Gestão do Tempo: O que é, produtividade e estratégias
A gestão do tempo é um tema recorrente e de extrema relevância.
Para a maior parte dos profissionais do mundo moderno a resposta
tende a ser a mesma: existe, sim, uma restrição de tempo para dar
conta de tudo – até porque não envolve apenas a vida
profissional.
Compromissos relacionadas ao trabalho, relacionamentos,
educação, família e saúde competem entre si.
Dessa forma, reivindicam atenção e espaço em um fluxo
aparentemente desordenado, muitas vezes obstruído por desafios
relacionados aos deslocamentos, falhas de comunicação e
administração de conflitos.
As pessoas que conseguem administrar os processos de forma
eficiente são reconhecidas no meio em que atuam por sua
produtividade.
E não poderia ser diferente, já que seu desempenho individual
contribui para melhores resultados coletivos.
Existem técnicas de gestão do tempo, as quais passam por
planejamento, organização e disciplina.
Também há ferramentas e mesmo exercícios do controle
consciente do tempo empregado em cada atividade.
Se você percebe que existe potencial para melhorias nos seus
resultados (e sempre há), dentro e fora do trabalho.
Além dos benefícios profissionais voltados à carreira que podem
ser alcançados, a correta gestão do tempo permite evoluir na
qualidade de vida e nos relacionamentos pessoais.
Administração do tempo é o ato de exercer controle sobre sua
rotina, organizando as tarefas de modo a aumentar a produtividade
ao longo do dia.
Com um gerenciamento de tempo eficiente, você dá adeus à
procrastinação e percebe que é capaz de fazer o dia render muito
mais.
O que é administração do tempo?
Gerenciamento ou administração do tempo é o ato de exercer
controle sobre a rotina. Basicamente, isso significa organizar as
tarefas a fim de aumentar seu rendimento ao longo do dia.
Nessa linha, gestão do tempo e produtividade são conceitos que
caminham juntos. Isso porque uma pessoa produtiva utiliza seu
tempo com inteligência e obtém o máximo rendimento, entregando
as tarefas no prazo.
Isso tudo acontece sem ter que se desgastar em excesso,
acumulando estresse. Ou seja, com o gerenciamento eficiente do
tempo, você produzirá mais e, ainda, poderá desfrutar de uma vida
mais leve e saudável.
As técnicas de gestão para otimizar a rotina de trabalho
Técnicas de gestão do tempo são estratégias voltadas para
organizar seus afazeres e, assim, otimizar a rotina. Separamos
algumas delas para implementar no dia a dia, fazendo com que seu
trabalho renda muito mais. Confira!
1. Faça uma lista de tarefas
Parece algo simples, mas uma lista de tarefas pode fazer toda a
diferença na organização da rotina. Afinal, como administrar o
tempo de forma eficiente.
Ao registrar aquilo que temos por fazer, nos tornamos conscientes
dessas tarefas. Isso ajuda a manter o foco e eleva a produtividade,
além de permitir a programação da rotina com mais precisão e
eficiência.
Seja com aplicativos de lista de tarefas ou o bom e velho papel e
caneta, o importante é anotar tudo. Nesse momento, você pode
aproveitar para definir prioridades, de acordo com a importância ou
complexidade de cada atividade.
Você perceberá que riscar os itens concluídos é super
satisfatório, pois sente que está evoluindo. Isso, por si só, já é
reforçador. E, ao fim do dia, estará com aquela sensação de dever
cumprido.
2. Elimine as distrações
Não consegue evitar aquela espiadinha no WhatsApp ou Instagram
de tempos em tempos? Que tal colocar seu celular no modo
silencioso para evitar se distrair com as notificações.
Se isso não resolver o problema, a dica é guardá-lo em uma gaveta,
evitando contato visual por um tempo. Assim, você se concentra
mais na tarefa em questão. A propósito, manter o ambiente de
trabalho organizado contribui — e muito — com isso.
Portanto, olhe para sua mesa agora. O que você vê? Tudo isso
realmente precisa estar aí? Em outras palavras, esses elementos
contribuem de alguma forma para a realização das tarefas? Se não,
eles não precisam estar por perto.
É claro que não precisa se desfazer daquela foto de família, mas
sim dos elementos que tiram o foco. A ideia é manter um
ambiente mais clean, eliminando distrações e contribuindo
para uma administração do tempo mais eficiente.
3. Automatize tarefas burocráticas e repetitivas
Um bom jeito de fazer o tempo render mais é a automatização de
processos e tarefas repetitivas. Dessa forma, você não precisa se
debruçar sobre atividades que podem ser facilmente executadas
por sistemas e ferramentas.
Com um serviço de atendimento automatizado, seus clientes
contam com o suporte rápido e eficiente, que pode ser realizado
sem a presença do atendente humano. Assim, questões pontuais
são resolvidas rapidamente, enquanto problemas complexos são
encaminhados para profissionais especializados.
4. Foque em uma atividade de cada vez
É possível que, ao se dividir em várias tarefas, você tenha a falsa
percepção de estar sendo mais produtivo. Mas, não se engane. Na
maioria das vezes, isso é só uma ilusão.
Além de prejudicar a qualidade, sempre que pula de uma tarefa
para outra, você não necessariamente continua de onde parou,
pois precisa recuperar o foco do que estava fazendo
anteriormente. Nisso, você gasta mais tempo do que precisaria,
caso resolvesse uma coisa por vez.
5. Utilize a técnica Pomodoro
Pomodoro é uma das mais famosas técnicas de gestão do tempo e
produtividade. Trata-se de uma excelente estratégia para aqueles
que querem vencer a procrastinação, pois, além de ajudar a
manter o foco, te recompensa por isso.
Funciona da seguinte forma:
você deve dividir sua rotina em blocos de 25 minutos de
trabalho, seguidos de 5 minutos de descanso;
durante o tempo de trabalho, mantenha o foco integral nas
tarefas, sem interrupções;
já no período de descanso, faça o que preferir: ir ao banheiro,
checar e-mails, dar aquela espiadinha nas redes sociais etc.;
repita esses períodos de forma cíclica e, a cada duas horas,
descanse por meia hora.
Ao empregar essa estratégia, você perceberá que, além de ser
capaz de administrar melhor o tempo, será mais fácil manter o foco
nas atividades. Experimente!
Administrar seu tempo de forma mais eficiente
Uma boa administração do tempo permite que você se organize e
realize as tarefas com mais calma e qualidade. Isso aumenta a
produtividade e agiliza o cumprimento de prazos, sem aquela
afobação e ansiedade.
Nosso dia tem apenas 24 horas e, infelizmente, não há como
prolongar sua duração. Por outro lado, pode-se aplicar técnicas de
gestão do tempo para se organizar e tirar um bom proveito das
horas do seu dia.
Hoje, há tecnologias que aumentam a produtividade da equipe e,
ao mesmo tempo, contribuem para que seu time ofereça um serviço
ainda melhor para os clientes.
Cada trabalho deverá ser verificado, o que há no mercado para
melhorar minha produtividade, pesquisar, estudar, encontrar novas
ferramentas deve fazer parte do administrador.
