Entidade Formadora e Promotora: Associação Empresarial do Nordeste da Beira Duração: 1970 horas

Designação: Técnico/a Administrativo/a Horário: 8h45 às 17h15

Tipologia: S  –  Tipo
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UFCD 0695  – GESTÃO INFORMATIZADA DE DOCUMENTOS

MANUAL DO FORMANDO

MARYLISE PINTO MOREIRA

2013

1
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Índice
Índice............................................
..................................................................
............................................
............................................
.............................................
........................................
.................3
Índice de Figuras ............................................
..................................................................
............................................
.............................................
............................................
..................... 5
Objectivos da UFCD - Processador de texto t exto - Funcionalidades
Funcionalidades Avançadas .........................................
.........................................8
Conteúdos da UFCD ............................................................
..................................................................................
.............................................
............................................
..................... 8
Introdução a um programa de folha de cálculo..........................................
.................................................................
............................................
.....................9
Aspetos gerais sobre programas de folha de cálculo ..........................................
.................................................................
................................
......... 9
Folha de Cálculo - Introdução...........................................
..................................................................
.............................................
............................................
......................10
 Noções Básicas
Básicas ...........................................
.................................................................
............................................
.............................................
..........................................
................... 10
Janela da Folha de Cálculo ...............................................
......................................................................
.............................................
.........................................
................... 11
Livro de cálculo .........................................................
...............................................................................
.............................................
.............................................
..........................
.... 12
Operações Básicas .............................................
...................................................................
............................................
.............................................
......................................
...............13
Introdução de dados numa célula ...........................................................
..................................................................................
..........................................
................... 13
Introdução de dados ...........................................
.................................................................
............................................
.............................................
...............................
........ 13
Introdução de Dados num conjunto de células.............................................
...................................................................
.................................
........... 14
Introdução de séries de dados - dados repetidos .................................................
........................................................................
..........................
... 14
Introdução de séries de dados  – sequências numéricas ........................... ..................................................
......................................
............... 15
Alteração do conteúdo de uma célula ..........................................
.................................................................
.............................................
..............................
........ 16
Gravação e abertura de livros ......................................................
.............................................................................
..............................................
..............................
....... 16
Gravação...........................................
.................................................................
............................................
.............................................
..............................................
..........................
... 16
Abertura............................................
..................................................................
............................................
.............................................
..............................................
..........................
... 16
Seleção de células ..................................................
........................................................................
............................................
.............................................
...............................
........ 17
Fórmulas .............................................
...................................................................
............................................
.............................................
.............................................
..............................
........ 18
Introdução de Fórmulas ........................................................
..............................................................................
.............................................
......................................
............... 18
Referências .............................................
....................................................................
.............................................
.............................................
.............................................
...................... 20
Referências Relativas .........................................
...............................................................
............................................
.............................................
...............................
........20
Referências Absolutas ............................................
..................................................................
............................................
.............................................
...........................
.... 20
Referências Mistas .........................................
...............................................................
.............................................
..............................................
..................................
...........20
Funções ...........................................
..................................................................
.............................................
.............................................
.............................................
.................................
........... 20
Formatações ............................................
..................................................................
............................................
.............................................
..............................................
..........................
... 23
Tipo de letra ................................................
......................................................................
............................................
.............................................
..........................................
................... 23
Formatos de números..............................
....................................................
.............................................
..............................................
.............................................
......................23
Alinhamentos..........................................
.................................................................
.............................................
.............................................
.............................................
...................... 25
Colunas e linhas ..............................................
....................................................................
............................................
.............................................
......................................
............... 25
Inserção e remoção de d e colunas e linhas ...........................................
..................................................................
.............................................
..........................
.... 26
Ocultação de colunas e linhas...........................................
..................................................................
.............................................
.........................................
................... 27
Limites e padrões ........................................
..............................................................
............................................
.............................................
..........................................
................... 27
Cópia de formatos .......................................
.............................................................
............................................
.............................................
..........................................
................... 28
Imprimir ..........................................
.................................................................
.............................................
.............................................
.............................................
.................................
........... 29
Alteração de configurações de página ..................................
........................................................
.............................................
......................................
............... 29
Cabeçalhos e Rodapés ...........................................
.................................................................
............................................
.............................................
...............................
........ 30
Fórmulas e Funções Avançadas .........................
...............................................
.............................................
.............................................
.....................................
............... 31
31

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Funções Avançadas ..........................................................................................................................31

Referências Absolutas ......................................................................................................................32
 Nomear Células ................................................................................................................................33
Fórmulas Condicionais .....................................................................................................................34
Listas ....................................................................................................................................................34
Criação de Listas .............................................................................................................................. 34
Ordenação de valores........................................................................................................................36
Aplicação de filtros ........................................................................................................................... 36
Conceitos Fundamentais sobre Bases de Dados ..................................................................................39
O que é uma Base de Dados ............................................................................................................. 39
Terminologia das bases de dados .....................................................................................................39
 Noção de Tabela ............................................................................................................................ 39
 Noção de Registo, Campo e Dados ............................................................................................... 39
 Noção de Relação .......................................................................................................................... 40
 Noção de Associação (ou Relação) ............................................................................................... 41
 Noção de Chave ............................................................................................................................ 41
Planificação de uma base de dados................................................................................................... 41
Criação de uma base de dados .......................................................................................................... 42
A janela do programa ....................................................................................................................42
O ambiente de trabalho ................................................................................................................. 42
Tabelas .............................................................................................................................................. 44
Criação de uma tabela com base num modelo .............................................................................. 44
Criação de uma tabela em Vista de Estrutura ...............................................................................45
Tipos de Dados .............................................................................................................................. 47
Propriedades dos campos .............................................................................................................. 47
Tamanho do Campo ...................................................................................................................... 50
Formatar ........................................................................................................................................ 50
Definição da Chave Primária ........................................................................................................ 51
Relacionamento entre Tabelas ...................................................................................................... 51
Ordenação de Registos .................................................................................................................. 51
Impressão de dados de uma tabela ................................................................................................ 52
Adição e eliminação de tabelas ..................................................................................................... 52
Consultas .......................................................................................................................................53
Formulários.......................................................................................................................................57
Criação de um formulário utilizando o assistente ......................................................................... 57
Alterar um formulário ................................................................................................................... 60
Relatórios .......................................................................................................................................... 61
Criar um relatório utilizando o assistente de relatórios .................................................................61
Imprimir um Relatório .................................................................................................................. 65
PDF ......................................................................................................................................................66
Digitalização ........................................................................................................................................ 66
Conclusão............................................................................................................................................. 67
Bibliografia .......................................................................................................................................... 68

4
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Índice de Figuras
Figura 1 - Folha de cálculo. .................................................................................................................10
Figura 2 - Exemplos de intervalos ou faixas de células. ...................................................................... 11
Figura 3 - Janela do Microsoft Excel. ..................................................................................................11
Figura 4 - Barra de ferramentas. ..........................................................................................................12
Figura 5 - Barra de ferramentas. ..........................................................................................................12
Figura 6 - Barra de ferramentas. ..........................................................................................................12
Figura 7 - Barra de ferramentas. ..........................................................................................................12
Figura 8 - Livro de Cálculo. ................................................................................................................. 13
Figura 9 - Introdução de dados. ...........................................................................................................13
Figura 10 - Introdução de dados num conjunto de células. .................................................................14
Figura 11 - Introdução de dados num conjunto de células. .................................................................14
Figura 12 - Introdução de dados num conjunto de células. .................................................................14
Figura 13 - Introdução de séries de dados - dados repetidos. .............................................................. 15
Figura 14 - Introdução de séries de dados - sequências numéricas. ....................................................15
Figura 15 - Introdução de séries de dados - sequências numéricas. ....................................................15
Figura 16 - Alteração de dados. ........................................................................................................... 16
Figura 17 - Abrir um documento. ........................................................................................................17
Figura 18- Fórmula para multiplicar. ................................................................................................... 18
Figura 19 - Resultado da multiplicação. .............................................................................................. 18
Figura 20 - Fórmula para somar...........................................................................................................19
Figura 21 - Multiplicação..................................................................................................................... 19
Figura 22- Soma...................................................................................................................................20
Figura 23 - Inserir função. ................................................................................................................... 21
Figura 24 - Assistente de funções. .......................................................................................................21
Figura 25 - Função Soma. ....................................................................................................................21
Figura 26 - Estilos tipográficos e cores dos caracteres. ....................................................................... 23
Figura 27- Formatos de números. ........................................................................................................23
Figura 28 - Alinhamento dos dados. .................................................................................................... 25
Figura 29 - Aumentar/Diminuir largura da coluna. .............................................................................25
Figura 30 - Aumentar/Diminuir altura da linha. ..................................................................................25
Figura 31 - Inserir células, linhas ou colunas. .....................................................................................26
Figura 32 - Eliminar células, linhas ou colunas. ..................................................................................26
Figura 33 - Ocultar linhas e colunas. ...................................................................................................27
Figura 34 - Mostrar linhas e colunas....................................................................................................27
Figura 35 - Limites............................................................................................................................... 28
Figura 36 - Cor de Preenchimento. ......................................................................................................28
Figura 37 - Cópia de Formatos. ........................................................................................................... 28
Figura 38 - Cópia de Formatos. ........................................................................................................... 29
Figura 39 - Cópia de Formatos. ........................................................................................................... 29
Figura 40 - Configurações de Página. ..................................................................................................29
Figura 41- Margens. ............................................................................................................................. 30
Figura 42 - Orientação. ........................................................................................................................30

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Figura 43 - Cabeçalhos e Rodapés. ......................................................................................................30

Figura 44 - Cabeçalhos e Rodapés. ......................................................................................................31
Figura 45- Função Data e Hora............................................................................................................32
Figura 46 - Referências Absolutas. ......................................................................................................32
Figura 47 - Nomear células. ................................................................................................................. 33
Figura 48- Nomear células. ..................................................................................................................33
Figura 49- Nomear células. ..................................................................................................................33
Figura 50 - Fórmulas Condicionais......................................................................................................34
Figura 51 - Fórmulas Condicionais......................................................................................................34
Figura 52 - Criação de listas. ............................................................................................................... 35
Figura 53 - Ordenação de valores. .......................................................................................................36
Figura 54 - Aplicação de filtros. .......................................................................................................... 36
Figura 55 - Filtro Numérico. ................................................................................................................38
Figura 56 - Filtro automático personalizado. .......................................................................................38
Figura 57 - Resultado do filtro automático personalizado. ..................................................................38
Figura 58 - Noção de Relação..............................................................................................................40
Figura 59 - Janela do programa Access. ..............................................................................................42
Figura 60 - Ambiente de trabalho do Access. ......................................................................................42
Figura 61 - Criação de uma Base de Dados. ........................................................................................43
Figura 62 - Criação de uma Base de Dados. ........................................................................................44
Figura 63 - Criação de uma tabela com base num modelo. ................................................................. 44
Figura 64 - Criação de uma tabela com base num modelo. ................................................................. 45
Figura 65- Aceder a uma base de dados existente. ..............................................................................46
Figura 66 - Criar tabela. .......................................................................................................................46
Figura 67 - Propriedades dos campos. .................................................................................................48
Figura 68 - Propriedades dos campos. .................................................................................................48
Figura 69 - Propriedades dos campos. .................................................................................................48
Figura 70- Ordenação de registos. ....................................................................................................... 51
Figura 71 - Ordenação de registos. ...................................................................................................... 52
Figura 72 - Impressão de dados de uma tabela. ...................................................................................52
Figura 73 - Criar e gravar uma consulta. .............................................................................................53
Figura 74 - Criar e gravar uma consulta. .............................................................................................53
Figura 75 - Criar e gravar uma consulta. .............................................................................................54
Figura 76 - Criar e gravar uma consulta. .............................................................................................54
Figura 77 - Criar e gravar uma consulta. .............................................................................................55
Figura 78 - Criar e gravar uma consulta. .............................................................................................55
Figura 79 - Criar e gravar uma consulta. .............................................................................................56
Figura 80 - Criar e gravar uma consulta. .............................................................................................56
Figura 81 - Criar e gravar uma consulta. .............................................................................................57
Figura 82 - Criação de um formulário utilizando o assistente. ............................................................57
Figura 83 - Criação de um formulário utilizando o assistente. ............................................................58
Figura 84 - Criação de um formulário utilizando o assistente. ............................................................58
Figura 85 - Criação de um formulário utilizando o assistente. ............................................................58
Figura 86 - Criação de um formulário utilizando o assistente. ............................................................59

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Figura 87 - Criação de um formulário utilizando o assistente. ............................................................59

Figura 88 - Criação de um formulário utilizando o assistente. ............................................................59
Figura 89 - Criação de um formulário utilizando o assistente. ............................................................60
Figura 90 - Alterar um formulário. ...................................................................................................... 60
Figura 91 - Formatações de formulário. .............................................................................................. 61
Figura 92 - Criar um relatório utilizando o assistente de relatórios. .................................................... 61
Figura 93 - Criar um relatório utilizando o assistente de relatórios. .................................................... 62
Figura 94 - Criar um relatório utilizando o assistente de relatórios..................................................... 62
Figura 95 - Criar um relatório utilizando o assistente de relatórios. .................................................... 62
Figura 96 - Criar um relatório utilizando o assistente de relatórios. .................................................... 63
Figura 97 - Criar um relatório utilizando o assistente de relatórios. .................................................... 63
Figura 98 - Criar um relatório utilizando o assistente de relatórios..................................................... 63
Figura 99 - Criar um relatório utilizando o assistente de relatórios. .................................................... 64
Figura 100 - Criar um relatório utilizando o assistente de relatórios. .................................................. 64
Figura 101 - Resultado de um relatório. ..............................................................................................65

Índice de Tabelas
Tabela 1- Seleção de células e intervalos. ........................................................................................... 17
Tabela 2 - Fórmulas. ............................................................................................................................18
Tabela 3- Operadores aritméticos. ....................................................................................................... 19
Tabela 4 - Formatos de número. ..........................................................................................................24
Tabela 5 - Campos da lista. .................................................................................................................. 35
Tabela 6 - Noção de Registo, Campo e Dados. ...................................................................................39
Tabela 7 - Noção de Relação. ..............................................................................................................40
Tabela 8 - Campo Chave...................................................................................................................... 41
Tabela 9 - Criação de uma tabela em Vista de Estrutura. ....................................................................45
Tabela 10 – Tipos de dados. ................................................................................................................47
Tabela 11 - Propriedades dos campos.................................................................................................. 49
Tabela 12 - Tamanho do campo...........................................................................................................50
Tabela 13 - Formatar conteúdo do campo. ..........................................................................................50

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Objectivos da UFCD - Processador de texto - Funcionalidades

 Avançadas
- Utilizar ferramentas eletrónicas na gestão documental.

Conteúdos da UFCD
- Bases de Dados (Excel e Access).
- PDF.
- Digitalização.

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Introdução a um programa de folha de cálculo

 Aspetos gerais sobre programas de folha de cálculo

As modernas folhas de cálculo são muito importantes, possibilitando ao utilizador a resolução de

 problemas mais ou menos complexos de forma hábil e rigorosa.
Uma folha de cálculo, neste caso o Excel, permite ao utilizador diversas tarefas, entre as quais:

 Criar, abrir, fechar e guardar ficheiros em disco, disquete ou noutro suporte, para posterior
utilização;
 Copiar, cortar localizar e substituir dados;
 Configurar folhas, inserir cabeçalhos e rodapés e vê-las na sua globalidade, antes da impressão;
 Inserir células, linhas, colunas, folhas, símbolos, funções, nomes, comentários, imagens,
diagramas, objetos e hiperligações;
 Formatar dados, linhas, colunas e folhas;
 Verificar a ortografia e erros dos dados;
 Proteger livros e folhas;
 Ordenar, filtrar, validar e agrupar dados;
 Efetuar cálculos matemáticos e trigonométricos, lógicos, estatísticos, financeiros, com data e horas
e sobre base de dados;
 Criar gráficos, que facilitam a análise de dados;
 Etc.

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Folha de Cálculo - Introdução

Noções Básicas

Uma folha de cálculo eletrónica é um programa que proporciona uma área de trabalho ou folha de
trabalho cujo aspeto é o de uma enorme tabela com linhas e colunas.

Figura 1 - Folha de cálculo.

Uma folha de cálculo é estruturada em linhas e colunas; a intersecção dessas linhas e colunas dá
origem a unidades retangulares chamadas células, e é nestas unidades elementares que se introduzem
os diferentes tipos de dados.
Cada célula é identificada com uma letra e um número, como na batalha naval, em função da coluna
e linha a que pertence.
As linhas são dispostas na horizontal e representadas por números (1, 2, 3, etc.), as colunas são
dispostas na vertical e representadas por letras (A, B, C, etc.).

Cada célula é identificada por um endereço ou referência sendo representada com uma letra e um
número, correspondendo respetivamente à coluna e à linha em que se situa; por exemplo: A5, B2,C4,
etc.
A célula que se encontra em destaque (moldura a negro) em determinado momento, ou onde se
encontra o cursor posicionado, chama-se célula ativa; é nessa célula que podemos escrever
informação, introduzir ou alterar os dados que pretendermos.

Um conjunto de células contíguas, dispostas em forma de retângulo, constitui um intervalo ou faixa

de células.
A Figura 2 representa diferentes intervalos ou faixas de células, estes são representados pela
indicação da primeira célula e última célula da série, no meio das quais se coloca um sinal de dois
 pontos (:).

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  Intervalo A4:A7 –  representa as células de A4 a A7. (Cor Azul)

  Intervalo B2:D2 –  representa as células de B2 a D2. (Cor Vermelha)
  Intervalo C4:C6 –  representa as células de C4 a C6. (Cor Amarela)

Figura 2 - Exemplos de intervalos ou faixas de células.

 Janela da Folha de Cálculo

A janela do Excel tem alguns elementos comuns a qualquer janela típica do Windows, tais como:
Barra de título; botões de minimizar, maximizar e fechar; barra de menus; barra de ferramentas; etc.
A Figura 5 ilustra esses mesmos elementos e a respetiva legenda.
Barra de título

Barra de Menus

Barra de fórmulas

Folhas de trabalho

Separadores de folhas de trabalho

Barra de estado

Figura 3 - Janela do Microsoft Excel.

 Barra de Título
É a barra que figura no topo da janela onde se encontram os botões de comando da janela e pela
expressão Microsoft Excel e o nome do livro em que se está a trabalhar.
 Barra de menus
Aqui figuram todos os títulos de menus disponíveis no Excel.
 Barra de ferramentas
O Excel possui várias barras de ferramentas. Cada barra possui um conjunto de botões associados a
determinadas tarefas.

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 Barra de Fórmulas
É utilizada para editar dados. Inserir números ou fórmulas na célula selecionada ou no gráfico
selecionado.
Permite-nos visualizar o conteúdo da célula ativa.
 Barra de estado
É onde podemos visualizar informações sobre um comando ou processo em curso.
As figuras seguintes ilustram alguns botões respetivos à Barra de ferramentas e a sua respetiva
legenda. Legenda
1. Tipo de letra
2. Tamanho do tipo de letra
3. Aumentar tamanho do tipo de letra
4. Diminuir tamanho do tipo de letra
5. Negrito
6. Itálico
7. Sublinhado
8. Limites
[Link] de preenchimento
10. Cor do ti o de letra
Figura 4 - Barra de ferramentas.
Legenda
1. Alinhamento superior
2. Alinhar ao meio
3. Alinhamento inferior
4. Orientação
5. Alinhar o texto à esquerda
6. Alinhar o texto ao centro
[Link] o texto à direita
8. Diminuir avanço
9. Aumentar avanço

Figura 5 - Barra de ferramentas.

Legenda
1. Formato do número
2. Formato do número de contabilidade
3. Estilo de percentagem
4. Estilo de separador de milhares
5. Aumentar casas decimais
6. Diminuir casas decimais

Figura 6 - Barra de ferramentas.

Legenda
1. Guardar
2. Anular
3. Desfazer

Figura 7 - Barra de ferramentas.

Livro de cálculo

 No Excel, é preciso distinguir entre:

Livro e Folha de Trabalho. Entende-se por livro um documento com várias folhas de trabalho.

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De cada vez que se inicia o Excel ele abre por defeito um novo livro com várias folhas. Cada livro
 pode conter de 1 até 255 folhas.
Uma folha de trabalho é cada uma das tabelas ou folhas quadriculadas que são apresentadas no
 programa de folha de cálculo.
 No programa Excel, essas folhas de trabalho aparecem com a designação de Folha1, Folha2, etc.

Figura 8 - Livro de Cálculo.

Operações Básicas
Introdução de dados numa célula

Introdução de dados

Introduzir dados numa célula é bastante simples: selecione a célula pretendida como o rato ou
teclado e digite os valores pretendidos. Os valores introduzidos na célula surgem também na Barra
de fórmulas e vice-versa, o que permite introduzir os valores a partir de qualquer destes pontos.

Figura 9 - Introdução de dados.

Uma vez introduzido o valor pretendido, basta mudar o cursor para outro local, clicando na célula
que se quer ou “saltar” de célula usando as teclas direcionais do seu teclado.
Para finalizar a introdução de um valor numa célula também se pode teclar Enter deixando aquela
célula de estar ativa.

Para apagar o conteúdo de uma célula, basta posicionarmos o cursor sobre a célula cujo conteúdo
queremos apagar e teclarmos Delete ou Backspace.

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Introdução de Dados num conjunto de células

Pode também repetir a introdução de dados num conjunto mais alargado de células, sem ter de repetir
célula a célula. Para isso basta selecionar as células pretendidas, introduzir o valor numa delas e
concluir pressionando em Ctrl+Enter. Comece por selecionar as células com o rato, tendo em atenção
que a célula onde o valor irá ser introduzido é a que fica no canto superior esquerdo da seleção.

Figura 10 - Introdução de dados num conjunto de células.

Sem clicar em mais lado nenhum (caso contrário a seleção deixa de estar ativa) introduza o valor
numérico pretendido.

Figura 11 - Introdução de dados num conjunto de células.

Uma vez introduzido o valor, carregue em simultâneo nas teclas Ctrl+Enter.

Figura 12 - Introdução de dados num conjunto de células.

Introdução de séries de dados - dados repetidos

Pode querer introduzir os mesmos dados em mais do que uma célula adjacente à célula de partida  – 
isto é, as células que se estendem para cima, para baixo ou para cada um dos lados da célula
selecionada. O Excel facilita esta tarefa evitando ter de repetir a introdução dos dados.
Introduza o valor pretendido numa célula à sua escolha.

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Posicione o cursor no canto inferior direito da célula, de modo a que o cursor se transforme numa
cruz.
Arraste o cursor para os lados, para cima ou para baixo de forma a preencher as células com o
mesmo valor.

Figura 13 - Introdução de séries de dados - dados repetidos.

Introdução de séries de dados – sequências numéricas

O método descrito anteriormente pode ser usado para preencher sequências. Neste caso, basta usar
duas células de origem, de forma a determinar qual o intervalo numérico entre as duas células e
aplicar essa sequência. Introduza dados com a sequência pretendida em duas células adjacentes
(neste caso, 123 e 124).
Selecione as duas células e de seguida clique no canto inferior direito do limite das células, ou seja,
quando o cursor se transforma numa cruz, e arraste até à posição pretendida.

Figura 14 - Introdução de séries de dados - sequências numéricas.

Pode fazer variar o intervalo numérico entre as duas primeiras células, deforma a que a sequência a
criar reflita esses valores.
Por exemplo, se houver um intervalo de três valores entre a primeira e a segunda célula, a sequência
a criar será de três em três.

Figura 15 - Introdução de séries de dados - sequências numéricas.

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 Alteração do conteúdo de uma célula

Depois de introduzir dados numa célula, o utilizador pode ter a necessidade de os alterar.
Para simplesmente limpar os dados e introduzi-los de novo, basta selecionar a célula com o cursor do
rato e sobrepor os dados, introduzindo-os como se a célula se encontrasse vazia.

Figura 16 - Alteração de dados.

Carregar na Barra de espaços, na tecla Backspace ou na tecla Delete tem o mesmo efeito. Antes de
introduzir um novo valor, pode carregar na tecla Esc para voltar ao valor anterior.

Se o que o utilizador pretende é apenas adicionar ou remover algum caracter da célula deve clicar
duas vezes com o lado esquerdo do rato sobre a célula em questão.

Gravação e abertura de livros

Gravação

O termo “Gravar” um documento significa guardá -lo em algum lugar no computador, escolhido pelo
utilizador, podendo ser novamente aberto.
Para executar esta tarefa o utilizador deve proceder aos seguintes passos:

[Link] no botão Office e escolher a opção Guardar Como. Irá aparecer uma janela de Guardar
Como, onde o utilizador define onde será guardado o documento e com que nome.
[Link] fim é só clicar em Guardar.

 Nota: Diferença entre Guardar e Guardar Como.

Guardar Como: é utilizado quando o documento é guardado pela primeira vez.

Guardar: é utilizado quando o documento já está guardado e sempre que efetuar uma alteração e
desejar gravar a mesma usa essa opção Guardar.

 Abertura

O termo abrir um documento significa abrir um documento anteriormente guardado em alguma

unidade do computador.

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Uma vez dentro do Excel, existem várias formas de abrir um documento existente, o utilizador deve
 proceder aos seguintes passos para executar a tarefa:
[Link] no botão Office e escolher a opção Abrir.

Figura 17 - Abrir um documento.

Após o aparecimento da caixa de texto o utilizador deverá efetuar os seguintes passos:
[Link] a localização do livro;
[Link]á-lo e Clicar em Abrir.

 Seleção de células

Após a introdução de dados numa folha de cálculo, o utilizador pode querer efetuar alterações em
relação a esses dados, como, por exemplo: apagar, mover ou copiar, aplicar formatações der estilos
tipográficos, etc. Em relação a algumas operações, basta posicionar o cursor na célula apropriada,
enquanto para outras operações que envolvem várias células, será necessário selecionar previamente
essas células.
Para selecionar Operação
Clicar na célula com o rato, quando este possuiu o formato de
Uma célula
uma cruz branca ou premir as teclas de direção.
Clicar na primeira célula e, mantendo o botão pressionado, ir
até à célula pretendida. Outra alternativa é clicar na primeira
Um intervalo de células adjacentes
célula e, de seguida, manter pressionada tecla SHIFT e clicar
na última célula.
Clicar na primeira célula, manter pressionada a tecla de
Um intervalo de células não adjacentes
CTRL e clicar nas outras células.
Uma coluna Clicar na letra do cabeçalho respetivo.
Uma linha Clicar no número do cabeçalho respetivo.
Clicar no retângulo situado à esquerda da coluna A e acima da
Toda a folha
linha 1.
Tabela 1- Seleção de células e intervalos.

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Fórmulas
Introdução de Fórmulas

As fórmulas são fundamentais no trabalho com a folha de cálculo. Pois só através de uma fórmula
 podemos fazer cálculos no Excel.
As fórmulas são compostas por:

 O sinal =, obrigatório para indicar ao Excel que o utilizador vai efetuar um cálculo.
 Os operadores aritméticos: adição, subtração, multiplicação, divisão, potenciação, percentagem,
etc.
 Os operandos, que são: endereços de células (referenciais a células), valores constantes (que podem
ser números ou texto) e valores lógicos.
 Funções.

Exemplificação de algumas fórmulas:

Expressão Significado
=A1+A2 Resultado da soma de A1 com A2.
=B3*B4 Resultado da multiplicação de B3 com B4.
Tabela 2 - Fórmulas.

Pode introduzir o endereço das células manualmente, através do teclado, ou clicando nelas com o
rato. Note como o Excel indica através de cores diferentes, quais as células selecionadas.

Figura 18- Fórmula para multiplicar.

Depois de terminar a introdução da operação, basta pressionar Enter para terminar. Nesse momento,
o resulto do cálculo será imediatamente exibido tal como se pode verificar na figura seguinte.

Figura 19 - Resultado da multiplicação.

É possível realizar também operações com células que contenham já fórmulas.

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Por exemplo, neste caso vamos somar os resultados de dois anos, expressos nas células C9 e E9, as
quais contêm já operadores aritméticos a fim de obter a soma das células imediatamente acima.

Figura 20 - Fórmula para somar.

Os operadores especificam a operação, como por exemplo a adição, subtração ou multiplicação, que
deseja efetuar sobre os elementos de uma fórmula.
Os operadores aritméticos efetuam operações matemáticas básicas, combinam valores numéricos e
 produzem resultados.

Operadores Designação do Operador Operação

+ Sinal de adição Adição
- Sinal de subtração Subtração
* Asterisco Multiplicação
/ Barra para a direita Divisão
^ Circunflexo Potenciação
Tabela 3- Operadores aritméticos.

Consideremos o seguinte exemplo apresentado na figura seguinte. Trata-se de uma empresa que
vende material informático.

Figura 21 - Multiplicação.

Os artigos foram registados na coluna B da folha. Na coluna C foram registados os preços de cada
artigo, na coluna D foram registadas as quantidades existentes de cada artigo e na coluna E queremos
registar os valores em stock de cada artigo da empresa, valor esse que é obtido através da
multiplicação do preço do artigo pela respetiva quantidade. Basta calcular o valor em stock do
 primeiro artigo da lista e depois arrastar obtendo os resultados dos outros artigos da lista.

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O cálculo efetuado para o primeiro artigo da lista é feito na célula E4 com a seguinte fórmula:

=C4*D4

Suponhamos agora que pretendemos calcular na célula E9, o valor em stock total de todos os artigos.
Para esse efeito escrevemos a seguinte fórmula:

=E4+E5+E6+E7

Figura 22- Soma.

Referências

As referências identificam as células, é uma indicação para o programa ir tomar o valor contido na
célula referenciada e utilizá-lo nas operações da fórmula.
Podem ser de três tipos diferentes: relativas, absolutas ou mistas.

Referências Relativas

Uma referência relativa (por exemplo B3) é uma referência que se adapta quando é copiada para
outra célula, pois não incluí nenhum cifrão, logo por isso não fixa nem linha nem coluna.

Referências Absolutas

Uma referência absoluta (por exemplo $B$3) é uma referência que se mantém constante quando é
copiada para outra célula. A inclusão dos dois cifrões, um antes da letra e outro depois da letra, faz
com que a linha e a coluna fiquem sempre fixas para onde quer que a referência seja copiada.

Referências Mistas

Uma referência mista (por exemplo $B3 ou B$3) pode fixar a coluna e deixar a linha variar ou vice  – 
versa.
O cifrão antes da letra da referência fixa a coluna e deixa variar a linha. O cifrão depois da letra fixa
a linha e deixa variar a coluna.

Funções
As funções podem ser usadas nas fórmulas e destinam-se a tornar possível ou a facilitar a realização
de operações.

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Estas funcionam com um ou mais argumentos, executam cálculos específicos, e retornam a um

resultado.

Para inserimos uma função numa célula do Excel

 podemos:

[Link] o Menu Fórmulas e a opção Inserir

Função.
2.O Botão f x na Barra de fórmulas.
[Link] fazendo clique na caixa de funções e
escolhendo a função, que fica disponível
sempre que começamos a introdução de
um dado com o sinal =.

Podemos então escolher a função desejada e é

acionado um processo de construção da função
 pedindo-nos o Excel os seus argumentos. Quando
todos os argumentos estiverem definidos
 podemos escolher Terminar e a função será
inserida na célula ou fórmula que construímos. A
figura ao lado ilustra a opção 1:
Figura 23 - Inserir função.
Com qualquer das formas para inserir uma função é aberto um assistente de funções que acompanha
a introdução da função.

A Figura 30 ilustra esse mesmo quadro, onde o utilizador vai introduzir os argumentos necessários
 para o cálculo da fórmula pretendida.

Figura 24 - Assistente de funções.

Uma função é composta por duas partes:
O seu próprio nome e os seus argumentos colocados entre parênteses. A sintaxe da função Soma é:

Por exemplo:
= Soma (C2:C7) Figura 25 - Função Soma.

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 Neste exemplo esta fórmula, através da função Soma, indica ao programa a soma dos valores das
células C2 a C7. Não utilizando a função Soma, o cálculo poderia ser feito através da seguinte
fórmula:
= C2 + C3 + C4 + C5 + C6 + C7

Função SOMA

Soma
Calcula o total dos números.
Permite somar o conteúdo de duas ou mais células e é especialmente útil para séries de células.

Função PRODUTO

Produto de números
Devolve o produto do número1 pelo número2, e assim por diante para os argumentos restantes.
PRODUTO pode multiplicar um máximo de 30 argumentos que sejam valores.
Exemplo:
=PRODUTO (B3:B4) (Em que a célula B3 tem valor de 3 e a célula B4 tem valor de 4)
Dá como resultado 12, ou seja, a multiplicação da célula B3 com a célula B4.

Função INT

Inteiro
Arredonda a porção inteira de um número, aproximando para o inteiro mais próximo. Afeta o valor e
a disposição do número.
Exemplo:
=INT (5,75)
Dá como resultado 6.

Função SINAL

Determina o sinal
Devolve 1 se o número é positivo; 1 se o número é negativo; e 0 se o número é 0.

Função MÉDIA
Calcula a média, ou média aritmética dos números. Pode existir um máximo de 30 argumentos
contendo valores.
A MÉDIA ignora células em branco, mas inclui valores zero nestas.

Exemplo:
= MÉDIA (B2:B5)
Dá como resultado a média dos valores da faixa B2:B5.
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Função MÁXIMO

Devolve o valor máximo dos números. Há no máximo 30 argumentos.

Função MINÍMO

Devolve o valor mínimo dos números. Há no máximo 30 argumentos.

Função MED

Devolve o número médio, do meio, a partir dos números, podendo existir no máximo 30 argumentos.

Função CONTAR

Conta o número de células que contêm valores. Pode existir um máximo de até 30 argumentos
contendo valores.

Formatações
Tipo de letra

 No Excel tal como em programas de processamento de texto, o utilizador tem a possibilidade de
escolher diferentes fontes, tamanhos e estilos tipográficos, tal como cores para aplicar aos caracteres.
Para estes efeitos o utilizador recorre aos botões da Barra de ferramentas do Menu Base.

Figura 26 - Estilos tipográficos e cores dos caracteres.

Formatos de números

Existem diversos formatos de números. Para ver todos os formatos disponíveis, basta ir ao Menu
Base onde são apresentadas as seguintes ferramentas:
Para ver todos os formatos de número disponíveis, pode clicar na seta que se encontra junto a Geral
ou clicar no Iniciador de Caixa de Diálogo junto a Número.

Figura 27- Formatos de números.

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A tabela seguinte fornece um resumo dos formatos de número disponíveis:

Formato Descrição
Geral O formato de número predefinido que o Excel aplica quando escreve um
número. Na maioria das vezes, os números que são formatados com o formato
Geral são apresentados da mesma forma como foram escritos. No entanto, se a
célula não for suficientemente grande para mostrar todo o número, o formato
Geral arredonda os números com decimais.

Número Utilizado para a apresentação geral dos números. Pode especificar o número de
casas decimais que pretende utilizar, se pretende utilizar um separador de
milhares e como pretende apresentar os números negativos.

Moeda Utilizado para valores monetários gerais e apresenta o símbolo de moeda

 predefinido com números. Pode especificar o número de casas decimais que
 pretende utilizar, se pretende utilizar um separador de milhares e como pretende
apresentar os números negativos.

Contabilidade Também é utilizado para valores monetários, mas alinha os símbolos de moeda e
as vírgulas decimais dos números numa coluna.

Data Apresenta números de série de data e hora como valores de data, de acordo com
o tipo e região (localização) que especificar.

Hora Apresenta números de série de data e hora como valores de hora, de acordo com
o tipo e região (localização) que especificar.

Percentagem Multiplica o valor da célula por 100 e apresenta o resultado com um símbolo de
 percentagem %. Pode especificar o número de casas decimais que pretende
utilizar.

Fração Apresenta um número como uma fração, de acordo com o tipo de fração que
especificar.

Científico Apresenta um número em notação exponencial, substituindo parte do número por

E+n, em que E (que significa Expoente) multiplica o número antecedente por 10
elevado à potência n.

Texto Trata o conteúdo de uma célula como texto e apresenta o conteúdo exatamente
conforme o escreve, mesmo que se tratem de números.

Especial Apresenta um número como um código postal, número de telefone ou número de

Segurança Social.

Personalizado Permite-lhe modificar uma cópia de um código de formatação numérica

existente. Utilize este formulário para criar um formato de número personalizado
que é adicionado à lista de códigos de formatação numérica.
Tabela 4 - Formatos de número.
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 Alinhamentos

O alinhamento dos dados é outra opção de formatação dos dados. Para estes efeitos o utilizador
também dispõe na Barra de ferramentas do Menu Base botões próprios.

Figura 28 - Alinhamento dos dados.

Colunas e linhas

Ao introduzirmos um dado numa célula por vezes este ultrapassa a largura da célula. Com alguns
tipos de dados, por exemplo datas, se a largura da célula não for suficiente larga a informação não é
apresentada corretamente, mas sim num conjunto de carateres especiais, algo como: ######. É
necessário deste modo reajustar a largura das colunas quer seja aumentar ou diminuir.
É possível aumentar ou diminuir a largura das colunas do seguinte modo:

[Link]-se o ponteiro do rato sobre os cabeçalhos das colunas, até que este assuma a forma
de uma dupla seta separada por um pequeno traço.
[Link]-se o botão esquerdo do rato e pela técnica de arrastamento, desloca-se o indicador do
rato para a esquerda ou direita, conforme o pretendido.

Figura 29 - Aumentar/Diminuir largura da coluna.

Caso queira aumentar ou diminuir a largura da coluna num conjunto deve proceder da mesma forma
 porém deve selecionar previamente as colunas que quer alterar.
Clicar com o lado direito do rato sobre o cabeçalho da coluna abrindo um menu de atalho também é
uma opção para aumentar ou diminuir a largura, escolhendo a opção Largura da coluna e indicando o
tamanho que pretende.

É possível também aumentar ou diminuir a altura das linhas do seguinte modo:

[Link]-se o ponteiro do rato sobre os cabeçalhos das linhas, até que este assuma a forma de
uma dupla seta separada por um pequeno traço.
[Link]-se o botão esquerdo do rato e pela técnica de arrastamento, desloca-se o indicador do
rato para cima ou para baixo, conforme o pretendido.

Figura 30 - Aumentar/Diminuir altura da linha.

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Caso queira aumentar ou diminuir a altura da linha num conjunto de linhas deve proceder da mesma
forma porém deve selecionar previamente as linhas que quer alterar.

Clicar com o lado direito do rato sobre o cabeçalho da linha abrindo um menu de atalho também é
uma opção para aumentar ou diminuir a altura, escolhendo a opção Altura da linha, indicando o
tamanho que pretende.

Inserção e remoção de colunas e linhas

Podemos inserir e eliminar linhas e colunas no meio de outras que já tenham informação.

Para inserir uma célula, selecione o local onde a deseja inserir prima com o botão secundário do rato
e selecione a opção Inserir, e escolha posteriormente a movimentação das células circundantes.

Figura 31 - Inserir células, linhas ou colunas.

Para inserir linhas ou colunas, o utilizador procede posicionando o cursor por baixo/cima da nova
linha ou à direita/esquerda da nova coluna que queremos inserir, premimos o botão secundário do
rato e escolher novamente a opção Inserir, escolhendo de seguida a opção Linha completa ou Coluna
completa conforme o que desejar.

Para eliminar linhas ou colunas procede-se da mesma forma porém o utilizador terá que escolher a
opção Eliminar e não a opção Inserir.

Figura 32 - Eliminar células, linhas ou colunas.

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Ocultação de colunas e linhas

É possível ocultar uma linha ou coluna utilizando o comando Ocultar que aparece ao clicar com o
 botão direito do rato sobre a respetiva linha ou coluna, no entanto, uma linha ou coluna também é
ocultada ao alterar a altura da respetiva linha ou a largura da coluna para 0 (zero).

Figura 33 - Ocultar linhas e colunas.

É possível apresentar qualquer uma novamente utilizando o comando Mostrar e executando os

seguintes procedimentos:

 Para apresentar linhas ocultas, selecione a linha acima e abaixo das linhas ou linha que pretende
apresentar.
 Para apresentar colunas ocultas, selecione as colunas ou coluna adjacentes a cada lado das colunas
que pretende apresentar.

Clique com o lado direito do rato sobre a seleção e escolha a opção Mostrar.

Figura 34 - Mostrar linhas e colunas.

Limites e padrões

Um determinado bloco de dados pode ser realçado com um contorno ou rebordo e preenchimento.
 No menu Base é apresentado um botão designado Limites, que nos abre um quadro onde o utilizador
 pode selecionar desde quais os limites a aplicar como também os diferentes tipos de linhas de limite
à célula ativa ou ao conjunto de células selecionado.
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O utilizar também pode retirar todos os limites aplicados a um conjunto de células ou à célula ativa
através da opção Sem limites que o botão Limites apresenta.

Figura 35 - Limites.

 Na barra de ferramentas no Menu Base temos também o botão Cor de preenchimento que permite ao
utilizador aplicar fundos coloridos às células selecionadas.

Figura 36 - Cor de Preenchimento.

Cópia de formatos

É possível o utilizador copiar e colar o conteúdo ou atributos de células específicas (tais como
fórmulas, formatos ou comentários) a partir da Área de Transferência do menu Base de uma folha de
cálculo utilizando o comando Colar Especial.
1.  Numa folha de cálculo, selecionar a(s) célula(s) que contêm os dados ou atributos que
 pretende copiar.
2.  No Menu Base, no grupo Área de Transferência, clicar em Copiar .

Figura 37 - Cópia de Formatos.

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3. Selecionar a(s) célula(s) para as quais pretende copiar o formato.

4.  No Menu Base, no grupo Área de Transferência, clicar na seta visível em baixo do comando
Colar e, em seguida, clicar em Colar Especial.

Figura 38 - Cópia de Formatos.

5.  Na caixa de diálogo Colar Especial escolher o atributo pretendido dos dados copiados, neste
caso o formato.

Figura 39 - Cópia de Formatos.

Imprimir
 Alteração de configurações de página

Figura 40 - Configurações de Página.

Um conjunto diversificado de definições de configuração das páginas a imprimir pode ser efetuado
através do grupo Configurar Página da Menu Esquema de Página.

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 No grupo Configurar Página é possível, definir as margens que pretendemos que o documento tenha,
a orientação do documento: vertical ou horizontal, escolher ou definir o tamanho do papel, a área de
impressão que apenas queremos imprimir, entre outros.

 Na opção Margens é possível ao utilizador controlar as dimensões daas quatro margens da página,
Escolhendo uma das opções ou personalizando as margens que pretende.

Figura 41- Margens.

 Na opção Orientação, pode-se escolher se o utilizador pretende imprimir na horizontal ou na vertical,
tal como dito anteriormente.

Figura 42 - Orientação.

Cabeçalhos e Rodapés

 No Microsoft Office Excel, pode adicionar ou alterar cabeçalhos ou rodapés para fornecer
informações úteis nas impressões da folha de cálculo. Por exemplo, pode adicionar informações de
cabeçalho e rodapé predefinidas ou inserir elementos, tais como, números de página, data e hora e o
nome do ficheiro.

O utilizador pode aceder a estas funções através do comando Cabeçalho e Rodapé do grupo texto no
Menu Inserir.

Figura 43 - Cabeçalhos e Rodapés.

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Ao clicar no comando Cabeçalho e Rodapé, a folha de cálculo vai assumir o seguinte aspeto:

Figura 44 - Cabeçalhos e Rodapés.

O utilizador pode optar por inserir o cabeçalho/rodapé ao meio, à direita ou à esquerda. Pode inserir
texto, ou qualquer um dos elementos do grupo Elementos de Cabeçalho e Rodapé.

Fórmulas e Funções Avançadas

Funções Avançadas

Funções Data Hora

 Nas fórmulas das folhas de cálculo podemos efetuar operações com datas e horas  –   de forma direta
ou por meio de referências.

Por exemplo, se em B1 tivermos a data 15-04-2004 e em C4 estiver a data 28-02-1990, a fórmula:

=C4-B1,

Dará como resultado 5160 que é o número de dias decorrido entre estas duas datas.
 No Excel, existem diversas funções específicas para trabalhar com datas. Temos, por exemplo,
funções que nos dão a data e hora a partir da informação interna do sistema.

=Agora() , apresenta a data e hora corrente do sistema informático.

=Hoje(), apresenta a data corrente.

Uma série de outras funções convertem os valores correspondentes datas ou horas nos
correspondentes valores de anos, meses , dias, horas, minutos e segundos.

Suponhamos que temos, na célula B1, a fórmula:

=Hoje(), que nos dá a data atual, então:

=Ano(B1), dá-nos o ano corrente.

=Mês(B1), dá-nos o mês corrente.
=Dia(B1), dá-nos o dia corrente.

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Se por exemplo tivermos uma tabela com nomes de pessoas e as suas datas de nascimento, podemos
determinar as suas idades, no momento presente, com a seguinte fórmula (supondo que a primeira
data de nascimento está na célula C4):

=Ano(Hoje()-C4)-1900

Figura 45- Função Data e Hora.

Tal como podemos visualizar na figura, é apresentada a idade de cada nome através da
implementação da fórmula.

Referências Absolutas

Tal com explicado anteriormente uma referência absoluta (por exemplo $B$3) é uma referência que
se mantém constante quando é copiada para outra célula. A inclusão dos dois cifrões, um antes da
letra e outro depois da letra, faz com que a linha e a coluna fiquem sempre fixas para onde quer que a
referência seja copiada.

Figura 46 - Referências Absolutas.

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Nomear Células

 Nome é uma palavra que representa uma célula ou um intervalo de células, tornando mais fácil
referenciar essa célula ou intervalo.
Para atribuir um nome a uma célula ou intervalo, o utilizador deve previamente selecionar a célula
ou intervalo. Depois este dispõe de várias opções para a atribuição do nome:
Ou pressionando com o botão direito do rato sobre o intervalo ou célula e escolher a opção Nomear
um Intervalo, que se aplica a intervalos ou células individuais.
Ou através do grupo Nomes Definidos do Menu Fórmulas. A figura seguinte exemplifica a
nomeação de um intervalo e a soma desse intervalo utilizando o nome do mesmo.
Começa-se por selecionar o intervalo de seguida ir ao Menu Fórmulas e escolher o comando Definir
 Nome do grupo Nomes Definidos.

Figura 47 - Nomear células.

Figura 48- Nomear células.

Figura 49- Nomear células.

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Fórmulas Condicionais

A função lógica mais utilizada nas folhas de cálculo é a função SE ou IF  –  que dá origem a um tipo
específico de fórmulas a que se pode chamar Fórmulas Condicionais.

A sua sintaxe é a seguinte:

SE (condição; valor1; valor2) ou IF (condi ção; “valor1”; “valor2”).

Em que:
Condição é uma expressão que se pretende avaliar se é verdadeira ou falsa.
Valor1 é o valor ou expressão que a fórmula utilizará no caso de a condição ser verdadeira.
Valor2 é o valor ou expressão que a fórmula utilizará no caso de a condição ser falsa.

Figura 50 - Fórmulas Condicionais.

Figura 51 - Fórmulas Condicionais.

Listas
Criação de Listas

 No passado, uma base de dados era mantida em papel e armazenada em livros. Funcionários eram
contratados apenas para arquivar e recuperar estes registos em papel.

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Por exemplo, uma base de dados não computadorizada pode ser uma lista de empregados, faturas,
etc.
Hoje, a base de dados mantém a informação organizada. As atividades comerciais mantêm registo de
clientes, empregados, impostos inventários e assim por diante; as escolas mantêm um registo dos
estudantes, professores e funcionários. Os clubes mantêm um registo dos seus associados.

 No Excel, uma base de dados na folha de cálculo é uma tabela ou faixa de célula, em que a primeira
linha define os nomes dos campos e as linhas seguintes contêm os registos com os seus respetivos
campos.
Com Excel pode ordenar, pesquisar, apagar e extrair informação da base de dados e efetuar análises
sobre os dados.

A estrutura de uma tabela ou lista, para poder se tratada como base de dados, é basicamente a
seguinte:

 Cada Coluna da tabela representa um campo, ou seja, uma categoria em que dividimos a
informação que queremos registar;

 Cada Linha da tabela representa um registo, ou seja, um conjunto de dados, que se encontra
estruturado de acordo com os campos da tabela.

Figura 52 - Criação de listas.

Tal como se verifica na figura acima, encontram-se definidos os campos da tabela, ou seja, as
categorias em que a informação é considerada.
 Neste exemplo, os campos da lista de dados são os seguintes:

Código Artigo Modelo Preço Stock

Tabela 5 - Campos da lista.

Desta forma a primeira linha da tabela é considerada o cabeçalho da lista de dados, onde se
encontram os nomes dos campos da lista de dados. Cada uma das linhas seguintes que contém dados
é considerada um registo.
Os comandos específicos para tratamento da informação ao género de uma base de dados encontram-
se no Menu Dados.

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Ordenação de valores

Após a introdução de dados, o Excel permite a ordenação ascendente ou descendente da base de

dados segundo uma determinada chave.

Se o utilizador pretender introduzir novos dados, terá de voltar a ordenar a base de base.

[Link]-se em qualquer célula dentro da base de dados.

[Link] o comando Ordenar no Menu Dados.
[Link] o nome do campo a ordenar.

Podemos definir até três chaves de ordenação:

A 1ª chave define o critério principal da ordenação.

A 2ª e 3ª chave poderão servir para desempate entre casos de dados duplicados que sejam
encontrados pela primeira chave.

Figura 53 - Ordenação de valores.

O utilizador também pode proceder a uma ordenação rápida da tabela utilizando os botões de
ordenação da Barra de ferramentas: Ascendente (AZ) ou Descendente (ZA). Desta forma a
ordenação é feita automaticamente porém não permite ao utilizador definir mais nenhum aspeto.

 Aplicação de filtros

Frequentemente, surge a necessidade de, a partir de um quadro ou de uma base de dados, obter ou
selecionar um conjunto de linhas (registos) que satisfaçam um ou mais critérios de seleção:
Comando Filtro do Menu Dados. Com este comando, dispomos de duas opções, podendo selecionar
os registos através de um Filtro automático ou o Filtro avançado.

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Figura 54 –  Aplicação de filtros.

Como se pode verificar na figura acima, a opção filtro automático faz com que os nomes dos campos
da tabela apareçam com botões de listagem.
Clicando nesses botões tal como se pode visualizar na figura, são apresentadas opções comuns a
todos os campos nomeadamente Ordenação Ascendente, Ordenação Descendente, Filtros de texto ou
numéricos (onde o utilizador pode escolher a opção filtro personalizado).
Após essas opções aparecem os diferentes dados existentes nesse campo.

Como se pode também observar na figura acima, ao clicar no botão de listagem do campo “Artigo”,
aparecem as opções comuns a todos os campos, e de seguida os nomes dos artigos por ordem
alfabética: Disco, Impressora, Monitor, Processador e Rato.

Se selecionarmos por exemplo apenas o artigo “Impressora” dessa lista, vão ser apresentados na
tabela apenas os registos que se referem a esse artigo.
O filtro automático permite-nos desta forma consultar a nossa lista de dados por categorias de artigos
ou por outras categorias relativas.

Consideremos o seguinte caso:

[Link] de qual o modelo de disco com um preço infe rior a 140€.

Para efetuar esta consulta o utilizador terá de efetuar dois filtros. Em primeiro lugar irá filtrar no
campo Artigo apenas o Disco, com esta operação será apenas apresentado na tabela o artigo Disco.
De seguida o utilizador vai filtrar o campo Preço e escolher a opção Filtros Numéricos e de seguida a
opção Filtro Personalizado, tal como apresenta a seguinte figura.

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Figura 55 - Filtro Numérico.

Após escolher a opção Filtro Personalizado vai aparecer uma caixa de Filtro Automático
Personalizado, onde o utilizador vai escolher a opção “é menor que” e preencher o valor 140.

Figura 56 - Filtro automático personalizado.

Após estes passos o resultado da nossa lista de dados vai ser o seguinte:

Figura 57 - Resultado do filtro automático personalizado.

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Conceitos Fundamentais sobre Bases de Dados

O que é uma Base de Dados

Uma base de dados tem como objetivo o armazenamento de diversos tipos de informação
relacionada, de tal forma que a sua atualização e consulta possa ser efetuada num curto espeço de
tempo.
Pensando numa base de dados, não informatizada, temos por exemplo, todos os testes das diversas
disciplinas efetuadas ao longo do ano letivo. Contudo, normalmente associamos o termo base de
dados a grandes quantidades de informação e, sendo assim, é possível pensar, por exemplo, no
arquivo existente na biblioteca de uma escola, sobre livros e respetivos autores ou no arquivo co os
 processos dos alunos, professores e funcionários. Como facilmente se percebe, encontrando-se esta
informação em papel, a sua consulta pode ser morosa e levar a enganos.

Sistema de Gestão de Base de Dados

O aparecimento de aplicações informáticas que permitem a introdução dos dados, o seu

relacionamento e a posterior consulta, provocaram alterações significativas quer no suporte em que o
registo é feito (digital), quer na fiabilidade dos resultados produzidos (minimização de erros), quer
ainda no tempo útil em que a informação é disponibilizada.
Um sistema de gestão de base de dados pode ser definido como um conjunto de aplicações que
fazem a gestão e o processamento de uma grande quantidade de dados. Os dados por sua vez estão
armazenados de uma forma estruturada permitindo um fácil acesso à informação, no formato mais
adequado.

Terminologia das bases de dados

Noção de Tabela

As tabelas são parte integrante de uma base de dados e são utilizadas para guardar informação
relativa a um assunto específico a que se dá o nome de entidade.
Ex: Uma tabela que contenha informação sobre os alunos de uma escola poderá chamar-se alunos.

Noção de Registo, Campo e Dados

 Número Nome Morada Cód Postal Localidade Enc Educação
Rua
1 Miguel Andrade 4100-123 Matosinhos Clara Andrade
Direita
Rua
2 Joaquim Santos 4100-143 Porto Maria Santos
Direita
Av.
3 Marta Nunes 4100-133 Gaia Paulo Sousa
 Nova

Tabela 6 - Noção de Registo, Campo e Dados.

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Cada linha da tabela corresponde a um registo.

Como é possível visualizar na tabela acima, cada linha diz respeito a um, e apenas um, aluno.
 Neste exemplo temos 3 registos.

Cada coluna da tabela corresponde a um campo.

Os campos especificam os diversos dados ou categorias que pretendemos especificar.
 Neste exemplo temos os campos Número, Nome, Morada, Cód Postal, Localidade e Enc Educação.

O conteúdo de cada campo é um dado e pode ser definido como um acontecimento ou um facto.
 Neste exemplo temos diversos dados, nomeadamente, 1, Rua Direita, Porto, Paulo Sousa, etc.

Noção de Relação

Uma relação consiste na associação estabelecida entre campos comuns de duas tabelas, garantido
assim a consistência da informação.

Entidade: Alunos Entidade: Cód Postais

Campos: Campos:
 Número Relação Cód Postal
 Nome Localidade
Morada
Cód Postal

Figura 58 - Noção de Relação.

 Número Nome Morada Cód Postal Enc Educação Cód Postal Localidade
Rua
1 Miguel Andrade 4100-123 Clara Andrade 4100-123 Matosinhos
Direita
Rua
2 Joaquim Santos 4100-143 Maria Santos 4100-143 Porto
Direita
Av.
3 Marta Nunes 4100-133 Paulo Sousa 4100-133 Gaia
 Nova

Tabela 7 - Noção de Relação.

A relação estabelecida entre o campo Cód Postal da tabela alunos e o campo Cód Postal da tabela
Cód Postais:
- Permite que, na tabela Alunos, não seja necessário digitar em todos os registos a localidade.
- Permite que, sempre que se pretenda, seja possível visualizar a localidade do aluno.
- Torna a introdução de dados mais rápida. Depois de preenchida a tabela de Cód Postais do aluno,
automaticamente é associada a localidade.
- Minimiza o número de erros, pois na tabela Alunos apenas é digitado o Cód Postal e, regra geral,
cometem-se menos erros na digitação de números do que de texto.
Nota: A diferença num carácter, seja um espaço, uma vírgula, um ponto final ou qualquer outro, faz
com que o conteúdo de dois campos seja considerado diferente. Por exemplo, V. Nova de Gaia e V
 Nova de Gaia seriam consideradas duas localidades diferentes.

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Noção de Associação (ou Relação)

Uma associação representa a forma como duas ou mais entidades se relacionam entre si.
Existem três tipos de associações:

- Associação unária: Caraterizam-se pela relação entre uma entidade e ela própria.
Ex: Supondo que numa escola cada aluno tem um responsável que também é aluno, mas de um ano
mais avançado. Como se poderia representar esta relação?
O sistema teria a entidade alunos e, como o responsável de cada aluno é também um aluno, estamos
 perante uma associação unária da entidade aluno com ela própria.

- Associação binária: Caraterizam-se pela existência de um qualquer tipo de relação entre duas
entidades.
Ex: Supondo que numa escola cada aluno pode estar inscrito em diversas atividades. A entidade
alunos relaciona-se com a entidade atividades através de uma associação que poderia denominar-se
de Inscrição.

- Associação complexa: Caraterizam-se pela possibilidade de estabelecer relações entre mais do que
duas entidades.
Ex: Supondo que numa escola cada aluno pode estar inscrito em diversas atividades e cada atividade
é acompanhada por um professor.
 Neste caso é necessário que a entidade alunos, atividades e professores se relacionem entre si.

Noção de Chave
A chave de uma tabela é constituída por um ou mais campos que possam ser utilizados como
identificadores de cada um dos registos. Ou seja, que permitam identificar um registo de forma
unívoca. Assim, o(s) campo(s) selecionado(s) para chave de uma tabela não pode(m), no seu
conjunto, ter informação repetida.

Tabela (Entidade) Campo(s)-chave

Alunos Código do aluno
Professores Código do professor
Atividades Código da atividade
Inscrição Código do aluno + Código da atividade
Tabela 8 - Campo Chave.

Planificação de uma base de dados

 Numa fase inicial, é importante que seja explícito o objetivo da base de dados a desenvolver.
Só depois de o objetivo ter sido claramente definido é que devemos especificar:
- As tabelas (entidades) envolvidas;

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- Os campos de cada tabela, seus atributos e domínio (valores que pode assumir);
- O(s) campo(s)-chave;
- As associações ou relacionamentos entre os campos das tabelas;

Criação de uma base de dados

 A janela do programa

Quando se acede ao Office Access é apresentada a página de introdução ao Office Access a partir da
qual se pode começar a trabalhar.

Figura 59 - Janela do programa Access.

O ambiente de trabalho
1 2 3 4
6
5

7
8

Figura 60 - Ambiente de trabalho do Access.

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1- Botão do Office.
2- Barra de ferramentas de acesso rápido.
3- Barra de título.
4- Botões de minimizar, maximizar e fechar.
5- Friso constituído por um conjunto de separadores com comandos, organizados por grupos.
6- Separadores do friso.
7- Painel de Navegação.
8- Área de trabalho.

Ao criar uma base de dados vazia, nenhuma tabela, consulta, formulário ou relatório serão criados.
Esta técnica é mais flexível, mas obriga-nos a definir todos os elementos que irão construir a base de
dados.

5 4

Figura 61 - Criação de uma Base de Dados.

1- Criar uma pasta Condomínio no Ambiente de Trabalho.

2- Acede as Access.
3-  Na janela Microsoft Access, clicar em Base de Dados Vazia.
4- Clicar na pasta para selecionar onde se pretende criar a base de dados.
5- Digitar o nome a atribuir à base de dados  –  Condomínio.
6- Clicar em Criar.

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O resultado final deverá ser semelhante ao apresentado na figura seguinte:

Figura 62 - Criação de uma Base de Dados.

Tabelas

Criação de uma tabela com base num modelo

O Access 2007 disponibiliza alguns modelos entre os quais podes optar para criar automaticamente
uma tabela.

Figura 63 - Criação de uma tabela com base num modelo.

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1- Clicar em Criar.
2- No separador Criar, grupo Tabelas, clicar em Modelos de Tabela.
3- Selecionar a opção Contactos.

Figura 64 - Criação de uma tabela com base num modelo.

Criação de uma tabela em Vista de Estrutura

Este é o método mais utilizado para criar tabelas pois permite-nos definir apenas os campos que
necessitamos, bem como a sua estrutura.

Ex: Acedendo à base de dados Condomínio, criar uma tabela que permita guardar a informação dos
condomínios com a seguinte estrutura:
 Nome do Campo Tipo Tamanho Descrição
Fração Texto 6 Identificação da fração e que o condómino habita.
 Nome Texto 60 Nome do condómino.
Telefone Texto 13 Telefone de contato do condómino.
Email Texto 30 Endereço de correio eletrónico do condómino.

Tabela 9 - Criação de uma tabela em Vista de Estrutura.

Por fim, gravar a tabela com o nome Condómino.

1- Aceder ao Access.
2- Na janela Microsoft Access aceder à base de dados Condomínio.
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Figura 65- Aceder a uma base de dados existente.

Para realizar uma tabela devemos começar por clicar no Menu Criar e de seguida o ícone Tabela. De
seguida esta é apresentada em Vista de Folha de Dados. Para realizar em Vista de Estrutura devemos
clicar no comando Vista que nos irá pedir para definir o nome da tabela.
 Neste caso, iremos definir o nome Condómino.

Figura 66 - Criar tabela.

3- Em Nome de Campo digitar Fração.
4- Em Tipo de dados selecionar Texto.
5- Em Descrição, que corresponde à descrição do campo, digitar o texto sugerido anteriormente na
tabela.
6- Definir o campo com tamanho 6.
Repetir estas ações para os restantes campos.

Uma vez que ainda não temos informação suficiente para definir a Chave Primária, devemos clicar
sobre o comando da Chave Primária de modo a desativa-la.
De Seguida devemos gravar a tabela.
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Tipos de Dados

 Na criação de uma tabela, depois de definir o nome do campo, é necessário definir o tipo de dados
que o campo irá conter. Assim, o conteúdo de um campo é condicionado pelo Tipo de dados,
definido para o campo. Quando um campo é criado, assume automaticamente, o Tipo de dados
Texto.

Tipo de dados que é possível especificar:

Tipo de dados Descrição (o que o campo poderá conter).

Texto Carateres alfanuméricos (máxime de 255 carateres).

Carateres alfanuméricos (normalmente utilizado em campos

Memo
relativos a comentários ou observações).

Número Valores numéricos (inteiros ou fracionados).

Data/Hora Datas e Horas válidas.

Moeda Valores monetários.

Numeração Automática Valor numérico definido automaticamente pelo Access.

Valores booleanos (quando o campo apenas pode ter duas opções)

Sim/Não
Ex: Sim/Não; Verdadeiro/Falso.

Documentos do Microsoft Office Word, Folhas de cálculo do

Objeto OLE
Microsoft Excel, imagens, sons, etc.

Hiperligação Ligação que permite abrir um ficheiro ou página Web.

Indicação da localização e nome de um ou mais ficheiros que,

Anexo
 posteriormente poderão ser editados.

Definição de um campo que permite selecionar um valor existente

Assistente de Pesquisa
numa tabela ou numa caixa de combinação.
Tabela 10 –  Tipos de dados.
Propriedades dos campos

Todos os campos que constituem uma tabela têm propriedades inerentes ao tipo de campo.
As propriedades permitem, por exemplo, definir o formato de introdução de um valor no campo, se o
seu preenchimento é, ou não obrigatório, etc.

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Exemplos:
A figura seguinte ilustra as propriedades que podem ser definidas para um campo do tipo texto.

Figura 67 - Propriedades dos campos.

A figura seguinte ilustra as propriedades que podem ser definidas para um campo do tipo Data/Hora.

Figura 68 - Propriedades dos campos.

A figura seguinte ilustra as propriedades que podem ser definidas para um campo do tipo Número.

Figura 69 - Propriedades dos campos.

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Propriedades Função
 Número máximo de carateres ou números que o campo
Tamanho do Campo
 pode conter.
Formato em que textos, números ou datas serão
Formatar
visualizados.
Casas decimais  Número de casas decimais que devem ser visualizadas.
Especificação de uma máscara, ou molde, para controlo
Máscara de introdução
de entrada de dados.
Etiqueta do campo. Visualizada nos formulários e
Legenda
relatórios.
Valor que o campo assumirá, por defeito, aquando da
Valor predefinido
criação de um novo registo.
Definição de um critério ou condição para aceitação dos
Regra de validação
dados do campo.
Texto visualizado no ecrã quando a regra de validação
Texto de validação
não é respeitada.
Se “Sim” implica que o campo seja de digitação
Necessário
obrigatória.
Permitir (ou não) que um campo do tipo Texto ou Meno
Permitir comprimento zero
 possa ser vazio.
Indica que o campo está ou não indexado. Quando um
Indexado campo está indexado, as pesquisas ao seu conteúdo são
mais rápidas.
Indica se o conteúdo do campo pode, ou não, ser
Compressão Unicode
comprimido através de standard Unicode.
Controlar a conversão de carateres nas versões asiáticas
Modo IME
do Windows.
Controlar a conversão de frases nas versões asiáticas do
Modo de frase IME
Windows.
Etiquetas Inteligentes Anexar uma etiqueta inteligente a este campo.
Especificar o alinhamento predefinido do texto num
Alinhamento do texto
controlo.

Tabela 11 - Propriedades dos campos.

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Tamanho do Campo

Permite definir o número máximo de carateres que o campo poderá aceitar. Se o campo for do tipo
texto, pode conter entre 0 a 255 carateres. Se o campo for do tipo número, a quantidade de carateres
é variável, dependendo da opção escolhida.

Byte Valores numéricos entre 0 a 255.

Número inteiro Valores numéricos entre -32.786 e +32.786

Número inteiro longo Valores numéricos entre -[Link] e +[Link].

Tabela 12 - Tamanho do campo.

Formatar

Permite especificar como o conteúdo do campo será visualizado.

É possível definir um formato personalizado usando os símbolos:

@ - Obriga à introdução de pelo menos um caráter ou espaço.
Texto & - Não obriga à introdução de carateres.
> - Transforma todas as letras em maiúsculas.
< - Transforma todas as letras em minúsculas.

 Número geral –  o número é visualizado tal como é introduzido.

Moeda –  o número é visualizado utilizando o separador de milhares.
Euro –  o número é visualizado com o símbolo de moeda do Euro.
Fixo –  é visualizado, pelo menos, um digito.
Número
Padrão –  o número é visualizado utilizando o separador de milhares.
Percentagem –  multiplica o valor por 100 e apresenta o número com um
sinal de percentagem.
Científico –  o número é visualizado na notação científica padrão.

Data geral –  é visualizada a data utilizando umas combinação das definições

Data Abreviada e Hora Completa.
Data por extenso –  a data é visualizada utilizando a definição Data por
extenso.
Data/Hora Data normal –  a data é visualizada no formato dd-mm-aa.
Data abreviada - a data é visualizada utilizando a definição Data Abreviada.
Hora completa- a hora é visualizada utilizando a definição Hora.
Hora normal –  a hora é visualizada no formato HH:MM PM.
Hora abreviada  –  a hora é visualizada no formato HH:MM.
Tabela 13 - Formatar conteúdo do campo.

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Definição da Chave Primária

Em cada tabela tem de existir um campo, um conjunto de campos, que permitam identificar,
claramente, um, e apenas um, registo. Por outras palavras, tem de haver pelo menos um campo, ou
conjunto de campos, em que por hipótese alguma dois registos possam ter o mesmo conteúdo. O
campo, ou conjunto de campos, que satisfaçam este requisito, constituem a chave primária da tabela.
Exemplo:
Considerando uma tabela com informação sobre os alunos  –  ao definir o campo Código como chave
 primária, estamos a impor que não poderão existir dois alunos, na escola, com o mesmo código.

Alguns campos não devem ser escolhidos como chave primária; é o caso dos nomes e apelidos. Isto
 porque, para além de, normalmente, conterem vários carateres, há a possibilidade de se repetirem.

Relacionamento entre Tabelas

Para que seja possível relacionar duas, ou mais, tabelas basta que a chave primária que uma delas
esteja presente na outras. Ou seja, as tabelas devem ter campos comuns.
Esta funcionalidade permite que, por exemplo: ao aceder à ficha de um aluno possamos visualizar de
imediato, a localidade onde ele reside. A Localidade, é um campo da tabela Códigos Postais.
Ao aceder ao registo de Notas de um aluno possamos visualizar o nome de cada disciplina. O nome
da disciplina é um campo da tabela Disciplinas. Os relacionamentos entre as tabelas devem ser
definidos antes da introdução de dados para evitar eventuais erros de inserção ou erros devidos a
falhas na sua articulação.

Ordenação de Registos

A inserção de dados nas tabelas não obedece a uma ordem específica. Contudo, podemos ordenar os
dados de uma tabela, sempre que necessário, com base em diversos campos.
Consideremos a exemplo da seguinte tabela:

Figura 70- Ordenação de registos.

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Após aceder à tabela Códigos Postais, Clicar sobre o nome da coluna Localidade para a selecionar.
De seguida no separador Base, grupo Ordenar e Filtrar, clicar no comando (ordenar
ascendentemente).

Figura 71 - Ordenação de registos.

Impressão de dados de uma tabela

1- Aceder à base de dados cuja tabela se pretende imprimir.

2- Clicar no nome da tabela a imprimir.
3- Clicar no botão Office e selecionar a opção Imprimir.
4- Selecionar as opções adequadas e clicar em OK.

Figura 72 - Impressão de dados de uma tabela.

 Adição e eliminação de tabelas

Para criar uma nova tabela numa base de dados selecionar, no separador Criar, a opção Tabela. Para
eliminar uma tabela, basta clicar sobre a mesma, e premir a tecla Delete e, em seguida confirmar a
eliminação.

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Consultas

As tabelas, mesmo que bem estruturadas, apresentam bastantes limitações quando pretendemos
analisar a sua informação. Estas limitações devem-se, essencialmente, ao grande número de registos
que uma tabela pode conter, e, também à dificuldade de agrupar os dados tendo em atenção
determinados critérios.

- Criar e gravar uma consulta:

1- Aceder à base de dados.

Figura 73 - Criar e gravar uma consulta.

2- Selecionar no separador Criar, grupo Outro, a opção Estrutura da consulta.
3- Na janela Mostrar tabela seleciona as tabelas para a consulta.
4- Clicar em Adicionar e em seguida em Fechar.

Figura 74 - Criar e gravar uma consulta.

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5- Fazer duplo clique sobre os campos que pretende visualizar de cada tabela.

Figura 75 - Criar e gravar uma consulta.

Tal como se pode verificar, ao clicar num campo ele vai ocupar a primeira coluna disponível, mais à
direita.

6- Clicar em para gravar a consulta.

7- Na
7-  Na janela Guardar
Guardar Como digitar o nome
nome da consulta
consulta que pretende.

Figura 76 - Criar e gravar uma consulta.

8- Clicar em OK.
9- Para visualizar de imediato a consulta, no separador estrutura, clicar em (Executar).

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Figura 77 - Criar e gravar uma consulta.

A especificação de critérios permite restringir os registos que uma consulta possa localizar, por
exemplo, apenas os alunos do sexo masculino ou feminino ou os alunos que residam numa
determinada localidade.
Exemplo: Consulta apenas dos alunos que residam em Vila Nova de Gaia.

Deve proceder aos mesmos passos efetuados para a consulta anterior, no entanto na coluna
Localidade,
Localidade, na linha
li nha correspondente ao Critério, digita Vila Nova de Gaia.

Figura 78 - Criar e gravar uma consulta.

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Tal como se pode verificar na figura seguinte, apenas serão visualizados os alunos residentes em
Vila Nova de Gaia, ou seja, a Maria Santos.

Figura 79 - Criar e gravar uma consulta.

Uma vez que o critério é por localidade, este campo poderia não ser visualizado na consulta. Sendo
assim, é necessário retirar da consulta a coluna relativa à localidade.
 No separador Base, ativar a opção Vista de Estrutura e de seguida na coluna localidade desativar a
caixa de verificação Mostra, tal como mostra a figura. Por fim, gravar a consulta e executa-la.
O resultado final será o seguinte:

Figura 80 - Criar e gravar uma consulta.

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A coluna Localidade não está visível, mas continua a ser considerada como critério.

Figura 81 - Criar e gravar uma consulta.

Formulários

Fundamentalmente, os Formulários são objetos do Access que facilitam a introdução, modificação,

consulta e eliminação de dados nas tabelas. Podem ser também utilizados outras situações, tais como
menus, janelas de configuração, janelas de diálogo, etc.
 Na criação de um formulário há informação que provém da base de dados (dados existentes nas
tabelas) e outra que é inserida aquando no desenho do mesmo, sendo, portanto, constante (nome do
formulário, etiquetas dos campos, botões de navegação, etc.).

Criação de um formulário utilizando o assistente

1- Aceder à base de dados.

2- Clicar na tabela para a tal quer realizar o formulário.
3- No separador Criar, grupo Formulários, clicar em Mais Formulários e, em seguida, em Assistente
de Formulários.

Figura 82 - Criação de um formulário utilizando o assistente.

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Figura 83 - Criação de um formulário utilizando o assistente.

4- Selecionar os campos das tabelas que quer para a realização do formulário. Basta fazer duplo
clique sobre o campo a escolher.

Figura 84 - Criação de um formulário utilizando o assistente.

5- De seguida clicar em Seguinte.

Figura 85 - Criação de um formulário utilizando o assistente.

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6- Selecionar a opção por Alunos e clicar em Seguinte.

Figura 86 - Criação de um formulário utilizando o assistente.

7- Escolher o esquema que deseja para o formulário (por exemplo: Colunas) e clicar em Seguinte.

Figura 87 - Criação de um formulário utilizando o assistente.

8- Escolher o estilo que deseja para o formulário (por exemplo: Mediano) e clicar em Seguinte.

Figura 88 - Criação de um formulário utilizando o assistente.

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9- Por fim, indicar o nome que pretende para o formulário e clicar em Concluir. Depois de concluído
o formulário é aberto. É possível a partir deste momento visualizar, alterar e adicionar informação.

Figura 89 - Criação de um formulário utilizando o assistente.

 Alterar um formulário

 Num formulário é possível inserir ou eliminar campos, alterar a cor de fundo, a cor de cada um dos
campos, etc. Para tal é necessário previamente, abrir o formulário em Vista de Estrutura.

- Mover campos:
Para movimentar os campos é necessário remover o esquema predefinido. Dessa forma devemos:
1- Selecionar os campos.
2- Premir o botão direito do rato, selecionar a opção Esquema e de seguida a opção Remover.

Figura 90 - Alterar um formulário.

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3- Clicar no campo a mover e arrastá-lo.

- Eliminar campos:
Clicar no campo a eliminar e premir Delete.

- Alinhar campos:
Selecionar os campos a alinhar e, no menu de acesso rápido, selecionar a opção Alinhar seguido do
alinhamento pretendido.

- Outras formatações:
Depois de selecionar os campos, analisar as opções de formatação disponíveis no separador
Esquema.

Figura 91 - Formatações de formulário.

Relatórios

Os relatórios são uma ferramenta do Access que permite, de forma eficaz e sugestiva, apresentar os
dados existentes em tabelas e/ou consultas, num formato impresso.
A diferença entre os formulários e os relatórios é que estes não permitem a introdução, alteração ou
eliminação de informação. Mas por outro lado, permitem agregar os dados para que possam conter
totais, subtotais e sumários dos dados listados.

Criar um relatório utilizando o assistente de relatórios

Exemplo: Criar um relatório que permita a impressão dos Alunos e agrupados por localidade.
1-Clicar na tabela Alunos.
2- No separador Criar, grupo Relatórios, clicar em Assistente de Relatórios.

Figura 92 - Criar um relatório utilizando o assistente de relatórios.

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3- Fazer duplo clique para selecionar quais os campos que pretende visualizar no relatório e de
seguida clicar em seguinte.

Figura 93 - Criar um relatório utilizando o assistente de relatórios.

4- Selecionar o modo como deseja ver os dados (Ex: por Alunos) e clicar em seguinte.

Figura 94 - Criar um relatório utilizando o assistente de relatórios.

5- Opção de adicionar algum nível de agrupamento (Ex: Localidade).

Figura 95 - Criar um relatório utilizando o assistente de relatórios.

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6- Definir a sequência de ordenação que pretenda e em seguida clicar em Seguinte.

Figura 96 - Criar um relatório utilizando o assistente de relatórios.

7- Selecionar o tipo de esquema que pretendemos para o relatório e de seguida clicar em Seguinte.

Figura 97 - Criar um relatório utilizando o assistente de relatórios.

8- Selecionar um estilo adequado para o tipo de relatório e clicar em Seguinte.

Figura 98 - Criar um relatório utilizando o assistente de relatórios.

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9- Por fim atribuir o nome que pretendemos ao relatório e clicar em Concluir.

Figura 99 - Criar um relatório utilizando o assistente de relatórios.

10- O resultado final é o seguinte:

Figura 100 - Criar um relatório utilizando o assistente de relatórios.

11-Para proceder às alterações que necessite a um relatório deve proceder aos mesmos passos
realizados para a alteração de um formulário.

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Imprimir um Relatório

Para imprimirmos em relatório devemos previamente pré-visualizar o mesmo.

 No separador Base clicar em Vistas e selecionar a opção Pré-Visualizar. Assim teremos uma visão
mais aproximada de como o relatório será impresso.

Figura 101 - Resultado de um relatório.

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PDF
Portable Document Format (PDF) é um formato de arquivo, desenvolvida pela Adobe Systems em
1993, para representar documentos de maneira independente do aplicativo, do hardware e do sistema
operacional usados para criá-los.
Um arquivo PDF pode descrever documentos que contenham texto, gráficos e imagens num formato
independente de dispositivo e resolução.
O PDF é um padrão aberto, e qualquer pessoa pode escrever aplicativos que leiam ou escrevam neste
 padrão.
Multiplataformas –  Os arquivos em PDF podem ser visualizados e impressos em praticamente todas
as plataformas, incluindo o Windows®, Mac OS e plataformas móveis tais como Android TM.
Extensível –  Mais de 2 mil fornecedores ao redor do mundo oferecem soluções baseadas no formato
PDF, incluindo criação, Plug-ins, consultoria, treinamento e ferramentas de suporte.
Confiável  –   Mais de 150 milhões de documentos PDF disponíveis publicamente na Internet
atualmente, juntamente com inúmeros arquivos PDF em agências governamentais e empresas ao
redor do mundo, servem como evidência da quantidade de organizações que confiam no formato
PDF para capturar informações.
Riqueza na integridade de arquivos  –   Os arquivos PDF são iguais aos documentos originais e
 preservam as informações do arquivo original  –   textos, imagens, componentes multimédia, vídeos,
3D, mapas, gráficos coloridos, fotos e até mesmo lógica de negócios  –   independente da aplicação
utilizada para criá-los e até mesmo quando compilados a partir de vários formatos em um único
 portfólio PDF.
Mais Seguro  –   O utilizador pode assinar digitalmente ou proteger por senha documentos PDF
criados com os softwares Acrobat ou AdobeLiveCycle®ES2.
Pesquisável  –  Caraterísticas de pesquisa em documentos e metadados fazem com que os documentos
PDF sejam facilmente pesquisáveis.
Acessível  –   Os documentos em PDF funcionam com tecnologia de assistência para ajudar a tornar
informações acessíveis a pessoas com deficiências.

Digitalização
É o processo pelo qual uma imagem ou sinal analógico é transformado em código digital. Isso se dá
através de um digitalizador de imagens (ou scanner) ou de um transdutor de sinais.
O gerenciamento eletrónico permite que documentos originalmente em papel, microfilmes e
microfichas sejam convertidos em arquivos digitais, acessíveis em computador.

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Conclusão
Este documento é principalmente um manual de consulta, com vista à gestão informatizada de
documentos. Encontra-se estruturado de forma intimamente relacionada com a lista de objetivos
considerada adequada à UFCD 0695  –  Gestão Informatizada de documentos. O manual fornecido ao
formando foi elaborado como principal objetivo de qualidade deste módulo. Assim, o manual e
informação fornecidos aos formandos estão adaptados às suas características e perfis, sendo este o
aspeto central de toda a formação, proporcionando uma consolidação de conhecimentos.

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