser reclassificados e reorganizados por assuntos,
independentemente da sua proveniência e organização originais.
Este conceito não é mais adotado na Arquivística por ir de
encontro ao Princípio da Proveniência. Se todos os documentos
são classificados e reorganizados de acordo com um plano geral,
desprezando a organização original, o conjunto perderá sua razão
de ser, que é refletir e mostrar as atividades e organização das
instituições.

Armazenamento e Acondicionamento de Documentos

Antes de prosseguirmos com o armazenamento e

acondcionamento,
precisamos entender o que eles são.
Acondicionamento: é a embalagem ou guarda de documentos
para sua
preservação. Trata-se de colocá-lo em uma embalagem (pasta ou
caixa).
Armazenamento: é a guarda do documento propriamente dita. É
a
colocação do documento no arquivo, seja ele o móvel, o prédio ou
parte dele,
ou o depósito.
Podem perceber pela definição dada pelo Dicionário de
Terminologia
Arquivística, que não é nada difícil entender essas técnicas.
Vamos então às
recomendações do CONARQ.
Armazenamento
Os documentos devem ser armazenados em locais que
apresentem
condições ambientais apropriadas às suas necessidades de
preservação, pelo
prazo de guarda estabelecido em tabela de temporalidade e
destinação.
A localização de um depósito de arquivo deve prever facilidades
de
acesso e de segurança contra perigos iminentes, evitando-se, por
exemplo:
- áreas de risco de vendavais e outras intempéries, e de
inundações;
- áreas de risco de incêndios;
- áreas próximas a indústrias pesadas com altos índices de
poluição
atmosférica;
- áreas próximas a instalações estratégicas.
As áreas de trabalho e de circulação de público deverão atender
às
necessidades de funcionalidade e conforto, e as de
armazenamento de
documentos devem ser totalmente independentes das demais.
Nas áreas de depósito, os cuidados devem ser dirigidos a:
- evitar, principalmente, os subsolos e porões, em razão do
grande risco
de inundações;
- prever condições estruturais de resistência a cargas;
- a área dos depósitos não deve exceder a 200 m2. Os depósitos
deverão
ser compartimentados. Os compartimentos devem ser
independentes entre si,
separados por corredores, com acessos equipados com portas
corta-fogo e, de
preferência, também com sistemas independentes de energia
elétrica, de
aeração ou de climatização;
- evitar tubulações hidráulicas, caixas d’água e quadros de
energia
elétrica sobre as áreas de depósito;
- evitar todo tipo de material que possa promover risco de
propagação
de fogo ou formação de gases, como madeiras, pinturas e
revestimentos;

- aumentar a resistência térmica ou a estanqueidade das paredes

externas, em especial daquelas sujeitas à ação direta de raios
solares, por
meio de isolamento térmico e/ou pintura de cor clara, de efeito
reflexivo. Além
dos recursos construtivos utilizados para amenizar as
temperaturas internas,
sempre que for possível, posicionar os depósitos nos prismas de
menor
insolação;
- promover a ventilação dos ambientes de forma natural ou
artificial,
inclusive com a disposição adequada do mobiliário, de forma a
facilitar o fluxo
do ar;
- evitar a presença de pessoas em trabalho ou consulta em tais
ambientes;
- manter suprimento elétrico de emergência. Nas áreas de
depósito, os
documentos devem ser armazenados separadamente, de acordo
com o seu
suporte e suas especificidades, a saber:
- documentos textuais, como manuscritos e impressos;
- documentos encadernados;
- documentos textuais de grande formato;
- documentos cartográficos, como mapas e plantas
arquitetônicas;
- documentos iconográficos, como desenhos, gravuras e cartazes;
- documentos em meio micrográfico;
- documentos fotográficos;
- documentos sonoros;
- documentos cinematográficos;
- documentos em meios magnéticos e ópticos.
Quanto às condições climáticas, as áreas de pesquisa e de
trabalho
devem receber tratamento diferenciado das áreas dos depósitos,
as quais, por
sua vez, também devem se diferenciar entre si, considerando-se
as
necessidades específicas de preservação para cada tipo de
suporte.
Recomenda-se um estudo prévio das condições climáticas da
região, nos casos
de se elaborar um projeto de construção ou reforma, com vistas a
obter os
melhores benefícios, com baixo custo, em favor da preservação
dos acervos.
A deterioração natural dos suportes dos documentos, ao longo do
tempo,
ocorre por reações químicas, que são aceleradas por flutuações e
extremos de
temperatura e umidade relativa do ar e pela exposição aos
poluentes
atmosféricos e às radiações luminosas, especialmente dos raios
ultravioleta. A
adoção dos parâmetros recomendados por diferentes autores (de
temperatura
entre 15° e 22° C e de umidade relativa entre 45% e 60%) exige,
nos climas
quentes e úmidos, o emprego de meios mecânicos sofisticados,
resultando em
altos custos de investimento em equipamentos, manutenção e
energia. Os
índices muito elevados de temperatura e umidade relativa do ar,
as variações
bruscas e a falta de ventilação promovem a ocorrência de
infestações de
insetos e o desenvolvimento de microorganismos, que aumentam
as
proporções dos danos.
Com base nessas constatações, recomenda-se:
- armazenar todos os documentos em condições ambientais que
assegurem sua preservação, pelo prazo de guarda estabelecido;
- monitorar as condições de temperatura e umidade relativa do
ar;
- utilizar preferencialmente soluções de baixo custo direcionadas
à
obtenção de níveis de temperatura e umidade relativa
estabilizados na média,
evitando variações súbitas;
- reavaliar a utilidade de condicionadores mecânicos quando os
equipamentos de climatização não puderem ser mantidos em
funcionamento
sem interrupção;
- proteger os documentos e suas embalagens da incidência direta
de luz
solar, por meio de filtros, persianas ou cortinas;
- monitorar os níveis de luminosidade, em especial das radiações
ultravioleta;
- reduzir ao máximo a radiação UV emitida por lâmpadas
fluorescentes,
aplicando filtros bloqueadores aos tubos ou às luminárias;
- promover regularmente a limpeza e o controle de insetos
rasteiros nas
áreas de armazenamento;
- manter um programa integrado de higienização do acervo e de
prevenção de insetos;
- monitorar as condições do ar quanto à presença de poeira e
poluentes,
procurando reduzir ao máximo os contaminantes, utilizando
cortinas, filtros,
bem como realizando o fechamento e a abertura controlada de
janelas;
- armazenar os acervos de fotografias, filmes, meios magnéticos e
ópticos em condições climáticas especiais, de baixa temperatura
e umidade
relativa, obtidas por meio de equipamentos mecânicos bem
dimensionados,
sobretudo para a manutenção da estabilidade dessas condições, a
saber:
fotografias em preto e branco
T 12ºC ± 1ºC e UR 35% ± 5%
fotografias em cor
T 5ºC ± 1ºC e UR 35% ± 5%
filmes e registros magnéticos
T 18ºC ± 1ºC e UR 40% ± 5%
Acondicionamento
Os documentos devem ser acondicionados em mobiliário e
invólucros
apropriados, que assegurem sua preservação. A escolha deverá
ser feita
observando-se as características físicas e a natureza de cada
suporte. A
confecção e a disposição do mobiliário deverão acatar as normas
existentes
sobre qualidade e resistência e sobre segurança no trabalho.
O mobiliário facilita o acesso seguro aos documentos, promove a
proteção contra danos físicos, químicos e mecânicos. Os
documentos devem
ser guardados em arquivos, estantes, armários ou prateleiras,
apropriados a
cada suporte e formato.
Os documentos de valor permanente que apresentam grandes
formatos,
como mapas, plantas e cartazes, devem ser armazenados
horizontalmente, em
mapotecas adequadas às suas medidas, ou enrolados sobre tubos
confeccionados em cartão alcalino e acondicionados em armários
ou gavetas.
Nenhum documento deve ser armazenado diretamente sobre o
chão.
As mídias magnéticas, como fitas de vídeo, áudio e de
computador,
devem ser armazenadas longe de campos magnéticos que
possam causar a
distorção ou a perda de dados.
O armazenamento será preferencialmente em mobiliário de aço
tratado
com pintura sintética, de efeito antiestático.
As embalagens protegem os documentos contra a poeira e danos
acidentais, minimizam as variações externas de temperatura e
umidade
relativa e reduzem os riscos de danos por água e fogo em casos
de desastre.
As caixas de arquivo devem ser resistentes ao manuseio, ao peso
dos
documentos e à pressão, caso tenham de ser empilhadas.
Precisam ser
mantidas em boas condições de conservação e limpeza, de forma
a proteger os
documentos.
As medidas de caixas, envelopes ou pastas devem respeitar
formatos
padronizados, e devem ser sempre superiores às dos documentos
que irão
abrigar.
Todos os materiais usados para o armazenamento de documentos
permanentes devem manter-se quimicamente estáveis ao longo
do tempo, não
podendo provocar quaisquer reações que afetem a preservação
dos
documentos.
Os papéis e cartões empregados na produção de caixas e
invólucros
devem ser alcalinos e corresponder às expectativas de
preservação dos
documentos. No caso de caixas não confeccionados em cartão
alcalino,
recomenda-se o uso de invólucros internos de papel alcalino, para
evitar o
contato direto de documentos com materiais instáveis.
Depois de conhecer estas orientações do CONARQ para o
acondicionamento e armazenamento de documentos,
(Ibram-DF/2009 – Cesp/UnB) As áreas de armazenamento de
documentos devem ser totalmente independentes das demais e
não devem
exceder 200 m². Assim, pode ser necessário ter vários depósitos,
que devem
ser independentes entre si, separados por corredores, com portas
corta-fogo e,
de preferência, com sistemas independentes de energia elétrica,
de aeração e
de climatização.
Resolução
O item está correto. Vimos agora nas recomendações do CONARQ
que os
depósitos devem mesmo ter o limite de 200 m². Caso o espaço
destinado para
este fim seja maior, é necessário que haja uma divisão, com
funcionamento
independente e que garanta a preservação e proteção dos
documentos.
(TRT-21/2010 – Cespe/UnB) A definição dos gêneros documentais
é
importante para estabelecer o tipo de armazenamento necessário
para a
preservação dos documentos.
Resolução
O item está correto. Vimos que os documentos devem ser
armazenados
em condições que atendam as necessidades de suas
especificações. Conhecer
o suporte e o gênero dos documentos é fundamental para tomas
as medidas
que melhor garantam sua preservação e proteção.
(TJDFT/2008 – Cespe/UnB) O acondicionamento é uma das etapas
do
planejamento de conservação preventiva de documentos.
Resolução
O item está correto. Ainda vamos estudar sobre conservação e
preservação em nosso curso, mas já devemos saber que a correta
operação de
acondicionamento, como o uso de materiais adequados, de
ferramentas
específicas, de embalagens apropriadas a cada arquivo, etc.,
contribuem para
a preservação do documento, que é a conservação preventiva.
Por conservação preventiva devemos entender todos os cuidados
necessários para evitar que os documentos sofram danos e sejam
destruídos
ou danificados de qualquer forma, até mesmo o combate à sua
deterioração
natural.