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Manual de Formação

FOLHA DE CÁLCULO

Formador: *****
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Índice

NOÇÕES BÁSICAS......................................................................................................... 5

O que é uma folha de cálculo ....................................................................................... 5

Para iniciar o Excel: ...................................................................................................... 5

Janela da folha de cálculo ............................................................................................... 6

Criação de Tabelas........................................................................................................ 11

Atalhos Indispensáveis ............................................................................................... 11

INSERÇÃO DE DADOS ................................................................................................ 13

Em Conjuntos de Células ........................................................................................... 13

Série de Dados Universais ......................................................................................... 13

Sequências Numéricas ............................................................................................... 13

Eliminação de Dados .................................................................................................. 14

Substituir Dados ......................................................................................................... 14

Editar Dados ............................................................................................................... 14

FORMATAR TABELAS AUTOMATICAMENTE............................................................. 14

FORMATAÇÃO MANUAL DE TABELAS ...................................................................... 17

TRABALHO COM LINHAS E COLUNAS ...................................................................... 21

TRABALHO COM FOLHAS ........................................................................................... 23

Mudar o Nome das Folhas ......................................................................................... 23

Cor do Separador ....................................................................................................... 23

Inserir Folhas .............................................................................................................. 23

Eliminar Folhas ........................................................................................................... 24

Mover Folhas dentro do Livro ..................................................................................... 24

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Copiar Folhas dentro do Livro..................................................................................... 24

Mover Folhas para outros Livros ................................................................................ 24

Copiar Folhas para outros Livros ................................................................................ 25

FIXAR PAINÉIS ............................................................................................................. 25

Fixar a Primeira Linha ................................................................................................ 25

Fixar a Primeira Coluna .............................................................................................. 25

Fixar Várias Linhas ..................................................................................................... 26

Fixar Várias Colunas .................................................................................................. 26

Fixar Linhas e Colunas Simultaneamente .................................................................. 26

Libertar Painéis........................................................................................................... 27

IMPRESSÃO EM EXCEL .............................................................................................. 27

Passo A: Definir Área da Impressão ........................................................................... 27

Passo T: Títulos de Impressão ................................................................................... 27

Passo P: Pré-visualizar............................................................................................... 28

Passo C: Configurar Impressão .................................................................................. 28

FILTRO AUTOMÁTICO ................................................................................................. 30

Ativar o Filtro Automático............................................................................................ 30

Filtrar Dados Diretos ................................................................................................... 30

Limpar Filtros .............................................................................................................. 30

Aplicar Condições em Filtros ...................................................................................... 30

Condições de Filtros Numéricos ............................................................................. 30

• Igual A ........................................................................................................................... 30

Condições de Filtros de Texto................................................................................. 31

ORDENAR INFORMAÇÃO ........................................................................................... 31

Ordenar dados através de uma só coluna .................................................................. 31

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Ordenar dados através de múltiplas condições .......................................................... 32

CÓPIA E TRANSFERÊNCIA DE CÉLULAS .................................................................. 32

Mover Células............................................................................................................. 32

Copiar Células ............................................................................................................ 32

Localizar/Substituir ..................................................................................................... 32

CÁLCULOS MANUAIS EM EXCEL ............................................................................... 33

Cálculos Manuais ....................................................................................................... 33

Operadores................................................................................................................. 33

Parêntesis................................................................................................................... 34

Cálculos Entre Folhas - Regras .................................................................................. 34

Cálculos entre Livros .................................................................................................. 34

Para Editar Ligações de cálculos entre livros, os passos são os seguintes: .............. 34

Referências Absolutas e Mistas em Cálculos ............................................................. 35

Procedimento - Referências Absolutas ...................................................................... 36

Procedimento - Referências Mistas ............................................................................ 36

FORMATAÇÃO CONDICIONAL.................................................................................... 36

Regras Numéricas Simples ........................................................................................ 36

Formatação Condicional com Ícones.......................................................................... 37

Evidenciar duplicados com formatação condicional ................................................... 37

CRIAÇÃO DE GRÁFICOS ............................................................................................. 38

Primeiros Passos ........................................................................................................ 38

Formatação Automática.............................................................................................. 38

Outras Formatações ................................................................................................... 38

Configurações Mais Frequentes ................................................................................. 39

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FUNÇÕES EM EXCEL .................................................................................................. 39

Funções Base - Procedimento................................................................................... 39

Soma Automática ....................................................................................................... 39

Lista de Funções ........................................................................................................ 40

FUNÇÕES CONDICIONAIS ....................................................................................... 40

SE (IF) ........................................................................................................................ 40

PROCV ....................................................................................................................... 42

SOMA.SE ................................................................................................................... 44

CONTAR.SE ............................................................................................................... 46
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NOÇÕES BÁSICAS

O que é uma folha de cálculo

Uma folha de cálculo permite inserir e armazenar dados numa série de linhas e colunas.
Uma vez os dados introduzidos, pode-se executar cálculos numéricos e estatísticos.

O Excel usa o termo ‘Livro’ para descrever um ficheiro que contém uma ou mais ‘Folhas
de Cálculo’. Uma folha de cálculo é sempre armazenada num Livro.

Pode-se dar entrada e editar dados em várias folhas de cálculo simultaneamente e

executar cálculos baseados em dados de mais do que uma folha de cálculo. Quando se
cria um gráfico, pode-se colocar o gráfico na mesma folha de cálculo com os seus dados
relacionados, ou numa folha de gráfico separada.

As folhas de cálculo podem ser usadas para apresentar uma larga variedade de
informação como sejam orçamentos, folhas de caixa, controlo de inventário e
pagamentos efetuados.

É possível importar a informação para um relatório de Word, uma apresentação em

PowerPoint ou uma tabela em Access, bem como enviar por e-mail diretamente usando
o Outlook.

Para iniciar o Excel:

Clicar duas vezes no ícone do Excel no ambiente de trabalho

Ou

Clicar no botão do menu INICIAR, selecionar Todos os Programas.

Em seguida selecionar a opção Microsoft Office e depois Microsoft Excel.

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Janela da folha de cálculo

Após a entrada no programa Excel, o seguinte ecrã inicial é mostrado:

• Barra de acesso rápido: a barra de ferramentas de acesso rápido é uma barra

de ferramentas que providencia o acesso rápido aos comandos representados
pelos botões ali incluídos, sendo possível personalizar esta barra com a inclusão
dos botões desejados.
Quando se inicia o Excel, a barra de ferramentas de acesso rápido aparece na
sua versão mais reduzida (contendo só três botões Guardar, Anular e Refazer),
posicionada no canto superior esquerdo.

• Friso/Separadores: O Friso (ou Separador) é uma barra tabulada ao longo do

topo da janela do Excel, aparecendo logo por baixo da barra de título da janela. O
Friso substitui todos os menus restantes e muitas das barras de ferramentas que
existiam em versões anteriores do Excel. Cada separador do Friso contém um
conjunto diferente de controlos interligados tematicamente. Existem oito
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separadores que, contêm a generalidade das opções necessárias à conceção e

formatação do documento. Só se pode visualizar um separador de cada vez. Para
trocar de separador basta clicar em cima do nome do separador:
o Ficheiro, Base, Inserir, Esquema de Página, Fórmulas, Dados, Rever, Ver
e Programador.

Separador Base
Os comandos mais utilizados quando se executam tarefas básicas no Excel, estão
incluídos no separador Base. Por exemplo, os comandos Copiar, Cortar e Colar
estão dispostos no primeiro grupo do separador chamado Área de transferência.
Os comandos de formatação do tipo de letra encontram-se no grupo seguinte
chamado Tipo de Letra, bem como os comandos de alinhar texto, no grupo
Alinhamento e assim sucessivamente.

Separador Inserir

No separador Inserir encontram-se os comandos que permitem inserir objetos

numa folha de cálculo (gráficos, imagens, tabelas dinâmicas, hiperligações, etc.).

Separador Esquema de Página

No separador Esquema de página existem os comandos para a configuração das

páginas, como sejam definição de margens, orientação da página e área de impressão.
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Separador Fórmulas

No separador Fórmulas existem os comandos para criação de funções, nomes

de áreas e ainda para a realização de auditorias às fórmulas.

Separador Dados

No separador Dados existem os comandos para a gestão de dados.

Separador Rever

No separador Rever existem os comandos que permitem a verificação de texto,

proteção e partilha de dados entre utilizadores bem como comentários.
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Separador Ver

No separador Ver existem os comandos para o zoom, janelas e criação e

utilização de macros.

Separador Programador

No separador Programador existem os comandos que permitem visualizar o

código, alteração e criação de rotinas em VBA e de macros.

Para ativar este separador tem que efetuar o seguinte procedimento:

Separador Ficheiro – opções – Personalizar Friso e colocar um visto na check box do

separador Programador
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Separador Ficheiro

O separador Ficheiro dá acesso a um conjunto de comandos que permitem fazer

a gestão dos ficheiros criados em Excel, possibilitando criar um novo livro, abrir um livro
já existente, imprimir, guardar, partilhar, exportar, alterar as opções do programa, entre
outros.
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DICA: Quando se necessita de mais espaço no ecrã para se visualizar uma folha de
cálculo pode-se minimizar o Friso clicando duas vezes em cima do nome do separador
a ser visualizado. Quando o Friso está minimizado, pode-se, no entanto, clicar num
separador para mostrar o Friso de forma a permitir usar um comando; logo que o
comando foi usado, o Friso fica minimizado de novo.

Para expandir o Friso para a sua dimensão normal, basta clicar duas vezes sobre o nome
de um separador.

Criação de Tabelas

Atalhos Indispensáveis

Seleção

Selecionar células afastadas CTRL

Selecionar um intervalo da célula ativa até fim dados CTRL + Shift+Setas

Selecionar uma Tabela CTRL + T (CTRL + A)

Selecionar da célula actual até ao início da folha CTRL + SHIFT + Home

Selecionar a coluna activa CTRL + Barra de Espaços

Selecionar a linha activa SHIFT + Barra de Espaços

Selecionar todos os objectos na sheet (folha) actual (é necessário estar a

selecionar um objeto) CTRL + SHIFT + BARRA DE ESPAÇOS

Navegação

Aceder à primeira célula da tabela CTRL + HOME

Alternar entre ficheiros do Excel abertos CTRL + Tab

Abrir próxima folha CTRL + Page Up

Abrir folha anterior CTRL + Page Down

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Fechar Janela Activa Alt + F4

Encontrar última célula preenchida em coluna Posicionar como célula ativa a primeira
e premir CTRL + ↓

Encontrar última célula preenchida em linha Posicionar como célula ativa a primeira
e premir CTRL + →

Inserção de informação

Inserir Dados Repetidos em Células CTRL+Enter

Inserir a hora actual CTRL+SHIFT+:

Inserir ou editar hiperligações CTRL + K

Inserir ou editar comentários Shift + F2

Inserir Funções Shift + F3

Inserir gráfico com os dados ativos, numa nova folha F11

Inserir $ em cálculos para fixar F4

Anular a última acção CTRL + Z

Repetir o último comando F4

Guardar CTRL + G (Ctrl + S)

Formatar Células CTRL + 1

Função Localizar CTRL + L (CTRL+F)

Ortografia F7

Ocultar colunas CTRL + 0

Preencher sem formatação (versão Inglesa) Alt + Shift + F10 e a seguir o (sozinho)

Preencher sem a formatação (versão portuguesa) Alt + Shift + F10 e a seguir s (sozinho)
Abrir qualquer etiqueta inteligente (daquelas que surgem quando arrastamos algo)

Alt + Shift + F10

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INSERÇÃO DE DADOS

Em Conjuntos de Células

1. Selecionar as células Pretendidas

2. Largar o rato

3. Escrever logo o pretendido

4. CTRL+Enter

Série de Dados Universais

1. Inserir a primeira informação – Janeiro; Segunda-feira, por exemplo

2. No canto inferior da célula colocar o ponteiro do rato sobre o quadrado mais

escuro até surgir o ponteiro

3. Fazer duplo clique (se a coluna da esquerda estiver preenchida) ou arrastar até
obter a lista desejada.

Sequências Numéricas

1. Inserir na primeira célula o número 1

2. Premir a tecla Enter

3. Inserir na célula por baixo do 1 o número 2

4. Selecionar as duas células – o número 1 e o número 2

5. No canto inferior da célula colocar o ponteiro do rato sobre o quadrado mais

escuro até surgir o ponteiro

6. Fazer duplo clique (se a coluna da esquerda estiver preenchida) ou arrastar até
obter a lista desejada.
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Eliminação de Dados

1. Selecionar a(s) célula(s) que contêm a informação a eliminar

2. Premir a tecla Delete do teclado

Substituir Dados

1. Clicar sobre a célula que se pretende alterar

2. Escrever a nova informação

3. Premir a tecla Enter

Editar Dados

1. Clicar sobre a célula que se pretende alterar

2. Escrever a nova informação

3. Premir a tecla Enter

FORMATAR TABELAS AUTOMATICAMENTE

Passos para transformar uma tabela simples numa tabela automática

1. Se a tabela contiver alguma formatação é necessário limpá-la primeiro (se a

tabela não contiver qualquer formatação, avançar para o passo 2):

1.1. Selecionar a tabela toda – CTRL + T (CTRL + A)

1.2. No separador Base, clicar no botão Limpar, localizado do lado direito,

no grupo Edição.

1.3. Clicar sobre Limpar Formatos

2. Clicar uma vez sobre a tabela, em qualquer célula preenchida

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3. No separador Base, clicar em Formatar como Tabela 4. Clicar sobre o aspeto

desejado (de preferência uma com o cabeçalho salientado)

5. Na janela que surgir, confirmar que a opção A minha tabela tem cabeçalhos
está ativa

6. Clicar em OK

7. Direito do rato sobre o número da linha 1, clicar sobre Altura da linha

8. Escrever 33 no teclado, tecla Enter

Passos para remover uma tabela profissional, mantendo a formatação da mesma

1. Clicar uma vez sobre a tabela

2. No último separador, Estrutura, clicar sobre Converter em Intervalo 3. Confirmar

a operação, clicando em Sim

Passos para integrar uma nova coluna à esquerda da tabela profissional (única
atualização não realizada automaticamente pelo Excel)

1. Direito do rato numa qualquer célula da primeira coluna

2. Inserir Colunas da Tabela para a Esquerda

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Mudar Nome da Tabela Automática

1. Clicar sobre a tabela automática que se pretende renomear

2. No separador Estrutura, clicar uma vez no retângulo branco por baixo de Nome
da Tabela

3. Inserir o novo nome da tabela e clicar fora para o Excel o assumir

Vantagens Tabelas Automáticas

▪ Rápidas de formatar

▪ Aspeto fabuloso

▪ Coloca os filtros automaticamente

▪ Quando descemos com a tabela, a letra das colunas transforma-se no nome da

coluna da tabela

▪ Fazem os cálculos automaticamente, bastando fazer o primeiro para o Excel

preencher toda a coluna

▪ Atualiza automaticamente a área de impressão

▪ Seleção inteligente, em cima de cada uma das colunas, para facilitar o trabalho
do utilizador

▪ Criando novas linhas e/ou colunas, a formatação é assumida automaticamente

(exceto colunas à esquerda da tabela)

▪ Em Tabelas Dinâmicas inserindo informação em novas colunas ou linhas, o

intervalo é automaticamente atualizado, bastando atualizar para as novas
informações serem refletidas na Tabela Dinâmica
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Desvantagens Tabelas Automáticas

▪ Incompatíveis com ficheiros Partilhados

▪ Torna-se bastante complicado quando pretendemos realizar cálculos diferentes

nas diferentes linhas da tabela

▪ Proibido unir células da tabela

▪ Nenhuma destas desvantagens, portanto, justifica o facto de não se usar

FORMATAÇÃO MANUAL DE TABELAS

Tipo e Tamanho de Letra

1. Selecionar a célula ou células que se pretendem formatar

2. Aceder ao separador Base

3. Utilizar a opção desejada:

• Seta do botão para alterar o tipo de letra

• Seta do botão para alterar o tamanho da letra

Efeitos

1. Selecionar a célula ou células que se pretendem formatar

2. Aceder ao separador Base

3. Utilizar a opção desejada:

• Botão para Negrito

• Botão para Itálico

• Botão para Sublinhado

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Cor da Letra

1. Selecionar a célula ou células que se pretendem formatar

2. Aceder ao separador Base

3. Clicar na seta do botão

4. Clicar sobre a cor desejada

Preenchimento das Células

1. Selecionar a célula ou células que se pretendem formatar

2. Aceder ao separador Base

3. Clicar na seta do botão

4. Clicar sobre a cor desejada

Unir Células

1. Selecionar as células que se pretendem unir

2. Aceder ao Separador Base

3. Clicar no botão Unir e Centrar

Alinhamento Horizontal

1. Selecionar a(s) célula(s) pretendida(s)

2. Aceder ao Separador Base

3. Clicar no botão correspondente à opção pretendida:

• Alinhamento Horizontal à Esquerda

• Alinhamento Horizontal Centrado

• Alinhamento Horizontal à Direita

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Alinhamento Vertical

1. Selecionar a(s) célula(s) pretendida(s)

2. Aceder ao Separador Base

3. Clicar no botão correspondente à opção pretendida:

• - Alinhamento Vertical Superior

• - Alinhamento Vertical Ao Meio

• - Alinhamento Vertical Inferior

Orientação do Texto

1. Selecionar a(s) célula(s) pretendida(s)

2. Aceder ao Separador Base

3. Clicar no botão

4. Clicar sobre a orientação desejada

Moldar Texto

1. Selecionar a(s) célula(s) pretendida(s)

2. Aceder ao Separador Base

3. Clicar no botão

Formato Numérico das Células

1. Selecionar a(s) célula(s) pretendida(s)

2. Aceder ao Separador Base

3. Clicar na seta do Formato do Número

4. Clicar sobre o Formato desejado

Casas Decimais
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1. Selecionar a(s) célula(s) pretendida(s)

2. Aceder ao Separador Base

3. Clicar nos botões Aumentar ou Diminuir casas decimais

Limites de Tabelas

1. Selecionar o Intervalo Pretendido

2. Separador Base

3. Seta do Botão Limites, Mais Limites

4. Clique no Estilo a utilizar no Exterior

5. Clique na Cor a utilizar no Exterior

6. Aplicar - Botão Exterior

7. Clique no Estilo a utilizar no Interior

8. Clique na Cor a utilizar no Interior

9. Aplicar - Botão Interior

10. OK
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TRABALHO COM LINHAS E COLUNAS

Alterar Altura Linhas Manualmente

(Caso sejam várias linhas, é necessário selecioná-las primeiro)

1. Posicionar o ponteiro do rato sobre o risco por baixo da linha que se

pretende aumentar até surgir o ponteiro

2. Arrastar até atingir a altura desejada

Alterar Altura Linhas com Valores Exatos

1. Direito do rato no número da(s) linha(s) pretendidas

2. Clicar na opção Altura da Linha

3. Inserir o valor pretendido

4. Enter para terminar

Alterar Largura Colunas Automaticamente

1. Posicionar o ponteiro do rato no risco à direita da coluna que se pretende ajustar

automaticamente até surgir o ponteiro

2. Fazer duplo clique até a coluna abrir e assumir um tamanho que permita
visualizar todos os

dados inseridos

Alterar Largura Colunas Manualmente

1. Posicionar o ponteiro do rato no risco à direita da coluna que se pretende ajustar

automaticamente até surgir o ponteiro

2. Arrastar até atingir a largura pretendida

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Alterar Largura Colunas com Valores Exatos

1. Direito do rato no número da(s) coluna(s) pretendidas

2. Clicar na opção Largura da Coluna

3. Inserir o valor pretendido

4. Enter para terminar

Inserir Linhas

As novas linhas são inseridas por cima da selecionada.

1. Clicar com o botão direito do rato sobre a linha que irá ficar por baixo da nova

2. Clicar na opção Inserir

Inserir Colunas

As novas colunas são inseridas à esquerda da selecionada.

1. Clicar com o botão direito do rato sobre a coluna que irá à direita da nova

2. Clicar na opção Inserir

Eliminar Linhas e Colunas

1. Clicar com o botão direito do rato sobre a coluna ou linha a eliminar

2. Escolher a opção Eliminar

Ocultar Linhas e Colunas

1. Clicar com o botão direito do rato sobre a coluna ou linha a ocultar

2. Escolher a opção Ocultar

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Mostrar Linhas e Colunas

1. Selecionar, arrastando, as colunas ou linhas antes e depois da oculta

2. Clicar com o botão direito do rato sobre uma das letras ou números
selecionados e clicar sobre Mostrar

Mostrar Todas as Linhas e Colunas

1. Selecionar todas as células da Folha, clicando no triangulo no canto superior

esquerdo

2. Clicar com o botão direito do rato sobre uma coluna ou linha e escolher a opção
Mostrar

TRABALHO COM FOLHAS

Mudar o Nome das Folhas

1. Clicar duas vezes no nome da Folha a alterar

2. Escrever o novo nome

3. Premir a tecla Enter

Cor do Separador

1. Clicar com o botão direito do rato sobre o nome da folha alterar a cor

2. Clicar sobre a opção Cor do Separador

3. Clicar sobre a cor desejada

Inserir Folhas

1. Clicar com o botão localizado no final de todas as folhas

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Eliminar Folhas

1. Clicar com o botão direito do rato sobre a folha a Eliminar

2. Clicar na opção Eliminar

3. Se surgir uma janela de confirmação é necessário clicar no botão

Eliminar

Mover Folhas dentro do Livro

1. Clicar com o botão esquerdo do rato sobre o nome da folha e manter

premido o botão

2. Arrastar até ao local desejado

Copiar Folhas dentro do Livro

1. Clicar com o botão esquerdo do rato sobre o nome da folha e manter

premido o botão

2. Arrastar até ao local desejado, mantendo a tecla CTRL premida

Mover Folhas para outros Livros

1. Clicar com o botão esquerdo do rato sobre o nome da folha

2. Clicar na opção Mover ou Copiar

3. Na opção Livro de destino selecione o ficheiro de Excel para onde

pretende mover a folha (é necessário que este ficheiro esteja aberto)

4. Selecionar a posição onde pretende a folha

5. Premir o botão OK para terminar

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Copiar Folhas para outros Livros

1. Seguir os passos 1 a 4 do ponto anterior

2. Ativar a opção Criar uma cópia

3. Premir o botão OK para terminar

FIXAR PAINÉIS

Esta técnica permite fixar colunas e/ou linhas para quando se descer a visualização com
o rato, serem sempre visíveis os cabeçalhos.

Fixar a Primeira Linha

1. Carregar na combinação teclas CTRL + HOME

2. Aceder ao Separador Ver

3. Clicar no botão Fixar Painéis

4. Clicar na opção Fixar Linha de Cima

Fixar a Primeira Coluna

1. Carregar na combinação teclas CTRL + HOME

2. Aceder ao Separador Ver

3. Clicar no botão Fixar Painéis

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4. Clicar na opção Fixar Primeira Coluna

Fixar Várias Linhas

1. Selecionar a linha que está a seguir às que pretende fixar – por exemplo se é
pretendido fixar a linha 1, 2 e 3, é necessário selecionar a 4, clicando sobre a
mesma

2. Aceder ao Separador Ver

3. Clicar no botão Fixar Painéis/ opção Fixar Painéis

Fixar Várias Colunas

1. Selecionar a coluna que a seguir às que pretende fixar – por exemplo se é

pretendido fixar a coluna A e B é necessário selecionar a coluna C, clicando sobre
a letra C

2. Aceder ao Separador Ver

3. Clicar no botão Fixar Painéis/opção Fixar Painéis

Fixar Linhas e Colunas Simultaneamente

1. Selecionar a célula de intersecção entre a linha e a coluna seguintes às que se

pretendem fixar (a primeira célula que irá ficar livre). Ou seja:

• Se pretendo fixar as duas primeiras colunas e as três primeiras linhas,

então selecionaria a terceira coluna (letra C) e a quarta linha (número 4). A célula
para fixar as duas primeiras colunas e as três primeiras linhas será a C4

• Se pretendo fixar a primeira coluna selecionaria a segunda – letra B. Se

pretendesse fixar as duas primeiras linhas, selecionaria a terceira – número 3.
Para fixar a primeira coluna e as duas primeiras linhas, a célula é a B3

2. Aceder ao Separador Ver

3. Clicar no botão Fixar Painéis/opção Fixar Painéis

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Libertar Painéis

1. Aceder ao Separador Ver

2. Clicar em Fixar Painéis/Libertar Painéis

IMPRESSÃO EM EXCEL

O método de impressão mais eficaz é o método ATPC:

Passo A: Definir Área da Impressão

1. Selecionar o que se pretende imprimir

2. Aceder ao Separador Esquema de Página

3. Clicar no botão Área de Impressão

4. Clicar sobre a opção Definir área de impressão

Passo T: Títulos de Impressão

5. Clicar, logo ao lado, no botão Títulos de Impressão

6. Colocar o cursor a piscar na caixa da opção Linhas a repetir no início, clicando

uma vez na mesma

7. Afastar se necessário a janela e clicar sobre a linha ou linhas que se pretendem

ver impressas em todas as folhas

8. Premir OK ou tecla ENTER para terminar

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Passo P: Pré-visualizar

9. Ainda na janela anterior, dos Títulos de Impressão, no canto inferior direito clicar
no botão Pré-visualizar

Passo C: Configurar Impressão

10. Clicar no botão Configurar Página – localizado no final da lista de opções e

escolher as opções desejadas:

▪ Orientação da Página

▪ Escala – Percentagem

▪ Escala – Ajustar a X Páginas

▪ Margens

▪ Centrar a tabela horizontal e/ou verticalmente

▪ Cabeçalhos e rodapés

11. Ajustar uma Impressão:

▪ Aceder ao Separador Página

▪ Ativar a opção Ajustar a X páginas de largura por y de comprimento

▪ Aumentar o segundo número (comprimento) para 50, numa tabela mais

comprida do que larga ou aumentar o primeiro número (largura) para 50,
numa tabela mais larga que comprida

▪ A tabela irá ficar ajustada no número de páginas ideal

12. Inserir cabeçalhos e/ou rodapés:

▪ Aceder ao Separador Cabeçalho/Rodapé

▪ Clicar no botão Personalizar cabeçalho ou Personalizar rodapé

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▪ Escrever o pretendido para inserir informações estáticas ou utilizar os

botões para inserir informações automáticas, atualizadas
automaticamente:

13. Inserir Informação Página 1 de X:

▪ Aceder ao Separador Cabeçalho/Rodapé

▪ Clicar no botão Personalizar rodapé

▪ Clicar uma vez na Área pretendida

▪ Inserir as seguintes informações: Página + espaço + + espaço + de +

espaço +

▪ Clicar no botão OK até visualizar a informação pretendida

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FILTRO AUTOMÁTICO

Ativar o Filtro Automático

1. Clicar sobre uma das células da tabela onde se pretende ativar o filtro

2. Aceder ao separador Dados (Data)

3. Clicar no botão
Filtrar Dados Diretos

1. Clicar sobre a seta do filtro da coluna que se pretende filtrar

2. Clicar no Selecionar tudo para desativar as opções todas

3. Ativar apenas a opção pretendida

4. Clicar no botão OK

Limpar Filtros

1. Aceder ao Separador Dados

2. Clicar no botão Limpar

Aplicar Condições em Filtros

1. Clique na seta do filtro da coluna à qual pretende aplicar uma condição

2. Aceda à opção desejada:

• Filtros de Texto

• Filtros Numéricos

• Filtros de Data

Condições de Filtros Numéricos

• Igual A

• Diferente De

• Maior que
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• Maior ou Igual A

• Menor que

• Menor ou Igual A

• Entre

• Top 10 – Permite ver os X valores superiores ou menores

• Acima da Média

• Abaixo da Média

Condições de Filtros de Texto

• Igual A

• Diferente De

• Começa Com

• Termina Com

• Contém

• Não Contém

ORDENAR INFORMAÇÃO

Ordenar dados através de uma só coluna

1. Clicar numa célula da coluna pela qual pretende ordenar a tabela

2. Aceder ao Separador Dados

3. Clicar no botão pretendido:

• para ordenação ascendente

• para ordenação descendente

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Ordenar dados através de múltiplas condições

1. Clicar numa célula da coluna pela qual pretende ordenar a tabela

2. Aceder ao Separador Dados

3. Clicar no botão e definir a ordenação pretendida:

• No ordenar por, escolher a coluna com a primeira ordenação

• No ordenar em, selecionar o tipo de ordenação (geralmente valores)

• Na ordem, selecionar ascendente ou descendente

CÓPIA E TRANSFERÊNCIA DE CÉLULAS

Mover Células

1. Selecionar a ou as células que se pretendem mover

2. Colocar o ponteiro no risco inferior da primeira célula selecionada até surgir o

ponteiro:

3. Premir o botão esquerdo do rato, sem largar

4. Arrastar a célula para o destino pretendido

Copiar Células

O procedimento é igual ao anterior, mas mantendo a tecla CTRL premida durante

o mesmo

Localizar/Substituir

1. Premir as teclas CTRL+L

2. Se necessário, clicar no botão Opções para fazer a procura em todo o livro

3. Na opção Dentro, selecionar a opção Livro

4. Clique no botão Localizar tudo

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CÁLCULOS MANUAIS EM EXCEL

Cálculos Manuais

Passos para Efetuar um Cálculo

1. Clicar na célula onde se pretende o resultado

2. Inserir o símbolo =

3. Clicar na primeira célula a utilizar no cálculo ou inserir o valor a utilizar

4. Colocar o símbolo de operação pretendida

5. Clicar na seguinte célula a utilizar no cálculo ou inserir o valor a utilizar

6. Colocar o símbolo da operação seguinte

7. Repetir os passos v a vi para todas as células ou valores envolvidas no cálculo

8. No final, premir a tecla Enter para terminar o cálculo

9. Se desejado fazer dois cliques no canto inferior direito da célula para arrastar a
fórmula para as outras células

Operadores
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Parêntesis

São necessários quando queremos dar prioridade a Somas ou Subtrações, tendo em

conta que a Multiplicação e a Divisão são as operações prioritárias.

Para o conseguir basta inserir o símbolo de abre parêntesis ( antes da operação à qual
se quer dar prioridade e o símbolo de fecha parêntesis ).

Cálculos Entre Folhas - Regras

▪ Antes de mudar de folha, colocar sempre o de símbolo operação

▪ No final do cálculo, premir Enter sem voltar à folha onde o cálculo foi iniciado

▪ Ter em atenção as Referências (F4 para bloquear/trancar as mesmas)

Cálculos entre Livros

▪ O procedimento do cálculo entre livros é idêntico ao cálculo entre folhas

▪ Um aspeto a ter em conta, no entanto, é que quando é efetuado um cálculo entre

livros as células que se vão buscar a outros livros ficam automaticamente
absolutas, sendo desnecessária a utilização da tecla F4 para as fixar

Para Editar Ligações de cálculos entre livros, os passos são os seguintes:

1. Abrir o livro que tem os cálculos com base em células de outros livros

2. Separador Dados, opção Editar ligações

3. Selecionar o ficheiro pretendido do lado esquerdo

4. Clicar no botão pretendido:

▪ Alterar Origem – utilizado quando o outro ficheiro mudou de nome ou de

ligação; permite selecionar o novo ficheiro que contém os valores a utilizar
nos cálculos do livro atual
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▪ Abrir Origem – abre automaticamente o outro livro que contém células

utilizadas em cálculos no ficheiro atual

▪ Interromper Ligação – realiza um Colar Especial/Valores em todos os

cálculos que contém células do livro cuja ligação foi interrompida

Referências Absolutas e Mistas em Cálculos

Há necessidade de usar referências absolutas e/ou mistas quando criamos fórmulas que
queremos arrastar posteriormente e pretendemos que um ou mais valores fique fixo, não
sendo alterado com o arrastar da fórmula.

Para obter este efeito é necessário inserir o símbolo $ nas células, com a tecla de atalho
F4. O símbolo $ situa-se antes do componente fixo, ou seja:

Para chegarmos à conclusão correta de qual dos casos se aplica, é fundamental, ao

longo do cálculo e quando clicamos nas células correspondentes ao mesmo, realizar as
seguintes perguntas, para cada célula do cálculo:

▪ Quando esta fórmula for arrastada para a direita, vou querer que a coluna mude
ou que fique fixa?

▪ Quando esta fórmula for arrastada para a esquerda, vou querer que a linha mude
ou que fique fixa?
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Procedimento - Referências Absolutas

Neste caso pretende-se fixar uma célula totalmente. Acontece quando existe um valor
de referência fora do cálculo.

1. Realizar o cálculo até ser necessário clicar na célula a fixar

2. Clicar na célula que se pretende fixar

3. Premir a tecla F4 uma vez para fazer surgir os $ necessários à fixação da célula

4. Termine o cálculo e prima Enter para finalizar

Procedimento - Referências Mistas

Neste caso pretende-se apenas a coluna ou a linha da célula em questão.

1. Realizar o cálculo até ser necessário clicar na célula a fixar

2. Clicar na célula que se pretende fixar

3. Premir a tecla F4 2 vezes para fixar apenas a linha e 3 vezes para fixar só a
coluna

4. Terminar o cálculo e premir Enter para finalizar

FORMATAÇÃO CONDICIONAL

Permite formatar um conjunto de células mediante os valores das mesmas.

É dinâmica, ou seja, quando uma célula tem uma formatação condicional e não assume
o valor indicado apresenta a formação normal. Se atingir a condição indicada, a
formatação mudará automaticamente.

Regras Numéricas Simples

(Maior que, menor que, contém texto)

1. Selecionar os valores pretendidos

2. Aceder ao Separador Base, botão Formatação Condicional

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3. Clicar na opção Realçar Regras de Células

4. Clicar na opção pretendida

5. Preencher o valor/texto pretendido

6. Indicar formatação desejada

7. Premir OK para terminar

Formatação Condicional com Ícones

1. Selecionar os valores pretendidos

2. Aceder ao Separador Base, Formatação Condicional

3. Clicar na opção Conjuntos de Ícones, Mais Regras

4. Escolher o tipo de ícones desejado

5. Mudar os tipos de Percentagem para Número

6. Introduzir os valores pretendidos e premir o OK para terminar

Evidenciar duplicados com formatação condicional

1. Selecionar os valores pretendidos

2. Aceder ao Separador Base, botão Formatação Condicional, Realçar Regras de

Células, Duplicar valores

3. Escolher a formatação desejado e premir OK para terminar

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CRIAÇÃO DE GRÁFICOS
Primeiros Passos

1. Selecionar a tabela com os valores que se pretendem representar em gráfico

2. Aceder ao Separador Inserir

3. No grupo Gráficos, clicar no botão semelhante ao gráfico que se pretende

efetuar

4. Clicar no gráfico pretendido

5. Visualizar o gráfico

Formatação Automática

1. Clicar sobre o gráfico

2. Aceder ao Separador Estrutura

3. No grupo Estilos de Gráficos, clicar no botão Mais

4. Clicar sobre o aspeto pretendido

Outras Formatações

1. Clicar sobre o gráfico

2. Selecionar o que se pretende formatar (título, por exemplo)

3. Aceder ao Separador Base para mudar Tipo e Tamanho de Letra (por exemplo)
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Configurações Mais Frequentes

▪ Alterar Tipo De Gráfico → Separador Estrutura → Alterar Tipo de Gráfico

▪ Inverter Séries → Separador Estrutura → Mudar Linha/Coluna

▪ Mover Gráfico Para Uma Nova Folha → Separador Estrutura → Mover Gráfico

▪ Incluir Título Do Gráfico → Separador Estrutura → Adicionar elemento do

Gráfico → Título do Gráfico → Acima do Gráfico

▪ Incluir Legenda Do Gráfico → Separador Estrutura → Adicionar elemento do

Gráfico →Legenda → selecionar posição pretendida

▪ Incluir Títulos Dos Eixos → Separador Estrutura → Adicionar elemento do

Gráfico → Título dos eixos → selecionar posição pretendida

▪ Alterar Aspecto De Partes Específicas Do Gráfico → Clicar na área

pretendida do gráfico → Separador Formatar (Format)

FUNÇÕES EM EXCEL

Funções Base - Procedimento:

1. Clicar na célula onde se pretende o resultado

2. Aceder ao separador Base ou Fórmulas

3. Clicar na setinha do botão somatório para ver a lista das funções base

4. Clicar uma vez no nome da função que se pretende utilizar

5. Selecionar as células a utilizar no cálculo (CTRL+SHIFT+ ↓)

6. Premir a tecla ENTER para terminar

Soma Automática

1. Clicar na primeira célula vazia por baixo ou ao lado do conjunto de valores a

somar

2. Clicar diretamente no botão

3. Premir a tecla Enter para terminar a operação

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Lista de Funções

▪ Função SOMA – Soma os valores selecionados

▪ Função MÉDIA – Devolve a média dos valores selecionados

▪ Função CONTAR – Conta as células selecionadas. Nota: a função Contar só conta

números – células com letras e/ou palavras não serão contadas

▪ Função MÁXIMO – Devolve o maior valor de um conjunto de valores

▪ Função MÍNIMO – Devolve o menor valor de um conjunto de valores

FUNÇÕES CONDICIONAIS

SE (IF)

Argumentos

▪ Teste Lógico: Argumento onde se preenche a condição a ser estudada.

Começa sempre com indicação de uma célula, a não ser que seja uma função.
Exemplos: B6<900, Soma(B6:B90)<=600, C89=”Lisboa” (neste caso como se trata de
uma palavra deve ser inserida entre aspas);

▪ Valor se Verdadeiro: Palavra ou comportamento a ser realizado se a condição

do Teste Lógico se verificar;

▪ Valor se Falso: Palavra ou comportamento a ser realizado se a condição do

Teste Lógico não se verificar;

▪ SE’s Múltiplos: Sempre que quando chegamos ao valor se falso existe mais que uma
hipótese ainda a testar é necessário, dentro do Valor se Falso, inserir um novo SE. Este
novo SE insere-se sempre no argumento Valor se Falso.
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1. Construir o primeiro SE:

1.1. Clicar na célula onde pretende visualizar o resultado

1.2. Clicar no botão Fx

1.3. Escolher a Categoria Todas e premir rapidamente no teclado as duas

primeiras letras da função

1.4. Clicar duas vezes na Função SE ou clicar apenas uma e, depois, em OK

1.5. Preencher o argumento Teste Lógico – começa sempre com uma célula ou
função e, geralmente, e corresponde à condição a ser verificada

1.6. Preencher o argumento Valor se Verdadeiro – o que acontece se a condição

preenchida no ponto anterior se verificar

1.7. Colocar o ponteiro do rato no argumento Valor se Falso. Analisar se ainda

existem várias hipótese de valores se falso ou se só existe uma. Se existir só uma
é altura de o preencher. Caso contrário é altura de avançar para o passo seguinte

2. Construir o segundo SE:

2.1. Uma vez que existem várias hipóteses por explorar ainda é altura de inserir
um novo SE no argumento Valor se Falso de forma a testar essas mesmas hipóteses

2.2. Para inserir uma segunda SE é necessário clicar uma vez na Caixa de Nome
e contém a indicação SE:
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Caixa de Nome

2.3. Surgiu um novo SE completamente em branco. Neste momento é necessário

preencher o segundo SE normalmente até chegar novamente ao Valor se Falso. Se só
existir um Valor se Falso, é altura de o inserir manualmente. Caso exista mais que um
Valor se Falso, é necessário inserir um novo SE, utilizando o procedimento indicado no
ponto 2.2.

Nota: antes de inserir um novo SE certifique-se que tem o cursor no valor se falso

PROCV

O que faz a PROCV

É umas das funções mais utilizadas em todo o mundo, uma vez que permite relacionar
duas tabelas diferentes, colocando dados de uma na outra ou realizando uma
comparação entre os valores das mesmas. Permite também efetuar cálculos com os
valores obtidos da outra tabela.

Procedimento

1. Analisar as duas tabelas envolvidas: a tabela onde se querem colocar os dados

e a tabela onde se que contem os dados. Encontrar qual é a coluna em comum
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entre elas, que permitirá fazer o match – normalmente o código que pode ou não
ser numérico. Chamaremos a esta coluna match:

2. Selecionar a primeira célula da coluna que irá receber os dados da outra tabela

3. inserir a função ProcV. Poderá faze-lo ao premir Shift + F3 ou, em alternativa,

clicar no botão Fx localizado na barra onde se insere informação

4. Clicar na caixa do argumento Valor_Proc

5. Selecionar, na mesma linha e na mesma tabela onde está a ser inserida a

função, a célula da coluna match que contém a informação que vai permitir fazer
a correspondência com a outra tabela

6. Matriz_Tabela - tabela onde estão contidos todos os valores. A seleção da

tabela começará pela coluna match, indiferentemente de ser, ou não, a primeira

coluna e terminará no dado pretendido, ou seja:

7. Núm_índice_coluna – Número da coluna da Tabela Matriz que contém o valor

a ser devolvido e escrever o número da coluna de acordo com a seleção da tabela
matrix
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8. Procurar_intervalo – Argumento que permite diferenciar entre uma procura por

valor aproximado ou por valor exato

▪ Método Exato: quando existe um código exato, e quando o Excel não

encontrar correspondência deve devolver erro #N/D (#N/A) - Valor não disponível.
Neste caso, escrevemos o valor 0

▪ Método Aproximado: normalmente aplicado a escalões – etários,

monetários – utiliza- se quando a tabela matriz é estabelecida por intervalos de
dados, e não por dados exatos. Neste caso, o último argumento fica em branco:

SOMA.SE

A função SOMA.SE é utilizada para somar os valores num intervalo que correspondem
aos critérios que o utilizador especifica. Por exemplo, suponhamos que, numa coluna
que contém números, quer somar apenas os valores superiores a 5. Pode utilizar a
seguinte fórmula: =SOMA.SE(B2:B25;">5")

Sintaxe:

SOMA.SE(intervalo; critérios; [intervalo_soma])

A sintaxe da função SOMA.SE tem os seguintes argumentos:

intervalo: obrigatório. O intervalo de células que pretende avaliar através de critérios. As

células em cada intervalo têm de ser números ou nomes, matrizes ou referências que
contenham números. Os valores de texto e em branco são ignorados. O intervalo
selecionado pode conter datas no formato padrão do Excel (exemplos acima).

critérios: obrigatório. O critério na forma de um número, expressão, referência de célula,

texto ou uma função que define as células que serão adicionadas. Por exemplo, os
critérios podem ser expressos como 32, ">32", B5, "32", "maçãs" ou HOJE().
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Importante: Qualquer critério de texto ou que inclua símbolos lógicos ou matemáticos

tem de ser escrito entre aspas ("). Se os critérios forem numéricos, não é necessário
utilizar aspas.

intervalo_soma: opcional. As células a adicionar, se pretender adicionar células para

além das especificadas no argumento intervalo. Se o argumento intervalo_soma for
omitido, o Excel adiciona as células especificadas no argumento intervalo (as mesmas
células às quais os critérios são aplicados).

Pode utilizar os carateres universais - ponto de interrogação (?) e asterisco (*) - como o
argumento critérios. Um ponto de interrogação corresponde a qualquer caráter individual
e um asterisco corresponde a qualquer sequência de carateres. Se pretender localizar
um ponto de interrogação ou asterisco, escreva um til (~) antes do caráter.

Exemplo

Valor de Propriedade Comissão Dados

€ 100.000 € 7.000 € 250.000
€ 200.000 € 14.000
€ 300.000 21 000 €
€ 400.000 € 28.000
Fórmula Descrição Resultado
=SOMA.SE(A2:A5,">160000",B2:B5) Soma das comissões dos valores de € 63.000
propriedade superiores a €
160.000.
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Valor de Propriedade Comissão Dados

=SOMA.SE(A2:A5,">160000") Soma dos valores de propriedade € 900.000
superiores a € 160.000

=SOMA.SE(A2:A5,300000,B2:B5) Soma das comissões de valores de € 21.000

propriedade iguais a € 300.000.

=SOMA.SE(A2:A5,">" & C2,B2:B5) Soma das comissões dos valores de € 49.000

propriedade maiores que o valor
em C2.

CONTAR.SE

Utilize a função CONTAR.SE, uma das funções estatísticas, para contar o número de
células que correspondem a um critério. Por exemplo, para contar o número de vezes
que uma determinada cidade é apresentada numa lista de clientes.

De uma forma resumida, a função CONTAR.SE diz:

=CONTAR.SE(Onde pretende procurar?; O que pretende procurar?)

Por exemplo:

• =CONTAR.SE(A2:A5;"Londres")
• =CONTAR.SE(A2:A5;A4)

Exemplos
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Dados Dados
maçãs 32
laranjas 54
pêssegos 75
maçãs 86
Fórmula Descrição
=CONTAR.SE(A2:A5;"maçãs") Conta o número de células com maçãs nas
células A2 a A5. O resultado é 2.
=CONTAR.SE(A2:A5;A4) Conta o número de células com pêssegos (o
valor em A4) nas células A2 a A5. O resultado é
1.
=CONTAR.SE(A2:A5;A2)+CONTAR.SE(A2:A5;A3) Conta o número de maçãs (o valor em A2) e
laranjas (o valor em A3) nas células A2 a A5. O
resultado é 3. Esta fórmula utiliza a função
CONTAR.SE duas vezes para especificar
múltiplos critérios, um critério por expressão.
Também pode utilizar a função CONTAR.SE.S.
=CONTAR.SE(B2:B5;">55") Conta o número de células com um valor
superior a 55 nas células B2 a B5. O resultado é
2.