Método 5W2H – Plano de ação
Essa ferramenta foi desenvolvida no Japão, por profissionais da indústria automotiva. O
intuito era servir como um auxílio na criação de planos de ação. Na prática, o método permite
a análise de diferentes aspectos estratégicos para um projeto. Cada sigla do termo tem um
significado e representa uma análise.
O que será feito, por quê, por quem, quando, onde, como e, ainda, quanto custará. Todas
essas questões são respondidas quando se aplica o método que vamos mostrar neste conteúdo.
Marketing, vendas, desenvolvimento de produto, projetos e até mesmo as atividades diárias são
áreas que podem explorar o método 5W2H para a empresa basear melhor suas estratégias e ter
uma efetividade mais fina.
O 5W2H é um checklist de validação do plano de ação de um projeto. Essa ferramenta, por
meio de perguntas, como “o que’, “porque”, “onde”, “quem”, “quando”, “como” e “quanto” auxilia
no gerenciamento de empresas e projetos.
Para entender melhor o que é a metodologia 5W2H, primeiramente, precisamos definir o
termo projeto. Ele pode ser designado para qualquer plano de ação que tenha etapas,
responsáveis e prazos. Dito isso, podemos pensar que, na nossa empresa, desenvolvemos
diversos projetos. Uma campanha de anúncios no Google Adwords, por exemplo.
Você planeja seu investimento, define os valores, os canais de comunicação, os
responsáveis pelas ações e demais atividades. Ou seja, você cria um projeto e precisa traçar
a gestão dele! Nessa criação do projeto, existem diferentes pontos que devem ser analisados,
como um verdadeiro checklist. Então, para padronizar esses pontos de análise na gestão de
projetos, foi criado o método 5W2H.
Cada elemento da sigla tem um significado. Os 5W’s representam “What”, “Why”, “Who”,
“When” e “Where”, enquanto os 2H’s representam “How” e “How much”. Para ficar mais claro
todos os significados, vamos criar um exemplo. Imagine que sua empresa deseja aumentar as
vendas e identificou que pode conseguir isso com a aquisição de um software de automação de
marketing.
What — O que será feito?
O primeiro W representa “What”, traduzido ao português, o quê. O que você quer ou
precisa fazer? Seguindo o nosso exemplo, você poderia preencher esse campo com a seguinte
formulação: desejo contratar um serviço/software para automatizar as estratégias de marketing,
como criar fluxos de automação de email marketing!
Why — Por que será feito?
O segundo W representa “Why”, ou por que, no português. Aqui você deve determinar o
motivo do que deseja fazer, por que isso é necessário e por que é relevante.
No nosso exemplo, o motivo de investir no software seria para traçar uma jornada de compra e
encaminhar os leads até o fechamento do pedido.
Who — Por quem será feito?
O terceiro W diz respeito a quem tomará a ação determinada. Esse ponto é importante
para designar os responsáveis. Se for o caso de um plano de ação com várias atividades e vários
responsáveis, tudo deve ser bem descrito para que não haja erros.
Seguindo o nosso exemplo, vamos supor que você mesmo seja o responsável por avaliar e fazer
a contratação do software, certo?
When — Quando será feito?
Agora, no quarto W, vamos determinar quando a ação deve ocorrer. Aqui, estamos falando
de prazo e isso é fundamental em qualquer projeto. Afinal, um plano de ação sem prazos e
etapas, certamente, não ocorrerá da maneira esperada.
Vamos dizer que, no nosso exemplo, a estratégia deve ser aplicada em até uma semana, com
uma data específica para a contratação.
Where — Onde será feito?
O quinto e último W diz respeito ao lugar em que a ação deve ocorrer. Em alguns casos,
dependendo do projeto, esse lugar pode ser interpretado como o ponto em que a ação será
tomada. No nosso exemplo, podemos definir aqui qual empresa será contratada para fornecer o
software.
How — Como será feito?
O primeiro H significa “How”, ou como. Na prática, esse campo é guardado para que você
especifique como o plano de ação será tomado. O “How” é extremamente importante por ser mais
detalhado. Você pode incluir mais informações, até mesmo algumas que já estão preenchidas em
outros campos.
Seguindo o nosso exemplo, podemos preencher esse campo da seguinte forma: será
contratado um software que permita a automação de marketing, com o envio automático de email
marketing para os leads que se cadastrarem em algum formulário ou landing page.
How much — Quanto vai custar?
A última letra, ou seja, o segundo H é relativo ao custo da ação. Quais são os valores que
envolvem aquele projeto. Finalizando o nosso exemplo, nesse campo, devemos preencher os
valores relacionados à contratação do software.
Agora que já sabe o que é o 5W2H, vamos analisar os principais benefícios que esse
método pode trazer para sua empresa.
Garantia de cumprimento de prazos e tarefas: Com o método sendo aplicado, todas as tarefas,
prazos e responsáveis estarão descritos, de forma bem clara e acessível, para toda a equipe.
Isso garante que as ações serão tomadas no tempo certo, agregando garantia de prazo.
Análise completa do plano de ação: Utilizando o 5W2H como um checklist, você analisará o
seu plano de ação de forma bem completa, com todos os pontos que devem receber atenção. Os
responsáveis, prazos, ações, valores, local, tudo estará descrito e preenchido de forma clara para
todos.
Maior facilidade para criar planos de ação: Criar um projeto não é bem uma tarefa simples,
ainda mais quando esse plano de ação envolve muitas pessoas, atividades, prazos e um alto
valor. Imagine uma construção, por exemplo. Muitos profissionais envolvidos, insumos, máquinas,
equipamentos, empresas. Tudo isso precisa ser mapeado para que o planejamento e execução
andem juntos. Para facilitar a gestão e descrição de todos os pontos necessários no plano, o
método 5W2H agrega maior facilidade, uma vez que há campos específicos para cada definição.
Análise simplificada de problemas: A metodologia também consegue agregar
uma previsibilidade de defeitos e erros. Essa análise futura do seu plano de ação pode corrigir
erros antes que eles sejam cometidos.
Otimização dos processos internos: Por fim, nosso método em estudo também otimiza os
processos internos de uma empresa. Ao criar a descrição de cada ponto, podemos gerir melhor
os recursos internos, destinar os responsáveis certos e, assim, otimizar todas as ações.
Estudo de caso
O método 5W2H pode ser aplicado em diferentes empresas e projetos também distintos,
sendo eles de grande, médio ou pequeno porte. Não importa o nicho de mercado em que a
empresa está inserida ou persona para a qual suas ações são voltadas, esse método promete ser
de grande ajuda para o seu dia a dia!
Aliás, não é só no âmbito corporativo que podemos aplicar esse checklist de plano de
ação! Você também pode utilizar essa estratégia para o seu uso pessoal. Ora, imagine só o
planejamento de uma viagem que você deseja fazer. Vamos ver se é possível aplicar o método
5W2H na viagem? Vamos lá!
What (o que será feito): uma viagem incrível para o Caribe!
Why (por que será feito): a viagem será para descansar e conhecer um novo destino. E que
destino!
Who (quem fará): a viagem será em casal. Você e esposa(o), namorada(o)!
When (quando será feito): que tal marcar a viagem para as férias do meio do ano? Fechado!
Where (onde será feito): ah, você vai conhecer as praias do Caribe, com areia branquinha e um
mar azul-claro!
How (como será feito): a viagem será feita por meio de uma agência de turismo. Um guia estará o
tempo todo junto para mostrar cada atração, indicar os melhores lugares e tudo que há de melhor
na cidade! Além disso, você ficará hospedado em um hotel e, ao todo, o tempo da viagem será de
10 dias. Dá para aproveitar muito!
How much (quanto custará): sua grana para essa viagem está limitada a R$3.000,00. Nada de
gastar mais do que isso, ok?
Conseguiu perceber como o método realmente pode ser aplicado em praticamente tudo? Todas
as ações importantes que você precisa tomar, que tenham um certo grau de complexidade, já
podem receber a aplicação da metodologia.
Então, neste artigo, vimos o que é o método 5W2H e como ele funciona. Vimos também que essa
ferramenta pode ser aplicada como um checklist em diversas ações, seja no meio profissional,
dentro da empresa, seja no âmbito pessoal, em uma viagem, por exemplo.
Fique atento a cada um dos elementos aqui mostrados, os seus significados e acerte nas suas
descrições. Isso vai garantir que seu plano de ação seja um sucesso, com todas as ações
necessárias tomadas e um maior alinhamento entre o planejado e o executado!
