Arquivologia – Resumo (Ponto dos concursos Prof.

Mayko Gomes)

AULA 01

Conceitos Fundamentais de Arquivologia

Noções Iniciais

A Arquivologia, também conhecida como Arquivística, é a disciplina que estuda as

funções dos arquivos e seus documentos.

A palavra “arquivo” é um termo polissêmico, com quatro significados.

São eles:
1º - Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma entidade
no decorrer de suas funções;
2º - Móvel destinado à guarda desses documentos (armário, estante,
etc);
3º - Edifício, ou parte dele (sala, andar) destinado à guarda de
documentos;
4º - Unidade administrativa, prevista em organograma institucional, com
a responsabilidade de gerenciar e guardar documentos (setor de arquivo,
divisão de arquivo, etc).

Dica de prova: Quando o termo arquivo surgir em alguma questão, o

contexto é quem vai determinar qual destes significados está sendo
empregado.

Mas voltando à aula, temos as definições de arquivo, que é o objeto de

estudo da Arquivologia ou Arquivística. É importante também saber que a
função do arquivo é tornar disponível e acessível os seus documentos.

O Documento, em seu conceito mais básico, é a informação registrada

em um suporte. Então, para termos um documento, são necessários dois
elementos:

Informação: é o conhecimento, a mensagem, a idéia que se deseja

transmitir.

Suporte: é o material físico onde está registrada a informação.

Assim podemos concluir, por uma fórmula bem simples:

INFORMAÇÃO + SUPOTE = DOCUMENTO

Como exemplo de documento, temos a carta, a música gravada, o email,

os filmes, as fotografias, etc. Todos esses documentos trazem uma informação
registrada em um suporte material: o papel, o plástico, a película, etc.

Contudo, não basta que seja documento para pertencer ao arquivo. Para
que um documento possa compor um arquivo, ainda é necessário outro
elemento: que tenha sido resultado, conseqüência de uma ação referente à
atividade da instituição. É o que preceitua a Lei nº 8.159/91 (Lei dos
Arquivos): “Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos
produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, EM DECORRENCIA DE SUAS
ATIVIDADES”.

Por exemplo: considere uma empresa que tenha adquirido uma

assinatura de uma revista mensal. A empresa paga uma taxa e recebe a
revista. A revista em si NÃO SERÁ considerada documento de arquivo, uma
vez que a empresa não a recebeu por executar uma atividade administrativa.

Contudo, o recibo, o boleto ou a nota fiscal para o pagamento da assinatura

será documento de arquivo, pois é conseqüência de uma atividade
administrativa da empresa, que seria a aquisição de periódico.

Ainda, além de ser fruto de uma atividade, o documento de arquivo deve

ser capaz de provar, testemunhar que a referida atividade realmente
aconteceu. No mesmo exemplo, não é por ter a posse da revista que a empresa pode
provar que possui uma assinatura mensal, mas o comprovante de pagamento, o
contrato de assinante ou outro similar é que fará isso. Em resumo, para que um
documento pertença a um arquivo, são necessários esses dois elementos:

1 – Ser produzido ou recebido em decorrência das atividades da instituição.

2 – Ser capaz de provar que uma ação realmente aconteceu, ou informar sobre ela.

(STM/2011 – Cespe/UnB) Somente podem ser considerados documentos

de arquivo aqueles que, emanados do poder público ou de entidades de direito privado,
são capazes de produzir efeitos de ordem jurídica na comprovação de fatos.

Resolução
O item está incorreto. Vimos que qualquer documento, independente de
sua forma, tamanho, gênero, etc., pode ser considerado de arquivo, desde que atenda
aos requisitos apresentados acima: ser produto de uma ação e poder provar ou
testemunhar sobre a mesma, ou sobre seu produtor.

(ANEEL/2010 – Cespe/UnB) Um documento de arquivo é confiável

quando o conteúdo pode ser considerado uma representação completa e
precisa das operações, das atividades ou dos fatos que o criaram.

Resolução
O item está correto. Por “representação completa e precisa das
operações, atividades ou fatos” devemos entender como a capacidade de o
documento ser prova de tais acontecimentos. Portanto será um documento de arquivo
e confiável para todos os efeitos.

Vamos agora aprender a diferenciar o arquivo das outras unidades de informação que
podem existir em uma instituição.

- Órgãos de Documentação -

Arquivo
O arquivo guarda documentos com finalidades funcionais. Os
documentos de arquivo são ACUMULADOS de forma orgânica e natural,
geralmente em exemplar único ou limitado número de cópias ou vias. Os
documentos que tratam do mesmo assunto ou assuntos correlatos são
mantidos como um conjunto, e não como peças isoladas. Por isso o documento de
arquivo possui muito mais valor quando inserido em seu conjunto do que fora dele
(caráter orgânico). Os documentos são unidos pela sua origem ou proveniência
(princípio que estudaremos mais adiante), tem como principal suporte utilizado o papel
e principal gênero o textual (também estudaremos mais adiante). O arquivo é órgão
receptor e seu público são os administradores (ou quem tenha produzido seus
documentos) e pesquisadores. Sua função é provar e testemunhar.

Então:

 Finalidade funcionais;
 Docs são ACUMULADOS;
 Exemplar único ou limitado número de cópias;
 Docs possuem mais valor quando em conjunto;
 Docs unidos pelo origem ou proveniência;
 Principal suporte o papel;
 Principal gênero o textual;
 Seu público são os administradores;
 Função de provar e testemunhar.

Biblioteca

A biblioteca conserva documentos com finalidades educativas e culturais.

Seus documentos são obtidos por compra, doação ou permuta de diversas
fontes, e tratados como peças isoladas. Esses documentos existem em vários
exemplares, são unidos pelo seu conteúdo e, em sua maior parte, são
impressos. Os documentos da biblioteca são COLECIONADOS, e seu público é
formado por pesquisadores, estudantes e cidadão comuns. Sua função é instruir e
educar.

Então:

 Finalidade cultural;
 Docs são COLECIONADOS;
 Vários cópias dos exemplares;
 Docs são tratados como peças isoladas;
 Docs unidos pelo conteúdo;
 Seu público são os pesquisadores, estudantes e cidadãos;
 Função de instruir e educar.

Centro de Documentação / Informação

O centro de documentação ou de informação agrupa qualquer tipo de

documento de qualquer fonte, sendo necessária uma especialização para que
funcionem de forma eficiente. Seus documentos são geralmente reproduções
(audiovisuais) ou referências (bases de dados). Sua finalidade é simplesmente
informar.
Museu

O museu é órgão de interesse público, guarda documentos com

finalidades de informar e entreter. Suas peças são dos mais variados tipos e
dimensões, dependendo de sua especialização. Por serem objetos, são
classificados como tridimensionais.

Estes são os quatro órgãos de documentação que aparecem em provas

de concursos. Ao dar atenção aos termos destacados, o candidato poderá
facilmente diferenciar estes órgãos e não errar questões.
Vamos observar um quadro esquemático para entender melhor as
diferenças entre os órgãos:

Atenção: O Cespe/UnB costuma pedir, na maioria de suas questões,

diferenças entre os documentos de arquivo e biblioteca. Então, para acertar o item,
basta ter em mente os termos destacados: toda vez que o item
mencionar “colecionados”, ou algum semelhante, será documento de
biblioteca; e sempre que mencionar “acumulado”, ou semelhante, será documento de
arquivo.

(Correios/2011 – Cespe/UnB) A distinção entre documentos de arquivo,

de biblioteca ou de museu é feita conforme a origem e o emprego desses
documentos.

Resolução
O item está correto. Vimos que entre as várias diferenças entre os
documentos dos órgãos de documentação estão as circunstâncias de sua
criação, a forma e a finalidade com que são mantidos, e a utilização destes
documentos.

- Classificação dos Arquivos -

Os arquivos podem ser classificados quanto à:

1 - Entidade mantenedora:

Quanto à entidade mantenedora os arquivos podem ser públicos ou privados.

Os arquivos públicos são aqueles produzidos por documentos de caráter
público. São de responsabilidade do Estado e devem estar disponíveis para
consulta por parte dos cidadãos, exceto os documentos de caráter sigilosos.

Os arquivos privados são aqueles mantidos por pessoas físicas ou por

instituições de caráter privado. São documentos que dizem respeito a suas
atividades particulares, e, portanto, não é obrigatória a sua disponibilidade
para consulta da sociedade. Contudo, existe a possibilidade de esses arquivos serem
declarados de interesse público, por meio de decreto presidencial através de parecer
favorável do CONARQ. Caso isso ocorra, seu mantenedor
terá o dever de zelar pelos documentos e deixá-los à disposição do Estado.

Existe ainda outra classificação, atribuída pela autora Marilena Leite Paes, em que os
arquivos podem ser: públicos, comerciais, institucionais e pessoais ou familiares.

1. Públicos: mantidos por instituições de caráter público.

2. Comerciais: mantidos por instituições com fins lucrativos.

3. Institucionais: mantidos por instituições sem fins lucrativos.

4. Familiares ou pessoais: mantidos por pessoas ou famílias.

Então, quanto à entidade mantenedora, os arquivos classificam-se em públicos ou

privados. Quando mencionar a autora acima,
classificam-se me públicos, comerciais, institucionais e pessoais ou familiares.

2 - Natureza dos documentos:

Quanto à natureza dos documentos, os arquivos podem ser classificados em especiais

ou especializados.

Especiais - Guardam documentos de suportes variados e por isso precisam de

cuidados diferenciados. Os documentos são agrupados considerando primeiramente o
suporte (papel, CD, disco rígido, etc) e depois se utiliza outros critérios para sua
organização. Esse tipo de arquivo deve ser utilizado quando os suportes são feitos de
materiais diferentes, pois facilita a conservação dos mesmos. Por exemplo: um arquivo
pode ter um local específico para guardar CD’s, papéis, fitas de vídeo, películas, etc,
pois todos esses materiais requerem diferentes tipos de cuidados.

Especializados ou técnicos (EspeciASSUNTADOS) - Guardam documentos dos

mais variados assuntos. Nesse tipo de arquivo os documentos são agrupados
considerando primeiramente o assunto e depois se utiliza outros critérios para sua
organização.

Obs: É primeiramente pq não é exclusivamente!!!

Esse tipo de arquivo é utilizado quando uma instituição trata de muitos assuntos, em
diferentes áreas do conhecimento; por isso são chamados de técnicos. Por exemplo:
uma entidade pode guardar documentos relativos à área de engenharia, de medicina e
de artes em locais separados.
Isso ajuda na localização dos documentos e facilita a compreensão dos
mesmos, pois podem ser estudados com mais praticidade.

Para facilitar a compreensão, basta fazer a seguinte associação:

Especiais => Suporte / Especializados => Assunto

3 - Extensão de atuação:

Quanto à extensão de sua atuação, os arquivos podem ser setoriais ou centrais (ou
gerais).

Arquivos setoriais – Ficam localizados próximos aos seus produtores. Esse arquivo
guarda os documentos próximos aos interessados diretos para facilitar e agilizar a sua
localização e utilização.

Encontram-se principalmente em empresas, órgãos e entidades de grande porte,

ou de estrutura administrativa complexa (vários departamentos, várias filiais, etc).
Por exemplo: o arquivo de uma rede de supermercados pode ser separado por filial,
por setor de atuação (Depto. Financeiro, de RH, Compras, etc).

É uma forma de descentralização dos arquivos correntes.

Arquivos centrais ou gerais - Guardam todos os documentos de uma entidade em

um só lugar. É utilizado principalmente por empresas e órgãos de médio e pequeno
porte, ou por instituições de estrutura administrativa simples (poucos
departamentos, poucos órgãos, apenas um local para instalações físicas, etc). Por
exemplo: o arquivo de uma empresa que funcione em apenas um edifício, um órgão
pequeno, um consultório medico, etc.

É uma forma de centralização dos arquivos correntes

DECORAR: ARQUIVOS CENTRAIS = CENTRALIZADOS!!!

ALERTA: É importante ressaltar que esta classificação se aplica somente aos

arquivos correntes! Somente estes podem ser divididos em setorial ou geral.

(TRT-17/2009 – Cespe/UnB) A instalação de arquivos setoriais é uma

forma de centralização dos arquivos correntes da organização como um todo.

Resolução
O item está incorreto. A instalação de arquivos setoriais é justamente o
oposto, uma forma de descentralização dos arquivos correntes, uma vez que os
documentos permanecerão próximos aos setores que os produziram.

4 - Estágios de evolução ou Fases do arquivo ou Ciclo de vida:

Os arquivos podem ser correntes, intermediários ou permanentes.

Correntes - Guardam documentos constantemente utilizados por seus produtores, ou

que sejam objetos de consultas freqüentes. A Lei de Arquivos assim conceitua
documentos de arquivos correntes: “aqueles em curso ou que, mesmo sem
movimentação, são objeto de consultas freqüentes”.

ALERTA: O arquivo corrente é a única fase obrigatória, pois é onde “nascem” todos os
documentos.

Intermediários - Guardam documentos que não são mais objeto de consultas

freqüentes, mas aguardam cumprimento de prazos legais, ou que ainda sejam prova
de direitos e obrigações. A Lei de Arquivos assim define os documentos de arquivos
intermediários: “aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por
razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para
guarda permanente”.

OBS: Observe que o termo chave para diferenciar os dois arquivos é “freqüência
de uso”.

Permanentes - Guardam documentos que não tem mais valor administrativo, mas
pelo seu conteúdo ou pelo assunto de que tratam, tem grande relevância para a
História ou para a Cultura, e por isso devem ser guardados por tempo indeterminado.
A Lei de Arquivos define assim os documentos de arquivo permanente: “conjuntos de
documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente
preservados”.

(TRT-21/2010 – Cespe/UnB) O acesso aos documentos nos arquivos

intermediários é ainda restrito aos acumuladores, porque o arquivo
intermediário é uma extensão dos arquivos correntes, em que predomina o
valor primário dos documentos.

Resolução
O item está correto. Pela explicação, o arquivo intermediário tem as
mesmas funções e prerrogativas do arquivo corrente, com a diferença da
freqüência de uso dos seus documentos. Assim, o arquivo intermediário pode sim ser
entendido como uma extensão ou parte do arquivo corrente, até por que sua principal
finalidade é “desafogar” o fluxo de documentos daquele.

(Correios/2011 – Cespe/UnB) O acervo de um arquivo permanente é

constituído das preciosidades colecionadas ao longo do tempo por pessoas
físicas ou jurídicas e recolhidas de modo assistemático.

Resolução
O item está incorreto. Já vimos, ao estudar os órgãos de documentação,
que dos documentos de arquivo são acumulados, e não colecionados: estes
são os de biblioteca. Além disso, os documentos devem se recolhidos ao
arquivo permanente de modo sistemático, com critérios previamente
estabelecidos e depois de passados por um complexo processo de avaliação.

Em provas, essa classificação pode vir com nomes alterados. Portanto é

importante que vocês fixem a idéia que os nomes trazem: corrente = utilizado com
freqüência, intermediário = aguardando prazos, permanente = guardados
definitivamente. Os estágios de evolução dos arquivos também podem aparecer como
ciclo vital dos documentos, ou teoria das três idades. Falaremos mais sobre esta
classificação um pouco adiante, quando estudarmos o Ciclo Vital dos Documentos.

Outros nomes das fases dos arquivos: ACRESCENTAR!!!

- Classificação dos Documentos -

Assim como os arquivos, os documentos que os compõem também

podem ser classificados segundo alguns critérios. Os documentos são
classificados quanto ao gênero, quanto à espécie/tipologia e quanto à natureza
do assunto.

1 - Gênero: os documentos podem ser textuais (ou escritos),

iconográficos, sonoros, filmográficos, informáticos (ou digitais), cartográficos e
micrográficos.

Os documentos textuais ou escritos são aqueles que apresentam a

informação de modo escrito ou em forma de texto. Exemplo: carta, relatórios,
certidões, atas, etc.

Os documentos iconográficos são aqueles que apresentam a informação

em forma de imagem estática. Exemplo: fotografia, desenhos, gravuras,
diapositivos (slides), etc.

Os documentos sonoros são aqueles que apresentam a informação em

foram de som ou áudio. Exemplo: disco de vinil, escuta telefônica, sons
gravados em fitas cassete.

Os documentos filmográficos são aqueles que apresentam a informação

em forma de imagens dinâmicas ou em movimento (com ou sem som).
Exemplo: filmagens e vídeos.

Os documentos informáticos, eletrônicos ou digitais são aqueles

gravados em meio digital, e por isso necessitam de equipamentos eletrônicos para
serem lidos. Exemplo: som no formato MP3, arquivo de texto do Word, filmes em
formato DVD, etc.

Os documentos cartográficos são aqueles que cuja informação

representa, de forma reduzida, uma área maior. Exemplo: mapas, plantas,
perfis, etc.

Os documentos micrográficos são aqueles apresentados no suporte

microfichas, resultados do processo de microfilmagem. Trataremos da
microfilmagem em nossa última aula do curso.

Atenção: É possível, e já ocorreu antes, que a banca considere o gênero

cartográfico como uma espécie de “subgênero” do iconográfico, pois ambos
apresentam imagens estáticas. Portanto fiquem atentos: caso isso ocorra, se não tiver
nada mais que torne o item falso, estará correto.
(AGU/2010 – Cespe/UnB) Mapas, perfis, desenhos técnicos e plantas
fazem parte do gênero documental cartográfico.

Resolução
O item está correto. Todos os itens listados acima são exemplos de
documentos do gênero cartográfico, conforme acabamos de estudar.

(TRT-21/2010 – Cespe/UnB) Rolo, jaqueta e cartão-janela são exemplos

de documentos do gênero micrográfico.

Resolução
O item está correto. Todos os exemplos listados são pertencentes ao
gênero micrográfico, pois são resultados do processo de reprodução em
microformas. Trataremos dos detalhes em nossa última aula.

2 - Espécie/Tipologia Documental: os documentos são classificados de acordo com

seu aspecto formal (aparência que assume de acordo com as informações) e sua
função (o objetivo para o qual o documento foi produzido).

Espécie – É o aspecto formal, aparência do doc.

Tipologia – É a junção espécie + função do doc.

Como exemplo, temos o Contrato. O contrato apresenta as informações

de forma que se possa identificá-lo como contrato: possui identificação das
partes, do objeto, das condições, cláusulas, etc. O contrato então é uma
espécie documental (considerando o aspecto formal).

Para saber a tipologia documental, ou simplesmente tipo, acrescentamos

a função. No caso do contrato, acrescentamos, por exemplo, aluguel de
imóvel. Então a função do contrato é realizar um acordo de aluguel de imóvel.

Em resumo, temos o contrato (espécie) de aluguel (função). Essa idéia

pode ser aplicada a vários outros documentos. Vejamos alguns exemplos:

 Alvará (espécie) / Alvará de funcionamento (tipo)

 Declaração (espécie) / Declaração de bens (tipo)
 Relação (espécie) / Relação de bens patrimoniais (tipo)

(TRE-MS/2007 – FCC) A tipologia documental é a junção da espécie

documental com o suporte material.

Resolução
O item está incorreto. Acabamos de entender que o tipo, ou tipologia, é a
junção da espécie (aspecto formal) com a função do documento, e não com o seu
suporte.

É muito importante também conhecer dois outros conceitos: formato e

forma.

3 – Formato:
O formato é a configuração física que o suporte assume. Ex: livro, caderno, folheto,
cartaz, etc.

4 – Forma:

A forma é o estágio de preparação do documento, o seu estado de produção atual.

Ex: rascunho, minuta, original e cópia.

Mneumônico: FormANITTA – Pre-pa-ra!!!

5 - Natureza do Assunto: os documentos podem ser ostensivos

(ou ordinários) ou sigilosos.

Os documentos ostensivos ou ordinários são aqueles cuja informação não

é prejudicial quando de conhecimento geral. São documentos que não
possuem informações estratégicas, nem de teor pessoal, e sua divulgação não causa
nenhum tipo de problema à administração ou a terceiros.

Os documentos sigilosos são aqueles que possuem conteúdo que só

pode ser de conhecimento restrito, e por isso requerem medidas de
segurança especiais para sua custódia e divulgação.

Note que a prorrogação do prazo do sigilo da documentação já não é mais

prevista e a classificação “confidencial” foi suprimida. Anteriormente, um documento
poderia permanecer sigiloso por até 60 anos, ao passo que, sob a égide da Lei de
Acesso à Informação, este prazo pode ser de no máximo 25 anos (ao menos, é a
interpretação que faz mais sentido em face do diploma legal atual).
Ah sim, caso dois documentos de níveis de sigilo diferentes estiverem
reunidos, o nível de sigilo do conjunto segue o do documento mais restrito.
Sim, o tio disse que não havia previsão de prorrogação naquela tabela.
Entretanto, existe uma disposição específica na Lei 12.527/2011, lá nas disposições
finais e transitórias:
Art. 35 (VETADO)
§ 1o É instituída a Comissão Mista de Reavaliação de Informações, que decidirá, no
âmbito da
administração pública federal, sobre o tratamento e a classificação de informações
sigilosas e terá
competência para:
[...]
III - prorrogar o prazo de sigilo de informação classificada como
ultrassecreta, sempre
por prazo determinado, enquanto o seu acesso ou divulgação puder ocasionar
ameaça
externa à soberania nacional ou à integridade do território nacional ou grave
risco às relações
internacionais do País, observado o prazo previsto no § 1o do art. 24.
§ 2o O prazo referido no inciso III é limitado a uma única renovação.
Observe que é uma disposição bastante específica, pois: 1- Somente a
Comissão Mista de Reavaliação de Informações poderá prorrogar o prazo de sigilo
e; 2- Apenas nas hipóteses descritas no inciso III do artigo 35.
E não sinto vergonha nenhuma em admitir: foi um aluno que chamou minha
atenção a isto :P. Eis o porquê desta disposição não ser incorporada ao resto da
tabela.

OBS: Os documentos sigilosos, conforme já dito, somente pode ser consultado

pelo seu destinatário, ou por pessoa legalmente autorizada. Contudo, a Lei de Arquivos
(8.159/91) determina que, caso seja necessário para defesa de direitos, esses
documentos podem ser exibidos em seção reservada, conforme determinação
judicial, ou podem ser emitidas certidões que confirmem seu conteúdo, ou parte dele.

Atenção: Quando um documento, que pertença a um conjunto, dossiê

ou processo, for classificado em um grau de sigilo, todo o conjunto será
classificado no mesmo grau de sigilo, mesmo que não tenha informações desse
caráter.

Quando dois ou mais documentos de um mesmo conjunto forem

classificados em graus de sigilos diferentes, todo o conjunto será classificado com o
grau de sigilo mais alto atribuído aos documentos sigilosos deste conjunto.

(STM/2011 – Cespe/UnB) Os documentos que podem afetar a segurança

da sociedade e do Estado, ou a intimidade, a honra e a imagem de pessoas,
são sigilosos. Todo documento sigiloso pode, entretanto, ser objeto de exibição
reservada, mediante determinação do Poder Judiciário.

Resolução
O item está correto. Acabamos de aprender que pode ser exibido o
conteúdo de documento sigiloso, se necessário para defesa de direitos, pode ser
exibido em seção reservada por determinação judicial.

(STM/2011 – Cespe/UnB) A classificação de sigilo de um grupo de

documentos que formem um conjunto deve ser a mesma atribuída ao
documento classificado com o mais baixo grau de sigilo, de forma a favorecer o acesso
a esse conjunto.

Resolução
O item está incorreto. Quando alguns documentos de um conjunto são
classificados como sigilosos, todo o conjunto será classificado com o grau de
sigilo mais alto atribuído aos seus documentos, de forma a restringir o acesso a esse
conjunto.

Tipos de Correspondências (Espécies Documentais)

Apresento a vocês, textualmente, as espécies documentais mais comuns que

aparecem em prova. De todas elas, preste especial atenção nos ofícios e
memorandos. O manual do qual retirei as definições pode ser encontrado neste link:

Tem alguns tópicos interessantes para quem gosta de redação oficial (ou que
precisará conhecer para quando começar a trabalhar :P). E tem todos os tipos
imagináveis de documentos (eu só relacionarei os que são importantes para a
prova, imaginando que seu examinador não vai inventar justo desta vez):

ATA: É o documento de valor jurídico, que consiste no resumo fiel dos

fatos, ocorrências e decisões de sessões, reuniões ou assembleias, realizadas por
comissões, conselhos, congregações, ou outras entidades semelhantes, de acordo
com uma pauta, ou ordem-do-dia, previamente divulgada. É geralmente lavrada em
livro próprio, autenticada, com as páginas rubricadas pela mesma autoridade que
redige os termos de abertura e de encerramento.

ATESTADO: Documento firmado por servidor em razão do cargo que

ocupa, ou função que exerce, declarando um fato existente, do qual tem
conhecimento, a favor de uma pessoa.

CARTA: Forma de comunicação externa dirigida a pessoa (física ou

jurídica) estranha à administração pública, utilizada para fazer solicitações,
convites, externar agradecimentos, ou transmitir informações.

CERTIDÃO: Declaração feita por escrito, objetivando comprovar ato ou

assentamento constante de processo, livro ou documento que se encontre em
repartições públicas. Podem ser de inteiro teor - transcrição integral, também
chamada traslado - ou resumidas, desde que exprimam fielmente o conteúdo do
original.

CIRCULAR: Comunicação oficial, interna ou externa, expedida para

diversas unidades administrativas ou determinados funcionários.

CONTRATO: É o acordo de vontades firmado pelas partes objetivando

criar direitos e obrigações recíprocas.
CORRESPONDÊNCIA INTERNA: É o instrumento de comunicação para
assuntos internos, entre chefias de unidades administrativas de um mesmo
órgão. É o veículo de mensagens rotineiras, objetivas e simples, que não venham a
criar, alterar ou suprimir direitos e obrigações, nem tratar de assuntos de ordem
pessoal.

DECLARAÇÃO: Declaração é o documento de manifestação

administrativa, declaratório da existência ou não de um direito ou de um fato.

EDITAL: Instrumento pelo qual a Administração dá conhecimento ao

público sobre: licitações, concursos públicos, atos deliberativos etc.

MEMORANDO: O memorando é a modalidade de comunicação entre

unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar
hierarquicamente em mesmo nível ou em nível diferente. Trata-se, portanto, de uma
forma de comunicação eminentemente interna.

OFÍCIO: Correspondência pela qual se mantém intercâmbio de

informações a respeito de assunto técnico ou administrativo, cujo teor tenha
caráter exclusivamente institucional. São objetos de ofícios as comunicações
realizadas entre dirigentes de entidades públicas, podendo ser também dirigidos à
entidade particular. Trata-se de comunicação eminentemente externa.

PARECER: Manifestação de órgãos especializados sobre assuntos

submetidos à sua consideração; indica a solução, ou razões e fundamentos
necessários à decisão a ser tomada pela autoridade competente.
Estes são os tipos recorrentes em prova e que pouca gente conhece o real
significado (você é um desses felizardos agora). Se tiver a curiosidade de ver o link,
verá que decretos, leis, instruções normativas também são documentos, mas não os
coloquei aqui porque são documentos que todo cidadão conhece (ou ao menos,
deveria conhecer :P).
Lógico que se você tiver dúvidas, DEVE perguntar para seu querido professor
no fórum que ele te dirá até o que raios seria uma Instrução Normativa segundo em
seus mínimos detalhes :P.

- Valor do Documento -

O documento só é guardado, preservado pela instituição, porque possui algum valor.

Esse valor pode ser Administrativo ou Histórico.

A Arquivologia denomina o valor administrativo como VALOR PRIMÁRIO.

A Arquivologia denomina o valor histórico como VALOR SECUNDÁRIO.

DICA LEGAL: Valor Primário = Valor Administrativo

Dar suporte/apoio às atividades da instituição

É um valo temporário – Em determinado momento o valor administrativo

irá acabar
 Todo documento nasce com valor administrativo

Finalidade: Servir a Administração

DICA LEGAL: Valor Secundário = Valor Histórico

Documento que perdeu seu valor administrativo, mas adquiriu valor

histórico

Serve de fonte de pesquisa para terceiros e ou para própria instituição

Finalidade: Servir a História

DICA LEGAL: Valor Secundário = Valor Histórico

O documento que possuir valor secundário poderá ser recolhido ao

Arquivo permanente

O documento de valor secundário JAMAIS poderá ser eliminado

Quando um documento é produzido, ele possui um valor primário, que é sua

importância para a atividade que o gerou. Contudo, esse valor é temporário: cessa
logo que a atividade acaba. Mas alguns documentos (não todos) ainda possuem o valor
secundário, que é sua importância para outras atividades ou outros campos diferentes
daqueles que o geraram (podem ser importantes para a pesquisa histórica, ou para a
cultura de uma sociedade, por exemplo). Esse valor é definitivo, e todo documento que
o possui deve ser preservado permanentemente.

Arrumar a partir daqui

1.1 Prazo de Guarda dos Documentos
O Prazo de guarda dos documentos é o período em que o documento deve ser
mantido nos arquivos corrente e intermediário.

O Prazo de guarda vincula-se à determinação do valor do documento, de acordo

com seguintes fatores:

 Freqüência do uso das informações contidas nos documentos

 Existência de leis ou decretos que regulem a prescrição legal dos
documentos (prazo prescricional)
 Existências de outras fontes com as mesmas informações (documentos
recapitulativos)
 Necessidade de guarda de documentos por precaução, em virtude das
práticas administrativas (prazos precaucionais)
1.2 Destinação Final dos Documentos
Todo documento, seguindo o ciclo vital, deverá ao final ser encaminhado à sua
destinação final. A destinação final do documento irá ocorrer no momento em que ele
perder seu valor administrivo/valor primário.

DICA LEGAL: Destinação Final dos Documentos

Eliminação: Quando o documento que perdeu o valor administrativo, não

apresentar valor histórico

Guarda Permanente: Quando o documento que perdeu o valor

administrativo, apresentar valor histórico

1.3 Tabela de Temporalidade de Documentos

É o instrumento resultante da etapa de avaliação dos documentos. É ela, a
tabela de temporalidade, que determina o prazo de guarda dos documentos nas
fases corrente e intermediário, bem como indica a destinação final (eliminação ou
recolhimento para guarda permanente).

A tabela de temporalidade será elaborada pela CPAD - Comissão Permanente

de Avaliação de Documentos ou Comissão de Análise de documentos.

Ex:

Código Assunto Prazo de Guarda Destinação final

Corrente Intermediári
a

002 Planos e projetos de 5 anos 9 anos Guarda

trabalho Permanente

022.11 Cursos internos 5 anos - Guarda

Permanente

024.1 Folha de pagamento 5 anos 95 anos Eliminação

024.2 Escala de Férias 7 anos - Eliminação

A partir dos dados apresentados na tabela acima, podemos verificar a existência

de QUATRO situações.

024.2 – O documento foi criado na fase corrente, cessada essa fase ele será eliminado
sem passar pela fase intermediária.
024.1 – O documento foi criado na fase corrente, cumpre seu prazo de guarda nessa
fase, posteriormente será transferido para o Arquivo Intermediário, onde cumprirá
seu prazo de guarda, cessada essa fase ele será eliminado.

022.11 – O documento foi criado na fase corrente, cessada essa fase ele será
recolhido ao Arquivo Permanente.

002 – O documento foi criado na fase corrente, cessada essa fase ele será transferido
para o Arquivo Intermediário, onde cumprirá seu prazo de guarda, cessada essa fase
ele será recolhido ao Arquivo Permanente.

DICA LEGAL: Transferência

É a passagem dos documentos da fase corrente para a intermediária

DICA LEGAL: Recolhimento

É a passagem dos documentos das fases corrente e intermediária para a

fase permanente
2 Método de Arquivamento
Arquivamento é conjunto de operações destinadas ao acondicionamento e ao
armazenamento de documentos. O método de Arquivamento corresponderá à forma
que os documentos serão armazenados, visando a sua localização futura.

DICA LEGAL: Acondicionamento - Arquivamento Horizontal

Os documentos são dispostos uns sobre os outros

Indicados para Arquivo Permanentes e para documentos de grandes

dimensões como planta, mapa e desenho
 DICA LEGAL: Acondicionamento - Arquivamento Vertical

Os documentos são dispostos um atrás do outro em gaveta ou estantes

Indicado para Arquivo Corrente, agiliza a busca e a localização dos

documentos

Os Métodos de Arquivamento, em relação à ordenação podem ser divididos em DOIS

grandes sistemas: DIRETO e INDIRETO.

DICA LEGAL: Direto

A busca do documento é feita diretamente no local onde está guardado

Característico dos métodos:

Alfabético

Geográfico

Dicionário

Enciclopédico

DICA LEGAL: Indireto

É aquele em que, para se localizar o documento necessita antes concultar

um índice ou um código busca do documento é feita diretamente no local
onde está guardado.

Característico dos métodos:

Numérico simples

Numérico cronológico

Numérico digito-terminal

Decimal

Duplex

Os métodos mais comumente utilizados são os seguintes

 Método Alfabético
 Método Numérico ( Simples, Cronológico ou Digito Terminal
 Método Geográfico
  Método Ideográfico

2.1 Método Alfabético

É um método direto, não exige a adoção de índice para que o documento seja
localizado. A busca se dá diretamente no documeto.

DICA LEGAL: Método Alfabético

Utiliza um nome existente no documento

Utiliza todas as letras do nome, para diferenciar documentos que

começam com a mesma letra

3.1.1 Regras de Alfabetação

O Arquivamento de nomes obedece a algumas regras, chamadas regras de

alfabetação, que são as seguintes:

DICA LEGAL: Nome de Pessoas Físicas

Considerar o último sobrenome, depois o prenome.

Exemplo:

Ariovaldo Dias Furtado

Frank Menezes

Gilberto Alves Resende

Otacílio Guedes Marques

Arquivam-se:
Resende, Gilberto Alves
Menezes, Frank
Marques, Otacício Guedes
Furtado, Ariovaldo Dias

OBS: SOBRENOMES IGUAIS, prevalece a ordem alfabética do prenome:

Exemplo:

Daniele Firme Miranda

 Fábio Corrêa Miranda

Luciano Corrêa Miranda

Veneza Firme Miranda

Arquivam-se:
Miranda, Veneza Firme
Miranda, Luciano Corrêa
Miranda, Fábio Corrêa
Miranda, Daniele Firme

OBS: SOBRENOMES COMPOSTOS de um substantivo e um adjetivo ou ligados

por hífem não se separam, quando transpostos para o início.

Exemplo:

Camilo Castelo Branco

Heitor Villa-Lobos

Joaquim da Boa Morte

Severino Monte Negro

Arquivam-se:

Villa-Lobos, Heitor
Monte Negro, Severino
Castelo Branco, Camilo
Boa Morte, Joaquim da

OBS: SOBRENOMES COMPOSTOS de um substantivo e um adjetivo ou

ligados por hífem não se separam, quando transpostos para o início.

Exemplo:
 Camilo Castelo Branco

Heitor Villa-Lobos

Joaquim da Boa Morte

Severino Monte Negro

Arquivam-se:
Villa-Lobos, Heitor
Monte Negro, Severino
Castelo Branco, Camilo
Boa Morte, Joaquim da

OBS: SOBRENOMES formados com as palavras SANTAS ou SÃO seguem a mesma

regra do sobrenome composto por um substantivo e um adjetivo, quando
transpostos para o início devem ser acompanhandos dos nomes que os sucedem.

Exemplo:

Adriana P. Santa Fé

João do Santo Cristo

José Carlos São Paulo

Ricardo Santa Rita

Arquivam-se:

São Paulo, José Carlos

Santo Cristo, João do
Santa Rita, Ricardo
Santa Fé, Adriana P.

OBS: AS ABREVITIVAS de prenomes têm precedência na classificação de

sobrenomes iguais.

Exemplo:
E. Silva

Edis Silva

Estevão Silva

Everaldo Silva

Arquivam-se:

Silva, Everaldo
Silva, Estevão
Silva, Edis
Silva, E.

OBS: ARTIGOS E PREPOSIÇÕES não são considerados.: a, o,de,d`, da, do, e,

um, uma.

Exemplo:

Arnaldo do Couto

Márcio Mário do Nascimento

Marcos Roberto Araújo da Silva

Ricardo d`Andrade

Arquivam-se:
Silva, Marcos Roberto Araújo da Silva

Nascimento, Marcio Mário do

Couto, Arnaldo do
Andrade, Ricardo d´

OBS: SOBRENOMES que exprimem grau de parentesco são considerados parte do

último sobrenome.
Exemplo:

Edison Miranda Júnior

Osório Miranda Neto

Márcio Cerqueira Sobrinho

Wilson Rodrigues da Silva Filho

Arquivam-se:
Silva, Wilson Rodrigues da Silva Filho

Miranda Neto, Osório

Miranda Júnior, Edison
Cerqueira Sobrinho, Márcio

OBS: TÍTULOS não são considerados, Mas são colocados após o fim do nome,
entre parênteses.

Exemplo:

Coronel Emerson Pontes

Ministro Jorge Cardoso

Professor Carlos Fernandes

Soldado Wilson R. Silva

Arquivam-se:

Silva, Wilson R. (Soldado)

Pontes, Emerson (Coronel)
Fernandes, Carlos (Professor)
Cardoso, Jorge (Ministro)

OBS: NOMES ESTRANGEIROS são considerados pelo último sobrenome, salvo no

caso de nomes espanhóis e orientais.
Exemplo:

Arnold Schwazernegger

George Walker Bush

Charles Chaplin

Adolf Hitlher

Arquivam-se:

Schwazenegger, Arnold
(Soldado)
Hitler, Adolf
Chaplin, Charles
Bush, George Walker

OBS: NOMES ESTRANGEIROS ESPANHOIS ou HISPÂNICOS (países de língua

espanhola), os dois últimos nomes sobrenomes devem ser transportados para o
início.

Exemplo:

Enrico Gutierrez Salazar

Juan Ramirez Abadia

Maria Pereira de La Fuente

Pablo Puentes Hernandez

Arquivam-se:

Ramirez Abadia, Juan

Puentes Hernandez, Pablo
Pereira de , Maria
Gutierrez Salazar, Enrico

OBS: NOMES ESTRANGEIROS ORIENTAIS – JAPONESES, CHINESES,

COREANOS E ARÁBES, são registrados como se apresentam.
Exemplo:

Abdulah Mustafah – (árabe)

Law Kim Chong – (coreano)

Li Yutang – (chinês)

Sasazaki Yonoyama (japonês)

Arquivam-se:

Sasazaki Yonoyama
Li Yutang
Law Kim Chong
Abdulah Mustafah

OBS: FIRMAS, EMPRESAS e INSTITUIÇÕES, se registra como se apresentam,

mas não se consideram os artigos e preposições.

Exemplo:

Antonio Silva e Cia

Associação dos Jornalistas

A Tentação

El País

Arquivam-se:

Tentação, ( A)
País, (El)
Associação dos Jornalistas
Antonio Silva e Cia

OBS: EM TÍTULOS DE CONGRESSO, CONFERÊNCIAS, ASSEMBLEIAS, os

Números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre
parênteses.

Exemplo:
 II Encontro Nacional de Arquivistas

3º Curso de Ciências Contábeis

Quinto Congresso de Biblioteconomia

24º Seminário de Direito

Arquivam-se:
Seminário de Direito (24º)

Encontro Nacional de Arquivistas (II)

Curso de Ciências Contábeis (3º)

Congresso de Biblioteconomia (quino)

2.2 Método Numérico

É quando o método de arquivamento é feito por ordenação numérica.

DICA LEGAL: MÉTODO NUMÉRICO

 Método Numérico Simples

 Método Numérico-Cronológico
 Método Numérico-Digito-Terminal

2.2.1 Método Numérico Simples

Quando o principal elemento a ser considerado em um documento é o seu número.

É dado um número para cada documento

A busca é feita por um nome, por isso exige um índice alfabético, também
conhecido como ONOMÁSTICO.

DICA LEGAL: MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES

 Métodos que necessitam de índices são INDIRETOS

2.2.2 Método Numérico-Cronológico

Documentos organizados por uma data. Não é necessário que seja a data de
produção do documento.
 É o método ideal para arquivar documentos contábeis (balanço e balancete, diário),
contas a pagar, contas a receber.

DICA LEGAL: MÉTODO NUMÉRICO-CRONOLÓGICO

Exemplos:

Balanço contábil de : 1998, 1999, 2000

Contas de água por mês: 01, 02, 03

Prontuário médico organizado por data de nascimento do paciente.

João Paulo Medeiros – nascimento – 15/10/1980

2.2.3 Método Numérico-Digito-Terminal

Documentos organizados a partir de números que a eles foram atribuídos. Muitas
vezes, porém, tais números são enormes, dificultando o trabalho. Assim o método
Digito-Terminal ( dois últimos números) será o indicado.

DICA LEGAL: MÉTODO NUMÉRICO DIGITO-TERMINAL

Decompor o número dois a dois e utilizar os dois últimos números

Ex: Número do documento: 198.465

Para o arquivamento: 19.84.65

OBS: Comparação entre os métodos Numéricos: Simples e Digito-Terminal

Números a serem Método Numérico Método Numérico

organizados Simples
Digito-Terminal

34.758 7.666 03-47-58

254.786 34.758 00-76-66

915.698 254.786 25-47-86

 7.666 477.998 91-56-98

477.998 915.698 47-79-98

Organizados em ordem Ordenação feita a partir

crescente dos

dois últimos dígitos

Organizados em ordem
crescente

2.3 Método Geográfico

Os documentos serão arquivados de acordo com local, lugar ou setor.

É considerado a origem, a procedência do documento.

DICA LEGAL: MÉTODO GEOGRÁFICO

Local ou Setor de origem = Procedência = Lugar

DICA LEGAL: MÉTODO GEOGRÁFICO

Podem ser por:

 País
 Estado
 Cidade
DICA LEGAL: MÉTODO GEOGRÁFICO – PAÍS

Os PAÍSES deverão ficar em ordem alfabética

Dentro de cada país, a 1ª cidade deverá ser a CAPITAL

As demais cidades seguem em ordem alfabética

Exemplo:

MALÁSIA
GRÉCIA
FRANÇA
ESPANHA
CANADÁ
 ARGENTINA
Buenos Aires
Córdoba
Mar del Plata
Mendonza
Três Lagos

DICA LEGAL: MÉTODO GEOGRÁFICO – ESTADO

Os ESTADOS deverão ficar em ordem alfabética

Dentro de cada estado, a 1ª cidade deverá ser a CAPITAL

As demais cidades seguem em ordem alfabética

Exemplo:

TOCANTINS
SÃO PAULO
PARANÁ
GOIÁS
CEARÁ
BAHIA
ALAGOAS
Maceió
Arapiraca
Palmeira dos Índios
Penedo
Santana do Ipanema

DICA LEGAL: MÉTODO GEOGRÁFICO – CIDADE

Quando o Arquivo é organizado por cidade, sem a separação por

estado, deverão:

As CIDADES deverão ficar em ordem alfabética

Indicar ao final de cada cidade, o estado correspondente.

Exemplo:
 Taguatinga (DF)
São Paulo (SP)
Piripiri (PI)
Macapá (AP)
Lages (SC)
Campinas (SP)
Arapiraca (AL)

2.4 Método Ideográfico

Organiza os documentos por assunto. Uma vez idenficados os assuntos, os temas
gerais podem ser considerados por nome ou códigos numérico a eles atribuídos. Os
códigos numérico sempre apresentação uma relação do GERAL para o Particular.

DICA LEGAL: MÉTODO IDEOGRÁFICOS

Podem ser Alfabético ou Numéricos

DICA LEGAL: MÉTODO IDEOGRÁFICOS - ALFABÉTICO

DICIONÁRICO – Ordenação alfabética, como um dicionário

Exemplo:

Salários
Férias
Demissão
Controle de estoque
Contas a receber (SC)
Contas a pagar
Admissão
DICA LEGAL: MÉTODO IDEOGRÁFICOS - ALFABÉTICO

ENCICLOPEDICO – Organizados, agrupados sob títulos gerais e

dentro dele alfabeticamente

Exemplo:

FINANCEIRO

Contas a pagar

Contas a receber

MATERIAL

Material de consumo

Material permanente

PESSOAL

Abono

Admissão

Férias
 DICA LEGAL: MÉTODO IDEOGRÁFICOS NUMERICO

atribuídos a cada assunto: DUPLEX ou DECIMAL, do Geral para o

Particular

DICA LEGAL: MÉTODO IDEOGRÁFICOS - DECIMAL

É Limitado a divisão de 10 classes

É o método utilizado pelo CONARQ

Atribuídos do Geral para o Particular

DICA LEGAL: MÉTODO IDEOGRÁFICOS - DUPLEX

NÃO possui limitação de criação de classes

Exemplos

DUPLEX DECIMAL

1 – PESSOAL 020 – Pessoal

1-1 Férias
1-2 Admissão 022 – Aperfeiçoamento e
1-3 Salários treinamento
1-4 Demissão
022.1 – Cursos
2 – FINACEIRO
2.1 Contas a pagar 022.12 – Promovidos por outra
instituição
2.2 Contas a receber
022.121 – No Brasil
3 – MATERIAL
3.1 Material de consumo 022.122 – No Exterior
3.2 Material permanente 022.2 – Estágios

022.21 – Promovidos por outra

instituição

022.221 – No Brasil

022.222 – No Exterior
2.5 Método de Arquivamento que deverá ser adotado?
Na hora de escolher o Método de arquivamento devemos considerar a natureza
dos documentos ( especiais ou especializados) e a estrutura da instituição.
A instituição poderá adotar quantos métodos forem necessários para bem organizar
seus documentos

DICA LEGAL: MÉTODO DE ARQUIVAMENTO - A escolha

O Método de Arquivameto é escolhido pela Natureza dos documentos e

pela estrutura da instituição

A instituição pode ter quantos métodos forem necessários

3 Organização do Arquivo

No momento em que uma organização toma a decisão de organizar seu arquivo,

é necessário que seja realizada uma campanha de sensibilização a toda
empresa, envolvendo os diversos níveis hierárquicos, com o objetivo de envolver
todos no projeto. A organização do Arquivo de uma instituição ocorre em quatro
etapas:

 Levantamento de dados;
 Análise dos dados coletados;
 Planejamento;
 Implantação e acompanhamento

DICA LEGAL: ORGANIZAÇÃO DOS ARQUIVOS – 4 ETAPAS

1 – Levantamento dos dados

2 – Análise dos dados coletados

3 –Planejamento

4 – Implantação e acompanhamento

3.1 Levantamento dos dados

Nessa fase é necessário realizar o estudo, o exame dos estatutos, regimentos,
regulamentos, normas, organogramas. É necessário, nessa fase, conheecer os
dados relativos aos documentos que circulam na instituição.

DICA LEGAL: ORGANIZAÇÃO DOS ARQUIVOS – Levantamento

É necessário conhecer, analisar, estudar:

 Normas, organogramas, estatuto, regimento

Gêneros documentos ( textual, iconográfico, sonoro, etc..)

Espécies mais freqüentes ( ofício, relatório, fatura, projeto, eto..)

Modelos e formulários em uso

Quantidade e estado de conservação do acervo

Métodos de Arquivamento utilizados

Existência de registro e protocolo

Média de arquivamento diário

Controle de empréstimo e consulta

Existência de normas e manuais de arquivo

DICA LEGAL: ORGANIZAÇÃO DOS ARQUIVOS – Levantamento

É necessário conhecer, também:

Quantidade de servidores no arquivo, formação profissional e

escolaridade

Quantidade de equipamento, modelo e estado de uso

Situação física do arquivo ( área ocupada, luminosidade, umidade, tipo

de proteção contra incêndio e outros sinistros)

3.2 Análise dos dados coletados

Nesta fase com base nos dados coletados no levantamento, será feito o
DIAGNÓSTICO sobre a real situação do arquivo. É com base nesse diagnóstico irá
propor as alterações, modificações necessárias.

O Diagnóstico deverá indicar os pontos de atrito, as falhas existentes na instituição

quanto ao uso dos arquivo.

DICA LEGAL: ORGANIZAÇÃO DOS ARQUIVOS – Análise de dados

Elaboração do DIAGNÓSTICO

3.3 Planejamento
É nesta fase que será elaborado o PLANO ARQUIVISTICO.
 Ele definirá a posição do arquivo na estrutura do órgão, os serviços, as normas e
todo recurso necessário para o bom funcionamento.

DICA LEGAL: ORGANIZAÇÃO DOS ARQUIVOS – Planejamento

Deverá considerar:

 Posição do arquivo na estrutura do órgão

 Centralização ou descentralização do Arquivo
 Método de arquivamento
 Normas de funcionamento
 Qualificação de recursos humanos
 Instalações e equipamentos
 Constituição de Arquivos intermediário e permanente
 Recursos financeiros necessários e os disponíveis

3.4 Implantação e Acompanhamento

É nessa fase que o que foi planejado será colocado em prática, será executado,
será implantado. É nessa fase que as orientações e normas descritas no MANUAL
DE ARQUIVO serão implantadas na instituição.

DICA LEGAL: ORGANIZAÇÃO DOS ARQUIVOS – Implantação e

Acompanhamento

Implantação e acompanhamento e controle de tudo que foi planejado

Implantação das orientações descritas no Manual de Arquivo

O Manual de arquivo deverá ser sempre revisto, atualizado quando

necessário

4 Gestão de Documentos
Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de
produção, tramitação e uso, avaliação e arquivamento de documentos em fases
corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente.

Lei 8.159/1991 -  § 3º

A Gestão de documentos é atingida por meio do planejamento, organização,

controle, coordenação, dos recursos humanos, do espaço físico e dos
equipamentos, com o objetivo de aperfeioçar o ciclo documental.

DICA LEGAL: GESTÃO DE DOCUMENTOS

 Qualquer atividade que vise controlar o fluxo de documentos existentes,
de forma a assegurar a eficiência das atividades

DICA LEGAL: GESTÃO DE DOCUMENTOS - OBJETIVOS

 Garantir, assegurar, de forma eficiente: a produção, administração,

manutenção e destinação de documentos
 Garantir que a informação estará disponível no momento necessário
ao usuário (instituição, estado, pessoa)
 Eliminação de documentos que não possuem administrativo, fiscal,
legal ou para fins de pesquisa científica ou histórica
 Assegurar uso adequado da micrográfica, processamento
automatizado de dados, e outras técnicas da gestão da informação
 Contribui para o acesso e a preservação dos documentos que
deverão ser guardados e preservados por seus valores históricos,
cintíficos, valores secundários.

4.1 A Gestão Documental acontece em 3 FASES básicas:

PRODUÇÃO - UTILIZAÇÃO - DESTINAÇÃO

4.1.1 Gestão Documental - PRODUÇÃO

Elaboração de documentos em razão das atividades específicas de uma
instituição ou setor.

DICA LEGAL: GESTÃO DE DOCUMENTOS – PRODUÇÃO – 1ª FASE

Otmização na criação de documentos

Evitar a reprodução desnecessário de documentos

Acontece na fase corrente

4.1.2 Gestão Documental - UTILIZAÇÃO

Elaboração de documentos em razão das atividades específicas de uma
instituição ou setor.

DICA LEGAL: GESTÃO DE DOCUMENTOS – UTILIZAÇÃO – 2ª FASE

É referente ao fluxo percorrido pelos documentos, necessários ao

cumprimento de sua função administrativa, assim como sua guarda após o
tramite

DICA LEGAL: GESTÃO DE DOCUMENTOS – UTILIZAÇÃO – 2ª FASE

 Essa fase envolve as atividades de protocolo, classificação de documentos,
controle de acesso e recuperação da informação

Elaboração de instrumentos de recuperação

É desenvolvida a gestão de arquivos correntes e intermediários

4.1.3 Gestão Documental – AVALIAÇÃO e DESTINAÇÃO

Atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos.

DICA LEGAL: GESTÃO DE DOCUMENTOS – AVALIAÇAÕ – 3ª FASE

Decidir quais documentos serão eliminados e quais serão preservados

permanentemente

Acontece no Arquivo Corrente e Intermediário

É regida pela lei 8.159/91

4.1.4 Gestão Documentos – Gestão de Arquivos Correntes e Intermediários

DICA LEGAL: GESTÃO DE DOCUMENTOS CORRENTES

Procedimentos de classificação, registro, autuação e controle da

tramitação, expedição e arquivamento

Têm o objetivo de facilitar o acesso as informações contidas nos

documentos

As unidades responsáveis por esses serviços são o Arquivo e o

Protocolo, Arquivo de Comunicações administrativas e o serviço de
comunicações.

DICA LEGAL: GESTÃO DE DOCUMENTOS INTERMEDIÁRIOS

Responsável pela guarda física de documentos de uso pouco freqüente

 Atendem as consultas aos órgãos/setores depositantes

 Coordenam a transferência de documentos ao seu depósito
 Aplicam a tabela de temporalidade para fins de eliminação ou
recolhimento
 Coordenam o recolhimento de documentos permanentes para o
arquivo da 3ª idade.

DICA LEGAL: GESTÃO DE DOCUMENTOS INTERMEDIÁRIOS

 Os documentos só devem ser aceito para guarda intermediária quando for
conhecido: Conteúdo; prazo de guarda e data de eliminação ou
recolhimento

DICA LEGAL: GESTÃO DE DOCUMENTOS INTERMEDIÁRIOS

Os documentos transferidos ao Arquivo Intermediário, continuam sendo de

posse dos setores que os transferiram

 Podem consultá-lo
 Podem tomá-lo emprestado
 A consulta por 3º só é permitida se autorizada pela unidade que o
transferiu
 Geralmente o espaço físico (depósitos de arquivamento intermediário) são
localizados fora do centro urbano. Mas devem permitir a conservação
adequada contra incêndio, poluição atmosférica, excesso de umidade e
luz.

5 Protocolo
Conjunto de operações e procedimentos visando o controle dos documentos que
ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar, garantir a imediata localização e
recuperação do documento. Garantido assim o acesso a informação.

O Protocolo realiza as seguintes atividades/operações:

 Recebimento
 Registro
 Autuação
 Classificação
 Expedição/Distribuição
 Controle/Movimentação

DICA LEGAL: PROTOCOLO

A atividade de protocolo é uma atividade típica de arquivo corrente

DICA LEGAL: PROTOCOLO - Recebimento

Receber os documentos produzidos pela instituição ou o aqueles

produzidos por outras instituições, que para lá foram encaminhados
DICA LEGAL: PROTOCOLO – Registro

 Procedimento no qual o protocolo cadastra os dados básico do documento

 Cadastrado em um sistema de controle ( manual ou informatizado)
 Os dados são utilizados para localização do documento

DICA LEGAL: PROTOCOLO – Autuação

 Documentos são transformados em processo – abertura de

processo
 Inserção de capa específica
 Numeração das páginas
 Atribuição de nº de identificação do processo

DICA LEGAL: PROTOCOLO – Classificação

Uma vez recebido no protocolo, o documento será analisado para

identificar o assunto, classificando de acordo com o código de
classificação de documentos

 Documentos que estiverem em envelopes fechados DEVERÃO SER

ABERTOS no PROTOCOLO
 Os únicos documentos que não são abertos no protocolo são:
PARTICULAR e SIGILOSO (natureza do assunto)

DICA LEGAL: PROTOCOLO – Classificação

Os documentos OSTENSIVO (natureza do assunto) deverão ser abertos,

analisados, classificados, registrados, antes de serem encaminhados aos
seus destinatários

DICA LEGAL: PROTOCOLO – Expedição / Distribuição

Enviar os documentos para os seus destinatários

 DISTRIBUIÇÃO: remessa de documentos para os destinatários dentro do

próprio órgão
 EXPEDIÇÃO: remessa de documentos para outro órgão

DICA LEGAL: PROTOCOLO – Controle da Movimentação/Tramitação

  Atividade que consiste em identificar os setores pelos quais passam os
documentos. Para recuperá-lo com agilidade quando necessário, bem
como identificar possíveis atrasos na tramitação.
 É realizado por sistemas informatizados ou manuais (livro, ficha de
protocolo)

6 Procedimento administrativos em relação ao processo

Processo é documento ou conjunto de documentos que exigem estudo detalhado e
procedimentos expressados por despachos, pareceres técnicos, anexo, instruções
de pagamento de despesa. Que a partir de autuados, são autorizados pelo órgão a
executar tal procedimento.

 Autuação
 Numeração de folhas
 Juntada
o Juntada por anexação
o Juntada por apensação
 Desapensação
 Desentranhamento de peças
 Desmembramento de peças
 Diligência
 Encerramento de processo e abertura de volume
 Encerramento de processo
 Abertura de volume
 Reconstituição de processo

DICA LEGAL: PROTOCOLO – Autuação

Também conhecida como formação, abertura de processo

 Colocação de capa, ordenação cronológica das peças;

 Colocar etiqueta na capa com o nº de protocolo
 Numerar as folhas, apor carimbo e rubrica
 Registrar, conferir
 Encaminhar fisicamente para o setor pertinente
 Descartar o envelope, ele não será peça do processo

DICA LEGAL: PROTOCOLO – Numeração das folhas

Serão numeradas em ordem crescente, sem rasura, com carimbo próprio

para colocação de número. Colocar no canto superior direito da página.

 A primeira folha é a número 1

 A capa não será numerada
 A numeração inicial é feita no protocolo central ou setorial
  Cada unidade que receber o processo e colocar mais peças deverá
numerá-las
 A peça que estiver em tamanho reduzido deverá ser colocada em folha
branco maior
 Processos vindos de outros órgãos públicos só serão renumerados se a
respectiva numeração estiver incorreta
 Qualquer solicitação ou informação, deverá ser feita por despacho no
próprio documento ou em folha de despacho.

DICA LEGAL: PROTOCOLO – Juntada

Será executada pelo protocolo Central ou Setorial, mediante despacho

ANEXAÇÃO: Dependência entre processos a serem anexados

APENSAÇÃO: Não há dependências entre os processos

Na anexação existe o processo PRINCIPAL (MAIS ANTIGO) e o MAIS ACESSÓRIO

(MAIS RECENTE).

Exemplos:

Processo Principal Processo Acessório

Inquérito Administrativo Recurso contra decisão do inquérito
Aquisição de material Prestação de contas
DICA LEGAL: PROTOCOLO – Juntada Anexação

 O processo acessório é renumerado

 Lavrar termo de anexação na última folha do mais antigo
 Anotar na capa do principal o nº do acessório (anexado)
 Registrar no sistema a juntada por anexação

DICA LEGAL: PROTOCOLO – Juntada Apensação

 Colocar os processos um sob o outro, ficando em segundo plano o

processo que pediu a juntada.
 Cada processo continua com sua numeração original
 Lavrar termo de apensação no processo mais antigo, que ficará em
primeiro lugar
 Anotar no processo que ficará em primeiro lugar o nº do apensado
 Registrar nos sistema a juntada por apensação
DICA LEGAL: PROTOCOLO – Desapensação

Após decisão final o processo poderão ser desapensados nos protocolo

setorial onde se encontrem

 É executada mediante indicação em despacho

 A desapensação ocorrerá antes do arquivamento
 Lavrar o termo de desapensação no processo que solicitou a
juntada
 Colocar despacho de encaminhamento em cada processo
 Registrar em sistema a desapensação

DICA LEGAL: PROTOCOLO – Desentramento de peças

A retirada de folha ou peça acontecerá onde se encontrar o processo,

mediante despacho

 Sempre que houver retirada colocar, lavrar termo de desentramento após

o último despacho
 A numeração continua a mesma
 É vedada a retirada da folha ou peça inicial do processo

DICA LEGAL: PROTOCOLO – Desmembramento de peças

 É feita para forma outro processo, ocorrerá mediante despacho.

 Retirar o documento que constituirá outro processo
 Apor termo de desentramento no local onde foi retirado o
documento
 Proceder autuação do documento retirado e renumerar as páginas
do novo processo

DICA LEGAL: PROTOCOLO – Diligência

Quando o processo, tendo deixado de atender a uma formalidade

indispensável ou disposição legal é devolvido ao órgão para sanar a
pendência. Deverá ser enviado a instituição para que em prazo
especificado devolva com a diligencia sanada.

 Vencido o prazo sem a conclusão da exigência, a instituição

anexara cópia da convocação e o devolverá ao órgão que pediu
diligência

DICA LEGAL: PROTOCOLO – Encerramento

  O encerramento acontecerá quando:
 Pleito indeferido
 Pleito atendido, ou cumprimento dos compromissos arbitrados
 Pela expressa desistência do interessado
 Quando o desenvolvimento do processo for interrompido por
período superior a um ano, por omissão da parte interessada

DICA LEGAL: PROTOCOLO – Abertura de volume

 Um processo não deve exceder a 200 folhas

 A colocação de colchetes deverá ser a 2 cm da margem esquerda
 Colocar na última folha do volume anterior o termo de
encerramento de volume, devidamente numerado
 Colocar no novo volume, logo depois da capa o termo de abertura
de volume

Princípios Arquivísticos

A Arquivologia, enquanto ciência, possui princípios que devem orientar seus

trabalhos e estudos. Esses princípios são utilizados desde o final do século XIX e
constituem a própria base da Arquivística Moderna. Vamos a eles:

Princípio da Proveniência ou do Respeito aos Fundos: Este é o mais

importante princípio da Arquivologia. Ele afirma que os documentos e arquivos
originários de uma pessoa ou instituição devem manter sua individualidade, não
podendo ser misturados com os arquivos de origem diversa . O arquivo deve refletir a
organização e funcionamento de seu produtor, razão pela qual não deve ser alterado
(ter documentos retirados, acrescidos de forma indevida ou misturados com os de
outras pessoas ou instituições). Ao conjunto arquivístico de uma pessoa ou entidade
chamamos de “fundo arquivístico”.

Princípio da Organicidade: Este deriva do Principio da Proveniência. A

organicidade é a qualidade segundo a qual os documentos devem manter uma
organização que reflita fielmente a estrutura, funcionamento e relações internas e
externas de seu produtor. Os documentos de arquivo são complementares, e possuem
mais valor quando em seu conjunto.

ORGANIZAÇÃO = ORGANICIDADE

Princípio da Ordem Original: Princípio segundo o qual o arquivo deve

conservar o arranjo dado pela entidade que o produziu, seja ela coletiva, pessoa
ou família. Este princípio enuncia que levando-se em conta as relações
estruturais e funcionais que presidem a origem dos arquivos, a sua ordem
original deve ser mantida quando o mesmo for recolhido, pois garante sua
organicidade.
A aplicação deste princípio mantém a classificação inicial dos documentos, e não sua
organização inicial.

Princípio da Unicidade: É a qualidade pela qual os documentos de

arquivo, independente de sua forma, espécie, tipo ou suporte, preserva seu
caráter único, pelo contexto de sua produção. Os documentos são criados por uma
atividade específica e para atender a necessidade determinada; portanto, mesmo que
haja outro documento igual no arquivo, ainda assim eles serão únicos, pois as
atividades e necessidades que motivaram sua produção são únicas.

Princípio da Indivisibilidade ou Integridade Arquivística: Também

derivado do Principio da Proveniência, É a qualidade pela qual os fundos devem
manter-se preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada
ou acréscimos indevidos de peças documentais. Como dito anteriormente, os fundos de
arquivo devem refletir a estrutura e o funcionamento da instituição, e os documentos
que o compõem têm muito mais valor quando no seu conjunto do que fora dele.
Portanto, os fundos devem manter-se completos para refletir o mais fielmente possível
o seu produtor, o que não ocorrerá se o mesmo não estiver íntegro.

Princípio da Cumulatividade: Este princípio afirma que os arquivos

são uma formação progressiva, natural e orgânica. Diferente da biblioteca e de outros
órgãos de documentação (que veremos mais adiante), em que a
cumulação de documentos se dá de forma gradativa (com a aquisição dos
documentos por compra, permuta ou doação), o arquivo acumula seus
documentos conforme seu produtor realiza suas atividades. Os documentos de arquivo
são, então, um produto imediato, natural e direto dessas atividades.

Princípio da Territorialidade: Este princípio, nascido de questões

políticas pelas fronteiras do Canadá, é utilizado no sentido de definir o
domicílio legal dos documentos, ou seja, a “jurisdição”, o local onde serão
produzidos seus efeitos. Essa jurisdição do documento deve ser definida
conforme a área territorial, a esfera de poder e o âmbito administrativo onde foi
produzido ou recebido o documento. O documento deve se manter o mais próximo
possível do local onde foi produzido, seja uma instituição, uma região específica ou
uma nação.

Exceções: Documentos produzidos por acordos diplomáticos ou por ações militares.

Teoria das Três Idades: Também conhecida como Ciclo Vital dos
Documentos, ou Estágio de Evolução dos Arquivos, esta teoria constitui um
verdadeiro marco na história da Arquivística. Ela afirma que os documentos de um
arquivo passam por estágios conforme seus valores mudam. Quando um documento é
produzido, ele possui um valor primário, que é sua importância para a atividade que o
gerou. Contudo, esse valor é temporário: cessa logo que a atividade acaba. Mas alguns
documentos (não todos) ainda possuem o valor secundário, que é sua importância
para outras atividades ou outros campos diferentes daqueles que o geraram (podem
ser importantes para a pesquisa histórica, ou para a cultura de uma sociedade, por
exemplo). Esse valor é definitivo, e todo documento que o possui deve ser preservado
permanentemente.

Princípio da Reversibilidade: É a qualidade pela qual os procedimentos, métodos,

decisões e processos adotados no arquivo são reversíveis, ou seja, podem ser
“desfeitos”. São exemplos: a passagem de documentos entre as fases, a atribuição de
código de assunto a um documento, a tramitação e arquivamento, etc.

Operações que não podem ser desfeitas (exceções ao princípio):

1 - Expedição de documentos (uma vez que o documento sai, não há como recuperá-
lo, devendo ser emitido outro solicitando a desconsideração) e
2 - Eliminação de documentos (o documento eliminado jamais pode ser recuperado).

Princípio da Pertinência ou Temático: É a qualidade pela qual os

documentos, quando recolhidos a uma instituição arquivística, devem ser
reclassificados e reorganizados por assuntos, independentemente da sua
proveniência e organização originais. Este conceito não é mais adotado na
Arquivística por ir de encontro ao Princípio da Proveniência. Se todos os
documentos são classificados e reorganizados de acordo com um plano geral,
desprezando a organização original, o conjunto perderá sua razão de ser, que é refletir
e mostrar as atividades e organização das instituições.

Mneumônico: Princípio da Pertinência ou Temático este em desuso = PT não rola

mais!!!

Atenção: Existem ainda outros princípios que dificilmente aparecerão

em provas, mas que podem confundir. São eles:

Princípio da Pertinência Funcional ou Proveniência Funcional: Este

princípio determina que os documentos devam ser transferidos de uma autoridade a
outra quando ocorrer mudanças políticas ou administrativas, para garantir a
continuidade administrativa. Também está em desuso.

Princípio da Pertinência Territorial: Este princípio afirma que os

documentos deveriam ser transferidos para a custódia de arquivos com jurisdição
arquivística sobre o território ao qual se reporta o seu conteúdo, sem levar em
conta o lugar em que foram produzidos.

Princípio da Proveniência Territorial: Este princípio, contrário ao

anterior, afirma que os documentos deveriam ser conservados em serviços de arquivos
do território no qual foram produzidos, com exceção daqueles produzidos por
operações militares ou representações diplomáticas.

(EBC/2011 – Cespe/UnB) Quando se preserva a forma original de

organização dos documentos, aplica-se o princípio da pertinência.

Resolução
O item está incorreto. Em primeiro lugar, sabemos que o princípio da
pertinência não é mais aplicado na prática arquivística atual; ele vai de
encontro a outros princípios e à própria razão de existir de um arquivo, que é refletir a
identidade e atividades do seu produtor.

Para ilustrar melhor sua aplicação, vamos analisar um exemplo: vamos

supor que sejam recolhidos ao Arquivo Nacional os arquivos do Ministério da
Saúde e da ANS. De acordo com este princípio, os documentos desses dois
arquivos deveriam ser guardados juntos, literalmente misturados, pois tratam do
mesmo assunto (pasta Saúde do Governo Federal). Mas e se um usuário for consultar,
por exemplo, sobre a história da ANS? Como faria, se os documentos estão misturados
e organizados de forma a não refletir essa
história? Não há a possibilidade de atender às necessidades de pesquisa dessa forma...
E se o arquivo não pode atender às necessidades de pesquisa, não há por que ele
existir.

Em segundo lugar, o princípio que determina a organização dos

documentos é o da Organicidade, como vimos mais ao fim da aula.

(AGU/2010 – Cespe/UnB) Ao se aplicar o princípio de respeito aos fundos

em um conjunto documental de uma organização pública ou privada, são
identificados os documentos destinados à guarda permanente ou à eliminação.

Resolução
O item está incorreto. O princípio do Respeito aos Fundos, por si só, não
garante a valoração de um documento. Para se determinar se um documento possui
ou não valor secundário, isto é, será ou não eliminado, é necessário um processo
muito complexo, realizado por uma comissão determinada formada especialmente para
este fim: a Avaliação. Estudaremos este processo em nossa próxima aula.

(EBC/2011 – Cespe/UnB) Para a obtenção do fundo de arquivo, deve-se

aplicar o princípio da naturalidade.

Resolução
O item está incorreto. O fundo de arquivo nada mais é do que o conjunto
formado pelos documentos de um mesmo produtor. Assim, para se formar um fundo,
devemos manter unidos os documentos que foram produzidos por uma mesma
entidade, no exercício de suas funções. E o princípio que determina essa união, além
de proibir a sua dispersão ou acréscimos indevidos, é o da Proveniência, ou como o
próprio nome sugere, o do Respeito aos Fundos.

Exercícios

01 - (TJ-ES/2011 – Cespe/UnB) Os documentos de arquivo não são

coletados artificialmente como os objetos de um museu, mas acumulados em função
dos objetivos práticos da administração, o que constitui característica de unicidade.

03 - (MS/2010 – Cespe/UnB) Os documentos públicos devem ser

mantidos em unidades diferentes que correspondam à sua origem em
determinado órgão governamental.

07 - (TJ-ES/2011 – Cespe/UnB) A aplicação do princípio da ordem

original mantém os documentos na ordem física que eles tinham no setor de trabalho.
(NÃO ENTENDI)

09 - (ANEEL/2010 – Cespe/UnB) Os princípios arquivísticos, entre eles o

princípio de respeito aos fundos, que fundamentam a prática arquivística
contemporânea foram elaborados nos últimos quarenta anos, principalmente a partir
da chamada explosão da informação.
18 - (AGU/2010 – Cespe/UnB) Uma das principais funções do arquivo
intermediário é armazenar temporariamente os documentos que não são mais
movimentados.

20 - (INSS/2008 – Cespe/UnB) Os documentos podem passar pelas três

idades documentais, mas, obrigatoriamente, apenas pelos arquivos correntes.

Gabarito Comentado
Item Resposta Comentário
01 Errado A unicidade determina que o documento de arquivo é único em seu
contexto. O item se refere ao princípio da Cumulatividade.

03 Certo Uma pequena aplicação do princípio da Territorialidade, onde os documentos

devem estar o mais próximo possível de seu produtor.

07 Errado A aplicação deste princípio mantém a classificação inicial dos

documentos, e não sua organização inicial.

09 Errado Os princípios arquivísticos, especialmente o da Proveniência e da Ordem

Original, datam da Idade Moderna, quando os arquivos ganharam importância para a
sociedade.

18 Certo Vimos que os documentos de arquivo intermediário são os que possuem

ainda utilidade administrativa, mas têm baixa freqüência de utilização.

20 Certo Conforme explicado em item anterior, o arquivo corrente é a única fase

obrigatória, pois é onde “nascem” todos os documentos.

AULA 02

 Gestão de Documentos;
 Protocolo;
 Acondicionamento e Armazenamento;
 Conservação, Restauração e Preservação de Documentos.

Gestão de Documentos

Vamos recorda o funcionamento da Teoria das Três Idades, pois é

fundamental o sem entendimento.

A Teoria das Três Idades, Ciclo Vital dos Documentos ou Estágio de

Evolução dos Arquivos (lembrem-se dessas expressões) afirma que os arquivos podem
ser divididos e tratados em três fases distintas e complementares, que são a
corrente, a intermediária e a permanente.

Todos os documentos, quando são criados ou recebidos por uma

instituição, podem possuir dois valores distintos: o valor primário, que dizemos ser o
valor principal, imediato, ligado diretamente aos objetivos que levaram à criação do
documento; e o valor secundário, que é mediato, acessório e não está ligado
diretamente aos objetivos que levaram à sua criação.
Todo documento, quando criado ou recebido, possui o valor primário; se não
fosse assim, não seria sequer criado. Esse valor é temporário, ou seja, quando o
documento cumprir seus objetivos diretos, perderá esse valor. Mas ao contrário, nem
todo documento possui valor secundário. Este valor depende de muita coisa para
ser atribuído a um documento, e é permanente, ou seja, uma vez que o documento
possua valor secundário, vai durar para sempre (o valor).

Assim, quando um documento “nasce” (já provido de valor primário) ele

está inserido no arquivo corrente, que como vimos, é aquele que guarda
documentos frequentemente consultados. Depois de cumprido seu objetivo
principal, o documento vai para o arquivo intermediário, que é aquele que
guarda documentos não utilizados frequentemente, e que aguardam
destinação: eliminação ou guarda permanente. Caso o documento não possua o valor
secundário, será descartado; caso possua, será preservado
permanentemente.

Uma vez no arquivo permanente o documento terá outros objetivos,

diferente daquele para o qual foi criado. Vamos ilustrar por um gráfico:

Dica de prova: Notem que uma vez que o documento é recolhido ao

arquivo permanente, ele não pode ser descartado.

(Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) A eliminação de documentos

permanentes produzidos por instituições públicas e de caráter público somente é
possível mediante autorização da instituição arquivística pública
correspondente à esfera de competência do órgão.

Resolução
O item está incorreto. Vimos pelo esquema acima que os documentos de
valor permanente (valor secundário) JAMAIS, EM HIPÓTESE ALGUMA, devem ser
eliminados, mas sim preservados por tempo indefinido.

Dica de prova: Notem também que a passagem do documento de um

arquivo a outro recebe nomes específicos. As bancas tentam constantemente confundir
os candidatos trocando esses nomes, fazendo um item correto ficar errado. Assim, a
passagem para o arquivo intermediário sempre se chama “transferência”, e a
passagem para o arquivo permanente sempre se chama “recolhimento”. Então, numa
questão pode não aparecer o nome do arquivo, mas se aparecer algum desses termos,
o candidato deve ficar atento para saber a qual arquivo se refere.

(Correios/2011 – Cespe/UnB) O recolhimento de documentos dos

arquivos correntes ao arquivo intermediário é realizado por meio do plano de
destinação.
Resolução
O item está incorreto. A passagem de documentos para o arquivo
intermediário denomina-se “transferência”.

(ABIN/2010 – Cespe/UnB) A transferência é a ação de condução dos

documentos ao arquivo permanente.

Resolução
O item está incorreto. A condução dos documentos ao arquivo
permanente denomina-se “recolhimento”.

Dica de prova: Notem ainda que não há obrigação de o documento

passar pelas três fases, nessa ordem. Alguns documentos são “recolhidos” do arquivo
corrente direto para o permanente, ou podem ser descartados sem mesmo passar pelo
arquivo intermediário. Ainda, há casos em que o
documento correrá em fluxo contrário, passando do arquivo permanente ou
intermediário de volta para o corrente. Esse caso não é comum em provas,
mas pode ser pedido, então não custa saber.

Para ilustrar a explicação sobre valores de documentos e Teoria das Três

Idades, vamos tomar como exemplo dois documentos simples.

O primeiro é o Termo de Posse da atual Presidenta da República. O

documento tem sempre valor primário, valor imediato e ligado ao objetivo da
instituição: dar posse à Presidenta. Quando o documento cumpriu sua
finalidade, ele perdeu seu valor primário. No entanto, ele ainda possui o valor
secundário, que é permanente. Esse valor está ligado a outras finalidades, como por
exemplo, servir de fonte para pesquisas históricas ou culturais.

O segundo documento é uma requisição de transporte para um

funcionário se deslocar para trabalho externo ao ambiente convencional. A
referida requisição possui valor primário, ligado ao objetivo de sua criação:
possibilitar o deslocamento do funcionário. Quando cumprido esse objetivo,
perderá seu valor primário. Mas esse documento não possui valor secundário, não
serve para pesquisa histórica ou cultural, nem é parte importante da história da
instituição ou da sociedade. Portanto ele pode até ser transferido para fins de
prestação de contas, mas não será recolhido por falta de valor secundário:
será descartado.

Lógico, os documentos têm seu valor atribuído pela Tabela de

Temporalidade, mas mesmo sem ela é possível determinar quais documentos terão
valor secundário. São documentos relativos à criação de entidades (leis, estatutos,
contratos sociais), sobre seu funcionamento (organogramas, projetos de alterações,
regimentos), e outros que se relacionem a fatos importantes em sua história.

A Gestão de Documentos tem todas as suas atividades embasadas nessa

teoria. Contudo, essas atividades buscam gerenciar o fluxo de documentos
enquanto o mesmo possui valor primário, ou seja, tem utilidade
administrativa. Assim, somente se fala em Gestão de Documentos nos
arquivos corrente e intermediário, onde os documentos têm finalidades
meramente administrativas. No arquivo permanente os documentos possuem outras
utilidades, como servir de fonte de pesquisa histórica, por exemplo.
A Lei (8.159/91) define: Gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e
operações técnicas relativos à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e
ao arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a
sua eliminação ou o seu recolhimento para guarda permanente.

Reparem que a Gestão de Documentos PÁRA, TERMINA, TEM SEU LIMITE DE ATUAÇÃO
no arquivo intermediário, pois quando o documento sofre sua destinação (eliminação
ou guarda permanente), a Gestão de Documentos já cumpriu seu objetivo.

A sua aplicação somente aos arquivos corrente e intermediário se

justifica pelos seus objetivos: é nesses arquivos que os documentos são mais
utilizados, e por diferentes pessoas. O problema advindo desse “excesso” em seu uso
acarreta problemas como o acúmulo desordenado de documentos (massa documental
acumulada), a perda e extravio dos mesmos, e a responsabilização dos usuários.
Ainda, como objetivos secundários, procura reduzir os espaços ocupados pelos
arquivos, o emprego de recursos humanos e materiais, facilitar e agilizar o acesso e a
recuperação da informação quando necessário.

A Gestão de Documentos passa pelo controle em três fases: a produção,

a utilização e a destinação (P.U.D).

Produção: é onde os documentos são criados/confeccionados/recebidos

e são inseridos nos sistemas de controle da instituição. Aqui são exercidas
atividades que controlam a produção de documentos, como a elaboração de
formulários, estabelecimento de padrões, verificação da necessidade do
documento, etc.

(STM/2011 – Cespe/UnB) Na fase de produção, o arquivista pode, entre

outras atividades, sugerir a criação ou extinção de modelos, formulários,
cópias ou vias desnecessárias; propor consolidação de atos normativos; e
participar da seleção de recursos humanos para área arquivística.

Resolução
O item está correto. Na fase de produção aprendemos que são realizadas
atividades que viabilizem a criação do documento, como a elaboração de
normas, padrões, estudos formulários, ferramentas, etc. Inclui também a
definição de pessoal a trabalhar com essas atividades, sua capacitação, seus
conhecimentos e aptidões.

Utilização: é a onde os documentos são utilizados com a finalidade

principal para que foram criados (valor primário). Os documentos tramitam (se
movimentam) internamente na instituição, percorrendo todo o caminho
necessário para que se cumpra uma atividade específica. As atividades são de busca e
localização (protocolo), de análise da importância do documento
(avaliação), de consulta e empréstimo, entre outras.

(AGU/2010 – Cespe/UnB) A fase da gestão de documentos que inclui as

atividades de protocolo, de expedição, de organização e de arquivamento de
documentos em fase corrente e intermediária é denominada fase de utilização de
documentos.
Resolução
O item está correto. A fase de utilização abriga as atividades de controle
sobre o acesso, uso e guarda dos documentos, assim como sua localização e
recuperação. Todas as atividades que tratam do uso do documento encontram-se
nesta fase.

Destinação: é onde os documentos sofrem o fim que lhes é

determinado pelo processo de avaliação. Os destinos geralmente são sofridos quando
os documentos cumprem seu prazo de retenção no arquivo
intermediário. Pode, contudo, ocorrer de o documento não precisar estar neste arquivo
para sofrer a destinação; isto será determinado pela Tabela de Temporalidade e
Destinação, que estudaremos mais adiante. Somente dois destinos são possíveis para
os documentos: a eliminação ou o “recolhimento” para o arquivo permanente.

(ABIN/2010 – Cespe/UnB) A fase de avaliação e destinação de

documentos constitui parte do programa de gestão documental e é composta pelas
atividades de criação de formulários, seleção de materiais e
equipamentos, e normatização do acesso à documentação.

Resolução
O item está incorreto. As atividades acima têm a função de subsidiar a
criação dos documentos. Portanto estão inseridos na fase de produção. A fase de
destinação engloba atividades que dão o devido fim ao documento de acordo com sua
importância. São elas: a avaliação, a elaboração de Tabela de Temporalidade, a
determinação de listas e editais de eliminação, de modos e métodos de eliminação de
documentos, a possibilidade de doação dos documentos, etc.

Protocolo

O protocolo é o conjunto de atividades que tem por objetivo controlar o

trâmite, isto é, a movimentação interna do documento no ambiente interno da
instituição. O protocolo é um conjunto de atividades que está inserido na fase de
utilização da Gestão de Documentos.

Entende-se por protocolo o conjunto de operações técnicas que visam controlar o

trâmite de documentos dentro de uma instituição. A palavra
protocolo, assim como arquivo, é um termo polissêmico, e pode significar:

1 - O número atribuído ao documento quando capturado pelo sistema da instituição.

Neste caso chamamos de protocolo o número de registro que o documento recebe.
Este número será a identificação do documento dentro da instituição. È muito utilizado
em processos.

2 - O caderno, ou outro equivalente, onde se registra as movimentações internas do

documento. Neste caso o protocolo é o caderno onde são feitas
as anotações sobre a movimentação do documento. O espaço é destinado para
anotações como o número do documento, a data de recebimento e a assinatura do
destinatário.

3 - A unidade ou setor responsável pela distribuição e movimentação de

documentos dentro da instituição. O protocolo é a porta de entrada e saída de
documentos da instituição. Todos os documentos são recebidos, registrados e
distribuídos aos destinatários. O mesmo ocorre com as movimentações internas: antes
de seguir de um setor a outro, o documento deve passar pelo protocolo antes. E ainda,
o documento deve passar pelo protocolo também antes de ser enviado a outra
instituição ou pessoa.

As atividades de protocolo se resumem em dois grupos: recebimento e

classificação, registro e movimentação OU SEJA: [Link] - [Link].. Algumas bancas
ainda consideram a expedição como atividade de protocolo. Mesmo assim, quando uma
banca considera a expedição como atividade de protocolo, ela a menciona nas
questões. Caso não considere, não mencionará tal atividade.

São atividades de recebimento e classificação:

 Recebe o documento;
 Separa os documentos oficiais dos particulares;
 Envia os documentos particulares aos seus destinatários;
 Separa os documentos ostensivos dos sigilosos;
 Envia os documentos sigilosos aos seus destinatários;
 Interpreta e classifica os documentos ostensivos;
 Envia os documentos ostensivos ao setor de registro e movimentação.

As atividades de registro e movimentação são as que tratam da

distribuição, redistribuição e entrega dos documentos dentro da instituição.

As atividades de expedição tratam da saída de documentos e

correspondências da instituição. Todos os documentos de caráter oficial,
mesmo que sigilosos, devem ser remetidos para o protocolo, e o mesmo deve cuidar
de enviá-los para o ambiente externo à instituição.

Dica de prova: As atividades de protocolo estão associadas às funções de arquivo

corrente! Pelas suas características, os arquivos correntes guardam
documentos que estão em uso frequente ou constantemente consultados.
Assim, o protocolo tem o objetivo de controlar o fluxo desses documentos.
Constantemente as bancas tentam induzir os candidatos ao erro afirmando que as
atividades de protocolo também são realizadas nos arquivos intermediário e
permanente.

Então, para não esquecer ou confundir: as atividades de protocolo

somente são realizadas no arquivo corrente; e estão ligadas à entrada e
controle de documentos dentro da instituição.

Os setores de protocolo podem receber várias denominações: Protocolo,

Protocolo e Arquivo, Setor de Registro, Registro e Movimentação, etc. Então é
importante ter em mente que protocolo é a atividade de controle! O nome do setor
pode coincidir, mas devemos considerar a atividade.

(EBC/2011 – Cespe/UnB) O procedimento a ser adotado no caso de

recebimento de correspondência ostensiva é realizar a abertura dos envelopes e
proceder à leitura para encaminhamento, observando a existência de antecedentes.

Resolução
O item está correto. Segundo os procedimentos descritos, as
correspondências ostensivas (estudamos em nossa primeira aula, classificação dos
documentos quanto à natureza do assunto) devem ser abertas, lidas e enviadas a seus
destinatários através do registro e movimentação.

(Correios/2011 – Cespe/UnB) A expedição dos documentos é de

responsabilidade do arquivo geral e conta com o auxílio do arquivo
intermediário para a realização dessa atividade.

Resolução
O item está incorreto. Sabemos de nossa primeira aula que geral (ou
central) e setorial são duas classificações que podem ser atribuídas ao arquivo
corrente, de acordo com a extensão de sua atuação. Até aí o item está correto.
Contudo, vimos que o protocolo é vinculado somente ao arquivo corrente, e
não ao intermediário e permanente.

(Correios/2011 – Cespe/UnB) A responsabilidade pelo funcionamento do

protocolo é do setor de arquivo permanente, como último momento do trâmite
documental.

Resolução

O item está incorreto. Mais uma questão da prova dos Correios, tentando
induzir ao mesmo erro. O protocolo é uma das atividades da Gestão de
Documentos, e sabemos que a Gestão de Documentos só vai até o arquivo
intermediário. Ainda, mesmo o protocolo está limitado e estritamente vinculado às
atividades do arquivo corrente. Além disso, os documentos do arquivo permanente não
estão em trâmite, pois não tem utilidade administrativa (sem valor primário). Portanto
não há nenhuma ligação entre protocolo e arquivo permanente.

(TRE-ES/2011 – Cespe/UnB) O registro de documentos arquivísticos no

protocolo consiste na vinculação de metadados ao documento que tramitará na
organização.

Resolução
O item está correto. Os metadados são os dados do documento, como
número, assunto, destinatário, procedência, data do recebimento ou produção, etc. A
fase de registro consiste em inserir essas informações no sistema de controle de
documentos, para facilitar sua localização e recuperação, além de controlar seu
trâmite.

Preservação de Documentos

Já sabemos que o documento é a informação registrada em um suporte

material. A principal função de um documento (mais precisamente do suporte) é fazer
com que a informação se perpetue no tempo e no espaço sem perder ou alterar suas
características.

A conservação de documentos engloba um conjunto de ferramentas,

atividades, métodos e cuidados a serem observados para colaborar com a
durabilidade do documento, isto é, fazer com que ele exista pelo maior prazo de tempo
possível. Está dividida em conservação corretiva (ações no documento quando
o mesmo já sofreu algum dano) e conservação preventiva (ações a serem
empregadas para evitar os danos).

Antes de prosseguirmos com a conservação, é preciso conhecer os

conceitos de armazenamento e acondicionamento, e as determinações do
CONARQ para sua aplicação.

Acondicionamento: é a embalagem ou guarda de documentos para sua

preservação. Trata-se de colocá-lo em uma embalagem (pasta ou caixa).

Armazenamento: é a guarda do documento propriamente dita. É a

colocação do documento no arquivo, seja ele o móvel, o prédio ou parte dele, ou o
depósito.

Podem perceber pela definição dada pelo Dicionário de Terminologia

Arquivística, que não é nada difícil entender essas técnicas. Vamos então às
recomendações do CONARQ, que são as adotadas pelas bancas para elaborar suas
questões.

Armazenamento

Os documentos devem ser armazenados em locais que apresentem

condições ambientais apropriadas às suas necessidades de preservação, pelo prazo de
guarda estabelecido em tabela de temporalidade e destinação.

A localização de um depósito de arquivo deve prever facilidades de

acesso e de segurança contra perigos iminentes, evitando-se, por exemplo:

- áreas de risco de vendavais e outras intempéries, e de inundações;

- áreas de risco de incêndios;
- áreas próximas a indústrias pesadas com altos índices de poluição
atmosférica;
- áreas próximas a instalações estratégicas.

As áreas de trabalho e de circulação de público deverão atender às

necessidades de funcionalidade e conforto, e as de armazenamento de
documentos devem ser totalmente independentes das demais.

Nas áreas de depósito (de documentos), os cuidados devem ser dirigidos

a:

- evitar, principalmente, os subsolos e porões, em razão do grande risco

de inundações;
- prever condições estruturais de resistência a cargas;
- ter limite de 200 m2 de área. Os depósitos deverão ser
compartimentados. Os compartimentos devem ser independentes entre si,
separados por corredores, com acessos equipados com portas corta-fogo e, de
preferência, também com sistemas independentes de energia elétrica, de
aeração ou de climatização;
- evitar tubulações hidráulicas, caixas d’água e quadros de energia
elétrica sobre as áreas de depósito;
- evitar todo tipo de material que possa promover risco de propagação
de fogo ou formação de gases, como madeiras, pinturas e revestimentos;
- aumentar a resistência térmica ou a estanqueidade das paredes
externas, em especial daquelas sujeitas à ação direta de raios solares, por
meio de isolamento térmico e/ou pintura de cor clara, de efeito reflexivo.
Além dos recursos construtivos utilizados para amenizar as temperaturas internas,
sempre que for possível, posicionar os depósitos nos prismas de menor insolação;
- promover a ventilação dos ambientes de forma natural ou artificial,
inclusive com a disposição adequada do mobiliário, de forma a facilitar o fluxo do ar;
- evitar a presença de pessoas em trabalho ou consulta em tais ambientes;
- manter suprimento elétrico de emergência.

Nas áreas de depósito, os documentos devem ser armazenados

separadamente, de acordo com o seu suporte e suas especificidades, a saber:

- documentos textuais, como manuscritos e impressos;

- documentos encadernados;
- documentos textuais de grande formato;
- documentos cartográficos, como mapas e plantas arquitetônicas;
- documentos iconográficos, como desenhos, gravuras e cartazes;
- documentos em meio micrográfico;
- documentos fotográficos;
- documentos sonoros;
- documentos cinematográficos;
- documentos em meios magnéticos e ópticos.

Quanto às condições climáticas, as áreas de pesquisa e de trabalho

devem receber tratamento diferenciado das áreas dos depósitos, as quais, por sua vez,
também devem se diferenciar entre si, considerando-se as
necessidades específicas de preservação para cada tipo de suporte.
Recomenda-se um estudo prévio das condições climáticas da região, nos casos de se
elaborar um projeto de construção ou reforma, com vistas a obter os melhores
benefícios, com baixo custo, em favor da preservação dos acervos.

A deterioração natural dos suportes dos documentos, ao longo do tempo,

ocorre por reações químicas, que são aceleradas por flutuações e extremos de
temperatura e umidade relativa do ar, e pela exposição aos poluentes
atmosféricos e às radiações luminosas, especialmente dos raios ultravioleta.

A adoção dos parâmetros recomendados por diferentes autores (de temperatura

entre 15° e 22° C e de umidade relativa entre 45% e 60%) exige, nos climas
quentes e úmidos, o emprego de meios mecânicos sofisticados, resultando em altos
custos de investimento em equipamentos, manutenção e energia. Os índices muito
elevados de temperatura e umidade relativa do ar, as variações bruscas e a falta de
ventilação promovem a ocorrência de infestações de insetos e o desenvolvimento de
microorganismos, que aumentam as proporções dos danos.

Com base nessas constatações, recomenda-se:

- armazenar todos os documentos em condições ambientais que assegurem sua

preservação, pelo prazo de guarda estabelecido;
- monitorar as condições de temperatura e umidade relativa do ar;
- utilizar preferencialmente soluções de baixo custo direcionadas à
obtenção de níveis de temperatura e umidade relativa estabilizados na média, evitando
variações súbitas;
- reavaliar a utilidade de condicionadores mecânicos quando os
equipamentos de climatização não puderem ser mantidos em funcionamento sem
interrupção;
- proteger os documentos e suas embalagens da incidência direta de luz
solar, por meio de filtros, persianas ou cortinas;
- monitorar os níveis de luminosidade, em especial das radiações
ultravioleta;
- reduzir ao máximo a radiação UV emitida por lâmpadas fluorescentes,
aplicando filtros bloqueadores aos tubos ou às luminárias;
- promover regularmente a limpeza e o controle de insetos rasteiros nas áreas de
armazenamento;
- manter um programa integrado de higienização do acervo e de
prevenção de insetos;
- monitorar as condições do ar quanto à presença de poeira e poluentes,
procurando reduzir ao máximo os contaminantes, utilizando cortinas, filtros,
bem como realizando o fechamento e a abertura controlada de janelas;
- armazenar os acervos de fotografias, filmes, meios magnéticos e
ópticos em condições climáticas especiais, de baixa temperatura e umidade
relativa, obtidas por meio de equipamentos mecânicos bem dimensionados,
sobretudo para a manutenção da estabilidade dessas condições, a saber:

Fotografias em preto e branco: Temp. entre 1ºC e 12ºC e Umidade do ar entre 5%

e 35%

Fotografias coloridas: T entre 1ºC e 5ºC e UR entre 5% e 35%

Filmes e registros magnéticos: T entre 1ºC e 18ºC e UR entre 5 % e 40%

Acondicionamento

Os documentos devem ser acondicionados em mobiliário e invólucros

apropriados, que assegurem sua preservação. A escolha deverá ser feita
observando-se as características físicas e a natureza de cada suporte. A
confecção e a disposição do mobiliário deverão acatar as normas existentes
sobre qualidade e resistência e sobre segurança no trabalho.

O mobiliário facilita o acesso seguro aos documentos, promove a

proteção contra danos físicos, químicos e mecânicos. Os documentos devem
ser guardados em arquivos, estantes, armários ou prateleiras, apropriados a cada
suporte e formato.

Os documentos de valor permanente que apresentam grandes formatos,

como mapas, plantas e cartazes, devem ser armazenados horizontalmente, em
mapotecas adequadas às suas medidas, ou enrolados sobre tubos
confeccionados em cartão alcalino e acondicionados em armários ou gavetas.

Nenhum documento deve ser armazenado diretamente sobre o chão.

As mídias magnéticas, como fitas de vídeo, áudio e de computador,

devem ser armazenadas longe de campos magnéticos que possam causar a
distorção ou a perda de dados.

O armazenamento será preferencialmente em mobiliário de aço tratado

com pintura sintética, de efeito antiestático.

As embalagens protegem os documentos contra a poeira e danos

acidentais, minimizam as variações externas de temperatura e umidade
relativa e reduzem os riscos de danos por água e fogo em casos de desastre.

As caixas de arquivo devem ser resistentes ao manuseio, ao peso dos

documentos e à pressão, caso tenham de ser empilhadas. Precisam ser
mantidas em boas condições de conservação e limpeza, de forma a proteger os
documentos.

As medidas de caixas, envelopes ou pastas devem respeitar formatos

padronizados, e devem ser sempre superiores às dos documentos que irão
abrigar.

Todos os materiais usados para o armazenamento de documentos

permanentes devem manter-se quimicamente estáveis ao longo do tempo, não
podendo provocar quaisquer reações que afetem a preservação dos
documentos.

Os papéis e cartões empregados na produção de caixas e invólucros

devem ser alcalinos e corresponder às expectativas de preservação dos
documentos. No caso de caixas não confeccionados em cartão alcalino,
recomenda-se o uso de invólucros internos de papel alcalino, para evitar o
contato direto de documentos com materiais instáveis.

Atenção: Na pratica, e pode ser pedido em prova, a recomendação

sobre evitar subsolos e porões não é adotada pela imensa maioria das
instituições, devido à falta de uma estrutura arquitetônica capaz de suportar o grande
peso dos arquivos. Então, para efeitos de recomendação, deve ser
evitado esse tipo de ambiente, mas para efeitos práticos, é vantajoso por não
comprometer a estrutura dos edifícios.

Apesar de não ser difícil, é um conteúdo um pouco extenso. Mas as

questões sobre ele não são raras, como podem ver pela quantidade de
questões retiradas a seguir.

(TRT-21/2010 – Cespe/UnB) A definição dos gêneros documentais é

importante para estabelecer o tipo de armazenamento necessário para a
preservação dos documentos.

Resolução
O item está correto. Vimos que os documentos devem ser armazenados
em condições que atendam as necessidades de suas especificações. Conhecer o
suporte e o gênero dos documentos é fundamental para tomas as medidas que melhor
garantam sua preservação e proteção.

(TJDFT/2008 – Cespe/UnB) O acondicionamento é uma das etapas do

planejamento de conservação preventiva de documentos.
Resolução
O item está correto. A correta operação de acondicionamento, como o
uso de materiais adequados, de ferramentas específicas, de embalagens
apropriadas a cada arquivo, etc., contribuem para a preservação do
documento, que é a conservação preventiva.

Por conservação preventiva devemos entender todos os cuidados

necessários para evitar que os documentos sofram danos e sejam destruídos ou
danificados de qualquer forma, até mesmo o combate à sua deterioração natural.

Técnicas de Restauração:

Banho de gelatina – mergulha-se o documento em cola específica, aumentando sua

durabilidade. Contudo é maior a possibilidade de ataque de fungos e bactérias.

Tecido – utiliza duas folhas de tecido muito finas, que são ligadas
ao documento por uma pasta de amido, para reparar pequenos danos.

Silking – variação do método anterior, substituindo os tecidos por

outros específicos (musseline de seda ou crepeline). Estes têm maior
durabilidade, mas devido ao uso da pasta de amido, suas qualidades são um pouco
afetadas. Além disso, o material muito específico o deixa com custos altos.

Laminação – envolve o documento, nas duas faces, em uma folha

de seda e outra de acetato de celulose. Em seguida coloca-se o documento em uma
prensa hidráulica com pressão entre 7 e 8 Kg/cm, e temperatura entre 145º a 155ºC.

Laminação manual – variação do método anterior, acrescentando

acetona à folha de acetato de celulose.

Encapsulação – o documento é envolto em películas de poliéster

e fita adesiva de duplo revestimento.

Existem outras técnicas de restauração de documentos, mas não são

muito comuns em provas. Vamos a elas:

Reintegração ou Reenfibragem: processo pelo qual partes

perdidas da folha são reconstruídas com celulose nova. Nesta etapa é utilizado um
equipamento, que executa, por meio de sucção, o preenchimento de todas as áreas de
perda de suporte. O processo consiste em despejar no equipamento, uma solução de
polpa e água que, após sucção, se concentra nas áreas onde não há suporte (vazadas).
Essas áreas novas devem ter espessura igual à do original, mas com a tonalidade de
cor um ponto abaixo do tom original, para diferenciar as áreas novas da antiga.

Velatura é um novo suporte em papel, agregado ao original.

Reintegração cromática é a cobertura com pigmento de cor e tom, próximos do

original, em áreas de remendo ou reforço. Ela é feita com
lápis-aquarela importado diretamente nas áreas em que é necessária uma
homogeneidade entre o antigo e o novo, para compor a estética do
documento. Só quando necessária.
Planificação é a prensagem do documento.

Montagem compreende a reorganização das folhas conforme a

seqüência do original sobrepondo as folhas, obedecendo a ordem de
numeração do original.

Costura é feita em linha de algodão, em substituição aos

grampos metálicos; compõe-se de dois pontos de costura.
Além da restauração e suas técnicas, temos também como ações
corretivas a desinfestação, que consiste no combate à atividade de insetos (o método
mais comum é a fumigação), a limpeza, que consiste na retirada de sujeira com
material específico, e o alisamento, que consiste em passar os documentos a ferro para
retirar marcas de dobras e facilitar a retirada de
manchas.

Dica de prova: O alisamento, a limpeza e a desinfestação NÃO SÃO

técnicas de restauração! Elas estão no mesmo patamar, e as quatro são
atividades de CONSERVAÇÃO CORRETIVA ou apenas correção! Portanto fiquem
atentos, pois é muito comum que a banca tente derrubar o candidato afirmando isso.
[Link] - Reza, lindeza

Então temos:
Conservação corretiva: restauração, alisamento, limpeza e desinfestação.

(INSS/2008 – Cespe/UnB) A laminação, técnica que consiste em

mergulhar o documento em banho de cola, aumenta a resistência do
documento e não prejudica a visibilidade.

Resolução
O item está incorreto. A técnica que consiste em mergulhar o documento
em cola específica é o banho de gelatina. A cola vai fortalecer a ligação entre as fibras
do papel, tornando-o mais resistente. Contudo, a cola, ao secar, apresenta uma
coloração branca, o que interfere na visualização do
documento.

Noções de Preservação:

A preservação é o conjunto de ações de caráter preventivo, portanto

relata sobre os cuidados dispensados aos documentos para evitar a sua
deterioração. Dificilmente é pedido em provas, até mesmo por serem um tanto óbvias.

As orientações sobre preservação de documentos foram publicadas pelo

CONARQ. Vamos a elas:

 Evitar a luz natural onde funcionar o arquivo (a luz prejudica o suporte). Até
mesmo a luz artificial deve ser moderada.

 Evitar o ar seco e a umidade que enfraquecem as fibras do papel.

Ainda, a umidade pode provocar mofo.

 Manter temperatura e umidade baixas e estáveis. A temperatura

 ideal deve estar entre 16º e 22ºC.

 Estar com as mãos limpas e livres de gorduras. Em caso de fotografias e

gravuras, usar luvas de algodão sempre que possível.

 Evitar tintas e grafites, pois podem causar manchas, rasgos ou

riscos.

 Não dobrar canto da página. Deve ser utilizado um marcador de

papel livre de acidez.

 Não umedecer os dedos com saliva. A saliva no papel favorece o

desenvolvimento de microrganismos que vão destruí-lo.

 Não usar objetos metálicos, como grampos ou clipes. Os clipes devem ser de
plástico, e o local de contato com o documento deve estar protegido com um
pequeno pedaço de papel.

 Evitar cópias dos documentos. A luz ultravioleta provoca danos irreversíveis e o

manuseio pode provocar danos nas lombadas.

 Cuidado ao retirar documentos de dentro das pastas e caixas.

Segure-o de forma correta para evitar rasgos e amassados.

 Evitar substâncias poluentes, pois são os principais agentes de

deterioração do acervo, catalisando as reações químicas (formação de ácidos,
sujeira, desfiguração dos materiais).

 Somente utilizar aparelhos de ar condicionado se os mesmos puderem ficar

ligados ininterruptamente, dia e noite. Caso contrário recomenda-se não usar,
pois os danos serão muito maiores.

 Fitas de vídeo devem ser rebobinadas periodicamente e mantidas na posição

vertical com a bitola cheia voltada para baixo.

 Suportes eletrônicos devem ser mantidos longe de campos eletromagnéticos

(computadores e eletrodomésticos em geral) e livres de poeira, umidade e
temperaturas altas.

Exercícios

12 - (MS/2008 – Cespe/UnB) A ação antrópica não interfere na

degradação dos arquivos.

13 - (Funag/2005 – Cespe/UnB) As principais causas de deterioração dos

materiais arquivísticos são: os agentes físicos (luz, umidade, temperatura); os agentes
físicos-mecânicos (ausência de proteção, manuseio incorreto,
desastres); os agentes químicos (materiais instáveis, poeira, poluentes
atmosféricos); e os agentes biológicos (microrganismos, insetos, roedores).

14 - (MMA/2009 – Cespe/UnB) Uma das principais finalidades da gestão

de documentos é a proteção dos documentos de valor permanente para a
organização e a sociedade.

15 - (MTE/2008 – Cespe/UnB) O programa de gestão de documentos,

quando implantado em um ministério, por exemplo, permite o
desenvolvimento de uma série de atividades arquivísticas, exceto a de
avaliação, que são próprias de arquivo permanente.

16 - (MMA/2009 – Cespe/UnB) Na gestão de documentos, a fase de

produção refere-se à elaboração de documentos resultantes da atividade de
um órgão ou setor e contribui para que sejam criados apenas documentos
essenciais à administração e evitadas a duplicação e a emissão de vias
desnecessárias.

17 - (MMA/2009 – Cespe/UnB) A fase da gestão de documentos em que

são feitas a análise e a avaliação de documentos acumulados em arquivos é
conhecida como preservação de documentos.

20 - (Ibram/2009 – Cespe/UnB) Os documentos públicos destinados à

eliminação, após cumprirem o prazo estabelecido no edital de eliminação de
documentos, devem ser incinerados.

Gabarito
Item Resposta Comentário
12 Errado Ação antrópica é a ação do homem, ou seja, a utilização e manuseio dos
documentos.
13 Certo Esses fatores contribuem para a deterioração dos documentos e devem ser
abolidos ou controlados.
14 Certo A Gestão de Documentos tem o objetivo de preservar as fontes de
informações importantes.
15 Errado A atividade de avaliação não é realizada no arquivo permanente, e sim no
corrente e intermediário.
16 Certo A fase de produção engloba atividades que devem preparar os recursos para
a produção dos documentos.
17 Errado A fase da Gestão onde ocorrem a análise e avaliação é a de destinação de
documentos.
20 Errado Os documentos devem passar por processo de destruição mecânica que
não sejam poluentes.

AULA 03

- Microfilmagem –

Muitas vezes, nas instituições, há a necessidade de se alterar o suporte de determi-

nados conjuntos de documentos. Tal alteração de suporte é também conhecida como
atualização de arquivo, isto é, a informação de documentos originais é migrada para
outros tipos de suporte, como o microfilme, por exemplo.

As principais técnicas de atualização de arquivo são a microfilmagem e a digitalização.

Microfilmagem é uma técnica que permite criar uma cópia do documento em gênero
micrográfico (microfilme ou microficha).
O microfilme é o produto resultante do processo de reprodução por microfilmagem. É,
nesse sentido, uma imagem reduzida de uma forma maior, é. portanto, o tamanho
extraordinariamente reduzido da imagem de um documento.
No âmbito do processo de reprodução de documentos por microfilmagem, podem ser
considerados dois modais distintos:

1ª Estratégia - Microfilmagem de Substituição - É aplicada quando o objetivo é

microfilmar documentos tendo-se em vista a eliminação futura dos mesmos, com a
finalidade de redução de espaço. Como o próprio termo diz, substituem-se os arquivos
de outro suporte (por exemplo, papel) pelo microfilme. É aplicada no âmbito dos
arquivos correntes e intermediários. Tais rolos de microfilme serão, então, o novo
suporte da informação contida anteriormente nos outros documentos. Essa estratégia é
perfeitamente possível porque a legislação brasileira autoriza a microfilmagem e
reconhece que o microfilme possui a mesma força probante dos originais inclusive em
juízo.

2ª Estratégia — Microfilmagem de Preservação - É aplicada quando o objetivo é

microfilmar documentos tendo-se em vista a conservação dos originais, com a
finalidade de preservá-los dos desgastes relacionados a consultas, por exemplo. É
aplicada principalmente na esfera dos arquivos permanentes, pois é nesta idade que
são arquivados os documentos históricos. Os originais dos documentos considerados de
valor permanente jamais poderão ser eliminados, por força da legislação em vigor.
Portanto, mesmo já microfilmados, tais documentos deverão permanecer arquivados
também em sua forma original.

PEGAR O RESTO DA FICHA PRA COMPLEMENTAR AQUI

CONSERVAÇÃO, PRESERVAÇÃO (COMPLEMENTAR)

Para combater os agentes danosos aos documentos, faz-se necessária a adoção de

medidas de conservação. Conforme Paes (2005, p. 142), as principais operações de
conservação são desinfestação, limpeza, alisamento e restauração.

A desinfestação deve ser entendida como o processo de destruição ou inibição da

atividade de micro-organismos.

A higienização - ou limpeza - é a retirada, por meio de técnicas apropriadas, de poeira,

sujidades e outros resíduos.
O alisamento consiste em colocar os documentos em bandejas de aço inoxidável,
expondo-os à ação do ar com fone percentagem de umidade (90 a 95%), durante uma
hora, em uma câmara de umidificação, Em seguida são passados a ferro, folha por
folha, em máquinas elétricas.

Legislação arquivística

QUESTÕES RECENTES:

MPU 2013 – CESPE – TÉCNICO

101 Correspondência oficial em cujo envelope haja indicação de

particular não deve ser aberta, mesmo que trate de assunto
específico das atividades da instituição destinatária.

C
102 A significação orgânica entre os documentos é característica
fundamental dos arquivos, de modo que um documento
destacado de seu conjunto pode perder valor.
C
103 Compete ao Arquivo Nacional definir as normas gerais e
estabelecer as diretrizes para o Sistema Nacional de Arquivos
bem como promover o inter-relacionamento de arquivos
públicos e privados.
E
104 O acondicionamento de fotografia em arquivo deve ser
realizado em fôlder confeccionado em papel de pH neutro,
método diferente do utilizado para a guarda de negativos, que
devem ser acondicionados em envelopes confeccionados em
papel de pH básico ou polietileno.
E
105 O método de laminação é o que mais se aproxima do método
ideal de restauração de documentos, dado que eleva a
resistência do papel sem perda da legibilidade e flexibilidade,
tornando-o imune à ação de fungos e pragas.
C

TELEBRAS 2013 – TÉCNICO

111 Os procedimentos de registro e autuação de documentos são

atividades do protocolo. O registro consiste no cadastramento
de documento recebido em um sistema de controle, manual ou
informatizado, que atribui um número ao documento. A
autuação ocorre quando um documento passa a constituir um
processo.
112 Documentos de natureza digital, ou seja, produzidos,
tramitados e armazenados apenas em sistema computacional,
como mensagens de correio eletrônico, sítios na Internet,
planilhas eletrônicas, fotografias e vídeos, não podem ser
considerados documentos arquivísticos e, portanto, não devem
ser incluídos nos sistemas de gestão de documentos.
113 A microfilmagem é um processo de reprografia regulamentado
em lei, de modo que o microfilme, ou microficha, elaborado de
acordo com os padrões estabelecidos, tenha, em juízo, o
mesmo valor legal que o documento original.
114 A gestão de documentos é o conjunto de procedimentos que
visa ao melhoramento dos processos de produção, controle,
uso, avaliação e arquivamento, a fim de garantir a correta
eliminação ou preservação de documentos e a disponibilização
de informação arquivística para a administração.

115 As operações técnicas da gestão de documentos são realizadas

nas fases corrente, intermediária e permanente. Os documentos
correntes são aqueles em tramitação; os intermediários são
aqueles que, mesmo sem movimentação, ainda são consultados
com frequência, por razões administrativas; e os permanentes
são aqueles com uso pouco frequente, de caráter histórico e
cultural.
116 No arquivo permanente, a alteração do suporte da informação,
devido à microfilmagem ou digitalização, pode ser utilizada
como medida para a preservação do acervo, pois possibilita a
redução do manuseio dos documentos originais. No entanto, de
acordo com a legislação, esses documentos não podem ser
eliminados, mesmo após terem sido digitalizados ou
microfilmados.
117 A tabela de temporalidade, instrumento de apoio ao controle
dos documentos, apresenta os departamentos pelos quais os
documentos devem tramitar e quanto tempo cada tipo de
documento permanece em cada setor. Dessa forma, é possível
acompanhar a movimentação, determinar a localização e até
prever o prazo para a finalização do trâmite de um documento.
118 Apenas servidores treinados devem realizar as operações de
classificação de documentos; algumas rotinas desse processo
são o recebimento do documento, a leitura de seu conteúdo
para a identificação do assunto principal, a localização do
assunto no código de classificação de documentos de arquivo,
e a anotação do código na primeira folha do documento.

GABARITO
111 -C
112 -E
113 -C
114 -C
115 -E
116 -C
117 -E
118 –C

TELEBRAS 2013 – NIVEL SUPERIOR

Com relação à gestão de documentos, julgue os próximos itens.

111 Após a implementação do programa de gestão de documentos,
deve-se realizar o diagnóstico da situação arquivística da
organização, a fim de avaliar a efetividade das medidas
adotadas, mediante a aplicação do Modelo Geral Internacional
de Diagnóstico (MGID).
112 A informação arquivística é fundamental para a obtenção de
eficiência, segurança e qualidade na tomada de decisão e na
garantia dos direitos individuais e coletivos da sociedade.
113 A atividade de protocolo inclui diversos procedimentos para a
gestão de documentos na fase corrente, tais como o
recebimento, o registro, a autuação, a classificação, a
distribuição, a expedição e o controle da tramitação de
documentos.

Julgue os itens a seguir, relativos às funções arquivísticas e à

adequação dessas funções à legislação e às normas nacionais e
internacionais.
114 Na esfera pública, as políticas e procedimentos relativos ao
acesso e à difusão de informações e documentos arquivísticos
devem estar de acordo com as diretrizes estabelecidas pela Lei
de Acesso à Informação, no intuito de contribuir para o
desenvolvimento de uma cultura de transparência na
administração pública.
115 A realização de estudos analíticos sobre a estrutura e o
funcionamento do órgão, bem como sobre cada tipo de
documento resultante dos procedimentos administrativos, deve
preceder a implantação da gestão documental.
116 A microfilmagem é um recurso tecnológico que permite a
substituição de grandes volumes de documentos com prazo de
guarda de longa duração ou permanente.

Com base nos documentos e resoluções elaborados pelo Conselho

Nacional de Arquivos (CONARQ), julgue os itens seguintes,
relativos ao tratamento de documentos arquivísticos digitais
e digitalizados.
117 Documento arquivístico digital é a informação registrada,
codificada em dígitos binários; produzida ou recebida;
tramitada e armazenada por sistema computacional; dotada de
organicidade e com elementos suficientes para servir como
prova das atividades de um órgão, entidade ou pessoa.
118 No e-ARQ Brasil, documento constituído de um conjunto de
procedimentos e tecnologias utilizados pelo arquivista para
processar, armazenar e prover acesso à informação estruturada,
são estabelecidos requisitos para sistemas de informação e de
gerenciamento eletrônico de documentos, no intuito de apoiar
o desempenho das atividades de um órgão ou entidade.
119 A digitalização tem baixo custo, pois possibilita a redução de
gastos com ações de conservação e contratação de
profissionais, que, para a realização desse processo,
prescindem de conhecimento arquivístico.
120 A preservação de documentos digitais tem a finalidade de
manter o acesso contínuo à informação, garantindo sua
autenticidade mediante o uso de diversas estratégias, tais como
a prevenção da obsolescência tecnológica de hardware,
software e formato, e os procedimentos de migração,
atualização e conversão.

GABARITO

111 – E
112 – C
113 - C
114 - C
115 – C
116 – E
117 – C
118 – E
119 - E
120 – C

ANS 2013 – TECNICO

Com relação a arquivologia, julgue os itens a seguir.

78 Para serem considerados autênticos, os documentos de arquivo
devem ser produzidos em, no mínimo, três vias.
79 O contexto de produção dos documentos é fundamental para a
compreensão do próprio documento de arquivo.
80 Para se eliminar documentos de arquivo da Agência Nacional
de Saúde, deve haver autorização da Controladoria-Geral da
União.
Com relação à gestão de documentos, julgue os itens que se
seguem.
81 Uma das fases básicas do programa de gestão de documentos
é a emulação dos documentos.
82 A primeira atividade do protocolo, quando o documento de
arquivo é produzido ou recebido, é o registro desse documento.
83 Nem todos os documentos de arquivo precisam ser
classificados. Essa operação é executada exclusivamente para
os documentos de guarda permanente.
84 A tabela de temporalidade faz referência aos prazos de guarda
nos arquivos correntes e intermediários e à destinação final dos
documentos de arquivo.
85 Para facilitar o acesso rápido ao material, recomenda-se que
arquivos correntes sejam armazenados em caixas-arquivo.

GABARITO

78 – E
79 – C
80 – E
81 – E
82 – C
83 – E
84 – C
85 – E
Arquivo – Matéria antiga juntar com esta.

Inserir depois

Arquivo foi criado mais ou menos em 1790

Gênero e valor primário – Primeira e Segunda idade (possuem valor administrativo).

Gênero e valor secundário – Terceira idade (não possuem valor administrativo).

Métodos de arquivamento/conservação de documentos:

Alfabético
Numérico
Geográfico
Unitermo/Indexação
Alfanumérico – letra e número
Decimal – múltiplos de 10
Variadex – Cores + letra ou nome
Por assunto – tipo livraria
Por classe ou duplex – É um “por assunto” mais complexo – Ex: livro 3.2.3

Obs: Essas classificações são sempre pela guia.

1 – Método Alfabético:

Pega os dois últimos nomes quando for:

1 – Sobrenome composto por hífen: Villas-Boas, Ântonio Carlos

2 – Sobrenome composto por substantivo + adjetivo: Castelo Branco, Maria Bento

3 – Sobrenome composto por grau de parentesco: Lima Sobrinho – Mario da Silva

4 – Sobrenome composto por nome de santo ou expressão religiosa: Santa Cruz, Tico

Senão pega só o último:

Ex: Jannuzzi, Leonardo Nunes

Exceções:

Obs1: Profissão

Ex: Médico Leando Silva de Deus

Deus, Leandro Silva de (Médico)

Obs2: Em Inglês ou Espanhol – Normal

Ex: Lennon, John

Tevez, Carlos

Obs3: Conectivo no sobrenome latino ou saxão – É permitido as duas formas.

Ex: Santinni, Fernandez Diaz Di

Ou Di Santinni, Fernandez Diaz

Peña, Hélia de La

Ou La Peña, Hélio de.

Obs4: Conectivo com letra minúscula não acompanha o sobrenome.

Ex: Michelle Vieira da Silva

Silva, Michelle Vieira de

Obs5: Nome original não muda a ordem.

2 – Método Geográfico

Ordem – Estado, capitais e cidades

Obs: Quando o estado repete, vai para as capitais.

3 – Método Numérico (Leitura Indireta)

Simples

Cronológico – Dia, mês e ano – Típico de empresas públicas

Dígito-terminal – Sempre da direita pra esquerda.

CLASSIFICAÇÃO DO ARQUIVAMENTO (em classes)

Nota. "Os métodos de arquivamento são divididos em 2 grandes classes: BÁSICOS e PADRONIZADOS. "

1. Básicos (4)
- Alfabético;
- Geográfico;
- Numérico;
- Ideográfico.

Nota. "Os métodos básicos de arquivamento são alfabético, geográfico, numérico e ideográfico."

Dica. Os métodos básicos são NIGA:

NUMÉRICO
IDEOGRÁFICO
GEOGRÁFICO
ALFABÉTICO

2. Padronizados (5)
- Variadex;
- Automático;
- Soundex;
- Mnemônico;
- Rôneo.

Nota. "Os métodos padronizados de arquivamento são variadex, automático, soundex, mnemônico e rôneo."

A escolha do método de arquivamento deve considerar as características dos

documentos a serem classificados, identificando o aspecto pelo qual o
documento é mais frequentemente consultado. Os métodos básicos de
arquivamento mais comumente utilizados são os seguintes:
 

Básicos
 alfabético: quando o elemento principal para a recuperação da informação for o nome;

 geográfico: quando o elemento principal para a recuperação da informação for o local (cidade, estado e país);

 numérico simples: quando o elemento principal para a recuperação da informação for o número do documento e numérico-
cronológico: quando ao número do documento vier associado a data;

 ideográfico: quando o elemento principal para a recuperação da informação for o assunto. A ordenação dos assuntos deverá
seguir a modalidade alfabética (dicionária ou enciclopédica) ou numérica (decimal ou duplex)

 
Padronizados
 variadex;
 automático;
 soundex;
 mnemônico;
 rôneo
 

Os métodos básicos e padronizados faem parte de dois grandes sistemas: direto e indireto

 direto: a busca é feita direto no local de guarda do documento, sem o auxílio de índices ou quaisquer outros instrumentos de
pesquisa;

 indireto: é necessário recorrer a um índice alfabético, remissivo ou a um determinado código. Ex.: numérico

Alfabético
Apresenta como vantagens a agilidade na recuperação da informação, custo baixo, sistema direto e de
fácil implantação. Por outro lado as desvantagens são os erros mais constantes de arquivamento

Regras:

 em nome de pessoa física considera-se o último sobrenome, depois o prenome. Ex.: Marios Barros → Barros, Mario;

 quando houver sobrenomes iguais prevalece a ordem alfabética do prenome. Ex.: 1) Bonfim, Antonio e 2) Bonfim, Jorge

 sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam. Ex.: Castelo Azul, Ricardo;
Monte Rosa, Cristina

 sobrenomes formados pelas palavras santa, santo ou são não se separam. Ex.: Santa Rita, Cidália;

 as iniciais abreviativas de pronomes tem precedência na classificação dos sobrenomes iguais. Ex.: 1) Cardoso, S. – 2) Cardoso,
Samara – 3) Cardoso, Saulo
  os artigos e as preposições a, o, de, d’, da, do, e, um, uma, não são considerados parte integrantes do último sobrenome. Ex.:
Alencar, José de

 os nomes que exprimem grau de parentesco como filho, júnior, neto, sobrinho são considerados parte integrante do ultimo
sobrenome mas não são considerados na ordenação alfabética. Ex. 1) Barros Neto, Laura – 2) Barros Filho, Ricardo

 os graus de parentesco somente serão considerados quando servirem de elemento de distinção. Ex.: 1) Souza Filho, Carolina –
2) Souza Neto, Carolina

 nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, excetuando-se os casos de nomes
espanhóis e orientais. Ex.: Albert, Charles; Loren, Sophia

 partículas de nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais comum é considerá-las
como parte integrante do sobrenome quando começando com letra maiúscula. Ex.: Capri, Pepino di;
Di Capri, Antonieta

 nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome (porque corresponde aoda família do
pai). Ex.: Lopez Dias, Alfonso

 nomes orientais (japoneses, chineses, árabes) são ordenados como se apresentam, na ordem
direta. Ex.: Ali Mohamed; Deng Yutang

 nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais deve, ser registrados como se
apresentam (ordem direta). No entanto, os artigos e preposições não são considerados na alfabetação.
Por essa razão admiti-se colocar os artigos iniciais após o nome, entre parênteses, a fim de facilitar a
ordenação. Ex.: Fundação São Martinho; Globo (o)

 títulos de congressos,conferências, reuniões, assembleias e assemelhados: os números arábicos,

romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim entre parênteses. Ex.: Congresso de
Geografia (IX)

 
Geográfico
O elemento principal e o local ou a procedência. A busca é feita de forma direta. Tem como vantagens o
sistema direto, a ordenação alfabética e ser fácil de usar. Já as desvantagens são o uso de duas
classificações – local e nome do correspondente (ou interessado)

 estado-cidade-correspondente: prioriza-se a ordem alfabética dos Estados. Ao ordenar por Estado, a capital desse estado dever
vir primeiro. Logo depois as cidades são colocadas em ordem alfabética. Ex.: 1) Minas Gerais – Belo Horizonte – Valente,
Rodrigo ; 2) Mins Gerais – Araxá – Araújo, Ruth

 cidade-estado-correspondente: ao ordenar por cidade observa-se a ordem alfabética das cidades (inclusive as capitais). Ex.: 1)
Areal – Rondônia – Valente, Mario ; 2) Tatua – Acre, Pinto, Tatiana

 país-cidade-correspondente: prioriza-se a ordem alfabética dos países. Ao ordenar por país a capital dele deve vir primeiro.
Logo depois as demais cidades são colocadas em ordem alfabética. Ex.: 1) Portugal – Lisboa – Francisco, Antonio – 2) Portugal
– Coimbra – Pinto, |José Maria
 

Numérico
Pertence ao sistema indireto. A consulta ao documento é feita em índice alfabético remissivo – busca
primária da informação a fim de localizá-la. Tem como vantagens erros reduzidos de arquivamento. Já a
desvantagem é o sistema indireto exigindo pesquisa aos índices

 numérico simples: prático, não requer planejamento inicial. A pasta é arquivada em ordem numérica. Elabora-se o registro em
livros ou fichas para não acontecer a criação de duas ou mais pastas com o mesmo número. O documento recebe o número da
pasta mais um número sequencial (ordem de entrada) facilitando, dessa forma, o seu arquivamento e evitando o extravio. Pode-
se aproveitar o número de uma pasta que venha a vagar. Tal método aplica-se com frequência nos arquivos especiais e
especializados. Na consulta devemos primeiro recorrer ao índice onomástico

 numérico cronológico: mais usado em sistemas de protocolo a dotado em repartições públicas. Numera-se os documentos e não
as pastas. Serão arquivados por ordem cronológica e, após, por ordem numérica (data e número). Nesse método, quando seanula
um registro, só se aproveita o número se houver coincidência de datas. Cada documento recebe seu próprio número de registro,
formando-se um processo único e disposto em rigorosa ordem numérica;

 Numérico dígito-terminal: o número é o elemento principal de identificação. Usado sobretudo quando há um grande volume de
documentos, a fim se se reduzir erros no arquivamento, possibilitando, assim, uma recuperação mais ágil da informação. Estes
são divididos em três grupos, formando pares e lidos da direita para a esquerda. Ex.: dossiê 983.021 (número simples) → 9+8-
30-21, sendo 21 grupo primário ou inicial (número da gaveta), 30 grupo secundário (número da guia) e 98 grupo terciário
(número atribuído ao documento). No momento de se arquivar s documentos ou pastas, considera-se primeiro o grupo primário,
depois o secundário e por fim o terciário

 
Ideográfico
Método básico e por assunto. Os assuntos podem ser ordenados:

 alfabético: dicionário e enciclopédico

 numérico: duplex, decimal e unitermo

Alfabético

 Dicionário: os assuntos são dispostos em rígida ordem alfabética, de forma isolada;

 enciclopédico: existe uma relação mútua entre os assuntos (geral/ específicos). Os dados são arrumados em rígida ordem
alfabética

Numérico

 Duplex: a construção é a mesma do enciclopédico, colocando-se antes dos assuntos uma notação numérica. Os temas são
divididos em classes e subclasses. Tem com vantagem a abertura ilimitada de classes. Ex.: 1 Arquivo Corrente; 1.1 Documentos
usados com frequência; 1.2 Setorial

 decimal: baseia-se na classificação decimal de “Mevil Dewey”, que divide o saber humano em nove classes principais e uma
décima, geral. As classes são subdivididas em subclasses e assim sucessivamente. Separa-se o número em classes de 3
algarismos (um por ponto). A parte interna do número é composta por três algarismos e parte decimal pode ou não existir. As
 desvantagens do sistema decimal são a limitação de dez classes para a classificação e a necessidade se de prever o
desenvolvimento das atividades da organização, bem como preparo e muita atenção do arquivista Ex.:

 Classes: 0. Geral e 1. Departamento de Pessoal

 Subdivisão da Classe 1: 100 Departamento de pessoal, 110 Admissão, 111 Exame Médico

 unitermo: a base desse método é a analogia. Aconselha-se o seu uso em arquivos especiais e especializados. Suas características
são fichas em ordem alfabética, dez colunas em cada ficha, atribuir assuntos descritores de um termo;

 nesse sistema utiliza-se para cada documento uma “ficha índice” que nos fornece uma descrição minuciosa dos documentos a
que se refere;

 caso caia uma questão envolvendo esse método a dica é observar quais os números se repetem nas fichas dos diferentes
descritores. Esses números serão a resposta para a questão.

 
Variadex
É o método alfabético, acrescentando-se cores às letras. Trabalha-se com cinco cores diferentes que são
atribuídas em função da segunda letra do nome de entrada no arquivo. As guias são coloridas e as
notações alfabéticas. Ex.: letra O, P, Q – cor azul – no caso de uma arquivamento do tipo Souza Neto,
Carolina a cor será azul devido a segunda letra de entrada, o

Automático
Usado para arquivar nomes, evitando acumular pastas de sobrenomes iguais. Combina letras, números e cores

Soundex
Usa-se para arquivar nomes, reunindo-os pela semelhança da pronúncia, apesar da grafia ser diferente

Mnemônico
Usa-se para codificar os assuntos através da combinação de letras em lugar de números. As letras são consideradas símbolos, pelo fato
de este método pretender auxiliar a memória do arquivista, a fim de possibilitar, de forma mais ágil, a recuperação da informação. É
considerado obsoleto.

Rôneo
Combina letras, números e cores. Está obsoleto
Foram questões do CESPE: