G ESTO RH.
T EMAS
DE FORMAO
Gesto de projetos
com GanttProject
Por: Fernando Ferreira Engenheiro Informtico
Imagens: Cedidas pelo autor
A gesto de projetos uma rea onde se aplicam conhecimentos, habilidades e tcnicas,
definindo atividades e as relaes entre estas para que se atinga um conjunto de objetivos
pr-definidos, num prazo determinado, com um certo custo e qualidade, atravs da mobilizao
de recursos tcnicos e humanos. Possuir competncias bsicas na gesto de projetos e na
utilizao de uma aplicao de suporte gesto de projetos fundamental nos dias de hoje
Introduo
A gesto de projetos pretende definir e alcanar objetivos, procurando, ao mesmo tempo, otimizar o uso de vrios recursos (tempo, dinheiro, pessoas, espaos, etc.).
Nos Estados Unidos os projetos comearam por ser controlados basicamente com a utilizao dos grficos de
Gantt, com tcnicas e ferramentas informais, tendo depois
sido desenvolvidos dois modelos de projeto matemtico:
Gesto colaborativa: com funcionalidades mais complexas (wikis, blogues, arquivo de documentos, edio
de documentos partilhados, fruns, criao de bases de
dados, etc.), funcionando num servidor.
Gesto integrada: polivalentes e com funcionalidades
ligadas s aplicaes crticas da empresa (ERP, CRM)
como a relao com o cliente, faturao, suporte tcnico, etc.
O software Ganttproject
O GanttProject um programa grtis (open source) criado para agendamento de tarefas de um projeto, nas suas
diferentes etapas, baseado no Diagrama de Gantt, o qual
est disponvel em portugus.
O Diagrama de Gantt a mais antiga tcnica de administrao de projetos, criada por Henry Gantt, que teve
como primeira aplicao fins militares e estratgicos.
Trata-se de um grfico utilizado para ilustrar o avano
das diferentes etapas de um projeto.
Este software de fcil utilizao, com uma visualizao simples dos atrasos, possui uma escala de tempo
bem definida, os intervalos de tempo que representam o
incio e fim de cada fase aparecem como barras coloridas
sobre o eixo horizontal do grfico, facilitando o controlo.
Contudo, apresenta algumas limitaes em projetos de
elevada dimenso, na visualizao de dependncias e
na reao a alteraes.
Program Evaluation and Review Technique (PERT),
desenvolvido para o projeto do mssil do submarino
Polaris da marinha, juntamente com a Lockheed
Corporation.
Critical Path Method (CPM), desenvolvido pelas empresas DuPont e Remington Rand.
Estas tcnicas matemticas foram evoluindo, sendo
hoje aplicadas em imensas empresas com o apoio de
software especfico, o qual dever ser escolhido de acordo com a empresa, o nmero de colaboradores e a prpria complexidade do projeto que se pretende gerir. Este
software apresenta mltiplas funcionalidades, podendo
ser classificado em trs grupos:
Gesto de projetos pessoais: com funcionalidades bsicas (lista de tarefas, prazos, calendrio, etc.), para uso
pessoal ou para um pequeno nmero de utilizadores.
54 jan. / mar. 2013
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No GanttProject possvel dividir um projeto numa rvore de tarefas a serem atribudas a diferentes pessoas,
com definio de dependncias (precedncias) entre
estas tarefas (atividades), como por exemplo uma determinada ao s poder ser iniciada quando uma outra
prioritria seja concluda. Pode-se, ainda, gerar um grfico PERT, que contm o nome da tarefa, data de incio e
fim e o seu tempo total de durao.
O utilizador pode obter este software no stio web www.
[Link]. Depois de o baixar (download) dever
proceder sua instalao, escolhendo quais os componentes que deseja instalar, sendo os mais teis a importao de exportao de ficheiros Microsoft Project, grficos PERT, exportao para HTML e PDF:
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Depois, faa clique no boto Seguinte. Defina o tipo de
projeto. Se no se tratar de um projeto de desenvolvimento de software, opte por Padro:
Aps instalar o programa ter acesso a um atalho no
Ambiente de Trabalho do seu computador. Poder agora executar o GanttProject de forma a obter o seu ecr
principal:
Faa clique no boto Seguinte para escolher qual o calendrio de feriados nacionais, assim como os fins de semana (ou dias da semana em que a empresa est encerrada), para que o software no contabilize estes dias:
Criar um novo projeto
Para criar um novo projeto, execute o comando Projeto
> Novo. Na caixa de dilogo Criar novo projeto, insira o
nome do projeto, a empresa promotora, o stio web e uma
pequena descrio do projeto:
Pode, ainda, neste ecr, definir se no fim de semana
tambm se realizam tarefas, o que pode acontecer em
determinadas empresas.
Depois, faa clique no boto OK. para dar incio gesto
do projeto.
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Criar tarefas
Para inserir tarefas no seu projeto execute o comando
Tarefas > Nova tarefa:
Aqui, deve escrever o nome da tarefa, a data de incio e
a data de concluso. Pode verificar, do lado direito, que
surge uma barra que mostra essa tarefa e a sua durao.
Em alternativa, pode inserir a data de incio e a durao,
pois o prprio programa determina a data de concluso
(no contabilizando os dias em que a empresa se encontra encerrada).
Para gravar o projeto execute o comando Projeto >
Gravar e atribua um nome e uma localizao para o
ficheiro.
Para inserir mais tarefas ter de repetir o comando
Tarefas > Nova tarefa. Para ajustar, por exemplo, a durao, pode arrastar, usando o rato, a barra da tarefa a
alterar:
Inserir precedncias
As precedncias, ou seja, aquelas tarefas que precisam
de ser terminadas antes de outras se iniciarem, podem
ser indicadas na caixa de dilogo Propriedades, no separador Anteriores. Para obter esta caixa de dilogo faa
duplo clique na tarefa a alterar ou execute o comando Tarefa > Propriedades da tarefa, inserindo depois qual ou
quais as tarefas que so anteriores tarefa presente:
Inserir recursos
Para atribuir recursos ao projeto, execute o comando Recurso > Novo recurso ou Pessoa > Nova pessoa (nalgumas verses):
Pode usar o separador Dias de folga para definir que
este recurso tem algumas restries:
Defina agora as datas de incio e de fim da folga e faa
clique no boto Adicionar. No final faa clique em OK.
Pode verificar que o separador Diagrama de Recursos j
possui essa entrada, e se inseriu a restrio dos dias de
folga esta aparece assinalada do lado direito:
Denio de caminho crtico
Os vrios aplicativos de gesto de projetos definem tarefas crticas como aquelas que no possuem margem
de atraso. Nesse sentido, as tarefas crticas so aquelas
que devem ser concludas exatamente no dia programado de finalizao para que no comprometam a data
final do projeto. Se uma tarefa crtica sofrer um atraso,
a data de concluso do projeto sofrer este impacto e,
consequentemente, o projeto ser atrasado. O conjunto
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Gesto de projetos com GanttProject
de tarefas crticas constitui portanto o Caminho crtico
de um projeto.
A anlise do caminho crtico uma das atividades mais
importantes da gesto de projetos pois, ao conhecer e
controlar este caminho crtico, assim como os recursos
atribudos a cada tarefa crtica, o gestor de projetos poder identificar as tarefas com potencial para afetar a
sua data de trmino de modo a geri-las de maneira mais
ativa, evitando assim os riscos de atraso.
No GanttProject, para visualizar o caminho crtico dever fazer clique no boto Mostrar o caminho crtico,
obtendo destaque nas atividades que constituem este
mesmo caminho:
Neste exemplo temos o caminho crtico formado pelas
atividades destacadas: 1, 2 e 5.
Exibir o grco de PERT
Os grficos de PERT so utilizados para planear, analisar
e monitorizar projetos. til utilizar estes grficos na
fase inicial dos projetos para organizar tarefas e estabelecer limites de tempo, bem como para mostrar tarefas
que dependem de outras tarefas.
Para criar o grfico de PERT execute o comando Exibir >
Grfico PERT, obtendo um esquema com a identificao
das tarefas, a sua data de incio, a data de fim e a durao,
assim como as precedncias entre elas (assinaladas
com uma seta) e a sinalizao das atividades que fazem
parte do caminho crtico (com uma cor diferente):
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Exportar o projeto
Para exportar o projeto para um determinado formato,
como por exemplo para PDF, para elaborao de um relatrio, execute o comando Projeto > Exportar e indique o
tipo de formato: ficheiro do GanttProject, imagem, etc.:
No passo seguinte indique algumas opes conforme o
tipo de formato atrs escolhido. Por exemplo, no caso do
formato PDF pode escolher o intervalo desejado, o formato do papel, etc.
O GanttProject permite-lhe ainda enviar o ficheiro para
um servidor web. Para isso execute o comando Projet >
Servidor web > Salvar no servidor. Depois, indique o endereo web desse servidor, ao qual ter de ter acesso.
Concluses
Existem muitas outras ofertas de software para gesto de
projetos e algumas so grtis. No caso de software pago,
estes possuem verses de demonstrao que poder usar
para testar e depois decidir pela sua compra.
Seguem-se alguns exemplos de solues informticas para
gesto de projetos: Open Workbench, Microsoft Project,
RationalPlan Project Viewer, SP Plan, Visual Understanding
Environment, TimeSage, OpenProj, VisioTask Project Management Tool, MinuteMan Plus, Mindjet MindManager, WBS
Chart Pro, SmartWorks Project Planner, etc.
Cabe-lhe a si, com responsabilidades na gesto de projetos,
testar as ofertas disponveis no mercado e fazer a sua opo. O GanttProject uma boa hiptese.
Bom trabalho!
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