Sistema de Controle Estoque
e
Vendas
Manual de Operação
1
Sumário
Iniciando o programa................................................................................................................................3
Logon .......................................................................................................................................................3
Tela Inicial/Menu Principal......................................................................................................................3
Contas de usuários....................................................................................................................................4
Acessando o cadastro de usuários........................................................................................................5
Utilizando o sistema ................................................................................................................................6
Colocando a sua Logomarca.....................................................................................................................6
Menu Cadastros........................................................................................................................................7
Cadastro de Clientes.................................................................................................................................7
Cadastro de Fornecedores.........................................................................................................................7
Cadastro de Produtos................................................................................................................................8
Menu Estoque...........................................................................................................................................9
Menu Estoque > Entrada de Produtos................................................................................................10
Menu Estoque > Pedido (Venda ou Compra)....................................................................................10
Realizando um Venda.........................................................................................................................10
Pedido Venda.................................................................................................................................10
Finalizar um Pedido de Venda/Concluir uma venda..........................................................................11
PDV...............................................................................................................................................14
Menu Financeiro.....................................................................................................................................16
Mensagens de Erro.................................................................................................................................17
Invalid file name................................................................................................................................17
Windows Vista...................................................................................................................................17
Utillizando a Agenda de Compromissos................................................................................................18
2
Este manual de instruções fornece-lhe as informações necessárias para a instalação e utilização do programa.
Leia-o antes da utilização do sistema e guarde-o como parte do produto e em local sempre bem acessível.
Iniciando o programa
Para começar a utilizar o programa clique no icone de atalho, localizado no desktop, ou utilize
o menu Iniciar – todos os programas.
Logo em seguida será apresentada a tela de Logon. Solicitando o nome do usuário e a senha de
acesso ao sistema.
Logon
Para o primeiro acesso utilize Master para o campo "Nome de Usuário" e no campo "Senha"
a palavra master, tambem. Clique em “Ok”.
Observe o uso de letras maiúsculas e minúsculas, pois isso será controlado em ambos os
campos. Após entrar no sistema novos usuários poderão ser criados.
Tela Inicial/Menu Principal
1 – Barra de Menu. (Utilize o mouse ou a tecla F10 como atalho para o Menu)
2 – Barra de acesso rápido.
3 – Imagem de fundo. (Pode ser trocada pelo usuário).
4 – Barra de Status. (informações como: data e hora atual e usuário logado no sistema.)
5 – Botão de acesso rápido ao Cadastro de Clientes.
6 – Botão de acesso rápido ao Cadastro de Fornecesores.
7 – Botão de acesso rápido ao Cadastro de Usuários.
8 – Botão de acesso rápido ao Cadastro de Produtos.
9 – Botão de acesso rápido aos Pedidos de Compra e Venda e à Entrada de Produtos.
3
10 – Botão de acesso rápido para troca de usuários.
11 – Botão de acesso rápido à tela de configuração do sistema.
12 – Botão de acesso rápido ao Fluxo de Caixa.
13 – Botão de acesso rápido aos Relatórios.
14 – Botão de acesso rápido às Estatísticas. (Não disponível nesta versão)
15 – Botão Fechar. (Sair do sistema).
Contas de usuários
Os sistema classifica os usuários em três tipos. O “Administrador” e o “Operador” e o
“Técnico” os quais podem ser atribuídas determinadas funções, tarefas e direitos. A diferença é que o
“Administrador” é a pessoa responsável por todo o sistema e só ele pode criar e excluir usuários.
Os vendedores devem utilizar o usuário Operador. Os usuários do tipo Técnico devem ser
atribuídos às pessoas que realizem esta função na empresa, mas nada impede que eles utilizem outras
funções do sistema. Basta para isso, no cadastro de usuários, dar-lhes privilégio a outras
funcionalidades do programa.
Obs.: Pode ser criado um usuário com permissão de “Administrador” mas com recursos limitados,
como por exemplo: sem acesso ao módulo financeiro, caixa e etc. Mas esse usuário conseguirá criar
4
ou excluir outros usuários.
Um usuário “Operador” pode acessar somente o que for liberado para ele. Um usuário “Operador”
não pode criar e excluir novos usuários. O usuário com permissão de “Administrador” é quem deve
criar os outros usuários.
Acessando o cadastro de usuários.
O acesso ao cadastro de usuários é feito através de clique no menu Cadastros > Usuários. Ou clicando
no botão cadastro de usuários (botão nº 7), na barra de acesso rápido.
Grade de
Localização
Rápida
Botão Incluir – para cadastrar um novo usuário.
Botão Alterar – para alterar nome de usuário, tipo, nome completo e senha.
Botão Gravar – para salvar definitivamente a inclusão ou alteração feita no cadastro.
Botão Cancelar – cancelar a inclusão ou alteração feita no cadastro.
Botão Excluir – apaga definitivamente um usuário do sistema.
Botão Alterar Permissões – permite alterarar quais funções, tarefas e/ou telas o usuário poderá acessar.
Botão Salvar Alterações – grava quais funções, tarefas e/ou telas o usuário poderá acessar.
Botão - Fecha o Cadastro de Usuários.
5
A tecla Esc do seu teclado tambem serve para fechar a maioria das telas do sistema.
Utilizando o sistema
Todos os cadastros/telas funcionam de maneira similar e apresentam praticamente as mesmas
funcionalidades.
Os campos com fundo VERDE podem ser alterados com um
clique no botão direito do Mouse.
Os campos com fundo BRANCO podem ser acessados
utilizando os botões INCLUIR e ALT ERAR
Os campos com fundo LARANJADO NÃO podem ser
acessados pelo usuário. São de preenchimento automático pelo
sistema.
Lista de Opções. Clique na seta para ver opções.
Clique no botão ao lado da lista para cadastrar novas opções.
Colocando a sua Logomarca.
Colocando a sua logomarca no menu principal e nos relatórios. Clique no menu configurações.
As fotos deverão estar salvas na pasta “C:\Sistemas\ConCom1.0\DB_Fotos”.
6
Menu Cadastros
Cadastro de Clientes
O cadastro de clientes (pessoa física e jurídica) pode ser acessado clicando no menu cadastros
> clientes. Ou clicando no botão cadastro de usuários (botão nº 5), na barra de acesso rápido. Possui
todos os dados relativos ao cliente (documentação, endereço, contatos, telefones, histórico de todas as
compras e orçamentos e tambem de pendências financeiras do cliente).
Ao incluir um novo cliente o sistema pedirá para informar se PF ou PJ.
Cadastro de Fornecedores
O cadastro de clientes (pessoa jurídica) pode ser acessado clicando no menu Cadastros >
Fornecedores. Ou clicando no botão cadastro de usuários (botão nº 6), na barra de acesso
rápido.Possui todos os dados relativos ao cliente (ramo de atividade, documentação, endereço,
contatos, telefones, dados bancários e observações).
Botão responsável por abrir o cadastro de “Ramo de Atividade”. Lista de Opções.
Mostra os Ramos de Atividades
Para Cadastrar um novo Ramo, clique no botão .
previamente cadastrados.
7
Cadastro de Produtos
O cadastro de produtos pode ser acessado clicando no menu cadastros > produtos. Ou clicando
no botão cadastro de usuários (botão nº 8), na barra de acesso rápido.
Na guia Geral ao se clicar duas vezes sobre algum produto cadastrado será mostrado as
informações sobre tal produto.
O sistema lê código de barras mas não os gera. (verifique a compatibilidade do seu leitor de
código de barras com o Windows.
O preço de venda é calculado em função do valor em percentual indicado no campo Lucro.
Digite o valor no campo Lucro e pressione a tecla ENTER para que o sistema calcule o Preço de
venda. Se não for pressionado a tecla ENTER ao se clicar no botão salvar o sistema calculará o Preço
de venda.
Clique duas vezes na foto do produto para que ela seja ampliada. Clique duas vezes na foto
ampliada para que ela seja fechada.
Para que o sistema utilize a foto de um produto basta salvar a foto na pasta
“C:\Sistemas\ConCom1.0\DB_Fotos”. A foto deverá ter o tamanho de 197 x 245 e formato JPG.
Importante: A foto do produto deverá ter o código do produto como nome do arquivo.
Exemplo: produto com o código 3. O nome do arquivo da foto deverá ser 3.jpg e deverá estar na pasta
“C:\Sistemas\ConCom1.0\DB_Fotos”.
“C:\Sistemas\ConCom1.0\DB_Fotos\3.jpg”
Obs.: Após Concluir uma venda o sistema realizará a baixa automatica do estoque, se a opção “Usa
estoque?” estiver como “S” no cadastro de produtos. Se estiver como “N” não ocorrerá a baixa no
estoque. Se a quantidade for insuficiente após a baixa de um item o estoque ficará negativo.
8
Por exemplo: Código produto = 3, então a foto do produto deverá estar na pasta
DB_Fotos e o nome deverá ser 3.JPG.
“C:\Sistemas\ConCom1.0\DB_Fotos\3.jpg”
Vai para o último registro
Vai para o próximo registro
Volta aoregistro anterior
Vai para o primeiro registro
Menu Estoque
9
Menu Estoque > Entrada de Produtos
Obs.: Cadastre todos os produtos primeiro (Menu Cadastros > Produtos) antes de realizar a entrada em
estoque.
Após cada entrada de item no estoque, a quantidade total será acrescida no estoque
automaticamente.
Clique em Incluir para entrar apenas os dados do cabeçalho da nota de entrada, confirmando
logo em seguida com o botão salvar.
Para incluir os itens ulitilize o botão “Incluir item entrada”.
Menu Estoque > Pedido (Venda ou Compra)
Utilize a opção Pedido de Venda para realizar uma venda ao cliente e o Pedido de Compra para
enviar um pedido para um fornecedor.
Realizando um Venda
Você tem duas opções de realizar uma venda. Você deverá decidir qual a melhor, de acordo
com o tipo do seu comércio. Através do “Pedido de Venda” ou através do “PDV”.
Botão Novo Pedido – clique com o mouse ou
Pedido Venda utilize a tecla F2 no teclado.
Botão Incluir Item no Pedido – clique com o
mouse ou utilize a tecla F4 no teclado.
Botão Excluir item do Pedido – clique com o
mouse ou utilize a tecla Delete no teclado.
Botão Excluir item do Pedido – clique com o
mouse ou utilize a tecla Delete no teclado.
Obs.: O sistema trata os pedidos não concluídos como orçamentos. Após clicar em “Concluir Venda”
ou teclar F5 o sistema considerará o orçamento como um pedido de venda. Após Concluir uma venda
o sistema realizará a baixa automatica do estoque, se a opção “Usa estoque?” estiver com “S” no
cadastro de produtos.
Utilize as teclas de atalho (F2, F4, F5, F6, F7, F11, Delete e etc) assim a operação do sistema será
mais ágil.
Ao clicar em “Novo Pedido” ou pressionar a tecla F2 no teclado, surgirá a tela para selecionar
o cliente. A pesquisa do cliente pode ser feita pelo nome ou pelo CPF. À medida que o nome é digitado
o sistema irá localizando o cliente, tecle ENTER ou um duplo clique sobre o nome do cliente para
selecioná-lo. Confirme a seleção.
10
Digite a validade em dias do pedido/orçamento e tecle ENTER.
Inclua os itens. Localize o produto pelo nome do produto(descrição), código de barra ou
referência. Dê ENTER ou clique sobre o nome do produto para selecioná-lo.
Digite a quantidade e tecle ENTER. Se não houver quantidade suficiente em estoque, o sistema
o informará.
Digite o valor do desconto (se for o caso). Para saber o valor máximo de desconto permitido
para o produto selecionado digite um valor absurdo. Por exemplo 999 e o sistema informará o valor
máximo de desconto que poderá ser realizado.
Obs.: o valor do desconto poderá ser em percentual ou um valor em reais. Para isso deve ser
informado o valor e o tipo de desconto no cadastro de produtos.
Tecle ENTER ou F2 para lançar o item no pedido.
Obs.: Se após selecionar o produto for pressionado F2, de imediato, não passando pela quantidade
e/ou desconto, o sistema não informará caso a quantidade em estoque não seja suficiente.
Continue a incluir itens ou feche a tela de inclusão de itens para retornar ao pedido.
Finalizar um Pedido de Venda/Concluir uma venda
Clique em “Concluir Venda” ou tecle F5. O sistema realizará a baixa automatica dos itens no
estoque.
O sistema exibirá a tela de seleção de modo de pagamento. Escolha as opções: dinheiro,
cheque, cartão ou boleto (fiado).
Importante: você poderá selecionar até 2 formas de pagamento ao mesmo tempo. DINHEIRO e
cheque, DINHEIRO e cartão ou DINHEIRO e boleto.
Se for selecionado pagamento em cheque informe a data do primeiro pagamento e a quantidade
de parcelas. O sistema dividirá o valor total do pedido pela quantidade de parcelas, em valores iguais,
sem acréscimos e perguntará se deseja incluir os dados dos cheques.
Caso selecionado pagamento em cartão o sistema pedirá os dados do cartão.
Caso selecionado pagamento em boleto (fiado) o sistema pedirá a quantidade de parcelas e
após imprimirá os boletos (não bancários). Os boletos podem ser impressos a qualquer tempo através
do Menu Relatórios.
Após concluir o pedido o valor será enviado ao Contas a Receber.
11
Veja o exemplo acima:
Total da venda: R$ 20,13. Foi digitido R$ 10,00 em dinheiro e pressionado ENTER para o
sistema confirmar.
O sistema informa que ainda falta R$ 10,13 para ser lançado (Saldo Restante).
Após utiliza-se a tecla TAB para ir para os campos CHEQUE, CARTÃO ou BOLETO.
No caso acima, utilizou-se a tecla TAB para ir ao campo CHEQUE. Foi pressionado ENTER e
confirmado que desejaria incluir o resto em cheques.
Foi informado a data da primeira parcela, (pressionado Enter), informado a quantidade de
parcelas (press. Enter).
Obs.: O valor das parcelas será divido em valores iguais conforme a quantidade de parcelas
informadas. Se você desejar informar um valor com juros, poderá digitar esse valor no campo “Valor
Parcela R$”. Clique OK.
O sistema perguntará se deseja informar os dados dos cheques agora.
O lançamento será enviado para o “Contas a Receber” onde aguardará pelo pagamento.
Utilize o menu Financeiro > Caixa (pagamento). Os valores com vencimento no dia corrente
pagamento à vista (primeira ou unica parcela e que não necessitem de juros) estarão disponivéis nessa
tela para pagamento, caso contrário, localize a conta a receber clicando no botão “Abrir Contas a
Receber”.
12
Abrir Contas a Receber
13
PDV
O “PDV” é mais indicado quando o cliente passa os produtos no caixa no momento de fazer o
pagamento. Como em lojas de conveniência, mercados, etc. Você deverá decidir de acordo com o seu
comércio, em utilizar “PDV” ou “Pedido de Vendas” para realizar as sua vendas.
Importante: No “Pedido de Vendas” os valores são lançados no “Contas a Receber” e ficam
aguardando o pagamento; e após o pagamento é lançado no “Caixa”. No modo “PDV” é feito o
lançamento no “Contas a Receber” e no “Caixa” ao mesmo tempo, pois a venda é realizada
simultaneamente com o pagamento.
Para utilizar o PDV clique no menu Estoque > PDV. (necessita uma resolução de video de
1024 x 768).
Para iniciar uma venda acione o leitor de código de barras ou digite o código de barras e pressione a
tecla ENTER.
Esc – para fechar a tela do PDV.
14
(PDV- venda iniciada)
Opções.
Se você utiliza um leitor de códigos de barra, o sistema está pronto para isso (verifique a
compatibilidade do seu leitor com o Windows, pois é ele que gerencia o processo. Configure o leitor
de código de barras para no final da leitura enviar o comnado ENTER.).
Se for vender mais de um item de um mesmo produto, você deverá digitar a quantidade primeiro,
portanto pressione F10; digite a quantidade; pressione ENTER e digite o código de barras do produto.
Pronto! O item foi incluido na venda.
Proceda a inclusão de novos itens.
Caso necessite localizar algum produto pressione a tecla F12.
Caso deseje excluir algum item. Clique sobre o item e pressione a tecla Del no seu teclado.
Caso deseje ofertar um desconto. Clique sobre o item e pressione a tecla F9 no seu teclado.
Finalizando a Venda:
Pressione a tecla F5 no seu teclado.
O sistema exibirá a tela de seleção de modo de pagamento. Escolha as opções: dinheiro,
cheque, cartão ou boleto (fiado). Se desejar; você poderá escolher ou cadastrar um cliente agora. Você
deve escolher o cliente que sairá impresso no recibo antes de escolher a forma de pagamento.
Importante: você poderá selecionar até 2 formas de pagamento ao mesmo tempo. DINHEIRO e
cheque, DINHEIRO e cartão ou DINHEIRO e boleto.
15
Se for informado um valor em dinheiro e esse valor for inferior ao valor total da venda o
sistema, informará o saldo restante e aguardará um outro meio de pagamento.
Obs.: Ao se confirmar o meio de pagamento em dinheiro, esta operação no poderá ser refeita, senão
manualmente no “Contas a Receber” e “Pagar” gerando estorno no mesmo valor para não constar
falhas no Caixa.
Se a opção “imprimir recibo após finalizar a venda” estiver marcada ao final da venda será impresso
um recibo. Use a tela de configurações para estabelecer a maneira padrão (imprimir ou não) de como o
sistema funcionará. Você pode alterar tambem no momento do fechamento da venda, marcando ou
desmarcando essa opção. Essa operação tambem deve ser feita antes de se escolher a forma de
pagamento.
Caso o valor em dinheiro for superior ao valor total da venda o sistema calculará o troco e não
aceitará outra forma de pagamento.
Caso o valor em dinheiro for igual ao valor total da venda o sistema não aceitará outra forma
de pagamento.
Pagamento concluído, enviado ao “Contas a Receber” (como titulo já pago) e ao “Caixa”.
Após finalizar o pedido o valor a ser pago pelo cliente é
Menu Financeiro enviado ao Contas a Receber.
O valor pode ser recebido utilizando-se o Menu Caixa ou o
Menu Contas a Receber.
A diferença é que o Menu Caixa recebe somente se for
pagamento em apenas uma parcela ou no caso de uma compra em
várias parcelas, só a primeira parcela e tambem se a data de pagamento
da primeira parcela for a data do dia.
16
Mensagens de Erro
Invalid file name
Se o seu sistema estiver em rede e surgir essa
mensagem é porque o Windows não reestabeleceu a
conexão com a unidade mapeada. Clique em meu
computdor e clique para abrir a unidade de rede mapeada:
“Z:\”. Pronto!
Abra novamente o programa Controle Comercial.
Windows Vista
Clique em “Fechar o programa”.
Clique com o botão direito do mouse sobre o ícone do “ConCom 1.0 – Controle Comercial
17
Estoque e Vendas” e em propriedades. Clique em “Executar este programa como
Administrador”.
Utillizando a Agenda de Compromissos
Abra a Agenda de Compromissos clicando em Ferramentas > Agenda, no menu principal do
sitema.
Para incluir um compromisso basta começar a digitar as informações. Sugiro que inicie pelo Assunto.
Ao iniciar a digitação do assunto a agenda estará automaticamente no modo inclusão/alteração de
registro. ( note um asterisco (*) ao lado esquerdo do campo NOME)
O asterisco indica que o registro está em modo inclusão ou alteração de dados.
Digite o resto das informações; nome, data e etc.
Para salvar as informações do compromisso utilize a seta para cima do seu teclado. O asterico mudará
para uma seta confirmado que o registro foi salvo.
18
Se for incluir mais compromissos basta pressionar a seta para baixo.
Para visualizar um compromisso, basta escolher, no calendário no lado esquerdo, a data que se deseja
visualizar um compromisso.
19
