Lean Office
Sumário
Sumário
Onde a filosofia lean está presente?........................................................................................3
Benefícios do lean office.............................................................................................................4
Desafios da aplicação do lean office: escritório enxuto........................................................5
Princípios do lean................................................................................................................................... 7
Implementação do lean office...................................................................................................8
Ferramentas do lean office........................................................................................................9
Referências..................................................................................................................................11
Créditos.......................................................................................................................................12
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Onde a filosofia lean está presente?
Olá!
Neste material, você aprenderá sobre o lean office, seus objetivos focados na sustentabilidade
e em processos com menos desperdício, além de como acontece sua aplicação.
Após este estudo, você deverá ser capaz de:
• reconhecer os princípios de preservação ambiental que se aplicam a processos
administrativos;
• reconhecer a classificação dos resíduos e os processos administrativos envolvidos
para realizar sua destinação;
• reconhecer os princípios e as boas práticas da redução do desperdício nas opera-
ções administrativas.
Vamos lá?
Onde a filosofia lean está presente?
Quando se ouve falar em filosofia lean, é comum a atenção concentrar-se na produção.
Contudo, o pensamento enxuto é adotado hoje por uma diversidade de organizações de
setores variados, devido à abrangência de seus princípios.
Originado na manufatura tradicional, por meio do Sistema Toyota de Produção (STP), a
filosofia lean expandiu-se para indústrias de processos contínuos (como fármacos, alimentos
e indústrias químicas) e, mais recentemente, penetrou no mercado de serviços, saúde e
processos administrativos.
O lean office é a aplicação do pensamento enxuto em processos administrativos. Essa aborda-
gem não apenas encontra utilidade em vários setores de serviços (como bancos, varejo, escolas,
órgãos públicos e na área da saúde), mas também na indústria, em atividades administrativas
de apoio ou primárias, como recursos humanos, finanças ou áreas de contabilidade.
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Benefícios do lean office
Benefícios do lean office
De maneira ampla, a filosofia lean busca descobrir o valor percebido pelo cliente. Seu ob-
jetivo é identificar, reduzir ou, possivelmente, eliminar desperdícios e procedimentos sem
valor agregado, enquanto se concentra na melhoria daqueles que realmente trazem valor.
Em outras palavras, o objetivo é alcançar “mais com menos”.
Em atividades administrativas, a metodologia lean emerge como resposta à burocracia
excessiva, à falta de eficiência e com a intenção de simplificar processos. Entre as diversas
consequências resultantes da implementação do lean office, destacam-se:
•
redução de fluxos nos escritórios;
•
otimização no uso dos recursos;
•
redução dos índices de retrabalho;
•
aumento de flexibilidade nas operações;
•
aumento da produtividade;
•
melhoria no atendimento;
•
redução do tempo de espera;
•
melhoria da qualidade operacional;
•
aumento da satisfação de clientes;
•
redução de despesas;
•
promoção da cultura de visão sistêmica e melhoria contínua na equipe.
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Desafios da aplicação do lean office: escritório enxuto
Desafios da aplicação do
lean office: escritório enxuto
A demanda por melhorias contínuas da qualidade e da flexibilidade, bem como a necessidade
de lidar com limitações de recursos, é uma realidade que permeia a maioria das organizações.
Ao contrário das fábricas, os processos em escritórios são intrincados e menos visíveis, já que o
principal produto é a informação. Como resultado, a detecção de desperdício também se torna
mais desafiadora. Enquanto no ambiente fabril, o excesso de estoque em processo ou de refugo
serve como indícios evidentes de desperdício, destacando-se de maneira mais clara.
Uma outra complicação para a aplicação do lean office, quando comparada com o cenário de
manufatura, surge na observação dos processos. No contexto das fábricas, é comum que um
especialista lean possa analisar um processo de forma detalhada, identificando as principais
perdas e, a partir delas, desenvolvendo soluções para iniciar a transformação.
Entretanto, no lean office, essa abordagem de observar os processos sem envolver diretamente
os responsáveis torna-se praticamente inviável. Isso ocorre devido à natureza multifacetada
das atividades em ambientes de escritório. Geralmente, várias pessoas estão envolvidas em
diferentes partes do processo e, assim que uma etapa é concluída por uma pessoa, outra pode
continuar em outro local.
Adicionalmente, a identificação do desperdício não é tão evidente, pois muitas vezes está
relacionada à perda de informações. Portanto, é crucial garantir o engajamento real das
pessoas para que a detecção dos sete tipos de desperdícios possa ocorrer e, consequentemente,
serem eliminados.
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Desafios da aplicação do lean office: escritório enxuto
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Vamos olhar cada um deles, de acordo com a interpretação realizada por Lareau (2002).
1. Superprodução: geração de informação além do necessário ou antes do momen-
to apropriado.
2. Estoque: elevado acúmulo de informações armazenadas, documentos desnecessários.
3. Espera: períodos de inatividade de indivíduos e informações.
4. Transporte: múltiplas etapas para aprovação de documentos e falhas na comunicação.
5. Defeitos: ocorrência frequente de erros na documentação, problemas na qualidade
dos serviços ou atrasos na entrega.
6. Movimentação: deslocamento excessivo de pessoas e informações.
7. Processamento: utilização inadequada de procedimentos ou sistemas, em vez de
abordagens simples. Execução de etapas supérfluas para obtenção de um serviço.
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Princípios do lean
Princípios do lean
O lean visa melhoria contínua e entrega de valor ao cliente. Seus princípios essenciais são:
• identificar o valor: entender o que o cliente valoriza;
• mapear o fluxo de valor: analisar etapas detalhadas para eliminar desperdícios e
agilizar processos;
• fluxo contínuo: eliminar interrupções para fluxo de trabalho constante.
• produção puxada pelo cliente: produzir conforme demanda do cliente, evitando excessos.
• busca pela perfeição: buscar aprimoramento contínuo e qualidade.
O lean é uma jornada incessante de melhoria. É preciso que haja persistência na aplicação
desses princípios no ambiente corporativo.
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Implementação do lean office
Implementação do lean office
A implementação do sistema lean, em contextos não relacionados à manufatura, oferece
um significativo potencial de aprimoramento em sua estrutura ao eliminar todas as formas
de desperdício presentes no fluxo de valor (Tapping; Shuker, 2010). Esses pesquisadores
delinearam oito passos para a consecução do lean office, os quais aprenderemos a seguir.
Comprometimento para reduzir e eliminar desperdícios deve ser compartilhado
Engajamento com
por todos. O estímulo ao trabalho em equipe é fundamental para garantir o
a filosofia lean envolvimento de todos os participantes na aplicação dos princípios lean.
Seleção do fluxo Análise completa do fluxo de atividades de uma unidade de trabalho, com a
de valor definição de fluxos de valor-alvo que direcionem a aplicação das ferramentas lean.
Educação sobre É essencial fornecer treinamento adequado às necessidades de grupos de
o lean funcionários, abordando os conceitos e ferramentas do lean.
Mapeamento Representação visual do fluxo de atividades e informações tal como estão
do estado atual atualmente.
Identificação
Definição de metas de desempenho e indicadores para quantificar os
de métricas de
resultados alcançados com a implementação da mentalidade enxuta.
desempenho lean
Avaliação crítica do estado atual para buscar soluções aos problemas identificados,
Mapeamento do
garantindo que as necessidades dos clientes sejam atendidas, o fluxo de trabalho
estado desejado seja contínuo e a carga de trabalho seja uniformemente distribuída.
Formulação dos Planejamento das iniciativas de aprimoramento destinadas ao estado desejado,
planos Kaizen garantindo que as mudanças sejam sustentáveis.
Engloba a implementação das iniciativas de aprimoramento planejadas. A busca
Execução dos
pela transformação bem-sucedida exige a manutenção contínua do aprimoramento,
planos Kaizen visando à perfeição.
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Ferramentas do lean office
Ferramentas do lean office
As ferramentas da qualidade são peças-chave para o sucesso da implementação do lean
office em uma organização. Quando combinamos as ferramentas da qualidade com o lean
office, criamos uma abordagem poderosa para aprimorar a gestão e o funcionamento dos
escritórios. Algumas dessas ferramentas são:
5S: o programa 5S baseia-se em princípios fundamentais de organização e disciplina, visando
estabelecer um ambiente de trabalho propício para máxima produtividade. Composto por
cinco princípios ou “sensos”, o programa estabelece as bases para a organização e disciplina
necessárias no local de trabalho.
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Senso de
utilização
”Seiri”
5 2
5S
Senso de
disciplina Senso de
“Shitsuke” organização
“Seiton”
4 3
Senso de Senso de
padronização limpeza
“Seiketsu” “Seiso”
Acompanhe a seguir o significado de cada um desses sensos:
• senso de utilização: separação do essencial do supérfluo;
• senso de organização: manutenção dos itens necessários em locais acessíveis e ordenados;
• senso de limpeza: redução das fontes de sujeira e compartilhamento de responsabilidades;
• senso de padronização: criação de diretrizes e indicadores visuais para as melhores práticas;
• senso de autodisciplina: compromisso dos colaboradores em manter os padrões 5S,
envolvendo comunicação e educação.
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Ferramentas do lean office
Gestão visual: sua aplicação pode assumir várias formas, como uma
lousa que registra as tarefas e os status de cada colaborador, ou um qua-
dro que detalha as perspectivas futuras. A gestão visual oferece vanta-
gens como acesso imediato à informação, fortalecimento do senso de
responsabilidade, concentração nos principais indicadores e garantia
de alinhamento da equipe.
Trabalho padronizado: concentra-se na criação e implementação de
procedimentos consistentes e documentados para executar tarefas de
forma eficiente e eficaz. A padronização elimina desperdícios, reduz
erros e otimiza o fluxo de trabalho, estabelecendo uma base sólida para
a melhoria contínua.
Saiba mais...
Para conhecer mais sobre o lean office e sua aplicação, acesse os links a seguir.
• Qualicast, lean office: cultura empresarial focada na eficiência:
[Link]
• Lean office: a aplicação da filosofia lean dentro dos escritórios:
[Link]
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Referências
Referências
LAREAU, W. Office kaizen: transforming office operations into a strategic competitive
advantage. USA: ASQ Quality Press, 2002.
SANTANA, S. M. B.; CALIFE, N. F. S. Aplicação das ferramentas do lean office em uma
empresa de consultoria. In: SIMPÓSIO DE ENGENHARIA DE PRODUÇÃO. Universidade
Federal de Catalão, Goiás, 2021. Disponível em: [Link] Acesso
em: 8 ago. 2023.
SHUKER, T; TAPPING, D. Lean office: gerenciamento do fluxo de valor para áreas admi-
nistrativas. Oito passos para planejar, mapear e sustentar melhorias lean nas áreas adminis-
trativas. São Paulo: Editora Leopardo, 2010.
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Créditos
Créditos
CONFEDERAÇÃO NACIONAL DA SENAI – DEPARTAMENTO NACIONAL
INDÚSTRIA – CNI
Robson Braga de Andrade SUPERINTENDÊNCIA DE EDUCAÇÃO
Presidente PROFISSIONAL E SUPERIOR – SUEP
Felipe Esteves Morgado
Superintendente de Educação Profissional
DIRETORIA DE EDUCAÇÃO E TECNOLOGIA e Superior
– DIRET
Rafael Esmeraldo Lucchesi Ramacciotti Luiz Eduardo Leão
Diretor de Educação e Tecnologia Gerente de Tecnologias Educacionais
Anna Christina Theodora Aun de Azevedo
SERVIÇO NACIONAL DE APRENDIZAGEM Nascimento
INDUSTRIAL – SENAI – CONSELHO NACIONAL Cyro Visgueiro Maciel
Robson Braga de Andrade Laíse Caldeira Pedroso
Presidente Decio Campos da Silva
Coordenação Geral de Desenvolvimento
dos Recursos Didáticos Nacionais
SENAI – DEPARTAMENTO NACIONAL
Rafael Esmeraldo Lucchesi Ramacciotti
Diretor-Geral
Gustavo Leal Sales Filho
Diretor de Operações
Créditos
SENAI – DEPARTAMENTO REGIONAL Camila Ciarini Dias
DE SÃO PAULO Getulio Azevedo Alves
Ricardo Figueiredo Terra Ederson Guilherme Antonio Silva
Diretor Regional Rafael Marques Pimenta
Cassia Regina Souza da Cruz Tiago Florencio da Silva
Gerente de Educação Ligia dos Santos Daghes
Produção Audiovisual
Luiz Carlos de Almeida Filho
Diretor da Escola SENAI de Educação Online Rafael Santiago Apolinário
Aldo Toma Junior
Adilson Moreira Damasceno Armando Victor Pereira
Audrey Castellani Aldecoa Douglas Lacerda da Conceição
Melissa Rocha Gabarrone Wesley José Pinto Silveira
Coordenação Desenvolvimento Tecnológico
Tiago de Arruda Camargo Claudia Baroni Savini Ferreira
Conteudista Camila Zanella Lückmann
João Francisco Correia de Souza
Adriana de Souza Farias
Phillipe Rocca Datovo
Adriana Valéria Lucena
Annadeives Aparecida Conceição Pita
Danielli Guirado
Antonio Fernando Silveira Alves
Diego Rufino
Camila do Espirito Santo Ornela Passos
Fabiane Marques de Oliveira
Carolina Salvino Correa
Gustavo Vilela Santos
Catarine Aurora Nogueira Pereira
Jeferson Paiva
Clarice da Silva Elias
Mait Paredes
Cristiane de Barros Rodrigues Favareto
Mariana Almeida
Cristina Yurie Takahashi
Sueli Diogo
Fernanda Gehrke
Escritório de Projetos e Processos
Fernanda Pereira
Paula Cristina Bataglia Buratini Flávia dos Santos Silveira
Allan Marcondes de Oliveira Katya Martinez Almeida
Caio Marques Rodrigues Marcelo Mauricio da Silva
Ezequiel Regino Monção Poliana Maria Barbosa das Neves
Igor Freitas Pyetra Stephannie Rodrigues Costa
Isabella Ferreira Regina Kambara Hirata
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