Playbook:

Dominando a
Delegação
3 passos para ter times com clareza e autonomia,
acabando de vez com a sobrecarga e retrabalho!

GUILHERME GUIMARÃES
 “A delegação é uma
alavanca que podemos usar
para crescer como empresários
e ter ainda mais resultados no
trabalho e nas nossas vidas.”

Guilherme Guimarães
Sumário
Introdução 04

Antes de começarmos 05

Passos Fundamentais da
Delegação Eficaz 06

PASSO 1: Descubra a sua habilidade única

e quais atividades devem ou não ser 06

Instruções 07

Calculando os resultados 11

PASSO 2: Delegue de modo que a equipe

saiba exatamente o que deve ser feito 14

Avalie quem é a melhor pessoa para

delegar cada tarefa 15

Faça uma lista das atividades

que serão delegadas 15

Delegue as atividades de forma eficaz 16

Passo 3: Gerencie as atividades delegadas 18

Checkpoints 19

Conclusão 20

ANEXO 1 - Planilha de habilidade única 22

Introdução
A delegação é a chave para que você possa ter mais
tempo livre para focar na execução de tarefas e
estratégias que correspondem com a sua posição na
empresa. Mas não só, a delegação é a alavanca que vai
te ajudar a desenvolver a sua habilidade única e as
habilidades de seus liderados.

Se você é empresário, líder de equipe ou ocupa

algum cargo de gestão, é esperado que você busque
contratar pessoas que resolvam os seus problemas ou
os problemas da área/empresa, pois você quer que ela
não seja dependente de você pra tudo.

Se a sua área ou a sua empresa está dependente de

você pra tudo, isso é um sinal de que você muito
provavelmente falhou. Desculpe ser tão sincero. Mas é a
verdade…

Não se preocupe, com o conteúdo desse livro você

será capaz de entender e aplicar a delegação para que
não precise mais investir tanto tempo em atividades que
poderiam ser feitas por outras pessoas, o que vai te
poupar tempo e dinheiro. E o melhor, vai ajudar você a se
tornar um líder mais competente e que contribui para o
desenvolvimento dos seus liderados.

4
 Este não é um livro que foi feito para ser lido. Ele foi
feito para ser lido e aplicado. Sem isso, você não terá
qualquer resultado.

Tenho uma sugestão muito importante pra fazer: Eu

quero te pedir que antes de ler este livro, quero que você
baixe o meu Teste de Delegação e o faça para tirar ainda
mais proveito do que tenho para te ensinar. Você pode
baixá-lo CLICANDO AQUI

Se ainda não tiver realizado o teste, é de extrema

importância que o faça. Pois ele te ajudará a identificar
qual o nível de delegação em que você se encontra.

Feito isso, após ler e aplicar o que está nesse livro,

sugiro que você volte a fazer novamente o teste para
avaliar a sua evolução.

5
Passos fundamentais da Delegação eficaz

Eu divido os elementos fundamentais da delegação

em 3 passos, coisas que são extremamente fáceis de
serem aplicadas e que farão com que você comece a
colher os resultados quase que de imediato.

É muito importante que você siga o processo

conforme as minhas instruções, pois assim irá extrair o
máximo de proveito dos benefícios que a delegação
eficaz tem a oferecer.

Passo 1 - Descubra a sua habilidade única e

saiba quais atividades devem ou não ser
delegadas

Descobrir a sua habilidade única é o fator que te

possibilitará indicar exatamente quais atividades devem
ser delegadas e quais atividades não podem ser
delegadas de forma alguma.

Todos temos uma particularidade que pode ser

combinada e utilizada com nossos talentos inatos,
nossas paixões pessoais e experiências de vida. Embora
muitas pessoas não se vejam como únicas ou especiais,
se você parar pra pensar, somos todos únicos por
essência.

6
 Então comece reconhecendo que você possui uma
habilidade única e comece a prestar atenção em como e
quando você a utiliza.

Para identificá-la execute as instruções abaixo e

você estará apto a prosseguir com os passos seguintes.

Instruções

A) Clique aqui para baixar a planilha de habilidade

única no Excel. Ao abrir a planilha clique em Arquivo
>> Fazer download como >> Microsoft Excel.
Se preferir preencher à mão, imprima o ANEXO I ao
final deste livro e preencha as colunas à lápis ou caneta.

B) Na coluna “Nome da Atividade” preencha os

campos inserindo todas as suas tarefas e/ou
atividades que você realiza num dia ou até mesmo
numa semana inteira.
OBS: Não omita nenhuma delas, ou estará mentindo
pra si mesmo, ok?

C) Agora que já listou todas as atividades, você deve

se perguntar: “Qual é a minha habilidade para
executar essa tarefa?” e responder na coluna
“Habilidade”, numa escala de 1 a 4, a sua capacidade
de execução, conforme classificação abaixo:
7
 1 = Incompetente: Ao trabalhar nessas atividades,
você geralmente fica frustrado e estressado, sentindo
constantemente um conflito interno. Você odeia essas
atividades porque você normalmente não é bom nelas.

2 = Competente: São aquelas atividades que você

executa de forma razoável, atingindo somente os
padrões mínimos de qualidade. Muitas pessoas
conseguem fazer essa atividade melhor e com menos
esforço do que você.

3 = Excelente: Essas atividades são aquelas que

você tem uma habilidade superior e grande reputação,
mas não paixão. Em alguns casos, você nem gosta tanto
dessa atividade. Em regra, é um pouco desafiante largar
essas atividades, pois você é muito bom nelas.

4 = Habilidade Única: É aquela atividade que você

ama e é excelente fazendo. Para considerar uma
atividade como habilidade única, ela deve ter essas
quatro características:

- Habilidade Superior: Você tem um grande talento

que outras pessoas percebem e valorizam;

- Paixão: Você a ama fazer e quer fazer isso o

máximo possível;

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 - Energizante: Você e as pessoas ao seu redor se
sentem energizadas fazendo esta atividade; e

- Melhoria Contínua: Você está sempre melhorando

e não tem limites para o crescimento e
desenvolvimento desta habilidade.

D) Você já listou as suas atividades e avaliou o seu

grau de habilidade para executá-las. Agora é hora de
avaliar na coluna “Valor”, também numa escala de 1 a
4, o retorno que essa atividade gera para você, para
a sua equipe e para a empresa, conforme
classificação abaixo:

1 = Nenhum Retorno: A atividade não gera retorno

financeiro ou não agrega valor nenhum para você, para a
equipe e/ou para a empresa.

2 = Baixo Retorno: A atividade gera pouco retorno

financeiro ou agrega pouco valor para você, para a
equipe e/ou para a empresa.

3 = Alto Retorno: A atividade gera muito retorno

financeiro ou agrega muito valor para você, para a equipe
e/ou para a empresa.

4 = Alto Valor Agregado: A atividade é de extrema

importância porque gera muito retorno financeiro ou

9
agrega muito valor para você, para a equipe e/ou para a
empresa.

São atividades como reuniões de resultado, seleção

de novos funcionários, mapeamento de processos,
auditorias, planejamento estratégico, treinamentos e
desenvolvimento.

E) Calculando os seus resultados:

Para descobrir quais atividades devem ou não ser

delegadas, você deve somar o valor das notas atribuídas
na coluna “Habilidade” + “Valor”.

Gosto de pensar nesses resultados como um

semáforo de trânsito, onde cada cor tem um objetivo
específico. Aqui o objetivo é sair do inferno (deixar de ser
sugado pelo trabalho) e chegar ao paraíso (ter tempo
livre para focar no trabalho que realmente importa).

10
 OBS: Se você fez a atividade na planilha que
disponibilizei lá no começo, a soma será feita de forma
automática e ficará mais ou menos assim:

NOME DA ATIVIDADE HABILIDADE VALOR RESULTADO

Prospecção de clientes 3 4 7

Enviar e-mails 2 2 4

Elaborar orçamentos 3 3 6

Reunião de planejamento estratégico 4 4 8

Pagar contas 1 3 4

Cobrar fornecedores 2 3 5

Preparar treinamentos 4 4 8

Reunião de feedback 3 4 7

Fazer planilha de clientes 1 2 3

Ligar para ex-clientes 3 4 7

Preparar sumário executivo 2 3 5

Fechar pedidos de compras 2 3 5

Emitir boletos de cobrança 2 3 5

(imagem meramente exemplificativa)

LEGENDAS:
2 a 4 Pontos: SINAL VERMELHO - Assim como nas
leis de trânsito, isso significa que você deve PARAR.

11
 Você deve parar imediatamente de fazer essa
atividade e delegá-la para outra pessoa, pois você
não é competente para executá-la ou ela não gera
alto retorno para você e para a empresa. É
extremamente caro que você continue a executá-la.

5 a 6 Pontos: SINAL AMARELO - Como você sabe, nas

leis de trânsito o sinal amarelo indica ATENÇÃO.

Popularmente conhecido como “Ou passa rápido

ou para”. É igualzinho no seu trabalho, ou você
executa logo ou para de fazer e delega para outra
pessoa, pois você não é excelente fazendo essa
atividade ou então ela não gera um alto retorno
financeiro ou valor agregado para você e para a
empresa.

7 a 8 Pontos: SINAL VERDE - Sinal verde quer

dizer SIGA.

Essas são exatamente as atividades que você

deve continuar fazendo, porque você é excelente ou
ela é a sua habilidade única.

Essas atividades geram um alto valor financeiro

e ainda têm alto valor agregado para você e para a
empresa. São essas atividades que vão fazer você e
a empresa crescer ainda mais.

12
 IMPORTANTE: Não se preocupe se apenas 20%
das atividades de sua lista ficarem VERDES (7 ou
8 pontos), e os outros 80% das atividades ficarem
VERMELHAS ou AMARELAS, pois isso é
completamente normal.

Depois de fazer essa lista, você vai identificar o

porquê de estar trabalhando DURO, porém nas coisas
erradas, e por isso vive sem tempo pra nada.

Passo 2 - Delegue de modo que a equipe

saiba exatamente o que deve ser feito.

Delegue todas as tarefas que você faz e que não

agregam valor para você ou para a empresa. Foque as
suas atenções nas coisas que mais geram valor e nas
habilidades que você precisa para levar a sua liderança
para o próximo nível.

A delegação é a melhor ferramenta que você pode

usar para treinar, desenvolver e engajar a sua equipe.
Pois ao delegar uma atividade você está atribuindo um
novo desafio para o liderado, já que isso vai demandar
dele muita criatividade e habilidade para resolver
problemas da melhor forma possível.

13
 Agora que você sabe quais atividades devem e quais
não devem ser delegadas, vou te ensinar o que fazer
para delegar de modo que a equipe saiba exatamente o
que deve ser feito:

A) Avalie quem é a melhor pessoa para delegar

cada tarefa.

Nesse momento você deve ser capaz de avaliar o

perfil dos membros da sua equipe para determinar qual
deles é mais capaz e apto a realizar uma atividade
específica.

Lembre-se, assim como você, eles também têm

habilidades e aptidões individuais que devem ser
observadas.

B) Faça uma lista das atividades que serão

delegadas.

Faça uma lista de 3 a 5 atividades que você quer

delegar para cada membro da equipe, conforme o seu
perfil, e decida quais dessas atividades ele precisa
concluir para “passar de fase”.

Entenda “passar de fase” como uma maneira de

mensurar se ele estará apto ou não a receber atividades
mais complexas num momento posterior.

14
 E por favor, sem medo aqui, ok? O liderado precisa
sentir que você confia nele e acredita que ele será capaz
de executar a atividade.

C) Delegue as atividades de forma eficaz.

Agora que você já identificou os perfis dos membros

da equipe e já mapeou quais atividades irá delegar, é
preciso fazer um checklist de 5 etapas para garantir que
você delegou de forma eficaz:

- Delegue com um objetivo: Qual é a tarefa a ser

delegada e quando ela deve ser entregue?

- Deixe clara a sua importância: Hoje em dia muitas

pessoas são motivadas por propósito ou missão.

Seja claro e definida o porquê essa atividade é tão

importante, explicando o seu propósito. Se o liderado
achar que a atividade não tem importância, ele não irá
executá-la tão bem quanto você espera.

- Alinhe o resultado esperado: Deixe bastante claro

qual o resultado que você espera que seja
entregue.

Ao alinhar o resultado esperado com a execução da

tarefa, ficará mais fácil de resolvê-la e você irá diminuir
ou evitar que haja retrabalho.

15
 Você deve dizer exatamente o que quer alcançar
com a execução dessa tarefa, assim ficará mais fácil
mensurar os resultados: Se o colaborador não conseguiu
realizar a tarefa, se apenas cumpriu com o esperado ou
se superou as expectativas.

- Liste os recursos disponíveis para a execução da

tarefa: É importante que você defina e indique ao
liderado quais os recursos disponíveis para a
execução daquela atividade.

Os recursos podem ser financeiros, humanos,

maquinários, software, etc. Qualquer coisa que o ajude
ou seja necessário para a realização da atividade.

- Confirme que o liderado entendeu: Peça para que

o liderado explique pra você o que deve ser feito e
qual o resultado esperado.

Nesse momento verifique se ela explicou inclusive

quais os recursos que tem disponíveis para a execução
da tarefa. Se ele explicou e você entendeu, ótimo, é sinal
de que estamos indo no caminho certo.

Se ele te explicou de maneira diferente, não se

preocupe, apenas explique novamente com calma,
mostrando o passo-a-passo e verificando se ele
compreendeu cada um deles.

16
 Seguindo esse processo, o liderado saberá
exatamente o que deve ser feito e você se surpreenderá
várias vezes com o resultado.

Quando uma dessas etapas for negligenciada, então

ficará evidente que não houve CLAREZA e,
consequentemente, você não conseguirá alcançar o
resultado esperado com a delegação da atividade.

Lembre-se que o culpado pela falha na comunicação

aqui será sempre o emissor, logo, se o liderado fizer a
tarefa que você delegou de forma errada, a culpa será
sempre sua.

Passo 3 - Gerencie as atividades

delegadas

As empresas que obtêm sucesso têm um foco

extraordinário em decidir o que é importante e assim
acompanhar a execução da estratégia da empresa. Com
as atividades delegadas não pode ser diferente.

Esse é um dos momentos em que a maioria dos

gestores costuma falhar, pois acabam gerenciando
demais ou gerenciando de menos. E isso representa um
grande problema.

Isso ocorre com frequência no acompanhamento de

tarefas porque em vez de fazer delegação, esses líderes
costumam fazer o que eu chamo de “delargação”.

17
 Delargação é você delegar com ZERO instruções.
Esse é o primeiro erro cometido. O segundo erro, por sua
vez, é achar que o simples fato de delegar será suficiente
para garantir que a tarefa será cumprida.

Se você não quer fazer parte desse grupo de líderes

que falham por simplesmente não dedicarem tempo para
acompanhar a execução das tarefas delegadas e
consequentemente falham em desenvolver as novas
competências dos seus liderados, então você deve fazer
o que eu chamo de Check Points.

O que é um “Check Point”?

São datas que você marca com o seu liderado para

acompanhar a execução da tarefa e como ele está
evoluindo durante aquele projeto. O Check Point é
fundamental e é o segredo por trás de toda delegação
boa e eficaz.

Planeje essas reuniões de acompanhamento com

uma frequência legal, algo entre 2 a 3 datas mais
próximas. Assim você pode acompanhar de perto,
verificar se tudo está indo nos conformes e se os
recursos necessários estão sendo utilizados
corretamente.

Com o passar do tempo, o liderado estará cada vez

mais capaz de realizar atividades mais complexas e você
poderá passar a marcar Check Points com um período
mais distante entre um e outro.

18
CONCLUSÃO

Não importa se você for uma pessoa centralizadora

ou se tem mais conhecimento do que o seu liderado em
uma atividade específica. Você deve posicionar-se
como GESTOR, como LÍDER na empresa e menos como
EXECUTOR.

E se você achar que não tem confiança o suficiente

para isso, finja que tem. Uma hora ela há de aparecer.

Também não esqueça que você deve:

a) reconhecer o trabalho bem feito e dar

feedbacks quando o colaborador não estiver
atendendo às expectativas;

b) comemorar cada meta atingida. É isso que dá

graça às nossas vidas e aumenta a energia
emocional, física e espiritual da sua equipe.

Se tudo isso te parece um pouco assustador, deixo

você com essa reflexão abaixo:

“Quem trabalha demais não tem tempo pra ganhar

dinheiro. Tenha foco no resultado, não no esforço ou na
quantidade de horas trabalhadas”.

19
 Quer ter minha ajuda para construir uma
cultura e times fortes no seu negócio?
Aponte sua câmera para esse QR Code e conheça o
único grupo de empresários focados em escala, cultura
e times fortes do Brasil

20
PRAZER, GUILHERME GUIMARÃES!
Eu sei que você quer ter times fortes para sustentar o
rápido crescimento da sua empresa, mas acontece que
hoje você está com muita GENTE RUIM no seu time.

Já tive no seu lugar, fui sócio de uma empresa em

rápido crescimento, com mais de 80 franquias pelo
Brasil.

No entanto, quanto mais ela crescia, mais problemas

surgiam: resultando em perdas financeiras com
contratações equivocadas.

Foi quando percebi que a solução não estava em

consultorias de RH ou processos, mas sim em cultivar
uma cultura organizacional sólida, apoiada por uma
equipe forte para sustentar o crescimento.

Atualmente, sou reconhecido como N1 em Cultura

Organizacional do Brasil e lidero o movimento “Empresa
com Propósito.

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 ANEXO I
PLANILHA DE HABILIDADE ÚNICA
(versão para impressão)

Nome: Data:

HABILIDADE VALOR

01 Habilidade Única 01 Alto Valor Agregado

02 Excelente 02 Alto Retorno

03 Competente 03 Baixo Retorno

04 Incompetente 04 Nenhum Retorno

NOME DA ATIVIDADE HABILIDADE VALOR RESULTADO

22