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do Processo de
Documentação
Material Teórico
Arquivos Permanentes e Reprografia
Responsável pelo Conteúdo:
Profa. Ms. Elisabeth Virag Garcia
Revisão Textual:
Profa. Ms. Selma Aparecida Cesarin
Arquivos Permanentes e Reprografia
·· Introdução
·· Princípios Arquivísticos
·· Arquivos Permanentes
·· Arranjo
·· Descrição
·· Conservação
·· Referência
··Estudo sobre os princípios arquivísticos importantes para as atividades dos
arquivos permanentes;
··Estudo das formas de preservação, conservação e restauração de documentos;
··Estudo da reprografia de documentos: microfilmagem e digitalização.
Nesta Unidade, trataremos de arquivos permanentes e reprografia. O objetivo é estudarmos
os princípios arquivísticos importantes nas atividades de arquivo permanente
A seguir, trataremos das formas de preservação, conservação e restauração de documentos
e finalizaremos com a reprografia de documentos, que inclui a microfilmagem e digitalização
de documentos.
Em materiais didáticos, você encontrará o conteúdo e as atividades propostas para os temas
princípios arquivísticos, arquivos permanentes e reprografia.
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Unidade: Arquivos Permanentes e Reprografia
Contextualização
Para iniciar esta Unidade, vamos refletir sobre as duas imagens a seguir:
Fonte: Thinkstock/Getty Images
Em sua opinião, daqui a 10 anos, continuaremos a utilizar arquivos físicos para guardar
documentos?
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Introdução
Iniciaremos com os princípios arquivísticos importantes para as atividades de arquivo
permanente A seguir, trataremos das formas de preservação, conservação e restauração de
documentos e finalizaremos com a reprografia de documentos, que inclui a microfilmagem e a
digitalização de documentos.
Antes de tratarmos sobre arquivos permanentes, iniciaremos com os princípios arquivísticos,
fundamentais para as atividades dos arquivos permanentes.
Princípios Arquivísticos
Segundo Bellotto (2004, p. 87-8), os princípios arquivísticos embasam a teoria arquivística e
a diferenciam de outras ciências documentárias, como a biblioteconomia ou museologia.
Devem ser aplicados rigorosamente na organização e funcionamento dos arquivos e, assim,
o arquivo terá condições de atender a sua finalidade.
São eles:
• Princípio da proveniência ou de respeito aos fundos (respect des fonds, em francês),
no qual arquivos produzidos por instituições diferentes não podem ser misturados com os
produzidos por outra instituição produtora;
• Princípio da unicidade: estabelece que o documento é único devido ao contexto de
sua produção;
• Princípio da organicidade ou de respeito pela estrutura: as relações administrativas
orgânicas seguem o modelo interior dos conjuntos documentais;
• Princípio da indivisibilidade ou da integridade arquivística: preserva a integridade
de um fundo ou documentos, guardados sem dispersão, exclusão, mutilação, alienação,
danificação ou acréscimo indevido;
• Princípio da cumulatividade: o arquivo constitui-se de forma natural, progressiva
e orgânica.
Os princípios arquivísticos foram ampliados conforme as necessidades de aperfeiçoar
a organização de arquivos. Extraímos do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística
(2005) os seguintes princípios:
• Princípio da pertinência ou temático: desconsidera a formatação original e a
proveniência dos documentos, classificando-os novamente por assunto (temático);
• Princípio territorial ou de territorialidade: os arquivos públicos deveriam ser
mantidos no território no qual foram emitidos. Estão fora deste princípio os documentos
produzidos por representações diplomáticas ou resultantes de operações militares;
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Unidade: Arquivos Permanentes e Reprografia
• Princípio do respeito à ordem original ou ordem primitiva: mantém a organização feita pela
instituição criadora, conservando os mesmos procedimentos de quando foram emitidos;
• Princípio da reversibilidade: permite converter-se o procedimento ou tratamento utilizado
em arquivos, quando preciso.
Arquivos Permanentes
Com base na Teoria das Três Idades, estudada na unidade I, trataremos nesta Unidade sobre
arquivos permanentes, cujos documentos têm preservação indeterminada.
A Teoria das Três Idades comprova que os arquivos evoluem de forma a se distanciarem
de seu objetivo inicial. Com a diminuição do valor administrativo, o documento caminha para
um maior valor histórico. Não se trata de separar os documentos em dois volumes: histórico
e administrativo, sendo que histórico, muitas vezes remete a “velho”. O que ocorre de fato é o
contínuo processo de transformação dos arquivos (PAES, 1997, p. 121).
A palavra-chave sobre a Teoria das Três Idades é utilização. Para um arquivo ser considerado
corrente, os documentos de seu arquivo são muito utilizados.
Quando a utilização for diminuindo até cessar, será considerado arquivo permanente. E, se
por algum motivo, um arquivo histórico voltar a ser utilizado, retornará ao seu status de corrente
(PAES, 1997, p. 121).
Figura 1 – Grau de utilização dos documentos.
Fonte: Elaborado pelo autor
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Segundo Paes (1997, p. 121-2), é função do arquivo permanente “reunir, conservar, arranjar,
descrever e facilitar a consulta dos documentos oficiais, de uso não-corrente”, ou seja, aqueles
que não são mais utilizados nas atividades de rotina de quem os criou.
O arquivo permanente reúne documentos correntes advindos dos mais diversos setores e
com frequência. Por isso, administrar o arquivo na fase permanente torna-se mais complexo do
que na corrente e intermediária.
São atividades do arquivo permanente (PAES, 1997, p. 121):
Figura 2. Atividades do arquivo permanente.
Atividades
Descrição
Arranjo Conversação Referência
Publicidade
Fonte: Adaptado de PAES (1997, p. 121)
Arranjo
Na fase de arquivo permanente, arranjo é a ordenação de documentos em fundo, as séries
dentro dos fundos e, se preciso, os itens documentais dentro das séries (PAES, 1997, p. 122)
São atividades de arranjo: intelectuais e físicas (PAES, 1997, p. 122-3):
a) Atividades intelectuais: analisar os documentos considerando origem, forma e conteúdo;
b) Atividades físicas: arrumar os documentos adequadamente, empacotá-los, entre outros.
Ao tratar dos documentos, segue-se o princípio básico da arquivologia, o princípio da
proveniência dos arquivos. Assim, temos o fundo, que consiste na reunião de documentos de
uma mesma fonte criadora (proveniência) (PAES, 1997, p. 122)
Os fundos dividem-se em grupo ou seção, subgrupo ou subseção, série e subsérie para
definição do quadro de arranjo dos arquivos de terceira idade.
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Unidade: Arquivos Permanentes e Reprografia
Figura 3. Exemplo de arranjo de fundo.
Fonte: Elaborado pelo autor
Um fundo pode ser aberto ou fechado (VALENTINI, 2013, p.132):
a) Fundo aberto: recebe novos documentos, pois a instituição está ativa;
b) Fundo fechado: não recebe novos documentos, pois a instituição está inativa.
O Manual de arranjo e descrição de arquivos, elaborado pela Associação dos Arquivistas
Holandeses (1973), citado por Paes (1997, p. 124-5), contém regras para o arranjo de documentos.
A autora destacou algumas regras, que resumimos a seguir:
• Todo conjunto deve ser metodicamente arranjado, em ordem de: procedência, data,
número, assunto e nome;
• O método de arranjo deve ser sempre baseado na organização primitiva (igual da instituição
produtora);
• No arranjo de um conjunto deve, portanto, ser estabelecida, tanto quanto possível, a
ordem originária;
• Se o documento original estiver em boas condições, cópias espalhadas devem ser destruídas;
• Documentos desaparecidos de um conjunto, quando voltarem, podem reassumir seu
lugar, se ficar bem clara a sua origem.
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Descrição
Trata-se de elaborar instrumentos de pesquisa que sintetizem os elementos formais
(características) e o conteúdo textual dos documentos analisados para facilitar buscas futuras
(PAES 1997, p. 126-7).
Instrumentos de pesquisa
Os instrumentos de pesquisa permitem a identificação, localização ou consulta a documentos que
são elaborados com base em descrições. Podem ser básicos ou auxiliares (PAES, 1997, p. 127).
Básicos
Guia
Instrumento de pesquisa genérico, por informar sobre a totalidade dos fundos existentes em
arquivo. Por usar linguagem simples e por isso tornar-se mais acessível a diferentes interesses, é
o mais abrangente instrumento de pesquisa. Oferece ao pesquisador uma imagem do conjunto
de serviços arquivísticos. Por essa característica, elabora-se o guia primeiro por ser genérico e
geral, diferente dos outros instrumentos, que são parciais (VALENTINI, 2013, p. 133-4).
Inventário
As unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divisões são identificadas e
descritas de forma sucinta (sumário) ou pormenorizadas (analítico) (PAES, 1997, p. 130-4).
O sumário é essencial para pesquisa e por isso deve ser elaborado primeiramente, seja para
os fundos de arquivos públicos (documentos oficiais), seja para os arquivos privados (PAES,
1997, p. 131).
O analítico exige conhecimentos especializados dos conteúdos para sua descrição (PAES,
1997, p. 134).
Catálogo
Utiliza-se o critério temático, cronológico, onosmático ou geográfico para descrever todos os
documentos de um ou mais fundos sumária ou resumidamente (PAES, 1997, p. 136).
Repertório
Descreve minuciosamente documentos previamente selecionados, de um ou mais fundos,
conforme critério temático, cronológico, onosmático ou geográfico.
Utiliza um juízo de valor para definir a inclusão ou não de determinado documento.
Empregado em casos específicos, quando se quer destacar documentos individuais relevantes
(PAES, 1997, p. 138).
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Unidade: Arquivos Permanentes e Reprografia
Auxiliares
Índice
Lista sistemática e detalhada “dos elementos do conteúdo de um documento ou grupo de
documentos, disposta em determinada ordem para indicar sua localização no texto” (PAES,
1997, p. 139).
Objetiva facilitar a busca pelo contexto no qual se encontra incluído o termo indexado: como
obra independente ou como parte integrante da obra indexada (PAES, 1997, p. 139).
Tabelas de equivalência ou concordância
Determina uma relação entre diferentes notações por motivo de mudanças no sistema de arranjo.
Conservação
Definição: “Conjunto de cuidados para preservar tanto os documentos quanto o local que
os guarda. O local deve ser elevado com baixa umidade e protegido contra o fogo e com
possibilidade de ampliação” (PAES, 1997, p.141-2).
A figura a seguir apresenta os “inimigos” do acervo documental.
Figura 4. Elementos nocivos ao acervo documental.
Fonte: Adaptado de PAES (1997, p.141-2)
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Podemos agrupar os elementos nocivos apresentados na figura acima em
• agentes físicos: temperatura, luminosidade, umidade, abafamento (ventilação, poeira etc.);
• agentes químicos: acidez do papel, poluição do ar, manuseio humano (suor, mãos oleosas
etc.); ferrugem (de grampos e prendedores de papel de metal); tintas (da escrita dos
papéis);
• agentes biológicos: pragas (insetos, ratos), fungos;
• agente humano: falta de cuidados e negligência ao manusear documentos; furto de
documentos, entre outros.
As principais operações de conservação são: desinfestação, limpeza, alisamento, restauração
ou reparo.
Desinfestação
Desinfestação é a prevenção e o combate à ação de insetos por meio da fumigação, uma
substância química. Entretanto, é preciso fazer um teste inicial para avaliar se um documento em
papel, por exemplo, manterá sua integridade sob sua ação (PAES, 1997, p.142).
Limpeza
A limpeza ocorre após a fumigação quando se limpa os documentos com pano, escova, ou
aspirador apropriados (PAES, 1997, p.142).
Alisamento
No alisamento, os documentos são postos em bandejas de aço inoxidável em uma câmara de
umidificação, a uma porcentagem de 90 a 95% de ar forte úmido por uma hora. Na sequência,
cada documento é passado a ferro, em máquinas elétricas (PAES, 1997, p.142).
Restauração
Há vários métodos para restaurar documentos, que exigem conhecimento prévio sobre papéis
e tintas empregados em sua confecção. São eles: banho de gelatina, tecido, silking, laminação,
laminação manual e encapsulação (PAES, 1997, p.143-5).
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Unidade: Arquivos Permanentes e Reprografia
Referência
Os procedimentos a serem utilizados para acesso e utilização dos documentos integram as
atividades de referência.
Reprografia
Definição
Reprografia: Conjunto dos processos e técnicas de duplicação e reprodução
de documentos que não recorrem à impressão, tais como fotocópia, processo
eletrostático, termografia e microfilmagem. Dicionário de Terminologia
Arquivística (2005).
Termografia, por sua vez, é a “cópia termográfica: cópia obtida por contato em papel
sensibilizado, mediante radiação térmica. Dicionário de Terminologia Arquivística (2005).
As instituições optam por algum meio reprográfico para garantir a permanência e a durabilidade
dos suportes, muito diversificados atualmente: o papel coexiste com filmes, suportes magnéticos,
vídeo, disco, maquetes etc.
Atualmente, a microfilmagem e a digitalização são as principais técnicas para preservar
o conteúdo dos documentos (textos, imagens, sons) e, ao mesmo tempo, reduzir o volume
físico dos documentos. A preservação consiste na transferência de suporte e do conteúdo
do documento, posterior guarda e conservação e, quando solicitado, localização precisa
(BERTOLETTI, 2002, p. 18).
Tanto a microfilmagem quanto a digitalização são utilizadas como forma de garantir a
conservação e o acesso aos documentos para que:
• os documentos desgastados sejam substituídos;
• os documentos originais sejam preservados de desgaste;
• a consulta aos documento seja ampliada.
Microfilmagem
Definições
“Microfilmagem: Produção de imagens fotográficas de um documento em formato altamente
reduzido.” (DICIONÁRIO DE TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA, 2005).
Outra definição é:
A microfilmagem é o processo de reprodução em fac-símile sobre filme
fotográfico, com uma redução que requer assistência ótica para leitura do
conteúdo intelectual (isto é, o que está escrito ou impresso e ilustrações) de
materiais arquivísticos e de bibliotecas (FOX, 2001 p. 8).
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Legislação
No Brasil, a lei sobre microfilmagem é a Lei 5.433, de 8/5/1968, atualizada pelo Decreto
1.799, de 30/1/1996:
Art. 4° A microfilmagem será feita em equipamentos que garantam a fiel reprodução
das informações, sendo permitida a utilização de qualquer microforma. (Decreto 1.799, de
30/1/1996).
A microfilmagem utiliza a miniaturização da imagem como meio para solucionar problemas
com a segurança, o manuseio e o tratamento da informação contida em diferentes tipos de
suporte. É a aplicação da fotografia na documentação de forma automatizada.
Ao microfilmar um documento, ocorre a sua reprodução, sem a mudança da imagem, com
uma mudança de dimensão e suporte, como do papel para o microfilme.
Um sistema óptico recupera a informação ao aumentar a imagem na proporção inversa à
taxa de redução.
Microforma
Definição: “Microforma: Termo genérico para designar todos os tipos de suporte contendo
microimagens.” Dicionário de Terminologia Arquivística (ARQUIVO NACIONAL, 2005)
São tipos de microformas: Microficha, Jaqueta, Rolo Filme 16mm, Rolo Filme 35mm, Cartão
Janela 35mm.
Micrografia
Conjunto de técnicas e procedimentos usados para o registro de informações em microformas.
Dicionário de Terminologia Arquivística (ARQUIVO NACIONAL, 2005).
Microfilme
Definições:
Art. 3° Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do
processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios
fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução (DECRETO 1.799,
de 30/1/1996)
Filme resultante do processo de reprodução de documentos, dados e imagens,
por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução, cuja leitura
só é possível por meio de leitor de microformas. Dicionário de Terminologia
Arquivística (ARQUIVO NACIONAL, 2005).
O microfilme é a reprodução fotográfica que reduz significativamente as dimensões dos
documentos fotografados.
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Unidade: Arquivos Permanentes e Reprografia
Símbolos utilizados em microfilmagem
A resolução n° 10, de 6 de dezembro de 1999, do Conselho Nacional de Arquivos –
CONARQ dispõe sobre a adoção de símbolos ISO nas sinaléticas a serem utilizadas no processo
de microfilmagem de documentos arquivísticos.
Sinalética significa “Recurso de comunicação utilizado em microfilmagem, contendo
informações pertinentes ao conteúdo da microforma. Dicionário de Terminologia Arquivística”
(ARQUIVO NACIONAL, 2005).
Os símbolos foram normatizados pela ISO 9878/1990. Exemplo:
Figura 5. Símbolos utilizados em microfilmagem.
Fonte: Conarq – Resolução n° 10/99, Anexo I, p. 1
Figura 6. Símbolos utilizados em microfilmagem.
Fonte: Conarq – Resolução n° 10/99, Anexo I, p. 1
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Figura 7. Símbolos utilizados em microfilmagem.
Fonte: Conarq – Resolução n° 10/99, Anexo I, p. 1.
Vantagens e desvantagens da microfilmagem
a) Vantagens (VALENTINI, 2013, p. 145-6 e WILLIS, 2001, p. 15-6):
• Redução de espaço de guarda;
• Fidelidade e exatidão na reprodução de documentos;
• Durabilidade do suporte;
• Conservação dos documentos com maior segurança;
• Documentos são encontrados e pesquisados mais facilmente;
• Possibilidade de reversão ao papel;
• Validade legal;
• Documentos originais preservados.
b) Desvantagens (VALENTINI, 2013, p. 145-6 e WILLIS, 2001, p. 15-6):
• Custo alto;
• Cuidados com a manipulação do filme;
• Comparação entre imagens em um mesmo microfilme torna-se difícil.
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Unidade: Arquivos Permanentes e Reprografia
Digitalização
Definições
As diversas formas de reprodução de documentos que conhecemos hoje (...) passam pelos
processos do que se está chamando atualmente de “fotografia química” e de “fotografia
digital”, entendendo-se aqui por fotografia química os processos fotográfico e/ou micrográfico
e por fotografia digital, os modernos processos de digitalização, de armazenamento em “bits”
(BERTOLETTI, 2002 p.18).
Digitalização: processo de conversão de um documento para o formato digital por meio de
dispositivo apropriado, como um escâner. Dicionário de Terminologia Arquivística (ARQUIVO
NACIONAL, 2005)
Vantagens da digitalização (CABRAL , 1998, p. 47):
• Fidelidade ao original;
• Manutenção da qualidade inicial independentemente do número de cópias;
• Distribuição em rede com uso múltiplo;
• Utilização da imagem “à medida”.
Contrapondo estas características positivas, a digitalização enfrenta (CABRAL , 1998, p. 47):
• A rápida evolução tecnológica;
• As restrições legais;
• A falta de normalização;
• Os requisitos para a migração.
Sistemas híbridos
Com o contínuo progresso da reprodução digital de imagens e dos discos ópticos, será necessário
que o planejamento do sistema de preservação arquivístico seja híbrido para melhor solucionar os
problemas de preservação. (WILLIS, 2001, p. 15)
Foi criado, no final do século passado, o sistema C. O. M. (Computer Output to Microfilm), que
microfilmava grande quantidade de documentos com baixo custo.
Posteriormente, para melhor atender às atividades de microfilmagem, foi desenvolvida uma
microfilmadora digital, a Digital Archive Writer. Com o D. A. W. pode-se microfilmar documentos
já digitalizados, indexados e integrados no computador por meio de driver de microfilmes
Intelligent Microfilm Scanner (IMS). (fonte: Secretaria Geral do Ministério das Finanças de
Portugal, disponível em:
··http://www.sgmf.pt/_zdata/PDF/ARQ/ESTUDOS/ARQ_EST_MICROFILME.pdf. Acesso em:
12 nov. 2014)
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À microfilmagem convencional por processo fotográfico, alia-se a tecnologia digital e têm-se
um sistema híbrido para melhor atender as particularidades das diferentes instituições.
Os equipamentos de microfilmagem são: microfilmadoras, microfilmes, mídia de arquivamento,
microfilmadora planetária, leitora digitalizadora de microfilmes, duplicadora de microfilmes,
sistemas de preservação de imagens digitais (Figuras 8 e 9)
Figura 8. Equipamentos de microfilmagem.
Fontes:netdigital.com, database.pt
Figura 9. Equipamentos de microfilmagem.
Fonte: scansystem.com.br
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Unidade: Arquivos Permanentes e Reprografia
Material Complementar
Para complementar os conhecimentos adquiridos nesta Unidade, acesse o link a seguir e
salve em seu computador o texto em extensão .pdf designado “Manual Técnico de Preservação
e Conservação Documentos Extrajudiciais C N J”, disponibilizado pelo Tribunal de Justiça do
Ceará para utilização dos juízes e fóruns cearenses sobre as etapas de preservação e conservação
de seus documentos.
Explore
Segue link para acesso
• http://www7.tjce.jus.br/corregedoria/wp-content/uploads/2014/07/oficio-circular-137-2014.pdf
20
Referências
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Arquivistas de São Paulo, 2002.
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Fundação Getúlio Vargas, 2004.
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São Paulo, Arquivo do Estado – Imprensa Oficial, 2002. Disponível em: <http://www.
arquivoestado.sp.gov.br/pdfs/texto_pdf_17_Como%20fazer%20analise%20diplomatica%20
e%20analise%20tipologica.pdf>. Acesso em: 12 set. 2014.
BERTOLETTI, E. C. Como fazer programas de reprodução de documentos de arquivo
São Paulo. Arquivo do Estado – Imprensa Oficial, 2002. Disponível em: <http://www.arqsp.
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CABRAL, M. L. Microfilmagem & Digitalização – convivência pacífica. In Revista
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22
Anotações
23
