Lean Office na

Prática

Com Fabíola e Raphael Guieiro

Sumário
Módulo 1 6
Lição 1: Objetivos do módulo .................................................................................................................... 7
Lição 2: O que é a Filosofia Lean? ............................................................................................................ 7
Qual a importância do Marketing Digital? .................................................................................................. 7
Lição 3: Conceitos e Fundamentos do Lean ............................................................................................. 8
A Melhoria Contínua ................................................................................................................................. 8
A Valorização do Cliente ........................................................................................................................... 8
Lição 4: Valor: Aprenda o que é e como agregá-lo na sua empresa ......................................................... 8
O que é valor? .......................................................................................................................................... 8
Lição 5: Os principais desperdícios do Lean e como identificá-los ............................................................ 9
O que é desperdício? ................................................................................................................................ 9
Os 8 desperdícios do Lean ..................................................................................................................... 10
Lição 6: Prática: Identificando os desperdícios no seu local de trabalho ................................................. 10
Lição 7: O que é Lean Office? ................................................................................................................ 11
Manufatura versus Escritório................................................................................................................... 11
Vale a pena implementar o Lean Office? ................................................................................................ 11
Atividades que não agregam valor, mas são necessárias ....................................................................... 11
Atividade prática ..................................................................................................................................... 12
Lição 8: Benefícios e Desafios do Lean Office ........................................................................................ 12
Atividade prática ..................................................................................................................................... 12
Os desafios iniciais do Lean Office ......................................................................................................... 13
Os desafios do Lean Office durante sua implementação ........................................................................ 13
Lição 9: Aplicações práticas do Lean Office: saiba por onde começar .................................................... 13
Pontos importantes na implementação do Lean Office ........................................................................... 14
Atividade prática ..................................................................................................................................... 14
Lição 10: Como implementar o Lean Office? Saiba o passo a passo! ..................................................... 14
Quais ferramentas usar em cada etapa? ................................................................................................ 15
Veja a relação em cada etapa!................................................................................................................ 15
Lição 11: Prática: Lean Office na Alcoa e Bosch com Daniel Fraga ........................................................ 16
Lição 12: Saiba como encontrar a Causa Raiz dos Problemas de forma efetiva ..................................... 16
Identificação da Causa Raiz.................................................................................................................... 16
Fui ao Gemba, e agora? ......................................................................................................................... 17
Encontrando a Causa Raiz ..................................................................................................................... 18
Lição 13: Etapa de implementação: como aplicar os Kaizens? ............................................................... 19
Kaizen para resolução de problemas ...................................................................................................... 19
Evento Kaizen ......................................................................................................................................... 20
............................................................................................................................................................... 20
 O sistema Kaizen .................................................................................................................................... 20
Indicação de Masterclass ........................................................................................................................ 21
Lição 14: Conheça a ferramenta A3 ........................................................................................................ 21
O que é? ................................................................................................................................................. 21
Lição 15: Aprenda a criar um VSM (Mapeamento de Fluxo de Valor) ..................................................... 22
O que é? ................................................................................................................................................. 22
Desenho do Estado Atual ....................................................................................................................... 23
Vamos construir um VSM juntos? ........................................................................................................... 23
Indicação de aula .................................................................................................................................... 23
Aplicações Práticas de Value Stream Mapping ....................................................................................... 24
Lição 16: Organize seu escritório com o 5S ............................................................................................ 24
O que é? ................................................................................................................................................. 24
Indicação de aula .................................................................................................................................... 24
Indicação de curso .................................................................................................................................. 25
Lição 17: Desenhe os desperdícios com o Diagrama de Espaguete ....................................................... 25
O que é? ................................................................................................................................................. 25
Estado atual – Antes da mudança........................................................................................................... 25
Estado posterior – Após as mudanças .................................................................................................... 25
Diagrama de Espaguete na Prática......................................................................................................... 26
Dicas essenciais! .................................................................................................................................... 26
Lição 18: Gestão visual das tarefas ........................................................................................................ 26
O que é? ................................................................................................................................................. 26
Como criar um sistema de comunicação visual?..................................................................................... 27
Onde usar a Gestão Visual no escritório? ............................................................................................... 27
Lição 19: Prevenindo erros com o Poka Yoke ......................................................................................... 27
O que é? ................................................................................................................................................. 27
Poka Yoke na Prática!............................................................................................................................. 28
Lição 20: Padronização de Processos .................................................................................................... 28
O que é? ................................................................................................................................................. 28
Lição 21: Estoque de Segurança e Fluxo FIFO ....................................................................................... 29
Lição 22: Células de Trabalho................................................................................................................. 30
Lição 23: Case 1: Redução de Índice de Absenteísmo ........................................................................... 32
Lição 24: Case 2: Redução do tempo de emissão de contratos .............................................................. 36
Lição 25: 5 passos práticos para aplicar o que você aprendeu 38
Cases Kaizen 39
Case I: Redução do tempo de emissão de relatórios .............................................................................. 40
Orientações 40
Oportunidade 40
 Estado atual 40
Análise da Causa Raiz e definição do objetivo 41
Plano de ação 41
Monitoramento de resultados 41
Padronização e expansão 42
Case II: Kanban de tarefas ..................................................................................................................... 42
Oportunidade 42
Mapa do Estado Atual 42
Análise da Causa Raiz e definição do objetivo 43
Plano de ação 43
Monitoramento de resultados 44
Padronização e Expansão 44
Case III: Impressora inteligente ............................................................................................................... 45
Oportunidade 45
Mapa do Estado Atual 45
Plano de ação 45
Monitoramento de resultados 46
Padronização e Expansão 46
 Direitos desta edição reservados
A Voitto Treinamento e Desenvolvimento
[Link]

Supervisão editorial: Thiago Coutinho de Oliveira

Apresentação do curso: Fabíola e Raphael Guieiro

Produção de conteúdo: Gabriela Batista e Alicia Souza

Fabíola coordenou times nas áreas de processos industriais, qualidade, engenharia e meio
ambiente. Desenvolvi e implementei técnicas e ferramentas para melhoria contínua. Foi
responsável por gestão de fornecedores, processos de metrologia e calibração, auditorias de
processo, produto e sistemas de gestão integrados. Como responsável pela área da qualidade
certifiquei em Standards automotivos como ASES (Renault), SEM (Volvo), EAQF-94 (Renault) e
nas normas ISOTS16949, ISO14001, ISO 9000 no Brasil e Argentina. Teve missões internacionais
na França, Argentina e Estados Unidos.

Raphael Guieiro é graduado em Engenharia de Produção, Especialista em Engenharia de

Processos e MBA em Gestão de Projetos pela Universidade de São Paulo (USP). Atualmente, é
Gerente de Projetos para América Latina na GE Healthcare, unidade de negócio na área de
equipamentos médico hospitalares da General Electric Company. Nos últimos 10 anos,
especializou principalmente em Projetos e Melhoria Continua, sendo responsável por grandes
projetos de melhoria e inovação digital em empresas como a cervejaria holandesa Heineken. Sua
principal competência, é a gestão de projetos de inovação e melhoria contínua de processos de
pequena, média e grande complexidade.

É PROIBIDA A REPRODUÇÃO

Nenhuma parte desta obra poderá ser reproduzida, copiada, transcrita ou mesmo
transmitida por meios eletrônicos ou gravações sem a permissão, por escrito, do editor.
Os infratores serão punidos pela Lei n° 9.610/98
 Módulo 1
Da Manufatura ao Escritório
Lição 1: Objetivos do módulo
Apresentar os conceitos básicos do Lean, sua evolução e como ele atua nos processos
administrativos, além de te ensinar o passo a passo de como implementar o Lean Office a
partir de suas principais ferramentas.

✓ O que é o Lean Office?

✓ Quais as principais ferramentas do Lean Office?
✓ Quais os Benefícios do Lean Office?
✓ Como implementar o Lean Office?

Lição 2: O que é a Filosofia Lean?

Qual a importância do Marketing Digital?

Lean é um conjunto de conceitos, princípios e ferramentas usado para criar e

proporcionar o máximo de valor do ponto de vista dos consumidores e, ao mesmo tempo,
consumir o mínimo de recursos e utilizar plenamente o conhecimento e as habilidades das
pessoas.

O livro “A Máquina que Mudou o Mundo” aborda a evolução dos sistemas de produção,
que deixaram de acontecer em massa e passaram a ser enxutos. É baseado em uma extensa
pesquisa feita em 14 países, nas mais diversas fábricas automobilísticas, e com uma duração
de cinco anos. Acesse o resumo aqui.
Lição 3: Conceitos e Fundamentos do Lean

✓ Valor: Especificar valor sob a ótica do cliente;

✓ Fluxo de Valor: Alinhar na melhor sequência as atividades que criam valor;
✓ Fluxo contínuo: Realizar essas atividades sem interrupção;
✓ Produção puxada: Sempre que alguém as solicita;
✓ Zero defeitos: De maneira cada vez mais eficaz.

A Melhoria Contínua

Mais do que projetos ou eventos com uma semana de duração, o maior potencial surge
quando cada pessoa na organização se sente empenhada para gerar a melhoria dos seus
processos. O Ciclo PDCA é a base desse processo.

A Valorização do Cliente
Uma empresa que adota o Lean é estritamente voltada à satisfação do cliente. Para isso,
a filosofia precisa estar presente na cultura de toda a organização, se tornando um hábito.

Lição 4: Valor: Aprenda o que é e como agregá-lo na sua empresa

O que é valor?

Atividades que agregam valor são caracterizadas como:

✓ O cliente deve estar disposto a pagar pela atividade;

✓ A atividade precisa transformar de alguma forma o produto ou serviço;
✓ A atividade deve ser feita corretamente desde a primeira vez.
 O livro “A Mentalidade Enxuta nas Empresas” é uma sequência do best seller “A Máquina
que Mudou o Mundo”. O livro ajuda a enxergar o que é valor pelo ponto de vista do cliente, como
criá-lo e como sustentar uma cultura que tenha sempre uma visão voltada para os clientes. Leia o
resumo aqui.
Outro livro que pode te auxiliar nessa jornada de Geração de Valor é “Geração de Valor 1:
Compartilhando Inspiração” escrita por Flávio Augusto da Silva, fundador da Wise Up. A obra
aborda como o empreendedorismo pode ser para qualquer pessoa que possui foco e vontade de
fazer acontecer. Leia o resumo aqui.

Lição 5: Os principais desperdícios do Lean e como identificá-los

O que é desperdício?
Qualquer atividade que consome os recursos de uma empresa, mas não gera valor para
o cliente, é considerada um desperdício. No entanto, existem alguns tipos:

Neste caso, a melhor opção é garantir que os processos funcionem sem desperdícios, de
maneira equilibrada e sem sobrecargas é imprescindível para que uma empresa se torne mais
lucrativa e competitiva!
Os 8 desperdícios do Lean
Taiichi Ohno definiu sete tipos de desperdícios, mas publicações posteriores relacionaram
oito tipos. Os 8 desperdícios do Lean são:

✓ Desfeitos e retrabalho: Defeitos resultam em retrabalho e desperdício de tempo e material,

como correções, retrabalhos, atrasos e informações incorretas ou incompletas em
documentos.

✓ Excesso de produção: Excesso de produção: Re-digitação, informações duplicadas,

geração de informação sem utilidade, constante revisão de documentos e uso de
softwares inadequados.
✓ Processamento impróprio: Processamento impróprio: Geração de formulários, gráficos,
históricos que não são utilizados por ninguém. Tratar informações antes, mais rápido ou
em maior quantidade que o requerido pelo processo seguinte.

✓ Movimentação entre os setores: Deslocamentos de pessoas entre departamentos da

empresa, área de trabalho mal projetada – Ausência de 5S e excesso de movimentação.

✓ Transporte de documentos: Muitas atividades processadas por diferentes

departamentos e transferência entre diferentes bases de dados.

✓ Estoques: Material desnecessário comprado em excesso ou antecipadamente, como

arquivos ou equipamentos obsoletos. Estoques de trabalho acumulado à espera de atenção
(Informação “parada”, sem ninguém atuar).
✓ Intelectual (pessoas): Conhecimento intelectual e habilidades de colaboradores que não
são bem aproveitadas devido aos processos engessados.
✓ Espera: Informação aguardando alguém processar. Exemplos: Espera por atividades,
informações, telefonemas, reuniões, assinaturas e aprovações. Espera pelas
ferramentas do computador (sistema, rede).

Lição 6: Prática: Identificando os desperdícios no seu local de trabalho

Chegou o momento de identificar os desperdícios no seu local de trabalho! Baixe o material

na plataforma e pratique!
Lição 7: O que é Lean Office?
O Lean Office é a aplicação dos princípios do pensamento enxuto às atividades não
manufatureiras e físicas, ou seja, ao ambiente de escritório ou áreas administrativas da empresa.
O fluxo de valor, nesse caso, consiste no fluxo de informações e de conhecimentos.

Manufatura versus Escritório

Vale a pena implementar o Lean Office?

Uma pesquisa feito pelo Lean Enterprise Research Center em Londres mostrou que nos
escritórios, de fato, um existe potencial latente de melhorias:

Atividades que não agregam valor, mas são necessárias

Existem aquelas atividades que precisam ser feitas, mas que não geram valor. Para isso,
devemos tomar algumas atitudes.
Atividade prática
Identifique um processo na sua empresa ou escritório e trace um plano de ação para
Eliminar, Combinar, Reduzir ou Simplificar etapas que agregam valor e são necessárias, e etapas
que não agregam valor e não são necessárias. Baixe o material na plataforma.

Lição 8: Benefícios e Desafios do Lean Office

Atividade prática
Os benefícios do Lean Office podem ser catalogados da seguinte forma:

1. Diminuição do tempo de processamento de algumas atividades;

2. Redução do trabalho em processo (pilhas de papel nas mesas);
3. Redução de estoques e filas;
4. Redução no transporte de unidades de trabalho;
5. Reorganização do ambiente de trabalho;
6. Redução de etapas do processo;
7. Maior envolvimento dos colaboradores;
8. Balanceamento das atividades;
9. Maior controle da informação produzida;
10. Melhor sistemática de identificação de problemas;
11. Maior flexibilidade para responder às alterações na demanda.
Os desafios iniciais do Lean Office

Para compor o fluxo de valor (sequência de atividades necessárias) em áreas

administrativas, devemos considerar que existem algumas dificuldades, como:

Os desafios do Lean Office durante sua implementação

✓ Simplificar cada processo para minimizar a necessidade de gerenciamento de

informações;
✓ Programar cada fluxo de valor a partir de um ponto para facilitar o gerenciamento de
informações;
✓ Usar um controle de produção para os fluxos nas cadeias de operação;
✓ Enviar informações em pequenos lotes;
✓ Fazer um gerenciamento transparente e intuitivo.

Lição 9: Aplicações práticas do Lean Office: saiba por onde começar

Algumas aplicações práticas podem ser problemáticas para a implementação do Lean

Office, por exemplo:
⮚ Contratação de Pessoas: Excesso de aprovações do perfil; Processos extremamente
manuais de seleção de currículos; Excesso de entrevistas.
⮚ Compra de Material: Centralização de aprovações de pedidos para o CEO ou Diretor;
Processos manuais; Super processamento de informações; Retrabalho por
pedidos mal feitos.
⮚ Controle do Absenteísmo: Não controlar indicadores de falta; Pessoas a menos no
processo; Desperdício de espera.
⮚ Fechamento Contábil: Demora para o envio de documentos; Falta de informações
primordiais para o fechamento.
 ⮚ Estoques: Há estocagem de material para o ano todo; Falta de controle do que
realmente é utilizado.

Pontos importantes na implementação do Lean Office

✓ O Lean se desenvolve a partir de um conjunto de ferramentas, práticas de gestão e

filosofia;
✓ Desenvolver os funcionários e demonstrar respeito pelas pessoas é fundamental para
o Lean;
✓ Eliminar desperdícios e o trabalho padronizado são conceitos importantes.
✓ É necessário ter coragem para aceitar a existência de problemas;
✓ Todos os funcionários precisam participar da solução de problemas e eliminação de
desperdícios.

Atividade prática

Coloque em prática esse aprendizado!

Passo 1: Escolha uma das aplicações mencionadas anteriormente: contratação de
pessoas, compra de material, controle de absenteísmo, fechamento contábil ou estoques.
Passo 2: Descreva quem são os clientes desse processo: Elementos internos e externos
(pessoas, organizações, departamentos).

Lição 10: Como implementar o Lean Office? Saiba o passo a passo!

No total, são 8 passos, a saber:

1. Mapeie as oportunidades;
2. Aprenda e ensine sobre o Lean;
3. Escolha o fluxo de valor;
4. Mapeie o estado antes da implementação;
5. Identifique medidas de desempenho;
6. Mapeie os estados após implementação;
7. Crie planos Kaizen;
8. Coloque os planos em prática.
Em resumo, seria:
⮚ Oferecer treinamento e garantir comprometimento;
⮚ Mapear o fluxo de valor e coletar dados das principais medidas do Lean;
⮚ Identificar as causas raiz e implementar as melhorias através dos Kaizens.

Quais ferramentas usar em cada etapa?

Veja a relação em cada etapa!

1. Mapeie as oportunidades: Identifique quais são as oportunidades mais visíveis para a

implantação do Lean Office!
2. Aprenda e ensine sobre o Lean: É importante que todos tenham contato com os principais
conceitos do Lean, aplicando os princípios enxutos e a importância das pessoas.
3. Escolha o fluxo de valor: Analise todo o fluxo de valor de uma unidade de trabalho e priorize
fluxos de valor relevantes para os objetivos estratégicos da empresa.
 4. Mapeie o estado antes da implementação: Deve-se pensar em como as unidades de
trabalho e informações fluem entre as etapas do processo.
5. Identifique medidas de desempenho: Os indicadores têm papel fundamental no controle
do desempenho das medidas de melhoria aplicadas no processo!
6. Mapeie o estado após a implementação: Todos os envolvidos colaboram sugerindo ideias
criativas para planejar o estado futuro, assegurando que os requisitos dos clientes serão
atendidos!
7. Crie planos Kaizen: São importantes para assegurar que as melhorias serão sustentadas
e os esforços reconhecidos. Não se preocupe em criar um estado futuro perfeito!
8. Coloque os planos em prática: Para o sucesso da transformação da empresa, as pessoas
devem estar continuamente procurando formas de melhorar os processos.

Lição 11: Prática: Lean Office na Alcoa e Bosch com Daniel Fraga

Assista o vídeo da lição na plataforma.

Lição 12: Saiba como encontrar a Causa Raiz dos Problemas de forma
efetiva

Identificação da Causa Raiz

1. Vá ao gemba, se não, levante todos os dados possíveis em encontros remotos;

2. Converse com as pessoas que trabalham no processo ou na área em questão.
3. Vá além dos problemas superficiais e encontre a causa-raiz!
4. Melhore o processo e verifique os resultados.
 O livro “Caminhadas pelo Gemba” explica o conceito de gemba, instigando os leitores a sair
de suas salas e a ir ver como as coisas estão no local onde o valor está sendo criado para os
clientes: “vá ver, pergunte por quê, demonstre respeito”. Leia o resumo aqui.

Fui ao Gemba, e agora?

Existem algumas ferramentas que podem te ajudar no levantamento de dados. Você pode
baixar o template para todas na plataforma.

⮚ Matriz Força versus Impacto:

⮚ SIPOC:
 ⮚ Gráfico de Pareto:

Encontrando a Causa Raiz

Um método simples e poderoso para chegarmos nas causas-raiz é o método dos cinco
porquês!

Outro método interessante é o Diagrama Ishikawa. O Diagrama relaciona o efeito a ser

analisado com as causas mais influentes! Tenha acesso ao template na plataforma.
Lição 13: Etapa de implementação: como aplicar os Kaizens?

Kaizen para resolução de problemas

Evento Kaizen

O sistema Kaizen
Indicação de Masterclass

Lição 14: Conheça a ferramenta A3

O que é?
A ferramenta busca reconhecer e propor a resolução de problemas. Por meio dela, é
possível identificar a causa raiz, sua natureza e a gama de contramedidas possíveis, para só
então selecionar a melhor, colocar em prática e observar se realmente o problema foi solucionado.
Você pode baixar um template na plataforma.
O livro “Entendendo o Pensamento A3” apresenta exemplos práticos de relatórios A3 e
como essa ferramenta pode ser uma real aliada para a solução de problemas, desenvolvimento
de pessoas e suas capacidades de criticidade e liderança, além de demonstrar quanto esse
pensamento pode impactar positivamente a organização. Veja o resumo aqui.
Lição 15: Aprenda a criar um VSM (Mapeamento de Fluxo de Valor)

O que é?
O Mapa do Fluxo de Valor (VSM) descreve visualmente as principais etapas de um
processo de execução de produtos/serviços, permitindo identificar desperdícios no fluxo de
valor e definir ações de melhoria para construir um novo processo com produtividade, qualidade,
rapidez e menor custo.
Desenho do Estado Atual

Vamos construir um VSM juntos?

Indicação de aula
Aplicações Práticas de Value Stream Mapping
Você terá os conhecimentos e as habilidades para desenhar e estudar processos de
qualquer empresa, buscando e eliminando etapas que não agregam valor! Veja sobre o curso
de VSM da Voitto aqui.

Lição 16: Organize seu escritório com o 5S

O que é?
Baseada em cinco palavras japonesas iniciadas com a letra S (SEIRI, SEITON, SEISO,
SEIKETSU, SHITSUIKE), a metodologia tem como objetivo criar um espaço de trabalho que
permita controle visual e execução de tarefas de forma enxuta.

Indicação de aula
Indicação de curso
Você aprenderá todas as técnicas e métodos para planejar, implementar e manter um
programa 5S, se tornando um profissional capaz de realizar transformações significativas nas
empresas. Veja aqui!

Lição 17: Desenhe os desperdícios com o Diagrama de Espaguete

O que é?
Os diagramas de espaguete são uma ótima maneira de visualizar o fluxo em um processo
e ilustrar os desperdícios envolvidos no transporte ou movimentação do percurso mapeado.

Estado atual – Antes da mudança

Estado posterior – Após as mudanças

Diagrama de Espaguete na Prática

Dicas essenciais!
Você pode utilizar softwares para te auxiliar no desenho e análise!
1. AutoCad: apresenta alto nível de detalhes.
2. Microsoft Visio: fácil utilização e possui diversos templates de escritórios e fábricas.
3. Word: até mesmo o word pode te ajudar nesta empreitada, por meio das formas geográficas.
4. Miro: Quadro colaborativo online, que permite que todos opinem nas melhorias.
5. Lucidchart: Editor online especializado em fluxogramas, organogramas e diagramas.

Lição 18: Gestão visual das tarefas

O que é?
É um sistema de comunicação visual realizado para assegurar aderência aos padrões, de
forma que todos completem o trabalho de acordo com a programação e sem erros.
Como criar um sistema de comunicação visual?

Onde usar a Gestão Visual no escritório?

Lição 19: Prevenindo erros com o Poka Yoke

O que é?
O Poka Yoke é um termo japonês que significa “à prova de erros”. Como ferramenta, detecta
e corrige erros em um processo, antes que se transformem em defeitos.
Poka Yoke na Prática!

Lição 20: Padronização de Processos

O que é?
É um conceito que busca estabelecer e documentar o procedimento que fornece o
melhor resultado, com o melhor método e a melhor sequência para as atividades.

Por que padronizar?

Primeiro melhore o processo e depois padronize. Cuidado para não padronizar um
processo que é ruim.
Como padronizar?

Exemplo prático

✓ Adicione uma coluna com o “como fazer” determinada tarefa;

✓ Ao invés de separar por itens você pode colocar “processo”;
✓ Complemente seu POP com fotos, se necessário.
✓ Faça fluxogramas visuais.

Lição 21: Estoque de Segurança e Fluxo FIFO

O que é?
Os estoques de recursos são utilizados para assegurar que a demanda do cliente seja
atendida e são comuns em fluxos de valor administrativos, já que o volume de trabalho requerido
pelo cliente dificilmente é exato.
Fluxo FIFO: First In – First Out
É um conceito que estabelece que todas as tarefas devem ser processadas seguindo a
ordem de entrada no fluxo. Cada serviço requerido tem necessidades e prazos diferentes,
portanto AVALIE! A ferramenta será sua aliada!

Lição 22: Células de Trabalho

Consistem no arranjo das pessoas e ferramentas necessárias para um serviço,
colocando-as próximas umas das outras, na sequência das atividades que serão realizadas em
fluxo contínuo.

Benefícios
Indicação de conteúdo

Lean Thinking

Desafio!
Agora que você já aprendeu o passo a passo para a aplicação do Lean Office no seu
setor ou organização e as principais ferramentas de apoio, te desafiamos a voltar ao início!
 Agora que você já aprendeu o passo a passo para a aplicação do Lean Office no seu setor
ou organização e as principais ferramentas de apoio, te desafiamos a voltar ao início!

Lição 23: Case 1: Redução de Índice de Absenteísmo

Direcionamento

Definição do problema
Um dos grandes problemas dessa empresa é a queda de produtividade da sua área
administrativa, devido às faltas dos colaboradores que eram feitas de maneira injustificada. Em
uma análise utilizando o gráfico de Pareto, verificou-se que o maior ofensor nas faltas era o
excesso de atestados médicos e isso fez a empresa colocar o seu foco nessa causa específica.
Esse projeto começou em novembro de 2017.
Análise do Processo

Índice médio de absenteísmo ao ano

Esse índice indica as porcentagens de horas de trabalho perdidas ao mês durante todo
o ano.

Objetivos
Redução de 3 pontos percentuais do índice de absenteísmo por mês.
Encontrando a Causa Raiz

Identificação dos riscos e recomendações

✓ Analisar o número de ausência por exames externos;
✓ Analisar as condições de trabalho: principalmente no verão, essa empresa ficava no
litoral de um estado brasileiro, em que as temperaturas no verão superam facilmente os
40°C;
✓ Conscientizar a liderança sobre o impacto das horas ausentes nas atividades e entregas
do time;
✓ Campanhas informativas sobre a facilidade do plano de saúde para consultas fora do
horário de expediente.
Plano de ação – Parte 1

Plano de ação – Parte 2

Plano de ação – Parte 3

Você pode baixar os templates na plataforma.

Lições aprendidas
✓ O envolvimento de toda liderança é fundamental, nem toda a liderança participou das
discussões;

✓ Mudança de cultura: A empresa precisa entender que toda hora ausente precisa ser
considerada como desperdício;

✓ Criar hábitos de análise de rotina dos colaboradores que frequentemente faltam;

✓ Mostrar para as lideranças que o absenteísmo não é um problema de um determinado
setor e sim, de toda a empresa.

Resultados Alcançados

Lição 24: Case 2: Redução do tempo de emissão de contratos

Definição do problema
A empresa em questão tem um grande problema para emissão e assinatura dos seus
contratos de venda com seus clientes e também com os seus fornecedores, em muitos casos,
a emissão do contrato pode demorar mais de 3 meses. Esse projeto foi executado em 2020.
Acesse o gráfico nos materiais complementares na plataforma.

Identificação dos desperdícios

Solução do problema

Resultados
Acesse os resultados nos materiais complementares na plataforma.
Lições aprendidas
✓ O processo de gestão dos contratos nessa empresa não é bom, há oportunidades em
atacar o processo antes e após a emissão dos contratos;
✓ É importante envolver todas as áreas que participam do processo no desenho do fluxo
futuro, mas cuidado com a implantação de sistemas pensando que isso será a solução de
todos os problemas.

✓ Faça um planejamento prévio antes de começar o projeto, evitando fazer o planejamento

do projeto durante a execução do mesmo, pois isso pode levar à identificação falha das
causas e também a atrasos desnecessários no projeto.

Lição 25: 5 passos práticos para aplicar o que você aprendeu

1. Ofereça treinamentos e garanta comprometimento da equipe;

2. Identifique processos que possuem relação com o cliente e, dentre eles, aqueles que
apresentam mais criticidade;
3. Identifique os desperdícios com o Mapeamento de Fluxo de Valor;
4. Aplique as técnicas e ferramentas do Lean Office no seu plano de ação;
5. Avalie os resultados obtidos.
Cases Kaizen
Case I: Redução do tempo de emissão de relatórios

Orientações
Neste momento, a apostila servirá como material de acompanhamento na análise dos
cases. Serão avaliados 8 tópicos, a saber:

Oportunidade
O problema apresentado se refere a um departamento financeiro trabalha até a meia noite
no último dia do mês para conseguir realizar o fechamento e elaborar os relatórios para todos
os seus clientes internos.

Estado atual
Análise da Causa Raiz e definição do objetivo

Plano de ação

Monitoramento de resultados
Antes: 6 horas extras x 3 pessoas x 12 meses = 216 h
Depois: 0 horas extras
Custo: 18 horas de reunião para a tomada de decisão do novo formato + 3 horas para unificação
dos relatórios.
Benefício = 216 horas = 10,3
Custo 21 horas

Padronização e expansão

Case II: Kanban de tarefas

Oportunidade
Neste case, o departamento de vendas está atrasando suas entregas de tarefas
internas e entregas dos pedidos para os clientes.

Mapa do Estado Atual

✓ Estado 1: O clima dentro do departamento não está nada agradável, as pessoas vêm
discutindo constantemente e a liderança está tendo dificuldades para gerenciar as
atividades.

✓ Estado 2: 5 clientes cancelaram seus pedidos no último mês no valor de R$5600,00, pois
não receberam seus pedidos no prazo prometido.
Análise da Causa Raiz e definição do objetivo

Plano de ação
Monitoramento de resultados

Antes: média de R$ 800,00/semana de vendas perdidas.

Depois: 0 vendas perdidas.
Custo: 24 horas de reunião para a tomada de decisão x e R$ 30,00 por hora (salário médio por
hora).

Benefício = R$800 * 52 semanas = 57,8

Custo R$30 * 24

Padronização e Expansão
Case III: Impressora inteligente

Oportunidade
Neste case, existe alto consumo de papel na empresa, os funcionários esquecem
frequentemente de buscar as cópias na impressora.

Mapa do Estado Atual

Plano de ação
Monitoramento de resultados

Antes: média de 500 folhas impressas/semana => R$ 500 * 52 semanas= 1R$/folha e

R$26.000/ano.

Depois: média de 250 folhas impressas/semana x R$1*52 => R$ 13.000/ano.

Custo: 8 horas de trabalho x R$30 (salário médio por hora), sendo R$ 240,00.

Benefício = R$26000 - R$ 13000 = 54,2

Custo R$240

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