JORNADA
DO CURSO
01 Alta performance
02 Priorização
Definição de objetivos
03
e planejamento
04 Foco
05 Hábito e disciplina
06 Procrastinação
07 Organização
Equilíbrio entre vida
08
pessoal e profissional
Produtividade e Gestão do Tempo
Um trabalhador é interrompido
em média 56 vezes ao longo do
seu dia e demora cerca de 2h se
recuperando das interrupções.
• 70% dos trabalhadores admitem que se distraem enquanto trabalham,
16% admitem que estão distraídos a maior parte do tempo!
(Coping with Workplace Distractions: A Learning Culture Can Help People Work Smarter)
• 80% dos trabalhadores citaram as conversas de seus colegas como
uma fonte de distração.
(Coping with Workplace Distractions: A Learning Culture Can Help People Work Smarter)
Missão da aula
Eliminar os ruídos que tiram o
foco do que realmente importa
com o auxílio de práticas e
ferramentas que estimulam a
atenção plena.
3
Produtividade e Gestão do Tempo
CORAGEM!
• Esse é o pré-requisito para voltar a ter controle sobre a sua atenção.
• Por quê? Para ter foco, você precisa:
eliminar o desnecessário;
estabelecer limites.
• Você já está ciente de suas prioridades e dos seus objetivos.
• Agora é hora de tomar decisões e colocar ações em prática, que vão
além de ter uma lista de tarefas inteligente.
A vida acontece onde depositamos nossa
atenção.
A velocidade com que as coisas crescem
na nossa vida é diretamente proporcional
à quantidade de atenção que dedicamos
a elas.
Isso vale para relacionamentos, projetos,
vícios, distrações, otimismo, pessimismo
etc.
Paul Dolan, professor de Ciências
Comportamentais na London School of
Economics.
mão na massa
• Pense em um dia típico. Quais são as coisas que prendem sua
atenção?
• Faça uma lista.
• Marque na lista quais itens te aproximam dos seus objetivos.
4
Produtividade e Gestão do Tempo
somente o necessário
Fez a sua lista?
Defina o que você precisa manter e dar prioridade.
O resto: reduza, filtre e elimine, sem dó!
Não adianta
mirar sem focar!
• As pessoas checam os celulares, em média, 150 vezes por dia.
• 67% das pessoas checam seus celulares procurando mensagens,
alertas ou chamadas, mesmo quando o celular não toca nem vibra.
• A mera presença do celular (e o que ele representa – conexões sociais,
expansão de rede) pode causar redução na sua produtividade.
pulo
do gato
• Gerencie as conversas do aplicativo de mensagens!
• Arquive as conversas que você já leu e resolveu. (Esconda!)
• Marque como “não lida” aquelas que ainda precisam da sua atenção.
(Destaque!)
• Reduzir as conversas à mostra diminui a quantidade de informação
que disputa sua atenção.
5
Produtividade e Gestão do Tempo
mão na massa
• Abra o aplicativo de mensagem e selecione todas as conversas, exceto
as que ainda precisam da sua atenção.
• Clique em arquivar!
• Crie uma meta de tempo diário máximo nas redes sociais;
• Configure o seu celular com o tempo limite.
SIMPLES! Aplicativos para manter o foco
Por meio dos aplicativos de:
• produtividade; Forest Daywise Rescue Time Fabulous
• gestão de tarefas;
• anotações. Aplicativos para fazer gestão de tarefas
• As próprias ferramentas de Toggle Pocket Google Keep Trello
controle de tempo e recursos
avançados para silenciar pessoas são ferramentas para o bem.
• Mas não para por aí. Na próxima aula, vamos ver duas técnicas para
manter o foco e como o smartphone pode nos ajudar com elas.
6
Produtividade e Gestão do Tempo
” A consciência ou estado mental que surge
ao se prestar atenção, de forma intencional,
à experiência ou fenômeno presente, sem
julgá-lo, criticá-lo ou reagir à ele.”
Kabat-Zinn
O que não é mindfulness:
• técnica de relaxamento;
• iluminar a mente (fugir/controlar os pensamentos);
• bloquear/suprimir emoções desagradáveis;
• entrar em transe ou em um estado especial;
• forma de “pensamento mágico”;
• resultados rápidos;
• religião.
Mesmo assim você acha que parece papo de jovem místico?
Que não é para você?
Vamos avaliar uma pesquisa feita pelo Google da Austrália com dois
grupos de funcionários. O grupo que praticou mindfulness teve os se-
guintes desempenhos:
91%
89% maior capacidade de
maior capacidade de manter a calma
reduzir o estresse
73%
91% mudança de
aumento de paradigmas de
clareza da mente liderança
85%
79% maior habilidade de
maiores níveis de se conectar com os
energia outros
7
Produtividade e Gestão do Tempo
” Entre o estímulo e a resposta existe um
espaço. Nesse espaço está o nosso pod-
er de escolher a nossa resposta. Na nossa
resposta encontra-se o nosso crescimento
e a nossa liberdade.”
Viktor Frankl
• Pomodoro, em italiano, significa tomate. A técnica tem esse nome, pois
o seu idealizador (Francesco Cirillo) usava um cronômetro de cozinha
em formato de tomate para marcar o tempo.
• E isso é a única coisa que você precisa para pôr em prática essa ideia:
um cronômetro.
• Um Pomodoro consiste em 25 minutos de trabalho focado e sem
interrupção, seguido de 5 minutos de descanso ou lazer.
• A cada 4 ciclos de Pomodoros, você tem o direito a 15 ou 20 minutos
de descanso, em vez de apenas 5.
25 25 25 25 15-20
in
in
in
5m
5m
5m
min min min min min
pulo
do gato
Anuncie ao seu time e colegas que você está entrando em modo
Pomodoro! Assim eles saberão que não é a hora de falar com você.
Como fazer isso? Vai da sua criatividade.
8
Produtividade e Gestão do Tempo
pulo
do gato
Defina uma lista de MPPs (Mínimo Passo Possível) para cada Pomo-
doro! É uma ótima forma de distribuir suas tarefas ao longo do seu dia.
9
Produtividade e Gestão do Tempo
Não adianta mirar sem focar!
Rede de relacionamentos é
um dos maiores bens que
você pode ter
As grandes empresas de tecnologia do Vale do Silício, como Google e
Facebook, têm como parte de sua cultura “oferecer ajuda sem esperar
nada em troca”.
Isso gera crescimento para o ecossistema como um todo, com todos se
fortalecendo e se conectando. Isso uma hora volta para você também,
quando você precisa de algo.
Adam Grant é especialista em psicologia
organizacional e autor do livro Dar e receber.
Ele realizou uma pesquisa com 30 mil
pessoas.
RESULTADO DA PESQUISA
doadores (25%):
o que eu posso fazer por você?
tomadores (19%):
o que você pode fazer por mim?
compensadores (56%):
eu te ajudo e você me ajuda.
10
Produtividade e Gestão do Tempo
E quais desses perfis tinham mais
sucesso na carreira?
• As pessoas que estavam indo pior em suas
carreiras eram os doadores, mas...
• Aqueles que mais se destacavam também!
doadores
nível de sucesso
doadores
qual era a diferença?
• Qual era a diferença entre esses dois grupos?
• Os que tinham sucesso: sempre estavam dispostos a ajudar
o próximo sem se comprometerem com as suas entregas e
responsabilidades.
• Os que tinham dificuldade: eram aqueles que colocam a
necessidade dos outros acima da sua e se sacrificam a um custo
muito alto.
11
Produtividade e Gestão do Tempo
doador tomador
agradável
desagradável
Veja essa matriz em que comparamos os doadores e tomadores em
relação ao quão agradáveis são.
• Não é porque uma pessoa é querida e simpática que ela é uma
doadora. – Como o Stewie Griffin, que sabe ser simpático para
manipular as pessoas.
• Da mesma forma em que uma pessoa mais “rabugenta”, de mais difícil
convivência, não é necessariamente uma tomadora. – Como o Dr.
House.
• Aqueles tomadores desagradáveis são como um Lorde Sith.
• E os doadores mais agradáveis são como o Ned Flander – sempre
disposto a ajudar até aqueles que não querem ajuda.
COMO SE TORNAR UM
DOADOR DE SUCESSO
Principal:
• Negocie prioridades.
• Não tenha medo de mostrar-se vulnerável.
12
Produtividade e Gestão do Tempo
• Não tenha medo de conflito:
Seja o “cara chato” sem medo.
• Coloque limites:
“Consigo te ajudar com X. Você
consegue fazer Y?”
“Neste momento estou focado em
outros projetos, podemos voltar a falar
em outra hora?”
• Negocie prazos e responsabilidades:
“Atualmente estou responsável
por finalizar os projetos X, Y e Z até
esta data. Isso é mais prioritário?
Posso pausar algo para assumir esta
demanda?”
• Faça follow up/acompanhamento.
• Entregue mais valor com seu tempo.
OUTRAS FORMAS DE DIZER NÃO
• Breve silêncio após o pedido. • “Existe um manual/tutorial
• “Vou conferir minha agenda e para isso. Vou te mandar o
te dou um retorno até dia X.” caminho!”
• “No momento não consigo, • “Atualmente estou
mas acredito que Fulano se responsável por finalizar os
interesse.” projetos X, Y e Z até esta data.
• “Acredito que Fulano possa Isso é mais prioritário? Posso
te ajudar melhor com isso! pausar algo para assumir esta
Vou colocar vocês em demanda?”
contato.”
Não adianta mirar sem focar!
13
Produtividade e Gestão do Tempo
mão na massa
• Se você é um doador:
• selecione algumas das formas de dizer não que apresentamos
anteriormente;
• escreva cada uma delas em um post-it e cole-os ao redor da sua
mesa de trabalho como um lembrete.
• Se você é um tomador ou compensador, escreva o seguinte em uma
folha: “Olá, como posso te ajudar?”.
• Liste seus pontos fortes:
• Contatos e indicações;
• Habilidades;
• Ferramentas que domina.
• Cole a folha em um lugar visível para seu colegas de trabalho.
pulo
do gato
Favores poderosos que levam apenas 5 minutos:
• compartilhar conhecimento;
• dar feedback;
• escutar com atenção;
• colocar em contato/apresentar pessoas;
• reconhecer e agradecer trabalhos bem feitos.
O objetivo não é parar de fazer favores, apenas impor limites.
Favores rápidos são os ideais!
14
Produtividade e Gestão do Tempo
• 77% dos trabalhadores que trabalham remotamente
algumas vezes por mês mostram um aumento de
produtividade;
• 30% estão fazendo mais em menos tempo;
• Já 24% estão fazendo mais no mesmo tempo que
antes.
(ConnectSolutions)
Por outro lado...
• 70% dos profissionais que migraram para o remoto
afirmam que passaram a trabalhar nos finais de
semana;
• 45% está trabalhando mais horas regularmente
durante a semana.
(Robert Half)
Como manter o foco nesse ambiente?
• Eliminando distrações;
• Estabelecendo limites;
• Criando rituais.
ELIMINANDO DISTRAÇÕES
Crie um escritório em casa (home office)
• Dê preferência por um local com portas e paredes, pois
é mais fácil eliminar distrações externas. Além de poder
sinalizar para outros moradores que iniciou seu horário de
trabalho, fechando a porta.
• Se não tiver um quarto que possa usar para isso, teste
diferentes ambientes da casa até encontrar aquele que te
permite ter mais foco.
• Reduza os ruídos visuais. Um local bem organizado e com
poucas coisas que atraiam seu olhar pode ajudar com a
concentração.
15
Produtividade e Gestão do Tempo
• Busque equipamentos de boa qualidade: Computadores
muito lentos e internet instável podem interromper seu fluxo
de trabalho nos momentos mais inadequados. Não só pela
interrupção do trabalho, mas por todo o estresse que pode
causar.
• Use uma boa cadeira: Móveis desconfortáveis causam dores,
prejudicam a saúde a longo prazo e a sua produtividade.
• Use fones de ouvido! Usufruir do sistema de som que você
tem em casa parece uma boa ideia. Mas fones de ouvido
ajudam a ignorar os ruídos externos com mais facilidade.
ESTABELECENDO LIMITES
• Sinalize quando está em horário de trabalho para os outros moradores
da casa.
• Se a sua agenda já está organizada com os blocos de tempo para suas
tarefas, compartilhe com eles!
• Deixe claro que devem evitar interrupções, mas defina regras para
quando as interrupções forem inevitáveis.
pulo
do gato
Fique atento às suas emoções.
• Estar atento a como você se sente permite que você também
reconheça seus momentos produtivos, os momentos que você
precisa parar para descansar.
• É difícil ser produtivo quando você está preocupado com outras
coisas.
16
Produtividade e Gestão do Tempo
mão na massa
Para aqueles que não moram sozinhos:
• Pegue uma folha avulsa de papel e uma caneta.
• Se você tem um escritório, escreva bem grande “Estou trabalhando” e
descubra uma maneira para colar e descolar facilmente da porta.
• Se você trabalha em um ambiente sem portas, dobre a folha no meio
e faça a mesma coisa. Coloque a folha na vertical ao lado do seu
computador.
Limites digitais
• Se possível, não use o • Se não for possível, alguns
computador do trabalho navegadores, como o Chrome,
fornecido para a empresa para permitem criar janelas
seu uso pessoal. separadas para sua conta
• Se não tiver uma alternativa, pessoal e para a conta do
tente criar um usuário para trabalho.
seu uso pessoal e outro para • Além de ajudar a delimitar os
o trabalho. (Talvez você tenha ambientes virtuais do trabalho
que falar com a equipe de TI). e da vida pessoal, também
• Algumas funções do Windows evita problemas como tentar
permitem criar “áreas de acessar um arquivo de trabalho
trabalho diferentes” na mesma com a conta pessoal.
conta.
NÃO É HORA DE LIMPAR A CASA.
• Por mais tentador que seja aproveitar o sol para secar suas roupas ou
procrastinar passando o aspirador… Resista a esse impulso.
• Você pode até reservar um horário do seu dia para isso, mas não faça
isso entre uma tarefa e outra do trabalho. Você vai demorar mais do
que o normal para recuperar o foco com tarefas tão diferentes.
17
Produtividade e Gestão do Tempo
Encerre o expediente.
• Ao final do dia, desconecte-se! Desligue o computador, desative as
notificações dos aplicativos do trabalho, saia do escritório e feche a
porta. Assim como você estabelece limites para os outros moradores
da casa, estabeleça limites para você também.
Não adianta mirar sem focar!
CRIANDO RITUAIS
• O ritual de se preparar para sair de casa e ir trabalhar tem um impacto
grande em nosso psicológico. Ele sinaliza que está na hora de mudar o
foco.
• Então, mesmo que seu escritório fique do lado da sua cama, crie o
hábito de se arrumar para trabalhar.
• Por mais tentador que seja, não trabalhe de pijamas. Você não precisa
usar terno e gravata, mas diferencie suas roupas de trabalho das suas
roupas “de ficar em casa”.
mão na massa
• O que acha de definir um “uniforme de trabalho”?
• Separe agora algumas peças-chaves no seu guarda roupa, que sejam
confortáveis e que passem uma boa impressão em chamadas de
vídeo;
• Deixe-as separadas das demais e use-as apenas para o trabalho.
18
Produtividade e Gestão do Tempo
• Uma das maiores vantagens de trabalhar de casa é não precisar
enfrentar o trânsito. Mas, assim como se arrumar para sair sinaliza que
está na hora de trabalhar, o deslocamento entre o trabalho e nossa
casa também sinaliza que está na hora de descansar.
Por isso, o pulo do gato é...
• Não esqueça de incluir em seus rituais momentos de descontração
com seus colegas de trabalho, virtuais ou não. As interações
espontâneas que ocorrem no ambiente presencial não podem ser
replicadas no trabalho remoto. Mas esses momentos de socialização
são fundamentais, mesmo que precisem ser agendados como uma
reunião.
mão na massa
• Faça uma tabela com sua jornada de trabalho ideal. Defina todos os
horários de entrada, saída e intervalos;
• Configure alarmes no celular para cada um desses eventos;
• Atualize sua agenda para refletir sobre essa jornada;
• Aproveite para já fazer a sua revisão e planejamento semanal!
pulo
do gato
Crie um deslocamento virtual do seu trabalho para casa.
• Faça alguns minutos de mindfulness;
• Crie um happy hour virtual com seus colegas;
• Vá ao mercado, à padaria etc.;
• Passeie com o cachorro;
• Faça uma caminhada ouvindo música/podcast.
19
Produtividade e Gestão do Tempo
desafioconquer
• Crie um painel visual com seus objetivos de forma que fique visível.
• Escolha um aplicativo de Pomodoro para testar e se comprometa a
fazer uma sequência de pelo menos 4 pomodoros todos os dias da
semana.
• Realize uma prática de mindfulness pelo menos uma vez na próxima
semana.
• Escolha 5 contas para silenciar em suas redes sociais. Use como
critério quanto tempo você gasta nos stories dessa conta e o quanto
ela agrega aos seus objetivos.
20
Produtividade e Gestão do Tempo
queromais:
21
Produtividade e Gestão do Tempo
Anotações
22
