contribui¢c6es tecnicas LEAN OFFICE ines Introdugao Lean, significa acabat com o desperdico ao nivel das operayses, taretas, tempo, energia, dinheiro e materials, nas orgarizacoes, dando origem a uma “guerra” contra as perdas,estabelecenco um ‘compromissa com # qualicade totale cisnco um frteenvolvmento os colaboragore, em todos os rves de decisdo” (© coneeito Lean associado a Produgdo (Lean Manufacturing ou Procueso Magra), teve orgem ne TPS-Ioyta Production Syston desenavide por Tach’ Ohno na década de 50 no Japa, para rminimizar a varagde dos processos procutves, elminardesparcicios «@reduzircusos operaionais. No entant, analsardo bem,aflosoia Lean tem uma abrangéncia bastante mais ample, id que procura aumectar a eficéca (prazos, qualidade, custos)¢ 0 grav de ‘ex biidace de qualquer processo!". Este conceito aplca-se através de lum conjunto Ge ferramertas que visam tomar a organizagao mals, compettiva, eliminando actividades que nao acrescentam valor, quer fem processos de realizaro do produto, quer em processos de ges {Ho ou de monitotzagdo. Assim, a empresa atnge malo fiedia, 20 cplinizar os custos e a qualidade des produtese servigas prestados 08 seus lentes ‘concelio Lean Oificebasea-se nos princpios do Lean Manufacturing adaptados 8 actividades acminstratvas, ou sea, significa aplcar 3S. ‘operagées de escrito, nao alégicasequencial dala ce mortagem, ‘mas sim, 98 prticas da Produsso Magra. Aaalicaco da metocolog's Lean Office tem canseguido comprovados resultados na mehora do fuxo das operagoes adminisatvas, Neste artigo abordar-se-8 lessenealmente aspectos da sua implemertagao pritica resultados aleancades, Durant as actividades admiistrativas, as pessoas procuram & gerem informages na corsecucdo de determinadaslaefas, senco ‘requente, neste ambierte: {0 serem constantementeinertompicas; Ain estarem muito atartadas; Ai) atrasarem-se ns expedicso de relates efau na compra de materia, {i soguitem procedimentos demasiado burocrticns, {snd comuniearem ene si, {ui cesconnecerem os processes intenes; (ui) ulizarer decumers supérfuese exigher assinaturas desne- cessdras, erie muilasoulras siuagbes de desperccio™, De facta os escitéris sie traquentemente a dreas mais desorga izadas@ anti-Lean numa empresa, Pode, pois, conclur-se que 8 aplcapo das feramentas Lean é fundamental nest ea funcional das orgaizagées, js que estas visem a eliminagao do desperacio, ‘em todas 38 suas formas, avelerando a veacisade dos processos” Os 5 prinefpios do Lean Manufacturing Tal como i fol refer, © Lean Manurtacturing deserwoWeu técnicas que procuram minimizar as perdas interes, consequentemente 0s Custos internos, permitindo 8s empresas colocarem arodutos no metcado com preyos mis compettivos e sem perda de qualdace. Estas ferramentasassentam em cinco oricipios bdscos que visam a celminagae de desperaiio durante a fabricago, sem nunca esquecer as expectatvas do clenta2 1. VALOR -identicar © que gora e nde gora valor na perspectiva do cliente; ae contrrio do que traccionalmente se faz, esta andlse ndo cleve ser realzada ra Optica da empresa ou dos seus departamen- ‘05 2. FLUXO DE VALOR - deri todosos pasos niecessios pars fabricar © produto ao longo ds linha de roducao, sem gerardesperdcis, 13. FLUXO CONTINUO - acter ce forma @ garandr Um Tuxa de vale continuo, sem inerrupgbes ou esperas; 4. PRODUGKO PULL - prods apenas as quartidades salictadas pelo lente: 5. PERFEIGAO - concerttar-se na mehota continua, procutande 2 clminagde constante de percas e esperdices. O Lean office Embora a procura de um sistema de Procucso Magra sejaessencial, rio deixa de ser importante deservalveremse acgoes de melons focaizadas nas operacbes administraivas. Pode mesmo afimarse {que 3s vantagens da primeira op;3o podem fear compromedidas se no ve deservolverem as acpbes orentadas para as operapbes ad rinistratvas. Refra-se que, ra maiora cas ompresas, estas podem ‘representa cerca de 25% da custo tla produ, conibuirde para ‘mais de melade do lead te otal itervaio de tempo entre o meio Contacto do clente até &entrega de predic). ‘Tracionalmente agosto de po focaiza-se no sistem de abicap 0, onde & possvel alcangarrapidamente e com sucesso os resultados de optmizagao pretencitos. S80 varios 0s motives que oientam as atengbes, quase sempre, para 0s problemas de fabricagso, feando ‘uitas vezes esquecidas as oportunidad de melhora as operates admistativas™”: + inoistncia ou dteudade na miedo Go lead time rlatva 35 ‘operagdes adrinistratvas; + andlse de custos baseada no trabalho direct (a fabricae3oh ala de sersioiizagdo para o impacto e benefcios da redic3a do lead tne relatvo 8s operagdes acinistratves, + descornec:merto ca metocologia ce aplcagao das tcnicas Lean {5 operagoes acminstratvas, ‘Avanstormac3o do ambiente dos esertirios nara anova realidad Lean frequentemente mas ie do que no caso a fabreagan,sendo as barroas mass difiels de ultapassar *moritorzare controlar o fuxo da informacso; *vonvereer, na auséncia de dades, as pessoas dos escritrios que ‘stem problemas nos seus sistemas; "azer parceber e sertr gue 3 mudanga depende de uma nova aituce das pessoas, De slentar este ima aspect, mportantssira em qualquer stuag30 cde mudanga rum organizagso, De act, é funcamental preparar aspessoas para a mudanga, evlande deste modo quaiquer tipo de re sistBncia capaz do imped a sua implementaoetectva.Salinte-s0 {quesem oervolimante de todos os colaboradores, lund a gostio de topo, todo © esfrgo sera em vio, O desperdicio nas actividades administrativas ‘Actualmente asise-se& epiosgdo das prticas Lean em processos {administativos de empresas com experiencia anterior em Lean Me rutactuange que adoptaram 0 Lean Office como parte ntegrarte c3 sua estratéga global Porém, como jd se referu, a absorglo destes concetos apart da area fabri no & uma tarefa simles. De facto, & ‘muito mas fii dentficar os desperdicis em processos que vsam a ‘vansformago de materials do que om processos administatves que leolvem 2 produce eo faa de inormace. Uma maquina parada (ua alta de uma matéia-prima na fabricagaoSéosituagSes imeciata- ‘mente idenifcadas, Pelo corr, visualzaro processamento de igo Intargivel, como a informacdo,e dentiicar stages de cesperaco constitem difculdaces na apicagao do Lean fice", Mas, num ambiente de escitinooque se entende por detetos?»Arecorérci de ‘arefas aor ma terretagao de dados? Eo que sa socks? Relarios Drodzidos mas patados & espera ce andlse ou aprovac20? Este tpo de questies tem sida detahadamente dscutdo por varios autores. £0 case do Rubric © Sur que roferem os soguintes desparcicios: + objectives departamertaisndo alnhades com a estratigie global da empresa eslocacées, entre au dentro dos departamentos, esnecessaia; transporte de informagze em formato fsico (ohas, caps, dos- ster): + tempos de espera diversos (por falta de assinaturas, autorze 5805.3; + recorncias na elaboragdo de documentos (ewerk + processamento de formacao desnecessaria + xcesso de eguamentos os matorias do esto " postas de trabalha desartumadas @ com excesso de material dis pone paragens para conversas ou para ratar de assuntos secundétos, empo perdido na localizacao de documentos scoslarquivos, Lay-out eos esertéxos desadequaco, Eporde mais evdente que a eliminagao desies desperdicios constitu ‘uma excelente oportunidad para 2 melharia do desempenho. ASS, expective! que a apleagio do Lean Otice contribus para {0 acelerar os processos associados a clentes e forececores (pro cssamento de encomendas,servigaapés-venda, deservaiieto do ves produtos, dstibuicd, Ai) malhorar a eicdia des processos-chave © (ii) meborar a comuricagao entre colaboradores e a cooperagdo ‘uncial Rubrich#/e Suns! apresentam os seguntes resuitados da apicagdo do Lean em ambientes administatvos: + mudanga de uma sbordagem tradicional turciona) para ums aber: dager por processes; + substtuigdo de arquivo em pape! gor suportes informatica; *ereulagie de documertas om ermata dtl em vee ce pape; + simpliieagao e normalzagdo de documents; + desenvolvimento ce ferramartas de pesquisa ealertaautomstica de tarefas a executar recupio cas cesiocagdes dos colaboredores dena da empresa: redugdo ce tempos de espera; lminagao de etapas no processo de valdacdo de documentos; + eliminagao de registasefcheies desrecesssrio ou dupicados, + orpanizago @ marten efcazes os postos de aban, contribuiges tecnicas 7SLM Tag eect 7SLM 7SLM “SLM “SLM aae] contribuigées técaicas + controlo mais apertade co ‘avert + deservolimento co trabalho fem equa e meloria da proc ‘idee redugdo de arose do a5; deservoliments ce uma cuturs de resolusao de problemas; + clarficagso de fungbes © res ponsbidaces, Para transormar um esertiio Lean através da eliminagao das actividades que acreseentars tempo aos processos sem gerar valor pode acoptar-se uma me- todologia semetarte 2 utiizada no Lean Manufacturing, que consist em AW icerstiear fx de valor {il dentiicare elimnar 0s pro- Dlemas# 0s desperdicos; i) medir restos © aval a sudan Refira-se que as organ zagdes dispBem de varias ferramentas Leanque podem tia para me- Ihorar 0s seus processos eatin © Lean Office", Na secsao sequinte aaresentam se algunas estas ferramentas,tocas elas ‘vanspestas 6s faorcegao para o ambente adminstatve Ferramentas Lean Office 58 — Tal como 2 gereraidade das ferramentas Lean, também esta tove rigem em amtientes Incustias, todavia pode ser utlizaca com grance sucesso fem ampiertes administratvos Tem comobjectvo fundamental ‘impificaroambiente ce vabalho através da rocugdolminaco das actividades que rdo acres- Centar vale. A sua cesignacso, 2, deve-re as cinco alanas gue cdevem ser seguicas”: SEIRI~Separagdo segregaro (que &necessiio 20 pracesso {2 deve ser manta, slo que é inate deve ser eiminacc »SEITON ~ Arrumao dent care afin olocal spropriad pera arrumar tudo © que & necessérie, de mado a que se possa facimante localizar, Ulzar © devoiver ao local do tiger SFISO - Limpeza (manter lum ambiente sempre limp, ccontrbuindo para o bom fun cionamerto do process); + SEIKETSU ~ Normalizagao (rar regras, procecimentos enormas para manter 08 6s primerros $ de forma conti- uaa SHITSUKE ~ DISCIPLINA (esta 6a etapa mais erica © {que tem como objectvo sus tentar 0s resultados obsidos anteriormente; & através da disciplna que se consegue converter em rota 38 prt cas estabelecdas nas elapas anteriores Value Stream Mapping (VSM) —& uma feramesta orientaca para 2 visualizapao dos processos, esquematizanco os fluxos de materials e de informacao. € utizads para caractorzar 0 {ado atual (erica snalsar 0s problemas e suas causes) & etn o estado future, desoac, Nur ambiente adminstratvo, as fntracase sides dos pracessos resumem-se essencialmente 2 Caos eirformagao. Assim senco © VSM focalizase no fluso de Informagao, de modo identficar 0s princigas eonstrangimentos & dosperacs (6, Criar um tlxo continue ou “p xrado" (PULL) nivelado ~ Urs agtande desafio de um projecto lean Office & 8 comoresséo do lead te, ou sey 2 recugs0 do tempo que determinadainforma- (0 leva a percorer 0 processo amiristratio a transformar-se ‘em *praduto acabado™ Crar um ‘iyxo continuo signifes organzar trabalho pare que informaro ‘hua atraves as elapas do proces ‘0 sem paragense, portato, sm tar “socks” fer ambiente ad rinisratve os stocks podem ser Interpretades come informagdo Darada). Nos situagSes em que 6 impossivl erar um fuxo con- tinuo, deve-se utlzar sistemas, puxados” que gerantem que 2 Informapdo estes isponivel no momento exacto, nem antes, nem depois de eequeride pelos ciontes Em fluxes continues eu “paa- los furcamenta assegurar-s, também, onvelamente da carga {de trabano para que as pessoas, 2.05 recursos, sejam utizados 0 melhor possivel, evitando mo: mentos de concentragao de trabalho, convastantes com outos de ‘menor actidade Células do Tabatha - A cus e rabalo consisem na reorgeniza «0 de recursos e pessoas (necessérias para realizar um éeterminado Um servi), colocand-as oréximas umas das outs, conforme 3 sequbncia das actividades que tém de ser realizadas, ‘Avartagem ests na reducso do tempo, do espacoe dos recursos des pendidos, aceleranco a processo e, consequentement, melhorando 2 sua produtwade", [Método FIFO (First In First Ou estabeloce que tocas 25 informa (0s dovem ser processadas soguirdo a ordom de errata no fx, ou sea, a primaia informagao a ertrar (por exempio um pecido d& ‘orgamenta), sera a primera a ser processade e consecuentemente 2 primeira anal zar®, ‘Trabalho padronizado- significa ostabelecerprocesimertos prcisas © cespacifios pas a operagcastaretas 2 realizar aor cada pessoa Estes procedimentos gasntem 0 melhor resutaco através da apicags0 do melhor méiodo e da sequércia de operacdes mais eficaz® Consideragées finals Lean 6 uma abordagem sisematica que visa a eliminag3o do des- perc tanto na fabricagSo (Lean Manufacturing) como has funges administaivs (Lean Office). Considerando a cversidade ce casos d2 ‘aplcapao co Lean Manufacturing, pode afrmar-se que esta metoco- lagia tem consequico coresponder 8s exoectatvas ma’ exigent oa Indosia de ranstormacao,aoresetando actvalmente um conserve rive de ceservolvimert, ‘Aendendoas suas semelhangas com o Lean Manufacturing prent-se um progesso signficatwo na apicagdo do Lean ao nivel dos sistemas admiistaes, normalmente caracterizadas por uma franca varabil- dade, O Lean Otfiee as suas eramentas aoresentadas nest arg) proporienam a lareza necesséia para idenicareimp2mentar apce- ‘undaces de malaria (ruitas veres negigenciadas),conseguinde-se assim importantes resulta ao rival de caca um dos sisters, pro ‘esses, colaboracorese cles ervolvidos com a organizac3o ibliogratia UI LAREAU, W, Office Keizer: transforming office operations ito a slratoge compelive advantage, USA, ASG Qualty Press, 2002 [2] HINES, #, TAYLOR, D. Going Lean. & guide to implementation Lean Enterprise Research Cente, Cari, UK, 2000. 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