NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA PF

CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCÍCIOS

PROFESSOR: MAYKO GOMES

AULA 02 – Gestão de Documentos

Olá, meus queridos sofredores! Tudo bem?

Agora é jogar aquela água no rosto e encontrar animação! Estamos sem

notícias sobre o edital, mas não vamos perder o objetivo de vista!

A aula de hoje será especialmente longa, visto que os assuntos são dos
mais “populares” nas provas, quando há Arquivologia. De acordo com nosso
plano, vamos aprender o seguinte:

 Fases da Gestão: Produção, Utilização e Destinação;

 Diagnóstico;
 Arquivos Correntes e Intermediários;
 Protocolo;
 Avaliação e Destinação;

Estarei disponível a todos para solucionar suas dúvidas. Contem sempre

com meu apoio. Podem me encontrar no fórum do curso e no email:
mayko@[Link].

Então, sem perda de tempo, vamos arregaçar as mangas e mãos à obra!

Prof. Mayko Gomes

Dezembro/2013

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Gestão de Documentos

O que há na prova?

Quando o assunto é “Gerenciamento da Informação”, “Gestão de

Documentos”, “Gestão de Documentos aplicada ao Setor Público”, etc., a prova
pedirá conhecimentos sobre atividades desenvolvidas nos arquivos. Em resumo,
na aula anterior nós aprendemos os conceitos de arquivo; agora vamos aprender
sobre as atividades do arquivo. Ocorre que, por conta de todas as atividades de
arquivo pertencerem à Gestão de Documentos (nas fases corrente e
intermediária), as bancas costuma especificar quais atividades devemos
estudar. No caso deste concurso são as atividades-temas da aula, listadas
acima.

E vamos ao trabalho!

Fases da Gestão de Documentos

Vamos recordar o funcionamento da Teoria das Três Idades, pois é

fundamental o sem entendimento.

A Teoria das Três Idades, Ciclo Vital dos Documentos ou Estágio de

Evolução dos Arquivos (lembrem-se dessas expressões) afirma que os arquivos
podem ser divididos e tratados em três fases distintas e complementares, que
são a corrente, a intermediária e a permanente.

Todos os documentos, quando são criados ou recebidos por uma

instituição, podem possuir dois valores distintos: o valor primário, que dizemos
ser o valor principal, imediato, ligado diretamente aos objetivos que levaram à
criação do documento; e o valor secundário, que é mediato, acessório e não está
ligado diretamente aos objetivos que levaram à sua criação.

Todo documento, quando criado ou recebido, possui o valor primário; se

não fosse assim, não seria sequer criado. Esse valor é temporário, ou seja,
quando o documento cumprir seus objetivos diretos, perderá esse valor. Mas ao
contrário, nem todo documento possui valor secundário. Este valor depende de
muita coisa para ser atribuído a um documento, e é permanente, ou seja, uma
vez que o documento possua valor secundário, vai durar para sempre (o valor).

Assim, quando um documento “nasce” (já provido de valor primário) ele

está inserido no arquivo corrente, que como vimos, é aquele que guarda
documentos frequentemente consultados. Depois de cumprido seu objetivo
principal, o documento vai para o arquivo intermediário, que é aquele que
guarda documentos não utilizados frequentemente, e que aguardam destinação:
eliminação ou guarda permanente. Caso o documento não possua o valor
secundário, será descartado; caso possua, será preservado permanentemente.

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Uma vez no arquivo permanente o documento terá outros objetivos,

diferente daquele para o qual foi criado. Vamos ilustrar por um gráfico:

Corrente Intermediário Permanente

Descarte

Transferência Recolhimento Descarte

Dica de prova: Notem que uma vez que o documento é recolhido ao

arquivo permanente, ele não pode ser descartado.

01 - (Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) A eliminação de documentos

permanentes produzidos por instituições públicas e de caráter público somente
é possível mediante autorização da instituição arquivística pública
correspondente à esfera de competência do órgão.

Resolução

O item está incorreto. Vimos pelo esquema acima que os documentos de

valor permanente (valor secundário) JAMAIS, EM HIPÓTESE ALGUMA, devem
ser eliminados, mas sim preservados por tempo indefinido.

Dica de prova: Notem também que a passagem do documento de um

arquivo a outro recebe nomes específicos. As bancas tentam constantemente
confundir os candidatos trocando esses nomes, fazendo um item correto ficar
errado. Assim, a passagem para o arquivo intermediário sempre se chama
“transferência”, e a passagem para o arquivo permanente sempre se chama
“recolhimento”. Então, numa questão pode não aparecer o nome do arquivo,
mas se aparecer algum desses termos, o candidato deve ficar atento para saber
a qual arquivo se refere.

02 - (Correios/2011 – Cespe/UnB) O recolhimento de documentos dos

arquivos correntes ao arquivo intermediário é realizado por meio do plano de
destinação.

Resolução

O item está incorreto. A passagem de documentos para o arquivo

intermediário denomina-se “transferência”.

04 - (ABIN/2010 – Cespe/UnB) A transferência é a ação de condução dos

documentos ao arquivo permanente.

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Resolução

O item está incorreto. A condução dos documentos ao arquivo permanente

denomina-se “recolhimento”.

Dica de prova: Notem ainda que não há obrigação de o documento passar

pelas três fases, nessa ordem. Alguns documentos são “recolhidos” do arquivo
corrente direto para o permanente, ou podem ser descartados sem mesmo
passar pelo arquivo intermediário. Ainda, há casos em que o documento correrá
em fluxo contrário, passando do arquivo permanente ou intermediário de volta
para o corrente. Esse caso não é comum em provas, mas pode ser pedido, então
não custa saber.

Para ilustrar a explicação sobre valores de documentos e Teoria das Três

Idades, vamos tomar como exemplo dois documentos simples.

O primeiro é o Termo de Posse da atual Presidenta da República. O

documento tem sempre valor primário, valor imediato e ligado ao objetivo da
instituição: dar posse à Presidenta. Quando o documento cumpriu sua finalidade,
ele perdeu seu valor primário. No entanto, ele ainda possui o valor secundário,
que é permanente. Esse valor está ligado a outras finalidades, como por
exemplo, servir de fonte para pesquisas históricas ou culturais.

O segundo documento é uma requisição de transporte para um funcionário

se deslocar para trabalho externo ao ambiente convencional. A referida
requisição possui valor primário, ligado ao objetivo de sua criação: possibilitar o
deslocamento do funcionário. Quando cumprido esse objetivo, perderá seu valor
primário. Mas esse documento não possui valor secundário, não serve para
pesquisa histórica ou cultural, nem é parte importante da história da instituição
ou da sociedade. Portanto ele pode até ser transferido para fins de prestação de
contas, mas não será recolhido por falta de valor secundário: será descartado.

Lógico, os documentos têm seu valor atribuído pela Tabela de

Temporalidade, mas mesmo sem ela é possível determinar quais documentos
terão valor secundário. São documentos relativos à criação de entidades (leis,
estatutos, contratos sociais), sobre seu funcionamento (organogramas, projetos
de alterações, regimentos), e outros que se relacionem a fatos importantes em
sua história.

05 - (Detran-PA/2006 – Cespe/UnB) De modo geral, podem ser eliminados

os documentos que comprovem o modo de organização e funcionamento da
instituição ao longo de sua existência.

Resolução

O item está incorreto. Documentos que comprovam a história, origem e

evolução das instituições devem ser preservados permanentemente.

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A Gestão de Documentos tem todas as suas atividades embasadas nessa

teoria. Contudo, essas atividades buscam gerenciar o fluxo de documentos
enquanto o mesmo possui valor primário, ou seja, tem utilidade administrativa.
Assim, somente se fala em Gestão de Documentos nos arquivos corrente e
intermediário, onde os documentos têm finalidades meramente administrativas.
No arquivo permanente os documentos possuem outras utilidades, como servir
de fonte de pesquisa histórica, por exemplo.

A Lei (8.159/91) define a Gestão de Documentos como “o conjunto de

procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação
e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente”. Reparem que a Gestão de Documentos
PÁRA, TERMINA, TEM SEU LIMITE DE ATUAÇÃO no arquivo intermediário, pois
quando o documento sofre sua destinação (eliminação ou guarda permanente),
a Gestão de Documentos já cumpriu seu objetivo.

07 - (Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) Gestão de documentos é o conjunto

de procedimentos e operações técnicas relativos à produção, à tramitação, ao
uso, à avaliação e ao arquivamento de documentos em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou o seu recolhimento para guarda
permanente.

Resolução

O item está correto. É exatamente o que preceitua o texto da Lei 8.159/91,

transcrito acima.

A sua aplicação somente aos arquivos corrente e intermediário se justifica

pelos seus objetivos: é nesses arquivos que os documentos são mais utilizados,
e por diferentes pessoas. O problema advindo desse “excesso” em seu uso
acarreta problemas como o acúmulo desordenado de documentos (massa
documental acumulada), a perda e extravio dos mesmos, e a responsabilização
dos usuários. Ainda, como objetivos secundários, procura reduzir os espaços
ocupados pelos arquivos, o emprego de recursos humanos e materiais, facilitar
e agilizar o acesso e a recuperação da informação quando necessário.

A Gestão de Documentos passa pelo controle em três fases: a produção,

a utilização e a destinação.

Produção: é onde os documentos são criados/confeccionados/recebidos

e são inseridos nos sistemas de controle da instituição. Aqui são exercidas
atividades que controlam a produção de documentos, como a elaboração de
formulários, estabelecimento de padrões, verificação da necessidade do
documento, etc.

09 - (STM/2011 – Cespe/UnB) Na fase de produção, o arquivista pode,

entre outras atividades, sugerir a criação ou extinção de modelos, formulários,

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com sua importância. São elas: a avaliação, a elaboração de Tabela de

Temporalidade, a determinação de listas e editais de eliminação, de modos e
métodos de eliminação de documentos, a possibilidade de doação dos
documentos, etc.

Diagnóstico

O Diagnóstico em arquivos é a análise dos processos, métodos e recursos

utilizados para que os arquivos executem suas funções. O Diagnóstico deve
verificar as falhas na execução de um processo, ou caso não existam falhas,
deve apontar mudanças a serem adotadas para tornar seus serviços mais
eficientes.

Seus objetivos são:

1. Definir problemas e objetivos, de acordo com as necessidades decorrentes

da observação da realidade e dos documentos;

2. Formular hipóteses que expliquem a origem dos problemas levantados e

suas possíveis soluções;

3. Levantar dados, de acordo com métodos previamente delineados, com

eficácia comprovada;

4. Chegar a conclusões e a novas proposições, a partir do exame dos dados

levantados em confronto com as hipóteses e o conhecimento já estabelecido.

Então, por exemplo, se é detectada uma “falha” no serviço de consulta, o

Diagnóstico deve ser feito para identificar onde está o problema (forma de
guardar os documentos, equipamentos utilizados, falta de pessoal, etc.).
Quando localizado o problema, é possível estudar uma solução (mudar o método
de arquivamento, trocar ou adquirir outros equipamentos, contratação de
pessoal qualificado, etc.).

Ou ainda, pode ser realizado o Diagnóstico periódico, e mesmo não

havendo problemas, podem ser apontadas mudanças para melhorar os serviços.
Por exemplo: o diagnóstico revelou uma forma de alocar os armários, e através
de análise descobriu-se que outra forma de alocação pode aproveitar melhor o
espaço. A organização anterior não chegava a ser um problema, mas outra
forma de organização pode trazer mais benefícios.

(TRE-PI/2009 – FCC) A descrição e análise das atividades, funções e

competências da instituição, bem como da situação dos documentos nela
acumulados (quantidade, datas-limite, condições de conservação, instrumentos
de acesso disponíveis, frequência de uso) e das condições de infraestrutura de
que dispõe (edifício, mobiliário, equipamentos, recursos humanos e financeiros),
integram o chamado
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a) guia de fontes.
b) plano de destinação.
c) inventário topográfico.
d) plano de armazenamento.
e) diagnóstico de arquivos.

Resolução

Os dados apresentados no comando da questão são aqueles necessários

para a elaboração de um sistema de arquivo em pleno funcionamento dentro de
uma instituição. Através do estudo deles, é possível identificar pontos onde as
falhas ocorram, bem como aqueles em que é possível haver uma intervenção e
mudança com o objetivo de melhorar os processos de trabalho. Portanto, a
alternativa correta é a de letra “E”.

Através do Diagnóstico, o administrador dispõe de informações como:

Instalações físicas (infiltrações, goteiras, poeira, iluminação, etc.);

Condições ambientais (temperatura, umidade, etc.);
Condições de armazenamento (armários e estantes);
Estado de conservação dos documentos;
Espaço físico ocupado;
Volume documental;
Controle de empréstimos e consultas;
Recursos humanos (quantidade, qualificação profissional, etc.);
Acesso à informação;
Gênero, arranjo e classificação dos documentos;
Tipo de acondicionamento.

De posse destas informações, o arquivista deverá fazer uma análise da

situação do arquivo e propor soluções para os problemas, ou medidas que
buscam melhorar os seus serviços.

Diagnóstico maximalista:

Este tipo de diagnóstico levanta informações para o projeto arquivístico

considerando as condições de um conjunto de organizações que formam um
sistema. Deve ser feito um levantamento da situação arquivística do conjunto
de organismos que forma um governo federal, estadual ou municipal. E, ainda,
de sistemas organizacionais. Por exemplo: a Política de Meio Ambiente Brasileira
(Ministério do Meio Ambiente, IBAMA, Ibram-DF, etc.) ou a Justiça de Trabalho
(TST e TRT’s, MPT, Defensorias Públicas, escritórios de advocacia do trabalho,
etc.).

Seus principais objetivos são:

Definir a política arquivística;

Elaborar estratégias de solução dos problemas identificados;

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Justificar a necessidade de intervenção planejada.

Diagnóstico minimalista:

Este tipo de diagnóstico levanta informações para o projeto arquivístico

considerando a instituição em uma visão específica – seus departamentos, seus
clientes, seus serviços, seus materiais, etc. Estuda os processos ao nível de
realização das atividades, como pagamentos, gestão de pessoas, vendas,
projetos, etc.

As informações obtidas através do diagnóstico irão servir para a

elaboração de projetos arquivístico, seja a ele a implantação, a modernização,
a mudança de procedimentos, além de outras atividades de arquivo, como a
elaboração da Tabela de Temporalidade, do Plano de Classificação, da Avaliação,
etc.

Seus principais objetivos são:

Observação dos problemas arquivísticos das organizações;

Elaboração dos instrumentos arquivísticos necessários à solução dos
problemas identificados;
Elaboração de projeto de trabalho.

De uma forma geral:

Conhecimento Arquivístico + Conhecimento Adquirido = SOLUÇÃO

(MPU/2007 – FCC) Na implantação de um sistema estadual de arquivos, o

diagnóstico da situação das unidades produtoras de documentos é o instrumento
que

a) identifica as competências, funções e atividades do poder público

estadual, correlacionando-as com os documentos que as viabilizam e
comprovam.
b) combina elementos físicos e lógicos no processamento automático de
dados das diferentes áreas do governo.
c) permite obter a mesma polaridade dos documentos originais produzidos
pelos organismos da administração direta e indireta.
d) avalia o suporte lógico dos diferentes sistemas operacionais aplicados
às atividades-fim e atividades-meio do governo estadual.
e) estabelece relação de equivalência entre diferentes sistemas de notação
adotados nas secretarias de Estado.

Resolução

O diagnóstico revela, através do estudo dos dados coletados, as condições

de operação de um sistema de arquivo, seja ele institucional (minimalista) ou
sistêmico (maximalista). Nesta questão, considerando que o sistema é estadual
(ou seja, vai considerar todas as funções do Estado, bem como as instituições
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que o compõe) deve ser realizado um diagnóstico do tipo maximalista. O

diagnóstico realizado deve compreender todas as competências, funções e
atividades do Estado. Assim, a alternativa correta é a de letra “A”.

Fases do Diagnóstico:

O diagnóstico pode ser realizado em duas fases: Levantamento da História

da Instituição e Levantamento do Acervo.

1 - História da Instituição

Tem o objetivo de identificar sujeito acumulador, sua história, sua

trajetória e a relação que ele estabeleceu ou estabelece com outros sujeitos.
“Conhecer o sujeito acumulador de documentos para entender os documentos
produzidos e recebidos por ele”.

Dados: criação; missão; funções; estrutura; vinculação hierárquica;

evolução político-administrativa; atividades e rotinas.

Esses dados podem ser colhidos das fontes de pesquisa.

Fontes:

Documentos de Constituição (decreto de criação, contrato social, estatuto,

regimento).

Documentos de Direção (plano de ação, organograma, relatório de

atividades, atos normativos, relatórios gerenciais, manuais de procedimentos).

Documentos de Reunião (ata de reunião, memória de reunião,

resoluções).

Outros (páginas web, entrevistas, livros comemorativos).

Metodologia: pesquisa bibliográfica (legislação e literatura em geral),

observação direta, entrevistas diretivas e não diretivas e análise qualitativa dos
dados coletados.

A metodologia pode variar de acordo com a estrutura e necessidade de

cada instituição ou sistema, mas de forma geral o Diagnóstico deve ser feito
seguindo esses passos.

Trajetória da Instituição / Evolução do Sistema: de posse dos dados

coletados é possível conhecer as origens e a evolução de cada arquivo:

 Criação da organização – instrumento legal de criação e data e

denominações;
 Missão da organização – o objetivo principal ou a finalidade. Devem ser
registradas as alterações, quando existirem;

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 Vinculações administrativas e políticas – localizar a organização dentro de

uma estrutura administrativa maior, esclarecendo o tipo de relação
existente, inclusive a política;
 Estrutura organizacional – a forma de estruturação da organização no
tempo. Reprodução ou elaboração dos organogramas com as atribuições
das respectivas unidades organizacionais e possíveis alterações. Criação e
extinção das unidades organizacionais e de suas denominações;
 Funções da organização;
 Principais dirigentes - que podem ser objeto de entrevistas;
 Contexto em que se insere a organização – o contexto político-
administrativo, social e econômico, no limite dos objetivos estabelecidos
para a pesquisa;
 Extinção da organização (se for o caso) – data e instrumento legal, as
razões da extinção (reforma administrativa, extinção das funções etc.).

Como produto desta primeira fase será produzido um extenso texto

descritivo sobre a instituição em toda sua dimensão histórica (criação, extinção,
relacionamento com outras organizações e vinculações hierárquicas) e em sua
individualidade (a missão, a estrutura, as funções, atividades e os
procedimentos formais e informais).

2 – Levantamento do Acervo

De posse dos dados sobre a instituição e suas atividades, agora devemos

conhecer os seus documentos. Através desse levantamento teremos as
seguintes informações:

 Quantidades de documentos, expressas de acordo com regras aceitas

universalmente;
 Tipologias documentais;
 Os conteúdos informacionais genéricos, expressos de modo sintético e
hierárquico;
 As unidades físicas de arquivamento – movelaria – e as embalagens
utilizadas;
 As condições de conservação dos documentos;
 O modo original de organização – classificação, avaliação e descrição –
mesmo se rudimentar e/ou baseado no senso comum;
 A forma de transferência dos documentos para o depósito;
 Mapeamento dos locais de guarda dos documentos;
 Os equipamentos existentes;
 As condições do depósito (capacidade, área, condições físicas etc.);
 A existência de documentos não orgânicos;
 A existência de material estranho ao acervo (equipamentos inservíveis,
mobiliário etc.).
 A existência e o modo de uso de tecnologias da informação;
 Os períodos de acumulação da documentação.

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documentos importantes, melhoria na consulta e empréstimo, otimização das

ferramentas de controle, etc.).

Do projeto de trabalho teremos os seguintes produtos:

 A organização intelectual e física dos arquivos;

 A criação de um arquivo intermediário (se for o caso);
 A definição da parte do acervo que pode ser descartada e a que deve ser
considerada de valor permanente;
 A produção de instrumento de pesquisa;
 A produção de normas de funcionamento do sistema implantado;
 A criação dos parâmetros de uma nova cultura de tratamento das
informações e dos documentos, por meio de exemplos e treinamentos;
 As indicações sobre o material de acondicionamento e armazenamento dos
documentos, bem como as características do depósito de arquivamento
intermediário.

Arquivos Correntes e Intermediários

Arquivos Correntes

Passamos agora ao estudo dos arquivos correntes. Como dito no início da

aula, a compreensão da Teoria das Três Idades é fundamental, pois será com
base nela que todos os estudos e práticas serão desenvolvidos. Estudaremos
juntos os arquivos corrente e intermediário porque as diferenças entre eles são
pequenas. Aliás, pelas características dos dois arquivos, alguns autores chegam
a afirmar que o arquivo intermediário é uma “extensão” do arquivo corrente. A
não ser pela frequência de uso, não há diferenças significativas entre seus
documentos. Vamos falar sobre cada um.

A primeira das fases, o arquivo corrente, guarda documentos que são

consultados frequentemente pelo seu produtor. São documentos de grande valor
primário. Este arquivo é vital para o funcionamento de toda instituição, pois
abriga todos os documentos que foram e serão produzidos ou recebidos. Sua
localização deve ser a mais próxima possível do produtor, para que possa ter
acesso facilitado aos seus documentos. Entre suas atividades estão:

Atividades de Protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição)

e expedição;
Arquivamento, empréstimo e consulta;
Avaliação de Documentos;
Classificação de Documentos;
Conservação de Documentos.

Dica de prova: Nesta fase os documentos não são de interesse público,

por mais que tenham o valor secundário. Por isso o acesso aos documentos

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somente é autorizado ao seu produtor, e a terceiros somente com a permissão

daquele.

(TRT-11/2012 – FCC) O arquivo corrente distingue-se dos arquivos das

demais fases por

a) contar com maiores recursos de automação.

b) ser essencial ao funcionamento cotidiano da instituição.
c) ficar sob o controle da alta cúpula administrativa.
d) dispor de documentos em melhor estado de conservação.
e) desfrutar de maior prestígio na hierarquia institucional.

Resolução

Os arquivos correntes guardam documentos com alto valor primário, que

funcionam como ferramentas administrativas, necessárias ao desenvolvimento
das atividades típicas e rotineiras de uma instituição.

Portanto, seus documentos se distinguem dos demais pela sua

necessidade de utilização, pela sua importância para o desenvolvimento e
funcionamento da instituição. Assim, a alternativa correta é a de letra “B”.

Arquivos Intermediários

Os arquivos intermediários são a segunda fase, e são responsáveis por

guardar documentos ainda de valor primário, mas que não são frequentemente
utilizados.

Esses arquivos, pela característica, possui a função de “depósito de

documentos”, pois ali devem mantê-los até que se cumpra sem tempo de guarda
e se inicie sua destinação, que pode ser guarda permanente ou eliminação. A
necessidade de implantação deste arquivo deve ser muito bem analisada, pois
são necessários muitos recursos para sua instalação e funcionamento (capital,
espaço, ferramentas específicas, pessoal capacitado). Para contornar esses
problemas, muitas instituições dão preferência à contratação de serviços e
depósitos terceirizados.

Ainda com valor primário, seus documentos somente podem ser acessados
pelo produtor ou por terceiros com a autorização deste. Suas atividades são:

Arquivamento;
Empréstimo e Consulta;
Conservação de Documentos.

Dica de prova: Os arquivos intermediários devem ser entendidos como

uma extensão dos arquivos correntes. Todas as atividades realizadas aqui são
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Os setores de protocolo podem receber várias denominações: Protocolo,

Protocolo e Arquivo, Setor de Registro, Registro e Movimentação, etc. Então é
importante ter em mente que protocolo é a atividade de controle! O nome do
setor pode coincidir, mas devemos considerar a atividade.

13 - (EBC/2011 – Cespe/UnB) O procedimento a ser adotado no caso de

recebimento de correspondência ostensiva é realizar a abertura dos envelopes
e proceder à leitura para encaminhamento, observando a existência de
antecedentes.

Resolução

O item está correto. Segundo os procedimentos descritos, as

correspondências ostensivas (estudamos em nossa primeira aula, classificação
dos documentos quanto à natureza do assunto) devem ser abertas, lidas e
enviadas a seus destinatários através do registro e movimentação.

15 - (Correios/2011 – Cespe/UnB) A expedição dos documentos é de

responsabilidade do arquivo geral e conta com o auxílio do arquivo intermediário
para a realização dessa atividade.

Resolução

O item está incorreto. Sabemos de nossa primeira aula que geral (ou
central) e setorial são duas classificações que podem ser atribuídas ao arquivo
corrente, de acordo com a extensão de sua atuação. Até aí o item está correto.
Contudo, vimos que o protocolo é vinculado somente ao arquivo corrente, e não
ao intermediário e permanente.

17 - (Correios/2011 – Cespe/UnB) A responsabilidade pelo funcionamento

do protocolo é do setor de arquivo permanente, como último momento do
trâmite documental.

Resolução

O item está incorreto. Mais uma questão da prova dos Correios, tentando
induzir ao mesmo erro. O protocolo é uma das atividades da Gestão de
Documentos, e sabemos que a Gestão de Documentos só vai até o arquivo
intermediário. Ainda, mesmo o protocolo está limitado e estritamente vinculado
às atividades do arquivo corrente. Além disso, os documentos do arquivo
permanente não estão em trâmite, pois não tem utilidade administrativa (sem
valor primário). Portanto não há nenhuma ligação entre protocolo e arquivo
permanente.

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19 - (TRE-ES/2011 – Cespe/UnB) O registro de documentos arquivísticos

no protocolo consiste na vinculação de metadados ao documento que tramitará
na organização.

Resolução

O item está correto. Os metadados são os dados do documento, como

número, assunto, destinatário, procedência, data do recebimento ou produção,
etc. A fase de registro consiste em inserir essas informações no sistema de
controle de documentos, para facilitar sua localização e recuperação, além de
controlar seu trâmite.

Avaliação de Documentos de Arquivo

Na fase de destinação de documentos é realizada a mais complexa das

atividades: a Avaliação de Documentos. Essa atividade também é realizada pela
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. A comissão deve ser
formada por arquivistas, profissionais da área de contabilidade, direito,
administração, por representantes da direção e profissionais que trabalham
diretamente com as atividades fim da instituição. Ela deve ser convocada quando
da elaboração da Tabela de Temporalidade e do Plano de Classificação, assim
como quando for necessário programar mudanças nessas ferramentas.

Sendo assim, a Tabela de Temporalidade e o Plano de Classificação são

resultado direto dos trabalhos da Comissão Permanente de Avaliação.

36 - (ABIN/2010 – Cespe/UnB) No âmbito da administração pública, a

comissão de avaliação de documentos deve ser formada por um grupo
multidisciplinar, encarregado da avaliação de documentos de um arquivo, que
tenha como uma de suas atividades o estabelecimento de prazos de
temporalidade para os documentos arquivísticos.

Resolução

O item está correto. A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos

– CPAD – tem como a sua principal atividade a elaboração da Tabela de
Temporalidade e do Código de Classificação de documentos, e deve ser
composta por uma equipe multidisciplinar.

Então, por definição, a Tabela de Temporalidade é a ferramenta da Gestão

de Documentos resultante da atividade de avaliação documental. Ela determina
o prazo de guarda dos documentos em cada arquivo, assim como sua destinação
final (se serão eliminados ou recolhidos ao arquivo permanente). Para tanto, é
necessário que vocês observem mais uma vez o esquema gráfico da Teoria das
Três Idades, apresentado no início da aula.

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Voltando à Resolução CONARQ nº 14, a Tabela de Temporalidade para os

documentos da atividade meio já está definida, cabendo aos órgãos e entidades
elaborar a tabela para os documentos da atividade fim.

Vamos ver uma parte da Tabela de Temporalidade do CONARQ:

Observem que a Tabela traz o assunto, o código de classificação, o prazo

de guarda nos arquivos corrente e intermediário, e sua destinação final.

37 - (Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) A classificação ajuda a definir a

organização física dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial
para a sua recuperação.

Resolução

O item está correto. A partir da classificação, podemos ter noções da

disposição física dos mobiliários no arquivo para melhor organizar os
documentos.

38 - (Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) A elaboração da tabela de

temporalidade deve fundamentar - se nas funções e atividades desempenhadas
por determinado órgão.

Resolução

O item está incorreto. O que deve basear-se nas funções e atividades,

como vimos, é o Plano de Classificação de Documentos.

41 - (ABIN/2010 – Cespe/UnB) O instrumento que indica os prazos de

guarda e a destinação final dos documentos, resultado direto do processo de
avaliação, é denominado código de classificação de documentos de arquivo da
atividade-meio.

Resolução

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O item está incorreto. O instrumento que determina os prazos é a Tabela

de Temporalidade de Documentos.

42 - (MS/2010 – Cespe/UnB) A tabela de temporalidade é um instrumento

de destinação que determina prazos para transferência, recolhimento e
eliminação de documentos.

Resolução

O item está correto. A Tabela de Temporalidade determina todos os prazos

em relação aos documentos, e também sua destinação.

43 - (STM/2011 – Cespe/UnB) O ano é a unidade de tempo utilizada na

tabela de temporalidade de documentos de arquivo do CONARQ.

Resolução

O item está correto. Pela observação do exemplo da figura acima, que é

uma parte da tabela elaborada pelo CONARQ, todos os prazos de guarda nos
arquivos corrente e intermediário são expressos em anos. Mesmo com a
ocorrência, em alguns casos, do termo “enquanto vigora”, o tempo ainda é
considerado em anos. A utilização desse termo s explica pela incapacidade de
se determinar a quantidade de tempo (em anos) que o documento poderá
permanecer no arquivo corrente. Então, caso algum documento deixe de ter
frequência em seu uso na metade do período de ano, ele ainda será corrente até
que se feche o ciclo do ano.

O prazo de guarda dos documentos começa a contar da data da sua

produção. No arquivo corrente, que é onde o documento é criado, o prazo de
guarda começa a contar de sua produção, mesmo que ainda não tenha sido
utilizado para cumprir sua finalidade administrativa. No arquivo intermediário, o
prazo de guarda começa a contar do momento da sua transferência.

Dica de prova: Não se esqueçam de que a Tabela não define prazos de

guarda no arquivo permanente! Neste arquivo, os documentos que ali entram
deverão ser mantidos indefinidamente, pelo máximo de tempo possível. Além
disso, sabemos que a Tabela de Temporalidade é resultado da Avaliação de
Documentos, que é atividade da Gestão de Documentos; e a Gestão de
Documentos para no arquivo intermediário.

44 - (STM/2011 – Cespe/UnB) Os prazos de guarda, em uma tabela de

temporalidade, são precedidos das unidades de classificação.

Resolução

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O item está correto. Vimos que os elementos da tabela são: o assunto, o

código de classificação, o prazo de guarda nos arquivos corrente e intermediário,
e sua destinação final.

Exercícios

01 - (INSS/2008 – Cespe/UnB) No que se refere ao documento, valor

mediato corresponde a valor primário ou administrativo.

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02 - (MS/2010 – Cespe/UnB) A tabela de temporalidade é um instrumento

de destinação que determina prazos para transferência, recolhimento e
eliminação de documentos.

03 - (EBC/2011 – Cespe/UnB) Na tabela de temporalidade, o campo que

indica a destinação final dos documentos apresenta as possibilidades de
eliminação, de guarda eventual e de guarda permanente.

Desde o desenvolvimento da arquivologia como disciplina, a partir da

segunda metade do século XIX, talvez nada a tenha revolucionado tanto quanto
a concepção teórica e os desdobramentos práticos da gestão ou a administração
de documentos estabelecidos após a Segunda Guerra Mundial. Para alguns,
trata-se de um conceito emergente, alvo de controvérsias e ainda restrito, como
experiência, a poucos países.

José Maria Jardim. O conceito e a prática da gestão de documentos.

Rio de Janeiro: Acervo, v. 2, n.º 2, p. 35-42, jul.-dez./1987 (com adaptações).

Tendo como referência inicial o texto acima e a respeito da gestão de

documentos, julgue os itens que se seguem (04 a 07).

04 - (ANEEL/2010 – Cespe/UnB) A gestão de documentos surgiu com o

objetivo de resolver os problemas de preservação dos documentos de valor
primário dos arquivos permanentes das organizações públicas e privadas.

05 - (ANEEL/2010 – Cespe/UnB) Os documentos que formam os arquivos

correntes podem ser encontrados em todas as unidades ou todos os setores de
trabalho de uma organização e são caracterizados pela possibilidade de terem
valor administrativo, técnico ou legal.

06 - (ANEEL/2010 – Cespe/UnB) A implantação de um sistema

informatizado de gestão arquivística de documentos torna desnecessária a
manutenção das atividades típicas de um protocolo.

07 - (ANEEL/2010 – Cespe/UnB) O volume geral atual dos conjuntos

documentais e seu índice de acumulação anual têm pequena ou quase nenhuma
influência na decisão de eliminação ou preservação permanente dos documentos
de arquivo.

08 - (Correios/2011 – Cespe/UnB) A fase de utilização e manutenção dos

documentos de um programa de gestão de documentos inclui uma das
atividades mais complexas dessa gestão: a avaliação.

09 - (Correios/2011 – Cespe/UnB) Os gestores dos sistemas de

informação e de tecnologia da informação são os responsáveis, em todos os
níveis, pela produção e pelo uso dos documentos arquivísticos, de acordo com o
programa de gestão de documentos.

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10 - (Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) A gestão documental e a proteção a

documentos de arquivo são deveres do poder público definidos na legislação
brasileira porque tais documentos, além de úteis como instrumento de apoio à
administração, são elementos de prova e informação, valiosos para a cultura e
o desenvolvimento científico.

11 - (STM/2011 – Cespe/UnB) Fatores ligados à preservação devem ser

considerados na produção documental. Por exemplo, documentos de valor
permanente devem ser produzidos em papel alcalino.

12 - (MS/2010 – Cespe/UnB) Nos órgãos ou instituições públicas,

protocolo é geralmente o setor encarregado de atividades como recebimento,
expedição, registro, distribuição e controle da movimentação de documentos em
trâmite.

13 - (MPU/2010 – Cespe/UnB) O setor de protocolo também é responsável

pelo recebimento, pela movimentação e expedição dos documentos.

14 - (MPU/2010 – Cespe/UnB) O registro, uma das operações técnicas do

sistema informatizado de gestão arquivística de documentos de arquivo, é
desenvolvido pelo setor de protocolo.

15 - (MPU /2010 – Cespe/UnB) A tramitação é uma atividade desenvolvida

pelos setores de trabalho responsáveis pela demanda contida nos documentos,
não sendo uma atividade de protocolo.

16 - (TRE-ES/2011 – Cespe/UnB) A correspondência particular recebida

nos serviços de protocolo deve ser aberta, registrada e distribuída ao
destinatário.

17 - (MPE-PI/2012 – Cespe/UnB) As ampliações fotográficas devem ser

quantificadas por tipo de película.

18 - (MPE-PI/2012 – Cespe/UnB) O diagnóstico da situação arquivística

do tipo maximalista é o mais adequado para se conhecer a realidade arquivística
do MPE/PI.

19 - (TRT-16/2005 – Cespe/UnB) Datas-limites corresponde ao elemento

de identificação cronológica de uma unidade de arquivamento, em que são
indicadas as datas de início e término do período abrangido.

20 - (ANTAQ/2009 – Cespe/UnB) O recolhimento é a passagem dos

documentos dos arquivos correntes para os arquivos intermediários e tem como
objetivo racionalizar os trabalhos de arquivamento e de localização dos
documentos, liberando espaços e economizando recursos materiais.

21 - (STM/2011 – Cespe/UnB) Gestão de documentos é o sistema de

controle sobre a produção e manutenção de documentos nas fases corrente e

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intermediária, por meio de registros, listagens, índices e planos de

arquivamento.

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Gabarito Comentado

Item Resposta Comentário

O valor mediato é o valor secundário, posterior, diferente daquele original, que o motivo
01 Errado para a criação do documento.
A Tabela de Temporalidade é fruto da avaliação, e ferramenta que determina os prazos
02 Certo de guarda e destinação de todos os documentos da instituição.
Na destinação de documentos não existe a possibilidade de guarda eventual, temporária,
03 Errado uma vez que a destinação é um fato definitivo.
Os documentos do arquivo permanente já não possuem mais utilidade administrativa, que
04 Errado é o valor primário (administrativo, legal, fiscal ou jurídico).
Os documentos do arquivo corrente são caracterizados como ferramentas essenciais ao
05 Certo desenvolvimento das rotinas administrativas.
As atividades de protocolo são as relativas ao controle do trâmite, e mesmo que sejam
06 Errado informatizadas, sempre serão necessárias.
Esses fatores influenciam na decisão sobre eliminar ou não um documento, assim como
07 Errado a repetição da informação e os recursos necessários para tal.
A avaliação, atividade mais complexa da Gestão de Documentos, se encontra na fase de
08 Errado destinação.
Os responsáveis pela produção, utilização, arquivamento, conservação e preservação dos
09 Errado documentos são todas as pessoas ligadas à instituição.
Segundo a Constituição e à Lei 8.159/91 (que estudaremos em nossa última aula) este é
10 Certo um dever do Estado.
Os papéis alcalinos, com pH neutro (não ácidos), devem ser utilizados para documentos
11 Certo permanentes, uma vez que estes serão mantidos indefinidamente.
Estas são as atribuições do setor de protocolo: atividades de identificação, controle e
12 Certo recuperação de documentos em trâmite.
13 Certo O setor de protocolo é a porta de entrada e saída dos documentos da instituição.
O setor de protocolo deve registrar o documento recebido em sistema próprio, designado
14 Certo para este fim.
A tramitação deve ser realizada pelo setor de protocolo, e este deve manter total controle
15 Errado sobre este trâmite.
A correspondência particular deve ser recebida e encaminhada diretamente ao
16 Errado destinatário, sem qualquer registro ou anotação deste fato.
Segundo a disciplina, os negativos fotográficos devem ser quantificados por
17 Errado unidade de arquivamento.
O diagnóstico maximalista deve ser utilizado para o estudo de sistemas, com várias
18 Errado instituições. Com se trata de apenas um órgão, deve ser feito o minimalista.
As datas-limite são indicadores de prazos para a guarda dos documentos, bem como para
19 Certo sua destinação, estabelecidos na Tabela de Temporalidade.
O recolhimento é a passagem dos documentos para o arquivo permanente. Além disso, o
20 Errado item descreve a transferência.
A Gestão de Documentos é o conjunto de técnicas, ferramentas e operações que
21 Certo controlam o fluxo dos documentos desde sua produção.

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E mais uma aula chegando ao fim, com aquela sensação de dever

cumprido!

Aliás, que dever, hein?! Esta aula foi um pouco “pedreira”. Mas, claro,
devemos considerar a grande quantidade de questões abordadas.

Novamente afirmo que, apesar das questões “antigas”, o nosso

aprendizado está a todo vapor. Percebam que pouco há de mudanças na forma
de tratar dos assuntos!

Relembro ainda que nosso curso é aberto à suas sugestões e críticas! Estou
sempre disponível para solucionar dúvidas, analisar e discutir as críticas e
sugestões. Fiquem à vontade para se manifestar!

Estarei à disposição de todos para ajudá-los em seus estudos. Conte

comigo e não desanime na luta! Estarei esperando suas mensagens no fórum do
curso e no email: mayko@[Link].

Fiquem todos com meus desejos de Feliz Ano Novo, que ele lhes traga
muito sucesso e realizações! Paz, bênçãos e felicidades a todos vocês e suas
famílias!

Forte abraço, bons estudos e até a próxima!

Prof. Mayko Gomes

Dezembro/2013

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